ניהול צוות #

הזמן חברי צוות לחשבון שלך ושלוט בדיוק במה שהם יכולים לראות ולעשות. בין אם יש לך נציג תמיכה שזקוק לגישה לצ’אטים בלבד או מנהל שיווק שמריץ קמפיינים, באפשרותך להגדיר את רמת הגישה המתאימה לכל אדם.

גישה לניהול צוות #

איך מגיעים לשם: הגדרות ← קבוצת סביבת עבודה (Workspace) ← צוות (Team).

פתח את הגדרות (Settings) ליד החלק התחתון של סרגל הצד השמאלי, ולאחר מכן לחץ על צוות (Team) בתפריט ההגדרות. בטלפון, הקש תחילה על סמל התפריט (☰).

מקטע הצוות מציג את רשימת החברים הנוכחית שלך (כאשר בעל החשבון תמיד מוצמד לראש הרשימה) וברגע שיש לך הזמנות ממתינות, רשימת הזמנות (Invites) נפרדת מתחתיה.

איך זה עובד #

ניהול צוות מאפשר לך:

• הזמן אנשים להצטרף לחשבון שלך באמצעות דוא"ל
• הקצה תפקידים (מנהל, עורך או צופה) כדי לקבוע רמת גישה בסיסית
• כוונן הרשאות לכל חבר — פתח את עורך ההרשאות של חבר כדי לשנות את הגישה שלו לכל אחד מ-12 התחומים בנפרד (ראה התאמת הרשאות)
• הגבל אדם לצ’אטים שלו בלבד — אותו עורך יכול להגביל חבר לשיחות ולאנשי הקשר שהוקצו לו (ראה הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד)
• הגבל אדם לסוכנים, ערוצים או מחלקות מסוימים — פצל את הצוות לפי תחום ולא לפי עומס עבודה (ראה הגבלת חבר לסוכנים או ערוצים מסוימים)
• קבץ את הצוות למחלקות — מכירות, תמיכה, משאבי אנוש, כאשר כל אחת מקבלת צ’אטים חדשים משלה ומנהלת סבב משלה (ראה מחלקות)
• השעה או הסר חברי צוות בכל עת
• עבור בין חשבונות באמצעות החלפת חשבונות מבוססת אסימון, ולאחר מכן חזור לחשבון שלך

כל חבר צוות מתחבר עם החשבון שלו. כאשר הם עוברים לחשבון שלך, הם רואים את לוח המחוונים, הקמפיינים, אנשי הקשר והצ’אטים שלך — אך רק את החלקים שנתת להם גישה אליהם.

תפקידים #

לכל חבר צוות יש אחד משלושה תפקידים, הקובע את הרשאות ברירת המחדל שלו ברחבי הפלטפורמה.

הערת שמות: תפקיד זה נקרא עורך (Editor) לאורך מדריך זה (ובטבלת ההרשאות להלן), אך בבורר התפקידים באפליקציה עצמה הוא מסומן כ-סוכן (Agent) — מדובר באותו תפקיד, עם אותן הרשאות, פשוט שם שונה על המסך.

אזורי הרשאה #

קיימים 12 אזורי הרשאות ברחבי הפלטפורמה. ניתן להגדיר כל אחד מהם לאחת מארבע רמות:

תחומים ומה הם כוללים #

הרשאות ברירת מחדל לפי תפקיד #

אלו הן ברירות המחדל — ניתן לשנות כל אזור עבור כל חבר בעורך ההרשאות להלן.

התאמת הרשאות (עקיפות) #

לפעמים תפקיד ברירת המחדל לא מתאים בדיוק — ייתכן שתרצה עורך שיוכל גם לצפות בנתונים (Analytics) במלואם, או מנהל שלא אמור לראות את החיובים (Billing). הפלטפורמה תומכת בעקיפת הרשאות: הגדרות מפורטות לפי אזור, שיש להן עדיפות על פני ברירות המחדל של תפקיד החבר.

כדי לערוך את ההרשאות של חבר צוות:

1. מצא את החבר ברשימת החברים ולחץ על סמל המחוונים בשורה שלו (אם כבר יש לו הרשאות מותאמות אישית, התווית “N overrides” לצד התפקיד שלו תפתח את אותו עורך).
2. עורך ההרשאות מפרט את כל 12 התחומים, כל אחד עם ארבע רמות — ללא, צפייה, עריכה ו-מלאה. נקודה קטנה מסמנת את הרמה שהתפקיד של החבר כבר מעניק לו, כך שתמיד תוכל לראות מהו בסיס ומה מותאם אישית. מעל התחומים יושבות שתי מגבלות הקובעות כמה מהחשבון החבר יכול לראות בכלל: נראות צ’אטים ואנשי קשר (ראה הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד) ו-סוכנים, ערוצים ומחלקות (ראה הגבלת חבר לסוכנים או ערוצים מסוימים).
3. שנה את התחומים הרצויים ולחץ על שמור הרשאות. רק התחומים השונים מברירת המחדל של התפקיד נשמרים כהגדרות מותאמות אישית, ורשימת החברים מציגה ספירה לצד כל מי שיש לו כאלה.
4. אפס לברירות המחדל של התפקיד (בפינה השמאלית התחתונה של העורך) מנקה כל הגדרה מותאמת אישית ומחזיר את החבר לגישה הסטנדרטית של התפקיד שלו.

שינוי התפקיד של חבר צוות מאוחר יותר שומר על העקיפות שלו — כל אזור שבו בוצעה התאמה אישית נשאר ברמה המותאמת שלו, בעוד שכל השאר עוקב אחר ברירות המחדל של התפקיד החדש.

רק בעל החשבון יכול להעניק גישה גבוהה משלו. חבר צוות עם גישת ניהול צוות יכול להזמין ולנהל אחרים, אך אינו יכול לתת לאף אחד הרשאות חזקות יותר מאלו שיש לו בעצמו, ואינו יכול להשעות או להסיר חבר צוות שהגישה שלו רחבה משלו.

דוגמה: לסוכן התמיכה שלך יש תפקיד סוכן (עורך). כברירת מחדל, לתפקיד זה יש צפייה בלבד בנתונים (Analytics) — הם יכולים לפתוח את לוחות המחוונים אך לא לנהל אותם. פתח את עורך ההרשאות שלו, הגדר את Analytics ל-מלאה, ושמור — כל השאר נשאר בברירות המחדל של התפקיד.

הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד #

אזורי הרשאות קובעים עם מה חבר יכול לעבוד — צ’אטים, אנשי קשר, קמפיינים. נראות צ’אטים ואנשי קשר קובעת כמה מזה הוא יכול לראות: הכל בחשבון, או רק את השיחות ואנשי הקשר שהוקצו לו.

זהו הפתרון המתאים עבור פרילנסר המטפל במגזר אחד, סוכן חיצוני, או עובד זוטר שצריך לטפל בתור שלו מבלי לעיין בכל בסיס הלקוחות שלך.

איך מגיעים לשם: הגדרות ← צוות ← סמל המחוונים בשורה של החבר ← סעיף נראות צ’אטים ואנשי קשר בחלק העליון של עורך ההרשאות.

בחר אחת משתי אפשרויות:

• כל אנשי הקשר — החבר רואה כל צ’אט ואיש קשר בחשבון. זוהי ברירת המחדל וכך כל חבר קיים עובד כיום.
• רק אלו שהוקצו לו — החבר רואה רק את הצ’אטים ואנשי הקשר שהוקצו לו, ולא שום דבר אחר.

כאשר נבחרת האפשרות רק אלו שהוקצו לו, מופיעה בחירה נוספת:

• הצג גם לא מוקצים — בנוסף לשלו, החבר יראה גם צ’אטים ואנשי קשר שאף אחד עדיין לא לקח. הפעל זאת עבור מי שעובד בתור משותף ותובע שיחות ממנו; השאר זאת כבוי עבור מי שצריך לראות רק את מה שאתה מעביר לו.

לחץ על שמור הרשאות בסיום. השינוי יחול בפעם הבאה שהחבר יטען או ירענן את החשבון שלך.

מה החבר רואה #

ההגבלה חלה בכל מקום, לא רק ברשימת הצ’אטים: תיבת הצ’אטים שלו, רשימת אנשי הקשר שלו, תוצאות חיפוש, הספירות והתגים בתור שלו, כל מה שהוא מייצא, והודעות חדשות שמגיעות בזמן אמת. אין לו פילטר לניקוי ואין תצוגה שמראה לו יותר — זהו פשוט גבול היכולת של החשבון שלו בתוך המערכת שלך.

כמה השפעות מעשיות:

• מסנן הוקצה ל- בצ’אטים מצטמצם ל-אתה בלבד (בתוספת לא מוקצה אם אפשרת זאת), מכיוון שאין לו שום דבר אחר לסנן לפיו.
• אנשי קשר שהם יוצרים או מייבאים מוקצים להם אוטומטית, כך שהם יכולים לראות את מה שהם הוסיפו זה עתה.
• הם עדיין יכולים להעביר שיחה. הקצאה מחדש של צ’אט לקולגה עובדת כרגיל — הצ’אט עוזב את התצוגה שלהם מכיוון שהוא כבר לא שלהם, לכן כדאי להעביר צ’אטים בצורה מכוונת.
• קישור לשיחה שאינה שלהם פשוט לא ייפתח עבורם.

איך זה עובד עם הקצאה #

הנראות היא הגבול; הקצאה היא מה שקובע מי נכנס לתוכו. שום דבר בנוגע להקצאה לא משתנה: הקצאה אוטומטית של אנשי קשר נכנסים עדיין מפיצה אנשי קשר חדשים באותה דרך, והקצאה ידנית מתפריט ה-⋮ של הצ’אט עדיין עובדת גם היא — ראו הקצאות צ’אט. לכן, ישנן שלוש דרכים שבהן צ’אט מגיע לחבר מוגבל: הקצאה אוטומטית מעבירה אותו אליו, אתם או חבר צוות מקצים אותו אליו ידנית, או שהם תובעים אותו בעצמם מתור ההמתנה של הלא-מוקצים (כאשר אפשרתם זאת).

אם חבר מוגבל מוצא מסיבוב ההקצאה האוטומטית, הוא פשוט יראה רק את מה שאנשים מקצים לו ידנית.

כדאי לדעת #

• בעל החשבון לעולם לא יכול להיות מוגבל. הבעלים תמיד רואה הכל.
• זה נפרד מהתפקיד. כל תפקיד יכול להיות מוגבל — אפילו מנהל מערכת (Admin), אם כי זהו שילוב לא שגרתי והעורך מציין זאת כשבוחרים בו.
• סך הכל ברמת החשבון אינם מפוצלים. ניתוחי לוח הבקרה, סיכומים יומיים ורשימות אנשי קשר של קמפיינים הם מספרים של כל החשבון, לכן חבר מוגבל עם גישה לאזורים אלו עדיין רואה שם נתונים ברמת החשבון. אם זה משנה, הגדירו את ניתוחים, סיכומים יומיים ו-קמפיינים ל-ללא עבור אותו חבר באותו עורך.
• חברים עם גישת ניהול צוות יכולים לראות את הרשימה כרגיל — הגבלת הנראות מכסה צ’אטים ואנשי קשר, לא את רשימת הצוות שלכם.

הגבלת חבר לסוכנים או ערוצים מסוימים #

הסעיף לעיל מגביל אדם לצ’אטים שהוקצו לו. סעיף זה מגביל אותם לפי היכן שהצ’אט שייך: סוכן AI ספציפי, ערוץ ספציפי, מחלקה ספציפית, או כל שילוב שלהם.

השתמש בזה עבור צוותים שמפוצלים לפי תחום ולא לפי עומס עבודה — איש תמיכה שצריך לראות רק שיחות של סוכני תמיכה, נציג WhatsApp בלבד, איש מכירות שעובד בתור המכירות, או צוות חיצוני שמטפל בערוץ אחד עבורך.

איך מגיעים לשם: הגדרות → צוות → סמל המחוונים בשורה של החבר → סעיף סוכנים, ערוצים ומחלקות, ממש מתחת ל-נראות צ’אטים ואנשי קשר.

סמן את הסוכנים שהאדם הזה עובד עליהם, ו/או את הערוצים, ו/או את המחלקות. השאר רשימה ריקה כדי לא להגביל לפיה. אל תסמן דבר והוא יראה הכל, שזו ברירת המחדל ואיך שכל חבר קיים עובד כבר עכשיו. (רשימת המחלקות מופיעה רק לאחר שיצרת כמה כאלה.)

שתי המגבלות מצטברות #

נראות צ’אטים ואנשי קשר ו-סוכנים, ערוצים ומחלקות הן מגבלות נפרדות, ושתיהן חלות בו-זמנית:

• סוכנים/ערוצים/מחלקות לבדם מעניקים לך תיבת דואר נכנס צוותית משותפת — כולם בצוות התמיכה רואים כל צ’אט של סוכן תמיכה, מי שלא יטפל בו.
• אותו הדבר יחד עם הוקצו לו בלבד מעניק לך את הגרסה המצומצמת — הצ’אטים שלו בלבד, בסוכן שלו, ושום דבר אחר.

כל מה שהמגבלה של “הוקצו לו בלבד” מכסה, גם זה מכסה: תיבת הנכנס של הצ’אטים, אנשי קשר, חיפוש, ספירות ותגים, ייצוא והודעות שמגיעות בזמן אמת. זהו הגבול של מה שההתחברות שלו יכולה להגיע אליו, לא מסנן שהוא יכול לנקות.

צ’אטים ללא סוכן #

חלק מהשיחות אינן מטופלות על ידי אף סוכן — שיחות ישנות מלפני שהגדרת את הסוכנים שלך, וכל צ’אט שהחבר מתחיל בעצמו. כברירת מחדל, אלו נשארים מוסתרים מחבר המוגבל לסוכנים.

סמן את הצג גם צ’אטים שאינם מטופלים על ידי אף סוכן אם אתה מעדיף שהם יראו גם אותם. כדאי לסמן זאת אם החבר צריך להתחיל שיחות בעצמו, מכיוון שלצ’אט שהוא יוצר אין עדיין סוכן.

כדאי לדעת #

• בעל החשבון לעולם לא יכול להיות מוגבל. הבעלים תמיד רואה הכל.
• זה נפרד מהתפקיד. כל תפקיד יכול להיות מוגבל בדרך זו, כולל מנהל.
• מחיקת סוכן לא שוברת כלום. חבר שמוגבל לסוכן שכבר לא קיים פשוט מפסיק לראות צ’אטים ממנו; שום דבר לא נכשל, ותוכל לבחור מחדש בכל עת. מחיקת מחלקה טובה עוד יותר: כל מי שמוגבל אליה מוסר ממנה אוטומטית, כך שאף אחד לא נשאר עם תיבת דואר נכנס ריקה.
• אותו חריג ברמת החשבון כמו לעיל. ניתוחי לוח מחוונים, סיכומים יומיים ורשימות אנשי קשר של קמפיינים נשארים מספרים של כל החשבון. הגדר את התחומים האלה ל-ללא עבור החבר אם זה משנה.

מחלקות #

מחלקה היא קבוצה בעלת שם של הצוות שלך — מכירות, תמיכת לקוחות, משאבי אנוש. היא מעניקה לך שלושה דברים שהקצאה לבדה לא יכולה: שם למי שבבעלותו ליד, דרך לצ’אטים חדשים להגיע לצוות הנכון בעצמם, וסבב שמכסה רק את הצוות הזה.

איך מגיעים לשם: הגדרות → צוות → כרטיס מחלקות, ממש מתחת להקצאה אוטומטית.

יצירת מחלקה #

לחץ על הוסף מחלקה, ולאחר מכן מלא את:

• שם — איך הצוות נקרא. “מכירות”, “שירות לקוחות”, “משאבי אנוש”.
• מי בצוות — סמנו את האנשים שנמצאים בצוות הזה. אתם יכולים להיות בצוות בעצמכם.
• צ’אטים חדשים שמטופלים על ידי סוכנים אלו / צ’אטים חדשים בערוצים אלו — אופציונלי. בחרו באפשרויות אלו ושיחות חדשות שתואמות יסווגו אוטומטית תחת מחלקה זו. אל תבחרו בכלום והמחלקה תהיה ידנית בלבד: לידים יגיעו אליה רק כשמישהו ישייך אותם לשם.
• העבר גם כל ליד חדש למי שבמחלקה זו שיש לו הכי פחות כרגע — מופעל כברירת מחדל. כבו זאת אם הצוות עובד מתור משותף ואוסף את הלידים של עצמו. אפשרות זו דורשת שגם הקצאת אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי תהיה מופעלת: בלעדיה, לידים עדיין יסווגו תחת המחלקה אך לא יועברו לאף אחד. תראו הערה מתחת לתיבת הסימון אם זה המצב.

אם תבחר גם סוכן וגם ערוץ, צ’אט יצטרך להתאים לשניהם כדי להיות מתויק כאן — כך תוכל להקצות לצוות אחד “את סוכן התמיכה, אבל רק ב-WhatsApp” בזמן שצוות אחר יטפל בשאר.

תיוק ליד באופן ידני #

פתח כל צ’אט, לחץ על תפריט ה-⋮ ובחר ב-תייק תחת מחלקה…. בחר את המחלקה (או ב-ללא מחלקה כדי להסיר אותו ממנה).

אלא אם תכבו זאת, שיוך ליד באופן ידני גם יעביר אותו למי שבצוות זה שיש לו הכי פחות צ’אטים כרגע — אותו סבב שבו משתמשת ההקצאה האוטומטית. (שיוך ידני עושה זאת ללא קשר לשאלה אם מתג ההקצאה האוטומטית של החשבון כולו מופעל; רק הניתוב האוטומטי תלוי בו.) שני דברים שהוא לעולם לא עושה:

• היא לעולם לא לוקחת צ’אט ממי שכבר מטפל בו. אם לצ’אט כבר יש אחראי, תיוק שלו תחת מחלקה רק משנה את המחלקה.
• היא לעולם לא משנה מי משיב. זהו סוכן ה-AI של הצ’אט, שאותו משנים מהלוח הצדי.

מחלקות והקצאה הן נפרדות #

לצ’אט יכולים להיות שניהם, והם עונים על שאלות שונות:

• אחראי — איזה אדם מטפל בו.
• מחלקה — איזו צוות אחראי עליו.

שינוי של אחד לעולם לא מוחק את השני. זה מכוון: ליד יכול לעבור בין אנשים בתוך צוות המכירות לאורך כל השבוע ועדיין להישאר ליד של צוות המכירות.

הגבלת אדם למחלקה שלו #

ברגע שיש לך מחלקות, מופיעה אפשרות שלישית בסעיף סוכנים, ערוצים ומחלקות בעורך ההרשאות של חבר צוות: מחלקות. סמן אחת או יותר ואותו אדם יראה רק לידים שתויקו תחתן.

• בפני עצמה, זוהי תיבת דואר נכנס משותפת לצוות — כולם במכירות רואים כל ליד של מכירות, לא משנה מי מטפל בו.
• יחד עם מוקצה אליו בלבד, זו הגרסה המצומצמת: רק לידי המכירות שלו ולא שום דבר אחר.

צ’אטים עם ללא מחלקה נשארים מוסתרים מחבר צוות המוגבל למחלקה. סמן את הצג גם צ’אטים שאינם באף מחלקה אם אתה מעדיף שהם יראו גם אותם — כדאי לעשות זאת בזמן שאתה עדיין מתייק את הארכיון שלך, כיוון שכל צ’אט קיים מתחיל ללא מחלקה.

כדאי לדעת #

• מחלקות לא מעניקות דבר בפני עצמן. השתייכות לאחת לא משנה מה מישהו יכול לראות או לעשות — רק ההגבלה שלעיל עושה זאת.
• מחיקת מחלקה שמישהו מוגבל אליה מסורבת. תדע למי, כדי שתוכל לשנות את ההרשאות שלו קודם. זה מכוון: הסרת ההגבלה בשקט הייתה מעבירה לו את כל בסיס הלקוחות שלך מבלי שאף אחד ישים לב.
• לידים ממשיכים לעבוד לאחר מחיקה. אנשי קשר שתויקו תחת מחלקה שנמחקה פשוט מפסיקים להציג אחת, ובפעם הבאה שתתייק אותם זה יישמר.
• הסבב מכסה רק אנשים שעובדים בפועל. חבר מושעה, מישהו שהוצא מהקצאה אוטומטית, או אתה אם הוצאת את עצמך — אף אחד מהם לא יקבל ליד, גם אם הוא רשום במחלקה.
• אם אף אחד במחלקה לא זמין, הליד עדיין מתויק תחתיה ונשאר לא מוקצה כדי שהצוות יוכל לקחת אותו.
• איש קשר שנוצר על ידי חבר צוות המוגבל למחלקה מתויק תחת המחלקה שלו אוטומטית, כך שהוא לא מאבד קשר למשהו שהוא בדיוק הוסיף בעצמו. (רק כשהוא מוגבל למחלקה אחת בדיוק — עם כמה מחלקות אין דרך לנחש לאיזו).

הזמנת חברי צוות #

1. עבור אל צוות (או הגדרות ← צוות) ולחץ על הזמן חבר צוות.
2. הזן את כתובת הדוא"ל של האדם.
3. פתח את התפריט הנפתח תפקיד ובחר מנהל (Admin), סוכן (עורך) או צופה (Viewer).
4. לחץ על שלח הזמנה.

• האדם מקבל הזמנה באימייל עם קישור לאישור. אם אין לו עדיין חשבון, נוצר עבורו חשבון באופן אוטומטי עם סיסמה זמנית הכלולה באימייל.
• ההזמנה תקפה ל-7 ימים; לאחר מכן היא פוקעת ותצטרך לשלוח אותה מחדש.
• הזמנות ממתינות מופיעות ברשימה נפרדת מתחת לרשימת חברי הצוות, כך שתוכל לראות מי טרם אישר את ההזמנה.

מגבלות מקומות בצוות #

התוכנית שלך קובעת כמה חברי צוות יכולים להיות לך. הזמנות ממתינות נספרות כחלק מהמכסה שלך, לכן הזמנה שטרם אושרה על ידי איש עדיין תופסת מקום.

דף הצוות מציג כמה מקומות אתה מנצל וכמה יש לך בסך הכל. אם תגיע למכסה, תראה שגיאה בעת ניסיון להזמין מישהו. בטל הזמנה שאינה בשימוש כדי לפנות מקום, או עבור לתוכנית עם יותר מקומות דרך הגדרות ← חיוב (Settings → Billing).

אם החשבון שלך מנוהל על ידי הספק שלך, מכסת המושבים שלך נקבעת על ידו — היא יכולה להיות כל מספר שיבחר. אם חברי צוות אינם כלולים בתוכנית שלך, האפשרות להזמין מושבתת; בקש מספק החשבון שלך להפעיל אותה או להעלות את המגבלה.

ניהול הזמנות #

מרשימת ההזמנות הממתינות באפשרותך:

• שלח מחדש הזמנה אם האדם לא קיבל אותה או אם הקישור פג תוקף.
• בטל הזמנה (סמל פח האשפה) אם אינך מעוניין עוד להוסיף את אותו אדם. פעולה זו עובדת גם עבור הזמנות שפג תוקפן, כך שתוכל לנקות רשומות ישנות מהרשימה.

קבלת הזמנה #

1. לחץ על Accept (קבל) בהודעת הדוא"ל של ההזמנה.
2. אם אתה חדש בפלטפורמה, התחבר באמצעות הסיסמה הזמנית שקיבלת בדוא"ל והגדר סיסמה חדשה.
3. אם כבר יש לך חשבון, התחבר באמצעות פרטי הגישה הקיימים שלך.
4. לאחר האישור, ההתחברות תוביל אותך ישירות לאותו חשבון.

באפשרותך גם לדחות הזמנה אם אינך מעוניין להצטרף.

מעבר בין חשבונות (מצב צוות) #

חברי צוות לא עובדים בתוך החשבון שלך כל הזמן — יש להם חשבון משלהם והם עוברים לשלך בעת הצורך.

1. חבר הצוות מתחבר באמצעות כתובת האימייל והסיסמה האישיים שלו.
2. הוא מועבר ישירות לחשבון שלך. בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד השמאלי מציג את שם החשבון שבו הוא עובד.
3. לוח הבקרה שלך נטען עם ההרשאות שהקצית לו — אזורים שאין לו גישה אליהם מוסתרים לחלוטין מהניווט.
4. כשהוא מסיים, הוא פותח את הבורר ולוחץ על חזרה לחשבון שלי, או פשוט על התנתקות.

אותו אימייל יכול להשתייך למספר חשבונות בו-זמנית. אם הוזמנת לחשבון שני עם אימייל שכבר יש לו גישה במקום אחר, הגישה החדשה מתווספת אוטומטית — אין צורך לאשר דבר נוסף, ואתה שומר על הגישה הקיימת שלך.

בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד השמאלי מציג תמיד לחבר הצוות באיזה חשבון הוא עובד כרגע. כאשר הוא שייך ליותר מחשבון אחד, לחיצה עליו תציג את החשבונות האחרים כדי שיוכל לעבור ביניהם.

כל פעולה שחבר צוות מבצע — חיבור ערוץ, ייבוא אנשי קשר, מענה לצ’אטים — מתרחשת בחשבון שבו הוא עובד, כך שהיא גלויה לבעלים ומשתמשת בתוכנית ובקרדיטים של אותו חשבון. פרטי ההתחברות האישיים שלו הם רק מפתח; הם אינם מכילים ערוצים, אנשי קשר או קרדיטים משל עצמם.

מכיוון שהתחברות תמיד מעבירה את חבר הצוות לחשבון שאליו הוא שייך, הזמן אנשים באמצעות כתובת דוא"ל שאין לה כבר חשבון נפרד משלה בפלטפורמה.

מה חברי צוות יכולים לראות #

• הם רואים רק את האזורים שנתת להם הרשאת גישה אליהם.
• אזורים שמוגדרים כ-“None” (ללא) אינם מופיעים כלל בניווט.
• אם הגבלת את נראות הצ’אט ואנשי הקשר שלהם, הם יראו רק את השיחות ואנשי הקשר שהוקצו להם, בכל מקום באפליקציה. כך גם לגבי הגבלת סוכן או ערוץ.
• אזורי “View” (צפייה) מופיעים, אך כל פקדי העריכה מושבתים בהם.
• יתרת קרדיט ופרטי חיוב גלויים רק לבעלי גישת Billing (חיוב).
• חבר צוות תמיד רואה את האימייל של עצמו בתחתית סרגל הצד השמאלי וב-Settings → Profile (השם והאימייל שלו), בעוד ששאר הפרופיל (העדפות, התראות והגדרות סביבת עבודה אחרות) שייך לבעל החשבון. התווית Working in (עובד ב-) ליד החלק העליון של סרגל הצד היא שם החשבון שבו הם עובדים, לא שלהם.
• Settings → Security מציג לחבר צוות רק את העדפות הפעלת סביבת העבודה והפרטיות. אימייל ההתחברות, הסיסמה, אימות דו-שלבי ופקדי מחיקת חשבון שייכים להתחברות של בעל החשבון ואינם מוצגים לחברי צוות.
• אשף ההגדרה המודרך עוקב אחר הגישה ל-Campaigns (קמפיינים) — הוא מוצג רק לחברים בעלי גישת Edit (עריכה) או Full (מלאה) לקמפיינים.

עריכת חבר צוות #

1. עבור אל צוות (או הגדרות ← צוות).
2. מצא את השורה של החבר ולחץ על תג התפקיד (התפקיד הנוכחי שלו, שמוצג ככדורית צבעונית) כדי לפתוח תפריט קטן של מנהל / סוכן / צופה, ולאחר מכן בחר את התפקיד החדש.

זה הדבר היחיד שתג התפקיד משנה. כל השאר בנוגע לגישת החבר — עקיפות לפי אזור, נראות צ’אט ואנשי קשר וכל הגבלת סוכן או ערוץ — נמצאים מאחורי סמל המחוונים באותה שורה.

השינויים נכנסים לתוקף בפעם הבאה שחבר הצוות יטען או ירענן את החשבון שלך במצב צוות.

לא ניתן לשנות כאן את כתובת האימייל שלהם — היא מזהה את החבר. כדי להוסיף אדם אחר, שלח הזמנה חדשה.

השעיית חבר צוות #

1. מצא את חבר הצוות ברשימת ה-Members.
2. לחץ על סמל ההשהיה לצד השורה שלו.

חבר מושהה נחסם ממעבר לחשבון שלך, אך שומר על הגדרות התפקיד וההרשאות שלו, כך שתוכל להפעיל אותו מחדש בלחיצה אחת מאוחר יותר — אין צורך להסיר ולהזמין מחדש.

השעיה חוסמת הפעלת סשנים חדשים; אם לאדם כבר פתוח החשבון שלך, ייתכן שהסשן הנוכחי לא ייקטע באופן מיידי.

הסרת חבר צוות #

1. מצא את חבר הצוות ברשימת ה-Members.
2. לחץ על סמל פח האשפה ואשר את הפעולה.

לאחר ההסרה, הוא לא יוכל עוד לעבור לחשבון שלך (החשבון האישי והנתונים האישיים שלו לא יושפעו). ניתן להוסיף אותו בחזרה מאוחר יותר באמצעות הזמנה חדשה.

ההסרה נכנסת לתוקף באופן מיידי. אם האדם עובד כרגע בתוך החשבון שלך, הוא ינותק ממנו זמן קצר לאחר מכן.

הקצאה אוטומטית של אנשי קשר נכנסים #

כברירת מחדל, צ’אט מוקצה לאדם רק כאשר משהו מחייב זאת — התראה אנושית או בחירה ידנית. כל השאר נשאר בתור ה-Unassigned.

איך מגיעים לשם: בראש דף ה-Team, הפעל את Assign new contacts automatically.

מה זה עושה #

כאשר האפשרות מופעלת, כל איש קשר ששולח לך הודעה בפעם הראשונה מוקצה לחבר הצוות (או לך, בעל החשבון) עם מספר אנשי הקשר הקטן ביותר שהוקצו לו ב-30 הימים האחרונים. עם הזמן, זה מפזר את נפח הפניות הנכנסות באופן שווה בין כל מי שזמין.

מי נמצא במאגר #

כל מי שפעיל ולא הוצא מהסבב: אתה וכל חבר צוות פעיל. חברים מושעים או שהוסרו תמיד מדלגים עליהם, ותפקידים אינם משנים.

אם אתה משתמש ב-מחלקות, יש להן זכות סירוב ראשונה. צ’אט חדש שתואם לכלל של סוכן או ערוץ של מחלקה מתויק תחת אותה מחלקה, והסבב מצומצם לאנשים שבה — כך שליד מ-WhatsApp מגיע למישהו במכירות במקום למי שבאותו רגע הכי פנוי בכל החשבון. צ’אטים שאף מחלקה לא תובעת חוזרים לסבב הכלל-חשבוני שתואר לעיל.

התיוק עצמו אינו תלוי במתג זה: כללי הניתוב של מחלקה משייכים צ’אטים תחתיה ללא קשר לשאלה אם הקצאה אוטומטית מופעלת. המתג קובע רק אם הליד יועבר גם לאדם מסוים.

בחירת המשתתפים #

לא בהכרח צריך להקצות שיחות לכל אחד בצוות. מנהל שנמצא שם רק כדי לפקח, או מומחה שרק בודק צ’אטים מדי פעם, יכולים להישאר מחוץ לסבב מבלי לאבד גישה כלשהי.

לכל אדם ברשימת הצוות — כולל אתה, בעל החשבון — יש מתג כלול בהקצאה אוטומטית בשורה שלו. כולם מתחילים כשהם כלולים; כבה את המתג עבור מישהו, ואנשי קשר חדשים פשוט יפסיקו להגיע אליו, בעוד שכל השאר לגבי המושב שלו נשאר בדיוק אותו הדבר: הוא עדיין יכול לפתוח כל צ’אט, להשיב ולהיות משויך לשיחות באופן ידני.

כמה פרטים:

• המתגים משנים רק כאשר הקצה אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי מופעל — כשהמתג הראשי כבוי הם מוצגים באפור, מכיוון ששום דבר לא מחולק בכל מקרה.
• הוצאת מישהו מהסבב לא נוגעת בצ’אטים שכבר הוקצו לו; היא משפיעה רק על אנשי קשר חדשים מאותה נקודה ואילך.
• אם תוציא את כולם מהסבב (כולל את עצמך), אנשי קשר חדשים יישארו בתור הלא משויכים — שום דבר לא נשבר, פשוט אין למי לחלק אותם.
• התראות אנושיות הן נפרדות: צ’אט לא משויך שמעלה התראה אנושית עדיין מגיע לבעל החשבון, גם אם הבעלים הוצא מהסבב כאן.

מה לא משתנה #

• הקצאות קיימות לעולם לא נדרסות.
• רק הודעת הנכנסת הראשונה מפעילה הקצאה — הודעות מאוחרות יותר מאותו איש קשר לא משנות את ההקצאה.
• הקצאה ידנית עדיין עובדת מתפריט ה-⋮ של הצ’אט.
• הקצאה אוטומטית של התראות אנושיות אינה מושפעת — כאשר המתג כבוי, צ’אט לא מוקצה שמעלה התראה אנושית עדיין מגיע לבעל החשבון.
• חלון 30 הימים הוא מתגלגל, כך שאנשים שיוצאים לחופשה וחוזרים אינם נמצאים בעמדת נחיתות קבועה.

שיטות עבודה מומלצות #

• התחילו עם תפקידים. בחרו את התפקיד (מנהל, נציג או צופה) שהכי מתאים — זו רמת השליטה הזמינה כיום.
• השתמשו ב’צופה’ עבור בעלי עניין שרק צריכים לעקוב אחר ההתקדמות מבלי לשנות דבר בטעות.
• הגבילו את הנראות לעזרה חיצונית. פרילנסרים ונציגים חיצוניים לעיתים רחוקות זקוקים לכל בסיס הלקוחות שלכם — הגדירו את נראות הצ’אטים ואנשי הקשר שלהם לשיחות שהוקצו להם בלבד.
• השתמשו במחלקות ברגע שיש לכם יותר מצוות אחד. מחלקות מאפשרות לצ’אטים חדשים להגיע לצוות הנכון באופן עצמאי, שומרות על הסבב בתוך אותו צוות, ומעניקות לכם דרך להעביר ליד בלחיצה אחת.
• הגבילו את הגישה לניהול צוות לבעלי חשבון ומנהלים מהימנים — חבר צוות לעולם לא יוכל להעניק גישה ברמה גבוהה משלו.
• השעו כדי להשהות גישה באופן זמני, ואז הפעילו מחדש בלחיצה אחת כשהם חוזרים.
• סקרו הרשאות באופן קבוע ככל שתפקידים משתנים בארגון שלכם.

שאלות נפוצות #

האם חבר צוות יכול להשתייך למספר חשבונות? כן — הם עוברים ביניהם באמצעות בורר החשבונות ליד החלק העליון של סרגל הצד.

האם חברי צוות יכולים לראות זה את זה? רק אם יש להם הרשאת Team Management מוגדרת ל-View ומעלה.

מה קורה אם הזמנה פגה תוקף? שלח אותה מחדש מרשימת ההזמנות — ההזמנה החדשה תהיה תקפה ל-7 ימים נוספים. אם בכל זאת אינך מעוניין להזמין את אותו אדם, השתמש בסמל פח האשפה כדי להסיר את ההזמנה שפג תוקפה מהרשימה.

האם חברי הצוות משתמשים בנקודות הזכות שלי? כן. פעולות הצורכות נקודות זכות בזמן עבודה בתוך החשבון שלך (במצב צוות) מחויבות בחשבונך.

האם ניתן לשנות תפקיד של מישהו לאחר הצטרפותו? כן — ניתן לערוך את החבר ישירות מרשימת החברים בכל עת; אין צורך להסיר אותו ולהזמין אותו מחדש.

האם אני יכול להגביל חבר צוות לערוץ אחד — WhatsApp בלבד, ולא לתיבות דואר נכנס חברתיות? כן. פתחו את עורך ההרשאות שלו וסמנו את WhatsApp תחת נציגים, ערוצים ומחלקות — לאחר מכן הוא יראה רק שיחות WhatsApp, בכל מקום באפליקציה. ראו הגבלת חבר צוות לנציגים או ערוצים מסוימים. אותו סעיף מגביל אדם לסוכני AI ספציפיים או למחלקה. שימו לב שזה לפי סוג ערוץ, לא לפי מספר מחובר: מי שמוגבל ל-WhatsApp רואה כל שיחת WhatsApp בחשבון, לא רק את אלו שבאחד מהמספרים שלכם.

האם אני יכול להגביל מישהו רק לשיחות שהוקצו לו? כן. פתחו את עורך ההרשאות שלו והגדירו את נראות צ’אט ואנשי קשר ל-רק שהוקצו להם — הם יראו אז רק את הצ’אטים ואנשי הקשר שלהם, בכל מקום באפליקציה, ותוכלו לבחור לאפשר להם לראות גם את אלו שלא הוקצו. ראו הגבלת חבר לצ’אטים שלו בלבד. אם משאירים על ברירת המחדל, כל אנשי הקשר, ההקצאה נשארת כלי עבודה בלבד: היא קובעת מי אחראי על צ’אט ומי מקבל התראות עליו, וכל מי שיש לו גישת הודעות עדיין רואה את כל תיבת הנכנס.

האם אני יכול לארגן את הצוות שלי למחלקות כמו מכירות ותמיכה? כן. הגדרות → צוות → מחלקות. מחלקה היא קבוצת אנשים בעלת שם שיכולה לקבל צ’אטים חדשים באופן אוטומטי (על ידי סוכן AI או לפי ערוץ), מעבירה כל אחד מהם למי שפנוי ביותר בצוות זה, וניתן להשתמש בה כדי להגביל את מה שחבריה רואים. ניתן גם לתייק כל ליד בודד תחת מחלקה מתפריט ה-⋮ של הצ’אט. ראו מחלקות.

האם אני יכול לתת לצוות שלם תיבת דואר נכנס משלו? כן, בשתי דרכים. אם העבודה של הצוות מגיעה לסוכן או ערוץ משלו, הגבילו את חבריו לכך תחת נציגים, ערוצים ומחלקות. אם מדובר במי הבעלים של הליד ולא מאיפה הוא הגיע, צרו מחלקה, הגבילו את חבריה אליה, ותייקו לידים תחתיה — או באופן אוטומטי עם כלל ניתוב או ידנית מתפריט הצ’אט.

האם קיימת חלוקה בשיטת סבב (Round-robin) של צ’אטים נכנסים? יש משהו טוב יותר משיטת סבב: הפעילו את הקצאת אנשי קשר חדשים באופן אוטומטי וכל איש קשר חדש יגיע למי שהוקצו לו הכי מעט אנשי קשר ב-30 הימים האחרונים, כך שהעומס מתאזן במקום רק להסתובב. ניתן להוציא אנשים בודדים מהסבב מבלי לשנות את הגישה שלהם, ועם מחלקות ניתן לשמור על הסבב בתוך הצוות הנכון במקום להריץ אותו על פני כל החשבון.

האם צ’אט מוקצה אוטומטית כאשר מישהו משיב לו? לא. הקצאה מתרחשת בהודעה הנכנסת הראשונה של איש קשר כאשר הקצאה אוטומטית מופעלת, בהתראה אנושית, או כאשר מישהו בוחר מקצה באופן ידני. השבה לצ’אט אינה מהווה לקיחת אחריות עליו.

צעדים הבאים #

• הגדרות חשבון — ניהול הפרופיל והאבטחה שלך.
• מערכת חיוב — הבנת נקודות זכות וחיובים.