Email (Beta) #

Transformă-ți căsuța de e-mail într-un canal cu răspunsuri AI. Conectează căsuța poștală pe care o folosești deja pentru asistență — Gmail, Outlook/Microsoft 365 sau orice căsuță poștală IMAP personalizată — iar un Agent AI va citi e-mailurile noi și va răspunde automat, direct de la adresa ta. Preferi o configurare zero? Poți obține și o adresă gata pregătită.

Beta. Canalul de e-mail este acum disponibil pentru toată lumea, dar este încă nou — așteptați-vă la mici imperfecțiuni ocazionale în timp ce îl rafinăm. Dacă ceva nu funcționează conform descrierii, anunțați echipa de asistență.

Ce este canalul de e-mail? #

Canalul de e-mail monitorizează o căsuță poștală pentru mesaje noi. Când cineva îți trimite un e-mail, mesajul apare în Conversații ca orice altă discuție, iar Agentul tău AI răspunde automat prin e-mail. Răspunsurile sunt grupate sub e-mailul original, astfel încât schimbul de mesaje rămâne într-un fir ordonat pentru clientul tău.

Există două moduri de conectare:

1. Conectați propria căsuță poștală (recomandat). Folosiți adresa la care clienții vă scriu deja — support@yourcompany.com, Gmail-ul sau Outlook-ul dumneavoastră. Răspunsurile vor veni de la adresa dumneavoastră reală.
2. Folosiți o adresă gestionată. Obțineți o adresă instantanee pe domeniul nostru de e-mail gestionat — afișată în timpul configurării — fără nicio configurare din partea dumneavoastră.

Conectarea e-mailului #

1. În bara laterală din stânga, faceți clic pe Settings (Setări) în partea de jos.
2. În meniul din stânga al paginii Settings, sub Channels (Canale), faceți clic pe Channels.
3. Găsiți cardul Email și faceți clic pe Connect (Conectare).
4. Pe ecranul Connect Email (Conectare e-mail), alegeți modul în care doriți să vă conectați: Gmail, Outlook, Custom IMAP/SMTP sau Use a managed address (Utilizați o adresă gestionată).

Opțiunea A: Gmail sau Outlook #

Nu există niciun buton „Conectați-vă cu Google” sau „Conectați-vă cu Microsoft”. Gmail și Outlook sunt conectate printr-o parolă de aplicație, nu printr-o fereastră de conectare a furnizorului. Alegerea Gmail sau Outlook doar precompletează setările serverului pentru dumneavoastră.

Gmail se conectează cu o parolă de aplicație Google. Alege Gmail și formularul de credențiale se va deschide cu setările serverului Gmail deja completate — trebuie doar să introduci adresa ta și parola de aplicație:

1. În contul tău Google, activează Verificarea în doi pași (la secțiunea Securitate), dacă nu ai făcut-o deja.
2. Tot la Securitate, deschide Parole de aplicație și creează una (poți folosi orice nume).
3. Introdu parola de 16 caractere în câmpul Parolă — nu parola ta obișnuită de Gmail.

De asemenea, asigură-te că IMAP este activat în setările tale Gmail. Această metodă funcționează atât pentru adresele Gmail personale, cât și pentru cele Google Workspace, și poți revoca parola de aplicație oricând din contul tău Google, fără a afecta parola ta reală.

De ce o parolă de aplicație? Google nu mai permite aplicațiilor de e-mail să se conecteze folosind parola ta obișnuită. O parolă de aplicație este metoda oferită de Google în schimb: o parolă de unică folosință generată special pentru această conexiune, mai sigură decât cea reală și care poate fi revocată separat.

Outlook funcționează în același mod momentan: alege Outlook și folosește o parolă de aplicație în formularul care se deschide (creează una în setările de securitate ale contului tău Microsoft). Multe conturi de serviciu (Microsoft 365) blochează parolele de aplicație — dacă formularul este respins, cere administratorului IT să activeze IMAP/SMTP pentru contul tău.

Opțiunea B: IMAP/SMTP personalizat (orice furnizor) #

Alege IMAP/SMTP personalizat și introdu:

1. Adresa de e-mail — căsuța poștală pe care dorești să o conectezi (de ex. support@yourcompany.com).
2. Parola — parola căsuței tale poștale sau o parolă de aplicație dacă furnizorul tău solicită una.
3. Nume expeditor (opțional) — numele „De la” pe care clienții îl văd în răspunsuri.
4. Nume utilizator (opțional) — doar dacă diferă de adresa ta de e-mail.

Cei mai cunoscuți furnizori completează automat setările serverului pentru tine. Pentru orice altceva, deschide Advanced (server settings) și introdu gazda/portul IMAP (de obicei 993) și gazda/portul SMTP. Pentru portul SMTP, folosește 587. Paginile de ajutor ale furnizorului tău de e-mail listează numele gazdelor.

Dacă furnizorul tău indică utilizarea portului SMTP 465, folosește 587 în schimb. Sunt două moduri de a face același lucru, iar 587 este cel care funcționează cu platforma. Rackspace, Gmail, Yahoo, Fastmail și majoritatea celorlalți acceptă 587. IMAP rămâne pe 993.

O autentificare diferită pentru e-mailurile trimise #

Unele configurații trimit e-mailuri printr-un serviciu de expediere separat (de exemplu, un furnizor de e-mail tranzacțional), în timp ce căsuța poștală propriu-zisă se află pe propriul tău server de e-mail. Acel serviciu de expediere îți oferă, de obicei, propriul nume de utilizator și parolă SMTP.

În acest caz, deschide Avansat (setări server), introdu gazda SMTP și portul serviciului de expediere și bifează Folosește o autentificare diferită pentru e-mailurile trimise (SMTP). Vor apărea două câmpuri suplimentare:

1. Nume utilizator SMTP (opțional): numele de utilizator oferit de serviciul tău de expediere. Lasă-l gol pentru a folosi același nume de utilizator ca pentru e-mailurile primite.
2. Parolă SMTP: parola sau cheia API pentru serviciul tău de expediere.

E-mailurile primite (IMAP) continuă să utilizeze adresa de e-mail și parola din partea de sus a formularului. Lasă căsuța nebifată, iar e-mailurile trimise vor folosi aceeași autentificare ca cele primite, ceea ce este necesar pentru majoritatea căsuțelor poștale.

Odată conectat, ecranul de conexiune arată dacă e-mailurile trimise folosesc propria autentificare. Pentru a o modifica, deconectează și reconectează căsuța poștală cu noile detalii.

Dă clic pe Conectare căsuță poștală. Testăm atât primirea (IMAP), cât și trimiterea (SMTP) înainte de a salva — dacă ceva nu este în regulă, vei primi imediat un mesaj clar.

Opțiunea C: Folosește o adresă gestionată #

Fără căsuță poștală de conectat — alegeți o adresă pe domeniul nostru de mail și sunteți gata de utilizare.

1. Pe ecranul de conectare, alegeți opțiunea pentru adresă gestionată.
2. Introduceți adresa căsuței poștale dorite (partea de dinaintea @). Folosiți 3–30 de litere, cifre, puncte, linii de subliniere sau cratime — de exemplu support, hello sau yourbrand.
3. Opțional, setați un Nume expeditor.
4. Faceți clic pe Conectare.
5. Copiați adresa completă care apare — numele ales de dumneavoastră pe domeniul de e-mail gestionat afișat în formular.
6. Partajați acea adresă cu clienții potențiali.

Adăugarea unei semnături (opțional) #

Poți adăuga o semnătură care va fi inclusă la sfârșitul fiecărui e-mail trimis de această căsuță poștală — atât răspunsurile AI-ului, cât și cele pe care le scrii tu în conversații.

1. Mergi la Setări → Canale → Canale și dă clic pe Gestionare pe cardul E-mail (dacă tocmai te-ai conectat, ești deja pe acest ecran).
2. Introdu semnătura în câmpul Semnătură (opțional) — de exemplu, numele tău, funcția și compania.
3. Dă clic pe Salvare semnătură.

Câteva lucruri care merită știute:

• Este opțional. Lasă căsuța goală și e-mailurile vor fi trimise exact ca înainte. Pentru a elimina o semnătură mai târziu, golește căsuța și salvează din nou.
• Este adăugată în momentul trimiterii e-mailului, deci nu o vei vedea repetată în fiecare mesaj din conversația de tip Chat — iar Agentul tău AI nu o va citi înapoi ca parte a conversației.
• Este plasată chiar la final, după mesaj și după orice link distribuit de bot. AI-ul își încheie răspunsul cu o formulă de încheiere precum „Cu stimă,” și lasă numele și compania pentru semnătura ta.
• Doar text simplu, până la 2000 de caractere. Întreruperile de linie sunt păstrate exact așa cum le tastezi.
• Aparține căsuței poștale conectate. Un cont conectează o singură căsuță poștală în acest moment — cardul de E-mail conține o singură conexiune, iar odată conectat, cardul oferă doar opțiunile de gestionare sau deconectare. Pentru a utiliza o altă adresă, deconectează-o pe cea actuală și conectează-o pe cealaltă; pentru a rula mai multe adrese, alocă fiecăreia propriul sub-cont.

Configurarea unui agent AI pentru e-mail #

1. În bara laterală din stânga, sub AI STUDIO, faceți clic pe AI Agents.
2. Creați un Agent nou sau deschideți unul existent.
3. Alocați Agentul către Email ca Punct de intrare — acesta este elementul care direcționează noile conversații prin e-mail către acesta.
4. Persoanele noi care trimit e-mailuri către căsuța dvs. poștală sunt direcționate către conversațiile acelui Agent sau către fluxul dvs. implicit de primire, dacă este setat unul — consultați AI Agents și Moving from Campaigns to Broadcasts & Agents.

Dacă contul tău are exact un Agent activ, acesta răspunde la e-mailurile noi chiar și fără un Punct de intrare e-mail, la fel ca pe orice alt canal. Pentru a împiedica AI-ul să îți acceseze inbox-ul, deschide Cine răspunde la conversațiile noi în pagina Agenți AI și alege Nimeni nu răspunde pentru E-mail (sau alege un Agent separat creat pentru e-mail). Consultă Puncte de intrare.

Cum sunt scrise răspunsurile #

Pe canalul de E-mail, agentul tău scrie un e-mail corespunzător, nu un mesaj de chat. Fiecare răspuns începe cu un salut scurt („Bună, Sarah,” când cunoaște prenumele persoanei), răspunde în paragrafe scurte cu un rând liber între ele și se termină cu o formulă de încheiere precum „Cu stimă,”. Scrie în limba conversației și păstrează aceleași cunoștințe, reguli și abilități pe care le are pe orice alt canal. Un răspuns reprezintă întotdeauna un singur e-mail.

Modul în care semnează depinde de căsuța ta poștală:

• Cu o Semnătură, agentul scrie doar cuvintele de încheiere, iar semnătura ta este plasată dedesubt, astfel încât numele și compania ta să nu fie scrise niciodată de două ori.
• Fără semnătură, agentul semnează cu numele din instrucțiunile sale sau, în caz contrar, cu numele afacerii tale.

Dorești ceva diferit pentru e-mail, cum ar fi un ton mai formal, „Stimate/Stimată” în loc de „Bună”, sau o formulă de încheiere fixă? Deschide agentul, mergi la Instrucțiuni AI → Comportament în conversație și scrie cerințele în Răspunsuri prin e-mail. Acea căsuță este utilizată doar atunci când agentul răspunde prin e-mail; WhatsApp, Instagram și orice alt canal o vor ignora. La fel ca celelalte câmpuri de instrucțiuni, modificările intră în vigoare când apeși Publică. Dacă rulezi un agent separat doar pentru e-mail, poți introduce stilul pentru e-mail direct în instrucțiunile sale obișnuite.

Trimiterea primului e-mail #

Canalul de e-mail nu este doar pentru persoanele care vă scriu. O automatizare poate crea un contact de e-mail dintr-o adresă pe care o are deja — un vizitator al chat-ului de pe site care și-a lăsat e-mailul, un lead dintr-un formular — cu pasul Creează contact setat pe canalul E-mail, iar un pas Trimite mesaj ulterior trimite e-mailul din căsuța poștală conectată. Mesajul apare în Chat-uri ca oricare altul, iar când persoana răspunde, agentul tău de e-mail preia conversația de acolo. Un prim e-mail de acest tip nu are la ce să răspundă, așa că subiectul său este Mesaj de la urmat de numele expeditorului căsuței tale poștale. Pas cu pas, cu o regulă de oprire pentru persoanele care au rezervat deja, se află în Automatizări → Exemplu: urmăriri prin e-mail pentru lead-urile din chat-ul de pe site.

Testarea botului #

1. Din orice alt cont de e-mail, trimite un mesaj către căsuța poștală conectată.
2. Deschide aplicația și mergi la Chaturi — e-mailul apare ca o conversație nouă.
3. Dacă AI-ul este activat pe agentul corect, vei vedea cum răspunde automat prin e-mail, în același fir de discuție.

Cât de rapide sunt răspunsurile? #

Emailul nu este un serviciu de mesagerie instantanee și nu menținem o conexiune live constantă cu căsuța dumneavoastră poștală. În schimb, verificăm dacă există mailuri noi la fiecare câteva minute. Astfel, un răspuns este trimis de obicei în decurs de un minut sau două de la primirea emailului — este normal pentru email și clienții nu vor observa nimic.

Costuri #

Emailul este un canal gratuit — fără taxă per mesaj și fără taxă lunară de conectare. Se aplică utilizarea normală a creditelor AI pentru generarea răspunsurilor, exact ca la orice alt canal.

Mesaje media #

Botul citește textul e-mailurilor primite și atașamentele acestora. Fiecare atașament apare în chat ca un mesaj separat, imediat după textul e-mailului, iar AI-ul îl ia în considerare atunci când răspunde:

Limite: până la 5 atașamente per e-mail, de maximum 10 MB fiecare. Alte tipuri de fișiere (ZIP, invitații din calendar, videoclipuri) și fișierele care depășesc limitele nu sunt deschise; chatul afișează numele acestora pentru ca tu și AI-ul să știți că au fost primite. Imaginile mici din semnătura e-mailului (logo-uri, pictograme de rețele sociale) sunt ignorate. Un e-mail care conține doar un atașament și niciun text va primi totuși un răspuns.

Răspunsurile trimise sunt în format text simplu (un link este inclus dacă botul trebuie să partajeze un fișier). Un e-mail fără text lizibil și fără atașamente este ignorat.

Mesaje automate #

Nu orice e-mail din căsuța de primire a asistenței provine de la o persoană. Buletinele informative, notificările, notițele de ședință și rapoartele de site de la platforme precum Google și Microsoft, notificările de facturare, chitanțele și actualizările tichetelor de asistență de la serviciile pe care le utilizați, e-mailurile de la expeditori „no-reply”, e-mailurile care conțin un link de dezabonare în antet și răspunsurile automate, cum ar fi mesajele de „out-of-office”, sunt recunoscute ca e-mailuri automatizate:

• Acestea sunt în continuare arhivate în căsuța de primire, cu un marcaj Automatizat pe conversație, astfel încât să le puteți deschide și citi ca pe orice alt e-mail.
• O notificare de facturare, o chitanță sau o actualizare de tichet rămâne pasibilă de răspuns atunci când ați scris deja acelui expeditor (un răspuns manual, o difuzare sau un mesaj API), astfel încât o conversație reală cu un furnizor să nu fie niciodată întreruptă.
• Agentul dumneavoastră nu răspunde la acestea, deci nu consumă niciodată credite și nu răspunde unui robot.
• Acestea nu sunt contorizate ca activitate în cifrele din tabloul de bord.

Notificările de respingere (de la expeditori precum mailer-daemon sau postmaster) sunt eliminate și nu apar în căsuța de primire.

Un e-mail de la o persoană reală este tratat exact ca înainte. Nimic nu este șters.

Starea conexiunii și deconectarea #

Starea conexiunii tale de e-mail este afișată pe cardul E-mail:

Dacă inbox-ul tău nu mai funcționează, de obicei înseamnă că parola sau parola de aplicație s-a schimbat ori accesul a fost revocat — reconectează-te pur și simplu cu credențiale noi.

Pentru deconectare: mergi la Setări → Canale → Canale, găsește cardul E-mail și dă clic pe Deconectare. Vom înceta să verificăm căsuța poștală și vom șterge credențialele stocate.

Limitări #

• Răspunsuri text. AI-ul răspunde în format text simplu; atașamentele sunt partajate ca linkuri, nu ca fișiere încărcate.
• O conversație per expeditor. Fiecare persoană care îți trimite un e-mail devine un singur contact, identificat prin adresa sa de e-mail.
• Un proprietar per căsuță poștală. O anumită căsuță poștală poate fi conectată la un singur cont la un moment dat.
• Mesajele automate nu primesc răspuns. Buletinele informative, notificările, expeditorii de tip „no-reply” și răspunsurile automate sunt arhivate cu un marcaj Automat și lăsate fără răspuns; notificările de respingere și mesajele de la propriile adrese conectate sunt filtrate pentru a preveni buclele de răspuns. Vezi Mesaje automate.
• Citim doar mesajele noi. Când te conectezi pentru prima dată, istoricul existent este lăsat intact — doar e-mailurile care sosesc după conectare sunt procesate.
• Răspunsurile sunt trimise de pe căsuța poștală conectată, nu de pe un alias. Dacă contul tău Gmail are configurate aliasuri de tip „Trimite e-mail ca”, acestea nu sunt disponibile aici: adresa „De la” este întotdeauna adresa proprie a căsuței poștale conectate. Poți modifica numele afișat lângă aceasta, dar nu și adresa. Pentru a răspunde de pe o altă adresă, conectează acea căsuță poștală ca un canal separat.
• Fără e-mail automat cu transcrierea conversației. Nu există nicio setare care să trimită o copie a conversației către tine sau către contact la finalizarea unui chat. Dacă ai nevoie de conversații în afara aplicației, exportă-le sau preia-le prin API — vezi Exportarea contactelor și Acces API.

Depanare #

„Nu s-a putut conecta la serverul IMAP/SMTP” #

• Verifică din nou adresa de e-mail și parola. Dacă furnizorul tău necesită o parolă de aplicație (Gmail, Yahoo, iCloud și mulți alții), creează una și lipește-o în locul parolei tale obișnuite.
• Asigură-te că IMAP este activat în setările căsuței tale poștale (Gmail și unii furnizori îl au dezactivat în mod implicit).
• Pentru un furnizor personalizat, verifică din nou gazda și portul în secțiunea Avansat — IMAP este de obicei 993, iar pentru SMTP folosește 587 (dacă furnizorul tău listează 465, folosește 587 în schimb — acesta este cel care funcționează aici).
• Dacă mesajul spune SMTP a respins acreditările și trimiți prin intermediul unui serviciu de expediere separat, bifează Folosește o autentificare diferită pentru e-mailurile trimise (SMTP) și introdu numele de utilizator și parola acelui serviciu. Dacă opțiunea este deja bifată, verifică din nou acele două câmpuri.

Outlook / Microsoft 365 nu se conectează cu parola #

Multe conturi Microsoft 365 blochează IMAP/SMTP bazat pe parolă. Nu există nicio opțiune „Conectați-vă cu Microsoft” aici — e-mailul se conectează doar cu o parolă de aplicație — așa că rugați administratorul IT să permită IMAP și SMTP pentru contul dumneavoastră (și să permită parolele de aplicație) sau conectați o altă căsuță poștală.

„Acea adresă este deja luată” (adresă gestionată) #

Cineva (posibil tu, pe o altă conexiune) folosește deja acea adresă. Alege una diferită — adresele sunt unice pe întreaga platformă.

Botul nu răspunde la un e-mail #

• Confirmă că este activat canalul de e-mail pentru un Agent (sau setat ca flux de intrare implicit).
• Confirmă că AI-ul este activ pentru acel Agent.
• Reține că răspunsurile sunt trimise într-un ciclu de verificare de ~2 minute — acordă-i un minut.
• Verifică dacă conversația poartă marcajul Automat. Buletinele informative, notificările, expeditorii de tip „no-reply” și răspunsurile automate nu primesc răspuns în mod intenționat (vezi Mesaje automate).

„Nu s-a putut trimite mesajul. Te rugăm să încerci din nou.” #

Tastarea unui răspuns personal în Conversații într-o discuție prin e-mail eșua de obicei cu acest mesaj, indiferent de câte ori reîncercai. Acest lucru a fost remediat — deschide conversația și trimite mesajul în mod normal. Dacă tot mai apare, verifică dacă căsuța ta poștală nu afișează o eroare pe pagina Canale.

Clientul nu a primit răspunsul #

• Roagă clientul să verifice folderul spam și să permită adresa ta.
• Dacă inbox-ul tău afișează o eroare pe pagina Canale, reconectează-l — trimiterea poate fi oprită deoarece credențialele au expirat.

Cele mai bune practici #

• Conectează căsuța poștală pe care clienții o folosesc deja, astfel încât răspunsurile să vină de la o adresă familiară în care au încredere.
• Folosește o parolă de aplicație acolo unde furnizorul tău oferă una — este mai sigură decât parola principală și ușor de revocat.
• Setează un nume de expeditor, astfel încât răspunsurile să afișeze un nume prietenos la rubrica „De la”.
• Adaugă o semnătură, astfel încât fiecare răspuns să se încheie cu numele și compania ta, exact așa cum se așteaptă clienții să arate un e-mail.
• Activează E-mailul pe Agentul potrivit, astfel încât corespondența primită să fie gestionată cu instrucțiunile corecte.