Teamhantering #

Bjud in teammedlemmar till ditt konto och kontrollera exakt vad de kan se och göra. Oavsett om du har en supportagent som bara behöver åtkomst till chattar eller en marknadschef som kör dina AI-agenter och utskick, kan du ställa in rätt åtkomstnivå för varje person.

Åtkomst till teamhantering #

Så här hittar du hit: Inställningar → Arbetsyta-gruppen → Team.

Öppna Inställningar nära botten av den vänstra sidomenyn och klicka sedan på Team i inställningsmenyn. På en telefon, tryck först på menyikonen (☰).

Team-sektionen visar din nuvarande medlemslista (där kontoinnehavaren alltid är fäst högst upp) och, när du har väntande inbjudningar, en separat Inbjudningar-lista nedanför.

Hur det fungerar #

Teamhantering låter dig:

• Bjud in personer att gå med i ditt konto via e-post
• Tilldela roller (Administratör, Redigerare eller Visare) för att ställa in en grundläggande åtkomstnivå
• Finjustera behörigheter per medlem — öppna en medlems behörighetsredigerare för att ändra deras åtkomst till något av de 13 områdena individuellt (se Anpassa behörigheter)
• Dölj vem kunden är — maskera varje telefonnummer, e-postadress och användarnamn för en medlem som ska besvara chattar men aldrig lämna med kundlistan (se Dölja kundkontaktuppgifter för en medlem)
• Begränsa någon till deras egna chattar — samma redigerare kan begränsa en medlem till de konversationer och kontakter som tilldelats dem (se Begränsa en medlem till sina egna chattar)
• Begränsa någon till vissa agenter, kanaler eller avdelningar — dela upp teamet efter område snarare än efter arbetsbelastning (se Begränsa en medlem till vissa agenter eller kanaler)
• Gruppera teamet i avdelningar — Försäljning, Support, HR, där var och en tar sina egna nya chattar och kör sin egen rotation (se Avdelningar)
• Pausa eller ta bort teammedlemmar när som helst
• Växla mellan konton med hjälp av token-baserat kontobyte, och växla sedan tillbaka till ditt eget

Varje teammedlem loggar in med sitt eget konto. När de växlar till ditt konto ser de din instrumentpanel, dina AI-agenter, kontakter och chattar — men bara de delar som du har gett dem åtkomst till.

Varje teammedlem har sin egen inloggning, och den inloggningen är deras eget tomma konto. Det har ingen plan, inga krediter, inga kanaler och ingen åtkomst till din data eller till någon av dina klienter. När de loggar in hamnar de automatiskt i din arbetsyta, så i praktiken ser de aldrig det där tomma kontot.

Teammedlemmar stannar i din arbetsyta. En medlem vars inloggning endast är det tomma kontot får inte alternativet Tillbaka till mitt eget konto, så en tittare du bjuder in till ett kundkonto kan inte lämna det för en tom instrumentpanel. Alternativet visas endast för medlemmar som också driver ett eget konto (med en plan, kanaler eller kontakter), och tar dem tillbaka till det. Detta gäller för alla medlemmar på alla enheter.

Roller #

Varje teammedlem har en av tre roller, vilket fastställer deras standardbehörigheter på plattformen.

Namngivningsnotering: den här rollen kallas Redaktör genomgående i den här guiden (och i behörighetstabellen nedan), men rollväljaren i själva appen kallar den Agent — samma roll, samma behörigheter, bara ett annat namn på skärmen.

Behörighetsområden #

Det finns 14 behörighetsområden på plattformen. Varje område kan ställas in på en av fyra nivåer:

Områden och vad de omfattar #

Standardbehörigheter per roll #

Detta är standardinställningarna — alla områden kan ändras per medlem i behörighetsredigeraren nedan.

Anpassa behörigheter (åsidosättanden) #

Ibland passar inte standardrollen exakt — du kanske vill ha en redigerare som också kan se Analys i sin helhet, eller en administratör som inte bör se Fakturering. Plattformen stöder behörighetsåsidosättanden: granulära inställningar per område som prioriteras framför en medlems rollstandard.

Så här redigerar du en medlems behörigheter:

1. Hitta medlemmen i listan Medlemmar och klicka på reglageikonen på deras rad (om de redan har åsidosättningar öppnar etiketten “N åsidosättningar” bredvid deras roll samma redigerare).
2. Redigeraren Behörigheter listar alla 14 områden, var och en med fyra nivåer — Ingen, Visa, Redigera och Full. En liten punkt markerar den nivå som medlemmens roll redan ger dem, så att du alltid kan se vad som är baslinjen och vad som är anpassat. Ovanför områdena finns gränserna som avgör hur mycket av kontot medlemmen överhuvudtaget kan se: Synlighet för chattar och kontakter (se Begränsa en medlem till sina egna chattar), Synlighet för uppgifter (se Begränsa en medlem till sina egna uppgifter) och Agenter, kanaler och avdelningar (se Begränsa en medlem till vissa agenter eller kanaler).
3. Ändra de områden du vill och klicka på Spara behörigheter. Endast de områden som skiljer sig från rollens standardinställningar lagras som åsidosättningar, och medlemslistan visar ett antal bredvid alla som har dem.
4. Återställ till rollens standardinställningar (längst ner till vänster i redigeraren) rensar alla åsidosättningar och återställer medlemmen till rollens standardåtkomst.

Om du ändrar en medlems roll senare behålls deras åsidosättanden — varje område som de har anpassats på stannar på sin anpassade nivå, medan allt annat följer den nya rollens standardinställningar.

Endast kontoinnehavaren kan bevilja högre åtkomst än sin egen. En teammedlem med åtkomst till teamhantering kan bjuda in och hantera andra, men kan inte ge någon starkare behörighet än de själva har, och kan inte stänga av eller ta bort en teammedlem vars åtkomst är bredare än deras egen. Om en roll skulle ge den nya personen mer än vad inbjudaren har på ett visst område (t.ex. en redigerares standardinställning Redigera för möten, inbjuden av en administratör vars mötesinställningar var satta till Ingen), sätts det området helt enkelt till inbjudarens egen nivå och inbjudan skickas; ett meddelande efter att inbjudan skickats anger vad som har sänkts. I behörighetsredigeraren är nivåer som ligger över din egen gråmarkerade.

Exempel: Din supportagent har rollen Agent (Redigerare). Som standard har den rollen endast visningsbehörighet för Analys — de kan öppna instrumentpaneler men inte hantera dem. Öppna deras behörighetsredigerare, ställ in Analys till Fullständig och spara — allt annat förblir enligt rollens standardinställningar.

Exempel (klienter som hanterar sina egna FAQ): Du vill att en klient ska kunna lägga till och korrigera de FAQ som deras AI svarar utifrån, men inte ändra agentens instruktioner, personlighet eller inställningar. Ställ in FAQ på Redigera och AI-agenter på Visa, och spara. De kan då:

• lägga till, redigera, ta bort och importera FAQ på sidan Kunskapsbas, samt hantera FAQ-grupper och kunskapskällor där;
• öppna en agent och, i steget FAQ & Kunskap, länka eller avlänka FAQ och källor samt redigera själva FAQ-frågorna.

Allt annat i agentredigeraren är skrivskyddat för dem. I steget FAQ & Kunskap är även AI-webbsökning och Extra kontext gråmarkerade, eftersom dessa är inställningar för själva agenten. Ställ in FAQ på Visa eller Ingen så blir även sidan för kunskapsbasen skrivskyddad eller försvinner. Alla med Redigera för AI-agenter kan fortfarande redigera FAQ, oavsett vad FAQ är inställt på.

Exempel (medlemmar som inte får röra live-automatiseringar): Din supportagent behöver Kontakter på Redigera för att arbeta med sina chattar, men bör aldrig ändra en automatisering. Ställ in Automatiseringar på Visa (de kan titta, inte ändra) eller Ingen (Automatiseringar försvinner från deras meny), och spara. Deras åtkomst till Kontakter förblir som den var.

Exempel (byråer): Du vill att en teammedlem ska hantera allmänna inställningar, aviseringar och webhooks, men aldrig öppna dina varumärkesinställningar. Lämna Inställningar på Redigera och ställ in White Labeling på Ingen — sektionen White Labeling försvinner från deras inställningsmeny och varje försök att spara varumärkesinställningar nekas, medan resten av inställningarna fortsätter att fungera. Raden White Labeling visar en punkt på samma nivå som Inställningar är inställd på, eftersom det är vad den följer tills du ändrar den.

Begränsa en medlem till deras egna chattar #

Behörighetsområden avgör vad en medlem kan arbeta med — chattar, kontakter, AI-agenter. Synlighet för chatt och kontakt avgör hur mycket av det de kan se: allt på kontot, eller bara de konversationer och kontakter som är tilldelade dem.

Detta är vad du vill ha för en frilansare som sköter ett segment, en extern agent eller en junior som ska hantera sin egen kö utan att bläddra igenom hela din kundbas.

Hur du hittar dit: Inställningar → Team → reglage-ikonen på medlemmens rad → avsnittet Chatt- och kontaktvisning högst upp i behörighetsredigeraren.

Välj ett av två alternativ:

• Alla kontakter — medlemmen ser varje chatt och kontakt på kontot. Detta är standard och så som varje befintlig medlem redan arbetar.
• Endast tilldelade till dem — medlemmen ser endast de chattar och kontakter som tilldelats dem, och inget annat.

När Endast tilldelade till dem är valt visas ett extra val:

• Visa även ej tilldelade — utöver sina egna ser medlemmen även chattar och kontakter som ingen har tagit hand om än. Aktivera detta för någon som arbetar i den delade kön och tar konversationer därifrån; lämna det inaktiverat för någon som bara ska se vad du ger dem.

Klicka på Spara behörigheter när du är klar. Ändringen träder i kraft nästa gång medlemmen laddar eller uppdaterar ditt konto.

Vad medlemmen ser #

Begränsningen gäller överallt, inte bara i chattlistan: deras chattinkorg, deras kontaktlista, deras uppgifter (endast uppgifter om kontakter de kan se, plus uppgifter utan kontakt som de skapat eller som tilldelats dem), sökresultat, antal och märken i deras kö, allt de exporterar och nya meddelanden som anländer live. Det finns inget filter för dem att rensa och ingen vy som visar dem mer — det är helt enkelt gränsen för vad deras inloggning kan nå inuti ditt konto.

Några praktiska effekter:

• Filtret Tilldelad i Chattar minimeras till endast Du (plus Ej tilldelad om du tillät det), eftersom det inte finns något annat för dem att filtrera på.
• Kontakter de skapar eller importerar tilldelas dem automatiskt, så att de kan se vad de precis har lagt till.
• De kan fortfarande lämna över en konversation. Att tilldela om en chatt till en kollega fungerar som vanligt — chatten lämnar då deras vy, eftersom den inte längre är deras, så det är värt att lämna över chattar medvetet.
• En länk till en konversation som inte är deras öppnas helt enkelt inte för dem.

Hur det fungerar med tilldelning #

Synlighet är gränsen; tilldelning är det som avgör vem som hamnar innanför den. Ingenting gällande tilldelning ändras: Automatisk tilldelning av inkommande kontakter sprider fortfarande nya kontakter på samma sätt, och manuell tilldelning från en chatts ⋮-meny fungerar också som vanligt — se Chattilldelningar. Det finns alltså tre sätt för en chatt att nå en begränsad medlem: automatisk tilldelning ger den till dem, du eller en kollega tilldelar den manuellt, eller så tar de själva hand om den från kön för otilldelade chattar (om du har tillåtit det).

Om en begränsad medlem tas bort från rotationen för automatisk tilldelning ser de helt enkelt bara det som andra tilldelar dem manuellt.

Bra att veta #

• Kontoinnehavaren kan aldrig begränsas. Ägaren ser alltid allt.
• Det är separat från rollen. Vilken roll som helst kan begränsas – även en administratör, även om det är en ovanlig kombination och redigeraren varnar för detta när du väljer det.
• Kontoomfattande summor delas inte upp. Analysdata på instrumentpanelen och dagliga sammanfattningar är siffror för hela kontot, så en begränsad medlem med åtkomst till dessa områden ser fortfarande siffror på kontonivå där. Om det är viktigt, ställ in Analys och Dagliga sammanfattningar till Ingen för den medlemmen i samma redigerare.
• Medlemmar med åtkomst till teamhantering kan se medlemslistan som vanligt – begränsad synlighet omfattar chattar och kontakter, inte din teamlista.
• Det begränsar vilka kontakter de ser, inte vad de ser om dem. Inuti en konversation ser medlemmen fortfarande kontaktens telefonnummer, e-postadress, anteckningar och anpassade fält i chatthuvudet och kontaktpanelen, även om Kontakter är inställt på Ingen (det tar bara bort kontaktsidorna, kontaktredigering, affärer och uppgifter). För att dölja dem medan medlemmen fortsätter att svara, aktivera Dölj kundkontaktuppgifter för den medlemmen. Integritetsslöja (Inställningar → Säkerhet) är en webbläsarbaserad slöja för skärmdelning som personen själv kan stänga av, inte en åtkomstkontroll.

Begränsa en medlem till sina egna uppgifter #

Synlighet för uppgifter är ett separat val från synlighet för chattar och kontakter. Använd det när flera personer svarar samma kunder, men var och en av dem bara ska arbeta med de uppgifter som tilldelats dem. Två kollegor kan båda öppna samma kunds chatt, samtidigt som de bara ser sina egna uppgifter.

Så här hittar du dit: Inställningar → Team → reglageikonen på medlemmens rad → avsnittet Synlighet för uppgifter i behörighetsredigeraren.

Välj ett av två alternativ:

• Alla uppgifter de kan se via sina kontakter — standardinställningen. Medlemmen ser varje uppgift på de kontakter de har åtkomst till.
• Endast uppgifter som tilldelats dem — medlemmen ser bara en uppgift när den har tilldelats dem, även när de kan öppna samma kund som en kollega.

När Endast uppgifter som tilldelats dem är valt, utökar två extra kryssrutor omfattningen igen:

• Visa även uppgifter de skapat — uppgifter som personen själv skapat förblir synliga för dem, även efter att de lämnat över dem till någon annan.
• Visa även uppgifter som ingen är tilldelad — uppgifter som ingen har tagit sig an ännu, som nya uppgifter som din AI-agent skapar, förblir synliga så att de kan ta sig an dem.

Klicka på Spara behörigheter när du är klar. Medlemmar med Endast uppgifter som tilldelats dem får en Endast egna uppgifter-bricka i medlemslistan.

Vad medlemmen ser #

• Överallt där uppgifter visas: uppgiftstavlan, sökning, en direktlänk till en uppgift och uppgiftslistan på en kontakt. En länk till en uppgift som inte är deras öppnas inte för dem.
• När en uppgift omfördelas bort från dem försvinner den från deras tavla.
• Deras aviseringsklocka visar inte uppgiftsaviseringar.
• Synlighet för kontakter gäller fortfarande utöver detta. En medlem som är begränsad till sina egna chattar ser bara uppgifter på de kontakter de kan se, och med Endast uppgifter som tilldelats dem endast de tilldelade uppgifterna bland dessa.
• Kontoinnehavaren begränsas aldrig, och ingenting ändras för medlemmar som har kvar standardinställningarna.

Begränsa en medlem till vissa agenter eller kanaler #

Avsnittet ovan begränsar någon till de chattar som tilldelats dem. Detta avsnitt begränsar dem istället baserat på var chatten hör hemma: en specifik AI-agent, en specifik kanal, en specifik avdelning eller valfri kombination.

Använd det för team som är uppdelade efter område snarare än arbetsbelastning — en supportperson som bara ska se konversationer med supportagenter, en representant som endast hanterar WhatsApp, en säljare som arbetar i säljkön, eller ett outsourcat team som hanterar en kanal åt dig.

Hur du hittar hit: Inställningar → Team → reglage-ikonen på medlemmens rad → avsnittet Agenter, kanaler & avdelningar, precis under Synlighet för chattar & kontakter.

Markera de agenter som denna person arbetar med, och/eller kanalerna, och/eller avdelningarna. Lämna en lista tom för att inte begränsa baserat på den. Markera ingenting alls så ser de allt, vilket är standard och hur varje befintlig medlem redan arbetar. (Listan Avdelningar visas först när du har skapat några.)

Kanaler begränsas av typ, inte av antal. Om du markerar WhatsApp Web visas varje WhatsApp Web-nummer på kontot för medlemmen. För att begränsa någon till ett nummer, ge det numret en egen AI-agent under Vem svarar på nya konversationer och begränsa medlemmen till den agenten. Detta gäller nya konversationer; kontakter som redan hanteras av en annan agent stannar kvar hos den.

De två begränsningarna staplas #

Synlighet för chattar & kontakter och Agenter, kanaler & avdelningar är separata begränsningar, och båda gäller samtidigt:

• Agenter/kanaler/avdelningar för sig ger dig en delad team-inkorg — alla i supportteamet ser varje chatt med supportagenter, oavsett vem som hanterar den.
• Samma sak tillsammans med Endast tilldelade till dem ger dig den begränsade versionen — deras egna chattar, på deras agent, och inget annat.

Allt som begränsningen för endast tilldelade täcker, täcker även detta: chattinkorgen, kontakter, sökning, antal och märken, exporter och meddelanden som kommer in live. Det är gränsen för vad deras inloggning kan nå, inte ett filter de kan rensa.

Chattar utan agent #

Vissa konversationer hanteras inte av någon agent — äldre konversationer från tiden innan du ställde in dina agenter, och alla chattar som medlemmen startar själv. Som standard förblir dessa dolda för en agentbegränsad medlem.

Markera Visa även chattar som inte hanteras av någon agent om du hellre vill att de ska se även dessa. Det är värt att markera om medlemmen behöver starta egna konversationer, eftersom en chatt de skapar inte har någon agent tilldelad ännu.

Bra att veta #

• Kontoinnehavaren kan aldrig begränsas. Ägaren ser alltid allt.
• Det är separat från rollen. Alla roller kan begränsas på detta sätt, inklusive administratör.
• Att ta bort en agent förstör ingenting. En medlem som är begränsad till en agent som inte längre finns slutar helt enkelt se chattar från den; inga fel uppstår, och du kan välja om den när som helst. Att ta bort en avdelning är ännu bättre: alla som är begränsade till den blir automatiskt obegränsade, så ingen lämnas med en tom inkorg.
• Samma undantag för hela kontot som ovan. Analys på instrumentpanelen och dagliga sammanfattningar förblir siffror för hela kontot. Ställ in dessa områden på Ingen för medlemmen om det är viktigt.

Dölja kundkontaktuppgifter för en medlem #

Begränsningarna ovan avgör vilka chattar och kontakter en medlem kan se. Denna inställning avgör om de kan se vem kunden är. Slå på den för en medlem så maskeras varje telefonnummer, e-postadress och socialt användarnamn i ditt konto för dem — de kan fortfarande läsa och besvara chattar, men de får aldrig ett nummer som de skulle kunna ta med sig.

Använd den för en supportagent eller ett externt team som ska hantera konversationen men inte gå iväg med kundlistan.

Så här gör du: Inställningar → Team → reglage-ikonen på medlemmens rad → Kontaktuppgifter, direkt under Chatt- och kontaktsynlighet.

Markera Dölj kundkontaktuppgifter för denna medlem och klicka på Spara behörigheter. Ändringen träder i kraft nästa gång medlemmen laddar eller uppdaterar ditt konto.

Vad medlemmen ser #

• Ett telefonnummer visas som +316 ••• ••• •78: de tre första siffrorna och de två sista, så att två “Okända” kontakter fortfarande kan särskiljas. En e-postadress visas som h•••@•••.com, ett socialt användarnamn som d•••.
• Maskeringen tillämpas överallt: chattinkorgen och dess konversationshuvud, kontaktpanelen, kontaktlistan och posten, sökresultat, möten, uppgifter och affärer, aviseringar och adressfältet — länken till en chatt innehåller aldrig numret heller.
• Nummer och e-postadresser som en kund skriver in i ett meddelande maskeras också, i tråden och i meddelandeförhandsgranskningen, så “ring mig på 06 12345678” läses som “ring mig på •••”. Transkriberingar av röstmeddelanden täcks; ett nummer som sägs i själva ljudet, eller visas i en bild, gör det inte.
• Sökning på nummer eller e-post ger inga träffar för dem, och en lista eller filterregel på telefon- eller e-postfältet nekas. De kan fortfarande söka på namn.
• De kan inte exportera någonting. Kontaktexporter, chatt-transkriberingar och e-postade transkriberingar är avstängda för den medlemmen, i appen och i varje nedladdning.
• Klicka-för-att-ringa, e-posta-denna-kontakt och “fortsätt på WhatsApp / SMS”-åtgärder är dolda; telefon- och e-postfälten på en kontakt är skrivskyddade för dem.
• Att svara fungerar precis som tidigare, på alla kanaler, eftersom det att skicka aldrig krävde att medlemmen kände till numret.

Bra att veta #

• Kontoinnehavaren kan aldrig döljas. Ägaren ser alltid allt.
• Det är separat från rollen. Alla roller kan döljas, inklusive administratör, och det kombineras med de två begränsningarna ovan.
• En dold medlem kan inte avdölja någon. Någon vars egen plats har dolda kontaktuppgifter kan aktivera det för andra (om de hanterar teamet) men aldrig inaktivera det – varken för en kollega eller för sig själv. Varje ändring av inställningen loggas i kontots granskningslogg.
• Nummer som är kortare än sju siffror i ett meddelande förblir synliga (ordernummer, priser, datum).
• Om du har lagt till en teammedlems adress i dina egna aviseringsmeddelanden, når dessa e-postmeddelanden dem på samma sätt som de når dig – ta bort dem från den listan om inställningen är viktig.
• Det finns ingen “visa”-knapp och ingen logg per visning: dolt är dolt, och ägaren ser allt.
• Kontaktåtkomst inställd på Ingen innebär att medlemmen inte heller får några kontakter i väljarna: den globala sökningen (Cmd+K), formuläret för tidsbokning, uppgifter och affärer visar en tom lista för dem. Ge dem Visa-åtkomst till kontakter om de behöver välja en kontakt där; listan visar då maskerade nummer och e-postadresser.

Avdelningar #

En avdelning är en namngiven grupp i ditt team — Försäljning, Kundsupport, HR. Den ger dig tre saker som tilldelning ensamt inte kan: ett namn för vem som äger ett lead, ett sätt för nya chattar att nå rätt team på egen hand, och en rotation som endast täcker det teamet.

Hur du hittar hit: Inställningar → Team → kortet Avdelningar, precis under Auto-tilldela.

Skapa en avdelning #

Klicka på Lägg till avdelning och fyll sedan i:

• Namn — vad teamet kallas. “Försäljning”, “Kundsupport”, “HR”.
• Vem ingår — markera personerna i det teamet. Du kan själv vara med i ett.
• Nya chattar hanteras av dessa agenter / Nya chattar på dessa kanaler — valfritt. Välj dessa så arkiveras nya konversationer som matchar automatiskt under denna avdelning. Välj inget så är avdelningen endast manuell: leads hamnar där när någon lägger till dem.
• Tilldela även varje nytt lead till den på denna avdelning som har minst just nu — påslaget som standard. Stäng av om teamet arbetar från en delad kö och själva plockar upp sina leads. För nya leads krävs att Tilldela nya kontakter automatiskt också är påslaget: utan det arkiveras nya leads fortfarande under avdelningen men ingen tilldelas dem, och du ser en notering under kryssrutan. Eskaleringar som en AI-agent skickar till denna avdelning tilldelas oavsett (se nedan).

Om du väljer både en agent och en kanal, måste en chatt matcha båda för att arkiveras här — det är så du ger ett team “supportagenten, men bara på WhatsApp” medan ett annat tar hand om resten.

Arkivera ett lead manuellt #

Öppna valfri chatt, klicka på ⋮-menyn och välj Arkivera under en avdelning…. Välj avdelning (eller Ingen avdelning för att ta bort den från en).

Om du inte stänger av det, innebär manuell arkivering av ett lead även att det tilldelas den person i teamet som har minst antal chattar just nu — samma rotation som automatisk tilldelning använder. (Manuell arkivering gör detta oavsett om den kontoomfattande växeln för automatisk tilldelning är på eller av; endast den automatiska dirigeringen beror på den.) Två saker den aldrig gör:

• Den tar aldrig bort en chatt från någon som redan hanterar den. Om chatten redan har en ansvarig, ändrar arkivering under en avdelning bara avdelningen.
• Den ändrar aldrig vem som svarar. Det är chattens AI-agent, som du ändrar från sidopanelen.

Skicka en agents eskaleringar till en avdelning #

En AI-agent kan skicka sina mänskliga varningar direkt till en avdelning: öppna agenten, gå till dess växel för mänskliga varningar och välj avdelningen under Skicka eskaleringar till (se AI-bot-inställningar).

När den agenten lämnar över en chatt:

• Chatten arkiveras under avdelningen.
• Om någon på avdelningen redan har chatten stannar den hos dem och de får varningen.
• Annars, med Tilldela även varje nytt lead till den på denna avdelning som har minst just nu påslaget, går den till den personen och de får varningen. Den kontoomfattande inställningen för automatisk tilldelning spelar ingen roll här.
• Med den växeln avstängd väntar chatten i avdelningens delade kö och alla på avdelningen får varningen, så den som är ledig kan plocka upp den.

Varje person får varningen enligt sina egna aviseringsinställningar. Du, som kontoägare, får fortfarande dina. Om avdelningen tas bort, eller om ingen på den längre är aktiv, går agentens eskaleringar tillbaka till kontoägaren.

Du kan också skicka en agents eskaleringar till en enskild person istället för en hel avdelning; välj dem från samma lista.

Avdelningar och tilldelning är separata #

En chatt kan ha båda, och de besvarar olika frågor:

• Ansvarig — vilken person som hanterar den.
• Avdelning — vilket team som äger den.

Att ändra den ena rensar aldrig den andra. Det är avsiktligt: ett lead kan flyttas mellan personer inom Försäljning hela veckan och fortfarande vara Försäljnings lead.

Begränsa någon till deras avdelning #

När du har avdelningar visas ett tredje alternativ i avsnittet Agenter, kanaler & avdelningar i en medlems behörighetsredigerare: Avdelningar. Markera en eller flera så ser personen endast leads som arkiverats under dem.

• På egen hand är det en delad team-inkorg — alla inom Försäljning ser varje lead för Försäljning, oavsett vem som hanterar det.
• Tillsammans med Endast tilldelade till dem är det den begränsade versionen: deras egna leads för Försäljning och inget annat.

Chattar med ingen avdelning förblir dolda för en medlem med avdelningsbegränsning. Markera Visa även chattar som inte tillhör någon avdelning om du hellre vill att de ska se även dessa — värt att göra medan du fortfarande arkiverar din tidigare historik, eftersom varje befintlig chatt börjar utan avdelning.

Bra att veta #

• Avdelningar ger ingenting på egen hand. Att tillhöra en ändrar inte vad någon kan se eller göra — endast begränsningen ovan gör det.
• Att ta bort en avdelning som någon är begränsad till nekas. Du får veta vem det gäller, så att du kan ändra deras behörigheter först. Det är avsiktligt: att tyst ta bort begränsningen skulle ge dem tillgång till hela din kundbas utan att någon märker det.
• Leads fortsätter fungera efter en borttagning. Kontakter som arkiverats under en borttagen avdelning slutar helt enkelt visa en, och nästa gång du arkiverar dem fastnar det.
• Rotationen omfattar endast personer som faktiskt arbetar. En avstängd medlem, någon som kopplats bort från automatisk tilldelning, eller du om du har kopplat bort dig själv — ingen av dem får ett lead tilldelat, även om de står listade på avdelningen.
• Om ingen på avdelningen är tillgänglig, arkiveras leadet fortfarande under den och förblir otilldelat så att teamet kan plocka upp det.
• En kontakt som skapats av en medlem med avdelningsbegränsning arkiveras automatiskt under deras avdelning, så att de inte tappar bort något de precis lagt till själva. (Endast när de är begränsade till exakt en — med flera finns det inget sätt att gissa vilken.)

Bjuda in teammedlemmar #

1. Gå till Team (eller Inställningar → Team) och klicka på Bjud in teammedlem.
2. Ange personens e-postadress.
3. Öppna rullistan Roll och välj Admin, Agent (Redaktör) eller Betraktare.
4. Klicka på Skicka inbjudan.

• Personen får en e-postinbjudan med en länk för att acceptera. Om de inte redan har ett konto skapas ett automatiskt åt dem med ett tillfälligt lösenord som ingår i e-postmeddelandet.
• Inbjudan är giltig i 7 dagar; därefter går den ut och du måste skicka den på nytt.
• Väntande inbjudningar visas i en egen lista under medlemslistan, så att du kan se vem som ännu inte har accepterat.

Begränsningar för teamplatser #

Din plan anger hur många teammedlemmar du kan ha. Väntande inbjudningar räknas in i din kvot, så en inbjudan som ingen ännu har accepterat tar fortfarande upp en plats.

Teamsidan visar hur många platser du använder och hur många du har totalt. Om du når gränsen kommer du att se ett felmeddelande när du försöker bjuda in någon. Avbryt en oanvänd inbjudan för att skapa utrymme, eller uppgradera till en plan med fler platser via Inställningar → Fakturering.

Om ditt konto hanteras av din leverantör är din platskvot inställd av dem — det kan vara vilket antal de än väljer. Om teammedlemmar inte ingår i din plan är inbjudningar inaktiverade; be din kontoleverantör att aktivera dem eller höja gränsen.

Hantera inbjudningar #

Från listan över väntande inbjudningar kan du:

• Skicka på nytt en inbjudan om personen inte har tagit emot den eller om länken har gått ut.
• Avbryt en inbjudan (papperskorgsikonen) om du inte längre vill lägga till personen. Detta fungerar även för utgångna inbjudningar, så att du kan rensa bort gamla poster från listan.

Acceptera en inbjudan #

1. Klicka på Accept i inbjudningsmailet.
2. Om du är ny på plattformen, logga in med det tillfälliga lösenordet från mailet och välj ett nytt.
3. Om du redan har ett konto, logga in med dina befintliga inloggningsuppgifter.
4. När inbjudan har accepterats kommer du direkt till det kontot vid inloggning.

Du kan även tacka nej till en inbjudan om du inte vill gå med.

Växla mellan konton (Teamläge) #

Teammedlemmar arbetar inte inuti ditt konto hela tiden – de har sina egna konton och växlar till ditt när det behövs.

1. Teammedlemmen loggar in med sin egen e-postadress och sitt lösenord.
2. De tas direkt till ditt konto. Växlaren nära toppen av det vänstra sidofältet anger vilket konto de arbetar i.
3. Din instrumentpanel laddas med de behörigheter du har tilldelat dem — områden de inte har åtkomst till är helt dolda i navigeringen.
4. När de är klara väljer de helt enkelt Logga ut. Medlemmar som även driver ett eget konto ser Tillbaka till mitt eget konto i den växlaren för att återvända till det.

Samma e-postadress kan tillhöra flera konton samtidigt. Om du blir inbjuden till ett andra konto med en e-postadress som redan har åtkomst någon annanstans, läggs den nya åtkomsten till automatiskt – inget extra behöver accepteras, och du behåller din befintliga åtkomst.

Kontoväxlaren (account switcher) nära toppen av det vänstra sidofältet visar alltid en teammedlem vilket konto de för närvarande arbetar i. När de tillhör mer än ett konto, listar ett klick på den de andra så att de kan växla mellan dem.

Allt en teammedlem gör – ansluter en kanal, importerar kontakter, svarar på chattar – sker i det konto de arbetar i, så det är synligt för ägaren och använder det kontots abonnemang och krediter. Deras egen inloggning är bara en nyckel; den innehåller inga egna kanaler, kontakter eller krediter.

Eftersom inloggning alltid tar en teammedlem till ett konto de tillhör, bör du bjuda in personer med en e-postadress som inte redan har ett eget separat konto på plattformen.

Vad teammedlemmar kan se #

• De ser bara de områden du har gett dem behörighet att komma åt.
• Områden inställda på “Ingen” visas inte alls i navigeringen.
• Om du har begränsat deras synlighet för chattar och kontakter, ser de bara de konversationer och kontakter som tilldelats dem, överallt i appen. Detsamma gäller för en begränsning för agenter eller kanaler.
• Om du har dolt kundkontaktuppgifter för dem, maskeras varje telefonnummer, e-postadress och användarnamn, exporter är inaktiverade och de kan inte söka upp en kontakt via nummer.
• “Visa”-områden visas men alla redigeringskontroller är inaktiverade.
• Kreditsaldo och faktureringsdetaljer är endast synliga med åtkomst till Fakturering.
• En teammedlem ser alltid sin egen e-postadress längst ner i den vänstra sidofältet och under Inställningar → Profil (sitt eget namn och e-post), medan resten av Profilen (inställningar, aviseringar och andra arbetsytans inställningar) tillhör kontoinnehavaren. Etiketten Arbetar i nära toppen av sidofältet är namnet på det konto de arbetar i, inte deras eget.
• Inställningar → Säkerhet visar endast teammedlemmen sessionen för arbetsytan och sekretessinställningar. Inloggnings-e-post, lösenord, tvåfaktorsautentisering och kontroller för att radera konto tillhör kontoinnehavarens inloggning och visas inte för teammedlemmar.
• Den guidade konfigurationsguiden visas endast för medlemmar med Redigera eller Full på både Inställningar och AI-agenter, eftersom den ändrar företagsdetaljer, kanaler och agenten. Alla andra som öppnar den skickas tillbaka till instrumentpanelen.

Redigera en teammedlem #

1. Gå till Team (eller Inställningar → Team).
2. Hitta medlemmens rad och klicka på roll-chippet (deras nuvarande roll, visas som en färgad pill) för att öppna en liten meny med Admin / Agent / Visare, och välj sedan den nya rollen.

Det är det enda som roll-chippet ändrar. Allt annat gällande en medlems åtkomst — åsidosättanden per område, chatt- och kontaktsynlighet och eventuell agent- eller kanalbegränsning — finns bakom reglage-ikonen på samma rad.

Ändringar når medlemmen inom några sekunder, även om de redan har ditt konto öppet: en sida de var utelåsta från öppnas av sig själv, ingen uppdatering behövs.

Ändra en medlems namn #

En medlems namn hämtas från deras eget konto när de går med, eller från deras e-postadress om de inte har något. För att ändra det, klicka på reglageikonen på deras rad, skriv in det nya namnet i fältet Namn högst upp i redigeraren och klicka på Spara behörigheter. Det nya namnet visas i medlemslistan, varhelst chattar tilldelas och på svar de skickar från och med då. Du (eller en teammedlem som kan hantera teamet) ställer in det här; medlemmen kan inte ändra det från sin egen profil.

Deras e-postadress kan inte ändras här – den identifierar medlemmen. För att lägga till en annan person, skicka en ny inbjudan.

Inaktivera en teammedlem #

1. Hitta teammedlemmen i listan Medlemmar.
2. Klicka på pausikonen bredvid deras rad.

En avstängd medlem hindras från att växla till ditt konto men behåller sina roll- och behörighetsinställningar, så att du kan återaktivera dem med ett klick senare — du behöver inte ta bort och bjuda in dem på nytt.

Avstängning blockerar nya sessioner; om personen redan har ditt konto öppet kan det hända att sessionen inte avbryts omedelbart.

Ta bort en teammedlem #

1. Hitta teammedlemmen i listan Medlemmar.
2. Klicka på papperskorgsikonen och bekräfta.

När de väl har tagits bort kan de inte längre växla till ditt konto (deras eget konto och personuppgifter påverkas inte). Lägg till dem igen senare med en ny inbjudan.

Borttagning träder i kraft omedelbart. Om personen för närvarande arbetar i ditt konto loggas de ut kort därefter.

Automatiskt tilldela inkommande kontakter #

Som standard tilldelas en chatt endast till en person när något tvingar fram det — en mänsklig avisering eller ett manuellt val. Allt annat stannar i kön Ej tilldelade.

Så här gör du: Högst upp på sidan Team, aktivera Tilldela nya kontakter automatiskt.

Vad det gör #

När funktionen är aktiverad tilldelas varje kontakt som skickar ett meddelande till dig för första gången till den teammedlem (eller dig, kontoinnehavaren) som har fåast kontakter tilldelade under de senaste 30 dagarna. Med tiden sprider detta inkommande volym jämnt över alla som är tillgängliga.

Vilka som ingår i poolen #

Alla aktiva som inte har valts bort: du och varje aktiv teammedlem. Avstängda eller borttagna medlemmar hoppas alltid över, och roller spelar ingen roll.

Om du använder avdelningar har de förtur. En ny chatt som matchar en avdelnings agent- eller kanalregel arkiveras under den avdelningen, och rotationen begränsas till personerna i det teamet — så ett WhatsApp-lead går till någon inom Försäljning istället för till den som råkar ha minst att göra på hela kontot. Chattar som ingen avdelning gör anspråk på faller tillbaka på den kontoomfattande rotationen som beskrivs ovan.

Arkivering i sig beror inte på denna inställning: en avdelnings dirigeringsregel arkiverar chattar under den oavsett om automatisk tilldelning är på eller av. Inställningen avgör endast om leadet även tilldelas en person.

Välja vem som deltar #

Alla i teamet behöver inte nödvändigtvis tilldelas konversationer. En chef som bara är där för att övervaka, eller en specialist som bara granskar chattar då och då, kan hållas utanför rotationen utan att förlora någon åtkomst.

Varje person i teamlistan — inklusive du, kontots ägare — har en Inkludera i automatisk tilldelning-växel på sin rad. Alla är inkluderade från början; stäng av någon så slutar nya kontakter helt enkelt att hamna hos dem, medan allt annat gällande deras plats förblir exakt detsamma: de kan fortfarande öppna varje chatt, svara och bli tilldelade konversationer manuellt.

Några detaljer:

• Växlarna spelar bara roll medan Tilldela nya kontakter automatiskt är på — när huvudreglaget är avstängt visas de nedtonade, eftersom ingenting delas ut ändå.
• Att välja bort någon påverkar inte chattar som redan har tilldelats dem; det påverkar bara nya kontakter från och med den tidpunkten.
• Om du väljer bort alla (inklusive dig själv), stannar nya kontakter i kön Ej tilldelade — ingenting går sönder, det finns bara ingen att ge dem till.
• Mänskliga varningar är separata: en ej tilldelad chatt som utlöser en mänsklig varning går fortfarande till kontots ägare, även om ägaren är bortvald från rotationen här.

Vad som inte ändras #

• Befintliga tilldelningar skrivs aldrig över.
• Endast det allra första inkommande meddelandet utlöser en tilldelning — senare meddelanden från samma kontakt flyttar inte om någon.
• Manuell tilldelning fungerar fortfarande från chattens ⋮-meny.
• Automatisk tilldelning via mänsklig avisering påverkas inte — med reglaget avstängt går en ej tilldelad chatt som utlöser en mänsklig avisering fortfarande till kontoinnehavaren.
• 30-dagarsfönstret är rullande, så personer som går på ledighet och kommer tillbaka hamnar inte permanent i underläge.

Bästa praxis #

• Börja med roller. Välj den roll (Admin, Agent eller Visare) som passar bäst – det är den kontrollnivå som finns tillgänglig idag.
• Använd Visare för intressenter som bara behöver följa framstegen utan att råka ändra på något.
• Begränsa synligheten för extern hjälp. Frilansare och externa agenter behöver sällan se hela din kundbas – ställ in deras chatt- och kontaktsynlighet till att endast gälla deras egna tilldelade konversationer.
• Använd avdelningar när du har mer än ett team. Avdelningar låter nya chattar nå rätt team automatiskt, håller rotationen inom det teamet och ger dig ett sätt att med ett klick lämna över ett lead.
• Begränsa åtkomst till Teamhantering till kontoägare och betrodda administratörer – en teammedlem kan aldrig bevilja högre åtkomst än sin egen.
• Inaktivera för att pausa åtkomst tillfälligt, och återaktivera sedan med ett klick när de är tillbaka.
• Granska behörigheter regelbundet i takt med att roller förändras inom din organisation.

Vanliga frågor #

Kan en teammedlem tillhöra flera konton? Ja — de växlar mellan dem via kontoväxlaren nära toppen av sidofältet.

Kan en teammedlem besvara chattar utan att se kundens telefonnummer eller e-postadress? Ja. Öppna deras behörighetsredigerare och markera Dölj kundkontaktuppgifter för denna medlem. Nummer, e-postadresser och användarnamn maskeras för dem överallt (inklusive inuti meddelandetext), exporter är avstängda och de kan inte söka via nummer — men de läser och svarar som vanligt. Se Dölja kundkontaktuppgifter för en medlem.

Kan teammedlemmar se varandra? Endast om de har behörigheten Teamhantering inställd på Visa eller högre.

Vad händer om en inbjudan går ut? Skicka den på nytt från inbjudningslistan — den nya inbjudan är giltig i ytterligare 7 dagar. Om du trots allt inte vill bjuda in personen, använd papperskorgsikonen för att ta bort den utgångna inbjudan från listan.

Använder teammedlemmar mina krediter? Ja. Åtgärder som förbrukar krediter när de utförs i ditt konto (i teamläge) debiteras ditt konto.

Kan jag ändra någons roll efter att de har gått med? Ja – redigera medlemmen direkt från medlemslistan när som helst; du behöver inte ta bort och bjuda in dem på nytt.

Kan jag ändra en teammedlems namn? Ja. Klicka på reglageikonen på deras rad, redigera fältet Namn högst upp och spara. Se Ändra en medlems namn.

Kan jag begränsa en teammedlem till en kanal – endast WhatsApp, och inte sociala inkorgar? Ja. Öppna deras behörighetsredigerare och markera WhatsApp under Agenter, kanaler & avdelningar – de ser då endast WhatsApp-konversationer, överallt i appen. Se Begränsa en medlem till vissa agenter eller kanaler. Samma avsnitt begränsar en person till specifika AI-agenter eller till en avdelning. Observera att det gäller per kanaltyp, inte per anslutet nummer: någon som är begränsad till WhatsApp ser alla WhatsApp-konversationer på kontot, inte bara de som sker på ett av dina nummer.

Kan jag dölja en kontakts telefonnummer och e-postadress för en teammedlem som fortfarande svarar på deras chattar? Ja. Öppna deras behörighetsredigerare och markera Dölj kundkontaktuppgifter för denna medlem under Kontaktuppgifter. Telefonnummer, e-postadresser och sociala handtag maskeras då för dem överallt, medan de fortfarande kan läsa och svara. Att bara ställa in Kontakter till Ingen gör inte detta: det tar bort kontaktsidorna och kontaktredigering, men detaljerna i chatten förblir synliga. Se Dölja kundkontaktuppgifter från en medlem. Integritetsslöja (Inställningar → Säkerhet) är en webbläsarbaserad slöja för skärmdelning som personen kan stänga av själv, inte en åtkomstkontroll.

Kan jag begränsa någon till endast de konversationer som tilldelats dem? Ja. Öppna deras behörighetsredigerare och ställ in Chatt- och kontaktsynlighet till Endast tilldelade till dem — de ser då bara sina egna chattar och kontakter, överallt i appen, och du kan valfritt låta dem se otilldelade chattar också. Se Begränsa en medlem till sina egna chattar. Om den lämnas på standardinställningen, Alla kontakter, förblir tilldelning enbart ett arbetsflödesverktyg: det avgör vem som är ansvarig för en chatt och vem som får aviseringar om den, och alla med Meddelanden-åtkomst ser fortfarande hela inkorgen.

Kan jag organisera mitt team i avdelningar som Försäljning och Support? Ja. Inställningar → Team → Avdelningar. En avdelning är en namngiven grupp människor som kan ta emot nya chattar automatiskt (via AI-agent eller kanal), tilldelar varje chatt till den person i teamet som har minst att göra, och kan användas för att begränsa vad dess medlemmar ser. Du kan också arkivera ett enskilt lead under en avdelning via chattens ⋮-meny. Se Avdelningar.

Kan jag ge ett helt team en egen inkorg? Ja, på två sätt. Om teamets arbete anländer via en egen agent eller kanal, begränsa dess medlemmar till den under Agenter, kanaler & avdelningar. Om det handlar om vem som äger leadet snarare än var det kom ifrån, skapa en avdelning, begränsa dess medlemmar till den och arkivera leads under den – antingen automatiskt med en dirigeringsregel eller manuellt från chattmenyn.

Finns det round-robin-fördelning av inkommande chattar? Det finns något som är bättre än round-robin: aktivera Tilldela nya kontakter automatiskt så går varje ny kontakt till den som har tilldelats färst kontakter under de senaste 30 dagarna, vilket gör att arbetsbelastningen jämnas ut istället för att bara rotera. Du kan ta bort enskilda personer från rotationen utan att ändra deras åtkomst, och med avdelningar kan du hålla rotationen inom rätt team istället för att köra den över hela kontot.

Blir en chatt automatiskt tilldelad när någon svarar på den? Nej. Tilldelning sker vid en kontakts första inkommande meddelande när automatisk tilldelning är aktiverad, vid en manuell avisering, eller när någon väljer en ansvarig manuellt. Att svara på en chatt innebär inte att man tar över den.

Nästa steg #

• Kontoinställningar — Hantera din profil och säkerhet.
• Faktureringssystem — Förstå krediter och fakturering.