WhatsApp-sjablonen #

Wat zijn WhatsApp-sjablonen? #

WhatsApp-sjablonen zijn vooraf goedgekeurde berichtindelingen waarmee u gesprekken met contactpersonen kunt starten of hervatten. In tegenstelling tot gewone berichten moet elk sjabloon worden gecontroleerd en goedgekeurd door Meta (het moederbedrijf van Facebook, dat eigenaar is van WhatsApp) voordat u het kunt gebruiken.

Waarom vereist WhatsApp goedkeuring? Om gebruikers te beschermen tegen spam. WhatsApp is een persoonlijk berichtenplatform en Meta beoordeelt elk door een bedrijf geïnitieerd bericht om er zeker van te zijn dat het relevant is en niet misbruikend. Dit goedkeuringsproces houdt WhatsApp betrouwbaar voor zowel bedrijven als hun klanten.

Sjablonen zijn noodzakelijk omdat WhatsApp een berichtenvenster van 24 uur hanteert. Na het laatste bericht van een contactpersoon heeft u 24 uur de tijd om vrijuit te reageren. Zodra dat venster sluit, is de enige manier om de contactpersoon opnieuw te bereiken het versturen van een goedgekeurd sjabloon.

Waar sjablonen zich bevinden #

Sjablonen hebben nu hun eigen pagina op het hoogste niveau — klik op Sjablonen onder AI STUDIO in de linkerzijbalk (voorheen zat dit verstopt in de Instellingen). Alles hieronder werkt nog steeds op dezelfde manier; alleen het navigatiepad is gewijzigd.

Waarom heeft u sjablonen nodig? #

• Start uitgaande gesprekken — Wanneer je een uitgaande Broadcast start, moet het eerste bericht dat naar elke contactpersoon wordt verzonden een sjabloon zijn.
• Heropen gesloten gesprekken — Als er 24 uur zijn verstreken sinds het laatste bericht van een contactpersoon, heb je een sjabloon nodig om de chat te hervatten.
• Follow-up reeksen — Geautomatiseerde follow-up berichten gebruiken sjablonen om contacten die niet hebben gereageerd opnieuw te betrekken.
• Blijf compliant — Meta vereist dat alle door bedrijven geïnitieerde WhatsApp-berichten goedgekeurde sjablonen gebruiken. Berichten die zonder goedgekeurde sjablonen worden verzonden, worden niet afgeleverd.

Praktijkvoorbeeld: Stel je voor dat je een tandartspraktijk runt en een patiënt je gisteren een bericht stuurde over het bleken van tanden. Vandaag (meer dan 24 uur later) wil je ze prijsdetails sturen. Je kunt niet zomaar een bericht typen — je moet eerst een goedgekeurd sjabloon sturen om het gesprek te heropenen.

Een sjabloon maken #

1. Klik in de linkerzijbalk onder AI STUDIO op Sjablonen.
2. Klik op de knop Nieuw sjabloon.

3. Er opent een pop-upvenster met de titel Nieuwe WhatsApp-sjabloon. Dit bevat twee delen die moeten worden ingevuld, met aan de zijkant een live voorbeeld:
   • Onder Identiteit: de Sjabloonnaam (uw interne naam — niet zichtbaar voor contacten), de Taal en het Sjabloontype — Algemeen (een standaard uitgaand sjabloon) of Slimme follow-up (een sjabloon dat wordt gebruikt om contacten opnieuw te benaderen die niet hebben geantwoord — zie Slimme follow-up-sjablonen).
   • Onder Inhoud: typ het daadwerkelijke bericht dat uw contacten zullen zien. Maximaal 1.024 tekens.

4. Voeg indien nodig variabelen toe — {{token}} tijdelijke aanduidingen die worden ingevuld met de eigen gegevens van elk contact wanneer het bericht wordt verzonden, uitgelegd in Sjabloonvariabelen. Het voorbeeldvenster heeft twee tabbladen — Variabelen (de standaardweergave — markeert elke {{token}} op zijn plek, direct in uw ruwe tekst) en Voorbeeld ingevuld (vervangt de waarden door die van een voorbeeldcontact, zodat u precies ziet wat een contact ontvangt).

5. Klik op Sjabloon aanmaken. Sjablonen worden eerst opgeslagen als concept — er wordt niets naar Meta verzonden totdat je het indient.
6. Klik in de sjabloonlijst op Indienen voor goedkeuring om het naar Meta te sturen voor beoordeling.

Slimme follow-up sjablonen #

Met een Smart follow-up-sjabloon kan de AI een tijdelijke aanduiding invullen met het werkelijke onderwerp van het gesprek, in plaats van dat u een vaste zin voor hernieuwde betrokkenheid schrijft. Deze moeten een {{personal_context|...}}-tijdelijke aanduiding bevatten met een instructie na de pipe — bijvoorbeeld {{personal_context|ask about their order}} — die de AI vertelt wat daar moet komen te staan. Een lege {{personal_context}}-tag zonder instructie blijft leeg op het moment van verzenden. De app waarschuwt u en blokkeert goedkeuring als de tijdelijke aanduiding volledig ontbreekt, aangezien Meta de inzending zonder deze aanduiding zal afwijzen.

Richtlijnen voor de sjabloontekst #

• Houd uw bericht duidelijk, professioneel en relevant voor uw bedrijf.
• De maximale lengte van de tekst is 1.024 tekens.
• Vermijd agressief promotioneel taalgebruik dat tot afwijzing kan leiden (bijvoorbeeld “GRATIS!!!”, overmatig gebruik van hoofdletters of clickbait-formuleringen).
• Voeg geen links toe naar verdachte of niet-geverifieerde websites.

Tip: Houd je sjabloonberichten kort en persoonlijk voor betere goedkeuringspercentages. Een beknopt, vriendelijk bericht wordt sneller goedgekeurd — en krijgt waarschijnlijk eerder een reactie van je contacten.

Sjabloonvariabelen #

Met variabelen kunt u sjablonen personaliseren met dynamische inhoud. Ze gebruiken de naam van het veld tussen dubbele accolades, bijvoorbeeld {{first_name}}, {{last_name}}, {{company}}, {{email}} en {{phone_number}}. U kunt ook elk aangepast contactveld op naam gebruiken.

Een paar belangrijke regels:

• De namen zijn hoofdlettergevoelig en moeten exact overeenkomen met het veld — gebruik {{company}}, niet {{Company}}.
• Typ geen genummerde placeholders zoals {{1}} of {{2}}. Het platform koppelt variabelen op naam, dus {{1}} zal niet worden ingevuld en zal letterlijk verschijnen in het bericht dat je contactpersoon ontvangt.
• De uitzondering is de stap WhatsApp-sjabloon verzenden in Automatiseringen: daar vul je elke variabele zelf in met de gegevens van de automatisering (een bestelnummer, een boekingstijd), en die waarde krijgt voorrang op het eigen veld van de contactpersoon. Dit geldt ook voor sjablonen met genummerde variabelen die afkomstig zijn uit je WhatsApp Business-account. Voor sjablonen met het Meta-label toont de stap ook de koptekstvariabele van het sjabloon en het einde van een eventuele dynamische websiteknoplink, zodat je deze ook kunt invullen.

Voorbeeld:

Hallo {{first_name}}, bedankt voor je interesse in onze diensten. We helpen je graag op weg. Beantwoord dit bericht en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Wanneer de sjabloon wordt verzonden, wordt {{first_name}} automatisch vervangen door de werkelijke voornaam van elke contactpersoon. Dus als de naam van de contactpersoon Sarah is, luidt het bericht: “Hallo Sarah, bedankt voor je interesse…”

Het tabblad Voorbeeld toont het bericht ingevuld met een voorbeeldcontact (John Doe, Acme Corp) — echte berichten gebruiken de gegevens van de daadwerkelijke ontvanger. Wanneer je een voorbeeld bekijkt vanuit het dossier van een bestaand contact, worden hun echte gegevens getoond — precies wat zij zouden ontvangen; een veld waarvoor ze geen waarde hebben, wordt leeg verzonden.

Tip: Voor het heropenen van gesloten gesprekken kun je eenvoudige sjablonen zonder variabelen maken. Deze worden vaak sneller goedgekeurd omdat ze ongecompliceerd zijn.

Ter goedkeuring indienen #

Nadat je je sjabloon hebt gemaakt, klik je op Verzenden voor goedkeuring — het platform stuurt dit automatisch naar Meta voor beoordeling. Hoe het daar terechtkomt, hangt af van de WhatsApp-verbinding waarop het nummer draait: bij een beheerde WhatsApp-verbinding wordt het ingediend via je messaging-provider, en als het nummer op je eigen WhatsApp Business-account draait, wordt het sjabloon rechtstreeks in dat account aangemaakt (zie Sjablonen gebruiken met je eigen Meta WhatsApp-account hieronder). Hoe dan ook, Meta is degene die het beoordeelt.

De sjabloon-editor heeft geen categoriekiezer — Meta bepaalt de categorie. Een sjabloon die je hier maakt, wordt ingediend zonder opgegeven categorie, wat betekent dat deze begint als Utility (Hulpprogramma) en Meta deze opnieuw classificeert (meestal naar Marketing) als de inhoud promotioneel is. Kostenramingen in de app gebruiken het Marketing-tarief wanneer de categorie van een sjabloon nog niet bekend is, zodat de raming aan de veilige kant blijft. Als je zelf een specifieke categorie moet opgeven, maak de sjabloon dan via de Templates API.

Wat gebeurt er tijdens de beoordeling: #

1. De status van je sjabloon verandert in In afwachting.
2. Meta beoordeelt de inhoud om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan hun berichtenbeleid.
3. De sjabloon wordt Goedgekeurd of Afgewezen.

Hoe lang duurt de goedkeuring? #

Goedkeuring kan variëren van enkele minuten tot enkele dagen — de meeste sjablonen worden binnen een uur beoordeeld. Dit is wat de timing beïnvloedt:

• Geverifieerde bedrijfsaccounts krijgen doorgaans sneller goedkeuring.
• Eenvoudige, duidelijke sjablonen worden sneller goedgekeurd.
• Sjablonen met veel promotionele inhoud of externe links kunnen langer duren of worden afgewezen.

Tip: Dien je sjablonen een paar dagen voordat je van plan bent een broadcast te lanceren in, zodat je op het laatste moment niet op goedkeuringen hoeft te wachten.

Sjablonen gebruiken met je eigen Meta WhatsApp-account #

Als je WhatsApp-nummer op je eigen WhatsApp Business-account draait — of je dit nu hebt ingesteld via Verbinden via onze Meta-app of Je eigen Meta-app verbinden — werkt de pagina Sjablonen precies zoals hierboven beschreven, met een paar verschillen die het waard zijn om te weten. Een korte opmerking bovenaan de pagina vertelt je wanneer dit het geval is, en sjablonen die in je WhatsApp Business-account staan, hebben een klein Meta-label in de lijst.

• Sjablonen worden aangemaakt in je eigen WhatsApp Business-account. Wanneer je er een indient, wordt deze op dat account aangemaakt en rechtstreeks door Meta beoordeeld — hetzelfde sjabloon verschijnt in je WhatsApp Manager.
• Goedkeuringen komen van Meta. De statussen Goedgekeurd, In afwachting en Geweigerd die je hier ziet, zijn beslissingen van Meta zelf. Ze worden op deze pagina bijgewerkt zodra Meta ze neemt (inclusief de reden voor een afwijzing).
• De naamgevingsregels van Meta worden voor je toegepast. Meta accepteert alleen kleine letters, cijfers en underscores in een sjabloonnaam. Typ wat het beste leest — de app zet het om wanneer het sjabloon wordt aangemaakt, dus agendar-01 wordt agendar_01.
• Sjablonen die je al hebt, verschijnen automatisch. Alles wat al bestaat in je WhatsApp Manager verschijnt in de lijst wanneer je de pagina Sjablonen opent, dus je hoeft niets opnieuw aan te maken. De lijst synchroniseert met Meta telkens wanneer je de pagina Sjablonen opent en daarnaast één keer per dag automatisch. Als je een sjabloon toevoegt of wijzigt in WhatsApp Manager terwijl je aan het werk bent, klik dan op Synchroniseren met Meta om het direct op te halen.
• Bewerkingen in Meta worden volledig overgenomen. Een synchronisatie haalt de nieuwe berichttekst en variabelen van een sjabloon op, niet alleen de status en categorie. Eén uitzondering: als je het sjabloon hier hebt aangemaakt met leesbare variabelenamen zoals {{first_name}} en Meta alleen de genummerde versie van dezelfde tekst bevat ({{1}}), blijven je leesbare namen behouden. Wanneer de variabelen van een sjabloon veranderen, open dan elke automatiseringstap WhatsApp-sjabloon verzenden en elk bericht dat het gebruikt, en koppel de variabelen opnieuw.
• Heb je ook een beheerd WhatsApp-nummer? Elk sjabloon wordt verzonden vanaf het type nummer waarvoor het is aangemaakt. Sjablonen die zijn gemaakt voordat je je eigen WhatsApp Business-account koppelde, worden verzonden vanaf je beheerde nummer, en sjablonen met het label Meta worden verzonden vanaf je Meta-nummer. Nieuwe sjablonen worden aangemaakt in je WhatsApp Business-account.
• Verwijderen verwijdert het ook uit Meta. Het verwijderen van een sjabloon hier verwijdert het ook uit je WhatsApp Business-account, en de bevestigingspop-up vermeldt dit. Wijs alles wat het nog gebruikt eerst naar een ander sjabloon. Houd rekening met het volgende:
  • Meta herstelt verwijderde sjablonen niet.
  • Je kunt gedurende ongeveer 30 dagen geen nieuw sjabloon aanmaken met dezelfde naam en taal. Een andere taal (bijvoorbeeld en_US in plaats van en) telt als een apart sjabloon.
  • Er is geen manier om een sjabloon alleen uit deze lijst te verwijderen, omdat de volgende synchronisatie het direct weer terug zou halen uit je WhatsApp Business-account.
• Categorie: sjablonen die je in de app aanmaakt, worden ingediend zonder opgegeven categorie — ze beginnen als Utility en Meta herclassificeert promotionele inhoud (meestal naar Marketing) bij beoordeling. Een specifieke categorie kan worden opgegeven bij het aanmaken van een sjabloon via de Templates API.
• Verzenden blijft ongewijzigd. Goedgekeurde sjablonen worden precies zo gebruikt als voorheen — in uitzendingen, follow-ups en om een gesprek buiten het 24-uursvenster te heropenen. Alleen goedgekeurde sjablonen kunnen worden verzonden.
• Verzonden sjablonen worden volledig weergegeven in de chat. Een sjabloon dat vanuit je WhatsApp Business-account is verzonden, verschijnt in de chat met de koptekst, voettekst en knoppen rondom het bericht, zodat je vanuit de inbox kunt controleren wat de contactpersoon heeft ontvangen. Klik op een linkknop om het adres te openen, inclusief het deel dat voor die contactpersoon was ingevuld. Een koptekst die een afbeelding, video of document is, wordt weergegeven als een klein label.

Als de pagina je vraagt om je verbinding te voltooien, is je WhatsApp Business-account nog niet volledig gekoppeld — ga terug naar Instellingen → Kanalen, voltooi de verbinding en sjablonen worden direct beschikbaar.

Status van sjablonen bijhouden #

De pagina Sjablonen toont elk sjabloon met de huidige status, plus statustegels voor Totaal, Goedgekeurd, In beoordeling en Afgewezen. Zoek en filter op status om een specifiek sjabloon te vinden.

Als een sjabloon wordt afgewezen, maak je geen zorgen — je kunt de inhoud bewerken en het zo vaak als nodig opnieuw indienen.

Een goedgekeurd sjabloon bewerken #

Een goedgekeurd sjabloon kan niet direct worden bewerkt — Meta vergrendelt de goedgekeurde versie. Om er een te wijzigen, dupliceert u deze, bewerkt u de kopie en dient u de kopie in voor goedkeuring; uw verzendingen blijven het oude goedgekeurde sjabloon gebruiken totdat de nieuwe is goedgekeurd. Concepten en afgewezen sjablonen kunnen vrij worden bewerkt.

Een sjabloon rechtstreeks naar een contactpersoon sturen #

Klik op de pagina Sjablonen op de verzendactie bij een Goedgekeurde sjabloon om deze direct naar een van je recente contacten te sturen — handig voor een eenmalige heropening zonder een volledige broadcast aan te maken. Dit verstuurt een echt WhatsApp-bericht, opent een chatsessie en verbruikt credits, dus de app vraagt je om te bevestigen voordat het wordt verzonden.

Een afgewezen openingsbericht voor een broadcast opnieuw indienen #

Het eerste bericht van een uitgaande Broadcast is een sjabloon, dus dit moet ook door Meta worden goedgekeurd. Als het wordt Afgewezen, kun je het corrigeren en opnieuw indienen zonder de broadcast-wizard te verlaten:

1. Open de broadcast.
2. Klik op de stap Bericht.
3. Het openingsbericht toont de reden van afwijzing door Meta.
4. Bewerk de tekst die door Meta is gemarkeerd.
5. Dien opnieuw in vanaf die stap. Het openingsbericht gaat terug naar In afwachting terwijl Meta het opnieuw beoordeelt.

AI-gestuurde sjabloongeneratie #

Het platform kan automatisch sjablonen voor je genereren met behulp van AI. Dit bespaart tijd en helpt je berichten te schrijven die een grotere kans hebben om te worden goedgekeurd. AI-gegenereerde sjablonen zijn vooral nuttig voor:

• Openingsberichten — Wanneer je een Broadcast aanmaakt en je website of verkooppagina’s opgeeft, genereert het platform een passend openingssjabloon op basis van je bedrijf.
• Follow-upreeksen — De AI maakt een reeks follow-up-sjablonen die zijn ontworpen om contacten met verschillende tussenpozen opnieuw te benaderen (bijvoorbeeld dag 1, dag 3 en dag 7).
• Optimalisatie — Wanneer je een bestaande Broadcast of Agent optimaliseert, kunnen sjablonen opnieuw worden gegenereerd om aan te sluiten bij je bijgewerkte berichtstrategie.

Gesloten gesprekken heropenen #

Wanneer het 24-uurs WhatsApp-berichtenvenster sluit, toont de chatinterface in Chats een melding dat het gesprek is gesloten. Om het te heropenen:

1. In de chat zie je een bericht dat het gespreksvenster is gesloten en dat het typen van een normaal antwoord is geblokkeerd.
2. Klik op Sjabloon verzenden in het invoerveld voor berichten om de sjabloonkiezer te openen. Er is geen aparte “Heropenen”-knop: het verzenden van een goedgekeurd sjabloon is de manier om de chat te heropenen.
3. Kies een goedgekeurd sjabloon uit de lijst.
4. Het sjabloon wordt naar de contactpersoon verzonden, waardoor het gesprek wordt heropend. De chat toont het bericht met de ingevulde variabelen, precies zoals de contactpersoon het heeft ontvangen.
5. Zodra de contactpersoon antwoordt, wordt het 24-uursvenster gereset en kun je weer vrij berichten sturen.

De volledige stappen, inclusief het kiezen wie de antwoorden afhandelt, staan in Gesloten chats heropenen met sjablonen.

Follow-upsjablonen #

Follow-up-sjablonen zorgen automatisch voor hernieuwde betrokkenheid bij contacten die niet hebben gereageerd op een uitgaand bericht. Het platform ondersteunt maximaal 9 follow-up-sjablonen, die worden verzonden met intervallen die u configureert (bijvoorbeeld 1 dag, 3 dagen en 7 dagen na het eerste bericht).

• Follow-up-sjablonen worden ingesteld op het tabblad Follow-ups van de AI-agent die het kanaal beheert. Elke follow-up-slot daar, inclusief slots voor koude leads, heeft een keuzemenu met je WhatsApp-sjabloonbibliotheek, zodat een sjabloon die je op de pagina Sjablonen hebt gemaakt, per slot aan een agent wordt toegewezen. Wil je ze niet zelf schrijven? Schakel follow-ups in en klik op AI-sjablonen genereren; het platform schrijft de set op basis van de eigen instructies van de agent en dient ze in bij WhatsApp voor goedkeuring. Zie Geautomatiseerde follow-ups.
• Buiten follow-ups om zijn sjablonen helemaal niet aan een agent gekoppeld. Er is geen algemene lijst met “sjablonen voor deze agent”. Je goedgekeurde sjablonen worden gebruikt in broadcasts, wanneer je er handmatig een verstuurt vanuit een chat, en in de stap WhatsApp-sjabloon verzenden in Automatiseringen.
• Elke follow-up is een afzonderlijk goedgekeurd sjabloon.
• De AI stemt elke follow-up af om een natuurlijke opeenvolging van berichten te creëren — zodat je contacten niet herhaaldelijk hetzelfde bericht ontvangen.

Tip: Het spreiden van uw follow-ups over meerdere dagen is meestal effectiever dan ze direct achter elkaar te versturen. Geef contacten de tijd om te reageren voordat de volgende follow-up wordt verzonden.

Best practices voor het laten goedkeuren van sjablonen #

1. Wees direct — Schrijf berichten die duidelijk en professioneel zijn. Vermijd agressieve verkooptaal zoals “Koop nu!” of “Tijdelijke aanbieding!!!”
2. Houd het relevant — Sjablonen moeten direct betrekking hebben op een verwachte interactie met de contactpersoon. Als iemand zich heeft aangemeld voor je nieuwsbrief, is een follow-up over je diensten logisch. Een willekeurig promotiebericht niet.
3. Gebruik correcte grammatica — Goed geschreven berichten worden sneller goedgekeurd.
4. Vermijd overmatige opmaak — Gebruik geen hoofdletters, overmatige uitroeptekens of rijen emoji’s.
5. Beperk externe links — Als je links toevoegt, zorg er dan voor dat deze naar legitieme, geverifieerde pagina’s leiden.
6. Begin eenvoudig — Als je nieuw bent met sjablonen, begin dan met een eenvoudige begroeting of follow-up voordat je complexe promotionele inhoud probeert.
7. Sluit aan bij je bedrijf — Zorg ervoor dat de inhoud van het sjabloon overeenkomt met de categorie van je geverifieerde Meta Business-account.

WhatsApp Web heeft geen sjablonen #

Sjablonen horen bij de WhatsApp Business API. WhatsApp Web heeft geen 24-uursvenster en geen sjabloonberichten, dus er is niets om in te dienen bij Meta en niets om op te wachten. Een broadcast op WhatsApp Web verstuurt je bericht als een gewoon bericht vanaf je eigen WhatsApp-account, en in een chat kun je altijd vrij antwoorden.

Als je account alleen is verbonden met WhatsApp Web en je een bericht opslaat op de pagina Sjablonen, wordt dit direct als goedgekeurd gemarkeerd, omdat er geen beoordeling van toepassing is. Het wordt nog steeds verstuurd als een gewoon bericht, niet als een WhatsApp-sjabloon.

Hulp nodig? #

Als uw sjablonen consistent worden afgewezen of als u begeleiding nodig heeft bij het maken van sjablonen, neem dan contact op via onze e-mailondersteuning.