Tiimin hallinta #

Kutsu tiimin jäseniä tilillesi ja määritä tarkasti, mitä he voivat nähdä ja tehdä. Olipa kyseessä asiakaspalvelija, joka tarvitsee pääsyn vain keskusteluihin, tai markkinointipäällikkö, joka hallinnoi tekoälyagentteja ja lähetyksiä, voit asettaa kullekin henkilölle sopivan käyttöoikeustason.

Tiimin hallintaan siirtyminen #

Miten pääset sinne: Asetukset → Työtila-ryhmä → Tiimi.

Avaa Asetukset vasemman sivupalkin alaosasta ja napsauta sitten Tiimi Asetukset-valikosta. Puhelimella napauta ensin valikkokuvaketta (☰).

Tiimi-osiossa näkyy nykyinen jäsenluettelosi (tilin omistaja on aina kiinnitettynä ylimmäksi) ja, kun sinulla on vireillä olevia kutsuja, erillinen Kutsut-luettelo sen alapuolella.

Miten se toimii #

Tiimin hallinnan avulla voit:

• Kutsu ihmisiä liittymään tilillesi sähköpostitse
• Määritä roolit (ylläpitäjä, muokkaaja tai katselija) perustason käyttöoikeuksien asettamiseksi
• Hienosäädä käyttöoikeuksia jäsenkohtaisesti – avaa jäsenen käyttöoikeuksien muokkausnäkymä ja muuta heidän pääsyään mihin tahansa 13 alueesta erikseen (katso Käyttöoikeuksien mukauttaminen)
• Piilota asiakkaan tiedot – peitä jokainen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus jäseneltä, jonka tulee vastata keskusteluihin, mutta jolla ei saa olla pääsyä asiakasluetteloon (katso Asiakkaan yhteystietojen piilottaminen jäseneltä)
• Rajoita jäsen vain omiin keskusteluihinsa – samalla muokkausnäkymällä voit rajoittaa jäsenen näkemään vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot (katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin)
• Rajoita jäsen tiettyihin agentteihin, kanaviin tai osastoihin – jaa tiimi alueittain työmäärän sijaan (katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin)
• Ryhmittele tiimi osastoihin – myynti, tuki, HR, joista jokainen hoitaa omat uudet keskustelunsa ja oman vuorolistansa (katso Osastot)
• Keskeytä tai poista tiimin jäseniä milloin tahansa
• Vaihda tilien välillä käyttämällä tunnuspohjaista tilinvaihtoa ja palaa sitten takaisin omallesi

Jokainen tiimin jäsen kirjautuu sisään omalla tunnuksellaan. Kun he vaihtavat tilillesi, he näkevät hallintapaneelisi, tekoälyagentit, yhteystiedot ja keskustelut – mutta vain ne osat, joihin olet antanut heille pääsyn.

Jokaisella tiimin jäsenellä on oma kirjautumistunnus, ja kyseinen tunnus on heidän oma tyhjä tilinsä. Siihen ei liity tilausta, krediittejä, kanavia eikä pääsyä sinun tietoihisi tai asiakkaisiisi. Kun he kirjautuvat sisään, he päätyvät automaattisesti työtilaasi, joten käytännössä he eivät koskaan näe kyseistä tyhjää tiliä.

Tiimin jäsenet pysyvät työtilassasi. Jäsen, jonka kirjautuminen on vain kyseinen tyhjä tili, ei saa Takaisin omaan tiliin -vaihtoehtoa, joten asiakastilille kutsumasi katselija ei voi poistua sieltä tyhjään hallintapaneeliin. Vaihtoehto näkyy vain jäsenille, joilla on myös oma tili (jossa on tilaus, kanavia tai yhteystietoja), ja se vie heidät takaisin kyseiselle tilille. Tämä on sama jokaiselle jäsenelle kaikilla laitteilla.

Roolit #

Jokaisella tiimin jäsenellä on yksi kolmesta roolista, joka määrittää heidän oletuskäyttöoikeutensa koko alustalla.

Nimeämishuomautus: tätä roolia kutsutaan tässä oppaassa (ja alla olevassa käyttöoikeustaulukossa) nimellä Editor, mutta sovelluksen roolivalitsimessa se on nimetty Agent-rooliksi — kyseessä on sama rooli ja samat käyttöoikeudet, vain eri nimi näytöllä.

Käyttöoikeusalueet #

Alustalla on 14 käyttöoikeusaluetta. Jokainen niistä voidaan asettaa yhdelle neljästä tasosta:

Alueet ja mitä ne kattavat #

Oletuskäyttöoikeudet rooleittain #

Nämä ovat oletusarvoja — mitä tahansa aluetta voidaan muuttaa jäsenkohtaisesti alla olevassa Käyttöoikeuksien muokkausohjelmassa.

Käyttöoikeuksien mukauttaminen (ohitukset) #

Joskus oletusrooli ei sovi täydellisesti — saatat haluta Muokkaajan, joka voi myös tarkastella analytiikkaa kokonaisuudessaan, tai Järjestelmänvalvojan, jonka ei pitäisi nähdä laskutusta. Alusta tukee käyttöoikeuksien ohituksia: hienojakoisia, aluekohtaisia asetuksia, jotka ohittavat jäsenen roolin oletusasetukset.

Jäsenen käyttöoikeuksien muokkaaminen:

1. Etsi jäsen Jäsenet-luettelosta ja napsauta heidän rivillään olevaa liukusäädinkuvaketta (jos heillä on jo ohituksia, roolin vieressä oleva “N ohitusta” -merkintä avaa saman muokkaimen).
2. Käyttöoikeudet-muokkain luettelee kaikki 14 aluetta, joista jokaisella on neljä tasoa — Ei mitään, Näytä, Muokkaa ja Täysi. Pieni piste merkitsee tason, jonka jäsenen rooli heille jo antaa, joten näet aina, mikä on perustaso ja mikä on mukautettu. Alueiden yläpuolella ovat rajoitukset, jotka määrittävät, kuinka paljon jäsen voi ylipäätään nähdä tilistä: Chatin ja yhteystietojen näkyvyys (katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin chatteihin), Tehtävien näkyvyys (katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin tehtäviin) ja Agentit, kanavat ja osastot (katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin).
3. Muuta haluamiasi alueita ja napsauta Tallenna käyttöoikeudet. Vain ne alueet, jotka poikkeavat roolin oletusasetuksista, tallennetaan ohituksina, ja Jäsenet-luettelo näyttää määrän jokaisen kohdalla, jolla niitä on.
4. Palauta roolin oletusasetukset (muokkaimen vasemmassa alakulmassa) tyhjentää kaikki ohitukset ja palauttaa jäsenen roolin mukaiseen vakio-oikeustasoon.

Jäsenen roolin muuttaminen myöhemmin säilyttää heidän ohituksensa — jokainen alue, jota on mukautettu, pysyy mukautetulla tasollaan, kun taas kaikki muu seuraa uuden roolin oletusasetuksia.

Vain tilin omistaja voi myöntää itseään korkeampia käyttöoikeuksia. Tiimin jäsen, jolla on tiimin hallintaoikeudet, voi kutsua ja hallinnoida muita, mutta hän ei voi antaa kenellekään itseään laajempia oikeuksia eikä keskeyttää tai poistaa tiimin jäsentä, jolla on häntä laajemmat oikeudet. Jos rooli antaisi uudelle henkilölle enemmän oikeuksia kuin kutsujalla on jollakin osa-alueella (esimerkiksi muokkaajan oletusarvoinen Muokkaa-oikeus ajanvarauksiin, kun kutsujan ajanvarausoikeudet on asetettu tilaan Ei mitään), kyseinen osa-alue asetetaan yksinkertaisesti kutsujan omalle tasolle ja kutsu lähetetään; lähetyksen jälkeen näytettävä viesti kertoo, mitä oikeuksia rajoitettiin. Käyttöoikeuksien muokkausnäkymässä itseäsi korkeammat tasot on harmaannutettu.

Esimerkki: Tukiedustajallasi on Agentti (Muokkaaja) -rooli. Oletusarvoisesti kyseisellä roolilla on vain katseluoikeus analytiikkaan — he voivat avata koontinäytöt, mutta eivät hallita niitä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausohjelmansa, aseta Analytiikka tilaan Täysi ja tallenna — kaikki muu pysyy roolin oletusasetuksissa.

Esimerkki (asiakkaat, jotka ylläpitävät omia UKK-osioitaan): Haluat asiakkaan lisäävän ja korjaavan UKK-vastauksia, joita heidän tekoälynsä käyttää, mutta et halua heidän koskevan agentin ohjeisiin, persoonallisuuteen tai asetuksiin. Aseta UKK tilaan Muokkaus ja AI-agentit tilaan Tarkastelu ja tallenna. Tällöin he voivat:

• lisätä, muokata, poistaa ja tuoda UKK-vastauksia Tietopohja-sivulla sekä hallita siellä UKK-ryhmiä ja tietolähteitä;
• avata agentin ja linkittää tai poistaa linkityksiä UKK-osioihin ja lähteisiin sekä muokata itse UKK-vastauksia UKK ja tietopohja -vaiheessa.

Kaikki muu agentin muokkaustyökalussa on heille vain luku -tilassa. UKK ja tietopohja -vaiheessa myös AI-verkkohaku ja Lisäkonteksti ovat harmaana, koska ne ovat agentin omia asetuksia. Aseta UKK tilaan Tarkastelu tai Ei mitään, niin Tietopohja-sivu muuttuu vain luku -tilaan tai katoaa. Jokainen, jolla on Muokkaus-oikeus AI-agentteihin, voi silti muokata UKK-vastauksia, riippumatta siitä, mihin UKK on asetettu.

Esimerkki (jäsenet, joiden ei tule koskea live-automaatioihin): Tukiedustajasi tarvitsee Yhteystiedot-oikeuden tasolla Muokkaus hoitaakseen chattejaan, mutta hänen ei pitäisi koskaan muuttaa automaatioita. Aseta Automaatiot tilaan Näkymä (hän voi katsoa, mutta ei muuttaa) tai Ei mitään (Automaatiot katoaa hänen valikostaan) ja tallenna. Hänen Yhteystiedot-oikeutensa pysyvät ennallaan.

Esimerkki (toimistot): Haluat tiimiläisen hallinnoivan yleisiä asetuksia, ilmoituksia ja webhookeja, mutta et halua hänen avaavan brändäystäsi. Jätä Asetukset tilaan Muokkaa ja aseta White Labeling tilaan Ei mitään — White Labeling -osio katoaa heidän Asetukset-valikostaan ja kaikki brändäyksen tallennusyritykset evätään heiltä, kun taas muu osa Asetuksista toimii edelleen. White Labeling -rivillä näkyy piste siinä tasossa, johon Asetukset on asetettu, koska se seuraa sitä, kunnes siirrät sen.

Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin #

Käyttöoikeusalueet päättävät, mitä jäsen voi käsitellä – keskusteluja, yhteystietoja, tekoälyagentteja. Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys päättää, kuinka paljon hän voi nähdä: kaiken tilillä olevan vai vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot.

Tämä on hyödyllinen vaihtoehto freelancerille, joka hoitaa yhtä segmenttiä, ulkoistetulle agentille tai juniorille, jonka tulisi hoitaa omaa jonoaan selaamatta koko asiakaskuntaasi.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → jäsenen rivillä oleva liukusäädinkuvake → Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys -osio käyttöoikeuseditorin yläosassa.

Valitse toinen kahdesta vaihtoehdosta:

• Kaikki yhteystiedot — jäsen näkee jokaisen tilillä olevan keskustelun ja yhteystiedon. Tämä on oletusarvo ja tapa, jolla jokainen nykyinen jäsen jo toimii.
• Vain hänelle määritetyt — jäsen näkee vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot, ei mitään muuta.

Kun Vain hänelle määritetyt on valittuna, näkyviin tulee yksi lisävalinta:

• Näytä myös määrittämättömät — omien keskustelujensa lisäksi jäsen näkee myös keskustelut ja yhteystiedot, joita kukaan ei ole vielä ottanut hoitaakseen. Ota tämä käyttöön henkilölle, joka työskentelee jaetussa jonossa ja poimii sieltä keskusteluja; jätä se pois päältä henkilöltä, jonka tulisi nähdä vain se, mitä annat hänelle.

Napsauta Tallenna käyttöoikeudet, kun olet valmis. Muutos astuu voimaan seuraavan kerran, kun jäsen lataa tai päivittää tilisi.

Mitä jäsen näkee #

Rajoitus koskee kaikkea, ei vain chat-listaa: heidän Chat-postilaatikkoaan, Yhteystiedot-listaa, Tehtäviä (vain tehtävät yhteystiedoista, jotka he voivat nähdä, sekä tehtävät ilman yhteystietoa, jotka he ovat luoneet tai jotka on määritetty heille), hakutuloksia, jonon määriä ja merkkejä, kaikkea mitä he vievät ulos, sekä uusia saapuvia viestejä. Heille ei ole suodatinta, jonka he voisivat tyhjentää, eikä näkymää, joka näyttäisi heille enemmän – se on yksinkertaisesti heidän kirjautumisensa rajapinta tilisi sisällä.

Muutamia käytännön vaikutuksia:

• Vastuuhenkilö-suodatin keskusteluissa supistuu vain muotoon Sinä (plus Määrittämätön, jos sallit sen), koska hänellä ei ole mitään muuta suodatettavaa.
• Hänen luomansa tai tuomansa yhteystiedot määritetään hänelle automaattisesti, joten hän näkee juuri lisäämänsä tiedot.
• Hän voi edelleen siirtää keskustelun eteenpäin. Keskustelun uudelleenmäärittäminen kollegalle toimii tavalliseen tapaan — keskustelu poistuu tällöin hänen näkymästään, koska se ei ole enää hänen, joten keskustelut kannattaa siirtää harkiten.
• Linkki keskusteluun, joka ei kuulu hänelle, ei yksinkertaisesti avaudu hänelle.

Miten se toimii määritysten kanssa #

Näkyvyys on raja; määritys päättää, kuka sen sisäpuolelle päätyy. Määrityksissä ei mikään muutu: Saapuvien keskustelujen automaattinen määritys jakaa uudet yhteystiedot edelleen samalla tavalla, ja manuaalinen määritys keskustelun ⋮-valikosta toimii myös – katso Keskustelujen määrittäminen. On siis kolme tapaa, joilla keskustelu päätyy rajoitetulle jäsenelle: automaattinen määritys antaa sen heille, sinä tai tiimiläisesi määritätte sen heille käsin, tai he ottavat sen itse määrittämättömien jonosta (jos olet sallinut sen).

Jos rajoitettu jäsen poistetaan automaattisen määrityksen kierrosta, he näkevät vain sen, mitä muut heille käsin määrittävät.

Hyvä tietää #

• Tilin omistajaa ei voi koskaan rajoittaa. Omistaja näkee aina kaiken.
• Tämä on erillään roolista. Mitä tahansa roolia voi rajoittaa – jopa järjestelmänvalvojaa, vaikka se onkin epätavallinen yhdistelmä, ja muokkausohjelma ilmoittaa tästä, kun valitset sen.
• Tilin laajuisia summia ei jaeta. Kojelaudan analytiikka ja päivittäiset yhteenvedot ovat koko tilin lukuja, joten rajoitettu jäsen, jolla on pääsy näille alueille, näkee silti tilitason luvut. Jos tämä on ongelma, aseta kyseisen jäsenen kohdalla Analytiikka ja Päivittäiset yhteenvedot tilaan Ei mitään samassa muokkausohjelmassa.
• Jäsenet, joilla on tiimin hallintaoikeudet, näkevät jäsenluettelon tavalliseen tapaan – näkyvyyden rajoittaminen koskee keskusteluja ja yhteystietoja, ei tiimilistaasi.
• Se rajoittaa mitä yhteystietoja he näkevät, ei mitä he näkevät niistä. Keskustelun sisällä jäsen näkee edelleen kyseisen yhteystiedon puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, muistiinpanot ja mukautetut kentät keskustelun otsikossa ja yhteystietopaneelissa, vaikka Yhteystiedot olisi asetettu tilaan Ei mitään (tämä poistaa vain Yhteystiedot-sivut, yhteystietojen muokkauksen, kaupat ja tehtävät). Jos haluat peittää ne samalla kun jäsen jatkaa vastaamista, kytke päälle Piilota asiakkaan yhteystiedot kyseiselle jäsenelle. Yksityisyyden sumentaminen (Asetukset → Suojaus) on selainkohtainen sumentaminen näytön jakamista varten, jonka henkilö voi itse kytkeä pois päältä; se ei ole pääsynhallintatyökalu.

Jäsenen rajoittaminen vain omiin tehtäviin #

Tehtävien näkyvyys on erillinen valinta chatin ja yhteystietojen näkyvyydestä. Käytä sitä, kun useat ihmiset vastaavat samoille asiakkaille, mutta kunkin heistä tulisi työskennellä vain heille annettujen tehtävien parissa. Kaksi kollegaa voi avata saman asiakkaan chatin, vaikka kumpikin näkee vain omat tehtävänsä.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → jäsenen rivillä oleva liukusäädinkuvake → Tehtävien näkyvyys -osio Käyttöoikeudet-muokkaimessa.

Valitse toinen kahdesta vaihtoehdosta:

• Kaikki tehtävät, jotka he näkevät yhteystietojensa kautta — oletusarvo. Jäsen näkee jokaisen tehtävän niillä yhteystiedoilla, joihin heillä on pääsy.
• Vain heille määritetyt tehtävät — jäsen näkee tehtävän vasta, kun se on määritetty heille, vaikka he voisivat avata saman asiakkaan kuin kollega.

Kun Vain heille määritetyt tehtävät on valittuna, kaksi lisävalintaruutua laajentavat tätä:

• Näytä myös heidän luomansa tehtävät — henkilön itse luomat tehtävät pysyvät näkyvissä hänelle, vaikka hän siirtäisi ne jollekin toiselle.
• Näytä myös tehtävät, joita ei ole määritetty kenellekään — tehtävät, joita kukaan ei ole vielä ottanut hoitaakseen, kuten tekoälyagenttisi luomat uudet tehtävät, pysyvät näkyvissä, jotta he voivat ottaa ne vastaan.

Napsauta Tallenna käyttöoikeudet, kun olet valmis. Jäsenillä, joilla on valittuna Vain heille määritetyt tehtävät, on Vain omat tehtävät -merkki Jäsenet-luettelossa.

Mitä jäsen näkee #

• Kaikkialla, missä tehtävät näkyvät: tehtävätaulu, haku, suora linkki tehtävään ja yhteystiedon tehtäväluettelo. Linkki tehtävään, joka ei ole heidän, ei avaa sitä heille.
• Kun tehtävä määritetään pois heiltä, se poistuu heidän taulultaan.
• Heidän ilmoituskellonsa ei näytä tehtäväilmoituksia.
• Yhteystietojen näkyvyys pätee edelleen. Jäsen, joka on rajoitettu vain omiin chatteihinsa, näkee vain ne tehtävät, jotka liittyvät yhteystietoihin, joita hän voi nähdä, ja Vain heille määritetyt tehtävät -asetuksella vain niistä määritetyt tehtävät.
• Tilin omistajaa ei koskaan rajoiteta, eikä oletusasetuksissa olevien jäsenten kohdalla mikään muutu.

Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin #

Yllä oleva osio rajoittaa henkilön vain hänelle määritettyihin keskusteluihin. Tämä osio rajoittaa heidät sen mukaan, mihin keskustelu kuuluu: tiettyyn tekoälyagenttiin, tiettyyn kanavaan, tiettyyn osastoon tai mihin tahansa näiden yhdistelmään.

Käytä tätä tiimeille, jotka on jaettu alueittain työmäärän sijaan — tukihenkilö, jonka tulisi nähdä vain tukiagenttien keskustelut, vain WhatsAppia käyttävä edustaja, myyntiedustaja, joka hoitaa myyntijonoa, tai ulkoistettu tiimi, joka hoitaa yhtä kanavaa puolestasi.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → jäsenen rivillä oleva liukusäädinkuvake → Agentit, kanavat ja osastot -osio, aivan Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys -kohdan alapuolella.

Valitse agentit, joiden parissa tämä henkilö työskentelee, ja/tai kanavat ja/tai osastot. Jätä lista tyhjäksi, jos et halua rajoittaa sitä. Älä valitse mitään, niin he näkevät kaiken, mikä on oletusarvo ja miten jokainen olemassa oleva jäsen jo toimii. (Osastot-lista näkyy vasta, kun olet luonut niitä.)

Kanavia rajoitetaan tyypin, ei määrän mukaan. WhatsApp Web -valinnan merkitseminen näyttää jäsenelle jokaisen tilillä olevan WhatsApp Web -numeron. Jos haluat pitää jonkun tietyssä numerossa, määritä kyseiselle numerolle oma tekoälyagentti kohdassa Kuka vastaa uusiin keskusteluihin ja rajoita jäsen kyseiseen agenttiin. Tämä koskee uusia keskusteluja; yhteystiedot, joita toinen agentti jo käsittelee, pysyvät kyseisellä agentilla.

Nämä kaksi rajoitusta toimivat yhdessä #

Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys sekä Agentit, kanavat ja osastot ovat erillisiä rajoituksia, ja molemmat ovat voimassa samanaikaisesti:

• Agentit/kanavat/osastot yksinään antavat sinulle jaetun tiimin postilaatikon — kaikki tukitiimin jäsenet näkevät jokaisen tukiagentin keskustelun, kuka tahansa sitä käsitteleekin.
• Sama yhdistettynä Vain hänelle määritetyt -asetukseen antaa sinulle kapeamman version — vain heidän omat keskustelunsa, heidän agentillaan, eikä mitään muuta.

Kaikki, mitä “vain määritetyt” -rajoitus kattaa, koskee myös tätä: Keskustelujen saapuneet-kansio, Yhteystiedot, haku, määrät ja merkit, viennit sekä reaaliajassa saapuvat viestit. Se on heidän kirjautumisensa rajapinta, ei suodatin, jonka he voivat poistaa.

Keskustelut ilman agenttia #

Joitakin keskusteluja ei käsittele mikään agentti — vanhempia keskusteluja ajalta ennen agenttien määrittämistä sekä kaikkia keskusteluja, jotka jäsen aloittaa itse. Oletusarvoisesti ne pysyvät piilossa agenttirajoitetulta jäseneltä.

Valitse Näytä myös keskustelut, joita ei käsittele mikään agentti, jos haluat heidän näkevän myös ne. Tämä kannattaa valita, jos jäsenen on aloitettava omia keskustelujaan, sillä hänen luomallaan keskustelulla ei ole vielä agenttia.

Hyvä tietää #

• Tilin omistajaa ei voi koskaan rajoittaa. Omistaja näkee aina kaiken.
• Tämä on erillään roolista. Mitä tahansa roolia voidaan rajoittaa tällä tavalla, järjestelmänvalvoja mukaan lukien.
• Agentin poistaminen ei riko mitään. Jäsen, joka on rajoitettu agenttiin, jota ei enää ole olemassa, lakkaa yksinkertaisesti näkemästä sen keskusteluja; mitään virheitä ei tapahdu, ja voit valita uuden agentin milloin tahansa. Osaston poistaminen on vielä parempi: jokainen siihen rajoitettu jäsen vapautuu rajoituksesta automaattisesti, joten kenenkään postilaatikko ei jää tyhjäksi.
• Sama koko tilin poikkeus kuin edellä. Hallintapaneelin analytiikka ja päivittäiset yhteenvedot pysyvät koko tilin kattavina lukuina. Aseta nämä alueet jäsenelle tilaan Ei mitään, jos tämä on ongelma.

Asiakkaan yhteystietojen piilottaminen jäseneltä #

Yllä olevat rajoitukset päättävät, mitä keskusteluja ja yhteystietoja jäsen voi nähdä. Tämä asetus päättää, voiko hän nähdä, kuka asiakas on. Kun otat tämän käyttöön jäsenelle, jokainen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja sosiaalisen median tunnus tililläsi peitetään heiltä – he voivat edelleen lukea ja vastata keskusteluihin, mutta he eivät koskaan saa tietoonsa numeroa, jonka he voisivat viedä mukanaan.

Käytä tätä tukihenkilölle tai ulkoistetulle tiimille, jonka tulee hoitaa keskustelu, mutta ei saada asiakasluetteloa haltuunsa.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → liukusäädinkuvake jäsenen rivillä → Yhteystiedot, suoraan Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys -kohdan alla.

Valitse Piilota asiakkaan yhteystiedot tältä jäseneltä ja napsauta Tallenna käyttöoikeudet. Muutos astuu voimaan seuraavan kerran, kun jäsen lataa tai päivittää tilisi.

Mitä jäsen näkee #

• Puhelinnumero näkyy muodossa +316 ••• ••• •78: kolme ensimmäistä ja kaksi viimeistä numeroa näkyvät, jotta kaksi “Tuntematonta” yhteystietoa voidaan edelleen erottaa toisistaan. Sähköposti näkyy muodossa h•••@•••.com ja sosiaalisen median tunnus muodossa d•••.
• Peittäminen koskee kaikkea: keskustelujen saapuneet-kansiota ja sen otsikkoa, yhteystietopaneelia, yhteystietoluetteloa ja -korttia, hakutuloksia, tapaamisia, tehtäviä ja kauppoja, ilmoituksia sekä osoiteriviä – keskustelun linkki ei myöskään koskaan sisällä numeroa.
• Asiakkaan viestin sisään kirjoittamat numerot ja sähköpostit peitetään myös keskusteluketjussa ja viestin esikatselussa, joten “soita minulle numeroon 06 12345678” näkyy muodossa “soita minulle numeroon •••”. Ääniviestien tekstitykset on suojattu; äänessä itsessään puhuttua tai kuvassa näkyvää numeroa ei peitetä.
• Numerolla tai sähköpostilla hakeminen ei tuota heille tuloksia, ja luettelo- tai suodatinsääntöjä puhelin- tai sähköpostikentän perusteella ei sallita. He voivat edelleen hakea nimellä.
• He eivät voi viedä mitään. Yhteystietojen vienti, keskustelujen litteroinnit ja sähköpostitse lähetetyt litteroinnit on kytketty pois päältä kyseiseltä jäseneltä sovelluksessa ja kaikissa latauksissa.
• Soita-toiminnot, lähetä sähköpostia -toiminnot ja “jatka WhatsAppissa / SMS-viestillä” -toiminnot on piilotettu; yhteystiedon puhelin- ja sähköpostikentät ovat heille vain luku -muodossa.
• Vastaaminen toimii täsmälleen kuten ennenkin jokaisessa kanavassa, koska lähettäminen ei koskaan vaatinut jäseneltä numeron tietämistä.

Hyvä tietää #

• Tilin omistajaa ei voi koskaan piilottaa. Omistaja näkee aina kaiken.
• Tämä on erillinen roolista. Mikä tahansa rooli voidaan piilottaa, myös järjestelmänvalvoja, ja se toimii yhdessä kahden yllä mainitun rajoituksen kanssa.
• Piilotettu jäsen ei voi poistaa kenenkään piilotusta. Henkilö, jonka omat yhteystiedot on piilotettu, voi ottaa asetuksen käyttöön muille (jos hän hallinnoi tiimiä), mutta ei koskaan pois päältä – ei kollegalle eikä itselleen. Jokainen asetusmuutos kirjataan tilin lokiin.
• Alle seitsemännumeroiset luvut viestien sisällä pysyvät näkyvissä (tilausnumerot, hinnat, päivämäärät).
• Jos lisäsit tiimin jäsenen osoitteen omiin ilmoitussähköposteihisi, nämä sähköpostit saavuttavat heidät samalla tavalla kuin sinut – poista heidät kyseiseltä listalta, jos asetuksella on merkitystä.
• “Paljasta”-painiketta ei ole, eikä katselukohtaista lokia pidetä: piilotettu on piilotettu, ja omistaja näkee kaiken.
• Yhteystietojen käyttöoikeus asetettuna tilaan Ei mitään tarkoittaa, ettei jäsen näe yhteystietoja myöskään valitsimissa: yleishaku (Cmd+K), tapaamisten varauslomake, tehtävät ja kaupat näyttävät heille tyhjää listaa. Anna heille yhteystietojen katseluoikeus, jos heidän on valittava yhteystieto; lista näyttää tällöin maskatut numerot ja sähköpostiosoitteet.

Osastot #

Osasto on tiimisi nimetty ryhmä — Myynti, Asiakastuki, HR. Se antaa sinulle kolme asiaa, joita pelkkä määrittäminen ei voi tarjota: nimi sille, kuka omistaa liidin, tapa uusille keskusteluille tavoittaa oikea tiimi itsestään, ja kierto, joka kattaa vain kyseisen tiimin.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → Osastot-kortti, aivan Automaattisen määrityksen alapuolella.

Osaston luominen #

Napsauta Lisää osasto ja täytä sitten:

• Nimi — tiimin nimi. “Myynti”, “Asiakastuki”, “HR”.
• Jäsenet — valitse tiimiin kuuluvat henkilöt. Voit kuulua itsekin tiimiin.
• Uudet keskustelut, joita nämä agentit käsittelevät / Uudet keskustelut näissä kanavissa — valinnainen. Valitse nämä, niin uudet vastaavat keskustelut arkistoidaan automaattisesti tälle osastolle. Jos et valitse mitään, osasto on vain manuaalinen: liidit päätyvät sinne, kun joku siirtää ne sinne.
• Jaa jokainen uusi liidi myös sille, jolla on tällä osastolla vähiten töitä juuri nyt — päällä oletuksena. Kytke tämä pois päältä, jos tiimi työskentelee jaetusta jonosta ja poimii omat liidinsä. Uusien liidien kohdalla tämä vaatii myös Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti -asetuksen päälle: ilman sitä uudet liidit arkistoidaan osastolle, mutta niitä ei jaeta kenellekään, ja näet huomautuksen valintaruudun alla. Tekoälyagentin tälle osastolle lähettämät eskalaatiot jaetaan joka tapauksessa (katso alta).

Jos valitset sekä agentin että kanavan, keskustelun on vastattava molempia, jotta se arkistoidaan tänne – näin voit antaa yhdelle tiimille “tukiagentin, mutta vain WhatsAppissa”, kun taas toinen hoitaa loput.

Liidin arkistointi käsin #

Avaa mikä tahansa keskustelu, napsauta ⋮-valikkoa ja valitse Arkistoi osastoon…. Valitse osasto (tai Ei osastoa, jos haluat poistaa sen osastosta).

Ellet kytke sitä pois päältä, liidin manuaalinen arkistointi antaa sen myös sille tiimin jäsenelle, jolla on tällä hetkellä vähiten chatteja — samaa kiertoa, jota automaattinen määritys käyttää. (Manuaalinen arkistointi tekee tämän riippumatta siitä, onko tilinlaajuinen automaattisen määrityksen kytkin päällä; vain automaattinen reititys riippuu siitä.) Kahta asiaa se ei koskaan tee:

• Se ei koskaan ota keskustelua pois henkilöltä, joka sitä jo hoitaa. Jos keskustelulla on jo vastuuhenkilö, sen arkistointi osastoon muuttaa vain osastoa.
• Se ei koskaan muuta vastaajaa. Se on keskustelun tekoälyagentti, jota voit muuttaa sivupaneelista.

Agentin eskalaatioiden lähettäminen osastolle #

Tekoälyagentti voi lähettää ihmiselle tarkoitetut hälytykset suoraan osastolle: avaa agentti, siirry sen Ihmishälytykset-kytkimeen ja valitse osasto kohdasta Lähetä eskalaatiot kohteeseen (katso Tekoälybotin määritys).

Kun kyseinen agentti siirtää keskustelun:

• Keskustelu arkistoidaan osastolle.
• Jos jollakulla osastolla on jo kyseinen keskustelu, se pysyy hänellä ja hän saa hälytyksen.
• Muussa tapauksessa, jos Jaa jokainen uusi liidi myös sille, jolla on tällä osastolla vähiten töitä juuri nyt on päällä, se menee kyseiselle henkilölle ja hän saa hälytyksen. Koko tilin kattava automaattisen määrityksen kytkin ei vaikuta tähän.
• Jos kyseinen kytkin on pois päältä, keskustelu odottaa osaston jaetussa jonossa ja kaikki osaston jäsenet saavat hälytyksen, jolloin kuka tahansa vapaana oleva voi poimia sen.

Jokainen henkilö saa hälytyksen omien ilmoitusasetustensa mukaisesti. Sinä tilin omistajana saat edelleen omasi. Jos osasto poistetaan tai kukaan sen jäsenistä ei ole enää aktiivinen, kyseisen agentin eskalaatiot ohjautuvat takaisin tilin omistajalle.

Voit myös lähettää agentin eskalaatiot yhdelle henkilölle koko osaston sijaan; valitse hänet samasta luettelosta.

Osastot ja määritykset ovat erillisiä #

Keskustelulla voi olla molemmat, ja ne vastaavat eri kysymyksiin:

• Vastuuhenkilö – mikä henkilö hoitaa sitä.
• Osasto – mikä tiimi vastaa siitä.

Toisen muuttaminen ei koskaan poista toista. Tämä on harkittua: liidi voi liikkua myyntitiimin sisällä ihmisten välillä koko viikon ja olla silti myynnin liidi.

Henkilön rajoittaminen omaan osastoon #

Kun olet luonut osastoja, jäsenen käyttöoikeuksien muokkausnäkymän Agentit, kanavat ja osastot -osioon ilmestyy kolmas vaihtoehto: Osastot. Valitse yksi tai useampi, niin kyseinen henkilö näkee vain niihin arkistoidut liidit.

• Itsekseen tämä on jaettu tiimin postilaatikko – kaikki myynnissä näkevät jokaisen myynnin liidin, kuka tahansa sitä hoitaakaan.
• Yhdessä Vain heille määritetyt -asetuksen kanssa se on suppeampi versio: vain heidän omat myynnin liidinsä eikä mitään muuta.

Keskustelut, joilla ei ole osastoa, pysyvät piilossa osastorajoitetulta jäseneltä. Valitse Näytä myös keskustelut, jotka eivät kuulu mihinkään osastoon, jos haluat heidän näkevän myös ne – tämä kannattaa tehdä, kun vielä arkistoit vanhoja keskusteluja, sillä jokainen olemassa oleva keskustelu alkaa ilman osastoa.

Hyvä tietää #

• Osastot eivät itsessään anna mitään oikeuksia. Osastoon kuuluminen ei muuta sitä, mitä joku voi nähdä tai tehdä – vain yllä mainittu rajoitus tekee niin.
• Sellaisen osaston poistaminen, johon joku on rajoitettu, on estetty. Sinulle kerrotaan, kuka se on, jotta voit muuttaa heidän käyttöoikeuksiaan ensin. Tämä on harkittua: heidän rajoitustensa hiljainen poistaminen antaisi heille pääsyn koko asiakaskuntaasi kenenkään huomaamatta.
• Liidit toimivat edelleen poiston jälkeen. Poistettuun osastoon arkistoidut yhteystiedot lakkaavat vain näkymästä siinä, ja seuraavan kerran kun arkistoit ne, se pysyy.
• Kierto koskee vain ihmisiä, jotka ovat todella töissä. Poissa oleva jäsen, automaattisesta määrityksestä pois kytketty jäsen tai sinä itse, jos olet kytkenyt itsesi pois – kukaan heistä ei saa liidiä, vaikka heidät olisi listattu osastoon.
• Jos kukaan osastolla ei ole saatavilla, liidi arkistoidaan silti osastoon ja se jää määrittämättömäksi tiimin poimittavaksi.
• Osastorajoitetun jäsenen luoma yhteystieto arkistoidaan automaattisesti heidän osastoonsa, jotta he eivät kadota näkyvistään jotain, jonka he juuri itse lisäsivät. (Vain kun heidät on rajoitettu täsmälleen yhteen – useamman kohdalla ei voi arvata, mihin se kuuluu.)

Tiimin jäsenten kutsuminen #

1. Siirry kohtaan Team (tai Settings → Team) ja napsauta Invite teammate.
2. Syötä henkilön sähköpostiosoite.
3. Avaa Role-pudotusvalikko ja valitse Admin, Agent (Editor) tai Viewer.
4. Napsauta Send invite.

• Henkilö saa sähköpostikutsun, jossa on linkki hyväksymistä varten. Jos hänellä ei ole vielä tiliä, sellainen luodaan hänelle automaattisesti väliaikaisella salasanalla, joka on mukana sähköpostissa.
• Kutsu on voimassa 7 päivää; sen jälkeen se vanhenee ja sinun on lähetettävä se uudelleen.
• Odottavat kutsut näkyvät omassa luettelossaan jäsenluettelon alapuolella, joten näet, kuka ei ole vielä hyväksynyt kutsua.

Tiimin paikkakiintiöt #

Tilauksesi määrittää, kuinka monta tiimin jäsentä voit lisätä. Odottavat kutsut lasketaan mukaan kiintiöösi, joten kutsu, jota kukaan ei ole vielä hyväksynyt, vie silti yhden paikan.

Tiimi-sivulla näkyy, kuinka monta paikkaa olet käyttänyt ja kuinka monta paikkaa sinulla on yhteensä. Jos saavutat rajan, näet virheilmoituksen yrittäessäsi kutsua jonkun. Peruuta käyttämätön kutsu vapauttaaksesi tilaa tai siirry laajempaan tilaukseen kohdasta Asetukset → Laskutus.

Jos tilisi on palveluntarjoajasi hallinnoima, he määrittävät käyttöoikeuksien määrän — se voi olla mikä tahansa heidän valitsemansa luku. Jos tiimin jäsenet eivät sisälly tilaukseesi, kutsuminen on poistettu käytöstä; pyydä tilisi palveluntarjoajaa ottamaan se käyttöön tai nostamaan rajaa.

Kutsujen hallinta #

Odottavien kutsujen luettelosta voit:

• Lähetä uudelleen kutsu, jos henkilö ei saanut sitä tai linkki vanheni.
• Peruuta kutsu (roskakorikuvake), jos et halua enää lisätä kyseistä henkilöä. Tämä toimii myös vanhentuneille kutsuille, joten voit poistaa vanhat merkinnät listalta.

Kutsun hyväksyminen #

1. Napsauta Hyväksy kutsuviestissä.
2. Jos olet uusi käyttäjä alustalla, kirjaudu sisään sähköpostissa olevalla väliaikaisella salasanalla ja aseta uusi salasana.
3. Jos sinulla on jo tili, kirjaudu sisään nykyisillä tunnuksillasi.
4. Kun olet hyväksynyt kutsun, kirjautuminen vie sinut suoraan kyseiselle tilille.

Voit myös hylätä kutsun, jos et halua liittyä.

Tilien välillä vaihtaminen (tiimitila) #

Tiimin jäsenet eivät työskentele tililläsi koko ajan – heillä on oma tili, ja he vaihtavat tilillesi tarvittaessa.

1. Tiimin jäsen kirjautuu sisään omalla sähköpostillaan ja salasanallaan.
2. Hänet ohjataan suoraan tilillesi. Vasemman sivupalkin yläreunassa oleva vaihtaja näyttää tilin, jossa hän työskentelee.
3. Hallintapaneelisi latautuu määrittämilläsi käyttöoikeuksilla – alueet, joihin heillä ei ole pääsyä, on piilotettu kokonaan navigoinnista.
4. Kun he ovat valmiita, he yksinkertaisesti Kirjaudu ulos. Jäsenet, joilla on myös oma tili, näkevät kyseisessä vaihtajassa Takaisin omaan tiliin -vaihtoehdon palatakseen sille.

Sama sähköpostiosoite voi kuulua usealle tilille samanaikaisesti. Jos sinut kutsutaan toiselle tilille sähköpostilla, jolla on jo pääsy muualle, uusi pääsy lisätään automaattisesti – mitään ylimääräistä ei tarvitse hyväksyä, ja säilytät aiemmat käyttöoikeutesi.

Tilin vaihtaja vasemman sivupalkin yläreunassa näyttää tiimin jäsenelle aina, missä tilissä hän parhaillaan työskentelee. Kun hän kuuluu useampaan kuin yhteen tiliin, sen napsauttaminen listaa muut tilit, jotta hän voi siirtyä niiden välillä.

Kaikki, mitä tiimin jäsen tekee — kanavan yhdistäminen, yhteystietojen tuominen, keskusteluihin vastaaminen — tapahtuu tilissä, jossa hän työskentelee, joten se on tilin omistajan nähtävissä ja käyttää kyseisen tilin tilausta ja krediittejä. Hänen oma kirjautumisensa on vain avain; se ei sisällä omia kanavia, yhteystietoja tai krediittejä.

Koska sisäänkirjautuminen vie tiimin jäsenen aina tilille, johon hän kuuluu, kutsu ihmisiä käyttämällä sähköpostiosoitetta, jolla ei vielä ole omaa erillistä tiliä alustalla.

Mitä tiimin jäsenet näkevät #

• He näkevät vain ne alueet, joihin olet antanut heille käyttöoikeuden.
• “Ei mitään” -tilaan asetetut alueet eivät näy navigoinnissa lainkaan.
• Jos olet rajoittanut heidän chat- ja yhteystietonäkyvyyttään, he näkevät vain heille määritetyt keskustelut ja yhteystiedot kaikkialla sovelluksessa. Sama koskee agentti- tai kanavarajoitusta.
• Jos olet piilottanut asiakkaan yhteystiedot heiltä, jokainen puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tunnus on peitetty, vientitoiminnot on poistettu käytöstä, eivätkä he voi etsiä yhteystietoa numeron perusteella.
• “Näkymä”-alueet näkyvät, mutta kaikki muokkausohjaimet on poistettu käytöstä.
• Hyvityssaldo ja laskutustiedot näkyvät vain Laskutus-oikeudella.
• Tiimin jäsen näkee aina oman sähköpostinsa vasemman sivupalkin alareunassa ja kohdassa Asetukset → Profiili (oma nimi ja sähköposti), kun taas muu Profiili (asetukset, ilmoitukset ja muut työtilan asetukset) kuuluu tilin omistajalle. Sivupalkin yläreunan Työskentely tilissä -merkintä on sen tilin nimi, jossa he työskentelevät, ei heidän omansa.
• Asetukset → Suojaus näyttää tiimin jäsenelle vain työtilan istunnon ja yksityisyysasetukset. Kirjautumissähköposti, salasana, kaksivaiheinen todennus ja tilin poistamisen ohjaimet kuuluvat tilin omistajan kirjautumiseen, eikä niitä näytetä tiimin jäsenille.
• Ohjattu asennustoiminto näytetään vain jäsenille, joilla on Muokkaus- tai Täysi-oikeus sekä Asetukset- että AI-agentit-alueisiin, koska se muuttaa yrityksen tietoja, kanavia ja agenttia. Jokainen muu, joka avaa sen, ohjataan takaisin hallintapaneeliin.

Tiimin jäsenen muokkaaminen #

1. Siirry kohtaan Tiimi (tai Asetukset → Tiimi).
2. Etsi jäsenen rivi ja napsauta roolipainiketta (heidän nykyinen roolinsa, joka näkyy värillisenä pillerinä) avataksesi pienen valikon, jossa on Järjestelmänvalvoja / Agentti / Katselija, ja valitse sitten uusi rooli.

Tämä on ainoa asia, jota roolivalinta muuttaa. Kaikki muu jäsenen käyttöoikeuksiin liittyvä – aluekohtaiset ohitukset, keskustelu- ja yhteystietonäkyvyys sekä mahdolliset agentti- tai kanajarajoitukset – löytyvät saman rivin liukusäädinkuvakkeen takaa.

Muutokset tulevat voimaan jäsenelle muutamassa sekunnissa, vaikka heillä olisi tilisi jo auki: sivu, jolle heillä ei ollut pääsyä, avautuu itsestään ilman sivun päivittämistä.

Jäsenen nimen muuttaminen #

Jäsenen nimi otetaan hänen omalta tililtään, kun hän liittyy, tai hänen sähköpostiosoitteestaan, jos nimeä ei ole määritetty. Voit muuttaa nimeä napsauttamalla kyseisen rivin liukusäädinkuvaketta, kirjoittamalla uuden nimen muokkaimen yläreunassa olevaan Nimi-kenttään ja napsauttamalla Tallenna käyttöoikeudet. Uusi nimi näkyy jäsenluettelossa, keskustelujen määrityksissä sekä kaikissa viesteissä, jotka jäsen lähettää tästä eteenpäin. Sinä (tai tiimin hallinnoija) määrität nimen tässä; jäsen ei voi muuttaa sitä omasta profiilistaan.

Heidän sähköpostiosoitettaan ei voi muuttaa tässä – se yksilöi jäsenen. Jos haluat lisätä eri henkilön, lähetä uusi kutsu.

Tiimin jäsenen tilin jäädyttäminen #

1. Etsi tiimin jäsen Jäsenet-luettelosta.
2. Napsauta taukokuvaketta heidän rivinsä vieressä.

Keskeytetty jäsen ei voi vaihtaa tilillesi, mutta hän säilyttää roolinsa ja käyttöoikeusasetuksensa, joten voit aktivoida hänet uudelleen yhdellä napsautuksella myöhemmin – poistamista ja uudelleenkutsua ei tarvita.

Keskeytys estää uudet istunnot; jos henkilöllä on jo tilisi auki, se ei välttämättä keskeytä kyseistä istuntoa välittömästi.

Tiimin jäsenen poistaminen #

1. Etsi tiimin jäsen Jäsenet-luettelosta.
2. Napsauta roskakorikuvaketta ja vahvista.

Kun heidät on poistettu, he eivät voi enää vaihtaa tilillesi (heidän oma tilinsä ja henkilökohtaiset tietonsa säilyvät ennallaan). Lisää heidät takaisin myöhemmin uudella kutsulla.

Poisto astuu voimaan välittömästi. Jos henkilö työskentelee parhaillaan tililläsi, hänet kirjataan ulos pian sen jälkeen.

Saapuvien yhteystietojen automaattinen määrittäminen #

Oletusarvoisesti keskustelu määritetään henkilölle vain, kun jokin pakottaa sen – ihmisen tekemä hälytys tai manuaalinen valinta. Kaikki muu pysyy Määrittämättömät-jonossa.

Miten pääset sinne: Kytke Tiimi-sivun yläreunasta päälle Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti.

Mitä se tekee #

Kun tämä on päällä, jokainen ensimmäistä kertaa viestivä yhteystieto määritetään tiimin jäsenelle (tai sinulle, tilin omistajalle), jolla on vähiten määritettyjä yhteystietoja viimeisen 30 päivän aikana. Ajan myötä tämä jakaa saapuvan viestinnän tasaisesti kaikkien saatavilla olevien kesken.

Ketkä kuuluvat ryhmään #

Kaikki aktiiviset käyttäjät, joita ei ole poistettu kierrosta: sinä ja jokainen aktiivinen tiimin jäsen. Keskeytettyjä tai poistettuja jäseniä ei koskaan oteta huomioon, eikä rooleilla ole merkitystä.

Jos käytät osastoja, niillä on etuoikeus. Uusi keskustelu, joka vastaa osaston agentti- tai kanavasääntöä, arkistoidaan kyseiseen osastoon, ja kierto rajataan sen jäseniin – joten WhatsApp-liidi menee jollekin myynnissä sen sijaan, että se menisi kenelle tahansa koko tilin käyttäjälle, jolla on sattumalta hiljaisinta. Keskustelut, joita mikään osasto ei vaadi, palaavat yllä kuvattuun tilin laajuiseen kiertoon.

Arkistointi itsessään ei riipu tästä valinnasta: osaston reitityssääntö arkistoi keskustelut sen alla riippumatta siitä, onko automaattinen määritys päällä vai ei. Valinta määrittää vain sen, ohjataanko liidi myös henkilölle.

Osallistujien valitseminen #

Kaikille tiimin jäsenille ei välttämättä tarvitse jakaa keskusteluja. Esimies, joka on mukana vain valvontaa varten, tai asiantuntija, joka tarkistaa keskusteluja vain silloin tällöin, voi pysyä kierron ulkopuolella menettämättä mitään käyttöoikeuksia.

Jokaisella tiimin listalla olevalla henkilöllä — sinä mukaan lukien, tilin omistajana — on rivillään Sisällytä automaattiseen jakoon -kytkin. Kaikki ovat oletuksena mukana; kun kytket jonkun pois päältä, uudet kontaktit lakkaavat ohjautumasta hänelle, mutta kaikki muu hänen käyttöoikeuksiinsa liittyvä pysyy täysin ennallaan: hän voi edelleen avata kaikki keskustelut, vastata niihin ja hänelle voidaan määrätä keskusteluja manuaalisesti.

Muutama huomio:

• Kytkimillä on merkitystä vain silloin, kun Määritä uudet kontaktit automaattisesti on päällä — kun pääkytkin on pois päältä, ne näkyvät himmennettyinä, koska mitään ei joka tapauksessa jaeta.
• Jonkun poistaminen kierrosta ei vaikuta jo hänelle määrättyihin keskusteluihin; se vaikuttaa vain uusiin kontakteihin tästä hetkestä eteenpäin.
• Jos poistat kaikki kierrosta (itsesi mukaan lukien), uudet kontaktit jäävät Määrittämättömät-jonoon — mikään ei mene rikki, niille ei vain ole ketään, kenelle ne voisi jakaa.
• Ihmishälytykset ovat erillisiä: määrittämätön keskustelu, joka laukaisee ihmishälytyksen, menee silti tilin omistajalle, vaikka omistaja olisi poistettu tästä kierrosta.

Mikä ei muutu #

• Olemassa olevia määrityksiä ei koskaan ylikirjoiteta.
• Vain ensimmäinen saapuva viesti käynnistää määrityksen – saman yhteystiedon myöhemmät viestit eivät muuta kenenkään määrityksiä.
• Manuaalinen määritys toimii edelleen keskustelun ⋮-valikosta.
• Ihmisen tekemä automaattinen hälytysmääritys ei muutu – kun kytkin on pois päältä, määrittämätön keskustelu, joka aiheuttaa ihmisen tekemän hälytyksen, menee silti tilin omistajalle.
• 30 päivän ikkuna on liukuva, joten lomalta palaavat henkilöt eivät ole pysyvästi epäedullisessa asemassa.

Parhaat käytännöt #

• Aloita rooleista. Valitse rooli (Admin, Agent tai Viewer), joka sopii parhaiten – se on nykyinen käytettävissä oleva hallintataso.
• Käytä Viewer-roolia sidosryhmille, joiden tarvitsee vain seurata edistymistä muuttamatta vahingossa mitään.
• Rajoita ulkopuolisen avun näkyvyyttä. Freelancerit ja ulkoistetut agentit tarvitsevat harvoin pääsyn koko asiakaskuntaasi – aseta heidän keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyytensä vain heille määritettyihin keskusteluihin.
• Käytä osastoja, kun sinulla on useampi kuin yksi tiimi. Osastojen avulla uudet keskustelut tavoittavat oikean tiimin itsestään, kierto pysyy kyseisen tiimin sisällä ja voit siirtää liidin yhdellä napsautuksella.
• Rajoita tiimin hallintaoikeuksia tilin omistajille ja luotetuille ylläpitäjille – tiimin jäsen ei voi koskaan myöntää itseään korkeampia oikeuksia.
• Keskeytä pääsy väliaikaisesti ja aktivoi se uudelleen yhdellä napsautuksella, kun he palaavat.
• Tarkista käyttöoikeudet säännöllisesti, kun roolit muuttuvat organisaatiossasi.

Usein kysytyt kysymykset #

Voiko tiimin jäsen kuulua usealle tilille? Kyllä – he voivat vaihtaa tilien välillä sivupalkin yläreunassa olevan tilinvaihtajan kautta.

Voiko tiimin jäsen vastata keskusteluihin näkemättä asiakkaan puhelinnumeroa tai sähköpostia? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausnäkymänsä ja valitse Piilota asiakkaan yhteystiedot tältä jäseneltä. Numerot, sähköpostit ja tunnukset peitetään heiltä kaikkialla (mukaan lukien viestitekstissä), vientitoiminnot on poistettu käytöstä, eivätkä he voi hakea numeron perusteella – mutta he voivat lukea ja vastata normaalisti. Katso Asiakkaan yhteystietojen piilottaminen jäseneltä.

Näkevätkö tiimin jäsenet toisensa? Vain jos heillä on Tiimin hallinta -oikeus asetettuna tasolle Näytä tai korkeammalle.

Mitä tapahtuu, jos kutsu vanhenee? Lähetä se uudelleen kutsujen listalta – uusi kutsu on voimassa seuraavat 7 päivää. Jos et haluakaan kutsua kyseistä henkilöä, käytä roskakorikuvaketta poistaaksesi vanhentuneen kutsun listalta.

Käyttävätkö tiimin jäsenet krediittejäni? Kyllä. Toiminnot, jotka kuluttavat krediittejä työskenneltäessä tililläsi (tiimitilassa), veloitetaan tililtäsi.

Voinko muuttaa jonkun roolia hänen liittymisensä jälkeen? Kyllä — voit muokata jäsentä suoraan Jäsenet-luettelosta milloin tahansa; häntä ei tarvitse poistaa ja kutsua uudelleen.

Voinko muuttaa tiimin jäsenen nimen? Kyllä. Napsauta kyseisen rivin liukusäädinkuvaketta, muokkaa yläreunan Nimi-kenttää ja tallenna. Katso Jäsenen nimen muuttaminen.

Voinko rajoittaa tiimin jäsenen yhteen kanavaan – vain WhatsAppiin, ei sosiaalisen median postilaatikoihin? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausnäkymänsä ja valitse WhatsApp kohdasta Agentit, kanavat ja osastot – he näkevät sen jälkeen vain WhatsApp-keskustelut kaikkialla sovelluksessa. Katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin. Sama osio rajoittaa henkilön tiettyihin tekoälyagentteihin tai osastoon. Huomaa, että rajoitus koskee kanavatyyppiä, ei yhdistettyä numeroa: WhatsAppiin rajoitettu henkilö näkee jokaisen tilin WhatsApp-keskustelun, ei vain yhden numeron keskusteluja.

Voinko piilottaa yhteystiedon puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen tiimin jäseneltä, joka vastaa edelleen heidän keskusteluihinsa? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausohjelmansa ja valitse Piilota asiakkaan yhteystiedot tältä jäseneltä kohdasta Yhteystiedot. Puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja sosiaalisen median tunnisteet peitetään heiltä kaikkialla, vaikka he voivat edelleen lukea ja vastata viesteihin. Yhteystiedot-asetuksen asettaminen tilaan Ei mitään ei yksinään tee tätä: se poistaa Yhteystiedot-sivut ja yhteystietojen muokkauksen, mutta keskustelun tiedot pysyvät näkyvissä. Katso Asiakkaan yhteystietojen piilottaminen jäseneltä. Yksityisyyden sumentaminen (Asetukset → Suojaus) on selainkohtainen näytön jakamisen sumentaminen, jonka henkilö voi itse kytkeä pois päältä; se ei ole pääsynhallintatyökalu.

Voinko rajoittaa jonkun näkemään vain hänelle määritetyt keskustelut? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausnäkymänsä ja aseta Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys tilaan Vain hänelle määritetyt – he näkevät silloin vain omat keskustelunsa ja yhteystietonsa kaikkialla sovelluksessa, ja voit halutessasi antaa heidän nähdä myös määrittämättömät keskustelut. Katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin. Jos käytössä on oletusasetus Kaikki yhteystiedot, määritys pysyy puhtaasti työnkulun työkaluna: se päättää, kuka on vastuussa keskustelusta ja kuka saa siitä ilmoituksen, ja kaikki, joilla on Viestit-oikeus, näkevät silti koko postilaatikon.

Voinko järjestää tiimini osastoihin, kuten Myynti ja Tuki? Kyllä. Asetukset → Tiimi → Osastot. Osasto on nimetty ihmisryhmä, joka voi ottaa uusia keskusteluja vastaan automaattisesti (tekoälyagentin tai kanavan kautta), ohjaa jokaisen keskustelun tiimin vähiten kiireiselle jäsenelle ja sitä voidaan käyttää jäsenten näkyvyyden rajoittamiseen. Voit myös arkistoida minkä tahansa yksittäisen liidin osastolle keskustelun ⋮-valikosta. Katso Osastot.

Voinko antaa koko tiimille oman postilaatikon? Kyllä, kahdella tavalla. Jos tiimin työ saapuu sen omalle agentille tai kanavalle, rajoita jäsenet siihen kohdassa Agentit, kanavat ja osastot. Jos kyse on siitä, kuka omistaa liidin eikä siitä, mistä se tuli, luo osasto, rajoita jäsenet siihen ja arkistoi liidit sen alle – joko automaattisesti reitityssäännöllä tai käsin keskusteluvalikosta.

Onko saapuville keskusteluille tasajakoa (round-robin)? Meillä on jotain tasajakoa parempaa: ota käyttöön Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti, jolloin jokainen uusi yhteystieto menee sille, jolle on määritetty vähiten yhteystietoja viimeisen 30 päivän aikana, jolloin työkuorma tasoittuu sen sijaan, että se vain kiertäisi. Voit poistaa yksittäisiä henkilöitä kierrosta muuttamatta heidän käyttöoikeuksiaan, ja osastojen avulla voit pitää kierron oikean tiimin sisällä sen sijaan, että se tapahtuisi koko tilin laajuisesti.

Määritetäänkö keskustelu automaattisesti, kun joku vastaa siihen? Ei. Määrittäminen tapahtuu yhteystiedon ensimmäisessä saapuvassa viestissä, kun automaattinen määritys on päällä, ihmisen tekemän hälytyksen yhteydessä tai kun joku valitsee vastuuhenkilön käsin. Keskusteluun vastaaminen ei tarkoita sen ottamista omalle vastuulle.

Seuraavat vaiheet #

• Tiliasetukset — Hallitse profiiliasi ja tietoturvaasi.
• Laskutusjärjestelmä — Lue lisää krediiteistä ja laskutuksesta.