Email (Bản Beta) #

Biến hộp thư đến của bạn thành một kênh được AI trả lời. Kết nối hộp thư bạn đang dùng để hỗ trợ — Gmail, Outlook/Microsoft 365, hoặc bất kỳ hộp thư IMAP tùy chỉnh nào — và một AI Agent sẽ đọc các email mới và tự động trả lời, ngay từ địa chỉ của chính bạn. Bạn muốn không cần thiết lập? Bạn cũng có thể nhận một địa chỉ có sẵn thay thế.

Bản Beta. Kênh Email hiện đã khả dụng cho tất cả mọi người, nhưng đây vẫn là tính năng mới — hãy thông cảm nếu gặp phải một vài lỗi nhỏ trong khi chúng tôi hoàn thiện nó. Nếu có điều gì đó không hoạt động như mô tả, vui lòng thông báo cho bộ phận hỗ trợ.

Kênh Email là gì? #

Kênh Email theo dõi hộp thư đến để tìm tin nhắn mới. Khi ai đó gửi email cho bạn, tin nhắn sẽ xuất hiện trong Trò chuyện giống như bất kỳ cuộc hội thoại nào khác và AI Agent của bạn sẽ tự động trả lời qua email. Các câu trả lời được phân luồng theo email gốc, vì vậy quá trình trao đổi qua lại vẫn nằm trong một luồng gọn gàng cho khách hàng của bạn.

Có hai cách để kết nối:

1. Kết nối hộp thư của riêng bạn (được khuyến nghị). Sử dụng địa chỉ mà khách hàng của bạn đã gửi thư đến — support@yourcompany.com, Gmail hoặc Outlook của bạn. Các phản hồi sẽ được gửi từ địa chỉ thực của bạn.
2. Sử dụng địa chỉ được quản lý. Nhận ngay một địa chỉ trên miền thư được quản lý của chúng tôi — hiển thị trong quá trình thiết lập — mà bạn không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác thiết lập nào.

Kết nối Email #

1. Trong thanh bên trái, nhấp vào Settings (Cài đặt) gần cuối trang.
2. Trong thanh điều hướng bên trái của Settings, bên dưới mục Channels (Kênh), nhấp vào Channels.
3. Tìm thẻ Email và nhấp vào Connect (Kết nối).
4. Trên màn hình Connect Email (Kết nối Email), hãy chọn cách bạn muốn kết nối: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP (IMAP/SMTP tùy chỉnh), hoặc Use a managed address (Sử dụng địa chỉ được quản lý).

Tùy chọn A: Gmail hoặc Outlook #

Không có nút “Đăng nhập bằng Google” hoặc “Đăng nhập bằng Microsoft”. Gmail và Outlook được kết nối bằng mật khẩu ứng dụng, không phải cửa sổ đăng nhập của nhà cung cấp. Việc chọn Gmail hoặc Outlook chỉ đơn giản là tự động điền các cài đặt máy chủ cho bạn.

Gmail kết nối bằng mật khẩu ứng dụng của Google. Chọn Gmail và biểu mẫu thông tin đăng nhập sẽ mở ra với các cài đặt máy chủ Gmail đã được điền sẵn — bạn chỉ cần nhập địa chỉ email và mật khẩu ứng dụng của mình:

1. Trong Tài khoản Google của bạn, hãy bật Xác minh 2 bước (trong mục Bảo mật) nếu bạn chưa thực hiện.
2. Vẫn trong mục Bảo mật, hãy mở Mật khẩu ứng dụng và tạo một mật khẩu mới (bạn có thể đặt tên bất kỳ).
3. Dán mật khẩu gồm 16 ký tự vào trường Mật khẩu — không phải mật khẩu Gmail thông thường của bạn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo IMAP đã được bật trong cài đặt Gmail của bạn. Cách này áp dụng cho cả địa chỉ Gmail cá nhân và Google Workspace, và bạn có thể thu hồi mật khẩu ứng dụng bất kỳ lúc nào từ Tài khoản Google của mình mà không ảnh hưởng đến mật khẩu thực của bạn.

Tại sao cần mật khẩu ứng dụng? Google không còn cho phép các ứng dụng thư điện tử đăng nhập bằng mật khẩu thông thường của bạn nữa. Mật khẩu ứng dụng là phương thức thay thế mà Google cung cấp: một mật khẩu dùng một lần được tạo riêng cho kết nối này, an toàn hơn mật khẩu thực của bạn và có thể thu hồi riêng biệt.

Outlook hiện cũng hoạt động theo cách tương tự: chọn Outlook và sử dụng mật khẩu ứng dụng trong biểu mẫu mở ra (hãy tạo mật khẩu trong cài đặt bảo mật Tài khoản Microsoft của bạn). Nhiều tài khoản công việc (Microsoft 365) chặn mật khẩu ứng dụng — nếu biểu mẫu bị từ chối, hãy yêu cầu quản trị viên CNTT của bạn bật IMAP/SMTP cho tài khoản của bạn.

Tùy chọn B: IMAP/SMTP tùy chỉnh (bất kỳ nhà cung cấp nào) #

Chọn IMAP/SMTP tùy chỉnh và nhập:

1. Địa chỉ email — hộp thư bạn muốn kết nối (ví dụ: support@yourcompany.com).
2. Mật khẩu — mật khẩu hộp thư của bạn, hoặc mật khẩu ứng dụng nếu nhà cung cấp của bạn yêu cầu.
3. Tên người gửi (tùy chọn) — tên “Người gửi” mà khách hàng nhìn thấy trên các câu trả lời.
4. Tên người dùng (tùy chọn) — chỉ khi nó khác với địa chỉ email của bạn.

Hầu hết các nhà cung cấp nổi tiếng đều tự động điền cài đặt máy chủ cho bạn. Đối với các trường hợp khác, hãy mở Nâng cao (cài đặt máy chủ) và nhập máy chủ/cổng IMAP (thường là 993) và máy chủ/cổng SMTP của bạn. Đối với cổng SMTP, hãy sử dụng 587. Các trang trợ giúp của nhà cung cấp email của bạn sẽ liệt kê tên máy chủ.

Nếu nhà cung cấp của bạn yêu cầu sử dụng cổng SMTP 465, hãy sử dụng 587 thay thế. Đó là hai cách để thực hiện cùng một việc và 587 là cổng hoạt động với nền tảng. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail và hầu hết các nhà cung cấp khác đều hỗ trợ 587. IMAP vẫn giữ ở cổng 993.

Nhấp vào Kết nối hộp thư. Chúng tôi sẽ kiểm tra cả việc nhận (IMAP) và gửi (SMTP) trước khi lưu — nếu có vấn đề gì, bạn sẽ nhận được thông báo rõ ràng ngay lập tức.

Tùy chọn C: Sử dụng địa chỉ được quản lý #

Không cần kết nối hộp thư — chỉ cần chọn một địa chỉ trên tên miền thư của chúng tôi và bạn có thể bắt đầu ngay.

1. Trên màn hình kết nối, hãy chọn tùy chọn địa chỉ được quản lý.
2. Nhập địa chỉ hộp thư đến mà bạn muốn (phần trước @). Sử dụng 3–30 chữ cái, số, dấu chấm, dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang — ví dụ: support, hello hoặc yourbrand.
3. Tùy chọn đặt Tên người gửi.
4. Nhấp vào Kết nối.
5. Sao chép địa chỉ đầy đủ xuất hiện — tên bạn đã chọn trên miền thư được quản lý hiển thị trong biểu mẫu.
6. Chia sẻ địa chỉ đó với khách hàng tiềm năng của bạn.

Thêm chữ ký (Tùy chọn) #

Bạn có thể thêm phần kết thư được đính kèm vào cuối mọi email mà hộp thư đến này gửi đi — bao gồm cả các phản hồi của AI và những thư bạn tự soạn trong phần Trò chuyện (Chats).

1. Đi tới Cài đặt → Kênh → Kênh và nhấp vào Quản lý trên thẻ Email (nếu bạn vừa kết nối, bạn đã ở sẵn màn hình này).
2. Nhập phần kết thư của bạn vào mục Chữ ký (tùy chọn) — ví dụ: tên, chức vụ và công ty của bạn.
3. Nhấp vào Lưu chữ ký.

Một vài điều cần lưu ý:

• Đây là tùy chọn. Hãy để trống ô này và email sẽ được gửi đi như trước đây. Để xóa chữ ký sau này, hãy xóa nội dung trong ô và lưu lại lần nữa.
• Chữ ký được thêm vào khi email được gửi đi, vì vậy bạn sẽ không thấy nó lặp lại trên mỗi tin nhắn trong cuộc hội thoại Trò chuyện — và AI Agent của bạn cũng không đọc lại nó như một phần của cuộc hội thoại.
• Nó nằm ở dưới cùng, sau tin nhắn và sau bất kỳ liên kết nào mà bot chia sẻ.
• Chỉ văn bản thuần túy, tối đa 2000 ký tự. Các ngắt dòng được giữ nguyên chính xác như cách bạn nhập.
• Áp dụng cho từng hộp thư đến. Nếu bạn kết nối nhiều hơn một hộp thư, mỗi hộp thư sẽ có chữ ký riêng.

Thiết lập AI Agent cho Email #

1. Trong thanh bên trái, dưới mục AI STUDIO, nhấp vào AI Agents.
2. Tạo một Agent mới hoặc mở một Agent hiện có.
3. Gán Agent đó cho Email làm Entry Point (Điểm truy cập) — đây là cách định tuyến các cuộc hội thoại email mới đến Agent.
4. Những người mới gửi email đến hộp thư đến của bạn sẽ được định tuyến vào các cuộc hội thoại của Agent đó, hoặc luồng đến mặc định của bạn nếu đã được thiết lập — xem AI Agents và Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Kiểm tra Bot #

1. Từ bất kỳ tài khoản email nào khác, hãy gửi tin nhắn đến hộp thư đã kết nối của bạn.
2. Mở ứng dụng và đi tới Trò chuyện — email sẽ xuất hiện dưới dạng một cuộc trò chuyện mới.
3. Nếu AI được bật trên Agent phù hợp, bạn sẽ thấy nó tự động trả lời qua email, trong cùng một chuỗi hội thoại.

Tốc độ phản hồi như thế nào? #

Email không phải là tin nhắn tức thời và chúng tôi không duy trì kết nối trực tiếp liên tục với hộp thư của bạn. Thay vào đó, chúng tôi kiểm tra thư mới sau mỗi vài phút. Vì vậy, phản hồi thường được gửi đi trong vòng một hoặc hai phút sau khi email đến — đây là điều bình thường đối với email và khách hàng của bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt.

Chi phí #

Email là một kênh miễn phí — không tính phí trên mỗi tin nhắn và không có phí kết nối hàng tháng. Mức sử dụng tín dụng AI thông thường để tạo phản hồi vẫn được áp dụng, giống hệt như mọi kênh khác.

Tin nhắn đa phương tiện #

Bot đọc văn bản của các email đến. Các tệp đính kèm (hình ảnh, PDF, v.v.) không được tải xuống cuộc hội thoại trong phiên bản này. Các phản hồi gửi đi là văn bản thuần túy (một liên kết sẽ được bao gồm nếu bot cần chia sẻ tệp). Các email chỉ chứa HTML hoặc chỉ chứa tệp đính kèm mà không có văn bản có thể đọc được sẽ bị bỏ qua.

Trạng thái kết nối & Ngắt kết nối #

Trạng thái kết nối Email của bạn được hiển thị trên thẻ Email:

Nếu hộp thư của bạn ngừng hoạt động, thường là do mật khẩu/mật khẩu ứng dụng của bạn đã thay đổi hoặc quyền truy cập đã bị thu hồi — chỉ cần kết nối lại với thông tin xác thực mới.

Để ngắt kết nối: đi tới Cài đặt → Kênh → Kênh, tìm thẻ Email và nhấp vào Ngắt kết nối. Chúng tôi sẽ ngừng kiểm tra hộp thư và xóa thông tin xác thực đã lưu.

Hạn chế #

• Phản hồi bằng văn bản. AI phản hồi bằng văn bản thuần túy; các tệp đính kèm được chia sẻ dưới dạng liên kết thay vì tải tệp lên.
• Mỗi người gửi một cuộc hội thoại. Mỗi người gửi email cho bạn sẽ trở thành một liên hệ duy nhất, được phân loại theo địa chỉ email của họ.
• Mỗi hộp thư một chủ sở hữu. Một hộp thư nhất định chỉ có thể được kết nối với một tài khoản tại một thời điểm.
• Thư tự động bị bỏ qua. Các thông báo trả lại (bounce notice), thư trả lời tự động và thư từ các địa chỉ được kết nối của chính bạn sẽ bị lọc bỏ để tránh vòng lặp phản hồi.
• Chúng tôi chỉ đọc thư mới. Khi bạn kết nối lần đầu, các thư cũ hiện có của bạn sẽ không bị ảnh hưởng — chỉ những email đến sau khi kết nối mới được trả lời.
• Phản hồi được gửi từ hộp thư bạn đã kết nối, không phải từ bí danh. Nếu tài khoản Gmail của bạn đã thiết lập bí danh “Gửi thư dưới dạng” (Send mail as), chúng sẽ không khả dụng tại đây: địa chỉ Người gửi (From) luôn là địa chỉ của chính hộp thư đã kết nối. Bạn có thể thay đổi tên hiển thị bên cạnh địa chỉ đó, nhưng không thể thay đổi địa chỉ. Để trả lời từ một địa chỉ khác, hãy kết nối hộp thư đó dưới dạng một kênh riêng.
• Không có email bản ghi tự động. Không có cài đặt nào gửi email bản sao cuộc hội thoại cho bạn hoặc liên hệ khi cuộc trò chuyện kết thúc. Nếu bạn cần các cuộc hội thoại bên ngoài ứng dụng, hãy xuất chúng hoặc lấy dữ liệu thông qua API — xem Xuất Liên hệ của bạn và Truy cập API.

Khắc phục sự cố #

“Không thể kết nối với máy chủ IMAP/SMTP” #

• Kiểm tra kỹ địa chỉ email và mật khẩu. Nếu nhà cung cấp của bạn yêu cầu mật khẩu ứng dụng (Gmail, Yahoo, iCloud và nhiều nhà cung cấp khác), hãy tạo một mật khẩu và dán nó thay vì mật khẩu thông thường của bạn.
• Đảm bảo IMAP đã được bật trong cài đặt hộp thư của bạn (Gmail và một số nhà cung cấp khác thường tắt tính năng này theo mặc định).
• Đối với nhà cung cấp tùy chỉnh, hãy kiểm tra lại máy chủ và cổng trong phần Nâng cao — IMAP thường là 993, và đối với SMTP, hãy sử dụng 587 (nếu nhà cung cấp của bạn liệt kê 465, hãy sử dụng 587 thay thế — đây là cổng hoạt động tại đây).

Outlook / Microsoft 365 không kết nối được bằng mật khẩu #

Nhiều tài khoản Microsoft 365 chặn IMAP/SMTP dựa trên mật khẩu. Ở đây không có tùy chọn “Đăng nhập bằng Microsoft” — email chỉ kết nối bằng mật khẩu ứng dụng — vì vậy hãy yêu cầu quản trị viên CNTT của bạn cho phép IMAP và SMTP cho tài khoản của bạn (và cho phép mật khẩu ứng dụng), hoặc kết nối một hộp thư khác.

“Địa chỉ đó đã được sử dụng” (địa chỉ được quản lý) #

Ai đó (có thể là bạn, trên một kết nối khác) đã sử dụng địa chỉ đó. Hãy chọn một địa chỉ khác — các địa chỉ là duy nhất trên toàn bộ nền tảng.

Bot không trả lời email #

• Xác nhận kênh Email đã được bật trên một Agent (hoặc được đặt làm luồng đến mặc định của bạn).
• Xác nhận AI đang hoạt động cho Agent đó.
• Hãy nhớ rằng các câu trả lời được gửi theo chu kỳ kiểm tra ~2 phút — hãy đợi một chút.
• Kiểm tra xem người gửi có phải là địa chỉ tự động hay không (các thông báo trả lại và thư trả lời tự động bị lọc bỏ theo thiết kế).

“Không thể gửi tin nhắn của bạn. Vui lòng thử lại.” #

Việc tự nhập câu trả lời trong Trò chuyện trên một cuộc hội thoại email trước đây thường thất bại với thông báo này, bất kể bạn đã thử lại bao nhiêu lần. Lỗi đó đã được khắc phục — hãy mở cuộc hội thoại và gửi như bình thường. Nếu bạn vẫn thấy thông báo này, hãy kiểm tra xem hộp thư của bạn có hiển thị lỗi trên trang Kênh (Channels) hay không.

Khách hàng không nhận được phản hồi #

• Yêu cầu khách hàng kiểm tra thư mục spam và cho phép địa chỉ của bạn.
• Nếu hộp thư của bạn hiển thị lỗi trên trang Kênh, hãy kết nối lại — việc gửi thư có thể đã dừng do thông tin xác thực hết hạn.

Các phương pháp hay nhất #

• Kết nối hộp thư mà khách hàng đã sử dụng để các phản hồi đến từ một địa chỉ quen thuộc mà họ tin tưởng.
• Sử dụng mật khẩu ứng dụng nếu nhà cung cấp của bạn hỗ trợ — nó an toàn hơn mật khẩu chính của bạn và dễ dàng thu hồi.
• Đặt tên người gửi để các phản hồi hiển thị tên “Người gửi” thân thiện.
• Thêm chữ ký để mọi phản hồi đều kết thúc bằng tên và công ty của bạn, đúng như cách khách hàng mong đợi ở một email.
• Bật Email trên đúng Agent để thư đến được trả lời với các hướng dẫn chính xác.