Your AI Connector Docs

Trafft

Voor wie is dit bedoeld? Deze integratie is voor afspraakgebaseerde bedrijven die hun planning al in Trafft beheren — salons, kappers, klinieken, studio’s, consultants, reparatiewerkplaatsen. Als je geen Trafft gebruikt, kun je deze pagina overslaan.

Gebruik je een ander planningssysteem? Alles met een API kan nog steeds worden gekoppeld: zie Een tool koppelen die we niet vermelden, waarin aangepaste functies, de API en webhooks worden behandeld.

Trafft is een planningsplatform voor bedrijven die tijd verkopen: je stelt je diensten, personeel en locaties in, en klanten boeken een tijdslot. Door Trafft te koppelen aan Your AI Connector kan je AI-agent de volledige boeking in de chat afhandelen — controleren wat er echt beschikbaar is, het boeken en de tijd bevestigen — in plaats van iemand naar een boekingslink te sturen en te hopen dat ze het proces voltooien.

Wat Trafft doet

Trafft biedt een afspraakgebaseerd bedrijf:

  • Diensten met hun eigen duur en prijs
  • Personeel (medewerkers) met hun eigen werktijden
  • Een of meer locaties
  • Een boekingswebsite en agenda voor je team

Door Trafft te koppelen aan Your AI Connector, wordt diezelfde planning iets waar je AI mee kan werken op WhatsApp, sms, Instagram of je website-chat. De AI leest je diensten en personeel, controleert Trafft op echte openingen en schrijft de boeking direct in Trafft — zodat wat je team in Trafft ziet altijd de waarheid is.

Trafft koppelen

Voordat je begint: je hebt API-toegang nodig in Trafft, wat onderdeel is van het Business-abonnement van Trafft. Open je Trafft-beheerderspaneel en zoek naar Features & Integrations → API & Connectors. Als die pagina er niet is, bevat je Trafft-abonnement dit nog niet en kan de koppeling niet worden gemaakt.

  1. Klik in de linkerzijbalk op Settings (tandwielpictogram).
  2. Klik in de zijbalk van Instellingen, onder de groep Integrations, op Booking & Calendar.
  3. Zoek de Trafft-kaart en klik op Connect.
  1. Vul het Bedrijfsadres in. Dit is het gedeelte vóór .admin.trafft.com in het adres waarmee u zich aanmeldt — als u zich aanmeldt bij acme.admin.trafft.com, typ dan acme. Het volledige adres plakken werkt ook; wij halen het juiste gedeelte eruit. White-label Trafft-account? Als uw Trafft-adres in plaats daarvan eindigt op .admin.wlbookings.com (het adres dat Trafft geeft aan accounts die zijn aangemaakt onder het white-label-plan van een bureau), plak dan het volledige adres, bijv. acme.admin.wlbookings.com — dat vertelt ons waar uw Trafft zich bevindt. Alleen acme typen zou betekenen dat er wordt gezocht op het standaard Trafft-adres, wat een ander account is.
  2. Vul uw Client ID en Client Secret in. Beide staan in uw Trafft-beheerderspaneel onder Features & Integrations → API & Connectors.
  3. Voeg optioneel een Label toe — een naam voor uw eigen lijst, handig als u meerdere bedrijven beheert.
  4. Klik op Connect.

Referentiecontrole

Niets wordt opgeslagen totdat Trafft het bevestigt. Wanneer je op Connect klikt, loggen we in bij Trafft met wat je hebt getypt en lezen we je instellingen uit. Een verkeerd bedrijfsadres, een verkeerde Client ID of Secret, of een Trafft-abonnement zonder API-toegang wordt direct geweigerd, met de reden op het scherm — je eindigt nooit met een koppeling die er goed uitziet maar faalt zodra een klant om een afspraak vraagt.

Wanneer het werkt, toont de verbonden rij uw bedrijfsadres samen met hoeveel diensten en hoeveel personeelsleden we in Trafft hebben gevonden. Dat aantal is uw bewijs dat het juiste account is verbonden: als er twee diensten staan en u biedt er twintig aan, dan heeft u de verkeerde verbonden.

Uw Client Secret wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond — niet aan u, niet aan uw team. Kwijtgeraakt? Genereer een nieuwe in Trafft en maak opnieuw verbinding.

Pauzeren of verbreken

De verbonden Trafft-rij heeft eigen knoppen op de pagina Boekingen & Agenda:

  • Vernieuwen leest opnieuw uw aantallen diensten en medewerkers uit Trafft (zie Diensten later toevoegen of wijzigen).
  • Pauzeren stopt uw AI-boekingen in Trafft terwijl de verbinding behouden blijft. Activeren schakelt het weer in. Gebruik dit terwijl u uw diensten reorganiseert of tijdens een gesloten periode.
  • Verbinding verbreken verwijdert de verbinding volledig. Afspraken die al in Trafft staan, blijven precies zoals ze zijn — het verbreken van de verbinding annuleert of verwijdert nooit iets in uw Trafft-agenda. U kunt later opnieuw verbinding maken met dezelfde gegevens.

Uw AI-agent vertellen om met Trafft te boeken

Het verbinden van Trafft verandert nog niets aan wat uw AI doet. Wijs een agent toe aan Trafft:

  1. Klik op AI-agents in de zijbalk en open de agent.
  2. Ga naar de stap AI-vaardigheden en zoek de kaart Boekingen.
  3. Schakel Laat deze agent afspraken boeken in.
  4. Klik op de aanbiederskiezer en kies Trafft (de keuzemogelijkheden voor aanbieders verschijnen direct onder de schakelaar).
  5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Wat de AI kan doen

Met Trafft gekozen als aanbieder kan uw agent dit allemaal doen tijdens een normaal gesprek:

  • Mensen vertellen wat u aanbiedt. Het somt uw Trafft-diensten op met hoe lang elke dienst duurt en wat deze kost, en het kan uw personeelsleden noemen.
  • Controleren wat er echt vrij is. Het vraagt Trafft naar de open tijden voor de dienst die iemand wil, en kan dit verfijnen tot een specifiek personeelslid of een specifieke locatie als de klant daarom vraagt. Het kijkt tot een week vooruit, dus het zal vragen welke dag of week u bedoelt in plaats van uw hele agenda voor te lezen.
  • Boeken. De afspraak wordt direct in Trafft aangemaakt als een goedgekeurde boeking, en de AI vertelt de klant de bevestigde tijd. De klant wordt toegevoegd aan uw Trafft-klantenlijst of gekoppeld aan het record dat ze daar al hebben via hun e-mailadres.
  • Opzoeken wat ze hebben geboekt. De AI kan een klant vertellen wat hun eigen aanstaande Trafft-afspraken zijn.
  • Annuleren. Eén bericht (“er kwam iets tussen, kun je donderdag annuleren?”) en het is weg uit uw Trafft-agenda.
  • Een afspraak verplaatsen. De AI boekt eerst de nieuwe tijd en verwijdert pas daarna de oude, dus als de nieuwe tijd bezet blijkt te zijn, behoudt de klant nog steeds zijn oorspronkelijke plek.

Elke boeking die op deze manier wordt gemaakt, verschijnt ook op uw pagina Afspraken met Trafft als aanbieder, dus het telt mee zoals elke andere boeking: uw Afspraak geboekt webhook wordt geactiveerd en automatiseringen die starten bij een nieuwe afspraak worden zoals gebruikelijk uitgevoerd. Eventuele herinneringen of bevestigingsmails die Trafft zelf verstuurt, komen nog steeds van Trafft, precies zoals ze dat doen voor een boeking die op uw Trafft-website is gemaakt.

Diensten later toevoegen of wijzigen

Voeg een dienst toe in Trafft, wijzig een prijs, verwijder er een of neem een nieuw personeelslid aan; je hoeft hier niets voor in te schakelen. Je AI leest je Trafft-catalogus live, in elk boekingsgesprek, dus het werkt op basis van wat Trafft op dat moment aangeeft in plaats van een kopie die is gemaakt toen je de koppeling tot stand bracht. Een dienst die je vanochtend hebt toegevoegd, kan vanmiddag al worden geboekt.

Twee dingen zijn goed om te weten:

  • De aantallen op de gekoppelde rij zijn van het moment dat je de koppeling maakte. De aantallen diensten en personeelsleden die op de Trafft-rij op de pagina Boeking & Agenda worden getoond, zijn wat we vonden tijdens het controleren van je inloggegevens, dus deze veranderen niet automatisch naarmate je Trafft-menu groeit. Klik op Vernieuwen op die rij om ze opnieuw in te lezen. Dit werkt alleen die nummers bij — de AI las je live catalogus sowieso al.
  • Als je assistent ooit zegt dat een dienst niet bestaat, vraag hem dan om je diensten op te sommen. Hierdoor haalt hij de catalogus opnieuw op en antwoordt hij op basis van de actuele lijst. Als de dienst er dan nog steeds niet bij staat, zit deze echt niet in het Trafft-account dat je hebt gekoppeld — controleer of je het juiste account hebt gekoppeld (de aantallen op de rij zijn de snelste indicatie).

Goed om te weten

  • Een annulering verwijdert de afspraak in Trafft. De API van Trafft verwijdert deze in plaats van de status op ‘geannuleerd’ te zetten, dus een boeking die vanuit een chat wordt geannuleerd, laat geen “geannuleerde” rij achter in je Trafft-agenda. Als je graag een overzicht van annuleringen wilt bijhouden, noteer deze dan ergens anders.
  • De AI blijft binnen zijn eigen grenzen. De AI ziet en wijzigt alleen afspraken die in dat specifieke gesprek zijn geboekt of die toebehoren aan de contactpersoon waarmee wordt gesproken. De AI kan de boekingen van niemand anders inzien of verplaatsen.
  • Een boeking vereist een e-mailadres en een naam. Trafft identificeert klanten op basis van e-mailadres, dus de AI vraagt om de gegevens die nog ontbreken voordat de boeking wordt gemaakt.
  • Groepsboekingen worden nog niet ondersteund. Eén persoon per afspraak — extra gasten of groepsgroottes kunnen op dit moment niet naar Trafft worden verzonden.
  • Betalingen blijven in Trafft. De AI noemt de prijs, maar verwerkt nooit een betaling en kan geen betaallink sturen: de API van Trafft stelt geen facturen of betaallinks beschikbaar, dus er is niets voor de AI om op te halen. Als een dienst vooraf moet worden betaald of een aanbetaling vereist, schakel dan een online betaalmethode in Trafft in en voeg de betaallink-placeholder van Trafft (E-mail/SMS-meldingsinstellingen → de Afspraak-dropdown) toe aan de Afspraak goedgekeurd-melding. De bevestiging die Trafft na elke boeking door de AI verstuurt, bevat dan de link om het volledige bedrag of de aanbetaling te voldoen. De boeking zelf wordt aangemaakt zonder betalingsstap, dus deze wordt goedgekeurd, ongeacht of er is betaald. Wil je de link in de chat zelf hebben? Voeg je eigen betaallink (Stripe, PayPal, elke betaalpagina) toe aan de kennisbank of instructies van de Agent met een notitie over wanneer deze moet worden verzonden, en de AI zal deze delen wanneer een klant moet betalen.
  • Eén Trafft-account per Your AI Connector account. Als je meerdere bedrijven beheert in afzonderlijke Trafft-accounts, verbind dan het account waarin je Agent moet boeken.
  • White-label Trafft-accounts werken op dezelfde manier. Een account waarvan het adres eindigt op .admin.wlbookings.com (het white-label plan van Trafft) verbindt precies zoals een standaardaccount — plak het volledige adres als het bedrijfsadres. De Client ID en Client Secret komen nog steeds van de eigen Functies & Integraties → API & Connectors-pagina van dat account, dus het vereist nog steeds API-toegang op het Trafft-abonnement.

Volgende stappen

  • AI-agents — stel de agent in die de boekingen gaat aannemen.
  • Boekingssysteem — hoe afspraken werken in de app en waar ze verschijnen.
  • Kennisbank — voeg uw prijzen, beleid, parkeerinformatie en annuleringsregels toe zodat de AI ook vragen over de boeking kan beantwoorden.