Mediabibliotheek #

Met de Mediabibliotheek kan je AI-bot afbeeldingen, video’s, GIF’s, spraakberichten en PDF-documenten versturen naar een contactpersoon tijdens een gesprek. Je uploadt de bestanden één keer, vertelt de bot wanneer elk bestand moet worden verstuurd, en de bot kiest het juiste bestand op het juiste moment - bijvoorbeeld door een productfoto te sturen wanneer iemand vraagt “kan ik die zien?”, een PDF-brochure wanneer iemand om de volledige prijslijst vraagt, of een kort spraakbericht dat een klant door je menu leidt.

Zie het als een plank met bestanden die klaarstaan voor je bot. Jij bepaalt wat er op de plank ligt en wanneer elk item wordt gebruikt.

De Mediabibliotheek is standaard beschikbaar op elk account.

Waarom een Mediabibliotheek gebruiken #

Alleen tekst als antwoord is soms niet genoeg. Een foto, korte video of spraakbericht beantwoordt een vraag vaak sneller en overtuigender dan een alinea tekst.

Wat je bot kan doen met een mediabibliotheek:

• Verstuur een productfoto wanneer een contactpersoon vraagt om iets te zien
• Deel een menu, prijslijst of productfoto als afbeelding
• Verstuur een korte demo- of instructievideo
• Antwoord met een GIF wanneer dit past bij de toon van het gesprek
• Verstuur een spraakbericht of audiofragment voor een persoonlijke, menselijke touch
• Verstuur een PDF-document - een brochure, prijslijst, catalogus of document met voorwaarden

Vanuit de bibliotheek verstuurt de bot alleen bestanden die jij hebt geüpload en goedgekeurd. Hij verzint nooit een bestand en verstuurt nooit een bestand vanaf een link die een contactpersoon plakt. Houd je liever een grote catalogus bij in je eigen systeem? Zie Bestanden vanuit je eigen tools.

Waar u het kunt vinden #

Klik in de hoofd-zijbalk onder AI Studio op Media Library. Deze pagina toont elk bestand dat de bot kan verzenden in één accountbreed overzicht, gegroepeerd zodat een bestand dat op meerdere plaatsen wordt gebruikt als één kaart verschijnt. Elk item behoort tot een of meer van uw AI Agents — de kaart geeft aan welke. Gebruik het Show-filter bovenaan om alles of de media van slechts één agent te bekijken.

Hoe de bot beslist wat hij verstuurt #

Dit is het belangrijkste onderdeel om goed in te stellen. Voor elk item dat je uploadt, schrijf je een korte instructie waarin je beschrijft wanneer de bot het moet versturen. De bot leest deze instructies en verstuurt een item alleen wanneer de situatie die je hebt beschreven zich daadwerkelijk voordoet.

Bijvoorbeeld:

Hoe duidelijker je instructie, hoe beter de timing van de bot. Vage instructies zoals “versturen wanneer relevant” geven de bot minder houvast dan “versturen wanneer een klant vraagt naar de prijzen voor het premium abonnement.”

Hoe de bot weet wat er in elk bestand staat #

Wanneer je een bestand uploadt, analyseert het platform dit automatisch en schrijft het een korte beschrijving van de inhoud - het “kijkt naar” je afbeelding of video, of transcribeert je audio. De bot gebruikt dit samen met je “wanneer versturen”-instructie, zodat hij begrijpt wat het bestand is en wanneer hij het moet gebruiken - zelfs als je eigen beschrijving kort is. Je ziet deze AI-samenvatting bij elk item in de lijst (weergegeven als “AI ziet: …”).

Je hoeft hier niets voor te doen - dit gebeurt bij het uploaden. Het betekent simpelweg dat een duidelijke titel en instructie, plus de eigen analyse van de AI van het bestand, de bot de beste kans geven om het juiste item op het juiste moment te versturen.

Een transcriptie corrigeren #

Voor een spraakbericht of audiobestand is die beschrijving de transcriptie: de woorden die in de opname worden uitgesproken. Het is ook de tekst die onder het spraakbericht in je chats wordt getoond nadat de bot deze heeft verzonden. Automatische transcriptie verstaat soms een naam, een merk of een ongebruikelijk woord verkeerd, en dat kun je zelf corrigeren.

1. Klik in je Mediabibliotheek, of op het tabblad Media van de agent, op het item om de editor te openen.
2. Zoek het veld Transcriptie. Hierin staat de tekst die werd geschreven toen je het bestand uploadde.
3. Corrigeer de woorden die verkeerd zijn verstaan en klik op Opslaan.

Vanaf dat moment leest de bot de gecorrigeerde tekst en toont elk spraakbericht dat hij verzendt de gecorrigeerde tekst eronder. Berichten die al waren verzonden, behouden de tekst waarmee ze zijn verzonden.

Goed om te weten:

• De transcriptie wordt bewaard als één korte alinea van maximaal 300 tekens. Een langere opname wordt op die lengte afgekapt, dus bewaar het gedeelte dat de bot vertelt waar de opname over gaat.
• Afbeeldingen, video’s en documenten hebben hetzelfde veld, genaamd Wat de bot in dit bestand ziet. Bewerk dit als de automatische beschrijving onjuist is of iets belangrijks mist.
• Je kunt het veld leegmaken. De bot vertrouwt dan alleen op je titel en de instructie “wanneer verzenden”.
• Het veld verschijnt wanneer je een bestaand item bewerkt. Een nieuwe upload begint altijd met de automatische tekst.

Media in follow-ups #

Een van de meest nuttige plekken voor media is een follow-up - het automatische seintje dat de bot stuurt wanneer een contactpersoon die eerder antwoordde, een tijdje stil blijft. Een korte spraakmemo, een snelle video of een “ben je er nog?”-clip zorgt er vaak veel beter voor dat iemand weer reageert dan nog een tekstbericht.

Om dit te gebruiken, schrijf je een “wanneer versturen”-instructie die een follow-up-situatie beschrijft, bijvoorbeeld:

Wanneer dat moment aanbreekt, beslist de bot of een van je media-items geschikt is voor de follow-up en verstuurt deze indien dat het geval is.

Wil je een specifiek bestand bij een specifieke opvolging? Een “wanneer verzenden”-notitie beschrijft een situatie, dus de bot beslist wanneer dit past; de bot weet niet welk opvolgingsnummer wordt geactiveerd. Om de spraaknotitie precies bij de tweede herinnering en de prijsafbeelding bij de derde te verzenden, kun je de items in plaats daarvan vastmaken aan die stappen in de opvolgingsstap van de agent: zie Een media-item aan een specifieke opvolging koppelen.

Follow-ups kunnen alleen uit media bestaan. Als een item bedoeld is om op zichzelf te staan - bijvoorbeeld een spraakmemo die al alles zegt - kan de follow-up alleen uit die media bestaan, zonder tekst. Geef dit aan in het veld “Wat moet de bot zeggen bij het versturen hiervan?”, bijv. “stuur alleen de spraakmemo, geen tekst nodig”. Anders stuurt de bot een kort tekstberichtje naast de media.

Een paar dingen om te weten:

• Dit werkt voor zowel de snelle follow-ups (de eerste seintjes) als de langere meerdaagse follow-upcycli - op WhatsApp Web, Instagram, Messenger en Telegram.
• Op de WhatsApp Business API kunnen media-follow-ups alleen worden verstuurd zolang het 24-uursvenster nog open is. Daarna staat WhatsApp alleen vooraf goedgekeurde sjablonen toe, dus latere follow-ups blijven daar tekst-only.
• Dezelfde verzendlimiet per gesprek is van toepassing, dus de bot zal niet hetzelfde bestand herhalen in follow-ups, tenzij je de limiet voor dat item verhoogt.

Media toevoegen #

1. Klik in de hoofdnavigatiebalk op AI Studio.
2. Klik op Media Library.
3. Klik op de knop + Add media.

4. Vink onder Toevoegen aan agents de agent(s) aan waartoe het item moet behoren. Een item kan aan meer dan één agent worden gekoppeld en u kunt de lijst doorzoeken of sorteren op Recent, Naam of Live eerst.
5. Klik om een bestand te kiezen (afbeelding, video, GIF, audio of PDF) vanaf uw apparaat. Voor audio kunt u ook overschakelen naar Spraakbericht opnemen en er direct in de app een opnemen in plaats van er een te uploaden. Als u audio toevoegt, kunt u kiezen of dit wordt verzonden als een spraakbericht (een tekstballon met opgenomen stem) of als een gewoon audiobestand.
6. Typ een korte Titel zodat u het item later kunt herkennen (bijv. “Foto blauwe jurk”).
7. Beschrijf in het veld Wanneer moet de bot dit verzenden? de situatie in begrijpelijke taal.

8. Klik op Media toevoegen. Het item verschijnt in uw medialijst en is direct beschikbaar voor de bot op elke agent waaraan u het hebt gekoppeld.

U kunt ook media toevoegen vanuit het Media-tabblad van een Agent zelf — dat opent dezelfde onderliggende bibliotheek, alleen vooraf gefilterd op die agent. Het tabblad werkt vanaf het moment dat de agent bestaat, inclusief een agent die u een minuut geleden hebt aangemaakt of hebt gedupliceerd van een andere, en een bestand dat u daar uploadt, hoort direct bij die agent:

Heeft u al een bestand geüpload en wilt u dit opnieuw gebruiken voor een andere agent? In plaats van het opnieuw te uploaden, opent u het item en klikt u op Assign, waarna u de extra agent(en) kiest. Het bestand zelf wordt niet gedupliceerd — u voegt simpelweg een andere agent toe aan hetzelfde media-item.

Wat moet u invullen #

Deze velden zijn notities voor de bot, geen berichten aan je contactpersoon #

De velden Titel, Wanneer moet de bot dit versturen? en Wat moet de bot zeggen bij het versturen hiervan? kun je invullen in de taal waarin je denkt. Je contactpersoon ziet deze nooit.

De bot schrijft altijd naar elke contactpersoon in de taal van die contactpersoon. Dus als je je notities in het Chinees schrijft en een Engelssprekende contactpersoon vraagt om de locatie te zien, verstuurt de bot de foto met een Engels bijschrift op basis van jouw notitie. Schrijf je notities in de taal die voor jou het makkelijkst is.

Ondersteunde bestanden en limieten #

• Afbeeldingen: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Audio: MP3, OGG, WAV, M4A (verzenden als spraakbericht of gewoon audiobestand)
• Documenten: PDF
• Maximale grootte: 10 MB per bestand
• Per agent: maximaal 50 items

Wanneer je een PDF uploadt, leest het platform de tekst zodat de bot weet wat erin staat - net als bij de automatische analyse voor afbeeldingen en audio.

Media bewerken en verwijderen #

• Om de titel van een item of de instructie wanneer verzenden te wijzigen, klik je op het item en bewerk je de velden, en sla je deze vervolgens op. (Voor het bewerken van de instructie hoef je het bestand niet opnieuw te uploaden.)
• Om een transcriptie te corrigeren waarin een woord verkeerd is verstaan, of de beschrijving van wat de bot in een bestand ziet, bewerk je dat veld in dezelfde editor. Zie Een transcriptie corrigeren.
• Om een item te verwijderen, klik je op het prullenbak-icoon bij het item. Het bestand en de bijbehorende instructie worden verwijderd en de bot stopt met het verzenden ervan.
• Om het bestand zelf te vervangen, verwijder je het item en voeg je een nieuwe toe.

Welke kanalen kunnen media ontvangen #

De meeste kanalen kunnen media ontvangen, maar niet allemaal:

Een paar dingen om rekening mee te houden:

• SMS kan geen media ontvangen. In SMS-gesprekken zal de bot simpelweg geen media-items aanbieden.
• Instagram kan geen documenten ontvangen. In een Instagram-gesprek zal de bot geen PDF’s verzenden - in plaats daarvan antwoordt de bot met tekst.
• GIF’s worden automatisch geoptimaliseerd wanneer u ze uploadt, zodat ze geanimeerd worden op WhatsApp. Op sommige andere kanalen kan een GIF als een stilstaande afbeelding worden weergegeven.
• Het 24-uursvenster van WhatsApp is ook van toepassing op media. Als er te veel tijd is verstreken sinds het laatste bericht van de contactpersoon, kan WhatsApp elk bericht blokkeren — inclusief media — totdat ze weer reageren.

Tips voor de beste resultaten #

1. Schrijf de instructie “wanneer te verzenden” alsof je een nieuw teamlid inwerkt. Beschrijf het exacte moment - “wanneer een klant vraagt om foto’s van het appartement te zien” - en niet alleen het onderwerp.
2. Eén doel per item. Upload afzonderlijke items voor verschillende situaties in plaats van één bestand waarvan je hoopt dat het alles dekt.
3. Houd bestanden klein en snel te laden. Een gecomprimeerde afbeelding of korte clip komt sneller aan en ziet er in de chat beter uit dan een enorm bestand.
4. Gebruik duidelijke, herkenbare titels. Wanneer je bibliotheek groeit, zorgen goede titels ervoor dat je het juiste item gemakkelijk kunt vinden en bijwerken.
5. Test in Uitproberen. Gebruik na het toevoegen van media het tabblad Uitproberen van de Agent om te controleren of de bot het juiste item op het juiste moment kiest voordat je live gaat. De afbeelding, video, audio of het document verschijnt direct in de testchat, precies waar de contactpersoon het zou ontvangen.

Oudere testgesprekken kunnen de melding “Mediavoorbeeld verlopen” tonen. De testchat is een sandbox - er verlaat geen echt bericht je account - en de mediavoorbeelden blijven 7 dagen zichtbaar. Als je later terugkeert naar een oud testgesprek, toont een verlopen voorbeeld in plaats daarvan een korte notitie; vraag de bot gewoon opnieuw om het vers te bekijken. Echte gesprekken worden niet beïnvloed: contactpersonen ontvangen het daadwerkelijke bestand, dat niet verloopt.

Meerdere bestanden voor hetzelfde. De bot kiest normaal gesproken het beste item voor het moment, dus vijf foto’s met dezelfde “Wanneer moet de bot dit sturen?”-notitie betekent meestal dat er één foto wordt verstuurd. Als een set bij elkaar hoort (alle foto’s van één product, een volledig menu), geef dit dan aan in de instructies van de agent, bijvoorbeeld “Wanneer iemand naar de tuinstoel vraagt, stuur dan alle foto’s van de tuinstoel”, en geef elke foto een notitie met de naam van het product. De bot verstuurt dan de hele set in één antwoord.

De bot zal niet spammen met hetzelfde bestand. Elk item wordt standaard maximaal één keer per gesprek verstuurd. Als een klant blijft vragen naar hetzelfde, antwoordt de bot met tekst in plaats van opnieuw dezelfde afbeelding te sturen. Verhoog de waarde “Maximaal aantal keer versturen per gesprek” voor een item als u echt wilt dat het opnieuw verstuurd kan worden.

Bestanden vanuit je eigen tools #

Een bibliotheek bevat maximaal 50 items per agent. Als je productfoto’s, menu’s of specificatiebladen al in je eigen systeem staan (een database, een winkel, een CRM), hoef je ze hier niet te uploaden. Verbind dat systeem met de agent als een Custom Function of een MCP-server die een directe link naar het bestand teruggeeft, en de bot verstuurt het bestand zelf in plaats van de link te plakken.

Hoe het werkt:

1. De contactpersoon vraagt om iets, bijvoorbeeld “kan ik de olijfolie zien?”
2. De bot roept je tool aan en het resultaat bevat een bestandslink zoals https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. De bot verstuurt dat bestand naar de contactpersoon als een echte afbeelding, video, audiobestand of document, met een kort bijschrift in de taal van de contactpersoon

Waar de link aan moet voldoen:

• Een directe link naar het bestand die begint met https://. Een link naar een webpagina (een productpagina) is geen bestand; de bot deelt dat in plaats daarvan als een normale link.
• Afbeeldingen: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Audio: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Documenten: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Tot 16 MB per bestand
• Bereikbaar zonder inloggen. Een link die een wachtwoord vereist of al is verlopen, kan niet worden verzonden.

Goed om te weten:

• De bot verstuurt alleen links die in dat gesprek door je eigen tools zijn teruggegeven. Een link die een contactpersoon typt, of een link die de bot zou verzinnen, wordt nooit als bestand verstuurd.
• Het bestand wordt gekopieerd wanneer het wordt verzonden, dus de contactpersoon behoudt het, zelfs als je link later verloopt.
• Elke bestandslink wordt maximaal één keer per gesprek verzonden.
• Dezelfde kanaallimieten zijn van toepassing als voor bibliotheekitems, zie Welke kanalen kunnen media ontvangen.
• In het tabblad Uitproberen van de agent wordt het bestand getoond in de testchat en wordt er naar niemand iets verzonden.

Zelf media versturen #

De Mediabibliotheek is bedoeld voor automatische verzendingen door de bot. Je kunt op elk gewenst moment handmatig een afbeelding, video of bestand naar een contactpersoon sturen via de Chatinterface - hiervoor hoef je geen bibliotheekitem in te stellen.

Volgende stappen #

• AI-agents — het tabblad Media in de editor van elke agent.
• AI-agents — de hoofdpagina van de AI Studio-groep, naast Knowledge Base en Custom Functions.
• Geautomatiseerde follow-ups — de volledige handleiding voor de follow-upreeksen waaraan media kunnen worden gekoppeld.