Your AI Connector Docs

Formitable

Kenelle tämä on tarkoitettu? Tämä integraatio on tarkoitettu ravintoloille, jotka käyttävät Formitablea varaustensa hallintaan. Jos et käytä Formitablea, voit ohittaa tämän sivun.

Käytätkö jotain muuta varausjärjestelmää? Minkä tahansa järjestelmän, jossa on API, voi silti yhdistää: katso Sellaisen työkalun yhdistäminen, jota emme listaa, joka käsittelee mukautettuja toimintoja, API-rajapintaa ja webhookeja.

Formitable on suosittu ravintoloiden hallintajärjestelmä, jota käytetään ympäri Eurooppaa varausten, asiakashallinnan ja ravintolasalin toimintojen hoitamiseen. Yhdistämällä Formitable Your AI Connector-palveluun voit automatisoida asiakasviestinnän varausten, vahvistusten ja jatkotoimenpiteiden osalta – kaikki viestintäkanavien, kuten WhatsAppin, tekstiviestien ja Instagramin, kautta.

Mitä Formitable tekee

Formitable tarjoaa ravintoloille työkaluja seuraaviin:

  • Online-varausten hallinta
  • Pöytävaraukset ja saatavuus
  • Asiakasprofiilit ja vierailuhistoria
  • Ennakkotilausten ja takuumaksujen käsittely
  • Arvostelujen kerääminen

Yhdistämällä Formitablen Your AI Connector-palveluun lisäät tekoälypohjaisen viestinnän varausjärjestelmäsi päälle – vahvistat varaukset automaattisesti, lähetät muistutuksia, käsittelet ruokalistaa tai saatavuutta koskevia tiedusteluja ja otat yhteyttä aiempiin asiakkaisiin. Kaikki tämä tapahtuu WhatsAppin, tekstiviestien tai Instagramin kautta – kanavien, joita asiakkaasi jo käyttävät.

Formitable-yhteyden muodostaminen

  1. Napsauta vasemmasta sivupalkista Asetukset (rataskuvake).
  2. Napsauta Asetukset-sivupalkin Integraatiot-ryhmän alta Varaukset ja kalenteri.
  3. Etsi Formitable-kortti ja napsauta Yhdistä.
  1. Syötä ravintolatunnuksesi (Restaurant ID) ja valitse kieli, jolla varaustesi ajat ja menut tulisi palauttaa (hollanti, englanti, saksa, ranska tai espanja), ja napsauta sitten Jatka. Löydät tunnuksen Formitable-hallintapaneelisi URL-osoitteesta, tai voit pyytää sitä Formitablen tuesta.
  1. Anna ravintolalle nimi (tämä on vain nimi, jonka näet omassa luettelossasi), lisää halutessasi varausverkkosivustosi ja napsauta Lisää ravintola.

Voit lisätä useita ravintoloita — napsauta Lisää ravintola (Add restaurant) kunkin yhdistetyn Formitable-rivin kohdalla. Tilille (tai toimiston alitilille) yhdistettävien ravintoloiden määrää ei ole rajoitettu, eivätkä ravintolat vaikuta tilauksen kanajarajoitukseen — kyseinen rajoitus koskee vain viestintäyhteyksiä, kuten WhatsApp-numeroita.

Ravintolan vahvistaminen

Ennen kuin tallennat mitään, Your AI Connector tarkistaa ravintolatunnuksen (Restaurant ID) Formitablen reaaliaikaisesta varausjärjestelmästä. Jos tunnusta ei löydy, saat siitä tiedon heti sen sijaan, että huomaisit virheen vasta asiakkaan yrittäessä tehdä varausta. On täysin kunnossa, jos tarkistus ilmoittaa, ettei huomiselle ole varattavia aikoja – se heijastaa vain nykyistä saatavuuttasi, ja tekoäly käyttää mitä tahansa kyseisenä päivänä avoinna olevaa aikaa.

Ravintolan keskeyttäminen tai poistaminen

Jokaisella yhdistetyllä ravintolalla on omat Keskeytä- ja Poista-painikkeensa Varaukset ja kalenteri -sivulla. Keskeyttäminen estää tekoälyä tekemästä varauksia kyseiseen ravintolaan, mutta säilyttää sen asetukset; poistaminen poistaa sen kokonaan, vaikka voit lisätä sen takaisin milloin tahansa samalla tunnuksella.

Varausten hallinta Your AI Connector-palvelun kautta

Kun yhteys on muodostettu, Your AI Connector voi käsitellä Formitable-varaustietojasi:

  • Saapuvat varaustiedustelut: kun asiakas kysyy saatavuutta WhatsAppin tai muun kanavan kautta, tekoälybotti voi tarkistaa vapaat ajat Formitablesta ja vastata vaihtoehdoilla.
  • Varausvahvistukset: lähetä automaattinen vahvistusviesti, kun varaus tehdään Formitablen kautta.
  • Muistutukset: lähetä automaattisia muistutuksia ennen varausajankohtaa no-show-tapausten vähentämiseksi.
  • Muutokset ja peruutukset: anna asiakkaiden muuttaa tai peruuttaa varauksensa viestikeskustelun kautta, jolloin muutokset synkronoituvat takaisin Formitableen.

Huomautus: Formitable-integraation kautta tulevat varaukset eivät käynnistä Appointment Booked webhookia – kyseinen tapahtuma on tarkoitettu Your AI Connector-palvelun omalle varausjärjestelmälle.

Talletukset ja maksulinkit

Formitable hoitaa ennakkotilaukset ja talletukset omalta puoleltaan. Kun asiakkaan valitsemaan ajankohtaan tai tuotteeseen liittyy talletus, tekoäly tekee varauksen ja lähettää keskustelussa Formitablen oman maksulinkin kertoen asiakkaalle, että se on maksettava 15 minuutin kuluessa. Jos linkki ei ole vielä valmis, tekoäly ohjaa asiakkaan vahvistussähköpostissa olevaan linkkiin.

AI-agentin ohjeistaminen varausten tekemiseen Formitablen avulla

Kun Formitable on yhdistetty, määritä AI-agenttisi käyttämään sitä:

  1. Napsauta AI Agents sivupalkista ja avaa agentti.
  2. Siirry AI Abilities -vaiheeseen ja etsi Bookings-kortti.
  3. Kytke päälle Let this agent book appointments.
  4. Napsauta palveluntarjoajan valitsinta ja valitse Formitable (palveluntarjoajavaihtoehdot näkyvät heti kytkimen alla).

Automaattinen asiakasviestintä

Varaustenhallinnan lisäksi integraatio mahdollistaa seuraavat toiminnot:

  • Käynnin jälkeiset yhteydenotot: lähetä vieraille automaattisesti viesti käynnin jälkeen kiittääksesi heitä, pyytääksesi palautetta tai tarjotaksesi alennusta seuraavaa varausta varten.
  • Uudelleenaktivointi: käytä Your AI Connector-palvelun Broadcasts-toimintoa tavoittaaksesi aiemmat vieraat kausivalikoimilla, erikoistapahtumilla tai kanta-asiakastarjouksilla.
  • UKK-käsittely: opeta tekoälyagenttisi vastaamaan ravintolaa koskeviin yleisiin kysymyksiin (aukioloajat, pysäköinti, pukukoodi, ruokavaliovaihtoehdot), jotta se voi vastata välittömästi ilman henkilökunnan väliintuloa – katso UKK-osioiden hallinta.

Vinkkejä ravintoloille

  • Pidä Formitable-saatavuustietosi ajan tasalla. Tekoälybotti luottaa tarkkoihin tietoihin tarjotakseen oikeaa saatavuustietoa.
  • Lisää ruokalistasi, sijaintitietosi ja käytäntösi tekoälyagenttisi tietokantaan. Tämä antaa botille kontekstin, jota se tarvitsee vastatakseen asiakkaiden kysymyksiin varmasti.
  • Käytä tunnisteita asiakkaiden luokitteluun (esimerkiksi “VIP”, “vakioasiakas”, “tapahtumakysely”) ja käynnistä erilaisia viestintäpolkuja kullekin ryhmälle — katso Tunnisteiden käyttäminen yhteystietojen merkitsemiseen.

Seuraavat vaiheet