Your AI Connector Docs

Formitable

Voor wie is dit bedoeld? Deze integratie is bedoeld voor restaurants die Formitable gebruiken om hun reserveringen te beheren. Als je geen Formitable gebruikt, kun je deze pagina overslaan.

Gebruik je een ander reserveringssysteem? Alles met een API kan nog steeds worden gekoppeld: zie Een tool koppelen die we niet vermelden, waarin aangepaste functies, de API en webhooks worden behandeld.

Formitable is een populair restaurantmanagementsysteem dat in heel Europa wordt gebruikt voor het afhandelen van reserveringen, gastenbeheer en front-of-house operaties. Door Formitable te koppelen aan Your AI Connector kan uw restaurant de klantbetrokkenheid rondom boekingen, bevestigingen en follow-ups automatiseren — allemaal via berichtkanalen zoals WhatsApp, sms en Instagram.

Wat Formitable doet

Formitable biedt restaurants tools voor:

  • Online reserveringsbeheer
  • Tafelplanning en beschikbaarheid
  • Gastprofielen en bezoekgeschiedenis
  • Afhandeling van vooruitbestellingen en aanbetalingen
  • Het verzamelen van recensies

Door Formitable te koppelen aan Your AI Connector, voegt u AI-gestuurde berichtgeving toe aan uw reserveringssysteem — waarmee u automatisch boekingen bevestigt, herinneringen verstuurt, vragen over uw menu of beschikbaarheid afhandelt en opnieuw contact legt met eerdere gasten. Dit alles gebeurt via WhatsApp, sms of Instagram — de kanalen die uw gasten al gebruiken.

Formitable verbinden

  1. Klik in de linkerzijbalk op Instellingen (tandwielpictogram).
  2. Klik in de zijbalk Instellingen, onder de groep Integraties, op Reserveringen & Agenda.
  3. Zoek de Formitable-kaart en klik op Verbinden.
  1. Voer uw Restaurant-ID in en kies de Taal waarin uw reserveringstijden en menu’s moeten worden weergegeven (Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans), en klik vervolgens op Doorgaan. U vindt de ID in de URL van uw Formitable-dashboard, of u kunt deze opvragen bij de Formitable-ondersteuning.
  1. Geef het restaurant een naam (dit is enkel het label dat u in uw eigen lijst ziet), voeg optioneel uw reserveringswebsite toe en klik op Restaurant toevoegen.

U kunt meerdere restaurants toevoegen — klik op Restaurant toevoegen op de verbonden Formitable-rij voor elk restaurant.

Restaurantverificatie

Voordat er iets wordt opgeslagen, controleert Your AI Connector het Restaurant-ID aan de hand van het live reserveringssysteem van Formitable. Als het ID niet wordt herkend, krijgt u dit direct te horen in plaats van dat u er pas achter komt wanneer een gast probeert te boeken. Het is geen probleem als de controle aangeeft dat er voor morgen geen boekbare tijden zijn — dat weerspiegelt simpelweg uw huidige beschikbaarheid, en de AI gebruikt wat er op die dag beschikbaar is.

Een restaurant pauzeren of verwijderen

Elk verbonden restaurant heeft zijn eigen Pauzeer- en Verwijder-knoppen op de pagina Reserveringen & Agenda. Pauzeren zorgt ervoor dat de AI stopt met het aannemen van reserveringen voor dat restaurant, terwijl de instellingen behouden blijven; verwijderen verwijdert het volledig, hoewel u het op elk gewenst moment opnieuw kunt toevoegen met hetzelfde ID.

Boekingsbeheer via Your AI Connector

Zodra de koppeling tot stand is gebracht, kan Your AI Connector communiceren met uw Formitable-reserveringsgegevens:

  • Inkomende reserveringsaanvragen: wanneer een klant via WhatsApp of een ander kanaal naar beschikbaarheid vraagt, kan de AI-bot in Formitable controleren op open plekken en reageren met opties.
  • Boekingsbevestigingen: stuur automatisch een bevestigingsbericht wanneer een reservering wordt gemaakt via Formitable.
  • Herinneringen: stuur geautomatiseerde herinneringen vóór de reserveringsdatum om no-shows te verminderen.
  • Wijzigingen en annuleringen: laat klanten hun reserveringen wijzigen of annuleren via een berichtgesprek, waarbij wijzigingen worden gesynchroniseerd met Formitable.

Let op: boekingen die binnenkomen via de Formitable-integratie activeren niet de Afspraak geboekt webhook — die gebeurtenis is bedoeld voor het eigen boekingssysteem van Your AI Connector.

Je AI-agent instrueren om te boeken met Formitable

Zodra Formitable is verbonden, kun je je AI-agent ernaar verwijzen:

  1. Klik op AI Agents in de zijbalk en open de Agent.
  2. Ga naar de stap AI Abilities en zoek de kaart Bookings.
  3. Schakel Let this agent book appointments in.
  4. Klik op de providerkiezer en kies Formitable (de providerkeuzes verschijnen direct onder de schakelaar).

Geautomatiseerde klantbetrokkenheid

Naast het beheer van reserveringen maakt de integratie het volgende mogelijk:

  • Follow-ups na het bezoek: stuur automatisch berichten naar gasten na hun bezoek om hen te bedanken, om feedback te vragen of om een promotie aan te bieden voor hun volgende boeking.
  • Opnieuw contact leggen: gebruik de Broadcasts of Campagnes van Your AI Connector om eerdere gasten te benaderen met seizoensmenu’s, speciale evenementen of loyaliteitsaanbiedingen.
  • FAQ-afhandeling: train uw AI-agent op veelgestelde vragen over het restaurant (openingstijden, parkeren, dresscode, dieetopties), zodat deze direct antwoord kan geven zonder tussenkomst van personeel — zie Veelgestelde vragen beheren.

Tips voor restaurants

  • Houd je Formitable-beschikbaarheid up-to-date. De AI-bot vertrouwt op nauwkeurige gegevens om correcte beschikbaarheidsinformatie te verstrekken.
  • Voeg je menu, locatiegegevens en beleid toe aan de kennisbank van je AI-agent. Dit geeft de bot de context die hij nodig heeft om vragen van gasten vol vertrouwen te beantwoorden.
  • Gebruik tags om gasten te categoriseren (bijvoorbeeld “VIP”, “regulier”, “evenement-aanvraag”) en verschillende berichtstromen voor elke groep te activeren — zie Tags gebruiken om contacten te labelen.

Volgende stappen