Sähköposti (Beta) #

Muuta sähköpostilaatikkosi tekoälyn vastaamaksi kanavaksi. Yhdistä postilaatikko, jota käytät jo asiakaspalveluun — Gmail, Outlook/Microsoft 365 tai mikä tahansa mukautettu IMAP-postilaatikko — niin tekoälyagentti lukee uudet sähköpostit ja vastaa niihin automaattisesti suoraan omasta osoitteestasi. Haluatko välttää asetusten määrittämisen? Voit myös hankkia valmiin osoitteen.

Beeta. Sähköpostikanava on nyt kaikkien käytettävissä, mutta se on vielä uusi – varaudu satunnaisiin puutteisiin, kun hiomme sitä. Jos jokin ei toimi kuvatulla tavalla, ilmoita siitä tuelle.

Mikä on sähköpostikanava? #

Sähköpostikanava tarkkailee postilaatikkoa uusien viestien varalta. Kun joku lähettää sinulle sähköpostia, viesti näkyy Chatit-osiossa kuten mikä tahansa muu keskustelu, ja tekoälyagenttisi vastaa sähköpostitse automaattisesti. Vastaukset ketjutetaan alkuperäisen sähköpostin alle, joten viestinvaihto pysyy siistissä ketjussa asiakkaasi näkökulmasta.

Yhdistämiseen on kaksi tapaa:

1. Yhdistä oma postilaatikkosi (suositus). Käytä osoitetta, johon asiakkaasi jo kirjoittavat — support@yourcompany.com, Gmailisi tai Outlookisi. Vastaukset tulevat oikeasta osoitteestasi.
2. Käytä hallinnoitua osoitetta. Saat välittömästi osoitteen hallinnoimastamme sähköpostiverkkotunnuksesta – se näytetään käyttöönoton aikana – ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään asetuksia.

Sähköpostin yhdistäminen #

1. Napsauta vasemmassa sivupalkissa alareunan lähellä olevaa Asetukset-kohtaa.
2. Napsauta Asetusten vasemmassa reunassa kohdan Kanavat alta Kanavat.
3. Etsi Sähköposti-kortti ja napsauta Yhdistä.
4. Valitse Yhdistä sähköposti -näytössä, miten haluat muodostaa yhteyden: Gmail, Outlook, Mukautettu IMAP/SMTP tai Käytä hallinnoitua osoitetta.

Vaihtoehto A: Gmail tai Outlook #

“Kirjaudu sisään Googlella”- tai “Kirjaudu sisään Microsoftilla”-painiketta ei ole. Gmail ja Outlook yhdistetään sovellussalasanalla, ei palveluntarjoajan kirjautumisikkunalla. Gmailin tai Outlookin valitseminen täyttää palvelinasetukset puolestasi valmiiksi.

Gmail yhdistetään Googlen sovellussalasanalla. Valitse Gmail, niin tunnistetietolomake avautuu valmiiksi täytetyillä Gmail-palvelinasetuksilla – sinun tarvitsee syöttää vain sähköpostiosoitteesi ja sovellussalasana:

1. Ota Google-tililläsi käyttöön kaksivaiheinen vahvistus (Tietoturva-kohdassa), jos et ole vielä tehnyt niin.
2. Avaa edelleen Tietoturva-kohdasta Sovellussalasanat ja luo uusi salasana (mikä tahansa nimi käy).
3. Liitä 16-merkkinen salasana Salasana-kenttään – älä käytä tavallista Gmail-salasanaasi.

Varmista myös, että IMAP on käytössä Gmail-asetuksissasi. Tämä toimii sekä henkilökohtaisille Gmail-osoitteille että Google Workspace -osoitteille, ja voit peruuttaa sovellussalasanan milloin tahansa Google-tililtäsi vaikuttamatta varsinaiseen salasanaasi.

Miksi sovellussalasana? Google ei enää salli sähköpostisovellusten kirjautumista tavallisella salasanalla. Sovellussalasana on Googlen tarjoama vaihtoehtoinen menetelmä: vain tätä yhteyttä varten luotu kertakäyttöinen salasana, joka on turvallisempi kuin varsinainen salasanasi ja joka voidaan peruuttaa erikseen.

Outlook toimii toistaiseksi samalla tavalla: valitse Outlook ja käytä sovellussalasanaa avautuvassa lomakkeessa (luo sellainen Microsoft-tilisi tietoturva-asetuksissa). Monet työpaikan tilit (Microsoft 365) estävät sovellussalasanat – jos lomake hylätään, pyydä IT-ylläpitäjääsi ottamaan IMAP/SMTP käyttöön tililläsi.

Vaihtoehto B: Mukautettu IMAP/SMTP (mikä tahansa palveluntarjoaja) #

Valitse Mukautettu IMAP/SMTP ja syötä:

1. Sähköpostiosoite — postilaatikko, jonka haluat yhdistää (esim. support@yourcompany.com).
2. Salasana — postilaatikkosi salasana tai sovellussalasana, jos palveluntarjoajasi vaatii sellaisen.
3. Lähettäjän nimi (valinnainen) — “Lähettäjä”-nimi, jonka asiakkaat näkevät vastauksissa.
4. Käyttäjätunnus (valinnainen) — vain jos se poikkeaa sähköpostiosoitteestasi.

Tunnetuimmat palveluntarjoajat täyttävät palvelinasetukset puolestasi. Muissa tapauksissa avaa Lisäasetukset (palvelinasetukset) ja syötä IMAP-isäntä/portti (yleensä 993) sekä SMTP-isäntä/portti. Käytä SMTP-porttina arvoa 587. Sähköpostipalveluntarjoajasi ohjesivut sisältävät isäntänimet.

Jos palveluntarjoajasi kehottaa käyttämään SMTP-porttia 465, käytä sen sijaan porttia 587. Ne ovat kaksi tapaa tehdä sama asia, ja 587 on se, joka toimii alustan kanssa. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail ja useimmat muut tukevat porttia 587. IMAP pysyy portissa 993.

Napsauta Yhdistä postilaatikko. Testaamme sekä vastaanoton (IMAP) että lähetyksen (SMTP) ennen tallennusta — jos jokin on pielessä, saat selkeän virheilmoituksen heti.

Vaihtoehto C: Käytä hallinnoitua osoitetta #

Ei yhdistettävää postilaatikkoa — valitse osoite sähköpostidomainistamme ja olet valmis.

1. Valitse yhdistämisnäytöltä hallinnoitu osoite -vaihtoehto.
2. Kirjoita haluamasi saapuneet-kansion osoite (osa ennen @-merkkiä). Käytä 3–30 kirjainta, numeroa, pistettä, alaviivaa tai yhdysviivaa – esimerkiksi support, hello tai yourbrand.
3. Määritä halutessasi lähettäjän nimi.
4. Napsauta Yhdistä.
5. Kopioi näkyviin tuleva koko osoite – valitsemasi nimi hallinnoidussa sähköpostiverkkotunnuksessa, joka näkyy lomakkeessa.
6. Jaa kyseinen osoite liideillesi.

Allekirjoituksen lisääminen (valinnainen) #

Voit lisätä allekirjoituksen, joka liitetään jokaisen tästä postilaatikosta lähetetyn sähköpostin loppuun — sekä tekoälyn vastauksiin että niihin, jotka kirjoitat itse keskusteluissa.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Kanavat → Kanavat ja napsauta Hallitse Sähköposti-kortista (jos juuri yhdistit, olet jo tällä näytöllä).
2. Kirjoita allekirjoituksesi kohtaan Allekirjoitus (valinnainen) — esimerkiksi nimesi, roolisi ja yrityksesi.
3. Napsauta Tallenna allekirjoitus.

Muutama huomioitava asia:

• Se on valinnainen. Jätä kenttä tyhjäksi, niin sähköpostit lähetetään täsmälleen kuten ennenkin. Jos haluat poistaa allekirjoituksen myöhemmin, tyhjennä kenttä ja tallenna uudelleen.
• Se lisätään sähköpostia lähetettäessä, joten et näe sitä toistuvana jokaisessa keskustelun viestissä — eikä tekoälyagenttisi lue sitä osana keskustelua.
• Se tulee aivan loppuun, viestin ja botin mahdollisesti jakamien linkkien jälkeen.
• Vain pelkkää tekstiä, enintään 2000 merkkiä. Rivinvaihdot säilyvät täsmälleen sellaisina kuin ne kirjoitat.
• Se on postilaatikkokohtainen. Jos yhdistät useamman kuin yhden postilaatikon, jokaisella on oma allekirjoituksensa.

AI-agentin määrittäminen sähköpostia varten #

1. Napsauta vasemmassa sivupalkissa kohdan AI STUDIO alla AI Agents.
2. Luo uusi agentti tai avaa olemassa oleva.
3. Määritä agentti sähköpostille Entry Point -kohtaan – se ohjaa uudet sähköpostikeskustelut sille.
4. Uudet henkilöt, jotka lähettävät sähköpostia postilaatikkoosi, ohjataan kyseisen agentin keskusteluihin tai oletusarvoiseen saapuvaan vuohon, jos sellainen on määritetty – katso AI Agents ja Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Testaa bottia #

1. Lähetä mistä tahansa muusta sähköpostitilistä viesti yhdistettyyn postilaatikkoosi.
2. Avaa sovellus ja siirry kohtaan Keskustelut – sähköposti näkyy uutena keskusteluna.
3. Jos tekoäly on käytössä kyseisellä agentilla, näet sen vastaavan sähköpostitse automaattisesti samassa ketjussa.

Kuinka nopeita vastaukset ovat? #

Sähköposti ei ole pikaviestintää, emmekä pidä jatkuvaa live-yhteyttä postilaatikkoosi. Sen sijaan tarkistamme uudet viestit muutaman minuutin välein. Vastaus lähtee siis yleensä minuutin tai parin kuluessa sähköpostin saapumisesta — tämä on sähköpostille normaalia, eivätkä asiakkaasi huomaa viivettä.

Kustannukset #

Sähköposti on ilmainen kanava — ei viestikohtaista maksua eikä kuukausittaista yhteysmaksua. Normaali tekoälypisteiden käyttö vastausten luomiseen pätee aivan kuten kaikissa muissakin kanavissa.

Mediatiedostot #

Botti lukee saapuvien sähköpostien tekstin. Liitteitä (kuvia, PDF-tiedostoja jne.) ei ladata keskusteluun tässä versiossa. Lähtevät vastaukset ovat pelkkää tekstiä (linkki sisällytetään, jos botin täytyy jakaa tiedosto). Vain HTML-muotoiset tai pelkkiä liitteitä sisältävät sähköpostit, joissa ei ole luettavaa tekstiä, ohitetaan.

Yhteyden tila ja yhteyden katkaiseminen #

Sähköpostiyhteyden tila näkyy Sähköposti-kortissa:

Jos postilaatikkosi lakkaa toimimasta, se tarkoittaa yleensä, että salasanasi tai sovellussalasanasi on vaihtunut tai käyttöoikeus on peruutettu – yhdistä vain uudelleen uusilla tunnuksilla.

Katkaise yhteys siirtymällä kohtaan Asetukset → Kanavat → Kanavat, etsimällä Sähköposti-kortti ja napsauttamalla Katkaise yhteys. Lopetamme postilaatikon tarkistamisen ja poistamme tallennetut tunnukset.

Rajoitukset #

• Tekstivastaukset. Tekoäly vastaa selkokielisenä tekstinä; liitteet jaetaan linkkeinä tiedostolatausten sijaan.
• Yksi keskustelu lähettäjää kohden. Jokaisesta sinulle sähköpostia lähettävästä henkilöstä tulee yksi yhteystieto, joka on yksilöity sähköpostiosoitteen perusteella.
• Yksi omistaja postilaatikkoa kohden. Tietty postilaatikko voidaan yhdistää vain yhdelle tilille kerrallaan.
• Automaattiset viestit jätetään huomiotta. Palautusilmoitukset, automaattiset vastaajat ja omiin yhdistettyihin osoitteisiisi tulevat viestit suodatetaan pois vastaussilmukoiden estämiseksi.
• Luemme vain uudet viestit. Kun yhdistät tilin ensimmäistä kertaa, olemassa olevaan viestihistoriaasi ei kosketa – vain yhdistämisen jälkeen saapuneisiin sähköposteihin vastataan.
• Vastaukset lähetetään yhdistetystä postilaatikosta, ei aliaksesta. Jos Gmail-tililläsi on käytössä “Lähetä viesti muodossa” -aliaksia, ne eivät ole täällä käytettävissä: Lähettäjä-osoite on aina yhdistetyn postilaatikon oma osoite. Voit muuttaa sen vieressä näkyvää näyttönimeä, mutta et osoitetta. Jos haluat vastata eri osoitteesta, yhdistä kyseinen postilaatikko omana kanavanaan.
• Ei automaattista keskustelulokien sähköpostitusta. Käytössä ei ole asetusta, joka lähettäisi kopion keskustelusta sähköpostitse sinulle tai yhteystiedolle keskustelun päättyessä. Jos tarvitset keskusteluja sovelluksen ulkopuolella, vie ne tai hae ne API:n kautta – katso Yhteystietojen vieminen ja API-käyttöoikeus.

Vianmääritys #

“IMAP/SMTP-palvelimeen ei saatu yhteyttä” #

• Tarkista sähköpostiosoite ja salasana uudelleen. Jos palveluntarjoajasi vaatii sovellussalasanan (Gmail, Yahoo, iCloud ja monet muut), luo sellainen ja liitä se tavallisen salasanasi sijaan.
• Varmista, että IMAP on käytössä postilaatikkosi asetuksissa (Gmail ja jotkut muut palveluntarjoajat pitävät sen oletuksena pois päältä).
• Jos käytät mukautettua palveluntarjoajaa, tarkista isäntä ja portti uudelleen Lisäasetuksista – IMAP on yleensä 993, ja SMTP-porttina tulee käyttää 587 (jos palveluntarjoajasi ilmoittaa portiksi 465, käytä silti 587:ää – se on se, joka toimii tässä).

Outlook / Microsoft 365 ei yhdistä salasanalla #

Monet Microsoft 365 -tilit estävät salasanapohjaisen IMAP/SMTP-yhteyden. Täällä ei ole “Kirjaudu sisään Microsoftilla” -vaihtoehtoa — sähköposti yhdistetään vain sovellussalasanalla — joten pyydä IT-ylläpitäjääsi sallimaan IMAP ja SMTP tilillesi (sekä sallimaan sovellussalasanat) tai yhdistä toinen postilaatikko.

“Tuo osoite on jo varattu” (hallinnoitu osoite) #

Joku (mahdollisesti sinä toisella yhteydellä) käyttää jo kyseistä osoitetta. Valitse toinen osoite – osoitteet ovat yksilöllisiä koko alustalla.

Botti ei vastaa sähköpostiin #

• Vahvista, että Sähköposti-kanava on otettu käyttöön agentilla (tai asetettu oletusarvoiseksi saapuvien viestien virraksi).
• Vahvista, että tekoäly on aktiivinen kyseisellä agentilla.
• Muista, että vastaukset lähetetään noin 2 minuutin tarkistussyklin mukaisesti – anna sille hetki aikaa.
• Tarkista, ettei lähettäjä ole automaattinen osoite (palautusilmoitukset ja automaattiset vastaukset suodatetaan tarkoituksella pois).

“Viestin lähettäminen epäonnistui. Yritä uudelleen.” #

Vastauksen kirjoittaminen itse sähköpostikeskustelun Chatit-osiossa epäonnistui aiemmin tällä virheilmoituksella, riippumatta siitä, kuinka monta kertaa yritit uudelleen. Tämä on nyt korjattu – avaa keskustelu ja lähetä viesti normaalisti. Jos näet virheen edelleen, tarkista, ettei postilaatikossasi näy virhettä Kanavat-sivulla.

Asiakas ei saanut vastausta #

• Pyydä asiakasta tarkistamaan roskapostikansio ja sallimaan osoitteesi.
• Jos postilaatikossasi näkyy virhe Kanavat-sivulla, yhdistä se uudelleen – lähettäminen on saattanut pysähtyä, koska tunnukset ovat vanhentuneet.

Parhaat käytännöt #

• Yhdistä postilaatikko, jota asiakkaat jo käyttävät, jotta vastaukset tulevat tutusta ja luotettavasta osoitteesta.
• Käytä sovellussalasanaa, jos palveluntarjoajasi tarjoaa sellaisen — se on turvallisempi kuin pääsalasanasi ja helppo peruuttaa.
• Aseta lähettäjän nimi, jotta vastauksissa näkyy ystävällinen “Lähettäjä”-nimi.
• Lisää allekirjoitus, jotta jokainen vastaus päättyy nimeesi ja yritykseesi, kuten asiakkaasi odottavat sähköpostin näyttävän.
• Ota sähköposti käyttöön oikealla agentilla, jotta saapuviin viesteihin vastataan oikeilla ohjeilla.