Özel Alanlar, Müşteri Adayı Profili ve Notlar #

Her kişinin temel bilgileri vardır — ad, telefon, e-posta, kanal. Ancak konuştuğunuz kişiler hakkında genellikle çok daha fazlasını bilirsiniz: şirketleri, doğum günleri, en son ne satın aldıkları, hangi konferanstan geldikleri gibi. Bu sayfa, bir kişiye ekleyebileceğiniz ekstra bilgi parçalarını ve her birinin nerede bulunduğunu kapsar.

Genel Bakış #

Uygulamayı bir süredir kullanıyorsanız: Eskiden iki ayrı şey olan — uzun biçimli bir “Müşteri Adayı Profili” ve tarihli Notlardan oluşan yığın halindeki bir liste — artık birleştirilerek kişinin tam kaydında Notlar olarak etiketlenmiş tek bir alan haline getirildi. Artık başlıkları olan ayrı bir zaman damgalı not günlüğü yok; bir kişi hakkında yazacağınız her şey bu tek kutuya girer. Bunun pratikte ne anlama geldiği için aşağıdaki Notlar bölümüne bakın.

Özel Alanları Tanımlama #

Özel alanlar tüm kişilerinizde yeniden kullanılabilir. company gibi bir alan oluşturduğunuzda, bu alan hesabınızın şemasının bir parçası haline gelir ve her kişinin düzenleme formunda görünür.

Alan türleri #

Her özel alanın bir türü vardır ve bu tür, bir alanın neyi tutabileceğini ve nasıl girileceğini belirler — uygulamada sizin tarafınızdan, bir içe aktarma veya API ile ve bir sohbette öğrendiği bir şeyi kaydettiğinde yapay zeka tarafından:

Türlü bir alan yazıldığı her yerde doğrulanır: iletişim formu bir Tarih alanına February 1st kaydetmez, API alanı ve ne beklediğini belirten bir hata ile yanıt verir, dosya içe aktarma işlemi o satırı atlar ve sonuç ekranında listeler, ayrıca yapay zekaya format önceden bildirilir ve yine de farklı bir şey gönderirse düzeltme alır. İnsan tarafından tanınabilir bir biçimde gelen değerler sizin için dönüştürülür — 01/02/1990, hesap tarih formatınıza (gün-ilk veya ay-ilk, Ayarlar → Hesap kısmından) göre 1990-02-01 haline gelir, yes işaretli bir onay kutusuna dönüşür, newsletter, seçeneği o şekilde yazdıysanız Newsletter olarak saklanır. Her tarih aynı şekilde saklandığı için, akıllı bir listedeki veya otomasyon koşulundaki “1990-01-01 öncesi doğum günü” ifadesi, aynı günün üç farklı yazımı yerine gerçek tarihleri karşılaştırır.

Alan oluşturma ve yönetme #

1. Sol kenar çubuğunda Kişiler’e tıklayın.
2. Herhangi bir kişiyi açın ve Düzenle’ye tıklayın (veya Yeni kişi’ye tıklayın).
3. Özel Alanlar bölümünde, Alan ekle kısmına bir ad yazın, türünü seçin (Açılır Menü seçenekleri sorar) ve Ekle’ye tıklayın. Alan tüm hesap için oluşturulur ve hemen bu kişide görünür.
4. Bir alanın türünü veya seçeneklerini daha sonra değiştirmek için hiçbir şeyi yeniden adlandırmayın — aynı bölümdeki Alanları yönet’e tıklayın. Yönetici, her alanı türüyle birlikte listeler; yeni bir tür seçin, bir açılır menünün seçeneklerini düzenleyin veya listeden bir alanı kaldırın.

Bir türü değiştirmek, mevcut değerleri olduğu gibi korur. Eğer birthday, onu Tarih türüne dönüştürmeden önce serbest metin olarak 1 Feb 1990 değerini içeriyorsa, bu değer bir sonraki düzenlemeye kadar (siz, API veya yapay zeka tarafından) olduğu gibi kalır; düzenleme yapıldığında ise gerçek bir tarih olması gerekir. Arka planda hiçbir şey yeniden yazılmaz. Eski değerleri tek seferde dönüştürmek için aşağıdaki Mevcut değerleri normalleştir seçeneğini kullanın.

Mevcut değerleri normalleştirme #

Bir alana tür atadıktan sonra, eski değerler kaydedildikleri yazım biçimini korurlar. Bir Tarih alanı bir kişide 01/02/1990, diğerinde 1 February 1990 değerini tutmaya devam edebilir ve akıllı bir liste veya otomasyon tarih kuralı yalnızca YYYY-MM-DD olarak saklanan tarihleri eşleştirir. Mevcut değerleri normalleştir seçeneği, bunların hepsini tek seferde dönüştürür.

1. Alanları yönet kısmını açın (yukarıya bakın). Her Tarih, Sayı, Açılır Menü ve Onay Kutusu alanının altında bir Mevcut değerleri normalleştir bağlantısı bulunur. Metin alanlarında bu yoktur, çünkü metin tam olarak yazıldığı gibi saklanır.
2. Bağlantıya tıklayın. Henüz hiçbir şey değişmez: uygulama kişilerinizi kontrol eder ve kaç değerin değişeceğini size bildirir, bir örnek gösterir (örneğin "01/02/1990" becomes "1990-02-01") ve okuyamadığı değerleri listeler.
3. Bunları dönüştürmek için N değeri değiştir’e tıklayın veya her şeyi olduğu gibi bırakmak için İptal’e tıklayın.

Bilmeniz gerekenler:

• Yalnızca alanın türü olarak okunabilen değerler değiştirilir. Eğik çizgilerle yazılan tarihler, hesabınızın tarih biçimini (gün önce veya ay önce, Ayarlar → Hesap kısmından) takip eder. Bir Tarih alanındaki next spring gibi okunamayan bir değer olduğu gibi bırakılır ve o kişi üzerinde manuel olarak düzeltebilmeniz için listede gösterilir.
• Zaten doğru biçimde olan değerler ve boş değerlere dokunulmaz. İşlemi iki kez çalıştırmanın bir sakıncası yoktur.
• Bir alanın türünü yeni değiştirdiyseniz, önce Alanları kaydet’e tıklayın. Bağlantı, yalnızca yeni tür kaydedildikten sonra görünür.
• İçinde bulunduğunuz hesaptaki tüm kişiler üzerinde çalışır. Bir ajans kurulumunda, kişilerin sahibi olan alt hesap içinde çalıştırın.
• Aynı eylem API’de POST /users/me/custom-fields/{key}/normalize olarak ve önizleme için dry_run parametresiyle mevcuttur.

Listeden bir alanı kaldırmak, onu düzenleme formundan ve yapay zekanın alan seçicisinden gizler; kişilerde zaten saklanmış olan değerler korunur ve aynı adı tekrar eklerseniz değerler yeniden görünür. Bir alanın değerlerini her kişiden kalıcı olarak silmek için API’nin Özel bir alanı sil çağrısını kullanın.

İsimlendirme kuralları:

• Alan adları yalnızca küçük harf, rakam ve alt çizgi içermeli ve bir harf veya alt çizgi ile başlamalıdır (örneğin lead_source, Lead Source değil).
• Yalnızca aksansız İngilizce harfler — boşluklar, büyük harfler ve aksanlı veya Latin olmayan karakterler reddedilir. Hesabınızın geri kalanı başka bir dilde olsa bile, alanı cumpleaños değil, cumpleanos veya birthday olarak adlandırın. Yalnızca ad kısıtlıdır; sakladığınız değer (ve bir açılır menünün seçenekleri) herhangi bir dilde olabilir.
• Bir hesapta en fazla 50 özel alan olabilir; bir açılır menü en fazla 100 seçeneğe sahip olabilir.
• Adı dikkatlice seçin — bir alan bir şablonda veya yapay zeka temsilcisinde kullanıldıktan sonra, bu referansları kaldırmadan onu silemezsiniz.

Bir Kişide Özel Alanları Doldurma #

1. Sol kenar çubuğunda Kişiler’e tıklayın.
2. Bir kişinin satırına tıklayarak hızlı görünüm panelini açın, ardından Düzenle’ye tıklayın veya yeni bir tane başlatmak için Yeni kişi’ye tıklayın.
3. Kişi formunda Özel Alanlar bölümünü bulun. Hesabınızdaki her alan, türüyle eşleşen kontrolle listelenir: bir metin veya sayı kutusu, bir tarih seçici, seçeneklerinizden oluşan bir açılır menü veya bir onay kutusu alanı için Evet/Hayır açılır menüsü.
4. Değerleri girin, ardından bunları saklamak için formdaki Kaydet’e tıklayın. Alanın türüne uymayan bir değer anında işaretlenir ve düzeltilene kadar form kaydedilmez.

Zaten bir değeri olan alanlar, hızlı görünüm panelinde ve tam kişi kaydında salt okunur satırlar olarak görünür; bir değeri değiştirmek için Düzenle’yi tekrar açın.

Bir değeri temizleme: Bir alan bir değer içerdiğinde, düzenleme formundaki kutusunun içinde küçük bir × işareti görünür. Yalnızca bu kişi için o değeri temizlemek üzere buna tıklayın; alanın kendisi hesabınızda ve diğer tüm kişilerde kalmaya devam eder. Bir alanı her kişiden ve hesabınızın şemasından tamamen kaldırmak, bir şablon veya yapay zeka temsilcisi tarafından referans verildiği sürece henüz mümkün değildir.

Yapay Zekanın Özel Alanları Sizin İçin Doldurmasına İzin Verme #

Yapay Zeka Temsilciniz, doğum günü, partner adı, beslenme gereksinimi, masa tercihi gibi bilgiler konuşma sırasında ortaya çıktıkça bunları doğrudan özel alanlara kaydedebilir; böylece bu bilgileri daha sonra bir yayında veya takip mesajında kullanabilirsiniz. Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır ve yalnızca sizin açıkça seçtiğiniz alanlara yazma yapar.

İki şeyin yerli yerinde olması gerekir ve her ikisi de gereklidir — insanların hiçbir şeyin kaydedilmediğini fark etmelerinin en yaygın nedeni budur:

1. Önce alanları oluşturun. Yapay zeka, yalnızca hesabınızda halihazırda mevcut olan alanlara yazabilir. Bunları bir kişinin düzenleme formundan (yukarıdaki Bir Kişide Özel Alanları Doldurma bölümüne bakın) veya doğrudan aşağıdaki 4. adımdaki Temsilci üzerinden ekleyin; bu, henüz kişisi olmayan yeni bir hesapta en hızlı yoldur — örneğin customer_birthday, partner_name, dietary_notes. Adlandırma kurallarını unutmayın: yalnızca küçük harfler, rakamlar ve alt çizgiler.

2. Temsilciye izin verin ve alanları seçin.

1. Kenar çubuğunda AI Temsilcileri’ne tıklayın ve Temsilciyi açın.
2. AI yetenekleri sekmesine gidin.
3. Kişi güncellemeleri altında, Yapay zekanın ekstra bilgi toplamasına izin ver seçeneğini açın.
4. Rezervasyon sırasında ekstra bilgi topla başlıklı bir kart görünür ve özel alanlarınızı listeler. Yapay zekanın doldurmasına izin verilen her alanın yanındaki anahtarı açın; bir alan oluşturmak tek başına yeterli değildir ve açık bırakılan her alan sessizce göz ardı edilir. Listede olmayan bir alana mı ihtiyacınız var veya hiç alanınız yok mu? Aynı kart üzerindeki Özel alanları yönet’e tıklayın, alanı türüyle birlikte ekleyin ve kaydedin: alan hemen listede görünür, kapalı durumdadır ve o andan itibaren her kişide kullanılabilir hale gelir.
5. Kaydet’e tıklayın, ardından Temsilciyi Yayınla’yın. Değişiklikler siz yayınlayana kadar taslakta kalır, bu nedenle yayınlanmamış bir değişiklik canlı görüşmeleri etkilemez. Yayınlama işlemi, yalnızca bu değişikliği değil, bekleyen tüm taslak değişiklikleri canlıya alır, bu nedenle düzenleme yapıyorsanız diğer sekmelere de kısaca göz atın.

Bilmekte fayda var:

• Yapay zekaya her alanın türü bildirilir. Tarih alanı için, kişinin söylediği her şeyi (“el 1 de febrero del 90”) kaydetmeden önce 1990-02-01 formatına dönüştürür; Açılır Menü için yalnızca seçeneklerinizden birini seçebilir; Onay Kutusu için evet veya hayır olarak kaydeder. Yine de uymayan bir şey gönderirse, kayıt beklenen format belirtilerek reddedilir ve yapay zeka tekrar sorar veya kendini düzeltir — ayrıştırılamayan bir değer asla kişiye kaydedilmez.
• Sadece rezervasyon yaparken değil, tüm konuşma boyunca çalışır. Karttaki ifadeye rağmen — özellik rezervasyonlarla başladığı için — yapay zeka, bir randevu söz konusu olsun ya da olmasın, kişi bahsettiği anda değeri kaydeder. Rezervasyonların açık olmasına hiç gerek yoktur.
• Her alan zorunlu olarak işaretlenebilir. Zorunlu olması sadece “yapay zeka bir randevuyu onaylamadan önce toplanmalıdır” anlamına gelir — normal bir konuşmayı asla engellemez ve rezervasyon almayan bir Temsilcide hiçbir şey yapmaz.
• Yapay zekanın bir şeyi “not ettiğini” söylemesi, onu kaydettiği anlamına gelmez. Alan oluşturulmamış ve açılmamışsa, yapay zeka not aldığını nazikçe yanıtlayabilir ancak kişiye hiçbir şey kaydedilmez. Bir değerin gerçekten kaydedildiğini doğrulamak için kişi kaydını kontrol edin.
• Temsilciye ne zaman soracağını söyleyin. Temsilcinin talimatlarında, her alanın ne zaman geçerli olduğunu açıklayın (“misafir bir alerjiden veya diyetten bahsederse, bunu dietary_notes alanına kaydedin”). Yapay zeka bunu düz bir dille okur, bu yüzden herkesi aynı listeyle sorgulamaz.
• Hiçbir şey geriye dönük doldurulmaz. Sadece yayınladığınız andan itibaren yapılan konuşmalar yakalanır — geçmiş sohbetlerde zaten bahsedilen detaylar geriye dönük olarak doldurulmaz.
• Bunu kişilerin sahibi olan hesapta ayarlayın. Özel alanlar tek bir hesaba aittir, bu nedenle bir ajans kurulumunda bunları, Temsilcisi konuşan alt hesap içinde oluşturun, ana ajans hesabında değil.
• Serbest biçimli notlar da bir alana aittir. Konuşma yapay zekası, bir kişinin Müşteri Adayı profili / Notlar kutusuna (aşağıya bakın) yazamaz — orası siz ve ekibiniz içindir, ancak Otomasyonlar ve API buraya yazabilir. Yapay zekanın kendisinin “çölyak yemeği istedi” gibi bir şeyi kaydetmesini istiyorsanız, bunu dietary_notes gibi bir özel alan yapın.

Yapay Zekanın Bir Sohbet Sırasında Okuyabildikleri #

Bir bilgi parçasının, yapay zekanın sohbet sırasında üzerinde işlem yapabilmesi için nerede bulunması gerektiğine karar veriyorsanız, önemli olan fark şudur:

• Özel alanlar: Yapay zeka bunları her yanıtta okur. Bir kişiye ait tüm özel alan değerleri, sohbet boyunca yapay zeka tarafından kullanılabilir; alanın nasıl doldurulduğundan bağımsız olarak (sizin tarafınızdan, daha önce yapay zeka tarafından, içe aktarma yoluyla veya API aracılığıyla). Bu nedenle, Temsilcinizin talimatlarındaki “geri dönen müşterileri preferred_barber ile selamla” gibi bir kural işe yarar, çünkü yapay zeka o anda değeri görebilir.
• Etiketler: Yapay zeka sohbet sırasında bunları görmez. Etiketleme, yapay zekanın yanıtı gönderildikten sonra ayrı bir adım olarak çalışır; yapay zeka tanımlarınıza göre etiketleri uygular, ancak sohbet sırasında bir kişinin halihazırda hangi etiketlere sahip olduğu ona gösterilmez. “Eğer kişi VIP etiketine sahipse indirim teklif et” gibi talimatlar çalışmayacaktır.

Temel kural: Yapay zekanın sohbetin ortasında okuması ve üzerinde işlem yapması gereken her şey bir özel alana konulmalıdır. Etiketler ise sohbetin çevresinde gerçekleşen her şey içindir; kişileri filtrelemek ve bölümlere ayırmak, yayınları hedeflemek ve yapay zeka bir etiket uyguladığı anda diğer sistemlerinize etiket web kancaları göndermek için kullanılır.

Özel Alanları Toplu Yükleme #

İçe aktarma sihirbazı, e-tablo sütunlarını doğrudan özel alanlarla eşleştirir. Başlığı bir alanın adı olan (büyük harf ve aksanlar önemli değildir) bir sütun sizin için eşleştirilir, diğer tüm sütunlar elle bir alana yönlendirilebilir ve Yeni özel alan, içe aktarma sırasında bir sütundan alan oluşturur.

Yepyeni kişiler mi ekliyorsunuz? Dosyanızdaki her özel alan için bir sütun oluşturun ve içe aktarın. Yeni kişiler, bu alanlar önceden doldurulmuş olarak gelir.

Zaten sahip olduğunuz kişileri mi dolduruyorsunuz?

1. Kişilerinizi dışa aktarın: kişiler CSV dışa aktarma dosyası, her özel alan için bir sütuna sahiptir.
2. E-tablonuzdaki değerleri doldurun. Telefon numarası sütununu olduğu gibi bırakın, çünkü kişiler bu şekilde eşleştirilir.
3. Gözden Geçirme adımında Mevcut kişileri güncelle seçeneği açıkken dosyayı içe aktarın. Her satır yalnızca dosyada değeri olan özel alanları günceller; boş hücreler mevcut değeri olduğu gibi bırakır.

API’nin toplu kişi içe aktarma uç noktası, kendi araçlarınızdan yapmak isterseniz her kayıtta bir custom_fields nesnesi ile aynı değerleri alır (bkz. API Erişimi).

Notlar (= Müşteri Adayı Profili) #

Bir kişinin tam kaydında (hızlı görünüm panelinden Tam kaydı aç’a tıklayın), Notlar paneli tek bir serbest metin kutusudur — aynı temel alan başka yerlerde “Müşteri Adayı Profili” olarak da adlandırılır. Kişinin Düzenle formunda aynı kutu Müşteri adayı profili olarak etiketlenmiştir ve “Bu kişi hakkında dahili notlar” olarak tanımlanmıştır, bu yüzden ikinci bir alan aramayın. Konuşmayla ilgili alakalı her şeyi yazın: iş türü, sorunlu noktalar, şirket büyüklüğü, son etkinlik, sosyal yardım çalışmalarını kişiselleştirmeye yardımcı olan her şey.

Yapay zeka bunu nasıl kullanır: bir mesaj şablonunda (yayın mesajı, takip mesajı, yapay zeka temsilcisinin talimatları) {{personal_context|write a one-line opener that references their business}} gibi bir yer tutucu ekleyebilirsiniz. Bu şablon belirli bir kişiye gönderildiğinde, yapay zeka onların Notlarını okur ve orada yazanları kullanarak kişiselleştirilmiş bir satır yazar. Bir kişinin Notu yoksa, yer tutucu mesajdan basitçe kaldırılır.

Yapay zeka bunu sizin yerinize yazmaz — siz veya ekibiniz doldurursunuz. Bunu, bir satış temsilcisinin telefonu açmadan önce okumasını isteyeceğiniz bir kopya kağıdı olarak düşünün. Yapay zekanın bir konuşmada öğrendiği bir şeyi kendisinin kaydetmesini istiyorsanız, bunun yerine özel bir alan kullanın — Yapay Zekanın Özel Alanları Sizin İçin Doldurmasına İzin Verme bölümüne bakın.

Düzenleme oldukça basittir: kutuya yazın ve ardından Notu kaydet’e tıklayın (veya kaydedilmemiş değişiklikleri bırakmak için Vazgeç’e tıklayın). Her giriş için ayrı bir başlık veya tarih yoktur; kişi başına tek bir sürekli metin bloğu bulunur, bu nedenle tarihli bir günlük tutmak isterseniz, her eklemenin başına tarihi kendiniz ekleyin.

Notların yanında, Sohbetler içindeki kişi yan panelinde bir Araştırma bölümü bulunur. Bu bölüm, İlk yanıttan önce yeni kişileri araştır özelliği açık olduğunda bir Temsilcinin otomatik olarak yazdığı özeti ve bunu manuel olarak çalıştırmak veya yenilemek için bir Şimdi araştır düğmesini gösterir.

Durum #

Her kişinin yolculuğunun neresinde olduğunu gösteren bir Durum rozeti vardır:

Durumu satır içinde değiştirmek için kişi tablosundaki Durum rozetine doğrudan tıklayın. Bu, Spam dışındaki tüm durumlar için geçerlidir; Spam durumu, ek yan etkileri nedeniyle toplu Spam olarak işaretle eylemi (ve onay süreci) aracılığıyla ayarlanır. Spam işaretini kaldırmak da aynı şekilde Spam işaretini kaldır seçeneğiyle yapılabilir.

Bir Kişiyi Ekip Üyesine Atama #

Sahiplik ataması — başkalarının yanlışlıkla yanıt vermemesi için bir kişiyi bir ekip arkadaşına verme — Kişiler sayfasından ziyade Sohbetler ekranından ayarlanır: konuşmayı açın ve oradaki atanan kişi kontrolünü kullanın. Tam izlenecek yol için Sohbet Arayüzü bölümüne bakın. Yalnızca hesap sahipleri ve doğru izne sahip kullanıcılar bir atamayı değiştirebilir.

Yayınlarda ve Şablonlarda Özel Alanları Kullanma #

Özel alanlar, giden mesajlarda oldukça işe yarar. Mesaj yazabildiğiniz her yerde — yayın mesajları, WhatsApp şablonları, Yapay Zeka Temsilcisi talimatları — şu şekilde bir yer tutucu ekleyebilirsiniz:

Hey {{first_name}}, hope things are going well at {{company}}!

Mesaj gönderildiğinde, {{first_name}} ve {{company}} her bir kişiden alınan değerlerle değiştirilir. Eğer bir kişinin o alanı doldurulmamışsa, yer tutucu boş bırakılır.

Bazı ipuçları:

• Küçük harf ve alt çizgi stili adlar kullanın — yer tutucu, alan adıyla tam olarak eşleşmelidir ({{company}}, {{Company}} değil).
• Türlü alanlar, onları yazacağınız şekilde oluşturulur — bir Tarih alanı, hesabınızın tarih formatında (01/02/1990 veya 02/01/1990, Ayarlar → Hesap’a göre) çıkar, Onay Kutusu Yes veya No olarak, Açılır Menü seçeneğin tam ifadesiyle görünür.
• Yerleşik alanlar da çalışır — {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}} ve {{phone_number}}, özel alan olarak ayarlamanıza gerek kalmadan çalışır.
• Notlarla birleştirin — yapay zeka tarafından kişiselleştirilmiş satırlar için sabit bir özel alan yerine {{personal_context|your instruction}} kullanın; yapay zeka, kişinin Notlarına dayanarak taze bir şey yazar.
• Kullanımda olan bir alanı silemezsiniz — bir şablon {{company}} kullanıyorsa, sistem company’yi bu şablonlardan kaldırana kadar silmenizi engeller.

Yardıma mı İhtiyacınız Var? #

Neyin nereye konulacağına dair iyi bir temel kural:

• Filtreleme veya birleştirme yapacağınız kısa, yapılandırılmış bir bilgi → özel alan.
• Yapay zekanın veya ekibinizin okuması için bir paragraf bağlam → Notlar.
• Görüşmenin sahibi kim → Sohbetler’den ayarlanan atanan kişi.

Hala takıldınız mı? Destek ekibimize ulaşın, kurulumu yapmanıza yardımcı olalım.

Sonraki Adımlar #

• Yeni Kişi Ekleme — kişileri tek tek ekleyin, ayrıca Kişiler ekranının tam turu.
• Dosyadan Kişileri İçe Aktarma — bir elektronik tabloyu içeri aktarın.
• Sohbet Arayüzü — kişi atamasının bulunduğu yer.