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Formitable

Für wen ist das gedacht? Diese Integration ist für Restaurants gedacht, die Formitable zur Verwaltung ihrer Reservierungen nutzen. Wenn Sie Formitable nicht verwenden, können Sie diese Seite überspringen.

Nutzen Sie ein anderes Reservierungssystem? Alles mit einer API kann dennoch verbunden werden: siehe Verbinden eines Tools, das wir nicht auflisten, wo benutzerdefinierte Funktionen, die API und Webhooks behandelt werden.

Formitable ist ein beliebtes Restaurant-Managementsystem, das in ganz Europa für die Verwaltung von Reservierungen, Gästemanagement und den Front-of-House-Betrieb eingesetzt wird. Durch die Verbindung von Formitable mit Your AI Connector kann Ihr Restaurant die Kundeninteraktion rund um Buchungen, Bestätigungen und Nachfassaktionen automatisieren – alles über Messaging-Kanäle wie WhatsApp, SMS und Instagram.

Was Formitable leistet

Formitable bietet Restaurants Tools für:

  • Online-Reservierungsverwaltung
  • Tischplanung und Verfügbarkeit
  • Gästeprofile und Besuchshistorie
  • Abwicklung von Vorbestellungen und Anzahlungen
  • Einholen von Bewertungen

Durch die Verbindung von Formitable mit Your AI Connector erweitern Sie Ihr Reservierungssystem um KI-gestützte Nachrichten – Buchungen werden automatisch bestätigt, Erinnerungen versendet, Anfragen zu Menüs oder Verfügbarkeiten beantwortet und ehemalige Gäste erneut angesprochen. All dies geschieht über WhatsApp, SMS oder Instagram – die Kanäle, die Ihre Gäste bereits nutzen.

Formitable verbinden

  1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol).
  2. Klicken Sie in der Einstellungs-Seitenleiste unter der Gruppe Integrationen auf Buchung & Kalender.
  3. Suchen Sie die Formitable-Karte und klicken Sie auf Verbinden.
  1. Geben Sie Ihre Restaurant-ID ein und wählen Sie die Sprache aus, in der Ihre Buchungszeiten und Menüs zurückgegeben werden sollen (Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch). Klicken Sie anschließend auf Weiter. Sie finden die ID in der URL Ihres Formitable-Dashboards oder können sie beim Formitable-Support erfragen.
  1. Geben Sie dem Restaurant einen Namen (dies ist lediglich die Bezeichnung, die Sie in Ihrer eigenen Liste sehen), fügen Sie optional Ihre Buchungs-Website hinzu und klicken Sie auf Restaurant hinzufügen.

Sie können mehrere Restaurants hinzufügen — klicken Sie dazu bei jedem Restaurant in der verbundenen Formitable-Zeile auf Restaurant hinzufügen.

Restaurant-Verifizierung

Bevor Sie etwas speichern, prüft Your AI Connector die Restaurant-ID gegen das Live-Buchungssystem von Formitable. Wenn die ID nicht aufgelöst werden kann, werden Sie sofort benachrichtigt, anstatt erst zu erfahren, wenn ein Gast versucht zu buchen. Es ist in Ordnung, wenn die Prüfung für morgen keine buchbaren Zeiten ergibt – dies spiegelt lediglich Ihre aktuelle Verfügbarkeit wider, und die KI nutzt alle an dem Tag offenen Zeiten.

Ein Restaurant pausieren oder entfernen

Jedes verbundene Restaurant verfügt auf der Seite „Buchung & Kalender“ über eigene Pause- und Entfernen-Schaltflächen. Durch Pausieren wird die KI daran gehindert, Reservierungen für dieses Restaurant entgegenzunehmen, während die Einrichtung erhalten bleibt; durch Entfernen wird es vollständig gelöscht, wobei Sie es jederzeit mit derselben ID wieder hinzufügen können.

Buchungsverwaltung über Your AI Connector

Sobald die Verbindung hergestellt ist, kann Your AI Connector mit Ihren Formitable-Reservierungsdaten interagieren:

  • Eingehende Reservierungsanfragen: Wenn ein Kunde über WhatsApp oder einen anderen Kanal nach Verfügbarkeit fragt, kann der KI-Bot in Formitable nach freien Plätzen suchen und mit Optionen antworten.
  • Buchungsbestätigungen: Automatischer Versand einer Bestätigungsnachricht, sobald eine Reservierung über Formitable getätigt wurde.
  • Erinnerungen: Automatischer Versand von Erinnerungen vor dem Reservierungsdatum, um No-Shows zu reduzieren.
  • Änderungen und Stornierungen: Ermöglichen Sie es Kunden, ihre Reservierungen über ein Messaging-Gespräch zu ändern oder zu stornieren; die Änderungen werden mit Formitable synchronisiert.

Hinweis: Buchungen, die über die Formitable-Integration eingehen, lösen nicht den Appointment Booked Webhook aus – dieses Ereignis ist für das eigene Buchungssystem von Your AI Connector vorgesehen.

Weisen Sie Ihren KI-Agenten an, mit Formitable zu buchen

Sobald Formitable verbunden ist, weisen Sie Ihren KI-Agenten darauf hin:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf AI Agents und öffnen Sie den Agenten.
  2. Gehen Sie zum Schritt AI Abilities und suchen Sie die Karte Bookings.
  3. Aktivieren Sie Let this agent book appointments.
  4. Klicken Sie auf die Anbieterauswahl und wählen Sie Formitable (die Auswahlmöglichkeiten für den Anbieter erscheinen direkt unter dem Schalter).

Automatisierte Kundenbindung

Über die Buchungsverwaltung hinaus ermöglicht die Integration:

  • Nachfassaktionen nach dem Besuch: Senden Sie Gästen nach ihrem Besuch automatisch eine Nachricht, um sich zu bedanken, um Feedback zu bitten oder eine Aktion für ihre nächste Buchung anzubieten.
  • Reaktivierung: Nutzen Sie die Broadcasts oder Kampagnen von Your AI Connector, um ehemalige Gäste mit saisonalen Menüs, besonderen Veranstaltungen oder Treueangeboten zu kontaktieren.
  • FAQ-Bearbeitung: Trainieren Sie Ihren KI-Agenten mit häufigen Fragen zum Restaurant (Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, Kleiderordnung, diätetische Optionen), damit er diese sofort ohne Personalaufwand beantworten kann – siehe FAQs verwalten.

Tipps für Restaurants

  • Halten Sie Ihre Formitable-Verfügbarkeit aktuell. Der KI-Bot ist auf genaue Daten angewiesen, um korrekte Verfügbarkeitsinformationen bereitzustellen.
  • Fügen Sie Ihr Menü, Standortdetails und Richtlinien zur Wissensdatenbank Ihres KI-Agenten hinzu. Dies gibt dem Bot den Kontext, den er benötigt, um Gästefragen souverän zu beantworten.
  • Verwenden Sie Tags, um Gäste zu kategorisieren (zum Beispiel “VIP”, “Stammgast”, “Veranstaltungsanfrage”) und für jede Gruppe unterschiedliche Messaging-Abläufe auszulösen – siehe Tags zum Kennzeichnen von Kontakten verwenden.

Nächste Schritte