Email (Beta) #

Ubah kotak masuk email Anda menjadi saluran yang dijawab oleh AI. Hubungkan kotak surat yang sudah Anda gunakan untuk dukungan — Gmail, Outlook/Microsoft 365, atau kotak surat IMAP kustom apa pun — dan Agen AI akan membaca email baru serta membalasnya secara otomatis, langsung dari alamat Anda sendiri. Lebih suka tanpa pengaturan? Anda juga bisa mendapatkan alamat yang sudah jadi.

Beta. Saluran Email kini tersedia untuk semua orang, namun masih baru — harap maklum jika ada kendala sesekali saat kami menyempurnakannya. Jika ada sesuatu yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya, beri tahu tim dukungan.

Apa Itu Saluran Email? #

Saluran Email memantau kotak masuk untuk pesan baru. Saat seseorang mengirim email kepada Anda, pesan tersebut akan muncul di Obrolan seperti percakapan lainnya, dan Agen AI Anda akan membalas melalui email secara otomatis. Balasan akan diurutkan di bawah email asli, sehingga komunikasi bolak-balik tetap berada dalam satu utas yang rapi bagi pelanggan Anda.

Ada dua cara untuk terhubung:

1. Hubungkan kotak surat Anda sendiri (disarankan). Gunakan alamat yang sudah digunakan pelanggan Anda untuk menghubungi Anda — support@yourcompany.com, Gmail, atau Outlook Anda. Balasan akan dikirim dari alamat asli Anda.
2. Gunakan alamat terkelola. Dapatkan alamat instan di domain surat terkelola kami — yang ditampilkan selama penyiapan — tanpa perlu melakukan penyiapan apa pun di sisi Anda.

Menghubungkan Email #

1. Di bilah sisi kiri, klik Settings di dekat bagian bawah.
2. Di rel kiri Settings, di bawah Channels, klik Channels.
3. Temukan kartu Email dan klik Connect.
4. Pada layar Connect Email, pilih cara Anda ingin terhubung: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP, atau Use a managed address.

Opsi A: Gmail atau Outlook #

Tidak ada tombol “Sign in with Google” atau “Sign in with Microsoft”. Gmail dan Outlook dihubungkan dengan kata sandi aplikasi (app password), bukan jendela masuk penyedia. Memilih Gmail atau Outlook hanya akan mengisi pengaturan server untuk Anda secara otomatis.

Gmail terhubung dengan sandi aplikasi Google. Pilih Gmail dan formulir kredensial akan terbuka dengan pengaturan server Gmail yang sudah terisi — Anda hanya perlu memasukkan alamat email dan sandi aplikasi Anda:

1. Di Akun Google Anda, aktifkan Verifikasi 2 Langkah (di bawah Keamanan) jika belum.
2. Masih di bawah Keamanan, buka Sandi aplikasi dan buat satu (nama apa pun bisa digunakan).
3. Tempelkan sandi 16 karakter tersebut ke kolom Sandi — bukan sandi Gmail biasa Anda.

Pastikan juga IMAP diaktifkan di pengaturan Gmail Anda. Ini berlaku untuk alamat Gmail pribadi maupun Google Workspace, dan Anda dapat mencabut sandi aplikasi kapan saja dari Akun Google Anda tanpa mengubah sandi asli Anda.

Mengapa menggunakan sandi aplikasi? Google tidak lagi mengizinkan aplikasi email untuk masuk menggunakan sandi biasa Anda. Sandi aplikasi adalah metode yang disediakan Google sebagai gantinya: sandi sekali pakai yang dibuat khusus untuk koneksi ini, lebih aman daripada sandi asli Anda dan dapat dicabut secara terpisah.

Outlook bekerja dengan cara yang sama untuk saat ini: pilih Outlook dan gunakan sandi aplikasi di formulir yang terbuka (buat satu di pengaturan keamanan Akun Microsoft Anda). Banyak akun kerja (Microsoft 365) memblokir sandi aplikasi — jika formulir ditolak, minta admin TI Anda untuk mengaktifkan IMAP/SMTP untuk akun Anda.

Opsi B: IMAP/SMTP Kustom (penyedia mana pun) #

Pilih IMAP/SMTP Kustom dan masukkan:

1. Alamat email — kotak surat yang ingin Anda hubungkan (misalnya support@yourcompany.com).
2. Kata sandi — kata sandi kotak surat Anda, atau kata sandi aplikasi jika penyedia Anda memerlukannya.
3. Nama pengirim (opsional) — nama “Dari” yang dilihat pelanggan pada balasan.
4. Nama pengguna (opsional) — hanya jika berbeda dari alamat email Anda.

Sebagian besar penyedia layanan yang terkenal akan mengisi pengaturan server untuk Anda. Untuk hal lainnya, buka Lanjutan (pengaturan server) dan masukkan host/port IMAP (biasanya 993) dan host/port SMTP Anda. Untuk port SMTP, gunakan 587. Halaman bantuan penyedia email Anda mencantumkan nama host tersebut.

Jika penyedia Anda menyarankan untuk menggunakan port SMTP 465, gunakan 587 sebagai gantinya. Keduanya adalah cara untuk melakukan hal yang sama, dan 587 adalah yang berfungsi dengan platform ini. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail, dan sebagian besar lainnya mendukung 587. IMAP tetap menggunakan 993.

Login yang berbeda untuk surat keluar #

Beberapa pengaturan mengirim surat melalui layanan pengiriman terpisah (misalnya penyedia email transaksional) sementara kotak surat itu sendiri berada di server email Anda sendiri. Layanan pengiriman tersebut biasanya memberikan nama pengguna dan kata sandi SMTP-nya sendiri.

Dalam kasus tersebut, buka Lanjutan (pengaturan server), masukkan host SMTP dan port layanan pengiriman, lalu centang Gunakan login yang berbeda untuk surat keluar (SMTP). Dua kolom tambahan akan muncul:

1. Nama pengguna SMTP (opsional): nama pengguna yang diberikan oleh layanan pengiriman Anda. Biarkan kosong untuk menggunakan nama pengguna yang sama dengan surat masuk.
2. Kata sandi SMTP: kata sandi atau kunci API untuk layanan pengiriman Anda.

Surat masuk (IMAP) tetap menggunakan alamat email dan kata sandi di bagian atas formulir. Biarkan kotak tidak dicentang dan surat keluar akan menggunakan login yang sama dengan surat masuk, yang merupakan kebutuhan sebagian besar kotak surat.

Setelah terhubung, layar koneksi akan menunjukkan apakah surat keluar menggunakan loginnya sendiri. Untuk mengubahnya, putuskan koneksi dan hubungkan kembali kotak surat dengan detail yang baru.

Klik Hubungkan kotak surat. Kami akan menguji penerimaan (IMAP) dan pengiriman (SMTP) sebelum menyimpan — jika ada yang salah, Anda akan segera mendapatkan pesan yang jelas.

Opsi C: Gunakan Alamat Terkelola #

Tidak perlu menghubungkan kotak surat — pilih alamat di domain email kami dan Anda langsung aktif.

1. Pada layar hubungkan, pilih opsi alamat terkelola.
2. Ketik alamat kotak masuk yang Anda inginkan (bagian sebelum @). Gunakan 3–30 huruf, angka, titik, garis bawah, atau tanda hubung — contohnya support, hello, atau yourbrand.
3. Secara opsional, atur Nama pengirim.
4. Klik Hubungkan.
5. Salin alamat lengkap yang muncul — nama pilihan Anda pada domain surat terkelola yang ditampilkan di formulir.
6. Bagikan alamat tersebut kepada prospek Anda.

Menambahkan Tanda Tangan (Opsional) #

Anda dapat menambahkan tanda tangan yang akan disertakan di akhir setiap email yang dikirim oleh kotak masuk ini — baik balasan AI maupun pesan yang Anda ketik sendiri di Obrolan.

1. Buka Pengaturan → Saluran → Saluran dan klik Kelola pada kartu Email (jika Anda baru saja menghubungkannya, Anda sudah berada di layar ini).
2. Ketik tanda tangan Anda di Tanda tangan (opsional) — misalnya nama, peran, dan perusahaan Anda.
3. Klik Simpan tanda tangan.

Beberapa hal yang perlu diketahui:

• Ini opsional. Biarkan kotak kosong dan email akan terkirim persis seperti sebelumnya. Untuk menghapus tanda tangan nanti, kosongkan kotak dan simpan kembali.
• Ini ditambahkan saat email dikirim, jadi Anda tidak akan melihatnya berulang di setiap pesan dalam percakapan Obrolan — dan Agen AI Anda tidak membacanya kembali sebagai bagian dari percakapan.
• Ini diletakkan di paling bawah, setelah pesan dan setelah tautan apa pun yang dibagikan bot. AI mengakhiri balasannya dengan baris penutup seperti “Salam hangat,” dan menyerahkan nama serta perusahaan ke tanda tangan Anda.
• Hanya teks biasa, hingga 2000 karakter. Pemisah baris dipertahankan persis seperti yang Anda ketik.
• Ini milik kotak masuk yang terhubung. Sebuah akun menghubungkan satu kotak surat saat ini — kartu Email menampung satu koneksi, dan setelah terhubung, kartu tersebut hanya menawarkan kelola atau putuskan koneksi. Untuk menggunakan alamat yang berbeda, putuskan koneksi dan hubungkan yang lain; untuk menjalankan beberapa alamat, berikan masing-masing sub-akun sendiri.

Menyiapkan Agen AI untuk Email #

1. Di bilah sisi kiri, di bawah AI STUDIO, klik AI Agents.
2. Buat Agen baru, atau buka Agen yang sudah ada.
3. Tetapkan Agen ke Email sebagai Titik Masuk — itulah yang mengarahkan percakapan email baru ke Agen tersebut.
4. Orang baru yang mengirim email ke kotak masuk Anda akan diarahkan ke percakapan Agen tersebut, atau ke alur masuk default Anda jika sudah diatur — lihat AI Agents dan Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Jika akun Anda memiliki tepat satu Agen aktif, agen tersebut akan menjawab email baru meskipun tanpa Titik Masuk Email, sama seperti di saluran lainnya. Untuk mencegah AI membalas kotak masuk Anda, buka Siapa yang Menjawab Percakapan Baru di halaman Agen AI dan pilih Tidak ada yang menjawab untuk Email (atau pilih Agen terpisah yang dibuat khusus untuk email). Lihat Titik Masuk.

Cara Balasan Ditulis #

Pada saluran Email, agen Anda menulis email yang layak, bukan pesan obrolan. Setiap balasan dibuka dengan salam singkat (“Hai Sarah,” jika mengetahui nama depan orang tersebut), menjawab dalam paragraf pendek dengan baris kosong di antaranya, dan diakhiri dengan baris penutup seperti “Salam hangat,”. Agen menulis dalam bahasa percakapan dan tetap memiliki pengetahuan, aturan, dan kemampuan yang sama seperti di saluran lain. Satu balasan selalu berupa satu email.

Cara agen menandatangani pesan bergantung pada kotak masuk Anda:

• Dengan Tanda Tangan, agen hanya menulis kata-kata penutup dan tanda tangan Anda diletakkan di bawahnya, sehingga nama dan perusahaan Anda tidak pernah ditulis dua kali.
• Tanpa tanda tangan, agen menandatangani dengan nama dari instruksinya, atau nama bisnis Anda.

Ingin sesuatu yang berbeda di email, seperti nada yang lebih formal, “Yth.” alih-alih “Hai”, atau penutup yang tetap? Buka agen Anda, buka Instruksi AI → Perilaku Percakapan dan tulis di Balasan Email. Kotak itu hanya digunakan saat agen menjawab melalui email; WhatsApp, Instagram, dan saluran lainnya mengabaikannya. Seperti kolom instruksi lainnya, ini akan aktif saat Anda mengeklik Publikasikan. Jika Anda menjalankan agen terpisah khusus untuk email, Anda dapat memasukkan gaya email ke dalam instruksi normalnya.

Mengirim Email ke Seseorang Terlebih Dahulu #

Saluran Email tidak hanya untuk orang yang menulis kepada Anda. Otomatisasi dapat membuat kontak email dari alamat yang sudah dimilikinya — pengunjung obrolan situs web yang meninggalkan email mereka, prospek formulir — dengan langkah Buat kontak yang diatur ke saluran Email, dan langkah Kirim pesan setelahnya akan mengirimkan email dari kotak masuk Anda yang terhubung. Pesan tersebut muncul di Obrolan seperti pesan lainnya, dan ketika orang tersebut membalas, agen email Anda akan menanganinya dari sana. Email pertama seperti ini tidak memiliki balasan, jadi subjeknya adalah Pesan dari diikuti oleh nama pengirim kotak masuk Anda. Panduan langkah demi langkah, dengan aturan berhenti untuk orang yang sudah memesan, ada di Otomatisasi → Contoh: tindak lanjut email untuk prospek obrolan situs web.

Uji Bot #

1. Dari akun email lain, kirim pesan ke kotak surat Anda yang terhubung.
2. Buka aplikasi dan buka Obrolan — email tersebut akan muncul sebagai percakapan baru.
3. Jika AI diaktifkan pada Agen yang tepat, Anda akan melihatnya membalas melalui email secara otomatis, dalam utas yang sama.

Seberapa Cepat Balasannya? #

Email bukanlah pesan instan, dan kami tidak menjaga koneksi langsung yang konstan ke kotak surat Anda. Sebaliknya, kami memeriksa email baru setiap beberapa menit. Jadi, balasan biasanya terkirim dalam satu atau dua menit setelah email tiba — hal yang wajar untuk email, dan tidak akan disadari oleh pelanggan Anda.

Biaya #

Email adalah saluran gratis — tidak ada biaya per pesan dan tidak ada biaya koneksi bulanan. Penggunaan kredit AI normal untuk menghasilkan balasan tetap berlaku, persis seperti saluran lainnya.

Pesan Media #

Bot membaca teks email masuk dan lampirannya. Setiap lampiran muncul di obrolan sebagai pesannya sendiri, tepat setelah teks email, dan AI memperhitungkannya saat membalas:

Batasan: maksimal 5 lampiran per email, 10 MB per lampiran. Jenis file lain (ZIP, undangan kalender, video) dan file yang melebihi batas tidak akan dibuka; obrolan akan menampilkan nama file tersebut agar Anda dan AI mengetahui bahwa file itu masuk. Gambar kecil di dalam tanda tangan email (logo, ikon media sosial) akan diabaikan. Email yang hanya berisi lampiran tanpa teks tetap akan dijawab.

Balasan keluar berupa teks biasa (tautan disertakan jika bot perlu membagikan file). Email tanpa teks yang dapat dibaca dan tanpa lampiran akan dilewati.

Email Otomatis #

Tidak semua email di kotak masuk dukungan berasal dari seseorang. Buletin, notifikasi, catatan rapat, dan laporan situs dari platform seperti Google dan Microsoft, pemberitahuan tagihan, tanda terima, dan pembaruan tiket dukungan dari layanan yang Anda gunakan, email dari pengirim no-reply, email yang menyertakan tautan berhenti berlangganan di header-nya, serta balasan otomatis seperti pesan di luar kantor dikenali sebagai email otomatis:

• Email tersebut tetap diarsipkan di kotak masuk Anda, dengan penanda Otomatis pada percakapan, sehingga Anda dapat membuka dan membacanya seperti email lainnya.
• Pemberitahuan tagihan, tanda terima, atau pembaruan tiket tetap dapat dijawab jika Anda sudah pernah menulis kepada pengirim tersebut sebelumnya (balasan manual, siaran, atau pesan API), sehingga percakapan nyata dengan vendor tidak akan pernah terputus.
• Agen Anda tidak menjawabnya, sehingga tidak akan menghabiskan kredit atau membalas robot.
• Email tersebut tidak dihitung sebagai aktivitas dalam angka dasbor Anda.

Pemberitahuan bounce (dari pengirim seperti mailer-daemon atau postmaster) akan dihapus dan tidak muncul di kotak masuk.

Email dari orang sungguhan akan dibalas persis seperti sebelumnya. Tidak ada yang dihapus.

Status Koneksi & Memutuskan Koneksi #

Status koneksi Email Anda ditampilkan pada kartu Email:

Jika kotak surat Anda berhenti berfungsi, biasanya berarti kata sandi/kata sandi aplikasi Anda telah berubah atau akses telah dicabut — cukup hubungkan kembali dengan kredensial baru.

Untuk memutuskan koneksi: buka Pengaturan → Saluran → Saluran, temukan kartu Email, dan klik Putuskan koneksi. Kami akan berhenti memeriksa kotak surat dan menghapus kredensial yang tersimpan.

Batasan #

• Balasan teks. AI membalas dalam teks biasa; lampiran dibagikan sebagai tautan, bukan sebagai unggahan file.
• Satu percakapan per pengirim. Setiap orang yang mengirim email kepada Anda menjadi satu kontak, yang dikunci berdasarkan alamat email mereka.
• Satu pemilik per kotak surat. Kotak surat tertentu hanya dapat dihubungkan ke satu akun dalam satu waktu.
• Email otomatis tidak dibalas. Buletin, notifikasi, pengirim no-reply, dan balasan otomatis disimpan dengan penanda Otomatis dan dibiarkan tidak dibalas; pemberitahuan bounce dan email dari alamat Anda sendiri yang terhubung akan difilter untuk mencegah loop balasan. Lihat Email Otomatis.
• Kami hanya membaca email baru. Saat Anda pertama kali terhubung, backlog Anda yang sudah ada tidak akan diubah — hanya email yang masuk setelah terhubung yang akan dibalas.
• Balasan dikirim dari kotak surat yang Anda hubungkan, bukan dari alias. Jika akun Gmail Anda memiliki alias “Kirim email sebagai” yang disiapkan, alias tersebut tidak tersedia di sini: alamat Pengirim selalu merupakan alamat kotak surat yang terhubung. Anda dapat mengubah nama tampilan yang ditampilkan di sebelahnya, tetapi bukan alamatnya. Untuk membalas dari alamat yang berbeda, hubungkan kotak surat tersebut sebagai salurannya sendiri.
• Tidak ada email transkrip otomatis. Tidak ada pengaturan yang mengirimkan salinan percakapan melalui email kepada Anda atau kontak saat obrolan berakhir. Jika Anda memerlukan percakapan di luar aplikasi, ekspor percakapan tersebut atau tarik melalui API — lihat Mengekspor Kontak Anda dan Akses API.

Pemecahan Masalah #

“Tidak dapat terhubung ke server IMAP/SMTP” #

• Periksa kembali alamat email dan kata sandi. Jika penyedia Anda memerlukan kata sandi aplikasi (Gmail, Yahoo, iCloud, dan banyak lainnya), buatlah satu dan tempelkan kata sandi tersebut sebagai pengganti kata sandi normal Anda.
• Pastikan IMAP diaktifkan di pengaturan kotak surat Anda (Gmail dan beberapa penyedia menonaktifkannya secara default).
• Untuk penyedia kustom, periksa kembali host dan port di bawah Lanjutan — IMAP biasanya 993, dan untuk SMTP gunakan 587 (jika penyedia Anda mencantumkan 465, gunakan 587 sebagai gantinya — itu yang berfungsi di sini).
• Jika pesan mengatakan SMTP menolak kredensial dan Anda mengirim melalui layanan pengiriman terpisah, centang Gunakan login yang berbeda untuk surat keluar (SMTP) dan masukkan nama pengguna serta kata sandi layanan tersebut. Jika kotak sudah dicentang, periksa kembali kedua kolom tersebut.

Outlook / Microsoft 365 tidak dapat terhubung dengan kata sandi #

Banyak akun Microsoft 365 memblokir IMAP/SMTP berbasis kata sandi. Tidak ada opsi “Sign in with Microsoft” di sini — email hanya terhubung dengan kata sandi aplikasi — jadi mintalah admin TI Anda untuk mengizinkan IMAP dan SMTP untuk akun Anda (dan untuk mengizinkan kata sandi aplikasi), atau hubungkan kotak surat yang berbeda.

“Alamat tersebut sudah digunakan” (alamat terkelola) #

Seseorang (mungkin Anda, pada koneksi lain) sudah menggunakan alamat tersebut. Pilih alamat lain — alamat bersifat unik di seluruh platform.

Bot Tidak Membalas Email #

• Pastikan saluran Email diaktifkan pada Agen (atau ditetapkan sebagai alur masuk default Anda).
• Pastikan AI aktif untuk Agen tersebut.
• Ingat bahwa balasan dikirim pada siklus pemeriksaan ~2 menit — tunggu sebentar.
• Periksa apakah percakapan tersebut memiliki penanda Otomatis. Buletin, notifikasi, pengirim no-reply, dan balasan otomatis sengaja tidak dibalas (lihat Email Otomatis).

“Tidak dapat mengirim pesan Anda. Silakan coba lagi.” #

Mengetik balasan sendiri di Obrolan pada percakapan email sebelumnya sering gagal dengan pesan ini, tidak peduli berapa kali Anda mencoba lagi. Masalah tersebut sudah diperbaiki — buka percakapan dan kirim seperti biasa. Jika Anda masih melihatnya, periksa apakah kotak surat Anda tidak menampilkan kesalahan di halaman Saluran.

Pelanggan Tidak Menerima Balasan #

• Minta pelanggan untuk memeriksa folder spam mereka dan mengizinkan alamat Anda.
• Jika kotak surat Anda menunjukkan kesalahan pada halaman Saluran, hubungkan kembali — pengiriman mungkin terhenti karena kredensial kedaluwarsa.

Praktik Terbaik #

• Hubungkan kotak surat yang sudah digunakan pelanggan agar balasan datang dari alamat yang dikenal dan mereka percayai.
• Gunakan kata sandi aplikasi jika penyedia Anda menawarkannya — ini lebih aman daripada kata sandi utama Anda dan mudah dicabut.
• Tetapkan nama Pengirim agar balasan menampilkan nama “Dari” yang ramah.
• Tambahkan tanda tangan agar setiap balasan ditutup dengan nama dan perusahaan Anda, seperti tampilan email yang diharapkan pelanggan Anda.
• Aktifkan Email pada Agen yang tepat agar surat masuk dijawab dengan instruksi yang benar.