E-mail (Beta) #

Gør din e-mail-indbakke til en AI-besvaret kanal. Forbind den postkasse, du allerede bruger til support — Gmail, Outlook/Microsoft 365 eller en hvilken som helst tilpasset IMAP-postkasse — og en AI-agent læser nye e-mails og svarer automatisk direkte fra din egen adresse. Foretrækker du nul opsætning? Du kan også få en færdiglavet adresse i stedet.

Beta. E-mail-kanalen er nu tilgængelig for alle, men den er stadig ny — forvent enkelte ujævnheder, mens vi finpudser den. Hvis noget ikke fungerer som beskrevet, så giv supporten besked.

Hvad er e-mail-kanalen? #

E-mail-kanalen overvåger en indbakke for nye beskeder. Når nogen sender dig en e-mail, vises beskeden i Chats ligesom enhver anden samtale, og din AI-agent svarer automatisk via e-mail. Svar trådes under den oprindelige e-mail, så frem-og-tilbage-kommunikationen forbliver i én overskuelig tråd for din kunde.

Der er to måder at forbinde på:

1. Forbind din egen postkasse (anbefales). Brug den adresse, som dine kunder allerede skriver til — support@yourcompany.com, din Gmail, din Outlook. Svar kommer fra din rigtige adresse.
2. Brug en administreret adresse. Få en øjeblikkelig adresse på vores administrerede maildomæne — vises under opsætningen — helt uden opsætning fra din side.

Forbindelse af e-mail #

1. Klik på Indstillinger nær bunden i venstre sidepanel.
2. Klik på Kanaler under Kanaler i venstre sidepanel under Indstillinger.
3. Find kortet E-mail og klik på Forbind.
4. Vælg hvordan du vil forbinde på skærmen Forbind e-mail: Gmail, Outlook, Brugerdefineret IMAP/SMTP eller Brug en administreret adresse.

Mulighed A: Gmail eller Outlook #

Der er ingen “Log ind med Google”- eller “Log ind med Microsoft”-knap. Gmail og Outlook forbindes med en app-adgangskode, ikke et log-ind-vindue fra udbyderen. Hvis du vælger Gmail eller Outlook, udfyldes serverindstillingerne blot automatisk for dig.

Gmail opretter forbindelse med en Google app-adgangskode. Vælg Gmail, hvorefter formularen til legitimationsoplysninger åbnes med Gmail-serverindstillingerne allerede udfyldt — du skal blot indtaste din adresse og app-adgangskoden:

1. I din Google-konto skal du aktivere 2-trins bekræftelse (under Sikkerhed), hvis du ikke allerede har gjort det.
2. Stadig under Sikkerhed skal du åbne App-adgangskoder og oprette en (ethvert navn kan bruges).
3. Indsæt adgangskoden på 16 tegn i feltet Adgangskode — ikke din normale Gmail-adgangskode.

Sørg også for, at IMAP er aktiveret i dine Gmail-indstillinger. Dette fungerer både for personlige Gmail-adresser og Google Workspace-adresser, og du kan til enhver tid tilbagekalde app-adgangskoden fra din Google-konto uden at røre din rigtige adgangskode.

Hvorfor en app-adgangskode? Google tillader ikke længere mail-apps at logge ind med din normale adgangskode. En app-adgangskode er den metode, Google tilbyder i stedet: en adgangskode til engangsbrug, der er genereret specifikt til denne forbindelse, hvilket er mere sikkert end din rigtige adgangskode og kan tilbagekaldes separat.

Outlook fungerer på samme måde indtil videre: Vælg Outlook og brug en app-adgangskode i den formular, der åbnes (opret en i dine sikkerhedsindstillinger for din Microsoft-konto). Mange arbejds-konti (Microsoft 365) blokerer app-adgangskoder — hvis formularen afvises, skal du bede din it-administrator om at aktivere IMAP/SMTP for din konto.

Mulighed B: Brugerdefineret IMAP/SMTP (enhver udbyder) #

Vælg Brugerdefineret IMAP/SMTP og indtast:

1. E-mailadresse — den postkasse, du vil forbinde (f.eks. support@yourcompany.com).
2. Adgangskode — din postkasse-adgangskode eller en app-adgangskode, hvis din udbyder kræver en.
3. Afsendernavn (valgfrit) — det “Fra”-navn, kunderne ser på svar.
4. Brugernavn (valgfrit) — kun hvis det er forskelligt fra din e-mailadresse.

De fleste kendte udbydere udfylder serverindstillingerne for dig. For alt andet skal du åbne Avanceret (serverindstillinger) og indtaste din IMAP-vært/port (normalt 993) og SMTP-vært/port. Til SMTP-porten skal du bruge 587. Din e-mailudbyders hjælpesider viser værtsnavnene.

Hvis din udbyder siger, at du skal bruge SMTP-port 465, så brug 587 i stedet. Det er to måder at gøre det samme på, og 587 er den, der fungerer med platformen. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail og de fleste andre understøtter alle 587. IMAP forbliver på 993.

Et andet login til udgående post #

Nogle opsætninger sender post gennem en separat afsendelsestjeneste (f.eks. en udbyder af transaktionel e-mail), mens selve postkassen ligger på din egen mailserver. Denne afsendelsestjeneste giver dig normalt sit eget SMTP-brugernavn og -adgangskode.

I så fald skal du åbne Avanceret (serverindstillinger), indtaste afsendelsestjenestens SMTP-vært og port, og markere Brug andet login til udgående post (SMTP). To ekstra felter vises:

1. SMTP-brugernavn (valgfrit): det brugernavn, din afsendelsestjeneste gav dig. Lad det stå tomt for at bruge det samme brugernavn som til indgående post.
2. SMTP-adgangskode: adgangskoden eller API-nøglen til din afsendelsestjeneste.

Indgående post (IMAP) fortsætter med at bruge e-mailadressen og adgangskoden øverst i formularen. Lad feltet være umarkeret, så bruger udgående post det samme login som indgående post, hvilket er, hvad de fleste postkasser kræver.

Når forbindelsen er oprettet, viser forbindelsesskærmen, om udgående post bruger sit eget login. For at ændre det skal du afbryde forbindelsen og tilslutte postkassen igen med de nye oplysninger.

Klik på Forbind postkasse. Vi tester både modtagelse (IMAP) og afsendelse (SMTP), før vi gemmer — hvis noget er galt, får du straks en klar besked.

Mulighed C: Brug en administreret adresse #

Ingen postkasse at forbinde — vælg en adresse på vores maildomæne, så er du i gang.

1. Vælg muligheden for administreret adresse på forbindelsesskærmen.
2. Indtast den indbakkeadresse, du ønsker (delen før @). Brug 3–30 bogstaver, tal, punktummer, understregninger eller bindestreger — for eksempel support, hello eller yourbrand.
3. Angiv eventuelt et afsendernavn.
4. Klik på Forbind.
5. Kopiér den fulde adresse, der vises — dit valgte navn på det administrerede maildomæne, der vises i formularen.
6. Del den adresse med dine kundeemner.

Tilføjelse af en signatur (valgfrit) #

Du kan tilføje en signatur, der bliver føjet til slutningen af hver e-mail, som denne indbakke sender — både AI’ens svar og dem, du selv skriver i Chats.

1. Gå til Indstillinger → Kanaler → Kanaler og klik på Administrer på E-mail-kortet (hvis du lige har oprettet forbindelse, er du allerede på denne skærm).
2. Skriv din signatur i Signatur (valgfrit) — for eksempel dit navn, din rolle og din virksomhed.
3. Klik på Gem signatur.

Et par ting, der er værd at vide:

• Det er valgfrit. Lad feltet stå tomt, så sendes e-mails præcis som før. Hvis du vil fjerne en signatur senere, skal du blot tømme feltet og gemme igen.
• Den tilføjes, når e-mailen sendes, så du ser den ikke gentaget i hver besked i chat-samtalen — og din AI-agent læser den ikke op som en del af samtalen.
• Den placeres helt i bunden, efter beskeden og efter eventuelle links, som botten deler. AI’en afslutter sit svar med en hilsen som “Med venlig hilsen,” og overlader navn og virksomhed til din signatur.
• Kun almindelig tekst, op til 2000 tegn. Linjeskift bevares præcis, som du skriver dem.
• Den tilhører den forbundne indbakke. En konto kan i øjeblikket forbindes til én postkasse — E-mail-kortet indeholder én forbindelse, og når den er forbundet, tilbyder kortet kun at administrere eller afbryde forbindelsen. Hvis du vil bruge en anden adresse, skal du afbryde forbindelsen og forbinde den anden; hvis du vil køre flere adresser, skal du give hver af dem sin egen underkonto.

Opsætning af en AI-agent til e-mail #

1. I venstre sidepanel under AI STUDIO skal du klikke på AI Agents.
2. Opret en ny agent, eller åbn en eksisterende.
3. Tildel agenten til E-mail som et indgangspunkt (Entry Point) — det er det, der dirigerer nye e-mail-samtaler til den.
4. Nye personer, der sender e-mail til din indbakke, dirigeres ind i den agents samtaler eller dit standard-indgående flow, hvis et sådant er angivet — se AI Agents og Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Hvis din konto har præcis én aktiv Agent, besvarer den nye e-mails, selv uden et e-mail-indgangspunkt, ligesom på alle andre kanaler. For at holde AI’en ude af din indbakke skal du åbne Hvem besvarer nye samtaler på siden AI-agenter og vælge Ingen besvarer for e-mail (eller vælge en separat agent, der er skrevet til e-mail). Se Indgangspunkter.

Hvordan svar skrives #

På e-mail-kanalen skriver din agent en korrekt e-mail, ikke en chatbesked. Hvert svar starter med en kort hilsen (“Hej Sarah,”, når den kender personens fornavn), svarer i korte afsnit med en tom linje imellem og slutter med en hilsen som “Med venlig hilsen,”. Den skriver på samtalens sprog og bevarer den samme viden, regler og evner, som den har på alle andre kanaler. Ét svar er altid én e-mail.

Hvordan den afslutter, afhænger af din indbakke:

• Med en Signatur skriver agenten kun afslutningsordene, og din signatur placeres nedenunder, så dit navn og din virksomhed aldrig skrives to gange.
• Uden en signatur underskriver agenten med navnet fra sine instruktioner eller alternativt dit virksomhedsnavn.

Ønsker du noget andet i e-mails, f.eks. en mere formel tone, “Kære” i stedet for “Hej” eller en fast afslutning? Åbn din agent, gå til AI-instruktioner → Samtaleadfærd og skriv det i E-mail-svar. Det felt bruges kun, når agenten svarer via e-mail; WhatsApp, Instagram og alle andre kanaler ignorerer det. Ligesom de andre instruktionsfelter træder det i kraft, når du klikker på Udgiv. Hvis du kører en separat agent kun til e-mail, kan du i stedet placere e-mail-stilen i dens normale instruktioner.

Send en e-mail til nogen først #

E-mail-kanalen er ikke kun for folk, der skriver til dig. En automatisering kan oprette en e-mail-kontakt ud fra en adresse, den allerede har — en besøgende i web-chatten, der har efterladt sin e-mail, eller et lead fra en formular — med trinnet Opret kontakt indstillet til E-mail-kanalen, og et Send besked-trin derefter, der sender e-mailen fra din tilknyttede indbakke. Beskeden vises i Chats som enhver anden, og når personen svarer, tager din e-mail-agent over derfra. En første e-mail som denne har ikke noget at svare på, så emnefeltet er Besked fra efterfulgt af din indbakkens afsendernavn. Trin-for-trin-vejledningen, med en stop-regel for folk, der allerede har booket, findes i Automatiseringer → Eksempel: e-mail-opfølgning for leads fra web-chat.

Test botten #

1. Fra en hvilken som helst anden e-mailkonto skal du sende en besked til din forbundne postkasse.
2. Åbn appen og gå til Chats — e-mailen vises som en ny samtale.
3. Hvis AI’en er aktiveret på den rette agent, vil du se den svare automatisk via e-mail i den samme tråd.

Hvor hurtige er svarene? #

E-mail er ikke instant messaging, og vi opretholder ikke en konstant live-forbindelse til din postkasse. I stedet tjekker vi for ny post hvert par minutter. Så et svar sendes typisk inden for et minut eller to efter, at en e-mail er ankommet — hvilket er normalt for e-mail, og intet dine kunder vil bemærke.

Pris #

E-mail er en gratis kanal — intet gebyr pr. besked og intet månedligt forbindelsesgebyr. Normalt forbrug af AI-kreditter til generering af svar gælder stadig, præcis som for alle andre kanaler.

Mediebeskeder #

Botten læser teksten i indgående e-mails og deres vedhæftede filer. Hver vedhæftet fil vises i chatten som sin egen besked, lige efter e-mailteksten, og AI’en tager højde for den, når den svarer:

Grænser: op til 5 vedhæftede filer pr. e-mail, 10 MB hver. Andre filtyper (ZIP, kalenderinvitationer, videoer) og filer over grænserne åbnes ikke; chatten viser deres navne, så du og AI’en ved, at de er modtaget. Små billeder i en e-mail-signatur (logoer, sociale ikoner) ignoreres. En e-mail med kun en vedhæftet fil og ingen tekst besvares stadig.

Udgående svar er almindelig tekst (et link inkluderes, hvis botten har brug for at dele en fil). En e-mail uden læsbar tekst og uden vedhæftet fil springes over.

Automatiseret mail #

Ikke alle e-mails i en support-indbakke kommer fra en person. Nyhedsbreve, notifikationer, mødenoter og servicerapporter fra platforme som Google og Microsoft, faktureringsmeddelelser, kvitteringer og support-ticket-opdateringer fra de tjenester, du bruger, post fra no-reply-afsendere, post der indeholder et afmeldingslink i sin header, og autosvar såsom ude-af-kontoret-beskeder genkendes som automatiseret post:

• Den arkiveres stadig i din indbakke med et Automatiseret-mærke på samtalen, så du kan åbne og læse den ligesom enhver anden e-mail.
• En faktureringsmeddelelse, kvittering eller ticket-opdatering forbliver besvarbar, når du allerede selv har skrevet til den pågældende afsender (et manuelt svar, en udsendelse eller en API-besked), så en reel samtale med en leverandør aldrig afbrydes.
• Din agent besvarer den ikke, så den bruger aldrig kreditter eller svarer en robot.
• Den tæller ikke som aktivitet i dine dashboard-tal.

Afvisningsmeddelelser (fra afsendere som mailer-daemon eller postmaster) slettes og vises ikke i indbakken.

En e-mail fra en rigtig person besvares præcis som før. Intet slettes.

Forbindelsesstatus & afbrydelse af forbindelse #

Din e-mail-forbindelsesstatus vises på E-mail-kortet:

Hvis din postkasse holder op med at fungere, betyder det normalt, at din adgangskode/app-adgangskode er ændret, eller at adgangen er blevet tilbagekaldt — du skal blot forbinde igen med nye legitimationsoplysninger.

Sådan afbryder du forbindelsen: gå til Indstillinger → Kanaler → Kanaler, find E-mail-kortet, og klik på Afbryd forbindelse. Vi stopper med at tjekke postkassen og sletter de gemte legitimationsoplysninger.

Begrænsninger #

• Tekstsvar. AI’en svarer i almindelig tekst; vedhæftede filer deles som links frem for filuploads.
• Én samtale pr. afsender. Hver person, der sender dig en e-mail, bliver til én kontakt, identificeret via deres e-mailadresse.
• Én ejer pr. postkasse. En given postkasse kan kun være forbundet til én konto ad gangen.
• Automatiseret mail besvares ikke. Nyhedsbreve, notifikationer, no-reply-afsendere og autosvar arkiveres med et Automatiseret-mærke og efterlades ubesvarede; afvisningsmeddelelser og mail fra dine egne forbundne adresser filtreres fra for at forhindre svar-loops. Se Automatiseret mail.
• Vi læser kun ny mail. Når du forbinder første gang, lades din eksisterende backlog være i fred — kun e-mails, der ankommer efter forbindelsen, besvares.
• Svar sendes fra den postkasse, du har forbundet, ikke fra et alias. Hvis din Gmail-konto har “Send mail som”-aliasser opsat, er de ikke tilgængelige her: Fra-adressen er altid den forbundne postkasses egen adresse. Du kan ændre det visningsnavn, der vises ved siden af den, men ikke selve adressen. For at svare fra en anden adresse skal du forbinde den postkasse som sin egen kanal.
• Ingen automatisk transskriptions-e-mail. Der er ingen indstilling, der sender en kopi af en samtale til dig eller kontakten, når en chat slutter. Hvis du har brug for samtaler uden for appen, kan du eksportere dem eller hente dem via API’et — se Eksport af dine kontakter og API-adgang.

Fejlfinding #

“Kunne ikke oprette forbindelse til IMAP/SMTP-serveren” #

• Dobbelttjek e-mailadressen og adgangskoden. Hvis din udbyder kræver en app-adgangskode (Gmail, Yahoo, iCloud og mange andre), skal du oprette en og indsætte den i stedet for din normale adgangskode.
• Sørg for, at IMAP er aktiveret i dine postkasseindstillinger (Gmail og visse andre udbydere har det slået fra som standard).
• For en brugerdefineret udbyder skal du kontrollere vært og port under Avanceret — IMAP er normalt 993, og til SMTP skal du bruge 587 (hvis din udbyder angiver 465, så brug 587 i stedet — det er den, der virker her).
• Hvis meddelelsen siger SMTP afviste legitimationsoplysningerne, og du sender via en separat afsendelsestjeneste, skal du markere Brug andet login til udgående post (SMTP) og indtaste tjenestens brugernavn og adgangskode. Hvis feltet allerede er markeret, skal du kontrollere disse to felter igen.

Outlook / Microsoft 365 vil ikke oprette forbindelse med en adgangskode #

Mange Microsoft 365-konti blokerer adgangskodebaseret IMAP/SMTP. Der er ingen “Log ind med Microsoft”-mulighed her — e-mail forbindes kun med en app-adgangskode — så bed din it-administrator om at tillade IMAP og SMTP for din konto (og om at tillade app-adgangskoder), eller forbind en anden postkasse.

“Den adresse er allerede taget” (administreret adresse) #

Nogen (muligvis dig selv på en anden forbindelse) bruger allerede den adresse. Vælg en anden — adresser er unikke på tværs af hele platformen.

Bot svarer ikke på en e-mail #

• Bekræft at e-mail-kanalen er aktiveret på en agent (eller indstillet som dit standard-indgående flow).
• Bekræft at AI’en er aktiv for den agent.
• Husk at svar sendes i en ~2-minutters tjekcyklus — giv det et minut.
• Tjek om samtalen bærer Automatiseret-mærket. Nyhedsbreve, notifikationer, no-reply-afsendere og autosvar besvares bevidst ikke (se Automatiseret mail).

“Kunne ikke sende din besked. Prøv venligst igen.” #

Det mislykkedes tidligere at skrive et svar selv i Chats i en e-mail-samtale med denne fejlmeddelelse, uanset hvor mange gange du prøvede igen. Det er rettet — åbn samtalen og send som normalt. Hvis du stadig ser den, skal du kontrollere, at din postkasse ikke viser en fejl på siden Kanaler.

Kunden modtog ikke svaret #

• Bed kunden om at tjekke deres spam-mappe og tillade din adresse.
• Hvis din postkasse viser en fejl på Kanal-siden, skal du forbinde den igen — afsendelse kan være stoppet, fordi legitimationsoplysningerne er udløbet.

Bedste praksis #

• Forbind den postkasse, kunderne allerede bruger, så svar kommer fra en velkendt adresse, de stoler på.
• Brug en app-adgangskode, hvor din udbyder tilbyder en — det er mere sikkert end din hovedadgangskode og nemt at tilbagekalde.
• Angiv et afsendernavn, så svar viser et venligt “Fra”-navn.
• Tilføj en signatur, så hvert svar afsluttes med dit navn og din virksomhed, præcis som dine kunder forventer, at en e-mail ser ud.
• Aktivér e-mail på den rigtige agent, så indgående post besvares med de korrekte instruktioner.