Mediakirjasto #

Mediakirjaston avulla tekoälybottisi voi lähettää kuvia, videoita, GIF-tiedostoja, ääniviestejä ja PDF-asiakirjoja yhteyshenkilölle keskustelun aikana. Lataat tiedostot kerran, kerrot botille, milloin kukin niistä tulee lähettää, ja botti valitsee oikean tiedoston oikealla hetkellä – esimerkiksi lähettämällä tuotekuvan, kun joku kysyy “voinko nähdä sen?”, PDF-esitteen, kun joku pyytää koko hinnastoa, tai lyhyen ääniviestin, joka opastaa asiakasta valikossasi.

Ajattele sitä hyllynä, jossa on botillesi valmiiksi lähetettäviä tiedostoja. Sinä päätät, mitä hyllyssä on ja milloin kutakin kohdetta käytetään.

Mediakirjasto on oletusarvoisesti käytettävissä jokaisella tilillä.

Miksi käyttää mediakirjastoa #

Pelkkä teksti ei aina riitä. Valokuva, lyhyt video tai ääniviesti vastaa kysymykseen usein nopeammin ja vakuuttavammin kuin tekstikappale.

Mitä mediakirjasto antaa botin tehdä:

• Lähetä tuotekuva, kun yhteyshenkilö pyytää nähdä jotakin
• Jaa valikko, hinnasto tai tuotekuva kuvana
• Lähetä lyhyt demo- tai ohjevideo
• Vastaa GIF-tiedostolla, kun se sopii keskustelun sävyyn
• Lähetä ääniviesti tai äänileike tuomaan henkilökohtaista, inhimillistä otetta
• Lähetä PDF-asiakirja – esite, hinnasto, luettelo tai käyttöehdot

Kirjastosta botti lähettää vain tiedostoja, jotka sinä olet ladannut ja hyväksynyt. Se ei koskaan keksi tiedostoa omasta päästään eikä lähetä tiedostoa linkistä, jonka yhteyshenkilö liittää keskusteluun. Pidätkö mieluummin laajaa luetteloa omassa järjestelmässäsi? Katso Tiedostot omista työkaluistasi.

Mistä se löytyy #

Napsauta pääsivupalkin AI Studio -kohdassa Media Library. Tämä sivu näyttää kaikki tiedostot, jotka botti voi lähettää, tiliä koskevassa näkymässä. Tiedostot on ryhmitelty siten, että useassa paikassa käytetty tiedosto näkyy yhtenä korttina. Jokainen kohde kuuluu yhdelle tai useammalle AI Agentille – kortissa luetellaan, mille. Käytä yläreunan Show-suodatinta tarkastellaksesi kaikkea mediaa tai vain yhden agentin mediaa.

Miten botti päättää, mitä lähettää #

Tämä on tärkein osa, joka on tehtävä oikein. Kirjoitat jokaiselle lataamallesi kohteelle lyhyen ohjeen, joka kuvaa, milloin botin tulee lähettää se. Botti lukee nämä ohjeet ja lähettää kohteen vain silloin, kun kuvailemasi tilanne todella ilmenee.

Esimerkiksi:

Mitä selkeämpi ohjeesi on, sitä paremmin botti ajoittaa lähetyksen. Epämääräiset ohjeet, kuten “lähetä kun aiheellista”, antavat botille vähemmän eväitä kuin “lähetä, kun asiakas kysyy premium-paketin hinnoittelusta”.

Miten botti tietää, mitä kukin tiedosto sisältää #

Kun lataat tiedoston, alusta analysoi sen automaattisesti ja kirjoittaa lyhyen kuvauksen sen sisällöstä – se “katsoo” kuvaasi tai videotasi tai litteroi audiosi. Botti käyttää tätä yhdessä “milloin lähettää” -ohjeesi kanssa, joten se ymmärtää sekä mikä tiedosto on että milloin sitä tulee käyttää – vaikka oma kuvauksesi olisi lyhyt. Näet tämän tekoäly-yhteenvedon jokaisen listan kohteen kohdalla (merkinnällä “AI sees: …”).

Sinun ei tarvitse tehdä tämän eteen mitään – se tapahtuu latauksen yhteydessä. Se tarkoittaa vain sitä, että selkeä otsikko ja ohjeistus sekä tekoälyn oma tulkinta tiedostosta antavat botille parhaat mahdollisuudet lähettää oikea asia oikealla hetkellä.

Transkription korjaaminen #

Ääniviestin tai äänitiedoston kohdalla tämä kuvaus on transkriptio: tallenteessa puhutut sanat. Se on myös teksti, joka näkyy keskusteluissasi ääniviestin alla sen jälkeen, kun botti on lähettänyt sen. Automaattinen transkriptio saattaa joskus kuulla nimen, tuotemerkin tai epätavallisen sanan väärin, ja voit korjata sen itse.

1. Avaa muokkausnäkymä napsauttamalla kohdetta mediakirjastossasi tai agentin Media-välilehdellä.
2. Etsi Transkriptio-kenttä. Se näyttää tekstin, joka kirjoitettiin tiedostoa ladattaessa.
3. Korjaa väärin kuullut sanat ja napsauta Tallenna.

Tästä eteenpäin botti lukee korjatun tekstin, ja jokainen sen lähettämä ääniviesti näyttää korjatun tekstin sen alla. Jo lähetetyt viestit säilyttävät tekstin, jonka kanssa ne lähetettiin.

Hyvä tietää:

• Transkriptio säilytetään yhtenä lyhyenä, enintään 300 merkin kappaleena. Pidempi tallenne katkaistaan tästä kohdasta, joten säilytä se osa, joka kertoo botille, mistä tallenteessa on kyse.
• Kuvat, videot ja asiakirjat käyttävät samaa kenttää, jonka nimi on Mitä botti näkee tässä tiedostossa. Muokkaa sitä, jos automaattinen kuvaus on väärä tai siitä puuttuu jotain tärkeää.
• Voit tyhjentää kentän. Tällöin botti luottaa pelkästään otsikkoosi ja “milloin lähetetään” -ohjeeseesi.
• Kenttä tulee näkyviin, kun muokkaat olemassa olevaa kohdetta. Uusi lataus alkaa aina automaattisella tekstillä.

Media jatkotoimenpiteissä #

Yksi hyödyllisimmistä paikoista medialle on jatkotoimenpide – automaattinen muistutus, jonka botti lähettää, kun aiemmin vastannut yhteyshenkilö on ollut jonkin aikaa hiljaa. Lyhyt ääniviesti, nopea video tai “oletko vielä siellä?” -klippi aktivoi ihmisen usein paljon paremmin kuin uusi tekstirivi.

Käyttääksesi sitä, kirjoita “milloin lähettää” -ohje, joka kuvailee jatkotoimenpidetilanteen, esimerkiksi:

Kun kyseinen hetki koittaa, botti päättää, sopiiko jokin mediatiedostoistasi jatkotoimenpiteeseen, ja lähettää sen, jos se sopii.

Haluatko tietyn tiedoston tiettyyn jatkotoimenpiteeseen? “Milloin lähetetään” -huomautus kuvaa tilanteen, joten botti päättää, milloin se sopii; se ei tiedä, mikä jatkotoimenpiteen numero on käynnissä. Jos haluat lähettää ääniviestin täsmälleen toisessa muistutuksessa ja hinnoittelukuvan kolmannessa, kiinnitä kohteet kyseisiin vaiheisiin agentin Jatkotoimenpiteet-vaiheessa: katso Liitä mediatiedosto tiettyyn jatkotoimenpiteeseen.

Jatkotoimenpiteet voivat sisältää vain mediaa. Jos tiedoston on tarkoitus toimia itsenäisesti – esimerkiksi ääniviesti, joka sanoo jo kaiken tarvittavan – jatkotoimenpide voi olla pelkkää mediaa ilman tekstiä. Ilmoita tästä kohdassa “Mitä botin tulisi sanoa tätä lähetettäessä?”, esim. “lähetä vain ääniviesti, tekstiä ei tarvita”. Muussa tapauksessa botti lähettää median ohessa lyhyen tekstimuistutuksen.

Muutama huomioitava asia:

• Tämä toimii sekä nopeille jatkotoimenpiteille (aikaiset muistutukset) että pidemmille monipäiväisille jatkotoimenpidesykleille – WhatsApp Webissä, Instagramissa, Messengerissä ja Telegramissa.
• WhatsApp Business API -rajapinnassa mediaa sisältävät jatkotoimenpiteet voidaan lähettää vain 24 tunnin ikkunan ollessa auki. Tämän jälkeen WhatsApp sallii vain etukäteen hyväksytyt mallipohjat, joten myöhemmät jatkotoimenpiteet ovat siellä vain tekstimuotoisia.
• Sama keskustelukohtainen lähetysrajoitus on voimassa, joten botti ei toista samaa tiedostoa jatkotoimenpiteissä, ellet nosta kyseisen kohteen rajoitusta.

Median lisääminen #

1. Napsauta pääsivupalkista AI Studio.
2. Napsauta Media Library.
3. Napsauta + Add media -painiketta.

4. Valitse kohdasta Lisää agentteihin agentti tai agentit, joille kohde kuuluu. Kohteen voi liittää useampaan kuin yhteen agenttiin, ja voit etsiä luettelosta tai lajitella sen valinnoilla Viimeisimmät, Nimi tai Live ensin.
5. Napsauta valitaksesi tiedoston (kuva, video, GIF, ääni tai PDF) laitteeltasi. Äänitiedostojen kohdalla voit myös vaihtaa tilaan Tallenna ääniviesti ja tallentaa sellaisen suoraan sovelluksessa lataamisen sijaan. Jos lisäät ääntä, voit valita, lähetetäänkö se ääniviestinä (tallennettu puhekupla) vai tavallisena äänitiedostona.
6. Kirjoita lyhyt Otsikko, jotta tunnistat kohteen myöhemmin (esim. “Sinisen mekon kuva”).
7. Kuvaile Milloin botin pitäisi lähettää tämä? -kentässä tilanne selkokielellä.

8. Napsauta Lisää media. Kohde ilmestyy medialuetteloosi ja on välittömästi botin käytettävissä jokaisessa agentissa, johon liitit sen.

Voit myös lisätä mediaa Agentin omasta Media-välilehdestä – se avaa saman taustalla olevan kirjaston, joka on vain valmiiksi suodatettu kyseiselle agentille. Välilehti toimii heti, kun agentti on olemassa, mukaan lukien juuri luomasi tai toisesta kopioimasi agentit, ja sinne lataamasi tiedosto kuuluu kyseiselle agentille välittömästi:

Oletko jo ladannut tiedoston ja haluat käyttää sitä uudelleen toisessa agentissa? Sen sijaan, että lataisit sen uudelleen, avaa kohde ja napsauta Assign, valitse sitten lisäagentti/-agentit. Itse tiedostoa ei kopioida – lisäät vain toisen agentin samaan mediakohteeseen.

Mitä täytetään #

Nämä kentät ovat muistiinpanoja botille, eivät viestejä yhteyshenkilöllesi #

Otsikko-, Milloin botin tulisi lähettää tämä?- ja Mitä botin tulisi sanoa tätä lähetettäessä? -kentät ovat vapaasti täytettävissä sillä kielellä, jota itse käytät. Yhteyshenkilösi ei koskaan näe niitä.

Botti kirjoittaa jokaiselle yhteyshenkilölle aina kyseisen yhteyshenkilön kielellä. Joten jos kirjoitat muistiinpanosi kiinaksi ja englanninkielinen yhteyshenkilö pyytää nähdä tapahtumapaikan, botti lähettää kuvan englanninkielisellä kuvatekstillä, joka perustuu muistiinpanoosi. Kirjoita muistiinpanosi kielellä, joka on sinulle helpoin.

Tuetut tiedostot ja rajoitukset #

• Kuvat: JPG, PNG, GIF, WebP
• Video: MP4, MOV, WebM
• Ääni: MP3, OGG, WAV, M4A (lähetä ääniviestinä tai tavallisena äänitiedostona)
• Asiakirjat: PDF
• Enimmäiskoko: 10 MB per tiedosto
• Per agentti: enintään 50 kohdetta

Kun lataat PDF-tiedoston, alusta lukee sen tekstin, jotta botti tietää, mitä se sisältää – aivan kuten kuvien ja äänen automaattisessa analyysissa.

Median muokkaaminen ja poistaminen #

• Voit muuttaa kohteen otsikkoa tai milloin lähetetään -ohjetta napsauttamalla kohdetta, muokkaamalla kenttiä ja tallentamalla. (Ohjeen muokkaaminen ei vaadi tiedoston lataamista uudelleen.)
• Voit korjata väärin kuullun sanan transkriptiossa tai tiedoston sisällön kuvauksen muokkaamalla kyseistä kenttää samassa muokkausnäkymässä. Katso Transkription korjaaminen.
• Voit poistaa kohteen napsauttamalla sen kohdalla olevaa poistokuvaketta (roskakori). Tiedosto ja sen ohje poistetaan, ja botti lakkaa lähettämästä sitä.
• Jos haluat korvata itse tiedoston, poista kohde ja lisää uusi.

Mitkä kanavat voivat vastaanottaa mediaa #

Useimmat kanavat voivat vastaanottaa mediaa, mutta eivät kaikki:

Muutama asia, joka kannattaa pitää mielessä:

• SMS ei voi vastaanottaa mediaa. SMS-keskusteluissa botti ei yksinkertaisesti tarjoa mediakohteita.
• Instagram ei voi vastaanottaa asiakirjoja. Instagram-keskustelussa botti ei lähetä PDF-tiedostoja – se vastaa sen sijaan tekstinä.
• GIF-tiedostot optimoidaan automaattisesti ladattaessa, jotta ne animoituvat WhatsAppissa. Joissakin muissa kanavissa GIF voi näkyä staattisena kuvana.
• WhatsAppin 24 tunnin ikkuna koskee myös mediaa. Jos yhteyshenkilön viimeisestä viestistä on kulunut liian kauan, WhatsApp saattaa estää kaikki viestit – mukaan lukien median – kunnes he vastaavat uudelleen.

Vinkkejä parhaisiin tuloksiin #

1. Kirjoita “milloin lähettää” -ohje kuin perehdyttäisit uutta tiimin jäsentä. Kuvaile tarkka hetki – “kun asiakas pyytää nähdä kuvia asunnosta” – älä vain aihetta.
2. Yksi tarkoitus per kohde. Lataa erilliset kohteet eri tilanteita varten sen sijaan, että käyttäisit yhtä tiedostoa, jonka toivot kattavan kaiken.
3. Pidä tiedostot pieninä ja nopeasti latautuvina. Pakattu kuva tai lyhyt videopätkä saapuu nopeammin ja näyttää chatissa paremmalta kuin valtava tiedosto.
4. Käytä selkeitä ja tunnistettavia otsikoita. Kun kirjastosi kasvaa, hyvät otsikot helpottavat oikean kohteen löytämistä ja päivittämistä.
5. Testaa Kokeile-välilehdellä. Kun olet lisännyt median, tarkista botin Kokeile-välilehdellä, että botti valitsee oikean kohteen oikeaan aikaan ennen julkaisua. Kuva, video, ääni tai asiakirja näkyy testichatissa juuri siinä kohdassa, jossa yhteyshenkilö sen vastaanottaisi.

Vanhemmissa testikeskusteluissa voi näkyä “Median esikatselu on vanhentunut”. Testichat on hiekkalaatikko – tililtäsi ei lähde oikeita viestejä – ja sen median esikatselut pysyvät näkyvissä 7 päivän ajan. Jos palaat vanhaan testikeskusteluun myöhemmin, vanhentuneen esikatselun kohdalla näkyy pieni huomautus; pyydä bottia vain uudelleen näyttämään se. Oikeisiin keskusteluihin tämä ei vaikuta: yhteyshenkilöt vastaanottavat varsinaisen tiedoston, joka ei vanhene.

Useita tiedostoja samaa asiaa varten. Botti valitsee yleensä kyseiseen hetkeen parhaiten sopivan yksittäisen kohteen, joten viisi valokuvaa, joilla on sama “Milloin botin tulisi lähettää tämä?” -huomautus, tarkoittaa yleensä sitä, että vain yksi kuva lähetetään. Jos sarja kuuluu yhteen (kaikki yhden tuotteen kuvat, koko ruokalista), mainitse tästä agentin ohjeissa, esimerkiksi “Kun joku kysyy puutarhatuolista, lähetä kaikki puutarhatuolin kuvat”, ja anna jokaiselle kuvalle huomautus, jossa tuote nimetään. Botti lähettää tällöin koko sarjan yhtenä vastauksena.

Botti ei spämmää samaa tiedostoa. Jokainen kohde lähetetään oletusarvoisesti enintään kerran keskustelua kohden. Jos asiakas kysyy jatkuvasti samasta asiasta, botti vastaa tekstinä sen sijaan, että lähettäisi saman kuvan uudelleen. Nosta kohteen “Enimmäislähetyskerrat keskustelua kohden” -arvoa, jos todella haluat sen olevan uudelleenlähetettävissä.

Tiedostot omista työkaluistasi #

Kirjastoon mahtuu enintään 50 kohdetta per agentti. Jos tuotekuvasi, ruokalistasi tai tekniset tiedot ovat jo omassa järjestelmässäsi (tietokannassa, kaupassa, CRM-järjestelmässä), sinun ei tarvitse ladata niitä tänne. Yhdistä kyseinen järjestelmä agenttiin mukautettuna toimintona tai MCP-palvelimena, joka palauttaa suoran linkin tiedostoon, niin botti lähettää itse tiedoston linkin liittämisen sijaan.

Miten se toimii:

1. Yhteyshenkilö pyytää jotakin, esimerkiksi “voinko nähdä oliiviöljyn?”
2. Botti kutsuu työkalua, ja tulos sisältää tiedostolinkin, kuten https://yourstore.com/images/olive-oil.jpg
3. Botti lähettää kyseisen tiedoston yhteyshenkilölle oikeana kuva-, video-, äänitiedostona tai asiakirjana, johon on lisätty lyhyt kuvateksti yhteyshenkilön kielellä

Mitä linkin on oltava:

• Suora linkki tiedostoon, joka alkaa https://. Linkki verkkosivulle (tuotesivulle) ei ole tiedosto; botti jakaa sen tavallisena linkkinä.
• Kuvat: JPG, PNG, WebP, GIF. Video: MP4, MOV, WebM, 3GP. Ääni: MP3, OGG, M4A, AAC, WAV. Asiakirjat: PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV
• Enintään 16 Mt per tiedosto
• Saavutettavissa ilman kirjautumista. Linkkiä, joka vaatii salasanan tai on jo vanhentunut, ei voida lähettää.

Hyvä tietää:

• Botti lähettää vain linkkejä, jotka tulivat omista työkaluistasi kyseisessä keskustelussa. Yhteyshenkilön kirjoittamaa tai botin keksimää linkkiä ei koskaan lähetetä tiedostona.
• Tiedosto kopioidaan lähetettäessä, joten yhteyshenkilö säilyttää sen, vaikka linkkisi vanhenisi myöhemmin.
• Kukin tiedostolinkki lähetetään enintään kerran per keskustelu.
• Samat kanavarajoitukset pätevät kuin kirjastokohteille, katso Mitkä kanavat voivat vastaanottaa mediaa.
• Agentin Kokeile-välilehdellä tiedosto näkyy testikeskustelussa, eikä mitään lähetetä kenellekään.

Median lähettäminen itse #

Mediakirjasto on tarkoitettu botin automaattisia lähetyksiä varten. Voit aina lähettää minkä tahansa kuvan, videon tai tiedoston yhteyshenkilölle manuaalisesti keskustelukäyttöliittymän kautta milloin tahansa – se ei vaadi kirjastokohteen määrittämistä.

Seuraavat vaiheet #

• AI-agentit — Media-välilehti jokaisen agentin muokkausnäkymässä.
• AI-agentit — AI Studion pääsivu, Knowledge Base- ja Custom Functions -osioiden ohella.
• Automaattiset jatkotoimenpiteet — kattava opas jatkotoimenpidesarjoista, joihin mediaa voidaan liittää.