Yhteystietojen sulkeminen pois tekoälybotin piiristä
Joskus et halua tekoälyn vastaavan puolestasi – yhteyshenkilö voi olla liikekumppani, perheenjäsen tai VIP-asiakas, joka odottaa henkilökohtaista palvelua. Tällä sivulla käsitellään kaksi tapaa pitää botti hiljaisena tietyille henkilöille, samalla kun se toimii normaalisti kaikille muille.
Milloin tätä kannattaa käyttää
Yleisiä syitä sulkea yhteystieto pois botin piiristä:
- Henkilökohtaiset yhteystiedot WhatsApp Web -tilillä. Jos yhdistit arkikäytössä olevan WhatsApp-numerosi, ystäväsi ja perheesi ovat nyt myös järjestelmässä – etkä varmasti halua tekoälyn lähettävän heille viestejä.
- Sisäiset tiimin jäsenet. Kollegat, kumppanit, toimittajat, kirjanpitäjäsi – kuka tahansa, jonka kanssa keskustelet ihmisenä, et yrityksenä.
- VIP-yhteystiedot. Arvokkaat asiakkaat, joiden kohdalla jokainen vastaus vaatii henkilökohtaista huomiota.
- Kuka tahansa, joka on nimenomaisesti pyytänyt puhua ihmiselle. Kytke botti pois päältä heidän kohdallaan ja ota keskustelu haltuun manuaalisesti.
Kaikissa alla olevissa tapauksissa saapuvat viestit saapuvat edelleen perille, tallentuvat ja laukaisevat ilmoituksia. Ainoa muutos on se, että tekoäly pysyy hiljaa. Voit aina vastata itse Keskustelut-osiosta.
Tapa 1: Botin hallinta yhdistämisvaiheessa (vain WhatsApp Web)
Kun yhdistät WhatsApp Web -numeron ensimmäistä kertaa (Asetukset → Kanavat tai Yhdistä-toiminto), yhdistämisvalintaikkuna kysyy puhelinnumeroa ja näyttää sen jälkeen Tuo olemassa olevat yhteystiedot -valinnan. Sen kytkeminen päälle paljastaa kolme muuta valintaa sen alapuolella:
| Valinta | Mitä se tekee | Oletus |
|---|---|---|
| Tuo olemassa olevat yhteystiedot | Hakee olemassa olevat WhatsApp-yhteystietosi sovellukseen ensimmäisellä yhdistämiskerralla. | Pois |
| Tee yhteystiedoista yksityisiä | Tuotujen yhteystietojen viestejä ei tallenneta eikä lähetetä – käytä henkilökohtaisille yhteystiedoille. | Pois |
| Tuo keskusteluhistoria | Hakee myös tuotujen yhteystietojen aiemmat viestit (voi kestää muutaman minuutin). | Pois |
| Pidä tekoäly tauolla tuoduille yhteystiedoille | Jättää tekoälyn pois päältä kaikilta näin tuoduilta, jotta se ei lähetä viestejä olemassa oleville yhteystiedoillesi automaattisesti. | Päällä (suositus – jätä päälle) |
Valinnan Tee yhteystiedoista yksityisiä kytkeminen päälle kytkee automaattisesti Tuo keskusteluhistoria -valinnan pois päältä ja Pidä tekoäly tauolla tuoduille yhteystiedoille -valinnan päälle – yksityisten yhteystietojen viestejä ei koskaan tuoda, eikä tekoälyä päästetä toimimaan heidän kohdallaan.
Jätä “Pidä tekoäly tauolla tuoduille yhteystiedoille” päälle, kun yhdistät henkilökohtaisen numeron – se on oletusarvo, ja se estää bottia lähettämästä viestejä ystävillesi ja perheellesi. Uudet liidit, jotka viestivät sinulle sen jälkeen kyseiseen numeroon, saavat botin vastaukset normaalisti; tämä valinta vaikuttaa vain niihin yhteystietoihin, jotka tuotiin yhdistämishetkellä.
Huomio: Nämä valinnat pätevät vain sillä hetkellä, kun yhdistät numeron, eivätkä ne muutu takautuvasti. Jo yhdistetyn numeron uudelleenyhdistäminen ohittaa tämän vaiheen ja käyttää aina yllä olevia oletuksia – näitä valintoja ei näytetä enää uudelleen. Jos botti päätyy vastaamaan yhteystiedoille, joille et halunnut sen vastaavan, käytä alla olevaa Tapaa 2 kytkeäksesi yksittäiset henkilöt pois päältä.
Tapa 2: Yhteystietokohtainen valitsin (toimii mille tahansa yhteystiedolle milloin tahansa)
Jokaisella yhteystiedolla on Botti aktiivinen -valinta, joka on käytettävissä milloin tahansa millä tahansa kanavalla.
- Napsauta vasemmasta sivupalkista Yhteystiedot.
- Avaa pikakatselupaneeli napsauttamalla yhteystiedon riviä.
- Etsi paneelin Asetukset-kohdasta Botti aktiivinen.
- Kytke se pois päältä hiljentääksesi botin kyseisen henkilön kohdalla. Kytke se takaisin päälle aina, kun haluat tekoälyn hoitavan häntä uudelleen.
Tämä on yhteystietokohtainen “vain ihmisille” -kytkin – käytä sitä yksittäisiin poikkeuksiin jälkikäteen.
Joukkoversio
Voit kytkeä Botti aktiivinen -valinnan useille yhteystiedoille kerralla seuraavasti:
- Avaa Yhteystiedot-sivu.
- Valitse niiden yhteystietojen valintaruudut, joita haluat muuttaa – tai valitse ensin luettelo ja napsauta sitten otsikon valintaruutua valitaksesi kaikki luettelon henkilöt.
- Napsauta alareunaan ilmestyvästä kelluvasta toimintopalkista Botti pois (tai Botti päälle kytkeäksesi sen takaisin päälle valituille).
Mitä “bot inactive” todellisuudessa tarkoittaa
Botti ei ole aktiivinen -tila ei tarkoita, että yhteystieto olisi mykistetty, estetty tai piilotettu. Kun yhteystiedon kohdalla botti on kytketty pois päältä:
- Heidän saapuvat viestinsä tulevat edelleen postilaatikkoosi.
- Viestit tallennetaan edelleen keskusteluhistoriaan (paitsi jos yhteystieto on merkitty myös yksityiseksi).
- Saat edelleen ilmoituksia (sähköposti, sovelluksen sisäiset, push-ilmoitukset — mitä oletkaan määrittänyt).
- Yhteystieto lasketaan edelleen normaaliksi yhteystiedoksi listoissasi, tunnisteissasi ja raporteissasi.
- Heidän keskustelunsa sisältyvät edelleen päivittäisiin yhteenvetoihin — ja koska kukaan automatisoitu ei käsittele niitä, yhteenveto ehdottaa todennäköisemmin manuaalista jatkotoimenpidettä heidän kohdallaan.
Jos haluat, että yhteystieto pysyy kaiken ulkopuolella — niin keskusteluhistorian, raporttien kuin päivittäisten yhteenvetojenkin — merkitse hänet sen sijaan yksityiseksi: yksityisen yhteystiedon viestejä ei tallenneta lainkaan siitä hetkestä eteenpäin (ennen asetuksen tekemistä tallennetut viestit säilyvät). Yhteystiedon merkitseminen yksityiseksi kytkee myös botin automaattisesti pois päältä. Käytä Yksityinen-asetusta henkilökohtaisille yhteystiedoille ja tiimin jäsenille; käytä Botti aktiivinen -asetusta pois päältä asiakkaille, jotka haluat hoitaa itse.
Ainoa muutos on: tekoäly ei luonnosoi tai lähetä vastausta itsenäisesti. Vastaaminen on nyt sinun tehtäväsi Keskustelut-osiosta — puhelimellasi tai miten yleensä työskenteletkin.
Pikaopas päätöksentekoon
| Tilanne | Käytä tätä |
|---|---|
| Henkilökohtaisen WhatsApp-numeron yhdistäminen, jossa on jo ystäviä/perhettä | Tapa 1 — jätä Pidä tekoäly tauolla tuoduille yhteystiedoille päälle yhdistämishetkellä |
| Yksi tietty yhteystieto, jonka haluat hoitaa itse | Tapa 2 — kytke Botti aktiivinen pois päältä heidän profiilistaan |
| Kokonainen lista toimittajia, henkilökuntaa tai VIP-henkilöitä, jotka ovat jo sovelluksessa | Tavan 2 joukkoversio |
Jos et ole varma, kumpaa käyttää, aloita Tapa 1:llä, kun yhdistät henkilökohtaisen numeron, ja käytä Tapa 2:ta aina, kun myöhemmin ilmenee poikkeus.
Huomautus CSV-tuonnista: laskentataulukkoa tuotaessa ei ole rivikohtaista saraketta, jolla tuodut yhteystiedot voisi merkitä botti-inaktiivisiksi. Tuo lista ensin ja käytä sitten Tavan 2 joukkoversiota tuodulle erälle — katso Yhteystietojen tuominen tiedostosta.
Käyttö testien sallittujen luettelona
Yleinen käyttöönottoasetus: haluat tekoälyn olevan käytössä oikealla kanavalla, mutta vastaavan vain kouralliselle testinumeroita (sinä, asiakkaasi, heidän avustajansa) samalla kun validoit asetuksia – muiden kohdalla se pysyy hiljaa. Tähän ei ole vielä yhtä “sallittujen luettelo” -kytkintä, mutta Bot Active -valitsimella se onnistuu:
- Valitse Yhteystiedot-sivulla kaikki olemassa olevat yhteystiedot ja käytä joukkotoimintoa Botti pois päältä, ja kytke sitten Botti aktiivinen takaisin päälle vain testaajillesi.
- Uudet ihmiset, jotka lähettävät sinulle viestin, aloittavat botin ollessa päällä, joten hoida heidät automaatiolla: käynnistin Uusi yhteystieto → toiminto Ota tekoäly käyttöön tai poista se käytöstä yhteystiedolta, asetettuna tilaan pois päältä. Katso Automaatiot.
Yksi rehellinen huomautus vaiheesta 2: automaatio ja tekoälyn vastaus kilpailevat uuden yhteystiedon ensimmäisestä viestistä, joten toisinaan tuo ensimmäinen viesti saa vielä vastauksen ennen kuin kytkin ehtii vaikuttaa. Toisesta viestistä eteenpäin yhteystieto pysyy hiljaisena, kunnes otat sen käyttöön.
Avainsanan sisääntulopisteet eivät ole tapa tehdä tätä: avainsanat päättävät vain, mikä agentti ottaa uuden keskustelun vastaan. Kun yhteystieto on reititetty, tekoäly vastaa kaikkiin heidän jatkoviesteihinsä riippumatta siitä, sisältävätkö ne avainsanan vai eivät – ja avainsanojen täsmäytys on tarkoituksella joustava (kirjoitusvirheet, avainsana pidemmän lauseen sisällä), joten se ei voi toimia tiukkana suodattimena.
Seuraavat vaiheet
- Uuden yhteystiedon lisääminen — manuaalisesti lisäämäsi yhteystieto alkaa botti pois päältä; kytke se päälle pikakatselupaneelista, kun haluat tekoälyn vastaavan heille.
- Listojen ja yhteystietojen järjestäminen — luo lista yhteystiedoista, jotka aiot sulkea pois massatoiminnoista.
- Tekoälyagentit — määritä, miten botti toimii niiden yhteystietojen kohdalla, joita se käsittelee.