E-posta (Beta) #

E-posta gelen kutunuzu yapay zeka tarafından yanıtlanan bir kanala dönüştürün. Destek için halihazırda kullandığınız posta kutusunu (Gmail, Outlook/Microsoft 365 veya herhangi bir özel IMAP posta kutusu) bağlayın; bir Yapay Zeka Temsilcisi yeni e-postaları okuyup doğrudan kendi adresinizden otomatik olarak yanıtlasın. Sıfır kurulum mu tercih edersiniz? Bunun yerine hazır bir adres de alabilirsiniz.

Beta. E-posta kanalı artık herkesin kullanımına açık, ancak henüz yeni; biz onu geliştirirken zaman zaman bazı pürüzlerle karşılaşabilirsiniz. Bir şey tarif edildiği gibi çalışmıyorsa, destek ekibine bildirin.

E-posta Kanalı Nedir? #

E-posta kanalı, yeni iletiler için bir gelen kutusunu izler. Birisi size e-posta gönderdiğinde, ileti diğer tüm konuşmalar gibi Sohbetler kısmında görünür ve Yapay Zeka Temsilciniz e-postayı otomatik olarak yanıtlar. Yanıtlar orijinal e-postanın altında konu başlığı olarak gruplandırılır, böylece yazışmalar müşteriniz için tek ve düzenli bir başlık altında kalır.

Bağlanmanın iki yolu vardır:

1. Kendi posta kutunuzu bağlayın (önerilen). Müşterilerinizin halihazırda yazdığı adresi kullanın — support@yourcompany.com, Gmail’iniz, Outlook’unuz. Yanıtlar gerçek adresinizden gelir.
2. Yönetilen bir adres kullanın. Kurulum sırasında gösterilen, yönetilen posta alan adımızda anında bir adres edinin — sizin tarafınızda hiçbir kurulum gerektirmez.

E-posta Bağlama #

1. Sol kenar çubuğunda, en altta bulunan Settings (Ayarlar) öğesine tıklayın.
2. Ayarlar sol panelinde, Channels (Kanallar) altında Channels (Kanallar) öğesine tıklayın.
3. Email (E-posta) kartını bulun ve Connect (Bağlan) düğmesine tıklayın.
4. Connect Email (E-postayı Bağla) ekranında, nasıl bağlanmak istediğinizi seçin: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP veya Use a managed address (Yönetilen bir adres kullan).

Seçenek A: Gmail veya Outlook #

“Google ile giriş yap” veya “Microsoft ile giriş yap” düğmesi yoktur. Gmail ve Outlook, sağlayıcı giriş penceresiyle değil, bir uygulama şifresi ile bağlanır. Gmail veya Outlook seçimi, sunucu ayarlarını sizin için otomatik olarak doldurur.

Gmail, bir Google uygulama şifresi ile bağlanır. Gmail’i seçtiğinizde, Gmail sunucu ayarları önceden doldurulmuş olarak kimlik bilgileri formu açılır; yalnızca adresinizi ve uygulama şifrenizi girmeniz yeterlidir:

1. Google Hesabınızda, henüz yapmadıysanız 2 Adımlı Doğrulama’yı (Güvenlik altında) açın.
2. Yine Güvenlik altında, Uygulama şifreleri’ni açın ve bir tane oluşturun (herhangi bir isim kullanabilirsiniz).
3. 16 karakterlik şifreyi Şifre alanına yapıştırın; normal Gmail şifrenizi kullanmayın.

Ayrıca Gmail ayarlarınızda IMAP’in etkinleştirildiğinden emin olun. Bu yöntem hem kişisel Gmail hem de Google Workspace adresleri için geçerlidir ve uygulama şifresini, gerçek şifrenize dokunmadan istediğiniz zaman Google Hesabınızdan iptal edebilirsiniz.

Neden uygulama şifresi? Google artık posta uygulamalarının normal şifrenizle oturum açmasına izin vermiyor. Uygulama şifresi, Google’ın bunun yerine sunduğu yöntemdir: yalnızca bu bağlantı için oluşturulan, gerçek şifrenizden daha güvenli ve kendi başına iptal edilebilir tek kullanımlık bir şifre.

Outlook da şimdilik aynı şekilde çalışır: Outlook’u seçin ve açılan formda bir uygulama şifresi kullanın (Microsoft Hesabı güvenlik ayarlarınızdan bir tane oluşturun). Birçok iş hesabı (Microsoft 365) uygulama şifrelerini engeller; eğer form reddedilirse, BT yöneticinizden hesabınız için IMAP/SMTP’yi etkinleştirmesini isteyin.

Seçenek B: Özel IMAP/SMTP (herhangi bir sağlayıcı) #

Özel IMAP/SMTP’yi seçin ve şunları girin:

1. E-posta adresi — bağlamak istediğiniz posta kutusu (örneğin support@yourcompany.com).
2. Şifre — posta kutusu şifreniz veya sağlayıcınız gerektiriyorsa bir uygulama şifresi.
3. Gönderen adı (isteğe bağlı) — müşterilerin yanıtlarda gördüğü “Kimden” adı.
4. Kullanıcı adı (isteğe bağlı) — yalnızca e-posta adresinizden farklıysa.

En bilinen sağlayıcılar sunucu ayarlarını sizin yerinize doldurur. Diğer durumlar için Gelişmiş (sunucu ayarları) kısmını açın ve IMAP ana bilgisayarınızı/bağlantı noktanızı (genellikle 993) ve SMTP ana bilgisayarınızı/bağlantı noktanızı girin. SMTP bağlantı noktası için 587 kullanın. E-posta sağlayıcınızın yardım sayfalarında ana bilgisayar adları listelenir.

Sağlayıcınız SMTP portu 465’i kullanmanızı söylüyorsa, bunun yerine 587’yi kullanın. Bunlar aynı şeyi yapmanın iki yoludur ve 587 platformla çalışan yöntemdir. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail ve diğerlerinin çoğu 587’yi destekler. IMAP 993’te kalır.

Giden posta için farklı bir giriş #

Bazı kurulumlar postayı ayrı bir gönderim hizmeti (örneğin bir işlemsel e-posta sağlayıcısı) aracılığıyla gönderirken, posta kutusunun kendisi kendi posta sunucunuzda barınır. Bu gönderim hizmeti genellikle size kendi SMTP kullanıcı adını ve parolasını verir.

Bu durumda, Gelişmiş (sunucu ayarları) kısmını açın, gönderim hizmetinin SMTP ana bilgisayarını (host) ve bağlantı noktasını (port) girin ve Giden posta (SMTP) için farklı bir giriş kullan seçeneğini işaretleyin. İki ek alan görünecektir:

1. SMTP kullanıcı adı (isteğe bağlı): gönderim hizmetinizin size verdiği kullanıcı adı. Gelen posta ile aynı kullanıcı adını kullanmak için burayı boş bırakın.
2. SMTP parolası: gönderim hizmetiniz için parola veya API anahtarı.

Gelen posta (IMAP), formun üst kısmındaki e-posta adresini ve parolasını kullanmaya devam eder. Kutunun işaretini kaldırırsanız, giden posta da gelen posta ile aynı girişi kullanır ki çoğu posta kutusunun ihtiyacı olan budur.

Bağlantı kurulduğunda, bağlantı ekranı giden postanın kendi girişini kullanıp kullanmadığını gösterir. Bunu değiştirmek için bağlantıyı kesin ve posta kutusunu yeni bilgilerle tekrar bağlayın.

Posta kutusunu bağla’ya tıklayın. Kaydetmeden önce hem almayı (IMAP) hem de göndermeyi (SMTP) test ediyoruz; bir sorun varsa hemen net bir mesaj alırsınız.

Seçenek C: Yönetilen Bir Adres Kullanın #

Bağlanacak posta kutusu yoksa, posta alan adımızdan bir adres seçin ve hemen kullanmaya başlayın.

1. Bağlantı ekranında, yönetilen adres seçeneğini belirleyin.
2. İstediğiniz gelen kutusu adresini (@ öncesindeki kısım) yazın. 3–30 harf, rakam, nokta, alt çizgi veya kısa çizgi kullanın — örneğin support, hello veya yourbrand.
3. İsteğe bağlı olarak bir Gönderen adı belirleyin.
4. Bağlan’a tıklayın.
5. Görünen tam adresi kopyalayın — formda gösterilen yönetilen posta alan adında seçtiğiniz adınız.
6. Bu adresi potansiyel müşterilerinizle paylaşın.

İmza Ekleme (İsteğe bağlı) #

Bu gelen kutusundan gönderilen her e-postanın sonuna eklenecek bir imza ekleyebilirsiniz; buna yapay zekanın yanıtları ve Sohbetler’de bizzat yazdıklarınız da dahildir.

1. Ayarlar → Kanallar → Kanallar bölümüne gidin ve E-posta kartındaki Yönet düğmesine tıklayın (eğer yeni bağladıysanız, zaten bu ekrandasınızdır).
2. İmza (isteğe bağlı) kısmına imzanızı yazın; örneğin adınız, göreviniz ve şirketiniz.
3. İmzayı kaydet düğmesine tıklayın.

Bilinmesi gereken birkaç nokta:

• İsteğe bağlıdır. Kutuyu boş bırakırsanız e-postalar tıpkı eskisi gibi gönderilir. İmzayı daha sonra kaldırmak isterseniz kutuyu temizleyip tekrar kaydedin.
• E-posta gönderildiğinde eklenir, bu nedenle Sohbetler görüşmesindeki her iletide tekrarlandığını görmezsiniz; ayrıca yapay zeka temsilciniz bunu görüşmenin bir parçası olarak okumaz.
• En alta eklenir, iletinin ve botun paylaştığı bağlantıların sonuna gelir. Yapay zeka yanıtını “Saygılarımla,” gibi bir kapanış cümlesiyle bitirir ve isim ile şirket bilgisini imzanıza bırakır.
• Sadece düz metin, en fazla 2000 karakter. Satır sonları tam olarak yazdığınız şekilde korunur.
• Bağlı gelen kutusuna aittir. Bir hesap şu anda bir posta kutusuna bağlanabilir; E-posta kartı tek bir bağlantı tutar ve bağlandıktan sonra kart yalnızca yönetme veya bağlantıyı kesme seçeneklerini sunar. Farklı bir adres kullanmak için bağlantıyı kesin ve diğerini bağlayın; birden fazla adres çalıştırmak için her birine kendi alt hesabını atayın.

E-posta için Yapay Zeka Temsilcisi Kurulumu #

1. Sol kenar çubuğunda, AI STUDIO altında AI Agents öğesine tıklayın.
2. Yeni bir Temsilci oluşturun veya mevcut olanı açın.
3. Temsilciyi bir Giriş Noktası olarak E-postaya atayın; yeni e-posta görüşmelerini ona yönlendiren budur.
4. Gelen kutunuza e-posta gönderen yeni kişiler, o Temsilcinin görüşmelerine veya ayarlanmışsa varsayılan gelen akışınıza yönlendirilir; bkz. AI Agents ve Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Hesabınızda tam olarak bir aktif Temsilci varsa, diğer tüm kanallarda olduğu gibi, bir E-posta Giriş Noktası olmasa bile yeni e-postaları yanıtlar. Yapay zekayı gelen kutunuzdan uzak tutmak için AI Temsilcileri sayfasındaki Yeni Konuşmaları Kim Yanıtlıyor bölümünü açın ve E-posta için Kimse yanıtlamıyor seçeneğini belirleyin (veya e-posta için yazılmış ayrı bir Temsilci seçin). Bkz. Giriş Noktaları.

Yanıtlar Nasıl Yazılır #

E-posta kanalında temsilciniz bir sohbet iletisi değil, düzgün bir e-posta yazar. Her yanıt kısa bir selamlamayla başlar (kişinin adını biliyorsa “Merhaba Sarah,”), aralarında boş satır bulunan kısa paragraflarla yanıt verir ve “Saygılarımla,” gibi bir kapanış cümlesiyle biter. Görüşmenin dilinde yazar ve diğer tüm kanallardaki bilgi, kural ve yeteneklerini korur. Bir yanıt her zaman bir e-postadır.

Nasıl imza atacağı gelen kutunuza bağlıdır:

• Bir İmza ile, temsilci yalnızca kapanış sözcüklerini yazar ve imzanız altına eklenir, böylece adınız ve şirketiniz asla iki kez yazılmaz.
• İmza olmadan, temsilci talimatlarındaki ismi veya işletmenizin adını kullanarak imza atar.

E-postada daha resmi bir ton, “Merhaba” yerine “Sayın” kullanımı veya sabit bir imza gibi farklı bir şey mi istiyorsunuz? Temsilcinizi açın, Yapay Zeka Talimatları → Görüşme Davranışı bölümüne gidin ve bunu E-posta Yanıtları kısmına yazın. Bu kutu yalnızca temsilci e-posta ile yanıt verdiğinde kullanılır; WhatsApp, Instagram ve diğer tüm kanallar bunu yok sayar. Diğer talimat alanları gibi, Yayınla düğmesine tıkladığınızda geçerli olur. Yalnızca e-posta için ayrı bir temsilci çalıştırıyorsanız, e-posta stilini normal talimatlarına da ekleyebilirsiniz.

Birine İlk E-postayı Göndermek #

E-posta kanalı sadece size yazan insanlar için değildir. Bir otomasyon, halihazırda elinde bulunan bir adresten (e-postasını bırakan bir web sitesi sohbet ziyaretçisi veya bir form potansiyel müşterisi) bir e-posta kişisi oluşturabilir; bunun için Kişi oluştur adımını E-posta kanalına ayarlamanız ve ardından gelen Mesaj gönder adımıyla bağlı gelen kutunuzdan e-postayı göndermeniz yeterlidir. Mesaj, diğerleri gibi Sohbetler kısmında görünür ve kişi yanıt verdiğinde e-posta temsilciniz süreci oradan devralır. Bu şekilde gönderilen ilk e-postanın yanıtlanacak bir içeriği yoktur, bu nedenle konu satırı Mesaj: ve ardından gelen kutunuzun gönderen adından oluşur. Halihazırda rezervasyon yapmış kişiler için durdurma kuralı içeren adım adım kılavuza Otomasyonlar → Örnek: web sitesi sohbet potansiyel müşterileri için e-posta takipleri kısmından ulaşabilirsiniz.

Botu Test Edin #

1. Başka bir e-posta hesabından bağlı posta kutunuza bir mesaj gönderin.
2. Uygulamayı açın ve Sohbetler kısmına gidin; e-posta yeni bir görüşme olarak görünecektir.
3. Yapay zeka doğru Temsilci üzerinde etkinleştirilmişse, aynı yazışma dizisi içinde otomatik olarak e-posta ile yanıt verdiğini göreceksiniz.

Yanıtlar Ne Kadar Hızlı? #

E-posta anlık mesajlaşma değildir ve posta kutunuzla sürekli canlı bir bağlantı tutmayız. Bunun yerine her birkaç dakikada bir yeni posta olup olmadığını kontrol ederiz. Bu nedenle bir yanıt, e-posta ulaştıktan sonra genellikle bir veya iki dakika içinde gönderilir; bu e-posta için normaldir ve müşterilerinizin fark edeceği bir durum değildir.

Maliyet #

E-posta ücretsiz bir kanaldır; mesaj başına ücret veya aylık bağlantı ücreti yoktur. Yanıt oluşturmak için normal yapay zeka kredisi kullanımı, diğer tüm kanallarda olduğu gibi burada da geçerlidir.

Medya Mesajları #

Bot, gelen e-postaların metnini ve eklerini okur. Her ek, e-posta metninden hemen sonra sohbette kendi mesajı olarak görünür ve yapay zeka yanıt verirken bunu dikkate alır:

Sınırlar: e-posta başına en fazla 5 ek, her biri en fazla 10 MB. Diğer dosya türleri (ZIP, takvim davetleri, videolar) ve sınırların üzerindeki dosyalar açılmaz; sohbet, bunların geldiğini sizin ve yapay zekanın bilmesi için dosya adlarını gösterir. E-posta imzasındaki küçük görseller (logolar, sosyal medya simgeleri) göz ardı edilir. Sadece ek içeren ve metni olmayan bir e-posta yine de yanıtlanır.

Giden yanıtlar düz metindir (botun bir dosya paylaşması gerekirse bir bağlantı eklenir). Okunabilir metni ve eki olmayan bir e-posta atlanır.

Otomatik Posta #

Destek gelen kutusundaki her e-posta bir kişiden gelmez. Bültenler, bildirimler, toplantı notları ve Google ve Microsoft gibi platformlardan gelen site raporları, fatura bildirimleri, makbuzlar ve kullandığınız hizmetlerden gelen destek talebi güncellemeleri, no-reply göndericilerinden gelen postalar, başlığında abonelikten çıkma bağlantısı taşıyan postalar ve ofis dışı mesajlar gibi otomatik yanıtlar otomatik posta olarak tanınır:

• Yine de gelen kutunuza dosyalanır ve konuşma üzerinde bir Otomatik işareti bulunur, böylece onu diğer tüm e-postalar gibi açıp okuyabilirsiniz.
• Bir fatura bildirimi, makbuz veya talep güncellemesi, o göndericiye zaten kendiniz yazdıysanız (manuel bir yanıt, bir yayın veya bir API mesajı) yanıtlanabilir kalır, böylece bir satıcıyla yapılan gerçek bir konuşma asla kesilmez.
• Temsilciniz onu yanıtlamaz, bu nedenle asla kredi harcamaz veya bir robota yanıt vermez.
• Kontrol paneli rakamlarınızda etkinlik olarak sayılmaz.

İletilemeyen posta bildirimleri (mailer-daemon veya postmaster gibi göndericilerden gelenler) düşürülür ve gelen kutusunda görünmez.

Gerçek bir kişiden gelen e-posta, daha önce olduğu gibi yanıtlanır. Hiçbir şey silinmez.

Bağlantı Durumu ve Bağlantıyı Kesme #

E-posta bağlantı durumunuz E-posta kartında gösterilir:

Posta kutunuz çalışmayı durdurursa, bu genellikle şifrenizin/uygulama şifrenizin değiştiği veya erişimin iptal edildiği anlamına gelir; sadece yeni kimlik bilgileriyle yeniden bağlanın.

Bağlantıyı kesmek için: Ayarlar → Kanallar → Kanallar bölümüne gidin, E-posta kartını bulun ve Bağlantıyı Kes’e tıklayın. Posta kutusunu kontrol etmeyi durdururuz ve saklanan kimlik bilgilerini sileriz.

Sınırlamalar #

• Metin yanıtları. Yapay zeka düz metin olarak yanıt verir; ekler dosya yüklemesi yerine bağlantı olarak paylaşılır.
• Gönderici başına bir konuşma. Size e-posta gönderen her kişi, e-posta adresiyle anahtarlanmış tek bir kişi haline gelir.
• Posta kutusu başına bir sahip. Belirli bir posta kutusu aynı anda yalnızca bir hesaba bağlanabilir.
• Otomatik postalar yanıtlanmaz. Bültenler, bildirimler, yanıtlanamaz göndericiler ve otomatik yanıtlar Otomatik işaretiyle dosyalanır ve yanıtsız bırakılır; iletilemeyen posta bildirimleri ve kendi bağlı adreslerinizden gelen postalar, yanıt döngülerini önlemek için filtrelenir. Bkz. Otomatik Posta.
• Yalnızca yeni postaları okuruz. İlk bağlandığınızda, mevcut birikmiş postalarınız olduğu gibi bırakılır; yalnızca bağlandıktan sonra gelen e-postalar yanıtlanır.
• Yanıtlar bir takma adla değil, bağladığınız posta kutusundan gönderilir. Gmail hesabınızda “Posta gönder” takma adları ayarlanmışsa, bunlar burada kullanılamaz: Gönderen adresi her zaman bağlı posta kutusunun kendi adresidir. Yanında gösterilen görünen adı değiştirebilirsiniz ancak adresi değiştiremezsiniz. Farklı bir adresten yanıt vermek için o posta kutusunu kendi kanalı olarak bağlayın.
• Otomatik döküm e-postası yoktur. Bir sohbet sona erdiğinde size veya kişiye konuşmanın bir kopyasını e-posta ile gönderen bir ayar yoktur. Konuşmalara uygulama dışında ihtiyacınız varsa, bunları dışa aktarın veya API aracılığıyla çekin — bkz. Kişilerinizi Dışa Aktarma ve API Erişimi.

Sorun Giderme #

“IMAP/SMTP sunucusuna bağlanılamadı” #

• E-posta adresini ve parolayı tekrar kontrol edin. Sağlayıcınız bir uygulama parolası gerektiriyorsa (Gmail, Yahoo, iCloud ve diğerleri), bir tane oluşturun ve normal parolanız yerine onu yapıştırın.
• Posta kutusu ayarlarınızda IMAP’in etkinleştirildiğinden emin olun (Gmail ve bazı sağlayıcılarda bu varsayılan olarak kapalıdır).
• Özel bir sağlayıcı kullanıyorsanız, Gelişmiş ayarlar altındaki ana bilgisayar ve bağlantı noktasını tekrar kontrol edin — IMAP genellikle 993’tür ve SMTP için 587 kullanın (sağlayıcınız 465 listeliyorsa, bunun yerine 587 kullanın — burada çalışan budur).
• İleti SMTP kimlik bilgilerini reddetti diyorsa ve ayrı bir gönderim hizmeti üzerinden gönderim yapıyorsanız, Giden posta (SMTP) için farklı bir giriş kullan seçeneğini işaretleyin ve o hizmetin kullanıcı adını ve parolasını girin. Kutu zaten işaretliyse, bu iki alanı tekrar kontrol edin.

Outlook / Microsoft 365 şifre ile bağlanmıyor #

Birçok Microsoft 365 hesabı, parola tabanlı IMAP/SMTP erişimini engeller. Burada “Microsoft ile giriş yap” seçeneği yoktur — e-posta yalnızca uygulama şifresiyle bağlanır — bu nedenle BT yöneticinizden hesabınız için IMAP ve SMTP’ye (ve uygulama şifrelerine) izin vermesini isteyin veya farklı bir posta kutusu bağlayın.

“Bu adres zaten alınmış” (yönetilen adres) #

Birisi (muhtemelen başka bir bağlantıda siz) bu adresi zaten kullanıyor. Farklı bir adres seçin; adresler tüm platform genelinde benzersizdir.

Bot E-postaya Yanıt Vermiyor #

• E-posta kanalının bir Temsilcide etkinleştirildiğini (veya varsayılan gelen akışınız olarak ayarlandığını) onaylayın.
• Yapay zekanın o Temsilci için aktif olduğunu onaylayın.
• Yanıtların ~2 dakikalık bir kontrol döngüsünde gönderildiğini unutmayın; bir dakika bekleyin.
• Konuşmanın Otomatik işareti taşıyıp taşımadığını kontrol edin. Bültenler, bildirimler, yanıtlanamaz göndericiler ve otomatik yanıtlar kasıtlı olarak yanıtlanmaz (bkz. Otomatik Posta).

“Mesajınız gönderilemedi. Lütfen tekrar deneyin.” #

Bir e-posta görüşmesinde Sohbetler kısmında kendi yanıtınızı yazmak, kaç kez denerseniz deneyin bu hata mesajıyla başarısız oluyordu. Bu sorun giderildi; görüşmeyi açıp normal şekilde gönderebilirsiniz. Eğer hala bu mesajı görüyorsanız, posta kutunuzun Kanallar sayfasında bir hata gösterip göstermediğini kontrol edin.

Müşteri Yanıtı Almadı #

• Müşteriden spam klasörünü kontrol etmesini ve adresinize izin vermesini isteyin.
• Posta kutunuz Kanallar sayfasında bir hata gösteriyorsa, yeniden bağlayın; kimlik bilgileri süresi dolduğu için gönderim durmuş olabilir.

En İyi Uygulamalar #

• Müşterilerin halihazırda kullandığı posta kutusunu bağlayın, böylece yanıtlar güvendikleri tanıdık bir adresten gelir.
• Uygulama şifresi kullanın, sağlayıcınız sunuyorsa; ana şifrenizden daha güvenlidir ve iptal etmesi kolaydır.
• Gönderen adı ayarlayın, böylece yanıtlar dostça bir “Kimden” adıyla görünür.
• İmza ekleyin, böylece her yanıt adınız ve şirketinizle biter; müşterilerinizin e-postalarda görmeyi beklediği şekilde.
• Doğru Temsilci üzerinde E-postayı etkinleştirin, böylece gelen postalar doğru talimatlarla yanıtlanır.