E-mail (Bèta) #

Verander je e-mailinbox in een kanaal dat door AI wordt beantwoord. Koppel de mailbox die je al gebruikt voor ondersteuning — Gmail, Outlook/Microsoft 365 of een aangepaste IMAP-mailbox — en een AI-agent leest nieuwe e-mails en beantwoordt deze automatisch, rechtstreeks vanaf je eigen adres. Liever geen installatie? Je kunt ook een kant-en-klaar adres krijgen.

Bèta. Het e-mailkanaal is nu voor iedereen beschikbaar, maar het is nog nieuw — houd rekening met enkele onvolkomenheden terwijl we het verder verfijnen. Als er iets niet werkt zoals beschreven, laat het dan weten aan de ondersteuning.

Wat is het e-mailkanaal? #

Het e-mailkanaal houdt een inbox in de gaten voor nieuwe berichten. Wanneer iemand je e-mailt, verschijnt het bericht in Chats zoals elk ander gesprek, en je AI-agent beantwoordt de e-mail automatisch. Antwoorden worden gegroepeerd onder de oorspronkelijke e-mail, zodat de heen-en-weer communicatie in één overzichtelijke thread blijft voor je klant.

Er zijn twee manieren om verbinding te maken:

1. Verbind uw eigen mailbox (aanbevolen). Gebruik het adres waar uw klanten al naartoe schrijven — support@yourcompany.com, uw Gmail, uw Outlook. Antwoorden komen vanaf uw echte adres.
2. Gebruik een beheerd adres. Krijg direct een adres op ons beheerde maildomein — getoond tijdens de configuratie — zonder dat u zelf iets hoeft in te stellen.

E-mail koppelen #

1. Klik in de linkerzijbalk onderaan op Settings.
2. Klik in de linkerzijbalk van Settings onder Channels op Channels.
3. Zoek de Email-kaart en klik op Connect.
4. Kies in het Connect Email-scherm hoe je verbinding wilt maken: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP of Use a managed address.

Optie A: Gmail of Outlook #

Er is geen “Inloggen met Google” of “Inloggen met Microsoft”-knop. Gmail en Outlook worden verbonden met een app-wachtwoord, niet via een inlogvenster van de provider. Het kiezen van Gmail of Outlook vult simpelweg de serverinstellingen voor je in.

Gmail maakt verbinding met een app-wachtwoord van Google. Kies Gmail en het formulier voor inloggegevens wordt geopend met de Gmail-serverinstellingen al ingevuld — je hoeft alleen je adres en het app-wachtwoord in te voeren:

1. Schakel in je Google-account 2-stapsverificatie in (onder Beveiliging) als je dat nog niet hebt gedaan.
2. Open, nog steeds onder Beveiliging, App-wachtwoorden en maak er een aan (elke naam werkt).
3. Plak het wachtwoord van 16 tekens in het veld Wachtwoord — niet je normale Gmail-wachtwoord.

Zorg er ook voor dat IMAP is ingeschakeld in je Gmail-instellingen. Dit werkt zowel voor persoonlijke Gmail-adressen als voor Google Workspace-adressen, en je kunt het app-wachtwoord op elk gewenst moment intrekken vanuit je Google-account zonder je echte wachtwoord aan te passen.

Waarom een app-wachtwoord? Google staat niet langer toe dat e-mailapps inloggen met je normale wachtwoord. Een app-wachtwoord is de methode die Google in plaats daarvan aanbiedt: een wachtwoord voor eenmalig gebruik dat speciaal voor deze verbinding wordt gegenereerd, veiliger dan je echte wachtwoord en afzonderlijk in te trekken.

Outlook werkt voorlopig op dezelfde manier: kies Outlook en gebruik een app-wachtwoord in het formulier dat wordt geopend (maak er een aan in de beveiligingsinstellingen van je Microsoft-account). Veel zakelijke accounts (Microsoft 365) blokkeren app-wachtwoorden — als het formulier wordt geweigerd, vraag je IT-beheerder dan om IMAP/SMTP voor je account in te schakelen.

Optie B: Aangepaste IMAP/SMTP (elke provider) #

Kies Aangepaste IMAP/SMTP en voer het volgende in:

1. E-mailadres — de mailbox die je wilt koppelen (bijv. support@yourcompany.com).
2. Wachtwoord — je mailboxwachtwoord, of een app-wachtwoord als je provider dit vereist.
3. Afzendernaam (optioneel) — de “Van”-naam die klanten zien bij antwoorden.
4. Gebruikersnaam (optioneel) — alleen als deze afwijkt van je e-mailadres.

De meeste bekende aanbieders vullen de serverinstellingen automatisch voor je in. Voor alle andere gevallen open je Geavanceerd (serverinstellingen) en voer je je IMAP-host/poort (meestal 993) en SMTP-host/poort in. Gebruik voor de SMTP-poort 587. De helppagina’s van je e-mailprovider vermelden de hostnamen.

Als je provider aangeeft dat je SMTP-poort 465 moet gebruiken, gebruik dan 587. Dit zijn twee manieren om hetzelfde te doen, en 587 is de poort die werkt met het platform. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail en de meeste andere providers ondersteunen allemaal 587. IMAP blijft op 993.

Klik op Mailbox koppelen. We testen zowel het ontvangen (IMAP) als het verzenden (SMTP) voordat we de gegevens opslaan — als er iets mis is, krijg je direct een duidelijke melding.

Optie C: Gebruik een beheerd adres #

Geen mailbox om te koppelen — kies een adres op ons maildomein en u bent direct live.

1. Kies op het verbindingsscherm de optie voor een beheerd adres.
2. Typ het inboxadres dat u wilt (het gedeelte vóór de @). Gebruik 3–30 letters, cijfers, punten, underscores of koppeltekens — bijvoorbeeld support, hello of yourbrand.
3. Stel optioneel een Afzendernaam in.
4. Klik op Verbinden.
5. Kopieer het volledige adres dat verschijnt — de door u gekozen naam op het beheerde maildomein dat in het formulier wordt getoond.
6. Deel dat adres met uw leads.

Een handtekening toevoegen (optioneel) #

Je kunt een afsluiting toevoegen die aan het einde van elke e-mail wordt geplaatst die deze inbox verstuurt — zowel de antwoorden van de AI als de berichten die je zelf in Chats typt.

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Kanalen en klik op Beheren op de E-mail-kaart (als je net verbinding hebt gemaakt, ben je al op dit scherm).
2. Typ je afsluiting in Handtekening (optioneel) — bijvoorbeeld je naam, functie en bedrijf.
3. Klik op Handtekening opslaan.

Een paar dingen die handig zijn om te weten:

• Het is optioneel. Laat het vak leeg en e-mails worden precies zo verstuurd als voorheen. Om later een handtekening te verwijderen, maak je het vak leeg en sla je het opnieuw op.
• Het wordt toegevoegd wanneer de e-mail wordt verzonden, dus je ziet het niet herhaald bij elk bericht in de Chats-conversatie — en je AI-agent leest het niet terug als onderdeel van het gesprek.
• Het komt helemaal onderaan, na het bericht en na eventuele links die de bot deelt.
• Alleen platte tekst, tot 2000 tekens. Regeleinden blijven precies behouden zoals je ze typt.
• Het is per inbox. Als je meer dan één mailbox koppelt, heeft elke mailbox zijn eigen handtekening.

Een AI-agent instellen voor e-mail #

1. Klik in de linkerzijbalk onder AI STUDIO op AI Agents.
2. Maak een nieuwe Agent aan of open een bestaande.
3. Wijs de Agent toe aan E-mail als Toegangspunt — dit is wat nieuwe e-mailgesprekken naar de Agent leidt.
4. Nieuwe personen die een e-mail naar je inbox sturen, worden doorgestuurd naar de gesprekken van die Agent, of naar je standaard inkomende stroom als die is ingesteld — zie AI Agents en Overstappen van Campagnes naar Broadcasts & Agents.

De bot testen #

1. Stuur vanaf een ander e-mailaccount een bericht naar je verbonden mailbox.
2. Open de app en ga naar Chats — de e-mail verschijnt als een nieuw gesprek.
3. Als de AI is ingeschakeld op de juiste agent, zul je zien dat deze automatisch per e-mail antwoordt in dezelfde thread.

Hoe snel zijn de antwoorden? #

E-mail is geen instant messaging en we houden geen constante live verbinding met uw mailbox. In plaats daarvan controleren we elke paar minuten op nieuwe e-mail. Een antwoord wordt dus meestal binnen een minuut of twee na ontvangst van de e-mail verstuurd — dit is normaal voor e-mail en iets wat uw klanten niet zullen opmerken.

Kosten #

E-mail is een gratis kanaal — geen kosten per bericht en geen maandelijkse verbindingskosten. Het normale AI-tegoedverbruik voor het genereren van antwoorden is van toepassing, precies zoals bij elk ander kanaal.

Mediaberichten #

De bot leest de tekst van inkomende e-mails. Bijlagen (afbeeldingen, pdf’s, enz.) worden in deze versie niet gedownload in het gesprek. Uitgaande antwoorden zijn platte tekst (een link wordt toegevoegd als de bot een bestand moet delen). E-mails die alleen uit HTML of bijlagen bestaan zonder leesbare tekst worden overgeslagen.

Verbindingsstatus & Verbinding verbreken #

De verbindingsstatus van je e-mail wordt weergegeven op de E-mail-kaart:

Als je mailbox niet meer werkt, betekent dit meestal dat je wachtwoord/app-wachtwoord is gewijzigd of dat de toegang is ingetrokken — maak opnieuw verbinding met nieuwe inloggegevens.

Verbinding verbreken: ga naar Instellingen → Kanalen → Kanalen, zoek de E-mail-kaart en klik op Verbinding verbreken. We stoppen met het controleren van de mailbox en verwijderen de opgeslagen inloggegevens.

Beperkingen #

• Tekstantwoorden. De AI antwoordt in platte tekst; bijlagen worden gedeeld als links in plaats van als bestandsuploads.
• Eén gesprek per afzender. Elke persoon die u e-mailt, wordt een enkel contact, gekoppeld aan hun e-mailadres.
• Eén eigenaar per mailbox. Een specifieke mailbox kan slechts aan één account tegelijk worden gekoppeld.
• Geautomatiseerde e-mail wordt genegeerd. Bounceberichten, auto-responders en e-mail van uw eigen gekoppelde adressen worden gefilterd om antwoordlussen te voorkomen.
• We lezen alleen nieuwe e-mail. Wanneer u voor het eerst verbinding maakt, blijft uw bestaande achterstand ongemoeid — alleen e-mails die na het verbinden binnenkomen, worden beantwoord.
• Antwoorden worden verzonden vanuit de mailbox die u heeft gekoppeld, niet vanuit een alias. Als uw Gmail-account “E-mail verzenden als”-aliassen heeft ingesteld, zijn deze hier niet beschikbaar: het Van-adres is altijd het eigen adres van de gekoppelde mailbox. U kunt de weergavenaam die ernaast wordt getoond wijzigen, maar niet het adres. Om vanaf een ander adres te antwoorden, koppelt u die mailbox als een eigen kanaal.
• Geen automatische transcript-e-mail. Er is geen instelling die een kopie van een gesprek naar u of naar het contact e-mailt wanneer een chat eindigt. Als u gesprekken buiten de app nodig heeft, exporteer ze dan of haal ze op via de API — zie Uw contacten exporteren en API-toegang.

Probleemoplossing #

“Kon geen verbinding maken met de IMAP/SMTP-server” #

• Controleer het e-mailadres en wachtwoord dubbel. Als je provider een app-wachtwoord vereist (Gmail, Yahoo, iCloud en vele anderen), maak er dan een aan en plak dat in plaats van je normale wachtwoord.
• Zorg ervoor dat IMAP is ingeschakeld in je mailboxinstellingen (Gmail en sommige andere providers hebben dit standaard uitgeschakeld).
• Controleer voor een aangepaste provider opnieuw de host en poort onder Geavanceerd — IMAP is meestal 993, en gebruik voor SMTP 587 (als je provider 465 vermeldt, gebruik dan 587 in plaats daarvan — dat is degene die hier werkt).

Outlook / Microsoft 365 maakt geen verbinding met een wachtwoord #

Veel Microsoft 365-accounts blokkeren IMAP/SMTP op basis van wachtwoorden. Er is hier geen “Inloggen met Microsoft”-optie — e-mail maakt alleen verbinding met een app-wachtwoord — dus vraag je IT-beheerder om IMAP en SMTP toe te staan voor je account (en om app-wachtwoorden toe te staan), of verbind een andere mailbox.

“Dat adres is al in gebruik” (beheerd adres) #

Iemand (mogelijk jijzelf, via een andere verbinding) gebruikt dat adres al. Kies een ander adres — adressen zijn uniek op het hele platform.

Bot antwoordt niet op een e-mail #

• Controleer of het e-mailkanaal is ingeschakeld op een agent (of is ingesteld als je standaard inkomende stroom).
• Controleer of de AI actief is voor die agent.
• Onthoud dat antwoorden worden verzonden via een controlecyclus van ~2 minuten — geef het even de tijd.
• Controleer of de afzender geen geautomatiseerd adres is (bounces en auto-responders worden bewust gefilterd).

“Kon je bericht niet verzenden. Probeer het opnieuw.” #

Zelf een antwoord typen in Chats bij een e-mailconversatie mislukte voorheen met deze melding, ongeacht hoe vaak je het opnieuw probeerde. Dat is opgelost — open de conversatie en verzend zoals gebruikelijk. Als je de melding nog steeds ziet, controleer dan of je mailbox geen foutmelding weergeeft op de pagina Kanalen.

Klant heeft het antwoord niet ontvangen #

• Vraag de klant om hun spammap te controleren en je adres toe te staan.
• Als je mailbox een foutmelding toont op de pagina Kanalen, maak dan opnieuw verbinding — het verzenden kan zijn gestopt omdat de inloggegevens zijn verlopen.

Best practices #

• Koppel de mailbox die klanten al gebruiken, zodat antwoorden afkomstig zijn van een vertrouwd adres.
• Gebruik een app-wachtwoord waar je provider dit aanbiedt — dit is veiliger dan je hoofdwachtwoord en eenvoudig in te trekken.
• Stel een afzendernaam in, zodat antwoorden een vriendelijke “Van”-naam tonen.
• Voeg een handtekening toe, zodat elk antwoord wordt afgesloten met je naam en bedrijf, zoals je klanten van e-mail verwachten.
• Schakel e-mail in voor de juiste Agent, zodat inkomende e-mail met de juiste instructies wordt beantwoord.