Takip Sistemi #

Bir müşterinin ürününüze ilgi gösterdiğini, birkaç soru sorduğunu ve ardından sessizliğe büründüğünü hayal edin. Takip süreçleri olmazsa, o potansiyel müşteri kaybedilir. Platformun takip sistemi, yanıt vermeyi bırakan kişileri otomatik olarak yeniden etkileşime geçirir; onları sohbete geri döndürmek için dostça ve zamanında mesajlar gönderir.

Nerede bulunur: AI Agents sayfasını açın, istediğiniz Temsilciyi (Agent) açın ve düzenleyicide 7. adım olan Takip (Follow-ups) adımına gidin. Her Temsilcinin kendi zamanlaması, gecikmeleri ve şablonları vardır ve bunlar o Temsilcinin yanıt verdiği her yerde geçerlidir.

Her bir takip yuvasındaki seçiciyi kullanarak şablon kitaplığınızda zaten bulunan mesajlardan seçim yapın. Şablonlar yalnızca resmi WhatsApp Business API için gereklidir; diğer tüm kanallarda 24 saatten sonraki takipler, gönderim sırasında yapay zeka tarafından yazılır (bkz. Şablonlara ihtiyacım var mı?).

Üç Takip Türüne Genel Bakış #

Üç farklı takip sistemi vardır ve bunlar farklı durumlarda tetiklenir. Bunları ayırt etmek için bu tabloyu kullanın:

İnsanları yanıltan davranış notları #

• Sıcak döngüler 2 ve 3 yalnızca önceki döngüye yanıt gelirse tetiklenir. Bu açık bir spam karşıtı korumadır; eğer 1. Döngünün takip mesajlarının tümü görmezden gelinirse, 2. ve 3. Döngüler asla gönderilmez. Bir kişinin yeniden etkileşime girmesi ve ardından tekrar sessizleşmesi gerekir ki bir sonraki döngünün kilidi açılsın.
• Akıllı atlama: Yapay zeka konuşmayı bir insana devrederse veya konuşmanın sona erdiğini (satış kapandı, kişi vazgeçti, hayal kırıklığı algılandı) tespit ederse, o kişi için hiçbir takip mesajı planlanmaz.
• Önerilen hızlı takip sayısı: 1 ila 2. Ayar varsayılan olarak 1’dir ve 3’e kadar izin verir; 3, ilk 24 saat için biraz agresif bir sayıdır.

Takipler Nasıl Çalışır (Genel Resim) #

Bir kişi belirli bir süre yanıt vermeyi bıraktığında, platform sohbeti “bayat” olarak kabul eder. Sistem bunu otomatik olarak algılar ve kişiyi sohbete geri dönmeye teşvik etmek için bir takip mesajı gönderir.

İşte gerçek hayattan bir örnek:

1. Gün: Bir kişi fiyatlandırmanız hakkında soru sorar, bot yanıt verir ve ardından kişi sessizleşir.

2. Gün (24 saat sonra): Platform dostça bir takip mesajı gönderir: “Merhaba Sarah, sadece bir kontrol etmek istedim! Planlarımız hakkında başka soruların varsa bana bildirebilirsin.”

5. Gün (72 saat sonra): Eğer Sarah hala yanıt vermediyse, ikinci bir takip mesajı bir faydayı vurgular: “Sarah, müşterilerimizin çoğu hizmetimizle haftada 10+ saat tasarruf ediyor. Sana nasıl olduğunu göstermemi ister misin?”

12. Gün (7 gün sonra): Son bir nazik mesaj: “Merhaba Sarah, seni rahatsız etmeye devam etmek istemiyorum. Eğer sohbet etmeye hazır olursan, buradayım!”

Şablonlara ihtiyacım var mı? #

Yalnızca temsilci bir WhatsApp Business API numarası (resmi WhatsApp) üzerinden yanıt veriyorsa gereklidir. WhatsApp, bir kişi 24 saat boyunca sessiz kaldığında yalnızca önceden onaylanmış şablonlara izin verir, bu nedenle 24 saatten sonraki bir takip, temsilcinin şablonları olana kadar gönderilmez. Platform, Yapay zeka şablonları oluştur özelliği ile bunları sizin için yazıp gönderebilir ve Takip adımı, bu şablonlar mevcut olana kadar ilgili temsilcilerde “Takip şablonları eksik” uyarısını gösterir. Yine de şablonlar olmadan kaydedebilirsiniz: bu durumda, söz konusu sonraki takiplerin WhatsApp Business numaranızdan henüz gönderilmeyeceğine dair bir hatırlatıcı alırsınız.

Sıcak Aday Döngü Sistemi #

Takip mesajları 3 döngü halinde düzenlenmiştir — Dostça ve Yardımsever, Değer Odaklı ve Son Deneme — her biri en fazla 3 mesaj içerir ve kişi başına toplamda en fazla 9 sıcak takip mesajı gönderilebilir. Her döngünün tonu farklıdır ve etkinleştirilen her döngünün kaç mesaj (1-3) göndereceğini siz belirlersiniz.

1. Döngü: Dostça ve Yardımsever #

İlk döngü gayriresmi ve baskı oluşturmayan bir yapıdadır. Kişinin meşgul olduğunu kabul eder ve nazikçe geri dönüş yapmaya davet eder.

Örnek mesajlar:

• “Selam Sarah, sadece bir kontrol etmek istedim! Hâlâ sorun varsa bana haber ver.”
• “Merhaba Sarah, sohbetimizi takip etmek istedim. Acele etme - ne zaman hazır olursan yardımcı olmaktan mutluluk duyarım!”
• “Selam Sarah, hâlâ düşünüyor musun? Daha fazla bilgiye ihtiyacın olursa buradayım.”

2. Döngü: Değer Odaklı #

İkinci döngü, kişiye neden ilk başta ilgilendiğini hatırlatır ve avantajları veya teklifleri vurgular.

Örnek mesajlar:

• “Merhaba Sarah, ücretsiz danışmanlık hizmetimizin hâlâ geçerli olduğunu hatırlatmak istedim. Bir tane ayarlamamı ister misin?”
• “Sarah, benzer durumdaki birçok müşterimiz hizmetimizin onlara her hafta saatler kazandırdığını gördü. Daha fazla bilgi paylaşmamı ister misin?”
• “Merhaba Sarah, faydalı bulacağını düşündüğüm bazı bilgiler hazırladım. Göndermemi ister misin?”

3. Döngü: Son Deneme #

Üçüncü döngü doğrudan ve saygılıdır. Takip mesajları durmadan önce kişiye yanıt vermesi için son bir şans tanır.

Örnek mesajlar:

• “Merhaba Sarah, seni rahatsız etmeye devam etmek istemiyorum. Artık ilgilenmiyorsan hiç sorun değil!”
• “Sarah, bu benim son takip mesajım. Eğer şu an doğru zaman değilse, tamamen anlıyorum.”
• “Selam Sarah, bundan sonra seni rahatsız etmeyeceğim. İşler değişirse, beni nerede bulacağını biliyorsun!”

Takip Mesajları Arasındaki Zamanlama #

Bir döngüdeki her takip mesajının, ayrı ayrı ayarladığınız saat cinsinden kendi gecikme süresi vardır; uygulama, klasik zamanlamalarla eşleşen varsayılanlar önerir:

Temsilcinin Takip adımındaki her gecikmeyi ayarlayabilirsiniz; her biri en az 1 saat olmalı ve her döngünün ilk gecikmesi, sohbet kesildikten sonra en az 24 saat olmalıdır.

Hızlı Takip Mesajları (İlk 24 Saat İçinde) #

Bazen 24 saat beklemek çok uzun olabilir - özellikle sıcak potansiyel müşteriler veya zamana duyarlı görüşmeler için. Hızlı takip mesajları, bir kişi sessizleştiğinde ilk 24 saat içinde mesaj göndermenize olanak tanır.

Hızlı takip mesajları ne zaman kullanılır:

• Yüksek değerli bir potansiyel müşteri sohbetin ortasında yanıt vermeyi bıraktığında
• Sınırlı süreli bir teklif veya etkinlik kaydı için son tarih yaklaştığında
• Sohbet henüz tazeyken hızlıca yeniden etkileşim kurmak istediğinizde

Nasıl çalışırlar:

Hızlı takip mesajları daha kısa aralıklarla gönderilir (örneğin, kişi sessizleştikten 3 saat, 6 saat ve 12 saat sonra; her biri bir kaydırıcı ile ayarlanır ve kendinden öncekinden daha geç bir zamana ayarlanmalıdır). WhatsApp’ın 24 saatlik konuşma penceresi içinde gönderildikleri için şablon onayına ihtiyaç duymazlar; yapay zekanın onları oluşturduğu konuşmaya göre kişiselleştirilmiş normal mesajlar olarak gönderilirler.

24 saatlik pencere yanıt alınmadan kapandığında, platform yukarıda açıklanan 3 döngülü sisteme geçer (WhatsApp Business API’de şablonlar, diğer kanallarda yapay zeka tarafından yazılan mesajlar).

Neden mesajı önceden tam olarak önizleyemiyorum? Hızlı bir takip mesajı, planlandığı anda değil, gönderildiği anda yapay zeka tarafından yazılır. O anki konuşmayı (en son mesajlar, kişinin dili ve daha önceki takip mesajlarında söylenenler, böylece kendini asla tekrar etmez) kullanır. Sadece mevcut konuşma dikkate alınır: Bir kişi bir hafta veya daha uzun süren bir sessizlikten sonra geri döndüğünde, takip mesajı geri döndüğünden beri söylenenlere göre yazılır; bu nedenle daha önceki bir konuşmadaki tarihler, saatler veya sözler hala geçerliymiş gibi tekrar gündeme getirilmez. Bu, konuşma bu arada ilerlerse mesajı güncel tutar, ancak aynı zamanda sohbet panelindeki “Sıradaki takip” göstergesinin yalnızca zamanlamayı gösterdiği anlamına gelir; arkasında önizlenecek veya düzenlenecek önceden yazılmış bir metin yoktur. Takip mesajı, temsilcinizin normal yanıtlarıyla aynı talimatlar ve ton altında yazılır. Tamamen önceden yazılmış, düzenlenebilir takip mesajları istiyorsanız, bunlar bu sayfada açıklanan şablon tabanlı döngü ve soğuk müşteri takip mesajlarıdır.

Instagram ve Messenger’da, hızlı takip mesajları sonuç veren tek takip mesajlarıdır. Her iki kanal da yalnızca kişinin size gönderdiği son mesajdan sonraki 24 saat içinde mesaj gönderilmesine izin verir ve hiçbiri konuşmayı yeniden başlatmak için şablonları desteklemez. Her gecikmeyi 24 saat içinde tutun (bu süre kişinin son mesajından itibaren ölçülür, yani 8/16/23 saatlik sürelerin tümü uygundur) ve takip mesajları gönderilir; bu süreyi aşan her şey atlanır. Bir günden uzun süredir sessiz kalan kişiler için WhatsApp en iyi yoldur; şablon döngüleri konuşmayı yeniden başlatabilir. Temsilciniz bu sohbetlerde telefon numaralarını kaydediyorsa (bunları otomatik olarak kişiye kaydeder), bir otomasyon bu geçişi sizin yerinize yapabilir: çalışma örneğine göz atın.

LinkedIn’de takip mesajları en az 24 saat arayla gönderilir. LinkedIn hesaplarını güvende tutmak için, bir potansiyel müşteriye günde en fazla bir otomatik mesaj gönderilir: her takip mesajı (hızlı veya döngüsel), o müşterinin aldığı son otomatik mesajdan (açılış mesajı veya önceki takip mesajı gibi) en az 24 saat sonrasına kadar bekletilir. 3, 6 veya 12 saat olarak ayarlanan hızlı bir takip mesajı 24 saatlik süreye (ve ardından aktif saatlerinize ve sessiz saatlerinize) ertelenir, asla atlanmaz. Manuel olarak gönderdiğiniz mesajlar bu sınıra dahil edilmez ve potansiyel müşteri yanıt verdiğinde temsilciniz yine de hemen yanıt verir. Diğer kanallar, gecikmeleri tam olarak ayarladığınız şekilde kullanır.

LinkedIn’de, potansiyel müşteri yanıt verene kadar bağlantı paylaşmayın. LinkedIn, yanıt vermemiş kişilere bağlantı gönderen hesapları kısıtlar; bu nedenle, henüz yanıt vermemiş bir potansiyel müşteriye gönderilen otomatik mesajlar bağlantı içermez. Temsilcinizin yazdığı mesajlar, bağlantıyı metin olarak sunar (“isterseniz rezervasyon bağlantısını göndermekten memnuniyet duyarım”). Bir takip şablonu veya bizzat yazdığınız ve bağlantı içeren bir medya “tam olarak söyle” satırı, o potansiyel müşteri için atlanır, bağlantı çıkarılmış şekilde gönderilmez ve dizideki bir sonraki takip planlandığı gibi devam eder. Potansiyel müşteri yanıt verdiğinde, şablonlarınızdakiler de dahil olmak üzere bağlantılar normal şekilde gönderilir.

Ayarlar (Temsilcinin Takip adımında):

Önerilen sayı: 1-2. Maksimum 3 değeri, ilk 24 saat için biraz agresif kalmaktadır. Çoğu kullanıcı, konuşma henüz tazeyken ısrarcı görünmemek için bunu 1 veya 2’de tutar.

Belirli Bir Takip İletisine Medya Öğesi Ekleme #

Bazen bir takip iletisi belirli bir dosya içermelidir: ikinci hatırlatmada kısa bir sesli not, üçüncüsünde bir fiyatlandırma görseli, sonrasında bir demo videosu gibi. Bunu medya kütüphanesinde değil, takip iletisi adımının kendisinde ayarlarsınız.

1. Dosyayı her zamanki gibi temsilcinin Medya Kütüphanesine yükleyin.
2. Temsilcinin Takip İletileri adımını açın.
3. İstediğiniz hızlı takip iletisinde Medya ekle seçeneğini kullanın ve öğeyi seçin. Her döngü mesajı aynı kontrole sahiptir.
4. Dosyanın tek başına gönderilmesi gerekiyorsa (zaten her şeyi anlatan bir sesli not gibi) Sadece medya, metin yok seçeneğini işaretleyin. İşaretlemezseniz, takip metni medya ile birlikte gönderilir.

Bu takip iletisi daha sonra her zaman o öğeyi gönderir. Yapay zekadan seçim yapması istenmez. Sabitlenmiş bir adımı olmayan bir medya öğesi, medya kütüphanesinde tanımlandığı şekilde çalışmaya devam eder: bot, “ne zaman gönderileceği” notu ana uyduğunda onu seçer.

Bilinmesi gereken birkaç şey:

• Sayım her yanıttan sonra sıfırlanır. “Takip 2”, kişi size en son yazdığından bu yana geçen ikinci hatırlatma anlamına gelir. Kişi yanıt verir ve ardından tekrar sessizleşirse, dizi ilk takip iletisinden yeniden başlar.
• Öğenin görüşme başına gönderim sınırı hala geçerlidir. Varsayılan 1 sınırı ile, sabitlenmiş bir sesli not kişi başına bir kez gönderilir; sonraki turda bu atlanır ve sadece metin gönderilir. Tekrarlanması gerekiyorsa öğe üzerindeki sınırı artırın.
• WhatsApp Business API’sinde, 24 saatlik pencereden sonraki takip iletileri sadece şablon tabanlıdır. WhatsApp burada önceden onaylanmış bir şablon dışında medyaya izin vermediğinden, bir döngü mesajına sabitlenmiş öğe bu kanalda atlanır. WhatsApp Web, Instagram, Messenger ve Telegram bunu destekler.
• Öğe silindi mi? Adım, normal medya kütüphanesi davranışına geri döner. Yeniden sabitlemek için yeni bir öğe seçin.

Soğuk Potansiyel Müşteri Takip Mesajları (Hiç Yanıt Vermeyen Kişiler İçin) #

Soğuk potansiyel müşteri takipleri, bir Yayın aracılığıyla sizin ilk mesajı attığınız ve hiç yanıt vermeyen kişiler içindir. Bu kişilerin, sizinle zaten sohbet eden birine göre farklı bir yaklaşıma ihtiyacı vardır.

Örnek senaryo:

1. 0. Gün: Bir Yayın başlatırsınız ve kişi açılış mesajınızı alır
2. Kişi yanıt vermez
3. 6 saat sonra: Platform ilk soğuk takibi gönderir: “Merhaba John, mesajımı gördüğünden emin olmak istedim. Bu ay ücretsiz bir strateji oturumu sunuyoruz - ilgilenir misin?”
4. Kişi hala yanıt vermez
5. 10. Gün (ilk takipten 7 gün sonra): İkinci ve son soğuk takip gönderilir
6. Kişi “takip tükendi” olarak işaretlenir - başka mesaj gönderilmez

Normal takip mesajlarından temel farklar:

• Yalnızca 2 takip mesajı (9 değil) — bu kesin bir sınırdır ve artırılamaz
• Kendi ayrı mesaj şablonlarını kullanır
• Yalnızca hiç yanıt vermeyen kişilere uygulanır
• Instagram ve Facebook’taki yorum DM’leri için değildir. Bir giriş noktası, gönderinize yorum yapan birine DM gönderdiğinde, Meta o yorum başına bir mesaja izin verir ve kişi yanıt verene kadar başka hiçbir şeye izin vermez. DM’ye hiç yanıt vermeyen bir yorumcuya soğuk takip mesajı gönderilmez; yanıt verdiklerinde ise normal takip mesajları devreye girer
• İlk gönderimden itibaren saat cinsinden yapılandırılan kendi ayrı zamanlaması vardır (aşağıdaki varsayılanlara bakın)
• Varsayılan olarak kapalıdır — bir gönderiminiz olduğunda bölümü kendiniz açın

Otomatik Oluşturulan Şablonlar #

Şablonlar yalnızca WhatsApp Business API numarasına sahip temsilciler için önemlidir (bkz. Şablonlara ihtiyacım var mı?). Bunları sıfırdan yazmanıza gerek yoktur. Temsilcinin Takip adımından Yapay zeka şablonları oluştur seçeneğine tıklayın; platform, temsilcinin yapay zeka talimatlarına, şirket bilgilerine ve konuşma bağlamına dayalı şablonlar oluşturacaktır. Bu özellik, bir dakika önce oluşturduğunuz veya başka bir temsilciden kopyaladığınız dahil olmak üzere her temsilcide çalışır.

Nasıl çalışır:

1. Takip mesajları sekmesinden takip mesajlarını etkinleştirin.
2. Yapay zeka şablonları oluştur’a tıklayın. Bir ilerleme göstergesi, şimdiye kadar kaç şablonun oluşturulduğunu gösterir.
3. Platform, tüm etkinleştirilmiş döngüler için (ve soğuk müşteri takip mesajlarının geçerli olduğu durumlarda soğuk müşteri şablonları için) kişiselleştirilmiş mesaj şablonları oluşturur.
4. Şablonlar, kişinin adını ve ilgili ayrıntıları içerir.
5. Şablonlar otomatik olarak onay için WhatsApp’a gönderilir.
6. Onaylandıktan sonra kullanıma hazırdırlar. İstediğiniz zaman Yeniden oluştur’a tıklayabilirsiniz; yeniden oluşturma, tüm seti yenisiyle değiştirir.

Şablonlar, oluşturduğunuz anda temsilcinin talimatlarına göre yazılır, bu nedenle temsilciyi daha sonra düzenlediğinizde kendiliğinden değişmezler. Temsilcinin kişiliğini yeniden adlandırıp yayınlarsanız ve takip mesajları hala eski adı belirtiyorsa, temsilci düzenleyici bunu belirten bir bildirim ve mevcut talimatlardan yeni bir set oluşturan bir Yeniden Oluştur düğmesi gösterir. Ayrıca bildirimi kapatabilir ve mesajları oldukları gibi bırakabilirsiniz.

Neler oluşturulur:

Toplam: Her seferinde 11 şablona kadar oluşturulur (9 sıcak + 2 soğuk, soğuk müşteri takip mesajlarının geçerli olduğu durumlarda).

Soğuk müşteri adayı eşleşmesinde. Yapay zeka şablonları oluştur, devrede olan tüm takip türleri için şablonların tamamını yazar; bu kısım her Temsilci üzerinde çalışır. Soğuk müşteri adayı şablonları, yalnızca soğuk müşteri adayı takiplerinin geçerli olduğu durumlarda, yani ilk iletişimin geçerli olduğu yerlerde oluşturulur (yukarıdaki nota bakın).

İpucu: Otomatik oluşturulan şablonları onay sürecine girmeden önce mutlaka inceleyin; her döngü ve soğuk potansiyel müşteri yuvasının kendi şablon seçicisi vardır, böylece onaylı farklı bir şablonla değiştirebilir veya daha önce yazdığınız birini seçebilirsiniz. İfadelerin marka sesinize uygun olduğundan ve doğru bilgiler içerdiğinden emin olun.

Takip İletileri Müşterinizin Diline Uygun Olur #

İspanyolca başlayan bir konuşma, otomatik takip iletileri dahil olmak üzere İspanyolca devam etmelidir. Platform bunu sizin için otomatik olarak yönetir.

Takip şablonlarınız bir kez, temsilcinizin birincil dilinde yazılır. Birini gönderme zamanı geldiğinde, platform sohbetin fiilen gerçekleştiği dili kontrol eder ve takibi o dilde gönderir.

İşte bunun nasıl göründüğü:

Bir kişi botunuzla tamamen Felemenkçe sohbet eder ve ardından sessizleşir. İki gün sonra takip iletisi, şablonun orijinal olarak yazıldığı dilde değil, yine Felemenkçe olarak gönderilir. Müşteri asla aniden başka bir dile geçiş yapıldığını görmez.

Her kanalda nasıl çalışır:

Sohbet henüz net bir dil sinyali içermiyorsa (örneğin kişi sadece bir emoji, sayı veya bağlantı gönderdiyse), platform temsilcinizin birincil diline geri döner.

Bu durum, şablon kullanan her takip türü (sıcak 3 döngülü sistem ve soğuk müşteri takip iletileri) ve oluşturulduklarında zaten konuşma dilinde yazılan kişiselleştirilmiş hızlı takip iletileri için geçerlidir.

Dil kurallarınız önceliklidir. Eğer temsilcinizin yapay zeka talimatları açık bir dil kuralı belirlemişse (örneğin “her zaman İngilizce yanıt ver” veya “sadece İngilizce ve Hintçe kullan”), takip eden yanıtlar bu kurala uyar; bu kural, konuşmanın hangi dilde göründüğünden bağımsız olarak öncelik taşır.

Paylaşılan içerikler dil sinyali olarak sayılmaz. Bir kişi bir kısa video (reel), gönderi veya video paylaştığında, bunun açıklaması veya ses dökümü konuşmaya dahil olur; bu içerikler genellikle tamamen farklı bir dildeki şarkı sözleri olabilir. Platform, kişinin hangi dili konuştuğuna karar verirken bu paylaşılan içeriği görmezden gelir; yalnızca kişinin bizzat yazdığı (veya sesli notta söylediği) ifadeler dikkate alınır. Bu nedenle, İngilizce sohbet eden ancak Pencap müziği içeren bir video paylaşan bir müşteri, takip eden yanıtını yine İngilizce olarak alır.

Takip Mesajları Ne Zaman Otomatik Olarak Durur #

Aşağıdaki durumlardan herhangi biri gerçekleştiğinde takip mesajları kendiliğinden durur:

Yalnızca Bir Kontrol Başarılı Olduğunda Takip Gönder #

Bazen bir takip mesajı yalnızca bir durum geçerliliğini koruduğunda anlamlıdır: kişi rezervasyonunu tamamlamamıştır, henüz müşteri değildir veya kendi rezervasyon sisteminiz randevuyu hala beklemede olarak gösteriyordur. Bir temsilciye bir kontrol ekleyebilirsiniz. Bu kontrol, temsilcinin gönderdiği her takip mesajından önce (hızlı, sıcak veya soğuk fark etmeksizin ve yapay zekanın kendi planladığı mesajlar dahil) çalışır. Kontrol başarısız olursa hiçbir şey gönderilmez ve kredi kullanılmaz.

Konum: Temsilci → Takipler → Yalnızca bir kontrol başarılı olduğunda gönder.

Kontrol başarısız olursa ne olacağını seçersiniz:

• Bu kişi için kalan tüm takipler durdurulsun (varsayılan). Dizideki başka hiçbir şey gönderilmez. Kişi daha sonra tekrar yazarsa, takipler baştan başlar ve kontrol tekrar çalışır.
• Bunu atla, dizinin geri kalanını tut. Bir sonraki takip hala planlanır ve sırayla kontrol edilir. Bunu, “CRM’imde henüz yanıt yok” gibi tekrar değişebilecek bir kontrol için kullanın.

Davranış notları:

• Hatalı bir kontrol, takip mesajlarınızı asla kapatmaz. Uç noktanıza ulaşılamıyorsa, hata yanıtı dönüyorsa veya belirttiğiniz alan eksikse, takip mesajı yine de gönderilir ve sohbetin iletişim paneli ne olduğunu gösterir; böylece takibi kaybetmeden uç noktayı düzeltebilirsiniz.
• Kontrol ücretsizdir ve hızlı başarısız olur. Takip mesajı ücretlendirilmeden önce çalışır, bu nedenle asla kredi harcamaz ve kontrol olarak kullanılan özel bir işlevin yanıt vermesi için 10 saniyesi vardır (sohbet içi aramalardaki 30 saniyenin aksine). İsteğin içeriği Sisteminizin Otomatik Olarak Aldığı Veriler bölümünde yer almaktadır.
• Temsilci başına bir kontrol tanımlanabilir. Bu kontrol, o temsilcinin gönderdiği her takip mesajı için geçerlidir. Daha karmaşık işlemler (birden fazla koşul, her döngü için farklı bir kontrol, bir takip mesajı gönderildiğinde webhook tetikleme) için Otomasyonlar kullanın: Takip mesajı gönderildi, Takip mesajı atlandı ve Takip mesajları tükendi tetikleyicileri aynı altyapı üzerinden çalışır.
• Bir kişiyle test et seçeneği, seçtiğiniz kişi ve ekrandaki ayarlar üzerinden kontrolü hemen çalıştırır ve kontrolünüzün verdiği yanıtı gösterir. Hiçbir şey göndermez ve hiçbir şeyi kaydetmez, bu sayede bir uç noktayı kullanmaya başlamadan önce deneyebilirsiniz.
• Sohbet ekranında, takip mesajı engellenen bir kişinin yan panelinde, kontrolün ne gördüğünü belirten bir Takip mesajı atlandı satırı görünür.

Belirli Kişiler İçin Takip Mesajlarını Durdurma (Örn. Mevcut Müşteriler) #

Birisi sizden satın alma yaptığında, muhtemelen artık onlara otomatik takip mesajları göndermek istemezsiniz; ancak size bir soruyla yazdıklarında yapay zekanın yine de yanıt vermesini istersiniz. Takip mesajları (Follow-ups) anahtarı tam olarak bunu yapar.

Sohbetler (Chats) kısmını açın, görüşmeyi seçin ve sağdaki kişi panelinde Tercihler (Preferences) altında Takip mesajları (Follow-ups) seçeneğini kapatın. O andan itibaren:

• Bu kişiye hiçbir türde takip mesajı gönderilmez; hızlı, döngüsel veya soğuk müşteri takibi fark etmeksizin.
• Kişi size mesaj attığında yapay zeka normal şekilde yanıt vermeye devam eder.
• Siz tekrar açana kadar kapalı kalır. Kişi haftalar sonra tekrar yazarsa, takip mesajları kendiliğinden başlamaz.

Kişi aynı temsilciyi tutar, bu nedenle hem satış öncesi soruları hem de satış sonrası desteği yöneten bir temsilci onlar için çalışmaya devam eder.

Otomatik olarak kapatma. Bunu her müşteri için manuel olarak yapmanıza gerek yoktur:

• Kendi sisteminizden - kişiyi API aracılığıyla güncelleyin ve follow_ups_disabled değerini true olarak ayarlayın (bkz. Kişiler API’si). Çoğu kullanıcı bunu ödeme veya ödeme webhook’u üzerinden tetikler.
• Bir otomasyondan - Kişiyi Güncelle eylemini kullanın ve aynı alanı ayarlayın; örneğin, birini müşteri olarak etiketlediğinizde çalışan bir otomasyonda.

Bunun diğer anahtarlardan farkı nedir #

Yapay zekayı birden fazla kişi için aynı anda duraklatmak isterseniz, Sohbetler (Chats) sayfasındaki onay kutularını kullanarak görüşmeleri seçin ve Yapay zekayı duraklat (Pause AI) düğmesine tıklayın. Bunun sadece takip mesajlarını değil, yapay zekayı da duraklattığını unutmayın.

Yapay Zeka Tarafından İstenen Takip Mesajları #

Bazen bir kişi bota daha sonra takip etmesini söyleyebilir - örneğin, “Bana yarın mesaj at” veya “Gelecek hafta tekrar kontrol et” gibi. Yapay zeka botu bunu otomatik olarak yönetebilir.

Bot bu tür bir istek algıladığında, kişinin belirttiği tam zaman için bir takip planlar. Bu, yukarıdaki otomatik eski konuşma takiplerinden farklıdır; bunlar doğrudan kişi tarafından talep edilir. Botun kendisinin daha sonra kontrol edeceğine dair söz verdiği durumlarda da aynı işlem gerçekleşir.

Takibin nasıl görüneceği kanala bağlıdır:

• WhatsApp Web, Instagram (Kişisel), SMS, Telegram, sohbet penceresi ve diğer kanallar - takip, gönderim anında yapay zekanın yazdığı bir mesaj olarak, birkaç saat veya birkaç hafta (30 güne kadar) sonra olması fark etmeksizin konuşma dilinde gönderilir. Şablon gerekmez.
• WhatsApp Business (resmi API) - 24 saat içinde yapay zeka mesajı yazar. Daha ileri tarihler için WhatsApp onaylı bir şablon gerektirir, bu nedenle bot sıcak müşteri döngüsü şablonlarınızı kullanır. Eğer hiçbir şablon ayarlanmamışsa, bot kişiye bu hatırlatıcıyı ayarlayamayacağını söyler ve gönderemeyeceği bir şey için söz vermek yerine bir alternatif sunar.
• Instagram DM’leri ve Messenger - Meta, yalnızca kişinin son mesajından sonraki 24 saat içinde mesaj gönderilmesine izin verir, bu nedenle bot takipleri yalnızca bu pencere içinde planlayabilir. Daha ileri bir tarih için bunu açıkça belirtir ve ekibin kişiye ulaşabilmesi için bir telefon numarası veya WhatsApp bilgisi isteyebilir.

Kanal ne olursa olsun, bot kişiye asla şablonlardan, sınırlamalardan veya dahili ayarlardan bahsetmez. Ya konuşma dilinde takibi onaylar ya da o kadar ileri bir tarihe ayarlama yapamayacağını açıkça ifade eder.

Takip Mesajları Nasıl Ayarlanır #

Bir Temsilcide takip kurulumu #

1. AI Agents’ı açın — ekranın sol tarafındaki ana menüde, AI Studio altında AI Agents’a tıklayın.
2. Temsilcinizi açın, ardından Takip (Follow-ups) adımına tıklayın.

3. “Otomatik takipleri etkinleştir” düğmesini açın. Bu, adımın geri kalanının kilidini açar: sayı ve gecikme kontrolleriyle birlikte hızlı takip kartı ve döngü ayarları:

4. Her takip yuvası için bir şablon seçin (yuvadaki seçiciyi kullanarak).
5. Ayarları gözden geçirin ve ihtiyaçlarınıza göre ayarlayın.
6. Temsilciyi yayınlayın, böylece değişiklikler canlıya alınır.

Planınız otomatik takipleri içermiyorsa, Takipler adımı ayarlar yerine kısa bir açıklama gösterir; kilidini açmak için aboneliğinizi kontrol edin.

Tüm Takip Ayarları #

Soğuk Potansiyel Müşteri Takibi (Ayrı Bir Sistem) #

Soğuk potansiyel müşteri takipleri, yukarıda açıklanan sıcak 3×3 döngülerinden ve hızlı takiplerden ayrı bir sistemdir. Belirli bir durum için mevcutturlar: ilk mesajı bir Yayın (Broadcast) aracılığıyla gönderdiniz ve kişi hiçbir şekilde yanıt vermedi.

Diğer tüm takip sistemleri, kişinin en az bir kez yanıt verdiğini varsayar. Soğuk potansiyel müşteri takibi, henüz bir konuşmanın olmadığı, sadece sessizce bekleyen tek bir giden mesajın bulunduğu durumları ele alır.

Neden Kendi Sistemine İhtiyaç Duyar? #

Sıcak takip döngüleri, her mesajı kişiselleştirmek için konuşma geçmişini kullanır. Hiç yanıt vermeyen bir kişinin yararlanabileceği bir konuşma geçmişi yoktur, bu nedenle mesajlaşma tarzı farklıdır: daha kısa, orijinal teklife daha odaklı ve spam gibi görünmemek için miktar konusunda daha katıdır.

Soğuk Potansiyel Müşteri Takibi Nasıl Çalışır? #

Zamanlayıcı, Yayın mesajınız bir kişiye ilk mesajını gönderdiği anda başlar. O noktadan itibaren iki takip girişimi planlanır.

1. 0. Gün - Giden mesaj gönderildi. Yayın mesajınız açılış mesajını gönderir. Kişi yanıt vermez.
2. İlk takip - “bekleme eşiğinden” sonra (yapılandırılabilir). İlk soğuk potansiyel müşteri takibi, kişi yapılandırılan saat kadar sessiz kaldığında gönderilir.
3. İkinci takip - ikinci gecikmeden sonra. Hala yanıt yoksa, ikinci ve son soğuk potansiyel müşteri takibi gönderilir.
4. Tükendi olarak işaretlendi. İkinci mesajdan sonra, kişi “soğuk potansiyel müşteri tükendi” olarak işaretlenir ve sistem gönderimi durdurur. Asla üçüncü bir girişimde bulunulmaz.

Kişi bu pencere sırasında herhangi bir noktada yanıt verirse, kalan tüm soğuk potansiyel müşteri takipleri derhal iptal edilir ve konuşma normal takip mantığına geçer.

Varsayılan Davranış #

Bunu ilk açtığınızda gösterilen tam varsayılan gecikme saatleri, bu kılavuzun önceki sürümlerinde açıklananlardan farklı olabilir. Kendi temsilcinizin Takip adımında önceden doldurulmuş değerleri esas alın ve bunları teklifinize uyacak şekilde ayarlayın — siz bu bölümü etkinleştirip kaydetmediğiniz sürece hiçbir şey gönderilmez.

İki mesaj sınırı kasıtlıdır. Markanızla daha önce hiç etkileşime girmemiş kişiler, mesajları spam olarak işaretleme olasılığı en yüksek olanlardır; bu nedenle platform, onlarla ne kadar agresif bir şekilde yeniden iletişime geçebileceğinizi sınırlar.

Soğuk Potansiyel Müşteri Takiplerini Yapılandırma #

Bu seçenekleri temsilcinin Takip adımında, Soğuk potansiyel müşteri takipleri bölümünün altında bulacaksınız.

Soğuk Potansiyel Müşteriler İçin Şablonlar #

Soğuk potansiyel müşteri takipleri kendi özel mesaj şablonlarını kullanır; sıcak döngülerle şablon paylaşmazlar.

• 2 şablon oluşturulur (her takip yuvası için bir tane)
• Yalnızca “Genel” şablon türü desteklenir. Akıllı Takip (Smart Followup) şablonları, soğuk potansiyel müşterilerde bulunmayan konuşma geçmişine dayanır
• Şablonlar, Temsilcinin yapay zeka talimatlarına göre otomatik olarak oluşturulur ve WhatsApp onayı için otomatik olarak gönderilir
• Bunları, sıcak döngüler için kullanılan aynı şablon seçicisinden istediğiniz zaman yeniden oluşturabilir veya değiştirebilirsiniz

Soğuk Potansiyel Müşteri Takipleri Ne Zaman Durur #

Sistem, soğuk potansiyel müşteri takiplerini diğer takiplerle aynı durumlarda ve bu akışa özgü birkaç ek durumda durdurur:

Ne Zaman Kullanılmalı #

Soğuk müşteri takibini şu durumlarda açın:

• Bir Yayın (Broadcast) çalıştırıyorsunuz ve çoğu kişi mesajınızı ilk kez görüyor
• Kişilerin önemli bir kısmının ilk mesajı görmezden gelmesini bekliyorsunuz
• Teklifiniz, birkaç gün arayla gönderilecek iki ekstra hatırlatmayı hak ediyor

Şu durumlarda kapalı tutun:

• Asla kimseye ilk mesajı atmıyorsunuz - bu sistemin üzerinde işlem yapabileceği hiçbir şey yok
• Sadece halihazırda ilgi göstermiş kişilerle etkileşime geçmek istiyorsunuz
• Mesajlaşma hacminiz yüksek ve spam şikayetlerinden endişe ediyorsunuz

En İyi Uygulamalar #

1. Varsayılan ayarlarla başlayın. Önerilen zamanlama (sıcak döngüler için 24 saat, 3 gün, 7 gün) çoğu hesap için iyi çalışır. Yalnızca kişilerinizin nasıl yanıt verdiğini gördükten sonra ayarlama yapın.

2. Otomatik takip mesajlarını açın. Yapay zekanın bekleyen konuşma tespitini otomatik olarak yönetmesine izin verin. Düzenli olarak kontrol eder, bu nedenle konuşmaları manuel olarak izlemenize gerek kalmaz.

3. Yayın (Broadcast) gönderiyorsanız soğuk potansiyel müşteri takibini etkinleştirin. Birçok kişi ilk mesaja yanıt vermeyecektir. İki ek takip, bir sohbet başlatmak için size daha fazla şans verir.

4. Onaylamadan önce şablonlarınızı gözden geçirin. Otomatik oluşturulan mesajlar harika bir başlangıç noktasıdır, ancak her zaman marka sesinize uygun olduklarından ve doğru ayrıntıları içerdiklerinden emin olun.

5. Sonuçlarınızı izleyin. Yayın istatistiklerinden her döngüden sonra kaç kişinin yeniden etkileşime girdiğini takip edin. Eğer 3. Döngü kimseyi geri getirmiyorsa, mesajlaşmanızı veya zamanlamanızı ayarlamayı düşünün.

6. Aşırıya kaçmayın. Üç döngü boyunca dokuz mesaj, iyi bir nedenle belirlenmiş maksimum sınırdır. Çok fazla takip mesajı kişileri rahatsız edebilir ve itibarınıza zarar verebilir.

Sonraki Adımlar #

• Kampanyalar Yayınlara ve Temsilcilere Taşındı — bu adım da dahil olmak üzere eski kampanya adımlarının nereye gittiği.
• Yapay Zeka Temsilcileri — bir takip mesajının ne söylediğini şekillendiren, zamanlamasından bağımsız kişilik ve bilgi.
• WhatsApp Mesaj Şablonları — şablon onayının nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi.