Chatinterface #

Overzicht #

Chats is je centrale inbox voor elk verbonden kanaal — WhatsApp, SMS, Instagram, Messenger, chatwidget en aangepaste kanalen. In plaats van te schakelen tussen verschillende apps en platforms, beheer je al je gesprekken op één plek, in een lay-out met drie kolommen: je chatlijst, het geopende gesprek en het volledige dossier van de contactpersoon, allemaal tegelijk zichtbaar op desktop.

Hoe kom je daar: Klik in de zijbalk onder de groep Engage op Chats. (Op een telefoon is het menu verborgen — tik eerst op het menupictogram ☰ in de bovenhoek en tik vervolgens op Chats.) Een getal naast de paginatitel geeft aan hoeveel chats momenteel ongelezen berichten hebben.

Desktopindeling #

Op desktop is Chats verdeeld in drie panelen:

Linkerpaneel: Chatlijst #

Het linkerpaneel toont al je actieve gesprekken, met de meest recente activiteit bovenaan. Dit is wat je daar vindt:

• Zoekbalk — Zoek op contactnaam, telefoonnummer, e-mailadres of elk willekeurig woord in de gesprekken. Er wordt in je hele inbox gezocht, niet alleen in wat er op het scherm is geladen, dus je hoeft niet eerst te scrollen of meer te laden. Chats waarvan de contactpersoon overeenkomt, worden als eerste vermeld, en daaronder staat een Berichten-sectie met oudere berichten die jouw zoekwoord bevatten.
• Geluidsicoon — Een luidsprekericoon bovenaan de lijst schakelt het geluidssignaal voor nieuwe berichten in of uit voor dit apparaat. Tik om te dempen, tik nogmaals om het weer in te schakelen.
• Bulkselectie-icoon — Een selectievakje-icoon schakelt de lijst naar de bulkselectiemodus, zodat je acties kunt uitvoeren op meerdere chats tegelijk (zie “Bulkacties in Inbox” hieronder).
• Nieuwe chat (+) — Start een gesprek met iemand die nog nooit naar je heeft geschreven. Dit opent het formulier Nieuw contact: vul de naam en het telefoonnummer in, kies het Primaire kanaal onder Kanaal (bijvoorbeeld WhatsApp Web) en klik op Contact aanmaken. De chat wordt direct geopend en wat je typt, wordt via dat kanaal verzonden. Op WhatsApp Web kan het eerste bericht alles zijn wat je wilt, er is geen sjabloon nodig. Een telefoonnummer dat al bij een van je contacten staat, kan niet een tweede keer worden toegevoegd; open in plaats daarvan de chat van dat contact, of gebruik Doorgaan op WhatsApp (zie “Middelste paneel” hieronder) voor iemand die via een ander kanaal binnenkwam, zoals de chatwidget.
• Filterrij — Een enkele regel met de Filters-knop aan het begin, gevolgd door je snelle filterchips — de chips die je hebt vastgezet, in de volgorde waarin je ze hebt geplaatst. Standaard zijn de chips Alle chats, Open, Ongelezen en AI gepauzeerd, elk met een live teller, en je kunt alles wat je vaak filtert vastzetten. Zie “Chatfilters” hieronder.
• Kanaalindicator — Elke rij toont een klein icoon voor het kanaal waarop het gesprek plaatsvindt.
• Statuslabels — Rijen bevatten kleine labels zoals Gepauzeerd (AI is uitgeschakeld voor deze chat), Aandacht (de AI heeft dit gesprek gemarkeerd voor een mens), een groen Gepland (er staat iets in de wachtrij om verzonden te worden — een follow-up of een AI-antwoord dat wacht op het volgende actieve-uren venster), Vastgezet (zie “Chats vastzetten” hieronder), of een rood Niet storen (Niet storen staat aan, dus er kan niets naar dit contact worden verzonden).
• Rij-acties — Beweeg de muis over een chatrij en er verschijnt een kleine zwevende balk met iconen, gecentreerd aan de rechterkant van de rij (op een telefoon is deze altijd zichtbaar): een pin om de chat bovenaan je lijst te houden, een vinkje om er een taak voor aan te maken, een ster om het als belangrijk te markeren, en een archief-icoon. De balk zweeft boven de rij in plaats van in een permanente kolom te staan, zodat er geen ruimte in de lijst wordt ingenomen totdat je hem nodig hebt. Zie “Chats vastzetten”, “Chats en berichten als belangrijk markeren” en “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Ongelezen-badge — Chats met ongelezen berichten tonen een notificatiebadge.
• Concept-markering — Een gesprek met een onverzonden bericht in de editor toont een groen Concept:-label en een voorbeeld van je tekst, zodat je in één oogopslag kunt zien op welke chats je nog moet reageren.

Elke rij bestaat uit drie korte regels en alles staat op elke rij op dezelfde plek, zodat je de lijst snel kunt scannen:

1. De naam van het contact, met de tijd van het laatste bericht altijd uitgelijnd aan de rechterkant — de tijden staan in een kolom, ongeacht hoe lang de namen zijn.
2. Het berichtvoorbeeld, met de compacte indicatoren van de rij aan het einde van diezelfde regel: de ongelezen-badge, de gekleurde stip van degene aan wie de chat is toegewezen, en kleine pin- en ster-markeringen. Deze vervagen wanneer de zwevende werkbalk wordt getoond, zodat ze nooit over elkaar heen staan.
3. Eventuele statuslabels die de chat heeft gekregen (Gepauzeerd, Aandacht, Vastgezet, Niet storen).

Middelste paneel: Het gesprek #

Klik op een chat om deze te openen. De koptekst toont de naam van de contactpersoon, het kanaal en de huidige status — en, wanneer dit kan worden vastgesteld, op welk van uw eigen gekoppelde nummers of inboxen het gesprek plaatsvindt — weergegeven tussen haakjes na de kanaalnaam, met een pijl naar het nummer van de contactpersoon (bijvoorbeeld “WhatsApp Business (+31 6 12345678) → +56 9 7246 3745”), zodat u bij meerdere gekoppelde nummers altijd weet vanaf welke lijn u antwoordt. De koptekst bevat ook een AI aan / AI gepauzeerd-schakelaar, een pincode om de chat bovenaan uw lijst te houden, een ster om de chat als belangrijk te markeren, een vinkje-pictogram dat een taak aanmaakt voor deze contactpersoon, een vergrootglas om binnen dit gesprek te zoeken, een informatiepictogram dat het contactpaneel opent (terwijl het paneel geopend is, verandert dit in een dubbele pijl, en door erop te klikken wordt het paneel weer verborgen), en een menu met drie puntjes voor de overige acties. Bij Instagram-chats is er nog één extra: een ↗-pictogram dat hetzelfde gesprek opent in Instagram zelf, in een nieuw tabblad — handig wanneer u de AI hebt gepauzeerd en het gesprek wilt voortzetten vanuit uw eigen Instagram-inbox. Dit wordt getoond wanneer we de Instagram-gebruikersnaam van de contactpersoon kennen. Door in de koptekst op de @gebruikersnaam van de contactpersoon te klikken, gebeurt hetzelfde; dit is de snelste manier om zelf iemand te antwoorden op Instagram zodra het 24-uursvenster is gesloten.

Een chat wordt geopend bij het nieuwste bericht. De enige uitzondering is een chat die je zelf afhandelt (de AI is gepauzeerd of uitgeschakeld voor deze chat) en die ongelezen berichten bevat: deze opent in plaats daarvan bij het eerste bericht dat je nog niet hebt gezien. Een N ongelezen berichten-balk staat boven dat bericht en het gesprek wordt zo gescrold dat de balk bovenaan het scherm staat, met de berichten die je hebt gemist eronder. De balk blijft op zijn plek totdat je de chat verlaat, zodat je kunt scrollen zonder je positie te verliezen. Hetzelfde gebeurt wanneer je een chat opent vanuit een melding — via het belletje, de pagina Meldingen of een browser-pushmelding — zodat je terechtkomt bij de berichten die de melding hebben veroorzaakt in plaats van onderaan het gesprek.

Het menu met de drie puntjes bevat ook Doorgaan op WhatsApp (en Doorgaan op SMS wanneer je een SMS-nummer hebt gekoppeld). Dit verschijnt bij chats die via een ander kanaal binnenkwamen, zoals de website-chatwidget, wanneer de contactpersoon een telefoonnummer heeft achtergelaten en je WhatsApp Web of WhatsApp Business hebt gekoppeld. Klik erop en Your AI Connector maakt een WhatsApp-gesprek aan voor die persoon, kopieert hun naam, e-mail, tags, lijsten en notities, en opent het met de cursor al in het berichtvak, zodat je verder kunt gaan met iemand die inmiddels je site heeft verlaten. De twee gesprekken blijven gekoppeld: beide tonen een klein koppelingspictogram in de chatlijst en het contactpaneel vermeldt de andere onder Gekoppelde gesprekken. De AI is ook op de hoogte van de koppeling, dus als deze op WhatsApp antwoordt, weet de AI al wat de persoon op je website heeft gezegd en zal deze niet twee keer om dezelfde details vragen. Als het menu-item grijs is, is het nummer dat het zou gebruiken momenteel niet gekoppeld; houd je muis erboven en er wordt verteld welke je opnieuw moet koppelen. Je kunt de AI ook zelf het aanbod laten doen om over te stappen: geef het een korte link naar je WhatsApp-nummer in de instructies — het recept staat in de chatwidget-gids. Soms hoef je niets te koppelen: wanneer iemand uit zichzelf naar je schrijft op WhatsApp of SMS en het nummer al bij één andere contactpersoon staat, worden de twee voor je gekoppeld. Gekoppelde gesprekken bevat de volledige regels.

Automatisch taggen met AI bevindt zich in hetzelfde menu. Het voert de tagregels van de agent uit over het hele gesprek en laat je zien welke tags zijn toegevoegd of verwijderd — de manier om een chat te taggen die je team heeft afgehandeld terwijl de AI was gepauzeerd, of een chat die plaatsvond voordat je de regels had opgesteld. Het kost hetzelfde als live taggen (1 credit per toegepaste tag; niets als er geen tag wordt toegepast). Zie Een gesprek op aanvraag taggen.

Op een telefoon is er naast de naam van de contactpersoon niet genoeg ruimte voor al die opties, dus de koptekst behoudt de naam, het zoekpictogram en het menu met drie puntjes, terwijl de AI aan / AI gepauzeerd-schakelaar samen met de pin-, ster- en taak aanmaken-acties naar de bovenkant van het menu met drie puntjes verhuizen — bij Instagram-chats staat daar ook Openen in Instagram, en door hierop te tikken wordt het gesprek overgedragen aan de Instagram-app. Op een telefoon pauzeer of hervat je de AI met AI pauzeren / AI hervatten bovenaan dat menu. Als de chat meerdere statuslabels tegelijk heeft, toont de koptekst de belangrijkste en worden de overige samengevoegd in een +2-stijl label — tik en houd dit vast om te zien wat eronder verborgen zit.

De berichtthread toont de volledige geschiedenis: de berichten van de contactpersoon aan de linkerkant, en de antwoorden van uw team en de AI in het groen aan de rechterkant. Beweeg de muis over de kleine tijdsaanduiding onder elk bericht dat u heeft verzonden om de afleverdetails te bekijken — wanneer het is verzonden en wanneer het is afgeleverd of gelezen. Als een bericht niet kon worden afgeleverd, verschijnt er een rood ! naast de tijd, en bij diezelfde hover wordt de werkelijke reden in duidelijke taal vermeld — bijvoorbeeld dat het 24-uurs antwoordvenster van WhatsApp is gesloten, of dat Meta een marketingtemplate heeft geblokkeerd — samen met de foutcode van de provider, zodat u weet of u het opnieuw moet proberen, van kanaal moet wisselen of eerst iets moet herstellen. Diezelfde code verschijnt in het Foutenlogboek, waar elke code wordt vermeld met de betekenis en wat u eraan kunt doen.

Wanneer de AI is gepauzeerd in een chat, wordt dit aangegeven door een oranje banner met de optie AI hervatten met één klik. Een compacte AI-statusbalk bevindt zich altijd net boven het tekstveld — hierin staat “Actief”, “Gepauzeerd”, “Aandacht vereist”, “Bezig met antwoorden”, “Daglimiet bereikt”, “Buiten werktijden” of “Niet storen”, afhankelijk van de status van de chat. Indien relevant, staat aan de rechterkant een snelkoppeling voor Follow-up plannen / Follow-up opnieuw plannen. Terwijl een follow-up in de wachtrij staat, verschijnt er een Annuleren-knop naast: klik hierop, bevestig, en de geplande follow-up wordt verwijderd zonder de AI te pauzeren of andere instellingen in de chat te wijzigen.

Als de Agent van het gesprek actieve uren heeft ingesteld en het schema momenteel gesloten is, staat er in de statusbalk Buiten werktijden — AI hervat om de tijd waarop het volgende venster opent. Er gaat in de tussentijd niets verloren: een bericht dat binnenkomt terwijl het schema gesloten is, wordt automatisch beantwoord zodra de werktijden beginnen, en de status springt vanzelf terug naar Actief — je hoeft niets handmatig te hervatten. Chats in deze status worden verzameld onder het filter Buiten uren (en, zoals alles met een antwoord in de wachtrij, onder Gepland), en als je zelf antwoordt voordat het venster opent, wordt het wachtende AI-antwoord geannuleerd.

Hervatten doet nog iets: standaard wordt er ook een inhaal-follow-up ingepland. De AI leest het gesprek, beslist of een zetje zinvol is en kiest een vertraging voor het verzenden — vaak een paar uur. Als de contactpersoon tegen die tijd nog niet heeft teruggeschreven, wordt er een korte follow-up verstuurd die bij het gesprek past. Als de chat weer op gang komt voordat de timer afloopt, annuleert de geplande follow-up zichzelf stilletjes, zodat niemand midden in een gesprek een zinloze “even checken”-berichten ontvangt. Wil je de AI liever inschakelen zonder dat alles? Houd de knop AI hervatten ingedrukt en kies Alleen hervatten.

Berichten met een YouTube-link tonen de thumbnail en titel van de video boven de berichttekst, aan beide kanten van het gesprek — zo kun je zien welke preview je contactpersoon ziet. Druk op de afspeelknop en de video wordt direct in het gesprek afgespeeld, zodat je niet uit de draad raakt. Om in plaats daarvan de echte pagina op YouTube te openen — voor de beschrijving en reacties — klik je op de titel eronder; deze opent in een nieuw tabblad.

Spraakberichten van een contactpersoon worden automatisch getranscribeerd en de transcriptie verschijnt onder het spraakbericht, zodat je kunt lezen wat er is gezegd zonder het af te spelen. Korte, duidelijke berichten zoals “Hola” of “Sí, gracias” worden net als alle andere getranscribeerd. Wanneer een spraakbericht geen verstaanbare woorden bevat (stilte, achtergrondgeluid, een korte klik of een hoest), toont de chat (geen spraak gedetecteerd) in plaats van een gok. De AI reageert niet op woorden die nooit zijn uitgesproken: het vertelt de contactpersoon, in hun eigen taal, dat het niets kon horen en vraagt hen om het spraakbericht opnieuw te sturen of het bericht te typen, of het gaat simpelweg door wanneer de volgende stap in het gesprek al duidelijk is. Een video zonder spraak toont dezelfde melding en de AI reageert op wat er in de video te zien is in plaats van er opnieuw om te vragen.

Als de contactpersoon op Niet storen staat, geeft de hele chat dit aan in plaats van er normaal uit te zien: een rode banner bovenaan, een rode Niet storen-pil in plaats van de AI aan/uit-schakelaar, “Niet storen” in de statusbalk, en het tekstveld vervangen door een uitleg en een Uitschakelen-knop. Er kan niets uit deze chat worden verzonden zolang dit is ingeschakeld — geen AI-antwoord, geen bericht dat je typt, geen sjabloon en geen bericht dat door een van je automatiseringen naar deze contactpersoon wordt gestuurd (die uitvoering wordt gemarkeerd als mislukt met de reden) — dus de chat biedt geen tekstvak meer aan dat nergens heen zou gaan. Een contactpersoon wordt op Niet storen gezet wanneer deze alleen met STOP (of UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT, END) antwoordt, wanneer deze de AI in eigen woorden vraagt om verwijderd te worden of niet meer benaderd te worden, in welke taal dan ook, of wanneer je dit zelf inschakelt.

De editor onderaan is een tekstvak (Enter om te verzenden, Shift+Enter voor een nieuwe regel, een tekenteller die de limiet van het kanaal waarop je je bevindt weergeeft — zie “Lange berichten en kanaallimieten” hieronder) plus knoppen voor bijlagen, emoji’s en Antwoord genereren — zie “Bijlagen verzenden” en “AI-ondersteunde antwoorden” hieronder. Als je snelle antwoorden hebt ingeschakeld in de Instellingen, staat er net daarboven een rij met vooraf ingestelde knoppen — zie “Snelle antwoorden” hieronder.

Op een telefoon worden die iconen samengevoegd tot een enkele +-knop links van het berichtvak, zodat het vak zijn breedte behoudt. Tik op + om een bestand bij te voegen, een taak aan te maken of een antwoord te genereren. Er is geen emoji-knop op een telefoon: gebruik de emoji-toets op je toetsenbord.

Wanneer de schakelaar “AI uit (agent)” of “Geen agent” aangeeft #

De schakelaar in de koptekst bestuurt één contact. Elke AI Agent heeft ook een eigen aan/uit-schakelaar, en die staat boven de schakelaar per chat.

Als de AI Agent die een gesprek afhandelt is uitgeschakeld, zal de bot in dat gesprek hoe dan ook niet antwoorden — en de schakelaar per chat kan dit niet overschrijven. Wanneer dat gebeurt, is de schakelaar grijs en staat er AI uit (agent), en de AI-statusbalk boven de tekstverwerker zegt hetzelfde, zodat je niet op AI hervatten hoeft te drukken bij een chat die nooit kan antwoorden. Om dit op te lossen, open je AI Studio → AI Agents, zoek je de agent die wordt genoemd in het gedeelte Agent van het contactpaneel en schakel je deze weer in — elk gesprek dat die agent afhandelt, begint weer met antwoorden.

In dat geval worden de knop AI hervatten in de gepauzeerde banner en de schakelaar Bot-antwoorden in het contactpaneel grijs met dezelfde uitleg — geen van beide kan de schakelaar van de agent overschrijven. Antwoord genereren blijft echter werken: het stelt concepten op basis van de configuratie van de agent, zelfs terwijl de agent is uitgeschakeld, zodat je handmatig kunt blijven antwoorden met hulp van de AI.

Als het gesprek door helemaal geen AI-agent wordt afgehandeld, wordt de schakelaar grijs en staat er Geen agent: er is niets waarmee de AI kan antwoorden, dus het “aan” zetten zou niets doen. De AI-statusbalk zegt hetzelfde, en de knoppen Antwoord genereren en AI hervatten zijn ook uitgeschakeld — beweeg de muis over een van deze knoppen en een tooltip legt uit waarom. Om dit op te lossen, open je het ⋯ menu van de chat en kies je AI-agent toewijzen… om te kiezen welke agent dit contact afhandelt.

Een contactpersoon die u als eerste een bericht heeft gestuurd (bijvoorbeeld een WhatsApp-sjabloon verzonden door een automatisering of via de API), heeft geen eigen agent totdat deze reageert, omdat de agent wordt bepaald op het moment dat ze terugschrijven. Als u een standaardagent voor dat kanaal heeft ingesteld onder Wie beantwoordt nieuwe gesprekken, toont de chat die agent in plaats van Geen agent, blijven de AI-bedieningselementen bruikbaar en stelt Antwoord genereren concepten op met die agent. Wanneer de contactpersoon reageert, neemt de agent de chat definitief over (een trefwoordregel die overeenkomt met hun antwoord wint nog steeds).

Goed om te weten. Een oude agent die je niet meer gebruikt, kan nog steeds gekoppeld zijn aan gesprekken, en als deze is uitgeschakeld, blijven die chats stil. Als de bot in veel gesprekken tegelijk stil is geworden, controleer dan eerst aan welke agent ze zijn gekoppeld.

Het omgekeerde is ook waar: een chat waarvan de schakelaar AI aan aangeeft, betekent alleen dat dat ene gesprek niet individueel is gepauzeerd. Het betekent niet dat de bot draait, omdat de agent erachter nog steeds uit kan staan.

Wanneer de AI zichzelf heeft gepauzeerd (menselijke waarschuwing) #

Je AI kan ook zelfstandig een chat pauzeren. Wanneer de AI iets tegenkomt waarvan hij besluit dat een echt persoon het moet afhandelen, geeft hij een menselijke waarschuwing — hij e-mailt je, stuurt een melding met de reden, plaatst de chat in de wachtrij van de accounteigenaar en stopt met antwoorden in dat gesprek zodat hij niet door de persoon heen praat die het gesprek gaat overnemen.

Dit is de meest voorkomende reden waarom een chat die perfect antwoordde stilvalt, en het ziet er voor de klant alarmerend uit: de contactpersoon blijft berichten sturen en krijgt geen antwoord. De chat is niet kapot en er is niets verkeerd geconfigureerd — de AI wacht op jou.

Wat je eraan kunt doen:

• Om de chat zelf over te nemen, antwoord je gewoon. Dat is waar de waarschuwing om vraagt.
• Om het weer aan de AI over te dragen, zet je de schakelaar in de koptekst van AI gepauzeerd naar AI aan. De bot beantwoordt vanaf dat moment het volgende bericht van de contactpersoon (hij gaat niet terug om de berichten te beantwoorden die hij heeft overgeslagen).
• Als de AI blijft pauzeren bij hetzelfde soort vragen, dan is dat je escalatieregel, geen fout. Open de agent, ga naar de eerste stap (AI-instructies) en bewerk het vak Waarschuw mens wanneer — hierin staan de situaties die je de AI hebt gegeven om over te dragen. Pas de regel die steeds de pauze veroorzaakt aan of verwijder deze, en de AI zal die situaties voortaan zelf afhandelen.

De AI geeft ook een menselijke waarschuwing wanneer hij drie berichten achter elkaar heeft genegeerd, en wanneer een contactpersoon een afbeelding, spraakbericht, video of document stuurt dat je abonnement niet kan verwerken.

Wie elk antwoord heeft verzonden #

Elk antwoord aan de rechterkant is voorzien van een klein label erboven, zodat je nooit hoeft te raden of een klant is beantwoord door je AI of door een persoon:

• AI (met een sterretje): je AI-agent heeft het geschreven.
• De naam van een teamlid: die persoon heeft handmatig geantwoord vanuit de inbox. Bij accounts met meerdere teamleden zie je in één oogopslag wie het gesprek heeft opgepakt.
• Jij: je hebt het zelf verzonden.

Wanneer er meerdere antwoorden achter elkaar komen van dezelfde afzender, verschijnt het label één keer bovenaan de reeks in plaats van bij elk tekstballonnetje. Als twee verschillende mensen achter elkaar antwoorden, krijgt ieder zijn eigen label.

Berichten die zijn verzonden via een broadcast of je eigen API-integratie hebben geen afzenderlabel, omdat niemand ze individueel heeft getypt.

Antwoorden verzonden vóór 3 augustus 2026 hebben geen geregistreerde naam, dus tonen ze het algemene Jij (of Team, als je account meer dan één lid heeft). Alles wat vanaf die datum is verzonden, is voorzien van een naam.

Welke FAQ’s een AI-antwoord heeft gebruikt #

Onder het laatste tekstballonnetje van een AI-antwoord zie je mogelijk een regel met Beantwoord met 3 FAQ’s. Klik hierop om de vragen van de FAQ’s uit je Knowledge Base te zien die de AI tot zijn beschikking had toen het antwoord werd geschreven. Klik op een vraag om die FAQ in de Knowledge Base te openen en direct te corrigeren.

Dit is de snelste manier om erachter te komen waarom de AI iets heeft gezegd: als het antwoord afkomstig was van een verouderde FAQ, kun je zien welke dit was en deze aanpassen.

Goed om te weten:

• De lijst toont elke FAQ die de AI voor dat antwoord heeft gekregen: de FAQ’s die zijn geselecteerd voor het laatste bericht van de klant, plus de FAQ’s die eerder in hetzelfde gesprek zijn geselecteerd en die de AI nog steeds in het geheugen had. De AI heeft ze mogelijk niet allemaal nodig gehad.
• Als je agent slechts een handvol FAQ’s heeft, krijgt deze ze bij elk antwoord allemaal, dus de lijst zal elke keer hetzelfde zijn.
• Een FAQ die je sindsdien hebt verwijderd, wordt weergegeven als FAQ verwijderd sinds dit antwoord.
• Automatische vervolgberichten tonen deze regel niet, omdat ze zijn geschreven op basis van het gesprek in plaats van op basis van je FAQ’s.
• Dit wordt getoond bij antwoorden die vanaf 25 september 2026 zijn verzonden. Oudere antwoorden hebben geen overzicht van welke FAQ’s zijn gebruikt.
• Dezelfde lijst is beschikbaar via de API: elk bericht van GET /v1/contacts/{contactId}/messages bevat faq_ids_used en faqs_used (met de vraag van elke FAQ). Zie Berichten.

Oproepen op WhatsApp Web-nummers verschijnen ook in het gesprek, als een kleine gecentreerde regel in plaats van een tekstballon: Gemiste spraakoproep, Spraakoproep · 3:12 (beantwoord, met de duur), of Geweigerde spraakoproep. Oproepen die je vanaf de telefoon pleegt, worden niet getoond, omdat WhatsApp deze niet doorgeeft aan gekoppelde apparaten. Ze houden de tijdlijn accuraat over wat er tussen berichten door is gebeurd. Zie WhatsApp Web → Oproepen.

Rechterpaneel: Het contactpaneel #

Open het met het informatiepictogram in de gesprekskoptekst. Om het te verbergen, klikt u op de dubbele pijl (») in de bovenhoek van het paneel, of op het koptekstpictogram, dat dezelfde dubbele pijl toont terwijl het paneel geopend is. Het is georganiseerd in een reeks inklapbare secties, van boven naar beneden:

• Snelle acties — e-mail of plan direct een afspraak met deze contactpersoon, en Ga verder op WhatsApp / Ga verder op SMS wanneer de chat via een ander kanaal binnenkwam en de contactpersoon een telefoonnummer heeft (zie “Middenpaneel” hierboven). De E-mail-knop opent de eigen e-mailapp van je computer met een nieuw, leeg bericht gericht aan de contactpersoon — er wordt niets verzonden door Your AI Connector en de gespreksgeschiedenis wordt nooit gedeeld. Als er niets opent wanneer je erop klikt, heeft je browser geen standaard e-mailapp ingesteld (gebruikelijk op desktopcomputers); stel er een in via je systeem- of browserinstellingen, of kopieer het adres uit de sectie Contact hieronder.
• Contact — telefoonnummer, e-mailadres, land en wanneer de contactpersoon is aangemaakt. Klik op het telefoonnummer of het e-mailadres om dit direct te wijzigen: typ de nieuwe waarde en klik op het groene vinkje om op te slaan (op Enter drukken doet hetzelfde). Er wordt niets opgeslagen totdat je bevestigt — de ✕, de Esc-toets en ergens anders klikken verwerpen de wijziging, en overschakelen naar een andere chat verwijdert deze ook. Als een contactpersoon nog geen e-mailadres heeft, staat er E-mail toevoegen — klik erop en typ er een in. Land en Aangemaakt kunnen niet worden bewerkt, en de Bewerken-link opent nog steeds het volledige formulier voor hun naam, tags en notities.
• Activiteitsstatistieken — totalen voor deze contactpersoon: ontvangen en verzonden berichten, hoeveel antwoorden van de AI kwamen versus een mens, en verbruikte credits. Hier vind je ook de AI-berichtteller — zie “Creditverbruik en aantal botberichten” hieronder.
• Agent — welke AI-agent de antwoorden van deze contactpersoon afhandelt. Klik op de agent om deze te openen, zodat je de instructies kunt lezen of corrigeren terwijl het gesprek dat je ertoe aanzette nog op het scherm staat. De link aan de rechterkant luidt Wijzigen wanneer een agent hen afhandelt (kies een andere, of draag ze over aan je team) en Toewijzen wanneer niemand dat doet. Een contactpersoon die nog niet heeft geantwoord, toont hier de standaardagent van je kanaal, gemarkeerd als Kanaalstandaard. Beantwoordt hun eerste antwoord.
• Tags — de tags van deze contactpersoon, met een link om ze te beheren.
• Deal — de deals van deze contactpersoon, elk met hun fase en waarde. Klik op een deal om deze te bewerken zonder het gesprek te verlaten, of klik op Deal toevoegen om er een aan te maken.
• Taken — de openstaande taken van deze contactpersoon, elk met hun titel en vervaldatum (een overschreden datum wordt in het rood weergegeven). Klik op een taak om deze direct te bewerken — titel, vervaldatum, fase, prioriteit, verantwoordelijke — of gebruik het ↗-pictogram op de rij om de volledige taak op de Taken-pagina te openen. Klik op Taak toevoegen om er een aan te maken. Zie “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Follow-up — bekijk of plan een follow-upbericht voor deze contactpersoon. Zodra er een is gepland, toont deze sectie wanneer deze wordt verzonden en krijgt de chat een groene Gepland-markering in de lijst. Een follow-up voor koude leads (het zetje naar een contactpersoon die nooit op je uitzending heeft gereageerd) wordt hier ook getoond als Volgende follow-up voor koude lead over …, en de AI-statusbalk leest Koude follow-up over …. Om dit te annuleren, klik je op Follow-up annuleren onder de timer (of Annuleren in de AI-statusbalk boven de editor) en bevestig je; dit annuleert de geplande follow-up, of je deze nu handmatig hebt gepland of de AI-agent deze automatisch heeft geplaatst, en de AI blijft ingeschakeld. De agent kan een nieuwe plannen na het volgende antwoord in het gesprek, dus schakel de Follow-ups-schakelaar uit in de sectie Voorkeuren als je helemaal geen follow-ups meer wilt voor deze contactpersoon. Als de contactpersoon nog niet door een AI-agent wordt afgehandeld, kunnen er geen follow-ups voor hen worden gepland — wijs eerst een agent toe vanuit de sectie Agent van het contactpaneel. Het uitschakelen van de AI in een chat annuleert elke daarvoor geplande follow-up — het pauzeren van de AI betekent dat je het gesprek handmatig overneemt, dus er blijft niets geautomatiseerds in de wachtrij staan. Plan de follow-up nadat je klaar bent met het in- en uitschakelen van de AI, niet daarvoor.

Je kunt de exacte woorden opgeven die verzonden moeten worden, of gewoon beschrijven wat je wilt. Kloktijden en weekdagen worden gelezen in de tijdzone van je account: “morgen om 9 uur” wordt verzonden om 09:00 uur op jouw locatie, en een uur dat vandaag al is verstreken betekent morgen. Als je iets schrijft als “follow up tomorrow saying the quote is ready”, dan is dat wat er woord voor woord wordt verzonden. Als je alleen zegt wanneer — “reply now”, “check in next week” — schrijft de AI-agent het bericht zelf op het moment van verzenden, gebruikmakend van het gesprek tot nu toe en alles wat je in de Agent hebt ingesteld. Daarom zegt het voorbeeld dat de AI het zal schrijven: het bericht bestaat nog niet, en wachten betekent dat het kan reageren op alles wat de contactpersoon in de tussentijd heeft gezegd.

• Gekoppelde gesprekken — wordt getoond wanneer deze persoon ook een gesprek met je heeft via een ander kanaal (bijvoorbeeld een website-chat die je op WhatsApp hebt voortgezet). Elke rij toont het kanaal, de naam en het laatste bericht; klik op een rij om naar die chat te gaan. Ontkoppelen maakt deze contactpersoon los van de anderen; de gesprekken zelf blijven precies zoals ze zijn. Zie Gekoppelde gesprekken voor de gevallen waarin gesprekken zichzelf koppelen.
• Samenvattingen — door AI geschreven samenvattingen van de eerdere gesprekken van deze contactpersoon; leeg totdat een gesprek is afgerond (48 uur stilte van de contactpersoon — zie “Chatsamenvatting” hieronder).
• Bestanden — elk bestand dat in dit gesprek is gedeeld, op één plek.
• Instagram — alleen bij Instagram-chats: de @gebruikersnaam van de contactpersoon, met een Openen in Instagram-link die je rechtstreeks naar dit gesprek in Instagram brengt, in een nieuw tabblad. Gebruik dit wanneer je de AI hebt gepauzeerd en verder wilt gaan vanuit je eigen Instagram-inbox. (Dit verschijnt wanneer we de gebruikersnaam van de contactpersoon kennen.)
• Notities — notities in vrije tekst over deze contactpersoon, met een Bewerken-link.
• Activiteit — een tijdlijn van de belangrijkste gebeurtenissen van deze contactpersoon, beginnend met hun eerste bericht en kanaal.
• Voorkeuren — per contactpersoon schakelaars voor Bot-antwoorden (hetzelfde als de AI aan/gepauzeerd-schakelaar in de gesprekskop) en Niet storen (hetzelfde als de actie Niet storen in het menu met de drie puntjes — terwijl dit aan staat, toont de kop-schakelaar Niet storen, omdat er hoe dan ook niets naar deze contactpersoon wordt verzonden).

Gekoppelde gesprekken #

Dezelfde persoon bereikt je vaak twee keer: één keer via de website-chat, één keer op WhatsApp, soms later op een derde kanaal. Elk daarvan is een eigen contactpersoon, omdat elk op zijn eigen kanaal leeft. Door ze te koppelen vertel je Your AI Connector dat ze één persoon zijn, en hierdoor kan de AI de geschiedenis van het andere gesprek lezen in plaats van opnieuw om dezelfde details te vragen.

Wanneer gesprekken zichzelf koppelen #

Koppelen gebeurt alleen in één situatie vanzelf:

• Een nieuw gesprek komt binnen op WhatsApp (Business of Web) of SMS, of een bezoeker laat zijn telefoonnummer achter in het formulier van de website-chatwidget.
• Precies één andere contactpersoon op een ander kanaal heeft al hetzelfde telefoonnummer.

Dan worden de twee gekoppeld en tonen beide chats het kleine koppelingspictogram. Er gelden drie regels:

• Twee of meer overeenkomsten, en er wordt niets gekoppeld. Als het nummer al bij meerdere contactpersonen staat, zal Your AI Connector niet raden wie van hen dezelfde persoon is, dus laat het ze allemaal met rust. Gebruik Doorgaan op WhatsApp of Doorgaan op SMS om zelf de juiste te koppelen.
• Een contactpersoon die al is gekoppeld, wordt nooit automatisch opnieuw gekoppeld. Zodra iemand tot een groep gesprekken behoort, zorgen nieuwe aankomsten niet voor een herschikking.
• E-mailadressen koppelen gesprekken nooit automatisch. Iedereen kan elk adres in de “van”-regel van een e-mail zetten, terwijl een WhatsApp- of SMS-bericht alleen kan komen van de telefoon die het nummer bezit. Omdat een koppeling de AI in staat stelt de geschiedenis van het andere gesprek te gebruiken, is een telefoonnummer het enige bewijs dat goed genoeg is om op zichzelf te koppelen.

Meer dan twee gesprekken koppelen #

Een persoon kan meer dan twee gesprekken in één groep hebben. Open elk van de andere chats en gebruik Doorgaan op WhatsApp of Doorgaan op SMS vanaf daar: een Messenger-chat die op WhatsApp wordt voortgezet en een Telegram-chat die op WhatsApp wordt voortgezet, eindigen als drie gesprekken in één groep, allemaal vermeld onder Gekoppelde gesprekken in het contactpaneel. Ontkoppelen haalt één gesprek uit de groep en laat de rest aan elkaar gekoppeld.

Handmatig koppelen gaat via Doorgaan op WhatsApp en Doorgaan op SMS en niets anders. Er is geen manier om twee gesprekken die je al hebt te kiezen en ze handmatig samen te voegen, dus een Messenger-chat en een e-mailgesprek kunnen niet aan elkaar worden gekoppeld.

Mobiele indeling #

Op mobiele apparaten gebruikt de interface een weergave met één paneel:

• Je begint in de chatlijst.
• Tik op een gesprek om de volledige chatdetails te openen.
• Gebruik de terugknop (of veeg terug) om terug te keren naar de chatlijst.

Alle functies zijn ook beschikbaar op mobiel, aangepast voor kleinere schermen.

Typen op een telefoon #

Op een telefoon of tablet start de return-toets op je toetsenbord een nieuwe regel — deze verstuurt het bericht niet. Tik op de verzendknop om te versturen. (Op een computer is het andersom: Enter verstuurt het bericht en Shift + Enter start een nieuwe regel. Een computertoetsenbord heeft Shift + Enter beschikbaar; een telefoon-toetsenbord niet, en daarom werd een half getypt bericht op een telefoon vroeger direct verstuurd zodra je een tweede regel begon.)

Chatfilters #

Filters helpen je om snel specifieke gesprekken te vinden, en elk filter doorzoekt je hele inbox — niet alleen de chats die al op het scherm zijn geladen — dus zodra je er een selecteert, worden de overeenkomende gesprekken direct opgehaald.

De filterrij boven de chatlijst is één regel met twee onderdelen:

1. De knop Filters — het eerste item in de rij, dat alles bevat waarop je kunt filteren: status, agent, lijst, tags, kanaal (of een specifiek nummer of inbox), toegewezen persoon, wanneer het contact is aangemaakt en de broadcast die ze hebben ontvangen. Het bevat een klein getal dat aangeeft hoeveel agenten, lijsten, tags, kanalen, toegewezen personen, aanmaakdatums en broadcasts je hebt geselecteerd (de status waarop je je bevindt wordt niet meegeteld — die heeft altijd een eigen chip). Zie “Het Filters-paneel” hieronder.
2. Je snelfilter-chips, die de rest van de rij vullen in de volgorde die je hebt gekozen. Elk filter wordt met één klik toegepast. Standaard krijg je er vier — Alle chats, Open, Ongelezen en AI gepauzeerd — maar je kunt de rij naar wens aanpassen: pin de filters die je echt gebruikt en sleep ze in de gewenste volgorde. Zie “Je eigen snelfilters pinnen” hieronder.

Als je meer chips pint dan er passen, scrolt de rij opzij: de rand van de rij vervaagt om aan te geven dat er meer is, er verschijnt een smalle schuifbalk onder en je muiswiel scrolt door de rij zonder dat je deze hoeft vast te pakken. De knop Filters scrolt mee met de chips, dus plaats de filters die je het meest gebruikt vooraan, zodat ze zichtbaar zijn zonder te scrollen.

Er kunnen drie soorten chips verschijnen:

• Status-chips tonen een label en een compact aantal (2,3k in plaats van 2.347). Er is telkens slechts één status van toepassing, dus door op een chip te klikken, schakelt de lijst direct naar die status. Alle chats is de volledige inbox: deze licht alleen op wanneer niets de lijst beperkt, en erop klikken wist elk filter, niet alleen de status.
• Scope-chips — een specifiek label, lijst, kanaal, agent of teamgenoot — tonen een klein icoon en de naam, zonder aantal. Dit zijn echte schakelaars: klik om toe te passen, klik nogmaals op dezelfde chip om deze te wissen. Twee chips uit dezelfde sectie kunnen tegelijkertijd aanstaan — klik op WhatsApp en daarna op LinkedIn en de lijst toont chats van beide kanalen.
• Weergave-chips — een bladwijzericoon en de naam die je hebt gegeven aan een opgeslagen combinatie van filters. Eén klik past de hele combinatie in één keer toe: de status, de kanalen, de labels, het datumbereik, alles wat je hebt opgeslagen. Terwijl een weergave actief is, schakelt het klikken op een andere chip die niet is ingeschakeld over naar die specifieke chip en worden de filters van de weergave gewist: met een “Vandaag”-weergave actief, toont klikken op LinkedIn je LinkedIn-chats, niet de chats van vandaag plus LinkedIn. Om een weergave in plaats daarvan te verfijnen of uit te breiden, wijzig je deze in het paneel Filters. Zie “Een weergave opslaan” hieronder.

Filters die je vanuit het paneel toepast zonder ze vast te pinnen, voegen geen chips toe aan de rij. Het getal op de Filters-knop vertelt je hoeveel filters de lijst beperken, en elke sectie in het paneel toont waarop deze is ingesteld; een status die je hebt gekozen zonder deze vast te pinnen, krijgt nog steeds een tijdelijke ×-chip, omdat het getal op de knop de status niet meetelt.

Wat elk statusfilter doet #

Let op — “Gesloten” betekent niet “afgehandeld”. De filters Open en Gesloten beschrijven het 24-uurs berichtenvenster dat WhatsApp en Instagram hanteren. Om een gesprek als afgehandeld te markeren, archiveer je het en kies je Filters → Status → Gearchiveerd om het terug te vinden.

Het Filterpaneel #

Klik op Filters (het trechtericoon aan het begin van de rij) en er opent een paneel met één rij per categorie waarop je kunt filteren:

Klik op een sectie om de opties te bekijken. Elke rij toont aan de rechterkant waar deze momenteel op is ingesteld — een statusnaam, een tag, 3 geselecteerd, Niet Chat-widget, of Elke wanneer er nergens op wordt gefilterd. Lange lijsten krijgen bovenaan een zoekvak, zodat je de naam van een agent of teamgenoot kunt typen in plaats van te scrollen. De terugpijl brengt je terug naar de lijst met secties.

Is / Is niet, en meerdere waarden kiezen #

De secties Agent, Lijst, Tags en Kanaal zijn checklists: vink zoveel opties aan als je wilt en het paneel blijft open terwijl je dat doet. Twee kanalen aanvinken toont chats op beide kanalen; twee tags aanvinken toont contacten met een van beide tags. Bovenaan elk van die secties staat een Is / Is niet-schakelaar. Laat deze op Is staan om alleen de aangevinkte waarden te tonen, of zet deze op Is niet om ze te verbergen en al het andere te tonen — “elke chat die niet via de chat-widget binnenkwam” is één vinkje en één schakelaar omzetten.

Verschillende secties worden altijd gecombineerd: een kanaalfilter en een tagfilter samen tonen alleen chats die aan beide voldoen. Binnen één sectie geldt “een van deze” (of “geen van deze” bij Is niet). Status, Toegewezen aan, Aangemaakt en Broadcast accepteren nog steeds één waarde tegelijk.

Dus “welke chats zijn vandaag aangemaakt die via de chat-widget binnenkwamen” is Aangemaakt → Vandaag plus Kanaal → Chat-widget; en “vandaag aangemaakt op alles behalve de chat-widget” is hetzelfde met de kanaalschakelaar op Is niet. Elke combinatie kan worden opgeslagen als een chip — zie “Een weergave opslaan” hieronder.

Filteren op één nummer of inbox #

Wanneer je meer dan één nummer of inbox hebt gekoppeld, bijvoorbeeld twee WhatsApp-nummers of een WhatsApp Web-nummer naast een WhatsApp Business-nummer, open dan Filters → Kanaal en scrol voorbij de kanaalnamen: elk gekoppeld nummer of inbox heeft een eigen rij, weergegeven als het nummer (of adres) gevolgd door het kanaal, zoals +31 6 12345678 · WhatsApp Web. Vink er een aan om alleen de chats te zien die via dat nummer lopen. Dit werkt voor WhatsApp Web, WhatsApp Business, SMS- en Telegram-nummers, e-mailinboxen en LinkedIn-accounts.

Een chat telt als behorend bij een nummer zodra er een bericht van dat nummer naar het contact is gegaan of van het contact naar dat nummer is binnengekomen. Een contact dat met twee van je nummers heeft gesproken, verschijnt dus onder beide. Schakel de sectie naar Is niet om de chats van één nummer juist te verbergen. Zoals elke andere filterwaarde kan een nummer worden gepind als chip of worden opgeslagen in een weergave.

Filteren op broadcast #

Open Filters → Broadcast en kies een broadcast om alleen de personen te zien naar wie deze is verzonden. Handig wanneer je verschillende broadcasts naar verschillende groepen stuurt (bijvoorbeeld ouders en studenten) en de antwoorden van elke groep afzonderlijk wilt beantwoorden. Schakel Alleen beantwoord onder de lijst in om de selectie te beperken tot de personen die op die broadcast hebben geantwoord. De broadcast kan worden gepind als chip, en een opgeslagen weergave behoudt ook de instelling Alleen beantwoord.

Filteren op wanneer een contact is aangemaakt #

Het gedeelte Aangemaakt beperkt de lijst tot chats waarvan het contact in een bepaalde periode is toegevoegd — “wie kwam er vandaag binnen?” of “iedereen van de broadcast van vorige week” zonder te scrollen en datums te lezen.

• Voorinstellingen — Vandaag aangemaakt, Gisteren aangemaakt, Afgelopen 7 dagen aangemaakt en Afgelopen 30 dagen aangemaakt. Deze volgen de kalender: pin Vandaag aangemaakt aan de filterrij en deze toont elke dag de nieuwe contacten van vandaag; een standaardweergave die hiermee is opgeslagen doet hetzelfde.
• Je eigen datums — onder de voorinstellingen vind je een Van- en Tot-datumkiezer. Vul een of beide in: Van 1 sep betekent alles vanaf 1 sep, Tot 10 sep betekent alles tot en met 10 sep, en beide samen vormen dat bereik, inclusief de einddata. De rij geeft dan Aangemaakt 1 sep – 10 sep weer (of Aangemaakt vanaf … / Aangemaakt tot …), en de bijbehorende chip in de filterrij toont hetzelfde.

Dagen volgen je eigen tijd — “vandaag” is vandaag waar jij bent, niet waar de server staat. De periode is van toepassing op wanneer het contact is aangemaakt, niet wanneer het laatste bericht binnenkwam, en het wordt gecombineerd met al het andere: de statustellingen, de andere filters, zoeken en Alles selecteren houden er allemaal rekening mee, en Instellen als standaard slaat het op met de rest van de weergave. Om het filter te verwijderen, klik je op de × op de chip of op Filter wissen bovenaan de sectie Aangemaakt.

Onder de secties bevindt zich nog één bedieningselement: een Inclusief gearchiveerde chats-schakelaar. Filters doorzoeken normaal gesproken alleen je actieve gesprekken — een tagfilter toont bijvoorbeeld geen getagde chat die je hebt gearchiveerd, waardoor het kan lijken alsof het filter mensen heeft “verloren”. Zet de schakelaar aan en elke weergave behalve Gearchiveerd bevat ook gearchiveerde gesprekken: de aantallen tellen ze mee, Alles selecteren omvat ze, en zoeken doorzoekt beide. “Iedereen met de hot-lead tag, gearchiveerd of niet” is één schakelaar in plaats van twee afzonderlijke controles. Terwijl deze aan staat, telt het mee voor het getal op de Filters-knop, zodat de bredere lijst nooit een verrassing is. De schakelaar is verborgen in de Gearchiveerd-weergave (die weergave toont al je gearchiveerde chats), en Instellen als standaard slaat deze op samen met de rest van je weergave.

Het getal op de Filters-knop telt wat je hebt gekozen. Gebruik Filter wissen binnen een sectie om die ene te verwijderen, of Alles wissen bovenaan het paneel om ze allemaal tegelijk te verwijderen.

Je standaardweergave opslaan #

Standaard opent Chats altijd op Alle chats zonder enige filtering. Als het eerste wat je elke keer doet het toepassen van dezelfde filters is — bijvoorbeeld de ‘Toegewezen aan’ wijzigen naar je eigen naam — dan kun je dat als startpunt instellen.

1. Stel de lijst precies zo in als je deze wilt zien: kies een status en elke combinatie van agent, lijst, tags, kanaal en toegewezen persoon.
2. Klik op Filters en klik op Instellen als standaard bovenaan het paneel.

Vanaf dat moment opent Chats elke keer met die weergave al toegepast. Er verandert niets anders: alle andere filters zijn nog steeds beschikbaar en het wisselen tijdens een sessie werkt precies zoals voorheen — de standaardinstelling bepaalt alleen waar je begint.

De paneelkop toont Jouw standaardweergave met een ingevuld bladwijzericoon wanneer er een is opgeslagen. Om terug te gaan naar het openen op Alle chats, klik je op Standaard wissen ernaast — de filters op het scherm blijven staan; alleen het opgeslagen startpunt wordt vergeten.

De standaardweergave wordt opgeslagen in het account zelf, dus deze volgt je naar elk apparaat waarop je inlogt — en iedereen die in het account werkt, begint vanuit dezelfde weergave. Dat maakt het een geweldige manier om een werkruimte één keer in te stellen: als je de inbox voor iemand anders voorbereidt, is de weergave die je opslaat precies degene die zij te zien krijgen, op welke computer ze ook werken.

Een weergave opslaan #

Een weergave is een volledige combinatie van filters die onder een naam is opgeslagen en als chip aan de filterrij is vastgemaakt — een status, plus elke mix van kanalen, tags, lijsten, agenten, een toegewezen persoon, een datumbereik en de schakelaar Inclusief gearchiveerd.

1. Stel de lijst precies in zoals je hem wilt hebben — bijvoorbeeld Aangemaakt → Vandaag en Kanaal → Is niet → Chat-widget.
2. Klik op Filters, en vervolgens op Opslaan als weergave bovenaan het paneel.
3. Typ een naam en druk op Enter (of klik op Opslaan).

De weergave verschijnt direct als een chip met een bladwijzerpictogram aan het begin van de filterrij en het paneel sluit. Klik op de chip en elk filter in de weergave wordt in één keer toegepast, waarbij alles wat daarvoor actief was wordt vervangen; de chip licht op wanneer de lijst precies die combinatie toont. Sleep deze langs de rij zoals elke andere chip.

Klik met de rechtermuisknop op een weergave-chip (op een telefoon: ingedrukt houden) voor het menu:

• Bijwerken met huidige filters — overschrijf de weergave met de filters die op dit moment op het scherm staan.
• Naam wijzigen — verander de naam; de filters blijven zoals ze waren.
• Verwijderen — verwijder de weergave en de bijbehorende chip.
• Losmaken — verwijder de chip van de rij zonder de weergave te verwijderen; de koptekst van het paneel geeft aan hoeveel weergaven je hebt opgeslagen.

Weergaven worden opgeslagen in het account, net als vastgemaakte chips en de standaardweergave, zodat dezelfde chips op elk apparaat en voor iedereen die in het account werkt, verschijnen. Je kunt er maximaal 50 bewaren.

Je eigen snelfilters vastzetten #

De chips in de filterrij staan niet vast. Elke optie in het Filterpaneel — elke status, en elke individuele tag, lijst, kanaal, agent en teamgenoot — heeft een klein pin-icoon aan de rechterkant. Klik erop en dat filter krijgt zijn eigen chip in de rij; klik er nogmaals op om de chip te verwijderen.

Dit betekent dat de rij uiteindelijk precies aansluit bij hoe jij werkt. Als je altijd met één specifieke tag werkt, zet die tag dan vast. Als jij degene bent die alles afhandelt wat aan jou is toegewezen, zet dan je eigen naam vast. Als Aandacht het eerste is wat je elke ochtend controleert, zet dat dan vast en verwijder AI gepauzeerd.

• Vastpinnen — open Filters, ga naar de gewenste sectie (Status, Tags, Kanaal, enzovoort) en klik op het pin-icoon naast de optie. Vastpinnen past het filter niet toe; het voegt alleen de chip toe. Een chip bevat één waarde, dus een combinatie — meerdere kanalen of een Is niet — wordt in plaats daarvan opgeslagen als een weergave (zie “Een weergave opslaan” hierboven).
• Losmaken — zweef over een chip en klik op het kleine doorgestreepte pinnetje dat rechtsboven verschijnt. Je kunt ook met de rechtermuisknop op de chip klikken (op een telefoon: ingedrukt houden) en Losmaken kiezen, of opnieuw op het pin-icoon van dezelfde optie klikken in het Filters-paneel. Hoe dan ook, de chip verdwijnt; het filter zelf blijft onaangeroerd.
• Opnieuw ordenen — sleep een chip langs de rij; een dunne lijn toont de opening waar deze zal landen, dus laat hem daar los. Plaats je meest gebruikte chips vooraan zodat ze nooit uit het zicht scrollen. Op een telefoon of tablet is er niets om mee te slepen, dus houd een chip ingedrukt en gebruik Naar links verplaatsen / Naar rechts verplaatsen.
• Als je alles losmaakt, is de rij leeg en wordt simpelweg aangegeven waar je chips kunt terugkrijgen. De standaardinstellingen komen niet vanzelf terug.

Je chips volgen het account. Vastgezette snelfilters worden opgeslagen in het account, niet op het apparaat — stel de rij één keer in en dezelfde chips, in dezelfde volgorde, verschijnen op elke computer en voor iedereen die in het account werkt. Als je met meerdere accounts werkt, behoudt elk account zijn eigen rij.

Tip: Als je een groot aantal gesprekken beheert, gebruik dan regelmatig filters om georganiseerd te blijven. Controleer gedurende de dag het Aandacht-filter om er zeker van te zijn dat geen enkele klant wacht op een menselijke reactie, of gebruik AI gepauzeerd om chats te vinden waar je het hebt overgenomen, maar misschien bent vergeten de bot opnieuw in te schakelen.

Sorteren en zoeken #

• Sorteervolgorde — Binnen elk filter worden gesprekken altijd gesorteerd op meest recente activiteit, zodat de chats die het snelst aandacht nodig hebben bovenaan blijven staan. De uitzondering hierop zijn vastgezette chats, die boven de rest staan in de ongefilterde weergave — zie “Chats vastzetten” hieronder.
• Zoeken — Zoekt door contactnamen, telefoonnummers, e-mailadressen en het laatste bericht, in je hele inbox. Zoeken werkt nu binnen wat je hebt gefilterd: kies eerst een kanaal of lijst en de zoekopdracht kijkt alleen naar die chats. Het wissen van de zoekopdracht brengt je terug naar je vorige filter.
• Berichten in zoekresultaten — Typ ten minste 3 tekens en er verschijnt een Berichten-sectie onder de overeenkomende chats, met maximaal 20 berichten uit elk gesprek die bevatten wat je hebt getypt, van nieuw naar oud. Elke rij toont de chat, de datum en de woorden rondom je zoekterm. Klik op een resultaat om die chat bij dat bericht te openen. In een zeer grote inbox kan een veelvoorkomend woord even duren; als de zoekopdracht te lang duurt, zie je een Probeer opnieuw-link in plaats van een lege lijst.

Zoeken binnen één gesprek #

De zoekbalk boven de chatlijst vindt de juiste chat. Om een bericht te vinden in het gesprek dat je al open hebt staan, klik je op het vergrootglas in de koptekst van het gesprek.

• Typ wat je je herinnert en de overeenkomende berichten verschijnen in plaats van de thread, met de nieuwste eerst en je zoekwoorden gemarkeerd.
• Het doorzoekt het hele gesprek, hoe ver het ook teruggaat — niet alleen de berichten die momenteel op het scherm staan.
• Klik op een resultaat om direct naar dat bericht in de thread te springen. Het wordt kort omrand zodat je kunt zien waar je bent beland, en je kunt vanaf daar verder scrollen.
• Als het bericht verder terug ligt dan de chat heeft geladen, wordt het alsnog geopend, met de berichten aan weerszijden voor context. Een balk bovenaan geeft aan dat je oudere berichten bekijkt, en met Spring naar nieuwste ga je terug naar het actuele einde van de chat (dat geldt ook voor antwoorden).
• Druk op Escape of klik op de X om de zoekopdracht te sluiten en terug te keren naar het gesprek.

Dit is dezelfde zoekfunctie die je vindt op het tabblad Berichten van het dossier van een contactpersoon, dus het werkt op dezelfde manier, ongeacht waar je een gesprek leest.

Chats vastzetten #

Een drukke inbox sorteert op wie het laatst een bericht heeft gestuurd, waardoor het gesprek waar je daadwerkelijk aan werkt naar beneden zakt zodra tien andere mensen schrijven. Zet het vast en het blijft bovenaan staan.

Een chat vastzetten #

• Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het speld-icoon, het eerste in de kleine werkbalk die aan de rechterkant van de rij verschijnt (op een telefoon is de werkbalk altijd zichtbaar).
• Vanuit een open chat — klik op de speld in de koptekst van het gesprek.

Klik nogmaals op de pin om het vastzetten ongedaan te maken.

Waar vastgezette chats verschijnen #

In de standaardweergave Alle chats — geen statusfilter, geen filters uit het paneel, niets ingevoerd in de zoekbalk — staan je vastgezette gesprekken in hun eigen Vastgezet-sectie bovenaan de lijst, met de rest van je chats onder een Overige chats-kop daaronder. De meest recent vastgezette chat staat bovenaan, en een vastgezette chat blijft daar staan, ongeacht hoe oud het laatste bericht is.

Pas een filter toe en de lijst keert terug naar de normale volgorde van meest recent eerst, zodat een filter je altijd een waarheidsgetrouw beeld geeft van wat erbij past. Vastgezette chats hebben nog steeds een klein Vastgezet-label op hun rij, zodat je kunt zien welke het zijn. Zoeken gedraagt zich daartussenin: er is geen aparte sectie, maar vastgezette overeenkomsten worden als eerste vermeld.

Je kunt maximaal 15 chats vastzetten. Als je een zestiende probeert vast te zetten, wordt je gevraagd er eerst een los te maken. Een speld wordt opgeslagen bij het gesprek, op dezelfde manier als de Belangrijk-ster, dus het wordt gedeeld met je team — iedereen in het account ziet dezelfde chats bovenaan vastgezet. Dit verandert niets voor de contactpersoon, de AI of het gesprek zelf.

Chats en berichten als belangrijk markeren #

Wanneer bepaalde gesprekken belangrijker zijn dan de rest — een hete lead, een belangrijke klant, een lopende deal — geef ze dan een ster zodat ze altijd makkelijk terug te vinden zijn en hun berichten nooit aan je aandacht ontsnappen.

Een chat een ster geven #

• Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het ster-icoon in de werkbalk die aan de rechterkant verschijnt (op een telefoon is de werkbalk altijd zichtbaar). De ster wordt geel om aan te geven dat de chat als belangrijk is gemarkeerd.
• Vanuit een open chat — klik op de ster in de koptekst van het gesprek, naast de AI-schakelaar.

Klik op elk gewenst moment opnieuw op de ster om deze te verwijderen. De ster wordt gedeeld met je hele team — wanneer je een chat als belangrijk markeert, ziet iedereen in het account dezelfde ster.

Een enkel bericht een ster geven #

Je kunt ook individuele berichten een ster geven — een adres, een besteldetail, een belofte die je hebt gedaan en die je later weer wilt terugvinden:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Markeren als belangrijk.

Er verschijnt een kleine gele ster naast de tijdstempel van het bericht. Om deze te verwijderen, open je hetzelfde menu en kies je Ster verwijderen.

Je belangrijke chats vinden #

Klik op Filters boven de chatlijst, open Status en kies Belangrijk om alleen je gesprekken met een ster te zien. Als je ze vaak controleert, klik dan op de speld naast Belangrijk terwijl je daar bent, zodat het een permanente chip in de filterrij krijgt.

Ontvang meldingen wanneer belangrijke contacten je een bericht sturen #

Door een chat met een ster te markeren, ontgrendel je ook een speciale meldingscategorie: Berichten van belangrijke contacten. Als deze is ingeschakeld, activeert elk nieuw bericht van een contact met een ster een melding onder het belletje (en als browser-pushmelding, als je Web Push hebt ingeschakeld) — zodat een bericht van een belangrijke klant nooit verloren gaat in een drukke inbox. Beheer dit op de pagina met meldingsinstellingen.

Reageren op een specifiek bericht #

In een lang gesprek is het niet altijd duidelijk op welke vraag je antwoordt. Reageer op een specifiek bericht en je antwoord wordt eraan gekoppeld — de klant ziet het origineel geciteerd boven je antwoord, precies zoals ze gewend zijn in WhatsApp of Instagram.

1. Beweeg de muis over het bericht waarop je wilt reageren en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Beantwoorden.
3. Het bericht dat je hebt gekozen verschijnt net boven het tekstvak. Typ je antwoord en verstuur het zoals gebruikelijk.

Om te annuleren, klik je op de × bij dat voorbeeld (of druk je op Esc) en het citaat wordt verwijderd.

Je antwoord bevat ook het geciteerde bericht in de chat. Als het origineel nog in het gesprek is geladen, klik dan op het citaat om er direct naartoe te springen; als het verder terug in de geschiedenis staat, wordt het getoond als een voorbeeld dat je kunt lezen, maar niet kunt aanklikken.

Waar Beantwoorden verschijnt — en waarom het soms grijs is #

Citeren is iets wat de app van de klant zelf moet weergeven, dus het werkt alleen waar het kanaal dit ondersteunt. Waar dit niet het geval is, blijft Beantwoorden in het menu staan, maar is het grijs gemaakt. Als je er met de muis overheen gaat, zie je waarom — in plaats van een antwoord te sturen dat aankomt zonder enige aanwijzing waar het op reageert.

Goed om te weten #

• Je kunt zowel op je eigen berichten als op die van de klant reageren.
• Reageren is bedoeld voor berichten die je handmatig verstuurt. De antwoorden van de AI-agent worden op elk kanaal altijd als normale berichten verstuurd, nooit als geciteerd antwoord. De AI ziet wel op welk bericht een contactpersoon reageert wanneer zij op een bericht citeren.
• Je kunt niet reageren op een bericht dat nog niet is afgeleverd of dat is verwijderd — er is dan niets waarnaar het citaat kan verwijzen.
• Een bijlage of spraakbericht kan ook een antwoord zijn — kies Beantwoorden en voeg daarna de bijlage toe.
• Als je een lang antwoord in stukken splitst, bevat alleen het eerste deel het citaat — op dezelfde manier waarop een persoon één keer citeert en daarna verder typt.
• Bij WhatsApp gekoppeld via QR zie je in je inbox ook het citaat van de klant boven hun bericht wanneer zij op een van jouw berichten reageren. Op de andere kanalen komt hun antwoord vooralsnog als een normaal bericht binnen.

Reageren op een bericht #

Soms is een antwoord niet nodig — een 👍 zegt genoeg. Op kanalen die dit ondersteunen, kun je op elk bericht reageren met een emoji. De klant ziet jouw reactie op zijn eigen telefoon, precies alsof je daar had gereageerd.

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Er staat een rij emoji’s bovenaan het menu — klik op een ervan.

De emoji verschijnt als een kleine chip onder het bericht in je inbox en op het exemplaar van de chat van de klant. Als je van gedachten verandert, open je het menu en kies je een andere emoji; deze vervangt de eerste. Om de emoji volledig te verwijderen, klik je op de emoji die je in het menu had gekozen, of beweeg je de muis over de chip onder het bericht en klik je op de kleine × die ernaast verschijnt (op een telefoon is de × altijd zichtbaar). De emoji wordt aan beide kanten verwijderd.

Waar reacties werken #

Goed om te weten #

• Je kunt reageren op berichten van de klant en op je eigen berichten.
• Eén reactie per bericht: het kiezen van een tweede emoji vervangt de eerste, net zoals in WhatsApp zelf.
• Wanneer een klant reageert op een van jouw berichten via WhatsApp gekoppeld via QR, verschijnt hun reactie ook als icoontje onder dat bericht in je inbox. Op andere kanalen komen klantreacties nog niet door.
• Op een verwijderd bericht kan niet worden gereageerd.

Een bericht bewerken #

Een typefout of een verkeerde prijs ontdekt direct nadat je het bericht hebt verzonden? Op sommige kanalen kun je dit ter plekke corrigeren, waarna de kopie van de klant ook wordt aangepast:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Bericht bewerken.
3. Pas de tekst aan en klik op Wijzigingen opslaan.

Het bericht wordt bijgewerkt in je inbox en op het scherm van de klant, en krijgt vanaf dat moment een klein Bewerkt-label.

Waar Bewerken verschijnt — en waarom soms niet #

Bewerken verschijnt alleen wanneer de kopie van de klant daadwerkelijk kan worden gewijzigd. Als de optie er niet is, is dat bewust: je eigen kopie bewerken terwijl de klant het origineel behoudt, zou ertoe leiden dat jullie beiden verschillende gesprekken lezen, en je AI zou antwoorden op basis van woorden die nooit daadwerkelijk zijn verzonden.

Zodra de tijdslimiet is verstreken, verdwijnt Bewerken uit het menu. Als je nog steeds iets moet corrigeren, stuur dan een vervolgbericht — of verwijder het origineel en stuur een nieuwe, op de kanalen waar verwijderen de klant bereikt.

Goed om te weten #

• Je kunt een bericht dat de klant naar jou heeft gestuurd niet bewerken. Het is hun bericht.
• Je kunt een verwijderd bericht niet bewerken.
• Op WhatsApp (QR / persoonlijk nummer) kun je de tekst onder een foto, video of bestand niet bewerken. Stuur een vervolgbericht met de correctie, of verwijder het bericht en stuur het opnieuw.
• Op WhatsApp en Telegram ziet de klant in hun app ook dat het bericht is bewerkt — bewerken is voor hen niet onzichtbaar.
• Als de bewerking niet kan worden afgeleverd (bijvoorbeeld als je WhatsApp even offline is), verandert er niets — zelfs niet in je eigen kopie — en laten we je weten waarom. Dat is bewust: een opgeslagen bewerking die de klant nooit bereikt, zou erger zijn dan helemaal geen bewerking.

Een bericht verwijderen #

Per ongeluk iets verstuurd? Je kunt het ongedaan maken:

1. Beweeg de muis over het bericht en klik op het kleine pijltje dat naast de tekstballon verschijnt (op een telefoon is dit altijd zichtbaar).
2. Kies Bericht verwijderen.
3. Bevestig.

Het bericht wordt in je inbox vervangen door Dit bericht is verwijderd.

Of de klant het nog ziet #

Dit is het belangrijkste onderdeel en het hangt af van het kanaal. Het bevestigingsvenster vertelt je wat er gaat gebeuren voordat je klikt:

Na het verwijderen bevestigt een kort bericht onderaan het scherm wat er daadwerkelijk is gebeurd — of het aan beide kanten is verwijderd, of alleen aan jouw kant.

Goed om te weten #

• Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.

• Het verwijderen van een bericht verwijdert niet de hele conversatie. Gebruik Archiveren om een hele chat te wissen.

• Iedereen in je team ziet het bericht als verwijderd.

• Als je WhatsApp- of Telegram-verbinding op dat moment offline is, laten we je weten dat het bericht uit je inbox is verwijderd maar niet kon worden ingetrokken — maak opnieuw verbinding en de volgende keer werkt het weer normaal.

• Je kunt ook een bericht verwijderen dat de klant naar jou heeft gestuurd. Dat verwijdert het alleen uit jouw inbox — er is geen manier om iets uit iemands anders outbox te verwijderen.

• Het werkt ook andersom: wanneer een klant een bericht intrekt op Instagram, Messenger, WhatsApp (QR / persoonlijk nummer), Telegram of LinkedIn, wordt dit in je inbox weergegeven als Dit bericht is verwijderd in plaats van dat het stilletjes verdwijnt — zo blijft een conversatie waarin de AI reageerde op een inmiddels ingetrokken bericht in de juiste volgorde leesbaar. Als dat bericht nog ongelezen was, stopt het ook met meetellen: het aantal ongelezen berichten in de chat daalt met één en de melding bij het belletje wordt gewist of toont niet langer de tekst die werd ingetrokken.

• Op WhatsApp (QR / persoonlijk nummer) wordt een bericht dat voor iedereen is verwijderd vanaf de gekoppelde telefoon zelf, ook weergegeven als Dit bericht is verwijderd.

• De oorspronkelijke tekst van een verwijderd bericht wordt niet bewaard. Exportbestanden en de API retourneren het als verwijderd met een lege tekst. Als je dus een permanent archief nodig hebt (bijvoorbeeld in je CRM), kopieer berichten dan zodra ze binnenkomen met een webhook of een automatisering.

• Bij de WhatsApp Business API laat WhatsApp ons niet weten wanneer een klant een bericht intrekt, dus blijft het in je inbox staan zoals het is verzonden.

Een link naar een chat delen #

Om een teamgenoot direct naar een gesprek te sturen, opent u het gesprek, klikt u op het menu met de drie puntjes (⋯) in de koptekst van het gesprek en kiest u Link kopiëren. Plak de link waar u maar wilt; zodra deze wordt geopend, wordt de gebruiker naar dat gesprek geleid.

De link onthoudt bij welk account de chat hoort. Als uw teamgenoot momenteel in een ander account werkt (dat van henzelf of een ander klantaccount dat zij beheren), schakelt de app hen eerst over naar het account van de chat, mits zij daar toegang toe hebben. Als zij geen toegang hebben, zien zij een melding dat de chat bij een account hoort dat zij niet kunnen openen, in plaats van een leeg gesprek. De eigenaar van de werkruimte kan dit oplossen door hen aan het team toe te voegen.

Een conversatie sluiten (Wanneer je klaar bent) #

Wanneer een gesprek is afgehandeld en niemand het meer hoeft te bekijken, archiveer je het. Archiveren is de “gesloten” of “opgeloste” status van Your AI Connector — er is geen aparte status die je hoeft in te stellen.

Twee dingen maken het de juiste tool voor een team:

• Het is gedeeld. De gearchiveerde status geldt voor de conversatie zelf, niet voor jouw inloggegevens. Zodra je een chat archiveert, ziet elk teamlid deze ook als gearchiveerd, zodat niemand iets heropent dat een collega al heeft afgehandeld.
• Het maakt de inbox leeg zonder iets te verliezen. Gearchiveerde chats verdwijnen uit Alle chats en elke andere filter, maar de volledige geschiedenis blijft intact en de contactpersoon blijft onaangeroerd.

Drie manieren om te archiveren #

1. Vanuit de chatlijst — beweeg de muis over een chatrij en klik op het archiefpictogram, het laatste pictogram in de werkbalk die aan de rechterkant verschijnt.
2. Vanuit de conversatie — open de chat, klik op het menu met de drie puntjes (⋯) in de koptekst en kies Archiveren.
3. In bulk — vink de selectievakjes aan bij meerdere chats (of selecteer alle chats in de huidige weergave tegelijk) en klik op Archiveren in de bulkactiebalk. Zie Bulkacties in Postvak IN.

Je kunt de inbox ook zichzelf laten archiveren: Instellingen → Profiel → Chats zonder antwoord automatisch archiveren archiveert elke chat waarin jij als laatste hebt geschreven en de contactpersoon niet binnen de door jou gekozen tijd heeft geantwoord. Zie Chats zonder antwoord automatisch archiveren.

Gearchiveerde chats vinden en heropenen #

Klik op Filters, open Status en kies Gearchiveerd om alles weer te geven wat je hebt afgesloten. Om iets terug te halen, open je het en kies je Verplaatsen naar inbox (dezelfde knop die het archiveerde), of klik je op het herstelpictogram in de rij. Om er meerdere tegelijk te herstellen, schakel je naar de bulkselectiemodus terwijl het filter Gearchiveerd actief is, vink je de chats aan en klik je op Archief ongedaan maken — in de weergave Gearchiveerd verandert de actie Archiveren in de bulkbalk naar Archief ongedaan maken.

Als een contactpersoon je opnieuw bericht nadat je deze hebt gearchiveerd, komt de chat vanzelf weer in je inbox terecht — archiveren is geen blokkering en het stopt de AI niet met antwoorden. Om de bot voor een contactpersoon te stoppen, pauzeer je de AI in die chat; om helemaal niets meer van hen te horen, gebruik je Niet storen.

Werk bijhouden dat nog niet klaar is #

Archiveren beantwoordt de vraag “is dit klaar?” — het heeft bewust slechts twee statussen. Gebruik voor het tussenliggende gebied (wachten op de klant, wachten op een collega, in behandeling) geen zelfbedachte tags die op archiveren lijken; gebruik de tools die hiervoor zijn gebouwd:

• Chattoewijzingen — wie op dit moment de eigenaar is van dit gesprek.
• Taken — fasen zoals Te doen, In behandeling, Wachtend en Klaar, gekoppeld aan het contact en toewijsbaar aan een teamgenoot. Je kunt er een aanmaken zonder het gesprek te verlaten — zie “Een taak aanmaken vanuit een chat” hieronder.
• Tags — de uitkomst van een gesprek (Geïnteresseerd, Geboekt, Niet geïnteresseerd), die je AI-agent ook automatisch kan toepassen.

Een taak aanmaken vanuit een chat #

“Bel ze donderdag terug” is het soort ding dat verloren gaat zodra je het tabblad sluit. Je kunt er een taak van maken zonder de chats te verlaten, en deze wordt automatisch gekoppeld aan de contactpersoon.

Vier manieren om te beginnen #

• De chatkoptekst — klik op het vinkje-pictogram in de koptekst van het gesprek.
• Een chatrij — beweeg de muis over een willekeurige rij in de chatlijst en klik op het vinkje-pictogram in de balk die aan de rechterkant verschijnt.
• Het contactpaneel — klik op Taak toevoegen in het gedeelte Taken van het paneel aan de rechterkant.
• Het berichtvenster — de snelste manier: schakel de to-do-schakelaar in en klik op Taak aanmaken (zie hieronder).

De eerste drie openen het normale formulier voor een nieuwe taak, waarbij de contactpersoon al is gekoppeld en het type is ingesteld op To-do. Al het andere — titel, vervaldatum, fase, prioriteit, verantwoordelijke — werkt precies zoals op de pagina Taken. Zie Taken voor de volledige handleiding.

De snelle to-do-balk (één klik vanuit het berichtvenster) #

Naast het berichtvenster bevindt zich een kleine to-do-schakelaar. Schakel deze in en er verschijnt een smalle balk boven het venster, klaar voor gebruik:

1. De titel wordt automatisch voor je ingevuld — “Follow up with Ana” — en je kunt deze overschrijven.
2. Kies een vervaldatum uit de snelle opties: Later vandaag, Morgen, Over 3 dagen of Volgende week. Of klik op de datumknop om je eigen datum te kiezen. Heb je een exact uur nodig (“bellen om 15:00 uur”)? Stel dit in in het tijd-veld naast de datum.
3. Schakel optioneel de deal-chip in. Als het contact al een openstaande deal heeft, wordt de taak daaraan gekoppeld. Als dat niet zo is, wordt er samen met de taak een nieuwe deal voor hen aangemaakt in de eerste kolom van je pipeline.
4. Klik op Taak aanmaken (of druk op Enter in het titelveld). De taak wordt direct aangemaakt — je hoeft geen bericht te versturen.

Je kunt de balk ook ingeschakeld laten en zoals gebruikelijk een antwoord versturen: de taak wordt dan aangemaakt op het moment dat het bericht wordt verzonden, gekoppeld aan zowel dat bericht als aan het contact, zodat je bij het later openen van de taak direct teruggaat naar wat er is gezegd.

De keuze voor de vervaldatum en de deal-chip die je het laatst hebt gebruikt, worden onthouden voor de volgende keer, en de schakelaar wordt automatisch uitgeschakeld zodra de taak is aangemaakt, zodat je er nooit per ongeluk een aanmaakt bij je volgende antwoord.

Als een bericht wordt verzonden maar de taak om de een of andere reden niet kan worden aangemaakt, wordt het bericht alsnog verstuurd — je ziet een korte melding met een Opnieuw proberen-knop in plaats van dat het antwoord verloren gaat.

De taken van een contactpersoon bekijken #

De sectie Taken in het contactpaneel toont de openstaande taken van deze contactpersoon met hun vervaldatums; alles wat over tijd is, wordt in het rood weergegeven. Klik op een taak om deze direct te bewerken — hetzelfde formulier als op de Taken-pagina, zodat je een vervaldatum kunt verschuiven of de fase kunt wijzigen zonder het gesprek te verlaten. Heb je het volledige dossier nodig (opmerkingen, activiteit)? Beweeg over de rij en klik op het ↗-icoon om het te openen op de Taken-pagina.

Zie je dit niet? De taakknoppen verschijnen alleen wanneer Taken is ingeschakeld voor je account en je teamrechten je toestaan om contactpersonen te bewerken. Zie Taken.

Meldingen voor nieuwe berichten #

Terwijl Chats geopend is, laat Your AI Connector je direct weten wanneer er een nieuw bericht binnenkomt, zelfs als je in een ander tabblad werkt:

• Geluid — Er klinkt een kort geluidssignaal wanneer er een nieuw bericht binnenkomt. Gebruik het luidsprekerpictogram bovenaan de chatlijst om dit in of uit te schakelen — de instelling wordt alleen op dit apparaat onthouden.
• Tabblad-teller en pictogram-badge — De titel van het browsertabblad toont een teller van nieuwe berichten terwijl het tabblad op de achtergrond staat, met een bijbehorende rode badge op het site-pictogram. Beide verdwijnen zodra je terugschakelt naar het tabblad.

Als het geluid niet afspeelt, controleer dan of het luidsprekerpictogram niet gedempt is, en houd er rekening mee dat browsers audio blokkeren totdat je ten minste één keer ergens op de pagina hebt geklikt.

Statusindicatoren voor berichten #

Elk bericht dat je verstuurt, toont de afleverstatus:

Tip: Beweeg de muis over de tijd onder een bericht om de volledige verzenddatum en -tijd te zien, de huidige status en wanneer deze is bereikt, en — als er iets misging — de reden van de fout.

Opmerking: Het bijhouden van de berichtstatus is beschikbaar voor WhatsApp (zowel Business als Web), SMS en andere ondersteunde kanalen. Het detailniveau varieert per kanaal — bijvoorbeeld: de “Gelezen”-status is beschikbaar op WhatsApp, maar niet op SMS.

Kredietverbruik en aantal botberichten #

In de sectie Activiteitsstatistieken van het contactpaneel zie je twee belangrijke cijfers:

Kredietverbruik #

Het totaal aantal AI-credits verbruikt in dit gesprek. Het telt elke AI-actie in het gesprek, niet alleen de zichtbare antwoorden: elk AI-antwoord (in rekening gebracht wanneer de AI “denkt”, niet per individueel verzonden bericht), aanroepen van tools en aangepaste functies, door de AI toegepaste contactlabels, automatische follow-ups, transcriptie van spraaknotities, chatsamenvattingen, Antwoord genereren-concepten (sinds 26 september 2026) en evaluatiestappen op de achtergrond.

Het getal wordt bijgewerkt zodra elke actie plaatsvindt, maar het paneel laadt het wanneer je het gesprek opent — schakel weg en weer terug (of ververs) om het laatste cijfer te zien. Gesprekken van vóór augustus 2026 kunnen een lager getal tonen dan er daadwerkelijk is uitgegeven: destijds werden alleen AI-antwoorden en tool-aanroepen aan deze teller toegevoegd, en historische totalen worden niet opnieuw berekend.

Credits per gesprek #

Klik onder de statistiektegels op Credits per gesprek om te zien waaraan de credits van deze contactpersoon zijn besteed. Er opent een kort overzicht:

• Gebruikte credits: het totaal dat deze contactpersoon heeft gekost, met eventuele terugbetalingen (bijvoorbeeld een antwoord dat niet kon worden verzonden) al verrekend. Testberichten uit de playground worden niet meegeteld.
• Elk gesprek, van nieuw naar oud, met de bijbehorende datums en de gebruikte credits. Een gesprek begint wanneer de contactpersoon schrijft na een rustige periode en sluit ongeveer 48 uur na het laatste bericht. Elk gesprek is gelabeld als Alleen AI wanneer de AI het zonder hulp heeft afgehandeld, Overgedragen aan team wanneer iemand van je team een bericht stuurde nadat de AI had geantwoord (of de AI een menselijke medewerker had gewaarschuwd), of Geen AI wanneer de AI er nooit in heeft geantwoord.
• Op type: welke soorten acties de credits hebben verbruikt, zoals AI-antwoorden, tool-aanroepen, tags, follow-ups en samenvattingen.
• Gemiddelde per gesprek voor ‘Alleen AI’- en ‘Overgedragen aan team’-gesprekken, wanneer de contactpersoon beide heeft.

Credits die buiten een gespreksvenster zijn verbruikt (bijvoorbeeld een follow-up die dagen na het sluiten van de chat is verzonden) tellen nog steeds mee in het totaal en worden op een aparte regel getoond. Agentschappen: een klantaccount ziet de credits die in rekening zijn gebracht, in zijn eigen credits. Dezelfde cijfers zijn beschikbaar via de API, zie Get contact cost en Conversation costs voor het gemiddelde over alle gesprekken in een datumbereik.

Aantal botberichten #

Het aantal AI-antwoorden dat naar dit contact is verzonden. De AI stopt met antwoorden naar een contact zodra deze teller de limiet voor max. berichten bereikt op de AI-agent die het contact afhandelt (Botinstellingen → Max. berichten, standaard 20). Sommige abonnementen hebben ook een eigen limiet per chat, en het laagste aantal geldt. Wanneer de limiet is bereikt, schakelt de chat over naar AI is gepauzeerd — klik op Reset naast de teller om deze weer op nul te zetten.

Dagelijkse limiet bereikt — AI hervat om 00:00 UTC is een ander bericht: dit is de dagelijkse verzendlimiet van WhatsApp Web op het nummer, en deze wordt 's nachts automatisch gereset. Resetten heeft hier geen invloed op.

De teller resetten: Klik op Resetten naast de teller in het contactpaneel om het aantal AI-berichten terug op nul te zetten, zodat de AI met die contactpersoon kan blijven chatten.

Tip: Als een contact veel AI-antwoorden heeft verbruikt, kan het de moeite waard zijn om het gesprek te bekijken om te zien of de bot de interactie goed afhandelt of dat het contact menselijke aandacht nodig heeft.

Het 24-uurs berichtenvenster (WhatsApp Business, Instagram, Messenger) #

WhatsApp Business, Instagram DMs en Facebook Messenger hanteren elk een 24-uurs berichtenvenster:

• Nadat een contactpersoon je een bericht heeft gestuurd, heb je 24 uur de tijd om vrij te reageren met elk gewenst bericht.
• Zodra het venster van 24 uur is gesloten, kun je alleen een goedgekeurde sjabloon sturen om het gesprek te heropenen.
• De chatinterface toont een duidelijke melding wanneer het venster is gesloten, met de instructie om een goedgekeurde sjabloon te sturen om het te heropenen. Het sturen van een sjabloon is de enige manier om een gesloten venster te heropenen — er is geen “Heropenen”-snelkoppeling met één klik.

Het 24-uurs berichtenvenster is van toepassing op de WhatsApp Business API, Instagram DMs en Facebook Messenger. WhatsApp Web heeft geen dergelijk venster, omdat het op je eigen gekoppelde WhatsApp-account draait in plaats van op de Business API. SMS, Telegram, LINE, e-mail, de chatwidget en aangepaste kanalen hebben ook geen venster.

Instagram heeft geen sjablonen. Wanneer het venster voor een Instagram-chat is gesloten, klikt u op de @gebruikersnaam (of het ↗-pictogram) van de contactpersoon in de chatkoptekst om hetzelfde gesprek in Instagram te openen en te antwoorden vanuit uw eigen Instagram-inbox, waar het venster niet van toepassing is.

Voor meer informatie over sjablonen, zie WhatsApp-berichtsjablonen.

Gesloten chats heropenen met sjablonen #

Wanneer een WhatsApp-gespreksvenster sluit:

1. Het berichtinvoerveld toont een melding dat de chat gesloten is en het typen van een normaal antwoord is geblokkeerd.
2. Klik op Sjabloon verzenden in het berichtinvoerveld om de sjabloonkiezer te openen. (Sjablonen zijn een functie van de WhatsApp Business API, dus deze optie verschijnt alleen bij WhatsApp Business-chats.)
3. Kies een goedgekeurd sjabloon uit de lijst. Als je veel sjablonen hebt, gebruik dan het zoekvak bovenaan — dit zoekt op de naam van het sjabloon en de berichttekst, zodat je de juiste kunt vinden door een zinsnede uit het bericht te typen, zelfs als meerdere sjablonen dezelfde naam hebben.
4. Controleer onder Antwoorden afgehandeld door wie het overneemt wanneer de contactpersoon antwoordt. Het opent met degene die hen vandaag afhandelt, en je kunt dit hier wijzigen zonder het scherm te verlaten.
5. Het sjabloon wordt naar de contactpersoon verzonden. In de chat wordt het bericht getoond met de variabelen ingevuld, zoals de contactpersoon het heeft ontvangen (de naam in plaats van {{1}}), en met de koptekst, voettekst en knoppen eromheen als het sjabloon deze bevat (sjablonen van je eigen WhatsApp Business-account). Sjabloon verzenden verstuurt alleen tekst: een foto of video wordt hier nooit bijgevoegd, ook niet bij de bulkactie of vanuit een contactpersoon. Gebruik een Broadcast met een bijlage om een sjabloon met een afbeelding of video te verzenden.
6. Zodra de contactpersoon antwoordt, wordt het 24-uursvenster gereset en worden normale berichten hervat.

Tip: Maak een paar eenvoudige, algemene sjablonen die werken voor het heropenen van elk gesprek — sjablonen zonder variabelen worden meestal sneller goedgekeurd.

Een sjabloon naar meerdere chats tegelijk verzenden #

Vink het selectievakje aan bij elke chat in de lijst en kies vervolgens Sjabloon verzenden. Voordat je bevestigt, toont het venster ongeveer wat de verzending in credits gaat kosten, uitgesplitst per land wanneer je contacten zich in meer dan één land bevinden — WhatsApp rekent een ander tarief per bestemming.

Je kunt hier ook Antwoorden afgehandeld door instellen voor de hele selectie.

Bij meer dan 10 contacten schakelt dit over naar een Broadcast in plaats van direct verzenden. Je krijgt een concept-broadcast met die contacten al geselecteerd, en je voltooit de verzending daar — dat is waar planning, batchverwerking en rapportage plaatsvinden. Zie Broadcasts.

Een sjabloon verzenden vanuit Contacten #

Je hoeft de chat niet eerst te zoeken. Open een contactpersoon — hetzij via het paneel dat uit de contactenlijst schuift, of via hun volledige recordpagina — en gebruik Sjabloon verzenden voor een eenmalig bericht, of Broadcast verzenden om het openingsbericht van een live broadcast naar alleen die persoon te sturen (wat hun antwoorden ook overdraagt aan de agent van die broadcast).

Het menu met de drie puntjes #

Klik op het icoon met de drie puntjes rechtsboven in de koptekst van het gesprek. Hier vind je de overige acties voor een chat:

1. Testen in Playground — Laadt dit gesprek in de Try Out-chat van de agent die het afhandelt, zodat je kunt testen hoe de AI zou reageren zonder het echte gesprek aan te passen.
2. Markeren als gelezen — Verwijdert de ongelezen-status van deze chat.
3. Markeren als ongelezen — Plaatst de ongelezen-badge terug op deze chat en sluit deze, zodat de chat weer opvalt in de lijst. Handig voor een gedeelde inbox: lees iets wat een teamgenoot aan het afhandelen is en geef het terug aan hen in precies dezelfde staat als voordat je het opende. Alleen jouw inbox verandert — de contactpersoon ontvangt bij geen van deze twee acties een leesbevestiging (of iets anders). De badge blijft staan totdat iemand de chat opent, zelfs als de AI antwoordt of er tussentijds een vervolgbericht wordt verstuurd. Een chat die je opnieuw markeert, telt pas als “een dag wachtend” nadat er daadwerkelijk een dag is verstreken sinds je deze markeerde. De chat opnieuw openen verwijdert de badge zoals gebruikelijk.
4. Niet storen (schakelaar) — Schakelt automatisch in wanneer een contactpersoon alleen reageert met STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT of END (hoofdletters, een afsluitende punt of uitroepteken zijn toegestaan), zodat je geen opt-out-afhandeling in de instructies van je agent hoeft te schrijven. Stopt alle uitgaande berichten naar deze contactpersoon: de AI zal niet antwoorden en je kunt zelf ook niets versturen (de editor wordt vervangen door een Uitschakelen-knop zolang dit aan staat). De contactpersoon kan je nog steeds berichten sturen en alles wordt opgeslagen zodat je het later kunt bekijken. Schakel het weer uit vanaf hier, vanuit de editor, via de rode banner bovenaan de chat, of via Voorkeuren in het contactpaneel.
5. Toewijzen aan teamgenoot… — Routeert de chat naar een specifiek teamlid. Zie Chattoewijzingen.
6. Broadcast verzenden… — Verstuurt het openingsbericht van een van je actieve broadcasts naar alleen deze contactpersoon (alleen zichtbaar waar broadcasts van toepassing zijn).
7. Toevoegen aan automatisering — Start een “Contact toegevoegd”-automatisering voor deze contactpersoon (alleen zichtbaar als je abonnement automatiseringen bevat).
8. AI-agent toewijzen… — Kies welke AI-agent de antwoorden van deze contactpersoon afhandelt, of draag ze over aan je team. Wijzigt de agent alleen voor deze contactpersoon.
9. Contactpersoon bewerken… — Opent de details van de contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mail, tags, notities) zodat je een typefout kunt corrigeren of een ontbrekend e-mailadres kunt invullen zonder de chat te verlaten. Hetzelfde formulier als Bewerken in het contactpaneel aan de rechterkant.
10. Tags beheren — Tags toevoegen aan of verwijderen van deze contactpersoon.
11. Afspraak boeken — Opent het afspraakformulier met de gegevens van deze contactpersoon al ingevuld.
12. Transcript exporteren — Downloadt de volledige gespreksgeschiedenis als bestand.
13. Transcript e-mailen — E-mailt het gesprek naar de contactpersoon zodat zij hun eigen kopie hebben. Zie Een transcript e-mailen naar de contactpersoon.
14. Archiveren / Verplaatsen naar inbox — Markeert het gesprek als gesloten en verplaatst het naar je archief, of herstelt het. Dit is de standaard “Ik ben klaar met deze chat”-actie en het hele team ziet dit — zie Een gesprek sluiten.
15. Contactpersoon verwijderen — Verwijdert de contactpersoon en hun volledige gespreksgeschiedenis permanent. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt — er verschijnt eerst een bevestiging.

Bijlagen verzenden #

Het invoerveld ondersteunt verschillende manieren om media te verzenden naast platte tekst.

Bestandsbijlagen (paperclip) #

De paperclip is beschikbaar op WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram, Messenger, LinkedIn en aangepaste kanaalchats, tot ongeveer 10 MB per bestand. Het accepteert afbeeldingen (JPG, PNG, GIF, WebP), documenten (PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV), video (MP4) en audio (MP3, M4A, OGG, AAC). Het wordt niet aangeboden op sms, Telegram of de chatwidget.

Instagram ondersteunt minder bestandstypen. In een Instagram-chat biedt de kiezer alleen foto’s (JPG of PNG, tot 8 MB), MP4-video’s, audio (M4A of AAC) en PDF-bestanden aan, omdat Instagram niets anders aflevert. Als je daar een ander type bestand plakt of neerzet, vertelt de app je welke typen wel werken in plaats van het te verzenden. Messenger accepteert elk type uit de bovenstaande lijst. Gebruik de microfoonknop om een spraakbericht te verzenden; plak het vanaf je klembord (Ctrl/Cmd+V) om snel een schermafbeelding te verzenden. Er wordt niets geüpload totdat je dit bevestigt in het voorbeeld.

Spraakberichten #

Wanneer het invoerveld leeg is op een kanaal dat dit ondersteunt (WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram en Messenger), verandert de verzendknop in een microfoon-icoon. Tik erop om te beginnen met opnemen, spreek je bericht in en tik nogmaals om te stoppen — het spraakbericht wordt automatisch geüpload en verzonden. Dit wordt niet getoond bij sms, de chatwidget of aangepaste kanalen, aangezien deze geen spraakberichten kunnen versturen.

Emoji-kiezer #

Klik op het smiley-icoon naast het invoerveld om de emoji-kiezer te openen. Blader of zoek naar een emoji en klik erop om deze op de positie van je cursor in te voegen.

Op een telefoon is het smiley-icoon verborgen; de emoji-toets van je toetsenbord doet hetzelfde.

Afbeeldingen plakken vanaf je klembord #

Kopieer een afbeelding (een schermafbeelding of een afbeelding van een webpagina), klik in het tekstveld van de chat die je wilt en druk op Ctrl+V / Cmd+V. Er verschijnt een voorbeeld voordat er iets wordt verzonden, met Verzenden en Annuleren — er wordt niets geüpload totdat je dit bevestigt. Je kunt een bijschrift toevoegen op WhatsApp en WhatsApp Web, zodat het bestand en je bericht samen als één bericht aankomen; Instagram en Messenger accepteren in één bericht alleen een bestand of tekst, nooit beide.

Snelle antwoorden #

Snelle antwoorden zijn vooraf ingestelde berichten die je met één tik in het berichtvak kunt plaatsen — ideaal voor begroetingen, openingstijden, prijsinformatie of andere zaken die je vaak opnieuw moet typen.

Ze staan standaard uitgeschakeld om het chatscherm overzichtelijk te houden. Om ze in te schakelen, ga je naar Instellingen → Profiel → Snelle antwoorden, zet je Snelle antwoorden in chats weergeven aan en voeg je daar je vooraf ingestelde berichten toe (maximaal 20). Zie Accountinstellingen voor de volledige stappen voor het instellen.

Zodra ze zijn ingeschakeld, verschijnen je opgeslagen antwoorden als een rij knoppen net boven het berichtvak in elk gesprek. Tik op een knop en de tekst wordt in het berichtvak geplaatst met de cursor aan het einde — er wordt nog niets verzonden, dus je kunt het nog even doorlezen, een woord aanpassen of een regel toevoegen voordat je op Verzenden drukt. Als je al was begonnen met typen, wordt het vooraf ingestelde antwoord na je tekst toegevoegd in plaats van deze te wissen. Als de tekst van een knop te lang is om volledig weer te geven, kun je er met de muis overheen gaan om het volledige bericht te zien. De rij scrolt zijwaarts wanneer er meer knoppen zijn dan op het scherm passen.

De knoppen zijn bedoeld voor snelheid, niet voor automatisering — het verzenden van een knop werkt precies hetzelfde als wanneer je zelf hetzelfde bericht typt, inclusief het pauzeren van de AI in die chat, zoals bij elk handmatig antwoord.

Conceptberichten #

Als je begint met het typen van een antwoord, maar wegklikt voordat je het verzendt, gaat je tekst niet verloren.

• Automatisch opslaan — Alles wat je in het tekstveld typt, wordt tijdens het typen opgeslagen als concept voor die contactpersoon.
• Concept-indicator in de chatlijst — Een gesprek met een onverzonden concept toont een groen Concept:-label en een voorbeeld van je tekst.
• Wisselen van chat wist het invoerveld — Het openen van een ander gesprek toont het concept van die contactpersoon (of een leeg tekstveld), zodat je nooit per ongeluk een bericht van de ene contactpersoon naar de andere stuurt.
• Terugkeren herstelt het — Keer terug naar een contactpersoon met een opgeslagen concept en je tekst verschijnt precies waar je was gebleven.

Een concept wordt automatisch gewist zodra je het bericht verzendt, of als je het invoerveld zelf leegmaakt. Concepten worden opgeslagen in je browser, dus ze blijven op het apparaat staan waarop je ze hebt getypt.

AI-ondersteunde antwoorden #

Antwoord genereren #

Klik op Antwoord genereren in de editor en de AI leest het recente gesprek en stelt een conceptantwoord voor je op. Controleer het, bewerk het indien nodig en verstuur het.

Je kunt het gebruiken, ongeacht of de AI is ingeschakeld of gepauzeerd voor de chat. Wanneer de AI is ingeschakeld, is het het sterretjes-icoon in de rij met iconen links van het berichtvenster, naast de emoji-knop; wanneer de AI is gepauzeerd, is het de knop Antwoord genereren in de oranje banner naast AI hervatten. In beide gevallen komt het concept alleen in het berichtvenster terecht en wordt er niets verzonden totdat je op Verzenden drukt.

Het verzenden van een gegenereerd antwoord houdt de AI ingeschakeld. Als de AI is ingeschakeld voor de chat en je verstuurt een antwoord dat door ‘Antwoord genereren’ is geschreven (zoals het is of nadat je het hebt bewerkt), blijft de AI ingeschakeld en beantwoordt deze het volgende bericht van de contactpersoon zoals gebruikelijk. Een antwoord dat je zelf typt, pauzeert de AI in die chat nog steeds, omdat jij dan het gesprek overneemt. Als de AI al was gepauzeerd, blijft deze gepauzeerd na het verzenden van een gegenereerd antwoord; gebruik AI hervatten om deze weer in te schakelen. Terwijl er een gegenereerd antwoord in het berichtvenster staat en de AI is ingeschakeld, verschijnt er een groene regel onder het venster met de tekst AI-concept · de AI blijft ingeschakeld wanneer je dit verstuurt; deze verdwijnt wanneer je het venster leegmaakt, en een antwoord dat je zelf typt, toont dit nooit.

Om het concept bij te sturen voordat het wordt gegenereerd, houd je de knop Antwoord genereren ingedrukt (of het sterretjes-icoon). Er opent een pop-up voor aangepaste instructies waar je iets kunt typen als “Maak het korter”, “Voeg een prijsopgave toe” of “Antwoord in het Spaans”. Verstuur dit en de AI gebruikt je instructie samen met de gesprekscontext om het concept te produceren.

Open op een telefoon de +-knop naast het berichtvenster en tik op Antwoord genereren met instructies om hetzelfde pop-upvenster te krijgen. Je kunt ook een instructie sturen terwijl er nog een concept wordt geschreven: het concept dat volgt op je instructie is degene die in het berichtvenster verschijnt.

Als het laatste bericht van de contactpersoon al is beantwoord (door de AI of een teamgenoot) en zij sindsdien niets meer hebben geschreven, is er mogelijk niets nieuws om op te reageren: in plaats van hetzelfde bericht opnieuw op te stellen, geeft ‘Genereer antwoord’ aan dat hun laatste bericht al is beantwoord (er worden geen credits verbruikt); houd de knop lang ingedrukt om de AI te vertellen wat er daarna geschreven moet worden, zoals een vervolgvraag of een herinnering.

Je instructie is een notitie voor de AI, niet het bericht zelf. Typ het zoals je wilt, ook als je haast hebt. De AI volgt wat je hebt gevraagd — de beslissing, de feiten, de volgende stap — maar schrijft het concept in je gebruikelijke toon naar de klant toe. Alles wat in je notitie staat om stoom af te blazen of bot is (“dit is hun eigen schuld”, “zeg hem dat hij moet stoppen met zijn telefoon”) wordt niet doorgegeven aan de klant; alleen de kernboodschap komt over. Je ziet het concept nog steeds voordat er iets wordt verzonden.

Noem het aanbod dat je wilt doen. Je notitie stuurt ook welke van je FAQ’s en kennisbankartikelen de AI leest voordat deze het concept schrijft, dus “bied hem het jaarplan aan” haalt erbij wat het plan is en wat erin zit, en het concept kan dat vermelden. Een aanbod blijft een aanbod: “aanbieden”, “uitnodigen” of “vragen” in je notitie levert een vraag op waar de contactpersoon nog ja of nee op kan zeggen, geen bericht dat ervan uitgaat dat ze al akkoord zijn gegaan. En alles wat je in de notitie stelt, wordt als feit aangenomen: “Ik upgrade hem naar Tier 6, wat onbeperkt is” wordt precies zo in het concept opgenomen, zelfs als geen van je FAQ’s Tier 6 vermeldt. De AI vertelt de contactpersoon nooit dat deze iets “niet kan bevestigen” of “zal overleggen met het team” over iets waarvan jij hebt gezegd dat het zo is.

Dit kost credits. Elke keer dat u Antwoord genereren gebruikt (inclusief de versie met aangepaste instructies via lang indrukken), kost dit hetzelfde als een gewoon AI-antwoord, op basis van het AI-kwaliteitsniveau dat is ingesteld op de Agent: Pro 1 credit, Economy 0,5 credits (verouderd), Max 0,25 credits, Mini 0,15 credits — en met uw eigen Anthropic-sleutel (BYOK) verbonden, kosten Pro en Economy 0 credits, terwijl Max nog steeds 0,25 en Mini nog steeds 0,15 in rekening brengt, omdat geen van beide uw sleutel gebruikt.

Chatsamenvatting #

Open een gesprek en gebruik de samenvattingsfunctie om de AI een korte samenvatting van het gesprek met dat contact te laten schrijven. Het vat het meest recente voltooide gesprek samen, of het huidige gesprek als er nog geen is afgesloten. Het kost hetzelfde als een gewoon AI-antwoord, op basis van het AI-kwaliteitsniveau dat is ingesteld op de Agent: Pro 1 credit, Economy 0,5 credits (verouderd), Max 0,25 credits, Mini 0,15 credits — en met uw eigen Anthropic-sleutel (BYOK) verbonden, kosten Pro en Economy 0 credits, terwijl Max nog steeds 0,25 en Mini nog steeds 0,15 in rekening brengt, omdat geen van beide uw sleutel gebruikt.

Niet hetzelfde als Dagelijkse samenvattingen. Chatsamenvatting is een on-demand samenvatting van één gesprek. Dagelijkse samenvattingen e-mailt je één keer per dag een overzicht van al je chats.

Automatische samenvattingen. Je hoeft ze niet handmatig te activeren. Een gesprek wordt als beëindigd beschouwd zodra de contactpersoon 48 uur lang inactief is geweest. De AI schrijft vervolgens een samenvatting, die verschijnt onder Samenvattingen in het contactpaneel. Als de meldingscategorie Chatsamenvattingen is ingeschakeld in Instellingen > Meldingen, wordt de samenvatting geschreven zodra het gesprek wordt gesloten. Als E-mail is ingeschakeld voor die categorie, wordt de volledige samenvatting naar je gemaild; anders wordt deze geschreven de volgende keer dat die contactpersoon je een bericht stuurt, en alleen wanneer een AI-agent dat gesprek afhandelt. Zeer korte gesprekken (minder dan ongeveer 30 berichten) worden niet samengevat. Elke automatische samenvatting kost hetzelfde als de on-demand samenvatting hierboven.

Verborgen krachtige functies #

Houd Antwoord genereren lang ingedrukt voor aangepaste instructies #

Een normale klik stelt een antwoord op basis van alleen de gesprekscontext. Houd dezelfde knop ingedrukt om het concept eerst bij te sturen — nuttige prompts zijn onder andere “Maak het korter,” “Wees formeler,” “Vraag naar hun beschikbaarheid volgende week,” of “Antwoord in het Spaans.” Gebruik op een telefoon Antwoord genereren met instructies in het +-menu.

Houd Verzenden ingedrukt (of klik met de rechtermuisknop) om op te splitsen in natuurlijke brokken #

Zodra er een antwoord in het tekstveld staat, opent het ingedrukt houden of rechtsklikken op Verzenden een klein menu: Verzenden als één bericht of Opsplitsen in N berichten — waarbij het antwoord als verschillende kortere, natuurlijk aanvoelende tekstballonnen wordt verzonden in plaats van één lap tekst. Dit is vooral handig op kanalen waar korte, informele tekstballonnen menselijker aanvoelen (WhatsApp, Instagram, Messenger).

De brokken worden niet allemaal tegelijk verstuurd — ze worden met een paar seconden tussenpauze verzonden, in het tempo van iemand die typt. De thread laat dit zien terwijl het gebeurt: elk tekstballonnetje verschijnt wanneer het bericht daadwerkelijk wordt verzonden (met een klein klokje totdat het is bevestigd), en het deel van je antwoord dat nog wacht, wordt onderaan het gesprek getoond in een Verzenden-voorbeeld, vergelijkbaar met het voorbeeld dat je ziet terwijl de AI typt. Klik op de Stop-knop bij dat voorbeeld om de rest te annuleren: wat al is verzonden, blijft verzonden, en de onverzonden tekst komt terug in het antwoordvak zodat er niets verloren gaat.

Lange berichten en kanaallimieten #

Elk kanaal heeft zijn eigen maximum voor een enkel bericht, en de editor hanteert die limiet in plaats van één getal voor iedereen:

De teller onder de editor geeft 1,240 / 1,500 aan op een kanaal met een limiet, en alleen het aantal tekens op een kanaal zonder limiet. Je kunt altijd tot 65.536 tekens typen of plakken. Ga je over de limiet van het kanaal heen, dan kleurt de teller oranje en wordt aangegeven in hoeveel berichten de tekst zal worden verzonden: druk op Verzenden en het antwoord wordt voor je gesplitst bij alinea-einden (daarna regelafbrekingen, dan zinsuiteinden) in dat aantal berichten, die met enkele seconden tussenpozen achter elkaar worden verstuurd, zonder dat er iets wordt ingekort of weggelaten — inclusief regelafbrekingen, emoji’s en links. Het voorbeeld bij Verzenden laat zien wat er nog onderweg is, en Stop werkt hetzelfde als bij handmatig splitsen. Hetzelfde geldt voor berichten die via de API worden verzonden: een bericht dat langer is dan het kanaal toestaat, wordt als meerdere berichten afgeleverd in plaats van afgekapt te worden.

De limieten komen voort uit de kanalen zelf. WhatsApp begrenst een bericht op 65.536 tekens, wat de reden is dat WhatsApp Web ruimte heeft voor een volledige update in één tekstballon; de WhatsApp Business API en sms verlopen via een providerroute die alles boven de 1.600 tekens weigert, dus worden deze bij 1.500 tekens gesplitst om veilig onder die limiet te blijven. Instagram en Messenger hanteren de eigen limieten van Meta. WhatsApp Business API-sjablonen zijn een apart geval: WhatsApp begrenst de hoofdtekst van een sjabloon tot 1.024 tekens bij het aanmaken van het sjabloon, en een sjabloon wordt altijd als één bericht verzonden en nooit gesplitst. AI-antwoorden worden op elk kanaal hoe dan ook opgedeeld in korte tekstballonnen, zodat ze ruim binnen deze aantallen blijven.

Stop-knop terwijl de AI typt #

Wanneer de bot actief een antwoord aan het opstellen is, verschijnt er een Stop-knop in plaats van de gebruikelijke bedieningselementen. Door hierop te klikken, wordt het lopende AI-antwoord geannuleerd voordat het wordt verzonden — het antwoord wordt verwijderd en je kunt het handmatig overnemen of de AI pauzeren en zelf antwoorden.

AI hervatten voert een nieuwe chatanalyse uit #

Wanneer je de AI na een pauze weer inschakelt, hervat hij niet zomaar stilzwijgend. Hij leest alles wat er is gebeurd terwijl hij gepauzeerd was (inclusief eventuele handmatige antwoorden die je hebt gestuurd) opnieuw door en voert een nieuwe analyse uit om te bepalen of de contactpersoon een zetje nodig heeft, en zo ja, hoe lang hij moet wachten voordat hij dit verstuurt — met een kleine willekeurige vertraging zodat het er niet geautomatiseerd uitziet.

Hervatten verstuurt niet direct een antwoord. De AI weer inschakelen betekent dat de bot het volgende bericht beantwoordt dat de contactpersoon stuurt. Hij beantwoordt niet de berichten die binnenkwamen terwijl hij gepauzeerd was — als er nog een vraag openstaat, beantwoord deze dan zelf of stuur iets om het gesprek opnieuw te starten.

Die nieuwe analyse kan alleen een nudge inplannen wanneer de contactpersoon wordt afgehandeld door een AI-agent, de follow-ups van het nummer zijn ingeschakeld en de follow-ups voor die contactpersoon nog niet zijn uitgeput. Follow-ups staan standaard uit op WhatsApp Web (QR)-nummers, dus op die verbindingen plant de AI bij het hervatten nooit iets in — het zet de bot puur weer aan het werk voor het volgende bericht van de contactpersoon.

Bulkacties in de inbox #

Schakel de chatlijst naar de bulkselectiemodus met het bulkselectie-pictogram bovenaan de lijst. Elke rij krijgt een selectievakje en een teller laat zien hoeveel chats er zijn geselecteerd.

Je hoeft chats niet één voor één aan te vinken:

• Het hoofdselectievakje bovenaan de lijst selecteert alles wat momenteel op het scherm staat met één klik (klik nogmaals om de selectie op te heffen).
• Zodra alles op het scherm is aangevinkt en de weergave meer chats bevat dan er zijn geladen, verschijnt er een strook met de optie Selecteer alle N conversaties in deze weergave — één klik selecteert elke chat die overeenkomt met je huidige filter, inclusief alle chats die nog niet zijn geladen. Dit is de snelste manier voor zeer grote opschoonacties, zoals het archiveren van historische conversaties die een nieuwe WhatsApp-verbinding importeert: kies je filter, vink het hoofdselectievakje aan, klik op Alles selecteren en vervolgens op Archiveren. Bij extreem grote postvakken is de selectie beperkt tot de 50.000 meest recente chats — de strook geeft aan wanneer dit gebeurt, en door de actie een tweede keer uit te voeren, worden de overige chats opgepikt. De strook wordt niet aangeboden tijdens het zoeken, aangezien zoekresultaten al volledig op het scherm staan.

Een bulkactie op een grote selectie toont de voortgang terwijl deze wordt uitgevoerd en eindigt met een telling van hoeveel chats er zijn bijgewerkt.

Klik op de X naast de selectieteller om de bulkmodus te verlaten zonder wijzigingen door te voeren.

Tip: Bulk-follow-ups zijn krachtig voor het opnieuw benaderen van koude leads — selecteer elke chat met het label “Geïnteresseerd” die al een week niet heeft gereageerd en plan een vriendelijke check-in.

Chatberichten exporteren #

1. Open de chat die je wilt exporteren.
2. Klik op het menu met de drie puntjes in de koptekst van het gesprek.
3. Selecteer Transcript exporteren.
4. Het gesprek wordt geëxporteerd als een downloadbaar bestand.

Handig voor administratie, nalevingsvereisten of het delen van gespreksverslagen met teamleden.

Een transcript e-mailen naar het contact #

Transcript exporteren downloadt een kopie voor jezelf. Transcript e-mailen verstuurt het gesprek naar het contact, zodat zij hun eigen kopie behouden — handig wanneer je iemand stappen hebt gegeven om te volgen, openingstijden hebt gedeeld of een offerte in de chat hebt gestuurd en je wilt dat ze die volgende week nog hebben.

1. Open de chat.
2. Klik op het menu met de drie puntjes in de gesprekskop.
3. Selecteer Transcript e-mailen.
4. Controleer het Verzenden naar-adres. Als het contact een e-mailadres in het systeem heeft staan, is dit al ingevuld; als ze je via WhatsApp of Instagram hebben bereikt, is dit leeg, dus typ het adres dat ze je hebben gegeven.
5. Voeg optioneel een notitie toe — een eigen regel die boven het gesprek verschijnt.
6. Klik op Transcript verzenden.

Ze ontvangen het gesprek in de vorm van berichten, met jouw bedrijfsnaam aan jouw kant en de datum en tijd bij elk bericht.

Een paar dingen die handig zijn om te weten:

• Alleen de berichten zijn inbegrepen. Alles wat je AI-agent op de achtergrond deed (je agenda raadplegen, beschikbaarheid controleren) wordt niet meegestuurd, evenals berichten die niet konden worden verzonden.
• Zeer lange chats worden ingekort. Als het gesprek langer is dan ongeveer 200 berichten, worden de meest recente berichten verzonden en vermeldt de e-mail hoeveel berichten zijn weggelaten, zodat niemand denkt dat ze het volledige gesprek zien.
• Antwoorden komen bij jou terecht. Als het contact antwoordt, wordt er een apart transcript-e-mailbericht naar het e-mailadres van je account gestuurd, en een antwoord dat binnen een e-mailthread wordt verzonden, komt in je gekoppelde inbox terecht.
• Bij e-mailgesprekken heb je een keuze. Wanneer de chat al een e-mailthread is, kun je het transcript versturen als antwoord binnen die thread (vanuit je gekoppelde inbox, waarna het daarna in de chat verschijnt) of als een apart transcript-e-mailbericht. Overal elders is het altijd een apart e-mailbericht.
• Je hebt bewerkingsrechten voor berichten nodig. Teamleden met alleen-lezen toegang tot chats kunnen een transcript exporteren, maar niet e-mailen.

Indicatoren voor meerdere kanalen #

Wanneer een contactpersoon via meerdere kanalen met je communiceert, maakt de chatinterface het gemakkelijk om het volledige overzicht te zien:

• Kanaalpictogrammen verschijnen naast elk bericht en tonen waar het vandaan komt.
• Kanaallabel in de chatlijst toont het meest recent gebruikte kanaal.

Dit betekent dat je kunt zien dat een contactpersoon je eerst een bericht stuurde via Instagram en daarna verderging op WhatsApp — alles in één thread.

Hulp nodig? #

Als je vragen hebt over de chatinterface of problemen ondervindt, neem dan contact op via onze e-mailondersteuning.