Integración con Google Calendar
Información general
La plataforma se integra con Google Calendar para proporcionar una sincronización bidireccional entre sus citas y su calendario. Cuando un contacto reserva a través de la plataforma, la cita aparece en su Google Calendar. Cuando usted añade eventos a su Google Calendar, la plataforma reconoce esos horarios como ocupados y no los ofrecerá como espacios disponibles.
Por qué es importante: Nunca tendrá que preocuparse por las reservas duplicadas. Ya sea que añada una reunión en Google Calendar o que un contacto reserve a través de la plataforma, su disponibilidad se mantendrá precisa en todas partes.
¿Es obligatorio? No. Las reservas funcionan sin necesidad de conectar ningún calendario: estableces tu horario en un tipo de evento y la IA realiza las reservas en función de este. Conectar Google Calendar añade la sincronización bidireccional descrita aquí, además de enlaces automáticos a Google Meet. Consulta Sistema de reservas.
Conexión de Google Calendar
Hay tres formas de conectarse:
Desde Ajustes (la forma principal)
- Abre Ajustes y, en la barra lateral, bajo el grupo Integraciones, haz clic en Reservas y calendario.
- Busca la tarjeta de Google Calendar en Disponible y haz clic en Conectar.
- Se abrirá una ventana de inicio de sesión de Google. Elige la cuenta con el calendario que quieres sincronizar y concede el permiso. (Si no se abre nada, es que tu navegador ha bloqueado la ventana emergente; permite las ventanas emergentes para este sitio y vuelve a hacer clic en Conectar).
- Una vez que hayas concedido el acceso, la página se actualizará por sí sola: Google Calendar se moverá a Conectado con la dirección de tu cuenta de Google debajo.
Desde un tipo de evento
En el momento en que realmente necesites Google Calendar, la aplicación te dirigirá a él:
- Haz clic en Citas en la barra lateral (bajo Interactuar), cambia a la pestaña Tipos de evento y crea o abre un tipo de evento.
- Elige Google Meet como tipo de reunión (o intenta activar Sincronizar reservas con Google Calendar en la parte inferior del formulario).
- Si tu calendario aún no está conectado, aparecerá una advertencia naranja con un enlace Conectar Google Calendar:
- Haz clic en el enlace. Te llevará a Ajustes → Reservas y calendario; continúa desde el paso 2 anterior.
Durante la incorporación guiada
Si acabas de configurar tu cuenta, el asistente de incorporación guiada tiene un paso de Conectar Google Calendar; aparece automáticamente una vez que hayas elegido La IA reserva por mí en el paso de opciones de reserva. Consulta Incorporación guiada.
Importante: Estos permisos son necesarios para que la sincronización bidireccional funcione. La plataforma solo accede a los datos de tu calendario; no lee tus correos electrónicos, contactos ni ningún otro dato de Google. Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu propia cuenta de Google.
Consejo: Si utiliza varias cuentas de Google (por ejemplo, una personal y otra de trabajo), asegúrese de seleccionar la cuenta que contiene el calendario con el que desea que la plataforma se sincronice.
Comprobar el estado de la conexión y desconectar
Ajustes → Reservas y calendario es también donde puedes comprobar la conexión más adelante. Cuando Google Calendar está conectado, aparece en la lista Conectado con un botón de Desconectar al lado.
Desconectar impide que las nuevas reservas se sincronicen con tu calendario y evita que la IA cree enlaces de Google Meet. Las citas que ya están en la plataforma permanecen exactamente donde están.
Explicación de la sincronización bidireccional
La sincronización bidireccional significa que los cambios fluyen en ambas direcciones automáticamente:
De la aplicación a Google Calendar
- Cuando un contacto reserva una cita en la aplicación, el evento aparece automáticamente en tu Google Calendar.
- Cuando se cancela una cita en la aplicación, el evento correspondiente de Google Calendar se actualiza o elimina.
- Los detalles de la cita se completan automáticamente en el evento del calendario (consulta la lista a continuación).
Qué se sincroniza con tu Google Calendar
Cuando se crea una reserva, la plataforma completa el evento de Google Calendar con todo lo que necesitas ver de un vistazo:
- La fecha y hora de la cita.
- El nombre, número de teléfono y correo electrónico del contacto: para que sepa con quién se reúne y cómo ponerse en contacto con él. Cuando se conoce su correo electrónico, el contacto también se añade como invitado al evento y recibe la invitación de Google Calendar por correo electrónico, incluido el enlace de Google Meet, para que pueda unirse a la reunión. (La invitación sigue el interruptor Enviar correo electrónico de cita al contacto del tipo de evento).
- La ubicación de la reunión: ya sea la dirección física que estableció en el tipo de evento o la propia dirección del cliente si la recopiló durante la reserva (consulte Recopilación de información adicional durante la reserva).
- El enlace de la reunión: un enlace de Google Meet creado automáticamente o su enlace personalizado, dependiendo del Tipo de reunión que eligió para el evento.
- Cualquier información adicional que la IA haya recopilado durante la reserva (por ejemplo, el número de invitados o un número de referencia), que se muestra en la descripción y las notas del evento.
Ejemplo: Un contacto reserva una “Consulta a domicilio”. El evento del calendario aparece con su nombre, teléfono y correo electrónico, la dirección que proporcionaron durante la reserva como ubicación, un enlace de Google Meet en caso de que la llamada sea virtual y cualquier nota que la IA haya recopilado, todo ello sin que tengas que escribir nada.
De Google Calendar a la aplicación
- Cuando añade un evento a su Google Calendar, la plataforma reconoce ese tiempo como ocupado.
- La IA no ofrecerá franjas horarias que entren en conflicto con sus eventos existentes de Google Calendar.
- Si mueve o elimina un evento de Google Calendar, la plataforma se actualiza en consecuencia.
Ejemplo: Añades un almuerzo de equipo de 12:00 p. m. a 1:00 p. m. en tu Google Calendar. La plataforma reconoce inmediatamente ese tiempo como no disponible. Cuando un contacto pregunte a tu agente de IA por las horas de cita disponibles, de 12:00 p. m. a 1:00 p. m. no aparecerá como opción.
Esto contiene lo que el tipo de evento permita: un bloque ocupado en su calendario elimina el tiempo incluso para los tipos de evento que aceptan múltiples reservas por espacio, porque significa que usted no está disponible en ese momento, no que uno de sus lugares esté ocupado. Si el tipo de evento tiene varias salas, el bloque se aplica a la sala a la que pertenece ese calendario.
Activación de la sincronización para un tipo de evento
La sincronización del calendario es un interruptor por tipo de evento:
- Haz clic en Citas en la barra lateral y cambia a la pestaña Tipos de evento.
- Abre el tipo de evento que deseas sincronizar (haz clic en su fila o utiliza el icono de lápiz en el extremo derecho) o crea uno nuevo.
- Desplázate hasta la parte inferior del formulario, a la sección Notifications (Notificaciones).
- Activa Sync bookings to Google Calendar (Sincronizar reservas con Google Calendar).
- Haz clic en Save (o Create event si es uno nuevo).
A partir de ese momento, cada reserva de este tipo de evento aparecerá en tu Google Calendar, y la IA comprobará ese calendario en busca de conflictos antes de ofrecer espacios.
Elegir qué calendario. Una vez conectado Google Calendar, la sección Salas del tipo de evento (justo encima de Notificaciones) ofrece a cada sala su propio selector de Google Calendar, con la nota “El tiempo ocupado en este calendario bloquea esta sala, y las reservas de esta sala se añaden a él”. Un tipo de evento con una sala elige un calendario allí. Un tipo de evento con una sala por miembro del personal apunta cada sala al calendario de esa persona, por lo que cada sala se comprueba con su propio calendario y escribe sus propias reservas en él. Deje una sala en Sin calendario si no debe sincronizarse. Consulte Salas.
Consejo: Si tiene un calendario dedicado para citas (por ejemplo, “Reservas de clientes”), conecte la cuenta de Google que lo contiene. Una cuenta de Google puede contener varios calendarios, por lo que un equipo normalmente necesita una conexión, no una por persona. Esto mantiene sus eventos personales separados de su calendario de reservas.
Detección de conflictos y bloqueo de tiempo ocupado
Una vez que Google Calendar esté conectado y la sincronización activada para un tipo de evento:
- Bloqueo de tiempo ocupado — Los espacios de tiempo que se solapan con eventos existentes de Google Calendar se eliminan automáticamente de los espacios disponibles. A sus contactos nunca se les ofrecerá una hora que entre en conflicto con algo que ya esté en su calendario.
- Limpieza de espacios — Una vez que se reserva una hora, a través de la aplicación o directamente en su calendario, deja de ofrecerse. La única excepción es un tipo de evento configurado para aceptar múltiples reservas por espacio: esa hora se sigue ofreciendo hasta que esté completa.
- Un calendario por sala — Si un tipo de evento tiene varias salas y cada una está vinculada a su propio calendario, cada sala se comprueba con su propio calendario de forma independiente. La mañana ocupada del Dr. A nunca elimina la sala del Dr. B de la lista.
Ejemplo: Tienes una reunión de 2:00 PM a 3:00 PM en tu Google Calendar. La IA no ofrecerá ningún espacio de cita que se solape con el horario de 2:00 PM a 3:00 PM.
Actualizaciones en tiempo real
La plataforma recibe notificaciones en tiempo real de Google Calendar siempre que tu horario cambia. Esto es lo que significa para ti:
- Cuando añades, mueves o eliminas un evento en tu Google Calendar, la plataforma actualiza tu disponibilidad en segundos, no en minutos u horas.
- No necesitas actualizar o sincronizar nada manualmente. Ocurre automáticamente en segundo plano.
- Si la conexión entre la plataforma y Google Calendar se interrumpe, la plataforma la restablece automáticamente.
Por qué es importante: Si bloqueas tiempo en tu Google Calendar a las 10:00 a. m., un contacto que pregunte a tu agente de IA por horas disponibles a las 10:01 a. m. ya verá esa hora como no disponible.
Uso de eventos sincronizados con el calendario con su IA
Una vez que su tipo de evento esté configurado, asígnelo a su IA.
- Abre AI Agents, abre tu agente y ve al paso AI Abilities.
- Busca la tarjeta Bookings.
- Activa Let this agent book appointments, deja el proveedor en Built-in calendar y selecciona tu tipo de evento en Choose what people can book.
- Haz clic en Save changes.
Una vez hecho esto, la IA:
- Comprobará tu Google Calendar en busca de eventos existentes.
- Solo ofrecerá espacios de tiempo que estén realmente disponibles.
- Creará la cita tanto en la plataforma como en Google Calendar cuando un contacto reserve.
Esto significa que sus contactos siempre verán una disponibilidad precisa, incluso si su horario cambia a lo largo del día. El flujo completo de la campaña se explica paso a paso en Sistema de reservas.
¿El calendario utiliza créditos?
Conectar Google Calendar y la sincronización bidireccional son gratuitos; tener un calendario conectado no tiene ningún coste continuo, y las reservas realizadas directamente en tu página de reservas también son gratuitas.
Los créditos solo se utilizan cuando la IA realiza alguna acción en una conversación. Su respuesta cuenta como una acción de IA, y cuando verifica tu disponibilidad o reserva un espacio para un contacto, cada uno de esos pasos del calendario también cuenta como una acción de IA, facturada a la tarifa normal por acción de tu nivel de modelo. Por lo tanto, una conversación de reserva cuesta unas pocas acciones de IA en total, y nada adicional por el calendario en sí.
Solución de problemas de sincronización
El calendario no se sincroniza
- Comprobar la conexión — Abre Ajustes → Reservas y calendario y confirma que Google Calendar aparece como conectado. Si necesitas (re)autorizar, haz clic en Desconectar allí y luego en Conectar de nuevo.
- Volver a conceder permisos — Si anteriormente eliminaste el acceso de la plataforma desde los ajustes de tu cuenta de Google, tendrás que volver a conectar y conceder los permisos de nuevo.
- Comprobar el tipo de evento — Asegúrate de que Sincronizar reservas con Google Calendar esté activado para el tipo de evento en cuestión (en la parte inferior de su formulario).
Las citas no aparecen en Google Calendar
- Verifica que el tipo de evento tenga activada la opción Sincronizar reservas con Google Calendar.
- Comprueba que has conectado la cuenta de Google que realmente estás consultando.
- Espera un momento: puede haber un breve retraso en la primera sincronización después de conectar.
Los horarios ocupados no se bloquean
- Confirme que la cuenta de Google que conectó contiene el calendario donde se encuentran sus eventos existentes. Por ejemplo, si sus reuniones están en una cuenta de trabajo pero conectó su cuenta personal, la plataforma no verá esas reuniones.
- Cada evento en su calendario conectado bloquea su franja horaria, incluidos los eventos marcados como “Disponible” en Google. Si una franja horaria no está disponible inesperadamente, verifique el calendario para ver si hay algún evento en ese momento.
- Los eventos de “todo el día” pueden tratarse de manera diferente según la configuración de su calendario.
Si Google pierde el acceso a su cuenta
Si la plataforma pierde el acceso a tu cuenta de Google (por ejemplo, si cambiaste tu contraseña de Google o revocaste los permisos de la aplicación), los eventos de tu calendario dejarán de sincronizarse hasta que se restablezca el acceso. Vuelve a conectar desde el enlace Conectar Google Calendar de un tipo de evento; contacta con el soporte técnico si eso no lo soluciona y te ayudaremos a recuperar la sincronización.
¿Necesita ayuda?
If you are experiencing persistent sync issues, reach out via our email support.