Seurantajärjestelmä #

Kuvittele, että asiakas osoittaa kiinnostusta tuotettasi kohtaan, esittää muutaman kysymyksen ja hiljenee sitten. Ilman seurantaa kyseinen liidi menetetään. Alustan seurantajärjestelmä ottaa automaattisesti yhteyttä kontakteihin, jotka lakkaavat vastaamasta – lähettämällä ystävällisiä, oikea-aikaisia viestejä, joiden avulla heidät saadaan takaisin keskusteluun.

Missä tämä sijaitsee: avaa AI Agents -sivu, avaa haluamasi agentti ja siirry sen Follow-ups-vaiheeseen – se on editorin kohta numero 7. Jokaisella agentilla on omat aikataulunsa, viiveensä ja mallinsa, ja ne koskevat kaikkia tilanteita, joissa kyseinen agentti vastaa.

Valitse viestit mallikirjastostasi käyttämällä kunkin jatkoviestipaikan valitsinta. Malleja tarvitaan vain virallista WhatsApp Business APIa varten; kaikissa muissa kanavissa tekoäly kirjoittaa yli 24 tunnin kuluttua lähetettävät jatkoviestit lähetyshetkellä (katso Tarvitsenko malleja?).

Kolme seurantatyyppiä pähkinänkuoressa #

Seurantajärjestelmiä on kolme erilaista, ja ne aktivoituvat eri tilanteissa. Käytä tätä taulukkoa niiden erottamiseen:

Käyttäytymiseen liittyviä huomioita, jotka voivat aiheuttaa hämmennystä #

• Lämpimät syklit 2 ja 3 käynnistyvät vain, jos edelliseen sykliin on vastattu. Tämä on nimenomainen roskapostin esto – jos syklin 1 seurantoja ei huomioida, syklejä 2 ja 3 ei koskaan lähetetä. Yhteyshenkilön on otettava uudelleen yhteyttä ja jäätävä sitten uudelleen hiljaiseksi, jotta seuraava sykli avautuu.
• Älykäs ohitus (Smart-skip): jos tekoäly siirtää keskustelun ihmiselle tai havaitsee, että keskustelu on päättynyt (kauppa päätetty, yhteyshenkilö kieltäytynyt, havaittu turhautumista), kyseiselle yhteyshenkilölle ei ajoiteta seurantaa.
• Suositeltu pikaseurantojen määrä: 1–2. Asetuksen oletusarvo on 1, ja se sallii enintään 3; 3 on melko aggressiivinen määrä ensimmäisten 24 tunnin aikana.

Miten seurannat toimivat (kokonaiskuva) #

Kun kontakti lakkaa vastaamasta tietyksi ajaksi, alusta pitää keskustelua “vanhentuneena”. Järjestelmä tunnistaa tämän automaattisesti ja lähettää seurantaviestin, joka kannustaa kontaktia palaamaan keskusteluun.

Tässä on käytännön esimerkki:

Päivä 1: Kontakti kysyy hinnoittelustasi, botti vastaa, ja sitten kontakti hiljenee.

Päivä 2 (24 tuntia myöhemmin): Alusta lähettää ystävällisen seurannan: “Hei Sarah, halusin vain tarkistaa tilanteen! Kerro, jos sinulla on lisää kysyttävää suunnitelmistamme.”

Päivä 5 (72 tuntia myöhemmin): Jos Sarah ei vieläkään ole vastannut, toinen seuranta korostaa hyötyä: “Sarah, monet asiakkaistamme säästävät yli 10 tuntia viikossa palvelumme avulla. Haluatko, että näytän miten?”

Päivä 12 (7 päivää myöhemmin): Viimeinen lempeä viesti: “Hei Sarah, en halua häiritä sinua enempää. Jos olet joskus valmis keskustelemaan, olen täällä!”

Tarvitsenko malleja? #

Vain jos agentti vastaa WhatsApp Business API -numerosta (virallinen WhatsApp). WhatsApp sallii siellä vain ennalta hyväksyttyjä malleja, kun yhteyshenkilö on ollut hiljaa 24 tuntia, joten yli 24 tunnin kuluttua lähetettävä jatkoviesti ei lähde ennen kuin agentilla on malleja. Alusta voi kirjoittaa ja lähettää ne puolestasi Generoi tekoälymalleja -toiminnolla, ja Jatkoviestit-vaiheessa näkyy “Jatkoviestien mallit puuttuvat” -ilmoitus näillä agenteilla, kunnes ne on luotu. Voit silti tallentaa ilman niitä: saat muistutuksen siitä, että kyseiset myöhemmät jatkoviestit eivät vielä lähde WhatsApp Business -numerostasi.

Lämpimien liidien syklijärjestelmä #

Seurantaviestit on jaettu 3 sykliin — Ystävällinen ja avulias, Arvokeskeinen ja Viimeinen yritys — joista jokainen sisältää enintään 3 viestiä, eli yhteensä enintään 9 lämmintä seurantaviestiä per kontakti. Jokaisella syklillä on oma sävynsä, ja voit valita, kuinka monta viestiä (1–3) kukin käytössä oleva sykli lähettää.

Sykli 1: Ystävällinen ja avulias #

Ensimmäinen sykli on rento ja paineeton. Se huomioi, että yhteyshenkilö on kiireinen, ja kutsuu hänet lempeästi takaisin.

Esimerkkiviestejä:

• “Hei Sarah, kyselen vain kuulumisia! Kerro, jos sinulla on vielä kysyttävää.”
• “Hei Sarah, halusin palata keskusteluumme. Ei kiirettä – autan mielelläni, kun olet valmis!”
• “Hei Sarah, pohditko vielä asiaa? Olen täällä, jos tarvitset lisätietoja.”

Sykli 2: Arvokeskeinen #

Toinen sykli muistuttaa yhteyshenkilöä siitä, miksi hän oli alun perin kiinnostunut, ja korostaa hyötyjä tai tarjouksia.

Esimerkkiviestejä:

• “Hei Sarah, muistutan vain, että ilmainen konsultaatiomme on yhä saatavilla. Haluatko, että varaan sellaisen?”
• “Sarah, monet vastaavassa tilanteessa olevat asiakkaamme huomasivat palvelumme säästävän heiltä tunteja joka viikko. Haluatko, että kerron lisää?”
• “Hei Sarah, kokosin tietoja, joiden uskon olevan sinulle hyödyllisiä. Lähetänkö ne sinulle?”

Sykli 3: Viimeinen yritys #

Kolmas sykli on suora ja kunnioittava. Se antaa yhteyshenkilölle vielä yhden mahdollisuuden vastata ennen kuin yhteydenotot loppuvat.

Esimerkkiviestejä:

• “Hei Sarah, en halua häiritä sinua enempää. Jos et ole enää kiinnostunut, se on täysin ymmärrettävää!”
• “Sarah, tämä on viimeinen yhteydenottoni. Jos nyt ei ole oikea hetki, ymmärrän sen täysin.”
• “Hei Sarah, jätän sinut tämän jälkeen rauhaan. Jos tilanne muuttuu, tiedät mistä minut löytää!”

Yhteydenottojen välinen ajoitus #

Jokaisella syklin seurannalla on oma viive tunteina, jonka asetat yksilöllisesti – sovellus ehdottaa klassista ajoitusta vastaavia oletuksia:

Voit säätää jokaista viivettä agentin Follow-ups-vaiheessa – jokaisen on oltava vähintään 1 tunti ja kunkin syklin ensimmäisen viiveen on oltava vähintään 24 tuntia siitä, kun keskustelu hiljenee.

Nopeat yhteydenotot (ensimmäisen 24 tunnin aikana) #

Joskus 24 tuntia on liian pitkä aika odottaa – erityisesti kuumien liidien tai aikaan sidottujen keskustelujen kohdalla. Nopeiden yhteydenottojen avulla voit lähettää viestejä ensimmäisen 24 tunnin aikana sen jälkeen, kun yhteyshenkilö on hiljentynyt.

Milloin käyttää nopeita seurantoja:

• Arvokas liidi lakkaa vastaamasta kesken keskustelun
• Kyseessä on määräaikainen tarjous tai tapahtuman ilmoittautumisen takaraja
• Haluat palata asiaan nopeasti, kun keskustelu on vielä tuoreessa muistissa

Miten ne toimivat:

Pikaseurannat lähetetään lyhyemmin väliajoin (esimerkiksi 3, 6 ja 12 tuntia keskustelun hiljenemisen jälkeen – jokainen asetetaan liukusäätimellä, ja sen on oltava ajallisesti edellistä myöhempi). Koska ne lähetetään WhatsAppin 24 tunnin keskusteluikkunan sisällä, ne eivät vaadi mallipohjan hyväksyntää – ne lähetetään tavallisina viesteinä, jotka on personoitu tekoälyn luoman keskustelun perusteella. Kun 24 tunnin ikkuna sulkeutuu ilman vastausta, alusta siirtyy edellä kuvattuun 3-syklijärjestelmään (mallit WhatsApp Business APIssa, tekoälyn kirjoittamat viestit muissa kanavissa).

Miksi en voi esikatsella tarkkaa viestiä etukäteen? Tekoäly kirjoittaa nopean jatkoviestin sillä hetkellä, kun se lähetetään – ei silloin, kun se ajastetaan. Se käyttää keskustelua sellaisena kuin se on sillä hetkellä (uusimmat viestit, yhteyshenkilön kieli ja se, mitä aiemmissa jatkoviesteissä on jo sanottu, joten se ei koskaan toista itseään). Vain nykyinen keskustelu merkitsee: kun yhteyshenkilö palaa viikon tai pidemmän hiljaiselon jälkeen, jatkoviesti kirjoitetaan sen perusteella, mitä on sanottu hänen paluunsa jälkeen, joten aiemman keskustelun päivämääriä, aikoja tai lupauksia ei nosteta esiin ikään kuin ne olisivat yhä voimassa. Tämä pitää viestin tuoreena, jos keskustelu etenee sillä välin, mutta se tarkoittaa myös sitä, että chat-paneelin “Seuraava jatkoviesti” -ilmaisin näyttää vain ajoituksen – sen takana ei ole valmiiksi kirjoitettua tekstiä, jota voisi esikatsella tai muokata. Jatkoviesti kirjoitetaan samoilla ohjeilla ja samalla sävyllä kuin agenttisi normaalit vastaukset. Jos haluat täysin valmiiksi kirjoitettuja, muokattavia jatkoviestejä, ne ovat tällä sivulla kuvattuja mallipohjaisia sykli- ja kylmäliidien jatkoviestejä.

Instagramissa ja Messengerissä vain nopeat jatkotoimenpiteet toimivat. Molemmat kanavat sallivat viestin vain 24 tunnin kuluessa siitä, kun yhteyshenkilö on lähettänyt sinulle viimeisimmän viestin, eivätkä ne tue malleja keskustelun avaamiseksi uudelleen. Pidä jokainen viive alle 24 tunnissa (aika mitataan yhteyshenkilön viimeisimmästä viestistä, joten 8/16/23 kaikki sopivat), niin jatkoviestit lähtevät; ikkunan umpeuduttua viestit ohitetaan. Jos yhteyshenkilö on ollut hiljaa yli vuorokauden, WhatsApp on oikea reitti – sen mallisyklit voivat avata keskustelun uudelleen. Jos agenttisi tallentaa puhelinnumeroita näissä keskusteluissa (se tallentaa ne yhteystietoihin automaattisesti), automaatio voi hoitaa siirtymän puolestasi: katso esimerkki.

LinkedInissä jatkoviestien välillä on oltava vähintään 24 tuntia. LinkedIn-tilien turvallisuuden takaamiseksi liidi saa enintään yhden automaattisen viestin päivässä: jokainen jatkoviesti (pikaviesti tai syklinen viesti) odottaa vähintään 24 tuntia edellisestä liidin saamasta automaattisesta viestistä, kuten aloitusviestistä tai edellisestä jatkoviestistä. 3, 6 tai 12 tunnin päähän asetettu pikajatkoviesti siirretään 24 tunnin kohdalle (ja sen jälkeen aktiivisiin ja hiljaisiin tunteihisi), sitä ei koskaan jätetä väliin. Käsin lähettämäsi viestit eivät vaikuta tähän, ja agenttisi vastaa edelleen välittömästi, kun liidi kirjoittaa takaisin. Muissa kanavissa viiveet toimivat täsmälleen asettamallasi tavalla.

LinkedInissä ei linkkejä ennen kuin liidi on vastannut. LinkedIn rajoittaa tilejä, jotka lähettävät linkkejä henkilöille, jotka eivät ole vastanneet, joten automaattiset viestit liidille, joka ei ole koskaan vastannut, eivät sisällä linkkiä. Agenttisi kirjoittamat viestit tarjoavat linkin sanallisesti (esim. “lähetän mielelläni varauslinkin, jos haluat”). Seurantapohja tai itse kirjoittamasi “sano täsmälleen” -mediarivi, joka sisältää linkin, ohitetaan kyseisen liidin kohdalla. Sitä ei koskaan lähetetä ilman linkkiä, ja sarjan seuraava seuranta etenee suunnitellusti. Kun liidi vastaa, linkit lähetetään normaalisti, myös malleissasi. Asetukset (agentin Follow-ups-vaiheessa):

Suositeltu määrä: 1–2. Enimmäismäärä 3 on ensimmäisen 24 tunnin aikana melko aggressiivinen. Useimmat käyttäjät pitävät tämän 1:ssä tai 2:ssa, jotta he eivät vaikuta tunkeilevilta keskustelun ollessa vielä tuore.

Liitä mediatiedosto tiettyyn jatkotoimenpiteeseen #

Joskus jatkotoimenpiteen yhteydessä on lähetettävä tietty tiedosto: lyhyt ääniviesti toisessa muistutuksessa, hintakuva kolmannessa, tai esittelyvideo sen jälkeen. Määrität tämän itse jatkotoimenpiteen vaiheessa, et mediakirjastossa.

1. Lataa tiedosto agentin mediakirjastoon tavalliseen tapaan.
2. Avaa agentin Jatkotoimenpiteet-vaihe.
3. Käytä haluamasi pikajatkotoimenpiteen kohdalla Liitä media -toimintoa ja valitse tiedosto. Jokaisella syklin viestillä on sama hallintapainike.
4. Valitse Vain media, ei tekstiä, jos tiedoston tulee lähteä yksinään (esimerkiksi ääniviesti, joka sisältää jo kaiken tarvittavan). Jätä valinta pois, jos haluat jatkotoimenpiteen tekstin lähtevän tiedoston mukana.

Tämä jatkotoimenpide lähettää sen jälkeen aina kyseisen tiedoston. Tekoälyä ei pyydetä valitsemaan sitä. Mediatiedosto, jota ei ole kiinnitetty tiettyyn vaiheeseen, toimii edelleen mediakirjaston kuvauksen mukaisesti: botti valitsee sen, kun sen “lähetysajankohta”-merkintä sopii tilanteeseen.

Muutama huomioitava asia:

• Laskenta alkaa alusta jokaisen vastauksen jälkeen. “Jatkotoimenpide 2” tarkoittaa toista muistutusta siitä hetkestä, kun yhteyshenkilö viimeksi kirjoitti sinulle. Jos yhteyshenkilö vastaa ja hiljenee uudelleen, sarja alkaa alusta ensimmäisestä jatkotoimenpiteestä.
• Tiedoston keskustelukohtainen lähetysraja on edelleen voimassa. Oletusarvoisella 1 kerran rajalla kiinnitetty ääniviesti lähetetään kerran per yhteyshenkilö; myöhemmillä kerroilla se ohitetaan ja lähetetään vain teksti. Nosta tiedoston rajaa, jos haluat sen toistuvan.
• WhatsApp Business API:ssa jatkotoimenpiteet 24 tunnin ikkunan jälkeen ovat vain malleja. WhatsApp ei salli mediaa esihyväksyttyjen mallien ulkopuolella, joten kiinnitetty tiedosto sykliviestissä ohitetaan kyseisessä kanavassa. WhatsApp Web, Instagram, Messenger ja Telegram tukevat sitä.
• Poistettu tiedosto? Vaihe palaa takaisin normaaliin mediakirjaston toimintaan. Valitse uusi tiedosto kiinnitettäväksi uudelleen.

Kylmien liidien seurannat (yhteyshenkilöille, jotka eivät koskaan vastanneet) #

Kylmien liidien seurannat on tarkoitettu yhteyshenkilöille, joille sinä viestit ensin – Broadcastin kautta – ja jotka eivät vastanneet lainkaan. Nämä yhteyshenkilöt tarvitsevat erilaisen lähestymistavan kuin joku, joka on jo keskustellut kanssasi.

Esimerkkitilanne:

1. Päivä 0: Lähetät Broadcastin ja yhteyshenkilö vastaanottaa aloitusviestisi
2. Yhteyshenkilö ei vastaa
3. 6 tuntia myöhemmin: Alusta lähettää ensimmäisen kylmän seurannan: “Hei John, halusin vain varmistaa, että näit viestini. Tarjoamme tässä kuussa ilmaisen strategiasession – kiinnostaako?”
4. Yhteyshenkilö ei edelleenkään vastaa
5. Päivä 10 (7 päivää ensimmäisen seurannan jälkeen): Toinen ja viimeinen kylmä seuranta lähetetään
6. Yhteyshenkilö merkitään tilaan “follow-up exhausted” – viestejä ei lähetetä enää lisää

Tärkeimmät erot tavallisiin seurantoihin:

• Vain 2 jatkoviestiä (ei 9) — tämä on ehdoton yläraja, jota ei voi nostaa
• Käyttää omia erillisiä viestimallejaan
• Koskee vain yhteystietoja, jotka eivät vastanneet lainkaan
• Ei tarkoitettu Instagramin ja Facebookin kommentti-yksityisviesteille. Kun aloituspiste lähettää yksityisviestin julkaisuasi kommentoineelle henkilölle, Meta sallii vain yhden viestin per kommentti, eikä mitään muuta ennen kuin henkilö vastaa. Kommentoija, joka ei koskaan vastaa yksityisviestiin, ei saa kylmää jatkoviestiä; kun hän vastaa, tavalliset jatkoviestit astuvat voimaan
• Oma erillinen ajoitus, joka määritetään tunteina alkuperäisestä lähetyksestä (katso oletusarvot alta)
• Pois päältä oletuksena — kytke osio itse päälle, kun sinulla on lähetys menossa

Automaattisesti luodut mallit #

Mallit ovat tärkeitä vain WhatsApp Business API -numerolla toimiville agenteille (katso Tarvitsenko malleja?). Sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä tyhjästä. Napsauta agentin Jatkoviestit-vaiheessa Generoi tekoälymalleja, niin alusta luo mallit kyseisen agentin tekoälyohjeiden, yritystietojen ja keskustelun kontekstin perusteella. Tämä toimii millä tahansa agentilla, myös sellaisella, jonka loit minuutti sitten tai kopioit toisesta.

Miten se toimii:

1. Ota jatkoviestit käyttöön Jatkoviestit-välilehdellä.
2. Napsauta Luo tekoälymalleja. Edistymispalkki näyttää, kuinka monta mallia on tähän mennessä luotu.
3. Alusta luo personoidut viestimallit kaikille käytössä oleville sykleille (sekä kylmien liidien mallit, jos kylmien liidien jatkoviestit ovat käytössä).
4. Mallit sisältävät yhteyshenkilön nimen ja asiaankuuluvat tiedot.
5. Mallit lähetetään automaattisesti WhatsAppin hyväksyttäväksi.
6. Kun ne on hyväksytty, ne ovat käyttövalmiita. Voit Luoda uudelleen milloin tahansa – uudelleenluominen korvaa koko sarjan uudella.

Mallit kirjoitetaan agentin ohjeiden perusteella sillä hetkellä, kun luot ne, joten ne eivät muutu itsestään, kun muokkaat agenttia myöhemmin. Jos nimeät agentin persoonan uudelleen ja julkaiset sen, ja jatkoviestit mainitsevat edelleen vanhan nimen, agentin muokkausnäkymä näyttää ilmoituksen, jossa se mainitaan, sekä Luo uudelleen -painikkeen, joka kirjoittaa uuden sarjan nykyisten ohjeiden perusteella. Voit myös hylätä ilmoituksen ja pitää viestit ennallaan.

Mitä luodaan:

Yhteensä: Enintään 11 mallia luodaan joka kerta (9 lämmintä + 2 kylmää, jos kylmien liidien jatkoviestit ovat käytössä).

Kylmien liidien parissa. Luo tekoälymalleja kirjoittaa koko sarjan kaikille käytössä oleville jatkoviestityypeille – tämä osa toimii millä tahansa Agentilla. Kylmien liidien mallit luodaan vain silloin, kun kylmien liidien jatkoviestit ovat sovellettavissa, eli tilanteissa, joissa yhteydenotto tapahtuu ensimmäisenä (katso yllä oleva huomautus).

Vinkki: Tarkista aina automaattisesti luodut mallit ennen kuin ne lähetetään hyväksyttäväksi — jokaisella syklillä ja kylmän liidin paikalla on oma mallinvalitsin, joten voit vaihtaa tilalle toisen hyväksytyn mallin tai valita aiemmin kirjoittamasi. Varmista, että sanamuoto vastaa brändisi ääntä ja sisältää oikeat tiedot.

Seurantaviestit vastaavat asiakkaasi kieltä #

Espanjaksi alkanut keskustelu tulisi pysyä espanjana – myös automaattisten seurantaviestien osalta. Alusta hoitaa tämän puolestasi automaattisesti.

Seurantaviestisi kirjoitetaan kerran agenttisi ensisijaisella kielellä. Kun on aika lähettää viesti, alusta tarkistaa kielen, jolla keskustelua on todellisuudessa käyty, ja lähettää seurannan kyseisellä kielellä.

Näin se toimii käytännössä:

Yhteyshenkilö keskustelee bottisi kanssa kokonaan hollanniksi ja hiljenee sitten. Kaksi päivää myöhemmin seurantaviesti lähetetään myös hollanniksi – ei sillä kielellä, jolla pohja alun perin kirjoitettiin. Asiakas ei koskaan näe äkillistä kielen vaihtumista.

Miten se toimii eri kanavissa:

Jos keskustelussa ei ole vielä selkeää kielisignaalia (esimerkiksi yhteyshenkilö on lähettänyt vain emojin, numeron tai linkin), alusta palaa käyttämään agenttisi ensisijaista kieltä.

Tämä koskee kaikkia seurantaviestityyppejä, jotka käyttävät pohjia – lämmintä 3-vaiheista järjestelmää ja kylmien liidien seurantaviestejä – sekä personoituja pikaseurantaviestejä, jotka on jo luotaessa kirjoitettu keskustelun kielellä.

Kielisääntösi ovat ensisijaisia. Jos agenttisi tekoälyohjeisiin on asetettu nimenomainen kielisääntö (esimerkiksi “vastaa aina englanniksi” tai “käytä vain englantia ja hindiä”), jatkotoimenpiteet noudattavat tätä sääntöä – se on ensisijainen riippumatta siitä, millä kielellä keskustelu näyttää tapahtuvan.

Jaettu sisältö ei vaikuta kielivalintaan. Kun yhteyshenkilö jakaa kelan, julkaisun tai videon, sen kuvateksti tai äänen litterointi päätyy keskusteluun – usein kyseessä on täysin eri kielellä olevat sanoitukset. Alusta jättää tällaisen jaetun sisällön huomiotta päättäessään, mitä kieltä yhteyshenkilö puhuu; vain se, mitä yhteyshenkilö on itse kirjoittanut (tai sanonut ääniviestissä), lasketaan mukaan. Siksi asiakas, joka keskustelee englanniksi mutta lähettää eteenpäin punjabinkielistä musiikkia sisältävän kelan, saa jatkovastauksensa edelleen englanniksi.

Milloin jatkoviestit pysähtyvät automaattisesti #

Jatkoviestit pysähtyvät itsestään, kun jokin seuraavista tapahtuu:

Lähetä seuranta vain, kun tarkistus läpäistään #

Joskus jatkotoimenpide on järkevä vain niin kauan kuin jokin ehto täyttyy: henkilö ei ole vielä saanut varausta valmiiksi, hän ei ole vielä asiakas tai oma varausjärjestelmäsi näyttää tapaamisen edelleen odottavana. Voit liittää agenttiin yhden tarkistuksen. Se suoritetaan ennen jokaista agentin lähettämää jatkotoimenpidettä, olipa kyseessä nopea, lämmin tai kylmä yhteydenotto, mukaan lukien tekoälyn itse ajoittamat viestit. Jos tarkistus epäonnistuu, mitään ei lähetetä eikä krediittejä kulu.

Missä: Agentti → Seurannat → Lähetä vain, kun tarkistus läpäistään.

Jos tarkistus epäonnistuu, voit valita, mitä tapahtuu:

• Pysäytä kaikki loput seurannat tälle yhteyshenkilölle (oletus). Mitään muuta sarjassa ei lähetetä. Jos yhteyshenkilö kirjoittaa myöhemmin uudelleen, seurannat alkavat alusta ja tarkistus suoritetaan uudelleen.
• Ohita tämä, pidä loput sarjasta. Seuraava seuranta on yhä ajoitettu ja tarkistetaan vuorollaan. Käytä tätä tarkistukseen, joka voi muuttua takaisin, kuten “ei vielä vastausta CRM:ssäni”.

Huomioita toiminnasta:

• Rikkoutunut tarkistus ei koskaan kytke jatkotoimenpiteitä pois päältä. Jos päätepisteesi ei ole tavoitettavissa, se palauttaa virheen tai nimeämäsi kenttä puuttuu, jatkotoimenpide lähetetään silti ja keskustelun yhteystietopaneeli näyttää, mitä tapahtui, jotta voit korjata päätepisteen menettämättä yhteydenottoa.
• Tarkistus on maksuton ja epäonnistuu nopeasti. Se suoritetaan ennen kuin jatkotoimenpiteestä veloitetaan, joten se ei koskaan kuluta krediittejä, ja tarkistuksena käytetty mukautettu funktio saa 10 sekuntia aikaa vastata (ei 30 sekuntia kuten keskustelun aikaiset kutsut). Pyyntö sisältää tiedot, jotka löytyvät kohdasta Mitä järjestelmäsi vastaanottaa automaattisesti.
• Tarkistus on agenttikohtainen. Se koskee jokaista agentin lähettämää jatkotoimenpidettä. Jos tarvitset jotain monimutkaisempaa (useita ehtoja, eri tarkistus per sykli, webhook kun jatkotoimenpide lähtee), käytä Automaatioita: Jatkotoimenpide lähetetty, Jatkotoimenpide ohitettu ja Jatkotoimenpiteet käytetty loppuun -liipaisimet toimivat samasta moottorista.
• Testaa yhteystiedolla -toiminto suorittaa tarkistuksen välittömästi valitsemallasi yhteystiedolla ja näytön asetuksilla, ja näyttää tarkistuksesi antaman vastauksen. Se ei lähetä eikä tallenna mitään, joten voit kokeilla päätepistettä ennen kuin otat sen käyttöön.
• Keskustelussa yhteystiedon kohdalla, jonka jatkotoimenpide on estetty, näkyy sivupaneelissa Jatkotoimenpide ohitettu -rivi, jossa kerrotaan, mitä tarkistus havaitsi.

Seurantaviestien pysäyttäminen tietyille yhteyshenkilöille (esim. nykyiset asiakkaat) #

Kun joku tekee ostoksen, et todennäköisesti halua hänen enää saavan automaattisia jatkoviestintöjä – mutta haluat yleensä silti tekoälyn vastaavan, kun hän ottaa yhteyttä kysymyksellä. Juuri tämän Jatkoviestit-kytkin tekee.

Avaa Keskustelut, valitse keskustelu ja kytke oikealla olevasta yhteystietopaneelista kohdasta Asetukset pois päältä Jatkoviestit. Tästä hetkestä alkaen:

• Kyseiselle yhteystiedolle ei lähetetä enää minkäänlaisia jatkoviestintöjä – ei pikaviestintöjä, syklisiä viestejä eikä kylmäkontakti-viestejä.
• Tekoäly jatkaa vastaamista normaalisti aina, kun yhteystieto viestii sinulle.
• Asetus pysyy pois päältä, kunnes kytket sen takaisin päälle. Jos yhteystieto kirjoittaa uudelleen viikkojen kuluttua, jatkoviestintä ei käynnisty automaattisesti uudelleen.

Yhteyshenkilö säilyttää saman agentin, joten agentti, joka hoitaa sekä myyntiä edeltävät kysymykset että myynnin jälkeisen tuen, jatkaa toimintaansa heidän kohdallaan.

Automaattinen poiskytkentä. Sinun ei tarvitse tehdä tätä käsin jokaisen asiakkaan kohdalla:

• Omasta järjestelmästäsi - päivitä yhteystieto API:n kautta ja aseta follow_ups_disabled arvoon true (katso Yhteystietojen API). Useimmat käyttäjät tekevät tämän kassatoiminnon tai maksujen webhookin kautta.
• Automaation kautta - käytä Päivitä yhteystieto -toimintoa ja aseta sama kenttä, esimerkiksi automaatiossa, joka suoritetaan, kun lisäät henkilölle asiakas-tunnisteen.

Miten tämä eroaa muista kytkimistä #

Jos haluat keskeyttää tekoälyn usealta yhteystiedolta kerralla, valitse keskustelut Keskustelut-sivulla valintaruutujen avulla ja napsauta Keskeytä tekoäly. Huomaa, että tämä keskeyttää myös tekoälyn, ei vain jatkoviestintöjä.

Tekoälyn pyytämät jatkoviestit #

Joskus yhteyshenkilö pyytää bottia ottamaan yhteyttä myöhemmin – esimerkiksi “Viesti minulle huomenna” tai “Palaa asiaan ensi viikolla”. Tekoälybotti voi hoitaa tämän automaattisesti.

Kun botti havaitsee tällaisen pyynnön, se ajastaa jatkotoimenpiteen täsmälleen yhteyshenkilön mainitsemaan aikaan. Tämä eroaa yllä mainituista automaattisista vanhentuneiden keskustelujen jatkotoimenpiteistä – nämä ovat yhteyshenkilön erikseen pyytämiä. Sama tapahtuu, kun botti itse lupaa palata asiaan myöhemmin.

Se, miltä jatkotoimenpide näyttää, riippuu kanavasta:

• WhatsApp Web, Instagram (henkilökohtainen), SMS, Telegram, chat-widget ja muut kanavat – jatkotoimenpide lähetetään viestinä, jonka tekoäly kirjoittaa lähetyshetkellä keskustelun kielellä, riippumatta siitä, onko se ajastettu muutaman tunnin vai muutaman viikon päähän (enintään 30 päivää eteenpäin). Mallipohjaa ei tarvita.
• WhatsApp Business (virallinen API) – 24 tunnin sisällä tekoäly kirjoittaa viestin itse. Tätä myöhemmille ajoille WhatsApp vaatii hyväksytyn mallipohjan, joten botti käyttää lämpimien liidien syklin mallipohjiasi. Jos niitä ei ole määritetty, botti ilmoittaa yhteyshenkilölle, ettei se voi asettaa kyseistä muistutusta, ja tarjoaa vaihtoehtoa sen sijaan, että lupaisi jotain, mitä se ei voi lähettää.
• Instagram-yksityisviestit ja Messenger – Meta sallii viestin lähettämisen vain 24 tunnin sisällä yhteyshenkilön viimeisimmästä viestistä, joten botti voi ajastaa jatkotoimenpiteitä vain tämän ikkunan sisällä. Myöhemmän ajankohdan kohdalla se kertoo tämän selkeästi ja saattaa pyytää puhelinnumeroa tai WhatsApp-yhteystietoa, jotta tiimi voi tavoittaa yhteyshenkilön sitä kautta.

Kanavasta riippumatta botti ei koskaan mainitse yhteyshenkilölle mallipohjia, rajoituksia tai sisäisiä asetuksia. Se joko vahvistaa jatkotoimenpiteen keskustelun kielellä tai selittää selkeästi, ettei se voi asettaa muistutusta niin kauas tulevaisuuteen.

Jatkoviestien määrittäminen #

Seurantojen määrittäminen agentille #

1. Avaa AI Agents – päävalikossa näytön vasemmassa reunassa, kohdassa AI Studio, napsauta AI Agents.
2. Avaa agenttisi ja napsauta sitten Follow-ups-vaihetta.

3. Kytke “Automaattiset seurannat” päälle. Tämä avaa vaiheen loput osat – pikaseurannan kortin määrä- ja viiveasetuksineen sekä sykliasetukset:

4. Valitse mallipohja jokaiselle seurantapaikalle käyttämällä paikan valitsinta.
5. Tarkista ja säädä asetukset alla tarpeidesi mukaan.
6. Julkaise agentti, jotta muutokset tulevat voimaan.

Jos tilauksesi ei sisällä automaattista seurantaa, Seuranta-vaiheessa näkyy asetusten sijaan lyhyt selite — tarkista tilaustietosi ominaisuuden avaamiseksi.

Kaikki jatkotoimenpiteiden asetukset #

Kylmien liidien jatkotoimenpiteet (erillinen järjestelmä) #

Kylmien liidien seurannat ovat erillinen järjestelmä lämpimistä 3×3-sykleistä ja yllä kuvatuista pikaseurannoista. Ne on tarkoitettu yhteen erityiseen tilanteeseen: lähetit ensimmäisen viestin – lähetyksen (Broadcast) kautta – eikä yhteyshenkilö vastannut lainkaan.

Muut jatkotoimenpidejärjestelmät olettavat, että yhteyshenkilö on jo vastannut vähintään kerran. Kylmien liidien jatkotoimenpiteet käsittelevät tilanteen, jossa keskustelua ei vielä ole – vain yksi lähtevä viesti, johon ei ole reagoitu.

Miksi se tarvitsee oman järjestelmän #

Lämpimät jatkotoimenpidesyklit käyttävät keskusteluhistoriaa kunkin viestin personointiin. Yhteyshenkilöllä, joka ei koskaan vastannut, ei ole keskustelua, josta ammentaa, joten viestintätyyli on erilainen: lyhyempi, enemmän alkuperäiseen tarjoukseen keskittyvä ja määrältään tiukempi roskapostivaikutelman välttämiseksi.

Miten kylmien liidien jatkotoimenpiteet toimivat #

Kello alkaa käydä sillä hetkellä, kun lähetyksesi (Broadcast) lähettää ensimmäisen viestin yhteyshenkilölle. Siitä hetkestä alkaen ajoitetaan kaksi seurantayritystä.

1. Päivä 0 - Lähetys lähetetty. Lähetyksesi lähettää aloitusviestin. Yhteyshenkilö ei vastaa.
2. Ensimmäinen seuranta - “vanhentumiskynnyksen” jälkeen (määritettävissä). Ensimmäinen kylmän liidin seuranta lähetetään, kun yhteyshenkilö on ollut hiljaa määritetyn tuntimäärän.
3. Toinen seuranta - toisen viiveen jälkeen. Jos vastausta ei vieläkään kuulu, lähetetään toinen ja viimeinen kylmän liidin seuranta.
4. Merkitty loppuun käsitellyksi. Toisen viestin jälkeen yhteyshenkilö merkitään “kylmän liidin seurannat loppuun käytetty” -tilaan ja järjestelmä lopettaa viestien lähettämisen. Kolmatta yritystä ei koskaan tehdä.

Jos yhteyshenkilö vastaa missä tahansa vaiheessa tämän ikkunan aikana, kaikki jäljellä olevat kylmän liidin jatkoyhteydenotot perutaan välittömästi ja keskustelu siirtyy normaalin jatkoyhteydenottologiikan piiriin.

Oletuskäyttäytyminen #

Tarkat oletusviivetunnit, jotka näkyvät kun kytket tämän ensimmäistä kertaa päälle, voivat poiketa tämän oppaan aiemmissa versioissa kuvatuista. Pidä agenttisi Seurannat-vaiheessa valmiiksi täytettyjä arvoja ensisijaisina ja säädä niitä tarjouksesi mukaan – mikään ei lähde ennen kuin otat tämän osion käyttöön ja tallennat.

Kahden viestin rajoitus on harkittu. Yhteyshenkilöt, jotka eivät ole koskaan olleet vuorovaikutuksessa brändisi kanssa, merkitsevät viestejä todennäköisimmin roskapostiksi, joten alusta rajoittaa sitä, kuinka aggressiivisesti voit ottaa heihin yhteyttä uudelleen.

Kylmien liidien jatkoyhteydenottojen määrittäminen #

Löydät nämä asetukset agentin Seurannat-vaiheesta, Kylmien liidien seurannat -osion alta.

Mallipohjat kylmille liideille #

Kylmien liidien jatkoyhteydenotot käyttävät omaa erillistä viestimallipohjien sarjaansa – ne eivät jaa mallipohjia lämpimien syklien kanssa.

• 2 mallipohjaa luodaan (yksi per seurantapaikka)
• Vain “Yleinen”-mallipohjatyyppi on tuettu. Smart Followup -mallipohjat perustuvat keskusteluhistoriaan, jota kylmillä liideillä ei ole
• Mallipohjat luodaan automaattisesti agentin tekoälyohjeiden perusteella ja lähetetään automaattisesti WhatsAppin hyväksyttäväksi
• Voit luoda ne uudelleen tai korvata ne milloin tahansa samalla mallipohjan valitsimella, jota käytetään lämpimissä sykleissä

Milloin kylmien liidien jatkoyhteydenotot pysähtyvät #

Järjestelmä keskeyttää kylmien liidien jatkoyhteydenotot samoissa tilanteissa kuin muutkin jatkoyhteydenotot, sekä muutamissa tähän työnkulkuun liittyvissä erityistilanteissa:

Milloin tätä kannattaa käyttää #

Ota kylmien liidien seuranta käyttöön, kun:

• Lähetät Broadcast-viestin ja useimmat yhteyshenkilöt näkevät viestisi ensimmäistä kertaa
• Odotat, että merkittävä osa yhteyshenkilöistä jättää alkuperäisen viestin huomiotta
• Tarjouksesi on kahden ylimääräisen, usean päivän välein lähetettävän muistutuksen arvoinen

Pidä se pois päältä, kun:

• Et koskaan lähetä viestiä kenellekään ensimmäisenä – tällä järjestelmällä ei ole mitään, minkä pohjalta toimia
• Haluat olla yhteydessä vain yhteyshenkilöihin, jotka ovat jo osoittaneet kiinnostusta
• Viestintäsi on suuri määräistä ja olet huolissasi roskapostivalituksista

Parhaat käytännöt #

1. Aloita oletusasetuksilla. Suositeltu ajoitus (24 tuntia, 3 päivää, 7 päivää lämmityssykleille) toimii hyvin useimmilla tileillä. Tee muutoksia vasta, kun näet, miten yhteyshenkilösi reagoivat.

2. Ota automaattiset jatkotoimenpiteet käyttöön. Anna tekoälyn hoitaa vanhentuneiden keskustelujen tunnistaminen automaattisesti. Se tarkistaa tilanteen säännöllisesti, joten sinun ei tarvitse seurata keskusteluja manuaalisesti.

3. Ota käyttöön kylmien liidien seuranta, jos lähetät Broadcast-viestejä. Monet yhteyshenkilöt eivät vastaa ensimmäiseen viestiin. Kaksi lisäseurantaviestiä antaa sinulle enemmän mahdollisuuksia keskustelun aloittamiseen.

4. Tarkista mallipohjasi ennen hyväksymistä. Automaattisesti luodut viestit ovat erinomainen lähtökohta, mutta tarkista aina, että ne vastaavat brändisi ääntä ja sisältävät oikeat tiedot.

5. Seuraa tuloksiasi. Seuraa Broadcast-tilastoista, kuinka moni yhteyshenkilö aktivoituu uudelleen kunkin syklin jälkeen. Jos sykli 3 ei tuo ketään takaisin, harkitse viestinnän tai ajoituksen muuttamista.

6. Älä liioittele. Yhdeksän viestiä kolmen syklin aikana on maksimimäärä hyvästä syystä. Liian monet jatkoviestit voivat ärsyttää kontakteja ja vahingoittaa mainettasi.

Seuraavat vaiheet #

• Kampanjat on siirretty Broadcast- ja Agentti-toimintoihin – minne vanhat kampanjavaiheet päätyivät, tämä mukaan lukien.
• AI-agentit – persoona ja tieto, jotka muovaavat seurantaviestin sisältöä, erillään sen aikataulusta.
• WhatsApp-viestipohjat – lisätietoja siitä, miten pohjien hyväksyntä toimii.