Chat-käyttöliittymä #

Yleiskatsaus #

Chats on keskitetty postilaatikkosi kaikille yhdistetyille kanaville — WhatsApp, SMS, Instagram, Messenger, chat-widget ja mukautetut kanavat. Sen sijaan, että vaihtaisit eri sovellusten ja alustojen välillä, hallitset kaikkia keskustelujasi yhdessä paikassa kolmipalstaisessa näkymässä: keskustelulista, avoin keskustelu ja yhteystiedon täydelliset tiedot ovat kaikki näkyvissä samanaikaisesti työpöytäversiossa.

Miten pääset sinne: Napsauta sivupalkin Engage-ryhmän alta Chats. (Puhelimella valikko on piilotettu — napauta ensin yläkulman valikkokuvaketta ☰ ja napauta sitten Chats.) Sivun otsikon vieressä oleva numero näyttää, kuinka monessa keskustelussa on tällä hetkellä lukemattomia viestejä.

Työpöytäasettelu #

Työpöytäversiossa Chats on jaettu kolmeen paneeliin:

Vasen paneeli: Chat-luettelo #

Vasemmassa paneelissa näkyvät kaikki aktiiviset keskustelusi, uusimmat toiminnot ensin. Tässä on mitä löydät sieltä:

• Hakupalkki — Hae yhteystiedon nimellä, puhelinnumerolla, sähköpostiosoitteella tai millä tahansa keskustelujen sanalla. Se hakee koko postilaatikostasi, ei vain näytöllä näkyvistä viesteistä, joten sinun ei tarvitse vierittää tai ladata lisää viestejä ensin. Keskustelut, joiden yhteystiedot täsmäävät, listataan ensin, ja niiden alapuolella oleva Viestit-osio listaa vanhempia viestejä, jotka sisältävät hakusanan.
• Äänikuvake — Listan yläreunassa oleva kaiutinkuvake kytkee uuden viestin merkkiäänen päälle tai pois tältä laitteelta. Napauta mykistääksesi, napauta uudelleen kytkeäksesi äänet takaisin päälle.
• Joukkovalintakuvake — Valintaruutukuvake vaihtaa listan joukkovalintatilaan, jotta voit käsitellä useita keskusteluja kerralla (katso “Postilaatikon joukkotoiminnot” alla).
• Uusi keskustelu (+) — Aloita keskustelu henkilön kanssa, joka ei ole koskaan kirjoittanut sinulle. Se avaa Uusi yhteystieto -lomakkeen: täytä nimi ja puhelinnumero, valitse Ensisijainen kanava kohdasta Kanava (esimerkiksi WhatsApp Web) ja napsauta Luo yhteystieto. Keskustelu avautuu heti, ja kirjoittamasi viesti lähetetään kyseistä kanavaa pitkin. WhatsApp Webissä ensimmäinen viesti voi olla mitä tahansa, mallipohjaa ei tarvita. Puhelinnumeroa, joka on jo yhteystiedoissasi, ei voi lisätä toista kertaa; avaa sen sijaan kyseisen yhteystiedon keskustelu tai käytä Jatka WhatsAppissa -toimintoa (katso “Keskipaneeli” alla) henkilölle, joka tuli toista kanavaa, kuten chat-widgetiä, pitkin.
• Suodatinrivi — Yksi rivi, jonka alussa on Suodattimet-painike, jota seuraavat pikasuodatinvalinnat – ne, jotka olet kiinnittänyt, siinä järjestyksessä kuin olet ne asettanut. Oletuksena valintoina ovat Kaikki keskustelut, Avoin, Lukematon ja AI keskeytetty, joista jokaisessa on reaaliaikainen laskuri, ja voit kiinnittää mitä tahansa muuta, mitä suodatat usein. Katso “Keskustelusuodattimet” alla.
• Kanavan ilmaisin — Jokainen rivi näyttää pienen kuvakkeen, joka kertoo, millä kanavalla keskustelu käydään.
• Tila-pillerit — Riveillä on pieniä pillereitä, kuten Keskeytetty (AI on pois päältä tässä keskustelussa), Huomio (AI on merkinnyt tämän keskustelun ihmistä varten), vihreä Ajastettu (jotain on jonossa lähetettäväksi – jatkotoimenpide tai AI-vastaus, joka odottaa seuraavaa aktiivisuusaikaa), Kiinnitetty (katso “Keskustelujen kiinnittäminen” alla) tai punainen Älä häiritse (Älä häiritse -tila on päällä, joten tälle yhteystiedolle ei voi lähettää mitään).
• Rivitoiminnot — Vie hiiri keskustelurivin päälle, niin näkyviin tulee pieni kelluva kuvakepalkki, joka on keskitetty rivin oikeaan reunaan (puhelimella se on aina näkyvissä): kiinnityskuvake, jolla pidät keskustelun listan kärjessä, valintamerkki, jolla luot siitä tehtävän, tähti, jolla merkitset sen tärkeäksi, ja arkistointikuvake. Palkki kelluu rivin päällä sen sijaan, että se istuisi pysyvässä kuvakesarakkeessa, joten mikään ei vie tilaa listasta ennen kuin tarvitset sitä. Katso “Keskustelujen kiinnittäminen”, “Keskustelujen ja viestien merkitseminen tärkeiksi” ja “Tehtävän luominen keskustelusta” alla.
• Lukemattomien merkki — Keskustelut, joissa on lukemattomia viestejä, näyttävät ilmoitusmerkin.
• Luonnosmerkintä — Keskustelu, jossa on lähettämätön viesti kirjoituskentässä, näyttää vihreän Luonnos:-tunnisteen ja esikatselun tekstistäsi, joten näet yhdellä silmäyksellä, mihin keskusteluihin olet vielä vastaamatta.

Jokainen rivi on kolme lyhyttä riviä, ja kaikki pysyy samassa paikassa jokaisella rivillä, joten voit skannata luetteloa suoraan alaspäin:

1. Yhteystiedon nimi, ja viimeisimmän viestin aika on aina tasattu oikeaan reunaan – ajat asettuvat sarakkeeseen nimen pituudesta riippumatta.
2. Viestin esikatselu, jonka lopussa ovat rivin kompaktit ilmaisimet: lukemattomien merkki, keskustelun vastuuhenkilön värillinen piste sekä pienet kiinnitys- ja tähtimerkit. Ne haalistuvat, kun leijuva toimintopalkki on näkyvissä, joten ne eivät koskaan ole päällekkäin.
3. Kaikki keskustelun tila-pillerit (Paused, Attention, Pinned, DND).

Keskipaneeli: Keskustelu #

Avaa keskustelu napsauttamalla sitä. Ylätunnisteessa näkyy yhteyshenkilön nimi, kanava ja nykyinen tila – sekä silloin, kun se on määritettävissä, mitä omista yhdistetyistä numeroistasi tai postilaatikoistasi keskustelu kulkee – näytettynä hakasulkeissa kanavan nimen jälkeen, nuolella osoitettuna yhteyshenkilön numeroon (esimerkiksi “WhatsApp Business (+31 6 12345678) → +56 9 7246 3745”), joten usean yhdistetyn numeron tapauksessa tiedät aina, mistä linjasta vastaat. Ylätunnisteessa on myös AI päällä / AI tauotettu -kytkin, kiinnityskuvake, jolla voit pitää keskustelun listasi kärjessä, tähti, jolla voit merkitä keskustelun tärkeäksi, valintamerkki, joka luo tehtävän tälle yhteyshenkilölle, suurennuslasi, jolla voit hakea keskustelun sisältä, tietokuvake, joka avaa yhteystietopaneelin (kun paneeli on auki, se muuttuu kaksoisnuoleksi, ja sitä napsauttamalla paneeli piilotetaan uudelleen), sekä kolmen pisteen valikko muita toimintoja varten. Instagram-keskusteluissa on yksi lisätoiminto: ↗-kuvake, joka avaa saman keskustelun Instagramissa uudessa välilehdessä – kätevää, kun olet keskeyttänyt tekoälyn ja haluat jatkaa keskustelua omasta Instagram-postilaatikostasi. Se näkyy aina, kun tiedämme yhteyshenkilön Instagram-käyttäjänimen. Yhteyshenkilön @käyttäjänimen napsauttaminen ylätunnisteessa tekee saman, mikä on nopein tapa vastata itse Instagramissa, kun 24 tunnin ikkuna on sulkeutunut.

Keskustelu avautuu uusimman viestin kohdalta. Poikkeuksena on keskustelu, jota käsittelet itse (tekoäly on siinä tauotettu tai pois päältä) ja jossa on lukemattomia viestejä: se avautuu ensimmäisen näkemättömän viestin kohdalta. Viestin yläpuolella näkyy N lukematonta viestiä -palkki, ja keskustelua on vieritetty niin, että palkki on näkymän yläreunassa ja väliin jääneet viestit sen alapuolella. Palkki pysyy paikallaan, kunnes poistut keskustelusta, joten voit vierittää sivua menettämättä kohtaa, johon jäit. Sama tapahtuu, kun avaat keskustelun ilmoituksesta – kellokuvakkeesta, Ilmoitukset-sivulta tai selaimen push-ilmoituksesta – jolloin päädyt keskustelun alareunan sijasta niihin viesteihin, jotka aiheuttivat ilmoituksen.

Kolmen pisteen valikosta löytyy myös Jatka WhatsAppissa (sekä Jatka tekstiviestillä, jos olet yhdistänyt tekstiviestinumeron). Se näkyy keskusteluissa, jotka ovat tulleet toista kanavaa pitkin, kuten verkkosivuston chat-widgetin kautta, kun yhteyshenkilö on jättänyt puhelinnumeron ja olet yhdistänyt WhatsApp Webin tai WhatsApp Businessin. Klikkaa sitä, niin Your AI Connector luo kyseiselle henkilölle WhatsApp-keskustelun, kopioi hänen nimensä, sähköpostinsa, tunnisteensa, listansa ja muistiinpanonsa ja avaa sen kohdistin valmiina viestikentässä, jotta voit jatkaa keskustelua henkilön kanssa, joka on sittemmin poistunut sivustoltasi. Nämä kaksi keskustelua pysyvät linkitettyinä: molemmissa näkyy pieni linkkikuvake keskustelulistassa, ja yhteystietopaneelissa näkyy toinen keskustelu kohdassa Linkitetyt keskustelut. Tekoäly tietää myös linkityksestä, joten jos se vastaa WhatsAppissa, se tietää jo, mitä henkilö sanoi verkkosivustollasi, eikä kysy samoja tietoja kahdesti. Jos valikkokohta on harmaana, käytettävä numero ei ole tällä hetkellä yhdistettynä; vie hiiri sen päälle, niin näet, mikä niistä pitää yhdistää uudelleen. Voit myös antaa tekoälyn tarjota siirtymistä itse: anna sille ohjeissa lyhyt linkki WhatsApp-numeroosi – ohje löytyy chat-widgetin oppaasta. Joskus sinun ei tarvitse linkittää mitään: kun joku kirjoittaa sinulle WhatsAppissa tai tekstiviestillä itse ja numero on jo yhdellä muulla yhteyshenkilöllä, nämä kaksi linkitetään puolestasi. Linkitetyt keskustelut sisältää täydelliset säännöt.

Autotunniste tekoälyllä löytyy samasta valikosta. Se suorittaa agentin tunnistesäännöt koko keskustelun läpi ja kertoo, mitkä tunnisteet lisättiin tai poistettiin – tämä on tapa merkitä keskustelu, jonka tiimisi hoiti tekoälyn ollessa tauolla, tai keskustelu, joka käytiin ennen sääntöjen kirjoittamista. Se maksaa saman verran kuin reaaliaikainen merkitseminen (1 krediitti per lisätty tunniste; ei kuluja, jos yhtään tunnistetta ei lisätä). Katso Keskustelun merkitseminen pyynnöstä.

Puhelimella ei ole tilaa kaikille näille toiminnoille yhteyshenkilön nimen vieressä, joten otsikossa säilyvät nimi, hakukuvake ja kolmen pisteen valikko. AI päällä / AI tauotettu -valitsin sekä kiinnitä, tähti ja luo tehtävä -toiminnot siirtyvät kolmen pisteen valikon yläosaan. Instagram-keskusteluissa myös Avaa Instagramissa löytyy sieltä, ja sitä napauttamalla keskustelu siirtyy Instagram-sovellukseen. Puhelimella voit keskeyttää tai jatkaa tekoälyn toimintaa valikon yläreunassa olevilla Keskeytä tekoäly / Jatka tekoälyä -painikkeilla. Jos keskustelulla on useita tilamerkintöjä samanaikaisesti, otsikossa näkyy tärkein niistä ja muut on koottu +2-tyyliseen merkintään – napauta ja pidä sitä painettuna nähdäksesi, mitä se sisältää.

Viestiketju näyttää koko historian: yhteyshenkilön viestit vasemmalla, tiimisi ja tekoälyn vastaukset vihreällä oikealla. Vie hiiri minkä tahansa lähettämäsi viestin alla olevan pienen ajan päälle nähdäksesi sen toimitustiedot – milloin se lähetettiin ja milloin se toimitettiin tai luettiin. Jos viestiä ei voitu toimittaa, ajan viereen ilmestyy punainen !-merkki, ja samassa kohdassa näkyy selkokielinen syy – esimerkiksi se, että WhatsAppin 24 tunnin vastausikkuna on sulkeutunut tai että Meta on estänyt markkinointimallin – sekä palveluntarjoajan virhekoodi, jotta tiedät, kannattaako yrittää uudelleen, vaihtaa kanavaa vai korjata jotain ensin. Sama koodi näkyy virhelokissa, johon on listattu jokainen koodi, sen merkitys ja ohjeet sen käsittelyyn.

Kun tekoäly on keskeytetty keskustelussa, oranssi banneri ilmoittaa tästä ja tarjoaa yhden napsautuksen Jatka tekoälyä -painikkeen. Kompakti tekoälyn tilarivi sijaitsee aina kirjoituskentän yläpuolella — se näyttää tilan “Aktiivinen”, “Keskeytetty”, “Vaatii huomiota”, “Vastaa parhaillaan”, “Päivittäinen raja saavutettu”, “Työajan ulkopuolella” tai “Älä häiritse” keskustelun tilasta riippuen, ja sisältää oikeassa reunassa Ajoita jatkotoimenpide / Muuta jatkotoimenpiteen ajankohtaa -pikavalinnan, kun se on aiheellista. Kun jatkotoimenpide on jonossa, sen vieressä on Peruuta-painike: napsauta sitä, vahvista, niin jonossa oleva jatkotoimenpide poistetaan keskeyttämättä tekoälyä tai muuttamatta mitään muuta keskustelussa.

Jos keskustelun agentilla on aukioloajat määritettynä ja aikataulu on juuri nyt suljettu, tilarivillä lukee Aukioloaikojen ulkopuolella — tekoäly jatkaa seuraavan aukioloajan alkaessa. Sillä välin mitään ei mene hukkaan: viestiin, joka saapuu aikataulun ollessa suljettu, vastataan automaattisesti heti, kun aukioloajat alkavat, ja tila palautuu itsestään Aktiiviseksi — mitään ei tarvitse jatkaa käsin. Tässä tilassa olevat keskustelut on koottu Aukioloaikojen ulkopuolella -suodattimen alle (ja kuten kaikki viestit, joilla on vastaus jonossa, myös Ajastetut-suodattimen alle), ja jos vastaat itse ennen aukioloajan alkamista, odottava tekoälyn vastaus peruutetaan.

Jatkaminen tekee vielä yhden asian: oletusarvoisesti se ajoittaa myös automaattisen seurannan. Tekoäly lukee keskustelun, päättää, onko muistutus järkevä, ja valitsee lähetysviiveen – usein muutaman tunnin. Jos yhteyshenkilö ei ole vastannut siihen mennessä, se lähettää lyhyen, keskusteluun sopivan seurauksena olevan viestin. Jos keskustelu jatkuu ennen ajastimen umpeutumista, jonossa oleva seuranta peruuntuu automaattisesti, jotta kukaan ei saa turhaa “tarkistan vain tilannetta” -viestiä kesken keskustelun. Haluatko kytkeä tekoälyn takaisin päälle ilman tätä? Pidä Jatka tekoälyä -painiketta pohjassa ja valitse Jatka vain.

Viestit, jotka sisältävät YouTube-linkin, näyttävät videon pikkukuvan ja otsikon viestitekstin yläpuolella keskustelun molemmilla puolilla – näin näet saman esikatselun kuin keskustelukumppanisi. Paina toistopainiketta, niin video toistuu suoraan keskustelussa, joten et kadota paikkaasi viestiketjussa. Jos haluat avata varsinaisen sivun YouTubessa – esimerkiksi kuvauksen ja kommenttien lukemista varten – napsauta alla olevaa otsikkoa; se avautuu uuteen välilehteen.

Yhteyshenkilön ääniviestit litteroidaan automaattisesti, ja litteraatti näkyy ääniviestin alla, joten voit lukea sanotun toistamatta viestiä. Lyhyet ja selkeät viestit, kuten “Hola” tai “Sí, gracias”, litteroidaan kuten muutkin. Kun ääniviestissä ei ole sanoja, joista saisi selvää (hiljaisuus, taustahäly, lyhyt napsahdus tai yskäisy), chatissa näkyy arvauksen sijaan (puhetta ei tunnistettu). Tekoäly ei vastaa sanoihin, joita ei ole sanottu: se ilmoittaa yhteyshenkilölle tämän omalla kielellä, ettei se kuullut mitään, ja pyytää lähettämään ääniviestin uudelleen tai kirjoittamaan viestin, tai se jatkaa keskustelua, jos seuraava askel on jo selvä. Videosta, jossa ei ole puhetta, näkyy sama huomautus, ja tekoäly vastaa videon sisällön perusteella sen sijaan, että pyytäisi sitä uudelleen. Jos yhteyshenkilö on Älä häiritse -tilassa, koko keskustelu ilmoittaa tästä sen sijaan, että se näyttäisi normaalilta: punainen banneri yläreunassa, punainen Älä häiritse -pilleri tekoälyn päälle/pois-kytkimen tilalla, “Älä häiritse” tilarivillä ja viestikentän tilalla selitys ja Poista käytöstä -painike. Mitään ei voi lähettää tästä keskustelusta sen ollessa päällä – ei tekoälyn vastausta, ei kirjoittamaasi viestiä, ei mallia, eikä automaatioidesi kyseiselle yhteyshenkilölle lähettämää viestiä (kyseinen suoritus merkitään epäonnistuneeksi syyn kera) – joten keskustelu lakkaa tarjoamasta tekstikenttää, joka ei johtaisi mihinkään. Yhteyshenkilö siirtyy Älä häiritse -tilaan, kun hän vastaa pelkällä STOP-sanalla (tai UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT, END), kun hän pyytää tekoälyä omin sanoin poistamaan hänet tai olemaan lähettämättä viestejä uudelleen millä tahansa kielellä, tai kun kytket tilan itse päälle.

Alareunan kirjoituskenttä on tavallinen tekstikenttä (Enter lähettää, Shift+Enter luo uuden rivin, merkkilaskuri näyttää käytössä olevan kanavan rajoituksen – katso “Pitkät viestit ja kanavien rajoitukset” alla) sekä liitetiedosto-, emoji- ja Luo vastaus -ohjaimet – katso “Liitetiedostojen lähettäminen” ja “Tekoälyavusteiset vastaukset” alla. Jos olet ottanut käyttöön pikavastaukset asetuksissa, sen yläpuolella näkyy rivi valmiita painikkeita – katso “Pikavastaukset” alla.

Puhelimella nämä kuvakkeet tiivistyvät yhdeksi +-painikkeeksi viestikentän vasemmalle puolelle, jotta kenttä säilyttää leveytensä. Napauta +-painiketta liittääksesi tiedoston, luodaksesi tehtävän tai luodaksesi vastauksen. Puhelimessa ei ole erillistä emojipainiketta: käytä näppäimistösi emojinäppäintä.

Kun valitsimessa lukee “Tekoäly pois (agentti)” tai “Ei agenttia” #

Otsikon valitsin ohjaa yhtä yhteystietoa. Jokaisella tekoälyagentilla on myös oma päälle/pois-kytkin, ja se on ensisijainen verrattuna keskustelukohtaiseen valitsimeen.

Jos keskustelua hoitava tekoälyagentti on kytketty pois päältä, botti ei vastaa kyseisessä keskustelussa missään olosuhteissa — eikä keskustelukohtainen valitsin voi ohittaa tätä. Kun näin tapahtuu, valitsin on harmaana ja siinä lukee Tekoäly pois (agentti), ja säveltäjän yläpuolella oleva tekoälyn tilarivi ilmoittaa saman asian, jotta et jäisi painamaan Jatka tekoälyä keskustelussa, joka ei voi koskaan vastata. Korjataksesi tilanteen avaa AI Studio → AI Agents, etsi yhteystietopaneelin Agentti-osiossa nimetty agentti ja kytke se takaisin päälle — jokainen kyseisen agentin hoitama keskustelu alkaa vastata jälleen.

Siinä tapauksessa keskeytetyn bannerin Jatka tekoälyä -painike ja yhteystietopaneelin Botin vastaukset -valitsin harmaantuvat saman selityksen kera — kumpikaan niistä ei voi ohittaa agentin kytkintä. Luo vastaus toimii kuitenkin edelleen: se luo luonnoksen agentin asetusten perusteella, vaikka agentti olisi kytketty pois päältä, joten voit jatkaa vastaamista käsin tekoälyn avulla.

Jos keskustelua ei hoida mikään tekoälyagentti, valitsin harmaantuu ja siinä lukee Ei agenttia: tekoälyllä ei ole mitään, millä vastata, joten sen kytkeminen “päälle” ei tekisi mitään. Tekoälyn tilarivi sanoo saman, ja Luo vastaus- sekä Jatka tekoälyä -painikkeet ovat myös poissa käytöstä — vie hiiri niiden päälle, niin työkaluvihje selittää miksi. Korjataksesi tilanteen avaa keskustelun ⋯-valikko ja valitse Määritä tekoälyagentti… valitaksesi, mikä agentti hoitaa tätä yhteystietoa.

Yhteyshenkilöllä, jolle lähetit viestin ensin (esimerkiksi automaation tai API:n kautta lähetetty WhatsApp-malli), ei ole omaa agenttia ennen kuin hän vastaa, koska agentti määritetään vasta siinä hetkessä, kun hän vastaa. Jos olet asettanut kyseiselle kanavalle oletusagentin kohdassa Kuka vastaa uusiin keskusteluihin, chatissa näkyy kyseinen agentti Ei agenttia -tekstin sijaan, tekoälyn hallintatyökalut pysyvät käytettävissä ja Luo vastaus -toiminto luo luonnoksia kyseisellä agentilla. Kun yhteyshenkilö vastaa, agentti ottaa chatin pysyvästi hoitaakseen (avainsanasääntö, joka täsmää vastaukseen, on kuitenkin ensisijainen).

Hyvä tietää. Vanha agentti, jota et enää käytä, voi silti olla liitettynä keskusteluihin, ja jos se on kytketty pois päältä, kyseiset keskustelut pysyvät hiljaisina. Jos botti on hiljentynyt monessa keskustelussa kerralla, tarkista ensimmäisenä, mihin agenttiin ne on liitetty.

Päinvastoin: keskustelu, jonka valitsimessa lukee Tekoäly päällä, tarkoittaa vain, ettei kyseistä keskustelua ole erikseen keskeytetty. Se ei tarkoita, että botti on käynnissä, koska sen takana oleva agentti voi silti olla pois päältä.

Kun tekoäly keskeytti itsensä (ihmishälytys) #

Tekoälysi voi myös keskeyttää keskustelun itsestään. Kun se kohtaa jotain, minkä se on päättänyt vaativan oikean ihmisen huomiota, se nostaa ihmishälytyksen — se lähettää sinulle sähköpostia, antaa ilmoituksen syystä, siirtää keskustelun tilin omistajan jonoon ja lakkaa vastaamasta kyseisessä keskustelussa, jotta se ei puhuisi väliin astuvan henkilön päälle.

Tämä on yleisin syy siihen, miksi täydellisesti vastannut keskustelu hiljenee, ja se näyttää asiakkaan näkökulmasta huolestuttavalta: yhteyshenkilö lähettää viestejä, mutta mitään vastausta ei kuulu. Keskustelu ei ole rikki eikä mikään ole väärin määritetty — tekoäly odottaa sinua.

Mitä asialle voi tehdä:

• Jos haluat ottaa keskustelun takaisin itsellesi, vastaa vain. Sitä hälytys pyytää.
• Jos haluat antaa sen takaisin tekoälylle, käännä ylätunnisteen kytkin asennosta AI paused asentoon AI on. Botti vastaa yhteyshenkilön seuraavaan viestiin tästä eteenpäin (se ei palaa vastaamaan niihin viesteihin, jotka se ohitti).
• Jos se keskeyttää jatkuvasti samanlaisissa kysymyksissä, kyseessä on eskalaatiosääntösi, ei virhe. Avaa agentti, siirry ensimmäiseen vaiheeseen (AI Instructions) ja muokkaa Alert Human When -ruutua — siinä luetellaan tilanteet, joissa käskit tekoälyä siirtämään keskustelun ihmiselle. Lyhennä tai muotoile uudelleen rivi, joka aiheuttaa keskeytyksen, niin tekoäly hoitaa ne jatkossa itse.

Tekoäly nostaa ihmishälytyksen myös silloin, kun se on jättänyt huomiotta kolme viestiä peräkkäin, tai kun yhteyshenkilö lähettää kuvan, ääniviestin, videon tai asiakirjan, jota tilauksesi ei voi käsitellä.

Kuka kunkin vastauksen lähetti #

Jokaisen oikealla puolella olevan vastauksen yläpuolella on pieni merkintä, joten sinun ei tarvitse koskaan arvailla, vastasiko asiakkaalle tekoäly vai ihminen:

• AI (kimallekuvakkeella): tekoälyagenttisi kirjoitti sen.
• Tiimin jäsenen nimi: kyseinen henkilö vastasi käsin postilaatikosta. Tileillä, joilla on useita tiimin jäseniä, näet yhdellä silmäyksellä, kuka keskustelun otti hoitaakseen.
• Sinä: lähetit sen itse.

Kun samalta lähettäjältä tulee useita vastauksia peräkkäin, merkintä näkyy vain kerran sarjan yläpuolella eikä jokaisen kuplan kohdalla. Jos kaksi eri henkilöä vastaa peräkkäin, molemmat saavat oman merkintänsä.

Lähetysviesteissä tai omassa API-integraatiossasi lähetetyissä viesteissä ei ole lähettäjän merkintää, koska kukaan ei kirjoittanut niitä yksitellen.

Ennen 3. elokuuta 2026 lähetetyissä vastauksissa ei ole tallennettua nimeä, joten niissä näkyy yleinen Sinä (tai Tiimi, jos tililläsi on useampi kuin yksi jäsen). Kaikki kyseisestä päivämäärästä eteenpäin lähetetyt viestit on nimetty.

Mitä UKK-kysymyksiä tekoälyn vastaus käytti #

Tekoälyn vastauksen viimeisen kuplan alla saatat nähdä pienen Vastattu 3 UKK-kysymyksellä -rivin. Klikkaa sitä nähdäksesi tietokannastasi ne UKK-kysymykset, jotka tekoälyllä oli käytettävissään vastauksen kirjoitushetkellä. Klikkaa kysymystä avataksesi kyseisen UKK-kohdan tietokannassa ja korjataksesi sen heti.

Tämä on nopein tapa selvittää, miksi tekoäly sanoi jotain: jos vastaus tuli vanhentuneesta UKK-kohdasta, näet minkä, ja voit korjata sen.

Hyvä tietää:

• Luettelo näyttää jokaisen UKK-kohdan, joka tekoälylle annettiin kyseistä vastausta varten: asiakkaan uusimpaan viestiin valitut sekä aiemmin samassa keskustelussa valitut, jotka olivat yhä sen käytettävissä. Tekoälyn ei välttämättä tarvinnut käyttää niitä kaikkia.
• Jos agentillasi on vain kourallinen UKK-kysymyksiä, se saa ne kaikki jokaisessa vastauksessa, joten luettelo on joka kerta sama.
• UKK-kohta, jonka olet poistanut tämän vastauksen jälkeen, näkyy muodossa UKK-kohta poistettu tämän vastauksen jälkeen.
• Automaattiset jatkokysymykset eivät näytä tätä riviä, koska ne kirjoitetaan keskustelun perusteella eikä UKK-tietokantasi pohjalta.
• Se näkyy vastauksissa, jotka on lähetetty 25. syyskuuta 2026 alkaen. Vanhemmista vastauksista ei ole tallennettu tietoa siitä, mitä UKK-kysymyksiä niissä käytettiin.
• Sama luettelo on saatavilla API:n kautta: jokaisella GET /v1/contacts/{contactId}/messages-viestillä on faq_ids_used ja faqs_used (jokaisen UKK-kohdan kysymyksellä). Katso Viestit.

WhatsApp Web -numeroihin soitetut puhelut näkyvät myös keskustelussa pienenä keskitettynä rivinä puhekuplan sijaan: Vastaamaton äänipuhelu, Äänipuhelu · 3:12 (vastattu, keston kera) tai Hylätty äänipuhelu. Puhelimesta soittamasi puhelut eivät näy, koska WhatsApp ei välitä niitä linkitetyille laitteille. Ne pitävät aikajanan ajan tasalla siitä, mitä viestien välillä tapahtui. Katso WhatsApp Web → Puhelut.

Oikea paneeli: Yhteystietopaneeli #

Avaa se keskustelun otsikon tietokuvakkeesta. Piilota se napsauttamalla paneelin yläkulmassa olevaa kaksoisnuolta (») tai otsikon kuvaketta, joka näyttää saman kaksoisnuolen paneelin ollessa auki. Se on järjestetty kokoontaitettaviin osioihin ylhäältä alas:

• Pikatoiminnot — lähetä sähköpostia tai varaa tapaaminen suoraan tämän yhteyshenkilön kanssa, sekä Jatka WhatsAppissa / Jatka tekstiviestillä, kun keskustelu on tullut toista kanavaa pitkin ja yhteyshenkilöllä on puhelinnumero (katso “Keskipaneeli” yllä). Sähköposti-painike avaa tietokoneesi oman sähköpostisovelluksen uudella, tyhjällä viestillä, joka on osoitettu yhteyshenkilölle — Your AI Connector ei lähetä mitään, eikä se koskaan jaa keskusteluhistoriaa. Jos mitään ei tapahdu klikattaessa, selaimessasi ei ole määritetty oletussähköpostisovellusta (yleistä pöytätietokoneilla); määritä sellainen järjestelmäsi tai selaimesi asetuksista tai kopioi osoite alla olevasta Yhteystiedot-osiosta.
• Yhteystiedot — puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa ja yhteyshenkilön luontiajankohta. Klikkaa puhelinnumeroa tai sähköpostia muuttaaksesi niitä suoraan: kirjoita uusi arvo ja klikkaa vihreää valintamerkkiä tallentaaksesi (Enter-näppäimen painaminen tekee saman). Mitään ei tallenneta ennen kuin vahvistat — ✕-merkki, Esc-näppäin ja muualle klikkaaminen hylkäävät muutoksen, ja toiseen keskusteluun siirtyminen poistaa sen myös. Jos yhteyshenkilöllä ei ole vielä sähköpostia, rivillä lukee Lisää sähköposti — klikkaa sitä ja kirjoita osoite. Maata ja luontiajankohtaa ei voi muokata, ja Muokkaa-linkki avaa edelleen koko lomakkeen nimen, tunnisteiden ja muistiinpanojen muokkaamista varten.
• Aktiivisuustilastot — tämän yhteyshenkilön kokonaistiedot: vastaanotetut ja lähetetyt viestit, kuinka monta vastausta tuli tekoälyltä verrattuna ihmiseen, sekä käytetyt krediitit. Täältä löydät myös Tekoälyviestien laskurin — katso “Krediittien käyttö ja bottiviestien määrä” alla.
• Agentti — mikä tekoälyagentti hoitaa tämän yhteyshenkilön vastaukset. Klikkaa agenttia avataksesi sen, jotta voit lukea tai korjata sen ohjeita samalla kun keskustelu, joka sinut siihen ohjasi, on yhä näytöllä. Oikealla oleva linkki lukee Vaihda, kun agentti hoitaa heitä (valitse toinen tai palauta heidät tiimillesi), ja Määritä, kun kukaan ei hoida heitä. Yhteyshenkilö, joka ei ole vielä vastannut, näyttää tässä kanavasi oletusagentin, joka on merkitty Kanavan oletus. Vastaa heidän ensimmäiseen vastaukseensa.
• Tunnisteet — tämän yhteyshenkilön tunnisteet sekä linkki niiden hallintaan.
• Myyntimahdollisuus — tämän yhteyshenkilön myyntimahdollisuudet, joista jokaisella on vaihe ja arvo. Klikkaa jotakin muokataksesi sitä poistumatta keskustelusta, tai klikkaa Lisää myyntimahdollisuus luodaksesi uuden.
• Tehtävät — tämän yhteyshenkilön avoimet tehtävät, joista jokaisella on otsikko ja eräpäivä (erääntynyt tehtävä näkyy punaisella). Klikkaa tehtävää muokataksesi sitä suoraan — otsikko, eräpäivä, vaihe, prioriteetti, vastuuhenkilö — tai käytä rivin ↗-kuvaketta avataksesi koko tehtävän Tehtävät-sivulla. Klikkaa Lisää tehtävä luodaksesi uuden. Katso “Tehtävän luominen keskustelusta” alla.
• Seuranta — katso tai ajoita seurantaviesti tälle yhteyshenkilölle. Kun seurantaviesti on ajoitettu, tässä osiossa näkyy, milloin se lähtee, ja keskustelu saa listaan vihreän Ajoitettu-merkin. Kylmän liidin seuranta (muistutus yhteyshenkilölle, joka ei koskaan vastannut lähetykseesi) näkyy myös tässä muodossa Seuraava kylmän liidin seuranta … kuluttua, ja tekoälyn tilapalkissa lukee Kylmä seuranta … kuluttua. Peruuttaaksesi sen, klikkaa Peruuta seuranta ajastimen alla (tai Peruuta tekoälyn tilapalkissa kirjoituskentän yläpuolella) ja vahvista; tämä peruuttaa jonossa olevan seurannan, riippumatta siitä, ajoititko sen käsin vai ajoittiko tekoälyagentti sen automaattisesti, ja tekoäly pysyy päällä. Agentti saattaa jonottaa uuden seurannan seuraavan keskusteluvastauksen jälkeen, joten kytke Seurannat-valitsin pois päältä Asetukset-osiossa, jos et halua enää yhtään seurantaa tälle yhteyshenkilölle. Jos tekoälyagentti ei vielä hoida yhteyshenkilöä, seurantoja ei voi ajoittaa heille — määritä ensin agentti yhteyshenkilöpaneelin Agentti-osiosta. Tekoälyn kytkeminen pois päältä keskustelussa peruuttaa kaikki sille ajoitetut seurannat — tekoälyn keskeyttäminen tarkoittaa, että otat keskustelun haltuusi käsin, joten mitään automatisoitua ei jää jonoon. Ajoita seuranta vasta sen jälkeen, kun olet lopettanut tekoälyn kytkemisen päälle ja pois, ei ennen sitä.

Voit joko antaa tarkat lähetettävät sanat tai vain kuvailla, mitä haluat. Kellonajat ja viikonpäivät luetaan tilisi aikavyöhykkeen mukaan: “huomenna klo 9” lähetetään klo 09:00 paikallista aikaasi, ja jo kulunut kellonaika tarkoittaa huomista. Jos kirjoitat jotain tyyliin “seuraa huomenna ja sano, että tarjous on valmis”, juuri se lähetetään, sana sanalta. Jos sanot vain milloin – “vastaa nyt”, “ota yhteyttä ensi viikolla” – tekoälyagentti kirjoittaa viestin itse lähetyshetkellä käyttäen keskustelua tähän asti ja kaikkea, mitä olet agenttiin määrittänyt. Siksi esikatselussa sanotaan, että tekoäly kirjoittaa sen: viestiä ei ole vielä olemassa, ja odottaminen tarkoittaa, että se voi reagoida kaikkeen, mitä yhteyshenkilö on sillä välin sanonut.

• Linkitetyt keskustelut – näkyy, kun tällä henkilöllä on kanssasi keskustelu myös toisessa kanavassa (esimerkiksi verkkosivuston chat, jota jatkoit WhatsAppissa). Jokainen rivi näyttää kanavan, nimen ja uusimman viestin; klikkaa jotakin siirtyäksesi kyseiseen chattiin. Poista linkitys irrottaa tämän yhteyshenkilön muista; itse keskustelut pysyvät täsmälleen ennallaan. Katso Linkitetyt keskustelut tilanteista, joissa keskustelut linkittyvät itsestään.
• Yhteenvedot – tekoälyn kirjoittamat kertaukset tämän yhteyshenkilön aiemmista keskusteluista; tyhjä, kunnes keskustelu päättyy (48 tuntia hiljaisuutta yhteyshenkilöltä – katso “Keskustelun yhteenveto” alta).
• Tiedostot – jokainen tässä keskustelussa jaettu tiedosto yhdessä paikassa.
• Instagram – vain Instagram-chateissa: yhteyshenkilön @käyttäjänimi, jossa on Avaa Instagramissa -linkki, joka vie sinut suoraan tähän keskusteluun Instagramissa uudessa välilehdessä. Käytä tätä, kun olet keskeyttänyt tekoälyn ja haluat jatkaa omasta Instagram-postilaatikostasi. (Tämä näkyy aina, kun tiedämme yhteyshenkilön käyttäjänimen.)
• Muistiinpanot – vapaamuotoisia muistiinpanoja tästä yhteyshenkilöstä, mukana Muokkaa-linkki.
• Aktiviteetti – aikajana tämän yhteyshenkilön tärkeimmistä tapahtumista, alkaen ensimmäisestä viestistä ja kanavasta.
• Asetukset – yhteyshenkilökohtaiset valitsimet Bottivastauksille (sama kuin tekoälyn päällä/tauolla-valitsin keskustelun yläpalkissa) ja Älä häiritse -tilalle (sama kuin kolmen pisteen valikon Älä häiritse -toiminto – kun se on päällä, yläpalkin valitsin näyttää Älä häiritse, koska mitään ei joka tapauksessa lähetetä tälle yhteyshenkilölle).

Linkitetyt keskustelut #

Sama henkilö ottaa sinuun usein yhteyttä kahdesti: kerran verkkosivuston chatin kautta, kerran WhatsAppissa ja joskus myöhemmin kolmannen kanavan kautta. Jokainen näistä on oma yhteyshenkilönsä, koska jokainen elää omassa kanavassaan. Niiden linkittäminen kertoo Your AI Connector-palvelulle, että kyseessä on sama henkilö, ja se antaa tekoälyn lukea toisen keskustelun historian sen sijaan, että se kysyisi samoja tietoja uudelleen.

Milloin keskustelut linkittyvät itsestään #

Linkittäminen tapahtuu itsestään vain yhdessä tilanteessa:

• Uusi keskustelu saapuu WhatsAppiin (Business tai Web) tai tekstiviestillä, tai vierailija jättää puhelinnumeronsa verkkosivuston chat-widgetin lomakkeeseen.
• Täsmälleen yksi muu yhteyshenkilö toisessa kanavassa on jo kyseisellä puhelinnumerolla.

Silloin nämä kaksi linkitetään, ja molemmissa chateissa näkyy pieni linkkikuvake. Siihen liittyy kolme sääntöä:

• Kaksi tai useampi osuma, eikä mitään linkitetä. Jos numero on jo usealla yhteyshenkilöllä, Your AI Connector ei arvaa, kuka heistä on sama henkilö, joten se jättää heidät rauhaan. Käytä Jatka WhatsAppissa tai Jatka tekstiviestillä -toimintoa linkittääksesi oikean henkilön itse.
• Jo linkitettyä yhteyshenkilöä ei koskaan linkitetä uudelleen automaattisesti. Kun joku kuuluu keskusteluryhmään, uudet tulokkaat eivät muuta sitä.
• Sähköpostiosoitteet eivät koskaan linkitä keskusteluja automaattisesti. Kuka tahansa voi laittaa minkä tahansa osoitteen sähköpostin “lähettäjä”-kenttään, kun taas WhatsApp- tai tekstiviesti voi tulla vain numeron omistavasta puhelimesta. Koska linkki antaa tekoälyn käyttää toisen keskustelun historiaa, puhelinnumero on ainoa riittävän luotettava todiste linkittämiseen.

Useamman kuin kahden keskustelun linkittäminen #

Henkilöllä voi olla useampi kuin kaksi keskustelua yhdessä ryhmässä. Avaa jokainen muista chateista ja käytä sieltä Jatka WhatsAppissa tai Jatka tekstiviestillä -toimintoa: Messenger-chat, jota jatketaan WhatsAppissa, ja Telegram-chat, jota jatketaan WhatsAppissa, päätyvät kolmeksi keskusteluksi yhdessä ryhmässä, jotka kaikki on listattu yhteystietopaneelin Linkitetyt keskustelut -kohdassa. Poista linkitys poistaa yhden keskustelun ryhmästä ja jättää loput linkitetyiksi toisiinsa.

Manuaalinen linkittäminen tapahtuu Jatka WhatsAppissa ja Jatka tekstiviestillä -toimintojen kautta, ei muuten. Ei ole mahdollista valita kahta jo olemassa olevaa keskustelua ja yhdistää niitä käsin, joten Messenger-chatia ja sähköpostikeskustelua ei voi linkittää yhteen.

Mobiiliasettelu #

Mobiililaitteilla käyttöliittymä käyttää yhden paneelin näkymää:

• Aloitat chat-luettelosta.
• Napauta keskustelua avataksesi chatin täydelliset tiedot.
• Käytä takaisin-painiketta (tai pyyhkäise takaisin) palataksesi chat-luetteloon.

Kaikki samat ominaisuudet ovat käytettävissä mobiililaitteilla, sovitettuna pienemmille näytöille.

Kirjoittaminen puhelimella #

Puhelimella tai tabletilla näppäimistön rivinvaihto-näppäin aloittaa uuden rivin – se ei lähetä viestiä. Lähetä viesti napauttamalla lähetyspainiketta. (Tietokoneella asia on päinvastoin: Enter lähettää ja Shift + Enter aloittaa uuden rivin. Tietokoneen näppäimistössä on Shift + Enter -mahdollisuus, mutta puhelimen näppäimistössä ei, minkä vuoksi puhelimella kesken kirjoitettu viesti lähti aiemmin heti, kun halusit aloittaa uuden rivin.)

Keskustelusuodattimet #

Suodattimien avulla löydät tietyt keskustelut nopeasti, ja jokainen niistä hakee koko postilaatikostasi – ei vain näytöllä jo ladatuista keskusteluista – joten suodattimen valitseminen tuo vastaavat keskustelut näkyviin välittömästi.

Keskusteluluettelon yläpuolella oleva suodatinrivi on yksi rivi, jossa on kaksi osaa:

1. Suodattimet-painike — rivin ensimmäinen osa, joka sisältää kaiken, minkä perusteella voit suodattaa: tila, agentti, lista, tunnisteet, kanava (tai tietty numero tai postilaatikko), vastuuhenkilö, yhteyshenkilön luontiajankohta ja lähetetty tiedote. Siinä on pieni numero, joka laskee, kuinka monen agentin, listan, tunnisteen, kanavan, vastuuhenkilön, luontipäivämäärän ja tiedotteen perusteella olet rajausta tehnyt (nykyistä tilaasi ei lasketa mukaan — sillä on aina oma sirunsa). Katso “Suodattimet-paneeli” alta.
2. Pikasuodatinsirusi, jotka täyttävät lopun rivistä valitsemassasi järjestyksessä. Jokainen niistä ottaa suodattimen käyttöön yhdellä napsautuksella. Valmiina saat neljä — Kaikki keskustelut, Avoimet, Lukemattomat ja AI keskeytetty — mutta voit muokata riviä itse: kiinnitä suodattimet, joita todella käytät, ja vedä ne haluamaasi järjestykseen. Katso “Kiinnitä omat pikasuodattimesi” alta.

Jos kiinnität enemmän siruja kuin riville mahtuu, riviä voi vierittää sivusuunnassa: rivin reuna haalistuu osoittaen, että sisältöä on lisää, sen alle ilmestyy ohut vierityspalkki, ja hiiren rulla vierittää riviä ilman, että sinun tarvitsee tarttua siihen. Suodattimet-painike vierittyy sirujen mukana, joten aseta eniten käyttämäsi suodattimet alkuun, jotta ne näkyvät ilman vierittämistä.

Voit käyttää kolmenlaisia siruja:

• Tilamerkinnät näyttävät selitteen ja tiivistetyn määrän (esim. 2,3k eikä 2 347). Kerrallaan voi olla voimassa vain yksi tila, joten merkintää klikkaamalla luettelo vaihtuu suoraan kyseiseen tilaan. Kaikki keskustelut tarkoittaa koko saapuneet-kansiota: se aktivoituu vain, kun luetteloa ei ole rajattu, ja sen klikkaaminen tyhjentää kaikki suodattimet, ei vain tilaa.
• Rajausmerkinnät – tietty tunniste, luettelo, kanava, agentti tai tiimin jäsen – näyttävät pienen kuvakkeen ja nimen, mutta eivät määrää. Nämä toimivat varsinaisina valintakytkiminä: klikkaa ottaaksesi käyttöön, klikkaa samaa merkintää uudelleen poistaaksesi sen. Samasta osiosta voi olla valittuna kaksi merkintää kerrallaan – klikkaa WhatsApp ja sitten LinkedIn, niin luettelo näyttää molempien kanavien keskustelut.
• Näkymämerkinnät – kirjanmerkkikuvake ja nimi, jonka annoit tallennetulle suodattimien yhdistelmälle. Yksi klikkaus ottaa käyttöön koko yhdistelmän kerralla: tilan, kanavat, tunnisteet, päivämäärävälin ja kaiken muun tallentamasi. Kun näkymä on käytössä, muun kuin aktiivisen merkinnän klikkaaminen vaihtaa näkymän kyseiseen merkintään ja tyhjentää näkymän suodattimet: jos “Tänään”-näkymä on päällä, LinkedIn-merkinnän klikkaaminen näyttää LinkedIn-keskustelusi, ei tämän päivän keskusteluja ja LinkedIniä yhdessä. Jos haluat rajata tai laajentaa näkymää, muuta sitä Suodattimet-paneelissa. Katso “Tallenna näkymä” alta.

Paneelista ilman kiinnittämistä käytetyt suodattimet eivät lisää siruja riville. Suodattimet-painikkeen numero kertoo, kuinka monta suodatinta rajaa listaa, ja paneelin jokainen osio näyttää, mihin se on asetettu; tila, jonka valitsit kiinnittämättä sitä, saa silti väliaikaisen ×-sirun, koska painikkeen numero ei laske tilaa mukaan.

Mitä kukin tilasuodatin tekee #

Huomio – “Closed” ei tarkoita “hoidettu”. Open- ja Closed-suodattimet kuvaavat WhatsAppin ja Instagramin asettamaa 24 tunnin viestintäikkunaa. Merkitäksesi keskustelun hoidetuksi, arkistoi se ja valitse Filters → Status → Archived löytääksesi sen uudelleen.

Suodattimet-paneeli #

Napsauta Suodattimet (suppilokuvake rivin alussa), niin paneeli avautuu. Siinä on yksi rivi jokaista suodatusperustetta kohden:

Klikkaa osiota porautuaksesi sen vaihtoehtoihin. Jokainen rivi näyttää oikealla, mihin se on tällä hetkellä asetettu — tilan nimi, tunniste, 3 valittu, Ei Chat-widget, tai Mikä tahansa, kun se ei suodata mitään. Pitkissä listoissa on ylhäällä hakukenttä, joten voit kirjoittaa agentin tai tiimin jäsenen nimen selaamisen sijaan. Takaisin-nuoli palauttaa sinut osioiden listaan.

On / Ei ole ja usean arvon valitseminen #

Agentti-, Lista-, Tunnisteet- ja Kanava-osiot ovat valintalistoja: valitse niin monta vaihtoehtoa kuin haluat, ja paneeli pysyy auki samalla kun teet valintoja. Kahden kanavan valitseminen näyttää keskustelut molemmilta kanavilta; kahden tunnisteen valitseminen näyttää yhteystiedot, joilla on jompikumpi tunniste. Jokaisen näiden osion yläosassa on On / Ei ole -kytkin. Jätä se On-tilaan näyttääksesi vain valitut arvot, tai käännä se Ei ole -tilaan piilottaaksesi ne ja näyttääksesi kaiken muun — “jokainen keskustelu, joka ei tullut Chat-widgetin kautta” on yksi valinta ja yksi käännös.

Eri osiot yhdistyvät aina: kanavasuodatin ja tunnistesuodatin yhdessä näyttävät vain keskustelut, jotka täyttävät molemmat ehdot. Yhden osion sisällä kyse on “mistä tahansa näistä” (tai “ei mistään näistä” Ei ole -valinnalla). Tila, Vastuuhenkilö, Luotu ja Tiedote hyväksyvät edelleen vain yhden arvon kerrallaan.

Joten “mitkä tänään luodut keskustelut tulivat Chat-widgetin kautta” on Luotu → Tänään plus Kanava → Chat-widget; ja “tänään luodut keskustelut mistä tahansa muusta paitsi Chat-widgetistä” on sama, mutta Kanava-kytkin on käännetty tilaan Ei ole. Kumpi tahansa yhdistelmä voidaan tallentaa siruksi — katso “Näkymän tallentaminen” alta.

Suodata yhden numeron tai postilaatikon mukaan #

Kun sinulla on useampi kuin yksi numero tai postilaatikko yhdistettynä, esimerkiksi kaksi WhatsApp-numeroa tai WhatsApp Web -numero WhatsApp Business -numeron rinnalla, avaa Suodattimet → Kanava ja selaa kanavien nimien ohi: jokaisella yhdistetyllä numerolla tai postilaatikolla on oma rivinsä, joka näkyy numerona (tai osoitteena) ja sitä seuraavana kanavana, kuten +31 6 12345678 · WhatsApp Web. Valitse yksi nähdäksesi vain kyseisessä kanavassa käytävät keskustelut. Tämä toimii WhatsApp Web-, WhatsApp Business-, SMS- ja Telegram-numeroille, sähköpostilaatikoille ja LinkedIn-tileille.

Keskustelu lasketaan kuuluvaksi numeroon heti, kun viesti on lähetetty kyseisestä numerosta yhteyshenkilölle tai tullut yhteyshenkilöltä kyseiseen numeroon, joten yhteyshenkilö, joka on keskustellut kahden numerosi kanssa, näkyy molempien alla. Vaihda osio Ei ole -tilaan piilottaaksesi yhden numeron keskustelut. Kuten mikä tahansa muu suodatinarvo, numero voidaan kiinnittää siruksi tai tallentaa näkymään.

Suodata tiedotteen mukaan #

Avaa Suodattimet → Tiedote ja valitse tiedote nähdäksesi vain ne henkilöt, joille se on lähetetty. Kätevää, kun lähetät eri tiedotteita eri ryhmille (esimerkiksi vanhemmille ja opiskelijoille) ja haluat vastata kunkin ryhmän vastauksiin erikseen. Kytke Vain vastanneet päälle listan alla rajataksesi näkymän vain niihin henkilöihin, jotka vastasivat kyseiseen tiedotteeseen. Tiedote voidaan kiinnittää siruksi, ja tallennettu näkymä säilyttää myös Vain vastanneet -asetuksen.

Suodata yhteystiedon luontiajankohdan mukaan #

Luotu-osio rajaa listan keskusteluihin, joiden yhteystieto lisättiin tietyllä ajanjaksolla — “kuka tuli tänään?” tai “kaikki viime viikon lähetyksestä” ilman selaamista ja päivämäärien lukemista.

• Esiasetukset – Luotu tänään, Luotu eilen, Luotu viimeisen 7 päivän aikana ja Luotu viimeisen 30 päivän aikana. Nämä seuraavat kalenteria: kiinnitä Luotu tänään suodatinriville, niin se näyttää päivittäin uudet yhteystiedot, ja sen kanssa tallennettu oletusnäkymä tekee samoin.
• Omat päivämäärät – esiasetusten alla on Alkaen- ja Päättyen-päivämäärävalitsin. Täytä toinen tai molemmat: pelkkä Alkaen 1. syyskuuta tarkoittaa kaikkea 1. syyskuuta alkaen, pelkkä Päättyen 10. syyskuuta tarkoittaa kaikkea 10. syyskuuta asti (päivä mukaan lukien), ja molemmat yhdessä tarkoittavat kyseistä aikaväliä. Rivi näyttää tällöin tekstin Luotu 1. syys – 10. syys (tai Luotu alkaen … / Luotu päättyen …), ja sen siru suodatinrivillä näyttää saman.

Päivät kuluvat oman kellosi mukaan – “tänään” on tänään siellä missä olet, ei siellä missä palvelin sijaitsee. Ajanjakso koskee yhteystiedon luontiajankohtaa, ei viimeisimmän viestin saapumisaikaa, ja se yhdistyy kaikkeen muuhun: tilalaskurit, muut suodattimet, haku ja Valitse kaikki huomioivat sen, ja Aseta oletukseksi tallentaa sen muun näkymän mukana. Poista se napsauttamalla sirun ×-merkkiä tai Tyhjennä suodatin Luotu-osion yläreunasta.

Osioiden alapuolella on vielä yksi hallintapainike: Sisällytä arkistoidut keskustelut -kytkin. Suodattimet etsivät normaalisti vain aktiivisista keskusteluistasi — esimerkiksi tunnistesuodatin ei näytä arkistoitua tunnisteella varustettua keskustelua, mikä voi saada suodattimen näyttämään siltä, että se on kadottanut ihmisiä. Käännä kytkin päälle, niin jokainen näkymä paitsi Arkistoitu sisältää myös arkistoidut keskustelut: määrät sisältävät ne, Valitse kaikki kattaa ne ja haku etsii molemmista. “Kaikki, joilla on tärkeän liidin tunniste, arkistoituna tai ei” on yksi kytkin kahden erillisen tarkistuksen sijaan. Kun se on päällä, se lasketaan mukaan Suodattimet-painikkeen numeroon, joten laajempi lista ei tule yllätyksenä. Kytkin on piilotettu Arkistoitu-näkymässä (kyseinen näkymä on jo valmiiksi arkistoituja keskustelujasi), ja Aseta oletukseksi tallentaa sen muun näkymän mukana.

Suodattimet-painikkeen numero laskee valitsemasi kohteet. Käytä osion sisällä olevaa Tyhjennä suodatin -painiketta poistaaksesi kyseisen suodattimen tai paneelin yläreunassa olevaa Tyhjennä kaikki -painiketta poistaaksesi ne kaikki kerralla.

Tallenna oletusnäkymäsi #

Oletuksena Keskustelut-näkymä avautuu aina Kaikki keskustelut -tilaan ilman mitään rajauksia. Jos ensimmäinen asia, jonka teet joka kerta, on samojen suodattimien käyttäminen — esimerkiksi vastuuhenkilön vaihtaminen omaan nimeesi — voit asettaa sen lähtöpisteeksesi.

1. Määritä luettelo juuri sellaiseksi kuin haluat sen näkyvän: valitse tila sekä haluamasi yhdistelmä agenttia, luetteloa, tunnisteita, kanavaa ja vastuuhenkilöä.
2. Napsauta Suodattimet ja valitse paneelin yläreunasta Aseta oletukseksi.

Tämän jälkeen Keskustelut-näkymä avautuu aina kyseisellä suodatuksella. Mikään muu ei muutu: kaikki muut suodattimet ovat edelleen käytettävissä, ja niiden vaihtaminen istunnon aikana toimii täsmälleen kuten ennenkin — oletus määrittää vain sen, mistä aloitat.

Paneelin otsikossa näkyy Oletusnäkymäsi ja täytetty kirjanmerkki, kun oletus on tallennettu. Jos haluat palata avaamaan näkymän Kaikki keskustelut -tilaan, napsauta sen vieressä olevaa Poista oletus -painiketta — näytöllä olevat suodattimet pysyvät ennallaan; vain tallennettu lähtöpiste poistetaan.

Oletusnäkymä tallennetaan itse tilille, joten se seuraa sinua jokaiselle laitteelle, jolle kirjaudut – ja jokainen tilillä työskentelevä aloittaa samasta näkymästä. Tämä tekee siitä erinomaisen tavan määrittää työtila kerralla: jos valmistelet saapuneet-kansiota jollekin toiselle, tallentamasi näkymä on täsmälleen se, johon hän päätyy, riippumatta siitä, mitä tietokonetta hän käyttää.

Näkymän tallentaminen #

Näkymä on kokoelma suodattimia, jotka on tallennettu nimellä ja kiinnitetty suodatinriville siruksi — tila sekä mikä tahansa yhdistelmä kanavia, tunnisteita, luetteloita, agentteja, vastuuhenkilöä, päivämääräväliä ja Sisällytä arkistoidut -kytkintä.

1. Määritä lista juuri sellaiseksi kuin haluat — esimerkiksi Luotu → Tänään ja Kanava → Ei ole → Chat-widget.
2. Napsauta Suodattimet ja sitten Tallenna näkymänä paneelin yläreunassa.
3. Kirjoita nimi ja paina Enter (tai napsauta Tallenna).

Näkymä ilmestyy heti siruna, jonka alussa on kirjanmerkkikuvake suodatinrivillä, ja paneeli sulkeutuu. Napsauta sirua, niin kaikki näkymän suodattimet otetaan käyttöön kerralla korvaten aiemmat valinnat; siru syttyy aina, kun luettelossa näkyy juuri kyseinen yhdistelmä. Vedä sitä riviä pitkin kuten mitä tahansa muuta sirua.

Napsauta näkymäpainiketta hiiren kakkospainikkeella (puhelimella paina ja pidä pohjassa) avataksesi sen valikon:

• Päivitä nykyisillä suodattimilla — korvaa näkymä näytöllä juuri nyt olevilla suodattimilla.
• Nimeä uudelleen — muuta nimeä; suodattimet pysyvät ennallaan.
• Poista — poista näkymä ja sen painike.
• Poista kiinnitys — poista painike riviltä poistamatta itse näkymää; paneelin otsikko näyttää, kuinka monta näkymää olet tallentanut.

Näkymät tallennetaan tilille, kuten kiinnitetyt painikkeet ja oletusnäkymä, joten samat painikkeet näkyvät jokaisella laitteella ja kaikille tilillä työskenteleville. Voit tallentaa enintään 50 näkymää.

Kiinnitä omat pika-suodattimesi #

Suodatinrivin sirut eivät ole kiinteitä. Jokaisella Suodattimet-paneelin vaihtoehdolla — jokaisella tilalla sekä jokaisella yksittäisellä tunnisteella, luettelolla, kanavalla, agentilla ja tiimin jäsenellä — on oikeassa reunassa pieni kiinnityskuvake. Napsauta sitä, niin kyseinen suodatin saa oman sirunsa riville; napsauta uudelleen poistaaksesi sirun.

Tämä tarkoittaa, että rivi vastaa lopulta todellista työskentelytapaasi. Jos käytät jatkuvasti tiettyä tunnistetta, kiinnitä se. Jos olet henkilö, joka hoitaa kaiken sinulle osoitetun, kiinnitä oma nimesi. Jos Huomio on ensimmäinen asia, jonka tarkistat joka aamu, kiinnitä se ja poista AI tauotettu.

• Kiinnittäminen — avaa Suodattimet, siirry haluamaasi osioon (Tila, Tunnisteet, Kanava jne.) ja napsauta vaihtoehdon vieressä olevaa kiinnityskuvaketta. Kiinnittäminen ei ota suodatinta käyttöön; se vain lisää sirun. Siru sisältää yhden arvon, joten yhdistelmä — useita kanavia tai Ei ole -valinta — tallennetaan sen sijaan näkymänä (katso “Näkymän tallentaminen” yllä).
• Kiinnityksen poistaminen — vie hiiri sirun päälle ja napsauta pientä yliviivattua kiinnityskuvaketta, joka ilmestyy sen oikeaan yläkulmaan. Voit myös napsauttaa sirua hiiren kakkospainikkeella (puhelimella paina ja pidä pohjassa) ja valita Poista kiinnitys tai napsauttaa saman vaihtoehdon kiinnityskuvaketta uudelleen Suodattimet-paneelissa. Kummassakin tapauksessa siru poistuu; itse suodatin säilyy ennallaan.
• Järjestäminen — vedä sirua riviä pitkin; ohut viiva näyttää välin, johon se asettuu, joten pudota se siihen. Aseta eniten käyttämäsi sirut ensimmäisiksi, jotta ne eivät koskaan vieri näkyvistä. Puhelimella tai tabletilla ei ole mitään vedettävää, joten paina ja pidä sirua pohjassa ja käytä Siirrä vasemmalle / Siirrä oikealle -toimintoja.
• Jos poistat kaikkien kiinnitykset, rivi on tyhjä ja kertoo yksinkertaisesti, mistä siruja saa takaisin. Oletukset eivät palaa takaisin itsestään.

Sirusi seuraavat tiliä. Kiinnitetyt pikasuotimet tallennetaan tilille, ei laitteelle – määritä rivi kerran, niin samat sirut samassa järjestyksessä näkyvät jokaisella tietokoneella ja kaikille tilillä työskenteleville. Jos työskentelet useilla eri tileillä, jokaisella niistä on oma rivinsä.

Vinkki: Jos hallinnoit suurta määrää keskusteluja, käytä suodattimia säännöllisesti pysyäksesi järjestyksessä. Tarkista Huomio-suodatin päivän mittaan varmistaaksesi, ettei yksikään asiakas odota ihmisen vastausta, tai käytä AI tauotettu -suodatinta löytääksesi keskustelut, joissa otit ohjat, mutta unohdit ehkä ottaa botin takaisin käyttöön.

Lajittelu ja haku #

• Lajittelujärjestys — Minkä tahansa suodattimen sisällä keskustelut lajitellaan aina uusimman toiminnan mukaan, jotta huomiota vaativat keskustelut pysyvät kärjessä. Poikkeuksena ovat kiinnitetyt keskustelut, jotka pysyvät muiden yläpuolella suodattamattomassa näkymässä – katso “Keskustelujen kiinnittäminen” alla.
• Haku — Hakee yhteystietojen nimien, puhelinnumeroiden, sähköpostiosoitteiden ja uusimman viestin perusteella koko postilaatikostasi. Haku toimii nyt valitsemasi suodattimen sisällä: valitse ensin kanava tai lista, niin haku kohdistuu vain niihin keskusteluihin. Haun tyhjentäminen palauttaa sinut edelliseen suodattimeen.
• Viestit hakutuloksissa — Kirjoita vähintään 3 merkkiä, niin hakutulosten alle ilmestyy Viestit-osio, joka listaa enintään 20 viestiä mistä tahansa keskustelusta, jotka sisältävät kirjoittamasi tekstin, uusimmasta alkaen. Jokainen rivi näyttää keskustelun, päivämäärän ja hakusanaasi ympäröivät sanat. Klikkaa yhtä avataksesi kyseisen keskustelun kyseisestä viestistä. Erittäin suuressa postilaatikossa yleinen sana voi viedä hetken; jos haku aikakatkaistaan, näet Yritä uudelleen -linkin tyhjän listan sijaan.

Haku keskustelun sisältä #

Keskustelulistan yläpuolella oleva hakupalkki etsii oikean keskustelun. Jos haluat etsiä viestiä jo avaamastasi keskustelusta, klikkaa keskustelun otsikossa olevaa suurennuslasia.

• Kirjoita mitä muistat, niin vastaavat viestit ilmestyvät ketjun tilalle uusimmasta alkaen, ja hakusanasi on korostettu.
• Haku kattaa koko keskustelun, kuinka kauas taaksepäin tahansa – ei vain näytöllä näkyviä viestejä.
• Klikkaa mitä tahansa tulosta siirtyäksesi suoraan kyseiseen viestiin ketjussa. Viesti on hetken aikaa rajattu, jotta näet mihin päädyit, ja voit jatkaa selaamista siitä eteenpäin.
• Jos viesti on kauempaa kuin mitä chat on ladannut, se avautuu silti, ja näet sen ympärillä olevat viestit asiayhteyden ymmärtämiseksi. Yläreunan palkki kertoo, että tarkastelet vanhempia viestejä, ja Siirry uusimpaan -painikkeella pääset takaisin chatin live-näkymään (myös vastaaminen tekee tämän).
• Paina Escape-näppäintä tai klikkaa X-painiketta sulkeaksesi haun ja palataksesi keskusteluun.

Tämä on sama haku, jonka löydät yhteyshenkilön tietojen Viestit-välilehdeltä, joten se toimii samalla tavalla riippumatta siitä, missä keskustelua luet.

Keskustelujen kiinnittäminen #

Kiireisessä postilaatikossa keskustelut lajitellaan viimeisimmän viestin mukaan, joten parhaillaan työn alla oleva keskustelu valuu listassa alaspäin heti, kun kymmenen muuta ihmistä kirjoittaa. Kiinnitä se, niin se pysyy ylimpänä.

Keskustelun kiinnittäminen #

• Keskustelulistasta – vie hiiri keskustelurivin päälle ja napsauta nuppineulakuvaketta, joka on ensimmäinen rivin oikeaan reunaan ilmestyvässä pienessä valikossa (puhelimella valikko on aina näkyvissä).
• Avoimesta keskustelusta – napsauta keskustelun otsikkorivillä olevaa nuppineulaa.

Napsauta kiinnityskuvaketta uudelleen poistaaksesi kiinnityksen.

Missä kiinnitetyt keskustelut näkyvät #

Tavallisessa Kaikki keskustelut -näkymässä – ilman tilasuodatinta, paneelin suodattimia tai hakusanoja – kiinnitetyt keskustelut näkyvät omassa Kiinnitetyt-osiossaan listan yläosassa, ja muut keskustelut ovat alla Muut keskustelut -otsikon alla. Viimeksi kiinnitetty keskustelu on ensimmäisenä, ja kiinnitetty keskustelu pysyy siellä riippumatta siitä, kuinka vanha sen viimeisin viesti on.

Kun käytät mitä tahansa suodatinta, lista palaa normaaliin uusimmat ensin -järjestykseen, joten suodatin näyttää aina totuudenmukaisen kuvan siitä, mikä vastaa hakuehtoja. Kiinnitetyissä keskusteluissa on edelleen pieni Kiinnitetty-merkintä, joten tunnistat ne helposti. Haku toimii näiden välissä: erillistä osiota ei ole, mutta kiinnitetyt hakutulokset näytetään ensimmäisenä.

Voit kiinnittää enintään 15 keskustelua. Jos yrität kiinnittää kuudennentoista, sinua pyydetään ensin irrottamaan yksi. Nuppineula tallennetaan keskusteluun samalla tavalla kuin Tärkeä-tähti, joten se on jaettu tiimisi kanssa – kaikki tilin käyttäjät näkevät samat keskustelut kiinnitettyinä yläreunaan. Tämä ei muuta mitään yhteyshenkilön, tekoälyn tai itse keskustelun kannalta.

Keskustelujen ja viestien merkitseminen tärkeiksi #

Kun tietyt keskustelut ovat muita tärkeämpiä — kuuma liidi, avainasiakas, käynnissä oleva kauppa — merkitse ne tähdellä, jotta ne löytyvät aina helposti ja niiden viestit eivät koskaan jää huomaamatta.

Merkitse keskustelu tähdellä #

• Keskustelulistasta – vie hiiri keskustelurivin päälle ja napsauta oikeaan reunaan ilmestyvässä valikossa olevaa tähtikuvaketta (puhelimella valikko on aina näkyvissä). Tähti muuttuu keltaiseksi merkiksi siitä, että keskustelu on merkitty tärkeäksi.
• Avoimesta keskustelusta – napsauta keskustelun otsikkorivillä, tekoälyn kytkimen vieressä olevaa tähteä.

Napsauta tähteä uudelleen milloin tahansa poistaaksesi sen. Tähti on jaettu koko tiimisi kanssa — kun merkitset keskustelun tärkeäksi, kaikki tilin käyttäjät näkevät saman tähden.

Merkitse yksittäinen viesti tähdellä #

Voit myös merkitä yksittäisiä viestejä tähdellä — osoitteen, tilaustiedot tai lupauksen, jonka haluat löytää myöhemmin:

1. Vie hiiri viestin päälle ja napsauta pientä nuolta, joka ilmestyy kuplan viereen (puhelimella se on aina näkyvissä).
2. Valitse Merkitse tärkeäksi.

Pieni keltainen tähti ilmestyy viestin aikaleiman viereen. Poista se avaamalla sama valikko ja valitsemalla Poista tähti.

Etsi tärkeät keskustelusi #

Napsauta keskustelulistan yläpuolella olevaa Suodattimet-painiketta, avaa Tila ja valitse Tärkeä nähdäksesi vain tähdellä merkitsemäsi keskustelut. Jos tarkistat ne usein, napsauta Tärkeä-kohdan vieressä olevaa nuppineulaa, niin saat siitä pysyvän sirpaleen suodatinriville.

Saat ilmoituksen, kun tärkeät yhteyshenkilöt lähettävät viestejä #

Keskustelun merkitseminen tähdellä avaa myös erillisen ilmoitusluokan: Tärkeät yhteyshenkilöviestit. Kun se on käytössä, jokainen tähdellä merkityn yhteyshenkilön uusi viesti laukaisee hälytyksen ilmoituskellon alla (ja selaimen push-ilmoituksena, jos olet ottanut Web Push -ilmoitukset käyttöön) – joten tärkeän asiakkaan viesti ei koskaan huku kiireiseen postilaatikkoon. Voit hallita tätä ilmoitusasetussivulla.

Vastaaminen tiettyyn viestiin #

Pitkässä keskustelussa ei ole aina selvää, mihin kysymykseen vastaat. Vastaa tiettyyn viestiin, niin vastauksesi liitetään siihen – asiakas näkee alkuperäisen viestin lainattuna vastauksesi yläpuolella, aivan kuten hän on tottunut WhatsAppissa tai Instagramissa.

1. Vie hiiri viestin päälle, johon haluat vastata, ja napsauta pientä nuolta, joka ilmestyy kuplan viereen (puhelimella se on aina näkyvissä).
2. Valitse Vastaa.
3. Valitsemasi viesti ilmestyy kirjoituskentän yläpuolelle. Kirjoita vastauksesi ja lähetä se normaalisti.

Jos haluat peruuttaa, napsauta esikatselun ×-merkkiä (tai paina Esc), niin lainaus poistetaan.

Vastauksesi sisältää lainatun viestin myös keskustelussa. Jos alkuperäinen viesti on yhä ladattuna keskustelussa, napsauta lainausta siirtyäksesi suoraan siihen; jos viesti on kauempana historiassa, se näkyy esikatseluna, jonka voit lukea, mutta et napsauttaa.

Missä Vastaa-toiminto näkyy – ja miksi se on joskus harmaana #

Lainaamisen on tapahduttava asiakkaan omassa sovelluksessa, joten se toimii vain kanavissa, jotka tukevat sitä. Jos kanava ei tue sitä, Vastaa-vaihtoehto pysyy valikossa, mutta on harmaana. Kun viet hiiren sen päälle, näet syyn – näin vältetään tilanne, jossa lähetetty vastaus ei sisällä tietoa siitä, mihin viestiin sillä vastataan.

Hyvä tietää #

• Voit vastata sekä omiin viesteihisi että asiakkaan viesteihin.
• Vastaustoiminto on tarkoitettu käsin lähettämillesi viesteille. Tekoälyagentin vastaukset lähetetään aina tavallisina viesteinä, ei koskaan lainattuina vastauksina, kaikissa kanavissa. Tekoäly näkee kuitenkin, mitä viestiä yhteyshenkilö lainasi vastatessaan.
• Et voi vastata viestiin, jota ei ole vielä toimitettu, tai viestiin, joka on poistettu – tällöin lainauksella ei ole kohdetta.
• Myös liitetiedosto tai ääniviesti voi olla vastaus – valitse Vastaa ja lisää sitten liite.
• Jos jaat pitkän vastauksen osiin, vain ensimmäinen osa sisältää lainauksen – samalla tavalla kuin ihminen lainaa kerran ja jatkaa sitten kirjoittamista.
• QR-koodilla yhdistetyssä WhatsAppissa, kun asiakas vastaa viestiisi, näet hänen lainauksensa viestin yläpuolella myös saapuneet-kansiossasi. Muissa kanavissa vastaus saapuu toistaiseksi tavallisena viestinä.

Viestiin reagoiminen #

Joskus viesti ei vaadi vastausta — 👍 riittää. Kanavilla, jotka tukevat tätä, voit reagoida mihin tahansa viestiin emojilla, ja asiakas näkee reaktiosi puhelimessaan aivan kuin olisit reagoinut suoraan siellä.

1. Vie hiiri viestin päälle ja napsauta pientä nuolta, joka ilmestyy kuplan viereen (puhelimella se on aina näkyvissä).
2. Valikon yläreunassa on rivi emojeita – napsauta jotakin niistä.

Emojipainike näkyy pienenä merkkinä viestin alla saapuneet-kansiossasi sekä asiakkaan chat-kopioissa. Jos muutat mielesi, avaa valikko ja valitse toinen emoji – se korvaa ensimmäisen. Jos haluat poistaa sen kokonaan, napsauta valikosta valitsemaasi emojia tai vie hiiri viestin alla olevan merkin päälle ja napsauta pientä ×-merkkiä, joka liukuu sen viereen (puhelimella × on aina näkyvissä). Se poistetaan molemmilta puolilta.

Missä reagointi toimii #

Hyvä tietää #

• Voit reagoida asiakkaan viesteihin ja omiin viesteihisi.
• Yksi reaktio per viesti: toisen emojin valitseminen korvaa ensimmäisen, aivan kuten WhatsAppissakin.
• Kun asiakas reagoi yhteen viesteistäsi QR-koodilla yhdistetyssä WhatsAppissa, heidän reaktionsa näkyy myös tunnisteena kyseisen viestin alla saapuneet-kansiossasi. Muilla kanavilla asiakkaiden reaktiot eivät vielä välity.
• Poistettuun viestiin ei voi reagoida.

Viestin muokkaaminen #

Huomasitko kirjoitusvirheen tai väärän hinnan heti lähettämisen jälkeen? Joissakin kanavissa voit korjata viestin paikan päällä, jolloin myös asiakkaan kopio korjautuu:

1. Vie hiiri viestin päälle ja napsauta pientä nuolta, joka ilmestyy kuplan viereen (puhelimella se on aina näkyvissä).
2. Valitse Muokkaa viestiä.
3. Korjaa teksti ja napsauta Tallenna muutokset.

Viesti päivittyy postilaatikossasi ja asiakkaan näytöllä, ja siinä näkyy tästä eteenpäin pieni Muokattu-merkintä.

Missä Muokkaa-toiminto näkyy – ja miksi se joskus puuttuu #

Muokkaa-toiminto näkyy vain silloin, kun asiakkaan kopiota voidaan todella muuttaa. Jos sitä ei näy, se on tarkoituksellista: oman kopiosi muokkaaminen samalla kun asiakas pitää alkuperäisen, johtaisi siihen, että lukisitte eri keskusteluja, ja tekoälysi vastaisi sanojen perusteella, joita ei koskaan todellisuudessa lähetetty.

Kun aikaraja umpeutuu, Muokkaa katoaa valikosta. Jos sinun on silti korjattava jotain, lähetä jatkoviesti – tai poista alkuperäinen ja lähetä uusi niissä kanavissa, joissa poistaminen tavoittaa asiakkaan.

Hyvä tietää #

• Et voi muokata asiakkaan sinulle lähettämää viestiä. Se on heidän viestinsä.
• Et voi muokata poistettua viestiä.
• WhatsAppissa (QR / henkilökohtainen numero) et voi muokata kuvan, videon tai tiedoston alla olevaa tekstiä. Lähetä korjaus jatkoviestinä tai poista viesti ja lähetä se uudelleen.
• WhatsAppissa ja Telegramissa asiakkaan sovellus näyttää viestin muokattuna myös heidän puolellaan – muokkaus ei ole heille näkymätön.
• Jos muokkausta ei voida toimittaa (esimerkiksi jos WhatsAppisi on hetkellisesti offline-tilassa), mikään ei muutu – ei edes oma kopiosi – ja kerromme sinulle syyn. Tämä on tarkoituksellista: tallennettu muokkaus, joka ei koskaan tavoittanut asiakasta, olisi huonompi vaihtoehto kuin se, ettei muokkausta tehty lainkaan.

Viestin poistaminen #

Lähetitkö jotain vahingossa? Voit perua sen:

1. Vie hiiri viestin päälle ja napsauta pientä nuolta, joka ilmestyy kuplan viereen (puhelimella se on aina näkyvissä).
2. Valitse Poista viesti.
3. Vahvista.

Viesti korvautuu saapuneet-kansiossasi tekstillä Tämä viesti on poistettu.

Näkeekö asiakas viestin edelleen #

Tämä on tärkeä osa, ja se riippuu kanavasta. Vahvistusikkuna kertoo ennen napsauttamista, mitä olet tekemässä:

Poistamisen jälkeen näytön alareunassa oleva lyhyt viesti vahvistaa, mitä todellisuudessa tapahtui – poistettiinko viesti molemmilta puolilta vai vain sinun puoleltasi.

Hyvä tietää #

• Poistamista ei voi perua.

• Viestin poistaminen ei poista keskustelua. Jos haluat tyhjentää koko keskustelun, käytä sen sijaan Arkistoi-toimintoa.

• Kaikki tiimisi jäsenet näkevät viestin poistettuna.

• Jos WhatsApp- tai Telegram-yhteytesi on sillä hetkellä offline-tilassa, ilmoitamme sinulle, että viesti poistettiin saapuneet-kansiostasi, mutta sitä ei voitu poistaa alkuperäisestä lähteestä – muodosta yhteys uudelleen, niin seuraava poisto toimii normaalisti.

• Voit poistaa myös asiakkaan sinulle lähettämän viestin. Se poistaa viestin vain sinun saapuneet-kansiostasi – muiden lähettäjien viestejä ei ole mahdollista poistaa heidän lähtevät-kansiostaan.

• Tämä toimii myös toisinpäin: kun asiakas poistaa viestin Instagramissa, Messengerissä, WhatsAppissa (QR / henkilökohtainen numero), Telegramissa tai LinkedInissä, se näkyy saapuneet-kansiossasi muodossa Tämä viesti on poistettu sen sijaan, että se katoaisi jälkiä jättämättä. Näin keskustelu, jossa tekoäly vastasi sittemmin poistettuun viestiin, säilyy oikeassa järjestyksessä. Jos viesti oli vielä lukematon, se poistuu myös laskennasta: keskustelun lukemattomien viestien määrä vähenee yhdellä, ja sen ilmoitus kellokuvakkeessa poistuu tai ei enää näytä poistettua tekstiä.

• WhatsAppissa (QR / henkilökohtainen numero) viesti, joka on poistettu kaikilta itse yhdistetystä puhelimesta, näkyy myös muodossa Tämä viesti on poistettu.

• Poistetun viestin alkuperäistä tekstiä ei säilytetä. Viennit ja API palauttavat sen poistettuna ja tyhjällä tekstillä, joten jos tarvitset pysyvän tallenteen (esimerkiksi CRM-järjestelmääsi), kopioi viestit talteen niiden saapuessa webhookin tai automaation avulla.

• WhatsApp Business API:ssa WhatsApp ei ilmoita meille, kun asiakas poistaa viestin, joten se pysyy saapuneet-kansiossasi sellaisena kuin se lähetettiin.

Keskustelulinkin jakaminen #

Jos haluat lähettää tiimikaverin suoraan tiettyyn keskusteluun, avaa se, napsauta keskustelun otsikossa olevaa kolmen pisteen valikkoa (⋯) ja valitse Kopioi linkki. Liitä linkki haluamaasi paikkaan, niin sen avaaminen vie käyttäjän suoraan kyseiseen keskusteluun.

Linkki muistaa, mihin tiliin keskustelu kuuluu. Jos tiimikaverisi on parhaillaan toisella tilillä (omallaan tai toisella hallinnoimallaan asiakastilillä), sovellus vaihtaa hänet ensin keskustelun tilille, mikäli hänellä on siihen käyttöoikeus. Jos hänellä ei ole oikeutta, hän näkee viestin, jossa kerrotaan keskustelun kuuluvan tilille, jota hän ei voi avata, tyhjän keskustelun sijaan. Työtilan omistaja voi korjata tilanteen lisäämällä hänet tiimiin.

Keskustelun sulkeminen (kun olet valmis) #

Kun keskustelu on hoidettu eikä kenenkään tarvitse enää seurata sitä, arkistoi se. Arkistointi on Your AI Connector:n “suljettu” tai “ratkaistu” tila – erillistä asetettavaa tilaa ei ole.

Kaksi asiaa tekevät siitä oikean työkalun tiimille:

• Se on jaettu. Arkistoitu tila säilyy itse keskustelussa, ei kirjautumistiedoissasi. Heti kun arkistoit keskustelun, jokainen tiimin jäsen näkee sen myös arkistoituna, joten kukaan ei avaa uudelleen jotain, minkä kollega on jo hoitanut.
• Se tyhjentää postilaatikon menettämättä mitään. Arkistoidut keskustelut poistuvat Kaikki keskustelut -näkymästä ja kaikista muista suodattimista, mutta koko historia säilyy ennallaan ja yhteystieto pysyy koskemattomana.

Kolme tapaa arkistoida #

1. Keskusteluluettelosta — vie hiiri minkä tahansa keskustelurivin päälle ja napsauta arkistointikuvaketta, joka on oikeaan reunaan ilmestyvän valikon viimeinen kuvake.
2. Keskustelun sisältä — avaa keskustelu, napsauta yläpalkin kolmen pisteen valikkoa (⋯) ja valitse Arkistoi.
3. Massatoimintona — valitse useita keskusteluja valintaruuduilla (tai valitse kaikki nykyisen näkymän keskustelut kerralla) ja napsauta Arkistoi massatoimintopalkista. Katso Saapuneet-kansion massatoiminnot.

Voit myös antaa saapuneet-kansion arkistoida itsensä: Asetukset → Profiili → Arkistoi keskustelut, joihin ei ole vastattu arkistoi kaikki keskustelut, joissa sinä kirjoitit viimeisen viestin ja yhteyshenkilö ei ole vastannut valitsemassasi ajassa. Katso Arkistoi keskustelut, joihin ei ole vastattu.

Arkistoitujen keskustelujen löytäminen ja avaaminen uudelleen #

Napsauta Suodattimet (Filters), avaa Tila (Status) ja valitse Arkistoitu (Archived) nähdäksesi kaikki sulkemasi kohteet. Voit palauttaa kohteen avaamalla sen ja valitsemalla Siirrä saapuneisiin (Move to inbox) (sama toiminto, jolla se arkistoitiin), tai napsauttamalla palautuskuvaketta sen rivillä. Jos haluat palauttaa useita kohteita kerralla, siirry joukkovalintatilaan Arkistoitu-suodattimen ollessa aktiivinen, valitse keskustelut ja napsauta Poista arkistoinnista (Unarchive) — Arkistoitu-näkymässä joukkovalintapalkin Arkistoi-toiminto muuttuu muotoon Poista arkistoinnista.

Jos yhteystieto viestii sinulle uudelleen arkistoinnin jälkeen, keskustelu palaa postilaatikkoosi automaattisesti – arkistointi ei ole esto, eikä se estä tekoälyä vastaamasta. Pysäyttääksesi botin tietyn yhteystiedon kohdalla, tauota tekoäly kyseisessä keskustelussa; estääksesi yhteydenotot kokonaan, käytä Älä häiritse -toimintoa.

Vielä kesken olevan työn seuraaminen #

Arkistointi vastaa kysymykseen “onko tämä tehty?” – siinä on tarkoituksella vain kaksi tilaa. Välimuotoja varten (odotetaan asiakasta, odotetaan kollegaa, kesken) älä keksi arkistomaisia tunnisteita; käytä siihen tarkoitettuja työkaluja:

• Keskustelujen vastuuhenkilöt — kuka vastaa tästä keskustelusta juuri nyt.
• Tehtävät — vaiheet kuten Tehtävänä, Käynnissä, Odottaa ja Valmis, jotka on linkitetty yhteystietoon ja jotka voidaan määrittää tiimikaverille. Voit luoda tehtävän poistumatta keskustelusta – katso “Tehtävän luominen keskustelusta” alta.
• Tunnisteet — keskustelun lopputulos (Kiinnostunut, Varattu, Ei kiinnostunut), jonka tekoälyagenttisi voi myös lisätä automaattisesti.

Tehtävän luominen keskustelusta #

“Soita heille takaisin torstaina” on juuri sellainen asia, joka unohtuu heti, kun suljet välilehden. Voit muuttaa sen tehtäväksi poistumatta keskusteluista, ja se linkitetään automaattisesti yhteyshenkilöön.

Neljä tapaa aloittaa #

• Keskustelun ylätunniste — napsauta valintamerkki-kuvaketta keskustelun ylätunnisteessa.
• Keskustelurivi — vie hiiri keskusteluluettelon minkä tahansa rivin päälle ja napsauta valintamerkki-kuvaketta, joka ilmestyy rivin oikeaan reunaan.
• Yhteystietopaneeli — napsauta Lisää tehtävä paneelin oikeassa reunassa olevassa Tehtävät-osiossa.
• Viestikenttä — nopein tapa: kytke tehtäväkytkin päälle ja napsauta Luo tehtävä (katso alta).

Kolme ensimmäistä tapaa avaavat tavallisen Uusi tehtävä -lomakkeen, jossa yhteyshenkilö on jo linkitetty ja tyypiksi on asetettu Tehtävä. Kaikki muu — otsikko, eräpäivä, vaihe, prioriteetti, vastuuhenkilö — toimii täsmälleen samalla tavalla kuin Tehtävät-sivulla. Katso täydellinen opas kohdasta Tehtävät.

Tehtävien pikapalkki (yhdellä napsautuksella viestikentästä) #

Viestikentän vieressä on pieni tehtäväkytkin. Kytke se päälle, niin kentän yläpuolelle ilmestyy kapea palkki, joka on heti käyttövalmis:

1. Otsikko täytetään puolestasi – “Seuraa yhteydenottoa Anan kanssa” – ja voit kirjoittaa sen päälle.
2. Valitse eräpäivä pikavalinnoista: Myöhemmin tänään, Huomenna, 3 päivän päästä tai Ensi viikolla. Tai napsauta päivämääräpainiketta valitaksesi oman päivämäärän. Tarvitsetko tarkan kellonajan (“soita klo 15”)? Aseta se päivämäärän vieressä olevaan aika-kenttään.
3. Voit halutessasi kytkeä päälle kauppa-valinnan. Jos yhteystiedolla on jo avoin kauppa, tehtävä linkitetään siihen. Jos ei, heille luodaan uusi kauppa myyntiputkesi ensimmäiseen sarakkeeseen yhdessä tehtävän kanssa.
4. Napsauta Luo tehtävä (tai paina Enter-näppäintä otsikkokentässä). Tehtävä luodaan välittömästi – sinun ei tarvitse lähettää viestiä.

Voit myös jättää palkin aktiiviseksi ja lähettää vastauksen tavalliseen tapaan: tehtävä luodaan silloin heti, kun viesti lähtee, ja se linkitetään sekä kyseiseen viestiin että yhteystietoon, joten tehtävän avaaminen myöhemmin vie sinut suoraan takaisin käytyyn keskusteluun.

Viimeksi käyttämäsi eräpäivävalinta ja kauppa-valinta muistetaan seuraavaa kertaa varten, ja kytkin kytkeytyy itsestään pois päältä, kun tehtävä on luotu, joten et vahingossa luo uutta tehtävää seuraavan vastauksesi yhteydessä.

Jos viesti lähtee, mutta tehtävää ei jostain syystä voida luoda, viesti menee silti perille – näet lyhyen huomautuksen ja Yritä uudelleen -painikkeen, joten vastaus ei katoa.

Yhteyshenkilön tehtävien tarkastelu #

Yhteystietopaneelin Tehtävät-osio listaa tämän yhteyshenkilön avoimet tehtävät ja niiden eräpäivät; erääntyneet tehtävät näkyvät punaisella. Klikkaa tehtävää muokataksesi sitä suoraan — käytössä on sama lomake kuin Tehtävät-sivulla, joten voit siirtää eräpäivää tai vaihtaa vaihetta poistumatta keskustelusta. Tarvitsetko koko tietueen (kommentit, aktiivisuus)? Vie hiiri rivin päälle ja klikkaa ↗-kuvaketta avataksesi sen Tehtävät-sivulla.

Etkö näe näitä vaihtoehtoja? Tehtäväpainikkeet näkyvät vain, kun Tehtävät on kytketty päälle tililläsi ja tiimisi käyttöoikeudet sallivat yhteyshenkilöiden muokkaamisen. Katso Tehtävät.

Ilmoitukset uusista viesteistä #

Kun Chats on auki, Your AI Connector ilmoittaa sinulle heti, kun uusi viesti saapuu, vaikka työskentelisit toisessa välilehdessä:

• Ääni — Lyhyt merkkiääni kuuluu, kun uusi viesti saapuu. Käytä keskustelulistan yläreunassa olevaa kaiutinkuvaketta kytkeäksesi sen päälle tai pois – asetus tallennetaan vain tälle laitteelle.
• Välilehden laskuri ja kuvakkeen merkki — Selaimen välilehden otsikko näyttää uusien viestien määrän, kun välilehti on taustalla, ja sivuston kuvakkeessa näkyy vastaava punainen merkki. Molemmat poistuvat heti, kun palaat välilehdelle.

Jos ääntä ei kuulu, tarkista, ettei kaiutinkuvaketta ole mykistetty, ja huomioi, että selaimet estävät äänet, kunnes olet napsauttanut sivua vähintään kerran.

Viestin tilan ilmaisimet #

Jokainen lähettämäsi viesti näyttää toimitustilansa:

Vinkki: Vie hiiri minkä tahansa viestin alla olevan ajan päälle nähdäksesi viestin tarkan lähetyspäivän ja -ajan, sen nykyisen tilan ja milloin se saavutti sen, sekä mahdollisen epäonnistumisen syyn.

Huomautus: Viestien tilan seuranta on käytettävissä WhatsAppissa (sekä Business että Web), SMS-viesteissä ja muissa tuetuissa kanavissa. Yksityiskohtien taso vaihtelee kanavittain – esimerkiksi “Luettu”-tila on käytettävissä WhatsAppissa, mutta ei SMS-viesteissä.

Krediittien käyttö ja bottiviestien määrä #

Yhteystietopaneelin Aktiviteettitilastot-osiossa näet kaksi tärkeää lukua:

Krediittien käyttö #

Tässä keskustelussa kulutettujen tekoälypisteiden kokonaismäärä. Se laskee jokaisen keskusteluun kohdistuvan tekoälytoiminnon, ei vain näkyviä vastauksia: jokainen tekoälyn vastaus (veloitus tapahtuu, kun tekoäly “ajattelee”, ei yksittäisen lähetetyn viestin mukaan), työkalujen ja mukautettujen funktioiden kutsut, tekoälyn lisäämät yhteystietotunnisteet, automaattiset jatkotoimenpiteet, ääniviestien litterointi, keskustelujen yhteenvedot, Luo vastaus -luonnokset (26. syyskuuta 2026 alkaen) sekä taustalla tapahtuvat arviointivaiheet.

Luku päivittyy jokaisen toiminnon tapahtuessa, mutta paneeli lataa sen, kun avaat keskustelun – vaihda näkymää ja palaa takaisin (tai päivitä sivu) nähdäksesi uusimman luvun. Ennen elokuuta 2026 käydyissä keskusteluissa saattaa näkyä todellista kulutusta pienempi luku: tuolloin vain tekoälyvastaukset ja työkalukutsut lisättiin tähän laskuriin, eikä historiallisia kokonaissummia ole päivitetty.

Krediitit keskusteluittain #

Klikkaa tilastoruutujen alla Krediitit keskusteluittain nähdäksesi, mihin tämän yhteystiedon krediitit kuluivat. Se avaa lyhyen erittelyn:

• Käytetyt krediitit: yhteissumma, jonka tämä yhteystieto on maksanut, vähennettynä mahdollisilla hyvityksillä (esimerkiksi viesti, jota ei voitu lähettää). Testiviestejä hiekkalaatikosta ei lasketa mukaan.
• Jokainen keskustelu, uusimmasta alkaen, päivämäärineen ja käytettyine krediitteineen. Keskustelu alkaa, kun yhteystieto kirjoittaa hiljaisen jakson jälkeen, ja sulkeutuu noin 48 tuntia viimeisen viestin jälkeen. Jokainen on merkitty Vain AI, kun tekoäly hoiti sen ilman apua, Siirretty tiimille, kun joku tiimistäsi lähetti viestin tekoälyn vastattua (tai tekoäly hälytti ihmisen), tai Ei AI, kun tekoäly ei vastannut keskustelussa kertaakaan.
• Tyypin mukaan: mitkä toiminnot käyttivät krediittejä, kuten tekoälyvastaukset, työkalukutsut, tunnisteet, jatkotoimenpiteet ja yhteenvedot.
• Keskiarvo per keskustelu “Vain AI”- ja “Siirretty tiimille” -keskusteluille, kun yhteystiedolla on molempia.

Keskusteluikkunan ulkopuolella käytetyt krediitit (esimerkiksi päiviä keskustelun sulkeutumisen jälkeen lähetetty jatkotoimenpide) lasketaan silti kokonaissummaan ja näytetään erillisellä rivillä. Toimistot: asiakastili näkee sille laskutetut krediitit omissa krediiteissään. Samat luvut ovat saatavilla API:n kautta, katso Hae yhteystiedon kustannus ja Keskustelukustannukset keskiarvolle kaikista keskusteluista tietyllä aikavälillä.

Botin viestien määrä #

Tälle yhteyshenkilölle lähetettyjen tekoälyvastausten määrä. Tekoäly lakkaa vastaamasta yhteyshenkilölle, kun tämä laskuri saavuttaa heitä käsittelevän tekoälyagentin enimmäisviestien rajan (Bottiasetukset → Enimmäisviestit, oletusarvoisesti 20). Joissakin tilauksissa on myös oma keskustelukohtainen yläraja, ja näistä kahdesta pienempi luku on määräävä. Kun raja saavutetaan, keskustelu siirtyy tilaan Tekoäly on keskeytetty – napsauta laskurin vieressä olevaa Nollaa-painiketta palauttaaksesi sen nollaan.

Päivittäinen raja saavutettu — tekoäly jatkaa klo 00:00 UTC on eri viesti: se on WhatsApp Webin päivittäinen lähetysraja numerolle, ja se nollautuu itsestään yön aikana. Nollaus ei vaikuta tähän.

Laskurin nollaaminen: Klikkaa yhteystietopaneelin laskurin vieressä olevaa Nollaa-painiketta asettaaksesi tekoälyviestien määrän takaisin nollaan, jotta tekoäly voi jatkaa keskustelua kyseisen yhteyshenkilön kanssa.

Vinkki: Jos yhteyshenkilö on käyttänyt paljon tekoälyvastauksia, keskustelu kannattaa tarkistaa sen varmistamiseksi, hoitaako botti vuorovaikutuksen hyvin vai tarvitseeko yhteyshenkilö ihmisen huomiota.

24 tunnin viestintäikkuna (WhatsApp Business, Instagram, Messenger) #

WhatsApp Business, Instagram-yksityisviestit ja Facebook Messenger noudattavat kukin 24 tunnin viestintäikkunaa:

• Kun yhteyshenkilö lähettää sinulle viestin, sinulla on 24 tuntia aikaa vastata vapaasti millä tahansa viestillä.
• Kun 24 tunnin ikkuna sulkeutuu, voit lähettää vain hyväksytyn mallipohjan keskustelun avaamiseksi uudelleen.
• Keskustelukäyttöliittymä näyttää selkeän ilmoituksen, kun ikkuna on sulkeutunut, ja kehottaa lähettämään hyväksytyn mallipohjan sen avaamiseksi. Mallipohjan lähettäminen on ainoa tapa avata suljettu ikkuna – käytössä ei ole yhden napsautuksen “Avaa uudelleen” -pikavalintaa.

24 tunnin viestintäikkuna koskee WhatsApp Business APIa, Instagram-yksityisviestejä ja Facebook Messengeriä. WhatsApp Webissä ei ole tällaista ikkunaa, koska se toimii omalla linkitetyllä WhatsApp-tililläsi eikä Business APIn kautta. SMS-viesteillä, Telegramilla, LINE:lla, sähköpostilla, chat-widgetillä ja mukautetuilla kanavilla ei myöskään ole viestintäikkunaa.

Instagramissa ei ole malleja. Kun keskusteluikkuna on sulkeutunut Instagram-keskustelussa, napsauta keskustelun ylätunnisteessa olevaa yhteyshenkilön @käyttäjänimeä (tai ↗-kuvaketta) avataksesi saman keskustelun Instagramissa ja vastataksesi omasta Instagram-postilaatikostasi, jossa kyseinen ikkuna ei ole voimassa.

Lisätietoja mallipohjista on kohdassa WhatsApp-viestien mallipohjat.

Suljettujen keskustelujen avaaminen uudelleen mallipohjilla #

Kun WhatsApp-keskusteluikkuna sulkeutuu:

1. Viestin syöttökentässä näkyy ilmoitus siitä, että keskustelu on suljettu, ja tavallisen vastauksen kirjoittaminen on estetty.
2. Napsauta Lähetä malli viestin syöttökentässä avataksesi mallinvalitsimen. (Mallit ovat WhatsApp Business API -ominaisuus, joten tämä vaihtoehto näkyy vain WhatsApp Business -keskusteluissa.)
3. Valitse luettelosta hyväksytty malli. Jos sinulla on paljon malleja, käytä yläreunan hakukenttää — se vastaa mallin nimeä sekä sen viestitekstiä, joten voit löytää oikean mallin kirjoittamalla lauseen viestistä, vaikka useilla malleilla olisi sama nimi.
4. Tarkista kohdasta Vastausten käsittelijä, kuka ottaa yhteydenpidon hoitaakseen, kun yhteyshenkilö vastaa. Se avautuu oletuksena sille, joka hoitaa kyseistä henkilöä tänään, ja voit muuttaa tätä tässä poistumatta näytöltä.
5. Malli lähetetään yhteyshenkilölle. Keskustelussa viesti näkyy muuttujat täytettyinä, samalla tavalla kuin yhteyshenkilö sen vastaanotti (nimi {{1}} sijasta), sekä otsikon, alatunnisteen ja painikkeiden kera, jos mallissa on sellaisia (oman WhatsApp Business -tilisi mallit). Lähetä malli lähettää vain tekstiä: valokuvaa tai videota ei liitetä tähän, joukkotoimintoon tai yhteyshenkilöltä. Jos haluat lähettää mallin, jossa on kuva tai video, käytä Lähetystä liitteellä.
6. Kun yhteyshenkilö vastaa, 24 tunnin ikkuna nollautuu ja normaali viestintä jatkuu.

Vinkki: Luo muutama yksinkertainen, yleiskäyttöinen mallipohja, jotka toimivat minkä tahansa keskustelun uudelleen avaamiseen — ilman muuttujia olevat mallipohjat hyväksytään yleensä nopeammin.

Mallipohjan lähettäminen useaan keskusteluun kerralla #

Valitse kunkin keskustelun kohdalla oleva valintaruutu ja valitse sitten Lähetä mallipohja. Ennen kuin vahvistat, modaali näyttää arvion lähetyksen kustannuksista krediitteinä maittain eriteltynä, jos yhteyshenkilösi sijaitsevat useammassa kuin yhdessä maassa — WhatsApp veloittaa eri hinnan kohdemaan mukaan.

Voit myös määrittää Vastauksista vastaa -asetuksen koko valinnalle tästä.

Kun yhteyshenkilöitä on yli 10, toiminto muuttuu suoran lähetyksen sijaan joukkoviestiksi (Broadcast). Saat luonnoksen joukkoviestistä, jossa kyseiset yhteyshenkilöt on jo valittu, ja viimeistelet lähetyksen siellä — siellä sijaitsevat myös ajastus, eräajo ja raportointi. Katso Joukkoviestit.

Mallipohjan lähettäminen yhteystiedoista #

Sinun ei tarvitse etsiä keskustelua ensin. Avaa yhteyshenkilö — joko yhteystietoluettelosta avautuvasta paneelista tai heidän täydeltä tietosivultaan — ja käytä Lähetä mallipohja -toimintoa kertaluonteiseen viestiin tai Lähetä joukkoviesti -toimintoa lähettääksesi live-joukkoviestin aloitusviestin vain kyseiselle henkilölle (mikä myös ohjaa heidän vastauksensa kyseisen joukkoviestin käsittelijälle).

Kolmen pisteen valikko #

Napsauta keskustelun otsikon oikeassa yläkulmassa olevaa kolmen pisteen valikon kuvaketta. Täältä löytyvät muut keskustelun toiminnot:

1. Testaa leikkikentällä — Lataa tämän keskustelun sen agentin kokeiluchattiin, joka sitä käsittelee, jotta voit testata tekoälyn vastaustapaa koskematta varsinaiseen keskusteluun.
2. Merkitse luetuksi — Poistaa tämän chatin lukemattoman tilan.
3. Merkitse lukemattomaksi — Palauttaa lukemattoman tilan merkin tähän chattiin ja sulkee sen, jotta se erottuu taas listassa. Kätevä jaetussa postilaatikossa: lue jotain, mitä tiimikaverisi käsittelee, ja palauta se hänelle täsmälleen samassa tilassa kuin se oli ennen avaamistasi. Vain oma postilaatikkosi muuttuu — kumpikaan näistä toiminnoista ei lähetä yhteyshenkilölle lukukuittausta (tai mitään muutakaan). Merkki pysyy näkyvissä, kunnes joku avaa chatin, vaikka tekoäly vastaisi tai jatkoviesti lähtisi sillä välin, eikä uudelleen merkitsemäsi chatti lasketa “päivän odottaneeksi” ennen kuin olet todella merkinnyt sen ja päivä on kulunut. Chatin avaaminen uudelleen poistaa merkin normaalisti.
4. Älä häiritse (valitsin) — Kytkeytyy päälle automaattisesti, kun yhteyshenkilö vastaa vain viestillä STOP, STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, QUIT tai END (isot kirjaimet, loppupiste tai huutomerkki sallitaan), joten sinun ei tarvitse kirjoittaa kieltäytymisen käsittelyä agenttisi ohjeisiin. Estää kaiken viestinnän tälle yhteyshenkilölle: tekoäly ei vastaa, etkä voi lähettää viestejä käsin (viestieditori korvautuu Poista käytöstä -painikkeella, kun toiminto on päällä). Yhteyshenkilö voi silti lähettää sinulle viestejä, ja kaikki tallennetaan myöhempää tarkastelua varten. Kytke toiminto pois päältä tästä, viestieditorista, chatin yläreunan punaisesta bannerista tai yhteyshenkilöpaneelin Asetuksista.
5. Määritä tiimikaverille… — Ohjaa chatin tietylle tiimin jäsenelle. Katso Chatin määrittäminen.
6. Lähetä tiedote… — Lähettää yhden aktiivisista tiedotteistasi vain tälle yhteyshenkilölle (näkyy vain, jos tiedotteet ovat käytettävissä).
7. Lisää automaatioon — Käynnistää “Yhteyshenkilö lisätty” -automaation tälle yhteyshenkilölle (näkyy vain, jos tilauksesi sisältää automaatiot).
8. Määritä tekoälyagentti… — Valitse, mikä tekoälyagentti käsittelee tämän yhteyshenkilön vastaukset, tai palauta yhteyshenkilö tiimisi käsiteltäväksi. Muuttaa agentin vain tätä yhteyshenkilöä varten.
9. Muokkaa yhteyshenkilöä… — Avaa yhteyshenkilön tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, tunnisteet, muistiinpanot), jotta voit korjata kirjoitusvirheen tai täydentää puuttuvan sähköpostiosoitteen poistumatta chatista. Sama lomake kuin oikean reunan yhteyshenkilöpaneelin Muokkaa-painikkeessa.
10. Hallitse tunnisteita — Lisää tai poista tunnisteita tältä yhteyshenkilöltä.
11. Varaa tapaaminen — Avaa tapaamislomakkeen, johon yhteyshenkilön tiedot on esitäytetty.
12. Vie keskusteluhistoria — Lataa koko keskusteluhistorian tiedostona.
13. Lähetä keskusteluhistoria sähköpostitse — Lähettää keskustelun sähköpostitse yhteyshenkilölle, jotta hän saa oman kopionsa. Katso Keskusteluhistorian lähettäminen yhteyshenkilölle sähköpostitse.
14. Arkistoi / Siirrä postilaatikkoon — Merkitsee keskustelun suljetuksi ja siirtää sen arkistoosi tai palauttaa sen. Tämä on vakiotoiminto “Olen valmis tämän chatin kanssa”, ja koko tiimi näkee sen — katso Keskustelun sulkeminen.
15. Poista yhteyshenkilö — Poistaa pysyvästi yhteyshenkilön ja koko hänen keskusteluhistoriansa. Tätä ei voi kumota — toiminto vaatii ensin vahvistuksen.

Liitteiden lähettäminen #

Kirjoituskenttä tukee useita tapoja lähettää muutakin kuin pelkkää tekstiä.

Tiedostoliitteet (paperiliitin) #

Paperclip-kuvake on käytettävissä WhatsAppissa, WhatsApp Webissä, Instagramissa, Messengerissä, LinkedInissä ja mukautetuissa kanavakeskusteluissa, enintään noin 10 Mt per tiedosto. Se hyväksyy kuvia (JPG, PNG, GIF, WebP), asiakirjoja (PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV), videoita (MP4) ja ääntä (MP3, M4A, OGG, AAC). Se ei ole käytettävissä tekstiviesteissä, Telegramissa tai chat-widgetissä.

Instagram tukee vähemmän tiedostotyyppejä. Instagram-keskustelussa valitsin tarjoaa vain valokuvia (JPG tai PNG, enintään 8 Mt), MP4-videoita, ääntä (M4A tai AAC) ja PDF-tiedostoja, koska Instagram ei välitä mitään muuta. Jos liität tai pudotat sinne muun tyyppisen tiedoston, sovellus kertoo, mitkä tyypit toimivat, sen sijaan että se lähettäisi tiedoston. Messenger hyväksyy kaikki yllä olevan luettelon tyypit. Jos haluat lähettää ääniviestin, käytä mikrofonipainiketta; jos haluat lähettää kuvakaappauksen nopeasti, liitä se leikepöydältäsi (Ctrl/Cmd+V). Mitään ei ladata palvelimelle ennen kuin vahvistat sen esikatselussa.

Ääniviestit #

Kun kirjoituskenttä on tyhjä kanavalla, joka tukee sitä (WhatsApp, WhatsApp Web, Instagram ja Messenger), lähetyspainike vaihtuu mikrofonikuvakkeeksi. Napauta sitä aloittaaksesi tallennuksen, puhu viestisi ja napauta uudelleen lopettaaksesi — ääniviesti latautuu ja lähetetään automaattisesti. Se ei näy tekstiviesteissä, keskusteluwidgetissä tai mukautetuilla kanavilla, koska ne eivät tue ääniviestejä.

Emojivalitsin #

Napsauta kirjoituskentän vieressä olevaa hymiökuvaketta avataksesi emojivalitsimen. Selaa tai etsi emojia ja napsauta sitä lisätäksesi sen kohdistimen kohdalle.

Puhelimella hymiökuvake on piilotettu; näppäimistösi emojinäppäin hoitaa saman tehtävän.

Kuvien liittäminen leikepöydältä #

Kopioi kuva (kuvakaappaus tai kuva verkkosivulta), napsauta haluamasi keskustelun kirjoituskenttää ja paina Ctrl+V / Cmd+V. Esikatselu ilmestyy ennen lähettämistä, ja siinä on Lähetä- ja Peruuta-painikkeet – mitään ei ladata palvelimelle ennen kuin vahvistat sen. Voit lisätä kuvatekstin WhatsAppissa ja WhatsApp Webissä, jolloin tiedosto ja viestisi saapuvat yhtenä viestinä; Instagram ja Messenger hyväksyvät vain tiedoston tai tekstin yhdessä viestissä, eivät koskaan molempia.

Pikavastaukset #

Pikavastaukset ovat esiasetettuja viestejä, jotka voit lisätä viestikenttään yhdellä napautuksella – ne sopivat täydellisesti tervehdyksiin, aukioloaikoihin, lyhyisiin hintatietoihin tai mihin tahansa muuhun, mitä huomaat kirjoittavasi toistuvasti.

Ne ovat oletusarvoisesti pois päältä, jotta chat-näkymä pysyy selkeänä. Voit ottaa ne käyttöön siirtymällä kohtaan Asetukset → Profiili → Pikavastaukset, kytkemällä Näytä pikavastaukset chateissa -valinnan päälle ja lisäämällä esiasetetut viestisi sinne (enintään 20 kpl). Katso täydelliset määritysohjeet kohdasta Tiliasetukset.

Kun toiminto on käytössä, tallennetut vastauksesi näkyvät painikerivinä viestikentän yläpuolella jokaisessa keskustelussa. Napauta painiketta, niin sen teksti ilmestyy viestikenttään kohdistin lopussa – mitään ei lähetetä vielä, joten voit lukea tekstin, muokata sanaa tai lisätä rivin ennen Lähetä-painikkeen painamista. Jos olit jo aloittanut kirjoittamisen, esiasetus lisätään tekstisi perään sen sijaan, että se pyyhkisi aiemman tekstin. Jos painikkeen teksti on liian pitkä mahtuakseen näkyviin, vie hiiri sen päälle nähdäksesi koko viestin. Rivi vierittyy sivusuunnassa, kun painikkeita on enemmän kuin näytölle mahtuu.

Painikkeet on tarkoitettu nopeuttamiseen, ei automatisointiin – yhden lähettäminen toimii täsmälleen samoin kuin itse kirjoitettu viesti, mukaan lukien tekoälyn keskeyttäminen kyseisessä chatissa samalla tavalla kuin manuaalisessa vastauksessa.

Viestiluonnokset #

Jos aloitat vastauksen kirjoittamisen mutta siirryt pois ennen lähettämistä, tekstisi ei katoa.

• Automaattinen tallennus — Kaikki, mitä kirjoitat kirjoituskenttään, tallennetaan kyseisen yhteyshenkilön luonnokseksi kirjoittaessasi.
• Luonnosmerkintä keskustelulistassa — Keskustelu, jossa on lähettämätön luonnos, näyttää vihreän Luonnos:-tunnisteen ja esikatselun tekstistäsi.
• Keskustelujen vaihtaminen tyhjentää syötteen — Toisen keskustelun avaaminen näyttää kyseisen yhteyshenkilön oman luonnoksen (tai tyhjän kirjoituskentän), joten et koskaan lähetä vahingossa yhden yhteyshenkilön viestiä toiselle.
• Palaaminen palauttaa sen — Palaa yhteyshenkilön kohdalle, jolla on tallennettu luonnos, niin tekstisi ilmestyy takaisin täsmälleen siihen, mihin jäit.

Luonnos tyhjentyy automaattisesti, kun lähetät viestin tai jos tyhjennät syötteen itse. Luonnokset tallennetaan selaimeesi, joten ne pysyvät laitteella, jolla kirjoitit ne.

Tekoälyavusteiset vastaukset #

Luo vastaus #

Napsauta Luo vastaus (Generate Reply) viestikentässä, niin tekoäly lukee viimeisimmän keskustelun ja luonnostelee sinulle vastausehdotuksen. Tarkista, muokkaa tarvittaessa ja lähetä.

Voit käyttää sitä riippumatta siitä, onko tekoäly päällä vai tauolla keskustelussa. Kun tekoäly on päällä, se on kimallekuvake viestikentän vasemmalla puolella olevassa kuvakerivissä, emojipainikkeen vieressä; kun tekoäly on tauolla, se on oranssissa bannerissa Jatka tekoälyn käyttöä (Resume AI) -painikkeen vieressä oleva Luo vastaus -painike. Kummassakin tapauksessa luonnos päätyy vain viestikenttään, eikä mitään lähetetä ennen kuin painat Lähetä-painiketta.

Luodun vastauksen lähettäminen pitää tekoälyn päällä. Jos tekoäly on päällä keskustelussa ja lähetät vastauksen, jonka Luo vastaus on kirjoittanut (sellaisenaan tai muokattuna), tekoäly pysyy päällä ja vastaa yhteyshenkilön seuraavaan viestiin tavalliseen tapaan. Itse kirjoittamasi vastaus keskeyttää tekoälyn kyseisessä keskustelussa, koska otat silloin keskustelun hallintaasi. Jos tekoäly oli jo tauolla, luodun vastauksen lähettäminen jättää sen tauolle; käytä Jatka tekoälyn käyttöä -painiketta kytkeäksesi sen takaisin päälle. Kun luotu vastaus on viestikentässä ja tekoäly on päällä, kentän alla näkyy vihreä teksti Tekoälyluonnos · tekoäly pysyy päällä, kun lähetät tämän; se katoaa, kun tyhjennät kentän, eikä itse kirjoittamasi vastaus näytä sitä koskaan.

Jos haluat ohjata luonnosta ennen sen luomista, paina pitkään Luo vastaus -painiketta (tai kimallekuvaketta). Avautuu mukautettujen ohjeiden ponnahdusikkuna, johon voit kirjoittaa esimerkiksi “Tee siitä lyhyempi”, “Lisää hintatarjous” tai “Vastaa espanjaksi”. Lähetä ohje, niin tekoäly käyttää sitä yhdessä keskustelun kontekstin kanssa luonnoksen tuottamiseen.

Avaa puhelimella viestikentän vieressä oleva +-painike ja napauta Luo vastaus ohjeilla saadaksesi saman ponnahdusikkunan. Voit myös lähettää ohjeen luonnoksen kirjoittamisen aikana: ohjeesi perusteella luotu luonnos ilmestyy viestikenttään.

Jos yhteyshenkilön viimeiseen viestiin on jo vastattu (tekoälyn tai tiimin jäsenen toimesta) eikä hän ole kirjoittanut sen jälkeen, vastattavaa ei välttämättä ole: sen sijaan, että luonnostelisit saman viestin uudelleen, Generate Reply ilmoittaa, että viimeiseen viestiin on jo vastattu (krediittejä ei kulu); paina painiketta pitkään kertoaksesi tekoälylle, mitä seuraavaksi kirjoitetaan, kuten jatkokysymys tai muistutus.

Ohjeesi on huomautus tekoälylle, ei itse viesti. Kirjoita se haluamallasi tavalla, vaikka kiireessä. Tekoäly noudattaa pyyntöäsi – päätöstä, faktoja, seuraavaa askelta – mutta kirjoittaa luonnoksen tavallisella asiakaspalvelutyylilläsi. Huomautuksessasi oleva purkautuminen tai suoruus (“tämä on heidän oma syynsä”, “käske häntä lopettamaan puhelimen käyttö”) ei välity asiakkaalle; vain itse asia välittyy. Näet luonnoksen silti ennen kuin mitään lähetetään.

Nimeä asia, jota haluat tarjota. Huomautuksesi ohjaa myös sitä, mitä UKK-artikkeleita ja tietokannan merkintöjä tekoäly lukee ennen luonnostelua, joten “tarjoa hänelle vuositilausta” hakee tiedot siitä, mitä tilaus sisältää, ja luonnos voi kertoa sen. Tarjous pysyy tarjouksena: “tarjoa”, “kutsu” tai “pyydä” huomautuksessasi tuottaa kysymyksen, johon yhteyshenkilö voi vielä vastata kyllä tai ei, eikä viestiä, joka olettaa heidän jo suostuneen. Ja mitä tahansa huomautuksessa ilmoitatkin, se otetaan faktana: “päivitän hänet tasolle 6, joka on rajoittamaton” menee luonnokseen sellaisenaan, vaikka yksikään UKK-artikkelisi ei mainitsisi tasoa 6. Tekoäly ei koskaan sano yhteyshenkilölle, ettei se “voi vahvistaa” tai “tarkistaa tiimiltä” jotain, minkä olet käskenyt sen sanoa.

Tämä maksaa krediittejä. Jokainen Generate Reply -toiminnon käyttökerta (mukaan lukien pitkällä painalluksella tehtävä mukautettu ohjeversio) maksaa saman verran kuin tavallinen tekoälyvastaus, agentille määritetyn tekoälyn laatutason mukaan: Pro 1 krediitti, Economy 0,5 krediittiä (vanhentunut), Max 0,25 krediittiä, Mini 0,15 krediittiä — ja kun oma Anthropic-avain (BYOK) on yhdistetty, Pro ja Economy maksavat 0 krediittiä, kun taas Max laskuttaa edelleen 0,25 ja Mini 0,15, koska kumpikaan niistä ei käytä avaintasi.

Keskustelun yhteenveto #

Avaa keskustelu ja käytä yhteenvetotoimintoa, jotta tekoäly kirjoittaa lyhyen yhteenvedon kyseisen yhteyshenkilön keskustelusta. Se tiivistää viimeisimmän päättyneen keskustelun tai nykyisen, jos yhtään ei ole vielä suljettu. Se maksaa saman verran kuin tavallinen tekoälyvastaus, agentille määritetyn tekoälyn laatutason mukaan: Pro 1 krediitti, Economy 0,5 krediittiä (vanhentunut), Max 0,25 krediittiä, Mini 0,15 krediittiä — ja kun oma Anthropic-avain (BYOK) on yhdistetty, Pro ja Economy maksavat 0 krediittiä, kun taas Max laskuttaa edelleen 0,25 ja Mini 0,15, koska kumpikaan niistä ei käytä avaintasi.

Ei sama asia kuin Päivittäiset yhteenvedot. Keskusteluyhteenveto on pyynnöstä tehtävä kertaus yhdestä keskustelusta. Päivittäiset yhteenvedot lähettävät sinulle kerran päivässä sähköpostitse yhteenvedon kaikista keskusteluistasi.

Automaattiset yhteenvedot. Sinun ei tarvitse käynnistää niitä käsin. Keskustelu lasketaan päättyneeksi, kun yhteyshenkilö on ollut hiljaa 48 tuntia, jolloin tekoäly kirjoittaa siitä yhteenvedon, joka näkyy yhteyshenkilöpaneelin kohdassa Yhteenvedot. Jos Chat-yhteenvedot-ilmoitusluokka on kytketty päälle kohdassa Asetukset > Ilmoitukset, yhteenveto kirjoitetaan heti, kun keskustelu sulkeutuu, ja jos kyseiselle luokalle on käytössä Sähköposti, koko yhteenveto lähetetään sinulle sähköpostitse; muussa tapauksessa se kirjoitetaan seuraavan kerran, kun kyseinen yhteyshenkilö lähettää sinulle viestin, ja vain silloin, kun tekoälyagentti käsittelee kyseistä keskustelua. Hyvin lyhyitä keskusteluja (alle noin 30 viestiä) ei tiivistetä. Jokainen automaattinen yhteenveto maksaa saman verran kuin yllä mainittu pyynnöstä tehtävä yhteenveto.

Piilotetut teho-ominaisuudet #

Paina pitkään Luo vastaus -painiketta mukautettuja ohjeita varten #

Normaali klikkaus luo vastauksen pelkän keskustelun kontekstin perusteella. Paina pitkään samaa painiketta ohjataksesi luonnosta ensin – hyödyllisiä kehotteita ovat esimerkiksi “Tee siitä lyhyempi”, “Ole muodollisempi”, “Kysy heidän saatavuuttaan ensi viikolla” tai “Vastaa espanjaksi”. Käytä puhelimella +-valikon kohtaa Luo vastaus ohjeilla.

Paina pitkään (tai napsauta hiiren kakkospainikkeella) Lähetä jakaaksesi luonnollisiin osiin #

Kun vastaus on kirjoituskentässä, Lähetä-painikkeen pitäminen pohjassa tai napsauttaminen hiiren kakkospainikkeella avaa pienen valikon: Lähetä yhtenä viestinä tai Jaa N viestiin – jolloin vastaus lähetetään useina lyhyempinä, luonnollisilta tuntuvina kuplina yhden tekstiseinän sijaan. Tämä on erityisen hyödyllistä kanavilla, joissa lyhyet, keskustelunomaiset kuplat tuntuvat inhimillisemmiltä (WhatsApp, Instagram, Messenger).

Lohkot eivät lähde kaikki kerralla, vaan ne lähetetään muutaman sekunnin välein, samaan tahtiin kuin ihminen kirjoittaisi. Ketju näyttää tämän tapahtumien edetessä: jokainen kupla ilmestyy, kun sen viesti todella lähtee (pieni kello näkyy, kunnes se on vahvistettu), ja vastausviestisi vielä odottava osa näkyy Lähetetään-esikatselussa keskustelun alareunassa, aivan kuten esikatselu, jonka näet tekoälyn kirjoittaessa. Napsauta kyseisen esikatselun Pysäytä-painiketta peruuttaaksesi loput: kaikki jo lähetetty pysyy lähetettynä, ja lähettämätön teksti palautuu vastauskenttään, joten mitään ei katoa.

Pitkät viestit ja kanavien rajoitukset #

Jokaisella kanavalla on oma enimmäispituutensa yksittäiselle viestille, ja kirjoituskenttä mukautuu tähän rajoitukseen sen sijaan, että käytössä olisi yksi kaikille yhteinen luku:

Kirjoituskentän alla oleva laskuri näyttää 1,240 / 1,500 kanavalla, jolla on rajoitus, ja ilman rajoitusta olevalla kanavalla näkyy vain merkkimäärä. Voit aina kirjoittaa tai liittää enintään 65 536 merkkiä. Jos ylität kanavan rajoituksen, laskuri muuttuu oranssiksi ja ilmoittaa, kuinka moneen viestiin teksti jaetaan: paina Lähetä, niin vastaus jaetaan puolestasi kappalejakojen (sitten rivinvaihtojen, sitten lauseiden loppujen) kohdalta kyseiseen määrään viestejä, jotka lähetetään muutaman sekunnin välein järjestyksessä. Mitään ei lyhennetä tai jätetä pois – rivinvaihdot, emojit ja linkit mukaan lukien. Lähetetään-esikatselu näyttää, mikä on vielä matkalla, ja Pysäytä toimii samalla tavalla kuin manuaalisessa jaossa. Sama koskee API:n kautta lähetettyjä viestejä: kanavan sallimaa pidempi runko toimitetaan useana viestinä sen sijaan, että se katkaistaisiin.

Rajoitukset tulevat itse kanavilta. WhatsApp rajoittaa viestin 65 536 merkkiin, minkä vuoksi WhatsApp Webissä on tilaa koko päivitykselle yhdessä kuplassa; WhatsApp Business API ja tekstiviestit kulkevat operaattorireittiä pitkin, joka hylkää yli 1 600 merkin viestit, joten ne jaetaan 1 500 merkkiin, jotta ne pysyvät turvallisesti rajan alapuolella. Instagramin ja Messengerin rajoitukset ovat Metan omia. WhatsApp Business API -mallit ovat erillinen tapaus: WhatsApp rajoittaa mallin rungon 1 024 merkkiin mallia luotaessa, ja malli lähetetään aina yhtenä viestinä, eikä sitä koskaan jaeta. Tekoälyn vastaukset jaetaan joka tapauksessa lyhyisiin kupliin kaikissa kanavissa, joten ne pysyvät selvästi näiden lukujen rajoissa.

Pysäytä-painike tekoälyn kirjoittaessa #

Kun botti kirjoittaa vastausta aktiivisesti, tavallisten säätimien tilalle ilmestyy Pysäytä-painike. Sen napsauttaminen peruuttaa käynnissä olevan tekoälyvastauksen ennen sen lähettämistä – vastaus hylätään, ja voit ottaa ohjat manuaalisesti tai keskeyttää tekoälyn ja vastata käsin.

AI:n jatkaminen suorittaa uuden chat-analyysin #

Kun kytket tekoälyn takaisin päälle tauon jälkeen, se ei vain jatka hiljaa toimintaansa. Se lukee uudelleen kaiken, mitä tauon aikana tapahtui (mukaan lukien mahdolliset manuaaliset vastauksesi), ja suorittaa uuden analyysin päättääkseen, tarvitseeko yhteyshenkilölle lähettää muistutus, ja jos tarvitsee, kuinka kauan odottaa ennen sen lähettämistä — pienellä satunnaisella viiveellä, jotta se ei näyttäisi automatisoidulta.

Jatkaminen ei lähetä vastausta heti. Tekoälyn kytkeminen takaisin päälle tarkoittaa, että botti vastaa seuraavaan viestiin, jonka yhteyshenkilö lähettää. Se ei vastaa viesteihin, jotka saapuivat tauon aikana — jos kysymys on yhä avoinna, vastaa siihen itse tai lähetä jotain keskustelun käynnistämiseksi uudelleen.

Tämä uusi analyysi voi ajoittaa seuranta-viestin vain, kun yhteyshenkilöä hoitaa tekoälyagentti, numeron seuranta-viestit ovat päällä ja seuranta-viestit eivät ole vielä loppuneet kyseisen yhteyshenkilön kohdalla. Seuranta-viestit ovat oletuksena pois päältä WhatsApp Web (QR) -numeroissa, joten näissä yhteyksissä tekoälyn jatkaminen ei koskaan ajoita mitään — se vain palauttaa botin takaisin käyttöön yhteyshenkilön seuraavaa viestiä varten.

Saapuneet-kansion joukkotoiminnot #

Vaihda keskustelulista joukkovalintatilaan käyttämällä listan yläreunassa olevaa joukkovalinta-kuvaketta. Jokainen rivi saa valintaruudun, ja laskuri näyttää, kuinka monta keskustelua on valittu.

Keskusteluja ei tarvitse valita yksi kerrallaan:

• Päävalintaruutu luettelon yläreunassa valitsee yhdellä napsautuksella kaiken, mikä on sillä hetkellä näytöllä (napsauta uudelleen poistaaksesi valinnan).
• Kun kaikki näytöllä olevat kohteet on valittu ja näkymässä on enemmän keskusteluja kuin on ladattu, näkyviin tulee palkki, joka tarjoaa vaihtoehdon Valitse kaikki N keskustelua tässä näkymässä — yhdellä napsautuksella valitaan jokainen nykyistä suodatintasi vastaava keskustelu, mukaan lukien ne, joita ei ole vielä ladattu. Tämä on nopein tapa tehdä suuria siivouksia, kuten arkistoida uuden WhatsApp-yhteyden tuomat historialliset keskustelut: valitse suodatin, valitse päävalintaruutu, napsauta Valitse kaikki ja sitten Arkistoi. Erittäin suurissa saapuneet-kansioissa valinta rajoittuu 50 000 uusimpaan keskusteluun — palkki ilmoittaa, kun tämä raja tulee vastaan, ja toiminnon suorittaminen toisen kerran valitsee loput. Palkkia ei näytetä haun aikana, koska hakutulokset ovat jo kokonaisuudessaan näytöllä.

Suuren valinnan massatoiminto näyttää edistymisen suorituksen aikana ja päättyy yhteenvetoon siitä, kuinka monta keskustelua päivitettiin.

Napsauta valintalaskurin vieressä olevaa X-merkkiä poistuaksesi joukkotoimintotilasta tekemättä muutoksia.

Vinkki: Joukkoseurannat ovat tehokkaita kylmien liidien uudelleenaktivoinnissa — valitse kaikki “Kiinnostunut”-tunnisteella merkityt keskustelut, joihin ei ole vastattu viikkoon, ja ajasta ystävällinen yhteydenotto.

Chat-viestien vienti #

1. Avaa keskustelu, jonka haluat viedä.
2. Napsauta keskustelun otsikossa olevaa kolmen pisteen valikkoa.
3. Valitse Vie keskusteluhistoria.
4. Keskustelu viedään ladattavana tiedostona.

Hyödyllinen kirjanpidossa, vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa tai keskusteluhistorioiden jakamisessa tiimin jäsenten kanssa.

Keskusteluhistorian lähettäminen yhteyshenkilölle sähköpostitse #

Vie keskusteluhistoria lataa kopion sinulle. Lähetä keskusteluhistoria sähköpostilla lähettää keskustelun sen sijaan yhteyshenkilölle, jotta hän voi säilyttää oman kopionsa – tämä on kätevää, kun olet antanut jollekin ohjeita, aukioloaikoja tai tarjouksen keskustelussa ja haluat, että hänellä on ne tallessa vielä ensi viikollakin.

1. Avaa keskustelu.
2. Napsauta kolmen pisteen valikkoa keskustelun yläpalkissa.
3. Valitse Lähetä keskusteluhistoria sähköpostilla.
4. Tarkista Lähetä osoitteeseen -kenttä. Jos yhteyshenkilön sähköpostiosoite on tiedoissa, se on valmiiksi täytetty; jos hän otti yhteyttä WhatsAppin tai Instagramin kautta, osoitetta ei ole, joten kirjoita hänen antamansa osoite.
5. Voit halutessasi lisätä viestin – oman rivisi, joka näkyy keskustelun yläpuolella.
6. Napsauta Lähetä keskusteluhistoria.

Hän vastaanottaa keskustelun viestimuodossa, jossa yrityksesi nimi näkyy sinun puolellasi ja jokaisessa viestissä on päivämäärä ja kellonaika.

Muutama huomioitava asia:

• Vain viestit sisällytetään. Kaikki, mitä tekoälyagenttisi teki taustalla (kalenterin tarkistaminen, saatavuuden tarkistaminen), jätetään pois, samoin kuin viestit, joiden lähettäminen epäonnistui.
• Erittäin pitkät keskustelut lyhennetään. Jos keskustelu on pidempi kuin noin 200 viestiä, uusimmat viestit lähetetään ja sähköpostissa kerrotaan, kuinka monta viestiä jätettiin pois, jotta vastaanottaja ei luule näkevänsä koko keskustelua.
• Vastaukset tulevat sinulle. Jos yhteyshenkilö vastaa, erillinen kopio sähköpostista lähetetään tilisi sähköpostiosoitteeseen, ja sähköpostiketjun sisällä lähetetty vastaus ohjautuu yhdistettyyn postilaatikkoosi.
• Sähköpostikeskusteluissa voit valita. Kun keskustelu on jo valmiiksi sähköpostiketju, voit lähettää keskusteluhistorian vastauksena kyseiseen ketjuun (yhdistetystä postilaatikostasi, jolloin se näkyy keskustelussa myöhemmin) tai erillisenä sähköpostina. Muissa tapauksissa se on aina erillinen sähköposti.
• Tarvitset muokkausoikeudet viesteihin. Tiimin jäsenet, joilla on vain katseluoikeus keskusteluihin, voivat viedä keskusteluhistorian, mutta eivät lähettää sitä sähköpostilla.

Monikanavaiset ilmaisimet #

Kun yhteyshenkilö kommunikoi kanssasi useiden kanavien kautta, chat-käyttöliittymä tekee kokonaiskuvan näkemisestä helppoa:

• Kanavakuvakkeet näkyvät jokaisen viestin vieressä ja osoittavat, mistä se on peräisin.
• Kanavamerkintä keskustelulistan kohdassa näyttää viimeksi käytetyn kanavan.

Tämä tarkoittaa, että näet, kun yhteystieto on lähettänyt sinulle ensimmäisen viestin Instagramissa ja jatkanut sitten WhatsAppissa — kaikki samassa ketjussa.

Tarvitsetko apua? #

Jos sinulla on kysyttävää chat-käyttöliittymästä tai kohtaat ongelmia, ota yhteyttä sähköpostitukeemme.