Aangepaste velden, leadprofiel & notities #

Elke contactpersoon heeft de basisgegevens — naam, telefoonnummer, e-mailadres, kanaal. Maar meestal weet je veel meer over de mensen met wie je spreekt: hun bedrijf, hun verjaardag, wat ze de vorige keer hebben gekocht, van welke conferentie ze komen. Deze pagina behandelt de extra informatie die je aan een contactpersoon kunt toevoegen en waar elk onderdeel zich bevindt.

Overzicht #

Als je de app al een tijdje gebruikt: wat voorheen twee afzonderlijke zaken waren — een uitgebreid “Leadprofiel” en een stapellijst met gedateerde notities — zijn nu samengevoegd tot één veld, genaamd Notities op het volledige record van de contactpersoon. Er is niet langer een apart logboek met tijdstempels en titels; alles wat je over een contactpersoon schrijft, komt in dit ene vak. Zie Notities hieronder voor wat dat in de praktijk betekent.

Aangepaste velden definiëren #

Aangepaste velden zijn herbruikbaar voor al je contactpersonen. Zodra je een veld zoals company aanmaakt, wordt het onderdeel van het schema van je account en verschijnt het als suggestie telkens wanneer je een andere contactpersoon bewerkt.

Veldtype: Aangepaste velden zijn alleen vrije tekst — er zijn geen keuzelijsten, keuzerondjes of meerkeuzeopties. Als je wilt dat een veld altijd slechts één van een paar vaste waarden bevat (zoals een leadbron van “Nieuwsbrief”, “Referral” of “Advertentie”), typ de waarde dan consistent of vul deze in bulk via een spreadsheet-export/import, zodat elke contactpersoon exact dezelfde bewoording gebruikt.

Naamgevingsregels:

• Veldnamen mogen alleen kleine letters, cijfers en underscores bevatten en moeten beginnen met een letter of underscore (bijvoorbeeld lead_source, niet Lead Source).
• Alleen onbeklemtoonde Engelse letters — spaties, hoofdletters en tekens met accenten of niet-Latijnse tekens worden geweigerd. Zelfs als de rest van je account in een andere taal is, noem het veld cumpleanos of birthday, niet cumpleaños. Alleen de naam is beperkt; de waarde die je erin opslaat kan in elke taal zijn.
• Een account kan maximaal 50 aangepaste velden hebben.
• Kies de naam zorgvuldig — zodra een veld wordt gebruikt in een sjabloon of campagne, kun je het niet verwijderen zonder eerst die verwijzingen te verwijderen.

Aangepaste velden invullen bij een contactpersoon #

1. Klik in de linkerzijbalk op Contacten.
2. Klik op de rij van een contact om het snelweergavepaneel te openen en klik vervolgens op Bewerken — of klik op Nieuw contact om een nieuw contact te starten.
3. Zoek in het contactformulier naar de sectie Aangepaste velden.
4. Typ een naam in Veld toevoegen (bestaande veldnamen verschijnen als suggesties — klik op een naam om deze te hergebruiken), klik op Toevoegen en typ vervolgens de waarde.
5. Klik op Opslaan in het formulier om het op te slaan.

Velden die al een waarde hebben, worden in het snelweergavepaneel en het volledige contactdossier weergegeven als alleen-lezen rijen — om een waarde te wijzigen, open je opnieuw Bewerken.

Een veld verwijderen uit het bewerkingsformulier verwijdert die waarde bij de contactpersoon. Een veld volledig verwijderen uit elke contactpersoon en het schema van je account is nog steeds niet mogelijk zolang het wordt gebruikt door een sjabloon of campagne.

De AI aangepaste velden voor je laten invullen #

Je AI-agent kan informatie direct opslaan in aangepaste velden zodra deze in het gesprek naar voren komt — een verjaardag, de naam van een partner, een dieetwens, een voorkeur voor een tafel — zodat je dit later kunt gebruiken in een bericht of een follow-up. Dit staat standaard uit en de AI schrijft alleen naar velden die je expliciet hebt gekozen.

Er moeten twee dingen in orde zijn, en beide zijn nodig — dit is de meest voorkomende reden waarom mensen merken dat er niets is opgeslagen:

1. Maak eerst de velden aan. De AI kan alleen schrijven naar velden die al in je account bestaan. Voeg ze op de normale manier toe (zie Aangepaste velden invullen op een contact hierboven) — bijvoorbeeld customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Denk aan de naamgevingsregels: alleen kleine letters, cijfers en underscores.

2. Geef de Agent toestemming en kies de velden.

1. Klik op AI-agents in de zijbalk en open de Agent.
2. Ga naar het tabblad AI-vaardigheden.
3. Schakel onder Contactupdates de optie AI toestaan extra info te verzamelen in.
4. Er verschijnt een kaart met de titel Extra info verzamelen tijdens boeking, waarin je aangepaste velden worden vermeld. Schakel de schakelaar in naast elk veld dat de AI mag invullen — het aanmaken van een veld is op zichzelf niet genoeg, en elk veld dat niet is ingeschakeld, wordt stilzwijgend genegeerd. (Als de kaart aangeeft dat je nog geen aangepaste velden hebt, ga dan terug en maak ze eerst aan.)
5. Klik op Opslaan en vervolgens op Publiceren voor de Agent. Wijzigingen blijven in het concept staan totdat je ze publiceert, dus een niet-gepubliceerde wijziging heeft geen invloed op live gesprekken. Publiceren zet elke in behandeling zijnde conceptwijziging live, niet alleen deze, dus bekijk eerst de andere tabbladen als je wijzigingen hebt aangebracht.

Goed om te weten:

• Het werkt gedurende het hele gesprek, niet alleen bij het boeken. Ondanks de bewoording van de kaart — boekingen zijn waar de functie begon — slaat de AI een waarde op zodra het contact deze noemt, of er nu een afspraak bij betrokken is of niet. Je hoeft boekingen helemaal niet ingeschakeld te hebben.
• Elk veld kan als verplicht worden gemarkeerd. Verplicht betekent alleen “moet worden verzameld voordat de AI een afspraak bevestigt” — het blokkeert nooit een normaal gesprek en doet niets bij een Agent die geen boekingen aanneemt.
• Dat de AI zegt dat hij iets heeft “genoteerd”, is niet hetzelfde als het opslaan ervan. Als het veld niet is aangemaakt en ingeschakeld, kan de AI nog steeds beleefd antwoorden dat hij het heeft genoteerd, maar er wordt niets opgeslagen bij het contact. Controleer het contactrecord om te bevestigen dat een waarde daadwerkelijk is opgeslagen.
• Vertel de Agent wanneer hij moet vragen. Beschrijf in de instructies van de Agent wanneer elk veld van toepassing is (“als de gast een allergie of dieet noemt, sla dit dan op in dietary_notes”). De AI leest dat in gewone taal, dus hij zal niet iedereen met dezelfde lijst ondervragen.
• Niets wordt met terugwerkende kracht ingevuld. Alleen gesprekken vanaf het moment van publicatie worden vastgelegd — details die al in eerdere chats zijn genoemd, worden niet met terugwerkende kracht ingevuld.
• Stel dit in op het account dat de contacten bezit. Aangepaste velden horen bij één account, dus maak ze bij een bureau-opstelling aan binnen het sub-account wiens Agent het gesprek voert, niet op het hoofdaccount van het bureau.
• Vrije notities horen ook in een veld. De conversationele AI kan niet schrijven in het vak Leadprofiel / Notities van een contact (zie hieronder) — dat is voor jou en je team, hoewel Automatiseringen en de API er wel naar kunnen schrijven. Als je wilt dat de AI zelf iets noteert, zoals “vroeg om een glutenvrij gerecht”, maak er dan een aangepast veld van, zoals dietary_notes.

Wat de AI kan lezen tijdens een gesprek #

Als je beslist waar informatie moet worden opgeslagen zodat de AI er tijdens het chatten actie op kan ondernemen, is dit het verschil dat ertoe doet:

• Aangepaste velden: de AI leest deze bij elk antwoord. Alle waarden van de aangepaste velden van een contactpersoon zijn beschikbaar voor de AI gedurende het hele gesprek — ongeacht hoe het veld is ingevuld (door jou, eerder door de AI, via een import of de API). Een regel in de instructies van je Agent zoals “begroet terugkerende klanten met hun preferred_barber” werkt dus, omdat de AI de waarde op dat moment kan zien.
• Tags: de AI ziet deze niet tijdens het chatten. Het toevoegen van tags gebeurt als een afzonderlijke stap nadat het antwoord van de AI is verzonden — de AI past tags toe op basis van jouw beschrijvingen, maar krijgt tijdens het gesprek niet te zien welke tags een contactpersoon al heeft. Instructies zoals “als de contactpersoon de VIP-tag heeft, bied dan de korting aan” zullen niet werken.

De vuistregel: alles wat de AI tijdens een gesprek moet kunnen lezen en waarop actie moet worden ondernomen, moet in een aangepast veld worden geplaatst. Tags zijn bedoeld voor alles wat rondom het gesprek gebeurt — het filteren en segmenteren van contactpersonen, het targeten van uitzendingen en het activeren van tag-webhooks naar je andere systemen op het moment dat de AI er een toepast.

Aangepaste velden in bulk laden #

De kolomtoewijzing van de importwizard herkent alleen voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, tags en notities — er is geen stap “wijs deze spreadsheetkolom toe aan een aangepast veld” (tags worden daarentegen wel als echte tags geïmporteerd). Gebruik voor het bulksgewijs laden van waarden voor aangepaste velden de API — welke route je kiest, hangt af van of de contacten al bestaan.

Nieuwe contacten toevoegen? Het bulk-import-eindpunt voor contacten van de API accepteert waarden voor aangepaste velden direct in dezelfde aanroep, dus je hebt geen tweede stap nodig. Voeg een custom_fields-object toe aan elk record naast de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres, en de contacten komen binnen met hun aangepaste velden al ingevuld. Het formaat van het verzoek staat gedocumenteerd in de sectie Contacten van de API-referentie.

Gegevens invullen voor contacten die je al hebt?

1. Vermeld je contacten via de API om het ID van elk contact te verkrijgen. De CSV-export bevat geen kolom voor contact-ID’s of kolommen voor aangepaste velden. Zie API-toegang voor hoe je een sleutel krijgt en het eindpunt aanroept.
2. Vul de waarden in je spreadsheet in.
3. Gebruik het contact-update-eindpunt van de API (zie API-toegang) om ze per contact terug te schrijven, aangezien de importwizard zelf nog geen kolomtoewijzing voor aangepaste velden heeft. Elke update wijzigt alleen de sleutels die je verstuurt — alle aangepaste velden die je weglaat, behouden hun huidige waarden.

Notities (= Leadprofiel) #

Op het volledige record van een contact (klik op Volledig record openen in het snelweergavepaneel) is het paneel Notities een enkel vak voor vrije tekst — hetzelfde onderliggende veld dat elders ook “Leadprofiel” wordt genoemd. In het Bewerkingsformulier van het contact heeft precies hetzelfde vak het label Leadprofiel, omschreven als “Interne notities over dit contact”, dus ga niet op zoek naar een tweede veld. Schrijf alles wat relevant is voor het gesprek: bedrijfstype, pijnpunten, bedrijfsomvang, recente activiteit, alles wat helpt om de benadering te personaliseren.

Hoe de AI het gebruikt: in een berichtsjabloon — een broadcastbericht, een follow-up, de instructies van een AI-agent — kun je een tijdelijke aanduiding zoals {{personal_context|write a one-line opener that references their business}} opnemen. Wanneer dat sjabloon naar een specifieke contactpersoon wordt verzonden, leest de AI hun notities en schrijft een gepersonaliseerde regel met behulp van wat daar staat. Als een contactpersoon geen notities heeft, wordt de tijdelijke aanduiding simpelweg uit het bericht verwijderd.

De AI schrijft dit niet voor je — jij of je team vult dit in. Zie het als het spiekbriefje dat je een verkoper wilt laten lezen voordat hij de telefoon oppakt. Als je wilt dat de AI zelf iets noteert wat hij in een gesprek leert, gebruik dan in plaats daarvan een aangepast veld — zie De AI aangepaste velden voor je laten invullen.

Bewerken is eenvoudig: typ in het vak en klik vervolgens op Notitie opslaan (of Verwijderen om niet-opgeslagen wijzigingen te negeren). Er is geen aparte titel of datum per item — het is één doorlopend tekstblok per contactpersoon, dus als je een gedateerd logboek wilt, voeg dan zelf de datum toe aan elk nieuw bericht.

Status #

Elke contactpersoon heeft een Status-badge die aangeeft waar ze zich in hun traject bevinden:

Klik direct in de contactentabel op de Status-badge om deze inline te wijzigen — dit geldt voor elke status behalve Spam. Spam stel je in via de bulkactie Markeren als spam (en de bijbehorende bevestiging), omdat dit extra bijwerkingen heeft. Het ongedaan maken van spam is op dezelfde manier beschikbaar als Markering als spam ongedaan maken.

Een contact toewijzen aan een teamlid #

Eigendomstoewijzing — een contactpersoon toewijzen aan een teamlid zodat anderen niet per ongeluk antwoorden — wordt ingesteld vanuit het Chats-scherm in plaats van de pagina Contactpersonen: open het gesprek en gebruik daar de besturing voor de toegewezen persoon. Zie Chatinterface voor de volledige uitleg. Alleen accounteigenaren en gebruikers met de juiste rechten kunnen een toewijzing wijzigen.

Aangepaste velden gebruiken in uitzendingen en sjablonen #

Aangepaste velden bewijzen hun waarde in uitgaande berichten. Overal waar je een bericht kunt schrijven — uitzendberichten, WhatsApp-sjablonen, instructies voor de AI-agent — kun je een tijdelijke aanduiding invoegen zoals:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Wanneer het bericht wordt verzonden, worden {{first_name}} en {{company}} vervangen door de waarden van elke contactpersoon. Als een contactpersoon dat veld niet heeft ingevuld, blijft de tijdelijke aanduiding leeg.

Enkele tips:

• Gebruik kleine letters en namen met underscores — de tijdelijke aanduiding moet exact overeenkomen met de veldnaam ({{company}}, niet {{Company}}).
• Ingebouwde velden werken ook — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} en {{phone_number}} werken zonder dat je ze als aangepaste velden hoeft in te stellen.
• Combineer met Notities — gebruik voor door AI gepersonaliseerde regels {{personal_context|your instruction}} in plaats van een vast aangepast veld; de AI schrijft iets nieuws op basis van de Notities van de contactpersoon.
• Je kunt een veld dat in gebruik is niet verwijderen — als een sjabloon {{company}} gebruikt, blokkeert het systeem het verwijderen van company totdat je het uit die sjablonen hebt verwijderd.

Hulp nodig? #

Een goede vuistregel voor wat waar hoort:

• Een kort, gestructureerd feit waarop je wilt filteren of samenvoegen → aangepast veld.
• Een alinea met context voor de AI of je team om te lezen → Notities.
• Wie het gesprek beheert → de toegewezen persoon, in te stellen vanuit Chats.

Kom je er nog steeds niet uit? Neem contact op met de ondersteuning en we helpen je bij het instellen.

Volgende stappen #

• Een nieuwe contactpersoon toevoegen — voeg contactpersonen één voor één toe, plus een volledige rondleiding door het Contactpersonen-scherm.
• Contactpersonen importeren uit een bestand — een spreadsheet importeren.
• Chatinterface — waar de toewijzing van contactpersonen zich bevindt.