Interfaccia Chat #

Panoramica #

Chats è la tua casella di posta unificata per ogni canale collegato: WhatsApp, SMS, Instagram, Messenger, widget chat e canali personalizzati. Invece di passare da un’app o piattaforma all’altra, gestisci tutte le tue conversazioni in un unico posto, con un layout a tre colonne: l’elenco delle chat, la conversazione aperta e la scheda completa del contatto, tutto visibile contemporaneamente su desktop.

Come arrivarci: Nella barra laterale, sotto il gruppo Engage, fai clic su Chats. (Su telefono il menu è nascosto: tocca prima l’icona del menu ☰ nell’angolo in alto, quindi tocca Chats.) Un numero accanto al titolo della pagina mostra quante chat hanno attualmente messaggi non letti.

Layout Desktop #

Su desktop, Chats è divisa in tre pannelli:

Pannello sinistro: Elenco chat #

Il pannello di sinistra mostra tutte le tue conversazioni attive, con l’attività più recente per prima. Ecco cosa troverai:

• Barra di ricerca — Cerca per nome del contatto, numero di telefono, email o qualsiasi parola nelle conversazioni. Cerca nell’intera posta in arrivo, non solo in ciò che è caricato sullo schermo, quindi non è necessario scorrere o caricare altro prima. Le chat i cui contatti corrispondono vengono elencate per prime, e una sezione Messaggi sottostante elenca i messaggi più vecchi che contengono la parola cercata.
• Icona audio — Un’icona a forma di altoparlante nella parte superiore dell’elenco attiva o disattiva il segnale acustico per i nuovi messaggi su questo dispositivo. Tocca per silenziare, tocca di nuovo per riattivare.
• Icona selezione multipla — Un’icona a forma di casella di controllo attiva la modalità di selezione multipla per consentirti di agire su più chat contemporaneamente (vedi “Azioni in blocco nella posta in arrivo” di seguito).
• Nuova chat (+) — Avvia una conversazione con qualcuno che non ti ha mai scritto. Si apre il modulo Nuovo contatto: inserisci nome e numero di telefono, seleziona il Canale principale sotto Canale (ad esempio WhatsApp Web) e fai clic su Crea contatto. La chat si apre immediatamente e ciò che scrivi viene inviato su quel canale. Su WhatsApp Web il primo messaggio può essere qualsiasi cosa tu voglia, senza bisogno di modelli. Un numero di telefono già presente tra i tuoi contatti non può essere aggiunto una seconda volta; apri invece la chat di quel contatto o usa Continua su WhatsApp (vedi “Pannello centrale” di seguito) per qualcuno che è arrivato tramite un altro canale, come il widget della chat.
• Riga dei filtri — Una singola riga con il pulsante Filtri all’inizio, seguito dai tuoi chip di filtro rapido — quelli che hai aggiunto, nell’ordine in cui li hai disposti. Di base, i chip sono Tutte le chat, Aperte, Non lette e AI in pausa, ognuno con un conteggio in tempo reale, e puoi aggiungere qualsiasi altro filtro che utilizzi spesso. Vedi “Filtri chat” di seguito.
• Indicatore del canale — Ogni riga mostra una piccola icona che indica su quale canale si trova la conversazione.
• Badge di stato — Le righe contengono piccoli badge come In pausa (l’IA è disattivata per questa chat), Attenzione (l’IA ha segnalato questa conversazione per un intervento umano), un Pianificato verde (qualcosa è in coda per essere inviato: un follow-up o una risposta dell’IA in attesa della successiva finestra di orari di attività), Fissato (vedi “Fissare le chat” di seguito) o un DND rosso (Non disturbare è attivo, quindi non è possibile inviare nulla a questo contatto).
• Azioni sulla riga — Passa il mouse sopra una riga della chat e apparirà un piccolo riquadro mobile di icone, centrato sul bordo destro della riga (su un telefono è sempre visibile): un pin per mantenere la chat in cima all’elenco, una spunta per creare un’attività, una stella per contrassegnarla come importante e un’icona di archiviazione. Il riquadro fluttua sopra la riga invece di occupare una colonna di icone permanente, quindi nulla occupa spazio nell’elenco finché non ne hai bisogno. Vedi “Fissare le chat”, “Contrassegnare chat e messaggi come importanti” e “Creare un’attività da una chat” di seguito.
• Badge non letto — Le chat con messaggi non letti mostrano un badge di notifica.
• Indicatore bozza — Una conversazione con un messaggio non inviato nel compositore mostra un’etichetta verde Bozza: e un’anteprima del testo, così puoi vedere a colpo d’occhio a quali chat devi ancora rispondere.

Ogni riga è composta da tre brevi linee e tutto si trova nella stessa posizione su ogni riga, così puoi scansionare l’elenco dall’alto verso il basso:

1. Il nome del contatto, con l’ora dell’ultimo messaggio sempre allineata al bordo destro — gli orari si allineano in una colonna indipendentemente dalla lunghezza dei nomi.
2. L’anteprima del messaggio, con gli indicatori compatti della riga alla fine della stessa linea: il badge dei messaggi non letti, il punto colorato dell’assegnatario della chat e i piccoli segni di fissato e stella. Svaniscono quando viene mostrata la barra al passaggio del mouse, così i due elementi non si sovrappongono mai.
3. Eventuali badge di stato che la chat ha ottenuto (In pausa, Attenzione, Fissato, DND).

Pannello centrale: La conversazione #

Fai clic su una chat per aprirla. L’intestazione mostra il nome del contatto, il canale e lo stato attuale — e, quando possibile, su quale dei tuoi numeri o caselle di posta collegati si svolge la conversazione — mostrato tra parentesi dopo il nome del canale, con una freccia verso il numero del contatto (ad esempio “WhatsApp Business (+31 6 12345678) → +56 9 7246 3745”), così con diversi numeri collegati sai sempre da quale linea stai rispondendo. L’intestazione contiene anche un interruttore AI attiva / AI in pausa, una puntina per mantenere la chat in cima al tuo elenco, una stella per contrassegnare la chat come importante, un’icona di spunta che crea un’attività per questo contatto, una lente d’ingrandimento per cercare all’interno di questa conversazione, un’icona di informazioni che apre il pannello del contatto (mentre il pannello è aperto si trasforma in una doppia freccia, e cliccandoci sopra il pannello viene nascosto di nuovo) e un menu a tre punti per le altre azioni. Nelle chat di Instagram ce n’è una in più: un’icona ↗ che apre questa stessa conversazione direttamente su Instagram, in una nuova scheda — utile quando hai messo in pausa l’IA e vuoi continuare la conversazione dalla tua casella di posta di Instagram. Viene mostrata ogni volta che conosciamo il nome utente Instagram del contatto. Cliccare sul @nomeutente del contatto nell’intestazione fa la stessa cosa, il che è il modo più rapido per rispondere personalmente su Instagram una volta che la finestra di 24 ore si è chiusa.

Una chat si apre sul messaggio più recente. L’unica eccezione è una chat che stai gestendo personalmente (l’IA è in pausa o disattivata per essa) che contiene messaggi non letti: quella si apre invece sul primo messaggio che non hai ancora visto. Una banda N messaggi non letti si posiziona sopra quel messaggio e la conversazione viene fatta scorrere in modo che la banda si trovi nella parte superiore della visualizzazione, con i messaggi che ti sei perso al di sotto. La banda rimane al suo posto finché non lasci la chat, così puoi scorrere senza perdere il segno. Lo stesso accade quando apri una chat da una notifica — la campanella, la pagina Notifiche o una notifica push del browser — in modo da arrivare ai messaggi che hanno generato l’avviso invece che in fondo alla conversazione.

Il menu con i tre puntini contiene anche Continua su WhatsApp (e Continua su SMS se hai un numero SMS collegato). Appare nelle chat arrivate tramite un altro canale, come il widget della chat del sito web, quando il contatto ha lasciato un numero di telefono e tu hai WhatsApp Web o WhatsApp Business collegato. Cliccaci sopra e Your AI Connector creerà una conversazione WhatsApp per quella persona, copierà nome, email, tag, liste e note, e la aprirà con il cursore già nel riquadro del messaggio, così potrai continuare con qualcuno che nel frattempo ha lasciato il tuo sito. Le due conversazioni rimangono collegate: entrambe mostrano una piccola icona di collegamento nell’elenco delle chat e il pannello dei contatti elenca l’altra sotto Conversazioni collegate. Anche l’IA è a conoscenza del collegamento, quindi se risponde su WhatsApp sa già cosa ha detto la persona sul tuo sito web e non chiederà due volte gli stessi dettagli. Se la voce di menu è disattivata, il numero che verrebbe utilizzato non è collegato al momento; passaci sopra con il mouse e ti dirà quale riconnettere. Puoi anche lasciare che sia l’IA a proporre lo spostamento: inserisci un Link breve al tuo numero WhatsApp nelle sue istruzioni; la ricetta si trova nella guida al widget della chat. A volte non devi collegare nulla: quando qualcuno ti scrive su WhatsApp o SMS autonomamente e il numero è già presente su un altro contatto, i due vengono collegati automaticamente per te. Conversazioni collegate contiene le regole complete.

Auto-tag con AI si trova nello stesso menu. Esegue le regole di tag dell’agente sull’intera conversazione e ti indica quali tag sono stati aggiunti o rimossi: è il modo ideale per taggare una chat gestita dal tuo team con l’AI in pausa, o una avvenuta prima che tu scrivessi le regole. Costa quanto il tagging in tempo reale (1 credito per tag applicato; nulla se non viene applicato alcun tag). Vedi Taggare una conversazione su richiesta.

Su un telefono non c’è spazio per tutto questo accanto al nome del contatto, quindi l’intestazione mantiene il nome, l’icona di ricerca e il menu a tre punti, mentre l’interruttore AI attiva / AI in pausa insieme alle azioni puntina, stella e crea attività si spostano nella parte superiore del menu a tre punti; nelle chat di Instagram, anche Apri su Instagram si trova lì e, toccandolo, la conversazione viene trasferita all’app di Instagram. Su un telefono puoi mettere in pausa o riprendere l’IA con Metti in pausa l’IA / Riprendi l’IA nella parte superiore di quel menu. Se la chat ha più indicatori di stato contemporaneamente, l’intestazione mostra quello più importante e raggruppa gli altri in un indicatore di tipo +2: toccalo e tienilo premuto per vedere cosa nasconde.

Il thread del messaggio mostra la cronologia completa: i messaggi del contatto a sinistra, le risposte del tuo team e dell’IA in verde a destra. Passa il mouse sopra il piccolo orario sotto qualsiasi messaggio inviato per visualizzare i dettagli di consegna: quando è stato inviato e quando è stato consegnato o letto. Se un messaggio non può essere consegnato, appare una ! rossa accanto all’orario e lo stesso passaggio del mouse indica il motivo reale in parole semplici — ad esempio, che la finestra di risposta di 24 ore di WhatsApp è chiusa o che Meta ha bloccato un modello di marketing — insieme al codice di errore del provider, così saprai se riprovare, cambiare canale o risolvere prima qualcosa. Lo stesso codice appare nel Registro errori, dove ogni codice è elencato con il suo significato e cosa fare al riguardo.

Quando l’IA è in pausa su una chat, un banner arancione lo segnala e offre un pulsante Riprendi IA attivabile con un clic. Una barra di stato dell’IA compatta si trova sempre appena sopra il compositore: mostra “Attiva”, “In pausa”, “Richiede attenzione”, “Risposta in corso”, “Limite giornaliero raggiunto”, “Fuori orario lavorativo” o “Non disturbare” a seconda dello stato della chat, e include una scorciatoia Pianifica follow-up / Ripianifica follow-up sulla destra quando pertinente. Mentre un follow-up è in coda, accanto ad esso appare un pulsante Annulla: cliccalo, conferma, e il follow-up in coda verrà rimosso senza mettere in pausa l’IA o modificare altro nella chat.

Se l’Agente della conversazione ha impostato degli orari di attività e il programma è attualmente chiuso, la barra di stato indica Fuori orario — L’IA riprenderà alle l’ora in cui si aprirà la prossima finestra. Nel frattempo non si perde nulla: un messaggio che arriva mentre il programma è chiuso riceve una risposta automatica non appena iniziano gli orari di lavoro e lo stato torna automaticamente su Attivo — non è necessario riprendere nulla manualmente. Le chat in questo stato vengono raccolte sotto il filtro Fuori orario (e, come tutto ciò che ha una risposta in coda, sotto Pianificate), e se rispondi tu stesso prima dell’apertura della finestra, la risposta dell’IA in attesa viene annullata.

La ripresa fa un’altra cosa: per impostazione predefinita, pianifica anche un follow-up di recupero. L’IA legge la conversazione, decide se un sollecito ha senso e sceglie un ritardo per l’invio, spesso di un paio d’ore. Se il contatto non ha risposto entro quel momento, invia un breve follow-up adatto alla conversazione. Se la chat riprende prima che il timer scada, il follow-up in coda si annulla silenziosamente, così nessuno riceve un inutile “volevo solo controllare” a metà conversazione. Preferisci riattivare l’IA senza tutto questo? Tieni premuto il pulsante Riprendi IA e scegli Riprendi solo.

I messaggi contenenti un link a YouTube mostrano l’anteprima e il titolo del video sopra il testo del messaggio, su entrambi i lati della conversazione, così puoi vedere l’anteprima che visualizza il tuo contatto. Premi il pulsante di riproduzione e il video verrà riprodotto direttamente nella conversazione, senza perdere il punto in cui ti trovi nella discussione. Per aprire invece la pagina vera e propria su YouTube — per la descrizione e i commenti — clicca sul titolo sottostante; si aprirà in una nuova scheda.

Le note vocali di un contatto vengono trascritte automaticamente e la trascrizione viene visualizzata sotto la nota vocale, così puoi leggere ciò che è stato detto senza doverla riprodurre. Le note brevi e chiare come “Hola” o “Sí, gracias” vengono trascritte come qualsiasi altra. Quando una nota vocale non contiene parole comprensibili (silenzio, rumore di fondo, un breve clic o un colpo di tosse), la chat mostra (nessun parlato rilevato) invece di tentare un’interpretazione. L’IA non risponde a parole mai pronunciate: comunica al contatto, nella sua lingua, di non aver sentito nulla e gli chiede di inviare nuovamente la nota vocale o di digitare il messaggio, oppure prosegue semplicemente quando la conversazione rende già chiaro il passaggio successivo. Un video senza parlato mostra la stessa nota e l’IA risponde in base a ciò che viene mostrato nel video invece di richiederlo nuovamente.

Se il contatto è in Non disturbare, l’intera chat lo segnala invece di apparire normale: un banner rosso nella parte superiore, una pillola rossa Non disturbare al posto dell’interruttore AI on/off, “Non disturbare” nella barra di stato e il compositore sostituito da una spiegazione e un pulsante Disattiva. Nulla può uscire da questa chat finché è attiva — né una risposta dell’AI, né un messaggio digitato da te, né un modello, né un messaggio inviato a questo contatto da una delle tue automazioni (quell’esecuzione viene contrassegnata come fallita con la relativa motivazione) — quindi la chat smette di offrire una casella di testo che non porterebbe da nessuna parte. Un contatto viene messo in Non disturbare quando risponde semplicemente con STOP (o UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT, END), quando chiede all’AI con parole proprie di essere rimosso o di non ricevere più messaggi, in qualsiasi lingua, o quando lo attivi tu stesso.

Il compositore in basso è una casella di testo semplice (Invio per inviare, Maiusc+Invio per una nuova riga, un contatore di caratteri che mostra il limite del canale in cui ti trovi — vedi “Messaggi lunghi e limiti del canale” di seguito) più i controlli per allegati, emoji e Genera risposta — vedi “Invio di allegati” e “Risposte assistite dall’IA” di seguito. Se hai abilitato le risposte rapide nelle Impostazioni, una riga di chip preimpostati si trova appena sopra — vedi “Risposte rapide” di seguito.

Su un telefono, quelle icone si raggruppano in un unico pulsante + a sinistra della casella di messaggio, in modo che la casella mantenga la sua larghezza. Tocca + per allegare un file, creare un’attività o generare una risposta. Non c’è alcun pulsante per le emoji su un telefono: usa il tasto delle emoji sulla tua tastiera.

Quando l’interruttore indica “IA disattivata (agente)” o “Nessun agente” #

L’interruttore nell’intestazione controlla un singolo contatto. Ogni Agente IA ha anche un proprio interruttore di accensione/spegnimento, e quello ha la priorità rispetto all’interruttore della singola chat.

Se l’Agente IA che gestisce una conversazione è spento, il bot non risponderà in quella conversazione in nessun caso — e l’interruttore della singola chat non può sovrascriverlo. Quando ciò accade, l’interruttore è disattivato e indica IA disattivata (agente), e la barra di stato dell’IA sopra il compositore dice la stessa cosa, così non ti ritroverai a premere Riprendi IA su una chat che non potrà mai rispondere. Per risolvere il problema, apri AI Studio → Agenti IA, trova l’agente indicato nella sezione Agente del pannello dei contatti e riaccendilo — ogni conversazione gestita da quell’agente ricomincerà a rispondere.

In tal caso, il pulsante Riprendi IA nel banner di pausa e l’interruttore Risposte bot nel pannello dei contatti vengono disattivati con la stessa spiegazione — nessuno dei due può sovrascrivere l’interruttore dell’agente. Genera risposta continua a funzionare, però: crea bozze basate sulla configurazione dell’agente anche mentre l’agente è spento, così puoi continuare a rispondere manualmente con l’aiuto dell’IA.

Se la conversazione non è gestita da alcun agente IA, l’interruttore viene disattivato e indica Nessun agente: non c’è nulla con cui l’IA possa rispondere, quindi attivarlo non servirebbe a nulla. Anche la barra di stato dell’IA dice lo stesso, e i pulsanti Genera risposta e Riprendi IA sono disabilitati — passa il mouse sopra uno di essi e un suggerimento spiegherà il perché. Per risolvere, apri il menu ⋯ della chat e scegli Assegna agente IA… per scegliere quale agente gestirà questo contatto.

Un contatto a cui hai scritto per primo (ad esempio un modello WhatsApp inviato tramite un’automazione o via API) non ha un agente assegnato finché non risponde, poiché l’agente viene stabilito nel momento in cui scrive. Se hai impostato un agente predefinito per quel canale in Chi risponde alle nuove conversazioni, la chat mostrerà quell’agente invece di Nessun agente, i controlli dell’IA rimarranno utilizzabili e Genera risposta creerà bozze con quell’agente. Quando il contatto risponde, l’agente prende in carico la chat definitivamente (una regola basata su parole chiave che corrisponde alla sua risposta ha comunque la priorità).

Utile da sapere. Un vecchio agente che non usi più può essere ancora collegato alle conversazioni e, se è spento, quelle chat rimarranno silenziose. Se il bot è diventato silenzioso in molte conversazioni contemporaneamente, controlla innanzitutto a quale agente sono collegate.

Vale anche il contrario: una chat il cui interruttore indica IA attiva significa solo che quella conversazione non è in pausa individualmente. Non significa che il bot sia in funzione, perché l’agente dietro di esso potrebbe essere ancora spento.

Quando l’IA si è messa in pausa (avviso umano) #

La tua IA può anche mettere in pausa una chat autonomamente. Quando incontra qualcosa che ha stabilito debba essere gestito da una persona reale, solleva un avviso umano: ti invia un’email, invia una notifica con la motivazione, inserisce la chat nella coda del proprietario dell’account e smette di rispondere in quella conversazione in modo da non sovrapporsi alla persona che sta per intervenire.

Questo è il motivo più comune per cui una chat che rispondeva perfettamente diventa silenziosa, e sembra allarmante dal punto di vista del cliente: il contatto continua a inviare messaggi e non riceve risposta. La chat non è rotta e nulla è configurato male: l’IA ti sta aspettando.

Cosa fare al riguardo:

• Per riprendere tu stesso la chat, rispondi semplicemente. È ciò che richiede l’avviso.
• Per restituirla all’IA, sposta l’interruttore nell’intestazione da IA in pausa a IA attiva. Il bot risponderà al messaggio successivo del contatto da quel momento in poi (non torna indietro a rispondere a quelli che ha saltato).
• Se continua a mettersi in pausa sullo stesso tipo di domanda, si tratta della tua regola di escalation, non di un errore. Apri l’agente, vai al primo passaggio (Istruzioni IA) e modifica la casella Avvisa un umano quando — elenca le situazioni in cui hai detto all’IA di passare la mano. Accorcia o riformula la riga che continua a causare il blocco e gestirà quelle situazioni da sola.

L’IA solleva un avviso umano anche quando ha ignorato tre messaggi di fila e quando un contatto invia un’immagine, un messaggio vocale, un video o un documento che il tuo piano non può elaborare.

Chi ha inviato ogni risposta #

Ogni risposta sul lato destro presenta una piccola etichetta sopra di essa, così non dovrai mai indovinare se a un cliente ha risposto la tua IA o una persona:

• IA (con una stellina): l’ha scritta il tuo agente IA.
• Il nome di un membro del team: quella persona ha risposto manualmente dalla posta in arrivo. Negli account con più membri del team, questo ti permette di capire a colpo d’occhio chi ha preso in carico la conversazione.
• Tu: l’hai inviata tu stesso.

Quando arrivano diverse risposte una dopo l’altra dallo stesso mittente, l’etichetta appare una sola volta all’inizio della serie anziché su ogni fumetto. Se due persone diverse rispondono di seguito, ognuna riceve la propria etichetta.

I messaggi inviati tramite una trasmissione o la tua integrazione API non riportano alcuna etichetta del mittente, poiché nessuno li ha digitati individualmente.

Le risposte inviate prima del 3 agosto 2026 non hanno un nome registrato, quindi mostrano il generico Tu (o Team, se il tuo account ha più di un membro). Tutto ciò che è stato inviato da quella data in poi è nominativo.

Quali FAQ ha utilizzato una risposta dell’IA #

Sotto l’ultimo fumetto di una risposta dell’IA potresti vedere una piccola riga Risposto con 3 FAQ. Cliccaci sopra per vedere le domande delle FAQ dalla tua Knowledge Base che l’IA aveva a disposizione quando ha scritto quella risposta. Clicca su una domanda per aprire quella FAQ nella Knowledge Base e correggerla immediatamente.

Questo è il modo più rapido per scoprire perché l’IA ha detto qualcosa: se la risposta proveniva da una FAQ obsoleta, puoi vedere quale sia e correggerla.

Buono a sapersi:

• L’elenco mostra ogni FAQ fornita all’IA per quella risposta: quelle selezionate per l’ultimo messaggio del cliente, più quelle selezionate in precedenza nella stessa conversazione che aveva ancora a disposizione. L’IA potrebbe non averle utilizzate tutte.
• Se il tuo agente ha solo una manciata di FAQ, le riceve tutte a ogni risposta, quindi l’elenco sarà lo stesso ogni volta.
• Una FAQ che hai eliminato in seguito viene visualizzata come FAQ eliminata dopo questa risposta.
• I follow-up automatici non mostrano la riga, perché sono scritti a partire dalla conversazione anziché dalle tue FAQ.
• Viene mostrato sulle risposte inviate dal 25 settembre 2026 in poi. Le risposte precedenti non hanno traccia di quali FAQ siano state utilizzate.
• Lo stesso elenco è disponibile tramite API: ogni messaggio da GET /v1/contacts/{contactId}/messages ha faq_ids_used e faqs_used (con la domanda di ogni FAQ). Vedi Messaggi.

Le chiamate ai numeri di WhatsApp Web appaiono anche nella conversazione, come una piccola riga centrata invece che come un fumetto: Chiamata vocale persa, Chiamata vocale · 3:12 (risposta, con la durata) o Chiamata vocale rifiutata. Le chiamate effettuate dal telefono non vengono mostrate, poiché WhatsApp non le trasmette ai dispositivi collegati. Mantengono la cronologia fedele a ciò che è accaduto tra i messaggi. Vedi WhatsApp Web → Chiamate.

Pannello di destra: Il pannello del contatto #

Aprilo con l’icona info nell’intestazione della conversazione. Per nasconderlo, fai clic sulla doppia freccia (») nell’angolo superiore del pannello, o sull’icona dell’intestazione, che mostra la stessa doppia freccia mentre il pannello è aperto. È organizzato in una serie di sezioni comprimibili, dall’alto verso il basso:

• Azioni rapide — invia un’email o prenota un appuntamento direttamente con questo contatto, e Continua su WhatsApp / Continua su SMS quando la chat è arrivata su un altro canale e il contatto ha un numero di telefono (vedi “Pannello centrale” sopra). Il pulsante Email apre l’app di posta elettronica del tuo computer con un nuovo messaggio vuoto indirizzato al contatto — nulla viene inviato da Your AI Connector e la cronologia della conversazione non viene mai condivisa. Se non si apre nulla quando clicchi, il tuo browser non ha un’app di posta predefinita impostata (comune sui computer desktop); impostane una nelle impostazioni del sistema o del browser, oppure copia semplicemente l’indirizzo dalla sezione Contatto qui sotto.
• Contatto — telefono, email, paese e data di creazione del contatto. Clicca sul telefono o sull’email per modificarli direttamente: digita il nuovo valore, quindi clicca sulla spunta verde per salvarlo (premendo Invio si ottiene lo stesso risultato). Nulla viene salvato finché non confermi — la ✕, il tasto Esc e cliccare in qualsiasi altro punto annullano la modifica, e passare a un’altra chat la elimina. Se un contatto non ha ancora un’email, la riga riporta Aggiungi email — cliccaci sopra e digitala. Paese e Data di creazione non possono essere modificati, e il link Modifica apre comunque il modulo completo per nome, tag e note.
• Statistiche attività — totali per questo contatto: messaggi ricevuti e inviati, quante risposte provengono dall’IA rispetto a un umano e crediti utilizzati. Qui troverai anche il Contatore messaggi IA — vedi “Utilizzo crediti e conteggio messaggi bot” qui sotto.
• Agente — quale Agente IA gestisce le risposte di questo contatto. Clicca sull’agente per aprirlo, così da poter leggere o correggere le sue istruzioni mentre la conversazione che ti ha spinto a farlo è ancora sullo schermo. Il link sulla destra riporta Cambia quando un agente li sta gestendo (scegline uno diverso o riassegnali al tuo team) e Assegna quando nessuno lo sta facendo. Un contatto che non ha ancora risposto mostra qui l’agente predefinito del tuo canale, contrassegnato come Predefinito canale. Risponde alla loro prima risposta.
• Tag — i tag su questo contatto, con un link per gestirli.
• Trattativa — le trattative di questo contatto, ognuna con la sua fase e il suo valore. Cliccane una per modificarla senza lasciare la conversazione, oppure clicca su Aggiungi trattativa per crearne una.
• Attività — le attività aperte di questo contatto, ognuna con il suo titolo e la data di scadenza (una scaduta viene mostrata in rosso). Clicca su un’attività per modificarla direttamente — titolo, data di scadenza, fase, priorità, assegnatario — oppure usa l’icona ↗ sulla riga per aprire l’attività completa nella pagina Attività. Clicca su Aggiungi attività per crearne una. Vedi “Creare un’attività da una chat” qui sotto.
• Follow-up — visualizza o pianifica un messaggio di follow-up per questo contatto. Una volta pianificato, questa sezione mostra quando verrà inviato e la chat riceve un indicatore verde Pianificato nell’elenco. Anche un follow-up per lead freddo (il sollecito a un contatto che non ha mai risposto alla tua trasmissione) viene mostrato qui, come Prossimo follow-up lead freddo tra…, e la barra di stato dell’IA riporta Follow-up freddo tra…. Per eliminarlo, clicca su Annulla follow-up sotto il timer (o Annulla nella barra di stato dell’IA sopra il compositore) e conferma; questo annulla il follow-up in coda, sia che tu lo abbia pianificato manualmente sia che l’Agente IA lo abbia accodato automaticamente, e l’IA rimane attiva. L’Agente potrebbe accodarne uno nuovo dopo la prossima risposta nella conversazione, quindi disattiva l’interruttore Follow-up nella sezione Preferenze se non desideri più alcun follow-up per questo contatto. Se il contatto non è ancora gestito da un Agente IA, non è possibile pianificare follow-up per lui — assegna prima un Agente dalla sezione Agente del pannello del contatto. Disattivare l’IA su una chat annulla qualsiasi follow-up pianificato per essa — mettere in pausa l’IA significa che stai prendendo in mano la conversazione manualmente, quindi non rimane nulla di automatizzato in coda. Pianifica il follow-up dopo aver terminato di attivare e disattivare l’IA, non prima.

Puoi fornire le parole esatte da inviare o semplicemente descrivere ciò che desideri. Gli orari e i giorni della settimana vengono letti nel fuso orario del tuo account: “domani alle 9” verrà inviato alle 09:00 nel tuo fuso orario, e un’ora già trascorsa oggi significa domani. Se scrivi qualcosa come “fai un follow-up domani dicendo che il preventivo è pronto”, questo è ciò che verrà inviato, parola per parola. Se specifichi solo quando — “rispondi ora”, “ricontatta la prossima settimana” — l’Agente IA scriverà il messaggio stesso al momento dell’invio, utilizzando la conversazione finora e tutto ciò che hai impostato nell’Agente. Ecco perché l’anteprima dice che l’IA lo scriverà: il messaggio non esiste ancora e attendere significa che può reagire a qualsiasi cosa il contatto abbia detto nel frattempo.

• Conversazioni collegate — mostrate quando questa persona ha anche una conversazione con te su un altro canale (ad esempio una chat del sito web che hai continuato su WhatsApp). Ogni riga mostra il canale, il nome e l’ultimo messaggio; cliccane una per passare a quella chat. Scollega separa questo contatto dagli altri; le conversazioni rimangono esattamente così come sono. Vedi Conversazioni collegate per i casi in cui le conversazioni si collegano da sole.
• Riepiloghi — riassunti scritti dall’IA delle conversazioni passate di questo contatto; vuoti finché una conversazione non si conclude (48 ore di silenzio da parte del contatto — vedi “Riepilogo chat” qui sotto).
• File — ogni file condiviso in questa conversazione, in un unico posto.
• Instagram — solo nelle chat di Instagram: il @nomeutente del contatto, con un link Apri su Instagram che ti porta direttamente a questa conversazione su Instagram, in una nuova scheda. Usalo quando hai messo in pausa l’IA e vuoi continuare dalla tua casella di posta di Instagram. (Appare ogni volta che conosciamo il nome utente del contatto.)
• Note — note a testo libero su questo contatto, con un link Modifica.
• Attività — una cronologia degli eventi chiave di questo contatto, a partire dal loro primo messaggio e canale.
• Preferenze — interruttori per singolo contatto per Risposte bot (lo stesso dell’interruttore IA attivo/in pausa nell’intestazione della conversazione) e Non disturbare (lo stesso dell’azione Non disturbare del menu a tre puntini — mentre è attivo, l’interruttore nell’intestazione mostra Non disturbare, perché in ogni caso non viene inviato nulla a questo contatto).

Conversazioni collegate #

La stessa persona ti contatta spesso due volte: una volta tramite la chat del sito web, una volta su WhatsApp, a volte su un terzo canale in seguito. Ognuna di queste è un contatto a sé stante, perché ognuna vive sul proprio canale. Collegarle è ciò che dice a Your AI Connector che si tratta della stessa persona, ed è ciò che permette all’IA di leggere la cronologia dell’altra conversazione invece di chiedere di nuovo gli stessi dettagli.

Quando le conversazioni si collegano da sole #

Il collegamento avviene automaticamente in una sola situazione:

• Arriva una nuova conversazione su WhatsApp (Business o Web) o SMS, oppure un visitatore lascia il proprio numero di telefono nel modulo del widget della chat del sito web.
• Esattamente un altro contatto su un canale diverso ha già quello stesso numero di telefono.

A quel punto le due conversazioni vengono collegate ed entrambe mostrano la piccola icona di collegamento. A questo sono associate tre regole:

• Due o più corrispondenze, e nulla viene collegato. Se il numero è già presente su diversi contatti, Your AI Connector non indovinerà quale di essi sia la stessa persona, quindi li lascerà tutti separati. Usa Continua su WhatsApp o Continua su SMS per collegare tu stesso quello giusto.
• Un contatto già collegato non viene mai collegato di nuovo automaticamente. Una volta che qualcuno appartiene a un gruppo di conversazioni, i nuovi arrivi non lo rimescolano.
• Gli indirizzi email non collegano mai le conversazioni automaticamente. Chiunque può inserire qualsiasi indirizzo nella riga “da” di un’email, mentre un messaggio WhatsApp o SMS può provenire solo dal telefono che possiede il numero. Poiché un collegamento consente all’IA di utilizzare la cronologia dell’altra conversazione, un numero di telefono è l’unica prova sufficientemente valida per effettuare il collegamento da sola.

Collegare più di due conversazioni #

Una persona può avere più di due conversazioni in un unico gruppo. Apri ciascuna delle altre chat e usa Continua su WhatsApp o Continua su SMS da lì: una chat di Messenger continuata su WhatsApp e una chat di Telegram continuata su WhatsApp finiranno come tre conversazioni in un unico gruppo, tutte elencate sotto Conversazioni collegate nel pannello dei contatti. Scollega rimuove una conversazione dal gruppo e lascia le restanti collegate tra loro.

Il collegamento manuale avviene tramite Continua su WhatsApp e Continua su SMS e nient’altro. Non c’è modo di scegliere due conversazioni che hai già e unirle a mano, quindi una chat di Messenger e una conversazione email non possono essere collegate insieme.

Layout Mobile #

Sui dispositivi mobili, l’interfaccia utilizza una visualizzazione a pannello singolo:

• Inizi dall’elenco delle chat.
• Tocca una conversazione per aprire il dettaglio completo della chat.
• Usa il pulsante indietro (o scorri indietro) per tornare all’elenco delle chat.

Tutte le stesse funzionalità sono disponibili su mobile, adattate per schermi più piccoli.

Scrivere da telefono #

Su un telefono o un tablet, il tasto invio della tastiera inizia una nuova riga — non invia il messaggio. Per inviare, tocca il pulsante di invio. (Su un computer è l’opposto: Invio invia il messaggio e Maiusc + Invio inizia una nuova riga. Una tastiera per computer ha la combinazione Maiusc + Invio; una tastiera per telefono no, motivo per cui in passato un messaggio scritto a metà su un telefono veniva inviato non appena si andava a capo.)

Filtri chat #

I filtri ti aiutano a trovare rapidamente conversazioni specifiche e ognuno di essi effettua la ricerca nell’intera casella di posta — non solo nelle chat già caricate sullo schermo — quindi selezionandone uno verranno visualizzate immediatamente le conversazioni corrispondenti.

La riga dei filtri sopra l’elenco delle chat è composta da una riga con due parti:

1. Il pulsante Filtri — il primo elemento della riga, che contiene tutto ciò in base a cui puoi filtrare: stato, agente, elenco, tag, canale (o un numero o una casella di posta specifici), assegnatario, data di creazione del contatto e broadcast ricevuto. Contiene un piccolo numero che indica quanti tra agente, elenco, tag, canale, assegnatario, data di creazione e broadcast hai selezionato (lo stato in cui ti trovi non viene conteggiato, poiché ha sempre una sua etichetta dedicata). Vedi “Il pannello Filtri” qui sotto.
2. Le tue etichette di filtro rapido, che riempiono il resto della riga nell’ordine che hai scelto. Ognuna applica il proprio filtro con un singolo clic. Di base ne trovi quattro — Tutte le chat, Aperte, Non lette e AI in pausa — ma la riga è tua e puoi modificarla: aggiungi ai preferiti i filtri che usi davvero e trascinali nell’ordine che preferisci. Vedi “Aggiungi ai preferiti i tuoi filtri rapidi” qui sotto.

Se aggiungi più chip di quante ne entrino, la riga scorre lateralmente: il bordo della riga sfuma per indicare che c’è altro, appare una sottile barra di scorrimento sottostante e la rotellina del mouse fa scorrere la riga senza bisogno di trascinarla. Il pulsante Filtri scorre insieme alle chip, quindi posiziona quelle che usi di più verso l’inizio, dove rimangono visibili senza dover scorrere.

Possono apparire tre tipi di chip:

• I chip di stato mostrano un’etichetta e un conteggio compatto (2,3k invece di 2.347). Si applica solo uno stato alla volta, quindi fare clic su un chip cambia direttamente l’elenco su quello stato. Tutte le chat rappresenta l’intera posta in arrivo: si illumina solo quando nulla sta restringendo l’elenco e fare clic su di esso cancella ogni filtro, non solo lo stato.
• I chip di ambito — un tag, un elenco, un canale, un agente o un membro del team specifico — mostrano una piccola icona e il nome, senza conteggio. Si tratta di veri e propri interruttori: fai clic per applicarli, fai clic sullo stesso chip per rimuoverli. Due chip della stessa sezione possono essere attivi contemporaneamente: fai clic su WhatsApp e poi su LinkedIn e l’elenco mostrerà le chat su entrambi i canali.
• I chip di visualizzazione — un’icona a forma di segnalibro e il nome che hai dato a una combinazione salvata di filtri. Un clic applica l’intera combinazione in una volta sola: lo stato, i canali, i tag, l’intervallo di date, tutto ciò che hai salvato. Quando una vista è attiva, fare clic su un altro chip non illuminato passa a quel chip singolarmente e cancella i filtri della vista: con una vista “Oggi” attiva, fare clic su LinkedIn mostra le tue chat di LinkedIn, non le chat di oggi più LinkedIn. Per restringere o ampliare una vista, modificala nel pannello Filtri. Vedi “Salvare una vista” qui sotto.

I filtri applicati dal pannello senza essere aggiunti (pin) non aggiungono chip alla riga. Il numero sul pulsante Filtri ti indica quanti filtri stanno restringendo l’elenco e ogni sezione nel pannello mostra a cosa è impostata; uno stato scelto senza essere aggiunto (pin) ottiene comunque un chip temporaneo ×, poiché il numero del pulsante non conteggia lo stato.

Cosa fa ogni filtro di stato #

Attenzione — “Chiuso” non significa “gestito”. I filtri Aperte e Chiuse descrivono la finestra di messaggistica di 24 ore imposta da WhatsApp e Instagram. Per contrassegnare una conversazione come gestita, archiviala e seleziona Filtri → Stato → Archiviate per ritrovarla.

Il pannello Filtri #

Fai clic su Filtri (l’icona a imbuto all’inizio della riga) e si aprirà un pannello con una riga per ogni elemento in base al quale puoi filtrare:

Clicca su una sezione per approfondire le sue opzioni. Ogni riga mostra a destra cosa è attualmente impostato — un nome di stato, un tag, 3 selezionati, Non widget chat o Qualsiasi quando non sta filtrando nulla. Gli elenchi lunghi hanno una casella di ricerca in alto, così puoi digitare il nome di un agente o di un compagno di team invece di scorrere. La freccia indietro ti riporta all’elenco delle sezioni.

È / Non è e selezione di più valori #

Le sezioni Agente, Elenco, Tag e Canale sono liste di controllo: spunta tutte le opzioni che desideri e il pannello rimarrà aperto mentre lo fai. Spuntare due canali mostra le chat su entrambi i canali; spuntare due tag mostra i contatti che hanno almeno uno dei due tag. In cima a ciascuna di queste sezioni si trova un interruttore È / Non è. Lascialo su È per mostrare solo i valori spuntati, oppure spostalo su Non è per nasconderli e mostrare tutto il resto — “ogni chat che non è arrivata tramite il widget chat” è una spunta e un cambio di interruttore.

Diverse sezioni si combinano sempre: un filtro canale e un filtro tag insieme mostrano solo le chat che corrispondono a entrambi. All’interno di una singola sezione, il criterio è “uno qualsiasi di questi” (o “nessuno di questi” su Non è). Stato, Assegnatario, Creato e Broadcast accettano ancora un solo valore alla volta.

Quindi, “quali chat sono state create oggi e provengono dal widget chat” si ottiene con Creato → Oggi più Canale → Widget chat; e “create oggi su qualsiasi cosa tranne il widget chat” è la stessa cosa con l’interruttore Canale impostato su Non è. Entrambe le combinazioni possono essere salvate come chip: vedi “Salvare una vista” qui sotto.

Filtra per numero o casella di posta #

Quando hai più di un numero o casella di posta collegati, ad esempio due numeri WhatsApp o un numero WhatsApp Web accanto a un numero WhatsApp Business, apri Filtri → Canale e scorri oltre i nomi dei canali: ogni numero o casella di posta collegati ha la propria riga, mostrata come il numero (o l’indirizzo) seguito dal suo canale, come +31 6 12345678 · WhatsApp Web. Selezionane uno per vedere solo le chat che lo utilizzano. Funziona per numeri WhatsApp Web, WhatsApp Business, SMS e Telegram, caselle email e account LinkedIn.

Una chat viene conteggiata come appartenente a un numero una volta che un messaggio è stato inviato da quel numero al contatto o è arrivato dal contatto a quel numero, quindi un contatto che ha parlato con due dei tuoi numeri apparirà sotto entrambi. Passa la sezione a Non è per nascondere invece le chat di un numero. Come qualsiasi altro valore di filtro, un numero può essere aggiunto come etichetta o salvato in una vista.

Filtra per broadcast #

Apri Filtri → Broadcast e scegli un broadcast per vedere solo le persone a cui è stato inviato. È utile quando invii broadcast diversi a gruppi diversi (genitori e studenti, per esempio) e vuoi rispondere alle risposte di ciascun gruppo separatamente. Attiva Solo risposte sotto l’elenco per restringere il campo alle persone che hanno risposto a quel broadcast. Il broadcast può essere aggiunto come etichetta e una vista salvata manterrà anche l’impostazione Solo risposte.

Filtra in base alla data di creazione del contatto #

La sezione Creato restringe l’elenco alle chat il cui contatto è stato aggiunto in un determinato periodo — “chi è arrivato oggi?” o “tutti dalla trasmissione della scorsa settimana” senza scorrere e leggere le date.

• Preimpostazioni — Creato oggi, Creato ieri, Creato negli ultimi 7 giorni e Creato negli ultimi 30 giorni. Queste seguono il calendario: aggiungi Creato oggi alla riga dei filtri e mostrerà i nuovi contatti di oggi ogni giorno; una vista predefinita salvata con questo filtro farà lo stesso.
• Date personalizzate — sotto le preimpostazioni, trovi un selettore di date Da e A. Compila uno o entrambi i campi: Da 1 set significa tutto dal 1° settembre in poi, A 10 set significa tutto fino al 10 settembre incluso, e se li usi entrambi otterrai quell’intervallo, estremi inclusi. La riga mostrerà quindi Creato 1 set – 10 set (o Creato dal … / Creato fino al …), e la sua etichetta nella riga dei filtri riporterà lo stesso.

I giorni seguono il tuo fuso orario — “oggi” è oggi dove ti trovi tu, non dove si trova il server. Il periodo si applica a quando è stato creato il contatto, non a quando è arrivato l’ultimo messaggio, e si combina con tutto il resto: i conteggi degli stati, gli altri filtri, la ricerca e Seleziona tutto rispettano questa impostazione, e Imposta come predefinito la salva insieme al resto della vista. Per rimuoverla, clicca sulla × sulla sua etichetta o su Cancella filtro nella parte superiore della sezione Creato.

Sotto le sezioni si trova un ulteriore controllo: un interruttore Includi chat archiviate. I filtri solitamente cercano solo nelle tue conversazioni attive: un filtro per tag, ad esempio, non mostrerà una chat archiviata con quel tag, il che potrebbe far sembrare che il filtro abbia perso dei contatti. Attiva l’interruttore e ogni vista, eccetto Archiviate, includerà anche le conversazioni archiviate: i conteggi le includono, Seleziona tutto le copre e la ricerca le analizza entrambe. “Tutti con il tag hot-lead, archiviati o meno” è un unico interruttore invece di due controlli separati. Mentre è attivo, viene conteggiato nel numero sul pulsante Filtri, così l’elenco più ampio non è mai una sorpresa. L’interruttore è nascosto nella vista Archiviate (quella vista contiene già le tue chat archiviate) e Imposta come predefinito lo salva insieme al resto della tua vista.

Il numero sul pulsante Filtri conta ciò che hai selezionato. Usa Cancella filtro all’interno di una sezione per rimuovere quello specifico, oppure Cancella tutto nella parte superiore del pannello per rimuoverli tutti in una volta.

Salva la tua vista predefinita #

Per impostazione predefinita, Chat si apre sempre su Tutte le chat senza alcun filtro applicato. Se la prima cosa che fai ogni volta è applicare gli stessi filtri — ad esempio, cambiare l’Assegnatario con il tuo nome — puoi impostare questa come punto di partenza.

1. Configura l’elenco esattamente come vuoi che appaia: scegli uno stato e qualsiasi combinazione di agente, elenco, tag, canale e assegnatario.
2. Fai clic su Filtri e seleziona Imposta come predefinito nella parte superiore del pannello.

Da quel momento in poi, Chat si aprirà ogni volta con quella vista già applicata. Nient’altro cambia: tutti gli altri filtri sono ancora lì e passare da uno all’altro durante la sessione funziona esattamente come prima — l’impostazione predefinita determina solo da dove inizi.

L’intestazione del pannello mostra La tua vista predefinita con un segnalibro pieno quando ne è salvata una. Per tornare all’apertura su Tutte le chat, fai clic su Cancella predefinito accanto ad essa — i filtri sullo schermo rimarranno attivi; verrà dimenticato solo il punto di partenza salvato.

La vista predefinita viene salvata nell’account stesso, quindi ti segue su ogni dispositivo a cui accedi, e chiunque lavori nell’account partirà dalla stessa vista. Questo la rende un ottimo modo per configurare un’area di lavoro una sola volta: se stai preparando la posta in arrivo per qualcun altro, la vista che salvi è esattamente quella su cui approderanno, su qualsiasi computer utilizzino.

Salvare una vista #

Una vista è una combinazione completa di filtri salvata con un nome e aggiunta alla riga dei filtri come chip: uno stato, più qualsiasi combinazione di canali, tag, elenchi, agenti, un assegnatario, un intervallo di date e l’interruttore Includi archiviati.

1. Imposta l’elenco esattamente come desideri: ad esempio Creato → Oggi e Canale → Non è → Widget chat.
2. Fai clic su Filtri, quindi su Salva come vista nella parte superiore del pannello.
3. Digita un nome e premi Invio (o fai clic su Salva).

La vista appare immediatamente come una chip con un’icona a forma di segnalibro all’inizio della riga dei filtri e il pannello si chiude. Fai clic sulla chip e tutti i filtri della vista verranno applicati contemporaneamente, sostituendo quelli precedenti; la chip si illumina ogni volta che l’elenco mostra esattamente quella combinazione. Trascinala lungo la riga come qualsiasi altra chip.

Fai clic con il tasto destro su una chip di visualizzazione (su telefono, tieni premuto) per il relativo menu:

• Aggiorna con i filtri correnti — sovrascrivi la visualizzazione con i filtri attualmente sullo schermo.
• Rinomina — cambia il nome; i filtri rimangono invariati.
• Elimina — rimuovi la visualizzazione e la sua chip.
• Rimuovi da bloccati — togli la chip dalla riga senza eliminare la visualizzazione; l’intestazione del pannello conta quante visualizzazioni hai salvato.

Le visualizzazioni vengono salvate nell’account, come le chip bloccate e la visualizzazione predefinita, quindi le stesse chip appaiono su ogni dispositivo e per chiunque lavori nell’account. Puoi conservarne fino a 50.

Fissa i tuoi filtri rapidi #

I chip nella riga dei filtri non sono fissi. Ogni opzione nel pannello Filtri — ogni stato e ogni singolo tag, elenco, canale, agente e membro del team — ha una piccola icona a forma di spilla sulla destra. Fai clic su di essa e quel filtro otterrà il proprio chip nella riga; fai clic di nuovo per rimuovere il chip.

Ciò significa che la riga finisce per corrispondere al tuo modo effettivo di lavorare. Se ti concentri su un tag, fissa il tag. Se sei la persona che gestisce tutto ciò che ti viene assegnato, fissa il tuo nome. Se Attenzione è la prima cosa che controlli ogni mattina, fissala e rimuovi IA in pausa.

• Per aggiungere (pin) — apri Filtri, entra nella sezione che desideri (Stato, Tag, Canale e così via) e fai clic sull’icona della puntina accanto all’opzione. L’aggiunta non applica il filtro; aggiunge solo il chip. Un chip contiene un solo valore, quindi una combinazione — diversi canali o un Non è — viene salvata come vista (vedi “Salvare una vista” sopra).
• Per rimuovere (unpin) — passa il mouse sopra un chip e fai clic sulla piccola puntina sbarrata che appare nell’angolo in alto a destra. Puoi anche fare clic con il tasto destro sul chip (su un telefono, tieni premuto) e scegliere Rimuovi (unpin), oppure fare clic nuovamente sull’icona della puntina della stessa opzione nel pannello Filtri. In entrambi i casi il chip scompare; il filtro in sé rimane invariato.
• Per riordinare — trascina un chip lungo la riga; una linea sottile mostra lo spazio in cui si posizionerà, quindi rilascialo lì. Metti i chip che usi più spesso all’inizio in modo che non scorrano mai fuori dalla vista. Su un telefono o tablet non c’è nulla da trascinare, quindi tieni premuto un chip e usa Sposta a sinistra / Sposta a destra.
• Se rimuovi tutto, la riga è vuota e ti indica semplicemente dove recuperare i chip. Le impostazioni predefinite non tornano automaticamente.

I tuoi chip seguono l’account. I filtri rapidi aggiunti sono salvati nell’account, non sul dispositivo: configura la riga una volta e gli stessi chip, nello stesso ordine, appariranno su ogni computer e per chiunque lavori nell’account. Se lavori su più account, ognuno mantiene la propria riga.

Suggerimento: Se gestisci un gran numero di conversazioni, usa i filtri regolarmente per rimanere organizzato. Controlla il filtro Attenzione durante la giornata per assicurarti che nessun cliente sia in attesa di una risposta umana, oppure usa AI in pausa per trovare le chat in cui hai preso il controllo ma potresti aver dimenticato di riattivare il bot.

Ordinamento e ricerca #

• Ordinamento — All’interno di qualsiasi filtro, le conversazioni sono sempre ordinate per attività più recente, in modo che le chat che richiedono attenzione immediata rimangano in cima. L’eccezione sono le chat aggiunte ai preferiti, che si posizionano sopra le altre nella vista non filtrata — vedi “Aggiungere chat ai preferiti” di seguito.
• Ricerca — Cerca tra nomi dei contatti, numeri di telefono, indirizzi email e l’ultimo messaggio, nell’intera casella di posta. La ricerca ora funziona all’interno di ciò che hai filtrato: seleziona prima un canale o un elenco e la ricerca guarderà solo quelle chat. Cancellare la ricerca ti riporta al filtro precedente.
• Messaggi nei risultati di ricerca — Digita almeno 3 caratteri e apparirà una sezione Messaggi sotto le chat corrispondenti, che elenca fino a 20 messaggi da qualsiasi conversazione che contengono ciò che hai digitato, dal più recente. Ogni riga mostra la chat, la data e le parole attorno alla corrispondenza. Clicca su una riga per aprire quella chat in corrispondenza di quel messaggio. In una casella di posta molto grande, una parola comune può richiedere un momento; se la ricerca scade, vedrai un link Riprova invece di un elenco vuoto.

Ricerca all’interno di una conversazione #

La barra di ricerca sopra l’elenco delle chat trova la chat giusta. Per trovare un messaggio nella chat che hai già aperto, fai clic sulla lente d’ingrandimento nell’intestazione della conversazione.

• Digita ciò che ricordi e i messaggi corrispondenti appariranno al posto della conversazione, dal più recente al meno recente, con le tue parole evidenziate.
• La ricerca viene effettuata nell’intera conversazione, indipendentemente da quanto sia datata, non solo nei messaggi attualmente visualizzati sullo schermo.
• Fai clic su qualsiasi risultato per passare direttamente a quel messaggio nella conversazione. Verrà brevemente contornato in modo che tu possa vedere dove sei arrivato e potrai continuare a scorrere da lì.
• Se il messaggio risale a un periodo precedente al caricamento della chat, verrà comunque aperto, insieme ai messaggi precedenti e successivi per fornire contesto. Una barra nella parte superiore indica che stai visualizzando messaggi meno recenti e il pulsante Vai all’ultimo ti riporterà alla parte attiva della chat (così come rispondere).
• Premi Esc, o fai clic sulla X, per chiudere la ricerca e tornare alla conversazione.

Questa è la stessa ricerca che troverai nella scheda Messaggi della scheda di un contatto, quindi funziona allo stesso modo ovunque tu stia leggendo una conversazione.

Fissare le chat #

Una casella di posta affollata si ordina in base a chi ha scritto per ultimo, quindi la conversazione su cui stai effettivamente lavorando scivola giù nell’elenco nel momento in cui altre dieci persone scrivono. Fissala in alto e rimarrà lì.

Fissare una chat #

• Dall’elenco chat — passa il mouse sopra una riga di chat e fai clic sull’icona a forma di puntina, la prima nel piccolo menu che appare sul bordo destro della riga (su un telefono il menu è sempre visibile).
• Da una chat aperta — fai clic sulla puntina nell’intestazione della conversazione.

Clicca di nuovo sulla puntina per rimuoverla.

Dove appaiono le chat fissate #

Nella vista semplice Tutte le chat — senza filtri di stato, senza filtri dal pannello, senza nulla digitato nella ricerca — le tue conversazioni fissate si trovano nella loro sezione Fissate in cima all’elenco, con il resto delle tue chat sotto l’intestazione Altre chat in basso. La chat fissata più di recente è la prima, e una chat fissata rimane lì indipendentemente da quanto sia vecchio il suo ultimo messaggio.

Applica un qualsiasi filtro e l’elenco tornerà al normale ordine dal più recente, così un filtro ti mostrerà sempre un quadro reale di ciò che corrisponde. Le chat fissate mantengono comunque una piccola etichetta Fissata sulla loro riga, così puoi distinguere quali sono. La ricerca si comporta in modo intermedio: non c’è una sezione separata, ma le corrispondenze fissate sono elencate per prime.

Puoi fissare fino a 15 chat. Se provi a fissarne una sedicesima, ti verrà chiesto di rimuoverne prima una. Una puntina viene salvata sulla conversazione, allo stesso modo della stella Importante, quindi è condivisa con il tuo team: tutti sull’account vedono le stesse chat fissate in alto. Non cambia nulla per il contatto, l’IA o la conversazione stessa.

Contrassegnare chat e messaggi come importanti #

Quando alcune conversazioni contano più delle altre — un lead interessante, un cliente chiave, un affare in corso — aggiungi una stella in modo che siano sempre facili da trovare e i loro messaggi non ti sfuggano mai.

Aggiungere una stella a una chat #

• Dall’elenco chat — passa il mouse sopra una riga di chat e fai clic sull’icona a forma di stella nel menu che fluttua sul bordo destro (su un telefono il menu è sempre visibile). La stella diventa gialla per mostrare che la chat è contrassegnata come importante.
• Da una chat aperta — fai clic sulla stella nell’intestazione della conversazione, accanto all’interruttore dell’IA.

Clicca di nuovo sulla stella in qualsiasi momento per rimuoverla. La stella è condivisa con tutto il tuo team: quando contrassegni una chat come importante, tutti gli utenti dell’account vedono la stessa stella.

Aggiungere una stella a un singolo messaggio #

Puoi anche aggiungere una stella ai singoli messaggi — un indirizzo, un dettaglio dell’ordine, una promessa che hai fatto e che vorrai ritrovare:

1. Passa il mouse sopra il messaggio e clicca sulla piccola freccia che appare accanto alla nuvoletta (su telefono è sempre visibile).
2. Scegli Segna come importante.

Una piccola stella gialla appare accanto al timestamp del messaggio. Per rimuoverla, apri lo stesso menu e scegli Rimuovi stella.

Trovare le tue chat importanti #

Fai clic su Filtri sopra l’elenco chat, apri Stato e scegli Importanti per vedere solo le tue conversazioni con stella. Se le controlli spesso, fai clic sulla puntina accanto a Importanti mentre sei lì e otterrà un chip permanente nella riga dei filtri.

Ricevi una notifica quando ti scrivono contatti importanti #

Aggiungere una chat ai preferiti sblocca anche una categoria di notifica dedicata: Messaggi da contatti importanti. Con questa opzione abilitata, ogni nuovo messaggio da un contatto preferito attiva un avviso sotto l’icona della campanella (e come notifica push del browser, se hai abilitato le notifiche Web Push), in modo che un messaggio di un cliente chiave non vada mai perso in una casella di posta affollata. Puoi gestirla nella pagina delle impostazioni delle notifiche.

Rispondere a un messaggio specifico #

In una conversazione lunga non è sempre ovvio a quale domanda si stia rispondendo. Rispondi a un messaggio specifico e la tua risposta arriverà allegata ad esso: il cliente vedrà il messaggio originale citato sopra la tua risposta, esattamente come è abituato a fare su WhatsApp o Instagram.

1. Passa il mouse sopra il messaggio a cui vuoi rispondere e clicca sulla piccola freccia che appare accanto alla nuvoletta (su telefono è sempre visibile).
2. Scegli Rispondi.
3. Il messaggio che hai scelto apparirà appena sopra la casella di testo. Scrivi la tua risposta e inviala come di consueto.

Per annullare, clicca sulla × nell’anteprima (o premi Esc) e la citazione verrà rimossa.

Anche la tua risposta conterrà il messaggio citato nella chat. Se l’originale è ancora caricato nella conversazione, clicca sulla citazione per saltare direttamente ad esso; se è più indietro, verrà mostrato come un’anteprima che puoi leggere ma non cliccare.

Dove appare Rispondi — e perché a volte è disattivato #

La citazione è qualcosa che l’app del cliente deve visualizzare, quindi funziona solo dove il canale la supporta. Dove non è supportata, Rispondi rimane nel menu ma è disattivato, e passandoci sopra il mouse ti verrà spiegato il motivo, invece di inviare una risposta che arriverebbe senza alcun riferimento a ciò a cui sta rispondendo.

Buono a sapersi #

• Puoi rispondere sia ai tuoi messaggi che a quelli del cliente.
• La funzione Rispondi è destinata ai messaggi inviati manualmente. Le risposte dell’agente AI vengono sempre inviate come messaggi normali, mai come risposte citate, su tutti i canali. L’AI è in grado di vedere quale messaggio un contatto ha citato quando risponde a uno di essi.
• Non è possibile rispondere a un messaggio non ancora consegnato o eliminato: non ci sarebbe nulla a cui la citazione possa fare riferimento.
• Anche un allegato o un messaggio vocale possono essere una risposta: seleziona Rispondi, quindi allega il file.
• Se dividi una risposta lunga in più parti, solo la prima conterrà la citazione, proprio come farebbe una persona che cita una volta sola e poi continua a scrivere.
• Su WhatsApp collegato tramite QR, quando un cliente risponde a uno dei tuoi messaggi, vedrai la sua citazione sopra il suo messaggio anche nella tua casella di posta. Sugli altri canali, per il momento, la risposta arriva come un messaggio normale.

Reagire a un messaggio #

A volte un messaggio non richiede una risposta: un 👍 è sufficiente. Sui canali che lo supportano, puoi reagire a qualsiasi messaggio con un’emoji; il cliente vedrà la tua reazione sul proprio telefono, esattamente come se avessi reagito da lì.

1. Passa il mouse sopra il messaggio e clicca sulla piccola freccia che appare accanto alla nuvoletta (su telefono è sempre visibile).
2. Una riga di emoji si trova nella parte superiore del menu: cliccane una.

L’emoji appare come un piccolo contrassegno sotto il messaggio nella tua casella di posta e sulla copia della chat del cliente. Per cambiare idea, apri il menu e seleziona un’emoji diversa: sostituirà la prima. Per rimuoverla completamente, clicca sull’emoji che avevi scelto nel menu, oppure passa il mouse sopra il contrassegno sotto il messaggio e clicca sulla piccola × che appare accanto ad esso (su telefono la × è sempre visibile). Verrà rimossa da entrambe le parti.

Dove funziona la reazione #

Buono a sapersi #

• Puoi reagire ai messaggi del cliente e ai tuoi.
• Una reazione per messaggio: scegliere una seconda emoji sostituisce la prima, proprio come in WhatsApp.
• Quando un cliente reagisce a uno dei tuoi messaggi su WhatsApp collegato tramite QR, la sua reazione viene visualizzata anche come elemento sotto quel messaggio nella tua casella di posta. Su altri canali, le reazioni dei clienti non vengono ancora visualizzate.
• Non è possibile reagire a un messaggio eliminato.

Modifica di un messaggio #

Hai notato un errore di battitura o un prezzo sbagliato subito dopo l’invio? Su alcuni canali puoi correggerlo direttamente, e anche la copia del cliente verrà aggiornata:

1. Passa il mouse sopra il messaggio e clicca sulla piccola freccia che appare accanto alla nuvoletta (su telefono è sempre visibile).
2. Scegli Modifica messaggio.
3. Correggi il testo e clicca su Salva modifiche.

Il messaggio viene aggiornato nella tua casella di posta e sullo schermo del cliente, e da quel momento riporterà una piccola etichetta Modificato.

Dove appare Modifica — e perché a volte non c’è #

L’opzione Modifica appare solo quando la copia del cliente può essere effettivamente modificata. Se non è presente, è una scelta deliberata: modificare la tua copia mentre il cliente conserva l’originale porterebbe entrambi a leggere conversazioni diverse, e la tua IA risponderebbe basandosi su parole che non sono mai state realmente inviate.

Una volta superato il limite di tempo, Modifica scompare dal menu. Se hai ancora bisogno di correggere qualcosa, invia un messaggio di follow-up — oppure elimina l’originale e inviane uno nuovo, sui canali in cui l’eliminazione raggiunge il cliente.

Buono a sapersi #

• Non è possibile modificare un messaggio inviato dal cliente. È il suo messaggio.
• Non è possibile modificare un messaggio eliminato.
• Su WhatsApp (QR / numero personale) non è possibile modificare il testo sotto una foto, un video o un file. Invia un messaggio di follow-up con la correzione, oppure elimina il messaggio e invialo di nuovo.
• Su WhatsApp e Telegram, l’app del cliente mostra il messaggio come modificato anche sul suo dispositivo: la modifica non è invisibile per lui.
• Se la modifica non può essere recapitata (ad esempio se il tuo WhatsApp è temporaneamente offline), non cambia nulla — nemmeno la tua copia — e ti spiegheremo il motivo. È una scelta intenzionale: una modifica salvata che non ha mai raggiunto il cliente sarebbe peggio di nessuna modifica.

Eliminare un messaggio #

Hai inviato qualcosa per errore? Puoi annullare l’operazione:

1. Passa il mouse sopra il messaggio e clicca sulla piccola freccia che appare accanto alla nuvoletta (su telefono è sempre visibile).
2. Scegli Elimina messaggio.
3. Conferma.

Il messaggio viene sostituito con Questo messaggio è stato eliminato nella tua casella di posta.

Se il cliente può ancora vederlo #

Questa è la parte importante e dipende dal canale. La finestra di conferma ti indica cosa stai per fare prima di cliccare:

Dopo l’eliminazione, un breve messaggio in fondo allo schermo conferma cosa è successo realmente: se il messaggio è stato rimosso da entrambi i lati o solo dal tuo.

Buono a sapersi #

• L’eliminazione non può essere annullata.

• L’eliminazione di un messaggio non elimina la conversazione. Per cancellare un’intera chat, usa invece Archivia.

• Tutti i membri del tuo team vedranno il messaggio come eliminato.

• Se la tua connessione WhatsApp o Telegram dovesse essere offline in quel momento, ti informeremo che il messaggio è stato rimosso dalla tua casella di posta ma non è stato possibile ritirarlo: riconnettiti e il prossimo funzionerà normalmente.

• Puoi eliminare anche un messaggio inviato dal cliente. Questo lo rimuove solo dalla tua casella di posta: non c’è modo di rimuovere qualcosa dalla posta in uscita di qualcun altro.

• Funziona anche al contrario: quando un cliente annulla l’invio di un messaggio su Instagram, Messenger, WhatsApp (QR / numero personale), Telegram o LinkedIn, nella tua casella di posta apparirà Questo messaggio è stato eliminato invece di scomparire silenziosamente; in questo modo, una conversazione in cui l’IA ha risposto a un messaggio successivamente eliminato mantiene l’ordine corretto. Se quel messaggio non era ancora stato letto, il conteggio si aggiorna: il numero di messaggi non letti della chat diminuisce di uno e la notifica nella campanella viene cancellata o non mostra più il testo che è stato eliminato.

• Su WhatsApp (QR / numero personale), anche un messaggio eliminato per tutti dal telefono collegato stesso apparirà come Questo messaggio è stato eliminato.

• Il testo originale di un messaggio eliminato non viene conservato. Le esportazioni e l’API lo restituiscono come eliminato con un testo vuoto, quindi se hai bisogno di un registro permanente (ad esempio nel tuo CRM), copia i messaggi man mano che arrivano con un webhook o un’automazione.

• Sull’API di WhatsApp Business, WhatsApp non ci comunica quando un cliente annulla l’invio di un messaggio, quindi rimane nella tua casella di posta così come è stato inviato.

Condividere un link a una chat #

Per inviare un collega direttamente a una conversazione, aprila, fai clic sul menu a tre punti (⋯) nell’intestazione della conversazione e scegli Copia link. Incollalo ovunque; aprendolo, il destinatario verrà indirizzato a quella conversazione.

Il link ricorda a quale account appartiene la chat. Se il tuo collega si trova attualmente in un account diverso (il proprio o un altro account cliente che gestisce), l’app lo reindirizzerà prima all’account della chat, a condizione che vi abbia accesso. In caso contrario, visualizzerà un messaggio che indica che la chat appartiene a un account che non può aprire, invece di una conversazione vuota. Il proprietario dell’area di lavoro può risolvere il problema aggiungendolo al team.

Chiusura di una conversazione (quando hai finito) #

Quando una conversazione è stata gestita e nessuno deve più seguirla, archiviala. L’archiviazione è lo stato “chiuso” o “risolto” di Your AI Connector: non c’è uno stato separato da impostare.

Due cose lo rendono lo strumento giusto per un team:

• È condiviso. Lo stato archiviato vive sulla conversazione stessa, non sul tuo login. Nel momento in cui archivi una chat, ogni membro del team la vede come archiviata, quindi nessuno riapre qualcosa che un collega ha già gestito.
• Svuota la posta in arrivo senza perdere nulla. Le chat archiviate scompaiono da Tutte le chat e da ogni altro filtro, ma la cronologia completa rimane intatta e il contatto non viene toccato.

Tre modi per archiviare #

1. Dall’elenco chat — passa il mouse su una riga della chat e fai clic sull’icona di archiviazione, l’ultima nel riquadro che appare sul bordo destro.
2. Dalla conversazione — apri la chat, fai clic sul menu a tre punti (⋯) nell’intestazione e scegli Archivia.
3. In blocco — seleziona le caselle di controllo su diverse chat (o seleziona tutte le chat nella vista corrente in una volta sola) e fai clic su Archivia nella barra delle azioni in blocco. Vedi Azioni in blocco sulla posta in arrivo.

Puoi anche lasciare che la posta in arrivo si archivi da sola: Impostazioni → Profilo → Archivia automaticamente le chat senza risposta archivia qualsiasi chat in cui hai scritto tu per ultimo e il contatto non ha risposto entro il tempo selezionato. Vedi Archivia automaticamente le chat senza risposta.

Trovare e riaprire le chat archiviate #

Fai clic su Filtri, apri Stato e scegli Archiviati per elencare tutto ciò che hai chiuso. Per ripristinarne uno, aprilo e scegli Sposta nella posta in arrivo (lo stesso comando utilizzato per archiviarlo), oppure fai clic sull’icona di ripristino nella sua riga. Per ripristinarne diversi contemporaneamente, passa alla modalità di selezione multipla mentre il filtro Archiviati è attivo, seleziona le chat e fai clic su Annulla archiviazione: nella vista Archiviati, l’azione Archivia della barra di selezione multipla diventa Annulla archiviazione.

Se un contatto ti scrive di nuovo dopo che lo hai archiviato, la chat torna automaticamente nella tua posta in arrivo: l’archiviazione non è un blocco e non impedisce all’AI di rispondere. Per fermare il bot per un contatto, metti in pausa l’AI su quella chat; per smettere di ricevere messaggi da loro del tutto, usa Non disturbare.

Monitorare il lavoro non ancora terminato #

L’archiviazione risponde alla domanda “è fatta?”; ha deliberatamente solo due stati. Per le situazioni intermedie (in attesa del cliente, in attesa di un collega, in corso), non inventare tag simili all’archiviazione; usa gli strumenti creati appositamente:

• Assegnazioni chat — chi è il proprietario di questa conversazione in questo momento.
• Attività — fasi come Da fare, In corso, In attesa e Completato, collegate al contatto e assegnabili a un collega. Puoi crearne una senza uscire dalla conversazione: vedi “Creare un’attività da una chat” qui sotto.
• Tag — l’esito di una conversazione (Interessato, Prenotato, Non interessato), che anche il tuo agente IA può applicare automaticamente.

Creare un’attività da una chat #

“Richiamali giovedì” è il tipo di cosa che si perde nel momento in cui chiudi la scheda. Puoi trasformarla in un’attività senza uscire dalle Chat, e verrà creata già collegata al contatto.

Quattro modi per iniziare #

• L’intestazione della chat — fai clic sull’icona spunta nell’intestazione della conversazione.
• Una riga della chat — passa il mouse su qualsiasi riga nell’elenco delle chat e fai clic sull’icona spunta nel riquadro che appare sul bordo destro.
• Il pannello dei contatti — fai clic su Aggiungi attività nella sezione Attività del pannello a destra.
• La casella dei messaggi — il metodo più rapido: attiva l’interruttore delle cose da fare e fai clic su Crea attività (vedi sotto).

I primi tre aprono il normale modulo Nuova attività con il contatto già collegato e il tipo impostato su Da fare. Tutto il resto — titolo, data di scadenza, fase, priorità, incaricato — funziona esattamente come nella pagina Attività. Consulta Attività per la guida completa.

La barra rapida delle cose da fare (a un clic dalla casella dei messaggi) #

Accanto alla casella dei messaggi si trova un piccolo interruttore per le cose da fare. Attivalo e apparirà una barra sottile sopra la casella, pronta all’uso:

1. Il titolo viene compilato automaticamente per te — “Follow up con Ana” — e puoi sovrascriverlo.
2. Scegli una data di scadenza tra le opzioni rapide: Più tardi oggi, Domani, Tra 3 giorni o La prossima settimana. Oppure fai clic sul pulsante della data per sceglierne una personalizzata. Ti serve un orario preciso (“chiamare alle 15:00”)? Impostalo nel campo ora accanto alla data.
3. Facoltativamente, attiva il chip trattativa. Se il contatto ha già una trattativa aperta, l’attività verrà collegata ad essa. In caso contrario, verrà creata una nuova trattativa per lui nella prima colonna della tua pipeline, insieme all’attività.
4. Fai clic su Crea attività (o premi Invio nel campo del titolo). L’attività viene creata immediatamente: non è necessario inviare un messaggio.

Puoi anche lasciare la barra attiva e inviare una risposta come al solito: l’attività verrà creata nel momento in cui il messaggio viene inviato, collegata sia al messaggio che al contatto, così che aprendo l’attività in seguito verrai riportato direttamente a ciò che è stato detto.

La scelta della data di scadenza e il chip della trattativa utilizzati l’ultima volta verranno ricordati per la volta successiva, e l’interruttore si disattiverà automaticamente una volta creata l’attività, così da non crearne mai una per errore nella risposta successiva.

Se un messaggio viene inviato ma l’attività non può essere creata per qualche motivo, il messaggio partirà comunque: vedrai una breve nota con un pulsante Riprova invece di perdere la risposta.

Visualizzare le attività di un contatto #

La sezione Attività del pannello contatti elenca le attività aperte di questo contatto con le relative date di scadenza; tutto ciò che è scaduto viene mostrato in rosso. Cliccane una per modificarla sul posto — lo stesso modulo utilizzato dalla pagina Attività, così puoi posticipare una data di scadenza o cambiare la fase senza lasciare la conversazione. Hai bisogno del record completo (commenti, attività)? Passa il mouse sulla riga e clicca sull’icona ↗ per aprirlo nella pagina Attività.

Non vedi nulla di tutto ciò? I pulsanti delle attività appaiono solo quando le Attività sono attivate per il tuo account e le autorizzazioni del tuo team ti consentono di modificare i contatti. Consulta Attività.

Avvisi di nuovi messaggi #

Mentre Chat è aperta, Your AI Connector ti avvisa non appena arriva un nuovo messaggio, anche se stai lavorando in un’altra scheda:

• Suono — Viene riprodotto un breve segnale acustico quando arriva un nuovo messaggio. Usa l’icona dell’altoparlante nella parte superiore dell’elenco delle chat per attivarlo o disattivarlo — l’impostazione viene memorizzata solo su questo dispositivo.
• Contatore scheda e badge icona — Il titolo della scheda del browser mostra il numero di nuovi messaggi in arrivo mentre la scheda è in background, con un badge rosso corrispondente sull’icona del sito. Entrambi si azzerano nel momento in cui torni sulla scheda.

Se il suono non viene riprodotto, verifica che l’icona dell’altoparlante non sia disattivata e tieni presente che i browser bloccano l’audio finché non hai fatto clic da qualche parte sulla pagina almeno una volta.

Indicatori di stato del messaggio #

Ogni messaggio inviato mostra il suo stato di consegna:

Suggerimento: Passa il mouse sopra l’orario sotto qualsiasi messaggio per vedere la data e l’ora di invio complete, lo stato attuale e quando è stato raggiunto e, se qualcosa è andato storto, il motivo del fallimento.

Nota: Il monitoraggio dello stato del messaggio è disponibile per WhatsApp (sia Business che Web), SMS e altri canali supportati. Il livello di dettaglio varia in base al canale — ad esempio, lo stato “Letto” è disponibile su WhatsApp ma non su SMS.

Utilizzo dei crediti e conteggio dei messaggi del bot #

Nella sezione Statistiche attività del pannello dei contatti, vedrai due numeri importanti:

Utilizzo dei crediti #

Il totale dei crediti AI consumati in questa conversazione. Conta ogni azione dell’AI nella conversazione, non solo le risposte visibili: ogni risposta dell’AI (addebitata quando l’AI “pensa”, non per singolo messaggio inviato), chiamate a strumenti e funzioni personalizzate, tag di contatto applicati dall’AI, follow-up automatici, trascrizione di note vocali, riepiloghi della chat, bozze di Genera risposta (dal 26 settembre 2026) e passaggi di valutazione in background.

Il numero viene scritto man mano che ogni azione avviene, ma il pannello lo carica quando apri la conversazione: passa a un’altra schermata e torna indietro (o aggiorna) per vedere la cifra più recente. Le conversazioni precedenti ad agosto 2026 potrebbero mostrare un numero inferiore a quello effettivamente speso: all’epoca solo le risposte dell’AI e le chiamate agli strumenti venivano aggiunte a questo contatore, e i totali storici non vengono ricalcolati.

Crediti per conversazione #

Sotto i riquadri delle statistiche, clicca su Crediti per conversazione per vedere come sono stati utilizzati i crediti di questo contatto. Si aprirà un breve riepilogo:

• Crediti utilizzati: il totale che questo contatto ha consumato, con eventuali rimborsi (ad esempio una risposta che non è stato possibile inviare) già sottratti. I messaggi di prova dal playground non vengono conteggiati.
• Ogni conversazione, dalla più recente, con le relative date e i crediti utilizzati. Una conversazione inizia quando il contatto scrive dopo un periodo di inattività e si chiude circa 48 ore dopo l’ultimo messaggio. Ognuna è etichettata come Solo IA quando l’IA l’ha gestita senza aiuto, Passata al team quando qualcuno del tuo team ha inviato un messaggio dopo che l’IA aveva risposto (o l’IA ha avvisato un operatore umano), o Nessuna IA quando l’IA non ha mai risposto.
• Per tipo: quali tipi di azioni hanno utilizzato i crediti, come risposte dell’IA, chiamate a strumenti, tag, follow-up e riepiloghi.
• Media per conversazione per le conversazioni “Solo IA” e “Passata al team”, quando il contatto ne ha entrambe.

I crediti spesi al di fuori di qualsiasi finestra di conversazione (ad esempio un follow-up inviato giorni dopo la chiusura della chat) contano comunque nel totale e sono mostrati su una riga separata. Agenzie: un account cliente vede i crediti che gli sono stati addebitati, nei propri crediti. Le stesse cifre sono disponibili tramite API, vedi Ottieni costo contatto e Costi conversazione per la media su tutte le conversazioni in un intervallo di date.

Conteggio messaggi del bot #

Il numero di risposte dell’IA inviate a questo contatto. L’IA smette di rispondere a un contatto una volta che questo contatore raggiunge il limite di messaggi massimi sull’Agente IA che lo gestisce (Impostazioni Bot → Messaggi massimi, 20 per impostazione predefinita). Alcuni piani prevedono anche un proprio limite per chat, e viene applicato il numero più basso tra i due. Quando viene raggiunto il limite, la chat passa allo stato IA in pausa: fai clic su Reimposta accanto al contatore per riportarlo a zero.

Limite giornaliero raggiunto: l’IA riprende alle 00:00 UTC è un messaggio diverso: è il limite di invio giornaliero di WhatsApp Web sul numero, e si azzera da solo durante la notte. Reimposta non ha alcun effetto su questo.

Reimpostare il conteggio: Fai clic su Reimposta accanto al contatore nel pannello contatti per riportare il conteggio dei messaggi IA a zero, in modo che l’IA possa continuare a chattare con quel contatto.

Suggerimento: Se un contatto ha utilizzato molte risposte AI, potrebbe valere la pena rivedere la conversazione per verificare se il bot sta gestendo bene l’interazione o se il contatto necessita dell’attenzione di un operatore umano.

La finestra di messaggistica di 24 ore (WhatsApp Business, Instagram, Messenger) #

WhatsApp Business, i DM di Instagram e Facebook Messenger impongono ciascuno una finestra di messaggistica di 24 ore:

• Dopo che un contatto ti invia un messaggio, hai 24 ore di tempo per rispondere liberamente con qualsiasi messaggio.
• Una volta chiusa la finestra di 24 ore, puoi inviare solo un modello approvato per riaprire la conversazione.
• L’interfaccia della chat mostra un avviso chiaro quando la finestra si è chiusa, indicandoti di inviare un modello approvato per riaprirla. L’invio di un modello è l’unico modo per riaprire una finestra chiusa: non esiste una scorciatoia “Riapri” con un solo clic.

La finestra di messaggistica di 24 ore si applica a WhatsApp Business API, ai DM di Instagram e a Facebook Messenger. WhatsApp Web non ha tale finestra, poiché funziona sul tuo account WhatsApp collegato anziché sull’API Business. SMS, Telegram, LINE, email, il widget chat e i canali personalizzati non hanno alcuna finestra.

Instagram non ha modelli. Quando la finestra si è chiusa in una chat di Instagram, fai clic sul @nomeutente del contatto (o sull’icona ↗) nell’intestazione della chat per aprire la stessa conversazione su Instagram e rispondere dalla tua casella di posta di Instagram, dove la finestra non si applica.

Per saperne di più sui modelli, consulta Modelli di messaggio WhatsApp.

Riapertura di chat chiuse con i modelli #

Quando una finestra di conversazione WhatsApp si chiude:

1. L’area di inserimento del messaggio mostra una notifica che indica che la chat è chiusa e che l’invio di una risposta normale è bloccato.
2. Fai clic su Invia modello nell’area di inserimento del messaggio per aprire il selettore dei modelli. (I modelli sono una funzionalità dell’API di WhatsApp Business, quindi questa opzione appare solo nelle chat di WhatsApp Business.)
3. Scegli un modello approvato dall’elenco. Se hai molti modelli, usa la casella di ricerca in alto: corrisponde al nome del modello e al testo del messaggio, così puoi trovare quello giusto digitando una frase del messaggio anche quando diversi modelli condividono lo stesso nome.
4. Sotto Risposte gestite da, controlla chi prenderà in carico la conversazione quando il contatto risponderà. Si apre con chi li gestisce oggi, e puoi modificarlo qui senza uscire dalla schermata.
5. Il modello viene inviato al contatto. Nella chat, il messaggio viene visualizzato con le sue variabili compilate, nel modo in cui il contatto lo ha ricevuto (il nome al posto di {{1}}), e con intestazione, piè di pagina e pulsanti attorno ad esso quando il modello li prevede (modelli dal tuo account WhatsApp Business). Invia modello invia solo testo: una foto o un video non vengono mai allegati qui, nell’azione collettiva o da un contatto. Per inviare un modello con un’immagine o un video, usa una Trasmissione con allegato.
6. Una volta che il contatto risponde, la finestra di 24 ore si reimposta e la messaggistica normale riprende.

Suggerimento: Crea alcuni modelli semplici e generici che funzionino per riaprire qualsiasi conversazione: i modelli senza variabili vengono solitamente approvati più rapidamente.

Invio di un modello a più chat contemporaneamente #

Spunta la casella di controllo su ogni chat nell’elenco, quindi scegli Invia modello. Prima di confermare, la finestra modale mostra approssimativamente quanto costerà l’invio in crediti, suddiviso per paese quando i tuoi contatti si trovano in più di uno: WhatsApp addebita una tariffa diversa per destinazione.

Puoi anche impostare Risposte gestite da per l’intera selezione qui.

Oltre i 10 contatti, questo si trasforma in una trasmissione invece di un invio diretto. Otterrai una bozza di trasmissione con quei contatti già selezionati e completerai l’invio da lì: è lì che risiedono la pianificazione, l’invio in batch e la reportistica. Vedi Trasmissioni.

Invio di un modello dai Contatti #

Non devi trovare prima la chat. Apri un contatto (il pannello che scorre dall’elenco dei contatti o la sua pagina di record completa) e usa Invia modello per un messaggio singolo, oppure Invia trasmissione per inviare il messaggio di apertura di una trasmissione live solo a quella persona (il che assegna anche le sue risposte all’agente di quella trasmissione).

Il menu a tre punti #

Fai clic sull’icona del menu a tre punti in alto a destra nell’intestazione della conversazione. Qui si trovano le altre azioni della chat:

1. Test nel Playground — Carica questa conversazione nella chat Prova dell’agente che la gestisce, così puoi testare come risponderebbe l’IA senza toccare la conversazione reale.
2. Segna come letto — Rimuove lo stato di non letto da questa chat.
3. Segna come non letto — Ripristina l’indicatore di non letto su questa chat e la chiude, in modo che torni a risaltare nell’elenco. Utile in una casella di posta condivisa: leggi qualcosa che un collega sta gestendo e restituisciglielo esattamente com’era prima che tu lo aprissi. Solo la tua casella di posta cambia: al contatto non viene mai inviata una conferma di lettura (o altro) da nessuna di queste due azioni. L’indicatore rimane attivo finché qualcuno non apre la chat, anche se l’IA risponde o viene inviato un follow-up nel frattempo, e una chat che hai contrassegnato di nuovo non conta come “in attesa da un giorno” finché non è passato effettivamente un giorno da quando l’hai contrassegnata. Riaprire la chat rimuove l’indicatore come di consueto.
4. Non disturbare (interruttore) — Si attiva automaticamente quando un contatto risponde solo con STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT o END (qualsiasi maiuscola, un punto finale o un punto esclamativo sono accettati), così non devi scrivere la gestione dell’opt-out nelle istruzioni del tuo agente. Blocca tutto ciò che viene inviato a questo contatto: l’IA non risponderà e non potrai inviare messaggi nemmeno manualmente (il compositore viene sostituito da un pulsante Disattiva mentre è attivo). Il contatto può comunque inviarti messaggi e tutto viene salvato per essere rivisto in seguito. Disattivalo da qui, dal compositore, dal banner rosso nella parte superiore della chat o da Preferenze nel pannello del contatto.
5. Assegna a un collega… — Instrada la chat a un membro specifico del team. Vedi Assegnazioni chat.
6. Invia broadcast… — Invia il messaggio di apertura di uno dei tuoi broadcast attivi solo a questo contatto (mostrato solo dove si applicano i broadcast).
7. Aggiungi all’automazione — Avvia un’automazione di tipo “Contatto aggiunto” per questo contatto (mostrato solo se il tuo piano include le automazioni).
8. Assegna agente IA… — Scegli quale Agente IA gestisce le risposte di questo contatto, o riassegnalo al tuo team. Modifica l’agente solo per questo contatto.
9. Modifica contatto… — Apre i dettagli del contatto (nome, telefono, email, tag, note) in modo da poter correggere un errore di battitura o inserire un’email mancante senza lasciare la chat. È lo stesso modulo di Modifica nel pannello del contatto sulla destra.
10. Gestisci tag — Aggiungi o rimuovi tag su questo contatto.
11. Prenota appuntamento — Apre il modulo di appuntamento con questo contatto già precompilato.
12. Esporta trascrizione — Scarica l’intera cronologia della conversazione come file.
13. Invia trascrizione via email — Invia la conversazione via email al contatto in modo che ne abbia una copia. Vedi Inviare una trascrizione via email al contatto.
14. Archivia / Sposta nella posta in arrivo — Contrassegna la conversazione come chiusa e la sposta nel tuo archivio, oppure la ripristina. Questa è l’azione standard “Ho finito con questa chat” e tutto il team la vede: vedi Chiudere una conversazione.
15. Elimina contatto — Elimina definitivamente il contatto e l’intera cronologia della conversazione. Questa operazione non può essere annullata: apparirà prima una conferma.

Invio di allegati #

Il compositore supporta diversi modi per inviare contenuti multimediali oltre al semplice testo.

Allegati (graffetta) #

La graffetta è disponibile su WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram, Messenger, LinkedIn e nelle chat dei canali personalizzati, fino a circa 10 MB per file. Accetta immagini (JPG, PNG, GIF, WebP), documenti (PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV), video (MP4) e audio (MP3, M4A, OGG, AAC). Non è offerta su SMS, Telegram o sul widget della chat.

Instagram accetta meno tipi di file. In una chat di Instagram, il selettore offre solo foto (JPG o PNG, fino a 8 MB), video MP4, audio (M4A o AAC) e file PDF, poiché Instagram non supporta altro. Se incolli o trascini un altro tipo di file, l’app ti indicherà quali tipi funzionano invece di inviarlo. Messenger accetta tutti i tipi elencati sopra. Per inviare un messaggio vocale, usa il pulsante del microfono; per inviare rapidamente uno screenshot, incollalo dagli appunti (Ctrl/Cmd+V). Nulla viene caricato finché non confermi nell’anteprima.

Messaggi vocali #

Quando il compositore è vuoto su un canale che lo supporta (WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram e Messenger), il pulsante di invio si trasforma in un’icona a forma di microfono. Toccalo per iniziare a registrare, pronuncia il tuo messaggio, quindi tocca di nuovo per interrompere: il messaggio vocale viene caricato e inviato automaticamente. Non è mostrato su SMS, widget della chat o canali personalizzati, poiché non supportano i messaggi vocali.

Selettore di emoji #

Fai clic sull’icona della faccina accanto al compositore per aprire il selettore di emoji. Sfoglia o cerca un’emoji e fai clic su di essa per inserirla nella posizione del cursore.

Su un telefono l’icona della faccina è nascosta; il tasto delle emoji della tua tastiera svolge la stessa funzione.

Incollare immagini dagli appunti #

Copia un’immagine (uno screenshot o un’immagine da una pagina web), clicca nel campo di composizione della chat desiderata e premi Ctrl+V / Cmd+V. Apparirà un’anteprima prima dell’invio, con i pulsanti Invia e Annulla: non verrà caricato nulla finché non confermerai. Puoi aggiungere una didascalia su WhatsApp e WhatsApp Web in modo che il file e il tuo messaggio arrivino insieme come un unico messaggio; Instagram e Messenger accettano solo un file o del testo in un singolo messaggio, mai entrambi.

Risposte rapide #

Le risposte rapide sono messaggi preimpostati che puoi inserire nella casella di testo con un singolo tocco: perfetti per saluti, orari di apertura, brevi informazioni sui prezzi o qualsiasi altra cosa che ti ritrovi a scrivere ripetutamente.

Sono disattivate per impostazione predefinita per mantenere pulita la schermata della chat. Per attivarle, vai su Impostazioni → Profilo → Risposte rapide, attiva Mostra risposte rapide nelle chat e aggiungi lì i tuoi messaggi preimpostati (fino a 20). Vedi Impostazioni account per i passaggi completi di configurazione.

Una volta abilitate, le tue risposte salvate appaiono come una riga di chip appena sopra la casella di testo in ogni conversazione. Tocca un chip e il suo testo verrà inserito nella casella di testo con il cursore alla fine: non viene inviato nulla immediatamente, quindi puoi rileggerlo, modificare una parola o aggiungere una riga prima di premere Invia. Se avevi già iniziato a scrivere, il testo preimpostato viene aggiunto dopo il tuo invece di sovrascriverlo. Se il testo di un chip è troppo lungo per essere visualizzato, passaci sopra con il mouse per vedere il messaggio completo. La riga scorre lateralmente quando hai più chip di quanti ne possano entrare sullo schermo.

I pulsanti sono lì per la velocità, non per l’automazione: inviarne uno si comporta esattamente come scrivere lo stesso messaggio da soli, inclusa la messa in pausa dell’IA in quella chat, proprio come avviene con qualsiasi risposta manuale.

Bozze dei messaggi #

Se inizi a scrivere una risposta ma ti sposti altrove prima di inviarla, il testo non andrà perso.

• Salvataggio automatico — Tutto ciò che scrivi nel campo di composizione viene salvato come bozza per quel contatto mentre scrivi.
• Indicatore di bozza nell’elenco chat — Una conversazione con una bozza non inviata mostra un’etichetta verde Bozza: e un’anteprima del tuo testo.
• Cambiare chat svuota l’input — Aprendo una conversazione diversa verrà mostrata la bozza di quel contatto (o un campo di composizione vuoto), così non invierai mai per errore il messaggio di un contatto a un altro.
• Tornare indietro lo ripristina — Torna a un contatto con una bozza salvata e il tuo testo riapparirà esattamente dove lo avevi lasciato.

Una bozza viene eliminata automaticamente una volta inviato il messaggio o se svuoti tu stesso l’input. Le bozze sono memorizzate nel tuo browser, quindi rimangono sul dispositivo da cui le hai scritte.

Risposte assistite dall’IA #

Genera risposta #

Fai clic su Genera risposta nel compositore e l’IA leggerà la conversazione recente per redigere una proposta di risposta per te. Rivedila, modificala se necessario e inviala.

Puoi utilizzarlo sia che l’IA sia attiva o in pausa per la chat. Quando l’IA è attiva, si trova nell’icona a forma di scintilla nella riga di icone a sinistra della casella di messaggio, accanto al pulsante delle emoji; quando l’IA è in pausa, si tratta del pulsante Genera risposta nel banner arancione accanto a Riprendi IA. In entrambi i casi, la bozza viene inserita solo nella casella di messaggio e nulla viene inviato finché non premi Invia.

L’invio di una risposta generata mantiene l’IA attiva. Se l’IA è attiva per la chat e invii una risposta scritta da Genera risposta (così com’è o dopo averla modificata), l’IA rimane attiva e risponderà al prossimo messaggio del contatto come di consueto. Una risposta digitata personalmente mette comunque in pausa l’IA in quella chat, poiché sei tu a prendere il controllo della conversazione. Se l’IA era già in pausa, l’invio di una risposta generata la lascia in pausa; usa Riprendi IA per riattivarla. Mentre una risposta generata si trova nella casella di messaggio e l’IA è attiva, una linea verde sotto la casella indica Bozza IA · l’IA rimane attiva quando invii questo messaggio; scompare quando svuoti la casella, e una risposta digitata personalmente non la mostra mai.

Per guidare la bozza prima che venga generata, tieni premuto a lungo il pulsante Genera risposta (o l’icona a forma di scintilla). Si aprirà un popup per le istruzioni personalizzate dove potrai digitare qualcosa come “Rendila più breve”, “Aggiungi un preventivo” o “Rispondi in spagnolo”. Invia e l’IA utilizzerà la tua istruzione insieme al contesto della conversazione per produrre la bozza.

Su un telefono, apri il pulsante + accanto alla casella del messaggio e tocca Genera risposta con istruzioni per ottenere lo stesso popup. Puoi anche inviare un’istruzione mentre una bozza è ancora in fase di scrittura: la bozza che segue la tua istruzione è quella che viene inserita nella casella del messaggio.

Se l’ultimo messaggio del contatto ha già ricevuto risposta (dall’IA o da un membro del team) e non ha più scritto da allora, potrebbe non esserci nulla di nuovo a cui rispondere: invece di redigere nuovamente lo stesso messaggio, Genera Risposta ti comunica che al suo ultimo messaggio è già stata data risposta (non vengono utilizzati crediti); tieni premuto il pulsante per dire all’IA cosa scrivere successivamente, come una domanda di follow-up o un promemoria.

La tua istruzione è una nota per l’IA, non il messaggio stesso. Scrivila come preferisci, anche di fretta. L’IA segue ciò che hai chiesto — la decisione, i fatti, il passaggio successivo — ma redige la bozza con il tuo solito tono rivolto al cliente. Qualsiasi sfogo o commento diretto nella tua nota (“è colpa loro”, “digli di smettere di usare il telefono”) non viene trasmesso al cliente; arriva solo il concetto. Vedrai comunque la bozza prima che venga inviato qualsiasi messaggio.

Specifica cosa vuoi offrire. La tua nota guida anche quali delle tue FAQ e voci della knowledge base l’IA legge prima di scrivere la bozza, quindi “offrigli il piano annuale” richiama cos’è il piano e cosa include, e la bozza può riportarlo. Un’offerta rimane tale: “offri”, “invita” o “chiedi” nella tua nota produce una domanda a cui il contatto può ancora rispondere sì o no, non un messaggio che presuppone che abbiano già accettato. E tutto ciò che dichiari nella nota viene preso come un fatto: “Lo sto aggiornando al Livello 6, che è illimitato” viene inserito nella bozza così com’è, anche se nessuna delle tue FAQ menziona il Livello 6. L’IA non dice mai al contatto che “non può confermare” o che “verificherà con il team” qualcosa che le hai detto di affermare.

Questo costa crediti. Ogni volta che utilizzi Genera risposta (inclusa la versione con istruzioni personalizzate tramite pressione prolungata), il costo è pari a quello di una normale risposta dell’IA, in base al livello di Qualità IA impostato sull’Agente: Pro 1 credito, Economy 0,5 crediti (deprecato), Max 0,25 crediti, Mini 0,15 crediti — e con la tua chiave Anthropic (BYOK) collegata, Pro ed Economy costano 0 crediti, mentre Max addebita ancora 0,25 e Mini 0,15, poiché nessuno dei due utilizza la tua chiave.

Riepilogo chat #

Apri una conversazione e utilizza il controllo di riepilogo per far scrivere all’IA un breve riassunto della conversazione di quel contatto. Riassume la conversazione completata più recente, o quella corrente se nessuna è ancora stata chiusa. Il costo è pari a quello di una normale risposta dell’IA, in base al livello di Qualità IA impostato sull’Agente: Pro 1 credito, Economy 0,5 crediti (deprecato), Max 0,25 crediti, Mini 0,15 crediti — e con la tua chiave Anthropic (BYOK) collegata, Pro ed Economy costano 0 crediti, mentre Max addebita ancora 0,25 e Mini 0,15, poiché nessuno dei due utilizza la tua chiave.

Non è la stessa cosa dei Riepiloghi giornalieri. Il Riepilogo chat è un riassunto su richiesta di una singola conversazione. I Riepiloghi giornalieri ti inviano via email una panoramica di tutte le tue chat una volta al giorno.

Riepiloghi automatici. Non è necessario attivarli manualmente. Una conversazione viene considerata conclusa quando il contatto rimane inattivo per 48 ore; a quel punto l’IA ne scrive un riepilogo, che appare sotto Riepiloghi nel pannello del contatto. Se la categoria di notifica Riepiloghi chat è attiva in Impostazioni > Notifiche, il riepilogo viene scritto nel momento in cui la conversazione si chiude e, con l’opzione Email abilitata per tale categoria, il riepilogo completo ti viene inviato via email; in caso contrario, viene scritto la volta successiva in cui il contatto ti invia un messaggio, e solo quando un agente IA gestisce quella conversazione. Le conversazioni molto brevi (meno di circa 30 messaggi) non vengono riepilogate. Ogni riepilogo automatico ha lo stesso costo di quello su richiesta indicato sopra.

Funzionalità avanzate nascoste #

Tieni premuto Genera risposta per istruzioni personalizzate #

Un clic normale redige una risposta basandosi solo sul contesto della conversazione. Tieni premuto lo stesso pulsante per guidare prima la bozza: i prompt utili includono “Rendila più breve”, “Sii più formale”, “Chiedi la loro disponibilità per la prossima settimana” o “Rispondi in spagnolo”. Su un telefono, usa Genera risposta con istruzioni nel menu +.

Tieni premuto (o fai clic con il tasto destro) su Invia per suddividere in blocchi naturali #

Una volta che la risposta è nel campo di composizione, tenere premuto o fare clic con il tasto destro su Invia apre un piccolo menu: Invia come un unico messaggio o Suddividi in N messaggi: inviando la risposta come diversi messaggi più brevi e naturali invece di un unico blocco di testo. Questo è particolarmente utile sui canali in cui i messaggi brevi e colloquiali sembrano più umani (WhatsApp, Instagram, Messenger).

I chunk non vengono inviati tutti in una volta: partono a pochi secondi di distanza l’uno dall’altro, con un ritmo simile a quello di una persona che scrive. Il thread mostra questo processo mentre avviene: ogni fumetto appare quando il suo messaggio viene effettivamente inviato (con un piccolo orologio finché non viene confermato), e la parte della tua risposta ancora in attesa viene mostrata in un’anteprima Invio in corso in fondo alla conversazione, in modo simile all’anteprima che vedi mentre l’IA sta scrivendo. Fai clic sul pulsante Interrompi su quell’anteprima per annullare il resto: tutto ciò che è già stato inviato rimane tale, mentre il testo non inviato torna nella casella di risposta, così nulla va perduto.

Messaggi lunghi e limiti del canale #

Ogni canale ha il proprio massimo per un singolo messaggio e il compositore si adatta a tale limite invece di utilizzare un numero unico per tutti:

Il contatore sotto il compositore mostra 1,240 / 1,500 su un canale con un limite, e solo il conteggio su uno senza. Puoi sempre digitare o incollare fino a 65.536 caratteri. Se superi il limite del canale, il contatore diventa ambra e indica in quanti messaggi verrà suddiviso il testo: premi Invia e la risposta verrà suddivisa automaticamente in corrispondenza delle interruzioni di paragrafo (poi interruzioni di riga, poi fine frase) in quel numero di messaggi, inviati a pochi secondi di distanza l’uno dall’altro, senza che nulla venga abbreviato o eliminato: interruzioni di riga, emoji e link inclusi. L’anteprima Invio in corso mostra cosa è ancora in fase di invio e Interrompi funziona allo stesso modo di una suddivisione manuale. Lo stesso vale per i messaggi inviati tramite API: un corpo del messaggio più lungo di quanto consentito dal canale viene recapitato come più messaggi invece di essere troncato.

I limiti derivano dai canali stessi. WhatsApp limita un messaggio a 65.536 caratteri, motivo per cui WhatsApp Web ha spazio per un aggiornamento completo in un unico fumetto; l’API di WhatsApp Business e gli SMS passano attraverso un percorso dell’operatore che rifiuta qualsiasi contenuto superiore a 1.600 caratteri, quindi vengono suddivisi a 1.500 per rimanere ampiamente al di sotto di tale soglia. Instagram e Messenger hanno i limiti imposti da Meta. I modelli dell’API di WhatsApp Business rappresentano un caso a parte: WhatsApp limita il corpo di un modello a 1.024 caratteri al momento della creazione e un modello viene sempre inviato come un unico messaggio, mai suddiviso. Le risposte dell’IA vengono comunque suddivise in brevi fumetti su ogni canale, in modo da rimanere ben entro questi numeri.

Pulsante Stop mentre l’IA sta scrivendo #

Quando il bot sta attivamente componendo una risposta, appare un pulsante Interrompi al posto dei soliti controlli. Cliccandoci annullerai la risposta dell’IA in corso prima che venga inviata: la risposta verrà scartata e potrai prendere il controllo manualmente o mettere in pausa l’IA e rispondere a mano.

Riprendere l’esecuzione dell’IA avvia una nuova analisi della chat #

Quando riattivi l’IA dopo una pausa, non riprende semplicemente in silenzio. Rilegge tutto ciò che è accaduto mentre era in pausa (incluse eventuali risposte manuali che hai inviato) ed esegue una nuova analisi per decidere se al contatto è dovuto un sollecito e, in tal caso, quanto tempo attendere prima di inviarlo, con un piccolo ritardo casuale in modo che non sembri automatizzato.

La riattivazione non invia una risposta immediatamente. Riattivare l’IA significa che il bot risponderà al prossimo messaggio inviato dal contatto. Non risponde ai messaggi arrivati mentre era in pausa: se una domanda è ancora in sospeso, rispondi tu stesso o invia qualcosa per riavviare la conversazione.

Quella nuova analisi può programmare un sollecito solo quando il contatto è gestito da un Agente IA, i follow-up del numero sono attivati e i follow-up non sono già esauriti per quel contatto. I follow-up sono disattivati per impostazione predefinita sui numeri WhatsApp Web (QR), quindi su quelle connessioni la ripresa dell’IA non programma mai nulla: rimette semplicemente il bot in servizio per il messaggio successivo del contatto.

Azioni collettive nella posta in arrivo #

Passa l’elenco delle chat alla modalità di selezione multipla utilizzando l’icona selezione multipla nella parte superiore dell’elenco. Ogni riga avrà una casella di controllo e un contatore mostrerà quante chat sono selezionate.

Non è necessario selezionare le chat una per una:

• La casella di controllo principale nella parte superiore dell’elenco seleziona tutto ciò che è attualmente sullo schermo con un clic (fai clic di nuovo per deselezionare).
• Una volta che tutto ciò che è sullo schermo è selezionato e la vista contiene più chat di quelle caricate, appare una striscia che offre Seleziona tutte le N conversazioni in questa vista: un clic seleziona ogni chat corrispondente al filtro corrente, incluse tutte quelle non ancora caricate. Questo è il percorso rapido per pulizie molto ampie, come l’archiviazione delle conversazioni storiche importate da una nuova connessione WhatsApp: scegli il filtro, seleziona la casella di controllo principale, fai clic su Seleziona tutto, quindi su Archivia. Nelle caselle di posta davvero enormi, la selezione arriva fino alle 50.000 chat più recenti: la striscia ti avvisa quando ciò accade e l’esecuzione dell’azione una seconda volta recupera il resto. La striscia non viene offerta durante la ricerca, poiché i risultati della ricerca sono già completamente sullo schermo.

Un’azione in blocco su una selezione ampia mostra il suo avanzamento durante l’esecuzione e termina con un conteggio di quante chat sono state aggiornate.

Fai clic sulla X accanto al contatore di selezione per uscire dalla modalità massiva senza applicare alcuna modifica.

Suggerimento: I follow-up massivi sono potenti per riattivare i lead freddi: seleziona ogni chat con tag “Interessato” che non ha risposto da una settimana e pianifica un messaggio di controllo amichevole.

Esportazione dei messaggi della chat #

1. Apri la chat che desideri esportare.
2. Fai clic sul menu a tre punti nell’intestazione della conversazione.
3. Seleziona Esporta trascrizione.
4. La conversazione viene esportata come file scaricabile.

Utile per la conservazione dei record, i requisiti di conformità o la condivisione delle trascrizioni delle conversazioni con i membri del team.

Inviare una trascrizione via email al contatto #

Esporta trascrizione scarica una copia per te. Invia trascrizione via email invia invece la conversazione al contatto, così che possa conservarne una copia — utile quando hai fornito a qualcuno dei passaggi da seguire, orari di apertura o un preventivo nella chat e vuoi che li abbia ancora a disposizione la settimana successiva.

1. Apri la chat.
2. Clicca sul menu a tre puntini nell’intestazione della conversazione.
3. Seleziona Invia trascrizione via email.
4. Controlla l’indirizzo Invia a. Se il contatto ha un’email registrata, sarà già compilato; se ti ha contattato su WhatsApp o Instagram non ci sarà, quindi digita l’indirizzo che ti ha fornito.
5. Facoltativamente, aggiungi una nota — una riga scritta da te che apparirà sopra la conversazione.
6. Clicca su Invia trascrizione.

Riceveranno la conversazione formattata come messaggi, con il nome della tua azienda dal tuo lato e data e ora su ciascuno di essi.

Alcune cose da sapere:

• Sono inclusi solo i messaggi. Tutto ciò che il tuo agente IA ha fatto dietro le quinte (consultare il calendario, verificare la disponibilità) rimane escluso, così come i messaggi che non sono stati inviati.
• Le chat molto lunghe vengono accorciate. Se la conversazione è più lunga di circa 200 messaggi, vengono inviati i più recenti e l’email indicherà quanti ne sono stati omessi, in modo che nessuno pensi di visualizzare l’intera conversazione.
• Le risposte tornano a te. Se il contatto risponde, un’email di trascrizione separata arriverà all’indirizzo email del tuo account, e una risposta inviata all’interno di un thread email arriverà alla tua casella di posta collegata.
• Nelle conversazioni via email hai una scelta. Quando la chat è già un thread email, puoi inviare la trascrizione come risposta all’interno di quel thread (dalla tua casella di posta collegata, e apparirà nella chat in seguito) o come email di trascrizione separata. Ovunque altrove, sarà sempre un’email separata.
• Hai bisogno dell’accesso di modifica ai messaggi. I membri del team con accesso di sola visualizzazione alle chat possono esportare una trascrizione ma non inviarla via email.

Indicatori multicanale #

Quando un contatto comunica con te attraverso più canali, l’interfaccia della chat rende facile vedere il quadro completo:

• Le icone dei canali appaiono accanto a ogni messaggio, mostrando da dove proviene.
• L’etichetta del canale nella voce dell’elenco chat mostra il canale utilizzato più di recente.

Ciò significa che puoi vedere che un contatto ti ha scritto prima su Instagram, per poi continuare su WhatsApp, tutto in un’unica conversazione.

Hai bisogno di aiuto? #

Se hai domande sull’interfaccia di chat o riscontri problemi, contattaci tramite il nostro supporto via email.