Gestionarea echipei
Invită membrii echipei în contul tău și controlează exact ce pot vedea și face aceștia. Indiferent dacă ai un agent de asistență care are nevoie doar de acces la chat-uri sau un manager de marketing care se ocupă de agenții tăi AI și de difuzări, poți seta nivelul corect de acces pentru fiecare persoană.
Accesarea gestionării echipei
Cum ajungi acolo: Setări → grupul Spațiu de lucru → Echipă.
Deschide Setări în partea de jos a barei laterale din stânga, apoi dă clic pe Echipă în meniul Setări. Pe telefon, atinge mai întâi pictograma de meniu (☰).
Secțiunea Echipă afișează lista curentă a membrilor (cu proprietarul contului întotdeauna fixat în partea de sus) și, odată ce ai invitații în așteptare, o listă separată de Invitații sub aceasta.
Cum funcționează
Gestionarea echipei îți permite să:
- Invită persoane să se alăture contului tău prin e-mail
- Alocă roluri (Administrator, Editor sau Vizualizator) pentru a stabili un nivel de bază al accesului
- Personalizează permisiunile pentru fiecare membru — deschide editorul de permisiuni al unui membru pentru a-i modifica accesul la oricare dintre cele 13 zone în mod individual (vezi Personalizarea permisiunilor)
- Ascunde identitatea clientului — maschează fiecare număr de telefon, e-mail și nume de utilizator pentru un membru care trebuie să răspundă la chat-uri, dar nu trebuie să plece cu lista de clienți (vezi Ascunderea detaliilor de contact ale clienților față de un membru)
- Limitează un membru la propriile chat-uri — același editor poate restrânge un membru doar la conversațiile și contactele care îi sunt alocate (vezi Limitarea unui membru la propriile chat-uri)
- Limitează un membru la anumiți agenți, canale sau departamente — împarte echipa pe zone, mai degrabă decât pe volumul de muncă (vezi Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale)
- Grupează echipa în departamente — Vânzări, Asistență, HR, fiecare preluând propriile chat-uri noi și gestionându-și propria rotație (vezi Departamente)
- Suspendă sau elimină membrii echipei în orice moment
- Comută între conturi folosind comutarea bazată pe token, apoi revino la propriul cont
Fiecare membru al echipei se conectează cu propriul cont. Când aceștia accesează contul tău, văd tabloul de bord, agenții AI, contactele și chat-urile tale — dar numai părțile la care le-ai oferit acces.
Fiecare membru al echipei are propria autentificare, iar aceasta reprezintă propriul său cont gol. Acesta nu are niciun plan, niciun credit, niciun canal și niciun acces la datele tale sau la oricare dintre clienții tăi. Când se conectează, aceștia ajung automat în spațiul tău de lucru, așa că, în practică, nu văd niciodată acel cont gol.
Membrii echipei rămân în spațiul tău de lucru. Un membru a cărui autentificare este doar acel cont gol nu primește opțiunea Înapoi la propriul meu cont, deci un vizualizator pe care îl inviti pentru un cont de client nu poate părăsi contul pentru un tablou de bord gol. Opțiunea apare doar pentru membrii care gestionează și un cont propriu (cu un abonament, canale sau contacte) și îi redirecționează către acesta. Acest lucru este valabil pentru fiecare membru, pe orice dispozitiv.
Roluri
Fiecare membru al echipei are unul dintre cele trei roluri, care stabilește permisiunile implicite pe platformă.
| Rol | Ideal pentru | Rezumat |
|---|---|---|
| Admin | Manageri, parteneri | Acces complet la majoritatea zonelor. Poate gestiona membrii echipei, edita setările și gestiona facturarea. |
| Editor | Personal de marketing, agenți de asistență | Poate crea și edita agenți AI, contacte, mesaje, programări și întrebări frecvente (FAQ). Nu poate accesa setările, facturarea sau gestionarea echipei. |
| Viewer | Clienți, părți interesate, stagiari | Acces doar pentru vizualizare la agenții AI, contacte, mesaje, programări, analize și întrebări frecvente. Nu poate modifica nimic. |
Notă privind denumirea: acest rol este numit Editor pe tot parcursul acestui ghid (și în tabelul de permisiuni de mai jos), dar selectorul de roluri din aplicație îl etichetează drept Agent — este același rol, aceleași permisiuni, doar un nume diferit afișat pe ecran.
Zone de permisiuni
Există 14 zone de permisiuni pe platformă. Fiecare poate fi setată la unul dintre cele patru niveluri:
| Nivel | Ce înseamnă |
|---|---|
| Niciunul | Zona este complet ascunsă. Membrul echipei nu o poate vedea deloc. |
| Vizualizare | Doar citire. Membrul echipei poate vedea datele, dar nu poate face modificări. |
| Editare | Poate crea și modifica elemente, dar nu poate efectua acțiuni distructive (cum ar fi ștergerea). |
| Complet | Acces complet, inclusiv crearea, editarea și ștergerea. |
Zone și ce acoperă acestea
| Zonă | Ce controlează |
|---|---|
| Agenți AI | Crearea, editarea și gestionarea agenților AI, a funcțiilor personalizate și a bibliotecii media. Editare aici acoperă și secțiunea de întrebări frecvente (FAQ) a agentului. Sub Editare, editorul de agenți se deschide doar în modul vizualizare: fiecare pas de configurare afișează o notă de blocare, câmpurile sunt gri, iar doar pasul FAQ și Cunoștințe rămâne utilizabil atunci când membrul are permisiunea de Editare pe FAQ. Bara Publicare / Anulare pentru modificările nepublicate ale agentului este, de asemenea, ascunsă, deoarece publicarea necesită Editare aici |
| Contacte | Adăugarea, editarea și organizarea contactelor și a listelor, plus tranzacții și sarcini. Activarea sau dezactivarea AI pentru un chat necesită, de asemenea, Editare aici |
| Automatizări | Pagina de Automatizări: crearea, editarea, activarea sau dezactivarea, rularea și ștergerea automatizărilor, precum și conexiunile utilizate de pașii acestora. Vizualizare afișează automatizările și rulările acestora, dar toate controalele de editare sunt gri; Niciuna elimină Automatizările din meniu. Până când o setați pentru un membru, aceasta urmează nivelul de Contacte al acestuia, deci nimic nu se schimbă pentru membrii existenți până când nu o modificați |
| Mesaje | Vizualizarea și trimiterea mesajelor în conversații. Editare oferă, de asemenea, butonul de ciornă pentru răspunsul AI. Cu Editare aici și Vizualizare pe Contacte, un membru poate răspunde manual, dar nu poate activa sau dezactiva AI pentru chat |
| Programări | Gestionarea rezervărilor și a evenimentelor din calendar |
| Setări | Setările contului, integrări și configurare — profil, detalii generale și de afaceri, notificări, webhook-uri, șabloane de e-mail, setări API și MCP, și export de date. Setați această zonă la Niciuna și toate acele secțiuni vor dispărea din meniul de Setări al membrului |
| White Labeling | Doar pentru conturile de agenție. Secțiunea de branding — vitrine, logo-uri, culori, domenii personalizate. Este o zonă separată, astfel încât un coleg poate edita setările generale fără a vedea sau deschide vreodată brandingul. Până când o setați pentru un membru, aceasta urmează nivelul de Setări al acestuia, deci un membru căruia i-ați ascuns deja Setările va rămâne blocat și de la branding. Modificarea brandingului este întotdeauna sarcina proprietarului contului: adăugarea sau eliminarea unui domeniu, salvarea unei vitrine și atribuirea uneia către un client funcționează doar din contul proprietarului, indiferent de nivelul pe care îl are un coleg aici. Pentru un coleg, această zonă decide doar dacă poate vedea secțiunea, nimic mai mult |
| Facturare | Vizualizarea facturilor, a soldului de credit și a detaliilor abonamentului |
| Gestionarea echipei | Invitarea, editarea și eliminarea altor membri ai echipei |
| Analiză | Vizualizarea metricilor din tablou de bord și a rapoartelor |
| Numere de telefon | Cumpărarea, gestionarea și configurarea numerelor de telefon și a conexiunilor de canal |
| Integrări | Conectarea și gestionarea serviciilor terțe |
| FAQ | Pagina Bazei de cunoștințe (FAQ, grupuri FAQ, surse de cunoștințe) și secțiunea FAQ și sursele conectate din pasul FAQ și Cunoștințe al fiecărui agent. Funcționează independent: Editare aici cu Agenți AI la Vizualizare permite cuiva să mențină răspunsurile AI la zi fără a putea modifica instrucțiunile sau setările agentului |
| Rezumate zilnice | Vizualizarea și gestionarea rezumatelor zilnice AI |
Permisiuni implicite în funcție de rol
| Zonă | Admin | Editor | Vizualizator |
|---|---|---|---|
| Agenți AI | Complet | Editare | Vizualizare |
| Contacte | Complet | Editare | Vizualizare |
| Automatizări | urmează Contacte | urmează Contacte | urmează Contacte |
| Mesaje | Complet | Editare | Vizualizare |
| Programări | Complet | Editare | Vizualizare |
| Setări | Editare | Vizualizare | Niciuna |
| White Labeling | urmează Setări | urmează Setări | urmează Setări |
| Facturare | Editare | Niciuna | Niciuna |
| Gestionarea echipei | Editare | Niciuna | Niciuna |
| Analiză | Complet | Vizualizare | Vizualizare |
| Numere de telefon | Editare | Niciuna | Niciuna |
| Integrări | Editare | Niciuna | Niciuna |
| FAQ | Complet | Editare | Vizualizare |
| Rezumate zilnice | Complet | Vizualizare | Vizualizare |
Acestea sunt valorile implicite — orice zonă poate fi modificată pentru fiecare membru în editorul de Permisiuni de mai jos.
Personalizarea permisiunilor (Suprascrieri)
Uneori, rolul implicit nu se potrivește exact — s-ar putea să dorești un Editor care poate vedea și Analizele în întregime, sau un Administrator care nu ar trebui să vadă Facturarea. Platforma acceptă suprascrieri de permisiuni: setări granulare, pe zonă, care au prioritate față de valorile implicite ale rolului unui membru.
Pentru a edita permisiunile unui membru:
- Găsește membrul în lista Membri și dă clic pe pictograma cu glisoare de pe rândul său (dacă are deja suprascrieri, eticheta „N suprascrieri” de lângă rolul său deschide același editor).
- Editorul de Permisiuni listează toate cele 14 zone, fiecare cu cele patru niveluri — Niciunul, Vizualizare, Editare și Complet. Un punct mic marchează nivelul pe care rolul membrului i-l oferă deja, astfel încât să poți vedea întotdeauna ce este standard și ce este personalizat. Deasupra zonelor se află limitele care decid cât de mult din cont poate vedea membrul în totalitate: Vizibilitate chat și contacte (vezi Limitarea unui membru la propriile sale chat-uri), Vizibilitate sarcini (vezi Limitarea unui membru la propriile sale sarcini) și Agenți, canale și departamente (vezi Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale).
- Modifică orice zonă dorești și dă clic pe Salvează permisiunile. Doar zonele care diferă de setările implicite ale rolului sunt stocate ca suprascrieri, iar lista de Membri afișează un număr lângă oricine le are.
- Resetează la setările implicite ale rolului (stânga-jos în editor) șterge fiecare suprascriere și readuce membrul la accesul standard al rolului său.
Modificarea rolului unui membru ulterior păstrează suprascrierile acestuia — fiecare zonă pentru care a fost personalizat rămâne la nivelul său personalizat, în timp ce tot restul urmează valorile implicite ale noului rol.
Doar proprietarul contului poate acorda un nivel de acces mai ridicat decât al său. Un membru al echipei cu acces de Gestionare a echipei poate invita și gestiona alți membri, dar nu poate oferi nimănui permisiuni mai extinse decât cele pe care le deține el însuși și nu poate suspenda sau elimina un coleg al cărui acces este mai larg decât al său. Dacă un rol ar oferi noii persoane mai multe drepturi decât are cel care trimite invitația într-o anumită zonă (de exemplu, dreptul implicit de Editare a unui editor pentru Programări, invitat de un administrator ale cărui Programări sunt setate pe Niciunul), acea zonă este pur și simplu setată la nivelul celui care trimite invitația, iar invitația este expediată; un mesaj afișat după trimitere va specifica ce a fost limitat. În editorul de permisiuni, nivelurile superioare celui propriu sunt afișate cu gri.
Exemplu: Agentul tău de asistență are rolul de Agent (Editor). În mod implicit, acel rol are doar vizualizarea Analizelor — pot deschide tablourile de bord, dar nu le pot gestiona. Deschide editorul lor de Permisiuni, setează Analize la Complet și salvează — tot restul rămâne la valorile implicite ale rolului.
Exemplu (clienți care își păstrează propriile FAQ): Doriți ca un client să adauge și să corecteze FAQ-urile pe baza cărora răspunde AI-ul său, dar să nu modifice instrucțiunile, personalitatea sau setările agentului. Setați FAQ la Editare și Agenți AI la Vizualizare, apoi salvați. Aceștia pot apoi:
- să adauge, editeze, șteargă și importe FAQ-uri pe pagina Bază de cunoștințe și să gestioneze acolo grupurile FAQ și sursele de cunoștințe;
- să deschidă un agent și, la pasul FAQ și cunoștințe, să conecteze sau să deconecteze FAQ-uri și surse și să editeze chiar FAQ-urile.
Orice altceva în editorul de agenți este doar pentru vizualizare pentru ei. La pasul FAQ și cunoștințe, Căutare web AI și Context suplimentar sunt, de asemenea, gri, deoarece acestea sunt setări ale agentului în sine. Setați FAQ la Vizualizare sau Niciuna și pagina Bazei de cunoștințe devine doar pentru vizualizare sau dispare. Oricine are Editare pe Agenți AI poate edita în continuare FAQ-urile, indiferent de setarea pentru FAQ.
Exemplu (membri care nu trebuie să atingă automatizările live): Agentul dvs. de asistență are nevoie de Contacte la Editare pentru a-și gestiona chat-urile, dar nu ar trebui să modifice niciodată o automatizare. Setați Automatizări la Vizualizare (pot privi, nu pot modifica) sau Niciuna (Automatizările dispar din meniul lor) și salvați. Accesul lor la Contacte rămâne așa cum a fost.
Exemplu (agenții): Dorești ca un coleg să gestioneze setările generale, notificările și webhook-urile, dar să nu deschidă niciodată brandingul tău. Lasă Setări la Editare și setează White Labeling la Niciunul — secțiunea White Labeling dispare din meniul său de Setări și orice salvare a brandingului îi este refuzată, în timp ce restul setărilor continuă să funcționeze. Rândul White Labeling afișează un punct pe nivelul la care sunt setate Setările, deoarece acesta este nivelul pe care îl urmează până când îl modifici.
Limitarea unui membru la propriile conversații
Zonele de permisiuni decid cu ce poate lucra un membru — chat-uri, contacte, agenți AI. Vizibilitatea chat-ului și a contactelor decide cât de mult din acestea poate vedea: totul din cont sau doar conversațiile și contactele care le sunt atribuite.
Aceasta este opțiunea potrivită pentru un freelancer care se ocupă de un singur segment, un agent extern sau un junior care ar trebui să își gestioneze propria coadă fără a naviga prin întreaga ta bază de clienți.
Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare din dreptul rândului membrului → secțiunea Vizibilitatea conversațiilor și contactelor din partea de sus a editorului de Permisiuni.
Alege una dintre cele două opțiuni:
- Toate contactele — membrul vede fiecare conversație și contact din cont. Aceasta este setarea implicită și modul în care funcționează deja fiecare membru existent.
- Doar cele alocate acestuia — membrul vede doar conversațiile și contactele care îi sunt alocate, și nimic altceva.
Cu opțiunea Doar cele alocate acestuia selectată, apare o alegere suplimentară:
- Afișează și pe cele nealocate — pe lângă ale sale, membrul vede și conversațiile și contactele pe care nu le-a preluat încă nimeni. Activează această opțiune pentru cineva care lucrează cu coada partajată și preia conversații din ea; las-o dezactivată pentru cineva care ar trebui să vadă doar ceea ce îi aloci tu.
Dă clic pe Salvează permisiunile când ai terminat. Modificarea se aplică data viitoare când membrul încarcă sau reîmprospătează contul tău.
Ce vede membrul
Limita se aplică peste tot, nu doar la lista de chat: inbox-ul lor de Chat-uri, lista lor de Contacte, Sarcinile lor (doar sarcinile pentru contactele pe care le pot vedea, plus sarcinile fără contact pe care le-au creat sau care le sunt atribuite), rezultatele căutării, numărătoarea și insignele din coada lor, orice exportă și mesajele noi care sosesc în timp real. Nu există niciun filtru pe care să îl poată șterge și nicio vizualizare care să le arate mai mult — este pur și simplu limita a ceea ce poate accesa contul lor în interiorul contului dvs.
Câteva efecte practice:
- Filtrul Alocat către din Conversații se restrânge doar la Tu (plus Nealocat dacă ai permis acest lucru), deoarece nu există nimic altceva după care să poată filtra.
- Contactele pe care le creează sau le importă sunt alocate automat acestuia, astfel încât să poată vedea ce tocmai a adăugat.
- Poate în continuare să transfere o conversație. Reatribuirea unei conversații către un coleg funcționează ca de obicei — conversația părăsește apoi vizualizarea sa, deoarece nu mai este a lui, deci merită să transferi conversațiile în mod deliberat.
- Un link către o conversație care nu îi aparține pur și simplu nu se va deschide pentru el.
Cum funcționează cu atribuirea
Vizibilitatea reprezintă limita; atribuirea este cea care decide cine se încadrează în aceasta. Nimic din ceea ce ține de atribuire nu se schimbă: Atribuirea automată a contactelor primite distribuie în continuare noile contacte în același mod, iar atribuirea manuală din meniul ⋮ al unui chat funcționează de asemenea — consultați Atribuiri de chat. Așadar, există trei moduri prin care un chat ajunge la un membru cu acces limitat: atribuirea automată i-l transmite, dumneavoastră sau un coleg i-l atribuiți manual sau acesta îl preia singur din coada de așteptare pentru elemente neatribuite (atunci când ați permis acest lucru).
Dacă un membru cu acces limitat este scos din rotația de atribuire automată, acesta va vedea pur și simplu doar ceea ce îi este atribuit manual de către alte persoane.
Bine de știut
- Proprietarul contului nu poate fi niciodată limitat. Proprietarul vede întotdeauna totul.
- Este separat de rol. Orice rol poate fi limitat — chiar și un Administrator, deși aceasta este o combinație neobișnuită, iar editorul vă va avertiza când o alegeți.
- Totalurile la nivel de cont nu sunt împărțite. Analizele din tabloul de bord și rezumatele zilnice reprezintă cifrele întregului cont, deci un membru limitat cu acces la acele zone va vedea în continuare cifrele la nivel de cont. Dacă acest lucru este important, setați Analize și Rezumate zilnice pe Niciunul pentru acel membru în același editor.
- Membrii cu acces la Gestionarea echipei pot vedea lista echipei ca de obicei — limitarea vizibilității acoperă conversațiile și contactele, nu lista echipei.
- Limitează ce contacte vede, nu ce vede despre ele. În cadrul unei conversații, membrul vede în continuare numărul de telefon, adresa de e-mail, notițele și câmpurile personalizate ale acelui contact în antetul conversației și în panoul de contact, chiar și cu Contacte setat pe Niciunul (această setare elimină doar paginile de Contacte, editarea contactelor, oportunitățile și sarcinile). Pentru a le masca în timp ce membrul continuă să răspundă, activați Ascundeți detaliile de contact ale clientului pentru acel membru. Estomparea confidențialității (Setări → Securitate) este o estompare per browser pentru partajarea ecranului pe care persoana o poate dezactiva singură, nu un control de acces.
Limitarea unui membru la propriile sale sarcini
Vizibilitatea sarcinilor este o opțiune separată de vizibilitatea chat-urilor și a contactelor. Folosește-o atunci când mai multe persoane răspund acelorași clienți, dar fiecare dintre ele ar trebui să lucreze doar la sarcinile care îi sunt atribuite. Doi colegi pot deschide amândoi chat-ul aceluiași client, în timp ce fiecare vede doar propriile sarcini.
Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare de pe rândul membrului → secțiunea Vizibilitate sarcini din editorul de Permisiuni.
Alege una dintre cele două opțiuni:
- Toate sarcinile pe care le poate vedea prin contactele sale — setarea implicită. Membrul vede fiecare sarcină a contactelor la care are acces.
- Doar sarcinile atribuite lui — membrul vede o sarcină doar după ce îi este atribuită, chiar și atunci când poate deschide același client ca un coleg.
Cu opțiunea Doar sarcinile atribuite lui selectată, două căsuțe de selectare suplimentare extind această setare:
- Afișează și sarcinile create de el — sarcinile pe care această persoană le-a creat singură rămân vizibile pentru ea, chiar și după ce le transmite altcuiva.
- Afișează și sarcinile neatribuite nimănui — sarcinile pe care nimeni nu le-a preluat încă, cum ar fi cele noi create de agentul tău AI, rămân vizibile pentru ca acesta să le poată prelua.
Dă clic pe Salvează permisiunile când ai terminat. Membrii cu opțiunea Doar sarcinile atribuite lui primesc o insignă Doar propriile sarcini în lista de Membri.
Ce vede membrul
- Peste tot unde apar sarcinile: panoul de sarcini, căutare, un link direct către o sarcină și lista de sarcini a unui contact. Un link către o sarcină care nu îi aparține nu o va deschide pentru el.
- Când o sarcină este reatribuită altcuiva, aceasta dispare de pe panoul său.
- Clopoțelul său de notificări nu afișează notificări despre sarcini.
- Vizibilitatea contactelor se aplică în continuare suplimentar. Un membru limitat la propriile sale chat-uri vede doar sarcinile contactelor pe care le poate accesa, iar cu Doar sarcinile atribuite lui, doar pe cele atribuite dintre acestea.
- Proprietarul contului nu este niciodată limitat, iar pentru membrii care rămân la setările implicite nu se schimbă nimic.
Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale
Secțiunea de mai sus limitează o persoană la conversațiile alocate acesteia. Aceasta o limitează în funcție de locul căruia îi aparține conversația: un anumit agent AI, un anumit canal, un anumit departament sau orice combinație a acestora.
Folosește-o pentru echipe împărțite pe domenii, nu pe volum de muncă — o persoană de la suport care ar trebui să vadă doar conversațiile agenților de suport, un reprezentant doar pentru WhatsApp, un reprezentant de Vânzări care lucrează pe coada de Vânzări, o echipă externalizată care se ocupă de un singur canal pentru tine.
Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare de pe rândul membrului → secțiunea Agenți, canale și departamente, chiar sub Vizibilitate conversații și contacte.
Bifează agenții pe care îi gestionează această persoană și/sau canalele și/sau departamentele. Lasă o listă goală pentru a nu aplica limitări în acel sens. Nu bifa nimic și va vedea totul, ceea ce reprezintă setarea implicită și modul în care funcționează deja fiecare membru existent. (Lista de Departamente apare doar după ce ai creat câteva.)
Canalele sunt limitate în funcție de tip, nu de număr. Bifarea WhatsApp Web îi arată membrului fiecare număr de WhatsApp Web din cont. Pentru a menține pe cineva pe un singur număr, alocă acelui număr propriul său agent AI în Cine răspunde la conversațiile noi și limitează membrul la acel agent. Aceasta acoperă conversațiile noi; contactele deja gestionate de un alt agent rămân la acesta.
Cele două limite se cumulează
Vizibilitate conversații și contacte și Agenți, canale și departamente sunt limite separate și ambele se aplică simultan:
- Agenții/canalele/departamentele pe cont propriu îți oferă o căsuță de primire partajată a echipei — toată lumea din echipa de suport vede fiecare conversație a agentului de suport, indiferent cine o gestionează.
- Aceleași setări împreună cu Doar cele alocate acestuia îți oferă versiunea restrânsă — propriile conversații, pe agentul său și nimic altceva.
Tot ceea ce acoperă limita de „doar cele alocate” este acoperit și aici: căsuța de primire Conversații, Contacte, căutarea, numărătoarea și insignele, exporturile și mesajele care sosesc în timp real. Aceasta reprezintă limita accesului contului lor, nu un filtru pe care îl pot șterge.
Conversații fără agent
Unele conversații nu sunt gestionate de niciun agent — cele mai vechi, de dinainte de a-ți configura agenții, și orice conversație pe care membrul o începe singur. În mod implicit, acestea rămân ascunse pentru un membru limitat la anumiți agenți.
Bifează Afișează și conversațiile care nu sunt gestionate de niciun agent dacă preferi ca aceștia să le vadă și pe acelea. Merită bifat dacă membrul trebuie să inițieze propriile conversații, deoarece o conversație creată de el nu are încă niciun agent alocat.
Bine de știut
- Proprietarul contului nu poate fi niciodată limitat. Proprietarul vede întotdeauna totul.
- Este separat de rol. Orice rol poate fi limitat în acest mod, inclusiv Admin.
- Ștergerea unui agent nu strică nimic. Un membru limitat la un agent care nu mai există pur și simplu nu mai vede chat-urile de la acesta; nu apar erori și poți alege din nou oricând. Ștergerea unui departament este și mai simplă: oricine este limitat la acesta este automat nelimitat, astfel încât nimeni nu rămâne cu o căsuță de e-mail goală.
- Aceeași excepție la nivel de cont ca mai sus. Analizele din tabloul de bord și rezumatele zilnice rămân cifre la nivel de cont. Setează acele zone la Niciuna pentru membru dacă acest lucru contează.
Ascunderea detaliilor de contact ale clienților față de un membru
Limitările de mai sus decid ce chat-uri și contacte poate vedea un membru. Aceasta decide dacă poate vedea cine este clientul. Activează această opțiune pentru un membru și fiecare număr de telefon, adresă de e-mail și nume de utilizator social din contul tău va fi mascat pentru acesta — aceștia pot citi și răspunde la chat-uri în continuare, dar nu vor primi niciodată un număr pe care l-ar putea lua cu ei.
Folosește această opțiune pentru un agent de asistență sau o echipă externalizată care ar trebui să gestioneze conversația, dar nu să plece cu lista de clienți.
Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → pictograma cu glisoare de pe rândul membrului → Detalii de contact, direct sub Vizibilitate chat și contacte.
Bifează Ascunde detaliile de contact ale clienților față de acest membru și dă clic pe Salvează permisiunile. Modificarea se aplică următoarea dată când membrul încarcă sau reîmprospătează contul tău.
Ce vede membrul
- Un număr de telefon apare ca +316 ••• ••• •78: primele trei cifre și ultimele două, astfel încât două contacte „Necunoscute” să poată fi totuși distinse. Un e-mail apare ca h•••@•••.com, un nume de utilizator social ca d•••.
- Mascarea este aplicată peste tot: în inbox-ul de Chat-uri și antetul conversației, panoul de contact, lista și fișa de Contacte, rezultatele căutării, programări, sarcini și oferte, notificări și bara de adrese — link-ul către un chat nu conține niciodată numărul.
- Numerele și e-mailurile pe care un client le tastează într-un mesaj sunt de asemenea mascate, în firul conversației și în previzualizarea mesajului, astfel încât „sună-mă la 06 12345678” apare ca „sună-mă la •••”. Transcrierile notelor vocale sunt acoperite; un număr rostit în audio sau afișat într-o imagine nu este.
- Căutarea după număr sau e-mail nu returnează niciun rezultat pentru aceștia, iar o listă sau o regulă de filtrare pe câmpul de telefon sau e-mail este refuzată. Aceștia pot căuta în continuare după nume.
- Nu pot exporta nimic. Exporturile de contacte, transcrierile chat-urilor și transcrierile trimise prin e-mail sunt dezactivate pentru acel membru, în aplicație și în orice descărcare.
- Acțiunile de tip clic-pentru-apel, trimite-e-mail-acestui-contact și „continuă pe WhatsApp / SMS” sunt ascunse; câmpurile de telefon și e-mail de pe un contact sunt doar pentru citire pentru aceștia.
- Răspunsul funcționează exact ca înainte, pe orice canal, deoarece trimiterea nu a necesitat niciodată ca membrul să cunoască numărul.
Bine de știut
- Proprietarul contului nu poate fi ascuns niciodată. Proprietarul vede întotdeauna totul.
- Este separat de rol. Orice rol poate fi ascuns, inclusiv cel de Administrator, și se cumulează cu cele două limite de mai sus.
- Un membru ascuns nu poate face vizibil pe nimeni. Cineva al cărui loc are detaliile de contact ascunse poate activa această setare pentru alții (dacă administrează echipa), dar nu o poate dezactiva niciodată — nici pentru un coleg, nici pentru sine. Fiecare modificare a setării este înregistrată în jurnalul de audit al contului.
- Numerele mai scurte de șapte cifre din interiorul unui mesaj rămân vizibile (numere de comandă, prețuri, date).
- Dacă ați adăugat adresa unui membru al echipei la propriile e-mailuri de notificare, acele e-mailuri ajung la ei așa cum ajung la dumneavoastră — eliminați-i din acea listă dacă setarea este importantă.
- Nu există niciun buton de „afișare” și niciun jurnal per vizualizare: ascuns înseamnă ascuns, iar proprietarul vede totul.
- Accesul la contacte setat pe Niciunul înseamnă că membrul nu primește niciun contact nici în selectoare: căutarea globală (Cmd+K), formularul de programare a întâlnirilor, sarcinile și ofertele afișează o listă goală pentru acesta. Acordați-le permisiunea Vizualizare pentru Contacte dacă trebuie să selecteze un contact acolo; lista va afișa apoi numere și adrese de e-mail mascate.
Departamente
Un departament este un grup numit al echipei tale — Vânzări, Suport clienți, Resurse Umane. Îți oferă trei lucruri pe care alocarea simplă nu le poate oferi: un nume pentru cine deține un lead, o modalitate prin care conversațiile noi pot ajunge singure la echipa potrivită și o rotație care acoperă doar acea echipă.
Cum ajungi acolo: Setări → Echipă → cardul Departamente, chiar sub Alocare automată.
Crearea unuia
Dă clic pe Adaugă departament, apoi completează:
- Nume — cum se numește echipa. „Vânzări”, „Asistență clienți”, „Resurse umane”.
- Cine face parte din ea — bifați persoanele din acea echipă. Puteți face parte și dumneavoastră dintr-una.
- Chaturi noi gestionate de acești agenți / Chaturi noi pe aceste canale — opțional. Alegeți aceste opțiuni și conversațiile noi care se potrivesc sunt arhivate automat în acest departament. Dacă nu alegeți nimic, departamentul este doar manual: clienții potențiali ajung în el atunci când cineva îi introduce acolo.
- De asemenea, transmiteți fiecare client potențial nou către oricine din acest departament care are cei mai puțini în acest moment — activat implicit. Dezactivați această opțiune dacă echipa lucrează dintr-o coadă partajată și își preia proprii clienți potențiali. Pentru clienții potențiali noi, acest lucru necesită, de asemenea, activarea Atribuire automată a contactelor noi: fără aceasta, clienții potențiali noi sunt în continuare arhivați în departament, dar nu sunt atribuiți nimănui, iar sub caseta de selectare va apărea o notă. Escaladările pe care un agent AI le trimite către acest departament sunt predate indiferent de setare (vezi mai jos).
Dacă alegi atât un agent, cât și un canal, un chat trebuie să corespundă ambelor pentru a fi arhivat aici — așa poți oferi unei echipe „agentul de suport, dar numai pe WhatsApp”, în timp ce alta preia restul.
Arhivarea manuală a unui lead
Deschide orice chat, dă clic pe meniul ⋮ și alege Arhivează într-un departament…. Alege departamentul (sau Fără departament pentru a-l scoate din unul).
Cu excepția cazului în care o dezactivezi, arhivarea manuală a unui lead îl atribuie, de asemenea, persoanei din acea echipă care are cele mai puține chat-uri în acest moment — aceeași rotație pe care o folosește atribuirea automată. (Arhivarea manuală face acest lucru indiferent dacă comutatorul de atribuire automată la nivel de cont este activat sau nu; doar rutarea automată depinde de acesta.) Două lucruri pe care nu le face niciodată:
- Nu preia niciodată un chat de la cineva care se ocupă deja de el. Dacă chat-ul are deja un responsabil, arhivarea lui într-un departament schimbă doar departamentul.
- Nu schimbă niciodată cine răspunde. Acesta este agentul AI al chat-ului, pe care îl poți schimba din panoul lateral.
Trimiterea escaladărilor unui agent către un departament
Un agent AI poate trimite alertele sale către oameni direct către un departament: deschideți agentul, accesați comutatorul Alerte către oameni și alegeți departamentul sub Trimite escaladări către (consultați Configurare AI Bot).
Atunci când acel agent predă un chat:
- Chatul este arhivat în departament.
- Dacă cineva din departament are deja chatul, acesta rămâne la acea persoană și ea primește alerta.
- În caz contrar, cu opțiunea De asemenea, transmiteți fiecare client potențial nou către oricine din acest departament care are cei mai puțini în acest moment activată, acesta merge la acea persoană și ea primește alerta. Comutatorul de atribuire automată la nivelul întregului cont nu contează aici.
- Cu acel comutator dezactivat, chatul așteaptă în coada partajată a departamentului și toată lumea din departament primește alerta, astfel încât oricine este liber îl poate prelua.
Fiecare persoană primește alerta conform propriilor setări de notificare. Dumneavoastră, în calitate de proprietar al contului, o primiți în continuare pe a dumneavoastră. Dacă departamentul este șters sau dacă nimeni din acesta nu mai este activ, escaladările acelui agent revin la proprietarul contului.
De asemenea, puteți trimite escaladările unui agent către o singură persoană în loc de un întreg departament; alegeți-o din aceeași listă.
Departamentele și atribuirea sunt separate
Un chat poate avea ambele, iar acestea răspund la întrebări diferite:
- Responsabil — ce persoană se ocupă de el.
- Departament — ce echipă îl deține.
Modificarea unuia nu îl șterge niciodată pe celălalt. Acest lucru este deliberat: un lead se poate muta între persoane din cadrul echipei de Vânzări pe tot parcursul săptămânii și poate rămâne în continuare un lead al echipei de Vânzări.
Limitarea unei persoane la departamentul său
Odată ce ai departamente, apare o a treia opțiune în secțiunea Agenți, canale și departamente din editorul de permisiuni al unui membru: Departamente. Bifează unul sau mai multe și acea persoană va vedea doar lead-urile arhivate în cadrul acestora.
- De sine stătătoare, aceasta este o căsuță de primire partajată a echipei — toată lumea din Vânzări vede fiecare lead de Vânzări, indiferent cine se ocupă de el.
- Împreună cu Doar cele atribuite lor, este versiunea restrânsă: propriile lor lead-uri de Vânzări și nimic altceva.
Chat-urile fără departament rămân ascunse pentru un membru limitat la un departament. Bifează Afișează și chat-urile care nu sunt în niciun departament dacă preferi ca aceștia să le vadă și pe acelea — merită făcut în timp ce încă îți arhivezi istoricul, deoarece fiecare chat existent începe fără departament.
Bine de știut
- Departamentele nu oferă nimic de la sine. A face parte dintr-unul nu schimbă ceea ce poate vedea sau face cineva — doar limita de mai sus face acest lucru.
- Ștergerea unui departament la care cineva este limitat este refuzată. Ți se va spune cine, astfel încât să poți modifica mai întâi permisiunile acestuia. Acest lucru este deliberat: eliminarea silențioasă a limitării i-ar oferi acces la întreaga ta bază de clienți fără ca nimeni să observe.
- Lead-urile continuă să funcționeze după o ștergere. Contactele arhivate într-un departament șters pur și simplu nu mai afișează niciunul, iar următoarea dată când le arhivezi, setarea va rămâne.
- Rotația acoperă doar persoanele care lucrează efectiv. Un membru suspendat, unul scos din atribuirea automată sau tu, dacă te-ai scos singur — niciunul dintre aceștia nu va primi un lead, chiar dacă este listat în departament.
- Dacă nimeni din departament nu este disponibil, lead-ul este totuși arhivat în acesta și rămâne neatribuit pentru ca echipa să îl poată prelua.
- Un contact creat de un membru limitat la un departament este arhivat automat în departamentul său, astfel încât să nu piardă din vedere ceva ce tocmai a adăugat singur. (Doar atunci când sunt limitați la exact unul — cu mai multe, nu există nicio modalitate de a ghici care este cel corect.)
Invitarea membrilor echipei
- Mergi la Echipă (sau Setări → Echipă) și dă clic pe Invită un coleg.
- Introdu adresa de e-mail a persoanei.
- Deschide meniul derulant Rol și alege Admin, Agent (Editor) sau Vizualizator.
- Dă clic pe Trimite invitația.
- Persoana primește o invitație prin e-mail cu un link pentru acceptare. Dacă nu are deja un cont, unul este creat automat pentru ea, cu o parolă temporară inclusă în e-mail.
- Invitația este valabilă timp de 7 zile; după această perioadă, expiră și va trebui să o retrimiți.
- Invitațiile în așteptare apar într-o listă separată sub lista membrilor, astfel încât să poți vedea cine nu a acceptat încă.
Limite pentru locurile din echipă
Planul tău stabilește câți membri de echipă poți avea. Invitațiile în așteptare sunt luate în calcul în limita alocată, deci o invitație care nu a fost încă acceptată ocupă în continuare un loc.
Pagina Echipă arată câte locuri folosești și câte ai în total. Dacă atingi limita, vei vedea o eroare când încerci să inviti pe cineva. Anulează o invitație nefolosită pentru a face loc sau treci la un plan cu mai multe locuri din Setări → Facturare.
Dacă contul tău este gestionat de furnizorul tău, alocarea locurilor este stabilită de acesta — poate fi orice număr ales de ei. Dacă membrii echipei nu sunt incluși în planul tău, invitarea este dezactivată; cere furnizorului tău de cont să o activeze sau să mărească limita.
Gestionarea invitațiilor
Din lista de invitații în așteptare poți:
- Retrimite o invitație dacă persoana nu a primit-o sau dacă linkul a expirat.
- Anulează o invitație (pictograma coș de gunoi) dacă nu mai dorești să adaugi acea persoană. Acest lucru funcționează și pentru invitațiile expirate, astfel încât să poți șterge intrările vechi din listă.
Acceptarea unei invitații
- Faceți clic pe Accept în e-mailul de invitație.
- Dacă sunteți nou pe platformă, conectați-vă cu parola temporară din e-mail și setați una nouă.
- Dacă aveți deja un cont, conectați-vă cu datele de autentificare existente.
- Odată acceptată invitația, autentificarea vă va direcționa direct în acel cont.
De asemenea, poți refuza o invitație dacă nu dorești să te alături.
Comutarea între conturi (Modul Echipă)
Membrii echipei nu lucrează tot timpul în interiorul contului tău — ei au propriul lor cont și comută în al tău atunci când este necesar.
- Membrul echipei se autentifică cu propria adresă de e-mail și parolă.
- Aceștia sunt direcționați direct în contul tău. Comutatorul de lângă partea de sus a barei laterale stângi indică contul în care lucrează.
- Tabloul tău de bord se încarcă cu permisiunile pe care le-ai alocat — zonele la care nu au acces sunt ascunse complet din navigare.
- Când termină, aceștia pur și simplu se Deconectează. Membrii care gestionează și un cont propriu văd opțiunea Înapoi la propriul meu cont în acel comutator pentru a reveni la el.
Același e-mail poate aparține mai multor conturi simultan. Dacă ești invitat la un al doilea cont cu un e-mail care are deja acces în altă parte, noul acces este adăugat automat — nu este nimic suplimentar de acceptat și îți păstrezi accesul existent.
Selectorul de cont de lângă partea de sus a barei laterale stângi arată întotdeauna membrului echipei în ce cont lucrează în prezent. Când aparține mai multor conturi, făcând clic pe acesta, sunt listate celelalte, astfel încât să poată comuta între ele.
Tot ceea ce face un membru al echipei — conectarea unui canal, importarea contactelor, răspunsul la chat-uri — se întâmplă în contul în care lucrează, deci este vizibil pentru proprietar și utilizează planul și creditele acelui cont. Propria sa autentificare este doar o cheie; aceasta nu deține canale, contacte sau credite proprii.
Deoarece autentificarea direcționează întotdeauna un membru al echipei către un cont din care face parte, invitați persoanele folosind o adresă de e-mail care nu are deja propriul cont separat pe platformă.
Ce pot vedea membrii echipei
- Văd doar zonele la care le-ați oferit permisiunea de acces.
- Zonele setate la “Niciuna” nu apar deloc în navigare.
- Dacă le-ați limitat vizibilitatea chat-ului și a contactelor, ei văd doar conversațiile și contactele care le sunt atribuite, peste tot în aplicație. Același lucru este valabil și pentru o limită de agent sau canal.
- Dacă le-ați ascuns detaliile de contact ale clienților, fiecare număr de telefon, adresă de e-mail și handle este mascat, exporturile sunt dezactivate și nu pot căuta un contact după număr.
- Zonele “Vizualizare” apar, dar fiecare control de editare este dezactivat.
- Soldul de credit și detaliile de facturare sunt vizibile doar cu acces la Facturare.
- Un membru al echipei își vede întotdeauna propriul e-mail în partea de jos a barei laterale stângi și în Setări → Profil (numele și e-mailul propriu), în timp ce restul Profilului (preferințe, notificări și alte setări ale spațiului de lucru) aparține proprietarului contului. Eticheta Lucrând în de lângă partea de sus a barei laterale este numele contului în care lucrează, nu al lor.
- Setări → Securitate arată unui membru al echipei doar sesiunea spațiului de lucru și preferințele de confidențialitate. E-mailul de conectare, parola, autentificarea cu doi factori și controalele de ștergere a contului aparțin contului proprietarului și nu sunt afișate membrilor echipei.
- Expertul de configurare ghidat este afișat doar membrilor cu Editare sau Complet atât pe Setări, cât și pe Agenți AI, deoarece modifică detaliile afacerii, canalele și agentul. Oricine altcineva care îl deschide este trimis înapoi la tabloul de bord.
Editarea unui membru al echipei
- Mergi la Echipă (sau Setări → Echipă).
- Găsește rândul membrului și dă clic pe cipul de rol (rolul său actual, afișat ca o pastilă colorată) pentru a deschide un meniu mic cu Administrator / Agent / Vizualizator, apoi alege noul rol.
Acesta este singurul lucru pe care îl modifică eticheta de rol. Tot restul accesului unui membru — suprascrierile pe zonă, vizibilitatea chatului și a contactelor și orice limită de agent sau canal — se află în spatele pictogramei cu glisoare de pe același rând.
Modificările ajung la membru în câteva secunde, chiar dacă are deja contul deschis: o pagină la care nu mai avea acces se deschide de la sine, fără a fi nevoie de reîmprospătare.
Modificarea numelui unui membru
Numele unui membru este preluat din propriul său cont atunci când se alătură sau din adresa sa de e-mail atunci când nu are unul. Pentru a-l modifica, faceți clic pe pictograma cu glisoare de pe rândul acestuia, introduceți noul nume în câmpul Nume din partea de sus a editorului și faceți clic pe Salvare permisiuni. Noul nume va apărea în lista de Membri, oriunde sunt alocate conversațiile și în răspunsurile pe care le trimite de atunci înainte. Dumneavoastră (sau un coleg care poate gestiona echipa) îl setați aici; membrul nu îl poate modifica din propriul său profil.
Adresa lor de e-mail nu poate fi schimbată aici — aceasta identifică membrul. Pentru a adăuga o altă persoană, trimite o invitație nouă.
Suspendarea unui membru al echipei
- Găsește membrul echipei în lista Membri.
- Dă clic pe pictograma de pauză de lângă rândul acestuia.
Un membru suspendat este blocat din a comuta în contul tău, dar își păstrează rolul și setările de permisiuni, astfel încât să îl poți reactiva ulterior cu un singur clic — nu este nevoie să îl elimini și să îl reinviți.
Suspendarea blochează sesiunile noi; dacă persoana are deja contul tău deschis, este posibil ca sesiunea respectivă să nu fie întreruptă imediat.
Eliminarea unui membru al echipei
- Găsește membrul echipei în lista Membri.
- Dă clic pe pictograma coșului de gunoi și confirmă.
Odată eliminat, acesta nu mai poate comuta în contul tău (propriul său cont și datele personale nu sunt afectate). Îl poți adăuga înapoi ulterior cu o nouă invitație.
Eliminarea intră în vigoare imediat. Dacă persoana lucrează în prezent în contul tău, va fi deconectată la scurt timp după.
Alocarea automată a contactelor primite
În mod implicit, un chat este alocat unei persoane doar atunci când ceva forțează acest lucru — o alertă umană sau o preluare manuală. Tot restul rămâne în coada Nealocate.
Cum ajungi acolo: În partea de sus a paginii Echipă, activează Alocă automat contactele noi.
Ce face aceasta
Când este activată, fiecare contact care îți trimite un mesaj pentru prima dată este alocat membrului echipei (sau ție, proprietarul contului) care are cele mai puține contacte alocate în ultimele 30 de zile. În timp, acest lucru distribuie volumul de mesaje primite în mod egal între toți cei disponibili.
Cine este inclus în grup
Toți cei activi care nu au fost excluși: tu și fiecare membru activ al echipei. Membrii suspendați sau eliminați sunt întotdeauna săriți, iar rolurile nu contează.
Dacă folosești departamente, acestea au prioritate. Un chat nou care corespunde regulii unui agent sau canal al unui departament este arhivat în acel departament, iar rotația este restrânsă la persoanele din acesta — astfel, un lead de WhatsApp merge la cineva din Vânzări, în loc să ajungă la oricine din întregul cont care este cel mai puțin ocupat. Chat-urile pe care niciun departament nu le revendică revin la rotația la nivelul întregului cont descrisă mai sus.
Arhivarea în sine nu depinde de acest comutator: regula de rutare a unui departament arhivează conversațiile care se potrivesc cu acesta, indiferent dacă atribuirea automată este activată sau nu. Comutatorul decide doar dacă lead-ul este atribuit și unei persoane.
Alegerea participanților
Nu toată lumea din echipă ar trebui să primească neapărat conversații. Un manager care este acolo doar pentru supraveghere sau un specialist care doar revizuiește chat-urile ocazional poate rămâne în afara rotației fără a-și pierde accesul.
Fiecare persoană din lista echipei — inclusiv tu, proprietarul contului — are un comutator Include în atribuirea automată pe rândul său. Toată lumea începe prin a fi inclusă; dezactivează pe cineva și contactele noi pur și simplu nu vor mai fi direcționate către acea persoană, în timp ce restul setărilor contului rămân exact la fel: aceștia pot deschide în continuare orice chat, pot răspunde și pot primi conversații atribuite manual.
Câteva detalii:
- Comutatoarele contează doar cât timp este activată opțiunea Atribuie automat contactele noi — cu comutatorul principal oprit, acestea apar estompate, deoarece oricum nu se distribuie nimic.
- Excluderea cuiva nu afectează chat-urile deja atribuite acelei persoane; afectează doar contactele noi din acel moment înainte.
- Dacă excluzi pe toată lumea (inclusiv pe tine), contactele noi rămân în coada Neatribuite — nu se strică nimic, pur și simplu nu există nimeni căruia să îi fie direcționate.
- Alertele umane sunt separate: un chat neatribuit care declanșează o alertă umană merge în continuare la proprietarul contului, chiar dacă proprietarul este exclus din rotație aici.
Ce nu se schimbă
- Alocările existente nu sunt niciodată suprascrise.
- Doar primul mesaj primit declanșează o alocare — mesajele ulterioare de la același contact nu realocă pe nimeni.
- Alocarea manuală funcționează în continuare din meniul ⋮ al chatului.
- Alocarea automată prin alertă umană nu este afectată — cu comutatorul oprit, un chat nealocat care declanșează o alertă umană merge în continuare la proprietarul contului.
- Fereastra de 30 de zile este continuă, astfel încât persoanele care pleacă în concediu și se întorc nu sunt dezavantajate permanent.
Cele mai bune practici
- Începeți cu rolurile. Alegeți rolul (Admin, Agent sau Viewer) care se potrivește cel mai bine — acesta este nivelul de control disponibil astăzi.
- Folosiți Viewer pentru părțile interesate care trebuie doar să monitorizeze progresul fără a modifica accidental ceva.
- Limitați vizibilitatea pentru ajutorul extern. Freelancerii și agenții externalizați au rareori nevoie de întreaga bază de clienți — setați vizibilitatea conversațiilor și contactelor acestora doar pentru propriile conversații atribuite.
- Folosiți departamentele odată ce aveți mai mult de o echipă. Departamentele permit noilor conversații să ajungă singure la echipa potrivită, mențin rotația în cadrul acelei echipe și vă oferă o modalitate cu un singur clic de a transfera un lead.
- Limitați accesul la Gestionarea echipei pentru proprietarii de cont și administratorii de încredere — un membru al echipei nu poate acorda niciodată un nivel de acces mai mare decât al său.
- Suspendați pentru a întrerupe temporar accesul, apoi reactivați cu un singur clic când aceștia revin.
- Revizuiți permisiunile în mod regulat pe măsură ce rolurile se schimbă în cadrul organizației dumneavoastră.
Întrebări frecvente
Poate un membru al echipei să aparțină mai multor conturi? Da — aceștia comută între ele din selectorul de conturi de lângă partea de sus a barei laterale.
Poate un membru al echipei să răspundă la chat-uri fără a vedea numărul de telefon sau e-mailul clientului? Da. Deschide editorul lor de permisiuni și bifează Ascunde detaliile de contact ale clienților față de acest membru. Numerele, e-mailurile și numele de utilizator sunt mascate pentru ei peste tot (inclusiv în textul mesajului), exporturile sunt oprite și nu pot căuta după număr — dar citesc și răspund normal. Vezi Ascunderea detaliilor de contact ale clienților față de un membru.
Se pot vedea membrii echipei între ei? Doar dacă au permisiunea de Gestionare a Echipei setată pe Vizualizare sau mai sus.
Ce se întâmplă dacă o invitație expiră? Retrimite-o din lista de invitații — noua invitație este validă pentru încă 7 zile. Dacă preferi să nu mai inviti acea persoană, folosește pictograma coș de gunoi pentru a elimina invitația expirată din listă.
Membrii echipei îmi folosesc creditele? Da. Acțiunile care consumă credite în timp ce lucrează în contul tău (în modul echipă) sunt taxate în contul tău.
Pot schimba rolul cuiva după ce s-a alăturat? Da — editează membrul direct din lista Membri în orice moment; nu este nevoie să îl elimini și să îl reinviți.
Pot modifica numele unui membru al echipei? Da. Faceți clic pe pictograma cu glisoare de pe rândul acestuia, editați câmpul Nume din partea de sus și salvați. Consultați Modificarea numelui unui membru.
Pot restricționa un membru al echipei la un singur canal — doar WhatsApp, nu și la inbox-urile sociale? Da. Deschideți editorul de permisiuni al acestuia și bifați WhatsApp sub Agenți, canale și departamente — aceștia vor vedea apoi doar conversațiile WhatsApp, peste tot în aplicație. Consultați Limitarea unui membru la anumiți agenți sau canale. Aceeași secțiune limitează o persoană la anumiți agenți AI sau la un departament. Rețineți că acest lucru se aplică per tip de canal, nu per număr conectat: cineva limitat la WhatsApp vede fiecare conversație WhatsApp din cont, nu doar pe cele de pe unul dintre numerele dumneavoastră.
Pot ascunde numărul de telefon și adresa de e-mail ale unui contact de la un membru al echipei care încă răspunde la conversațiile acestuia? Da. Deschideți editorul de Permisiuni al acestuia și bifați Ascundeți detaliile de contact ale clientului de la acest membru sub Detalii de contact. Numerele de telefon, adresele de e-mail și profilurile de social media vor fi apoi mascate pentru acesta peste tot, în timp ce va putea în continuare să citească și să răspundă. Setarea Contacte pe Niciunul nu face acest lucru de una singură: aceasta elimină paginile de Contacte și editarea contactelor, dar detaliile din conversație rămân vizibile. Consultați Ascunderea detaliilor de contact ale clientului de la un membru. Estomparea confidențialității (Setări → Securitate) este o estompare a partajării ecranului per browser pe care persoana o poate dezactiva, nu un control de acces.
Pot limita pe cineva doar la conversațiile care îi sunt atribuite? Da. Deschideți editorul de Permisiuni al acestuia și setați Vizibilitate chat și contacte la Doar cele atribuite acestuia — astfel, acesta va vedea doar propriile chat-uri și contacte, peste tot în aplicație, și puteți, opțional, să îi permiteți să le vadă și pe cele neatribuite. Consultați Limitarea unui membru la propriile chat-uri. Dacă este lăsată pe setarea implicită, Toate contactele, atribuirea rămâne pur și simplu un instrument de flux de lucru: decide cine este responsabil pentru un chat și cine primește notificări despre acesta, iar toți cei cu acces la Mesaje văd în continuare întregul inbox.
Îmi pot organiza echipa în departamente precum Vânzări și Suport? Da. Setări → Echipă → Departamente. Un departament este un grup numit de persoane care poate prelua automat conversații noi (prin agent AI sau prin canal), le distribuie fiecăruia dintre cei mai puțin ocupați membri ai acelei echipe și poate fi utilizat pentru a limita ceea ce văd membrii săi. De asemenea, puteți arhiva orice lead individual sub un departament din meniul ⋮ al conversației. Consultați Departamente.
Pot oferi unei întregi echipe propriul inbox? Da, în două moduri. Dacă munca echipei sosește pe propriul agent sau canal, limitați membrii acesteia la acel canal sub Agenți, canale și departamente. Dacă este vorba despre cine deține lead-ul, mai degrabă decât de unde provine, creați un departament, limitați membrii la acesta și arhivați lead-urile sub el — fie automat cu o regulă de rutare, fie manual din meniul conversației.
Există o distribuție de tip round-robin pentru conversațiile primite? Există ceva mai bun decât round-robin: activați Atribuirea automată a contactelor noi și fiecare contact nou va merge la persoana căreia i-au fost atribuite cele mai puține contacte în ultimele 30 de zile, astfel încât sarcina de lucru să fie echilibrată, nu doar rotită. Puteți scoate persoane individuale din rotație fără a le modifica accesul, iar cu departamentele puteți menține rotația în cadrul echipei potrivite în loc să o rulați la nivelul întregului cont.
Un chat este alocat automat atunci când cineva răspunde la el? Nu. Alocarea are loc la primul mesaj primit de la un contact atunci când alocarea automată este activată, la o alertă umană sau atunci când cineva alege manual un responsabil. Răspunsul la un chat nu înseamnă preluarea acestuia.
Pașii următori
- Setări cont — Gestionează-ți profilul și securitatea.
- Sistem de facturare — Înțelege creditele și facturarea.