Ekip Yönetimi #

Ekip üyelerini hesabınıza davet edin ve tam olarak ne görüp ne yapabileceklerini kontrol edin. İster sadece sohbetlere erişmesi gereken bir destek temsilciniz, ister yapay zeka temsilcilerinizi ve yayınlarınızı yöneten bir pazarlama yöneticiniz olsun, her kişi için doğru erişim seviyesini belirleyebilirsiniz.

Ekip Yönetimine Erişim #

Nasıl gidilir: Ayarlar → Çalışma Alanı grubu → Ekip.

Sol kenar çubuğunun alt kısmına yakın olan Ayarlar’ı açın, ardından Ayarlar menüsünden Ekip’e tıklayın. Telefonda, önce menü simgesine (☰) dokunun.

Ekip bölümü, mevcut üye listenizi (hesap sahibi her zaman en üstte sabitlenmiştir) ve bekleyen davetleriniz olduğunda, bunun altında ayrı bir Davetler listesini gösterir.

Nasıl Çalışır #

Ekip yönetimi şunları yapmanızı sağlar:

• İnsanları davet edin e-posta yoluyla hesabınıza katılmaları için
• Rol atayın (Yönetici, Düzenleyici veya Görüntüleyici) temel bir erişim düzeyi belirlemek için
• Üye bazında izinleri hassas bir şekilde ayarlayın — bir üyenin 13 alandan herhangi birine erişimini ayrı ayrı değiştirmek için üyenin İzinler düzenleyicisini açın (bkz. İzinleri Özelleştirme)
• Müşterinin kim olduğunu gizleyin — sohbetleri yanıtlaması gereken ancak müşteri listesiyle ayrılmaması gereken bir üye için her telefon numarasını, e-postayı ve kullanıcı adını maskeleyin (bkz. Müşteri İletişim Bilgilerini Bir Üyeden Gizleme)
• Birini kendi sohbetleriyle sınırlayın — aynı düzenleyici, bir üyeyi yalnızca kendisine atanan görüşmeler ve kişilerle sınırlayabilir (bkz. Bir Üyeyi Kendi Sohbetleriyle Sınırlama)
• Birini belirli temsilciler, kanallar veya departmanlarla sınırlayın — ekibi iş yükü yerine alana göre bölün (bkz. Bir Üyeyi Belirli Temsilciler veya Kanallarla Sınırlama)
• Ekibi departmanlara ayırın — Satış, Destek, İK; her biri kendi yeni sohbetlerini alır ve kendi rotasyonunu yürütür (bkz. Departmanlar)
• Ekip üyelerini askıya alın veya kaldırın istediğiniz zaman
• Hesaplar arasında geçiş yapın belirteç tabanlı hesap değiştirme özelliğini kullanarak, ardından kendi hesabınıza geri dönün

Her ekip üyesi kendi hesabıyla giriş yapar. Hesabınıza geçiş yaptıklarında, kontrol panelinizi, yapay zeka temsilcilerinizi, kişilerinizi ve sohbetlerinizi görürler; ancak yalnızca onlara erişim izni verdiğiniz kısımları görebilirler.

Her ekip üyesinin kendi girişi vardır ve bu giriş, onlara ait boş bir hesaptır. Bu hesabın hiçbir planı, kredisi, kanalı yoktur ve verilerinize veya müşterilerinizden herhangi birine erişimi bulunmaz. Giriş yaptıklarında otomatik olarak çalışma alanınıza yönlendirilirler, bu nedenle pratikte o boş hesabı asla görmezler.

Ekip üyeleri çalışma alanınızda kalır. Girişi yalnızca boş bir hesap olan bir üye Kendi hesabıma dön seçeneğini görmez, bu nedenle bir müşteri hesabı için davet ettiğiniz bir görüntüleyici, boş bir panoya geçiş yapmak için bu hesaptan ayrılamaz. Bu seçenek yalnızca kendi hesabını da (bir plan, kanallar veya kişiler ile) yöneten üyeler için görünür ve onları kendi hesaplarına geri götürür. Bu durum, her cihazdaki her üye için aynıdır.

Roller #

Her ekip üyesi, platform genelindeki varsayılan izinlerini belirleyen üç rolden birine sahiptir.

İsimlendirme notu: Bu rol, bu kılavuz boyunca (ve aşağıdaki izinler tablosunda) Editör olarak adlandırılır, ancak uygulamanın kendisindeki rol seçicide Temsilci olarak etiketlenmiştir — aynı rol, aynı izinler, sadece ekranda farklı bir isimle görünür.

İzin Alanları #

Platform genelinde 14 izin alanı bulunmaktadır. Her biri dört seviyeden birine ayarlanabilir:

Alanlar ve Kapsadıkları #

Role Göre Varsayılan İzinler #

Bunlar varsayılanlardır; herhangi bir alan, aşağıdaki İzin düzenleyicisinde üye bazında değiştirilebilir.

İzinleri Özelleştirme (Geçersiz Kılmalar) #

Bazen varsayılan rol tam olarak uymayabilir; Analitiği tam olarak görüntüleyebilen bir Düzenleyici veya Faturalandırmayı görmemesi gereken bir Yönetici isteyebilirsiniz. Platform, izin geçersiz kılmaları destekler: bir üyenin rol varsayılanlarına göre öncelik kazanan, alan bazlı ayrıntılı ayarlar.

Bir üyenin izinlerini düzenlemek için:

1. Üyeler listesinde üyeyi bulun ve satırındaki kaydırıcılar simgesine tıklayın (eğer zaten geçersiz kılmaları varsa, rollerinin yanındaki “N geçersiz kılma” etiketi de aynı düzenleyiciyi açar).
2. İzinler düzenleyicisi, her biri dört seviyeye sahip 14 alanı listeler: Yok, Görüntüle, Düzenle ve Tam. Küçük bir nokta, üyenin rolünün onlara zaten verdiği seviyeyi işaretler, böylece temel olanın ne olduğunu ve neyin özel olduğunu her zaman görebilirsiniz. Alanların üzerinde, üyenin hesabı ne kadar görebileceğine karar veren sınırlar bulunur: Sohbet ve kişi görünürlüğü (bkz. Bir Üyeyi Kendi Sohbetleriyle Sınırlandırma), Görev görünürlüğü (bkz. Bir Üyeyi Kendi Görevleriyle Sınırlandırma) ve Temsilciler, kanallar ve departmanlar (bkz. Bir Üyeyi Belirli Temsilciler veya Kanallarla Sınırlandırma).
3. İstediğiniz alanları değiştirin ve İzinleri kaydet’e tıklayın. Yalnızca rolün varsayılanlarından farklı olan alanlar geçersiz kılma olarak saklanır ve Üyeler listesi, bunlara sahip olan herkesin yanında bir sayı gösterir.
4. Rol varsayılanlarına sıfırla (düzenleyicinin sol alt kısmı) tüm geçersiz kılmaları temizler ve üyeyi rolünün standart erişimine geri döndürür.

Bir üyenin rolünü daha sonra değiştirmek, geçersiz kılmalarını korur; özelleştirilmiş oldukları her alan kendi özel düzeyinde kalırken, diğer her şey yeni rolün varsayılanlarını takip eder.

Yalnızca hesap sahibi, kendisininkinden daha yüksek bir erişim yetkisi verebilir. Ekip Yönetimi erişimine sahip bir ekip üyesi, başkalarını davet edebilir ve yönetebilir, ancak hiç kimseye kendisinde olandan daha güçlü izinler veremez ve kendisinden daha geniş erişime sahip bir ekip arkadaşını askıya alamaz veya kaldıramaz. Eğer bir rol, yeni kişiye davet edenin bazı alanlarda sahip olduğundan daha fazla yetki veriyorsa (örneğin, Randevular için Düzenle yetkisine sahip bir editörün, Randevuları Yok olarak ayarlanmış bir yönetici tarafından davet edilmesi gibi), bu alan basitçe davet edenin kendi seviyesine ayarlanır ve davet gönderilir; gönderimden sonra çıkan bir mesaj, nelerin düşürüldüğünü belirtir. İzin düzenleyicide, kendi seviyenizin üzerindeki seviyeler gri renkte görünür.

Örnek: Destek temsilciniz Temsilci (Düzenleyici) rolüne sahip. Varsayılan olarak bu rol yalnızca görüntüleme amaçlı Analitiğe sahiptir; panoları açabilirler ancak yönetemezler. İzin düzenleyicisini açın, Analitik kısmını Tam olarak ayarlayın ve kaydedin; diğer her şey rolün varsayılanlarında kalır.

Örnek (kendi SSS’lerini tutan müşteriler): Bir müşterinin AI’sının yanıt verdiği SSS’leri eklemesini ve düzeltmesini istiyorsunuz ancak temsilcinin talimatlarına, kişiliğine veya ayarlarına dokunmasını istemiyorsunuz. SSS’yi Düzenle ve AI Temsilcileri’ni Görüntüle olarak ayarlayın ve kaydedin. Ardından şunları yapabilirler:

• Bilgi Bankası sayfasında SSS ekleyebilir, düzenleyebilir, silebilir ve içe aktarabilir; ayrıca oradaki SSS gruplarını ve bilgi kaynaklarını yönetebilirler;
• bir temsilciyi açıp SSS ve Bilgi adımında SSS’leri ve kaynakları bağlayabilir veya bağlantılarını kaldırabilir ve SSS’lerin kendilerini düzenleyebilirler.

Temsilci düzenleyicideki diğer her şey onlar için salt okunurdur. SSS ve Bilgi adımında, AI web araması ve Ek bağlam da gri renktedir çünkü bunlar temsilcinin kendi ayarlarına aittir. SSS’yi de Görüntüle veya Yok olarak ayarlarsanız, Bilgi Bankası sayfası salt okunur hale gelir veya kaybolur. AI Temsilcileri üzerinde Düzenle yetkisi olan herkes, SSS ayarı ne olursa olsun SSS’leri düzenlemeye devam edebilir.

Örnek (canlı otomasyonlara dokunmaması gereken üyeler): Destek temsilcinizin sohbetlerini yönetmek için Kişiler alanında Düzenle yetkisine ihtiyacı var, ancak bir otomasyonu asla değiştirmemeli. Otomasyonlar’ı Görüntüle (bakabilirler, değiştiremezler) veya Yok (Otomasyonlar menülerinden kaybolur) olarak ayarlayın ve kaydedin. Kişiler erişimleri olduğu gibi kalır.

Örnek (ajanslar): Bir ekip arkadaşınızın genel ayarları, bildirimleri ve web kancalarını yönetmesini ancak markalamanızı asla açmamasını istiyorsunuz. Ayarlar’ı Düzenle’de bırakın ve White Labeling’i Yok olarak ayarlayın — White Labeling bölümü Ayarlar menüsünden kaybolur ve markalama ile ilgili her türlü kaydetme işlemi onlar için reddedilir, Ayarlar’ın geri kalanı ise çalışmaya devam eder. White Labeling satırı, Ayarlar neye ayarlanmışsa o noktayı gösterir, çünkü siz değiştirene kadar onu takip eder.

Bir Üyeyi Kendi Sohbetleriyle Sınırlandırma #

İzin alanları, bir üyenin neyle çalışabileceğine karar verir (sohbetler, kişiler, yapay zeka temsilcileri). Sohbet ve kişi görünürlüğü ise ne kadarını görebileceklerine karar verir: hesaptaki her şey mi, yoksa sadece kendilerine atanan sohbetler ve kişiler mi?

Bu, tek bir segmentle ilgilenen bir serbest çalışan, dış kaynaklı bir temsilci veya tüm müşteri tabanınızı taramadan kendi kuyruğunu yönetmesi gereken bir stajyer için tam olarak istediğiniz şeydir.

Nasıl gidilir: Ayarlar → Ekip → üyenin satırındaki kaydırıcı simgesi → İzinler düzenleyicisinin üst kısmındaki Sohbet ve kişi görünürlüğü bölümü.

İki seçenekten birini seçin:

• Tüm kişiler — üye, hesaptaki her sohbeti ve kişiyi görür. Bu varsayılandır ve mevcut her üyenin zaten çalıştığı yöntemdir.
• Yalnızca kendisine atananlar — üye, yalnızca kendisine atanan sohbetleri ve kişileri görür, başka hiçbir şeyi görmez.

Yalnızca kendisine atananlar seçildiğinde, fazladan bir seçenek daha görünür:

• Atanmamışları da göster — kendi sohbetlerinin yanı sıra, üye henüz kimse tarafından alınmamış sohbetleri ve kişileri de görür. Bunu, paylaşılan kuyrukta çalışan ve oradan görüşmeleri üzerine alan biri için açın; sadece sizin verdiklerinizi görmesi gereken biri için kapalı bırakın.

İşiniz bittiğinde İzinleri kaydet’e tıklayın. Değişiklik, üye hesabınızı bir sonraki yüklediğinde veya yenilediğinde geçerli olur.

Üyenin gördükleri #

Sınır, sadece sohbet listesine değil, her yere uygulanır: Sohbetler gelen kutuları, Kişiler listeleri, Görevleri (yalnızca görebildikleri kişiler üzerindeki görevler, artı oluşturdukları veya kendilerine atanan kişi içermeyen görevler), arama sonuçları, kuyruklarındaki sayılar ve rozetler, dışa aktardıkları her şey ve canlı olarak gelen yeni mesajlar. Temizleyebilecekleri bir filtre veya onlara daha fazlasını gösteren bir görünüm yoktur — bu sadece girişlerinin hesabınızın içinde ulaşabileceği sınır noktasıdır.

Birkaç pratik etki:

• Sohbetlerdeki Atanan filtresi yalnızca Siz (ve izin verdiyseniz Atanmamış) olarak daralır, çünkü filtreleyebilecekleri başka bir şey yoktur.
• Oluşturdukları veya içe aktardıkları kişiler otomatik olarak kendilerine atanır, böylece yeni eklediklerini görebilirler.
• Hala bir görüşmeyi devredebilirler. Bir sohbeti bir iş arkadaşına yeniden atamak her zamanki gibi çalışır — sohbet, artık kendilerine ait olmadığı için görünümlerinden çıkar, bu yüzden sohbetleri bilinçli bir şekilde devretmekte fayda vardır.
• Kendilerine ait olmayan bir görüşmeye giden bağlantı, onlar için açılmaz.

Atama ile nasıl çalışır #

Görünürlük bir sınırdır; atama ise kimin bu sınırın içinde kalacağına karar veren şeydir. Atama ile ilgili hiçbir şey değişmez: Gelen Kişileri Otomatik Ata özelliği yeni kişileri aynı şekilde dağıtmaya devam eder ve bir sohbetin ⋮ menüsünden yapılan manuel atama da çalışmaya devam eder — bkz. Sohbet Atamaları. Yani bir sohbetin kısıtlı bir üyeye ulaşmasının üç yolu vardır: otomatik atama onu üyeye verir, siz veya bir ekip arkadaşınız onu manuel olarak atarsınız ya da (izin verdiğinizde) üye onu atanmamışlar kuyruğundan kendisi alır.

Kısıtlı bir üye otomatik atama rotasyonundan çıkarılırsa, sadece başkalarının manuel olarak atadığı şeyleri görür.

Bilmeniz gerekenler #

• Hesap sahibi asla kısıtlanamaz. Sahip her zaman her şeyi görür.
• Rollerden bağımsızdır. Herhangi bir rol kısıtlanabilir; buna Yönetici (Admin) de dahildir, ancak bu alışılmadık bir kombinasyondur ve bunu seçtiğinizde düzenleyici sizi uyarır.
• Hesap genelindeki toplamlar bölünmez. Kontrol paneli analitiği ve günlük özetler tüm hesap verilerini içerir, bu nedenle bu alanlara erişimi olan kısıtlı bir üye, buralarda yine de hesap düzeyindeki rakamları görür. Bu durum sizin için önemliyse, aynı düzenleyicide bu üye için Analitik ve Günlük Özetler ayarlarını Yok olarak belirleyin.
• Ekip Yönetimi erişimine sahip üyeler listeyi her zamanki gibi görebilir. Görünürlüğü kısıtlamak sohbetleri ve kişileri kapsar, ekip listenizi değil.
• Kişilerin ne gördüğünü değil, hangi kişileri gördüğünü kısıtlar. Bir konuşma içinde üye, Kişiler ayarı Yok olarak belirlenmiş olsa bile (bu sadece Kişiler sayfalarını, kişi düzenlemeyi, fırsatları ve görevleri kaldırır) sohbet başlığında ve kişi panelinde o kişinin telefon numarasını, e-posta adresini, notlarını ve özel alanlarını görmeye devam eder. Üye yanıt vermeye devam ederken bu bilgileri gizlemek için, o üye için Müşteri iletişim bilgilerini gizle seçeneğini açın. Gizlilik bulanıklaştırma (Ayarlar → Güvenlik), ekran paylaşımı için tarayıcı bazlı bir bulanıklaştırma olup kişinin kendisi tarafından kapatılabilir; bir erişim denetimi değildir.

Bir Üyeyi Kendi Görevleriyle Sınırlandırma #

Görev görünürlüğü, sohbet ve kişi görünürlüğünden ayrı bir seçimdir. Bunu, birkaç kişi aynı müşterilere yanıt verdiğinde, ancak her birinin yalnızca kendisine verilen görevler üzerinde çalışması gerektiğinde kullanın. İki iş arkadaşı aynı müşterinin sohbetini açabilir, ancak her biri yalnızca kendi görevlerini görür.

Nasıl gidilir: Ayarlar → Ekip → üyenin satırındaki kaydırıcılar simgesi → İzinler düzenleyicisindeki Görev görünürlüğü bölümü.

İki seçenekten birini seçin:

• Görüntüleyebildikleri tüm kişilerdeki görevler — varsayılan ayardır. Üye, erişimi olan kişiler üzerindeki her görevi görür.
• Sadece kendilerine atanan görevler — üye, aynı müşteriyi bir iş arkadaşıyla birlikte açabilse bile, bir görevi ancak kendisine atandığında görür.

Sadece kendilerine atanan görevler seçiliyken, iki ek onay kutusu kapsamı tekrar genişletir:

• Oluşturdukları görevleri de göster — bu kişinin bizzat oluşturduğu görevler, başkasına devretse bile görünür kalmaya devam eder.
• Henüz kimseye atanmamış görevleri de göster — yapay zeka temsilcinizin oluşturduğu yeni görevler gibi henüz kimsenin üstlenmediği görevler, üstlenebilmeleri için görünür kalır.

İşiniz bittiğinde İzinleri kaydet’e tıklayın. Sadece kendilerine atanan görevler kısıtlamasına sahip üyeler, Üyeler listesinde Sadece kendi görevleri rozeti alır.

Üyenin gördükleri #

• Görevlerin göründüğü her yer: görev panosu, arama, bir göreve doğrudan bağlantı ve bir kişi üzerindeki görev listesi. Kendilerine ait olmayan bir göreve giden bağlantı, görevi onlar için açmaz.
• Bir görev kendilerinden başka birine atandığında, panolarından kalkar.
• Bildirim zilleri görev bildirimlerini göstermez.
• Kişi görünürlüğü kısıtlaması yine de geçerlidir. Sadece kendi sohbetleriyle sınırlı bir üye, yalnızca erişebildiği kişiler üzerindeki görevleri görür; Sadece kendilerine atanan görevler seçiliyken ise bunlar arasından sadece kendisine atananları görür.
• Hesap sahibi hiçbir zaman kısıtlanmaz ve varsayılan ayarda bırakılan üyeler için hiçbir şey değişmez.

Bir Üyeyi Belirli Temsilciler veya Kanallarla Sınırlandırma #

Yukarıdaki bölüm, birini kendisine atanan sohbetlerle sınırlandırır. Bu bölüm ise onları sohbetin ait olduğu yere göre sınırlandırır: belirli bir yapay zeka temsilcisi, belirli bir kanal, belirli bir departman veya bunların herhangi bir kombinasyonu.

Bunu, iş yükünden ziyade alana göre bölünmüş ekipler için kullanın; sadece destek temsilcisi görüşmelerini görmesi gereken bir destek personeli, sadece WhatsApp ile ilgilenen bir temsilci, Satış kuyruğunda çalışan bir Satış temsilcisi veya sizin için tek bir kanalı yöneten dış kaynaklı bir ekip gibi.

Nasıl gidilir: Ayarlar → Ekip → üyenin satırındaki kaydırıcı simgesi → Sohbet ve kişi görünürlüğü’nün hemen altındaki Temsilciler, kanallar ve departmanlar bölümü.

Bu kişinin üzerinde çalıştığı temsilcileri ve/veya kanalları ve/veya departmanları işaretleyin. Sınırlandırma yapmamak için listeyi boş bırakın. Hiçbir şeyi işaretlemezseniz her şeyi görür; bu varsayılan ayardır ve mevcut her üye zaten bu şekilde çalışır. (Departmanlar listesi, yalnızca bazı departmanlar oluşturduğunuzda görünür.)

Kanallar sayıya göre değil, türe göre sınırlandırılmıştır. WhatsApp Web seçeneğinin işaretlenmesi, üyeye hesaptaki tüm WhatsApp Web numaralarını gösterir. Birini tek bir numarada tutmak için, Yeni konuşmaları kim yanıtlar bölümünde o numaraya kendi yapay zeka temsilcisini atayın ve üyeyi bu temsilciyle sınırlandırın. Bu, yeni konuşmaları kapsar; başka bir temsilci tarafından halihazırda yönetilen kişiler o temsilcide kalmaya devam eder.

İki sınır birleşir #

Sohbet ve kişi görünürlüğü ile Temsilciler, kanallar ve departmanlar ayrı sınırlamalardır ve her ikisi de aynı anda uygulanır:

• Temsilciler/kanallar/departmanlar tek başlarına kullanıldığında size paylaşımlı bir ekip gelen kutusu sağlar; destek ekibindeki herkes, kim ilgileniyor olursa olsun her destek temsilcisi sohbetini görür.
• Aynı ayarlar Sadece kendisine atananlar ile birlikte kullanıldığında ise daraltılmış versiyonu elde edersiniz; sadece kendi sohbetleri, kendi temsilcisi üzerinde ve başka hiçbir şey.

Yalnızca atananlar sınırının kapsadığı her şeyi bu da kapsar: Sohbetler gelen kutusu, Kişiler, arama, sayılar ve rozetler, dışa aktarmalar ve canlı gelen mesajlar. Bu, girişlerinin ulaşabileceği sınırdır, temizleyebilecekleri bir filtre değildir.

Temsilcisi olmayan sohbetler #

Bazı görüşmeler hiçbir temsilci tarafından yönetilmez; temsilcilerinizi ayarlamadan önceki eski görüşmeler ve üyenin kendisinin başlattığı sohbetler gibi. Varsayılan olarak bunlar, temsilci sınırlaması olan bir üyeden gizli kalır.

Eğer bunları da görmelerini isterseniz Hiçbir temsilci tarafından yönetilmeyen sohbetleri de göster seçeneğini işaretleyin. Üyenin kendi görüşmelerini başlatması gerekiyorsa bunu işaretlemeye değer, çünkü oluşturdukları bir sohbette henüz bir temsilci bulunmaz.

Bilmeniz gerekenler #

• Hesap sahibi asla kısıtlanamaz. Sahip her zaman her şeyi görür.
• Rollerden bağımsızdır. Her rol bu şekilde kısıtlanabilir, Yönetici dahil.
• Bir temsilciyi silmek hiçbir şeyi bozmaz. Artık var olmayan bir temsilciyle kısıtlanmış bir üye, sadece ondan gelen sohbetleri görmeyi bırakır; hiçbir hata oluşmaz ve istediğiniz zaman yeniden seçim yapabilirsiniz. Bir departmanı silmek daha da iyidir: ona kısıtlanmış olan herkes otomatik olarak kısıtlamadan çıkarılır, böylece kimse boş bir gelen kutusuyla kalmaz.
• Yukarıdakiyle aynı hesap geneli istisnası. Kontrol paneli analizleri ve günlük özetler tüm hesap rakamları olarak kalır. Bu önemliyse, üye için bu alanları Yok olarak ayarlayın.

Müşteri İletişim Bilgilerini Bir Üyeden Gizleme #

Yukarıdaki sınırlamalar, bir üyenin hangi sohbetleri ve kişileri görebileceğine karar verir. Bu ayar ise müşterinin kim olduğunu görüp göremeyeceğine karar verir. Bir üye için bu ayarı açtığınızda, hesabınızdaki her telefon numarası, e-posta adresi ve sosyal medya kullanıcı adı onlar için maskelenir; sohbetleri okumaya ve yanıtlamaya devam ederler, ancak yanlarında götürebilecekleri bir numarayı asla alamazlar.

Bunu, görüşmeyi yönetmesi gereken ancak müşteri listesiyle ayrılmaması gereken bir destek temsilcisi veya dış kaynaklı bir ekip için kullanın.

Nasıl gidilir: Ayarlar → Ekip → üyenin satırındaki kaydırıcılar simgesi → İletişim bilgileri, doğrudan Sohbet ve kişi görünürlüğü altında.

Bu üyeden müşteri iletişim bilgilerini gizle seçeneğini işaretleyin ve İzinleri kaydet’e tıklayın. Değişiklik, üye hesabınızı bir sonraki yüklediğinde veya yenilediğinde geçerli olur.

Üyenin gördükleri #

• Bir telefon numarası +316 ••• ••• •78 olarak görünür: ilk üç hane ve son iki hane, böylece iki “Bilinmeyen” kişi birbirinden ayırt edilebilir. Bir e-posta h•••@•••.com, bir sosyal medya kullanıcı adı d••• olarak görünür.
• Maskeleme her yerde uygulanır: Sohbetler gelen kutusu ve görüşme başlığı, kişi paneli, Kişiler listesi ve kaydı, arama sonuçları, randevular, görevler ve anlaşmalar, bildirimler ve adres çubuğu — bir sohbete giden bağlantı da asla numarayı içermez.
• Bir müşterinin mesaj içine yazdığı numaralar ve e-postalar da maskelenir, hem yazışmada hem de mesaj önizlemesinde, bu nedenle “beni 06 12345678 numarasından ara” ifadesi “beni ••• numarasından ara” olarak okunur. Sesli not transkriptleri kapsam dahilindedir; sesin kendisinde konuşulan veya bir görselde gösterilen bir numara maskelenmez.
• Numara veya e-posta ile arama yapmak onlar için hiçbir sonuç getirmez ve telefon veya e-posta alanı üzerindeki bir liste veya filtre kuralı reddedilir. Yine de isim ile arama yapabilirler.
• Hiçbir şeyi dışa aktaramazlar. Kişi dışa aktarımları, sohbet dökümleri ve e-posta ile gönderilen dökümler, uygulamada ve her indirmede o üye için kapatılır.
• Tıkla-ara, bu kişiye e-posta gönder ve “WhatsApp / SMS üzerinden devam et” eylemleri gizlenir; bir kişideki telefon ve e-posta alanları onlar için salt okunurdur.
• Yanıtlama, her kanalda tam olarak eskisi gibi çalışır, çünkü gönderme işlemi üyenin numarayı bilmesini gerektirmez.

Bilmeniz gerekenler #

• Hesap sahibi asla gizlenemez. Sahip her zaman her şeyi görür.
• Rollerden bağımsızdır. Yönetici dahil her rol gizlenebilir ve yukarıdaki iki sınırlama ile birlikte uygulanır.
• Gizli bir üye kimsenin gizliliğini kaldıramaz. Kendi koltuğunda iletişim bilgileri gizli olan biri, (ekibi yönetiyorsa) başkaları için bu ayarı açabilir ancak asla kapatamaz; ne bir iş arkadaşı için ne de kendisi için. Ayardaki her değişiklik hesabın denetim günlüğüne kaydedilir.
• Yedi haneden kısa numaralar mesaj içinde görünür kalır (sipariş numaraları, fiyatlar, tarihler).
• Bir ekip üyesinin adresini kendi bildirim e-postalarınıza eklediyseniz, bu e-postalar size ulaştığı gibi onlara da ulaşır; ayar önemliyse onları bu listeden çıkarın.
• “Göster” butonu veya görüntüleme başına bir günlük yoktur: gizli olan gizlidir ve sahip her şeyi görür.
• Kişiler erişiminin Yok olarak ayarlanması, üyenin seçim araçlarında da hiçbir kişi görmeyeceği anlamına gelir: genel arama (Cmd+K), randevu oluşturma formu, görevler ve anlaşmalar onlar için boş bir liste gösterir. Orada bir kişi seçmeleri gerekiyorsa onlara Kişiler Görüntüleme yetkisi verin; liste o zaman maskelenmiş numaraları ve e-postaları gösterir.

Departmanlar #

Bir departman, ekibinizin adlandırılmış bir grubudur; Satış, Müşteri desteği, İK gibi. Size tek başına atamanın sağlayamayacağı üç şey sunar: bir potansiyel müşterinin kime ait olduğunun adı, yeni sohbetlerin kendi başlarına doğru ekibe ulaşmasının bir yolu ve sadece o ekibi kapsayan bir rotasyon.

Nasıl gidilir: Ayarlar → Ekip → Otomatik atama’nın hemen altındaki Departmanlar kartı.

Bir Departman Oluşturma #

Departman ekle’ye tıklayın ve ardından şunları doldurun:

• Ad — ekibin adı. “Satış”, “Müşteri desteği”, “İK”.
• Kimler var — o ekipteki kişileri işaretleyin. Siz de bir ekipte yer alabilirsiniz.
• Bu temsilciler tarafından ele alınan yeni sohbetler / Bu kanallardaki yeni sohbetler — isteğe bağlıdır. Bunları seçerseniz, eşleşen yeni görüşmeler otomatik olarak bu departman altında dosyalanır. Hiçbir şey seçmezseniz departman yalnızca manuel işlem içindir: potansiyel müşteriler, birisi onları oraya taşıdığında departmana düşer.
• Ayrıca her yeni potansiyel müşteriyi bu departmanda şu anda en az iş yükü olana yönlendir — varsayılan olarak açıktır. Ekip paylaşımlı bir kuyruktan çalışıyorsa ve kendi potansiyel müşterilerini kendileri alıyorsa bunu kapatın. Yeni potansiyel müşteriler için Yeni kişileri otomatik olarak ata seçeneğinin de açık olması gerekir: bu olmadan, yeni potansiyel müşteriler departman altında dosyalanır ancak kimseye atanmaz ve onay kutusunun altında bir not görürsünüz. Bir yapay zeka temsilcisinin bu departmana gönderdiği yükseltmeler her iki durumda da devredilir (aşağıya bakın).

Hem bir temsilci hem de bir kanal seçerseniz, bir sohbetin buraya dosyalanması için her ikisiyle de eşleşmesi gerekir; bir ekibe “destek temsilcisi, ancak sadece WhatsApp’ta” görevini verip diğerine geri kalanını bu şekilde atarsınız.

Bir Müşteri Adayını Elle Dosyalama #

Herhangi bir sohbeti açın, ⋮ menüsüne tıklayın ve Departman altında dosyala… seçeneğini belirleyin. Departmanı seçin (veya bir departmandan çıkarmak için Departman yok seçeneğini kullanın).

Siz kapatmadığınız sürece, bir potansiyel müşteriyi manuel olarak dosyalamak, onu o ekipte şu an en az sohbeti olan kişiye de atar; bu, otomatik atamanın kullandığı rotasyonun aynısıdır. (Manuel dosyalama, hesap genelindeki otomatik atama geçişinin açık olup olmamasından bağımsız olarak bunu yapar; yalnızca otomatik yönlendirme buna bağlıdır.) Asla yapmadığı iki şey şunlardır:

• Zaten biriyle ilgilenen bir sohbeti asla o kişiden almaz. Sohbetin zaten bir atananı varsa, onu bir departman altında dosyalamak sadece departmanı değiştirir.
• Yanıt vereni asla değiştirmez. Bu, yan panelden değiştirdiğiniz sohbetin yapay zeka temsilcisidir.

Bir Temsilcinin Yükseltmelerini Bir Departmana Gönderme #

Bir yapay zeka temsilcisi, insan uyarılarını doğrudan bir departmana gönderebilir: temsilciyi açın, İnsan uyarıları anahtarına gidin ve Yükseltmeleri şuraya gönder altında departmanı seçin (bkz. Yapay Zeka Botu Kurulumu).

Temsilci bir sohbeti devrettiğinde:

• Sohbet, departman altında dosyalanır.
• Departmandaki birinde sohbet zaten varsa, onlarda kalır ve uyarıyı onlar alır.
• Aksi takdirde, Ayrıca her yeni potansiyel müşteriyi bu departmanda şu anda en az iş yükü olana yönlendir seçeneği açıkken, sohbet o kişiye gider ve uyarıyı onlar alır. Hesap genelindeki otomatik atama anahtarı burada önemli değildir.
• Bu anahtar kapalıyken, sohbet departmanın paylaşımlı kuyruğunda bekler ve departmandaki herkes uyarıyı alır, böylece müsait olan kişi sohbeti alabilir.

Her kişi uyarıyı kendi bildirim ayarlarına göre alır. Hesap sahibi olarak siz, kendi uyarılarınızı almaya devam edersiniz. Departman silinirse veya departmanda artık aktif kimse kalmazsa, o temsilcinin yükseltmeleri hesap sahibine geri döner.

Ayrıca bir temsilcinin yükseltmelerini tüm departman yerine tek bir kişiye de gönderebilirsiniz; onları aynı listeden seçin.

Departmanlar ve Atama Ayrıdır #

Bir sohbet her ikisine de sahip olabilir ve bunlar farklı soruları yanıtlar:

• Atanan — sohbetle hangi kişinin ilgilendiği.
• Departman — sohbetin hangi ekibe ait olduğu.

Birini değiştirmek diğerini asla temizlemez. Bu kasıtlıdır: bir müşteri adayı tüm hafta boyunca Satış ekibindeki kişiler arasında hareket edebilir ve yine de Satış ekibinin müşteri adayı olarak kalabilir.

Birini Departmanıyla Sınırlandırma #

Departmanlarınız olduğunda, bir üyenin İzinler düzenleyicisinin Temsilciler, kanallar ve departmanlar bölümünde üçüncü bir seçenek görünür: Departmanlar. Bir veya daha fazlasını işaretlediğinizde, o kişi yalnızca altında dosyalanmış müşteri adaylarını görür.

• Kendi başına bu, paylaşılan bir ekip gelen kutusudur; Satış ekibindeki herkes, kim ilgileniyor olursa olsun her Satış müşteri adayını görür.
• Sadece kendisine atananlar ile birlikte kullanıldığında, bu daha dar kapsamlı bir sürümdür: sadece kendi Satış müşteri adaylarını görür ve başka hiçbir şeyi görmez.

Departmanı olmayan sohbetler, departmanla sınırlandırılmış bir üyeden gizli kalır. Eğer onları da görmelerini isterseniz Departmanı olmayan sohbetleri de göster seçeneğini işaretleyin; eski kayıtlarınızı dosyalamaya devam ederken bunu yapmak faydalı olabilir, çünkü mevcut her sohbet departman olmadan başlar.

Bilmeniz gerekenler #

• Departmanlar kendi başlarına hiçbir şey sağlamaz. Bir departmanda olmak, birinin neyi görüp neyi yapabileceğini değiştirmez; bunu yalnızca yukarıdaki sınırlandırma yapar.
• Sınırlandırılmış birinin departmanını silmek reddedilir. Önce izinlerini değiştirebilmeniz için size kimin olduğu söylenir. Bu kasıtlıdır: onları sessizce sınırsız bırakmak, kimse fark etmeden tüm müşteri tabanınızı onlara vermek anlamına gelir.
• Müşteri adayları silme işleminden sonra çalışmaya devam eder. Silinen bir departman altında dosyalanmış kişiler artık bir departman göstermez ve onları bir sonraki dosyalayışınızda bu kalıcı olur.
• Rotasyon yalnızca gerçekten çalışan kişileri kapsar. Askıya alınmış bir üye, otomatik atamadan çıkarılmış biri veya kendinizi çıkardıysanız siz; departmanda listelense bile hiçbiri müşteri adayı almaz.
• Departmanda kimse müsait değilse, müşteri adayı yine de o departman altında dosyalanır ve ekibin alması için atanmamış olarak kalır.
• Departmanla sınırlandırılmış bir üye tarafından oluşturulan bir kişi, departmanı altında otomatik olarak dosyalanır, böylece kendi ekledikleri bir şeyi gözden kaçırmazlar. (Yalnızca tam olarak bir departmanla sınırlandırıldıklarında; birden fazla olduğunda hangisi olduğunu tahmin etmenin bir yolu yoktur.)

Ekip Üyelerini Davet Etme #

1. Ekip (veya Ayarlar → Ekip) bölümüne gidin ve Ekip arkadaşını davet et seçeneğine tıklayın.
2. Kişinin e-posta adresini girin.
3. Rol açılır menüsünü açın ve Yönetici, Temsilci (Editör) veya Görüntüleyici seçeneklerinden birini seçin.
4. Davet gönder düğmesine tıklayın.

• Kişi, kabul etmek için bir bağlantı içeren bir e-posta daveti alır. Eğer henüz bir hesabı yoksa, e-postada yer alan geçici bir şifre ile kendisi için otomatik olarak bir hesap oluşturulur.
• Davet 7 gün boyunca geçerlidir; bu süreden sonra geçerliliğini yitirir ve yeniden göndermeniz gerekir.
• Bekleyen davetler, üye listesinin altında kendi listelerinde görünür, böylece kimin henüz kabul etmediğini görebilirsiniz.

Ekip Koltuğu Sınırları #

Planınız, kaç ekip üyesine sahip olabileceğinizi belirler. Bekleyen davetler kontenjanınızdan düşülür, bu nedenle henüz kimsenin kabul etmediği bir davet yine de bir koltuk kaplar.

Ekip sayfası, kaç kişilik yer kullandığınızı ve toplamda kaç kişilik yeriniz olduğunu gösterir. Sınıra ulaşırsanız, birini davet etmeye çalıştığınızda bir hata görürsünüz. Yer açmak için kullanılmayan bir daveti iptal edin veya Ayarlar → Faturalandırma kısmından daha fazla kişilik bir plana geçin.

Hesabınız sağlayıcınız tarafından yönetiliyorsa, koltuk kotanız onlar tarafından belirlenir; bu, seçtikleri herhangi bir sayı olabilir. Ekip üyeleri planınıza dahil değilse, davet etme özelliği devre dışı bırakılır; hesap sağlayıcınızdan bu özelliği etkinleştirmesini veya sınırı yükseltmesini isteyin.

Davetleri Yönetme #

Bekleyen davetler listesinden şunları yapabilirsiniz:

• Kişi davetiyeyi almadıysa veya bağlantının süresi dolduysa davetiyeyi yeniden gönderin.
• Artık o kişiyi eklemek istemiyorsanız davetiyeyi iptal edin (çöp kutusu simgesi). Bu işlem süresi dolmuş davetiyeler için de geçerlidir, böylece eski girişleri listeden temizleyebilirsiniz.

Daveti Kabul Etme #

1. Davet e-postasındaki Kabul Et düğmesine tıklayın.
2. Platformda yeniyseniz, e-postadaki geçici şifreyle giriş yapın ve yeni bir şifre belirleyin.
3. Zaten bir hesabınız varsa, mevcut kimlik bilgilerinizle giriş yapın.
4. Kabul ettikten sonra, giriş yapmak sizi doğrudan o hesaba götürür.

Katılmak istemiyorsanız bir daveti reddedebilirsiniz de.

Hesaplar Arasında Geçiş Yapma (Ekip Modu) #

Ekip üyeleri hesabınızda her zaman çalışmazlar; kendi hesapları vardır ve gerektiğinde sizinkine geçiş yaparlar.

1. Ekip üyesi kendi e-posta adresi ve şifresiyle giriş yapar.
2. Doğrudan sizin hesabınıza yönlendirilirler. Sol kenar çubuğunun üst kısmındaki değiştirici, üzerinde çalıştıkları hesabın adını gösterir.
3. Panonuz, onlara atadığınız izinlerle yüklenir; erişimleri olmayan alanlar gezinme menüsünden tamamen gizlenir.
4. İşleri bittiğinde, sadece Oturumu kapat seçeneğine tıklarlar. Kendi hesaplarını da yöneten üyeler, o hesaba geri dönmek için değiştiricide Kendi hesabıma dön seçeneğini görürler.

Aynı e-posta adresi aynı anda birden fazla hesaba ait olabilir. Başka bir yerde zaten erişimi olan bir e-posta adresiyle ikinci bir hesaba davet edilirseniz, yeni erişim otomatik olarak eklenir; kabul etmeniz gereken ekstra bir şey yoktur ve mevcut erişiminizi korursunuz.

Sol kenar çubuğunun üst kısmına yakın olan hesap değiştirici, bir ekip üyesine her zaman o anda hangi hesap üzerinde çalıştığını gösterir. Birden fazla hesaba dahil olduklarında, üzerine tıklamak diğerlerini listeler, böylece bunlar arasında geçiş yapabilirler.

Bir ekip üyesinin yaptığı her şey — bir kanal bağlamak, kişileri içe aktarmak, sohbetleri yanıtlamak — üzerinde çalıştıkları hesapta gerçekleşir; bu nedenle hesap sahibi tarafından görülebilir ve o hesabın planını ve kredilerini kullanır. Kendi giriş bilgileri sadece bir anahtar görevi görür; kendisine ait hiçbir kanal, kişi veya kredi barındırmaz.

Giriş yapmak bir ekip üyesini her zaman dahil olduğu bir hesaba götürdüğü için, insanları platformda halihazırda kendi ayrı hesabı bulunmayan bir e-posta adresi kullanarak davet edin.

Ekip Üyeleri Neleri Görebilir #

• Yalnızca erişim izni verdiğiniz alanları görürler.
• “Yok” olarak ayarlanan alanlar navigasyonda hiç görünmez.
• Sohbet ve kişi görünürlüğünü sınırlandırdıysanız, uygulamanın her yerinde yalnızca kendilerine atanan konuşmaları ve kişileri görürler. Aynı durum temsilci veya kanal sınırı için de geçerlidir.
• Eğer onlar için müşteri iletişim bilgilerini gizlediyseniz, her telefon numarası, e-posta adresi ve kullanıcı adı maskelenir, dışa aktarma kapalıdır ve bir kişiyi numarasına göre arayamazlar.
• “Görüntüle” alanları görünür ancak tüm düzenleme kontrolleri devre dışıdır.
• Kredi bakiyesi ve faturalandırma detayları yalnızca Faturalandırma erişimiyle görülebilir.
• Bir ekip üyesi, sol kenar çubuğunun altında ve Ayarlar → Profil kısmında (kendi adı ve e-postası) her zaman kendi e-postasını görür, Profil’in geri kalanı (tercihler, bildirimler ve diğer çalışma alanı ayarları) hesap sahibine aittir. Kenar çubuğunun üst kısmındaki Çalışılan yer etiketi, üzerinde çalıştıkları hesabın adıdır, onlarınki değil.
• Ayarlar → Güvenlik, bir ekip üyesine yalnızca çalışma alanı oturumunu ve gizlilik tercihlerini gösterir. Giriş e-postası, şifre, iki faktörlü doğrulama ve hesap silme kontrolleri hesap sahibinin girişine aittir ve ekip üyelerine gösterilmez.
• Rehberli Kurulum Sihirbazı, yalnızca Ayarlar ve Yapay Zeka Temsilcileri alanlarının her ikisinde de Düzenle veya Tam yetkisine sahip üyelere gösterilir, çünkü iş detaylarını, kanalları ve temsilciyi değiştirir. Onu açan başka herkes gösterge paneline geri gönderilir.

Bir Ekip Üyesini Düzenleme #

1. Ekip (veya Ayarlar → Ekip) bölümüne gidin.
2. Üyenin satırını bulun ve Yönetici / Temsilci / Görüntüleyici menüsünü açmak için rol etiketine (renkli bir hap şeklinde gösterilen mevcut rolleri) tıklayın, ardından yeni rolü seçin.

Rol etiketi yalnızca bunu değiştirir. Bir üyenin erişimiyle ilgili diğer her şey — alan bazlı geçersiz kılmalar, sohbet ve kişi görünürlüğü ve herhangi bir temsilci veya kanal sınırı — aynı satırdaki kaydırıcılar simgesinin arkasında yer alır.

Değişiklikler, hesabınız açık olsa bile birkaç saniye içinde üyeye ulaşır: erişiminin engellendiği bir sayfa kendiliğinden açılır, yenileme gerekmez.

Bir üyenin adını değiştirme #

Bir üyenin adı, katıldıklarında kendi hesaplarından veya hesapları yoksa e-posta adreslerinden alınır. Adı değiştirmek için satırlarındaki kaydırıcılar simgesine tıklayın, düzenleyicinin üst kısmındaki Ad alanına yeni adı yazın ve İzinleri kaydet’e tıklayın. Yeni ad, Üyeler listesinde, sohbetlerin atandığı her yerde ve o andan itibaren gönderdikleri yanıtlarda görünür. Bunu siz (veya ekibi yönetebilen bir ekip arkadaşınız) buradan ayarlarsınız; üye bunu kendi profilinden değiştiremez.

E-posta adresleri buradan değiştirilemez; bu, üyenin kimliğini belirler. Farklı bir kişiyi eklemek için yeni bir davet gönderin.

Bir Ekip Üyesini Askıya Alma #

1. Üyeler listesinde ekip üyesini bulun.
2. Satırlarının yanındaki duraklatma simgesine tıklayın.

Askıya alınan bir üyenin hesabınıza geçiş yapması engellenir ancak rol ve izin ayarları korunur, böylece daha sonra tek bir tıklamayla onları yeniden etkinleştirebilirsiniz; silip tekrar davet etmenize gerek kalmaz.

Askıya alma işlemi yeni oturumları engeller; eğer kişi hesabınızı zaten açık tutuyorsa, bu durum mevcut oturumu hemen kesmeyebilir.

Bir Ekip Üyesini Kaldırma #

1. Üyeler listesinde ekip üyesini bulun.
2. Çöp kutusu simgesine tıklayın ve onaylayın.

Kaldırıldıklarında, artık hesabınıza geçiş yapamazlar (kendi hesapları ve kişisel verileri etkilenmez). Onları daha sonra yeni bir davetle tekrar ekleyebilirsiniz.

Kaldırma işlemi hemen geçerli olur. Eğer kişi şu anda hesabınızın içinde çalışıyorsa, kısa bir süre sonra oturumu kapatılır.

Gelen Kişileri Otomatik Ata #

Varsayılan olarak, bir sohbet ancak bir şey onu zorunlu kıldığında (bir insan uyarısı veya manuel seçim) bir kişiye atanır. Diğer her şey Atanmamış kuyruğunda kalır.

Nasıl gidilir: Ekip sayfasının üst kısmında Yeni kişileri otomatik ata seçeneğini açın.

Ne İşe Yarar #

Açık olduğunda, size ilk kez mesaj gönderen her kişi, son 30 gün içinde en az kişi atanmış ekip üyesine (veya hesap sahibi olarak size) atanır. Zamanla bu, gelen hacmi müsait olan herkes arasında eşit şekilde dağıtır.

Havuzda Kimler Var #

Devre dışı bırakılmamış tüm aktif kişiler: siz ve tüm aktif ekip üyeleri. Askıya alınan veya kaldırılan üyeler her zaman atlanır ve rollerin bir önemi yoktur.

Departmanları kullanırsanız, öncelik onlardadır. Bir departmanın temsilci veya kanal kuralıyla eşleşen yeni bir sohbet o departman altında dosyalanır ve rotasyon o departmandaki kişilerle sınırlandırılır; böylece bir WhatsApp müşteri adayı, tüm hesapta o an en boş olan kişiye değil, Satış ekibindeki birine gider. Hiçbir departmanın talep etmediği sohbetler, yukarıda açıklanan hesap genelindeki rotasyona geri döner.

Dosyalama işleminin kendisi bu anahtara bağlı değildir: Bir departmanın yönlendirme kuralı, otomatik atama açık olsun ya da olmasın, altındaki sohbetleri dosyalar. Bu anahtar yalnızca müşteri adayının bir kişiye atanıp atanmayacağına karar verir.

Kimlerin Katılacağını Seçme #

Ekipteki herkesin mutlaka görüşmeleri devralması gerekmez. Sadece denetim yapmak için orada bulunan bir yönetici veya ara sıra sohbetleri inceleyen bir uzman, hiçbir erişim hakkını kaybetmeden rotasyonun dışında kalabilir.

Ekip listesindeki her kişinin — siz, yani hesap sahibi dahil — satırında bir Otomatik atamaya dahil et anahtarı bulunur. Herkes varsayılan olarak dahil edilir; birini kapattığınızda yeni kişiler artık onlara atanmaz, ancak koltuklarıyla ilgili diğer her şey tamamen aynı kalır: yine de her sohbeti açabilir, yanıtlayabilir ve kendilerine manuel olarak görüşme atanabilir.

Birkaç ayrıntı:

• Anahtarlar yalnızca Yeni kişileri otomatik ata özelliği açıkken önemlidir; ana şalter kapalıyken, zaten hiçbir şey dağıtılmadığı için bu anahtarlar soluk görünür.
• Birini devre dışı bırakmak, onlara halihazırda atanmış olan sohbetleri etkilemez; yalnızca o andan itibaren gelen yeni kişileri etkiler.
• Eğer herkesi (kendiniz dahil) devre dışı bırakırsanız, yeni kişiler Atanmamış kuyruğunda kalır; hiçbir şey bozulmaz, sadece atama yapılacak kimse kalmaz.
• İnsan uyarıları ayrıdır: bir insan uyarısı oluşturan atanmamış bir sohbet, hesap sahibi burada rotasyonun dışında bırakılmış olsa bile yine de hesap sahibine gider.

Neler Değişmez #

• Mevcut atamalar asla üzerine yazılmaz.
• Sadece ilk gelen mesaj bir atamayı tetikler — aynı kişiden gelen sonraki mesajlar kimseyi yeniden atamaz.
• Manuel atama, sohbetin ⋮ menüsünden çalışmaya devam eder.
• İnsan uyarısı ile otomatik atama etkilenmez — anahtar kapalıyken, insan uyarısı oluşturan atanmamış bir sohbet yine de hesap sahibine gider.
• 30 günlük pencere kayan bir süredir, bu nedenle izne çıkıp geri dönen kişiler kalıcı olarak dezavantajlı duruma düşmezler.

En İyi Uygulamalar #

• Rollerle başlayın. En uygun rolü (Yönetici, Temsilci veya Görüntüleyici) seçin; bugün mevcut olan kontrol seviyesi budur.
• Görüntüleyici rolünü, yanlışlıkla herhangi bir şeyi değiştirmeden yalnızca ilerlemeyi izlemesi gereken paydaşlar için kullanın.
• Dışarıdan destek için görünürlüğü sınırlayın. Serbest çalışanların ve dış kaynaklı temsilcilerin tüm müşteri tabanınızı görmesine nadiren ihtiyaç duyulur; sohbet ve kişi görünürlüğünü yalnızca kendilerine atanan görüşmelerle sınırlayın.
• Birden fazla ekibiniz olduğunda departmanları kullanın. Departmanlar, yeni sohbetlerin doğru ekibe kendi başlarına ulaşmasını sağlar, rotasyonu o ekip içinde tutar ve bir müşteri adayını devretmeniz için tek tıklamalık bir yol sunar.
• Ekip Yönetimi erişimini hesap sahipleri ve güvenilir Yöneticilerle sınırlayın; bir ekip üyesi asla kendi erişim seviyesinden daha yüksek bir erişim yetkisi veremez.
• Erişimi geçici olarak durdurmak için askıya alın, geri döndüklerinde tek tıkla yeniden etkinleştirin.
• Kuruluşunuz içindeki roller değiştikçe izinleri düzenli olarak gözden geçirin.

SSS #

Bir ekip üyesi birden fazla hesaba ait olabilir mi? Evet; kenar çubuğunun üst kısmındaki hesap değiştiriciyi kullanarak hesaplar arasında geçiş yapabilirler.

Bir ekip üyesi, müşterinin telefon numarasını veya e-postasını görmeden sohbetleri yanıtlayabilir mi? Evet. İzinler düzenleyicisini açın ve Bu üyeden müşteri iletişim bilgilerini gizle seçeneğini işaretleyin. Numaralar, e-postalar ve kullanıcı adları onlar için her yerde (mesaj metni dahil) maskelenir, dışa aktarımlar kapalıdır ve numara ile arama yapamazlar — ancak okuma ve yanıtlama işlemlerini normal şekilde yapabilirler. Bkz. Müşteri İletişim Bilgilerini Bir Üyeden Gizleme.

Ekip üyeleri birbirini görebilir mi? Sadece Ekip Yönetimi izinleri Görüntüle veya daha yüksek bir seviyeye ayarlanmışsa görebilirler.

Bir davetiyenin süresi dolarsa ne olur? Davetiyeler listesinden tekrar gönderin; yeni davetiye 7 gün daha geçerli olacaktır. Eğer o kişiyi davet etmekten vazgeçtiyseniz, süresi dolmuş davetiyeyi listeden kaldırmak için çöp kutusu simgesini kullanın.

Ekip üyeleri kredilerimi kullanıyor mu? Evet. Hesabınız içinde (ekip modunda) çalışırken kredi tüketen işlemler hesabınızdan düşülür.

Birisi katıldıktan sonra rolünü değiştirebilir miyim? Evet; üyeyi dilediğiniz zaman doğrudan Üyeler listesinden düzenleyebilirsiniz; onları kaldırıp yeniden davet etmenize gerek yoktur.

Bir ekip üyesinin adını değiştirebilir miyim? Evet. Satırlarındaki kaydırıcılar simgesine tıklayın, üst kısımdaki Ad alanını düzenleyin ve kaydedin. Bkz. Bir üyenin adını değiştirme.

Bir ekip üyesini yalnızca tek bir kanalla (sosyal gelen kutuları değil, sadece WhatsApp) kısıtlayabilir miyim? Evet. İzin düzenleyicilerini açın ve Temsilciler, kanallar ve departmanlar altında WhatsApp seçeneğini işaretleyin; böylece uygulama genelinde yalnızca WhatsApp görüşmelerini görürler. Bkz. Bir Üyeyi Belirli Temsilciler veya Kanallarla Sınırlandırma. Aynı bölüm, birini belirli yapay zeka temsilcileriyle veya bir departmanla sınırlandırmanıza da olanak tanır. Bunun bağlı bir numara bazında değil, kanal türü bazında olduğunu unutmayın: WhatsApp ile sınırlandırılmış biri, yalnızca numaralarınızdan birindeki görüşmeleri değil, hesaptaki tüm WhatsApp görüşmelerini görür.

Sohbetlerini yanıtlamaya devam eden bir ekip üyesinden bir kişinin telefon numarasını ve e-posta adresini gizleyebilir miyim? Evet. İzinler düzenleyicisini açın ve İletişim bilgileri altında Müşteri iletişim bilgilerini bu üyeden gizle seçeneğini işaretleyin. Telefon numaraları, e-posta adresleri ve sosyal medya hesapları, üye okumaya ve yanıtlamaya devam ederken her yerde maskelenir. Sadece Kişiler ayarını Yok olarak belirlemek bunu yapmaz: bu işlem Kişiler sayfalarını ve kişi düzenlemeyi kaldırır, ancak sohbetteki detaylar görünür kalmaya devam eder. Bkz. Müşteri İletişim Bilgilerini Bir Üyeden Gizleme. Gizlilik bulanıklaştırma (Ayarlar → Güvenlik), kişinin kendisi tarafından kapatılabilen tarayıcı bazlı bir ekran paylaşımı bulanıklaştırma özelliğidir, bir erişim denetimi değildir.

Birini sadece kendisine atanan konuşmalarla sınırlayabilir miyim? Evet. İzinler düzenleyicisini açın ve Sohbet ve kişi görünürlüğü ayarını Sadece kendisine atananlar olarak değiştirin — böylece uygulamanın her yerinde sadece kendi sohbetlerini ve kişilerini görürler; dilerseniz atanmamış olanları görmelerine de izin verebilirsiniz. Bkz. Bir Üyeyi Sadece Kendi Sohbetleriyle Sınırlandırma. Varsayılan olan Tüm kişiler seçeneğinde bırakıldığında, atama sadece bir iş akışı aracı olarak kalır: bir sohbetten kimin sorumlu olduğuna ve kimin bildirim alacağına karar verir, Mesajlar erişimi olan herkes ise gelen kutusunun tamamını görmeye devam eder.

Ekibimi Satış ve Destek gibi departmanlara ayırabilir miyim? Evet. Ayarlar → Ekip → Departmanlar. Departman, yeni sohbetleri otomatik olarak (yapay zeka temsilcisi veya kanal aracılığıyla) alabilen, her birini o ekipte en az meşgul olan kişiye yönlendiren ve üyelerinin neleri görebileceğini sınırlamak için kullanılabilen adlandırılmış bir grup insandır. Ayrıca herhangi bir bireysel müşteri adayını, sohbetin ⋮ menüsünden bir departman altına dosyalayabilirsiniz. Bkz. Departmanlar.

Tüm bir ekibe kendi gelen kutusunu verebilir miyim? Evet, iki yolu var. Eğer ekibin işi kendi temsilcisi veya kanalı üzerinden geliyorsa, üyelerini Temsilciler, kanallar ve departmanlar altından bununla sınırlandırın. Eğer konu nereden geldiğinden ziyade müşteri adayının kime ait olduğuyla ilgiliyse, bir departman oluşturun, üyelerini bu departmanla sınırlandırın ve müşteri adaylarını bu departman altına dosyalayın; bunu bir yönlendirme kuralıyla otomatik olarak veya sohbet menüsünden manuel olarak yapabilirsiniz.

Gelen sohbetlerin dönüşümlü (round-robin) dağıtımı var mı? Round-robin’den daha iyi bir yöntemimiz var: Yeni kişileri otomatik olarak ata özelliğini açın; böylece her yeni kişi, son 30 gün içinde kendisine en az kişi atanmış olan temsilciye gider, böylece yük sadece dönmek yerine dengelenmiş olur. Bireysel kişileri erişimlerini değiştirmeden rotasyonun dışına çıkarabilir ve departmanlar sayesinde rotasyonu tüm hesap genelinde çalıştırmak yerine doğru ekip içinde tutabilirsiniz.

Bir sohbete yanıt verildiğinde sohbet otomatik olarak atanır mı? Hayır. Atama işlemi, otomatik atama açıkken bir kişinin ilk gelen mesajında, bir insan uyarısında veya biri manuel olarak bir atanan kişi seçtiğinde gerçekleşir. Bir sohbete yanıt vermek, o sohbeti üzerine almak anlamına gelmez.

Sonraki Adımlar #

• Hesap Ayarları — Profilinizi ve güvenliğinizi yönetin.
• Faturalandırma Sistemi — Kredileri ve faturalandırmayı anlayın.