Google Takvim Entegrasyonu
Genel Bakış
Platform, randevularınız ile takviminiz arasında çift yönlü senkronizasyon sağlamak için Google Takvim ile entegre olur. Bir kişi platform üzerinden randevu aldığında, bu randevu Google Takviminize eklenir. Google Takviminize etkinlik eklediğinizde ise platform bu zaman dilimlerini meşgul olarak algılar ve bunları uygun zaman aralığı olarak sunmaz.
Neden önemli: Çift rezervasyon konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. İster Google Takvim’e bir toplantı ekleyin, ister bir kişi platform üzerinden randevu alsın, uygunluk durumunuz her yerde doğru kalır.
Zorunlu mu? Hayır. Rezervasyon sistemi herhangi bir takvim bağlı olmadan da çalışır: çalışma saatlerinizi bir etkinlik türü üzerinde ayarlarsınız ve yapay zeka rezervasyonları buna göre yapar. Google Takvim’i bağlamak, burada açıklanan çift yönlü senkronizasyonu ve otomatik Google Meet bağlantılarını ekler. Bkz. Rezervasyon Sistemi.
Google Takvim’i Bağlama
Bağlanmanın üç yolu vardır:
Ayarlar’dan (ana yöntem)
- Ayarlar’ı açın ve kenar çubuğunda Entegrasyonlar grubunun altındaki Rezervasyon ve Takvim seçeneğine tıklayın.
- Mevcut bölümünün altındaki Google Takvim kartını bulun ve Bağlan’a tıklayın.
- Bir Google giriş penceresi açılır. Senkronize etmek istediğiniz takvimin bulunduğu hesabı seçin ve izin verin. (Eğer hiçbir şey açılmazsa, tarayıcınız açılır pencereyi engellemiştir; bu site için açılır pencerelere izin verin ve tekrar Bağlan’a tıklayın.)
- Erişimi onayladığınızda sayfa kendiliğinden güncellenir: Google Takvim, altında Google hesap adresinizle birlikte Bağlı bölümüne taşınır.
Bir etkinlik türünden
Google Takvim’e gerçekten ihtiyaç duyduğunuz anda uygulama sizi oraya yönlendirir:
- Kenar çubuğunda ( Etkileşim altında) Randevular’a tıklayın, Etkinlik Türleri sekmesine geçin ve bir etkinlik türü oluşturun veya açın.
- Toplantı türü olarak Google Meet’i seçin (veya formun alt kısmındaki Rezervasyonları Google Takvim ile eşitle seçeneğini açmayı deneyin).
- Takviminiz henüz bağlı değilse, Google Takvim’i Bağla bağlantısını içeren turuncu bir uyarı görünür:
- Bağlantıya tıklayın. Sizi Ayarlar → Rezervasyon ve Takvim sayfasına götürür; yukarıdaki 2. adımdan devam edin.
Rehberli kurulum sırasında
Hesabınızı yeni oluşturuyorsanız, rehberli kurulum sihirbazı bir Google Takvim’i Bağla adımı içerir; bu adım, rezervasyon seçenekleri adımında Yapay zeka benim yerime rezervasyon yapsın seçeneğini belirlediğinizde otomatik olarak görünür. Bkz. Rehberli Kurulum.
Önemli: Bu izinler, iki yönlü senkronizasyonun çalışması için gereklidir. Platform yalnızca takvim verilerinize erişir; e-postalarınızı, kişilerinizi veya diğer Google verilerinizi okumaz. Erişimi istediğiniz zaman Google hesabınızın kendi güvenlik ayarlarından iptal edebilirsiniz.
İpucu: Birden fazla Google hesabı kullanıyorsanız (örneğin, biri kişisel diğeri iş için), platformun senkronize etmesini istediğiniz takvimin bulunduğu hesabı seçtiğinizden emin olun.
Bağlantı durumunuzu kontrol etme ve bağlantıyı kesme
Ayarlar → Rezervasyon ve Takvim sayfası, daha sonra bağlantıyı kontrol edeceğiniz yerdir. Google Takvim bağlandığında, yanında bir Bağlantıyı Kes düğmesiyle birlikte Bağlı listesinde görünür.
Bağlantıyı kesmek, yeni rezervasyonların takviminize senkronize edilmesini durdurur ve yapay zekanın Google Meet bağlantıları oluşturmasını engeller. Platformda halihazırda bulunan randevular olduğu gibi kalır.
Çift Yönlü Senkronizasyon Açıklaması
Çift yönlü senkronizasyon, değişikliklerin her iki yönde de otomatik olarak gerçekleşmesi anlamına gelir:
Uygulamadan Google Takvim’e
- Bir kişi uygulamada randevu aldığında, etkinlik otomatik olarak Google Takviminize eklenir.
- Uygulamada bir randevu iptal edildiğinde, ilgili Google Takvim etkinliği güncellenir veya kaldırılır.
- Randevu detayları sizin için takvim etkinliğine doldurulur (aşağıdaki listeye bakın).
Google Takviminize neler senkronize edilir
Bir rezervasyon oluşturulduğunda, platform Google Takvim etkinliğini bir bakışta görmeniz gereken her şeyle doldurur:
- Randevunun tarihi ve saati.
- Kişinin adı, telefon numarası ve e-posta adresi — böylece kiminle görüştüğünüzü ve onlara nasıl ulaşacağınızı bilirsiniz. E-posta adresi bilindiğinde, kişi etkinliğe konuk olarak da eklenir ve Google Takvim davetini e-posta yoluyla alır; buna Google Meet bağlantısı da dahildir, böylece toplantıya katılabilirler. (Davet, etkinlik türünün Kişiye randevu e-postası gönder anahtarını takip eder.)
- Toplantı konumu — etkinlik türünde ayarladığınız fiziksel adres veya rezervasyon sırasında topladıysanız müşterinin kendi adresi (bkz. Rezervasyon Sırasında Ek Bilgi Toplama).
- Toplantı bağlantısı — etkinlik için seçtiğiniz Toplantı türüne bağlı olarak otomatik olarak oluşturulan bir Google Meet bağlantısı veya özel bağlantınız.
- Yapay zekanın rezervasyon sırasında topladığı tüm ek bilgiler (örneğin, konuk sayısı veya referans numarası), etkinliğin açıklama ve notlar kısmında gösterilir.
Örnek: Bir kişi “Evde Danışmanlık” için randevu alır. Takvim etkinliği; kişinin adı, telefonu ve e-postası, konum olarak rezervasyon sırasında verdikleri adres, görüşmenin sanal olması durumunda bir Google Meet bağlantısı ve yapay zekanın topladığı tüm notlarla birlikte görünür — üstelik siz hiçbir şey yazmadan.
Google Takvim’den Uygulamaya
- Google Takviminize bir etkinlik eklediğinizde, platform bu zaman dilimini meşgul olarak tanır.
- Yapay zeka, mevcut Google Takvim etkinliklerinizle çakışan zaman dilimlerini önermez.
- Bir Google Takvim etkinliğini taşırsanız veya silerseniz, platform buna göre güncellenir.
Örnek: Google Takviminize 12:00 ile 13:00 saatleri arasında bir ekip yemeği eklersiniz. Platform, bu zaman dilimini hemen uygun değil olarak algılar. Bir kişi AI temsilcinize uygun randevu saatlerini sorduğunda, 12:00 ile 13:00 arası bir seçenek olarak görünmeyecektir.
Bu, etkinlik türünün izin verdiği her şeyi barındırır: takviminizdeki meşgul bir blok, birden fazla rezervasyon kabul eden etkinlik türleri için bile o zaman dilimini kaldırır; çünkü bu, yerlerinizden birinin dolu olduğu anlamına değil, o sırada müsait olmadığınız anlamına gelir. Etkinlik türünün birkaç odası varsa, blok o takvimin ait olduğu odaya uygulanır.
Bir Etkinlik Türü İçin Eşitlemeyi Açma
Takvim senkronizasyonu etkinlik türü bazlı bir anahtardır:
- Kenar çubuğunda Randevular’a tıklayın ve Etkinlik Türleri sekmesine geçin.
- Senkronize etmek istediğiniz etkinlik türünü açın — satırına tıklayın veya sağ uçtaki kalem simgesini kullanın — ya da yeni bir tane oluşturun.
- Formun en altına, Bildirimler bölümüne gidin.
- Rezervasyonları Google Takvim ile senkronize et seçeneğini açın.
- Kaydet’e (veya yeni bir etkinlik için Etkinlik oluştur’a) tıklayın.
O andan itibaren, bu etkinlik türüne ait her rezervasyon Google Takviminize düşer ve yapay zeka, uygun zaman dilimlerini sunmadan önce takviminizi çakışmalar açısından kontrol eder.
Hangi takvimin seçileceği. Google Takvim bağlandıktan sonra, etkinlik türünün Odalar bölümü (Bildirimler’in hemen üzerinde), her odaya kendi Google Takvim seçicisini verir ve şu notu içerir: “Bu takvimdeki meşgul zaman bu odayı engeller ve bu odanın rezervasyonları buraya eklenir.” Tek odalı bir etkinlik türü orada bir takvim seçer. Personel başına bir odası olan bir etkinlik türü, her odayı o kişinin kendi takvimine yönlendirir; böylece her oda kendi takvimine göre kontrol edilir ve kendi rezervasyonlarını oraya yazar. Senkronize edilmemesi gerekiyorsa bir odayı Takvim yok olarak bırakın. Bkz. Odalar.
İpucu: Randevular için özel bir takviminiz varsa (örneğin, “Müşteri Randevuları”), onu barındıran Google hesabını bağlayın. Bir Google hesabı birkaç takvim barındırabilir, bu nedenle bir ekip genellikle kişi başına bir bağlantı yerine tek bir bağlantıya ihtiyaç duyar. Bu, kişisel etkinliklerinizi rezervasyon programınızdan ayrı tutar.
Çakışma Algılama ve Meşgul Zaman Engelleme
Google Takvim bağlandıktan ve bir etkinlik türü için senkronizasyon açıldıktan sonra:
- Meşgul zaman engelleme — Mevcut Google Takvim etkinlikleriyle çakışan zaman dilimleri, uygun zaman dilimlerinden otomatik olarak kaldırılır. Kişilerinize asla takviminizde zaten var olan bir şeyle çakışan bir zaman önerilmez.
- Zaman dilimi temizleme — Bir zaman dilimi, uygulama aracılığıyla veya doğrudan takviminiz üzerinden rezerve edildiğinde, artık önerilmez. Bunun tek istisnası, zaman dilimi başına birden fazla rezervasyon alacak şekilde ayarlanmış bir etkinlik türüdür: bu zaman dilimi dolana kadar önerilmeye devam eder.
- Oda başına bir takvim — Bir etkinlik türünün birkaç odası varsa ve her biri kendi takvimine bağlıysa, her oda kendi takvimine göre bağımsız olarak kontrol edilir. Dr. A’nın meşgul sabahı, Dr. B’nin odasını asla listeden çıkarmaz.
Örnek: Google Takviminizde 14:00 ile 15:00 saatleri arasında bir toplantınız var. Yapay zeka, 14:00–15:00 saatleri ile çakışan hiçbir randevu slotunu önermeyecektir.
Gerçek Zamanlı Güncellemeler
Platform, programınız değiştiğinde Google Takvim’den gerçek zamanlı bildirimler alır. Bunun sizin için anlamı şudur:
- Google Takviminize bir etkinlik eklediğinizde, taşıdığınızda veya sildiğinizde, platform uygunluk durumunuzu dakikalar veya saatler içinde değil, saniyeler içinde günceller.
- Manuel olarak yenilemeniz veya senkronize etmeniz gerekmez. Bu işlem arka planda otomatik olarak gerçekleşir.
- Platform ile Google Takvim arasındaki bağlantı kesilirse, platform bunu otomatik olarak yeniden kurar.
Bu neden önemli: Google Takviminizde saat 10:00’da bir zamanı engellerseniz, AI temsilcinize saat 10:01’de uygun zamanları soran bir kişi, o saati zaten uygun değil olarak görecektir.
Takvimle Eşitlenmiş Etkinlikleri Yapay Zekanızla Kullanma
Etkinlik türünüzü ayarladıktan sonra, yapay zekanızı bu türe yönlendirin.
- AI Agents (Yapay Zeka Temsilcileri) bölümünü açın, temsilcinizi seçin ve AI Abilities (Yapay Zeka Yetenekleri) adımına gidin.
- Bookings (Randevular) kartını bulun.
- Let this agent book appointments (Bu temsilcinin randevu almasına izin ver) seçeneğini açın, sağlayıcıyı Built-in calendar (Yerleşik takvim) olarak bırakın ve Choose what people can book (İnsanların neyi rezerve edebileceğini seçin) altından etkinlik türünüzü belirleyin.
- Değişiklikleri kaydet’e tıklayın.
Bu işlem tamamlandığında, AI şunları yapacaktır:
- Mevcut etkinlikler için Google Takviminizi kontrol eder.
- Yalnızca gerçekten uygun olan zaman dilimlerini önerir.
- Bir kişi randevu aldığında, randevuyu hem platformda hem de Google Takvim’de oluşturur.
Bu, programınız gün içinde değişse bile kişilerinizin her zaman doğru uygunluk durumunu görmesini sağlar. Kampanya akışının tamamı Randevu Sistemi bölümünde adım adım ele alınmıştır.
Takvim kredi kullanıyor mu?
Google Takvim’i bağlamak ve çift yönlü senkronizasyon ücretsizdir; bir takvimin bağlı olması sürekli bir maliyet getirmez ve doğrudan rezervasyon sayfanız üzerinden yapılan rezervasyonlar da ücretsizdir.
Krediler yalnızca yapay zeka bir konuşma sırasında bir işlem yaptığında kullanılır. Yapay zekanın verdiği yanıt bir yapay zeka eylemi olarak sayılır; ayrıca uygunluk durumunuzu kontrol ettiğinde veya bir kişi için yer ayırttığında, bu takvim adımlarının her biri de bir yapay zeka eylemi olarak sayılır ve model katmanınızın normal eylem başına ücreti üzerinden faturalandırılır. Dolayısıyla, bir rezervasyon konuşması toplamda birkaç yapay zeka eylemine mal olur ve takvimin kendisi için ekstra bir ücret alınmaz.
Eşitleme Sorunlarını Giderme
Takvim eşitlenmiyor
- Bağlantıyı kontrol edin — Ayarlar → Rezervasyon ve Takvim’i açın ve Google Takvim’in bağlı göründüğünden emin olun. Yeniden yetkilendirmeniz gerekirse, oradaki Bağlantıyı Kes düğmesine ve ardından tekrar Bağlan’a tıklayın.
- İzinleri yeniden verin — Daha önce platformun erişimini Google hesap ayarlarınızdan kaldırdıysanız, yeniden bağlanmanız ve izinleri tekrar vermeniz gerekecektir.
- Etkinlik türünü kontrol edin — Söz konusu etkinlik türü için Rezervasyonları Google Takvim ile senkronize et seçeneğinin açık olduğundan emin olun (formun alt kısmında).
Randevular Google Takvim’de görünmüyor
- Etkinlik türünde Rezervasyonları Google Takvim ile senkronize et seçeneğinin etkinleştirildiğini doğrulayın.
- Aslında baktığınız Google hesabını bağladığınızdan emin olun.
- Bir an bekleyin — bağlandıktan sonraki ilk senkronizasyonda kısa bir gecikme olabilir.
Meşgul zamanların engellenmemesi
- Bağladığınız Google hesabının, mevcut etkinliklerinizin bulunduğu takvimi içerdiğinden emin olun. Örneğin, toplantılarınız bir iş hesabındaysa ancak siz kişisel hesabınızı bağladıysanız, platform bu toplantıları görmeyecektir.
- Bağlı takviminizdeki her etkinlik, Google tarafında “Müsait” olarak işaretlenenler de dahil olmak üzere zaman dilimini bloke eder. Eğer bir zaman dilimi beklenmedik bir şekilde uygun değilse, o saatte herhangi bir etkinlik olup olmadığını takvimden kontrol edin.
- “Tüm gün” süren etkinlikler, takvim ayarlarınıza bağlı olarak farklı şekilde değerlendirilebilir.
Google hesabınıza erişimi kaybederse
Platform Google hesabınıza erişimini kaybederse (örneğin, Google şifrenizi değiştirdiyseniz veya uygulama izinlerini iptal ettiyseniz), erişim yeniden sağlanana kadar takvim etkinlikleriniz senkronize edilmeyi durdurur. Bir etkinlik türünün Google Takvim’i Bağla bağlantısından yeniden bağlanın; bu sorunu çözmezse destek ekibiyle iletişime geçin, senkronizasyonunuzu tekrar düzene sokmanıza yardımcı olalım.
Yardıma mı İhtiyacınız Var?
If you are experiencing persistent sync issues, reach out via our email support.