Taken #

Taken is een ingebouwde taakbeheerder in CRM-stijl (CRM-software is wat bedrijven gebruiken om hun contacten en to-do’s op één plek bij te houden). Gebruik het om to-do’s, follow-ups, telefoontjes, e-mails, bugrapporten en alle andere actiepunten die voortvloeien uit uw gesprekken of het dagelijkse werk van uw team bij te houden. Taken kunnen handmatig, automatisch door de AI of via de API worden aangemaakt — een manier voor andere software om verbinding te maken met uw account en automatisch taken aan te maken.

Taken openen. Klik in de zijbalk onder de groep CRM op Taken. (Op een telefoon is het menu verborgen — tik eerst op het menupictogram ☰ in de bovenhoek en tik vervolgens op Taken.)

Taken in- of uitschakelen. Taken staat standaard aan voor elk account. Als je het niet in je zijbalk ziet, is het uitgeschakeld voor jouw werkruimte: schakel het weer in onder Instellingen → Profiel → Functies (zie Optionele functies). Wanneer Taken is uitgeschakeld, zijn het bord, de tabbladen Taken bij contacten en deals, de takenlijst op het Dashboard en elke snelkoppeling voor het aanmaken van taken verborgen. Bij beheerde accounts kan de schakelaar bij je provider liggen — vraag hen om Taken in te schakelen als de kaart Functies dit niet weergeeft.

Waar u het kunt vinden #

De koptekst toont uw totale aantal taken, met de knoppen Fasen en Nieuwe taak rechtsboven.

Wat Taken voor je kan betekenen #

• Houd alles op één plek bij — To-do’s, telefoontjes, e-mails, follow-ups, bugrapporten en functieverzoeken van je hele team
• Koppel taken aan contacten, deals of specifieke chatberichten — Zo weet je altijd waar een taak over gaat en kun je direct terugkeren naar het bronbericht
• Meerdere weergaven — Kanban-bord (kaarten gesorteerd in kolommen, één kolom per fase), lijst-, tabel- en agendabeelden. Kies de weergave die bij het werk past.
• Door AI gemaakte taken — Wanneer de bot menselijke aandacht nodig heeft, kan deze automatisch een taak aanmaken (niet toegewezen), zodat een teamgenoot deze kan oppakken
• Webhook + API-integratie — Taken activeren webhooks bij aanmaak/update zodat externe tools synchroon kunnen blijven, en je kunt taken aanmaken of opvragen via de publieke API

Taaktypen #

Taken worden geleverd met een standaardset aan typen en je kunt je eigen typen toevoegen. Elk type heeft zijn eigen pictogram en kleur, zodat je een bord snel kunt scannen.

Je kunt direct een aangepast taaktype toevoegen vanuit het veld Type in het formulier Nieuwe taak (of het formulier voor het bewerken van taken) — open de typekiezer en kies + Nieuw type aanmaken onderaan de lijst, en geef het vervolgens een naam. Het type wordt aangemaakt op de plek waar je het gebruikt.

Typen bewerken, opnieuw ordenen en verwijderen #

Om typen te hernoemen, opnieuw in te kleuren, opnieuw te ordenen of te verwijderen, open je Taken en klik je op Typen bovenaan het bord (naast Fasen). Dit opent het dialoogvenster Taaktypen bewerken: hernoem een type door direct in de rij te typen, klik op het labelpictogram om een nieuwe kleur te kiezen, versleep de hendel om de volgorde te wijzigen, gebruik + om een type toe te voegen en gebruik het menu van de rij om er een te Verwijderen. Er wordt niets opgeslagen totdat je op Wijzigingen toepassen klikt.

Een paar dingen om te weten:

• Het verwijderen van een type verwijdert niet de bijbehorende taken. Taken die dat type hadden, verliezen simpelweg hun typelabel; open ze en kies wanneer je maar wilt een ander type. Als een type nog aan taken is gekoppeld, vertelt het dialoogvenster je hoeveel dit er zijn voordat je bevestigt.
• Twee typen worden aangemaakt door de AI en kunnen niet worden verwijderd — FAQ-update en Menselijke waarschuwing (gemarkeerd als Auto in het dialoogvenster). De AI maakt zelf taken van deze typen aan en zou het type bij de volgende waarschuwing opnieuw aanmaken, dus ze blijven behouden; je kunt ze wel hernoemen en opnieuw inkleuren.
• Behoud ten minste één type. Als de lijst leeg zou zijn, zou de standaardset vanzelf terugkeren.

Taakfasen (Kanbanbord) #

Elke taak doorloopt fasen — de kolommen op uw kanbanbord, elk met een eigen gekleurd statuspictogram en een live-telling. Standaard zijn dit meestal “To Do”, “In uitvoering”, “Gereed”, maar u kunt fasen hernoemen, opnieuw kleuren, opnieuw ordenen, toevoegen en verwijderen om bij uw workflow te passen.

Je kunt ook bord-sjablonen maken met vooraf ingestelde fasen, zodat verschillende teams of use-cases elk hun eigen bord krijgen.

Om fasen te configureren, opent u Taken en klikt u op Fasen bovenaan het bord. Hiermee opent u het dialoogvenster Taakstatussen bewerken, waarin statussen zijn onderverdeeld in twee groepen — Actief en Voltooid — plus een status-sjabloonkiezer (Algemeen, Verkoop, Support of Aangepast) aan de linkerkant. Wijzig de naam van een status door direct in de rij te typen, gebruik de pijlen omhoog en omlaag (of sleep de hendel) om de volgorde binnen de groep te wijzigen, klik op de kleurstip om de kleur aan te passen en gebruik het menu van de rij om een status tussen Actief/Voltooid te verplaatsen of te verwijderen. Er wordt niets opgeslagen totdat u op Wijzigingen toepassen klikt.

Je kunt meer dan één status ‘Gereed’ hebben — bijvoorbeeld “Voltooid” en “Deal gesloten”. Beide tellen als afgerond: taken in beide statussen worden weergegeven met hun titel doorgehaald, en het aantal in elke kolom is onafhankelijk. Wanneer je er meerdere hebt, noemt de actie Markeren als voltooid ze elk bij naam, zodat je kunt kiezen welke je bedoelt in plaats van dat de taak automatisch in de eerste de beste status terechtkomt.

Weergaven en filteren #

Boven het bord staan twee rijen met chips:

• Opgeslagen weergaven — Alle, Open, Te laat, Vandaag, Deze week, Hoge prioriteit, Voltooid en Mijn persoonlijke, en met één klik schakelt het hele bord over naar dat overzicht. Taken opent op Open, zodat voltooide taken uit het zicht blijven en de pagina alleen laadt wat nog moet gebeuren. Terwijl u op Open of Te laat staat, tonen alleen die twee een teller; schakel over naar Alle (of een andere weergave) om elke taak te laden en elke teller te zien. Mijn persoonlijke bevat uw eigen privétaken (zie Privétaken hieronder).
• Slimme filterchips — schakel elke combinatie van Te laat, Vandaag, Deze week, Geen vervaldatum of Hoge prioriteit in bovenop een opgeslagen weergave om de resultaten verder te verfijnen.

Daaronder vindt u een zoekvak, een Filter-knop voor het bouwen van uw eigen regels en een weergaveschakelaar tussen Kanban, Lijst, Tabel en Kalender (een maandoverzicht dat taken op hun vervaldatum toont).

De Tabel-weergave opent gesorteerd op Aangemaakt, met de nieuwste taak bovenaan; klik op een kolomkop om in plaats daarvan daarop te sorteren. Het heeft ook een Snel antwoord-kolom: een tekstveld en een verzendknop op elke rij. Bij een FAQ-update-taak wordt het antwoord geaccepteerd (gepubliceerd in uw kennisbank en verzonden naar de contactpersoon); bij elke andere taak met een contactpersoon wordt een vervolginstructie in gewone taal geaccepteerd. Het is de snelste manier om een wachtrij met vragen weg te werken — typen, op Enter drukken, naar de volgende rij gaan. Op een FAQ-update-rij staat ook een klein boekicoon dat het volledige FAQ oplossen-dialoogvenster opent, voor wanneer u liever controleert of u al een antwoord heeft dan dat u een nieuwe schrijft. Gebruik de Kolommen-knop om de hele kolom te verbergen als u deze liever niet ziet.

U kunt filteren op type, fase, prioriteit, bron, verantwoordelijke (zie “Taken toewijzen aan teamleden” hieronder) en gekoppelde contactpersoon. U kunt ook filteren op:

• Kanaal — Toon alleen de taken voor een specifiek berichtkanaal (WhatsApp, WhatsApp Web, SMS, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, E-mail, Chatwidget, enzovoort). Het kanaal wordt overgenomen van het gekoppelde contact van de taak.

Elke regel die je maakt heeft een Is / Is niet-schakelaar naast het veld, zodat je net zo gemakkelijk kunt uitsluiten als opnemen — Prioriteit is niet Laag, of Type is niet Follow-up. Elke vervolgkeuzelijst heeft ook een Geen-optie voor taken waarvoor niets is ingesteld voor dat veld. Type → Geen vindt de taken zonder type, inclusief elke taak die zijn label is verloren omdat je het type waarop het stond hebt verwijderd.

De filters voor Contact en Kanaal verschijnen alleen wanneer je huidige taken daadwerkelijk iets hebben om op te filteren, zodat de werkbalk overzichtelijk blijft. Ze combineren met de andere filters en met de zoekfunctie, dus kies een kanaal en een prioriteit samen om de resultaten snel te verfijnen. Filters zijn van toepassing op elke weergave (kanban, lijst, tabel, agenda) en op de taakaantallen in elke fase.

Het bord #

Elke kolom is een van je taakfasen. Een taakkaart toont de volledige titel (lange titels lopen door in plaats van te worden afgekapt) en een korte beschrijving, gekleurde labels voor het type (zoals FAQ-update of Follow-up) en de bron (een AI-label voor door de bot gemaakte taken, of Menselijke waarschuwing voor gesprekken die de bot heeft gemarkeerd), plus een prioriteitsvlag, vervaldatum, al zijn labels en een icoon van de toegewezen persoon onderaan.

Sleep een kaart tussen kolommen om deze door je workflow te verplaatsen, of binnen een kolom om de volgorde te wijzigen. De + bovenaan een kolom opent het volledige formulier voor een nieuwe taak, vooraf ingesteld op die fase; het veld voor snel toevoegen onderaan elke kolom voegt een taak toe op basis van alleen de titel. Klik op een kaart om de details te openen.

Snelle acties #

Onderaan elke kaart — en op elke rij in de Lijst- en Tabelweergaven — staat een kleine rij met acties die met één klik kunnen worden uitgevoerd. Welke acties verschijnen, hangt af van de taak:

• Markeren als voltooid — verplaatst de taak naar uw status ‘voltooid’ zonder deze te openen. Op een bordkaart is dit het cirkeltje naast de titel; op een lijst- of tabelrij staat dit bij de andere acties. Als u meer dan één status ‘voltooid’ hebt (bijvoorbeeld Voltooid en Deal gesloten), wordt gevraagd welke u wilt gebruiken in plaats van er zelf een te kiezen.
• Chat openen — opent direct het gesprek met de gekoppelde contactpersoon, zodat u kunt lezen wat er is gezegd zonder het bord te verlaten. Wordt alleen getoond wanneer de taak een contactpersoon heeft.
• Toevoegen aan FAQ — opent een klein venster met een Antwoord-veld en een Publiceren & verzenden-knop. Typ het antwoord, publiceer het, en de FAQ wordt toegevoegd aan uw kennisbank, de taak wordt als voltooid gemarkeerd en het antwoord wordt teruggestuurd naar de contactpersoon. Meer opties, links van die knop, opent het volledige dialoogvenster FAQ oplossen (suggesties voor vergelijkbare FAQ’s, door uw bibliotheek bladeren) als u liever een bestaand antwoord koppelt; het antwoord dat u al hebt getypt, wordt hierin meegenomen. Wordt alleen getoond bij FAQ-update-taken.
• Vervolgactie verzenden — opent een klein venster waarin u de vervolgactie in gewone taal beschrijft (“volg over 2 dagen op en vraag of ze de kans hebben gehad om te kijken”). De AI berekent de timing en de formulering en plant deze in de chat van de contactpersoon. Wordt alleen getoond wanneer de taak een contactpersoon heeft.

Taken aanmaken #

Handmatig #

1. Klik op de pagina Taken rechtsboven op Nieuwe taak (of gebruik de + / snel toevoegen-knop in een kolom, zoals hierboven).

2. Vul in:
   • Titel (verplicht)
   • Beschrijving — notities in vrije vorm
   • Type — kies uit je taaktypen
   • Prioriteit — Geen / Laag / Gemiddeld / Hoog / Urgent
   • Fase — in welke kolom de taak begint
   • Vervaldatum — optioneel, en het vereist zowel een tijd als een datum, zodat je “bellen om 15:00 uur” kunt instellen in plaats van alleen “ergens op dinsdag”. De tijdkiezer volgt je klokinstelling (12-uurs met AM/PM, of 24-uurs) uit de Accountinstellingen
   • Herinner mij — verschijnt zodra je een vervaldatum instelt, en begint op, ingesteld op Op de vervaltijd. Dat geldt overal waar je de vervaldatum toevoegt: in dit formulier, in het detailpaneel van de taak of in het zijpaneel van een chat. Wijzig dit naar 15 minuten van tevoren, 1 uur van tevoren, 1 dag van tevoren of Geen herinnering als je liever geen meldingen ontvangt. Wanneer het moment daar is, krijg je een melding (bel, e-mail en push volgen je Taken-meldingsinstellingen; als je die categorie hebt uitgeschakeld, ontvang je niets). Het is geschreven in je accounttaal en toont de vervaltijd in je eigen tijdzone; bureaus kunnen de tekst van de herinneringsmail herschrijven onder Instellingen → E-mailsjablonen (zie E-mailtaal & Sjablonen). Het verplaatsen van de taak verplaatst ook de herinnering mee, en taken die je naar een voltooide kolom sleept, stoppen met herinneren.
   • Toegewezen aan — welk teamlid verantwoordelijk is voor de taak. Tik op het veld om de teamlidkiezer te openen (dezelfde die wordt gebruikt om chats toe te wijzen), kies een lid of laat het op Niet toegewezen staan.
   • Gekoppeld contact / deal: optioneel, maar erg nuttig zodat de taak context behoudt
   • Labels — labels in vrije vorm om later te filteren
   • Privé, alleen zichtbaar voor mij — standaard uitgeschakeld. Schakel dit in voor een persoonlijke to-do die niemand anders in het team mag zien (zie Privétaken hieronder)
3. Klik op Taak aanmaken.

Vanuit een chat #

De meeste taken komen voort uit een gesprek, dus je kunt er een aanmaken zonder Chats te verlaten. Er zijn vier manieren om dit te doen:

• De chatkoptekst — het vinkje naast de ster, in de koptekst van het geopende gesprek.
• Een chatrij — beweeg de muis over een rij in de chatlijst en klik op het vinkje aan de rechterkant.
• Het contactpaneel — Taak toevoegen in het gedeelte Taken van het paneel aan de rechterkant van een gesprek.
• Het berichtvenster — de snelste manier. Schakel de kleine to-do-schakelaar naast het berichtvenster in, geef de to-do een titel (er is er al een voor je ingevuld — “Opvolgen met Ana”), een vervaldatum uit de snelle keuzes (Later vandaag, Morgen, Over 3 dagen, Volgende week, of een datum naar keuze) en, indien gewenst, een exact tijdstip en een deal (koppel de openstaande deal van het contact, of maak er een aan bij de taak). Klik vervolgens op Taak aanmaken — of verstuur een antwoord zoals gewoonlijk en de taak wordt aangemaakt zodra het bericht wordt verzonden.

De eerste drie openen hetzelfde formulier voor een nieuwe taak als het bord, waarbij de contactpersoon al is gekoppeld en het type is ingesteld op To-do. Al het overige werkt precies zoals hier.

Een taak die vanuit het berichtvenster wordt aangemaakt tijdens het versturen van een antwoord, is ook gekoppeld aan het verzonden bericht, waardoor je bij het later openen van de taak direct teruggaat naar wat er is gezegd. (Taken kunnen op deze manier naar een of meer berichten verwijzen — de automatische taken van de AI gebruiken dezelfde koppeling.)

Het gedeelte Taken van het contactpaneel toont de openstaande taken van die contactpersoon met hun vervaldatums, waarbij achterstallige taken in het rood worden weergegeven. Door op een taak te klikken, open je deze hier op de pagina Taken.

Taakknoppen verschijnen alleen in Chats wanneer Taken is ingeschakeld voor je account en je teamrechten je toestaan om contactpersonen te bewerken — zie Rechten hieronder.

Voor de volledige uitleg van de chatkant, zie Chat-interface.

Vanuit een deal #

Wanneer de follow-up bij een deal hoort, maak de taak dan vanuit de deal aan: via het vinkje-pictogram in de rij met snelle acties van een kaart op het bord, de sectie Taken in de deal-lade, of het tabblad Taken van het deal-record. Elk toont een strook van één regel — titel, snelle vervaldatum, exacte tijd, Taak aanmaken — en de taak wordt gekoppeld aan de deal en het bijbehorende contact opgeslagen. Zie Een taak toevoegen aan een deal.

Automatisch #

Taken kunnen automatisch worden aangemaakt door:

• Menselijke meldingen — Wanneer de AI-bot een gesprek markeert voor menselijke aandacht, maakt deze een Human Alert taak met hoge prioriteit aan die gekoppeld is aan dat gesprek in de eerste kolom van je bord (niet toegewezen — pak het op of wijs het toe vanaf het bord).
• AI-tool-aanroepen — De AI kan tijdens een gesprek taken aanmaken wanneer deze bepaalt dat een actie nodig is (bijv. “plan volgende week een vervolggesprek met deze lead”). Taken die je de in-app helper vraagt aan te maken, of die een AI-client die is verbonden via de MCP-server aanmaakt, dragen hetzelfde AI-label.
• API — Externe systemen kunnen taken aanmaken via de openbare API

De bron van elke taak wordt vastgelegd, zodat u kunt filteren op basis van waar deze vandaan kwam.

Taken toewijzen aan teamleden #

Elke taak kan worden toegewezen aan één teamlid (of niet toegewezen blijven), precies zoals bij het toewijzen van een chat. De toegewezen persoon wordt weergegeven als een kleine avatar op de taak, zodat het hele team in één oogopslag kan zien wie waarvoor verantwoordelijk is.

Er zijn twee manieren om toe te wijzen of opnieuw toe te wijzen:

• Vanuit de taak zelf — Open een taak (of het formulier Nieuwe taak) en gebruik het veld Verantwoordelijke om de kiezer voor teamleden te openen. Kies een lid of kies Niet toegewezen.
• Direct vanaf het bord — Elke taakkaart heeft een snelle toewijzingsactie. Klik erop om dezelfde kiezer te openen en in één stap opnieuw toe te wijzen, zonder de taak te openen. Dit werkt in de kanban-, lijst- en tabelweergaven.

De kiezer toont alleen de accounteigenaar en actieve teamleden, zodat je niet per ongeluk een taak kunt toewijzen aan iemand die is verwijderd of geschorst.

Het filter voor verantwoordelijke verschijnt pas zodra je account meer dan één teamlid heeft.

Privétaken #

Sommige taken zijn alleen voor jou: een herinnering om achter een factuur aan te gaan, een notitie om je voor te bereiden op een gesprek. Schakel Privé, alleen zichtbaar voor mij in het formulier Nieuwe taak in (of bij het bewerken van een taak) en de taak wordt een persoonlijke taak.

• Alleen jij ziet het. Een privétaak is alleen zichtbaar voor de persoon die deze heeft aangemaakt. Dat geldt ook voor de accounteigenaar: als een teamlid een privétaak aanmaakt, ziet de eigenaar deze niet op het bord, in de zoekresultaten of in enige weergave.
• Alleen jij kunt de schakelaar wijzigen. Bij een bestaande taak is de persoon die deze heeft aangemaakt de enige die Privé kan in- of uitschakelen. Iedereen anders ziet de schakelaar vergrendeld, met de opmerking “Alleen de persoon die deze taak heeft aangemaakt kan dit wijzigen.”
• Een slotje markeert het. Een klein slotpictogram staat voor de titel van een privétaak op het bord, in de Lijst- en Tabelweergaven en in het detailvenster van de taak, zodat je altijd weet welke taken niemand anders kan zien.
• Vind ze op één plek. De weergave Mijn persoonlijke boven het bord toont je eigen privétaken.
• Taken van vóórdat deze schakelaar bestond tellen als die van de accounteigenaar. Er is niets veranderd aan wie ze kon zien.

Een privétaak blijft buiten alles wat gedeeld wordt:

• De AI-agents zien geen privétaken wanneer ze met uw contacten praten.
• Privétaken activeren geen taak-webhooks en sturen geen Nieuwe taak-meldingen.
• Herinneringen voor vervaldatums gaan naar de notificatiekanalen van de accounteigenaar, dus een herinnering voor de privétaak van een teamlid wordt niet verzonden. De eigen privétaken van de eigenaar sturen zoals gebruikelijk herinneringen.
• API-sleutels en verbonden AI-tools handelen als de accounteigenaar, dus ze zien en maken taken precies zoals de eigenaar dat zou doen, inclusief de privétaken van de eigenaar, maar niet die van een teamlid.
• Een gegevensexport bevat elke privétaak in het account, ook die van een teamlid. De taken in het account zijn de gegevens van de accounteigenaar, dus de export van de eigenaar bevat ze allemaal.

FAQ-bijwerkingstaken #

Wanneer de AI midden in een gesprek op een leemte in je kennisbank stuit — een vraag die hij niet met zekerheid kan beantwoorden — maakt hij een FAQ-update-taak aan in plaats van te gokken. Open de taak en je ziet de exacte vraag die de contactpersoon stelde, plus de notitie over de kennisleemte, met snelle acties om te Markeren als voltooid, Toevoegen aan FAQ en Follow-up sturen.

Dezelfde drie acties staan op de taakkaart op het bord en op de rij in de lijst- en tabelweergaven, zodat u de taak helemaal niet hoeft te openen (zie “Snelle acties” hierboven). Vanaf het bord geeft Toevoegen aan FAQ u direct een Antwoord-veld; Meer opties naast de knop opent het volledige dialoogvenster dat hieronder wordt beschreven.

Klik op Toevoegen aan FAQ in het taakvenster om het op te lossen met de volledige procedure. Dit opent een enkel FAQ oplossen-dialoogvenster met alles wat je nodig hebt:

• Als er al een vergelijkbare FAQ bestaat — het dialoogvenster controleert je kennisbank op nauwe overeenkomsten en toont de beste resultaten met een Gebruik deze-knop, zodat je de taak met één klik aan een bestaande FAQ kunt koppelen in plaats van het antwoord opnieuw te typen. Je kunt ook op Blader in plaats daarvan door bestaande FAQ’s klikken om zelf de volledige bibliotheek te doorzoeken en Geselecteerde FAQ koppelen & voltooien te gebruiken.
• Publiceren als een nieuwe FAQ — schrijf het antwoord in het veld Antwoord. De nieuwe FAQ wordt opgeslagen in de kennisbank van je AI-agent, zodat de AI de volgende keer dezelfde vraag correct afhandelt. Wanneer de taak een gekoppelde contactpersoon heeft, verschijnt er een schakelaar Antwoord nu naar de contactpersoon sturen — deze staat standaard aan, zodat de AI de oorspronkelijke vraag van de contactpersoon beantwoordt zodra je publiceert; zet deze eerst uit als je de kennisbank liever stilletjes bijwerkt. Klik op FAQ publiceren & voltooien.

Elk van deze drie acties (een voorgestelde overeenkomst koppelen, een doorzochte FAQ koppelen of een nieuwe publiceren) markeert de taak automatisch als voltooid.

Het verzenden van het antwoord schakelt de AI niet in voor die chat. Als je de AI voor het contact had gepauzeerd, verstuurt deze één antwoord en blijft daarna gepauzeerd; als deze was ingeschakeld, blijft deze ingeschakeld.

Als de taak is gekoppeld aan een contactpersoon, springt Chat openen op de kaart (of de rij) direct naar het oorspronkelijke gesprek in een modaal venster, zodat je kunt zien wat er is gezegd en vanaf daar kunt beslissen. Hetzelfde is beschikbaar via Volledig dossier openen in het taakvenster, en vervolgens Chat openen op de volledige taakpagina.

Activiteitengeschiedenis #

Het tabblad Activiteit op een volledige taakpagina geeft weer wat er met de taak is gebeurd. Elke wijziging krijgt een eigen rij met wat er is veranderd, bijvoorbeeld “Fase: Te doen → In uitvoering”, “Prioriteit: Laag → Hoog” of “Vervaldatum: 2 okt → 4 okt”. Wijzigingen in de titel, fase, prioriteit, type, vervaldatum, verantwoordelijke, gekoppelde contactpersoon of deal, en voltooiing worden vermeld met de oude en nieuwe waarde. Een bewerkte beschrijving of notities worden weergegeven als “bewerkt”. Het verplaatsen van een kaart binnen dezelfde kolom wordt niet vermeld.

Bewerkingen die vóór 29 september 2026 zijn uitgevoerd, worden weergegeven als een enkele “bijgewerkt”-rij zonder details.

Rechten #

Taaktoegang maakt gebruik van de Contacten-machtiging van uw team (er is geen aparte Taak-machtiging). Leden met Contacten ingesteld op Bewerken of Volledig kunnen taken aanmaken, bewerken, verplaatsen, verwijderen en toewijzen; leden ingesteld op Bekijken kunnen het bord zien maar niets wijzigen; leden ingesteld op Geen krijgen helemaal geen Taken te zien. Iedereen die Taken kan zien, ziet alle taken van de contacten waartoe zij toegang hebben, behalve de privétaken van anderen (zie Privétaken hierboven). Om iemand alleen de aan hen toegewezen taken te laten zien, stelt u hun Taakzichtbaarheid in op Alleen aan hen toegewezen taken (zie Een lid beperken tot hun eigen taken). U kunt het bord ook beperken tot één persoon met het Toegewezen aan-filter (zie “Taken toewijzen aan teamleden” hierboven). Pas machtigingen aan onder Instellingen → Team.

Webhooks en API #

Op abonnementen die webhooks en API-toegang bevatten, zijn Taken volledig geïntegreerd:

• Webhook-gebeurtenissen worden geactiveerd bij taak aangemaakt, bijgewerkt en voltooid (3 gebeurtenissen). Privétaken activeren deze nooit. Het opnieuw toewijzen of verplaatsen van een taak activeert Taak bijgewerkt; het verplaatsen van een taak naar een voltooiingsfase activeert Taak voltooid.
• API-eindpunten laten je taken programmatisch aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen
• Zie Webhooks en de API-referentie voor de technische details (de API-sectie is gedeeld — deze is van toepassing op beide interfaces)

Best practices #

1. Probeer niet vanaf dag één Taken voor alles te gebruiken. Begin met één taaktype dat aansluit bij een echt pijnpunt (bijv. follow-ups). Raak vertrouwd met het systeem. Voeg er daarna meer toe.
2. Koppel taken aan contacten. Taken zonder gekoppeld contact verliezen snel hun context. Koppel altijd als er een relevante persoon is.
3. Gebruik tags voor overkoepelende filters. Fasen vertellen u “waar bevind ik me in de workflow”; tags vertellen u “wat voor soort taak is dit.” Haal deze niet door elkaar.
4. Laat de AI taken voor u aanmaken. Het hele punt is om administratief werk te verminderen. Als de bot kan detecteren “deze lead vroeg om een terugbelverzoek op dinsdag om 14:00 uur”, laat hem dan de taak aanmaken.
5. Controleer dagelijks de wachtrij voor menselijke tussenkomst. Alles wat de AI niet kon afhandelen, komt hier terecht. Als hetzelfde soort vraag blijft opduiken, los dit dan op bij de FAQ of instructies, zodat de AI het de volgende keer wel kan afhandelen.