Lijsten & contacten organiseren #

Lijsten groeperen je contacten zodat je de juiste berichten naar de juiste mensen kunt sturen — een “Nieuwe leads”-lijst, een “VIP-klanten”-lijst, een “Nieuwsbriefabonnees”-lijst, enzovoort.

Deze handleiding behandelt het vinden en beheren van je lijsten, het bekijken van de contacten in een lijst, het bewerken van een contact en het in bulk beheren van contacten vanuit de hoofdtabel.

Waar vind je je lijsten #

Beide bevinden zich in hetzelfde Contacten-gedeelte, waar je kunt schakelen tussen de twee tabbladen bovenaan de pagina:

• Tab Contacten — een compacte lijstkiezer bevindt zich boven de tabel, plus een altijd zichtbare + Lijst aanmaken-knop ernaast.
• Tab Lijsten (klik op Lijsten naast Contacten) — een speciale pagina voor het aanmaken, hernoemen, verwijderen en bekijken van elke lijst, met een aantal leden en een Feeds N-indicator per rij.

De lijstkiezer (tabblad Contacten) #

1. Klik in de linkerzijbalk op Contacten.
2. Klik boven de tabel op de lijstkiezer-pil. Er opent een vervolgkeuzemenu met alle lijsten, elk met de naam en het aantal contacten. Kies er een om de tabel te filteren op die lijst, of kies Alle contacten om het filter te wissen.
3. Zodra een lijst is geselecteerd, klik je opnieuw op het vervolgkeuzemenu voor Lijst bewerken, Lijst-ID kopiëren, Lijst verwijderen en Lijst & contacten verwijderen — dezelfde acties die hieronder worden beschreven, zonder de Contacten-pagina te verlaten.

Naast de kiezer staat een vaste + Lijst aanmaken-knop — je hoeft eerst niets te selecteren.

De Lijsten-pagina #

Klik op de Lijsten-tab naast Contacten. Elke lijst verschijnt als een rij met de naam, het aantal leden en de Feeds N-indicator: hoeveel actieve uitzendingen (inclusief klassieke campagne-items) automatisch een bericht sturen naar iedereen die nieuw aan die lijst wordt toegevoegd (zie Contacten toevoegen aan een lijst voor waarom dat belangrijk is). Beweeg de muis eroverheen om de uitsplitsing te zien.

Open het rijmenu (“⋯”) van een lijst voor de acties:

De twee verwijderopties zijn in het rood gemarkeerd en openen elk een eigen bevestigingsvenster — het verwijderen van een lijst en het verwijderen van de contacten in een lijst zijn altijd twee afzonderlijke “weet je het zeker?”-stappen, zodat je niet per ongeluk de contacten van een lijst kunt wissen wanneer je alleen de lijst wilde verwijderen.

Als een lijst wordt gebruikt door een uitzending, kun je deze nog niet verwijderen — het dialoogvenster noemt die uitzending. Open de pagina Uitzendingen om de lijst daar los te koppelen, door de uitzending te verwijderen of naar een andere lijst te laten wijzen, en probeer het daarna opnieuw.

Een nieuwe lijst maken #

Vanuit de lijstkiezer (tabblad Contacten) of de + Nieuwe lijst-knop bovenaan de Lijsten-pagina:

1. Klik op + Create list / + New List.
2. Laat onder List type de optie Static list geselecteerd — dit is een normale lijst, waarbij je de contacten zelf kiest. (Smart list vult zichzelf op basis van regels — zie Smart Lists hieronder.)
3. Typ een naam (bijvoorbeeld Summer Sale Contacts).
4. (Optioneel) Voeg direct contacten toe als het dialoogvenster dit aanbiedt.
5. Klik op Create list.

De nieuwe lijst verschijnt onmiddellijk in zowel de kiezer als op de Lijsten-pagina.

Als Lijst aanmaken ontbreekt: heeft uw account geen toestemming om contacten te bewerken. Vraag de accounteigenaar om uw teamrol bij te werken.

Smart Lists (Automatisch bijgewerkt) #

Een smart list is een lijst die je niet zelf invult. Je stelt de regels één keer in — “heeft de tag hot-lead en is de afgelopen 90 dagen actief geweest” — en de lijst houdt zichzelf up-to-date: mensen die aan de regels voldoen worden toegevoegd, mensen die niet meer voldoen worden verwijderd, zonder dat je er iets voor hoeft te doen.

Een normale (static) lijst is het tegenovergestelde: wie je erop zet, blijft erop staan totdat je diegene verwijdert. Beide soorten werken overal hetzelfde — je kunt een broadcast sturen naar een smart list, de contactentabel hierop filteren en de lijst exporteren, precies zoals bij elke andere lijst.

Een Smart List maken #

1. Klik op het tabblad Lists op + New list.
2. Kies onder List type voor Smart list.
3. Geef de lijst een naam (bijvoorbeeld Hot leads (active)).
4. Kies onder Rules voor Match: All rules of Any rule (zie hieronder) en bouw vervolgens je eerste regel: kies wat je wilt controleren, hoe je dit wilt vergelijken en de waarde.
5. Klik op + Add rule voor elke extra voorwaarde. Een smart list kan maximaal 20 regels bevatten.
6. Let op de regel onder de voorwaarden — hier wordt geteld hoeveel contacten er op dit moment overeenkomen (“≈ 3 contacten komen overeen”) en er worden er een paar genoemd, zodat je vóór het opslaan kunt zien of de regels doen wat je bedoelde.
7. Klik op Create list.

De lijst wordt direct gevuld zodra je deze aanmaakt, dus de lijst opent met de leden er al in.

Match All Rules vs. Any Rule #

• All rules — een contact staat alleen op de lijst als elke regel waar is. Gebruik dit om de selectie te verfijnen (“getagd met hot-lead en actief in de afgelopen 90 dagen”).
• Any rule — een contact staat op de lijst als ten minste één regel waar is. Gebruik dit om te verzamelen (“getagd met newsletter of getagd met webinar”).

Waarop je regels kunt baseren #

Hoofdletters en kleine letters maken nooit uit bij een tekstvergelijking, en een regel die vraagt om iets “niet in de afgelopen 30 dagen” komt ook overeen met contacten bij wie dit nooit is gebeurd.

Regels voor getal-, datum-, dropdown- en selectievakjevelden #

Wanneer het aangepaste veld dat je kiest een type heeft, past de regel zich daaraan aan:

• Getal-velden krijgen een getalvak en kunnen controleren op is groter dan, is ten minste, is kleiner dan of is maximaal, evenals is / is niet. “Bestelaantal is ten minste 3” vergelijkt reële getallen, dus 10 komt na 9.
• Datum-velden krijgen een datumkiezer en kunnen controleren op is voor of is na een datum, is in de laatste N dagen, is in de komende N dagen, of is ouder dan N dagen (meer dan N dagen geleden). “Vernieuwingsdatum is in de komende 30 dagen” houdt zichzelf actueel: elke dag verschuift het venster met de kalender mee, vandaag inbegrepen. “Laatste bezoek is ouder dan 90 dagen” is de win-back-lijst; een contact zonder datum komt hier nooit mee overeen, dus voeg een tweede regel toe met is leeg als u die ook wilt.
• Verjaardagen en jubilea. Aangepaste datumvelden, en de ingebouwde datums zoals Toegevoegd op, hebben ook jubileum is in de komende N dagen. Het negeert het jaar, dus “Verjaardag is in de komende 7 dagen” vangt iedereen wiens verjaardag in de komende week valt, vandaag inbegrepen, elk jaar opnieuw. Voer 0 in voor alleen vandaag, tot 366. Iemand die op 29 februari is geboren, verschijnt op 28 februari in jaren zonder schrikkeldag. Toegevoegd op met deze regel vindt de contacten wiens aanmeldingsjubileum eraan komt.
• Dropdown-velden laten u een van de eigen opties van het veld kiezen in plaats van deze te typen.
• Checkbox-velden zijn een simpel ja of nee.

Een contact wiens waarde niet past bij het type van het veld (bijvoorbeeld soon in een datumveld, achtergebleven van voordat het veld een type kreeg) komt nooit overeen met een getal- of datumvergelijking. “In de laatste N dagen”, “in de komende N dagen”, “ouder dan N dagen” en “jubileum is in de komende N dagen” tellen kalenderdagen in UTC.

Contacten die uw AI daadwerkelijk heeft afgehandeld #

Gesproken met de AI is ja voor elk contact waarnaar je AI ten minste één bericht heeft gestuurd, en nee voor alle anderen — inclusief mensen die alleen door je team zijn beantwoord. Het wordt ingesteld de eerste keer dat de AI naar iemand schrijft en verdwijnt daarna nooit meer, zelfs niet als je later de AI-antwoorden van dat contact uitschakelt of ze overdraagt aan een andere agent.

Als u de contacten nodig heeft die uw AI in een bepaalde periode heeft afgehandeld — de gebruikelijke reden waarom bureaus dit willen — gebruik dan Laatste AI-gesprek met “in de laatste 30 dagen”. Dat is een voortschrijdend venster dat altijd de laatste maand weergeeft.

Twee regels die mensen vaak hiermee verwarren:

• AI-antwoorden (onder Instellingen) is een schakelaar: deze geeft aan dat de AI dit contact mag beantwoorden, niet dat dit ooit is gebeurd.
• Heeft ooit geantwoord gaat over het contact dat terugschrijft — naar wie dan ook, inclusief uw team.

Je kunt de tabel Contacten ook op dezelfde manier filteren zonder een lijst te maken: open Filter en zet Gesproken met de AI op Aan, of klik op de snelknop Gesproken met AI boven de tabel. Hetzelfde filter staat op de Chatpagina als een Gesproken met AI-knop, voor wanneer je de gesprekken wilt zien in plaats van de contactgegevens.

Een Smart List herkennen #

Op de pagina Lists heeft een smart list een Smart-badge, een samenvatting van de regels in begrijpelijke taal onder de naam, en de tijd waarop deze voor het laatst is bijgewerkt (“Updated 4 minutes ago”). Het aantal leden is de live-telling.

Wanneer een slimme lijst wordt bijgewerkt #

• Direct wanneer een contact verandert. Label iemand, wijzig hun status, vul een aangepast veld in — als ze daardoor aan de criteria voldoen (of niet meer voldoen), wordt de lijst binnen enkele seconden bijgewerkt. Een deal naar een andere pijplijnfase slepen telt ook mee: een Deal-fase-regel reageert op het moment dat het bord verandert.
• Elke 15 minuten voor tijdgebaseerde regels. Regels zoals “geen activiteit in de laatste 30 dagen” worden waar naarmate de tijd verstrijkt, zonder dat iemand het contact aanraakt, dus elke slimme lijst wordt ook elk kwartier opnieuw gecontroleerd.
• Op aanvraag. Open het ⋯-menu van de lijst en klik op Nu vernieuwen om de regels direct opnieuw uit te voeren, waarna het aantal leden in de rij en de regel “Bijgewerkt…” direct worden bijgewerkt.

Je kunt niet handmatig personen toevoegen of verwijderen #

Dat is precies het doel van een slimme lijst: het lidmaatschap wordt bepaald op basis van de regels, dus alles wat je handmatig zou doen, wordt bij de volgende controle ongedaan gemaakt. In de praktijk:

• De uitgebreide lijst heeft geen Contactpersonen toevoegen-knop en geen Verwijderen-optie bij een lid — er staat in plaats daarvan “Leden worden berekend op basis van de regels van deze lijst”.
• Slimme lijsten verschijnen niet bij de bulkactie Lijst op de pagina Contactpersonen, in de lijstkiezer van een contactpersoon zelf, of als doel voor een import.

Om te wijzigen wie er op de lijst staat, open je het ⋯-menu en klik je op Regels bewerken.

Slimme lijsten en uitzendingen #

Een uitzending kan zich op een slimme lijst richten, net als op elke andere lijst. Dat is waar ze het meest nuttig zijn: richt er een op “tag hot-lead, geen antwoord in 7 dagen” en het publiek onderhoudt zichzelf.

Let op: dit kan zelfstandig berichten versturen. Als een live uitzending op die lijst (of een klassiek campagne-item) Verzenden naar nieuwe lijstleden ingeschakeld heeft, dan krijgt elk contact dat nieuw aan je regels voldoet automatisch het openingsbericht — dat is precies het doel van het koppelen ervan, maar het betekent wel dat mensen berichten kunnen ontvangen zonder dat je ergens op klikt, en elk bericht verbruikt credits. Controleer wat een lijst voedt (de Feeds-kolom op de Lijsten-pagina) voordat je de regels verruimt.

Lijstleden bekijken en doorzoeken #

Klik op de Lijsten-pagina op de rij van een lijst om deze uit te vouwen en iedereen erin te zien, met een zoekvak om iemand te vinden op naam, telefoonnummer of e-mailadres. Vanaf daar kunt u een individueel contact uit de lijst verwijderen — dit verwijdert hen alleen uit de lijst, het verwijdert het contact niet en heeft geen invloed op hun andere lijsten.

Op een slimme lijst is hetzelfde paneel alleen-lezen: je kunt de leden bekijken en doorzoeken, maar er is geen Verwijderen-optie, omdat het lidmaatschap voortkomt uit de regels.

Contacten toevoegen aan een lijst #

Voeg contactpersonen toe aan een lijst vanuit de uitgebreide lijstweergave, vanuit het snelweergavepaneel of het volledige dossier van een contactpersoon, of met de bulkactie Toevoegen aan lijst hieronder. Slimme lijsten worden op geen van die plekken aangeboden — ze vullen zichzelf op basis van hun regels.

Let op: iemand toevoegen aan een lijst kan ertoe leiden dat diegene een bericht ontvangt. Als een live-uitzending op die lijst de optie Verzenden naar nieuwe lijstleden heeft ingeschakeld, stuurt het toevoegen van een contactpersoon direct het openingsbericht, worden er credits verbruikt en worden hun antwoorden doorgestuurd naar de agent van die uitzending.

Je krijgt een waarschuwing te zien voordat dit gebeurt. Op welke manier je ook iemand toevoegt — via de bulkactie Toevoegen aan lijst, het scherm Leden toevoegen van een lijst zelf, of de lijstschakelaars bij een contactpersoon — het scherm geeft aan welke uitzending wordt verzonden en vraagt je om dit te bevestigen. Iemand verwijderen uit een lijst verstuurt nooit iets, dus dat gebeurt altijd direct.

Als meer dan één live-uitzending op dezelfde lijst de schakelaar aan heeft staan, ontvangt de nieuwe contactpersoon één openingsbericht van elk van hen, waarvoor apart kosten in rekening worden gebracht. De waarschuwing geeft aan hoeveel dit er zijn. Je kunt dit stoppen via de stap Doelgroep van de uitzending — zie Uitzendingen.

Een contact bewerken #

1. Klik in de tabel Contacten ergens op de rij van de contactpersoon om het snelweergavepaneel te openen.
2. Klik op Bewerken.
3. Werk hun naam, telefoonnummer, e-mailadres, kanaal, tags of notities bij.
4. Klik op Opslaan.

Rij versus naam aanklikken. Door op een rij te klikken, opent u het snelweergavepaneel. Door op de naam van de contactpersoon te klikken, opent u in plaats daarvan een chat met hen — zie Een nieuw contact toevoegen.

Lijstlidmaatschap wordt bewerkt vanuit de sectie Lijsten in het snelweergavepaneel, niet vanuit het bewerkingsformulier zelf — klik op de + naast Lijsten in het paneel en vink lijsten aan of uit.

Bulkacties (Meerdere contacten tegelijk selecteren) #

1. Vink het selectievakje aan het begin van de rij van een contact aan. Vink er zoveel aan als je wilt, of gebruik het selectievakje in de koptekst om elk contact dat momenteel wordt weergegeven te selecteren. Als de hele pagina is aangevinkt, verschijnt er een blauwe balk net boven de tabelrijen met de optie Selecteer alle N contacten die voldoen aan je filters — één klik breidt de selectie uit naar elke overeenkomst, niet alleen de zichtbare pagina, zodat een actie duizenden contacten tegelijk kan omvatten. Die balk kiest alleen wie er geselecteerd is; de knoppen die iets doen staan in de actiebalk eronder.
2. Er verschijnt een zwevende actiebalk onderaan het scherm met:
   • Bot aan / Bot uit — schakel de AI-bot in of uit voor elk geselecteerd contact.
   • Privé / Openbaar maken — schakel privacy in of uit.
   • Niet storen / Niet storen uitschakelen — schakel Niet storen in of uit.
   • Markeren als spam / Markering als spam ongedaan maken.
   • Archiveren / Archief ongedaan maken — sluit de chat van elk geselecteerd contact en verplaats deze naar het chatarchief, of haal ze allemaal terug. Het is hetzelfde archief als op de Chats-pagina — zie Een gesprek sluiten.
   • Toevoegen aan lijst.
   • Label — pas een label toe op elk geselecteerd contact.
   • Automatisch labelen — laat de AI-agent van elk contact het hele gesprek lezen en zijn eigen labelregels toepassen, of kies de regels van één agent voor iedereen die is geselecteerd. Dezelfde prijs als live labelen: 1 credit per toegepast label, niets voor contacten die geen nieuwe labels krijgen. Tot 500 contacten per keer. Zie Een gesprek op verzoek labelen.
   • Automatisering — voeg de selectie toe aan een automatisering. Verschijnt alleen als je account Automatiseringen heeft.
   • Exporteren — download de selectie als bestand.
   • Verwijderen — verwijdert elk geselecteerd contact definitief.
3. Klik op de actie die je wilt uitvoeren. Destructieve acties (Verwijderen, Markeren als spam) vragen eerst om bevestiging.

Op zoek naar “Campagne toewijzen”? Dat is verdwenen met campagnes. Plaats de contacten in plaats daarvan op een lijst en stuur vervolgens naar die lijst met een Uitzending, of laat een Toegangspunt nieuwe gesprekken overdragen aan de juiste Agent. Volledige toewijzing van de oude manier naar de nieuwe: Overstappen van campagnes naar uitzendingen & agents.

Klik op de kleine × aan het einde van de balk, of vink de selectievakjes uit, om uw selectie te wissen.

Niet hetzelfde als de pagina Chats. Op Contactpersonen zweeft de bulkactiebalk onderaan het scherm. Op de pagina Chats staat de equivalente balk boven de chatlijst, in de lijstkolom, met een eigen hoofd-selectievakje — zie Bulkacties voor inbox. Beide pagina’s tonen hetzelfde type “selecteer alle N”-balk boven hun rijen wanneer de zichtbare pagina volledig is aangevinkt.

Tip: contactpersonen in gelijke batches splitsen. Er is geen automatische “splitsen in lijsten van 50”-knop, maar de tabel zelf helpt je hier snel bij: deze toont precies 50 contactpersonen per pagina, en met het selectievakje in de koptekst selecteer je de hele pagina. Vink dus het selectievakje in de koptekst aan, klik op Toevoegen aan lijst, kies + Nieuwe lijst in dat pop-upvenster en geef deze een naam (bijvoorbeeld “Batch 1”) — zodra je de lijst aanmaakt, worden je geselecteerde contactpersonen er automatisch aan toegevoegd. Ga vervolgens naar de volgende pagina en herhaal dit. Een paar honderd contactpersonen zijn binnen een paar minuten opgesplitst in gelijke lijsten van 50 — je hoeft ze niet één voor één toe te voegen. Als je alleen batches nodig hebt voor het verzenden (niet voor het organiseren), kun je de lijsten volledig overslaan: een Broadcast in Drip-modus verwerkt voor jou automatisch één grote lijst in batches.

Volgende stappen #

• Een nieuw contact toevoegen — voeg contacten één voor één toe, plus een volledige rondleiding door het Contacten-scherm.
• Contacten importeren vanuit een bestand — upload een spreadsheet met contacten.
• Uw contacten exporteren — download uw contacten naar een bestand.