ניהול צוות #

הזמן חברי צוות לחשבון שלך ושלוט בדיוק במה שהם יכולים לראות ולעשות. בין אם יש לך נציג תמיכה שזקוק לגישה לצ’אטים בלבד, או מנהל שיווק שמפעיל את סוכני ה-AI והשידורים שלך, באפשרותך להגדיר את רמת הגישה המתאימה לכל אדם.

גישה לניהול צוות #

איך מגיעים לשם: הגדרות ← קבוצת סביבת עבודה (Workspace) ← צוות (Team).

פתח את הגדרות (Settings) ליד החלק התחתון של סרגל הצד השמאלי, ולאחר מכן לחץ על צוות (Team) בתפריט ההגדרות. בטלפון, הקש תחילה על סמל התפריט (☰).

מקטע הצוות מציג את רשימת החברים הנוכחית שלך (כאשר בעל החשבון תמיד מוצמד לראש הרשימה) וברגע שיש לך הזמנות ממתינות, רשימת הזמנות (Invites) נפרדת מתחתיה.

איך זה עובד #

ניהול צוות מאפשר לך:

• הזמן אנשים להצטרף לחשבון שלך באמצעות דוא"ל
• הקצה תפקידים (מנהל, עורך או צופה) כדי לקבוע רמת גישה בסיסית
• כוונן הרשאות לכל חבר צוות — פתח את עורך ההרשאות של חבר צוות כדי לשנות את הגישה שלו לכל אחד מ-13 התחומים בנפרד (ראה התאמת הרשאות)
• הסתר את פרטי הלקוח — הסתר כל מספר טלפון, כתובת דוא"ל ומזהה עבור חבר צוות שאמור לענות לצ’אטים אך לא אמור לקבל גישה לרשימת הלקוחות (ראה הסתרת פרטי התקשרות של לקוח מחבר צוות)
• הגבל חבר צוות לצ’אטים שלו בלבד — אותו עורך יכול להגביל חבר צוות לשיחות ולאנשי הקשר שהוקצו לו בלבד (ראה הגבלת חבר צוות לצ’אטים שלו בלבד)
• הגבל חבר צוות לסוכנים, ערוצים או מחלקות מסוימים — פצל את הצוות לפי תחום ולא לפי עומס עבודה (ראה הגבלת חבר צוות לסוכנים או ערוצים מסוימים)
• קבץ את הצוות למחלקות — מכירות, תמיכה, משאבי אנוש, כאשר כל מחלקה מקבלת צ’אטים חדשים משלה ומנהלת סבב תורנות משלה (ראה מחלקות)
• השעה או הסר חברי צוות בכל עת
• עבור בין חשבונות באמצעות החלפת חשבונות מבוססת אסימון, ולאחר מכן חזור לחשבון שלך

כל חבר צוות מתחבר באמצעות חשבון משלו. כאשר הם עוברים לחשבון שלך, הם רואים את לוח הבקרה, סוכני ה-AI, אנשי הקשר והצ’אטים שלך — אך רק את החלקים שנתת להם גישה אליהם.

לכל חבר צוות יש פרטי התחברות משלו, ופרטי התחברות אלו הם חשבון ריק משלו. אין בו תוכנית, אין בו קרדיטים, אין בו ערוצים ואין בו גישה לנתונים שלך או לאף אחד מהלקוחות שלך. כאשר הם מתחברים, הם מגיעים לסביבת העבודה שלך באופן אוטומטי, כך שבפועל הם לעולם לא רואים את אותו חשבון ריק.

חברי צוות נשארים בסביבת העבודה שלך. חבר שפרטי ההתחברות שלו הם רק אותו חשבון ריק לא מקבל אפשרות של חזרה לחשבון שלי, לכן צופה שאתה מזמין לחשבון לקוח לא יכול לעזוב אותו לטובת לוח בקרה ריק. האפשרות מוצגת רק עבור חברים שמנהלים גם חשבון משלהם (עם תוכנית, ערוצים או אנשי קשר), ומחזירה אותם אליו. זה נכון עבור כל חבר בכל מכשיר.

תפקידים #

לכל חבר צוות יש אחד משלושה תפקידים, הקובע את הרשאות ברירת המחדל שלו ברחבי הפלטפורמה.

הערת שמות: תפקיד זה נקרא עורך (Editor) לאורך מדריך זה (ובטבלת ההרשאות להלן), אך בבורר התפקידים באפליקציה עצמה הוא מסומן כ-סוכן (Agent) — מדובר באותו תפקיד, עם אותן הרשאות, פשוט שם שונה על המסך.

אזורי הרשאה #

קיימים 14 תחומי הרשאות ברחבי הפלטפורמה. ניתן להגדיר כל אחד מהם לאחת מארבע רמות:

תחומים ומה הם כוללים #

הרשאות ברירת מחדל לפי תפקיד #

אלו הן ברירות המחדל — ניתן לשנות כל אזור עבור כל חבר בעורך ההרשאות להלן.

התאמת הרשאות (עקיפות) #

לפעמים תפקיד ברירת המחדל לא מתאים בדיוק — ייתכן שתרצה עורך שיוכל גם לצפות בנתונים (Analytics) במלואם, או מנהל שלא אמור לראות את החיובים (Billing). הפלטפורמה תומכת בעקיפת הרשאות: הגדרות מפורטות לפי אזור, שיש להן עדיפות על פני ברירות המחדל של תפקיד החבר.

כדי לערוך את ההרשאות של חבר צוות:

1. מצא את החבר ברשימת ה-Members ולחץ על סמל המחוונים בשורה שלו (אם כבר יש לו עקיפות, התווית “N overrides” לצד התפקיד שלו פותחת את אותו עורך).
2. עורך ה-Permissions מציג את כל 14 התחומים, כאשר לכל אחד מהם ארבע רמות — None, View, Edit ו-Full. נקודה קטנה מסמנת את הרמה שהתפקיד של החבר כבר מעניק לו, כך שתמיד תוכל לראות מהו בסיס ההרשאות ומה מותאם אישית. מעל התחומים מופיעות המגבלות הקובעות כמה מהחשבון החבר יכול לראות בכלל: Chat & contact visibility (ראה הגבלת חבר לצ’אטים שלו), Task visibility (ראה הגבלת חבר למשימות שלו) ו-Agents, channels & departments (ראה הגבלת חבר לסוכנים או ערוצים מסוימים).
3. שנה את התחומים הרצויים ולחץ על Save permissions. רק התחומים השונים מברירת המחדל של התפקיד נשמרים כעקיפות, ורשימת ה-Members מציגה מונה לצד כל מי שיש לו כאלה.
4. Reset to role defaults (בפינה השמאלית התחתונה של העורך) מוחק את כל העקיפות ומחזיר את החבר להרשאות הסטנדרטיות של התפקיד שלו.

שינוי התפקיד של חבר צוות מאוחר יותר שומר על העקיפות שלו — כל אזור שבו בוצעה התאמה אישית נשאר ברמה המותאמת שלו, בעוד שכל השאר עוקב אחר ברירות המחדל של התפקיד החדש.

רק בעל החשבון יכול להעניק גישה ברמה גבוהה משלו. חבר צוות בעל הרשאת ניהול צוות יכול להזמין ולנהל אחרים, אך אינו יכול להעניק לאיש הרשאות חזקות משלו, ואינו יכול להשעות או להסיר חבר צוות שהגישה שלו רחבה משלו. אם תפקיד מסוים היה מעניק לאדם החדש הרשאות רחבות יותר מאלו שיש למזמין בתחום מסוים (למשל, הרשאת עריכה כברירת מחדל של עורך ביומני פגישות, כאשר המזמין הוא מנהל שהרשאותיו ביומני פגישות מוגדרות כ-ללא), תחום זה יוגדר פשוט לרמה של המזמין וההזמנה תישלח; הודעה שתוצג לאחר השליחה תציין מה הוגבל. בעורך ההרשאות, רמות הגבוהות משלך יופיעו באפור.

דוגמה: לסוכן התמיכה שלך יש תפקיד סוכן (עורך). כברירת מחדל, לתפקיד זה יש צפייה בלבד בנתונים (Analytics) — הם יכולים לפתוח את לוחות המחוונים אך לא לנהל אותם. פתח את עורך ההרשאות שלו, הגדר את Analytics ל-מלאה, ושמור — כל השאר נשאר בברירות המחדל של התפקיד.

דוגמה (לקוחות ששומרים על ה-FAQs שלהם): אתה רוצה שלקוח יוסיף ויתקן את ה-FAQs שה-AI שלו עונה מהם, אך לא ייגע בהוראות, באישיות או בהגדרות של הסוכן. הגדר את FAQs ל-עריכה ואת סוכני AI ל-צפייה, ושמור. הם יוכלו אז:

• להוסיף, לערוך, למחוק ולייבא FAQs בדף בסיס הידע, ולנהל שם קבוצות FAQ ומקורות ידע;
• לפתוח סוכן ובשלב ה-FAQs & Knowledge שלו, לקשר או לבטל קישור של FAQs ומקורות ולערוך את ה-FAQs עצמם.

כל השאר בעורך הסוכנים הוא במצב צפייה בלבד עבורם. בשלב ה-FAQs & Knowledge, גם חיפוש אינטרנט של AI ו-הקשר נוסף אפורים, מכיוון שאלו הגדרות של הסוכן עצמו. הגדר את FAQs ל-צפייה או ל-ללא ודף בסיס הידע יהפוך לצפייה בלבד או ייעלם. כל מי שיש לו עריכה ב-סוכני AI עדיין יכול לערוך FAQs, ללא קשר למה שמוגדר ב-FAQs.

דוגמה (חברי צוות שאסור להם לגעת באוטומציות פעילות): סוכן התמיכה שלך זקוק ל-אנשי קשר ב-עריכה כדי לעבוד על הצ’אטים שלו, אך לעולם לא צריך לשנות אוטומציה. הגדר את אוטומציות ל-צפייה (הם יכולים להסתכל, לא לשנות) או ללא (אוטומציות נעלמות מהתפריט שלהם), ושמור. הגישה שלהם לאנשי קשר נשארת כפי שהייתה.

דוגמה (סוכנויות): אתה רוצה שחבר צוות ינהל הגדרות כלליות, התראות ו-webhooks, אך לעולם לא יפתח את המיתוג שלך. השאר את הגדרות על עריכה והגדר את מיתוג לבן ל-ללא — סעיף המיתוג ייעלם מתפריט ההגדרות שלו וכל שמירה של מיתוג תידחה עבורו, בעוד ששאר ההגדרות ימשיכו לעבוד. שורת המיתוג מציגה נקודה על מה שהגדרות מוגדרות עליו, מכיוון שזה מה שהיא עוקבת אחריו עד שתזיז אותה.

הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד #

אזורי הרשאות קובעים עם מה חבר יכול לעבוד — צ’אטים, אנשי קשר, סוכני AI. נראות צ’אטים ואנשי קשר קובעת כמה מזה הם יכולים לראות: הכל בחשבון, או רק את השיחות ואנשי הקשר שהוקצו להם.

זהו הפתרון המתאים עבור פרילנסר המטפל במגזר אחד, סוכן חיצוני, או עובד זוטר שצריך לטפל בתור שלו מבלי לעיין בכל בסיס הלקוחות שלך.

איך מגיעים לשם: הגדרות ← צוות ← סמל המחוונים בשורה של החבר ← סעיף נראות צ’אטים ואנשי קשר בחלק העליון של עורך ההרשאות.

בחר אחת משתי אפשרויות:

• כל אנשי הקשר — החבר רואה כל צ’אט ואיש קשר בחשבון. זוהי ברירת המחדל וכך כל חבר קיים עובד כיום.
• רק אלו שהוקצו לו — החבר רואה רק את הצ’אטים ואנשי הקשר שהוקצו לו, ולא שום דבר אחר.

כאשר נבחרת האפשרות רק אלו שהוקצו לו, מופיעה בחירה נוספת:

• הצג גם לא מוקצים — בנוסף לשלו, החבר יראה גם צ’אטים ואנשי קשר שאף אחד עדיין לא לקח. הפעל זאת עבור מי שעובד בתור משותף ותובע שיחות ממנו; השאר זאת כבוי עבור מי שצריך לראות רק את מה שאתה מעביר לו.

לחץ על שמור הרשאות בסיום. השינוי יחול בפעם הבאה שהחבר יטען או ירענן את החשבון שלך.

מה החבר רואה #

המגבלה חלה בכל מקום, לא רק ברשימת הצ’אטים: תיבת הצ’אטים שלהם, רשימת אנשי הקשר שלהם, המשימות שלהם (רק משימות על אנשי קשר שהם יכולים לראות, בתוספת משימות ללא איש קשר שהם יצרו או שהוקצו להם), תוצאות חיפוש, הספירות והתגים בתור שלהם, כל מה שהם מייצאים, והודעות חדשות שמגיעות בזמן אמת. אין מסנן עבורם לניקוי ואין תצוגה שמראה להם יותר — זה פשוט הגבול של מה שההתחברות שלהם יכולה להגיע אליו בתוך החשבון שלך.

כמה השפעות מעשיות:

• מסנן הוקצה ל- בצ’אטים מצטמצם ל-אתה בלבד (בתוספת לא מוקצה אם אפשרת זאת), מכיוון שאין לו שום דבר אחר לסנן לפיו.
• אנשי קשר שהם יוצרים או מייבאים מוקצים להם אוטומטית, כך שהם יכולים לראות את מה שהם הוסיפו זה עתה.
• הם עדיין יכולים להעביר שיחה. הקצאה מחדש של צ’אט לקולגה עובדת כרגיל — הצ’אט עוזב את התצוגה שלהם מכיוון שהוא כבר לא שלהם, לכן כדאי להעביר צ’אטים בצורה מכוונת.
• קישור לשיחה שאינה שלהם פשוט לא ייפתח עבורם.

איך זה עובד עם הקצאה #

הנראות היא הגבול; הקצאה היא מה שקובע מי נכנס לתוכו. שום דבר בנוגע להקצאה לא משתנה: הקצאה אוטומטית של אנשי קשר נכנסים עדיין מפיצה אנשי קשר חדשים באותה דרך, והקצאה ידנית מתפריט ה-⋮ של הצ’אט עדיין עובדת גם היא — ראו הקצאות צ’אט. לכן, ישנן שלוש דרכים שבהן צ’אט מגיע לחבר מוגבל: הקצאה אוטומטית מעבירה אותו אליו, אתם או חבר צוות מקצים אותו אליו ידנית, או שהם תובעים אותו בעצמם מתור ההמתנה של הלא-מוקצים (כאשר אפשרתם זאת).

אם חבר מוגבל מוצא מסיבוב ההקצאה האוטומטית, הוא פשוט יראה רק את מה שאנשים מקצים לו ידנית.

כדאי לדעת #

• לא ניתן להגביל את בעל החשבון. הבעלים תמיד רואה הכל.
• זה נפרד מהתפקיד. ניתן להגביל כל תפקיד — אפילו מנהל מערכת (Admin), אם כי מדובר בשילוב לא שגרתי והעורך יתריע על כך בעת הבחירה.
• סיכומים ברמת החשבון אינם מפוצלים. ניתוחי נתונים (Analytics) בלוח הבקרה וסיכומים יומיים הם נתונים של כל החשבון, לכן חבר צוות מוגבל בעל גישה לאזורים אלו עדיין יראה נתונים ברמת החשבון. אם זה משמעותי, הגדר את Analytics ו-Daily Summaries ל-None עבור אותו חבר באותו עורך.
• חברי צוות עם גישה לניהול צוות יכולים לראות את רשימת הצוות כרגיל — הגבלת הנראות מכסה צ’אטים ואנשי קשר, לא את רשימת הצוות שלך.
• זה מגביל את אילו אנשי קשר הם רואים, לא מה הם רואים עליהם. בתוך שיחה, חבר הצוות עדיין יראה את מספר הטלפון, כתובת האימייל, ההערות והשדות המותאמים אישית של איש הקשר בכותרת הצ’אט ובלוח אנשי הקשר, גם כאשר Contacts מוגדר ל-None (זה רק מסיר את דפי אנשי הקשר, עריכת אנשי קשר, עסקאות ומשימות). כדי להסתיר פרטים אלו בזמן שחבר הצוות ממשיך להשיב, הפעל את הסתרת פרטי קשר של לקוחות עבור אותו חבר. טשטוש פרטיות (הגדרות ← אבטחה) הוא טשטוש ברמת הדפדפן עבור שיתוף מסך שהאדם יכול לכבות בעצמו, ואינו מהווה בקרת גישה.

הגבלת חבר למשימות שלו #

Task visibility היא בחירה נפרדת מנראות צ’אטים ואנשי קשר. השתמש בה כאשר מספר אנשים עונים לאותם לקוחות, אך כל אחד מהם צריך לעבוד רק על המשימות שהוקצו לו. שני עמיתים יכולים לפתוח את הצ’אט של אותו לקוח, בעוד שכל אחד מהם רואה רק את המשימות שלו.

איך מגיעים לשם: הגדרות → Team → סמל המחוונים בשורה של החבר → מקטע Task visibility בעורך ה-Permissions.

בחר אחת משתי אפשרויות:

• All tasks they can see through their contacts — ברירת המחדל. החבר רואה כל משימה של אנשי הקשר שיש לו גישה אליהם.
• Only tasks assigned to them — החבר רואה משימה רק ברגע שהיא מוקצית לו, גם אם הוא יכול לפתוח את אותו לקוח כמו עמית.

כאשר נבחרת האפשרות Only tasks assigned to them, שתי תיבות סימון נוספות מרחיבות אותה שוב:

• Also show tasks they created — משימות שאדם זה יצר בעצמו נשארות גלויות עבורו, גם לאחר שהוא מעביר אותן למישהו אחר.
• Also show tasks nobody is assigned to — משימות שאף אחד עדיין לא לקח על עצמו, כמו משימות חדשות שסוכן ה-AI שלך יוצר, נשארות גלויות כדי שיוכל לקחת אותן.

לחץ על Save permissions בסיום. חברים המוגדרים על Only tasks assigned to them יקבלו תג Own tasks only ברשימת ה-Members.

מה החבר רואה #

• בכל מקום שבו מופיעות משימות: לוח המשימות, חיפוש, קישור ישיר למשימה ורשימת המשימות של איש קשר. קישור למשימה שאינה שלהם לא יפתח אותה עבורם.
• כאשר משימה מוקצית מחדש מחוץ לטווח הראייה שלהם, היא עוזבת את הלוח שלהם.
• פעמון ההתראות שלהם לא מציג התראות על משימות.
• נראות אנשי קשר עדיין חלה בנוסף. חבר שמוגבל לצ’אטים שלו בלבד רואה רק משימות של אנשי הקשר שהוא יכול לראות, ועם Only tasks assigned to them רק את המשימות שהוקצו לו מתוכם.
• בעל החשבון לעולם אינו מוגבל, ושום דבר לא משתנה עבור חברים שנשארו על הגדרות ברירת המחדל.

הגבלת חבר לסוכנים או ערוצים מסוימים #

הסעיף לעיל מגביל אדם לצ’אטים שהוקצו לו. סעיף זה מגביל אותם לפי היכן שהצ’אט שייך: סוכן AI ספציפי, ערוץ ספציפי, מחלקה ספציפית, או כל שילוב שלהם.

השתמש בזה עבור צוותים שמפוצלים לפי תחום ולא לפי עומס עבודה — איש תמיכה שצריך לראות רק שיחות של סוכני תמיכה, נציג WhatsApp בלבד, איש מכירות שעובד בתור המכירות, או צוות חיצוני שמטפל בערוץ אחד עבורך.

איך מגיעים לשם: הגדרות → צוות → סמל המחוונים בשורה של החבר → סעיף סוכנים, ערוצים ומחלקות, ממש מתחת ל-נראות צ’אטים ואנשי קשר.

סמן את הסוכנים שהאדם הזה עובד עליהם, ו/או את הערוצים, ו/או את המחלקות. השאר רשימה ריקה כדי לא להגביל לפיה. אל תסמן דבר והוא יראה הכל, שזו ברירת המחדל ואיך שכל חבר קיים עובד כבר עכשיו. (רשימת המחלקות מופיעה רק לאחר שיצרת כמה כאלה.)

ערוצים מוגבלים לפי סוג, לא לפי מספר. סימון WhatsApp Web מציג לחבר את כל מספרי ה-WhatsApp Web בחשבון. כדי להשאיר מישהו במספר אחד, הקצה למספר זה סוכן AI משלו ב-מי עונה לשיחות חדשות והגבל את החבר לסוכן זה. זה מכסה שיחות חדשות; אנשי קשר שכבר מטופלים על ידי סוכן אחר יישארו איתו.

שתי המגבלות מצטברות #

נראות צ’אטים ואנשי קשר ו-סוכנים, ערוצים ומחלקות הן מגבלות נפרדות, ושתיהן חלות בו-זמנית:

• סוכנים/ערוצים/מחלקות לבדם מעניקים לך תיבת דואר נכנס צוותית משותפת — כולם בצוות התמיכה רואים כל צ’אט של סוכן תמיכה, מי שלא יטפל בו.
• אותו הדבר יחד עם הוקצו לו בלבד מעניק לך את הגרסה המצומצמת — הצ’אטים שלו בלבד, בסוכן שלו, ושום דבר אחר.

כל מה שהמגבלה של “הוקצו לו בלבד” מכסה, גם זה מכסה: תיבת הנכנס של הצ’אטים, אנשי קשר, חיפוש, ספירות ותגים, ייצוא והודעות שמגיעות בזמן אמת. זהו הגבול של מה שההתחברות שלו יכולה להגיע אליו, לא מסנן שהוא יכול לנקות.

צ’אטים ללא סוכן #

חלק מהשיחות אינן מטופלות על ידי אף סוכן — שיחות ישנות מלפני שהגדרת את הסוכנים שלך, וכל צ’אט שהחבר מתחיל בעצמו. כברירת מחדל, אלו נשארים מוסתרים מחבר המוגבל לסוכנים.

סמן את הצג גם צ’אטים שאינם מטופלים על ידי אף סוכן אם אתה מעדיף שהם יראו גם אותם. כדאי לסמן זאת אם החבר צריך להתחיל שיחות בעצמו, מכיוון שלצ’אט שהוא יוצר אין עדיין סוכן.

כדאי לדעת #

• בעל החשבון לעולם לא יכול להיות מוגבל. הבעלים תמיד רואה הכל.
• זה נפרד מהתפקיד. כל תפקיד יכול להיות מוגבל בדרך זו, כולל מנהל.
• מחיקת סוכן לא שוברת כלום. חבר המוגבל לסוכן שכבר לא קיים פשוט מפסיק לראות צ’אטים ממנו; שום דבר לא נכשל, ואתה יכול לבחור מחדש בכל עת. מחיקת מחלקה עושה זאת טוב יותר: כל מי שמוגבל אליה מוסר ממנה אוטומטית, כך שאף אחד לא נשאר עם תיבת דואר נכנס ריקה.
• אותו חריג ברמת החשבון כמו לעיל. ניתוח נתונים בלוח הבקרה וסיכומים יומיים נשארים נתונים של כל החשבון. הגדר אזורים אלו ל-ללא (None) עבור החבר אם זה משנה.

הסתרת פרטי התקשרות של לקוח מחבר צוות #

ההגבלות לעיל קובעות אילו צ’אטים ואנשי קשר חבר צוות יכול לראות. הגדרה זו קובעת האם הוא יכול לראות מי הלקוח. הפעל אותה עבור חבר צוות, וכל מספר טלפון, כתובת דוא"ל ומזהה חברתי בחשבון שלך יוסתרו עבורו — הוא עדיין יוכל לקרוא ולענות לצ’אטים, אך לעולם לא יקבל מידע שיוכל לקחת איתו.

השתמש בה עבור סוכן תמיכה או צוות חיצוני שאמור לטפל בשיחה אך לא אמור לצאת עם רשימת הלקוחות.

איך מגיעים לשם: הגדרות → צוות → סמל המחוונים בשורה של חבר הצוות → פרטי התקשרות, ישירות תחת נראות צ’אט ואנשי קשר.

סמן את הסתר פרטי התקשרות של לקוח מחבר צוות זה ולחץ על שמור הרשאות. השינוי יחול בפעם הבאה שחבר הצוות יטען או ירענן את החשבון שלך.

מה החבר רואה #

• מספר טלפון יוצג כ-+316 ••• ••• •78: שלוש הספרות הראשונות ושתי האחרונות, כך שעדיין ניתן להבדיל בין שני אנשי קשר “לא ידועים”. כתובת דוא"ל תוצג כ-h•••@•••.com, ומזהה חברתי כ-d•••.
• ההסתרה מוחלת בכל מקום: בתיבת הנכנס של הצ’אטים ובכותרת השיחה, בלוח אנשי הקשר, ברשימת אנשי הקשר וברשומה שלהם, בתוצאות חיפוש, בפגישות, במשימות ובעסקאות, בהתראות ובשורת הכתובת — הקישור לצ’אט לעולם לא יכיל את המספר.
• מספרים וכתובות דוא"ל שהלקוח מקליד בתוך הודעה מוסתרים גם הם, בשרשור ובתצוגה המקדימה של ההודעה, כך ש-“תתקשר אליי ל-06 12345678” יקרא כ-“תתקשר אליי ל-•••”. תמלולי הודעות קוליות מוסתרים; מספר שנאמר בקול עצמו, או מוצג בתמונה, אינו מוסתר.
• חיפוש לפי מספר או דוא"ל לא יניב תוצאות עבורם, וכלל רשימה או סינון על שדה הטלפון או הדוא"ל ייחסם. הם עדיין יכולים לחפש לפי שם.
• הם לא יכולים לייצא דבר. ייצוא אנשי קשר, תמלולי צ’אט ותמלולים שנשלחו בדוא"ל מושבתים עבור חבר צוות זה, באפליקציה ובכל הורדה.
• פעולות “לחץ כדי להתקשר”, “שלח דוא"ל לאיש קשר זה” ו-“המשך ב-WhatsApp / SMS” מוסתרות; שדות הטלפון והדוא"ל באיש קשר הם לקריאה בלבד עבורם.
• המענה עובד בדיוק כפי שעבד קודם לכן, בכל ערוץ, מכיוון ששליחה מעולם לא דרשה מחבר הצוות לדעת את המספר.

כדאי לדעת #

• לא ניתן להסתיר את בעל החשבון. הבעלים תמיד רואה הכל.
• זה נפרד מהתפקיד. ניתן להסתיר כל תפקיד, כולל מנהל מערכת (Admin), וזה מצטבר עם שתי המגבלות שלעיל.
• חבר מוסתר לא יכול לבטל הסתרה של אף אחד. מי שפרטי הקשר שלו מוסתרים יכול להפעיל זאת עבור אחרים (אם הוא מנהל את הצוות) אך לעולם לא לבטל זאת — לא עבור עמית ולא עבור עצמו. כל שינוי בהגדרה מתועד ביומן הביקורת של החשבון.
• מספרים הקצרים משבע ספרות בתוך הודעה נשארים גלויים (מספרי הזמנה, מחירים, תאריכים).
• אם הוספת את כתובת הדוא"ל של חבר צוות להודעות ההתראה שלך, הודעות אלו יגיעו אליהם כפי שהן מגיעות אליך — הסר אותם מרשימה זו אם ההגדרה חשובה.
• אין כפתור “חשיפה” ואין יומן לכל צפייה: מוסתר זה מוסתר, והבעלים רואה הכל.
• גישה לאנשי קשר המוגדרת כ-None (ללא) פירושה שהחבר לא מקבל אנשי קשר בבוררים: החיפוש הגלובלי (Cmd+K), טופס קביעת התורים, משימות ועסקאות יציגו עבורו רשימה ריקה. תן להם הרשאת View (צפייה) לאנשי קשר אם הם צריכים לבחור איש קשר שם; הרשימה תציג אז מספרים וכתובות דוא"ל מוסתרים.

מחלקות #

מחלקה היא קבוצה בעלת שם של הצוות שלך — מכירות, תמיכת לקוחות, משאבי אנוש. היא מעניקה לך שלושה דברים שהקצאה לבדה לא יכולה: שם למי שבבעלותו ליד, דרך לצ’אטים חדשים להגיע לצוות הנכון בעצמם, וסבב שמכסה רק את הצוות הזה.

איך מגיעים לשם: הגדרות → צוות → כרטיס מחלקות, ממש מתחת להקצאה אוטומטית.

יצירת מחלקה #

לחץ על הוסף מחלקה, ולאחר מכן מלא את:

• שם — איך הצוות נקרא. “מכירות”, “תמיכת לקוחות”, “משאבי אנוש”.
• מי בצוות — סמנו את האנשים בצוות הזה. אתם יכולים להיות חברים בצוות בעצמכם.
• צ’אטים חדשים שמטופלים על ידי נציגים אלו / צ’אטים חדשים בערוצים אלו — אופציונלי. בחרו באפשרויות אלו ושיחות חדשות שתואמות יויעדו אוטומטית למחלקה זו. אם לא תבחרו דבר, המחלקה תהיה ידנית בלבד: לידים יגיעו אליה רק כאשר מישהו יעביר אותם לשם.
• העבר גם כל ליד חדש למי שבמחלקה זו שיש לו הכי פחות כרגע — מופעל כברירת מחדל. כבו אפשרות זו אם הצוות עובד מתור משותף וכל אחד לוקח את הלידים שלו. עבור לידים חדשים, אפשרות זו דורשת שגם הקצאת אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי תהיה מופעלת: בלעדיה, לידים חדשים עדיין יויעדו למחלקה אך אף אחד לא יקבל אותם, ותראו הערה מתחת לתיבת הסימון. הסלמות שסוכן AI שולח למחלקה זו יועברו בכל מקרה (ראו להלן).

אם תבחר גם סוכן וגם ערוץ, צ’אט יצטרך להתאים לשניהם כדי להיות מתויק כאן — כך תוכל להקצות לצוות אחד “את סוכן התמיכה, אבל רק ב-WhatsApp” בזמן שצוות אחר יטפל בשאר.

תיוק ליד באופן ידני #

פתח כל צ’אט, לחץ על תפריט ה-⋮ ובחר ב-תייק תחת מחלקה…. בחר את המחלקה (או ב-ללא מחלקה כדי להסיר אותו ממנה).

אלא אם תכבו זאת, שיוך ליד באופן ידני גם יעביר אותו למי שבצוות זה שיש לו הכי פחות צ’אטים כרגע — אותו סבב שבו משתמשת ההקצאה האוטומטית. (שיוך ידני עושה זאת ללא קשר לשאלה אם מתג ההקצאה האוטומטית של החשבון כולו מופעל; רק הניתוב האוטומטי תלוי בו.) שני דברים שהוא לעולם לא עושה:

• היא לעולם לא לוקחת צ’אט ממי שכבר מטפל בו. אם לצ’אט כבר יש אחראי, תיוק שלו תחת מחלקה רק משנה את המחלקה.
• היא לעולם לא משנה מי משיב. זהו סוכן ה-AI של הצ’אט, שאותו משנים מהלוח הצדי.

שליחת הסלמות של סוכן למחלקה #

סוכן AI יכול לשלוח את התראות האנושיות שלו ישירות למחלקה: פתחו את הסוכן, עברו למתג התראות אנושיות (Human alerts) שלו, ובחרו את המחלקה תחת שלח הסלמות אל (ראו הגדרת בוט AI).

כאשר הסוכן מעביר צ’אט:

• הצ’אט מיועד למחלקה.
• אם למישהו במחלקה כבר יש את הצ’אט, הוא נשאר אצלו והוא מקבל את ההתראה.
• אחרת, כאשר העבר גם כל ליד חדש למי שבמחלקה זו שיש לו הכי פחות כרגע מופעל, הוא עובר לאותו אדם והוא מקבל את ההתראה. מתג ההקצאה האוטומטית ברמת החשבון אינו משפיע כאן.
• כאשר המתג כבוי, הצ’אט ממתין בתור המשותף של המחלקה וכל מי שבמחלקה מקבל את ההתראה, כך שמי שפנוי יכול לקחת אותו.

כל אדם מקבל את ההתראה לפי הגדרות ההתראות האישיות שלו. אתם, כבעלי החשבון, עדיין מקבלים את שלכם. אם המחלקה נמחקת, או שאף אחד בה אינו פעיל יותר, ההסלמות של אותו סוכן חוזרות לבעל החשבון.

ניתן גם לשלוח את ההסלמות של סוכן לאדם אחד במקום למחלקה שלמה; בחרו אותו מאותה רשימה.

מחלקות והקצאה הן נפרדות #

לצ’אט יכולים להיות שניהם, והם עונים על שאלות שונות:

• אחראי — איזה אדם מטפל בו.
• מחלקה — איזו צוות אחראי עליו.

שינוי של אחד לעולם לא מוחק את השני. זה מכוון: ליד יכול לעבור בין אנשים בתוך צוות המכירות לאורך כל השבוע ועדיין להישאר ליד של צוות המכירות.

הגבלת אדם למחלקה שלו #

ברגע שיש לך מחלקות, מופיעה אפשרות שלישית בסעיף סוכנים, ערוצים ומחלקות בעורך ההרשאות של חבר צוות: מחלקות. סמן אחת או יותר ואותו אדם יראה רק לידים שתויקו תחתן.

• בפני עצמה, זוהי תיבת דואר נכנס משותפת לצוות — כולם במכירות רואים כל ליד של מכירות, לא משנה מי מטפל בו.
• יחד עם מוקצה אליו בלבד, זו הגרסה המצומצמת: רק לידי המכירות שלו ולא שום דבר אחר.

צ’אטים עם ללא מחלקה נשארים מוסתרים מחבר צוות המוגבל למחלקה. סמן את הצג גם צ’אטים שאינם באף מחלקה אם אתה מעדיף שהם יראו גם אותם — כדאי לעשות זאת בזמן שאתה עדיין מתייק את הארכיון שלך, כיוון שכל צ’אט קיים מתחיל ללא מחלקה.

כדאי לדעת #

• מחלקות לא מעניקות דבר בפני עצמן. השתייכות לאחת לא משנה מה מישהו יכול לראות או לעשות — רק ההגבלה שלעיל עושה זאת.
• מחיקת מחלקה שמישהו מוגבל אליה מסורבת. תדע למי, כדי שתוכל לשנות את ההרשאות שלו קודם. זה מכוון: הסרת ההגבלה בשקט הייתה מעבירה לו את כל בסיס הלקוחות שלך מבלי שאף אחד ישים לב.
• לידים ממשיכים לעבוד לאחר מחיקה. אנשי קשר שתויקו תחת מחלקה שנמחקה פשוט מפסיקים להציג אחת, ובפעם הבאה שתתייק אותם זה יישמר.
• הסבב מכסה רק אנשים שעובדים בפועל. חבר מושעה, מישהו שהוצא מהקצאה אוטומטית, או אתה אם הוצאת את עצמך — אף אחד מהם לא יקבל ליד, גם אם הוא רשום במחלקה.
• אם אף אחד במחלקה לא זמין, הליד עדיין מתויק תחתיה ונשאר לא מוקצה כדי שהצוות יוכל לקחת אותו.
• איש קשר שנוצר על ידי חבר צוות המוגבל למחלקה מתויק תחת המחלקה שלו אוטומטית, כך שהוא לא מאבד קשר למשהו שהוא בדיוק הוסיף בעצמו. (רק כשהוא מוגבל למחלקה אחת בדיוק — עם כמה מחלקות אין דרך לנחש לאיזו).

הזמנת חברי צוות #

1. עבור אל צוות (או הגדרות ← צוות) ולחץ על הזמן חבר צוות.
2. הזן את כתובת הדוא"ל של האדם.
3. פתח את התפריט הנפתח תפקיד ובחר מנהל (Admin), סוכן (עורך) או צופה (Viewer).
4. לחץ על שלח הזמנה.

• האדם מקבל הזמנה באימייל עם קישור לאישור. אם אין לו עדיין חשבון, נוצר עבורו חשבון באופן אוטומטי עם סיסמה זמנית הכלולה באימייל.
• ההזמנה תקפה ל-7 ימים; לאחר מכן היא פוקעת ותצטרך לשלוח אותה מחדש.
• הזמנות ממתינות מופיעות ברשימה נפרדת מתחת לרשימת חברי הצוות, כך שתוכל לראות מי טרם אישר את ההזמנה.

מגבלות מקומות בצוות #

התוכנית שלך קובעת כמה חברי צוות יכולים להיות לך. הזמנות ממתינות נספרות כחלק מהמכסה שלך, לכן הזמנה שטרם אושרה על ידי איש עדיין תופסת מקום.

דף הצוות מציג כמה מקומות אתה מנצל וכמה יש לך בסך הכל. אם תגיע למכסה, תראה שגיאה בעת ניסיון להזמין מישהו. בטל הזמנה שאינה בשימוש כדי לפנות מקום, או עבור לתוכנית עם יותר מקומות דרך הגדרות ← חיוב (Settings → Billing).

אם החשבון שלך מנוהל על ידי הספק שלך, מכסת המושבים שלך נקבעת על ידו — היא יכולה להיות כל מספר שיבחר. אם חברי צוות אינם כלולים בתוכנית שלך, האפשרות להזמין מושבתת; בקש מספק החשבון שלך להפעיל אותה או להעלות את המגבלה.

ניהול הזמנות #

מרשימת ההזמנות הממתינות באפשרותך:

• שלח מחדש הזמנה אם האדם לא קיבל אותה או אם הקישור פג תוקף.
• בטל הזמנה (סמל פח האשפה) אם אינך מעוניין עוד להוסיף את אותו אדם. פעולה זו עובדת גם עבור הזמנות שפג תוקפן, כך שתוכל לנקות רשומות ישנות מהרשימה.

קבלת הזמנה #

1. לחץ על Accept (קבל) בהודעת הדוא"ל של ההזמנה.
2. אם אתה חדש בפלטפורמה, התחבר באמצעות הסיסמה הזמנית שקיבלת בדוא"ל והגדר סיסמה חדשה.
3. אם כבר יש לך חשבון, התחבר באמצעות פרטי הגישה הקיימים שלך.
4. לאחר האישור, ההתחברות תוביל אותך ישירות לאותו חשבון.

באפשרותך גם לדחות הזמנה אם אינך מעוניין להצטרף.

מעבר בין חשבונות (מצב צוות) #

חברי צוות לא עובדים בתוך החשבון שלך כל הזמן — יש להם חשבון משלהם והם עוברים לשלך בעת הצורך.

1. חבר הצוות מתחבר עם כתובת האימייל והסיסמה שלו.
2. הוא מועבר ישירות לחשבון שלך. בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד השמאלי מציג את שם החשבון שבו הוא עובד.
3. לוח הבקרה שלך נטען עם ההרשאות שהקצית לו — אזורים שאין לו גישה אליהם מוסתרים לחלוטין מהניווט.
4. כשהוא מסיים, הוא פשוט מבצע התנתקות. חברים שמנהלים גם חשבון משלהם יראו את האפשרות חזרה לחשבון שלי באותו בורר כדי לחזור אליו.

אותו אימייל יכול להשתייך למספר חשבונות בו-זמנית. אם הוזמנת לחשבון שני עם אימייל שכבר יש לו גישה במקום אחר, הגישה החדשה מתווספת אוטומטית — אין צורך לאשר דבר נוסף, ואתה שומר על הגישה הקיימת שלך.

בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד השמאלי מציג תמיד לחבר הצוות באיזה חשבון הוא עובד כרגע. כאשר הוא שייך ליותר מחשבון אחד, לחיצה עליו תציג את החשבונות האחרים כדי שיוכל לעבור ביניהם.

כל פעולה שחבר צוות מבצע — חיבור ערוץ, ייבוא אנשי קשר, מענה לצ’אטים — מתרחשת בחשבון שבו הוא עובד, כך שהיא גלויה לבעלים ומשתמשת בתוכנית ובקרדיטים של אותו חשבון. פרטי ההתחברות האישיים שלו הם רק מפתח; הם אינם מכילים ערוצים, אנשי קשר או קרדיטים משל עצמם.

מכיוון שהתחברות תמיד מעבירה את חבר הצוות לחשבון שאליו הוא שייך, הזמן אנשים באמצעות כתובת דוא"ל שאין לה כבר חשבון נפרד משלה בפלטפורמה.

מה חברי צוות יכולים לראות #

• הם רואים רק את התחומים שנתת להם הרשאת גישה אליהם.
• תחומים המוגדרים כ-“ללא” אינם מופיעים בניווט כלל.
• אם הגבלת את נראות הצ’אט ואנשי הקשר שלהם, הם רואים רק את השיחות ואנשי הקשר שהוקצו להם, בכל מקום באפליקציה. אותו דבר תקף לגבי מגבלת סוכן או ערוץ.
• אם הסתרת פרטי קשר של לקוחות עבורם, כל מספר טלפון, כתובת אימייל ומזהה מוסתרים, הייצוא כבוי, והם לא יכולים לחפש איש קשר לפי מספר.
• תחומי “צפייה” מופיעים אך כל פקד עריכה מושבת.
• יתרת אשראי ופרטי חיוב גלויים רק עם גישת חיוב.
• חבר צוות תמיד רואה את האימייל שלו בתחתית סרגל הצד השמאלי וב-הגדרות ← פרופיל (השם והאימייל שלו), בעוד ששאר הפרופיל (העדפות, התראות והגדרות סביבת עבודה אחרות) שייך לבעל החשבון. התווית עובד ב- ליד החלק העליון של סרגל הצד היא שם החשבון שבו הם עובדים, לא שלהם.
• הגדרות ← אבטחה מציג לחבר צוות רק את סביבת העבודה והעדפות הפרטיות. האימייל להתחברות, הסיסמה, אימות דו-שלבי ובקרות מחיקת חשבון שייכים להתחברות של בעל החשבון ואינם מוצגים לחברי צוות.
• אשף ההגדרה המודרך מוצג רק לחברים עם עריכה או מלא גם ב-הגדרות וגם ב-סוכני AI, מכיוון שהוא משנה פרטים עסקיים, ערוצים והסוכן. כל מי שפותח אותו ואינו כזה מוחזר ללוח הבקרה.

עריכת חבר צוות #

1. עבור אל צוות (או הגדרות ← צוות).
2. מצא את השורה של החבר ולחץ על תג התפקיד (התפקיד הנוכחי שלו, שמוצג ככדורית צבעונית) כדי לפתוח תפריט קטן של מנהל / סוכן / צופה, ולאחר מכן בחר את התפקיד החדש.

זה הדבר היחיד שתג התפקיד משנה. כל השאר בנוגע לגישת החבר — עקיפות לפי אזור, נראות צ’אט ואנשי קשר וכל הגבלת סוכן או ערוץ — נמצאים מאחורי סמל המחוונים באותה שורה.

שינויים מגיעים לחבר הצוות תוך מספר שניות, גם אם החשבון שלך כבר פתוח אצלו: דף שנחסם בפניו ייפתח מעצמו, ללא צורך ברענון.

שינוי שם של חבר #

שמו של חבר נלקח מחשבונו האישי בעת הצטרפותו, או מכתובת האימייל שלו אם אין לו שם כזה. כדי לשנות אותו, לחץ על סמל המחוונים בשורה שלו, הקלד את השם החדש בשדה שם (Name) בראש העורך ולחץ על שמור הרשאות (Save permissions). השם החדש יופיע ברשימת החברים, בכל מקום שבו מוקצות צ’אטים ובתגובות שהם ישלחו מעתה ואילך. אתה (או חבר צוות שיכול לנהל את הצוות) מגדיר זאת כאן; החבר אינו יכול לשנות זאת מהפרופיל האישי שלו.

לא ניתן לשנות כאן את כתובת האימייל שלהם — היא מזהה את החבר. כדי להוסיף אדם אחר, שלח הזמנה חדשה.

השעיית חבר צוות #

1. מצא את חבר הצוות ברשימת ה-Members.
2. לחץ על סמל ההשהיה לצד השורה שלו.

חבר מושהה נחסם ממעבר לחשבון שלך, אך שומר על הגדרות התפקיד וההרשאות שלו, כך שתוכל להפעיל אותו מחדש בלחיצה אחת מאוחר יותר — אין צורך להסיר ולהזמין מחדש.

השעיה חוסמת הפעלת סשנים חדשים; אם לאדם כבר פתוח החשבון שלך, ייתכן שהסשן הנוכחי לא ייקטע באופן מיידי.

הסרת חבר צוות #

1. מצא את חבר הצוות ברשימת ה-Members.
2. לחץ על סמל פח האשפה ואשר את הפעולה.

לאחר ההסרה, הוא לא יוכל עוד לעבור לחשבון שלך (החשבון האישי והנתונים האישיים שלו לא יושפעו). ניתן להוסיף אותו בחזרה מאוחר יותר באמצעות הזמנה חדשה.

ההסרה נכנסת לתוקף באופן מיידי. אם האדם עובד כרגע בתוך החשבון שלך, הוא ינותק ממנו זמן קצר לאחר מכן.

הקצאה אוטומטית של אנשי קשר נכנסים #

כברירת מחדל, צ’אט מוקצה לאדם רק כאשר משהו מחייב זאת — התראה אנושית או בחירה ידנית. כל השאר נשאר בתור ה-Unassigned.

איך מגיעים לשם: בראש דף ה-Team, הפעל את Assign new contacts automatically.

מה זה עושה #

כאשר האפשרות מופעלת, כל איש קשר ששולח לך הודעה בפעם הראשונה מוקצה לחבר הצוות (או לך, בעל החשבון) עם מספר אנשי הקשר הקטן ביותר שהוקצו לו ב-30 הימים האחרונים. עם הזמן, זה מפזר את נפח הפניות הנכנסות באופן שווה בין כל מי שזמין.

מי נמצא במאגר #

כל מי שפעיל ולא הוצא מהסבב: אתה וכל חבר צוות פעיל. חברים מושעים או שהוסרו תמיד מדלגים עליהם, ותפקידים אינם משנים.

אם אתה משתמש ב-מחלקות, יש להן זכות סירוב ראשונה. צ’אט חדש שתואם לכלל של סוכן או ערוץ של מחלקה מתויק תחת אותה מחלקה, והסבב מצומצם לאנשים שבה — כך שליד מ-WhatsApp מגיע למישהו במכירות במקום למי שבאותו רגע הכי פנוי בכל החשבון. צ’אטים שאף מחלקה לא תובעת חוזרים לסבב הכלל-חשבוני שתואר לעיל.

התיוק עצמו אינו תלוי במתג זה: כללי הניתוב של מחלקה משייכים צ’אטים תחתיה ללא קשר לשאלה אם הקצאה אוטומטית מופעלת. המתג קובע רק אם הליד יועבר גם לאדם מסוים.

בחירת המשתתפים #

לא בהכרח צריך להקצות שיחות לכל אחד בצוות. מנהל שנמצא שם רק כדי לפקח, או מומחה שרק בודק צ’אטים מדי פעם, יכולים להישאר מחוץ לסבב מבלי לאבד גישה כלשהי.

לכל אדם ברשימת הצוות — כולל אתה, בעל החשבון — יש מתג כלול בהקצאה אוטומטית בשורה שלו. כולם מתחילים כשהם כלולים; כבה את המתג עבור מישהו, ואנשי קשר חדשים פשוט יפסיקו להגיע אליו, בעוד שכל השאר לגבי המושב שלו נשאר בדיוק אותו הדבר: הוא עדיין יכול לפתוח כל צ’אט, להשיב ולהיות משויך לשיחות באופן ידני.

כמה פרטים:

• המתגים משנים רק כאשר הקצה אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי מופעל — כשהמתג הראשי כבוי הם מוצגים באפור, מכיוון ששום דבר לא מחולק בכל מקרה.
• הוצאת מישהו מהסבב לא נוגעת בצ’אטים שכבר הוקצו לו; היא משפיעה רק על אנשי קשר חדשים מאותה נקודה ואילך.
• אם תוציא את כולם מהסבב (כולל את עצמך), אנשי קשר חדשים יישארו בתור הלא משויכים — שום דבר לא נשבר, פשוט אין למי לחלק אותם.
• התראות אנושיות הן נפרדות: צ’אט לא משויך שמעלה התראה אנושית עדיין מגיע לבעל החשבון, גם אם הבעלים הוצא מהסבב כאן.

מה לא משתנה #

• הקצאות קיימות לעולם לא נדרסות.
• רק הודעת הנכנסת הראשונה מפעילה הקצאה — הודעות מאוחרות יותר מאותו איש קשר לא משנות את ההקצאה.
• הקצאה ידנית עדיין עובדת מתפריט ה-⋮ של הצ’אט.
• הקצאה אוטומטית של התראות אנושיות אינה מושפעת — כאשר המתג כבוי, צ’אט לא מוקצה שמעלה התראה אנושית עדיין מגיע לבעל החשבון.
• חלון 30 הימים הוא מתגלגל, כך שאנשים שיוצאים לחופשה וחוזרים אינם נמצאים בעמדת נחיתות קבועה.

שיטות עבודה מומלצות #

• התחילו עם תפקידים. בחרו את התפקיד (מנהל, נציג או צופה) שהכי מתאים — זו רמת השליטה הזמינה כיום.
• השתמשו ב’צופה’ עבור בעלי עניין שרק צריכים לעקוב אחר ההתקדמות מבלי לשנות דבר בטעות.
• הגבילו את הנראות לעזרה חיצונית. פרילנסרים ונציגים חיצוניים לעיתים רחוקות זקוקים לכל בסיס הלקוחות שלכם — הגדירו את נראות הצ’אטים ואנשי הקשר שלהם לשיחות שהוקצו להם בלבד.
• השתמשו במחלקות ברגע שיש לכם יותר מצוות אחד. מחלקות מאפשרות לצ’אטים חדשים להגיע לצוות הנכון באופן עצמאי, שומרות על הסבב בתוך אותו צוות, ומעניקות לכם דרך להעביר ליד בלחיצה אחת.
• הגבילו את הגישה לניהול צוות לבעלי חשבון ומנהלים מהימנים — חבר צוות לעולם לא יוכל להעניק גישה ברמה גבוהה משלו.
• השעו כדי להשהות גישה באופן זמני, ואז הפעילו מחדש בלחיצה אחת כשהם חוזרים.
• סקרו הרשאות באופן קבוע ככל שתפקידים משתנים בארגון שלכם.

שאלות נפוצות #

האם חבר צוות יכול להשתייך למספר חשבונות? כן — הם עוברים ביניהם באמצעות בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד.

האם חבר צוות יכול לענות לצ’אטים מבלי לראות את מספר הטלפון או הדוא"ל של הלקוח? כן. פתח את עורך ההרשאות שלו וסמן את הסתר פרטי התקשרות של לקוח מחבר צוות זה. מספרים, כתובות דוא"ל ומזהים יוסתרו עבורם בכל מקום (כולל בתוך טקסט ההודעה), הייצוא מושבת, והם לא יכולים לחפש לפי מספר — אך הם קוראים ועונים כרגיל. ראה הסתרת פרטי התקשרות של לקוח מחבר צוות.

האם חברי צוות יכולים לראות זה את זה? רק אם יש להם הרשאת Team Management מוגדרת ל-View ומעלה.

מה קורה אם הזמנה פגה תוקף? שלח אותה מחדש מרשימת ההזמנות — ההזמנה החדשה תהיה תקפה ל-7 ימים נוספים. אם בכל זאת אינך מעוניין להזמין את אותו אדם, השתמש בסמל פח האשפה כדי להסיר את ההזמנה שפג תוקפה מהרשימה.

האם חברי הצוות משתמשים בנקודות הזכות שלי? כן. פעולות הצורכות נקודות זכות בזמן עבודה בתוך החשבון שלך (במצב צוות) מחויבות בחשבונך.

האם ניתן לשנות תפקיד של מישהו לאחר הצטרפותו? כן — ניתן לערוך את החבר ישירות מרשימת החברים בכל עת; אין צורך להסיר אותו ולהזמין אותו מחדש.

האם אני יכול לשנות את השם של חבר צוות? כן. לחץ על סמל המחוונים בשורה שלו, ערוך את השדה שם (Name) בראש העמוד ושמור. ראה שינוי שם של חבר.

האם אני יכול להגביל חבר צוות לערוץ אחד — WhatsApp בלבד, ולא לתיבות דואר נכנס חברתיות? כן. פתחו את עורך ההרשאות שלו וסמנו את WhatsApp תחת נציגים, ערוצים ומחלקות — לאחר מכן הוא יראה רק שיחות WhatsApp, בכל מקום באפליקציה. ראו הגבלת חבר צוות לנציגים או ערוצים מסוימים. אותו סעיף מגביל אדם לסוכני AI ספציפיים או למחלקה. שימו לב שזה לפי סוג ערוץ, לא לפי מספר מחובר: מי שמוגבל ל-WhatsApp רואה כל שיחת WhatsApp בחשבון, לא רק את אלו שבאחד מהמספרים שלכם.

האם ניתן להסתיר את מספר הטלפון וכתובת האימייל של איש קשר מחבר צוות שעדיין משיב לצ’אטים שלו? כן. פתח את עורך ההרשאות שלו וסמן את Hide customer contact details from this member תחת Contact details. מספרי טלפון, כתובות אימייל ומזהים חברתיים יוסתרו עבורו בכל מקום, בעוד שהוא עדיין יוכל לקרוא ולהשיב. הגדרת Contacts ל-None בלבד אינה עושה זאת: היא מסירה את דפי אנשי הקשר ואת עריכת אנשי הקשר, אך הפרטים בצ’אט נשארים גלויים. ראה הסתרת פרטי קשר של לקוחות מחבר צוות. טשטוש פרטיות (הגדרות ← אבטחה) הוא טשטוש שיתוף מסך ברמת הדפדפן שהאדם יכול לכבות, ואינו מהווה בקרת גישה.

האם אני יכול להגביל מישהו רק לשיחות שהוקצו לו? כן. פתחו את עורך ההרשאות שלו והגדירו את נראות צ’אט ואנשי קשר ל-רק שהוקצו להם — הם יראו אז רק את הצ’אטים ואנשי הקשר שלהם, בכל מקום באפליקציה, ותוכלו לבחור לאפשר להם לראות גם את אלו שלא הוקצו. ראו הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד. אם משאירים על ברירת המחדל, כל אנשי הקשר, ההקצאה נשארת כלי עבודה בלבד: היא קובעת מי אחראי על צ’אט ומי מקבל התראות עליו, וכל מי שיש לו גישת הודעות עדיין רואה את כל תיבת הנכנס.

האם אני יכול לארגן את הצוות שלי למחלקות כמו מכירות ותמיכה? כן. הגדרות → צוות → מחלקות. מחלקה היא קבוצת אנשים בעלת שם שיכולה לקבל צ’אטים חדשים באופן אוטומטי (על ידי סוכן AI או לפי ערוץ), מעבירה כל אחד מהם למי שפנוי ביותר בצוות זה, וניתן להשתמש בה כדי להגביל את מה שחבריה רואים. ניתן גם לתייק כל ליד בודד תחת מחלקה מתפריט ה-⋮ של הצ’אט. ראו מחלקות.

האם אני יכול לתת לצוות שלם תיבת דואר נכנס משלו? כן, בשתי דרכים. אם העבודה של הצוות מגיעה לסוכן או ערוץ משלו, הגבילו את חבריו לכך תחת נציגים, ערוצים ומחלקות. אם מדובר במי הבעלים של הליד ולא מאיפה הוא הגיע, צרו מחלקה, הגבילו את חבריה אליה, ותייקו לידים תחתיה — או באופן אוטומטי עם כלל ניתוב או ידנית מתפריט הצ’אט.

האם קיימת חלוקה בשיטת סבב (Round-robin) של צ’אטים נכנסים? יש משהו טוב יותר משיטת סבב: הפעילו את הקצאת אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי וכל איש קשר חדש יגיע למי שהוקצו לו הכי מעט אנשי קשר ב-30 הימים האחרונים, כך שהעומס מתאזן במקום רק להסתובב. ניתן להוציא אנשים בודדים מהסבב מבלי לשנות את הגישה שלהם, ועם מחלקות ניתן לשמור על הסבב בתוך הצוות הנכון במקום להריץ אותו על פני כל החשבון.

האם צ’אט מוקצה אוטומטית כאשר מישהו משיב לו? לא. הקצאה מתרחשת בהודעה הנכנסת הראשונה של איש קשר כאשר הקצאה אוטומטית מופעלת, בהתראה אנושית, או כאשר מישהו בוחר מקצה באופן ידני. השבה לצ’אט אינה מהווה לקיחת אחריות עליו.

צעדים הבאים #

• הגדרות חשבון — ניהול הפרופיל והאבטחה שלך.
• מערכת חיוב — הבנת נקודות זכות וחיובים.