Email (Beta) #

Trasforma la tua casella di posta elettronica in un canale con risposte basate sull’IA. Collega la casella di posta che già utilizzi per l’assistenza — Gmail, Outlook/Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP personalizzata — e un Agente IA leggerà le nuove email e risponderà automaticamente, direttamente dal tuo indirizzo. Preferisci una configurazione zero? Puoi anche ottenere un indirizzo già pronto.

Beta. Il canale Email è ora disponibile per tutti, ma è ancora una novità: aspettati qualche piccola imperfezione mentre lo perfezioniamo. Se qualcosa non funziona come descritto, segnalalo all’assistenza.

Cos’è il canale Email? #

Il canale Email monitora la posta in arrivo per nuovi messaggi. Quando qualcuno ti scrive, il messaggio appare in Chat come qualsiasi altra conversazione e il tuo Agente IA risponde automaticamente via email. Le risposte vengono raggruppate sotto l’email originale, così lo scambio rimane in un’unica conversazione ordinata per il tuo cliente.

Ci sono due modi per connettersi:

1. Collega la tua casella di posta (consigliato). Usa l’indirizzo a cui i tuoi clienti scrivono già — support@yourcompany.com, il tuo Gmail, il tuo Outlook. Le risposte arriveranno dal tuo indirizzo reale.
2. Usa un indirizzo gestito. Ottieni un indirizzo istantaneo sul nostro dominio di posta gestito — mostrato durante la configurazione — senza alcuna configurazione da parte tua.

Collegamento dell’Email #

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Impostazioni vicino alla parte inferiore.
2. Nella barra laterale sinistra delle Impostazioni, sotto Canali, fai clic su Canali.
3. Trova la scheda Email e fai clic su Connetti.
4. Nella schermata Connetti email, scegli come vuoi connetterti: Gmail, Outlook, IMAP/SMTP personalizzato o Usa un indirizzo gestito.

Opzione A: Gmail o Outlook #

Non è presente alcun pulsante “Accedi con Google” o “Accedi con Microsoft”. Gmail e Outlook sono collegati tramite una password per le app, non tramite una finestra di accesso del provider. Selezionando Gmail o Outlook vengono semplicemente precompilate le impostazioni del server per te.

Gmail si connette tramite una password per le app di Google. Seleziona Gmail e si aprirà il modulo delle credenziali con le impostazioni del server Gmail già compilate: dovrai inserire solo il tuo indirizzo e la password per le app:

1. Nel tuo account Google, attiva la Verifica in due passaggi (sotto Sicurezza) se non l’hai già fatto.
2. Sempre sotto Sicurezza, apri Password per le app e creane una (puoi usare qualsiasi nome).
3. Incolla la password di 16 caratteri nel campo Password: non usare la tua normale password di Gmail.

Assicurati inoltre che IMAP sia abilitato nelle impostazioni di Gmail. Questo metodo funziona sia per gli indirizzi Gmail personali che per quelli di Google Workspace; inoltre, puoi revocare la password per le app in qualsiasi momento dal tuo account Google senza modificare la tua password reale.

Perché una password per le app? Google non consente più alle app di posta di accedere con la tua normale password. La password per le app è il metodo alternativo fornito da Google: una password monouso generata appositamente per questa connessione, più sicura di quella reale e revocabile singolarmente.

Outlook funziona allo stesso modo per il momento: seleziona Outlook e utilizza una password per le app nel modulo che si apre (creane una nelle impostazioni di sicurezza del tuo account Microsoft). Molti account aziendali (Microsoft 365) bloccano le password per le app: se il modulo viene rifiutato, chiedi al tuo amministratore IT di abilitare IMAP/SMTP per il tuo account.

Opzione B: IMAP/SMTP personalizzato (qualsiasi provider) #

Scegli IMAP/SMTP personalizzato e inserisci:

1. Indirizzo email — la casella di posta che vuoi collegare (es. support@yourcompany.com).
2. Password — la password della tua casella di posta, o una password dell’app se il tuo provider ne richiede una.
3. Nome mittente (opzionale) — il nome “Da” che i clienti vedono nelle risposte.
4. Nome utente (opzionale) — solo se differisce dal tuo indirizzo email.

I provider più noti compilano automaticamente le impostazioni del server per te. Per tutto il resto, apri Avanzate (impostazioni server) e inserisci l’host/porta IMAP (solitamente 993) e l’host/porta SMTP. Per la porta SMTP, usa 587. Le pagine di assistenza del tuo provider di posta elettronica elencano i nomi degli host.

Se il tuo provider indica di utilizzare la porta SMTP 465, usa invece la 587. Sono due modi per fare la stessa cosa e la 587 è quella che funziona con la piattaforma. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail e la maggior parte degli altri supportano la 587. IMAP rimane sulla 993.

Un login diverso per la posta in uscita #

Alcune configurazioni inviano la posta tramite un servizio di invio separato (ad esempio un provider di email transazionali), mentre la casella di posta risiede sul proprio server di posta. Quel servizio di invio solitamente fornisce un proprio nome utente e una password SMTP.

In tal caso, apri Avanzate (impostazioni server), inserisci l’host SMTP e la porta del servizio di invio e spunta Usa un login diverso per la posta in uscita (SMTP). Appariranno due campi aggiuntivi:

1. Nome utente SMTP (opzionale): il nome utente fornito dal tuo servizio di invio. Lascialo vuoto per utilizzare lo stesso nome utente della posta in arrivo.
2. Password SMTP: la password o la chiave API per il tuo servizio di invio.

La posta in arrivo (IMAP) continua a utilizzare l’indirizzo email e la password indicati nella parte superiore del modulo. Lascia la casella non spuntata e la posta in uscita utilizzerà lo stesso login della posta in arrivo, che è ciò di cui la maggior parte delle caselle di posta ha bisogno.

Una volta connesso, la schermata di connessione mostra se la posta in uscita utilizza un proprio login. Per modificarlo, disconnetti e riconnetti la casella di posta con i nuovi dettagli.

Clicca su Collega casella di posta. Verifichiamo sia la ricezione (IMAP) che l’invio (SMTP) prima di salvare: se qualcosa non va, riceverai subito un messaggio chiaro.

Opzione C: Usa un indirizzo gestito #

Nessuna casella di posta da collegare: scegli un indirizzo sul nostro dominio di posta e sei subito operativo.

1. Nella schermata di connessione, scegli l’opzione dell’indirizzo gestito.
2. Digita l’indirizzo della casella di posta che desideri (la parte prima di @). Usa da 3 a 30 lettere, numeri, punti, trattini bassi o trattini — ad esempio support, hello o yourbrand.
3. Facoltativamente, imposta un Nome mittente.
4. Fai clic su Connetti.
5. Copia l’indirizzo completo che appare — il nome scelto sul dominio di posta gestito mostrato nel modulo.
6. Condividi tale indirizzo con i tuoi lead.

Aggiunta di una firma (facoltativo) #

Puoi aggiungere una firma che verrà inserita alla fine di ogni email inviata da questa casella di posta: sia le risposte dell’IA che quelle che scrivi tu stesso nelle Chat.

1. Vai su Impostazioni → Canali → Canali e fai clic su Gestisci nella scheda Email (se hai appena effettuato la connessione, ti trovi già in questa schermata).
2. Digita la tua firma in Firma (facoltativo) — ad esempio il tuo nome, il tuo ruolo e la tua azienda.
3. Fai clic su Salva firma.

Alcune cose utili da sapere:

• È facoltativo. Lascia la casella vuota e le email verranno inviate esattamente come prima. Per rimuovere una firma in seguito, svuota la casella e salva di nuovo.
• Viene aggiunta al momento dell’invio dell’email, quindi non la vedrai ripetuta su ogni messaggio nella conversazione della Chat — e il tuo Agente AI non la leggerà come parte della conversazione.
• Viene inserita in fondo, dopo il messaggio e dopo qualsiasi link condiviso dal bot. L’AI termina la sua risposta con una formula di chiusura come “Cordiali saluti,” e lascia il nome e l’azienda alla tua firma.
• Solo testo semplice, fino a 2000 caratteri. Le interruzioni di riga vengono mantenute esattamente come le digiti.
• Appartiene alla casella di posta collegata. Un account collega una sola casella di posta al momento — la scheda Email contiene un singolo collegamento e, una volta collegata, la scheda offre solo le opzioni di gestione o disconnessione. Per utilizzare un indirizzo diverso, disconnetti quello attuale e collega l’altro; per gestire più indirizzi, assegna a ciascuno il proprio sotto-account.

Configurazione di un Agente AI per l’email #

1. Nella barra laterale sinistra, sotto AI STUDIO, fai clic su AI Agents.
2. Crea un nuovo agente o aprine uno esistente.
3. Assegna l’agente a Email come Punto di ingresso (Entry Point): è ciò che instrada le nuove conversazioni email verso di esso.
4. Le nuove persone che inviano un’email alla tua casella di posta vengono instradate nelle conversazioni di quell’agente, o nel tuo flusso in entrata predefinito se ne è stato impostato uno — vedi AI Agents e Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Se il tuo account ha esattamente un Agente attivo, questo risponderà alle nuove email anche senza un Punto di ingresso email, esattamente come avviene per ogni altro canale. Per evitare che l’IA risponda alle tue email, apri Chi risponde alle nuove conversazioni nella pagina Agenti IA e seleziona Nessuno risponde per Email (oppure seleziona un Agente separato creato per le email). Vedi Punti di ingresso.

Come vengono scritte le risposte #

Sul canale Email, il tuo agente scrive un’email vera e propria, non un messaggio di chat. Ogni risposta si apre con un breve saluto (“Ciao Sarah,” quando conosce il nome della persona), risponde in brevi paragrafi con una riga vuota tra loro e termina con una formula di chiusura come “Cordiali saluti,”. Scrive nella lingua della conversazione e mantiene le stesse conoscenze, regole e capacità che ha su ogni altro canale. Una risposta corrisponde sempre a un’email.

Il modo in cui firma dipende dalla tua casella di posta:

• Con una Firma, l’agente scrive solo le parole di chiusura e la tua firma viene inserita sotto, così il tuo nome e la tua azienda non vengono mai scritti due volte.
• Senza una firma, l’agente firma con il nome indicato nelle sue istruzioni o, in alternativa, con il nome della tua azienda.

Vuoi qualcosa di diverso per le email, come un tono più formale, “Gentile” invece di “Ciao” o una chiusura fissa? Apri il tuo agente, vai su Istruzioni AI → Comportamento della conversazione e scrivilo in Risposte Email. Quella casella viene utilizzata solo quando l’agente risponde via email; WhatsApp, Instagram e ogni altro canale la ignoreranno. Come gli altri campi delle istruzioni, diventa attiva quando clicchi su Pubblica. Se gestisci un agente separato solo per le email, puoi inserire lo stile email nelle sue istruzioni normali.

Inviare un’email per primi #

Il canale Email non serve solo per le persone che ti scrivono. Un’automazione può creare un contatto email da un indirizzo già in suo possesso — un visitatore della chat del sito web che ha lasciato la propria email, un lead da un modulo — con il passaggio Crea contatto impostato sul canale Email e un passaggio Invia messaggio successivo che invia l’email dalla tua casella di posta collegata. Il messaggio viene visualizzato in Chat come qualsiasi altro e, quando la persona risponde, il tuo agente email prende in carico la conversazione. Un’email iniziale di questo tipo non ha nulla a cui rispondere, quindi il suo oggetto è Messaggio da seguito dal nome del mittente della tua casella di posta. La procedura passo dopo passo, con una regola di interruzione per le persone che hanno già prenotato, è disponibile in Automazioni → Esempio: follow-up via email per i lead della chat del sito web.

Testa il bot #

1. Da qualsiasi altro account email, invia un messaggio alla tua casella di posta connessa.
2. Apri l’app e vai su Chat: l’email apparirà come una nuova conversazione.
3. Se l’IA è abilitata sull’Agente corretto, vedrai che risponderà automaticamente via email, nello stesso thread.

Quanto sono veloci le risposte? #

L’email non è una messaggistica istantanea e non manteniamo una connessione live costante con la tua casella di posta. Invece, controlliamo la presenza di nuova posta ogni due minuti circa. Pertanto, una risposta viene solitamente inviata entro un minuto o due dall’arrivo di un’email: è normale per l’email e i tuoi clienti non noteranno nulla.

Costo #

L’email è un canale gratuito: nessun costo per messaggio e nessuna tariffa di connessione mensile. Si applica il normale utilizzo dei crediti AI per generare le risposte, esattamente come per ogni altro canale.

Messaggi multimediali #

Il bot legge il testo delle email in arrivo e i relativi allegati. Ogni allegato viene visualizzato nella chat come un messaggio a sé stante, subito dopo il testo dell’email, e l’IA ne tiene conto quando risponde:

Limiti: fino a 5 allegati per email, 10 MB ciascuno. Altri tipi di file (ZIP, inviti del calendario, video) e file che superano i limiti non vengono aperti; la chat ne mostra i nomi in modo che tu e l’IA sappiate che sono arrivati. Le piccole immagini all’interno della firma dell’email (loghi, icone social) vengono ignorate. Un’email contenente solo un allegato e nessun testo riceverà comunque una risposta.

Le risposte in uscita sono in testo semplice (viene incluso un link se il bot deve condividere un file). Un’email priva di testo leggibile e di allegati viene ignorata.

Posta automatizzata #

Non tutte le email in una casella di posta di supporto provengono da una persona. Newsletter, notifiche, note di riunione e rapporti di siti da piattaforme come Google e Microsoft, avvisi di fatturazione, ricevute e aggiornamenti di ticket di supporto dai servizi che utilizzi, posta da mittenti no-reply, posta che contiene un link di annullamento dell’iscrizione nell’intestazione e risposte automatiche come i messaggi di fuori ufficio vengono riconosciuti come posta automatizzata:

• Viene comunque archiviata nella tua casella di posta, con un indicatore Automatizzato sulla conversazione, così puoi aprirla e leggerla come qualsiasi altra email.
• Un avviso di fatturazione, una ricevuta o un aggiornamento di un ticket rimane gestibile quando hai già scritto tu stesso a quel mittente (una risposta manuale, un broadcast o un messaggio API), in modo che una conversazione reale con un fornitore non venga mai interrotta.
• Il tuo agente non risponde, quindi non consuma mai crediti né risponde a un robot.
• Non conta come attività nei numeri della tua dashboard.

Gli avvisi di mancato recapito (da mittenti come mailer-daemon o postmaster) vengono eliminati e non appaiono nella casella di posta.

Un’email da una persona reale riceve risposta esattamente come prima. Nulla viene eliminato.

Stato della connessione e disconnessione #

Lo stato della tua connessione Email è mostrato sulla scheda Email:

Se la tua casella di posta smette di funzionare, di solito significa che la tua password o la password dell’app è cambiata o che l’accesso è stato revocato: riconnettiti semplicemente con le nuove credenziali.

Per disconnettere: vai su Impostazioni → Canali → Canali, trova la scheda Email e fai clic su Disconnetti. Smetteremo di controllare la casella di posta ed elimineremo le credenziali memorizzate.

Limitazioni #

• Risposte testuali. L’IA risponde in testo semplice; gli allegati vengono condivisi come link anziché come caricamenti di file.
• Una conversazione per mittente. Ogni persona che ti invia un’email diventa un singolo contatto, identificato dal proprio indirizzo email.
• Un proprietario per casella di posta. Una determinata casella di posta può essere collegata a un solo account alla volta.
• La posta automatizzata non riceve risposta. Newsletter, notifiche, mittenti no-reply e risposte automatiche vengono archiviate con un indicatore Automatizzato e lasciate senza risposta; gli avvisi di mancato recapito e la posta dai tuoi indirizzi collegati vengono filtrati per prevenire cicli di risposta. Vedi Posta automatizzata.
• Leggiamo solo la nuova posta. Quando ti colleghi per la prima volta, il tuo arretrato esistente viene lasciato intatto: solo le email che arrivano dopo la connessione ricevono risposta.
• Le risposte partono dalla casella di posta che hai collegato, non da un alias. Se il tuo account Gmail ha alias “Invia posta come” configurati, non sono disponibili qui: l’indirizzo del mittente è sempre quello della casella di posta collegata. Puoi modificare il nome visualizzato accanto ad esso, ma non l’indirizzo. Per rispondere da un indirizzo diverso, collega quella casella di posta come canale separato.
• Nessuna email di trascrizione automatica. Non esiste un’impostazione che invii una copia di una conversazione a te o al contatto al termine di una chat. Se hai bisogno delle conversazioni al di fuori dell’app, esportale o recuperale tramite l’API: vedi Esportazione dei contatti e Accesso API.

Risoluzione dei problemi #

“Impossibile connettersi al server IMAP/SMTP” #

• Controlla attentamente l’indirizzo email e la password. Se il tuo provider richiede una password per le app (Gmail, Yahoo, iCloud e molti altri), creane una e incolla quella al posto della tua password normale.
• Assicurati che l’IMAP sia abilitato nelle impostazioni della tua casella di posta (Gmail e alcuni provider lo hanno disattivato per impostazione predefinita).
• Per un provider personalizzato, ricontrolla l’host e la porta in Avanzate: l’IMAP è solitamente 993, mentre per l’SMTP usa 587 (se il tuo provider indica 465, usa comunque 587: è quello che funziona qui).
• Se il messaggio indica che l’SMTP ha rifiutato le credenziali e invii tramite un servizio di invio separato, spunta Usa un login diverso per la posta in uscita (SMTP) e inserisci il nome utente e la password di quel servizio. Se la casella è già spuntata, ricontrolla quei due campi.

Outlook / Microsoft 365 non si connette con una password #

Molti account Microsoft 365 bloccano IMAP/SMTP basato su password. Non esiste un’opzione “Accedi con Microsoft” qui (l’email si collega solo tramite password per le app), quindi chiedi al tuo amministratore IT di abilitare IMAP e SMTP per il tuo account (e di consentire le password per le app), oppure collega una casella di posta diversa.

“Quell’indirizzo è già in uso” (indirizzo gestito) #

Qualcuno (forse tu, su un’altra connessione) sta già utilizzando quell’indirizzo. Scegline uno diverso: gli indirizzi sono univoci in tutta la piattaforma.

Il bot non risponde a un’email #

• Conferma che il canale Email sia abilitato su un Agente (o impostato come flusso in entrata predefinito).
• Conferma che l’IA sia attiva per quell’Agente.
• Ricorda che le risposte vengono inviate con un ciclo di controllo di ~2 minuti: concedigli un minuto.
• Controlla se la conversazione riporta l’indicatore Automatizzato. Newsletter, notifiche, mittenti no-reply e risposte automatiche non ricevono risposta intenzionalmente (vedi Posta automatizzata).

“Impossibile inviare il messaggio. Riprova.” #

La digitazione manuale di una risposta in Chat all’interno di una conversazione email falliva con questo messaggio, indipendentemente dal numero di tentativi. Il problema è stato risolto: apri la conversazione e invia normalmente. Se il problema persiste, verifica che la tua casella di posta non mostri un errore nella pagina Canali.

Il cliente non ha ricevuto la risposta #

• Chiedi al cliente di controllare la propria cartella spam e di autorizzare il tuo indirizzo.
• Se la tua casella di posta mostra un errore nella pagina Canali, riconnettila: l’invio potrebbe essersi interrotto perché le credenziali sono scadute.

Best practice #

• Collega la casella di posta che i clienti utilizzano già in modo che le risposte provengano da un indirizzo familiare di cui si fidano.
• Usa una password per le app laddove il tuo provider ne offra una: è più sicura della tua password principale ed è facile da revocare.
• Imposta un nome mittente in modo che le risposte mostrino un nome “Da” amichevole.
• Aggiungi una firma in modo che ogni risposta si chiuda con il tuo nome e la tua azienda, come i clienti si aspettano che appaia un’email.
• Abilita l’Email sull’Agente corretto in modo che la posta in arrivo riceva risposta con le istruzioni corrette.