Tiimin hallinta #

Kutsu tiimin jäseniä tilillesi ja hallitse tarkasti, mitä he voivat nähdä ja tehdä. Olipa kyseessä asiakaspalvelija, joka tarvitsee pääsyn vain keskusteluihin, tai markkinointipäällikkö, joka hallinnoi kampanjoita, voit määrittää kullekin henkilölle sopivan käyttöoikeustason.

Tiimin hallintaan siirtyminen #

Miten pääset sinne: Asetukset → Työtila-ryhmä → Tiimi.

Avaa Asetukset vasemman sivupalkin alaosasta ja napsauta sitten Tiimi Asetukset-valikosta. Puhelimella napauta ensin valikkokuvaketta (☰).

Tiimi-osiossa näkyy nykyinen jäsenluettelosi (tilin omistaja on aina kiinnitettynä ylimmäksi) ja, kun sinulla on vireillä olevia kutsuja, erillinen Kutsut-luettelo sen alapuolella.

Miten se toimii #

Tiimin hallinnan avulla voit:

• Kutsu ihmisiä liittymään tilillesi sähköpostitse
• Määritä rooleja (ylläpitäjä, muokkaaja tai katselija) asettaaksesi käyttöoikeuksien perustason
• Hienosäädä jäsenkohtaisia oikeuksia — avaa jäsenen oikeuksien muokkausnäkymä muuttaaksesi heidän pääsyään mihin tahansa 12 alueesta erikseen (katso Käyttöoikeuksien mukauttaminen)
• Rajoita jäsen vain omiin keskusteluihin — samalla muokkaimella voit rajoittaa jäsenen näkemään vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot (katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin)
• Rajoita jäsen tiettyihin agentteihin, kanaviin tai osastoihin — jaa tiimi alueittain työmäärän sijaan (katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin)
• Ryhmittele tiimi osastoihin — Myynti, Tuki, HR, joista jokainen ottaa vastaan omat uudet keskustelunsa ja pyörittää omaa vuoroaan (katso Osastot)
• Keskeytä tai poista tiimin jäseniä milloin tahansa
• Vaihda tilien välillä käyttämällä tunnuspohjaista tilinvaihtoa ja palaa sitten takaisin omaasi

Jokainen tiimin jäsen kirjautuu sisään omalla tilillään. Kun he vaihtavat tilillesi, he näkevät hallintapaneelisi, kampanjat, yhteystiedot ja keskustelut – mutta vain ne osat, joihin olet antanut heille pääsyn.

Roolit #

Jokaisella tiimin jäsenellä on yksi kolmesta roolista, joka määrittää heidän oletuskäyttöoikeutensa koko alustalla.

Nimeämishuomautus: tätä roolia kutsutaan tässä oppaassa (ja alla olevassa käyttöoikeustaulukossa) nimellä Editor, mutta sovelluksen roolivalitsimessa se on nimetty Agent-rooliksi — kyseessä on sama rooli ja samat käyttöoikeudet, vain eri nimi näytöllä.

Käyttöoikeusalueet #

Alustalla on 12 käyttöoikeusaluetta. Jokainen voidaan asettaa yhdelle neljästä tasosta:

Alueet ja mitä ne kattavat #

Oletuskäyttöoikeudet rooleittain #

Nämä ovat oletusarvoja — mitä tahansa aluetta voidaan muuttaa jäsenkohtaisesti alla olevassa Käyttöoikeuksien muokkausohjelmassa.

Käyttöoikeuksien mukauttaminen (ohitukset) #

Joskus oletusrooli ei sovi täydellisesti — saatat haluta Muokkaajan, joka voi myös tarkastella analytiikkaa kokonaisuudessaan, tai Järjestelmänvalvojan, jonka ei pitäisi nähdä laskutusta. Alusta tukee käyttöoikeuksien ohituksia: hienojakoisia, aluekohtaisia asetuksia, jotka ohittavat jäsenen roolin oletusasetukset.

Jäsenen käyttöoikeuksien muokkaaminen:

1. Etsi jäsen Jäsenet-listasta ja napsauta heidän rivillään olevaa liukusäädinkuvaketta (jos heillä on jo ohituksia, roolin vieressä oleva “N ohitusta” -merkintä avaa saman muokkaimen).
2. Käyttöoikeudet-muokkain listaa kaikki 12 aluetta, joista jokaisella on neljä tasoa — Ei mitään, Näytä, Muokkaa ja Täysi. Pieni piste merkitsee tason, jonka jäsenen rooli heille jo antaa, joten näet aina, mikä on perustasoa ja mikä mukautettua. Alueiden yläpuolella on kaksi rajoitusta, jotka päättävät, kuinka paljon jäsen voi ylipäätään nähdä tilistä: Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys (katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin) ja Agentit, kanavat ja osastot (katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin).
3. Muuta haluamiasi alueita ja napsauta Tallenna käyttöoikeudet. Vain ne alueet, jotka poikkeavat roolin oletusasetuksista, tallennetaan ohituksina, ja Jäsenet-lista näyttää lukumäärän jokaisen kohdalla, jolla niitä on.
4. Palauta roolin oletusasetukset (muokkaimen vasemmassa alakulmassa) tyhjentää kaikki ohitukset ja palauttaa jäsenen roolin mukaiseen vakio-oikeustasoon.

Jäsenen roolin muuttaminen myöhemmin säilyttää heidän ohituksensa — jokainen alue, jota on mukautettu, pysyy mukautetulla tasollaan, kun taas kaikki muu seuraa uuden roolin oletusasetuksia.

Vain tilin omistaja voi myöntää itseään korkeampia käyttöoikeuksia. Tiimin jäsen, jolla on tiimin hallintaoikeudet, voi kutsua ja hallita muita, mutta ei voi antaa kenellekään vahvempia käyttöoikeuksia kuin hänellä itsellään on, eikä hän voi keskeyttää tai poistaa tiimiläistä, jonka käyttöoikeudet ovat laajemmat kuin hänen omansa.

Esimerkki: Tukiedustajallasi on Agentti (Muokkaaja) -rooli. Oletusarvoisesti kyseisellä roolilla on vain katseluoikeus analytiikkaan — he voivat avata koontinäytöt, mutta eivät hallita niitä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausohjelmansa, aseta Analytiikka tilaan Täysi ja tallenna — kaikki muu pysyy roolin oletusasetuksissa.

Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin #

Käyttöoikeusalueet päättävät, mitä jäsen voi käsitellä — keskusteluja, yhteystietoja, kampanjoita. Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys päättää, kuinka paljon hän voi nähdä: kaiken tilillä olevan vai vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot.

Tämä on hyödyllinen vaihtoehto freelancerille, joka hoitaa yhtä segmenttiä, ulkoistetulle agentille tai juniorille, jonka tulisi hoitaa omaa jonoaan selaamatta koko asiakaskuntaasi.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → jäsenen rivillä oleva liukusäädinkuvake → Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys -osio käyttöoikeuseditorin yläosassa.

Valitse toinen kahdesta vaihtoehdosta:

• Kaikki yhteystiedot — jäsen näkee jokaisen tilillä olevan keskustelun ja yhteystiedon. Tämä on oletusarvo ja tapa, jolla jokainen nykyinen jäsen jo toimii.
• Vain hänelle määritetyt — jäsen näkee vain hänelle määritetyt keskustelut ja yhteystiedot, ei mitään muuta.

Kun Vain hänelle määritetyt on valittuna, näkyviin tulee yksi lisävalinta:

• Näytä myös määrittämättömät — omien keskustelujensa lisäksi jäsen näkee myös keskustelut ja yhteystiedot, joita kukaan ei ole vielä ottanut hoitaakseen. Ota tämä käyttöön henkilölle, joka työskentelee jaetussa jonossa ja poimii sieltä keskusteluja; jätä se pois päältä henkilöltä, jonka tulisi nähdä vain se, mitä annat hänelle.

Napsauta Tallenna käyttöoikeudet, kun olet valmis. Muutos astuu voimaan seuraavan kerran, kun jäsen lataa tai päivittää tilisi.

Mitä jäsen näkee #

Rajoitus koskee kaikkea, ei vain keskustelulistaa: hänen keskustelujen saapuneet-kansiotaan, yhteystietoluetteloaan, hakutuloksia, jonon määriä ja merkkejä, kaikkea mitä hän vie ulos, sekä reaaliajassa saapuvia uusia viestejä. Hänellä ei ole suodatinta, jota tyhjentää, eikä näkymää, joka näyttäisi hänelle enemmän — se on yksinkertaisesti hänen kirjautumisensa rajapinta tilisi sisällä.

Muutamia käytännön vaikutuksia:

• Vastuuhenkilö-suodatin keskusteluissa supistuu vain muotoon Sinä (plus Määrittämätön, jos sallit sen), koska hänellä ei ole mitään muuta suodatettavaa.
• Hänen luomansa tai tuomansa yhteystiedot määritetään hänelle automaattisesti, joten hän näkee juuri lisäämänsä tiedot.
• Hän voi edelleen siirtää keskustelun eteenpäin. Keskustelun uudelleenmäärittäminen kollegalle toimii tavalliseen tapaan — keskustelu poistuu tällöin hänen näkymästään, koska se ei ole enää hänen, joten keskustelut kannattaa siirtää harkiten.
• Linkki keskusteluun, joka ei kuulu hänelle, ei yksinkertaisesti avaudu hänelle.

Miten se toimii määritysten kanssa #

Näkyvyys on raja; määritys päättää, kuka sen sisäpuolelle päätyy. Määrityksissä ei mikään muutu: Saapuvien keskustelujen automaattinen määritys jakaa uudet yhteystiedot edelleen samalla tavalla, ja manuaalinen määritys keskustelun ⋮-valikosta toimii myös – katso Keskustelujen määrittäminen. On siis kolme tapaa, joilla keskustelu päätyy rajoitetulle jäsenelle: automaattinen määritys antaa sen heille, sinä tai tiimiläisesi määritätte sen heille käsin, tai he ottavat sen itse määrittämättömien jonosta (jos olet sallinut sen).

Jos rajoitettu jäsen poistetaan automaattisen määrityksen kierrosta, he näkevät vain sen, mitä muut heille käsin määrittävät.

Hyvä tietää #

• Tilin omistajaa ei voi koskaan rajoittaa. Omistaja näkee aina kaiken.
• Tämä on erillään roolista. Mikä tahansa rooli voi olla rajoitettu – jopa ylläpitäjä (Admin), vaikka se on epätavallinen yhdistelmä, ja muokkausnäkymä huomauttaa tästä, kun valitset sen.
• Koko tilin kattavia summia ei jaeta. Hallintapaneelin analytiikka, päivittäiset yhteenvedot ja kampanjoiden yhteystietolistat ovat koko tilin lukuja, joten rajoitettu jäsen, jolla on pääsy näille alueille, näkee silti tilitason luvut. Jos tällä on merkitystä, aseta Analytiikka, Päivittäiset yhteenvedot ja Kampanjat tilaan Ei mitään kyseiselle jäsenelle samassa muokkausnäkymässä.
• Jäsenet, joilla on tiiminhallinnan käyttöoikeus, näkevät tiimilistan kuten tavallisesti – näkyvyyden rajoittaminen koskee keskusteluja ja yhteystietoja, ei tiimilistaasi.

Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin #

Yllä oleva osio rajoittaa henkilön vain hänelle määritettyihin keskusteluihin. Tämä osio rajoittaa heidät sen mukaan, mihin keskustelu kuuluu: tiettyyn tekoälyagenttiin, tiettyyn kanavaan, tiettyyn osastoon tai mihin tahansa näiden yhdistelmään.

Käytä tätä tiimeille, jotka on jaettu alueittain työmäärän sijaan — tukihenkilö, jonka tulisi nähdä vain tukiagenttien keskustelut, vain WhatsAppia käyttävä edustaja, myyntiedustaja, joka hoitaa myyntijonoa, tai ulkoistettu tiimi, joka hoitaa yhtä kanavaa puolestasi.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → jäsenen rivillä oleva liukusäädinkuvake → Agentit, kanavat ja osastot -osio, aivan Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys -kohdan alapuolella.

Valitse agentit, joiden parissa tämä henkilö työskentelee, ja/tai kanavat ja/tai osastot. Jätä lista tyhjäksi, jos et halua rajoittaa sitä. Älä valitse mitään, niin he näkevät kaiken, mikä on oletusarvo ja miten jokainen olemassa oleva jäsen jo toimii. (Osastot-lista näkyy vasta, kun olet luonut niitä.)

Nämä kaksi rajoitusta toimivat yhdessä #

Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys sekä Agentit, kanavat ja osastot ovat erillisiä rajoituksia, ja molemmat ovat voimassa samanaikaisesti:

• Agentit/kanavat/osastot yksinään antavat sinulle jaetun tiimin postilaatikon — kaikki tukitiimin jäsenet näkevät jokaisen tukiagentin keskustelun, kuka tahansa sitä käsitteleekin.
• Sama yhdistettynä Vain hänelle määritetyt -asetukseen antaa sinulle kapeamman version — vain heidän omat keskustelunsa, heidän agentillaan, eikä mitään muuta.

Kaikki, mitä “vain määritetyt” -rajoitus kattaa, koskee myös tätä: Keskustelujen saapuneet-kansio, Yhteystiedot, haku, määrät ja merkit, viennit sekä reaaliajassa saapuvat viestit. Se on heidän kirjautumisensa rajapinta, ei suodatin, jonka he voivat poistaa.

Keskustelut ilman agenttia #

Joitakin keskusteluja ei käsittele mikään agentti — vanhempia keskusteluja ajalta ennen agenttien määrittämistä sekä kaikkia keskusteluja, jotka jäsen aloittaa itse. Oletusarvoisesti ne pysyvät piilossa agenttirajoitetulta jäseneltä.

Valitse Näytä myös keskustelut, joita ei käsittele mikään agentti, jos haluat heidän näkevän myös ne. Tämä kannattaa valita, jos jäsenen on aloitettava omia keskustelujaan, sillä hänen luomallaan keskustelulla ei ole vielä agenttia.

Hyvä tietää #

• Tilin omistajaa ei voi koskaan rajoittaa. Omistaja näkee aina kaiken.
• Tämä on erillään roolista. Mikä tahansa rooli voidaan rajoittaa tällä tavalla, myös ylläpitäjä.
• Agentin poistaminen ei riko mitään. Jäsen, joka on rajoitettu agenttiin, jota ei enää ole olemassa, lakkaa yksinkertaisesti näkemästä sen keskusteluja; mitään virheitä ei tapahdu, ja voit valita uudelleen milloin tahansa. Osaston poistaminen on vielä parempi: jokainen siihen rajoitettu poistetaan rajoituksesta automaattisesti, joten kenenkään postilaatikko ei jää tyhjäksi.
• Sama tilinlaajuinen poikkeus kuin yllä. Hallintapaneelin analytiikka, päivittäiset yhteenvedot ja kampanjoiden yhteystietolistat pysyvät koko tilin kattavina lukuina. Aseta nämä alueet tilaan Ei mitään kyseiselle jäsenelle, jos sillä on merkitystä.

Osastot #

Osasto on tiimisi nimetty ryhmä — Myynti, Asiakastuki, HR. Se antaa sinulle kolme asiaa, joita pelkkä määrittäminen ei voi tarjota: nimi sille, kuka omistaa liidin, tapa uusille keskusteluille tavoittaa oikea tiimi itsestään, ja kierto, joka kattaa vain kyseisen tiimin.

Miten pääset sinne: Asetukset → Tiimi → Osastot-kortti, aivan Automaattisen määrityksen alapuolella.

Osaston luominen #

Napsauta Lisää osasto ja täytä sitten:

• Nimi — tiimin nimi. “Myynti”, “Asiakastuki”, “HR”.
• Kuka on mukana — valitse tiimiin kuuluvat henkilöt. Voit olla itsekin mukana.
• Näiden agenttien käsittelemät uudet chatit / Uudet chatit näillä kanavilla — valinnainen. Valitse nämä, niin uudet vastaavat keskustelut arkistoidaan automaattisesti tähän osastoon. Jos et valitse mitään, osasto on vain manuaalinen: liidit päätyvät sinne, kun joku arkistoi ne sinne.
• Anna jokainen uusi liidi myös sille, jolla on tässä osastossa vähiten töitä juuri nyt — päällä oletuksena. Kytke se pois päältä, jos tiimi työskentelee jaetusta jonosta ja poimii omat liidinsä. Tämä vaatii myös Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti -asetuksen päälle: ilman sitä liidit arkistoidaan edelleen osastoon, mutta niitä ei jaeta kenellekään. Näet valintaruudun alla huomautuksen, jos näin on.

Jos valitset sekä agentin että kanavan, keskustelun on vastattava molempia, jotta se arkistoidaan tänne – näin voit antaa yhdelle tiimille “tukiagentin, mutta vain WhatsAppissa”, kun taas toinen hoitaa loput.

Liidin arkistointi käsin #

Avaa mikä tahansa keskustelu, napsauta ⋮-valikkoa ja valitse Arkistoi osastoon…. Valitse osasto (tai Ei osastoa, jos haluat poistaa sen osastosta).

Ellet kytke sitä pois päältä, liidin manuaalinen arkistointi antaa sen myös sille tiimin jäsenelle, jolla on tällä hetkellä vähiten chatteja — samaa kiertoa, jota automaattinen määritys käyttää. (Manuaalinen arkistointi tekee tämän riippumatta siitä, onko tilinlaajuinen automaattisen määrityksen kytkin päällä; vain automaattinen reititys riippuu siitä.) Kahta asiaa se ei koskaan tee:

• Se ei koskaan ota keskustelua pois henkilöltä, joka sitä jo hoitaa. Jos keskustelulla on jo vastuuhenkilö, sen arkistointi osastoon muuttaa vain osastoa.
• Se ei koskaan muuta vastaajaa. Se on keskustelun tekoälyagentti, jota voit muuttaa sivupaneelista.

Osastot ja määritykset ovat erillisiä #

Keskustelulla voi olla molemmat, ja ne vastaavat eri kysymyksiin:

• Vastuuhenkilö – mikä henkilö hoitaa sitä.
• Osasto – mikä tiimi vastaa siitä.

Toisen muuttaminen ei koskaan poista toista. Tämä on harkittua: liidi voi liikkua myyntitiimin sisällä ihmisten välillä koko viikon ja olla silti myynnin liidi.

Henkilön rajoittaminen omaan osastoon #

Kun olet luonut osastoja, jäsenen käyttöoikeuksien muokkausnäkymän Agentit, kanavat ja osastot -osioon ilmestyy kolmas vaihtoehto: Osastot. Valitse yksi tai useampi, niin kyseinen henkilö näkee vain niihin arkistoidut liidit.

• Itsekseen tämä on jaettu tiimin postilaatikko – kaikki myynnissä näkevät jokaisen myynnin liidin, kuka tahansa sitä hoitaakaan.
• Yhdessä Vain heille määritetyt -asetuksen kanssa se on suppeampi versio: vain heidän omat myynnin liidinsä eikä mitään muuta.

Keskustelut, joilla ei ole osastoa, pysyvät piilossa osastorajoitetulta jäseneltä. Valitse Näytä myös keskustelut, jotka eivät kuulu mihinkään osastoon, jos haluat heidän näkevän myös ne – tämä kannattaa tehdä, kun vielä arkistoit vanhoja keskusteluja, sillä jokainen olemassa oleva keskustelu alkaa ilman osastoa.

Hyvä tietää #

• Osastot eivät itsessään anna mitään oikeuksia. Osastoon kuuluminen ei muuta sitä, mitä joku voi nähdä tai tehdä – vain yllä mainittu rajoitus tekee niin.
• Sellaisen osaston poistaminen, johon joku on rajoitettu, on estetty. Sinulle kerrotaan, kuka se on, jotta voit muuttaa heidän käyttöoikeuksiaan ensin. Tämä on harkittua: heidän rajoitustensa hiljainen poistaminen antaisi heille pääsyn koko asiakaskuntaasi kenenkään huomaamatta.
• Liidit toimivat edelleen poiston jälkeen. Poistettuun osastoon arkistoidut yhteystiedot lakkaavat vain näkymästä siinä, ja seuraavan kerran kun arkistoit ne, se pysyy.
• Kierto koskee vain ihmisiä, jotka ovat todella töissä. Poissa oleva jäsen, automaattisesta määrityksestä pois kytketty jäsen tai sinä itse, jos olet kytkenyt itsesi pois – kukaan heistä ei saa liidiä, vaikka heidät olisi listattu osastoon.
• Jos kukaan osastolla ei ole saatavilla, liidi arkistoidaan silti osastoon ja se jää määrittämättömäksi tiimin poimittavaksi.
• Osastorajoitetun jäsenen luoma yhteystieto arkistoidaan automaattisesti heidän osastoonsa, jotta he eivät kadota näkyvistään jotain, jonka he juuri itse lisäsivät. (Vain kun heidät on rajoitettu täsmälleen yhteen – useamman kohdalla ei voi arvata, mihin se kuuluu.)

Tiimin jäsenten kutsuminen #

1. Siirry kohtaan Team (tai Settings → Team) ja napsauta Invite teammate.
2. Syötä henkilön sähköpostiosoite.
3. Avaa Role-pudotusvalikko ja valitse Admin, Agent (Editor) tai Viewer.
4. Napsauta Send invite.

• Henkilö saa sähköpostikutsun, jossa on linkki hyväksymistä varten. Jos hänellä ei ole vielä tiliä, sellainen luodaan hänelle automaattisesti väliaikaisella salasanalla, joka on mukana sähköpostissa.
• Kutsu on voimassa 7 päivää; sen jälkeen se vanhenee ja sinun on lähetettävä se uudelleen.
• Odottavat kutsut näkyvät omassa luettelossaan jäsenluettelon alapuolella, joten näet, kuka ei ole vielä hyväksynyt kutsua.

Tiimin paikkakiintiöt #

Tilauksesi määrittää, kuinka monta tiimin jäsentä voit lisätä. Odottavat kutsut lasketaan mukaan kiintiöösi, joten kutsu, jota kukaan ei ole vielä hyväksynyt, vie silti yhden paikan.

Tiimi-sivulla näkyy, kuinka monta paikkaa olet käyttänyt ja kuinka monta paikkaa sinulla on yhteensä. Jos saavutat rajan, näet virheilmoituksen yrittäessäsi kutsua jonkun. Peruuta käyttämätön kutsu vapauttaaksesi tilaa tai siirry laajempaan tilaukseen kohdasta Asetukset → Laskutus.

Jos tilisi on palveluntarjoajasi hallinnoima, he määrittävät käyttöoikeuksien määrän — se voi olla mikä tahansa heidän valitsemansa luku. Jos tiimin jäsenet eivät sisälly tilaukseesi, kutsuminen on poistettu käytöstä; pyydä tilisi palveluntarjoajaa ottamaan se käyttöön tai nostamaan rajaa.

Kutsujen hallinta #

Odottavien kutsujen luettelosta voit:

• Lähetä uudelleen kutsu, jos henkilö ei saanut sitä tai linkki vanheni.
• Peruuta kutsu (roskakorikuvake), jos et halua enää lisätä kyseistä henkilöä. Tämä toimii myös vanhentuneille kutsuille, joten voit poistaa vanhat merkinnät listalta.

Kutsun hyväksyminen #

1. Napsauta Hyväksy kutsuviestissä.
2. Jos olet uusi käyttäjä alustalla, kirjaudu sisään sähköpostissa olevalla väliaikaisella salasanalla ja aseta uusi salasana.
3. Jos sinulla on jo tili, kirjaudu sisään nykyisillä tunnuksillasi.
4. Kun olet hyväksynyt kutsun, kirjautuminen vie sinut suoraan kyseiselle tilille.

Voit myös hylätä kutsun, jos et halua liittyä.

Tilien välillä vaihtaminen (tiimitila) #

Tiimin jäsenet eivät työskentele tililläsi koko ajan – heillä on oma tili, ja he vaihtavat tilillesi tarvittaessa.

1. Tiimin jäsen kirjautuu sisään omalla sähköpostillaan ja salasanallaan.
2. Hänet ohjataan suoraan tilillesi. Vasemman sivupalkin yläreunassa oleva vaihtaja näyttää tilin, jossa hän työskentelee.
3. Hallintapaneeli latautuu antamillasi käyttöoikeuksilla — alueet, joihin heillä ei ole pääsyä, on piilotettu kokonaan navigoinnista.
4. Kun he ovat valmiita, he avaavat vaihtajan ja napsauttavat Takaisin omaan tiliin tai yksinkertaisesti Kirjaudu ulos.

Sama sähköpostiosoite voi kuulua usealle tilille samanaikaisesti. Jos sinut kutsutaan toiselle tilille sähköpostilla, jolla on jo pääsy muualle, uusi pääsy lisätään automaattisesti – mitään ylimääräistä ei tarvitse hyväksyä, ja säilytät aiemmat käyttöoikeutesi.

Tilin vaihtaja vasemman sivupalkin yläreunassa näyttää tiimin jäsenelle aina, missä tilissä hän parhaillaan työskentelee. Kun hän kuuluu useampaan kuin yhteen tiliin, sen napsauttaminen listaa muut tilit, jotta hän voi siirtyä niiden välillä.

Kaikki, mitä tiimin jäsen tekee — kanavan yhdistäminen, yhteystietojen tuominen, keskusteluihin vastaaminen — tapahtuu tilissä, jossa hän työskentelee, joten se on tilin omistajan nähtävissä ja käyttää kyseisen tilin tilausta ja krediittejä. Hänen oma kirjautumisensa on vain avain; se ei sisällä omia kanavia, yhteystietoja tai krediittejä.

Koska sisäänkirjautuminen vie tiimin jäsenen aina tilille, johon hän kuuluu, kutsu ihmisiä käyttämällä sähköpostiosoitetta, jolla ei vielä ole omaa erillistä tiliä alustalla.

Mitä tiimin jäsenet näkevät #

• He näkevät vain ne alueet, joihin olet antanut heille käyttöoikeuden.
• Alueet, joiden asetuksena on “Ei mitään”, eivät näy navigoinnissa lainkaan.
• Jos olet rajoittanut heidän keskustelu- ja yhteystietonäkyvyyttään, he näkevät kaikkialla sovelluksessa vain heille määritetyt keskustelut ja yhteystiedot. Sama koskee agentti- tai kanajarajoituksia.
• “Näytä”-alueet näkyvät, mutta kaikki muokkaustoiminnot on poistettu käytöstä.
• Saldotiedot ja laskutustiedot näkyvät vain, jos käyttäjällä on laskutusoikeudet.
• Tiimin jäsen näkee aina oman sähköpostiosoitteensa vasemman sivupalkin alareunassa sekä kohdassa Asetukset → Profiili (oma nimi ja sähköpostiosoite), kun taas muu Profiili-osio (asetukset, ilmoitukset ja muut työtilan asetukset) kuuluu tilin omistajalle. Sivupalkin yläreunan lähellä oleva Työskentely kohteessa -otsikko on sen tilin nimi, jossa he työskentelevät, ei heidän oma nimensä.
• Asetukset → Tietoturva näyttää tiimin jäsenelle vain työtilan istunnon ja tietosuoja-asetukset. Kirjautumissähköposti, salasana, kaksivaiheinen todennus ja tilin poistamisen hallinta kuuluvat tilin omistajan kirjautumistietoihin, eikä niitä näytetä tiimin jäsenille.
• Ohjattu määritystoiminto noudattaa Kampanjoiden käyttöoikeuksia – se näkyy vain jäsenille, joilla on Kampanjoiden muokkaus- tai täydet käyttöoikeudet.

Tiimin jäsenen muokkaaminen #

1. Siirry kohtaan Tiimi (tai Asetukset → Tiimi).
2. Etsi jäsenen rivi ja napsauta roolipainiketta (heidän nykyinen roolinsa, joka näkyy värillisenä pillerinä) avataksesi pienen valikon, jossa on Järjestelmänvalvoja / Agentti / Katselija, ja valitse sitten uusi rooli.

Tämä on ainoa asia, jota roolivalinta muuttaa. Kaikki muu jäsenen käyttöoikeuksiin liittyvä – aluekohtaiset ohitukset, keskustelu- ja yhteystietonäkyvyys sekä mahdolliset agentti- tai kanajarajoitukset – löytyvät saman rivin liukusäädinkuvakkeen takaa.

Muutokset tulevat voimaan seuraavan kerran, kun jäsen lataa tai päivittää tilisi tiimitilassa.

Heidän sähköpostiosoitettaan ei voi muuttaa tässä – se yksilöi jäsenen. Jos haluat lisätä eri henkilön, lähetä uusi kutsu.

Tiimin jäsenen tilin jäädyttäminen #

1. Etsi tiimin jäsen Jäsenet-luettelosta.
2. Napsauta taukokuvaketta heidän rivinsä vieressä.

Keskeytetty jäsen ei voi vaihtaa tilillesi, mutta hän säilyttää roolinsa ja käyttöoikeusasetuksensa, joten voit aktivoida hänet uudelleen yhdellä napsautuksella myöhemmin – poistamista ja uudelleenkutsua ei tarvita.

Keskeytys estää uudet istunnot; jos henkilöllä on jo tilisi auki, se ei välttämättä keskeytä kyseistä istuntoa välittömästi.

Tiimin jäsenen poistaminen #

1. Etsi tiimin jäsen Jäsenet-luettelosta.
2. Napsauta roskakorikuvaketta ja vahvista.

Kun heidät on poistettu, he eivät voi enää vaihtaa tilillesi (heidän oma tilinsä ja henkilökohtaiset tietonsa säilyvät ennallaan). Lisää heidät takaisin myöhemmin uudella kutsulla.

Poisto astuu voimaan välittömästi. Jos henkilö työskentelee parhaillaan tililläsi, hänet kirjataan ulos pian sen jälkeen.

Saapuvien yhteystietojen automaattinen määrittäminen #

Oletusarvoisesti keskustelu määritetään henkilölle vain, kun jokin pakottaa sen – ihmisen tekemä hälytys tai manuaalinen valinta. Kaikki muu pysyy Määrittämättömät-jonossa.

Miten pääset sinne: Kytke Tiimi-sivun yläreunasta päälle Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti.

Mitä se tekee #

Kun tämä on päällä, jokainen ensimmäistä kertaa viestivä yhteystieto määritetään tiimin jäsenelle (tai sinulle, tilin omistajalle), jolla on vähiten määritettyjä yhteystietoja viimeisen 30 päivän aikana. Ajan myötä tämä jakaa saapuvan viestinnän tasaisesti kaikkien saatavilla olevien kesken.

Ketkä kuuluvat ryhmään #

Kaikki aktiiviset käyttäjät, joita ei ole poistettu kierrosta: sinä ja jokainen aktiivinen tiimin jäsen. Keskeytettyjä tai poistettuja jäseniä ei koskaan oteta huomioon, eikä rooleilla ole merkitystä.

Jos käytät osastoja, niillä on etuoikeus. Uusi keskustelu, joka vastaa osaston agentti- tai kanavasääntöä, arkistoidaan kyseiseen osastoon, ja kierto rajataan sen jäseniin – joten WhatsApp-liidi menee jollekin myynnissä sen sijaan, että se menisi kenelle tahansa koko tilin käyttäjälle, jolla on sattumalta hiljaisinta. Keskustelut, joita mikään osasto ei vaadi, palaavat yllä kuvattuun tilin laajuiseen kiertoon.

Arkistointi itsessään ei riipu tästä valinnasta: osaston reitityssääntö arkistoi keskustelut sen alla riippumatta siitä, onko automaattinen määritys päällä vai ei. Valinta määrittää vain sen, ohjataanko liidi myös henkilölle.

Osallistujien valitseminen #

Kaikille tiimin jäsenille ei välttämättä tarvitse jakaa keskusteluja. Esimies, joka on mukana vain valvontaa varten, tai asiantuntija, joka tarkistaa keskusteluja vain silloin tällöin, voi pysyä kierron ulkopuolella menettämättä mitään käyttöoikeuksia.

Jokaisella tiimin listalla olevalla henkilöllä — sinä mukaan lukien, tilin omistajana — on rivillään Sisällytä automaattiseen jakoon -kytkin. Kaikki ovat oletuksena mukana; kun kytket jonkun pois päältä, uudet kontaktit lakkaavat ohjautumasta hänelle, mutta kaikki muu hänen käyttöoikeuksiinsa liittyvä pysyy täysin ennallaan: hän voi edelleen avata kaikki keskustelut, vastata niihin ja hänelle voidaan määrätä keskusteluja manuaalisesti.

Muutama huomio:

• Kytkimillä on merkitystä vain silloin, kun Määritä uudet kontaktit automaattisesti on päällä — kun pääkytkin on pois päältä, ne näkyvät himmennettyinä, koska mitään ei joka tapauksessa jaeta.
• Jonkun poistaminen kierrosta ei vaikuta jo hänelle määrättyihin keskusteluihin; se vaikuttaa vain uusiin kontakteihin tästä hetkestä eteenpäin.
• Jos poistat kaikki kierrosta (itsesi mukaan lukien), uudet kontaktit jäävät Määrittämättömät-jonoon — mikään ei mene rikki, niille ei vain ole ketään, kenelle ne voisi jakaa.
• Ihmishälytykset ovat erillisiä: määrittämätön keskustelu, joka laukaisee ihmishälytyksen, menee silti tilin omistajalle, vaikka omistaja olisi poistettu tästä kierrosta.

Mikä ei muutu #

• Olemassa olevia määrityksiä ei koskaan ylikirjoiteta.
• Vain ensimmäinen saapuva viesti käynnistää määrityksen – saman yhteystiedon myöhemmät viestit eivät muuta kenenkään määrityksiä.
• Manuaalinen määritys toimii edelleen keskustelun ⋮-valikosta.
• Ihmisen tekemä automaattinen hälytysmääritys ei muutu – kun kytkin on pois päältä, määrittämätön keskustelu, joka aiheuttaa ihmisen tekemän hälytyksen, menee silti tilin omistajalle.
• 30 päivän ikkuna on liukuva, joten lomalta palaavat henkilöt eivät ole pysyvästi epäedullisessa asemassa.

Parhaat käytännöt #

• Aloita rooleista. Valitse rooli (Admin, Agent tai Viewer), joka sopii parhaiten – se on nykyinen käytettävissä oleva hallintataso.
• Käytä Viewer-roolia sidosryhmille, joiden tarvitsee vain seurata edistymistä muuttamatta vahingossa mitään.
• Rajoita ulkopuolisen avun näkyvyyttä. Freelancerit ja ulkoistetut agentit tarvitsevat harvoin pääsyn koko asiakaskuntaasi – aseta heidän keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyytensä vain heille määritettyihin keskusteluihin.
• Käytä osastoja, kun sinulla on useampi kuin yksi tiimi. Osastojen avulla uudet keskustelut tavoittavat oikean tiimin itsestään, kierto pysyy kyseisen tiimin sisällä ja voit siirtää liidin yhdellä napsautuksella.
• Rajoita tiimin hallintaoikeuksia tilin omistajille ja luotetuille ylläpitäjille – tiimin jäsen ei voi koskaan myöntää itseään korkeampia oikeuksia.
• Keskeytä pääsy väliaikaisesti ja aktivoi se uudelleen yhdellä napsautuksella, kun he palaavat.
• Tarkista käyttöoikeudet säännöllisesti, kun roolit muuttuvat organisaatiossasi.

Usein kysytyt kysymykset #

Voiko tiimin jäsen kuulua usealle tilille? Kyllä – he voivat vaihtaa tilien välillä sivupalkin yläreunassa olevan tilinvaihtajan kautta.

Näkevätkö tiimin jäsenet toisensa? Vain jos heillä on Tiimin hallinta -oikeus asetettuna tasolle Näytä tai korkeammalle.

Mitä tapahtuu, jos kutsu vanhenee? Lähetä se uudelleen kutsujen listalta – uusi kutsu on voimassa seuraavat 7 päivää. Jos et haluakaan kutsua kyseistä henkilöä, käytä roskakorikuvaketta poistaaksesi vanhentuneen kutsun listalta.

Käyttävätkö tiimin jäsenet krediittejäni? Kyllä. Toiminnot, jotka kuluttavat krediittejä työskenneltäessä tililläsi (tiimitilassa), veloitetaan tililtäsi.

Voinko muuttaa jonkun roolia hänen liittymisensä jälkeen? Kyllä — voit muokata jäsentä suoraan Jäsenet-luettelosta milloin tahansa; häntä ei tarvitse poistaa ja kutsua uudelleen.

Voinko rajoittaa tiimin jäsenen yhteen kanavaan – vain WhatsAppiin, ei sosiaalisen median postilaatikoihin? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausnäkymänsä ja valitse WhatsApp kohdasta Agentit, kanavat ja osastot – he näkevät sen jälkeen vain WhatsApp-keskustelut kaikkialla sovelluksessa. Katso Jäsenen rajoittaminen tiettyihin agentteihin tai kanaviin. Sama osio rajoittaa henkilön tiettyihin tekoälyagentteihin tai osastoon. Huomaa, että rajoitus koskee kanavatyyppiä, ei yhdistettyä numeroa: WhatsAppiin rajoitettu henkilö näkee jokaisen tilin WhatsApp-keskustelun, ei vain yhden numeron keskusteluja.

Voinko rajoittaa jonkun näkemään vain hänelle määritetyt keskustelut? Kyllä. Avaa heidän käyttöoikeuksien muokkausnäkymänsä ja aseta Keskustelujen ja yhteystietojen näkyvyys tilaan Vain hänelle määritetyt – he näkevät silloin vain omat keskustelunsa ja yhteystietonsa kaikkialla sovelluksessa, ja voit halutessasi antaa heidän nähdä myös määrittämättömät keskustelut. Katso Jäsenen rajoittaminen vain omiin keskusteluihin. Jos käytössä on oletusasetus Kaikki yhteystiedot, määritys pysyy puhtaasti työnkulun työkaluna: se päättää, kuka on vastuussa keskustelusta ja kuka saa siitä ilmoituksen, ja kaikki, joilla on Viestit-oikeus, näkevät silti koko postilaatikon.

Voinko järjestää tiimini osastoihin, kuten Myynti ja Tuki? Kyllä. Asetukset → Tiimi → Osastot. Osasto on nimetty ihmisryhmä, joka voi ottaa uusia keskusteluja vastaan automaattisesti (tekoälyagentin tai kanavan kautta), ohjaa jokaisen keskustelun tiimin vähiten kiireiselle jäsenelle ja sitä voidaan käyttää jäsenten näkyvyyden rajoittamiseen. Voit myös arkistoida minkä tahansa yksittäisen liidin osastolle keskustelun ⋮-valikosta. Katso Osastot.

Voinko antaa koko tiimille oman postilaatikon? Kyllä, kahdella tavalla. Jos tiimin työ saapuu sen omalle agentille tai kanavalle, rajoita jäsenet siihen kohdassa Agentit, kanavat ja osastot. Jos kyse on siitä, kuka omistaa liidin eikä siitä, mistä se tuli, luo osasto, rajoita jäsenet siihen ja arkistoi liidit sen alle – joko automaattisesti reitityssäännöllä tai käsin keskusteluvalikosta.

Onko saapuville keskusteluille tasajakoa (round-robin)? Meillä on jotain tasajakoa parempaa: ota käyttöön Määritä uudet yhteystiedot automaattisesti, jolloin jokainen uusi yhteystieto menee sille, jolle on määritetty vähiten yhteystietoja viimeisen 30 päivän aikana, jolloin työkuorma tasoittuu sen sijaan, että se vain kiertäisi. Voit poistaa yksittäisiä henkilöitä kierrosta muuttamatta heidän käyttöoikeuksiaan, ja osastojen avulla voit pitää kierron oikean tiimin sisällä sen sijaan, että se tapahtuisi koko tilin laajuisesti.

Määritetäänkö keskustelu automaattisesti, kun joku vastaa siihen? Ei. Määrittäminen tapahtuu yhteystiedon ensimmäisessä saapuvassa viestissä, kun automaattinen määritys on päällä, ihmisen tekemän hälytyksen yhteydessä tai kun joku valitsee vastuuhenkilön käsin. Keskusteluun vastaaminen ei tarkoita sen ottamista omalle vastuulle.

Seuraavat vaiheet #

• Tiliasetukset — Hallitse profiiliasi ja tietoturvaasi.
• Laskutusjärjestelmä — Lue lisää krediiteistä ja laskutuksesta.