Listojen ja yhteystietojen järjestäminen #

Listat ryhmittelevät yhteystietosi, jotta voit lähettää oikeat viestit oikeille ihmisille – esimerkiksi “Uudet liidit” -lista, “VIP-asiakkaat” -lista, “Uutiskirjeen tilaajat” -lista ja niin edelleen.

Tämä opas kattaa listojen etsimisen ja hallinnan, listan sisällä olevien yhteystietojen selaamisen, yhteystiedon muokkaamisen sekä yhteystietojen massahallinnan päätaulukosta.

Mistä löydät listasi #

Molemmat sijaitsevat samalla Yhteystiedot-alueella, ja niiden välillä voi vaihtaa sivun yläreunassa olevilla kahdella välilehdellä:

• Yhteystiedot-välilehti — taulukon yläpuolella on tiivis listavalitsin sekä aina näkyvissä oleva + Luo lista -painike sen vieressä.
• Listat-välilehti (napsauta Listat-kohtaa Yhteystiedot-välilehden vieressä) — oma sivu listojen luomiseen, nimeämiseen, poistamiseen ja selaamiseen. Jokaisella rivillä näkyy jäsenmäärä ja Syötteet N -ilmaisin.

Listavalitsin (Yhteystiedot-välilehti) #

1. Napsauta vasemmasta sivupalkista Yhteystiedot.
2. Napsauta taulukon yläpuolella olevaa listavalitsin-painiketta. Se avaa pudotusvalikon, jossa näkyvät kaikki listat, niiden nimet ja yhteystietojen määrät. Valitse yksi suodattaaksesi taulukon vain kyseiseen listaan tai valitse Kaikki yhteystiedot tyhjentääksesi suodattimen.
3. Kun lista on valittu, napsauta sen pudotusvalikkoa uudelleen nähdäksesi vaihtoehdot Muokkaa listaa, Kopioi listan ID, Poista lista ja Poista lista ja yhteystiedot – samat toiminnot kuin alla, poistumatta Yhteystiedot-sivulta.

Valitsimen vieressä on pysyvä + Luo lista -painike – mitään ei tarvitse valita etukäteen.

Listat-sivu #

Napsauta Listat-välilehteä Yhteystiedot-kohdan vieressä. Jokainen lista näkyy rivinä, jossa on listan nimi, jäsenmäärä ja Syötteet N -ilmaisin: se kertoo, kuinka monta aktiivista lähetystä (mukaan lukien klassiset kampanjamerkinnät) lähettää automaattisesti viestin jokaiselle listalle liittyvälle uudelle jäsenelle (katso Yhteystietojen lisääminen listalle, miksi tämä on tärkeää). Vie hiiri sen päälle nähdäksesi erittelyn.

Avaa listan rivivalikko (“⋯”) nähdäksesi sen toiminnot:

Molemmat poistovaihtoehdot on merkitty punaisella, ja kumpikin avaa oman vahvistusikkunansa – listan poistaminen ja listan yhteystietojen poistaminen ovat aina kaksi erillistä “oletko varma?” -vaihetta, joten et voi vahingossa pyyhkiä listan yhteystietoja, jos tarkoituksesi oli vain poistaa lista.

Jos lähetys käyttää listaa, et voi poistaa sitä vielä – valintaikkunassa mainitaan kyseinen lähetys. Avaa Lähetykset-sivu irrottaaksesi sen sieltä joko poistamalla lähetyksen tai osoittamalla sen toiseen listaan, ja palaa sitten takaisin yrittämään uudelleen.

Uuden listan luominen #

Joko listavalitsimesta (Yhteystiedot-välilehti) tai Listat-sivun yläreunassa olevasta + Uusi lista -painikkeesta:

1. Napsauta + Luo luettelo / + Uusi luettelo.
2. Jätä Luettelotyyppi-kohdassa valituksi Staattinen luettelo — se on tavallinen luettelo, johon valitset yhteystiedot itse. (Älykäs luettelo täyttää itsensä sääntöjen perusteella — katso Älykkäät luettelot alta.)
3. Kirjoita nimi (esimerkiksi Summer Sale Contacts).
4. (Valinnainen) Lisää yhteystiedot heti, jos valintaikkuna tarjoaa sitä.
5. Napsauta Luo luettelo.

Uusi lista näkyy välittömästi sekä valitsimessa että Listat-sivulla.

Jos Luo lista -painike puuttuu: tililläsi ei ole oikeutta muokata yhteystietoja. Pyydä tilin omistajaa päivittämään tiimiroolisi.

Älykkäät luettelot (automaattisesti päivittyvät) #

Älykäs luettelo on luettelo, jota et täytä itse. Määrität säännöt kerran — “on tunniste hot-lead ja on ollut aktiivinen viimeisen 90 päivän aikana” — ja luettelo pitää itsensä ajan tasalla: sääntöihin sopivat henkilöt liittyvät siihen, ja sääntöihin sopimattomat poistuvat siitä ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.

Tavallinen (staattinen) luettelo on päinvastainen: kuka tahansa, jonka lisäät siihen, pysyy siinä, kunnes poistat hänet. Molemmat tyypit toimivat samalla tavalla kaikkialla muualla — voit lähettää yleislähetyksen älykkääseen luetteloon, suodattaa Yhteystiedot-taulukkoa sen perusteella ja viedä sen aivan kuten minkä tahansa muun luettelon.

Älykkään luettelon luominen #

1. Napsauta Luettelot-välilehdellä + Uusi luettelo.
2. Valitse Luettelotyyppi-kohdassa Älykäs luettelo.
3. Anna sille nimi (esimerkiksi Hot leads (active)).
4. Valitse Säännöt-kohdassa Vastaa: Kaikki säännöt tai Mikä tahansa sääntö (katso alta) ja luo sitten ensimmäinen sääntö: valitse mitä tarkistetaan, miten sitä verrataan ja mikä on arvo.
5. Napsauta + Lisää sääntö jokaisen lisäehdon kohdalla. Älykäs luettelo voi käyttää enintään 20 sääntöä.
6. Seuraa sääntöjen alla olevaa riviä — se laskee juuri nyt täsmäävät yhteystiedot (“≈ 3 yhteystietoa täsmää”) ja nimeää muutaman niistä, jotta näet ennen tallentamista, vastaavatko säännöt tarkoitustasi.
7. Napsauta Luo luettelo.

Luettelo täytetään heti, kun luot sen, joten se avautuu jäsenet jo valmiiksi lisättynä.

Kaikki säännöt vs. Mikä tahansa sääntö #

• Kaikki säännöt — yhteystieto on luettelossa vain, kun jokainen sääntö on tosi. Käytä tätä rajaamiseen (“tunniste hot-lead ja aktiivinen viimeisen 90 päivän aikana”).
• Mikä tahansa sääntö — yhteystieto on luettelossa, kun ainakin yksi sääntö on tosi. Käytä tätä kokoamiseen (“tunniste newsletter tai tunniste webinar”).

Mitä voit käyttää sääntöjen perustana #

Kirjainkoolla ei ole merkitystä tekstivertailussa, ja sääntö, joka etsii jotain “ei viimeisen 30 päivän aikana”, täsmää myös yhteystietoihin, joille kyseistä tapahtumaa ei ole koskaan sattunut.

Säännöt numero-, päivämäärä-, pudotusvalikko- ja valintaruutukentille #

Kun valitsemallasi mukautetulla kentällä on tyyppi, sääntö mukautuu sen mukaan:

• Numero-kentissä on numerokenttä, ja voit tarkistaa on suurempi kuin, on vähintään, on pienempi kuin tai on enintään, sekä on / ei ole. “Tilausten määrä on vähintään 3” vertaa todellisia lukuja, joten 10 tulee 9:n jälkeen.
• Päivämäärä-kentissä on päivämäärävalitsin, ja voit tarkistaa on ennen tai on jälkeen päivämäärän, on viimeisen N päivän aikana, on seuraavan N päivän aikana tai on vanhempi kuin N päivää (yli N päivää sitten). “Uudistumispäivä on seuraavan 30 päivän aikana” pysyy ajan tasalla: joka päivä ikkuna liikkuu kalenterin mukana, tämä päivä mukaan lukien. “Viimeisin vierailu on vanhempi kuin 90 päivää” on takaisinvoittolista; yhteystieto, jolla ei ole päivämäärää lainkaan, ei vastaa tähän koskaan, joten lisää toinen sääntö on tyhjä, jos haluat myös ne mukaan.
• Syntymäpäivät ja vuosipäivät. Päivämäärän mukautetuilla kentillä ja sisäänrakennetuilla päivämäärillä, kuten Lisätty, on myös vuosipäivä on seuraavan N päivän aikana. Se jättää vuoden huomiotta, joten “Syntymäpäivä on seuraavan 7 päivän aikana” poimii jokaisen, jonka syntymäpäivä osuu tulevalle viikolle, tämä päivä mukaan lukien, joka vuosi. Syötä 0 vain tälle päivälle, enintään 366. Henkilö, joka on syntynyt 29. helmikuuta, näkyy 28. helmikuuta vuosina, joina ei ole karkauspäivää. Lisätty tällä säännöllä löytää yhteystiedot, joiden rekisteröitymisvuosipäivä on lähestymässä.
• Pudotusvalikko-kenttien avulla voit valita yhden kentän omista vaihtoehdoista kirjoittamisen sijaan.
• Valintaruutu-kentät ovat yksinkertaisia kyllä tai ei -valintoja.

Yhteystieto, jonka arvo ei vastaa kentän tyyppiä (esimerkiksi soon päivämääräkentässä, joka on jäänyt jäljelle ennen kuin kentän tyyppi määritettiin), ei koskaan vastaa numero- tai päivämäärävertailua. “Viimeisen N päivän aikana”, “seuraavan N päivän aikana”, “vanhempi kuin N päivää” ja “vuosipäivä on seuraavan N päivän aikana” laskevat kalenteripäivät UTC-ajassa.

Yhteystiedot, joita tekoälysi on todellisuudessa käsitellyt #

Puhunut tekoälyn kanssa on “kyllä” jokaiselle yhteystiedolle, jolle tekoälysi on lähettänyt vähintään yhden viestin, ja “ei” kaikille muille — mukaan lukien henkilöt, joille vain tiimisi on vastannut. Asetus aktivoituu ensimmäisellä kerralla, kun tekoäly kirjoittaa jollekin, eikä se poistu sen jälkeen, vaikka kytkisit kyseisen yhteystiedon tekoälyvastaukset myöhemmin pois päältä tai siirtäisit hänet toiselle agentille.

Jos tarvitset yhteystiedot, joita tekoälysi on käsitellyt tiettynä ajanjaksona — mikä on yleinen syy siihen, miksi toimistot haluavat tämän — käytä sen sijaan Viimeisin tekoälykeskustelu -suodatinta ja valitse “viimeisen 30 päivän aikana”. Se on liukuva ikkuna, joka heijastaa aina viimeisintä kuukautta.

Kaksi sääntöä, jotka ihmiset usein sekoittavat tähän:

• Tekoälyn vastaukset (Asetukset-kohdassa) on kytkin: se tarkoittaa, että tekoälyllä on lupa vastata tälle yhteystiedolle, ei sitä, että se olisi koskaan niin tehnyt.
• Onko koskaan vastannut liittyy siihen, että yhteystieto kirjoittaa takaisin — kenelle tahansa, myös tiimillesi.

Voit myös suodattaa Yhteystiedot-taulukkoa samalla tavalla luomatta listaa: avaa Suodatin ja aseta Keskusteltu tekoälyn kanssa tilaan Päällä, tai napsauta taulukon yläpuolella olevaa Keskusteltu tekoälyn kanssa -pikavalintaa. Sama suodatin löytyy Keskustelut-sivulta Keskusteltu tekoälyn kanssa -valintana, kun haluat tarkastella keskusteluja yhteystietueiden sijaan.

Älykkään luettelon tunnistaminen #

Luettelot-sivulla älykkäässä luettelossa on Älykäs-merkki, nimen alla selkokielinen yhteenveto sen säännöistä ja tieto siitä, milloin se on viimeksi päivitetty (“Päivitetty 4 minuuttia sitten”). Sen jäsenmäärä on reaaliaikainen laskuri.

Milloin älykäs lista päivittyy #

• Heti, kun yhteystieto muuttuu. Lisää tunniste, muuta tilaa, täytä mukautettu kenttä – jos se saa heidät vastaamaan (tai lakkaamaan vastaamasta) ehtoja, lista päivittyy muutamassa sekunnissa. Kaupan siirtäminen toiseen myyntiputken vaiheeseen lasketaan myös: Kaupan vaihe -sääntö reagoi heti, kun taulu muuttuu.
• 15 minuutin välein aikaan perustuville säännöille. Säännöt, kuten “ei toimintaa viimeiseen 30 päivään”, toteutuvat ajan kuluessa ilman, että kukaan koskee yhteystietoon, joten jokainen älykäs lista tarkistetaan uudelleen myös 15 minuutin sykleissä.
• Pyynnöstä. Avaa listan ⋯-valikko ja napsauta Päivitä nyt suorittaaksesi säännöt välittömästi uudelleen, jolloin rivin jäsenmäärä ja “Päivitetty…”-rivi päivittyvät heti.

Et voi lisätä tai poistaa ihmisiä käsin #

Se on älykkään listan tarkoitus: sen jäsenyys määritetään sääntöjen perusteella, joten kaikki käsin tekemäsi muutokset kumoutuvat seuraavassa tarkistuksessa. Käytännössä:

• Laajennetussa listanäkymässä ei ole Lisää yhteystietoja -painiketta eikä jäsenen kohdalla Poista-vaihtoehtoa – sen sijaan siinä lukee “Jäsenet lasketaan tämän listan sääntöjen perusteella”.
• Älykkäät listat eivät näy Yhteystiedot-sivun Lista-joukkotoiminnossa, yhteystiedon omassa listavalitsimessa tai tuonnin kohteena.

Jos haluat muuttaa listan jäseniä, avaa sen ⋯-valikko ja napsauta Muokkaa sääntöjä.

Älykkäät listat ja lähetykset #

Lähetys voi kohdistua älykkääseen listaan kuten mihin tahansa muuhunkin listaan, ja juuri tässä ne ovat hyödyllisimmillään: osoita lähetys listaan “tunniste hot-lead, ei vastausta 7 päivään”, niin kohderyhmä ylläpitää itse itseään.

Huomio: tämä voi lähettää viestejä itsestään. Jos kyseisellä listalla on aktiivinen lähetys (tai klassinen kampanjamerkintä), jossa on Lähetä uusille listan jäsenille päällä, jokainen uusi sääntöjäsi vastaava yhteystieto saa avausviestin automaattisesti — se on koko yhdistämisen tarkoitus, mutta se tarkoittaa myös, että ihmisille voidaan lähettää viestejä ilman, että napsautat mitään, ja jokainen viesti kuluttaa krediittejä. Tarkista, mitä lista syöttää (Syötteet-sarake Listat-sivulla), ennen kuin laajennat sen sääntöjä.

Listan jäsenten selaaminen ja hakeminen #

Napsauta Listat-sivulla listan riviä laajentaaksesi sen ja nähdäksesi kaikki siinä olevat henkilöt. Käytettävissä on hakukenttä, jolla voit etsiä henkilöitä nimen, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen perusteella. Sieltä voit poistaa yksittäisen yhteystiedon listalta – tämä poistaa heidät vain kyseiseltä listalta, eikä se poista yhteystietoa tai vaikuta heidän muihin listoihinsa.

Älykkäällä listalla sama paneeli on vain luku -tilassa: voit selata ja etsiä sen jäseniä, mutta Poista-toimintoa ei ole, koska jäsenyys määräytyy listan sääntöjen perusteella.

Yhteystietojen lisääminen listalle #

Lisää yhteystietoja listalle laajennetusta listanäkymästä, yhteystiedon omasta pikakatselupaneelista tai koko tietueesta, tai alla olevalla Lisää listalle -joukkotoiminnolla. Älykkäitä listoja ei tarjota missään näistä paikoista – ne täyttävät itsensä sääntöjensä perusteella.

Huomio: henkilön lisääminen listalle voi lähettää hänelle viestin. Jos kyseisellä listalla on aktiivinen lähetys, jossa on Lähetä uusille listan jäsenille -valinta päällä, yhteystiedon lisääminen lähettää hänelle välittömästi sen aloitusviestin, kuluttaa krediittejä ja ohjaa hänen vastauksensa kyseisen lähetyksen agentille.

Näet varoituksen ennen kuin näin tapahtuu. Riippumatta siitä, miten lisäät henkilön – joukkotoiminnolla Lisää listalle, listan omalla Lisää jäseniä -näytöllä tai yhteystiedon listakytkimillä – näyttö kertoo, mikä lähetys lähetetään, ja pyytää vahvistusta. Henkilön poistaminen listalta ei koskaan lähetä mitään, joten se tapahtuu välittömästi.

Jos useammalla kuin yhdellä samalla listalla olevalla aktiivisella lähetyksellä on kytkin päällä, uusi yhteystieto vastaanottaa yhden aloitusviestin jokaiselta niistä, ja niistä veloitetaan erikseen. Varoitus kertoo, kuinka monta viestiä lähetetään. Voit estää tämän lähetyksen Yleisö-vaiheessa – katso Lähetykset.

Yhteystiedon muokkaaminen #

1. Napsauta Yhteystiedot-taulukossa mitä tahansa kohtaa yhteystiedon rivillä avataksesi pikakatselupaneelin.
2. Napsauta Muokkaa.
3. Päivitä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kanava, tunnisteet tai muistiinpanot.
4. Napsauta Tallenna.

Rivin tai nimen klikkaaminen. Rivin klikkaaminen avaa pikakatselupaneelin. Yhteystiedon nimen klikkaaminen avaa sen sijaan keskustelun kyseisen henkilön kanssa – katso Uuden yhteystiedon lisääminen.

Listajäsenyyttä muokataan pikakatselupaneelin Listat-osiosta, ei itse muokkauslomakkeesta – napsauta paneelissa Listat-kohdan vieressä olevaa +-merkkiä ja valitse tai poista valinta listoista.

Joukkotoiminnot (usean yhteystiedon valitseminen kerralla) #

1. Valitse yhteystiedon rivin alussa oleva valintaruutu. Valitse niin monta kuin haluat tai käytä otsikon valintaruutua valitaksesi kaikki tällä hetkellä näkyvät yhteystiedot. Kun koko sivu on valittu, taulukon rivien yläpuolelle ilmestyy sininen palkki, joka tarjoaa vaihtoehdon Valitse kaikki N suodattimia vastaavaa yhteystietoa — yhdellä napsautuksella valinta laajenee jokaiseen vastaavaan yhteystietoon, ei vain näkyvissä olevaan sivuun, joten toiminto voi kattaa tuhansia yhteystietoja kerralla. Kyseinen palkki valitsee vain, ketkä on valittu; toiminnot löytyvät alapuolella olevasta toimintopalkista.
2. Näytön alareunaan ilmestyy kelluva toimintopalkki, jossa on:
   • Botti päällä / Botti pois — kytke tekoälybotti päälle tai pois jokaiselle valitulle yhteystiedolle.
   • Yksityinen / Tee julkiseksi — kytke yksityisyys.
   • Älä häiritse / Poista Älä häiritse — kytke Älä häiritse -tila.
   • Merkitse roskapostiksi / Poista roskapostimerkintä.
   • Arkistoi / Palauta arkistosta — sulje jokaisen valitun yhteystiedon keskustelu ja siirrä se keskusteluarkistoon tai palauta ne kaikki. Se on sama arkisto kuin Keskustelut-sivulla — katso Keskustelun sulkeminen.
   • Lisää listalle.
   • Tunniste — lisää tunniste jokaiselle valitulle yhteystiedolle.
   • Automaattinen tunniste — anna kunkin yhteystiedon tekoälyagentin lukea koko keskustelu ja soveltaa omia tunnistesääntöjään tai valitse yhden agentin säännöt kaikille valituille. Sama hinta kuin manuaalisessa tunnisteiden lisäämisessä: 1 krediitti per lisätty tunniste, ei kuluja yhteystiedoille, jotka eivät saa uusia tunnisteita. Enintään 500 yhteystietoa per kerta. Katso Keskustelun tunnisteiden lisääminen pyynnöstä.
   • Automaatio — lisää valinta automaatioon. Näkyy vain, jos tililläsi on Automaatiot.
   • Vie — lataa valinta tiedostona.
   • Poista — poistaa pysyvästi jokaisen valitun yhteystiedon.
3. Napsauta haluamaasi toimintoa. Tuhoavat toiminnot (Poista, Merkitse roskapostiksi) pyytävät ensin vahvistusta.

Etsitkö “Määritä kampanja” -toimintoa? Se poistui kampanjoiden myötä. Lisää yhteystiedot sen sijaan listalle ja lähetä viesti kyseiselle listalle Lähetyksen avulla tai anna Sisääntulopisteen ohjata uudet keskustelut oikealle agentille. Täydellinen vertailu vanhasta tavasta uuteen: Siirtyminen kampanjoista lähetyksiin ja agentteihin.

Napsauta pientä ×-merkkiä palkin lopussa tai poista valintaruutujen valinnat tyhjentääksesi valintasi.

Ei sama kuin Keskustelut-sivu. Yhteystiedot-sivulla joukkotoimintopalkki kelluu näytön alareunassa. Keskustelut-sivulla vastaava palkki sijaitsee keskustelulistan yläpuolella, listan sarakkeen sisällä, ja siinä on oma päävalintaruutu — katso Saapuneet-kansion joukkotoiminnot. Molemmilla sivuilla näkyy samanlainen “valitse kaikki N” -palkki rivien yläpuolella, kun näkyvissä oleva sivu on valittu kokonaan.

Vinkki: yhteystietojen jakaminen tasakokoisiin eriin. Automaattista “jaa 50 hengen listoihin” -painiketta ei ole, mutta taulukko auttaa tässä nopeasti: se näyttää tasan 50 yhteystietoa sivua kohden, ja otsikon valintaruudulla voit valita koko sivun kerralla. Valitse siis otsikon valintaruutu, napsauta Lisää listaan, valitse ponnahdusikkunasta + Uusi lista ja anna sille nimi (esimerkiksi “Erä 1”) – heti kun luot listan, valitsemasi yhteystiedot lisätään siihen automaattisesti. Siirry sitten seuraavalle sivulle ja toista sama. Muutama sata yhteystietoa on jaettu 50 hengen eriin muutamassa minuutissa – ilman tarvetta lisätä yhteystietoja yksitellen. Jos tarvitset eriä vain lähettämistä (et järjestämistä) varten, voit ohittaa listat kokonaan: Broadcast Drip-tilassa käsittelee yhden suuren listan puolestasi erissä.

Seuraavat vaiheet #

• Uuden yhteystiedon lisääminen – lisää yhteystietoja yksi kerrallaan sekä tutustu Yhteystiedot-näyttöön.
• Yhteystietojen tuominen tiedostosta – lataa yhteystietotaulukko.
• Yhteystietojen vieminen – lataa yhteystietosi tiedostoon.