Teambeheer #

Nodig teamleden uit voor je account en bepaal precies wat ze kunnen zien en doen. Of je nu een supportmedewerker hebt die alleen toegang nodig heeft tot chats of een marketingmanager die campagnes beheert, je kunt voor elk persoon het juiste toegangsniveau instellen.

Toegang tot Teambeheer #

Hoe kom je daar: Instellingen → Werkruimte-groep → Team.

Open Instellingen onderaan de linkerzijbalk en klik vervolgens op Team in het menu Instellingen. Tik op een telefoon eerst op het menupictogram (☰).

De sectie Team toont je huidige ledenlijst (waarbij de accounteigenaar altijd bovenaan staat) en, zodra er openstaande uitnodigingen zijn, een aparte lijst Uitnodigingen daaronder.

Hoe het werkt #

Met teambeheer kun je:

• Nodig mensen uit om lid te worden van je account via e-mail
• Wijs rollen toe (Beheerder, Redacteur of Lezer) om een basisniveau van toegang in te stellen
• Verfijn machtigingen per lid — open de machtigingseditor van een lid om hun toegang tot elk van de 12 gebieden afzonderlijk te wijzigen (zie Machtigingen aanpassen)
• Beperk iemand tot hun eigen chats — dezelfde editor kan een lid beperken tot de gesprekken en contacten die aan hen zijn toegewezen (zie Een lid beperken tot hun eigen chats)
• Beperk iemand tot bepaalde agents, kanalen of afdelingen — splits het team op basis van gebied in plaats van werklast (zie Een lid beperken tot bepaalde agents of kanalen)
• Groepeer het team in afdelingen — Verkoop, Ondersteuning, HR, elk met hun eigen nieuwe chats en hun eigen rotatie (zie Afdelingen)
• Schort teamleden op of verwijder ze op elk gewenst moment
• Schakel tussen accounts met behulp van token-gebaseerd accountwisselen en schakel daarna terug naar je eigen account

Elk teamlid logt in met zijn eigen account. Wanneer ze overschakelen naar jouw account, zien ze jouw dashboard, campagnes, contacten en chats — maar alleen de onderdelen waarvoor jij ze toegang hebt gegeven.

Rollen #

Elk teamlid heeft een van de drie rollen, die hun standaardmachtigingen op het platform bepaalt.

Naamgevingsopmerking: deze rol wordt in deze handleiding (en in de onderstaande rechten-tabel) Editor genoemd, maar in de rolkiezer in de app zelf wordt deze Agent genoemd — dezelfde rol, dezelfde rechten, alleen een andere naam op het scherm.

Machtigingsgebieden #

Er zijn 12 machtigingsgebieden op het platform. Elk gebied kan worden ingesteld op een van de vier niveaus:

Gebieden en wat ze dekken #

Standaardtoestemmingen per rol #

Dit zijn de standaardinstellingen — elk gebied kan per lid worden gewijzigd in de Rechteneditor hieronder.

Toestemmingen aanpassen (overschrijvingen) #

Soms past de standaardrol niet precies — misschien wil je een Bewerker die ook Analytics volledig kan bekijken, of een Beheerder die geen factuurgegevens mag zien. Het platform ondersteunt rechtenoverschrijvingen: gedetailleerde instellingen per gebied die voorrang hebben op de standaardinstellingen van de rol van een lid.

Om de rechten van een lid te bewerken:

1. Zoek het lid in de Leden-lijst en klik op het schuifregelaars-icoon op hun rij (als ze al overschrijvingen hebben, opent het label “N overschrijvingen” naast hun rol dezelfde editor).
2. De Machtigingen-editor somt alle 12 gebieden op, elk met de vier niveaus — Geen, Bekijken, Bewerken en Volledig. Een kleine stip markeert het niveau dat de rol van het lid hen al geeft, zodat je altijd kunt zien wat de basis is en wat aangepast is. Boven de gebieden staan twee limieten die bepalen hoeveel van het account het lid überhaupt kan zien: Chat- & contactzichtbaarheid (zie Een lid beperken tot hun eigen chats) en Agents, kanalen & afdelingen (zie Een lid beperken tot bepaalde agents of kanalen).
3. Wijzig de gebieden die je wilt en klik op Machtigingen opslaan. Alleen de gebieden die afwijken van de standaardinstellingen van de rol worden opgeslagen als overschrijvingen, en de Ledenlijst toont een telling naast iedereen die deze heeft.
4. Herstellen naar roldefaults (linksonder in de editor) wist elke overschrijving en zet het lid terug op de standaardtoegang van hun rol.

Als je later de rol van een lid wijzigt, blijven hun overschrijvingen behouden — elk gebied dat ze hebben aangepast blijft op het aangepaste niveau, terwijl al het andere de standaardinstellingen van de nieuwe rol volgt.

Alleen de accounteigenaar kan hogere toegang verlenen dan die van zichzelf. Een teamlid met toegang tot Teambeheer kan anderen uitnodigen en beheren, maar kan niemand machtigingen geven die sterker zijn dan die van henzelf, en kan geen teamlid opschorten of verwijderen wiens toegang breder is dan die van henzelf.

Voorbeeld: Je supportmedewerker heeft de rol Agent (Bewerker). Standaard heeft die rol alleen-lezen toegang tot Analytics — ze kunnen de dashboards openen maar niet beheren. Open hun Rechteneditor, stel Analytics in op Volledig en sla op — al het andere blijft op de standaardinstellingen van de rol.

Een lid beperken tot hun eigen chats #

Machtigingsgebieden bepalen waarmee een lid kan werken — chats, contacten, campagnes. Chat- en contactzichtbaarheid bepaalt hoeveel daarvan ze kunnen zien: alles op het account, of alleen de gesprekken en contacten die aan hen zijn toegewezen.

Dit is wat je wilt voor een freelancer die één segment beheert, een uitbestede agent of een junior die zijn eigen wachtrij moet afhandelen zonder door je hele klantenbestand te bladeren.

Hoe kom je daar: Instellingen → Team → het schuifregelaars-icoon op de rij van het lid → de sectie Chat- en contactzichtbaarheid bovenaan de Machtigingen-editor.

Kies een van de twee opties:

• Alle contacten — het lid ziet elke chat en elk contact op het account. Dit is de standaardinstelling en de manier waarop elk bestaand lid al werkt.
• Alleen aan hen toegewezen — het lid ziet alleen de chats en contacten die aan hen zijn toegewezen, en niets anders.

Met Alleen aan hen toegewezen geselecteerd, verschijnt er een extra keuze:

• Toon ook niet-toegewezen — naast hun eigen chats en contacten ziet het lid ook chats en contacten die nog door niemand zijn opgepakt. Schakel dit in voor iemand die in de gedeelde wachtrij werkt en daar gesprekken uit claimt; laat het uitgeschakeld voor iemand die alleen mag zien wat jij aan hen toewijst.

Klik op Machtigingen opslaan als je klaar bent. De wijziging wordt toegepast zodra het lid je account de volgende keer laadt of ververst.

Wat het lid ziet #

De beperking geldt overal, niet alleen voor de chatlijst: hun Chats-inbox, hun Contactenlijst, zoekresultaten, de aantallen en badges in hun wachtrij, alles wat ze exporteren en nieuwe berichten die live binnenkomen. Er is geen filter voor hen om te wissen en geen weergave die hen meer laat zien — het is simpelweg de grens van wat hun login binnen jouw account kan bereiken.

Een paar praktische gevolgen:

• Het Toegewezen aan-filter in Chats wordt ingeklapt tot alleen Jij (plus Niet-toegewezen als je dat hebt toegestaan), omdat er niets anders is waarop ze kunnen filteren.
• Contacten die ze aanmaken of importeren, worden automatisch aan hen toegewezen, zodat ze kunnen zien wat ze zojuist hebben toegevoegd.
• Ze kunnen nog steeds een gesprek overdragen. Een chat opnieuw toewijzen aan een collega werkt zoals gewoonlijk — de chat verlaat dan hun weergave, aangezien deze niet langer van hen is, dus het is de moeite waard om chats bewust over te dragen.
• Een link naar een gesprek dat niet van hen is, opent simpelweg niet voor hen.

Hoe het werkt met toewijzing #

Zichtbaarheid is de grens; toewijzing bepaalt wie daarbinnen valt. Er verandert niets aan de toewijzing: Inkomende contacten automatisch toewijzen verspreidt nieuwe contacten nog steeds op dezelfde manier, en handmatige toewijzing via het ⋮-menu van een chat werkt ook nog steeds — zie Chattoewijzingen. Er zijn dus drie manieren waarop een chat een beperkt lid bereikt: automatische toewijzing wijst deze aan hen toe, jij of een teamgenoot wijst deze handmatig aan hen toe, of ze claimen de chat zelf uit de niet-toegewezen wachtrij (wanneer je dat hebt toegestaan).

Als een beperkt lid uit de roulatie voor automatische toewijzing wordt gehaald, zien ze simpelweg alleen wat mensen handmatig aan hen toewijzen.

Goed om te weten #

• De accounteigenaar kan nooit beperkt worden. De eigenaar ziet altijd alles.
• Het staat los van de rol. Elke rol kan beperkt worden — zelfs een beheerder, hoewel dat een ongebruikelijke combinatie is en de editor dat aangeeft wanneer je het kiest.
• Totalen voor het hele account worden niet opgesplitst. Dashboard-analyses, dagelijkse samenvattingen en contactlijsten voor campagnes zijn cijfers voor het hele account, dus een beperkt lid met toegang tot die gebieden ziet daar nog steeds cijfers op accountniveau. Als dat belangrijk is, stel Analyses, Dagelijkse samenvattingen en Campagnes dan in op Geen voor dat lid in dezelfde editor.
• Leden met toegang tot Teambeheer kunnen de lijst zien zoals gebruikelijk — het beperken van de zichtbaarheid heeft betrekking op chats en contacten, niet op je teamlijst.

Een lid beperken tot bepaalde agents of kanalen #

De bovenstaande sectie beperkt iemand tot de chats die aan hen zijn toegewezen. Deze sectie beperkt hen op basis van waar de chat bij hoort: een specifieke AI-agent, een specifiek kanaal, een specifieke afdeling, of een combinatie daarvan.

Gebruik dit voor teams die zijn opgesplitst op basis van gebied in plaats van werklast — een ondersteuningsmedewerker die alleen gesprekken van ondersteunings-agents mag zien, een WhatsApp-only medewerker, een verkoopmedewerker die de verkoopwachtrij afhandelt, of een extern team dat één kanaal voor je beheert.

Hoe kom je daar: Instellingen → Team → het schuifregelaars-icoon op de rij van het lid → de sectie Agents, kanalen & afdelingen, net onder Chat- & contactzichtbaarheid.

Vink de agents aan waar deze persoon aan werkt, en/of de kanalen, en/of de afdelingen. Laat een lijst leeg om er niet op te beperken. Vink niets aan en ze zien alles; dit is de standaardinstelling en hoe elk bestaand lid al werkt. (De lijst met afdelingen verschijnt pas zodra je er een paar hebt aangemaakt.)

De twee limieten stapelen #

Chat- & contactzichtbaarheid en Agents, kanalen & afdelingen zijn afzonderlijke limieten, en beide zijn tegelijkertijd van toepassing:

• Agents/kanalen/afdelingen op zichzelf geeft je een gedeelde team-inbox — iedereen in het ondersteuningsteam ziet elke chat van de ondersteunings-agent, wie deze ook afhandelt.
• Hetzelfde in combinatie met Alleen toegewezen aan hen geeft je de beperkte versie — hun eigen chats, op hun agent, en niets anders.

Alles wat de limiet ‘alleen toegewezen’ dekt, dekt dit ook: de Chats-inbox, Contacten, zoeken, de tellingen en badges, exports en live binnenkomende berichten. Het is de grens van wat hun login kan bereiken, geen filter dat ze kunnen wissen.

Chats zonder agent #

Sommige gesprekken worden door geen enkele agent afgehandeld — oudere gesprekken van voordat je je agents instelde, en elke chat die het lid zelf start. Standaard blijven deze verborgen voor een lid met agent-beperkingen.

Vink Toon ook chats die door geen enkele agent worden afgehandeld aan als je wilt dat ze die ook zien. Het is de moeite waard om dit aan te vinken als het lid zelf gesprekken moet starten, aangezien een chat die zij aanmaken nog geen agent heeft.

Goed om te weten #

• De accounteigenaar kan nooit worden beperkt. De eigenaar ziet altijd alles.
• Het staat los van de rol. Elke rol kan op deze manier worden beperkt, inclusief Beheerder.
• Het verwijderen van een agent maakt niets kapot. Een lid dat beperkt is tot een agent die niet meer bestaat, stopt simpelweg met het zien van chats daarvan; er treden geen fouten op en je kunt op elk gewenst moment opnieuw kiezen. Het verwijderen van een afdeling is nog beter: iedereen die daartoe beperkt was, wordt automatisch vrijgegeven, zodat niemand met een lege inbox achterblijft.
• Dezelfde accountbrede uitzondering als hierboven. Dashboard-analyses, dagelijkse samenvattingen en contactlijsten voor campagnes blijven cijfers voor het hele account. Zet die gebieden op Geen voor het lid als dat belangrijk is.

Afdelingen #

Een afdeling is een benoemde groep van je team — Verkoop, Klantenservice, HR. Het biedt je drie dingen die toewijzing alleen niet kan: een naam voor wie eigenaar is van een lead, een manier voor nieuwe chats om zelfstandig het juiste team te bereiken, en een rotatie die alleen dat team dekt.

Hoe kom je daar: Instellingen → Team → de Afdelingen-kaart, net onder Automatisch toewijzen.

Een afdeling aanmaken #

Klik op Afdeling toevoegen en vul vervolgens in:

• Naam — hoe het team heet. “Sales”, “Klantenservice”, “HR”.
• Wie zit erin — vink de mensen in dat team aan. Je kunt er zelf ook in zitten.
• Nieuwe chats afgehandeld door deze agenten / Nieuwe chats op deze kanalen — optioneel. Kies deze en nieuwe gesprekken die overeenkomen worden automatisch onder deze afdeling geplaatst. Kies niets en de afdeling is alleen handmatig: leads komen erin terecht wanneer iemand ze daar plaatst.
• Wijs elke nieuwe lead ook toe aan degene in deze afdeling die er op dit moment de minste heeft — standaard ingeschakeld. Schakel dit uit als het team vanuit een gedeelde wachtrij werkt en zelf leads oppakt. Hiervoor moet ook Nieuwe contacten automatisch toewijzen zijn ingeschakeld: zonder dit worden leads nog steeds onder de afdeling geplaatst, maar krijgt niemand er een toegewezen. Je ziet een notitie onder het selectievakje als dat het geval is.

Als je zowel een agent als een kanaal kiest, moet een chat aan beide voldoen om hier te worden ondergebracht — zo geef je het ene team “de support-agent, maar alleen op WhatsApp” terwijl een ander team de rest op zich neemt.

Handmatig een lead archiveren #

Open een chat, klik op het ⋮-menu en kies Onderbrengen bij een afdeling…. Kies de afdeling (of Geen afdeling om deze eruit te halen).

Tenzij je het uitschakelt, zorgt het handmatig plaatsen van een lead er ook voor dat deze wordt toegewezen aan degene in dat team die op dat moment de minste chats heeft — dezelfde rotatie die automatisch toewijzen gebruikt. (Handmatig plaatsen doet dit ongeacht of de accountbrede schakelaar voor automatisch toewijzen aan staat; alleen de automatische routering is daarvan afhankelijk.) Twee dingen die het nooit doet:

• Een chat wordt nooit weggehaald bij iemand die er al mee bezig is. Als de chat al een toegewezen persoon heeft, verandert het onderbrengen bij een afdeling alleen de afdeling.
• Het verandert nooit wie antwoordt. Dat is de AI-agent van de chat, die je wijzigt via het zijpaneel.

Afdelingen en toewijzing zijn gescheiden #

Een chat kan beide hebben, en ze beantwoorden verschillende vragen:

• Toegewezen aan — welke persoon de chat behandelt.
• Afdeling — welk team eigenaar is.

Het wijzigen van de een wist nooit de ander. Dat is een bewuste keuze: een lead kan de hele week tussen mensen binnen Sales wisselen en nog steeds een Sales-lead blijven.

Iemand beperken tot hun afdeling #

Zodra je afdelingen hebt, verschijnt er een derde optie in het gedeelte Agents, kanalen & afdelingen van de rechteneditor van een lid: Afdelingen. Vink er een of meer aan en die persoon ziet alleen leads die onder die afdelingen vallen.

• Op zichzelf is dat een gedeelde team-inbox — iedereen in Sales ziet elke Sales-lead, wie er ook mee bezig is.
• Samen met Alleen toegewezen aan hen, is het de beperkte versie: alleen hun eigen Sales-leads en niets anders.

Chats met geen afdeling blijven verborgen voor een lid met afdelingsbeperkingen. Vink Toon ook chats die niet in een afdeling zitten aan als je wilt dat ze die ook zien — de moeite waard terwijl je nog bezig bent met het archiveren van je oude chats, aangezien elke bestaande chat begint zonder afdeling.

Goed om te weten #

• Afdelingen verlenen op zichzelf niets. Deel uitmaken van een afdeling verandert niets aan wat iemand kan zien of doen — alleen de bovenstaande beperking doet dat.
• Het verwijderen van een afdeling waartoe iemand beperkt is, wordt geweigerd. Je krijgt te horen wie het betreft, zodat je eerst hun rechten kunt wijzigen. Dat is een bewuste keuze: ze stilletjes de beperking ontnemen zou hen toegang geven tot je hele klantenbestand zonder dat iemand het merkt.
• Leads blijven werken na verwijdering. Contacten die onder een verwijderde afdeling vielen, tonen er simpelweg geen meer, en de volgende keer dat je ze onderbrengt, blijft dat staan.
• De rotatie omvat alleen mensen die daadwerkelijk aan het werk zijn. Een geschorst lid, iemand die is uitgeschakeld voor automatische toewijzing, of jijzelf als je jezelf hebt uitgeschakeld — niemand van hen krijgt een lead toegewezen, zelfs niet als ze op de afdeling staan vermeld.
• Als niemand van de afdeling beschikbaar is, wordt de lead nog steeds onder die afdeling ondergebracht en blijft deze niet-toegewezen zodat het team deze kan oppakken.
• Een contact dat is aangemaakt door een lid met afdelingsbeperkingen wordt automatisch onder hun afdeling ondergebracht, zodat ze niet uit het oog verliezen wat ze zojuist zelf hebben toegevoegd. (Alleen wanneer ze tot precies één afdeling beperkt zijn — bij meerdere is er geen manier om te raden welke.)

Teamleden uitnodigen #

1. Ga naar Team (of Instellingen → Team) en klik op Teamlid uitnodigen.
2. Voer het e-mailadres van de persoon in.
3. Open het Rol-keuzemenu en kies Admin, Agent (Editor) of Viewer.
4. Klik op Uitnodiging versturen.

• De persoon ontvangt een e-mailuitnodiging met een link om te accepteren. Als ze nog geen account hebben, wordt er automatisch een voor hen aangemaakt met een tijdelijk wachtwoord in de e-mail.
• De uitnodiging is 7 dagen geldig; daarna verloopt deze en moet u deze opnieuw versturen.
• Openstaande uitnodigingen verschijnen in een eigen lijst onder de ledenlijst, zodat u kunt zien wie nog niet heeft geaccepteerd.

Limieten voor teamzetels #

Je abonnement bepaalt hoeveel teamleden je kunt hebben. Openstaande uitnodigingen tellen mee voor je limiet, dus een uitnodiging die nog door niemand is geaccepteerd, neemt nog steeds een plek in beslag.

De teampagina laat zien hoeveel plekken je gebruikt en hoeveel je er in totaal hebt. Als je de limiet bereikt, krijg je een foutmelding wanneer je iemand probeert uit te nodigen. Annuleer een ongebruikte uitnodiging om ruimte te maken, of stap over naar een abonnement met meer plekken via Instellingen → Facturering.

Als uw account wordt beheerd door uw provider, wordt uw stoeltoewijzing door hen bepaald — dit kan elk gewenst aantal zijn. Als teamleden niet zijn inbegrepen in uw abonnement, is uitnodigen uitgeschakeld; vraag uw accountprovider om dit in te schakelen of de limiet te verhogen.

Uitnodigingen beheren #

Vanuit de lijst met openstaande uitnodigingen kunt u:

• Verstuur opnieuw een uitnodiging als de persoon deze niet heeft ontvangen of als de link is verlopen.
• Annuleer een uitnodiging (het prullenbak-icoon) als je die persoon niet langer wilt toevoegen. Dit werkt ook voor verlopen uitnodigingen, zodat je oude vermeldingen uit de lijst kunt verwijderen.

Een uitnodiging accepteren #

1. Klik op Accepteren in de uitnodigingsmail.
2. Als je nieuw bent op het platform, log dan in met het tijdelijke wachtwoord uit de e-mail en stel een nieuw wachtwoord in.
3. Als je al een account hebt, log dan in met je bestaande inloggegevens.
4. Zodra je de uitnodiging hebt geaccepteerd, word je na het inloggen direct naar dat account geleid.

U kunt een uitnodiging ook afwijzen als u niet wilt deelnemen.

Wisselen tussen accounts (Teammodus) #

Teamleden werken niet constant in uw account — ze hebben hun eigen account en schakelen over naar het uwe wanneer dat nodig is.

1. Het teamlid logt in met hun eigen e-mailadres en wachtwoord.
2. Ze worden direct naar je account geleid. De schakelaar bovenaan de linkerzijbalk geeft de naam aan van het account waarin ze werken.
3. Je dashboard wordt geladen met de rechten die je aan hen hebt toegewezen — gebieden waar ze geen toegang toe hebben, zijn volledig verborgen in de navigatie.
4. Wanneer ze klaar zijn, openen ze die schakelaar en klikken ze op Terug naar mijn eigen account, of simpelweg op Uitloggen.

Hetzelfde e-mailadres kan bij meerdere accounts tegelijk horen. Als u wordt uitgenodigd voor een tweede account met een e-mailadres dat al ergens anders toegang heeft, wordt de nieuwe toegang automatisch toegevoegd — u hoeft niets extra’s te accepteren en u behoudt uw bestaande toegang.

De accountschakelaar bovenaan de linkerzijbalk laat een teamlid altijd zien in welk account ze momenteel werken. Wanneer ze tot meer dan één account behoren, worden de andere accounts weergegeven door erop te klikken, zodat ze ertussen kunnen schakelen.

Alles wat een teamlid doet — een kanaal koppelen, contacten importeren, reageren op chats — gebeurt in het account waarin ze werken, dus het is zichtbaar voor de eigenaar en maakt gebruik van het abonnement en de credits van dat account. Hun eigen inloggegevens zijn slechts een sleutel; deze bevat zelf geen kanalen, contacten of credits.

Omdat inloggen een teamlid altijd naar een account leidt waar ze bij horen, moet je mensen uitnodigen met een e-mailadres dat nog geen eigen afzonderlijk account op het platform heeft.

Wat teamleden kunnen zien #

• Ze zien alleen de gebieden waarvoor je ze toestemming hebt gegeven.
• Gebieden die op “Geen” zijn ingesteld, verschijnen helemaal niet in de navigatie.
• Als je hun zichtbaarheid van chats en contacten hebt beperkt, zien ze overal in de app alleen de gesprekken en contacten die aan hen zijn toegewezen. Hetzelfde geldt voor een limiet voor agents of kanalen.
• “Weergave”-gebieden verschijnen wel, maar alle bewerkingsfuncties zijn uitgeschakeld.
• Het kredietsaldo en de factuurgegevens zijn alleen zichtbaar met toegang tot Facturering.
• Een teamlid ziet altijd zijn eigen e-mailadres onderaan de linkerzijbalk en bij Instellingen → Profiel (hun eigen naam en e-mailadres), terwijl de rest van het Profiel (voorkeuren, meldingen en andere werkruimte-instellingen) toebehoort aan de accounteigenaar. Het label Werken in bovenaan de zijbalk is de naam van het account waarin ze werken, niet dat van henzelf.
• Instellingen → Beveiliging toont een teamlid alleen de sessie- en privacyvoorkeuren van de werkruimte. Het inlog-e-mailadres, wachtwoord, tweefactorauthenticatie en de opties voor het verwijderen van het account behoren toe aan de inloggegevens van de accounteigenaar en worden niet getoond aan teamleden.
• De begeleide Installatiewizard volgt de toegang tot Campagnes — deze wordt alleen getoond aan leden met Bewerk- of Volledige toegang tot Campagnes.

Een teamlid bewerken #

1. Ga naar Team (of Instellingen → Team).
2. Zoek de rij van het lid en klik op de rol-chip (hun huidige rol, weergegeven als een gekleurde pil) om een klein menu met Beheerder / Agent / Lezer te openen, en kies vervolgens de nieuwe rol.

Dat is het enige dat de rol-chip verandert. Al het andere met betrekking tot de toegang van een lid — overschrijvingen per gebied, zichtbaarheid van chats en contacten en eventuele limieten voor agents of kanalen — bevindt zich achter het schuifregelaars-icoon op dezelfde rij.

Wijzigingen worden van kracht zodra het lid uw account in de teammodus laadt of ververst.

Hun e-mailadres kan hier niet worden gewijzigd — dit identificeert het lid. Om een ander persoon toe te voegen, stuur je een nieuwe uitnodiging.

Een teamlid schorsen #

1. Zoek het teamlid in de Leden-lijst.
2. Klik op het pauze-icoon naast hun rij.

Een geschorst lid kan niet langer overschakelen naar jouw account, maar behoudt hun rol en rechteninstellingen. Je kunt ze later dus met één klik opnieuw activeren — verwijderen en opnieuw uitnodigen is niet nodig.

Schorsing blokkeert nieuwe sessies; als de persoon jouw account al open heeft staan, wordt die sessie mogelijk niet direct onderbroken.

Een teamlid verwijderen #

1. Zoek het teamlid in de Leden-lijst.
2. Klik op het prullenbak-icoon en bevestig.

Zodra ze zijn verwijderd, kunnen ze niet meer overschakelen naar jouw account (hun eigen account en persoonlijke gegevens blijven onaangetast). Voeg ze later weer toe met een nieuwe uitnodiging.

Verwijdering is direct van kracht. Als de persoon momenteel in jouw account werkt, worden ze kort daarna uitgelogd.

Inkomende contacten automatisch toewijzen #

Standaard wordt een chat alleen aan een persoon toegewezen wanneer iets dat afdwingt — een menselijke melding of een handmatige selectie. Al het andere blijft in de wachtrij ‘Niet toegewezen’.

Hoe kom je daar: Schakel bovenaan de Team-pagina Nieuwe contacten automatisch toewijzen in.

Wat het doet #

Wanneer dit is ingeschakeld, wordt elk contact dat je voor het eerst een bericht stuurt, toegewezen aan het teamlid (of aan jou, de accounteigenaar) met de minste toegewezen contacten in de afgelopen 30 dagen. Na verloop van tijd verdeelt dit het inkomende volume gelijkmatig over iedereen die beschikbaar is.

Wie zit er in de poule #

Iedereen die actief is en niet is uitgeschakeld: jij en elk actief teamlid. Opgeschorte of verwijderde leden worden altijd overgeslagen en rollen spelen geen rol.

Als je afdelingen gebruikt, krijgen zij voorrang. Een nieuwe chat die overeenkomt met de agent- of kanaalregel van een afdeling wordt onder die afdeling ondergebracht, en de rotatie wordt beperkt tot de mensen in dat team — dus een WhatsApp-lead gaat naar iemand van Sales in plaats van naar degene op het hele account die toevallig het minst druk is. Chats die door geen enkele afdeling worden geclaimd, vallen terug op de accountbrede rotatie zoals hierboven beschreven.

Het archiveren zelf is niet afhankelijk van deze schakelaar: de routeringsregels van een afdeling archiveren chats die eronder vallen, ongeacht of automatisch toewijzen aan staat of niet. De schakelaar bepaalt alleen of de lead ook aan een persoon wordt toegewezen.

Kiezen wie deelneemt #

Niet iedereen in het team hoeft noodzakelijkerwijs gesprekken toegewezen te krijgen. Een manager die er alleen is om toezicht te houden, of een specialist die af en toe chats beoordeelt, kan buiten de roulatie blijven zonder enige toegang te verliezen.

Elke persoon in de teamlijst — inclusief jij, de accounteigenaar — heeft een Opnemen in automatische toewijzing-schakelaar op hun rij. Iedereen begint als opgenomen; schakel iemand uit en nieuwe contacten worden simpelweg niet meer aan hen toegewezen, terwijl al het andere aan hun account precies hetzelfde blijft: ze kunnen nog steeds elke chat openen, beantwoorden en handmatig gesprekken toegewezen krijgen.

Een paar details:

• De schakelaars zijn alleen van belang zolang Nieuwe contacten automatisch toewijzen is ingeschakeld — als de hoofdschakelaar uit staat, worden ze grijs weergegeven, aangezien er toch niets wordt toegewezen.
• Iemand uitschakelen heeft geen invloed op de chats die al aan hen zijn toegewezen; het heeft alleen invloed op nieuwe contacten vanaf dat moment.
• Als je iedereen uitschakelt (inclusief jezelf), blijven nieuwe contacten in de wachtrij ‘Niet toegewezen’ staan — er gaat niets kapot, er is alleen niemand om ze aan toe te wijzen.
• Menselijke meldingen staan los hiervan: een niet-toegewezen chat die een menselijke melding activeert, gaat nog steeds naar de accounteigenaar, zelfs als de eigenaar hier uit de roulatie is geschakeld.

Wat er niet verandert #

• Bestaande toewijzingen worden nooit overschreven.
• Alleen het allereerste inkomende bericht activeert een toewijzing — latere berichten van hetzelfde contact wijzigen niets.
• Handmatige toewijzing werkt nog steeds via het ⋮-menu van de chat.
• Automatische toewijzing bij menselijke meldingen blijft onaangetast — als de schakelaar uit staat, gaat een niet-toegewezen chat die een menselijke melding activeert nog steeds naar de accounteigenaar.
• Het venster van 30 dagen is voortschrijdend, dus mensen die met verlof gaan en terugkomen, zijn niet permanent in het nadeel.

Best practices #

• Begin met rollen. Kies de rol (Beheerder, Agent of Kijker) die het beste past — dat is het niveau van controle dat vandaag beschikbaar is.
• Gebruik Kijker voor belanghebbenden die alleen de voortgang hoeven te volgen zonder per ongeluk iets te wijzigen.
• Beperk de zichtbaarheid voor externe hulp. Freelancers en uitbestede agents hebben zelden je volledige klantenbestand nodig — stel hun chat- en contactzichtbaarheid in op hun eigen toegewezen gesprekken.
• Gebruik afdelingen zodra je meer dan één team hebt. Afdelingen zorgen ervoor dat nieuwe chats zelfstandig bij het juiste team terechtkomen, houden de rotatie binnen dat team en bieden je een manier om met één klik een lead over te dragen.
• Beperk de toegang tot Teambeheer tot accounteigenaren en vertrouwde beheerders — een teamlid kan nooit hogere toegangsrechten verlenen dan die van henzelf.
• Schort toegang tijdelijk op en activeer deze met één klik opnieuw wanneer ze terug zijn.
• Controleer regelmatig de machtigingen naarmate rollen binnen je organisatie veranderen.

Veelgestelde vragen #

Kan een teamlid tot meerdere accounts behoren? Ja — ze schakelen tussen accounts via de accountwisselaar bovenaan de zijbalk.

Kunnen teamleden elkaar zien? Alleen als ze de machtiging ‘Teambeheer’ op ‘Bekijken’ of hoger hebben staan.

Wat gebeurt er als een uitnodiging verloopt? Verstuur deze opnieuw vanuit de uitnodigingenlijst — de nieuwe uitnodiging is weer 7 dagen geldig. Als je die persoon toch liever niet wilt uitnodigen, gebruik dan het prullenbak-icoon om de verlopen uitnodiging uit de lijst te verwijderen.

Gebruiken teamleden mijn credits? Ja. Acties die credits verbruiken terwijl er in uw account wordt gewerkt (in teammodus), worden in rekening gebracht bij uw account.

Kan ik iemands rol wijzigen nadat deze is toegevoegd? Ja — bewerk het lid op elk gewenst moment rechtstreeks vanuit de lijst met Leden; het is niet nodig om ze te verwijderen en opnieuw uit te nodigen.

Kan ik een teamlid beperken tot één kanaal — alleen WhatsApp, en niet de sociale inboxen? Ja. Open hun machtigingseditor en vink WhatsApp aan onder Agents, kanalen & afdelingen — ze zien dan alleen WhatsApp-gesprekken, overal in de app. Zie Een lid beperken tot bepaalde agents of kanalen. Dezelfde sectie beperkt iemand tot specifieke AI-agents of tot een afdeling. Let op: dit geldt per kanaaltype, niet per gekoppeld nummer: iemand die beperkt is tot WhatsApp ziet elk WhatsApp-gesprek in het account, niet alleen die van één van je nummers.

Kan ik iemand beperken tot alleen de gesprekken die aan hen zijn toegewezen? Ja. Open hun rechten-editor en stel Chat- en contactzichtbaarheid in op Alleen toegewezen aan hen — ze zien dan overal in de app alleen hun eigen chats en contacten, en je kunt ze optioneel ook niet-toegewezen chats laten zien. Zie Een lid beperken tot hun eigen chats. Als je de standaardinstelling Alle contacten laat staan, blijft toewijzing puur een workflow-tool: het bepaalt wie verantwoordelijk is voor een chat en wie daarover een melding krijgt, en iedereen met toegang tot Berichten ziet nog steeds de hele inbox.

Kan ik mijn team organiseren in afdelingen zoals Verkoop en Support? Ja. Instellingen → Team → Afdelingen. Een afdeling is een benoemde groep mensen die automatisch nieuwe chats kan aannemen (via AI-agent of kanaal), elk gesprek toewijst aan degene in dat team die het minst bezet is, en kan worden gebruikt om te beperken wat de leden zien. Je kunt ook elke individuele lead onderbrengen bij een afdeling via het ⋮ menu van de chat. Zie Afdelingen.

Kan ik een heel team een eigen inbox geven? Ja, op twee manieren. Als het werk van het team binnenkomt via een eigen agent of kanaal, beperk de leden dan daartoe onder Agents, kanalen & afdelingen. Als het gaat om wie de eigenaar is van de lead in plaats van waar deze vandaan kwam, maak dan een afdeling aan, beperk de leden daartoe en archiveer leads daaronder — hetzij automatisch met een routeringsregel, hetzij handmatig via het chatmenu.

Is er een round-robin verdeling van inkomende chats? Er is iets beters dan round-robin: schakel Nieuwe contacten automatisch toewijzen in en elk nieuw contact gaat naar degene aan wie de afgelopen 30 dagen de minste contacten zijn toegewezen, zodat de werklast in balans blijft in plaats van alleen maar te roteren. Je kunt individuele personen uit de rotatie halen zonder hun toegang te wijzigen, en met afdelingen kun je de rotatie binnen het juiste team houden in plaats van deze over het hele account te laten lopen.

Wordt een chat automatisch toegewezen wanneer iemand erop reageert? Nee. Toewijzing vindt plaats bij het eerste inkomende bericht van een contact wanneer automatisch toewijzen is ingeschakeld, bij een melding van een medewerker, of wanneer iemand handmatig een toegewezen persoon kiest. Reageren op een chat betekent niet dat je deze claimt.

Volgende stappen #

• Accountinstellingen — Beheer uw profiel en beveiliging.
• Facturatiesysteem — Begrijp credits en facturering.