Email (Beta) #

Trasforma la tua casella di posta elettronica in un canale con risposte basate sull’IA. Collega la casella di posta che già utilizzi per l’assistenza — Gmail, Outlook/Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP personalizzata — e un Agente IA leggerà le nuove email e risponderà automaticamente, direttamente dal tuo indirizzo. Preferisci una configurazione zero? Puoi anche ottenere un indirizzo già pronto.

Beta. Il canale Email è ora disponibile per tutti, ma è ancora una novità: aspettati qualche piccola imperfezione mentre lo perfezioniamo. Se qualcosa non funziona come descritto, segnalalo all’assistenza.

Cos’è il canale Email? #

Il canale Email monitora la posta in arrivo per nuovi messaggi. Quando qualcuno ti scrive, il messaggio appare in Chat come qualsiasi altra conversazione e il tuo Agente IA risponde automaticamente via email. Le risposte vengono raggruppate sotto l’email originale, così lo scambio rimane in un’unica conversazione ordinata per il tuo cliente.

Ci sono due modi per connettersi:

1. Collega la tua casella di posta (consigliato). Usa l’indirizzo a cui i tuoi clienti scrivono già — support@yourcompany.com, il tuo Gmail, il tuo Outlook. Le risposte arriveranno dal tuo indirizzo reale.
2. Usa un indirizzo gestito. Ottieni un indirizzo istantaneo sul nostro dominio di posta gestito — mostrato durante la configurazione — senza alcuna configurazione da parte tua.

Collegamento dell’Email #

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Impostazioni vicino alla parte inferiore.
2. Nella barra laterale sinistra delle Impostazioni, sotto Canali, fai clic su Canali.
3. Trova la scheda Email e fai clic su Connetti.
4. Nella schermata Connetti email, scegli come vuoi connetterti: Gmail, Outlook, IMAP/SMTP personalizzato o Usa un indirizzo gestito.

Opzione A: Gmail o Outlook #

Non è presente alcun pulsante “Accedi con Google” o “Accedi con Microsoft”. Gmail e Outlook sono collegati tramite una password per le app, non tramite una finestra di accesso del provider. Selezionando Gmail o Outlook vengono semplicemente precompilate le impostazioni del server per te.

Gmail si connette tramite una password per le app di Google. Seleziona Gmail e si aprirà il modulo delle credenziali con le impostazioni del server Gmail già compilate: dovrai inserire solo il tuo indirizzo e la password per le app:

1. Nel tuo account Google, attiva la Verifica in due passaggi (sotto Sicurezza) se non l’hai già fatto.
2. Sempre sotto Sicurezza, apri Password per le app e creane una (puoi usare qualsiasi nome).
3. Incolla la password di 16 caratteri nel campo Password: non usare la tua normale password di Gmail.

Assicurati inoltre che IMAP sia abilitato nelle impostazioni di Gmail. Questo metodo funziona sia per gli indirizzi Gmail personali che per quelli di Google Workspace; inoltre, puoi revocare la password per le app in qualsiasi momento dal tuo account Google senza modificare la tua password reale.

Perché una password per le app? Google non consente più alle app di posta di accedere con la tua normale password. La password per le app è il metodo alternativo fornito da Google: una password monouso generata appositamente per questa connessione, più sicura di quella reale e revocabile singolarmente.

Outlook funziona allo stesso modo per il momento: seleziona Outlook e utilizza una password per le app nel modulo che si apre (creane una nelle impostazioni di sicurezza del tuo account Microsoft). Molti account aziendali (Microsoft 365) bloccano le password per le app: se il modulo viene rifiutato, chiedi al tuo amministratore IT di abilitare IMAP/SMTP per il tuo account.

Opzione B: IMAP/SMTP personalizzato (qualsiasi provider) #

Scegli IMAP/SMTP personalizzato e inserisci:

1. Indirizzo email — la casella di posta che vuoi collegare (es. support@yourcompany.com).
2. Password — la password della tua casella di posta, o una password dell’app se il tuo provider ne richiede una.
3. Nome mittente (opzionale) — il nome “Da” che i clienti vedono nelle risposte.
4. Nome utente (opzionale) — solo se differisce dal tuo indirizzo email.

I provider più noti compilano automaticamente le impostazioni del server per te. Per tutto il resto, apri Avanzate (impostazioni server) e inserisci l’host/porta IMAP (solitamente 993) e l’host/porta SMTP. Per la porta SMTP, usa 587. Le pagine di assistenza del tuo provider di posta elettronica elencano i nomi degli host.

Se il tuo provider indica di utilizzare la porta SMTP 465, usa invece la 587. Sono due modi per fare la stessa cosa e la 587 è quella che funziona con la piattaforma. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail e la maggior parte degli altri supportano la 587. IMAP rimane sulla 993.

Clicca su Collega casella di posta. Verifichiamo sia la ricezione (IMAP) che l’invio (SMTP) prima di salvare: se qualcosa non va, riceverai subito un messaggio chiaro.

Opzione C: Usa un indirizzo gestito #

Nessuna casella di posta da collegare: scegli un indirizzo sul nostro dominio di posta e sei subito operativo.

1. Nella schermata di connessione, scegli l’opzione dell’indirizzo gestito.
2. Digita l’indirizzo della casella di posta che desideri (la parte prima di @). Usa da 3 a 30 lettere, numeri, punti, trattini bassi o trattini — ad esempio support, hello o yourbrand.
3. Facoltativamente, imposta un Nome mittente.
4. Fai clic su Connetti.
5. Copia l’indirizzo completo che appare — il nome scelto sul dominio di posta gestito mostrato nel modulo.
6. Condividi tale indirizzo con i tuoi lead.

Aggiunta di una firma (facoltativo) #

Puoi aggiungere una firma che verrà inserita alla fine di ogni email inviata da questa casella di posta: sia le risposte dell’IA che quelle che scrivi tu stesso nelle Chat.

1. Vai su Impostazioni → Canali → Canali e fai clic su Gestisci nella scheda Email (se hai appena effettuato la connessione, ti trovi già in questa schermata).
2. Digita la tua firma in Firma (facoltativo) — ad esempio il tuo nome, il tuo ruolo e la tua azienda.
3. Fai clic su Salva firma.

Alcune cose utili da sapere:

• È facoltativa. Lascia la casella vuota e le email verranno inviate esattamente come prima. Per rimuovere una firma in un secondo momento, svuota la casella e salva di nuovo.
• Viene aggiunta al momento dell’invio dell’email, quindi non la vedrai ripetuta su ogni messaggio nella conversazione della Chat, e il tuo Agente IA non la leggerà come parte della conversazione.
• Viene inserita in fondo, dopo il messaggio e dopo qualsiasi link condiviso dal bot.
• Solo testo semplice, fino a 2000 caratteri. Le interruzioni di riga vengono mantenute esattamente come le digiti.
• È per casella di posta. Se colleghi più di una casella di posta, ognuna avrà la sua firma.

Configurazione di un Agente AI per l’email #

1. Nella barra laterale sinistra, sotto AI STUDIO, fai clic su AI Agents.
2. Crea un nuovo agente o aprine uno esistente.
3. Assegna l’agente a Email come Punto di ingresso (Entry Point): è ciò che instrada le nuove conversazioni email verso di esso.
4. Le nuove persone che inviano un’email alla tua casella di posta vengono instradate nelle conversazioni di quell’agente, o nel tuo flusso in entrata predefinito se ne è stato impostato uno — vedi AI Agents e Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Testa il bot #

1. Da qualsiasi altro account email, invia un messaggio alla tua casella di posta connessa.
2. Apri l’app e vai su Chat: l’email apparirà come una nuova conversazione.
3. Se l’IA è abilitata sull’Agente corretto, vedrai che risponderà automaticamente via email, nello stesso thread.

Quanto sono veloci le risposte? #

L’email non è una messaggistica istantanea e non manteniamo una connessione live costante con la tua casella di posta. Invece, controlliamo la presenza di nuova posta ogni due minuti circa. Pertanto, una risposta viene solitamente inviata entro un minuto o due dall’arrivo di un’email: è normale per l’email e i tuoi clienti non noteranno nulla.

Costo #

L’email è un canale gratuito: nessun costo per messaggio e nessuna tariffa di connessione mensile. Si applica il normale utilizzo dei crediti AI per generare le risposte, esattamente come per ogni altro canale.

Messaggi multimediali #

Il bot legge il testo delle email in arrivo. Gli allegati (immagini, PDF, ecc.) non vengono scaricati nella conversazione in questa versione. Le risposte in uscita sono in testo semplice (viene incluso un link se il bot deve condividere un file). Le email contenenti solo HTML o solo allegati senza testo leggibile vengono ignorate.

Stato della connessione e disconnessione #

Lo stato della tua connessione Email è mostrato sulla scheda Email:

Se la tua casella di posta smette di funzionare, di solito significa che la tua password o la password dell’app è cambiata o che l’accesso è stato revocato: riconnettiti semplicemente con le nuove credenziali.

Per disconnettere: vai su Impostazioni → Canali → Canali, trova la scheda Email e fai clic su Disconnetti. Smetteremo di controllare la casella di posta ed elimineremo le credenziali memorizzate.

Limitazioni #

• Risposte testuali. L’IA risponde in testo semplice; gli allegati vengono condivisi come link anziché come caricamenti di file.
• Una conversazione per mittente. Ogni persona che ti invia un’email diventa un singolo contatto, identificato dal proprio indirizzo email.
• Un proprietario per casella di posta. Una determinata casella di posta può essere collegata a un solo account alla volta.
• La posta automatizzata viene ignorata. Gli avvisi di mancato recapito, i risponditori automatici e la posta proveniente dai tuoi indirizzi collegati vengono filtrati per evitare cicli di risposta.
• Leggiamo solo la nuova posta. Quando ti connetti per la prima volta, il tuo arretrato esistente viene lasciato intatto: vengono risposte solo le email che arrivano dopo la connessione.
• Le risposte partono dalla casella di posta che hai collegato, non da un alias. Se il tuo account Gmail ha alias “Invia posta come” configurati, questi non sono disponibili qui: l’indirizzo del mittente è sempre quello della casella di posta collegata. Puoi modificare il nome visualizzato accanto ad esso, ma non l’indirizzo. Per rispondere da un indirizzo diverso, collega quella casella di posta come canale separato.
• Nessuna email di trascrizione automatica. Non esiste un’impostazione che invii via email una copia di una conversazione a te o al contatto al termine di una chat. Se hai bisogno delle conversazioni al di fuori dell’app, esportale o recuperale tramite l’API: consulta Esportazione dei tuoi contatti e Accesso API.

Risoluzione dei problemi #

“Impossibile connettersi al server IMAP/SMTP” #

• Controlla due volte l’indirizzo email e la password. Se il tuo provider richiede una password per le app (Gmail, Yahoo, iCloud e molti altri), creane una e incolla quella al posto della tua password normale.
• Assicurati che IMAP sia abilitato nelle impostazioni della tua casella di posta (Gmail e alcuni provider lo hanno disattivato per impostazione predefinita).
• Per un provider personalizzato, ricontrolla l’host e la porta in Avanzate: IMAP è solitamente 993 e per SMTP usa 587 (se il tuo provider indica 465, usa invece 587: è quella che funziona qui).

Outlook / Microsoft 365 non si connette con una password #

Molti account Microsoft 365 bloccano IMAP/SMTP basato su password. Non esiste un’opzione “Accedi con Microsoft” qui (l’email si collega solo tramite password per le app), quindi chiedi al tuo amministratore IT di abilitare IMAP e SMTP per il tuo account (e di consentire le password per le app), oppure collega una casella di posta diversa.

“Quell’indirizzo è già in uso” (indirizzo gestito) #

Qualcuno (forse tu, su un’altra connessione) sta già utilizzando quell’indirizzo. Scegline uno diverso: gli indirizzi sono univoci in tutta la piattaforma.

Il bot non risponde a un’email #

• Conferma che il canale Email sia abilitato su un Agente (o impostato come flusso di ricezione predefinito).
• Conferma che l’IA sia attiva per quell’Agente.
• Ricorda che le risposte vengono inviate con un ciclo di controllo di ~2 minuti: attendi un minuto.
• Verifica che il mittente non sia un indirizzo automatizzato (gli avvisi di mancato recapito e i risponditori automatici vengono filtrati appositamente).

“Impossibile inviare il messaggio. Riprova.” #

La digitazione manuale di una risposta in Chat all’interno di una conversazione email falliva con questo messaggio, indipendentemente dal numero di tentativi. Il problema è stato risolto: apri la conversazione e invia normalmente. Se il problema persiste, verifica che la tua casella di posta non mostri un errore nella pagina Canali.

Il cliente non ha ricevuto la risposta #

• Chiedi al cliente di controllare la propria cartella spam e di autorizzare il tuo indirizzo.
• Se la tua casella di posta mostra un errore nella pagina Canali, riconnettila: l’invio potrebbe essersi interrotto perché le credenziali sono scadute.

Best practice #

• Collega la casella di posta che i clienti utilizzano già in modo che le risposte provengano da un indirizzo familiare di cui si fidano.
• Usa una password per le app laddove il tuo provider ne offra una: è più sicura della tua password principale ed è facile da revocare.
• Imposta un nome mittente in modo che le risposte mostrino un nome “Da” amichevole.
• Aggiungi una firma in modo che ogni risposta si chiuda con il tuo nome e la tua azienda, come i clienti si aspettano che appaia un’email.
• Abilita l’Email sull’Agente corretto in modo che la posta in arrivo riceva risposta con le istruzioni corrette.