Chatinterface #

Overzicht #

Chats is je centrale inbox voor elk verbonden kanaal — WhatsApp, SMS, Instagram, Messenger, chatwidget en aangepaste kanalen. In plaats van te schakelen tussen verschillende apps en platforms, beheer je al je gesprekken op één plek, in een lay-out met drie kolommen: je chatlijst, het geopende gesprek en het volledige dossier van de contactpersoon, allemaal tegelijk zichtbaar op desktop.

Hoe kom je daar: Klik in de zijbalk onder de groep Engage op Chats. (Op een telefoon is het menu verborgen — tik eerst op het menupictogram ☰ in de bovenhoek en tik vervolgens op Chats.) Een getal naast de paginatitel geeft aan hoeveel chats momenteel ongelezen berichten hebben.

Desktopindeling #

Op desktop is Chats verdeeld in drie panelen:

Linkerpaneel: Chatlijst #

Het linkerpaneel toont al je actieve gesprekken, met de meest recente activiteit bovenaan. Dit is wat je daar vindt:

• Zoekbalk — Zoek op contactnaam, telefoonnummer, e-mailadres of het laatste bericht. Het doorzoekt je hele inbox, niet alleen wat op het scherm is geladen, dus je hoeft niet eerst te scrollen of meer te laden.
• Geluidsicoon — Een luidsprekericoon bovenaan de lijst zet het geluidssignaal voor nieuwe berichten aan of uit voor dit apparaat. Tik om te dempen, tik nogmaals om het weer in te schakelen.
• Bulk-selectie-icoon — Een selectievakje-icoon schakelt de lijst naar de bulk-selectiemodus, zodat je meerdere chats tegelijk kunt beheren (zie “Bulk Inbox-acties” hieronder).
• Nieuwe chat (+) — Start een nieuw gesprek met een contact.
• Filterrij — Een enkele regel met de Filters-knop aan het begin, gevolgd door je snelle filterchips — de chips die je hebt vastgezet, in de volgorde waarin je ze hebt geplaatst. Standaard zijn de chips Alle chats, Open, Ongelezen en AI gepauzeerd, elk met een live teller, en je kunt alles wat je vaak filtert vastzetten. Zie “Chatfilters” hieronder.
• Kanaalindicator — Elke rij toont een klein icoon voor het kanaal waarop het gesprek plaatsvindt.
• Statuslabels — Rijen bevatten kleine labels zoals Gepauzeerd (AI is uitgeschakeld voor deze chat), Aandacht (de AI heeft dit gesprek gemarkeerd voor een mens), een groen Gepland (er staat iets in de wachtrij om verzonden te worden — een follow-up of een AI-antwoord dat wacht op het volgende actieve-uren-venster), Vastgezet (zie “Chats vastzetten” hieronder), of een rood Niet storen (Niet storen is ingeschakeld, dus er kan niets naar dit contact worden verzonden).
• Rij-acties — Beweeg de muis over een chatrij en er verschijnt een kleine zwevende balk met iconen, gecentreerd aan de rechterkant van de rij (op een telefoon is deze altijd zichtbaar): een pin om de chat bovenaan je lijst te houden, een vinkje om er een taak voor aan te maken, een ster om het als belangrijk te markeren, en een archief-icoon. De balk zweeft boven de rij in plaats van in een permanente kolom te staan, zodat er geen ruimte in de lijst wordt ingenomen totdat je hem nodig hebt. Zie “Chats vastzetten”, “Chats en berichten als belangrijk markeren” en “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Ongelezen-badge — Chats met ongelezen berichten tonen een notificatiebadge.
• Concept-markering — Een gesprek met een onverzonden bericht in de editor toont een groen Concept:-label en een voorbeeld van je tekst, zodat je in één oogopslag kunt zien welke chats nog een antwoord van je verwachten.

Elke rij bestaat uit drie korte regels en alles staat op elke rij op dezelfde plek, zodat je de lijst snel kunt scannen:

1. De naam van het contact, met de tijd van het laatste bericht altijd uitgelijnd aan de rechterkant — de tijden staan in een kolom, ongeacht hoe lang de namen zijn.
2. Het berichtvoorbeeld, met de compacte indicatoren van de rij aan het einde van diezelfde regel: de ongelezen-badge, de gekleurde stip van degene aan wie de chat is toegewezen, en kleine pin- en ster-markeringen. Deze vervagen wanneer de zwevende werkbalk wordt getoond, zodat ze nooit over elkaar heen staan.
3. Eventuele statuslabels die de chat heeft gekregen (Gepauzeerd, Aandacht, Vastgezet, Niet storen).

Middelste paneel: Het gesprek #

Klik op een chat om deze te openen. De koptekst toont de naam van de contactpersoon, het kanaal en de huidige status — en, wanneer dit kan worden vastgesteld, via welk van uw eigen gekoppelde nummers of inboxen het gesprek verloopt — weergegeven tussen haakjes na de kanaalnaam, met een pijl naar het nummer van de contactpersoon (bijvoorbeeld “WhatsApp Business (+31 6 12345678) → +56 9 7246 3745”), zodat u bij meerdere gekoppelde nummers altijd weet vanaf welke lijn u antwoordt. De koptekst bevat ook een AI aan / AI gepauzeerd-schakelaar, een pincode om de chat bovenaan uw lijst te houden, een ster om de chat als belangrijk te markeren, een vinkje-pictogram dat een taak aanmaakt voor deze contactpersoon, een vergrootglas om binnen dit gesprek te zoeken, een informatiepictogram dat het contactpaneel opent (terwijl het paneel geopend is, verandert dit in een dubbele pijl, en door erop te klikken wordt het paneel weer verborgen), en een menu met drie puntjes voor de overige acties. Bij Instagram-chats is er nog één extra: een ↗-pictogram dat hetzelfde gesprek in Instagram zelf opent, in een nieuw tabblad — handig wanneer u de AI hebt gepauzeerd en het gesprek vanuit uw eigen Instagram-inbox wilt voortzetten. Dit wordt getoond zodra we de Instagram-gebruikersnaam van de contactpersoon kennen.

Het menu met de drie puntjes bevat ook Doorgaan op WhatsApp (en Doorgaan via sms wanneer je een sms-nummer hebt gekoppeld). Dit verschijnt bij chats die via een ander kanaal zijn binnengekomen, zoals de chatwidget op de website, wanneer de contactpersoon een telefoonnummer heeft achtergelaten en je WhatsApp Web of WhatsApp Business hebt gekoppeld. Klik erop en Your AI Connector maakt een WhatsApp-gesprek aan voor die persoon, kopieert de naam, het e-mailadres, de tags, lijsten en notities, en opent het gesprek met de cursor al in het berichtvenster, zodat je het gesprek kunt voortzetten met iemand die je site inmiddels heeft verlaten. De twee gesprekken blijven gekoppeld: beide tonen een klein link-icoontje in de chatlijst en het contactpaneel vermeldt de andere onder Gekoppelde gesprekken. De AI is ook op de hoogte van de koppeling, dus als deze antwoordt op WhatsApp, weet de AI al wat de persoon op je website heeft gezegd en zal deze niet twee keer om dezelfde gegevens vragen. Als het menu-item grijs is, is het nummer dat zou worden gebruikt momenteel niet gekoppeld; houd de muis erboven en er wordt aangegeven welke je opnieuw moet koppelen. Je kunt de AI ook zelf de overstap laten voorstellen: geef in de instructies een korte link naar je WhatsApp-nummer op — het recept hiervoor staat in de handleiding voor de chatwidget.

Automatisch taggen met AI bevindt zich in hetzelfde menu. Het voert de tagregels van de agent uit over het hele gesprek en laat je zien welke tags zijn toegevoegd of verwijderd — de manier om een chat te taggen die je team heeft afgehandeld terwijl de AI was gepauzeerd, of een chat die plaatsvond voordat je de regels had opgesteld. Het kost hetzelfde als live taggen (1 credit per toegepaste tag; niets als er geen tag wordt toegepast). Zie Een gesprek op aanvraag taggen.

Op een telefoon is er naast de naam van de contactpersoon niet genoeg ruimte voor al die opties, dus de koptekst behoudt de naam, het zoekpictogram en het menu met drie puntjes, terwijl de AI aan / AI gepauzeerd-schakelaar samen met de pin-, ster- en taak aanmaken-acties naar de bovenkant van het menu met drie puntjes verhuizen — bij Instagram-chats staat daar ook Openen in Instagram, en door hierop te tikken wordt het gesprek overgedragen aan de Instagram-app. Op een telefoon pauzeer of hervat je de AI met AI pauzeren / AI hervatten bovenaan dat menu. Als de chat meerdere statuslabels tegelijk heeft, toont de koptekst de belangrijkste en worden de overige samengevoegd in een +2-stijl label — tik en houd dit vast om te zien wat eronder verborgen zit.

De berichtthread toont de volledige geschiedenis: de berichten van de contactpersoon aan de linkerkant, en de antwoorden van uw team en de AI in het groen aan de rechterkant. Beweeg de muis over de kleine tijdsaanduiding onder elk bericht dat u heeft verzonden om de afleverdetails te bekijken — wanneer het is verzonden en wanneer het is afgeleverd of gelezen. Als een bericht niet kon worden afgeleverd, verschijnt er een rood ! naast de tijd, en bij diezelfde hover wordt de werkelijke reden in duidelijke taal vermeld — bijvoorbeeld dat het 24-uurs antwoordvenster van WhatsApp is gesloten, of dat Meta een marketingtemplate heeft geblokkeerd — samen met de foutcode van de provider, zodat u weet of u het opnieuw moet proberen, van kanaal moet wisselen of eerst iets moet herstellen. Diezelfde code verschijnt in het Foutenlogboek, waar elke code wordt vermeld met de betekenis en wat u eraan kunt doen.

Wanneer de AI is gepauzeerd in een chat, wordt dit aangegeven door een oranje banner met de optie AI hervatten met één klik. Een compacte AI-statusbalk bevindt zich altijd net boven het tekstveld — hierin staat “Actief”, “Gepauzeerd”, “Aandacht vereist”, “Bezig met antwoorden”, “Daglimiet bereikt”, “Buiten werktijden” of “Niet storen”, afhankelijk van de status van de chat. Indien relevant, staat aan de rechterkant een snelkoppeling voor Follow-up plannen / Follow-up opnieuw plannen. Terwijl een follow-up in de wachtrij staat, verschijnt er een Annuleren-knop naast: klik hierop, bevestig, en de geplande follow-up wordt verwijderd zonder de AI te pauzeren of andere instellingen in de chat te wijzigen.

Als de Agent (of campagne) van het gesprek actieve uren heeft ingesteld en het schema is momenteel gesloten, dan geeft de statusbalk Buiten werktijden — AI hervat om weer op het tijdstip dat het volgende venster opent. Er gaat in de tussentijd niets verloren: een bericht dat binnenkomt terwijl het schema gesloten is, wordt automatisch beantwoord zodra de werktijden beginnen, en de status springt vanzelf terug naar Actief — het is niet nodig om handmatig iets te hervatten. Chats in deze status worden verzameld onder het filter Buiten uren (en, zoals alles met een wachtend antwoord, onder Gepland), en als je zelf antwoordt voordat het venster opent, wordt het wachtende AI-antwoord geannuleerd.

Hervatten doet nog iets: standaard wordt er ook een inhaal-follow-up ingepland. De AI leest het gesprek, beslist of een zetje zinvol is en kiest een vertraging voor het verzenden — vaak een paar uur. Als de contactpersoon tegen die tijd nog niet heeft teruggeschreven, wordt er een korte follow-up verstuurd die bij het gesprek past. Als de chat weer op gang komt voordat de timer afloopt, annuleert de geplande follow-up zichzelf stilletjes, zodat niemand midden in een gesprek een zinloze “even checken”-berichten ontvangt. Wil je de AI liever inschakelen zonder dat alles? Houd de knop AI hervatten ingedrukt en kies Alleen hervatten.

Berichten met een YouTube-link tonen de thumbnail en titel van de video boven de berichttekst, aan beide kanten van het gesprek — zo kun je zien welke preview je contactpersoon ziet. Druk op de afspeelknop en de video wordt direct in het gesprek afgespeeld, zodat je niet uit de draad raakt. Om in plaats daarvan de echte pagina op YouTube te openen — voor de beschrijving en reacties — klik je op de titel eronder; deze opent in een nieuw tabblad.

Als de contactpersoon op Niet storen staat, geeft de hele chat dit aan in plaats van er normaal uit te zien: een rode banner bovenaan, een rode Niet storen-pil in plaats van de AI aan/uit-schakelaar, “Niet storen” in de statusbalk, en het tekstveld vervangen door een uitleg en een Uitschakelen-knop. Er kan niets uit deze chat worden verzonden zolang dit is ingeschakeld — geen AI-antwoord, geen bericht dat je typt, geen sjabloon en geen bericht dat door een van je automatiseringen naar deze contactpersoon wordt gestuurd (die uitvoering wordt gemarkeerd als mislukt met de reden) — dus de chat biedt geen tekstvak meer aan dat nergens heen zou gaan.

De editor onderaan is een tekstvak (Enter om te verzenden, Shift+Enter voor een nieuwe regel, een teller van 4.096 tekens) plus knoppen voor bijlagen, emoji’s en Antwoord genereren — zie “Bijlagen verzenden” en “AI-ondersteunde antwoorden” hieronder. Als je snelle antwoorden hebt ingeschakeld in de Instellingen, staat er een rij met vooraf ingestelde knoppen net boven het tekstvak — zie “Snelle antwoorden” hieronder.

Wanneer de schakelaar “AI uit (campagne)”, “AI uit (agent)” of “Geen agent” aangeeft #

De schakelaar in de koptekst bestuurt één contact. Elke campagne heeft ook zijn eigen AI-schakelaar en elke AI-agent heeft een eigen aan/uit-schakelaar. Beide hebben voorrang op de schakelaar per chat.

Als de AI-agent die een gesprek afhandelt is gepauzeerd, zal de bot in dat gesprek onder geen beding antwoorden — en de schakelaar per chat kan dit niet overrulen. Wanneer dat gebeurt, is de schakelaar grijs en staat er AI uit (agent), en de AI-statusbalk boven het tekstveld geeft hetzelfde aan, zodat je niet op AI hervatten hoeft te drukken bij een chat die nooit kan antwoorden. Om dit op te lossen, open je de campagne die wordt getoond in het gedeelte Campagne van het contactpaneel en schakel je de AI weer in — elk gesprek in die campagne begint weer met antwoorden.

Als het gesprek wordt afgehandeld door een AI-agent en die agent is uitgeschakeld, wordt de schakelaar grijs en staat er AI uit (agent). Open AI Studio → AI-agents, zoek de agent die bij de chat hoort en schakel deze weer in.

In beide gevallen worden de knop AI hervatten in de gepauzeerde banner en de schakelaar Bot-antwoorden in het contactpaneel grijs weergegeven met dezelfde uitleg — geen van beide kan de campagne of de agent-schakelaar overschrijven. Antwoord genereren blijft echter werken: het stelt een concept op basis van de configuratie van de agent, zelfs terwijl de agent is uitgeschakeld, zodat u handmatig kunt blijven antwoorden met hulp van de AI.

Als het gesprek helemaal niet wordt afgehandeld door een AI-agent of campagne, wordt de schakelaar grijs en staat er Geen agent: er is niets waar de AI op kan reageren, dus de schakelaar op “aan” zetten zou niets doen. De AI-statusbalk geeft hetzelfde aan en de knoppen Antwoord genereren en AI hervatten zijn ook uitgeschakeld — zweef met de muis over een van deze knoppen voor een tooltip met uitleg waarom. Om dit op te lossen, opent u het ⋯-menu van de chat en kiest u AI-agent toewijzen… om te selecteren welke agent dit contact moet afhandelen.

Goed om te weten. Een oude campagne of agent die je niet meer gebruikt, kan nog steeds gekoppeld zijn aan gesprekken. Als de AI daarvan is uitgeschakeld, blijven die chats stil. Als de bot in veel gesprekken tegelijk stil is geworden, controleer dan eerst aan welke campagne of agent ze zijn gekoppeld.

Het omgekeerde is ook waar: als bij een chat de schakelaar op AI aan staat, betekent dit alleen dat dat specifieke gesprek niet individueel is gepauzeerd. Het betekent niet dat de bot actief is, omdat de campagne of agent erachter nog steeds uitgeschakeld kan zijn.

Wanneer de AI zichzelf heeft gepauzeerd (menselijke waarschuwing) #

Je AI kan ook zelfstandig een chat pauzeren. Wanneer de AI iets tegenkomt waarvan hij besluit dat een echt persoon het moet afhandelen, geeft hij een menselijke waarschuwing — hij e-mailt je, stuurt een melding met de reden, plaatst de chat in de wachtrij van de accounteigenaar en stopt met antwoorden in dat gesprek zodat hij niet door de persoon heen praat die het gesprek gaat overnemen.

Dit is de meest voorkomende reden waarom een chat die perfect antwoordde stilvalt, en het ziet er voor de klant alarmerend uit: de contactpersoon blijft berichten sturen en krijgt geen antwoord. De chat is niet kapot en er is niets verkeerd geconfigureerd — de AI wacht op jou.

Wat je eraan kunt doen:

• Om de chat zelf over te nemen, antwoord je gewoon. Dat is waar de waarschuwing om vraagt.
• Om het weer aan de AI over te dragen, zet je de schakelaar in de koptekst van AI gepauzeerd naar AI aan. De bot beantwoordt vanaf dat moment het volgende bericht van de contactpersoon (hij gaat niet terug om de berichten te beantwoorden die hij heeft overgeslagen).
• Als de AI blijft pauzeren bij hetzelfde soort vragen, dan is dat je escalatieregel, geen fout. Open de agent, ga naar de eerste stap (AI-instructies) en bewerk het vak Waarschuw mens wanneer — hierin staan de situaties die je de AI hebt gegeven om over te dragen. Pas de regel die steeds de pauze veroorzaakt aan of verwijder deze, en de AI zal die situaties voortaan zelf afhandelen.

De AI geeft ook een menselijke waarschuwing wanneer hij drie berichten achter elkaar heeft genegeerd, en wanneer een contactpersoon een afbeelding, spraakbericht, video of document stuurt dat je abonnement niet kan verwerken.

Wie elk antwoord heeft verzonden #

Elk antwoord aan de rechterkant is voorzien van een klein label erboven, zodat je nooit hoeft te raden of een klant is beantwoord door je AI of door een persoon:

• AI (met een sterretje): je AI-agent heeft het geschreven.
• De naam van een teamlid: die persoon heeft handmatig geantwoord vanuit de inbox. Bij accounts met meerdere teamleden zie je in één oogopslag wie het gesprek heeft opgepakt.
• Jij: je hebt het zelf verzonden.

Wanneer er meerdere antwoorden achter elkaar komen van dezelfde afzender, verschijnt het label één keer bovenaan de reeks in plaats van bij elk tekstballonnetje. Als twee verschillende mensen achter elkaar antwoorden, krijgt ieder zijn eigen label.

Berichten die zijn verzonden door een campagne, een uitzending of je eigen API-integratie hebben geen afzenderlabel, omdat niemand ze individueel heeft getypt.

Antwoorden verzonden vóór 3 augustus 2026 hebben geen geregistreerde naam, dus tonen ze het algemene Jij (of Team, als je account meer dan één lid heeft). Alles wat vanaf die datum is verzonden, is voorzien van een naam.

Rechterpaneel: Het contactpaneel #

Open het met het informatiepictogram in de gesprekskoptekst. Om het te verbergen, klikt u op de dubbele pijl (») in de bovenhoek van het paneel, of op het koptekstpictogram, dat dezelfde dubbele pijl toont terwijl het paneel geopend is. Het is georganiseerd in een reeks inklapbare secties, van boven naar beneden:

• Snelle acties — e-mail of boek direct een afspraak met dit contact, en Ga verder op WhatsApp / Ga verder op SMS wanneer de chat via een ander kanaal binnenkwam en het contact een telefoonnummer heeft (zie “Middenpaneel” hierboven). De E-mail-knop opent de e-mailapp van je computer met een nieuw, leeg bericht gericht aan het contact — er wordt niets verzonden door Your AI Connector en de gespreksgeschiedenis wordt nooit gedeeld. Als er niets opent wanneer je erop klikt, heeft je browser geen standaard e-mailapp ingesteld (gebruikelijk op desktopcomputers); stel er een in via je systeem- of browserinstellingen, of kopieer het adres uit het gedeelte Contact hieronder.
• Contact — telefoon, e-mail, land en wanneer het contact is aangemaakt. Klik op het telefoonnummer of het e-mailadres om dit direct te wijzigen: typ de nieuwe waarde en klik op het groene vinkje om op te slaan (op Enter drukken doet hetzelfde). Er wordt niets opgeslagen totdat je bevestigt — de ✕, de Esc-toets en ergens anders klikken zorgen er allemaal voor dat de wijziging wordt genegeerd, en overschakelen naar een andere chat verwijdert de wijziging ook. Als een contact nog geen e-mailadres heeft, staat er in de rij E-mail toevoegen — klik erop en typ er een in. Land en Aangemaakt kunnen niet worden bewerkt, en de Bewerken-link opent nog steeds het volledige formulier voor hun naam, tags en notities.
• Activiteitsstatistieken — totalen voor dit contact: ontvangen en verzonden berichten, hoeveel antwoorden van de AI kwamen versus een mens, en verbruikte credits. Hier vind je ook de AI-berichtenteller — zie “Creditverbruik en aantal botberichten” hieronder.
• Agent — welke AI-agent de antwoorden van dit contact afhandelt. Klik op de agent om deze te openen, zodat je de instructies kunt lezen of corrigeren terwijl het gesprek dat je ertoe aanzette nog op het scherm staat. De link aan de rechterkant leest Wijzigen wanneer een agent hen afhandelt (kies een andere, of draag ze terug over aan je team) en Toewijzen wanneer niemand dat doet. Accounts die nog klassieke campagnes gebruiken, zien hieronder het gedeelte Campagne.
• Campagne — tot welke campagne dit contact behoort, met een link om dit te wijzigen. Klik op de campagnenaam om deze te openen.
• Tags — de tags op dit contact, met een link om ze te beheren.
• Deal — de deals van dit contact, elk met hun fase en waarde. Klik op een deal om deze te bewerken zonder het gesprek te verlaten, of klik op Deal toevoegen om er een aan te maken.
• Taken — de openstaande taken van dit contact, elk met hun titel en vervaldatum (een achterstallige taak wordt in het rood weergegeven). Klik op een taak om deze direct te bewerken — titel, vervaldatum, fase, prioriteit, verantwoordelijke — of gebruik het ↗-pictogram in de rij om de volledige taak op de Taken-pagina te openen. Klik op Taak toevoegen om er een aan te maken. Zie “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Follow-up — bekijk of plan een follow-upbericht voor dit contact. Zodra er een is gepland, toont dit gedeelte wanneer het wordt verzonden en krijgt de chat een groene Gepland-markering in de lijst. Om dit te verwijderen, klik je op Follow-up annuleren onder de timer (of Annuleren in de AI-statusbalk boven het tekstveld) en bevestig je; dit annuleert de geplande follow-up, of je deze nu handmatig hebt gepland of de AI-agent deze automatisch in de wachtrij heeft geplaatst, en de AI blijft aanstaan. De agent kan na het volgende antwoord in het gesprek een nieuwe in de wachtrij plaatsen, dus schakel de Follow-ups-schakelaar uit in het gedeelte Voorkeuren als je helemaal geen follow-ups meer wilt voor dit contact. Als het contact nog niet door een AI-agent wordt afgehandeld, kunnen er geen follow-ups voor hen worden gepland — wijs eerst een agent toe vanuit het gedeelte Agent van het contactpaneel. Het uitschakelen van de AI in een chat annuleert elke follow-up die ervoor gepland staat — het pauzeren van de AI betekent dat je het gesprek handmatig overneemt, dus er blijft niets geautomatiseerds in de wachtrij staan. Plan de follow-up nadat je klaar bent met het in- en uitschakelen van de AI, niet ervoor.

Je kunt de exacte woorden opgeven die moeten worden verzonden, of gewoon beschrijven wat je wilt. Als je iets schrijft als “follow up tomorrow saying the quote is ready”, dan wordt dat woord voor woord verzonden. Als je alleen aangeeft wanneer — “reply now”, “check in next week” — dan schrijft de AI-agent het bericht zelf op het moment van verzenden, gebruikmakend van het gesprek tot nu toe en alles wat je in de Agent hebt ingesteld. Daarom geeft het voorbeeld aan dat de AI het zal schrijven: het bericht bestaat nog niet, en door te wachten kan de AI reageren op alles wat de contactpersoon in de tussentijd heeft gezegd.

• Gekoppelde gesprekken — worden getoond wanneer deze persoon ook een gesprek met je heeft via een ander kanaal (bijvoorbeeld een websitechat die je hebt voortgezet op WhatsApp). Elke rij toont het kanaal, de naam en het laatste bericht; klik op een rij om naar die chat te gaan. Ontkoppelen maakt deze contactpersoon los van de anderen; de gesprekken zelf blijven precies zoals ze zijn.
• Samenvattingen — door AI geschreven samenvattingen van de eerdere gesprekken van deze contactpersoon; leeg totdat een gesprek is afgerond (48 uur stilte van de contactpersoon — zie “Chatsamenvatting” hieronder).
• Bestanden — elk bestand dat in dit gesprek is gedeeld, op één plek.
• Instagram — alleen bij Instagram-chats: de @gebruikersnaam van de contactpersoon, met een Openen in Instagram-link die je direct naar dit gesprek in Instagram brengt, in een nieuw tabblad. Gebruik dit wanneer je de AI hebt gepauzeerd en verder wilt gaan vanuit je eigen Instagram-inbox. (Dit verschijnt zodra we de gebruikersnaam van de contactpersoon kennen.)
• Notities — notities in vrije tekst over deze contactpersoon, met een Bewerken-link.
• Activiteit — een tijdlijn van de belangrijkste gebeurtenissen van deze contactpersoon, beginnend met hun eerste bericht en kanaal.
• Voorkeuren — schakelaars per contactpersoon voor Bot-antwoorden (hetzelfde als de AI aan/gepauzeerd-schakelaar in de gesprekskop) en Niet storen (hetzelfde als de Niet storen-actie in het menu met de drie puntjes — terwijl dit aan staat, toont de schakelaar in de kop Niet storen, omdat er in beide gevallen niets naar deze contactpersoon wordt verzonden).

Mobiele indeling #

Op mobiele apparaten gebruikt de interface een weergave met één paneel:

• Je begint in de chatlijst.
• Tik op een gesprek om de volledige chatdetails te openen.
• Gebruik de terugknop (of veeg terug) om terug te keren naar de chatlijst.

Alle functies zijn ook beschikbaar op mobiel, aangepast voor kleinere schermen.

Typen op een telefoon #

Op een telefoon of tablet start de return-toets op je toetsenbord een nieuwe regel — deze verstuurt het bericht niet. Tik op de verzendknop om te versturen. (Op een computer is het andersom: Enter verstuurt het bericht en Shift + Enter start een nieuwe regel. Een computertoetsenbord heeft Shift + Enter beschikbaar; een telefoon-toetsenbord niet, en daarom werd een half getypt bericht op een telefoon vroeger direct verstuurd zodra je een tweede regel begon.)

Chatfilters #

Filters helpen je om snel specifieke gesprekken te vinden, en elk filter doorzoekt je hele inbox — niet alleen de chats die al op het scherm zijn geladen — dus zodra je er een selecteert, worden de overeenkomende gesprekken direct opgehaald.

De filterrij boven de chatlijst is één regel met twee onderdelen:

1. De knop Filters — het eerste item in de rij, dat alles bevat waarop je kunt filteren: status, campagne of agent, lijst, tags, kanaal en toegewezen persoon. Er staat een klein getal bij dat aangeeft op hoeveel campagnes, agenten, lijsten, tags, kanalen en toegewezen personen je hebt gefilterd (de status waarop je je bevindt wordt niet meegeteld — die heeft altijd een eigen chip). Zie “Het filterpaneel” hieronder.
2. Je snelfilter-chips, die de rest van de rij vullen in de volgorde die je hebt gekozen. Elke chip past het filter toe met één klik. Standaard krijg je er vier — Alle chats, Open, Ongelezen en AI gepauzeerd — maar je kunt de rij naar eigen inzicht aanpassen: pin de filters die je echt gebruikt en sleep ze in de gewenste volgorde. Zie “Je eigen snelfilters pinnen” hieronder.

Als je meer chips pint dan er passen, scrolt de rij opzij: de rand van de rij vervaagt om aan te geven dat er meer is, er verschijnt een smalle schuifbalk onder en je muiswiel scrolt door de rij zonder dat je deze hoeft vast te pakken. De knop Filters scrolt mee met de chips, dus plaats de filters die je het meest gebruikt vooraan, zodat ze zichtbaar zijn zonder te scrollen.

Er kunnen twee soorten chips verschijnen:

• Statuschips tonen een label en een compacte teller (2,3k in plaats van 2.347). Er is altijd maar één status tegelijk van toepassing, dus door op een chip te klikken, schakelt de lijst direct over naar die status. Alle chats is de chip die de status weer wist.
• Bereikchips — een specifiek label, lijst, kanaal, campagne, agent of teamlid — tonen een klein icoon en de naam, zonder teller. Dit zijn echte schakelaars: klik om toe te passen, klik nogmaals op dezelfde chip om het filter te wissen.

Alles waarop je filtert maar wat je niet hebt vastgezet, verschijnt als een chip met een × na de vastgezette chips — zo wordt de lijst nooit ongemerkt beperkt door iets wat je niet kunt zien. Klik op de × om dat specifieke filter te verwijderen.

Wat elk statusfilter doet #

Let op — “Gesloten” betekent niet “afgehandeld”. De filters Open en Gesloten beschrijven het 24-uurs berichtenvenster dat WhatsApp en Instagram hanteren. Om een gesprek als afgehandeld te markeren, archiveer je het en kies je Filters → Status → Gearchiveerd om het terug te vinden.

Het Filterpaneel #

Klik op Filters (het trechtericoon aan het begin van de rij) en er opent een paneel met één rij per categorie waarop je kunt filteren:

Klik op een sectie om de opties te bekijken, maak een keuze en het paneel keert terug naar het vorige scherm. Elke rij toont aan de rechterkant wat er momenteel is ingesteld — een statusnaam, een label of Elke wanneer er niet gefilterd wordt. Lange lijsten hebben bovenaan een zoekvak, zodat je de naam van een campagne of teamlid kunt typen in plaats van te scrollen. De terug-pijl brengt je terug naar de lijst met secties.

Onder de secties bevindt zich nog één bedieningselement: een schakelaar Gearchiveerde chats opnemen. Filters doorzoeken normaal gesproken alleen uw actieve gesprekken — een tagfilter laat bijvoorbeeld geen getagde chat zien die u heeft gearchiveerd, waardoor het kan lijken alsof het filter mensen is ‘verloren’. Zet de schakelaar aan en elke weergave behalve Gearchiveerd bevat ook gearchiveerde gesprekken: de aantallen tellen ze mee, Alles selecteren omvat ze, en bij het zoeken wordt in beide gezocht. “Iedereen met de hot-lead tag, gearchiveerd of niet” is één schakelaar in plaats van twee afzonderlijke controles. Terwijl deze aan staat, verschijnt er een Inclusief gearchiveerd-chip in de filterrij, zodat de bredere lijst nooit een verrassing is — klik op de × om deze weer uit te schakelen. De schakelaar is verborgen in de Gearchiveerd-weergave (die weergave toont al uw gearchiveerde chats), en Instellen als standaard slaat deze op samen met de rest van uw weergave.

Campagne, Agent of beide. Welke van de twee je ziet, hangt af van hoe je account is ingesteld. Accounts die op AI-agents draaien, krijgen het Agent-filter, accounts die nog op klassieke campagnes draaien krijgen Campagne, en een account dat er tussenin zit, ziet beide — omdat de gesprekken erover verdeeld zijn.

Elk filter dat je kiest verschijnt ook als een chip in de rij, zodat je kunt zien wat de lijst verkleint zonder het paneel opnieuw te openen. Klik op de × op een chip om dat specifieke filter te verwijderen, of op Alles wissen bovenaan het paneel om ze allemaal tegelijk te verwijderen.

Je standaardweergave opslaan #

Standaard opent Chats altijd op Alle chats zonder enige filtering. Als het eerste wat je elke keer doet het toepassen van dezelfde filters is — bijvoorbeeld de ‘Toegewezen aan’ wijzigen naar je eigen naam — dan kun je dat als startpunt instellen.

1. Stel de lijst precies zo in als je wilt dat deze opent: kies een status en elke combinatie van campagne of agent, lijst, labels, kanaal en toegewezen persoon.
2. Klik op Filters en klik op Instellen als standaard bovenaan het paneel.

Vanaf dat moment opent Chats elke keer met die weergave al toegepast. Er verandert niets anders: alle andere filters zijn nog steeds beschikbaar en het wisselen tijdens een sessie werkt precies zoals voorheen — de standaardinstelling bepaalt alleen waar je begint.

De paneelkop toont Jouw standaardweergave met een ingevuld bladwijzericoon wanneer er een is opgeslagen. Om terug te gaan naar het openen op Alle chats, klik je op Standaard wissen ernaast — de filters op het scherm blijven staan; alleen het opgeslagen startpunt wordt vergeten.

De standaardweergave wordt opgeslagen in het account zelf, dus deze volgt je naar elk apparaat waarop je inlogt — en iedereen die in het account werkt, begint vanuit dezelfde weergave. Dat maakt het een geweldige manier om een werkruimte één keer in te stellen: als je de inbox voor iemand anders voorbereidt, is de weergave die je opslaat precies degene die zij te zien krijgen, op welke computer ze ook werken.

Je eigen snelfilters vastzetten #

De chips in de filterrij staan niet vast. Elke optie in het Filters-paneel — elke status, en elke individuele tag, lijst, kanaal, campagne, agent en teamgenoot — heeft een klein speld-icoon aan de rechterkant. Klik erop en dat filter krijgt een eigen chip in de rij; klik er nogmaals op om de chip weer te verwijderen.

Dit betekent dat de rij uiteindelijk precies aansluit bij hoe jij werkt. Als je altijd met één specifieke tag werkt, zet die tag dan vast. Als jij degene bent die alles afhandelt wat aan jou is toegewezen, zet dan je eigen naam vast. Als Aandacht het eerste is wat je elke ochtend controleert, zet dat dan vast en verwijder AI gepauzeerd.

• Vastmaken — open Filters, ga naar de sectie die je wilt (Status, Tags, Kanaal, enzovoort) en klik op het punaise-icoon naast de optie. Vastmaken past het filter niet toe; het voegt alleen de chip toe. Er is ook een snelkoppeling: als een filter dat je hebt gekozen in de rij staat als een tijdelijke ×-chip, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies Vastmaken om deze te behouden.
• Losmaken — beweeg de muis over een chip en klik op de kleine doorgekruiste punaise die rechtsboven verschijnt. Je kunt ook met de rechtermuisknop op de chip klikken (op een telefoon: ingedrukt houden) en Losmaken kiezen, of opnieuw op het punaise-icoon van dezelfde optie in het Filters-paneel klikken. Hoe dan ook verdwijnt de chip; het filter zelf blijft onaangeroerd.
• Herschikken — sleep een chip langs de rij; een dunne lijn geeft de opening aan waar deze terechtkomt, dus laat hem daar los. Plaats je meest gebruikte chips vooraan zodat ze nooit buiten beeld scrollen. Op een telefoon of tablet kun je niets slepen, dus houd een chip ingedrukt en gebruik Naar links verplaatsen / Naar rechts verplaatsen.
• Als je alles losmaakt, is de rij leeg en wordt simpelweg aangegeven waar je chips kunt terugvinden. De standaardinstellingen komen niet vanzelf terug.

Je chips volgen het account. Vastgezette snelfilters worden opgeslagen in het account, niet op het apparaat — stel de rij één keer in en dezelfde chips, in dezelfde volgorde, verschijnen op elke computer en voor iedereen die in het account werkt. Als je met meerdere accounts werkt, behoudt elk account zijn eigen rij.

Tip: Als je een groot aantal gesprekken beheert, gebruik dan regelmatig filters om georganiseerd te blijven. Controleer gedurende de dag het Aandacht-filter om er zeker van te zijn dat geen enkele klant wacht op een menselijke reactie, of gebruik AI gepauzeerd om chats te vinden waar je het hebt overgenomen, maar misschien bent vergeten de bot opnieuw in te schakelen.

Sorteren en zoeken #

• Sorteervolgorde — Binnen elk filter worden gesprekken altijd gesorteerd op meest recente activiteit, zodat de chats die het snelst aandacht nodig hebben bovenaan blijven staan. De uitzondering hierop zijn vastgezette chats, die boven de rest staan in de ongefilterde weergave — zie “Chats vastzetten” hieronder.
• Zoeken — Doorzoekt contactnamen, telefoonnummers, e-mailadressen en het laatste bericht in je hele inbox. Zoeken werkt nu binnen wat je hebt gefilterd: kies eerst een kanaal of een lijst en de zoekopdracht kijkt alleen naar die chats. Het wissen van de zoekopdracht brengt je terug naar je vorige filter.

Zoeken binnen één gesprek #

De zoekbalk boven de chatlijst vindt de juiste chat. Om een bericht te vinden in het gesprek dat je al open hebt staan, klik je op het vergrootglas in de koptekst van het gesprek.

• Typ wat je je herinnert en de overeenkomende berichten verschijnen in plaats van de thread, met de nieuwste eerst en je zoekwoorden gemarkeerd.
• Het doorzoekt het hele gesprek, hoe ver het ook teruggaat — niet alleen de berichten die momenteel op het scherm staan.
• Klik op een resultaat om direct naar dat bericht in de thread te springen. Het wordt kort omrand zodat je kunt zien waar je bent beland, en je kunt vanaf daar verder scrollen.
• Als het bericht verder terug ligt dan de chat heeft geladen, wordt het alsnog geopend, met de berichten aan weerszijden voor context. Een balk bovenaan geeft aan dat je oudere berichten bekijkt, en met Spring naar nieuwste ga je terug naar het actuele einde van de chat (dat geldt ook voor antwoorden).
• Druk op Escape of klik op de X om de zoekopdracht te sluiten en terug te keren naar het gesprek.

Dit is dezelfde zoekfunctie die je vindt op het tabblad Berichten van het dossier van een contactpersoon, dus het werkt op dezelfde manier, ongeacht waar je een gesprek leest.

Chats vastzetten #

Een drukke inbox sorteert op wie het laatst een bericht heeft gestuurd, waardoor het gesprek waar je daadwerkelijk aan werkt naar beneden zakt zodra tien andere mensen schrijven. Zet het vast en het blijft bovenaan staan.

Een chat vastzetten #

• Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het speld-icoon, het eerste in de kleine werkbalk die aan de rechterkant van de rij verschijnt (op een telefoon is de werkbalk altijd zichtbaar).
• Vanuit een open chat — klik op de speld in de koptekst van het gesprek.

Klik nogmaals op de pin om het vastzetten ongedaan te maken.

Waar vastgezette chats verschijnen #

In de standaardweergave Alle chats — geen statusfilter, geen filters uit het paneel, niets ingevoerd in de zoekbalk — staan je vastgezette gesprekken in hun eigen Vastgezet-sectie bovenaan de lijst, met de rest van je chats onder een Overige chats-kop daaronder. De meest recent vastgezette chat staat bovenaan, en een vastgezette chat blijft daar staan, ongeacht hoe oud het laatste bericht is.

Pas een filter toe en de lijst keert terug naar de normale volgorde van meest recent eerst, zodat een filter je altijd een waarheidsgetrouw beeld geeft van wat erbij past. Vastgezette chats hebben nog steeds een klein Vastgezet-label op hun rij, zodat je kunt zien welke het zijn. Zoeken gedraagt zich daartussenin: er is geen aparte sectie, maar vastgezette overeenkomsten worden als eerste vermeld.

Je kunt maximaal 15 chats vastzetten. Als je een zestiende probeert vast te zetten, wordt je gevraagd er eerst een los te maken. Een speld wordt opgeslagen bij het gesprek, op dezelfde manier als de Belangrijk-ster, dus het wordt gedeeld met je team — iedereen in het account ziet dezelfde chats bovenaan vastgezet. Dit verandert niets voor de contactpersoon, de AI of het gesprek zelf.

Chats en berichten als belangrijk markeren #

Wanneer bepaalde gesprekken belangrijker zijn dan de rest — een hete lead, een belangrijke klant, een lopende deal — geef ze dan een ster zodat ze altijd makkelijk terug te vinden zijn en hun berichten nooit aan je aandacht ontsnappen.

Een chat een ster geven #

• Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het ster-icoon in de werkbalk die aan de rechterkant verschijnt (op een telefoon is de werkbalk altijd zichtbaar). De ster wordt geel om aan te geven dat de chat als belangrijk is gemarkeerd.
• Vanuit een open chat — klik op de ster in de koptekst van het gesprek, naast de AI-schakelaar.

Klik op elk gewenst moment opnieuw op de ster om deze te verwijderen. De ster wordt gedeeld met je hele team — wanneer je een chat als belangrijk markeert, ziet iedereen in het account dezelfde ster.

Een enkel bericht een ster geven #

Je kunt ook individuele berichten een ster geven — een adres, een besteldetail, een belofte die je hebt gedaan en die je later weer wilt terugvinden:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Markeren als belangrijk.

Er verschijnt een kleine gele ster naast de tijdstempel van het bericht. Om deze te verwijderen, open je hetzelfde menu en kies je Ster verwijderen.

Je belangrijke chats vinden #

Klik op Filters boven de chatlijst, open Status en kies Belangrijk om alleen je gesprekken met een ster te zien. Als je ze vaak controleert, klik dan op de speld naast Belangrijk terwijl je daar bent, zodat het een permanente chip in de filterrij krijgt.

Ontvang meldingen wanneer belangrijke contacten je een bericht sturen #

Door een chat met een ster te markeren, ontgrendel je ook een speciale meldingscategorie: Berichten van belangrijke contacten. Als deze is ingeschakeld, activeert elk nieuw bericht van een contact met een ster een melding onder het belletje (en als browser-pushmelding, als je Web Push hebt ingeschakeld) — zodat een bericht van een belangrijke klant nooit verloren gaat in een drukke inbox. Beheer dit op de pagina met meldingsinstellingen.

Reageren op een specifiek bericht #

In een lang gesprek is het niet altijd duidelijk op welke vraag je antwoordt. Reageer op een specifiek bericht en je antwoord wordt eraan gekoppeld — de klant ziet het origineel geciteerd boven je antwoord, precies zoals ze gewend zijn in WhatsApp of Instagram.

1. Beweeg de muis over het bericht waarop je wilt reageren en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Beantwoorden.
3. Het bericht dat je hebt gekozen verschijnt net boven het tekstvak. Typ je antwoord en verstuur het zoals gebruikelijk.

Om te annuleren, klik je op de × bij dat voorbeeld (of druk je op Esc) en het citaat wordt verwijderd.

Je antwoord bevat ook het geciteerde bericht in de chat. Als het origineel nog in het gesprek is geladen, klik dan op het citaat om er direct naartoe te springen; als het verder terug in de geschiedenis staat, wordt het getoond als een voorbeeld dat je kunt lezen, maar niet kunt aanklikken.

Waar Beantwoorden verschijnt — en waarom het soms grijs is #

Citeren is iets wat de app van de klant zelf moet weergeven, dus het werkt alleen waar het kanaal dit ondersteunt. Waar dit niet het geval is, blijft Beantwoorden in het menu staan, maar is het grijs gemaakt. Als je er met de muis overheen gaat, zie je waarom — in plaats van een antwoord te sturen dat aankomt zonder enige aanwijzing waar het op reageert.

Goed om te weten #

• Je kunt zowel op je eigen berichten als op die van de klant reageren.
• Je kunt niet reageren op een bericht dat nog niet is afgeleverd of dat is verwijderd — er is dan niets waar het citaat naar kan verwijzen.
• Een bijlage of een spraakbericht kan ook een antwoord zijn — kies Beantwoorden en voeg daarna de bijlage toe.
• Als je een lang antwoord in stukken splitst, bevat alleen het eerste deel het citaat — op dezelfde manier waarop iemand één keer citeert en daarna doorgaat met typen.
• Bij WhatsApp verbonden via QR zie je in je inbox ook het citaat van de klant boven hun bericht wanneer zij op een van jouw berichten reageren. Op de andere kanalen komt hun antwoord voorlopig als een normaal bericht binnen.

Reageren op een bericht #

Soms is een antwoord niet nodig — een 👍 zegt genoeg. Op kanalen die dit ondersteunen, kun je op elk bericht reageren met een emoji. De klant ziet jouw reactie op zijn eigen telefoon, precies alsof je daar had gereageerd.

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Er staat een rij emoji’s bovenaan het menu — klik op een ervan.

De emoji verschijnt als een kleine chip onder het bericht in je inbox en op het exemplaar van de chat van de klant. Als je van gedachten verandert, open je het menu en kies je een andere emoji; deze vervangt de eerste. Om de emoji volledig te verwijderen, klik je op de emoji die je in het menu had gekozen, of beweeg je de muis over de chip onder het bericht en klik je op de kleine × die ernaast verschijnt (op een telefoon is de × altijd zichtbaar). De emoji wordt aan beide kanten verwijderd.

Waar reacties werken #

Goed om te weten #

• Je kunt reageren op berichten van de klant en op je eigen berichten.
• Eén reactie per bericht: het kiezen van een tweede emoji vervangt de eerste, net zoals in WhatsApp zelf.
• Wanneer een klant reageert op een van jouw berichten via WhatsApp gekoppeld via QR, verschijnt hun reactie ook als icoontje onder dat bericht in je inbox. Op andere kanalen komen klantreacties nog niet door.
• Op een verwijderd bericht kan niet worden gereageerd.

Een bericht bewerken #

Een typefout of een verkeerde prijs ontdekt direct nadat je het bericht hebt verzonden? Op sommige kanalen kun je dit ter plekke corrigeren, waarna de kopie van de klant ook wordt aangepast:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Bericht bewerken.
3. Pas de tekst aan en klik op Wijzigingen opslaan.

Het bericht wordt bijgewerkt in je inbox en op het scherm van de klant, en krijgt vanaf dat moment een klein Bewerkt-label.

Waar Bewerken verschijnt — en waarom soms niet #

Bewerken verschijnt alleen wanneer de kopie van de klant daadwerkelijk kan worden gewijzigd. Als de optie er niet is, is dat bewust: je eigen kopie bewerken terwijl de klant het origineel behoudt, zou ertoe leiden dat jullie beiden verschillende gesprekken lezen, en je AI zou antwoorden op basis van woorden die nooit daadwerkelijk zijn verzonden.

Zodra de tijdslimiet is verstreken, verdwijnt Bewerken uit het menu. Als je nog steeds iets moet corrigeren, stuur dan een vervolgbericht — of verwijder het origineel en stuur een nieuwe, op de kanalen waar verwijderen de klant bereikt.

Goed om te weten #

• Je kunt een bericht dat de klant naar jou heeft gestuurd niet bewerken. Het is hun bericht.
• Je kunt een verwijderd bericht niet bewerken.
• Op WhatsApp en Telegram ziet de klant in hun app ook dat het bericht is bewerkt — bewerken is voor hen niet onzichtbaar.
• Als de bewerking niet kan worden afgeleverd (bijvoorbeeld als je WhatsApp tijdelijk offline is), verandert er niets — zelfs je eigen kopie niet — en laten we je weten waarom. Dat is bewust: een opgeslagen bewerking die de klant nooit heeft bereikt, zou erger zijn dan helemaal geen bewerking.

Een bericht verwijderen #

Per ongeluk iets verstuurd? Je kunt het ongedaan maken:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Bericht verwijderen.
3. Bevestig.

Het bericht wordt in je inbox vervangen door Dit bericht is verwijderd.

Of de klant het nog ziet #

Dit is het belangrijkste onderdeel en het hangt af van het kanaal. Het bevestigingsvenster vertelt je wat er gaat gebeuren voordat je klikt:

Na het verwijderen bevestigt een kort bericht onderaan het scherm wat er daadwerkelijk is gebeurd — of het aan beide kanten is verwijderd, of alleen aan jouw kant.

Goed om te weten #

• Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.
• Het verwijderen van een bericht verwijdert niet de hele conversatie. Gebruik Archiveren om een volledige chat te wissen.
• Iedereen in je team ziet het bericht als verwijderd.
• Als je WhatsApp- of Telegram-verbinding op dat moment offline is, laten we je weten dat het bericht uit je inbox is verwijderd, maar niet kon worden teruggehaald — maak opnieuw verbinding en de volgende keer werkt het normaal.
• Je kunt ook een bericht verwijderen dat de klant naar jou heeft gestuurd. Dit verwijdert het alleen uit jouw inbox — er is geen manier om iets uit de outbox van iemand anders te verwijderen.
• Het werkt ook andersom: wanneer een klant een bericht intrekt op Instagram, Messenger of WhatsApp, wordt dit in je inbox weergegeven als Dit bericht is verwijderd in plaats van dat het stilletjes verdwijnt — zodat een conversatie waarin de AI reageerde op een inmiddels ingetrokken bericht nog steeds in de juiste volgorde leesbaar is.

Een conversatie sluiten (Wanneer je klaar bent) #

Wanneer een gesprek is afgehandeld en niemand het meer hoeft te bekijken, archiveer je het. Archiveren is de “gesloten” of “opgeloste” status van Your AI Connector — er is geen aparte status die je hoeft in te stellen.

Twee dingen maken het de juiste tool voor een team:

• Het is gedeeld. De gearchiveerde status geldt voor de conversatie zelf, niet voor jouw inloggegevens. Zodra je een chat archiveert, ziet elk teamlid deze ook als gearchiveerd, zodat niemand iets heropent dat een collega al heeft afgehandeld.
• Het maakt de inbox leeg zonder iets te verliezen. Gearchiveerde chats verdwijnen uit Alle chats en elke andere filter, maar de volledige geschiedenis blijft intact en de contactpersoon blijft onaangeroerd.

Drie manieren om te archiveren #

1. Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het archiefpictogram, het laatste pictogram in de werkbalk die aan de rechterkant verschijnt.
2. Vanuit de conversatie — open de chat, klik op het menu met de drie puntjes (⋯) in de koptekst en kies Archiveren.
3. In bulk — vink de selectievakjes aan bij meerdere chats (of selecteer alle chats in de huidige weergave tegelijk) en klik op Archiveren in de bulkactiebalk. Zie Bulkacties in Postvak IN.

Gearchiveerde chats vinden en heropenen #

Klik op Filters, open Status en kies Gearchiveerd om alles weer te geven wat je hebt afgesloten. Om iets terug te halen, open je het en kies je Verplaatsen naar inbox (dezelfde knop die het archiveerde), of klik je op het herstelpictogram in de rij. Om er meerdere tegelijk te herstellen, schakel je naar de bulkselectiemodus terwijl het filter Gearchiveerd actief is, vink je de chats aan en klik je op Archief ongedaan maken — in de weergave Gearchiveerd verandert de actie Archiveren in de bulkbalk naar Archief ongedaan maken.

Als een contactpersoon je opnieuw bericht nadat je deze hebt gearchiveerd, komt de chat vanzelf weer in je inbox terecht — archiveren is geen blokkering en het stopt de AI niet met antwoorden. Om de bot voor een contactpersoon te stoppen, pauzeer je de AI in die chat; om helemaal niets meer van hen te horen, gebruik je Niet storen.

Werk bijhouden dat nog niet klaar is #

Archiveren beantwoordt de vraag “is dit klaar?” — het heeft bewust slechts twee statussen. Gebruik voor het tussenliggende gebied (wachten op de klant, wachten op een collega, in behandeling) geen zelfbedachte tags die op archiveren lijken; gebruik de tools die hiervoor zijn gebouwd:

• Chattoewijzingen — wie op dit moment de eigenaar is van dit gesprek.
• Taken — fasen zoals Te doen, In behandeling, Wachtend en Klaar, gekoppeld aan het contact en toewijsbaar aan een teamgenoot. Je kunt er een aanmaken zonder het gesprek te verlaten — zie “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Tags — de uitkomst van een gesprek (Geïnteresseerd, Geboekt, Niet geïnteresseerd), die je AI-agent ook automatisch kan toepassen.

Een taak aanmaken vanuit een chat #

“Bel ze donderdag terug” is het soort ding dat verloren gaat zodra je het tabblad sluit. Je kunt er een taak van maken zonder de chats te verlaten, en deze wordt automatisch gekoppeld aan de contactpersoon.

Vier manieren om te beginnen #

• De chatkoptekst — klik op het vinkje-pictogram in de koptekst van het gesprek.
• Een chatrij — beweeg de muis over een willekeurige rij in de chatlijst en klik op het vinkje-pictogram in de balk die aan de rechterkant verschijnt.
• Het contactpaneel — klik op Taak toevoegen in het gedeelte Taken van het paneel aan de rechterkant.
• Het berichtvenster — de snelste manier: schakel de to-do-schakelaar in en klik op Taak aanmaken (zie hieronder).

De eerste drie openen het normale formulier voor een nieuwe taak, waarbij de contactpersoon al is gekoppeld en het type is ingesteld op To-do. Al het andere — titel, vervaldatum, fase, prioriteit, verantwoordelijke — werkt precies zoals op de pagina Taken. Zie Taken voor de volledige handleiding.

De snelle to-do-balk (één klik vanuit het berichtvenster) #

Naast het berichtvenster bevindt zich een kleine to-do-schakelaar. Schakel deze in en er verschijnt een smalle balk boven het venster, klaar voor gebruik:

1. De titel wordt automatisch voor je ingevuld — “Follow up with Ana” — en je kunt deze overschrijven.
2. Kies een vervaldatum uit de snelle opties: Later vandaag, Morgen, Over 3 dagen of Volgende week. Of klik op de datumknop om je eigen datum te kiezen. Heb je een exact uur nodig (“bellen om 15:00 uur”)? Stel dit in in het tijd-veld naast de datum.
3. Schakel optioneel de deal-chip in. Als het contact al een openstaande deal heeft, wordt de taak daaraan gekoppeld. Als dat niet zo is, wordt er samen met de taak een nieuwe deal voor hen aangemaakt in de eerste kolom van je pipeline.
4. Klik op Taak aanmaken (of druk op Enter in het titelveld). De taak wordt direct aangemaakt — je hoeft geen bericht te versturen.

Je kunt de balk ook ingeschakeld laten en zoals gebruikelijk een antwoord versturen: de taak wordt dan aangemaakt op het moment dat het bericht wordt verzonden, gekoppeld aan zowel dat bericht als aan het contact, zodat je bij het later openen van de taak direct teruggaat naar wat er is gezegd.

De keuze voor de vervaldatum en de deal-chip die je het laatst hebt gebruikt, worden onthouden voor de volgende keer, en de schakelaar wordt automatisch uitgeschakeld zodra de taak is aangemaakt, zodat je er nooit per ongeluk een aanmaakt bij je volgende antwoord.

Als een bericht wordt verzonden maar de taak om de een of andere reden niet kan worden aangemaakt, wordt het bericht alsnog verstuurd — je ziet een korte melding met een Opnieuw proberen-knop in plaats van dat het antwoord verloren gaat.

De taken van een contactpersoon bekijken #

De sectie Taken in het contactpaneel toont de openstaande taken van deze contactpersoon met hun vervaldatums; alles wat over tijd is, wordt in het rood weergegeven. Klik op een taak om deze direct te bewerken — hetzelfde formulier als op de Taken-pagina, zodat je een vervaldatum kunt verschuiven of de fase kunt wijzigen zonder het gesprek te verlaten. Heb je het volledige dossier nodig (opmerkingen, activiteit)? Beweeg over de rij en klik op het ↗-icoon om het te openen op de Taken-pagina.

Zie je dit niet? De taakknoppen verschijnen alleen wanneer Taken is ingeschakeld voor je account en je teamrechten je toestaan om contactpersonen te bewerken. Zie Taken.

Meldingen voor nieuwe berichten #

Terwijl Chats geopend is, laat Your AI Connector je direct weten wanneer er een nieuw bericht binnenkomt, zelfs als je in een ander tabblad werkt:

• Geluid — Er klinkt een kort geluidssignaal wanneer er een nieuw bericht binnenkomt. Gebruik het luidsprekerpictogram bovenaan de chatlijst om dit in of uit te schakelen — de instelling wordt alleen op dit apparaat onthouden.
• Tabblad-teller en pictogram-badge — De titel van het browsertabblad toont een teller van nieuwe berichten terwijl het tabblad op de achtergrond staat, met een bijbehorende rode badge op het site-pictogram. Beide verdwijnen zodra je terugschakelt naar het tabblad.

Als het geluid niet afspeelt, controleer dan of het luidsprekerpictogram niet gedempt is, en houd er rekening mee dat browsers audio blokkeren totdat je ten minste één keer ergens op de pagina hebt geklikt.

Statusindicatoren voor berichten #

Elk bericht dat je verstuurt, toont de afleverstatus:

Tip: Beweeg de muis over de tijd onder een bericht om de volledige verzenddatum en -tijd te zien, de huidige status en wanneer deze is bereikt, en — als er iets misging — de reden van de fout.

Opmerking: Het bijhouden van de berichtstatus is beschikbaar voor WhatsApp (zowel Business als Web), SMS en andere ondersteunde kanalen. Het detailniveau varieert per kanaal — bijvoorbeeld: de “Gelezen”-status is beschikbaar op WhatsApp, maar niet op SMS.

Kredietverbruik en aantal botberichten #

In de sectie Activiteitsstatistieken van het contactpaneel zie je twee belangrijke cijfers:

Kredietverbruik #

Het totaal aantal AI-credits dat in dit gesprek is verbruikt. Dit telt elke AI-actie in het gesprek, niet alleen de zichtbare antwoorden: elk AI-antwoord (in rekening gebracht wanneer de AI “denkt”, niet per individueel verzonden bericht), aanroepen van tools en aangepaste functies, door de AI toegepaste contactlabels, automatische follow-ups, transcriptie van spraaknotities, chatsamenvattingen en evaluatiestappen op de achtergrond.

Het getal wordt bijgewerkt zodra elke actie plaatsvindt, maar het paneel laadt het wanneer je het gesprek opent — schakel weg en weer terug (of ververs) om het laatste cijfer te zien. Gesprekken van vóór augustus 2026 kunnen een lager getal tonen dan er daadwerkelijk is uitgegeven: destijds werden alleen AI-antwoorden en tool-aanroepen aan deze teller toegevoegd, en historische totalen worden niet opnieuw berekend.

Aantal botberichten #

Het aantal AI-antwoorden dat naar dit contact is verzonden. De AI stopt met antwoorden naar een contact zodra deze teller de limiet voor max. berichten bereikt op de AI-agent die het contact afhandelt (Botinstellingen → Max. berichten, standaard 20). Sommige abonnementen hebben ook een eigen limiet per chat, en het laagste aantal geldt. Wanneer de limiet is bereikt, schakelt de chat over naar AI is gepauzeerd — klik op Reset naast de teller om deze weer op nul te zetten.

Dagelijkse limiet bereikt — AI hervat om 00:00 UTC is een ander bericht: dit is de dagelijkse verzendlimiet van WhatsApp Web op het nummer, en deze wordt 's nachts automatisch gereset. Resetten heeft hier geen invloed op.

De teller resetten: Klik op Resetten naast de teller in het contactpaneel om het aantal AI-berichten terug op nul te zetten, zodat de AI met die contactpersoon kan blijven chatten.

Tip: Als een contact veel AI-antwoorden heeft verbruikt, kan het de moeite waard zijn om het gesprek te bekijken om te zien of de bot de interactie goed afhandelt of dat het contact menselijke aandacht nodig heeft.

Het 24-uurs berichtenvenster (WhatsApp Business, Instagram, Messenger) #

WhatsApp Business, Instagram DMs en Facebook Messenger hanteren elk een 24-uurs berichtenvenster:

• Nadat een contactpersoon je een bericht heeft gestuurd, heb je 24 uur de tijd om vrij te reageren met elk gewenst bericht.
• Zodra het venster van 24 uur is gesloten, kun je alleen een goedgekeurde sjabloon sturen om het gesprek te heropenen.
• De chatinterface toont een duidelijke melding wanneer het venster is gesloten, met de instructie om een goedgekeurde sjabloon te sturen om het te heropenen. Het sturen van een sjabloon is de enige manier om een gesloten venster te heropenen — er is geen “Heropenen”-snelkoppeling met één klik.

Het 24-uurs berichtenvenster is van toepassing op de WhatsApp Business API, Instagram DMs en Facebook Messenger. WhatsApp Web heeft geen dergelijk venster, omdat het op je eigen gekoppelde WhatsApp-account draait in plaats van op de Business API. SMS, Telegram, LINE, e-mail, de chatwidget en aangepaste kanalen hebben ook geen venster.

Voor meer informatie over sjablonen, zie WhatsApp-berichtsjablonen.

Gesloten chats heropenen met sjablonen #

Wanneer een WhatsApp-gespreksvenster sluit:

1. Het invoerveld voor berichten toont een melding dat de chat is gesloten en het typen van een normaal antwoord is geblokkeerd.
2. Klik op Sjabloon verzenden in het invoerveld voor berichten om de sjabloonkiezer te openen. (Sjablonen zijn een functie van de WhatsApp Business API, dus deze optie verschijnt alleen bij WhatsApp Business-chats.)
3. Kies een goedgekeurde sjabloon uit de lijst. Als je veel sjablonen hebt, gebruik dan het zoekvak bovenaan — dit zoekt op de naam van de sjabloon en de tekst van het bericht, zodat je de juiste kunt vinden door een zinsnede uit het bericht te typen, zelfs als meerdere sjablonen dezelfde naam hebben.
4. Controleer onder Antwoorden afgehandeld door wie het overneemt wanneer de contactpersoon antwoordt. Het opent bij degene die hen vandaag afhandelt, en je kunt dit hier wijzigen zonder het scherm te verlaten. Als de contactpersoon nog in een campagne zit, blijft de campagne de antwoorden afhandelen en wordt dit in deze rij uitgelegd.
5. De sjabloon wordt naar de contactpersoon verzonden.
6. Zodra de contactpersoon antwoordt, wordt het venster van 24 uur gereset en worden normale berichten hervat.

Tip: Maak een paar eenvoudige, algemene sjablonen die werken voor het heropenen van elk gesprek — sjablonen zonder variabelen worden meestal sneller goedgekeurd.

Een sjabloon naar meerdere chats tegelijk verzenden #

Vink het selectievakje aan bij elke chat in de lijst en kies vervolgens Sjabloon verzenden. Voordat je bevestigt, toont het venster ongeveer wat de verzending in credits gaat kosten, uitgesplitst per land wanneer je contacten zich in meer dan één land bevinden — WhatsApp rekent een ander tarief per bestemming.

Je kunt hier ook Antwoorden afgehandeld door instellen voor de hele selectie. Contacten die al door een campagne worden afgehandeld, behouden hun huidige afhandelaar, en het venster geeft aan hoeveel er om die reden zijn overgeslagen.

Bij meer dan 10 contacten schakelt dit over naar een Broadcast in plaats van direct verzenden. Je krijgt een concept-broadcast met die contacten al geselecteerd, en je voltooit de verzending daar — dat is waar planning, batchverwerking en rapportage plaatsvinden. Zie Broadcasts.

Een sjabloon verzenden vanuit Contacten #

Je hoeft de chat niet eerst te zoeken. Open een contactpersoon — hetzij via het paneel dat uit de contactenlijst schuift, of via hun volledige recordpagina — en gebruik Sjabloon verzenden voor een eenmalig bericht, of Broadcast verzenden om het openingsbericht van een live broadcast naar alleen die persoon te sturen (wat hun antwoorden ook overdraagt aan de agent van die broadcast).

Het menu met de drie puntjes #

Klik op het icoon met de drie puntjes rechtsboven in de koptekst van het gesprek. Hier vind je de overige acties voor een chat:

1. Testen in Playground — Laadt dit gesprek in de Try Out-chat van de agent (of campagne) die het afhandelt, zodat je kunt testen hoe de AI zou reageren zonder het echte gesprek te beïnvloeden.
2. Markeren als gelezen — Verwijdert de ongelezen-status van deze chat.
3. Markeren als ongelezen — Plaatst de ongelezen-badge terug op deze chat en sluit deze, zodat de chat weer opvalt in de lijst. Handig voor een gedeelde inbox: lees iets dat een teamgenoot afhandelt en zet het terug in de status waarin het stond voordat je het opende. Alleen jouw inbox verandert — de contactpersoon ontvangt nooit een leesbevestiging (of iets anders) door een van deze twee acties. De badge blijft staan totdat iemand de chat opent, zelfs als de AI antwoordt of er tussentijds een follow-up wordt verstuurd. Een chat die je opnieuw markeert, telt niet als “wachtend op een dag” totdat er daadwerkelijk een dag is verstreken sinds je de markering hebt geplaatst. De chat opnieuw openen verwijdert de badge zoals gebruikelijk.
4. Niet storen (schakelaar) — Stopt alles wat naar deze contactpersoon wordt verzonden: de AI antwoordt niet en je kunt zelf ook niets versturen (de tekstbalk wordt vervangen door een Uitschakelen-knop zolang dit aan staat). De contactpersoon kan je nog steeds berichten sturen en alles wordt opgeslagen zodat je het later kunt bekijken. Schakel het weer uit vanaf hier, vanuit de tekstbalk, via de rode banner bovenaan de chat of via Voorkeuren in het contactpaneel.
5. Toewijzen aan teamgenoot… — Wijst de chat toe aan een specifiek teamlid. Zie Chattoewijzingen.
6. Toevoegen aan campagne… — Schakelt de chat over naar een andere campagne, zodat de bot vanaf dat moment de instructies en veelgestelde vragen van die campagne gebruikt.
7. Uitzending versturen… — Verstuurt het openingsbericht van een van je actieve uitzendingen naar alleen deze contactpersoon (alleen zichtbaar waar uitzendingen van toepassing zijn).
8. Toevoegen aan automatisering — Start een “Contact toegevoegd”-automatisering voor deze contactpersoon (alleen zichtbaar als je abonnement automatiseringen bevat).
9. AI-agent toewijzen… — Kies welke AI-agent de antwoorden van deze contactpersoon afhandelt, of wijs ze terug aan je team. Wijzigt de agent alleen voor deze contactpersoon.
10. Contactpersoon bewerken… — Opent de details van de contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mail, labels, notities) zodat je een typefout kunt corrigeren of een ontbrekend e-mailadres kunt invullen zonder de chat te verlaten. Hetzelfde formulier als Bewerken in het contactpaneel aan de rechterkant.
11. Labels beheren — Labels toevoegen aan of verwijderen van deze contactpersoon.
12. Afspraak boeken — Opent het afspraakformulier met de gegevens van deze contactpersoon al ingevuld.
13. Transcript exporteren — Downloadt de volledige gespreksgeschiedenis als bestand.
14. Transcript e-mailen — E-mailt het gesprek naar de contactpersoon zodat deze een eigen kopie heeft. Zie Een transcript e-mailen naar de contactpersoon.
15. Archiveren / Verplaatsen naar inbox — Markeert het gesprek als gesloten en verplaatst het naar je archief, of herstelt het. Dit is de standaard “Ik ben klaar met deze chat”-actie en het hele team ziet dit — zie Een gesprek sluiten.
16. Contactpersoon verwijderen — Verwijdert de contactpersoon en de volledige gespreksgeschiedenis definitief. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt — er verschijnt eerst een bevestiging.

Bijlagen verzenden #

Het invoerveld ondersteunt verschillende manieren om media te verzenden naast platte tekst.

Bestandsbijlagen (paperclip) #

De paperclip is beschikbaar in WhatsApp- en WhatsApp Web-chats, tot ongeveer 10 MB per bestand. Het accepteert afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP), documenten (PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV), video (MP4, WebM) en audio (MP3, M4A, OGG, AAC). Het wordt niet aangeboden op SMS, Instagram, Messenger, de chatwidget of aangepaste kanalen. Gebruik de microfoonknop om een spraakbericht te sturen; plak het vanuit je klembord (Ctrl/Cmd+V) om snel een screenshot te sturen. Er wordt niets geüpload totdat je bevestigt in het voorbeeld.

Spraakberichten #

Wanneer het invoerveld leeg is op een kanaal dat dit ondersteunt (WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram en Messenger), verandert de verzendknop in een microfoon-icoon. Tik erop om te beginnen met opnemen, spreek je bericht in en tik nogmaals om te stoppen — het spraakbericht wordt automatisch geüpload en verzonden. Dit wordt niet getoond bij sms, de chatwidget of aangepaste kanalen, aangezien deze geen spraakberichten kunnen versturen.

Emoji-kiezer #

Klik op het smiley-icoon naast het invoerveld om de emoji-kiezer te openen. Blader of zoek naar een emoji en klik erop om deze op de positie van je cursor in te voegen.

Afbeeldingen plakken vanaf je klembord #

Kopieer een afbeelding (een schermafbeelding of een afbeelding van een webpagina), klik in het tekstveld van de chat die je wilt en druk op Ctrl+V / Cmd+V. Er verschijnt een voorbeeld voordat er iets wordt verzonden, met Verzenden en Annuleren — er wordt niets geüpload totdat je dit bevestigt. Je kunt een bijschrift toevoegen op WhatsApp en WhatsApp Web, zodat het bestand en je bericht samen als één bericht aankomen; Instagram en Messenger accepteren in één bericht alleen een bestand of tekst, nooit beide.

Snelle antwoorden #

Snelle antwoorden zijn vooraf ingestelde berichten die je met één tik in het berichtvak kunt plaatsen — ideaal voor begroetingen, openingstijden, prijsinformatie of andere zaken die je vaak opnieuw moet typen.

Ze staan standaard uitgeschakeld om het chatscherm overzichtelijk te houden. Om ze in te schakelen, ga je naar Instellingen → Profiel → Snelle antwoorden, zet je Snelle antwoorden in chats weergeven aan en voeg je daar je vooraf ingestelde berichten toe (maximaal 20). Zie Accountinstellingen voor de volledige stappen voor het instellen.

Zodra ze zijn ingeschakeld, verschijnen je opgeslagen antwoorden als een rij knoppen net boven het berichtvak in elk gesprek. Tik op een knop en de tekst wordt in het berichtvak geplaatst met de cursor aan het einde — er wordt nog niets verzonden, dus je kunt het nog even doorlezen, een woord aanpassen of een regel toevoegen voordat je op Verzenden drukt. Als je al was begonnen met typen, wordt het vooraf ingestelde antwoord na je tekst toegevoegd in plaats van deze te wissen. Als de tekst van een knop te lang is om volledig weer te geven, kun je er met de muis overheen gaan om het volledige bericht te zien. De rij scrolt zijwaarts wanneer er meer knoppen zijn dan op het scherm passen.

De knoppen zijn bedoeld voor snelheid, niet voor automatisering — het verzenden van een knop werkt precies hetzelfde als wanneer je zelf hetzelfde bericht typt, inclusief het pauzeren van de AI in die chat, zoals bij elk handmatig antwoord.

Conceptberichten #

Als je begint met het typen van een antwoord, maar wegklikt voordat je het verzendt, gaat je tekst niet verloren.

• Automatisch opslaan — Alles wat je in het tekstveld typt, wordt tijdens het typen opgeslagen als concept voor die contactpersoon.
• Concept-indicator in de chatlijst — Een gesprek met een onverzonden concept toont een groen Concept:-label en een voorbeeld van je tekst.
• Wisselen van chat wist het invoerveld — Het openen van een ander gesprek toont het concept van die contactpersoon (of een leeg tekstveld), zodat je nooit per ongeluk een bericht van de ene contactpersoon naar de andere stuurt.
• Terugkeren herstelt het — Keer terug naar een contactpersoon met een opgeslagen concept en je tekst verschijnt precies waar je was gebleven.

Een concept wordt automatisch gewist zodra je het bericht verzendt, of als je het invoerveld zelf leegmaakt. Concepten worden opgeslagen in je browser, dus ze blijven op het apparaat staan waarop je ze hebt getypt.

AI-ondersteunde antwoorden #

Antwoord genereren #

Klik op Antwoord genereren bij het tekstveld en de AI leest het recente gesprek en stelt een antwoord voor je op. Controleer het, bewerk het indien nodig en verzend het.

Om het concept bij te sturen voordat het wordt gegenereerd, houd je de knop Antwoord genereren ingedrukt. Er opent een pop-up voor aangepaste instructies waar je iets kunt typen als “Maak het korter”, “Voeg een prijsopgave toe” of “Antwoord in het Spaans”. Dien dit in en de AI gebruikt je instructie samen met de gesprekscontext om het concept te maken.

Je instructie is een notitie voor de AI, niet het bericht zelf. Typ het zoals je wilt, ook als je haast hebt. De AI volgt wat je hebt gevraagd — de beslissing, de feiten, de volgende stap — maar schrijft het concept in je gebruikelijke toon naar de klant toe. Alles wat in je notitie staat om stoom af te blazen of bot is (“dit is hun eigen schuld”, “zeg hem dat hij moet stoppen met zijn telefoon”) wordt niet doorgegeven aan de klant; alleen de kernboodschap komt over. Je ziet het concept nog steeds voordat er iets wordt verzonden.

Noem het aanbod dat je wilt doen. Je notitie stuurt ook welke van je FAQ’s en kennisbankartikelen de AI leest voordat deze het concept schrijft, dus “bied hem het jaarplan aan” haalt erbij wat het plan is en wat erin zit, en het concept kan dat vermelden. Een aanbod blijft een aanbod: “aanbieden”, “uitnodigen” of “vragen” in je notitie levert een vraag op waar de contactpersoon nog ja of nee op kan zeggen, geen bericht dat ervan uitgaat dat ze al akkoord zijn gegaan. En alles wat je in de notitie stelt, wordt als feit aangenomen: “Ik upgrade hem naar Tier 6, wat onbeperkt is” wordt precies zo in het concept opgenomen, zelfs als geen van je FAQ’s Tier 6 vermeldt. De AI vertelt de contactpersoon nooit dat deze iets “niet kan bevestigen” of “zal overleggen met het team” over iets waarvan jij hebt gezegd dat het zo is.

Dit kost credits. Elke keer dat je Antwoord genereren gebruikt (inclusief de versie met aangepaste instructies via lang indrukken), kost dit hetzelfde als een gewoon AI-antwoord, tegen de AI-kwaliteitslaag die is ingesteld op de agent: Pro 1 credit, Economy 0,5 credits (verouderd), Max 0,25 credits, Mini 0,15 credits — en met je eigen Anthropic-sleutel (BYOK) verbonden, kosten Pro en Economy 0 credits, terwijl Max nog steeds 0,25 en Mini nog steeds 0,15 in rekening brengt, omdat beide op onze eigen modellen draaien in plaats van op jouw sleutel.

Chatsamenvatting #

Open een gesprek en gebruik de samenvattingsfunctie om de AI een korte samenvatting van het gesprek met die contactpersoon te laten schrijven. Het vat het meest recente voltooide gesprek samen, of het huidige als er nog geen is gesloten. Het kost hetzelfde als een gewoon AI-antwoord, tegen de AI-kwaliteitslaag die is ingesteld op de agent: Pro 1 credit, Economy 0,5 credits (verouderd), Max 0,25 credits, Mini 0,15 credits — en met je eigen Anthropic-sleutel (BYOK) verbonden, kosten Pro en Economy 0 credits, terwijl Max nog steeds 0,25 en Mini nog steeds 0,15 in rekening brengt, omdat beide op onze eigen modellen draaien in plaats van op jouw sleutel.

Niet hetzelfde als Dagelijkse samenvattingen. Chatsamenvatting is een on-demand samenvatting van één gesprek. Dagelijkse samenvattingen e-mailt je één keer per dag een overzicht van al je chats.

Automatische samenvattingen. Je hoeft ze niet handmatig te activeren. Een gesprek wordt als afgerond beschouwd zodra de contactpersoon 48 uur lang stil is geweest, waarna de AI een samenvatting schrijft die verschijnt onder Samenvattingen in het contactpaneel. Als de meldingscategorie Chatsamenvattingen is ingeschakeld in Instellingen > Meldingen, wordt de samenvatting geschreven op het moment dat het gesprek wordt gesloten en, indien E-mail is ingeschakeld voor die categorie, wordt de volledige samenvatting naar je gemaild; anders wordt deze geschreven de volgende keer dat die contactpersoon je een bericht stuurt. Zeer korte gesprekken (minder dan ongeveer 30 berichten) worden niet samengevat. Elke automatische samenvatting kost hetzelfde als de on-demand samenvatting hierboven.

Verborgen krachtige functies #

Houd Antwoord genereren lang ingedrukt voor aangepaste instructies #

Een normale klik stelt een antwoord op basis van alleen de gesprekscontext. Houd dezelfde knop ingedrukt om het concept eerst bij te sturen — nuttige prompts zijn onder andere “Maak het korter”, “Wees formeler”, “Vraag naar hun beschikbaarheid volgende week” of “Antwoord in het Spaans”.

Houd Verzenden ingedrukt (of klik met de rechtermuisknop) om op te splitsen in natuurlijke brokken #

Zodra er een antwoord in het tekstveld staat, opent het ingedrukt houden of rechtsklikken op Verzenden een klein menu: Verzenden als één bericht of Opsplitsen in N berichten — waarbij het antwoord als verschillende kortere, natuurlijk aanvoelende tekstballonnen wordt verzonden in plaats van één lap tekst. Dit is vooral handig op kanalen waar korte, informele tekstballonnen menselijker aanvoelen (WhatsApp, Instagram, Messenger).

De brokken worden niet allemaal tegelijk verstuurd — ze worden met een paar seconden tussenpauze verzonden, in het tempo van iemand die typt. De thread laat dit zien terwijl het gebeurt: elk tekstballonnetje verschijnt wanneer het bericht daadwerkelijk wordt verzonden (met een klein klokje totdat het is bevestigd), en het deel van je antwoord dat nog wacht, wordt onderaan het gesprek getoond in een Verzenden-voorbeeld, vergelijkbaar met het voorbeeld dat je ziet terwijl de AI typt. Klik op de Stop-knop bij dat voorbeeld om de rest te annuleren: wat al is verzonden, blijft verzonden, en de onverzonden tekst komt terug in het antwoordvak zodat er niets verloren gaat.

Stop-knop terwijl de AI typt #

Wanneer de bot actief een antwoord aan het opstellen is, verschijnt er een Stop-knop in plaats van de gebruikelijke bedieningselementen. Door hierop te klikken, wordt het lopende AI-antwoord geannuleerd voordat het wordt verzonden — het antwoord wordt verwijderd en je kunt het handmatig overnemen of de AI pauzeren en zelf antwoorden.

AI hervatten voert een nieuwe chatanalyse uit #

Wanneer je de AI na een pauze weer inschakelt, hervat hij niet zomaar stilzwijgend. Hij leest alles wat er is gebeurd terwijl hij gepauzeerd was (inclusief eventuele handmatige antwoorden die je hebt gestuurd) opnieuw door en voert een nieuwe analyse uit om te bepalen of de contactpersoon een zetje nodig heeft, en zo ja, hoe lang hij moet wachten voordat hij dit verstuurt — met een kleine willekeurige vertraging zodat het er niet geautomatiseerd uitziet.

Hervatten verstuurt niet direct een antwoord. De AI weer inschakelen betekent dat de bot het volgende bericht beantwoordt dat de contactpersoon stuurt. Hij beantwoordt niet de berichten die binnenkwamen terwijl hij gepauzeerd was — als er nog een vraag openstaat, beantwoord deze dan zelf of stuur iets om het gesprek opnieuw te starten.

Die nieuwe analyse kan alleen een zetje inplannen wanneer de contactpersoon in een campagne zit, de follow-ups van het nummer zijn ingeschakeld en de follow-ups voor die contactpersoon nog niet zijn uitgeput. Follow-ups staan standaard uit bij WhatsApp Web (QR)-nummers, dus bij die verbindingen plant de AI bij het hervatten nooit iets in — hij zet de bot puur weer aan het werk voor het volgende bericht van de contactpersoon.

Bulkacties in de inbox #

Schakel de chatlijst naar de bulkselectiemodus met het bulkselectie-pictogram bovenaan de lijst. Elke rij krijgt een selectievakje en een teller laat zien hoeveel chats er zijn geselecteerd.

Je hoeft chats niet één voor één aan te vinken:

• Het hoofdselectievakje bovenaan de lijst selecteert alles wat momenteel op het scherm staat met één klik (klik nogmaals om de selectie op te heffen).
• Zodra alles op het scherm is aangevinkt en de weergave meer chats bevat dan er zijn geladen, verschijnt er een strook met de optie Selecteer alle N conversaties in deze weergave — één klik selecteert elke chat die overeenkomt met je huidige filter, inclusief alle chats die nog niet zijn geladen. Dit is de snelste manier voor zeer grote opschoonacties, zoals het archiveren van historische conversaties die een nieuwe WhatsApp-verbinding importeert: kies je filter, vink het hoofdselectievakje aan, klik op Alles selecteren en vervolgens op Archiveren. Bij extreem grote postvakken is de selectie beperkt tot de 50.000 meest recente chats — de strook geeft aan wanneer dit gebeurt, en door de actie een tweede keer uit te voeren, worden de overige chats opgepikt. De strook wordt niet aangeboden tijdens het zoeken, aangezien zoekresultaten al volledig op het scherm staan.

Een bulkactie op een grote selectie toont de voortgang terwijl deze wordt uitgevoerd en eindigt met een telling van hoeveel chats er zijn bijgewerkt.

Klik op de X naast de selectieteller om de bulkmodus te verlaten zonder wijzigingen door te voeren.

Tip: Bulk-follow-ups zijn krachtig voor het opnieuw benaderen van koude leads — selecteer elke chat met het label “Geïnteresseerd” die al een week niet heeft gereageerd en plan een vriendelijke check-in.

Chatberichten exporteren #

1. Open de chat die je wilt exporteren.
2. Klik op het menu met de drie puntjes in de koptekst van het gesprek.
3. Selecteer Transcript exporteren.
4. Het gesprek wordt geëxporteerd als een downloadbaar bestand.

Handig voor administratie, nalevingsvereisten of het delen van gespreksverslagen met teamleden.

Een transcript e-mailen naar het contact #

Transcript exporteren downloadt een kopie voor jezelf. Transcript e-mailen verstuurt het gesprek naar het contact, zodat zij hun eigen kopie behouden — handig wanneer je iemand stappen hebt gegeven om te volgen, openingstijden hebt gedeeld of een offerte in de chat hebt gestuurd en je wilt dat ze die volgende week nog hebben.

1. Open de chat.
2. Klik op het menu met de drie puntjes in de gesprekskop.
3. Selecteer Transcript e-mailen.
4. Controleer het Verzenden naar-adres. Als het contact een e-mailadres in het systeem heeft staan, is dit al ingevuld; als ze je via WhatsApp of Instagram hebben bereikt, is dit leeg, dus typ het adres dat ze je hebben gegeven.
5. Voeg optioneel een notitie toe — een eigen regel die boven het gesprek verschijnt.
6. Klik op Transcript verzenden.

Ze ontvangen het gesprek in de vorm van berichten, met jouw bedrijfsnaam aan jouw kant en de datum en tijd bij elk bericht.

Een paar dingen die handig zijn om te weten:

• Alleen de berichten zijn inbegrepen. Alles wat je AI-agent op de achtergrond deed (je agenda raadplegen, beschikbaarheid controleren) wordt niet meegestuurd, evenals berichten die niet konden worden verzonden.
• Zeer lange chats worden ingekort. Als het gesprek langer is dan ongeveer 200 berichten, worden de meest recente berichten verzonden en vermeldt de e-mail hoeveel berichten zijn weggelaten, zodat niemand denkt dat ze het volledige gesprek zien.
• Antwoorden komen bij jou terecht. Als het contact antwoordt, wordt er een apart transcript-e-mailbericht naar het e-mailadres van je account gestuurd, en een antwoord dat binnen een e-mailthread wordt verzonden, komt in je gekoppelde inbox terecht.
• Bij e-mailgesprekken heb je een keuze. Wanneer de chat al een e-mailthread is, kun je het transcript versturen als antwoord binnen die thread (vanuit je gekoppelde inbox, waarna het daarna in de chat verschijnt) of als een apart transcript-e-mailbericht. Overal elders is het altijd een apart e-mailbericht.
• Je hebt bewerkingsrechten voor berichten nodig. Teamleden met alleen-lezen toegang tot chats kunnen een transcript exporteren, maar niet e-mailen.

Indicatoren voor meerdere kanalen #

Wanneer een contactpersoon via meerdere kanalen met je communiceert, maakt de chatinterface het gemakkelijk om het volledige overzicht te zien:

• Kanaalpictogrammen verschijnen naast elk bericht en tonen waar het vandaan komt.
• Kanaallabel in de chatlijst toont het meest recent gebruikte kanaal.

Dit betekent dat je kunt zien dat een contactpersoon je eerst een bericht stuurde via Instagram en daarna verderging op WhatsApp — alles in één thread.

Hulp nodig? #

If you have questions about the chat interface or encounter issues, reach out via our email support.