Gestionarea echipei #

Invită membrii echipei în contul tău și controlează exact ce pot vedea și face aceștia. Indiferent dacă ai un agent de asistență care are nevoie doar de acces la chat-uri sau un manager de marketing care derulează campanii, poți seta nivelul corect de acces pentru fiecare persoană.

Accesarea gestionării echipei #

Cum ajungi acolo: Setări → grupul Spațiu de lucru → Echipă.

Deschide Setări în partea de jos a barei laterale din stânga, apoi dă clic pe Echipă în meniul Setări. Pe telefon, atinge mai întâi pictograma de meniu (☰).

Secțiunea Echipă afișează lista curentă a membrilor (cu proprietarul contului întotdeauna fixat în partea de sus) și, odată ce ai invitații în așteptare, o listă separată de Invitații sub aceasta.

Cum funcționează #

Gestionarea echipei îți permite să:

• Invită persoane să se alăture contului tău prin e-mail
• Alocă roluri (Administrator, Editor sau Vizualizator) pentru a stabili un nivel de bază de acces
• Ajustează permisiunile per membru — deschide editorul de permisiuni al unui membru pentru a-i modifica accesul la oricare dintre cele 12 zone în mod individual (vezi Personalizarea permisiunilor)
• Limitează o persoană la propriile conversații — același editor poate restrânge accesul unui membru doar la conversațiile și contactele care îi sunt alocate (vezi Limitarea unui membru la propriile conversații)
• Limitează o persoană la anumiți agenți, canale sau departamente — împarte echipa pe domenii, nu pe volum de muncă (vezi Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale)
• Grupează echipa în departamente — Vânzări, Suport, Resurse Umane, fiecare preluând propriile conversații noi și rulând propria rotație (vezi Departamente)
• Suspendă sau elimină membri ai echipei în orice moment
• Comută între conturi folosind comutarea bazată pe token, apoi revino la propriul cont

Fiecare membru al echipei se conectează cu propriul cont. Când aceștia trec în contul tău, văd tabloul de bord, campaniile, contactele și chat-urile tale — dar numai părțile la care le-ai oferit acces.

Roluri #

Fiecare membru al echipei are unul dintre cele trei roluri, care stabilește permisiunile implicite pe platformă.

Notă privind denumirea: acest rol este numit Editor pe tot parcursul acestui ghid (și în tabelul de permisiuni de mai jos), dar selectorul de roluri din aplicație îl etichetează drept Agent — este același rol, aceleași permisiuni, doar un nume diferit afișat pe ecran.

Zone de permisiuni #

Există 12 zone de permisiuni pe platformă. Fiecare poate fi setată la unul dintre cele patru niveluri:

Zone și ce acoperă acestea #

Permisiuni implicite în funcție de rol #

Acestea sunt valorile implicite — orice zonă poate fi modificată pentru fiecare membru în editorul de Permisiuni de mai jos.

Personalizarea permisiunilor (Suprascrieri) #

Uneori, rolul implicit nu se potrivește exact — s-ar putea să dorești un Editor care poate vedea și Analizele în întregime, sau un Administrator care nu ar trebui să vadă Facturarea. Platforma acceptă suprascrieri de permisiuni: setări granulare, pe zonă, care au prioritate față de valorile implicite ale rolului unui membru.

Pentru a edita permisiunile unui membru:

1. Găsește membrul în lista Membri și dă clic pe pictograma cu glisoare de pe rândul său (dacă are deja suprascrieri, eticheta „N suprascrieri” de lângă rolul său deschide același editor).
2. Editorul de Permisiuni listează toate cele 12 zone, fiecare cu cele patru niveluri — Niciunul, Vizualizare, Editare și Complet. Un mic punct marchează nivelul pe care rolul membrului i-l oferă deja, astfel încât să poți vedea întotdeauna ce este setare de bază și ce este personalizat. Deasupra zonelor se află două limite care decid cât de mult din cont poate vedea membrul: Vizibilitate conversații și contacte (vezi Limitarea unui membru la propriile conversații) și Agenți, canale și departamente (vezi Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale).
3. Modifică orice zonă dorești și dă clic pe Salvează permisiunile. Doar zonele care diferă de setările implicite ale rolului sunt stocate ca suprascrieri, iar lista de Membri afișează un număr lângă oricine are astfel de setări.
4. Resetează la setările implicite ale rolului (stânga-jos în editor) șterge orice suprascriere și readuce membrul la accesul standard al rolului său.

Modificarea rolului unui membru ulterior păstrează suprascrierile acestuia — fiecare zonă pentru care a fost personalizat rămâne la nivelul său personalizat, în timp ce tot restul urmează valorile implicite ale noului rol.

Doar proprietarul contului poate acorda un nivel de acces mai mare decât al său. Un membru al echipei cu acces la Gestionarea echipei poate invita și gestiona alți membri, dar nu poate oferi nimănui permisiuni mai puternice decât cele pe care le are el însuși și nu poate suspenda sau elimina un coleg al cărui acces este mai extins decât al său.

Exemplu: Agentul tău de asistență are rolul de Agent (Editor). În mod implicit, acel rol are doar vizualizarea Analizelor — pot deschide tablourile de bord, dar nu le pot gestiona. Deschide editorul lor de Permisiuni, setează Analize la Complet și salvează — tot restul rămâne la valorile implicite ale rolului.

Limitarea unui membru la propriile conversații #

Zonele de permisiuni decid cu ce poate lucra un membru — conversații, contacte, campanii. Vizibilitatea conversațiilor și contactelor decide cât de mult din acestea poate vedea: totul din cont sau doar conversațiile și contactele care îi sunt alocate.

Aceasta este opțiunea potrivită pentru un freelancer care se ocupă de un singur segment, un agent extern sau un junior care ar trebui să își gestioneze propria coadă fără a naviga prin întreaga ta bază de clienți.

Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare din dreptul rândului membrului → secțiunea Vizibilitatea conversațiilor și contactelor din partea de sus a editorului de Permisiuni.

Alege una dintre cele două opțiuni:

• Toate contactele — membrul vede fiecare conversație și contact din cont. Aceasta este setarea implicită și modul în care funcționează deja fiecare membru existent.
• Doar cele alocate acestuia — membrul vede doar conversațiile și contactele care îi sunt alocate, și nimic altceva.

Cu opțiunea Doar cele alocate acestuia selectată, apare o alegere suplimentară:

• Afișează și pe cele nealocate — pe lângă ale sale, membrul vede și conversațiile și contactele pe care nu le-a preluat încă nimeni. Activează această opțiune pentru cineva care lucrează cu coada partajată și preia conversații din ea; las-o dezactivată pentru cineva care ar trebui să vadă doar ceea ce îi aloci tu.

Dă clic pe Salvează permisiunile când ai terminat. Modificarea se aplică data viitoare când membrul încarcă sau reîmprospătează contul tău.

Ce vede membrul #

Limita se aplică peste tot, nu doar în lista de conversații: în inbox-ul de Conversații, lista de Contacte, rezultatele căutării, numărătoarea și insignele de pe coada sa, orice exportă și mesajele noi care sosesc în timp real. Nu există niciun filtru pe care să îl poată șterge și nicio vizualizare care să îi arate mai mult — este pur și simplu limita a ceea ce poate accesa contul său în interiorul contului tău.

Câteva efecte practice:

• Filtrul Alocat către din Conversații se restrânge doar la Tu (plus Nealocat dacă ai permis acest lucru), deoarece nu există nimic altceva după care să poată filtra.
• Contactele pe care le creează sau le importă sunt alocate automat acestuia, astfel încât să poată vedea ce tocmai a adăugat.
• Poate în continuare să transfere o conversație. Reatribuirea unei conversații către un coleg funcționează ca de obicei — conversația părăsește apoi vizualizarea sa, deoarece nu mai este a lui, deci merită să transferi conversațiile în mod deliberat.
• Un link către o conversație care nu îi aparține pur și simplu nu se va deschide pentru el.

Cum funcționează cu atribuirea #

Vizibilitatea reprezintă limita; atribuirea este cea care decide cine se încadrează în aceasta. Nimic din ceea ce ține de atribuire nu se schimbă: Atribuirea automată a contactelor primite distribuie în continuare noile contacte în același mod, iar atribuirea manuală din meniul ⋮ al unui chat funcționează de asemenea — consultați Atribuiri de chat. Așadar, există trei moduri prin care un chat ajunge la un membru cu acces limitat: atribuirea automată i-l transmite, dumneavoastră sau un coleg i-l atribuiți manual sau acesta îl preia singur din coada de așteptare pentru elemente neatribuite (atunci când ați permis acest lucru).

Dacă un membru cu acces limitat este scos din rotația de atribuire automată, acesta va vedea pur și simplu doar ceea ce îi este atribuit manual de către alte persoane.

Bine de știut #

• Proprietarul contului nu poate fi niciodată limitat. Proprietarul vede întotdeauna totul.
• Este separat de rol. Orice rol poate fi limitat — chiar și un Administrator, deși aceasta este o combinație neobișnuită, iar editorul vă avertizează atunci când o alegeți.
• Totalurile la nivel de cont nu sunt divizate. Analizele din tabloul de bord, rezumatele zilnice și listele de contacte pentru campanii reprezintă cifre aferente întregului cont, astfel încât un membru cu acces limitat care are acces la acele zone va vedea în continuare cifrele la nivel de cont. Dacă acest aspect este important, setați Analize, Rezumate zilnice și Campanii pe Niciunul pentru acel membru în același editor.
• Membrii cu acces la Gestionarea echipei pot vedea lista membrilor ca de obicei — limitarea vizibilității acoperă chat-urile și contactele, nu lista echipei dumneavoastră.

Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale #

Secțiunea de mai sus limitează o persoană la conversațiile alocate acesteia. Aceasta o limitează în funcție de locul căruia îi aparține conversația: un anumit agent AI, un anumit canal, un anumit departament sau orice combinație a acestora.

Folosește-o pentru echipe împărțite pe domenii, nu pe volum de muncă — o persoană de la suport care ar trebui să vadă doar conversațiile agenților de suport, un reprezentant doar pentru WhatsApp, un reprezentant de Vânzări care lucrează pe coada de Vânzări, o echipă externalizată care se ocupă de un singur canal pentru tine.

Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare de pe rândul membrului → secțiunea Agenți, canale și departamente, chiar sub Vizibilitate conversații și contacte.

Bifează agenții pe care îi gestionează această persoană și/sau canalele și/sau departamentele. Lasă o listă goală pentru a nu aplica limitări în acel sens. Nu bifa nimic și va vedea totul, ceea ce reprezintă setarea implicită și modul în care funcționează deja fiecare membru existent. (Lista de Departamente apare doar după ce ai creat câteva.)

Cele două limite se cumulează #

Vizibilitate conversații și contacte și Agenți, canale și departamente sunt limite separate și ambele se aplică simultan:

• Agenții/canalele/departamentele pe cont propriu îți oferă o căsuță de primire partajată a echipei — toată lumea din echipa de suport vede fiecare conversație a agentului de suport, indiferent cine o gestionează.
• Aceleași setări împreună cu Doar cele alocate acestuia îți oferă versiunea restrânsă — propriile conversații, pe agentul său și nimic altceva.

Tot ceea ce acoperă limita de „doar cele alocate” este acoperit și aici: căsuța de primire Conversații, Contacte, căutarea, numărătoarea și insignele, exporturile și mesajele care sosesc în timp real. Aceasta reprezintă limita accesului contului lor, nu un filtru pe care îl pot șterge.

Conversații fără agent #

Unele conversații nu sunt gestionate de niciun agent — cele mai vechi, de dinainte de a-ți configura agenții, și orice conversație pe care membrul o începe singur. În mod implicit, acestea rămân ascunse pentru un membru limitat la anumiți agenți.

Bifează Afișează și conversațiile care nu sunt gestionate de niciun agent dacă preferi ca aceștia să le vadă și pe acelea. Merită bifat dacă membrul trebuie să inițieze propriile conversații, deoarece o conversație creată de el nu are încă niciun agent alocat.

Bine de știut #

• Proprietarul contului nu poate fi limitat niciodată. Proprietarul vede întotdeauna totul.
• Este separat de rol. Orice rol poate fi limitat în acest mod, inclusiv Administratorul.
• Ștergerea unui agent nu strică nimic. Un membru limitat la un agent care nu mai există pur și simplu nu mai vede conversațiile de la acesta; nu apar erori și poți alege din nou în orice moment. Ștergerea unui departament este și mai simplă: oricine este limitat la acesta este automat nelimitat, astfel încât nimeni nu rămâne cu o căsuță de primire goală.
• Aceeași excepție la nivel de cont ca mai sus. Analizele din tabloul de bord, rezumatele zilnice și listele de contacte pentru campanii rămân cifre la nivel de cont întreg. Setează acele zone la Niciunul pentru membru dacă acest lucru este important.

Departamente #

Un departament este un grup numit al echipei tale — Vânzări, Suport clienți, Resurse Umane. Îți oferă trei lucruri pe care alocarea simplă nu le poate oferi: un nume pentru cine deține un lead, o modalitate prin care conversațiile noi pot ajunge singure la echipa potrivită și o rotație care acoperă doar acea echipă.

Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → cardul Departamente, chiar sub Alocare automată.

Crearea unuia #

Dă clic pe Adaugă departament, apoi completează:

• Nume — cum se numește echipa. „Vânzări”, „Asistență clienți”, „Resurse umane”.
• Cine face parte din el — bifează persoanele din acea echipă. Poți face parte și tu dintr-una.
• Chat-uri noi gestionate de acești agenți / Chat-uri noi pe aceste canale — opțional. Alege-le și conversațiile noi care se potrivesc sunt arhivate automat în acest departament. Nu alege nimic și departamentul va fi doar manual: lead-urile ajung în el atunci când cineva le arhivează acolo.
• De asemenea, atribuie fiecare lead nou oricui din acest departament are cele mai puține în acest moment — activat implicit. Dezactivează-l dacă echipa lucrează dintr-o coadă partajată și își preia propriile lead-uri. Această opțiune necesită, de asemenea, ca Atribuirea automată a contactelor noi să fie activată: fără ea, lead-urile sunt tot arhivate în departament, dar nu sunt atribuite nimănui. Vei vedea o notă sub căsuța de selectare dacă acesta este cazul.

Dacă alegi atât un agent, cât și un canal, un chat trebuie să corespundă ambelor pentru a fi arhivat aici — așa poți oferi unei echipe „agentul de suport, dar numai pe WhatsApp”, în timp ce alta preia restul.

Arhivarea manuală a unui lead #

Deschide orice chat, dă clic pe meniul ⋮ și alege Arhivează într-un departament…. Alege departamentul (sau Fără departament pentru a-l scoate din unul).

Cu excepția cazului în care o dezactivezi, arhivarea manuală a unui lead îl atribuie, de asemenea, persoanei din acea echipă care are cele mai puține chat-uri în acest moment — aceeași rotație pe care o folosește atribuirea automată. (Arhivarea manuală face acest lucru indiferent dacă comutatorul de atribuire automată la nivel de cont este activat sau nu; doar rutarea automată depinde de acesta.) Două lucruri pe care nu le face niciodată:

• Nu preia niciodată un chat de la cineva care se ocupă deja de el. Dacă chat-ul are deja un responsabil, arhivarea lui într-un departament schimbă doar departamentul.
• Nu schimbă niciodată cine răspunde. Acesta este agentul AI al chat-ului, pe care îl poți schimba din panoul lateral.

Departamentele și atribuirea sunt separate #

Un chat poate avea ambele, iar acestea răspund la întrebări diferite:

• Responsabil — ce persoană se ocupă de el.
• Departament — ce echipă îl deține.

Modificarea unuia nu îl șterge niciodată pe celălalt. Acest lucru este deliberat: un lead se poate muta între persoane din cadrul echipei de Vânzări pe tot parcursul săptămânii și poate rămâne în continuare un lead al echipei de Vânzări.

Limitarea unei persoane la departamentul său #

Odată ce ai departamente, apare o a treia opțiune în secțiunea Agenți, canale și departamente din editorul de permisiuni al unui membru: Departamente. Bifează unul sau mai multe și acea persoană va vedea doar lead-urile arhivate în cadrul acestora.

• De sine stătătoare, aceasta este o căsuță de primire partajată a echipei — toată lumea din Vânzări vede fiecare lead de Vânzări, indiferent cine se ocupă de el.
• Împreună cu Doar cele atribuite lor, este versiunea restrânsă: propriile lor lead-uri de Vânzări și nimic altceva.

Chat-urile fără departament rămân ascunse pentru un membru limitat la un departament. Bifează Afișează și chat-urile care nu sunt în niciun departament dacă preferi ca aceștia să le vadă și pe acelea — merită făcut în timp ce încă îți arhivezi istoricul, deoarece fiecare chat existent începe fără departament.

Bine de știut #

• Departamentele nu oferă nimic de la sine. A face parte dintr-unul nu schimbă ceea ce poate vedea sau face cineva — doar limita de mai sus face acest lucru.
• Ștergerea unui departament la care cineva este limitat este refuzată. Ți se va spune cine, astfel încât să poți modifica mai întâi permisiunile acestuia. Acest lucru este deliberat: eliminarea silențioasă a limitării i-ar oferi acces la întreaga ta bază de clienți fără ca nimeni să observe.
• Lead-urile continuă să funcționeze după o ștergere. Contactele arhivate într-un departament șters pur și simplu nu mai afișează niciunul, iar următoarea dată când le arhivezi, setarea va rămâne.
• Rotația acoperă doar persoanele care lucrează efectiv. Un membru suspendat, unul scos din atribuirea automată sau tu, dacă te-ai scos singur — niciunul dintre aceștia nu va primi un lead, chiar dacă este listat în departament.
• Dacă nimeni din departament nu este disponibil, lead-ul este totuși arhivat în acesta și rămâne neatribuit pentru ca echipa să îl poată prelua.
• Un contact creat de un membru limitat la un departament este arhivat automat în departamentul său, astfel încât să nu piardă din vedere ceva ce tocmai a adăugat singur. (Doar atunci când sunt limitați la exact unul — cu mai multe, nu există nicio modalitate de a ghici care este cel corect.)

Invitarea membrilor echipei #

1. Mergi la Echipă (sau Setări → Echipă) și dă clic pe Invită un coleg.
2. Introdu adresa de e-mail a persoanei.
3. Deschide meniul derulant Rol și alege Admin, Agent (Editor) sau Vizualizator.
4. Dă clic pe Trimite invitația.

• Persoana primește o invitație prin e-mail cu un link pentru acceptare. Dacă nu are deja un cont, unul este creat automat pentru ea, cu o parolă temporară inclusă în e-mail.
• Invitația este valabilă timp de 7 zile; după această perioadă, expiră și va trebui să o retrimiți.
• Invitațiile în așteptare apar într-o listă separată sub lista membrilor, astfel încât să poți vedea cine nu a acceptat încă.

Limite pentru locurile din echipă #

Planul tău stabilește câți membri de echipă poți avea. Invitațiile în așteptare sunt luate în calcul în limita alocată, deci o invitație care nu a fost încă acceptată ocupă în continuare un loc.

Pagina Echipă arată câte locuri folosești și câte ai în total. Dacă atingi limita, vei vedea o eroare când încerci să inviti pe cineva. Anulează o invitație nefolosită pentru a face loc sau treci la un plan cu mai multe locuri din Setări → Facturare.

Dacă contul tău este gestionat de furnizorul tău, alocarea locurilor este stabilită de acesta — poate fi orice număr ales de ei. Dacă membrii echipei nu sunt incluși în planul tău, invitarea este dezactivată; cere furnizorului tău de cont să o activeze sau să mărească limita.

Gestionarea invitațiilor #

Din lista de invitații în așteptare poți:

• Retrimite o invitație dacă persoana nu a primit-o sau dacă linkul a expirat.
• Anulează o invitație (pictograma coș de gunoi) dacă nu mai dorești să adaugi acea persoană. Acest lucru funcționează și pentru invitațiile expirate, astfel încât să poți șterge intrările vechi din listă.

Acceptarea unei invitații #

1. Faceți clic pe Accept în e-mailul de invitație.
2. Dacă sunteți nou pe platformă, conectați-vă cu parola temporară din e-mail și setați una nouă.
3. Dacă aveți deja un cont, conectați-vă cu datele de autentificare existente.
4. Odată acceptată invitația, autentificarea vă va direcționa direct în acel cont.

De asemenea, poți refuza o invitație dacă nu dorești să te alături.

Comutarea între conturi (Modul Echipă) #

Membrii echipei nu lucrează tot timpul în interiorul contului tău — ei au propriul lor cont și comută în al tău atunci când este necesar.

1. Membrul echipei se conectează cu propria adresă de e-mail și parolă.
2. Este direcționat direct în contul tău. Selectorul de lângă partea de sus a barei laterale stângi indică contul în care lucrează.
3. Tabloul tău de bord se încarcă cu permisiunile pe care i le-ai atribuit — zonele la care nu are acces sunt ascunse complet din navigare.
4. Când termină, deschide acel selector și face clic pe Înapoi la contul meu sau pur și simplu pe Deconectare.

Același e-mail poate aparține mai multor conturi simultan. Dacă ești invitat la un al doilea cont cu un e-mail care are deja acces în altă parte, noul acces este adăugat automat — nu este nimic suplimentar de acceptat și îți păstrezi accesul existent.

Selectorul de cont de lângă partea de sus a barei laterale stângi arată întotdeauna membrului echipei în ce cont lucrează în prezent. Când aparține mai multor conturi, făcând clic pe acesta, sunt listate celelalte, astfel încât să poată comuta între ele.

Tot ceea ce face un membru al echipei — conectarea unui canal, importarea contactelor, răspunsul la chat-uri — se întâmplă în contul în care lucrează, deci este vizibil pentru proprietar și utilizează planul și creditele acelui cont. Propria sa autentificare este doar o cheie; aceasta nu deține canale, contacte sau credite proprii.

Deoarece autentificarea direcționează întotdeauna un membru al echipei către un cont din care face parte, invitați persoanele folosind o adresă de e-mail care nu are deja propriul cont separat pe platformă.

Ce pot vedea membrii echipei #

• Aceștia văd doar zonele pentru care le-ați oferit permisiunea de acces.
• Zonele setate pe „Niciuna” nu apar deloc în navigare.
• Dacă le-ați limitat vizibilitatea chatului și a contactelor, aceștia vor vedea doar conversațiile și contactele care le sunt alocate, peste tot în aplicație. Același lucru este valabil și pentru o limită de agent sau canal.
• Zonele de tip „Vizualizare” apar, dar toate controalele de editare sunt dezactivate.
• Soldul creditelor și detaliile de facturare sunt vizibile doar cu acces la Facturare.
• Un membru al echipei își vede întotdeauna propriul e-mail în partea de jos a barei laterale stângi și în Setări → Profil (propriul nume și e-mail), în timp ce restul profilului (preferințe, notificări și alte setări ale spațiului de lucru) aparține proprietarului contului. Eticheta Lucrați în de lângă partea de sus a barei laterale reprezintă numele contului în care lucrează, nu al lor.
• Setări → Securitate arată unui membru al echipei doar sesiunea spațiului de lucru și preferințele de confidențialitate. E-mailul de conectare, parola, autentificarea cu doi factori și controalele de ștergere a contului aparțin autentificării proprietarului contului și nu sunt afișate membrilor echipei.
• Expertul de configurare ghidată urmează accesul la Campanii — afișat doar membrilor cu acces de Editare sau acces Complet la Campanii.

Editarea unui membru al echipei #

1. Mergi la Echipă (sau Setări → Echipă).
2. Găsește rândul membrului și dă clic pe cipul de rol (rolul său actual, afișat ca o pastilă colorată) pentru a deschide un meniu mic cu Administrator / Agent / Vizualizator, apoi alege noul rol.

Acesta este singurul lucru pe care îl modifică eticheta de rol. Tot restul accesului unui membru — suprascrierile pe zonă, vizibilitatea chatului și a contactelor și orice limită de agent sau canal — se află în spatele pictogramei cu glisoare de pe același rând.

Modificările intră în vigoare data viitoare când membrul încarcă sau reîmprospătează contul tău în modul echipă.

Adresa lor de e-mail nu poate fi schimbată aici — aceasta identifică membrul. Pentru a adăuga o altă persoană, trimite o invitație nouă.

Suspendarea unui membru al echipei #

1. Găsește membrul echipei în lista Membri.
2. Dă clic pe pictograma de pauză de lângă rândul acestuia.

Un membru suspendat este blocat din a comuta în contul tău, dar își păstrează rolul și setările de permisiuni, astfel încât să îl poți reactiva ulterior cu un singur clic — nu este nevoie să îl elimini și să îl reinviți.

Suspendarea blochează sesiunile noi; dacă persoana are deja contul tău deschis, este posibil ca sesiunea respectivă să nu fie întreruptă imediat.

Eliminarea unui membru al echipei #

1. Găsește membrul echipei în lista Membri.
2. Dă clic pe pictograma coșului de gunoi și confirmă.

Odată eliminat, acesta nu mai poate comuta în contul tău (propriul său cont și datele personale nu sunt afectate). Îl poți adăuga înapoi ulterior cu o nouă invitație.

Eliminarea intră în vigoare imediat. Dacă persoana lucrează în prezent în contul tău, va fi deconectată la scurt timp după.

Alocarea automată a contactelor primite #

În mod implicit, un chat este alocat unei persoane doar atunci când ceva forțează acest lucru — o alertă umană sau o preluare manuală. Tot restul rămâne în coada Nealocate.

Cum ajungi acolo: În partea de sus a paginii Echipă, activează Alocă automat contactele noi.

Ce face aceasta #

Când este activată, fiecare contact care îți trimite un mesaj pentru prima dată este alocat membrului echipei (sau ție, proprietarul contului) care are cele mai puține contacte alocate în ultimele 30 de zile. În timp, acest lucru distribuie volumul de mesaje primite în mod egal între toți cei disponibili.

Cine este inclus în grup #

Toți cei activi care nu au fost excluși: tu și fiecare membru activ al echipei. Membrii suspendați sau eliminați sunt întotdeauna săriți, iar rolurile nu contează.

Dacă folosești departamente, acestea au prioritate. Un chat nou care corespunde regulii unui agent sau canal al unui departament este arhivat în acel departament, iar rotația este restrânsă la persoanele din acesta — astfel, un lead de WhatsApp merge la cineva din Vânzări, în loc să ajungă la oricine din întregul cont care este cel mai puțin ocupat. Chat-urile pe care niciun departament nu le revendică revin la rotația la nivelul întregului cont descrisă mai sus.

Arhivarea în sine nu depinde de acest comutator: regula de rutare a unui departament arhivează conversațiile care se potrivesc cu acesta, indiferent dacă atribuirea automată este activată sau nu. Comutatorul decide doar dacă lead-ul este atribuit și unei persoane.

Alegerea participanților #

Nu toată lumea din echipă ar trebui să primească neapărat conversații. Un manager care este acolo doar pentru supraveghere sau un specialist care doar revizuiește chat-urile ocazional poate rămâne în afara rotației fără a-și pierde accesul.

Fiecare persoană din lista echipei — inclusiv tu, proprietarul contului — are un comutator Include în atribuirea automată pe rândul său. Toată lumea începe prin a fi inclusă; dezactivează pe cineva și contactele noi pur și simplu nu vor mai fi direcționate către acea persoană, în timp ce restul setărilor contului rămân exact la fel: aceștia pot deschide în continuare orice chat, pot răspunde și pot primi conversații atribuite manual.

Câteva detalii:

• Comutatoarele contează doar cât timp este activată opțiunea Atribuie automat contactele noi — cu comutatorul principal oprit, acestea apar estompate, deoarece oricum nu se distribuie nimic.
• Excluderea cuiva nu afectează chat-urile deja atribuite acelei persoane; afectează doar contactele noi din acel moment înainte.
• Dacă excluzi pe toată lumea (inclusiv pe tine), contactele noi rămân în coada Neatribuite — nu se strică nimic, pur și simplu nu există nimeni căruia să îi fie direcționate.
• Alertele umane sunt separate: un chat neatribuit care declanșează o alertă umană merge în continuare la proprietarul contului, chiar dacă proprietarul este exclus din rotație aici.

Ce nu se schimbă #

• Alocările existente nu sunt niciodată suprascrise.
• Doar primul mesaj primit declanșează o alocare — mesajele ulterioare de la același contact nu realocă pe nimeni.
• Alocarea manuală funcționează în continuare din meniul ⋮ al chatului.
• Alocarea automată prin alertă umană nu este afectată — cu comutatorul oprit, un chat nealocat care declanșează o alertă umană merge în continuare la proprietarul contului.
• Fereastra de 30 de zile este continuă, astfel încât persoanele care pleacă în concediu și se întorc nu sunt dezavantajate permanent.

Cele mai bune practici #

• Începeți cu rolurile. Alegeți rolul (Admin, Agent sau Viewer) care se potrivește cel mai bine — acesta este nivelul de control disponibil astăzi.
• Folosiți Viewer pentru părțile interesate care trebuie doar să monitorizeze progresul fără a modifica accidental ceva.
• Limitați vizibilitatea pentru ajutorul extern. Freelancerii și agenții externalizați au rareori nevoie de întreaga bază de clienți — setați vizibilitatea conversațiilor și contactelor acestora doar pentru propriile conversații atribuite.
• Folosiți departamentele odată ce aveți mai mult de o echipă. Departamentele permit noilor conversații să ajungă singure la echipa potrivită, mențin rotația în cadrul acelei echipe și vă oferă o modalitate cu un singur clic de a transfera un lead.
• Limitați accesul la Gestionarea echipei pentru proprietarii de cont și administratorii de încredere — un membru al echipei nu poate acorda niciodată un nivel de acces mai mare decât al său.
• Suspendați pentru a întrerupe temporar accesul, apoi reactivați cu un singur clic când aceștia revin.
• Revizuiți permisiunile în mod regulat pe măsură ce rolurile se schimbă în cadrul organizației dumneavoastră.

Întrebări frecvente #

Poate un membru al echipei să aparțină mai multor conturi? Da — aceștia comută între ele din selectorul de conturi de lângă partea de sus a barei laterale.

Se pot vedea membrii echipei între ei? Doar dacă au permisiunea de Gestionare a Echipei setată pe Vizualizare sau mai sus.

Ce se întâmplă dacă o invitație expiră? Retrimite-o din lista de invitații — noua invitație este validă pentru încă 7 zile. Dacă preferi să nu mai inviti acea persoană, folosește pictograma coș de gunoi pentru a elimina invitația expirată din listă.

Membrii echipei îmi folosesc creditele? Da. Acțiunile care consumă credite în timp ce lucrează în contul tău (în modul echipă) sunt taxate în contul tău.

Pot schimba rolul cuiva după ce s-a alăturat? Da — editează membrul direct din lista Membri în orice moment; nu este nevoie să îl elimini și să îl reinviți.

Pot restricționa un membru al echipei la un singur canal — doar WhatsApp, nu și la inbox-urile sociale? Da. Deschideți editorul de permisiuni al acestuia și bifați WhatsApp sub Agenți, canale și departamente — aceștia vor vedea apoi doar conversațiile WhatsApp, peste tot în aplicație. Consultați Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale. Aceeași secțiune limitează o persoană la anumiți agenți AI sau la un departament. Rețineți că acest lucru se aplică per tip de canal, nu per număr conectat: cineva limitat la WhatsApp vede fiecare conversație WhatsApp din cont, nu doar pe cele de pe unul dintre numerele dumneavoastră.

Pot limita pe cineva doar la conversațiile care îi sunt atribuite? Da. Deschideți editorul de Permisiuni al acestuia și setați Vizibilitate chat și contacte la Doar cele atribuite acestuia — astfel, acesta va vedea doar propriile chat-uri și contacte, peste tot în aplicație, și puteți, opțional, să îi permiteți să le vadă și pe cele neatribuite. Consultați Limitarea unui membru la propriile chat-uri. Dacă este lăsată pe setarea implicită, Toate contactele, atribuirea rămâne pur și simplu un instrument de flux de lucru: decide cine este responsabil pentru un chat și cine primește notificări despre acesta, iar toți cei cu acces la Mesaje văd în continuare întregul inbox.

Îmi pot organiza echipa în departamente precum Vânzări și Suport? Da. Setări → Echipă → Departamente. Un departament este un grup numit de persoane care poate prelua automat conversații noi (prin agent AI sau prin canal), le distribuie fiecăruia dintre cei mai puțin ocupați membri ai acelei echipe și poate fi utilizat pentru a limita ceea ce văd membrii săi. De asemenea, puteți arhiva orice lead individual sub un departament din meniul ⋮ al conversației. Consultați Departamente.

Pot oferi unei întregi echipe propriul inbox? Da, în două moduri. Dacă munca echipei sosește pe propriul agent sau canal, limitați membrii acesteia la acel canal sub Agenți, canale și departamente. Dacă este vorba despre cine deține lead-ul, mai degrabă decât de unde provine, creați un departament, limitați membrii la acesta și arhivați lead-urile sub el — fie automat cu o regulă de rutare, fie manual din meniul conversației.

Există o distribuție de tip round-robin pentru conversațiile primite? Există ceva mai bun decât round-robin: activați Atribuirea automată a contactelor noi și fiecare contact nou va merge la persoana căreia i-au fost atribuite cele mai puține contacte în ultimele 30 de zile, astfel încât sarcina de lucru să fie echilibrată, nu doar rotită. Puteți scoate persoane individuale din rotație fără a le modifica accesul, iar cu departamentele puteți menține rotația în cadrul echipei potrivite în loc să o rulați la nivelul întregului cont.

Un chat este alocat automat atunci când cineva răspunde la el? Nu. Alocarea are loc la primul mesaj primit de la un contact atunci când alocarea automată este activată, la o alertă umană sau atunci când cineva alege manual un responsabil. Răspunsul la un chat nu înseamnă preluarea acestuia.

Pașii următori #

• Setări cont — Gestionează-ți profilul și securitatea.
• Sistem de facturare — Înțelege creditele și facturarea.