E-mail (Bèta) #

Verander je e-mailinbox in een kanaal dat door AI wordt beantwoord. Koppel de mailbox die je al gebruikt voor ondersteuning — Gmail, Outlook/Microsoft 365 of een aangepaste IMAP-mailbox — en een AI-agent leest nieuwe e-mails en beantwoordt deze automatisch, rechtstreeks vanaf je eigen adres. Liever geen installatie? Je kunt ook een kant-en-klaar adres krijgen.

Bèta. Het e-mailkanaal is nu voor iedereen beschikbaar, maar het is nog nieuw — houd rekening met enkele onvolkomenheden terwijl we het verder verfijnen. Als er iets niet werkt zoals beschreven, laat het dan weten aan de ondersteuning.

Wat is het e-mailkanaal? #

Het e-mailkanaal houdt een inbox in de gaten voor nieuwe berichten. Wanneer iemand je e-mailt, verschijnt het bericht in Chats zoals elk ander gesprek, en je AI-agent beantwoordt de e-mail automatisch. Antwoorden worden gegroepeerd onder de oorspronkelijke e-mail, zodat de heen-en-weer communicatie in één overzichtelijke thread blijft voor je klant.

Er zijn twee manieren om verbinding te maken:

1. Verbind uw eigen mailbox (aanbevolen). Gebruik het adres waar uw klanten al naartoe schrijven — support@yourcompany.com, uw Gmail, uw Outlook. Antwoorden komen vanaf uw echte adres.
2. Gebruik een beheerd adres. Krijg direct een adres op ons beheerde maildomein — getoond tijdens de configuratie — zonder dat u zelf iets hoeft in te stellen.

E-mail koppelen #

1. Klik in de linkerzijbalk onderaan op Settings.
2. Klik in de linkerzijbalk van Settings onder Channels op Channels.
3. Zoek de Email-kaart en klik op Connect.
4. Kies in het Connect Email-scherm hoe je verbinding wilt maken: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP of Use a managed address.

Optie A: Gmail of Outlook #

Er is geen “Inloggen met Google” of “Inloggen met Microsoft”-knop. Gmail en Outlook worden verbonden met een app-wachtwoord, niet via een inlogvenster van de provider. Het kiezen van Gmail of Outlook vult simpelweg de serverinstellingen voor je in.

Gmail maakt verbinding met een app-wachtwoord van Google. Kies Gmail en het formulier voor inloggegevens wordt geopend met de Gmail-serverinstellingen al ingevuld — je hoeft alleen je adres en het app-wachtwoord in te voeren:

1. Schakel in je Google-account 2-stapsverificatie in (onder Beveiliging) als je dat nog niet hebt gedaan.
2. Open, nog steeds onder Beveiliging, App-wachtwoorden en maak er een aan (elke naam werkt).
3. Plak het wachtwoord van 16 tekens in het veld Wachtwoord — niet je normale Gmail-wachtwoord.

Zorg er ook voor dat IMAP is ingeschakeld in je Gmail-instellingen. Dit werkt zowel voor persoonlijke Gmail-adressen als voor Google Workspace-adressen, en je kunt het app-wachtwoord op elk gewenst moment intrekken vanuit je Google-account zonder je echte wachtwoord aan te passen.

Waarom een app-wachtwoord? Google staat niet langer toe dat e-mailapps inloggen met je normale wachtwoord. Een app-wachtwoord is de methode die Google in plaats daarvan aanbiedt: een wachtwoord voor eenmalig gebruik dat speciaal voor deze verbinding wordt gegenereerd, veiliger dan je echte wachtwoord en afzonderlijk in te trekken.

Outlook werkt voorlopig op dezelfde manier: kies Outlook en gebruik een app-wachtwoord in het formulier dat wordt geopend (maak er een aan in de beveiligingsinstellingen van je Microsoft-account). Veel zakelijke accounts (Microsoft 365) blokkeren app-wachtwoorden — als het formulier wordt geweigerd, vraag je IT-beheerder dan om IMAP/SMTP voor je account in te schakelen.

Optie B: Aangepaste IMAP/SMTP (elke provider) #

Kies Aangepaste IMAP/SMTP en voer het volgende in:

1. E-mailadres — de mailbox die je wilt koppelen (bijv. support@yourcompany.com).
2. Wachtwoord — je mailboxwachtwoord, of een app-wachtwoord als je provider dit vereist.
3. Afzendernaam (optioneel) — de “Van”-naam die klanten zien bij antwoorden.
4. Gebruikersnaam (optioneel) — alleen als deze afwijkt van je e-mailadres.

De meeste bekende aanbieders vullen de serverinstellingen automatisch voor je in. Voor alle andere gevallen open je Geavanceerd (serverinstellingen) en voer je je IMAP-host/poort (meestal 993) en SMTP-host/poort in. Gebruik voor de SMTP-poort 587. De helppagina’s van je e-mailprovider vermelden de hostnamen.

Als je provider aangeeft dat je SMTP-poort 465 moet gebruiken, gebruik dan 587. Dit zijn twee manieren om hetzelfde te doen, en 587 is de poort die werkt met het platform. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail en de meeste andere providers ondersteunen allemaal 587. IMAP blijft op 993.

Een andere inloggegevens voor uitgaande e-mail #

Sommige configuraties versturen e-mail via een aparte verzendservice (bijvoorbeeld een aanbieder van transactionele e-mail), terwijl de mailbox zelf op uw eigen mailserver staat. Die verzendservice geeft u meestal een eigen SMTP-gebruikersnaam en -wachtwoord.

Open in dat geval Geavanceerd (serverinstellingen), voer de SMTP-host en poort van de verzendservice in en vink Gebruik andere inloggegevens voor uitgaande e-mail (SMTP) aan. Er verschijnen twee extra velden:

1. SMTP-gebruikersnaam (optioneel): de gebruikersnaam die u van uw verzendservice heeft gekregen. Laat dit leeg om dezelfde gebruikersnaam te gebruiken als voor inkomende e-mail.
2. SMTP-wachtwoord: het wachtwoord of de API-sleutel voor uw verzendservice.

Inkomende e-mail (IMAP) blijft het e-mailadres en wachtwoord bovenaan het formulier gebruiken. Laat het vakje uitgevinkt en uitgaande e-mail gebruikt dezelfde inloggegevens als inkomende e-mail, wat voor de meeste mailboxen nodig is.

Zodra de verbinding tot stand is gebracht, toont het verbindingsscherm of uitgaande e-mail eigen inloggegevens gebruikt. Om dit te wijzigen, verbreekt u de verbinding en verbindt u de mailbox opnieuw met de nieuwe gegevens.

Klik op Mailbox koppelen. We testen zowel het ontvangen (IMAP) als het verzenden (SMTP) voordat we de gegevens opslaan — als er iets mis is, krijg je direct een duidelijke melding.

Optie C: Gebruik een beheerd adres #

Geen mailbox om te koppelen — kies een adres op ons maildomein en u bent direct live.

1. Kies op het verbindingsscherm de optie voor een beheerd adres.
2. Typ het inboxadres dat u wilt (het gedeelte vóór de @). Gebruik 3–30 letters, cijfers, punten, underscores of koppeltekens — bijvoorbeeld support, hello of yourbrand.
3. Stel optioneel een Afzendernaam in.
4. Klik op Verbinden.
5. Kopieer het volledige adres dat verschijnt — de door u gekozen naam op het beheerde maildomein dat in het formulier wordt getoond.
6. Deel dat adres met uw leads.

Een handtekening toevoegen (optioneel) #

Je kunt een afsluiting toevoegen die aan het einde van elke e-mail wordt geplaatst die deze inbox verstuurt — zowel de antwoorden van de AI als de berichten die je zelf in Chats typt.

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Kanalen en klik op Beheren op de E-mail-kaart (als je net verbinding hebt gemaakt, ben je al op dit scherm).
2. Typ je afsluiting in Handtekening (optioneel) — bijvoorbeeld je naam, functie en bedrijf.
3. Klik op Handtekening opslaan.

Een paar dingen die handig zijn om te weten:

• Het is optioneel. Laat het vak leeg en e-mails worden precies zoals voorheen verzonden. Om later een handtekening te verwijderen, maakt u het vak leeg en slaat u het opnieuw op.
• Het wordt toegevoegd wanneer de e-mail wordt verzonden, dus u ziet het niet herhaald in elk bericht in de chatconversatie — en uw AI-agent leest het niet voor als onderdeel van het gesprek.
• Het komt helemaal onderaan, na het bericht en na eventuele links die de bot deelt. De AI eindigt het antwoord met een afsluitende zin zoals “Met vriendelijke groet,” en laat de naam en het bedrijf over aan uw handtekening.
• Alleen platte tekst, tot 2000 tekens. Regeleinden blijven precies zoals u ze typt.
• Het hoort bij de gekoppelde inbox. Een account koppelt op dit moment één mailbox — de e-mailkaart bevat één verbinding, en zodra deze is gekoppeld, biedt de kaart alleen opties om te beheren of de verbinding te verbreken. Om een ander adres te gebruiken, verbreekt u de verbinding en koppelt u de andere; om meerdere adressen te gebruiken, geeft u elk een eigen sub-account.

Een AI-agent instellen voor e-mail #

1. Klik in de linkerzijbalk onder AI STUDIO op AI Agents.
2. Maak een nieuwe Agent aan of open een bestaande.
3. Wijs de Agent toe aan E-mail als Toegangspunt — dit is wat nieuwe e-mailgesprekken naar de Agent leidt.
4. Nieuwe personen die een e-mail naar je inbox sturen, worden doorgestuurd naar de gesprekken van die Agent, of naar je standaard inkomende stroom als die is ingesteld — zie AI Agents en Overstappen van Campagnes naar Broadcasts & Agents.

Als je account precies één actieve Agent heeft, beantwoordt deze nieuwe e-mails zelfs zonder een e-mailtoegangspunt, net zoals bij elk ander kanaal. Om de AI uit je inbox te houden, open je Wie beantwoordt nieuwe gesprekken op de pagina AI-agents en kies je Niemand beantwoordt voor E-mail (of kies een aparte Agent die is geschreven voor e-mail). Zie Toegangspunten.

Hoe antwoorden worden geschreven #

Op het e-mailkanaal schrijft uw agent een correcte e-mail, geen chatbericht. Elk antwoord begint met een korte begroeting (“Hoi Sarah,” wanneer de voornaam van de persoon bekend is), antwoordt in korte alinea’s met een lege regel ertussen, en eindigt met een afsluitende zin zoals “Met vriendelijke groet,”. Het schrijft in de taal van het gesprek en behoudt dezelfde kennis, regels en vaardigheden als op elk ander kanaal. Eén antwoord is altijd één e-mail.

Hoe het wordt afgesloten hangt af van uw inbox:

• Met een handtekening schrijft de agent alleen de afsluitende woorden en komt uw handtekening eronder te staan, zodat uw naam en bedrijf nooit twee keer worden geschreven.
• Zonder handtekening ondertekent de agent met de naam uit de instructies, of anders met uw bedrijfsnaam.

Wilt u iets anders voor e-mail, zoals een formelere toon, “Geachte” in plaats van “Hoi”, of een vaste afsluiting? Open uw agent, ga naar AI-instructies → Gespreksgedrag en schrijf het in E-mailantwoorden. Dat vak wordt alleen gebruikt wanneer de agent per e-mail antwoordt; WhatsApp, Instagram en elk ander kanaal negeren het. Net als de andere instructievelden gaat het live wanneer u op Publiceren klikt. Als u een aparte agent voor e-mail gebruikt, kunt u de e-mailstijl in de normale instructies plaatsen.

Iemand als eerste e-mailen #

Het e-mailkanaal is niet alleen bedoeld voor mensen die jou schrijven. Een automatisering kan een e-mailcontact aanmaken op basis van een adres dat al bekend is — een bezoeker van de websitechat die zijn e-mailadres heeft achtergelaten, een lead uit een formulier — met de stap Contact aanmaken ingesteld op het E-mail-kanaal, en een stap Bericht verzenden daarna die de e-mail verstuurt vanuit je gekoppelde inbox. Het bericht verschijnt in Chats zoals elk ander bericht, en wanneer de persoon antwoordt, neemt je e-mailagent het vanaf daar over. Een eerste e-mail zoals deze heeft niets om op te antwoorden, dus het onderwerp is Bericht van gevolgd door de afzendernaam van je inbox. De stapsgewijze instructies, met een stopregel voor mensen die al hebben geboekt, vind je in Automatiseringen → Voorbeeld: e-mailopvolging voor leads uit websitechat.

De bot testen #

1. Stuur vanaf een ander e-mailaccount een bericht naar je verbonden mailbox.
2. Open de app en ga naar Chats — de e-mail verschijnt als een nieuw gesprek.
3. Als de AI is ingeschakeld op de juiste agent, zul je zien dat deze automatisch per e-mail antwoordt in dezelfde thread.

Hoe snel zijn de antwoorden? #

E-mail is geen instant messaging en we houden geen constante live verbinding met uw mailbox. In plaats daarvan controleren we elke paar minuten op nieuwe e-mail. Een antwoord wordt dus meestal binnen een minuut of twee na ontvangst van de e-mail verstuurd — dit is normaal voor e-mail en iets wat uw klanten niet zullen opmerken.

Kosten #

E-mail is een gratis kanaal — geen kosten per bericht en geen maandelijkse verbindingskosten. Het normale AI-tegoedverbruik voor het genereren van antwoorden is van toepassing, precies zoals bij elk ander kanaal.

Mediaberichten #

De bot leest de tekst van inkomende e-mails en hun bijlagen. Elke bijlage verschijnt in de chat als een eigen bericht, direct na de e-mailtekst, en de AI houdt hier rekening mee bij het beantwoorden:

Limieten: maximaal 5 bijlagen per e-mail, 10 MB per stuk. Andere bestandstypen (ZIP, agenda-uitnodigingen, video’s) en bestanden die de limieten overschrijden, worden niet geopend; de chat toont hun namen zodat jij en de AI weten dat ze zijn binnengekomen. Kleine afbeeldingen in een e-mailhandtekening (logo’s, sociale iconen) worden genegeerd. Een e-mail met alleen een bijlage en geen tekst wordt nog steeds beantwoord.

Uitgaande antwoorden zijn platte tekst (een link wordt toegevoegd als de bot een bestand moet delen). Een e-mail zonder leesbare tekst en zonder bijlage wordt overgeslagen.

Geautomatiseerde e-mail #

Niet elke e-mail in een ondersteuningsinbox is afkomstig van een persoon. Nieuwsbrieven, meldingen, vergadernotities en siterapporten van platforms zoals Google en Microsoft, factuurmeldingen, kwitanties en updates van ondersteuningstickets van de diensten die u gebruikt, e-mail van no-reply-afzenders, e-mail met een afmeldlink in de header en automatische antwoorden zoals afwezigheidsberichten worden herkend als geautomatiseerde e-mail:

• Het wordt nog steeds opgeslagen in uw inbox, met een Geautomatiseerd-markering op het gesprek, zodat u het kunt openen en lezen zoals elke andere e-mail.
• Een factuurmelding, kwitantie of ticketupdate blijft beantwoordbaar wanneer u zelf al naar die afzender hebt geschreven (een handmatig antwoord, een broadcast of een API-bericht), zodat een echt gesprek met een leverancier nooit wordt onderbroken.
• Uw agent beantwoordt deze niet, dus er worden nooit credits verbruikt of antwoorden gestuurd naar een robot.
• Het telt niet mee als activiteit in de cijfers van uw dashboard.

Bounce-berichten (van afzenders zoals mailer-daemon of postmaster) worden verwijderd en verschijnen niet in de inbox.

Een e-mail van een echt persoon wordt precies zoals voorheen beantwoord. Er wordt niets verwijderd.

Verbindingsstatus & Verbinding verbreken #

De verbindingsstatus van je e-mail wordt weergegeven op de E-mail-kaart:

Als je mailbox niet meer werkt, betekent dit meestal dat je wachtwoord/app-wachtwoord is gewijzigd of dat de toegang is ingetrokken — maak opnieuw verbinding met nieuwe inloggegevens.

Verbinding verbreken: ga naar Instellingen → Kanalen → Kanalen, zoek de E-mail-kaart en klik op Verbinding verbreken. We stoppen met het controleren van de mailbox en verwijderen de opgeslagen inloggegevens.

Beperkingen #

• Tekstantwoorden. De AI antwoordt in platte tekst; bijlagen worden gedeeld als links in plaats van als bestandsuploads.
• Eén gesprek per afzender. Elke persoon die je e-mailt wordt een enkel contact, gekoppeld aan hun e-mailadres.
• Eén eigenaar per mailbox. Een specifieke mailbox kan slechts aan één account tegelijk worden gekoppeld.
• Geautomatiseerde e-mail wordt niet beantwoord. Nieuwsbrieven, notificaties, no-reply-afzenders en automatische antwoorden worden opgeslagen met een Geautomatiseerd-markering en blijven onbeantwoord; bounce-berichten en e-mail van je eigen gekoppelde adressen worden gefilterd om antwoordlussen te voorkomen. Zie Geautomatiseerde e-mail.
• We lezen alleen nieuwe e-mail. Wanneer je voor het eerst verbinding maakt, blijft je bestaande achterstand ongemoeid — alleen e-mails die na het verbinden binnenkomen, worden beantwoord.
• Antwoorden worden verstuurd vanuit de mailbox die je hebt gekoppeld, niet vanaf een alias. Als je Gmail-account “E-mail verzenden als”-aliassen heeft ingesteld, zijn deze hier niet beschikbaar: het Van-adres is altijd het eigen adres van de gekoppelde mailbox. Je kunt de weergavenaam die ernaast wordt getoond wijzigen, maar niet het adres. Om vanaf een ander adres te antwoorden, moet je die mailbox als een eigen kanaal koppelen.
• Geen automatische transcript-e-mail. Er is geen instelling die een kopie van een gesprek naar jou of naar het contact e-mailt wanneer een chat eindigt. Als je gesprekken buiten de app nodig hebt, exporteer ze dan of haal ze op via de API — zie Je contacten exporteren en API-toegang.

Probleemoplossing #

“Kon geen verbinding maken met de IMAP/SMTP-server” #

• Controleer het e-mailadres en wachtwoord nogmaals. Als uw provider een app-wachtwoord vereist (Gmail, Yahoo, iCloud en vele anderen), maak er dan een aan en plak dat in plaats van uw normale wachtwoord.
• Zorg ervoor dat IMAP is ingeschakeld in uw mailboxinstellingen (Gmail en sommige andere providers hebben dit standaard uitgeschakeld).
• Controleer voor een aangepaste provider de host en poort onder Geavanceerd — IMAP is meestal 993, en voor SMTP gebruikt u 587 (als uw provider 465 vermeldt, gebruik dan 587 — dat is de poort die hier werkt).
• Als het bericht SMTP heeft de inloggegevens geweigerd verschijnt en u verstuurt via een aparte verzendservice, vink dan Gebruik andere inloggegevens voor uitgaande e-mail (SMTP) aan en voer de gebruikersnaam en het wachtwoord van die service in. Als het vakje al is aangevinkt, controleer dan die twee velden opnieuw.

Outlook / Microsoft 365 maakt geen verbinding met een wachtwoord #

Veel Microsoft 365-accounts blokkeren IMAP/SMTP op basis van wachtwoorden. Er is hier geen “Inloggen met Microsoft”-optie — e-mail maakt alleen verbinding met een app-wachtwoord — dus vraag je IT-beheerder om IMAP en SMTP toe te staan voor je account (en om app-wachtwoorden toe te staan), of verbind een andere mailbox.

“Dat adres is al in gebruik” (beheerd adres) #

Iemand (mogelijk jijzelf, via een andere verbinding) gebruikt dat adres al. Kies een ander adres — adressen zijn uniek op het hele platform.

Bot antwoordt niet op een e-mail #

• Bevestig dat het e-mailkanaal is ingeschakeld voor een agent (of is ingesteld als je standaard inkomende stroom).
• Bevestig dat de AI actief is voor die agent.
• Onthoud dat antwoorden worden verstuurd via een controlecyclus van ~2 minuten — geef het even de tijd.
• Controleer of het gesprek de Geautomatiseerd-markering heeft. Nieuwsbrieven, notificaties, no-reply-afzenders en automatische antwoorden worden bewust niet beantwoord (zie Geautomatiseerde e-mail).

“Kon je bericht niet verzenden. Probeer het opnieuw.” #

Zelf een antwoord typen in Chats bij een e-mailconversatie mislukte voorheen met deze melding, ongeacht hoe vaak je het opnieuw probeerde. Dat is opgelost — open de conversatie en verzend zoals gebruikelijk. Als je de melding nog steeds ziet, controleer dan of je mailbox geen foutmelding weergeeft op de pagina Kanalen.

Klant heeft het antwoord niet ontvangen #

• Vraag de klant om hun spammap te controleren en je adres toe te staan.
• Als je mailbox een foutmelding toont op de pagina Kanalen, maak dan opnieuw verbinding — het verzenden kan zijn gestopt omdat de inloggegevens zijn verlopen.

Best practices #

• Koppel de mailbox die klanten al gebruiken, zodat antwoorden afkomstig zijn van een vertrouwd adres.
• Gebruik een app-wachtwoord waar je provider dit aanbiedt — dit is veiliger dan je hoofdwachtwoord en eenvoudig in te trekken.
• Stel een afzendernaam in, zodat antwoorden een vriendelijke “Van”-naam tonen.
• Voeg een handtekening toe, zodat elk antwoord wordt afgesloten met je naam en bedrijf, zoals je klanten van e-mail verwachten.
• Schakel e-mail in voor de juiste Agent, zodat inkomende e-mail met de juiste instructies wordt beantwoord.