Your AI Connector Docs

Google Kalender-integration

Oversigt

Platformen integreres med Google Kalender for at give tovejs-synkronisering mellem dine aftaler og din kalender. Når en kontakt booker gennem platformen, vises aftalen i din Google Kalender. Når du tilføjer begivenheder til din Google Kalender, genkender platformen disse tidspunkter som optagede og vil ikke tilbyde dem som ledige tider.

Hvorfor er dette vigtigt: Du behøver aldrig at bekymre dig om dobbeltbookinger. Uanset om du tilføjer et møde i Google Kalender, eller en kontakt booker gennem platformen, forbliver din tilgængelighed nøjagtig overalt.

Er det påkrævet? Nej. Booking fungerer uden en tilsluttet kalender: du angiver dine timer for en begivenhedstype, og AI’en booker i forhold til dem. Tilslutning af Google Kalender tilføjer den tovejs-synkronisering, der er beskrevet her, samt automatiske Google Meet-links. Se Bookingsystem.

Forbindelse til Google Kalender

Der er tre måder at oprette forbindelse på:

Fra Indstillinger (den primære metode)

  1. Åbn Indstillinger, og klik på Booking & Kalender i sidepanelet under gruppen Integrationer.
  2. Find kortet Google Kalender under Tilgængelig og klik på Forbind.
  1. Et Google-logindvindue åbnes. Vælg den konto med den kalender, du vil synkronisere, og giv tilladelse. (Hvis der ikke sker noget, har din browser blokeret pop-up-vinduet – tillad pop-ups for dette websted og klik på Forbind igen.)
  2. Når du har givet adgang, opdateres siden automatisk: Google Kalender flyttes op til Forbundet med din Google-kontoadresse nedenunder.

Fra en begivenhedstype

I det øjeblik du rent faktisk får brug for Google Kalender, guider appen dig hen til den:

  1. Klik på Aftaler i sidepanelet (under Engager), skift til fanen Begivenhedstyper, og opret eller åbn en begivenhedstype.
  2. Vælg Google Meet som mødetype (eller prøv at aktivere Synkroniser bookinger til Google Kalender nederst i formularen).
  3. Hvis din kalender endnu ikke er tilsluttet, vises en orange advarsel med et link til Forbind Google Kalender:
  1. Klik på linket. Det fører dig til Indstillinger → Booking & Kalender – fortsæt fra trin 2 ovenfor.

Under guidet onboarding

Hvis du lige er ved at konfigurere din konto, har den guidede onboarding-guide et trin til at Forbind Google Kalender — det vises automatisk, når du har valgt AI booker for mig i trinnet for bookingmuligheder. Se Guidet Onboarding.

Vigtigt: Disse tilladelser er påkrævet for at tovejs-synkronisering kan fungere. Platformen tilgår kun dine kalenderdata — den læser ikke dine e-mails, kontakter eller andre Google-data. Du kan til enhver tid tilbagekalde adgangen fra din Google-kontos egne sikkerhedsindstillinger.

Tip: Hvis du bruger flere Google-konti (f.eks. én privat og én til arbejde), skal du sørge for at vælge den konto, der har den kalender, du ønsker, at platformen skal synkronisere med.

Kontrol af din forbindelsesstatus og afbrydelse

Indstillinger → Booking & Kalender er også stedet, hvor du senere kan tjekke forbindelsen. Når Google Kalender er forbundet, vises den på listen Forbundet med en Afbryd-knap ved siden af.

Afbrydelse stopper nye bookinger i at synkronisere med din kalender og forhindrer AI’en i at oprette Google Meet-links. Aftaler, der allerede er i platformen, bliver præcis, hvor de er.

Forklaring af tovejs-synkronisering

Tovejs-synkronisering betyder, at ændringer automatisk flyder i begge retninger:

Fra appen til Google Kalender

  • Når en kontakt booker en aftale i appen, vises begivenheden automatisk i din Google Kalender.
  • Når en aftale annulleres i appen, opdateres eller fjernes den tilsvarende Google Kalender-begivenhed.
  • Aftalens detaljer udfyldes automatisk i kalenderbegivenheden for dig (se listen nedenfor).

Hvad synkroniseres til din Google Kalender

Når en booking oprettes, udfylder platformen Google Kalender-begivenheden med alt det, du har brug for at se med et hurtigt blik:

  • Dato og tidspunkt for aftalen.
  • Kontaktpersonens navn, telefonnummer og e-mail — så du ved, hvem du skal mødes med, og hvordan du kontakter dem. Når deres e-mail er kendt, tilføjes kontakten også som gæst til begivenheden og modtager Google Kalender-invitationen via e-mail — inklusive Google Meet-linket, så de kan deltage i mødet. (Invitationen følger begivenhedstypens Send aftale-e-mail til kontakt-kontakt.)
  • Mødestedet — enten den fysiske adresse, du har angivet for begivenhedstypen, eller kundens egen adresse, hvis du indsamlede den under bookingen (se Indsamling af ekstra information under booking).
  • Mødelinket — et Google Meet-link, der oprettes automatisk, eller dit eget brugerdefinerede link, afhængigt af den Mødetype, du valgte for begivenheden.
  • Eventuel ekstra information, som AI’en indsamlede under bookingen (for eksempel antal gæster eller et referencenummer), vist i begivenhedens beskrivelse og noter.

Eksempel: En kontakt booker en “Hjemmekonsultation.” Kalenderbegivenheden vises med deres navn, telefonnummer og e-mail, den adresse de opgav under bookingen som lokation, et Google Meet-link i tilfælde af at opkaldet bliver virtuelt, og alle noter som AI’en indsamlede — alt sammen uden at du behøver at skrive noget.

Fra Google Kalender til appen

  • Når du tilføjer en begivenhed til din Google Kalender, registrerer platformen det tidsrum som optaget.
  • AI’en vil ikke tilbyde tidsrum, der er i konflikt med dine eksisterende Google Kalender-begivenheder.
  • Hvis du flytter eller sletter en Google Kalender-begivenhed, opdaterer platformen sig i overensstemmelse hermed.

Eksempel: Du tilføjer en frokost med teamet fra kl. 12:00 til 13:00 i din Google Kalender. Platformen genkender straks det tidsrum som utilgængeligt. Når en kontakt spørger din AI-agent om ledige tider, vil kl. 12:00 til 13:00 ikke blive vist som en mulighed.

Dette indeholder hvad end begivenhedstypen tillader: en optaget blokering i din kalender fjerner tidspunktet, selv for begivenhedstyper der tager flere bookinger pr. tidsrum, fordi det betyder, at du ikke er tilgængelig på det tidspunkt, ikke at en af dine pladser er optaget. Hvis begivenhedstypen har flere lokaler, gælder blokeringen for det lokale, som kalenderen tilhører.

Aktivering af synkronisering for en begivenhedstype

Kalendersynkronisering er en kontakt pr. begivenhedstype:

  1. Klik på Aftaler i sidepanelet og skift til fanen Begivenhedstyper.
  2. Åbn den begivenhedstype, du vil synkronisere — klik på dens række, eller brug blyantikonet yderst til højre — eller opret en ny.
  1. Rul til bunden af formularen, til sektionen Notifikationer.
  2. Slå Synkroniser bookinger til Google Kalender til.
  1. Klik på Gem (eller Opret begivenhed for en ny).

Fra det øjeblik lander hver booking af denne begivenhedstype i din Google Kalender, og AI’en tjekker kalenderen for konflikter, før den tilbyder ledige tider.

Valg af kalender. Når Google Kalender er forbundet, giver begivenhedstypens Lokaler-sektion (lige over Notifikationer) hvert lokale sin egen Google Kalender-vælger med noten “Optaget tid i denne kalender blokerer dette lokale, og dette lokales bookinger tilføjes til den.” En begivenhedstype med ét lokale vælger én kalender der. En begivenhedstype med et lokale pr. medarbejder peger hvert lokale mod den pågældende persons egen kalender, så hvert lokale tjekkes mod sin egen kalender og skriver sine egne bookinger dertil. Lad et lokale stå på Ingen kalender, hvis det ikke skal synkroniseres. Se Lokaler.

Tip: Hvis du har en dedikeret kalender til aftaler (for eksempel “Klientbookinger”), skal du forbinde den Google-konto, der indeholder den. Én Google-konto kan indeholde flere kalendere, så et team har normalt brug for én forbindelse, ikke én pr. person. Dette holder dine personlige begivenheder adskilt fra din bookingskema.

Registrering af konflikter og blokering af optaget tid

Når Google Kalender er forbundet, og synkronisering er slået til for en begivenhedstype:

  • Blokering af optaget tid — Tidsrum, der overlapper med eksisterende Google Kalender-begivenheder, fjernes automatisk fra de ledige tidsrum. Dine kontakter vil aldrig blive tilbudt et tidspunkt, der er i konflikt med noget, der allerede står i din kalender.
  • Rydning af tidsrum — Når et tidspunkt er booket, enten via appen eller direkte i din kalender, tilbydes det ikke længere. Den eneste undtagelse er en begivenhedstype, der er indstillet til at tage flere bookinger pr. tidsrum: det tidspunkt bliver ved med at blive tilbudt, indtil det er fuldt.
  • En kalender pr. lokale — Hvis en begivenhedstype har flere lokaler, og hvert er linket til sin egen kalender, tjekkes hvert lokale uafhængigt mod sin egen kalender. Dr. A’s travle formiddag fjerner aldrig Dr. B’s lokale fra listen.

Eksempel: Du har et møde fra kl. 14:00 til 15:00 i din Google Kalender. AI’en vil ikke tilbyde nogen aftaletider, der overlapper med kl. 14:00–15:00.

Opdateringer i realtid

Platformen modtager notifikationer i realtid fra Google Kalender, hver gang din tidsplan ændres. Her er, hvad det betyder for dig:

  • Når du tilføjer, flytter eller sletter en begivenhed i din Google Kalender, opdaterer platformen din tilgængelighed inden for få sekunder — ikke minutter eller timer.
  • Du behøver ikke manuelt at opdatere eller synkronisere noget. Det sker automatisk i baggrunden.
  • Hvis forbindelsen mellem platformen og Google Kalender afbrydes, genetablerer platformen den automatisk.

Hvorfor er dette vigtigt: Hvis du blokerer tid i din Google Kalender kl. 10:00, vil en kontakt, der spørger din AI-agent om ledige tider kl. 10:01, allerede se det tidspunkt som utilgængeligt.

Brug af kalendersynkroniserede begivenheder med din AI

Når din begivenhedstype er konfigureret, skal du pege din AI mod den.

  1. Åbn AI Agents, åbn din agent, og gå til dens AI Abilities-trin.
  2. Find Bookings-kortet.
  3. Slå Let this agent book appointments til, lad udbyderen stå som Built-in calendar, og vælg din begivenhedstype under Choose what people can book.
  1. Klik på Gem ændringer.

Når det er gjort, vil AI’en:

  • Tjekke din Google Kalender for eksisterende begivenheder.
  • Kun tilbyde tidsrum, der rent faktisk er ledige.
  • Oprette aftalen i både platformen og Google Kalender, når en kontakt booker.

Dette betyder, at dine kontakter altid ser nøjagtig tilgængelighed, selvom din tidsplan ændrer sig i løbet af dagen. Det fulde kampagneforløb er dækket trin for trin i Bookingsystem.

Bruger kalenderen kreditter?

Det er gratis at forbinde Google Kalender og bruge tovejs-synkronisering — det koster ikke noget løbende at have en kalender tilknyttet, og bookinger foretaget direkte på din bookingside er også gratis.

Kreditter bruges kun, når AI’en foretager sig noget i en samtale. Dens svar tæller som én AI-handling, og når den tjekker din tilgængelighed eller booker en tid for en kontakt, tæller hvert af disse kalendertrin også som én AI-handling, der afregnes til dit modelniveaus normale sats pr. handling. En bookingsamtale koster altså et par AI-handlinger i alt, og intet ekstra for selve kalenderen.

Fejlfinding af synkroniseringsproblemer

Kalenderen synkroniserer ikke

  • Tjek forbindelsen – Åbn Indstillinger → Booking & Kalender og bekræft, at Google Kalender vises som forbundet. Hvis du har brug for at (gen)godkende, skal du klikke på Afbryd der og derefter Forbind igen.
  • Giv tilladelser igen – Hvis du tidligere har fjernet platformens adgang fra dine Google-kontoindstillinger, skal du oprette forbindelse igen og give tilladelserne på ny.
  • Tjek begivenhedstypen – Sørg for, at Synkroniser bookinger til Google Kalender er slået til for den pågældende begivenhedstype (nederst i formularen).

Aftaler vises ikke i Google Kalender

  • Bekræft, at begivenhedstypen har Synkroniser bookinger til Google Kalender aktiveret.
  • Tjek, at du har forbundet den Google-konto, som du faktisk kigger på.
  • Vent et øjeblik — der kan være en kort forsinkelse ved den allerførste synkronisering efter tilslutning.

Travle tider blokeres ikke

  • Bekræft, at den Google-konto, du har forbundet, indeholder den kalender, hvor dine eksisterende begivenheder er. Hvis dine møder f.eks. ligger på en arbejdskonto, men du har forbundet din personlige konto, vil platformen ikke kunne se disse møder.
  • Hver begivenhed i din forbundne kalender blokerer sit tidsrum — inklusive begivenheder, der er markeret som “Ledig” i Google. Hvis et tidsrum uventet er utilgængeligt, skal du tjekke kalenderen for eventuelle begivenheder på det tidspunkt.
  • “Heldagsbegivenheder” kan blive behandlet forskelligt afhængigt af dine kalenderindstillinger.

Hvis Google mister adgangen til din konto

Hvis platformen mister adgangen til din Google-konto (f.eks. hvis du har ændret din Google-adgangskode eller tilbagekaldt app-tilladelser), stopper dine kalenderbegivenheder med at synkronisere, indtil adgangen er genoprettet. Forbind igen via linket Forbind Google Kalender under en begivenhedstype; kontakt support, hvis det ikke løser problemet, så hjælper vi dig med at blive synkroniseret igen.

Har du brug for hjælp?

If you are experiencing persistent sync issues, reach out via our email support.