Aangepaste velden, leadprofiel & notities #

Elke contactpersoon heeft de basisgegevens — naam, telefoonnummer, e-mailadres, kanaal. Maar meestal weet je veel meer over de mensen met wie je spreekt: hun bedrijf, hun verjaardag, wat ze de vorige keer hebben gekocht, van welke conferentie ze komen. Deze pagina behandelt de extra informatie die je aan een contactpersoon kunt toevoegen en waar elk onderdeel zich bevindt.

Overzicht #

Als je de app al een tijdje gebruikt: wat voorheen twee afzonderlijke zaken waren — een uitgebreid “Leadprofiel” en een stapellijst met gedateerde notities — zijn nu samengevoegd tot één veld, genaamd Notities op het volledige record van de contactpersoon. Er is niet langer een apart logboek met tijdstempels en titels; alles wat je over een contactpersoon schrijft, komt in dit ene vak. Zie Notities hieronder voor wat dat in de praktijk betekent.

Aangepaste velden definiëren #

Aangepaste velden zijn herbruikbaar voor al je contactpersonen. Zodra je een veld zoals company aanmaakt, wordt het onderdeel van het schema van je account en verschijnt het op het bewerkingsformulier van elke contactpersoon.

Veldtypen #

Elk aangepast veld heeft een type, en het type bepaalt wat een veld kan bevatten en hoe het wordt ingevoerd — door jou in de app, via een import of de API, en door de AI wanneer deze iets opslaat wat hij in een chat heeft geleerd:

Een getypeerd veld wordt overal gevalideerd waar het wordt geschreven: het contactformulier slaat February 1st niet op in een datumveld, de API antwoordt met een foutmelding die het veld en de verwachte waarde benoemt, een bestand-import slaat die rij over en vermeldt deze op het resultaat-scherm, en de AI wordt vooraf op de hoogte gesteld van het formaat en krijgt een correctie terug als deze alsnog iets anders verstuurt. Waarden die in een herkenbare menselijke vorm binnenkomen, worden voor je geconverteerd — 01/02/1990 wordt 1990-02-01 volgens de datumnotatie van je account (dag-eerst of maand-eerst, via Instellingen → Account), yes wordt een aangevinkt selectievakje, newsletter wordt opgeslagen als Newsletter als dat is hoe je de optie hebt gespeld. Omdat elke datum op dezelfde manier wordt opgeslagen, vergelijkt “verjaardag voor 1990-01-01” in een slimme lijst of een automatiseringsconditie echte datums in plaats van drie verschillende schrijfwijzen van dezelfde dag.

Velden aanmaken en beheren #

1. Klik in de linkerzijbalk op Contactpersonen.
2. Open een contactpersoon en klik op Bewerken (of klik op Nieuwe contactpersoon).
3. Typ in het gedeelte Aangepaste velden een naam bij Veld toevoegen, kies het type (bij Dropdown wordt om de opties gevraagd) en klik op Toevoegen. Het veld wordt voor het hele account aangemaakt en verschijnt direct bij deze contactpersoon.
4. Om het type of de opties van een veld later te wijzigen, moet je niets hernoemen — klik op Velden beheren in hetzelfde gedeelte. De beheerder toont elk veld met het type; kies een nieuw type, bewerk de opties van een dropdown of verwijder een veld uit de lijst.

Het wijzigen van een type behoudt bestaande waarden zoals ze zijn. Als birthday vóórdat je het wijzigde naar Datum de waarde 1 Feb 1990 als vrije tekst bevatte, blijft die waarde staan tot de volgende keer dat deze wordt bewerkt (door jou, de API of de AI), waarna het een geldige datum moet zijn. Er wordt niets achter je rug om herschreven. Gebruik Bestaande waarden normaliseren hieronder om de oude waarden in één keer te converteren.

Bestaande waarden normaliseren #

Nadat je een veld een type hebt gegeven, behouden oudere waarden de spelling waarmee ze zijn opgeslagen. Een datumveld kan bij de ene contactpersoon nog steeds 01/02/1990 bevatten en bij de andere 1 February 1990, en een slimme lijst of automatiseringsdatumregel komt alleen overeen met datums die zijn opgeslagen als YYYY-MM-DD. Bestaande waarden normaliseren converteert ze allemaal tegelijk.

1. Open Velden beheren (zie hierboven). Elk Datum-, Getal-, Dropdown- en Checkbox-veld heeft daaronder een link Bestaande waarden normaliseren. Tekstvelden hebben dit niet, omdat tekst precies zo wordt opgeslagen als deze is geschreven.
2. Klik erop. Er verandert nog niets: de app controleert je contactpersonen en vertelt je hoeveel waarden er zullen veranderen, toont één voorbeeld (bijvoorbeeld "01/02/1990" becomes "1990-02-01") en somt de waarden op die niet kunnen worden gelezen.
3. Klik op N waarden wijzigen om ze te converteren, of Annuleren om alles te laten zoals het is.

Goed om te weten:

• Alleen waarden die kunnen worden gelezen als het type van het veld worden gewijzigd. Datums die met schuine strepen zijn geschreven, volgen de datumnotatie van je account (dag eerst of maand eerst, vanuit Instellingen → Account). Een waarde die niet kan worden gelezen, zoals next spring in een datumveld, blijft onaangeroerd en wordt in de lijst getoond zodat je deze handmatig kunt corrigeren bij die contactpersoon.
• Waarden die al in het juiste formaat zijn, en lege waarden, worden niet aangeraakt. Het twee keer uitvoeren is ongevaarlijk.
• Als je net het type van een veld hebt gewijzigd, klik dan eerst op Velden opslaan. De link verschijnt pas zodra het nieuwe type is opgeslagen.
• Het werkt op alle contactpersonen van het account waarin je je bevindt. Voer het bij een bureau-opstelling uit binnen het sub-account dat de contactpersonen bezit.
• Dezelfde actie is beschikbaar in de API als POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize, met dry_run om een voorbeeld te bekijken.

Het verwijderen van een veld uit de lijst verbergt het voor het bewerkingsformulier en de veldkiezer van de AI; waarden die al bij contactpersonen zijn opgeslagen, blijven behouden, en als je dezelfde naam weer toevoegt, worden ze opnieuw getoond. Gebruik de API-aanroep Een aangepast veld verwijderen om de waarden van een veld definitief van alle contactpersonen te wissen.

Naamgevingsregels:

• Veldnamen mogen alleen kleine letters, cijfers en underscores bevatten en moeten beginnen met een letter of underscore (bijvoorbeeld lead_source, niet Lead Source).
• Alleen onbeklemtoonde Engelse letters — spaties, hoofdletters en tekens met accenten of niet-Latijnse tekens worden geweigerd. Zelfs als de rest van je account in een andere taal is, noem het veld cumpleanos of birthday, niet cumpleaños. Alleen de naam is beperkt; de waarde die je erin opslaat (en de opties van een dropdown) kan in elke taal zijn.
• Een account kan maximaal 50 aangepaste velden hebben; een dropdown kan maximaal 100 opties hebben.
• Kies de naam zorgvuldig — zodra een veld wordt gebruikt in een sjabloon of AI-agent, kun je het niet verwijderen zonder eerst die verwijzingen te verwijderen.

Aangepaste velden invullen bij een contactpersoon #

1. Klik in de linkerzijbalk op Contactpersonen.
2. Klik op de rij van een contactpersoon om het snelweergavepaneel te openen en klik vervolgens op Bewerken — of klik op Nieuwe contactpersoon om een nieuwe te starten.
3. Zoek in het contactformulier het gedeelte Aangepaste velden. Elk veld in je account wordt vermeld met de besturing die overeenkomt met het type: een tekst- of getalvak, een datumkiezer, een dropdown met jouw opties, of een Ja/Nee-dropdown voor een checkbox-veld.
4. Vul de waarden in en klik vervolgens op Opslaan in het formulier om ze op te slaan. Een waarde die niet past bij het type van het veld wordt direct gemarkeerd en het formulier wordt pas opgeslagen nadat het is gecorrigeerd.

Velden die al een waarde hebben, worden in het snelweergavepaneel en het volledige contactdossier weergegeven als alleen-lezen rijen — om een waarde te wijzigen, open je opnieuw Bewerken.

Een waarde wissen: zodra een veld iets bevat, verschijnt er een kleine × in het vak op het bewerkingsformulier. Klik erop om die waarde alleen voor deze contactpersoon te wissen; het veld zelf blijft in je account en bij elke andere contactpersoon staan. Het volledig verwijderen van een veld uit elke contactpersoon en het schema van je account is nog steeds niet mogelijk zolang er in een sjabloon of AI-agent naar wordt verwezen.

De AI aangepaste velden voor je laten invullen #

Je AI-agent kan informatie direct opslaan in aangepaste velden zodra deze in het gesprek naar voren komt — een verjaardag, de naam van een partner, een dieetwens, een voorkeur voor een tafel — zodat je dit later kunt gebruiken in een bericht of een follow-up. Dit staat standaard uit en de AI schrijft alleen naar velden die je expliciet hebt gekozen.

Er moeten twee dingen in orde zijn, en beide zijn nodig — dit is de meest voorkomende reden waarom mensen merken dat er niets is opgeslagen:

1. Maak eerst de velden aan. De AI kan alleen schrijven naar velden die al in je account bestaan. Voeg ze toe vanuit het bewerkingsformulier van een contactpersoon (zie Aangepaste velden invullen bij een contactpersoon hierboven), of rechtstreeks vanuit de Agent in stap 4 hieronder. Dit is de snelste manier voor een nieuw account dat nog geen contactpersonen heeft, — bijvoorbeeld customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Denk aan de naamgevingsregels: alleen kleine letters, cijfers en underscores.

2. Geef de Agent toestemming en kies de velden.

1. Klik op AI Agents in de zijbalk en open de Agent.
2. Ga naar het tabblad AI-mogelijkheden.
3. Schakel onder Contactupdates de optie Sta AI toe extra informatie te verzamelen in.
4. Er verschijnt een kaart met de titel Verzamel extra informatie tijdens het boeken, waarop je aangepaste velden worden vermeld. Zet de schakelaar aan naast elk veld dat de AI mag invullen — alleen een veld aanmaken is niet voldoende, en elk veld dat uitgeschakeld blijft, wordt stilzwijgend genegeerd. Heb je een veld nodig dat niet in de lijst staat, of begin je met helemaal niets? Klik op Aangepaste velden beheren op dezelfde kaart, voeg het veld met het bijbehorende type toe en sla op: het verschijnt direct in de lijst, uitgeschakeld, en is vanaf dat moment beschikbaar bij elke contactpersoon.
5. Klik op Opslaan en vervolgens op Publiceren om de Agent te publiceren. Wijzigingen blijven in het concept staan totdat je ze publiceert, dus een niet-gepubliceerde wijziging heeft geen invloed op live gesprekken. Publiceren zet elke openstaande conceptwijziging live, niet alleen deze, dus bekijk eerst de andere tabbladen als je daar wijzigingen hebt aangebracht.

Goed om te weten:

• De AI krijgt het type van elk veld te horen. Voor een datumveld converteert het wat de contactpersoon zegt (“el 1 de febrero del 90”) naar 1990-02-01 voordat het wordt opgeslagen; voor een dropdown kan het alleen een van jouw opties kiezen; voor een selectievakje slaat het ja of nee op. Als het toch iets verstuurt dat niet past, wordt het opslaan geweigerd met het verwachte formaat en vraagt de AI het opnieuw of corrigeert het zichzelf — een onparseerbare waarde komt nooit bij de contactpersoon terecht.
• Het werkt tijdens het hele gesprek, niet alleen bij het boeken. Ondanks de bewoordingen op de kaart — boekingen zijn waar de functie begon — slaat de AI een waarde op zodra de contactpersoon deze noemt, of er nu een afspraak bij betrokken is of niet. Je hoeft boekingen helemaal niet ingeschakeld te hebben.
• Elk veld kan als verplicht worden gemarkeerd. Verplicht betekent alleen “moet worden verzameld voordat de AI een afspraak bevestigt” — het blokkeert nooit een normaal gesprek en doet niets bij een Agent die geen boekingen accepteert.
• Dat de AI zegt dat hij iets heeft “genoteerd”, is niet hetzelfde als het opslaan. Als het veld niet is aangemaakt en ingeschakeld, kan de AI nog steeds beleefd antwoorden dat hij het heeft genoteerd, maar er wordt niets opgeslagen bij de contactpersoon. Controleer het contactrecord om te bevestigen dat een waarde daadwerkelijk is opgeslagen.
• Vertel de Agent wanneer hij moet vragen. Beschrijf in de instructies van de Agent wanneer elk veld van toepassing is (“als de gast een allergie of dieet noemt, sla dit dan op in dietary_notes”). De AI leest dat in gewone taal, dus hij zal niet iedereen met dezelfde lijst ondervragen.
• Niets wordt met terugwerkende kracht ingevuld. Alleen gesprekken vanaf het moment dat je publiceert, worden vastgelegd — details die al in eerdere chats zijn genoemd, worden niet met terugwerkende kracht ingevuld.
• Stel dit in op het account dat de contactpersonen bezit. Aangepaste velden behoren tot één account, dus maak ze bij een bureau-opstelling aan binnen het sub-account wiens Agent het gesprek voert, niet op het hoofdaccount van het bureau.
• Vrije notities horen ook in een veld. De conversationele AI kan niet schrijven in het vak Leadprofiel / Notities van een contactpersoon (zie hieronder) — dat is voor jou en je team, hoewel Automatiseringen en de API er wel in kunnen schrijven. Als je wilt dat de AI zelf iets registreert zoals “vroeg om een glutenvrij gerecht”, maak er dan een aangepast veld van zoals dietary_notes.

Wat de AI kan lezen tijdens een gesprek #

Als je beslist waar informatie moet worden opgeslagen zodat de AI er tijdens het chatten actie op kan ondernemen, is dit het verschil dat ertoe doet:

• Aangepaste velden: de AI leest deze bij elk antwoord. Alle waarden van de aangepaste velden van een contactpersoon zijn beschikbaar voor de AI gedurende het hele gesprek — ongeacht hoe het veld is ingevuld (door jou, eerder door de AI, via een import of de API). Een regel in de instructies van je Agent zoals “begroet terugkerende klanten met hun preferred_barber” werkt dus, omdat de AI de waarde op dat moment kan zien.
• Tags: de AI ziet deze niet tijdens het chatten. Het toevoegen van tags gebeurt als een afzonderlijke stap nadat het antwoord van de AI is verzonden — de AI past tags toe op basis van jouw beschrijvingen, maar krijgt tijdens het gesprek niet te zien welke tags een contactpersoon al heeft. Instructies zoals “als de contactpersoon de VIP-tag heeft, bied dan de korting aan” zullen niet werken.

De vuistregel: alles wat de AI tijdens een gesprek moet kunnen lezen en waarop actie moet worden ondernomen, moet in een aangepast veld worden geplaatst. Tags zijn bedoeld voor alles wat rondom het gesprek gebeurt — het filteren en segmenteren van contactpersonen, het targeten van uitzendingen en het activeren van tag-webhooks naar je andere systemen op het moment dat de AI er een toepast.

Aangepaste velden in bulk laden #

De importwizard koppelt spreadsheetkolommen direct aan aangepaste velden. Een kolom waarvan de koptekst de naam van een veld is (hoofdletters en accenten maken niet uit) wordt automatisch voor je gekoppeld, elke andere kolom kan handmatig aan een veld worden toegewezen, en Nieuw aangepast veld maakt tijdens de import een veld aan op basis van een kolom.

Nieuwe contacten toevoegen? Plaats één kolom per aangepast veld in je bestand en importeer het. Nieuwe contacten komen binnen met die velden al ingevuld.

Gegevens invullen voor contacten die je al hebt?

1. Exporteer je contacten: de CSV-export van contacten bevat één kolom per aangepast veld.
2. Vul de waarden in je spreadsheet in. Laat de kolom met telefoonnummers zoals deze is, omdat contacten op die manier worden gekoppeld.
3. Importeer het bestand met Bestaande contacten bijwerken ingeschakeld in de controlestap. Elke rij werkt alleen de aangepaste velden bij die een waarde in het bestand hebben; lege cellen laten de huidige waarde ongewijzigd.

Het bulk-import-eindpunt voor contacten van de API accepteert dezelfde waarden als een custom_fields-object bij elk record, als je dit liever vanuit je eigen tools doet (zie API-toegang).

Notities (= Leadprofiel) #

Op het volledige record van een contact (klik op Volledig record openen in het snelweergavepaneel) is het paneel Notities een enkel vak voor vrije tekst — hetzelfde onderliggende veld dat elders ook “Leadprofiel” wordt genoemd. In het Bewerkingsformulier van het contact heeft precies hetzelfde vak het label Leadprofiel, omschreven als “Interne notities over dit contact”, dus ga niet op zoek naar een tweede veld. Schrijf alles wat relevant is voor het gesprek: bedrijfstype, pijnpunten, bedrijfsomvang, recente activiteit, alles wat helpt om de benadering te personaliseren.

Hoe de AI het gebruikt: in een berichtsjabloon — een broadcastbericht, een follow-up, de instructies van een AI-agent — kun je een tijdelijke aanduiding zoals {{personal_context|write a one-line opener that references their business}} opnemen. Wanneer dat sjabloon naar een specifieke contactpersoon wordt verzonden, leest de AI hun notities en schrijft een gepersonaliseerde regel met behulp van wat daar staat. Als een contactpersoon geen notities heeft, wordt de tijdelijke aanduiding simpelweg uit het bericht verwijderd.

De AI schrijft dit niet voor je — jij of je team vult dit in. Zie het als het spiekbriefje dat je een verkoper wilt laten lezen voordat hij de telefoon oppakt. Als je wilt dat de AI zelf iets noteert wat hij in een gesprek leert, gebruik dan in plaats daarvan een aangepast veld — zie De AI aangepaste velden voor je laten invullen.

Bewerken is eenvoudig: typ in het vak en klik vervolgens op Notitie opslaan (of Verwijderen om niet-opgeslagen wijzigingen te negeren). Er is geen aparte titel of datum per item — het is één doorlopend tekstblok per contactpersoon, dus als je een gedateerd logboek wilt, voeg dan zelf de datum toe aan elk nieuw bericht.

Naast Notities heeft het zijpaneel voor contactpersonen in Chats een Onderzoek-sectie. Hierin wordt de samenvatting getoond die een Agent automatisch schrijft wanneer Nieuwe contactpersonen onderzoeken voor het eerste antwoord is ingeschakeld, evenals een Nu onderzoeken-knop om dit handmatig uit te voeren of te vernieuwen.

Status #

Elke contactpersoon heeft een Status-badge die aangeeft waar ze zich in hun traject bevinden:

Klik direct in de contactentabel op de Status-badge om deze inline te wijzigen — dit geldt voor elke status behalve Spam. Spam stel je in via de bulkactie Markeren als spam (en de bijbehorende bevestiging), omdat dit extra bijwerkingen heeft. Het ongedaan maken van spam is op dezelfde manier beschikbaar als Markering als spam ongedaan maken.

Een contact toewijzen aan een teamlid #

Eigendomstoewijzing — een contactpersoon toewijzen aan een teamlid zodat anderen niet per ongeluk antwoorden — wordt ingesteld vanuit het Chats-scherm in plaats van de pagina Contactpersonen: open het gesprek en gebruik daar de besturing voor de toegewezen persoon. Zie Chatinterface voor de volledige uitleg. Alleen accounteigenaren en gebruikers met de juiste rechten kunnen een toewijzing wijzigen.

Aangepaste velden gebruiken in uitzendingen en sjablonen #

Aangepaste velden bewijzen hun waarde in uitgaande berichten. Overal waar je een bericht kunt schrijven — uitzendberichten, WhatsApp-sjablonen, instructies voor de AI-agent — kun je een tijdelijke aanduiding invoegen zoals:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Wanneer het bericht wordt verzonden, worden {{first_name}} en {{company}} vervangen door de waarden van elke contactpersoon. Als een contactpersoon dat veld niet heeft ingevuld, blijft de tijdelijke aanduiding leeg.

Enkele tips:

• Gebruik namen in kleine letters met underscores — de placeholder moet exact overeenkomen met de veldnaam ({{company}}, niet {{Company}}).
• Getypeerde velden worden weergegeven zoals je ze zou schrijven — een datumveld verschijnt in de datumnotatie van je account (01/02/1990 of 02/01/1990, via Instellingen → Account), een selectievakje als Yes of No, een dropdown als de exacte bewoording van de optie.
• Ingebouwde velden werken ook — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} en {{phone_number}} werken zonder dat je ze als aangepaste velden hoeft in te stellen.
• Combineer met Notities — gebruik voor door AI gepersonaliseerde regels {{personal_context|your instruction}} in plaats van een vast aangepast veld; de AI schrijft iets nieuws op basis van de notities van de contactpersoon.
• Je kunt een veld dat in gebruik is niet verwijderen — als een sjabloon {{company}} gebruikt, blokkeert het systeem het verwijderen van company totdat je het uit die sjablonen hebt verwijderd.

Hulp nodig? #

Een goede vuistregel voor wat waar hoort:

• Een kort, gestructureerd feit waarop je wilt filteren of samenvoegen → aangepast veld.
• Een alinea met context voor de AI of je team om te lezen → Notities.
• Wie het gesprek beheert → de toegewezen persoon, in te stellen vanuit Chats.

Kom je er nog steeds niet uit? Neem contact op met de ondersteuning en we helpen je bij het instellen.

Volgende stappen #

• Een nieuwe contactpersoon toevoegen — voeg contactpersonen één voor één toe, plus een volledige rondleiding door het Contactpersonen-scherm.
• Contactpersonen importeren uit een bestand — een spreadsheet importeren.
• Chatinterface — waar de toewijzing van contactpersonen zich bevindt.