Taken #

Taken is een ingebouwde taakbeheerder in CRM-stijl (CRM-software is wat bedrijven gebruiken om hun contacten en to-do’s op één plek bij te houden). Gebruik het om to-do’s, follow-ups, telefoontjes, e-mails, bugrapporten en alle andere actiepunten die voortvloeien uit uw gesprekken of het dagelijkse werk van uw team bij te houden. Taken kunnen handmatig, automatisch door de AI of via de API worden aangemaakt — een manier voor andere software om verbinding te maken met uw account en automatisch taken aan te maken.

How to open Tasks. In the sidebar, under the CRM group, click Tasks. (On a phone the menu is hidden — tap the menu icon ☰ in the top corner first, then tap Tasks.)

Turning Tasks on or off. Tasks is on by default for every account. If you don’t see it in your sidebar, it has been switched off for your account — reach out to support if you’d like it turned back on. On managed accounts, Tasks first needs to be enabled by your provider before you can use it.

Waar u het kunt vinden #

De koptekst toont uw totale aantal taken, met de knoppen Fasen en Nieuwe taak rechtsboven.

Wat Taken voor je kan betekenen #

• Houd alles op één plek bij — To-do’s, telefoontjes, e-mails, follow-ups, bugrapporten en functieverzoeken van uw hele team
• Koppel taken aan contacten, deals, campagnes of specifieke chatberichten — Zodat u altijd weet waar een taak over gaat en terug kunt gaan naar het bronbericht
• Meerdere weergaven — Kanbanbord (kaarten gesorteerd in kolommen, één kolom per fase), lijst-, tabel- en kalenderweergaven. Kies degene die bij het werk past.
• Door AI aangemaakte taken — Wanneer de bot menselijke aandacht nodig heeft, kan deze automatisch een taak aanmaken (niet toegewezen) zodat een teamgenoot deze kan oppakken
• Webhook + API-integratie — Taken activeren webhooks bij aanmaak/update zodat externe tools synchroon kunnen blijven, en u kunt taken aanmaken of opvragen via de openbare API

Taaktypen #

Taken worden geleverd met een standaardset aan typen en je kunt je eigen typen toevoegen. Elk type heeft zijn eigen pictogram en kleur, zodat je een bord snel kunt scannen.

Je kunt direct een aangepast taaktype toevoegen vanuit het veld Type in het formulier Nieuwe taak (of het formulier voor het bewerken van taken) — open de typekiezer en kies + Nieuw type aanmaken onderaan de lijst, en geef het vervolgens een naam. Het type wordt aangemaakt op de plek waar je het gebruikt.

Typen bewerken, opnieuw ordenen en verwijderen #

Om typen te hernoemen, opnieuw in te kleuren, opnieuw te ordenen of te verwijderen, open je Taken en klik je op Typen bovenaan het bord (naast Fasen). Dit opent het dialoogvenster Taaktypen bewerken: hernoem een type door direct in de rij te typen, klik op het labelpictogram om een nieuwe kleur te kiezen, versleep de hendel om de volgorde te wijzigen, gebruik + om een type toe te voegen en gebruik het menu van de rij om er een te Verwijderen. Er wordt niets opgeslagen totdat je op Wijzigingen toepassen klikt.

Een paar dingen om te weten:

• Het verwijderen van een type verwijdert niet de bijbehorende taken. Taken die dat type hadden, verliezen simpelweg hun typelabel; open ze en kies wanneer je maar wilt een ander type. Als een type nog aan taken is gekoppeld, vertelt het dialoogvenster je hoeveel dit er zijn voordat je bevestigt.
• Twee typen worden aangemaakt door de AI en kunnen niet worden verwijderd — FAQ-update en Menselijke waarschuwing (gemarkeerd als Auto in het dialoogvenster). De AI maakt zelf taken van deze typen aan en zou het type bij de volgende waarschuwing opnieuw aanmaken, dus ze blijven behouden; je kunt ze wel hernoemen en opnieuw inkleuren.
• Behoud ten minste één type. Als de lijst leeg zou zijn, zou de standaardset vanzelf terugkeren.

Taakfasen (Kanbanbord) #

Elke taak doorloopt fasen — de kolommen op uw kanbanbord, elk met een eigen gekleurd statuspictogram en een live-telling. Standaard zijn dit meestal “To Do”, “In uitvoering”, “Gereed”, maar u kunt fasen hernoemen, opnieuw kleuren, opnieuw ordenen, toevoegen en verwijderen om bij uw workflow te passen.

Je kunt ook bord-sjablonen maken met vooraf ingestelde fasen, zodat verschillende teams of use-cases elk hun eigen bord krijgen.

Om fasen te configureren, open je Taken en klik je op Fasen bovenaan het bord. Dit opent het dialoogvenster Taakstatussen bewerken, waarbij statussen zijn onderverdeeld in twee groepen — Actief en Voltooid — plus een kiezer voor statussjablonen (Algemeen, Verkoop, Support of Aangepast) aan de linkerkant. Hernoem een status door direct in de rij te typen, versleep de hendel om de volgorde te wijzigen, klik op de kleurstip om de kleur aan te passen en gebruik het menu van de rij om een status tussen Actief/Voltooid te verplaatsen of te verwijderen. Er wordt niets opgeslagen totdat je op Wijzigingen toepassen klikt.

Je kunt meer dan één status ‘Gereed’ hebben — bijvoorbeeld “Voltooid” en “Deal gesloten”. Beide tellen als afgerond: taken in beide statussen worden weergegeven met hun titel doorgehaald, en het aantal in elke kolom is onafhankelijk. Wanneer je er meerdere hebt, noemt de actie Markeren als voltooid ze elk bij naam, zodat je kunt kiezen welke je bedoelt in plaats van dat de taak automatisch in de eerste de beste status terechtkomt.

Weergaven en filteren #

Boven het bord staan twee rijen met chips:

• Opgeslagen weergaven — Alles, Open, Achterstallig, Vandaag vervallend, Deze week, Hoge prioriteit en Voltooid, elk met een live-telling. Eén klik schakelt het hele bord naar dat segment.
• Slimme filterchips — schakel elke combinatie van Achterstallig, Vandaag vervallend, Vervalt deze week, Geen vervaldatum of Hoge prioriteit in bovenop een opgeslagen weergave om de resultaten verder te verfijnen.

Daaronder vindt u een zoekvak, een Filter-knop voor het bouwen van uw eigen regels en een weergaveschakelaar tussen Kanban, Lijst, Tabel en Kalender (een maandoverzicht dat taken op hun vervaldatum toont).

U kunt filteren op type, fase, prioriteit, bron, verantwoordelijke (zie “Taken toewijzen aan teamleden” hieronder) en gekoppelde contactpersoon. U kunt ook filteren op:

• Campagne — Toon alleen de taken die aan een specifieke campagne zijn gekoppeld. De vervolgkeuzelijst bevat elke campagne waarnaar uw huidige taken verwijzen, plus een “Geen campagne”-optie voor taken die niet aan een campagne zijn gekoppeld.
• Kanaal — Toon alleen de taken voor een specifiek berichtkanaal (WhatsApp, WhatsApp Web, SMS, Instagram, Messenger, Telegram, LINE, E-mail, Chatwidget, enzovoort). Het kanaal wordt overgenomen van de gekoppelde contactpersoon van de taak.
• Verbinding — Toon alleen de taken voor een specifiek verbonden nummer of account — bijvoorbeeld één WhatsApp Web-nummer, één verbonden persoonlijk Instagram-account, één LINE Official Account of één e-mailinbox. De verbinding komt van de campagne van de taak of de gekoppelde contactpersoon.

Elke regel die je maakt heeft een Is / Is niet-schakelaar naast het veld, zodat je net zo gemakkelijk kunt uitsluiten als opnemen — Prioriteit is niet Laag, of Type is niet Follow-up. Elke vervolgkeuzelijst heeft ook een Geen-optie voor taken waarvoor niets is ingesteld voor dat veld. Type → Geen vindt de taken zonder type, inclusief elke taak die zijn label is verloren omdat je het type waarop het stond hebt verwijderd.

De filters Campagne, Kanaal en Verbinding verschijnen alleen wanneer uw huidige taken daadwerkelijk iets hebben om op te filteren, zodat de werkbalk overzichtelijk blijft. Ze combineren met de andere filters en met zoeken — kies samen een campagne en een prioriteit om de resultaten snel te verfijnen. Filters zijn van toepassing op elke weergave (kanban, lijst, tabel, kalender) en op de taaktellingen in elke fase.

Let op: een verbinding kan alleen worden getoond voor taken waarbij we kunnen vaststellen op welk nummer of account het gesprek plaatsvindt. Inkomende WhatsApp- of SMS-chats die niet aan een campagne zijn gekoppeld, hebben geen nummer per taak, dus deze vallen onder “Geen verbinding”.

Het bord #

Elke kolom is een van je taakfasen. Een taakkaart toont de titel, een korte beschrijving, gekleurde labels voor het type (zoals FAQ-update of Follow-up) en de bron (een AI-label voor taken die door de bot zijn aangemaakt, of Human Alert voor gesprekken die door de bot zijn gemarkeerd), plus een prioriteitsvlag, vervaldatum, labels en een icoon voor de verantwoordelijke onderaan.

Sleep een kaart tussen kolommen om deze door je workflow te verplaatsen, of binnen een kolom om de volgorde te wijzigen. De + bovenaan een kolom opent het volledige formulier voor een nieuwe taak, vooraf ingesteld op die fase; het veld voor snel toevoegen onderaan elke kolom voegt een taak toe op basis van alleen de titel. Klik op een kaart om de details te openen.

Taken aanmaken #

Handmatig #

1. Klik op de pagina Taken rechtsboven op Nieuwe taak (of gebruik de + / snel toevoegen-knop in een kolom, zoals hierboven).

2. Vul het volgende in:
   • Titel (verplicht)
   • Beschrijving — notities in vrije vorm
   • Type — kies uit je taaktypen
   • Prioriteit — Geen / Laag / Gemiddeld / Hoog / Urgent
   • Fase — in welke kolom de taak begint
   • Vervaldatum — optioneel, en het accepteert zowel een tijd als een datum, zodat je “bellen om 15:00 uur” kunt instellen in plaats van alleen “ergens op dinsdag”
   • Herinner mij — verschijnt zodra je een vervaldatum instelt, en begint op, standaard ingesteld op Op de vervaltijd. Wijzig dit naar 15 minuten van tevoren, 1 uur van tevoren, 1 dag van tevoren, of Geen herinnering als je liever geen melding krijgt. Wanneer het moment aanbreekt, ontvang je een notificatie (bel, e-mail en push volgen je Taken-notificatie-instellingen; als je die categorie hebt uitgeschakeld, ontvang je niets). Het verplaatsen van de taak verplaatst de herinnering mee, en taken die je naar een voltooide kolom sleept, stoppen met herinneren.
   • Toegewezen aan — welk teamlid verantwoordelijk is voor de taak. Tik op het veld om de teamlid-kiezer te openen (dezelfde als voor het toewijzen van chats), kies een lid, of laat het op Niet toegewezen staan.
   • Gekoppeld contact / deal / campagne — optioneel, maar erg nuttig zodat de taak context behoudt
   • Labels — labels in vrije vorm om later te filteren
3. Klik op Taak aanmaken.

Vanuit een chat #

De meeste taken komen voort uit een gesprek, dus je kunt er een aanmaken zonder Chats te verlaten. Er zijn vier manieren om dit te doen:

• De chatkoptekst — het vinkje naast de ster, in de koptekst van het geopende gesprek.
• Een chatrij — beweeg de muis over een rij in de chatlijst en klik op het vinkje aan de rechterkant.
• Het contactpaneel — Taak toevoegen in het gedeelte Taken van het paneel aan de rechterkant van een gesprek.
• Het berichtvenster — de snelste manier. Schakel de kleine to-do-schakelaar naast het berichtvenster in, geef de to-do een titel (er is er al een voor je ingevuld — “Opvolgen met Ana”), een vervaldatum uit de snelle keuzes (Later vandaag, Morgen, Over 3 dagen, Volgende week, of een datum naar keuze) en, indien gewenst, een exact tijdstip en een deal (koppel de openstaande deal van het contact, of maak er een aan bij de taak). Klik vervolgens op Taak aanmaken — of verstuur een antwoord zoals gewoonlijk en de taak wordt aangemaakt zodra het bericht wordt verzonden.

De eerste drie openen hetzelfde formulier voor een nieuwe taak als het bord, waarbij de contactpersoon al is gekoppeld en het type is ingesteld op To-do. Al het overige werkt precies zoals hier.

Een taak die vanuit het berichtvenster wordt aangemaakt tijdens het versturen van een antwoord, is ook gekoppeld aan het verzonden bericht, waardoor je bij het later openen van de taak direct teruggaat naar wat er is gezegd. (Taken kunnen op deze manier naar een of meer berichten verwijzen — de automatische taken van de AI gebruiken dezelfde koppeling.)

Het gedeelte Taken van het contactpaneel toont de openstaande taken van die contactpersoon met hun vervaldatums, waarbij achterstallige taken in het rood worden weergegeven. Door op een taak te klikken, open je deze hier op de pagina Taken.

Taakknoppen verschijnen alleen in Chats wanneer Taken is ingeschakeld voor je account en je teamrechten je toestaan om contactpersonen te bewerken — zie Rechten hieronder.

Voor de volledige uitleg van de chatkant, zie Chat-interface.

Vanuit een deal #

Wanneer de follow-up bij een deal hoort, maak de taak dan vanuit de deal aan: via het vinkje-pictogram in de rij met snelle acties van een kaart op het bord, de sectie Taken in de deal-lade, of het tabblad Taken van het deal-record. Elk toont een strook van één regel — titel, snelle vervaldatum, exacte tijd, Taak aanmaken — en de taak wordt gekoppeld aan de deal en het bijbehorende contact opgeslagen. Zie Een taak toevoegen aan een deal.

Automatisch #

Taken kunnen automatisch worden aangemaakt door:

• Human alerts — Wanneer de AI-bot een gesprek markeert voor menselijke aandacht, maakt deze een Human Alert-taak met hoge prioriteit aan die gekoppeld is aan dat gesprek in de eerste kolom van je bord (niet toegewezen — pak het op of wijs het toe vanaf het bord).
• AI-tool-aanroepen — De AI kan taken aanmaken tijdens een gesprek wanneer deze bepaalt dat een actie nodig is (bijv. “plan volgende week een follow-upgesprek met deze lead”)
• API — Externe systemen kunnen taken aanmaken via de openbare API

De bron van elke taak wordt vastgelegd, zodat u kunt filteren op basis van waar deze vandaan kwam.

Taken toewijzen aan teamleden #

Elke taak kan worden toegewezen aan één teamlid (of niet toegewezen blijven), precies zoals bij het toewijzen van een chat. De toegewezen persoon wordt weergegeven als een kleine avatar op de taak, zodat het hele team in één oogopslag kan zien wie waarvoor verantwoordelijk is.

Er zijn twee manieren om toe te wijzen of opnieuw toe te wijzen:

• Vanuit de taak zelf — Open een taak (of het formulier Nieuwe taak) en gebruik het veld Verantwoordelijke om de kiezer voor teamleden te openen. Kies een lid of kies Niet toegewezen.
• Direct vanaf het bord — Elke taakkaart heeft een snelle toewijzingsactie. Klik erop om dezelfde kiezer te openen en in één stap opnieuw toe te wijzen, zonder de taak te openen. Dit werkt in de kanban-, lijst- en tabelweergaven.

De kiezer toont alleen de accounteigenaar en actieve teamleden, zodat je niet per ongeluk een taak kunt toewijzen aan iemand die is verwijderd of geschorst.

Het filter voor verantwoordelijke verschijnt pas zodra je account meer dan één teamlid heeft.

FAQ-bijwerkingstaken #

Wanneer de AI midden in een gesprek op een leemte in je kennisbank stuit — een vraag die hij niet met zekerheid kan beantwoorden — maakt hij een FAQ-update-taak aan in plaats van te gokken. Open de taak en je ziet de exacte vraag die de contactpersoon stelde, plus de notitie over de kennisleemte, met snelle acties om te Markeren als voltooid, Toevoegen aan FAQ en Follow-up sturen.

Klik op Toevoegen aan FAQ om dit op te lossen. Dit opent een enkel dialoogvenster FAQ oplossen met alles wat je nodig hebt:

• Als er al een vergelijkbare FAQ bestaat — het dialoogvenster controleert je kennisbank op nauwe overeenkomsten en toont de beste resultaten met een Gebruik deze-knop, zodat je de taak met één klik aan een bestaande FAQ kunt koppelen in plaats van het antwoord opnieuw te typen. Je kunt ook op Blader in plaats daarvan door bestaande FAQ’s klikken om zelf de volledige bibliotheek te doorzoeken en Geselecteerde FAQ koppelen & voltooien te gebruiken.
• Publiceren als een nieuwe FAQ — schrijf het antwoord in het veld Antwoord. De nieuwe FAQ wordt opgeslagen in de kennisbank van je AI-agent, zodat de AI de volgende keer dezelfde vraag correct afhandelt. Wanneer de taak een gekoppelde contactpersoon heeft, verschijnt er een schakelaar Antwoord nu naar de contactpersoon sturen — deze staat standaard aan, zodat de AI de oorspronkelijke vraag van de contactpersoon beantwoordt zodra je publiceert; zet deze eerst uit als je de kennisbank liever stilletjes bijwerkt. Klik op FAQ publiceren & voltooien.

Elk van deze drie acties (een voorgestelde overeenkomst koppelen, een doorzochte FAQ koppelen of een nieuwe publiceren) markeert de taak automatisch als voltooid.

Als de taak is gekoppeld aan een contactpersoon, klik dan op Volledig record openen in de taaklade en vervolgens op Chat openen op de volledige taakpagina om direct naar het oorspronkelijke gesprek in een modaal venster te gaan, te zien wat er is gezegd en vanaf daar te beslissen.

Rechten #

Toegang tot taken maakt gebruik van de Contacten-rechten van je team (er is geen aparte rechteninstelling voor Taken). Leden met Contacten ingesteld op Bewerken of Volledig kunnen taken aanmaken, bewerken, verplaatsen, verwijderen en toewijzen; leden ingesteld op Bekijken kunnen het bord zien maar niets wijzigen; leden ingesteld op Geen krijgen helemaal geen Taken te zien. Iedereen die Taken kan zien, ziet alle taken in het account, maar je kunt het bord beperken tot één persoon met het filter Verantwoordelijke (zie “Taken toewijzen aan teamleden” hierboven). Pas rechten aan onder Instellingen → Team.

Webhooks en API #

Op abonnementen die webhooks en API-toegang bevatten, zijn Taken volledig geïntegreerd:

• Webhook-gebeurtenissen worden geactiveerd bij taak aangemaakt, bijgewerkt en voltooid (3 gebeurtenissen). Het opnieuw toewijzen of verplaatsen van een taak activeert Taak bijgewerkt; het verplaatsen van een taak naar een voltooiingsfase activeert Taak voltooid.
• Met API-eindpunten kun je taken programmatisch aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen
• Zie Webhooks en de API-referentie voor de technische details (het API-gedeelte is gedeeld — het is van toepassing op beide interfaces)

Best practices #

1. Probeer niet vanaf dag één Taken voor alles te gebruiken. Begin met één taaktype dat aansluit bij een echt pijnpunt (bijv. follow-ups). Raak vertrouwd met het systeem. Voeg er daarna meer toe.
2. Koppel taken aan contacten. Taken zonder gekoppeld contact verliezen snel hun context. Koppel altijd als er een relevante persoon is.
3. Gebruik tags voor overkoepelende filters. Fasen vertellen u “waar bevind ik me in de workflow”; tags vertellen u “wat voor soort taak is dit.” Haal deze niet door elkaar.
4. Laat de AI taken voor u aanmaken. Het hele punt is om administratief werk te verminderen. Als de bot kan detecteren “deze lead vroeg om een terugbelverzoek op dinsdag om 14:00 uur”, laat hem dan de taak aanmaken.
5. Controleer dagelijks de wachtrij voor menselijke tussenkomst. Alles wat de AI niet kon afhandelen, komt hier terecht. Als hetzelfde soort vraag blijft opduiken, los dit dan op bij de FAQ of instructies, zodat de AI het de volgende keer wel kan afhandelen.