Your AI Connector Docs

Zenchef

Voor wie is dit bedoeld? Deze integratie is voor restaurants die Zenchef gebruiken om hun reserveringen en klantrelaties te beheren. Als je geen Zenchef gebruikt, kun je deze pagina overslaan.

Gebruik je een ander reserveringssysteem? Alles met een API kan nog steeds worden gekoppeld: zie Een tool koppelen die we niet vermelden, waarin aangepaste functies, de API en webhooks worden behandeld.

Zenchef is een restaurantbeheerplatform dat reserveringen, klantrelaties en marketingtools combineert voor horecabedrijven. Door Zenchef te koppelen aan Your AI Connector kan uw restaurant klantberichten rondom boekingen en gastbetrokkenheid automatiseren — allemaal via de kanalen die uw gasten al gebruiken, zoals WhatsApp, sms en Instagram.

Wat Zenchef doet

Zenchef biedt restaurants:

  • Online reserverings- en tafelbeheer
  • Een digitaal menu en bestelsysteem
  • Gastendatabase en communicatietools
  • Beoordelingsbeheer en marketingcampagnes
  • Website en boekingswidget

Door Zenchef te koppelen aan Your AI Connector, brengt u AI-gestuurde berichtgeving in uw restaurantactiviteiten — het afhandelen van reserveringsaanvragen, het versturen van bevestigingen en het automatisch opnieuw benaderen van eerdere gasten.

Zenchef verbinden

Stap 1: Schakel de connector in Zenchef in

Zenchef laat Your AI Connector pas een restaurant zien nadat het restaurant de connector in zijn eigen Zenchef-account heeft ingeschakeld. Doe dit eerst, anders stopt de stap voor de Restaurant-ID hieronder met de melding “Zenchef heeft dit platform nog geen toegang gegeven tot dat restaurant”.

  1. Log in op je Zenchef-account.
  2. Ga naar Instellingen > Integraties > Partners.
  3. Zoek onder Reserveringsdiensten naar Your AI Connector (dit is de naam waaronder Your AI Connector in Zenchef wordt vermeld).
  4. Klik op Verbinden.

De eigen handleiding van Zenchef voor deze stap: Your AI connector. Als je de vermelding niet kunt vinden, vraag dan aan de ondersteuning van Zenchef om deze voor jouw restaurant in te schakelen.

Stap 2: Verbind het restaurant in Your AI Connector

  1. Klik in de linkerzijbalk op Instellingen (tandwielpictogram).
  2. Klik in de zijbalk Instellingen, onder de groep Integraties, op Reserveringen & Agenda.
  3. Zoek de Zenchef-kaart en klik op Verbinden.
  1. Voer uw Restaurant-ID in en klik op Doorgaan. U vindt de ID in de URL van uw Zenchef-dashboard, of u kunt deze opvragen bij de Zenchef-ondersteuning.
  1. Typ de naam van uw restaurant precies zoals deze in Zenchef verschijnt en klik vervolgens op Restaurant toevoegen.

Je kunt op deze manier meerdere restaurants toevoegen — klik voor elk restaurant op Restaurant toevoegen op de gekoppelde Zenchef-rij. Er is geen limiet aan het aantal restaurants dat een account (of een sub-account van een bureau) kan koppelen, en restaurants tellen niet mee voor de kanaallimiet van een abonnement — die limiet geldt alleen voor berichtenverbindingen zoals WhatsApp-nummers.

Restaurantverificatie

Your AI Connector verifieert of u beheerdersrechten heeft voor het Zenchef-restaurantaccount voordat een koppeling wordt voltooid, zodat alleen geautoriseerde teamleden de systemen kunnen koppelen. Dat is waar de naamstap voor dient: we tonen u nooit de naam van het restaurant, u moet deze al kennen. U krijgt 3 pogingen per 5 minuten; hoofdletters en spaties maken niet uit, maar de woorden zelf moeten overeenkomen.

Een restaurant pauzeren of verwijderen

Elk verbonden restaurant heeft zijn eigen Pauzeer- en Verwijder-knoppen op de pagina Reserveringen & Agenda. Pauzeren zorgt ervoor dat de AI stopt met het aannemen van reserveringen voor dat restaurant, terwijl de instellingen behouden blijven; verwijderen verwijdert het volledig, hoewel u het op elk gewenst moment opnieuw kunt toevoegen met hetzelfde ID.

Vragen over het menu

De Zenchef-koppeling dekt reserveringen; het leest uw Zenchef-menu niet. Om de AI vragen over het menu te laten beantwoorden:

  • Voeg het menu toe aan de kennisbank: zet uw gerechten, prijzen, allergeneninformatie en dagspecials in de veelgestelde vragen of kennisbronnen van uw AI-agent, en de bot beantwoordt vragen als “Welke vegetarische opties hebben jullie?” op basis daarvan — zie Veelgestelde vragen beheren.
  • Verstuur het menu als bestand: upload de menu-pdf of afbeelding naar de mediabibliotheek met een notitie over “wanneer te versturen”, en de bot verstuurt deze wanneer een gast vraagt naar het menu of de prijslijst.

Tip: werk de kennisbank bij wanneer het menu verandert, zodat de bot nooit een oude prijs noemt.

Reserveringsbeheer

Eenmaal gekoppeld, werkt Your AI Connector met Zenchef-reserveringsgegevens om:

  • Behandel beschikbaarheidsaanvragen: wanneer een klant je een bericht stuurt om naar een tafel te vragen, controleert de AI-bot de beschikbaarheid in Zenchef en reageert met open tijdsloten.
  • Neem reserveringen aan: de bot boekt de tafel direct in Zenchef en bevestigt dit in de chat. Zenchef verstuurt zoals gebruikelijk de eigen bevestiging naar de gast.
  • Verstuur herinneringen: elke tafel die de bot boekt, verschijnt ook op je Afspraken-pagina, zodat de automatiseringstrigger Voor een afspraak de gast kan herinneren via WhatsApp, sms of het kanaal dat ze hebben gebruikt — zie Reserveringsherinneringen hieronder.
  • Verwerk wijzigingen: laat klanten reserveringen wijzigen of annuleren via een chatgesprek, waarbij updates worden gesynchroniseerd met Zenchef.

Wat Your AI Connector niet ziet: reserveringen die rechtstreeks in Zenchef zijn gemaakt — via je boekingswidget, telefonisch of aan de deur — bereiken Your AI Connector nooit. Alleen de tafels die de AI in een gesprek boekt, verschijnen op de Afspraken-pagina en ontvangen herinneringen.

Tafels waarvoor een kaartgarantie vereist is

De AI boekt met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de groepsgrootte, de datum, het tijdstip en de opmerking van de gast. Omdat de AI in de chat geen kaartgegevens kan verwerken, wordt een tafel waarvoor een kaartgarantie vereist is niet in het gesprek geboekt. In plaats daarvan stuurt de AI de gast naar de eigen Zenchef-boekingspagina van je restaurant en legt uit dat een kaart nodig is om de tafel vast te houden. De gast voltooit de boeking daar, en Zenchef handelt de kaartautorisatie of vooruitbetaling zoals gebruikelijk af.

Dit gebeurt automatisch wanneer:

  • de service waar de gast om vraagt in Zenchef is ingesteld om om een kaartautorisatie of vooruitbetaling te vragen voor die groepsgrootte, of
  • Zenchef de boeking weigert omdat er een betaling vereist is.

Kaartgarantie vanaf een bepaalde groepsgrootte. Als je voor een bepaald aantal gasten om een kaart vraagt, maar dit nog niet in Zenchef hebt ingesteld, kun je dit direct aan Your AI Connector doorgeven. Bij Instellingen → Boeking & Agenda heeft elk Zenchef-restaurant een vak Kaartgarantie vanaf (gasten). Voer een getal in, bijvoorbeeld 8, en klik op Opslaan: vanaf 8 gasten stuurt de AI de boekingspagina in plaats van de boeking in de chat te voltooien. Laat het vak leeg om dit uit te schakelen. Het is uitgeschakeld tenzij je het instelt, en elk restaurant heeft zijn eigen instelling.

Wanneer Zenchef niet kan worden gecontroleerd. Als Zenchef niet reageert wanneer de AI controleert of een tafel een kaartgarantie vereist, boekt de AI deze niet. De AI laat de gast weten dat de reservering nog niet is bevestigd en draagt het gesprek over aan uw team, zodat u de reservering handmatig kunt maken.

Reserveringsherinneringen

Herinneringen zijn een automatisering, dus je kiest de momenten zelf en kunt elke herinnering een eigen tekst geven:

  1. Ga naar AI Studio → Automatiseringen → Nieuwe automatisering en kies de trigger Voor een afspraak (onder Afspraken).
  2. Kies je herinneringsmomenten — 24 uur van tevoren, 3 uur van tevoren, of een willekeurig aantal minuten — tot maximaal vijf per automatisering.
  3. Voeg een stap Bericht versturen toe (of WhatsApp-sjabloon versturen voor een herinnering die meer dan 24 uur na het laatste bericht van de gast aankomt) en voeg de voornaam van de gast en de reserveringstijd toe.
  4. Schakel Respecteer rusttijden in bij de automatiseringsinstellingen als een herinnering 's nachts zou kunnen aankomen.

De volledige uitleg, inclusief de toelichting over het 24-uursvenster van WhatsApp, vind je in Voorbeeld: afspraakherinneringen. Als de gast de tafel annuleert of verplaatst in de chat, worden de herinneringen ook geannuleerd of verplaatst.

Je AI-agent instrueren om te boeken met Zenchef

Zodra Zenchef is verbonden, wijs je AI-agent ernaar:

  1. Klik op AI Agents in de zijbalk en open de Agent.
  2. Ga naar de stap AI Abilities en zoek de kaart Bookings.
  3. Schakel Let this agent book appointments in.
  4. Klik op de providerkiezer en kies Zenchef (de provideropties verschijnen direct onder de schakelaar).

Geautomatiseerde klantbetrokkenheid

Naast reserveringen en menu’s ondersteunt de integratie:

  • Welkomstberichten: begroet automatisch nieuwe klanten die contact opnemen via een willekeurig berichtenkanaal.
  • Follow-ups na bezoek: stuur gasten na hun bezoek een bericht om hen te bedanken en uit te nodigen om terug te komen.
  • Seizoenscampagnes: gebruik de Broadcasts van Your AI Connector om vakantiemenu’s, wijndiners of speciale evenementen te promoten bij de gasten in uw contacten (gasten die u een bericht hebben gestuurd, of een lijst die u zelf importeert; de gastenlijst van Zenchef wordt niet automatisch geïmporteerd).
  • Beoordelingsverzoeken: vraag tevreden gasten automatisch om een beoordeling achter te laten na hun bezoek.
  • Loyaliteitsacties: identificeer terugkerende gasten en stuur hen gepersonaliseerde aanbiedingen of vroege toegang tot speciale evenementen.

Tips voor restaurants

  • Zet uw volledige menu in de kennisbank. Hoe meer details over het menu de bot heeft, hoe beter deze vragen van gasten kan beantwoorden.
  • Voeg operationele veelgestelde vragen (FAQ’s) toe aan de kennisbank van uw AI-agent: openingstijden, parkeren, opties voor privédiners, beleid rondom allergenen en kledingvoorschriften — zie Veelgestelde vragen beheren.
  • Gebruik tags om uw gastenlijst te segmenteren — bijvoorbeeld “wijnliefhebber”, “verjaardagsviering”, “grote groep” — en stuur gerichte uitzendingen naar elk segment.
  • Schakel het boekingssysteem in op uw AI-agent zodat deze het volledige reserveringsproces kan afhandelen zonder menselijke tussenkomst.

Volgende stappen