Botin saatavuusaikataulu #

Saatavuusaikataulu määrittää, milloin tekoälybottisi on aktiivinen ja vastaa viesteihin. Voit asettaa tiettyjä aikoja jokaiselle viikonpäivälle, jotta botti toimii vain silloin kun haluat – työaikana, laajennettuina aikoina tai ympäri vuorokauden.

Miten se toimii #

Kun yhteyshenkilöltä tulee viesti, alusta tarkistaa, onko nykyinen aika botin aktiivisuusaikojen sisällä kyseisenä päivänä:

• Jos kyllä: Botti käsittelee viestin ja vastaa siihen.
• Jos ei: Botti pysyy toistaiseksi hiljaa. Viesti tallennetaan, ja tekoäly vastaa siihen automaattisesti heti, kun seuraava aukioloaika alkaa – kenenkään ei tarvitse tehdä mitään, eikä uutta viestiä tarvita käynnistämään vastausta. Katso alta Mitä tapahtuu aukioloaikojen ulkopuolella. Myös chatissa näkyy ilmoitus: vastauskentän yläpuolella oleva tilarivi lukee Aukioloaikojen ulkopuolella – tekoäly jatkaa seuraavana aukioloaikana, ja tila vaihtuu automaattisesti takaisin Aktiiviseksi, kun aukioloaika alkaa.

Oletustoiminta: Jos et määritä saatavuusaikataulua, botti on käytettävissä 24/7 ja vastaa mihin tahansa vuorokaudenaikaan.

Botin aktiivisuusaikojen määrittäminen #

Käyttöönoton aikana #

Jos käytät ohjattua käyttöönotto-ohjattua toimintoa ja valitset varauksiin liittyvän käyttötapauksen, voit määrittää saatavuusaikataulusi osana käyttöönottoprosessia. Näin bottisi aktiiviset tunnit on määritetty jo ennen kuin olet saanut ensimmäisen agenttisi asetukset valmiiksi.

Agentille #

1. Avaa Agent (kohdasta AI Studio → AI Agents).
2. Napsauta sen Active Hours -välilehteä — se on editorin 2. vaihe.

3. Kytke välilehden yläreunassa oleva Active 24/7 -kytkin pois päältä. Tämä paljastaa seitsemän riviä – yhden jokaiselle viikonpäivälle (maanantaista sunnuntaihin), jotka ovat oletuksena pois päältä.

4. Kytke päivän kytkin päälle ja napsauta sitten Add time slot (tai muokkaa näkyviin tulevaa oletusikkunaa 06:00–23:00) määrittääksesi, milloin botin tulisi olla aktiivinen kyseisenä päivänä.

5. Jos haluat pitää botin pois päältä koko päivän, jätä kyseisen päivän kytkin pois päältä.
6. Napsauta lopuksi alareunasta Save changes.

Aukioloaikojen ulkopuolelle ei tarvitse määrittää mitään: viestit, jotka saapuvat aukioloaikojen ulkopuolella, vastataan automaattisesti seuraavan aukioloajan alkaessa – katso Mitä tapahtuu aukioloaikojen ulkopuolella.

Pikavalinta 24/7-boteille: Active Hours -välilehden yläreunassa on Active 24/7 -kytkin. Jätä se päälle (oletus), jotta botti vastaa kaikkina aikoina – tämä piilottaa päiväkohtaiset rivit kokonaan.

Huomio: jos kytket jokaisen päivän erikseen pois päältä (sen sijaan, että käyttäisit Active 24/7 -kytkintä), alusta tulkitsee sen tyhjäksi aikatauluksi ja botti palaa vastaamaan 24/7 – se EI tarkoita, että botti olisi täysin hiljainen. Pidä vähintään yksi päivä päällä, jos haluat botin pysyvän hiljaisena muina aikoina.

Esimerkki: Tavalliset työajat #

Tässä esimerkissä botti on aktiivinen maanantaista perjantaihin työaikana, lyhyemmän aikaa lauantaina ja kokonaan pois päältä sunnuntaina.

Jaetut aikataulut (useita aikavälejä päivässä) #

Voit asettaa useamman kuin yhden aktiivisen ikkunan päivässä. Tämä on hyödyllistä, jos haluat botin olevan päällä tiettyinä aikoina, mutta pois päältä muina aikoina.

Esimerkki: Aamu ja ilta, pois päältä iltapäivällä

Botti vastaa molempien aikavälien aikana, mutta pysyy hiljaa klo 12:00–16:00.

Voit myös asettaa ikkunan, joka ylittää keskiyön (esim. 22:00–06:00), ja aikaväli, jonka aloitus- ja lopetusajat ovat samat, katsotaan aktiiviseksi koko päivän ajaksi.

Aikavyöhykeasetukset #

Saatavuusaikataulusi toimii tilillesi määritetyllä aikavyöhykkeellä.

Aikavyöhykkeen asettaminen:

1. Napsauta Settings pääsivupalkin alaosassa.
2. Napsauta Account-ryhmän alta Profile.
3. Etsi Preferences-kortista Timezone-kenttä ja valitse omasi luettelosta.
4. Napsauta Save. Kaikki saatavuusajat käyttävät nyt tätä aikavyöhykettä.

Entä jos yhteyshenkilösi ovat eri aikavyöhykkeillä? Aikataulu käyttää aina SINUN aikavyöhykettäsi. Jos esimerkiksi asetat botin aktiiviseksi klo 09:00–18:00 Keski-Euroopan aikaa, New Yorkista klo 10:00 itäistä aikaa (eli 16:00 CET) viestivä yhteyshenkilö saa vastauksen, koska 16:00 osuu aktiivisten tuntiesi sisälle.

Mitä tapahtuu aktiivisten tuntien ulkopuolella #

Kun viesti saapuu botin ollessa pois päältä, viesti tallennetaan – mitään ei katoa, eikä kenenkään tarvitse tehdä asialle mitään. Tekoälyn vastaus on ajastettu lähetettäväksi heti, kun seuraava aukioloaikasi alkaa; et tarvitse uutta viestiä käynnistämään sitä, eikä sinun tarvitse jatkaa mitään manuaalisesti.

Odottaessaan chat näyttää keltaista Työajan ulkopuolella -tilaa, ja se näkyy Työajan ulkopuolella -suodattimen alla kohdassa Chatit – joten kaikki seuraavaa aukioloa odottavat keskustelut ovat vain yhden napsautuksen päässä.

Voit aina vastata manuaalisesti sillä välin – botin aikataulusta riippumatta voit viestiä yhteyshenkilöille milloin tahansa Chat-käyttöliittymästä. Jos teet niin, odottava tekoälyn vastaus perutaan, jotta yhteyshenkilö ei koskaan saa vanhentunutta botin vastausta sinun viestisi päälle.

Hyvä tietää: Seurantaviestit noudattavat myös botin aikataulua. Jos otat käyttöön “Noudata aukioloaikoja” -asetuksen seuranta-asetuksistasi, ajastetut seurantaviestit lähetetään vain botin aktiivisina aukioloaikoina.

Yleiset aikataulut #

Aina päällä (24/7) #

Jätä saatavuusosio tyhjäksi tai määrittämättä (tai jätä Active 24/7 päälle). Botti vastaa milloin tahansa.

Paras vaihtoehto: Tukiboteille, kansainvälisille yleisöille ja agenteille, joilta haluat nopeimman mahdollisen vastauksen.

Vain aukioloaikoina #

Aseta maanantai-perjantai, 09:00-18:00 (tai todelliset aukioloaikasi).

Paras vaihtoehto: B2B-yhteydenottoihin, asiantuntijapalveluihin ja tilanteisiin, joissa aukioloaikojen ulkopuolella lähetetyt viestit vaikuttaisivat epätavallisilta.

Laajennetut aukioloajat #

Aseta pidemmät aikavälit (esim. 07:00-22:00), mukaan lukien illat ja viikonloput.

Paras vaihtoehto: Verkkokaupoille, kuluttajabrändeille ja yleisöille, jotka selaavat sivustoja normaalien aukioloaikojen ulkopuolella.

Tapahtumakohtaiset ikkunat #

Aseta kapeat aikaikkunat tiettyjen tapahtumien tai kampanjoiden ympärille.

Paras vaihtoehto: Webinaarien jatkotoimet, tuotelanseeraukset, rajoitetun ajan tarjoukset, joissa botin tarvitsee olla aktiivinen vain muutaman tunnin ajan.

Vinkkejä #

1. Vastaa yleisösi odotuksia. Jos asiakkaasi odottavat nopeita vastauksia klo 22, pidä botti aktiivisena. Jos viestittely keskiyöllä tuntuisi brändin vastaiselta, rajoita aukioloaikoja.

2. Ota huomioon tiimisi saatavuus. Jos botti hälyttää tiimin jäsenelle eikä kukaan ole vastaamassa, yhteydenotto jää odottamaan. Synkronoi botin aukioloajat tiimin saatavuuden kanssa aina kun mahdollista.

3. Käytä “always on” -asetusta, kun sinut tavoittaa milloin tahansa. Jos yhteyshenkilöt voivat lähettää sinulle viestejä kellon ympäri (esimerkiksi verkkosivuston chat-widgetin kautta), botin pitäminen käytettävissä 24/7 varmistaa, ettei kukaan jää odottamaan.

4. Testaa aikataulusi. Kun olet asettanut aukioloajat, lähetä testiviesti aktiivisten tuntien ulkopuolella varmistaaksesi, että botti pysyy hiljaa, ja lähetä sitten viesti aktiivisten tuntien aikana varmistaaksesi, että se vastaa.

Seuraavat vaiheet #

• AI-agentit – täältä löytyy Aukioloajat-välilehti sekä muut agentin asetukset.
• Automaattiset seurantaviestit – miten “Noudata aukioloaikoja” -asetus toimii yhdessä aukioloaikataulusi kanssa.