إدارة الفريق #

قم بدعوة أعضاء الفريق إلى حسابك وتحكم بدقة في ما يمكنهم رؤيته والقيام به. سواء كان لديك وكيل دعم يحتاج فقط إلى الوصول إلى الدردشات أو مدير تسويق يدير وكلاء الذكاء الاصطناعي والبث، يمكنك تعيين مستوى الوصول المناسب لكل شخص.

الوصول إلى إدارة الفريق #

كيفية الوصول إلى هناك: الإعدادات ← مجموعة مساحة العمل ← الفريق.

افتح الإعدادات بالقرب من أسفل الشريط الجانبي الأيسر، ثم انقر على الفريق في قائمة الإعدادات. على الهاتف، اضغط على أيقونة القائمة (☰) أولاً.

يعرض قسم الفريق قائمة أعضائك الحاليين (مع تثبيت مالك الحساب دائماً في الأعلى)، وبمجرد وجود أي دعوات معلقة، تظهر قائمة الدعوات منفصلة أسفلها.

كيف يعمل #

تتيح لك إدارة الفريق ما يلي:

• دعوة الأشخاص للانضمام إلى حسابك عبر البريد الإلكتروني
• تعيين الأدوار (مسؤول، محرر، أو مشاهد) لتحديد مستوى أساسي من الوصول
• ضبط الأذونات بدقة لكل عضو — افتح محرر أذونات العضو لتغيير وصوله إلى أي من المناطق الـ 13 بشكل فردي (راجع تخصيص الأذونات)
• إخفاء هوية العميل — قم بإخفاء كل رقم هاتف وبريد إلكتروني ومعرف لأي عضو يجب عليه الرد على الدردشات ولكن لا ينبغي له الاحتفاظ بقائمة العملاء (راجع إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن عضو)
• قصر وصول العضو على محادثاته الخاصة — يمكن للمحرر نفسه حصر وصول العضو على المحادثات وجهات الاتصال المخصصة له فقط (راجع قصر وصول العضو على محادثاته الخاصة)
• قصر وصول العضو على وكلاء أو قنوات أو أقسام معينة — قسّم الفريق حسب المنطقة بدلاً من عبء العمل (راجع قصر وصول العضو على وكلاء أو قنوات معينة)
• تجميع الفريق في أقسام — المبيعات، الدعم، الموارد البشرية، حيث يتولى كل قسم محادثاته الجديدة ويدير نظام التناوب الخاص به (راجع الأقسام)
• تعليق أو إزالة أعضاء الفريق في أي وقت
• التبديل بين الحسابات باستخدام تبديل الحساب القائم على الرموز، ثم العودة إلى حسابك الخاص

يسجل كل عضو في الفريق دخوله بحسابه الخاص. عندما ينتقلون إلى حسابك، فإنهم يرون لوحة التحكم ووكلاء الذكاء الاصطناعي وجهات الاتصال والدردشات الخاصة بك — ولكن فقط الأجزاء التي منحتهم حق الوصول إليها.

يتمتع كل عضو في الفريق بتسجيل دخول خاص به، ويكون هذا الحساب فارغاً. فهو لا يحتوي على أي خطة، أو أرصدة، أو قنوات، ولا يملك أي وصول إلى بياناتك أو بيانات أي من عملائك. عند تسجيل دخولهم، يتم توجيههم إلى مساحة عملك تلقائياً، لذا من الناحية العملية، لن يروا ذلك الحساب الفارغ أبداً.

يبقى أعضاء الفريق في مساحة عملك. العضو الذي يقتصر تسجيل دخوله على ذلك الحساب الفارغ لا يظهر له خيار العودة إلى حسابي الخاص، لذا لا يمكن للمشاهد الذي تدعوه لحساب عميل مغادرته للذهاب إلى لوحة تحكم فارغة. يظهر هذا الخيار فقط للأعضاء الذين يديرون حساباتهم الخاصة (باقة، أو قنوات، أو جهات اتصال)، وينقلهم ذلك الخيار إلى حساباتهم. ينطبق هذا الأمر على كل عضو وعلى جميع الأجهزة.

الأدوار #

يتمتع كل عضو في الفريق بواحد من ثلاثة أدوار، مما يحدد أذوناتهم الافتراضية عبر المنصة.

ملاحظة حول التسمية: يُشار إلى هذا الدور باسم محرر (Editor) في هذا الدليل (وفي جدول الأذونات أدناه)، ولكن أداة اختيار الأدوار في التطبيق نفسه تسميه وكيل (Agent) — إنه نفس الدور، ونفس الأذونات، فقط اسم مختلف يظهر على الشاشة.

مناطق الصلاحيات #

هناك 14 منطقة صلاحيات عبر المنصة. يمكن ضبط كل منها على واحد من أربعة مستويات:

المناطق وما تغطيه #

الصلاحيات الافتراضية حسب الدور #

هذه هي الإعدادات الافتراضية — يمكن تغيير أي منطقة لكل عضو في محرر الأذونات أدناه.

تخصيص الصلاحيات (التجاوزات) #

في بعض الأحيان لا يتناسب الدور الافتراضي تمامًا — قد ترغب في وجود محرر يمكنه أيضًا عرض التحليلات بالكامل، أو مسؤول لا ينبغي له رؤية الفواتير. تدعم المنصة تجاوزات الأذونات: إعدادات دقيقة لكل منطقة لها الأولوية على الإعدادات الافتراضية لدور العضو.

لتعديل أذونات العضو:

1. ابحث عن العضو في قائمة الأعضاء وانقر على أيقونة شريط التمرير في صفه (إذا كان لديه بالفعل تجاوزات، فإن تسمية “N overrides” بجوار دوره تفتح نفس المحرر).
2. يسرد محرر الأذونات جميع المناطق الـ 14، ولكل منها أربعة مستويات — بلا، عرض، تعديل، و كامل. تشير نقطة صغيرة إلى المستوى الذي يمنحه دور العضو بالفعل، بحيث يمكنك دائمًا معرفة ما هو أساسي وما هو مخصص. توجد فوق المناطق الحدود التي تحدد مقدار ما يمكن للعضو رؤيته من الحساب على الإطلاق: رؤية الدردشة وجهات الاتصال (انظر قصر العضو على دردشاته الخاصة)، رؤية المهام (انظر قصر العضو على مهامه الخاصة) و الوكلاء والقنوات والأقسام (انظر قصر العضو على وكلاء أو قنوات معينة).
3. قم بتغيير أي مناطق تريدها وانقر على حفظ الأذونات. يتم تخزين المناطق التي تختلف عن إعدادات الدور الافتراضية فقط كتجاوزات، وتُظهر قائمة الأعضاء عددًا بجوار أي شخص لديه هذه التجاوزات.
4. إعادة التعيين إلى إعدادات الدور الافتراضية (أسفل يسار المحرر) تمسح كل تجاوز وتعيد العضو إلى مستوى الوصول القياسي لدوره.

يؤدي تغيير دور العضو لاحقًا إلى الاحتفاظ بتجاوزاته — تظل كل منطقة تم تخصيصها على مستواها المخصص، بينما يتبع كل شيء آخر الإعدادات الافتراضية للدور الجديد.

مالك الحساب فقط هو من يمكنه منح صلاحيات وصول أعلى من صلاحياته. يمكن لعضو الفريق الذي يتمتع بصلاحية “إدارة الفريق” دعوة الآخرين وإدارتهم، لكنه لا يستطيع منح أي شخص أذونات أقوى مما يمتلكه هو نفسه، ولا يمكنه تعليق أو إزالة زميل في الفريق يتمتع بصلاحيات وصول أوسع من صلاحياته. إذا كان الدور سيمنح الشخص الجديد صلاحيات أكثر مما يمتلكه الداعي في مجال ما (على سبيل المثال، صلاحية تعديل افتراضية لمحرر على المواعيد، تمت دعوته من قبل مسؤول تم ضبط مواعيده على لا شيء)، يتم ضبط هذا المجال ببساطة على مستوى الداعي نفسه ويتم إرسال الدعوة؛ تظهر رسالة بعد الإرسال توضح ما تم خفضه. في محرر الأذونات، تظهر المستويات الأعلى من مستواك باللون الرمادي.

مثال: وكيل الدعم الخاص بك لديه دور وكيل (محرر). افتراضيًا، يحتوي هذا الدور على عرض التحليلات فقط — يمكنهم فتح لوحات المعلومات ولكن لا يمكنهم إدارتها. افتح محرر الأذونات الخاص بهم، واضبط التحليلات على كامل، واحفظ — يظل كل شيء آخر على الإعدادات الافتراضية للدور.

مثال (العملاء الذين يحتفظون بأسئلتهم الشائعة الخاصة): تريد من عميل إضافة وإصلاح الأسئلة الشائعة التي يجيب عليها الذكاء الاصطناعي الخاص به، ولكن دون المساس بتعليمات الوكيل أو شخصيته أو إعداداته. اضبط الأسئلة الشائعة على تعديل و وكلاء الذكاء الاصطناعي على عرض، ثم احفظ. يمكنهم بعد ذلك:

• إضافة وتعديل وحذف واستيراد الأسئلة الشائعة في صفحة قاعدة المعرفة، وإدارة مجموعات الأسئلة الشائعة ومصادر المعرفة هناك؛
• فتح وكيل، وفي خطوة الأسئلة الشائعة والمعرفة الخاصة به، ربط أو إلغاء ربط الأسئلة الشائعة والمصادر وتعديل الأسئلة الشائعة نفسها.

كل شيء آخر في محرر الوكيل يكون للعرض فقط بالنسبة لهم. في خطوة الأسئلة الشائعة والمعرفة، يكون بحث الويب بالذكاء الاصطناعي و السياق الإضافي باللون الرمادي أيضاً، لأن تلك إعدادات خاصة بالوكيل نفسه. اضبط الأسئلة الشائعة على عرض أو لا شيء أيضاً وستصبح صفحة قاعدة المعرفة للعرض فقط أو ستختفي. يمكن لأي شخص لديه صلاحية تعديل على وكلاء الذكاء الاصطناعي تعديل الأسئلة الشائعة، بغض النظر عن كيفية ضبط الأسئلة الشائعة.

مثال (الأعضاء الذين يجب ألا يلمسوا الأتمتة المباشرة): يحتاج وكيل الدعم الخاص بك إلى جهات الاتصال على تعديل للعمل على محادثاته، ولكن يجب ألا يغير الأتمتة أبدًا. اضبط الأتمتة على عرض (يمكنهم النظر، وليس التغيير) أو لا شيء (تختفي الأتمتة من قائمتهم)، واحفظ. يظل وصولهم إلى جهات الاتصال كما كان.

مثال (الوكالات): تريد أن يقوم زميل في الفريق بإدارة الإعدادات العامة والإشعارات وخطافات الويب، ولكن لا تفتح العلامة التجارية الخاصة بك أبداً. اترك الإعدادات على تحرير واضبط العلامة البيضاء على بلا — سيختفي قسم العلامة البيضاء من قائمة الإعدادات الخاصة به وسيتم رفض أي حفظ للعلامة التجارية بالنسبة له، بينما يستمر باقي الإعدادات في العمل. يظهر صف العلامة البيضاء نقطة على أي مستوى تم ضبط الإعدادات عليه، لأنه يتبع ذلك حتى تقوم بتغييره.

قصر وصول العضو على محادثاته الخاصة #

تحدد مناطق الأذونات ما يمكن للعضو العمل معه — الدردشات، جهات الاتصال، وكلاء الذكاء الاصطناعي. تقرر رؤية الدردشة وجهات الاتصال مقدار ما يمكنه رؤيته منها: كل شيء في الحساب، أو فقط المحادثات وجهات الاتصال المخصصة له.

هذا هو الخيار المناسب لمستقل يعتني بقطاع واحد، أو وكيل خارجي، أو موظف مبتدئ يجب أن يتعامل مع قائمة مهامه الخاصة دون تصفح قاعدة عملائك بالكامل.

كيفية الوصول: الإعدادات ← الفريق ← أيقونة أشرطة التمرير في صف العضو ← قسم رؤية المحادثات وجهات الاتصال في أعلى محرر الأذونات.

اختر أحد الخيارين:

• جميع جهات الاتصال — يرى العضو كل محادثة وجهة اتصال في الحساب. هذا هو الخيار الافتراضي وهو الوضع الذي يعمل به كل عضو حالي.
• المسندة إليه فقط — يرى العضو فقط المحادثات وجهات الاتصال المسندة إليه، ولا شيء غير ذلك.

عند اختيار المسندة إليه فقط، يظهر خيار إضافي:

• إظهار غير المسندة أيضاً — بالإضافة إلى محادثاته الخاصة، يرى العضو أيضاً المحادثات وجهات الاتصال التي لم يقم أحد بالاستجابة لها بعد. قم بتفعيل هذا الخيار لشخص يعمل على قائمة الانتظار المشتركة ويقوم بأخذ المحادثات منها؛ واتركه معطلاً لشخص يجب ألا يرى سوى ما تسنده إليه أنت فقط.

انقر على حفظ الأذونات عند الانتهاء. سيتم تطبيق التغيير في المرة التالية التي يقوم فيها العضو بتحميل أو تحديث حسابك.

ما يراه العضو #

ينطبق القيد في كل مكان، وليس فقط على قائمة الدردشة: صندوق وارد الدردشات، قائمة جهات الاتصال، المهام (فقط المهام المتعلقة بجهات الاتصال التي يمكنهم رؤيتها، بالإضافة إلى المهام التي لا تحتوي على جهة اتصال والتي أنشأوها أو تم تعيينها لهم)، نتائج البحث، الأعداد والشارات في قائمة الانتظار الخاصة بهم، أي شيء يقومون بتصديره، والرسائل الجديدة التي تصل مباشرة. لا يوجد عامل تصفية لهم لمسحه ولا يوجد عرض يظهر لهم المزيد — إنه ببساطة حدود ما يمكن لتسجيل دخولهم الوصول إليه داخل حسابك.

بعض التأثيرات العملية:

• يتم تقليص عامل تصفية المسؤول في المحادثات ليقتصر على أنت (بالإضافة إلى غير المسندة إذا سمحت بذلك)، لأنه لا يوجد شيء آخر يمكنه التصفية بناءً عليه.
• يتم إسناد جهات الاتصال التي ينشئها أو يستوردها إليه تلقائياً، حتى يتمكن من رؤية ما أضافه للتو.
• لا يزال بإمكانه تسليم المحادثة. إعادة إسناد محادثة إلى زميل يعمل كالمعتاد — تغادر المحادثة بعد ذلك طريقة عرضه، لأنها لم تعد ملكه، لذا من الجدير بالذكر تسليم المحادثات بعناية.
• رابط لمحادثة ليست ملكه ببساطة لن يفتح لديه.

كيف يعمل ذلك مع التعيين #

الرؤية هي الحدود؛ والتعيين هو ما يقرر من يقع داخلها. لا يتغير شيء بخصوص التعيين: لا تزال ميزة التعيين التلقائي لجهات الاتصال الواردة توزع جهات الاتصال الجديدة بنفس الطريقة، كما أن التعيين اليدوي من قائمة ⋮ الخاصة بالمحادثة يعمل أيضاً — راجع تعيينات المحادثات. لذا، هناك ثلاث طرق تصل بها المحادثة إلى عضو محدود الصلاحيات: التعيين التلقائي يسلمها إليهم، أو تقوم أنت أو أحد زملائك بتعيينها لهم يدوياً، أو يقومون هم بمطالبتها بأنفسهم من قائمة الانتظار غير المعينة (عندما تسمح بذلك).

إذا تم إخراج عضو محدود الصلاحيات من دورة التعيين التلقائي، فإنه يرى فقط ما يعينه الأشخاص له يدوياً.

معلومات مفيدة #

• لا يمكن تقييد مالك الحساب أبداً. يرى المالك دائماً كل شيء.
• هذا الإعداد منفصل عن الدور. يمكن تقييد أي دور - حتى المسؤول (Admin)، على الرغم من أن هذا مزيج غير معتاد، ويقوم المحرر بتنبيهك عند اختياره.
• إجماليات الحساب بالكامل لا يتم تقسيمها. تحليلات لوحة التحكم والملخصات اليومية هي أرقام خاصة بالحساب ككل، لذا فإن العضو المقيد الذي لديه حق الوصول إلى هذه المناطق لا يزال يرى أرقام مستوى الحساب هناك. إذا كان هذا الأمر مهماً، فقم بضبط التحليلات (Analytics) والملخصات اليومية (Daily Summaries) على لا شيء (None) لهذا العضو في نفس المحرر.
• يمكن للأعضاء الذين لديهم حق الوصول إلى إدارة الفريق رؤية قائمة الفريق كالمعتاد - تقييد الرؤية يغطي المحادثات وجهات الاتصال، وليس قائمة فريقك.
• إنه يقيد أي جهات الاتصال التي يراها، وليس ما يراه عنها. داخل المحادثة، لا يزال العضو يرى رقم هاتف جهة الاتصال وعنوان بريدها الإلكتروني وملاحظاتها والحقول المخصصة في رأس المحادثة ولوحة جهات الاتصال، حتى مع ضبط جهات الاتصال (Contacts) على لا شيء (None) (هذا يزيل فقط صفحات جهات الاتصال، وتعديل جهات الاتصال، والصفقات، والمهام). لإخفاء هذه التفاصيل بينما يستمر العضو في الرد، قم بتفعيل إخفاء تفاصيل اتصال العميل لهذا العضو. تمويه الخصوصية (Privacy blur) (الإعدادات ← الأمان) هو تمويه لكل متصفح لمشاركة الشاشة يمكن للشخص إيقاف تشغيله بنفسه، وليس تحكماً في الوصول.

قصر العضو على مهامه الخاصة #

رؤية المهام هي خيار منفصل عن رؤية الدردشة وجهات الاتصال. استخدمه عندما يقوم عدة أشخاص بالرد على نفس العملاء، ولكن يجب على كل منهم العمل فقط على المهام الموكلة إليهم. يمكن لزميلين فتح دردشة نفس العميل، بينما يرى كل منهما مهامه الخاصة فقط.

كيفية الوصول إلى هناك: الإعدادات → الفريق → أيقونة شريط التمرير في صف العضو → قسم رؤية المهام في محرر الأذونات.

اختر أحد الخيارين:

• جميع المهام التي يمكنهم رؤيتها من خلال جهات اتصالهم — الخيار الافتراضي. يرى العضو كل مهمة على جهات الاتصال التي لديه حق الوصول إليها.
• المهام المسندة إليهم فقط — لا يرى العضو المهمة إلا بمجرد إسنادها إليه، حتى عندما يمكنه فتح نفس العميل الذي يفتحه زميله.

مع تحديد المهام المسندة إليهم فقط، يظهر مربعا اختيار إضافيان لتوسيع النطاق مرة أخرى:

• إظهار المهام التي أنشأوها أيضًا — تظل المهام التي أنشأها هذا الشخص بنفسه مرئية له، حتى بعد تسليمها لشخص آخر.
• إظهار المهام غير المسندة لأحد أيضًا — تظل المهام التي لم يتولَّها أحد بعد، مثل المهام الجديدة التي ينشئها وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بك، مرئية حتى يتمكنوا من توليها.

انقر على حفظ الأذونات عند الانتهاء. يحصل الأعضاء الذين تم ضبطهم على المهام المسندة إليهم فقط على شارة المهام الخاصة فقط في قائمة الأعضاء.

ما يراه العضو #

• في كل مكان تظهر فيه المهام: لوحة المهام، البحث، رابط مباشر لمهمة، وقائمة المهام الخاصة بجهة اتصال. الرابط المؤدي إلى مهمة ليست خاصة بهم لا يفتحها لهم.
• عند إعادة إسناد مهمة بعيدًا عنهم، فإنها تختفي من لوحتهم.
• جرس الإشعارات الخاص بهم لا يظهر إشعارات المهام.
• تظل رؤية جهات الاتصال سارية بالإضافة إلى ذلك. العضو المقيد بدردشاته الخاصة لا يرى سوى المهام الموجودة على جهات الاتصال التي يمكنه رؤيتها، ومع خيار المهام المسندة إليهم فقط لا يرى سوى المهام المسندة إليه من بينها.
• مالك الحساب لا يتم تقييده أبدًا، ولا يتغير شيء للأعضاء الذين تُركوا على الإعدادات الافتراضية.

قصر العضو على وكلاء أو قنوات معينة #

يقوم القسم أعلاه بقصر وصول الشخص على المحادثات المسندة إليه. أما هذا القسم فيقصر وصولهم بناءً على مكان انتماء المحادثة: وكيل ذكاء اصطناعي محدد، أو قناة محددة، أو قسم محدد، أو أي مزيج منها.

استخدمه للفرق المقسمة حسب المنطقة بدلاً من عبء العمل — موظف دعم يجب أن يرى محادثات وكلاء الدعم فقط، أو ممثل مخصص لـ WhatsApp فقط، أو ممثل مبيعات يعمل في طابور المبيعات، أو فريق خارجي يتعامل مع قناة واحدة لك.

كيفية الوصول إلى هناك: الإعدادات → الفريق → أيقونة المنزلقات في صف العضو → قسم الوكلاء والقنوات والأقسام، أسفل رؤية المحادثات وجهات الاتصال مباشرة.

حدد الوكلاء الذين يعمل عليهم هذا الشخص، و/أو القنوات، و/أو الأقسام. اترك القائمة فارغة لعدم التقييد بها. إذا لم تحدد شيئًا، فسيتمكن العضو من رؤية كل شيء، وهو الإعداد الافتراضي وكيفية عمل كل عضو حالي. (لا تظهر قائمة الأقسام إلا بعد إنشاء بعضها).

القنوات محدودة حسب النوع، وليس حسب العدد. يؤدي تحديد WhatsApp Web إلى عرض كل رقم WhatsApp Web في الحساب للعضو. للحفاظ على شخص ما في رقم واحد، قم بتعيين وكيل ذكاء اصطناعي خاص لذلك الرقم في من يرد على المحادثات الجديدة وقم بقصر العضو على ذلك الوكيل. يغطي هذا المحادثات الجديدة؛ أما جهات الاتصال التي يتعامل معها وكيل آخر بالفعل فستبقى معه.

القيود تتراكم #

رؤية المحادثات وجهات الاتصال و الوكلاء والقنوات والأقسام هما قيدان منفصلان، وكلاهما يطبق في وقت واحد:

• الوكلاء/القنوات/الأقسام بمفردهم يمنحونك صندوق وارد مشترك للفريق — يرى كل فرد في فريق الدعم كل محادثة وكيل دعم، بغض النظر عمن يتعامل معها.
• نفس الشيء مع المسندة إليه فقط يمنحك النسخة المحدودة — محادثاته الخاصة، على وكيله، ولا شيء آخر.

كل ما يغطيه قيد “المسندة إليه فقط”، يغطيه هذا أيضًا: صندوق وارد المحادثات، جهات الاتصال، البحث، الأعداد والشارات، التصديرات، والرسائل الواردة مباشرة. إنه يمثل حدود ما يمكن لتسجيل دخوله الوصول إليه، وليس مجرد فلتر يمكنه مسحه.

المحادثات بدون وكيل #

بعض المحادثات لا يتم التعامل معها بواسطة أي وكيل — مثل المحادثات القديمة من قبل إعداد وكلائك، وأي محادثة يبدأها العضو بنفسه. افتراضيًا، تظل هذه المحادثات مخفية عن العضو المقيد بوكيل.

حدد إظهار المحادثات التي لا يتم التعامل معها بواسطة أي وكيل أيضًا إذا كنت تفضل أن يراها العضو أيضًا. يستحق الأمر التحديد إذا كان العضو بحاجة إلى بدء محادثاته الخاصة، حيث أن المحادثة التي ينشئها لا تحتوي على وكيل بعد.

معلومات مفيدة #

• لا يمكن تقييد مالك الحساب أبداً. يرى المالك دائماً كل شيء.
• هذا منفصل عن الدور. يمكن تقييد أي دور بهذه الطريقة، بما في ذلك المسؤول.
• حذف وكيل لا يفسد أي شيء. العضو المقيد بوكيل لم يعد موجوداً يتوقف ببساطة عن رؤية الدردشات منه؛ لا تظهر أخطاء، ويمكنك إعادة الاختيار في أي وقت. حذف قسم أفضل من ذلك: أي شخص مقيد به يتم إلغاء تقييده تلقائياً، بحيث لا يترك أحد بصندوق وارد فارغ.
• نفس الاستثناء الخاص بكامل الحساب كما هو مذكور أعلاه. تظل تحليلات لوحة التحكم والملخصات اليومية أرقاماً خاصة بكامل الحساب. قم بتعيين تلك المناطق على لا شيء (None) للعضو إذا كان ذلك مهماً.

إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن عضو #

تحدد القيود المذكورة أعلاه أي الدردشات وجهات الاتصال التي يمكن للعضو رؤيتها. يحدد هذا الخيار ما إذا كان بإمكانه رؤية هوية العميل. قم بتفعيله لعضو ما، وسيتم إخفاء كل رقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني ومعرف اجتماعي في حسابك بالنسبة له — سيظل بإمكانه قراءة الدردشات والرد عليها، لكنه لن يحصل أبداً على رقم يمكنه أخذه معه.

استخدم هذا الخيار لوكيل دعم أو فريق خارجي يجب عليه التعامل مع المحادثة ولكن لا ينبغي له المغادرة بقائمة العملاء.

كيفية الوصول إلى هناك: الإعدادات → الفريق → أيقونة الشرائح في صف العضو → تفاصيل الاتصال، مباشرة تحت رؤية الدردشة وجهات الاتصال.

حدد إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن هذا العضو وانقر على حفظ الأذونات. يسري التغيير في المرة التالية التي يقوم فيها العضو بتحميل أو تحديث حسابك.

ما يراه العضو #

• يظهر رقم الهاتف كـ +316 ••• ••• •78: الأرقام الثلاثة الأولى والرقمين الأخيرين، بحيث لا يزال من الممكن التمييز بين جهتي اتصال “غير معروفة”. يظهر البريد الإلكتروني كـ h•••@•••.com، والمعرف الاجتماعي كـ d•••.
• يتم تطبيق الإخفاء في كل مكان: صندوق وارد الدردشات ورأس المحادثة، لوحة جهات الاتصال، قائمة وسجل جهات الاتصال، نتائج البحث، المواعيد، المهام والصفقات، الإشعارات، وشريط العنوان — رابط الدردشة لا يحتوي أبداً على الرقم أيضاً.
• يتم إخفاء الأرقام ورسائل البريد الإلكتروني التي يكتبها العميل داخل الرسالة أيضاً، في سلسلة المحادثة وفي معاينة الرسالة، بحيث تظهر عبارة “اتصل بي على 06 12345678” كـ “اتصل بي على •••”. يتم تغطية نصوص الملاحظات الصوتية؛ أما الرقم المنطوق في الصوت نفسه، أو المعروض في صورة، فلا يتم إخفاؤه.
• البحث عن طريق الرقم أو البريد الإلكتروني لا يعطي أي نتائج بالنسبة لهم، ويتم رفض أي قائمة أو قاعدة تصفية على حقل الهاتف أو البريد الإلكتروني. لا يزال بإمكانهم البحث بالاسم.
• لا يمكنهم تصدير أي شيء. يتم إيقاف تصدير جهات الاتصال، ونصوص الدردشات، والنصوص المرسلة عبر البريد الإلكتروني لهذا العضو، في التطبيق وفي كل عملية تنزيل.
• يتم إخفاء إجراءات النقر للاتصال، وإرسال بريد إلكتروني لجهة الاتصال، و"المتابعة على واتساب / رسائل نصية"؛ وتكون حقول الهاتف والبريد الإلكتروني في جهة الاتصال للقراءة فقط بالنسبة لهم.
• يعمل الرد تماماً كما كان من قبل، على كل قناة، لأن الإرسال لم يتطلب أبداً من العضو معرفة الرقم.

معلومات مفيدة #

• لا يمكن إخفاء مالك الحساب أبداً. يرى المالك كل شيء دائماً.
• هذا الإعداد منفصل عن الدور. يمكن إخفاء أي دور، بما في ذلك دور المسؤول (Admin)، ويتراكم هذا مع الحدين المذكورين أعلاه.
• لا يمكن للعضو المخفي إلغاء إخفاء أي شخص. الشخص الذي تم إخفاء تفاصيل الاتصال الخاصة بمقعده يمكنه تفعيل هذا الإعداد للآخرين (إذا كان يدير الفريق) ولكن لا يمكنه إيقافه أبداً - لا لزميل ولا لنفسه. يتم تسجيل كل تغيير في الإعداد في سجل تدقيق الحساب.
• الأرقام التي تتكون من أقل من سبعة أرقام داخل الرسالة تظل مرئية (أرقام الطلبات، الأسعار، التواريخ).
• إذا أضفت عنوان عضو الفريق إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات الخاصة بك، فستصل تلك الرسائل إليهم كما تصل إليك - قم بإزالتهم من تلك القائمة إذا كان الإعداد مهماً.
• لا يوجد زر “كشف” ولا يوجد سجل لكل مشاهدة: المخفي يظل مخفياً، والمالك يرى كل شيء.
• تعيين الوصول إلى جهات الاتصال على “لا شيء” (None) يعني أن العضو لن يحصل على أي جهات اتصال في أدوات الاختيار أيضاً: البحث العام (Cmd+K)، ونموذج حجز المواعيد، والمهام والصفقات ستظهر قائمة فارغة لهم. امنحهم صلاحية عرض (View) جهات الاتصال إذا كانوا بحاجة لاختيار جهة اتصال هناك؛ ستظهر القائمة حينها أرقاماً ورسائل بريد إلكتروني مقنعة.

الأقسام #

القسم هو مجموعة مسمّاة من فريقك — المبيعات، دعم العملاء، الموارد البشرية. يمنحك ثلاثة أشياء لا يمكن للتعيين وحده القيام بها: اسم لمن يملك العميل المحتمل، وطريقة لوصول المحادثات الجديدة إلى الفريق المناسب تلقائيًا، ودورة عمل تغطي ذلك الفريق فقط.

كيفية الوصول إلى هناك: الإعدادات → الفريق → بطاقة الأقسام، أسفل التعيين التلقائي مباشرة.

إنشاء قسم #

انقر على إضافة قسم، ثم املأ البيانات:

• الاسم — ما يُطلق على الفريق. “المبيعات”، “دعم العملاء”، “الموارد البشرية”.
• الأعضاء — حدد الأشخاص الموجودين في هذا الفريق. يمكنك أن تكون عضواً فيه بنفسك.
• المحادثات الجديدة التي يعالجها هؤلاء الوكلاء / المحادثات الجديدة على هذه القنوات — اختياري. اختر هذه الخيارات ليتم تصنيف المحادثات الجديدة التي تطابقها تحت هذا القسم تلقائياً. إذا لم تختر شيئاً، فسيكون القسم يدوياً فقط: يتم إدراج العملاء المحتملين فيه عندما يقوم شخص ما بنقلهم إليه.
• قم أيضاً بتسليم كل عميل محتمل جديد لمن لديه أقل عدد حالياً في هذا القسم — مفعل افتراضياً. قم بإيقاف تشغيله إذا كان الفريق يعمل من قائمة انتظار مشتركة ويقوم باختيار العملاء المحتملين بنفسه. بالنسبة للعملاء المحتملين الجدد، يتطلب هذا أيضاً تشغيل تعيين جهات الاتصال الجديدة تلقائياً: بدون ذلك، سيظل العملاء المحتملون الجدد مصنفين تحت القسم ولكن لن يتم تسليمهم لأحد، وستظهر لك ملاحظة أسفل مربع الاختيار. أما التصعيدات التي يرسلها وكيل الذكاء الاصطناعي إلى هذا القسم فيتم تسليمها في كلتا الحالتين (انظر أدناه).

إذا اخترت كلاً من وكيل وقناة، فيجب أن تطابق المحادثة كليهما ليتم تصنيفها هنا — هكذا يمكنك تخصيص “وكيل الدعم، ولكن على واتساب فقط” لفريق، بينما يتولى فريق آخر البقية.

تصنيف عميل محتمل يدوياً #

افتح أي محادثة، وانقر على قائمة ⋮، واختر تصنيف تحت قسم…. اختر القسم (أو بدون قسم لإزالته من أي قسم).

ما لم تقم بإيقاف تشغيله، فإن تصنيف عميل محتمل يدوياً يقوم أيضاً بتسليمه لمن لديه أقل عدد من الدردشات حالياً في ذلك الفريق — وهو نفس نظام التناوب الذي يستخدمه التعيين التلقائي. (يقوم التصنيف اليدوي بذلك سواء كان مفتاح التعيين التلقائي على مستوى الحساب قيد التشغيل أم لا؛ فقط التوجيه التلقائي هو الذي يعتمد عليه.) هناك شيئان لا يفعلهما أبداً:

• لا يسحب المحادثة أبداً من شخص يتولى إدارتها بالفعل. إذا كان للمحادثة مسؤول بالفعل، فإن تصنيفها تحت قسم يغير القسم فقط.
• لا يغير أبداً من يقوم بالرد. هذا هو وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بالمحادثة، والذي يمكنك تغييره من اللوحة الجانبية.

إرسال تصعيدات الوكيل إلى قسم ما #

يمكن لوكيل الذكاء الاصطناعي إرسال تنبيهاته البشرية مباشرة إلى قسم معين: افتح الوكيل، وانتقل إلى مفتاح تبديل التنبيهات البشرية (Human alerts)، واختر القسم تحت إرسال التصعيدات إلى (انظر إعداد روبوت الذكاء الاصطناعي).

عندما يقوم ذلك الوكيل بتسليم محادثة:

• يتم تصنيف المحادثة تحت القسم.
• إذا كان هناك شخص ما في القسم لديه المحادثة بالفعل، فستبقى معه وسيتلقى هو التنبيه.
• بخلاف ذلك، مع تفعيل خيار قم أيضاً بتسليم كل عميل محتمل جديد لمن لديه أقل عدد حالياً في هذا القسم، ستذهب المحادثة إلى ذلك الشخص وسيتلقى التنبيه. لا يهم هنا مفتاح التبديل الخاص بالتعيين التلقائي على مستوى الحساب.
• مع إيقاف تشغيل هذا المفتاح، تنتظر المحادثة في قائمة الانتظار المشتركة للقسم ويتلقى الجميع في القسم التنبيه، بحيث يمكن لأي شخص متاح التقاطها.

يتلقى كل شخص التنبيه بناءً على إعدادات الإشعارات الخاصة به. أنت، بصفتك مالك الحساب، ستظل تتلقى تنبيهاتك. إذا تم حذف القسم، أو لم يعد أي شخص فيه نشطاً، فستعود تصعيدات ذلك الوكيل إلى مالك الحساب.

يمكنك أيضاً إرسال تصعيدات الوكيل إلى شخص واحد بدلاً من قسم كامل؛ اخترهم من نفس القائمة.

الأقسام والتعيين منفصلان #

يمكن أن تحتوي المحادثة على كليهما، وهما يجيبان على أسئلة مختلفة:

• المسؤول — أي شخص يتولى المحادثة.
• القسم — أي فريق يمتلكها.

تغيير أحدهما لا يمسح الآخر أبداً. هذا مقصود: يمكن لعميل محتمل أن يتنقل بين الأشخاص داخل فريق المبيعات طوال الأسبوع ويظل عميلاً محتملاً للمبيعات.

قصر شخص ما على قسمه #

بمجرد أن يكون لديك أقسام، يظهر خيار ثالث في قسم الوكلاء والقنوات والأقسام في محرر أذونات العضو: الأقسام. حدد قسماً واحداً أو أكثر وسيرى ذلك الشخص العملاء المحتملين المصنفين تحتها فقط.

• بمفرده، هذا هو صندوق وارد مشترك للفريق — يرى كل شخص في المبيعات كل عميل محتمل للمبيعات، بغض النظر عمن يتولى إدارته.
• جنباً إلى جنب مع المعين لهم فقط، تصبح النسخة المحدودة: عملاؤهم المحتملون في المبيعات فقط ولا شيء غير ذلك.

تظل المحادثات التي ليس لها قسم مخفية عن العضو المحدود بقسم. حدد إظهار المحادثات التي ليست في أي قسم أيضاً إذا كنت تفضل أن يراها أيضاً — وهو أمر يستحق القيام به أثناء تصنيف أرشيفك، حيث تبدأ كل محادثة موجودة بدون قسم.

معلومات مفيدة #

• الأقسام لا تمنح أي شيء بمفردها. التواجد في قسم لا يغير ما يمكن للشخص رؤيته أو فعله — فقط القيد أعلاه هو ما يفعل ذلك.
• يتم رفض حذف قسم يقتصر عليه شخص ما. سيتم إخبارك بمن هو، حتى تتمكن من تغيير أذوناته أولاً. هذا مقصود: إلغاء قيدهم بصمت سيمنحهم قاعدة عملائك بالكامل دون أن يلاحظ أحد.
• يستمر عمل العملاء المحتملين بعد الحذف. جهات الاتصال المصنفة تحت قسم محذوف تتوقف ببساطة عن إظهار قسم، وفي المرة التالية التي تصنفهم فيها، يتم تثبيت التصنيف.
• التدوير يغطي فقط الأشخاص الذين يعملون فعلياً. العضو المعلق، أو الذي تم إيقاف التعيين التلقائي عنه، أو أنت إذا قمت بإيقاف نفسك — لا يتم تسليم أي منهم عميلاً محتملاً، حتى لو كانوا مدرجين في القسم.
• إذا لم يكن أحد في القسم متاحاً، يظل العميل المحتمل مصنفاً تحته ويبقى غير معين ليقوم الفريق بالتقاطه.
• جهة الاتصال التي ينشئها عضو محدود بقسم يتم تصنيفها تحت قسمه تلقائياً، حتى لا يفقد رؤية شيء أضافه بنفسه. (فقط عندما يكون محدوداً بقسم واحد بالضبط — مع وجود عدة أقسام لا توجد طريقة لتخمين أيها).

دعوة أعضاء الفريق #

1. انتقل إلى الفريق (Team) (أو الإعدادات ← الفريق) وانقر على دعوة زميل (Invite teammate).
2. أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالشخص.
3. افتح القائمة المنسدلة الدور (Role) واختر مسؤول (Admin)، أو وكيل (Agent/Editor)، أو مشاهد (Viewer).
4. انقر على إرسال الدعوة (Send invite).

• يتلقى الشخص دعوة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على رابط للقبول. إذا لم يكن لديهم حساب بالفعل، فسيتم إنشاء حساب لهم تلقائيًا مع كلمة مرور مؤقتة مضمنة في البريد الإلكتروني.
• الدعوة صالحة لمدة 7 أيام؛ وبعد ذلك تنتهي صلاحيتها وستحتاج إلى إعادة إرسالها.
• تظهر الدعوات المعلقة في قائمتها الخاصة أسفل قائمة الأعضاء، حتى تتمكن من معرفة من لم يقبل الدعوة بعد.

حدود مقاعد الفريق #

تحدد خطتك عدد أعضاء الفريق الذين يمكنك إضافتهم. تُحتسب الدعوات المعلقة ضمن مخصصاتك، لذا فإن الدعوة التي لم يقبلها أحد بعد لا تزال تشغل مقعداً.

تعرض صفحة الفريق عدد المقاعد التي تستخدمها وإجمالي المقاعد المتاحة لديك. إذا وصلت إلى الحد الأقصى، فستظهر لك رسالة خطأ عند محاولة دعوة شخص ما. قم بإلغاء دعوة غير مستخدمة لتوفير مساحة، أو انتقل إلى خطة تحتوي على مقاعد أكثر من الإعدادات ← الفوترة (Settings → Billing).

إذا كان حسابك مُداراً من قِبل مزود الخدمة، فإن سعة المقاعد الخاصة بك يتم تحديدها من قِبلهم — ويمكن أن تكون أي عدد يختارونه. إذا لم يكن أعضاء الفريق مشمولين في خطتك، فسيتم تعطيل ميزة الدعوة؛ اطلب من مزود حسابك تفعيلها أو زيادة الحد المسموح به.

إدارة الدعوات #

من قائمة الدعوات المعلقة يمكنك:

• إعادة إرسال دعوة إذا لم يستلمها الشخص أو إذا انتهت صلاحية الرابط.
• إلغاء دعوة (أيقونة سلة المهملات) إذا لم تعد ترغب في إضافة ذلك الشخص. يعمل هذا أيضًا مع الدعوات منتهية الصلاحية، بحيث يمكنك مسح الإدخالات القديمة من القائمة.

قبول دعوة #

1. انقر على قبول (Accept) في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالدعوة.
2. إذا كنت مستخدمًا جديدًا للمنصة، قم بتسجيل الدخول باستخدام كلمة المرور المؤقتة الواردة في البريد الإلكتروني وقم بتعيين كلمة مرور جديدة.
3. إذا كان لديك حساب بالفعل، قم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك الحالية.
4. بمجرد القبول، سينقلك تسجيل الدخول مباشرة إلى ذلك الحساب.

يمكنك أيضًا رفض الدعوة إذا كنت لا ترغب في الانضمام.

التبديل بين الحسابات (وضع الفريق) #

لا يعمل أعضاء الفريق داخل حسابك طوال الوقت — فلديهم حساباتهم الخاصة وينتقلون إلى حسابك عند الحاجة.

1. يقوم عضو الفريق بتسجيل الدخول باستخدام بريده الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة به.
2. يتم توجيهه مباشرة إلى حسابك. يوضح مبدل الحسابات الموجود بالقرب من أعلى الشريط الجانبي الأيسر اسم الحساب الذي يعمل فيه حالياً.
3. يتم تحميل لوحة التحكم الخاصة بك بالأذونات التي خصصتها له — حيث يتم إخفاء المناطق التي لا يملك صلاحية الوصول إليها من شريط التنقل تماماً.
4. عند انتهائهم من العمل، يقومون ببساطة بـ تسجيل الخروج. الأعضاء الذين يديرون حساباتهم الخاصة سيرون خيار العودة إلى حسابي الخاص في ذلك المبدل للرجوع إليه.

يمكن أن ينتمي نفس البريد الإلكتروني إلى عدة حسابات في وقت واحد. إذا تمت دعوتك إلى حساب ثانٍ ببريد إلكتروني لديه بالفعل حق الوصول في مكان آخر، فسيتم إضافة حق الوصول الجديد تلقائيًا — لا يوجد شيء إضافي للقبول، وستحتفظ بحق الوصول الحالي الخاص بك.

يوضح مبدل الحسابات الموجود بالقرب من أعلى الشريط الجانبي الأيسر لعضو الفريق دائماً الحساب الذي يعمل فيه حالياً. عندما ينتمي العضو إلى أكثر من حساب، فإن النقر عليه يعرض الحسابات الأخرى ليتمكن من التنقل بينها.

كل ما يقوم به عضو الفريق — مثل ربط قناة، أو استيراد جهات اتصال، أو الرد على المحادثات — يتم داخل الحساب الذي يعمل فيه، لذا فهو مرئي للمالك ويستخدم خطة ذلك الحساب وأرصدته. تسجيل دخوله الخاص هو مجرد مفتاح وصول؛ فهو لا يحتوي على أي قنوات أو جهات اتصال أو أرصدة خاصة به.

نظرًا لأن تسجيل الدخول ينقل عضو الفريق دائمًا إلى حساب ينتمي إليه، قم بدعوة الأشخاص باستخدام بريد إلكتروني لا يملك بالفعل حسابًا منفصلاً خاصًا به على المنصة.

ما يمكن لأعضاء الفريق رؤيته #

• يرون فقط المناطق التي منحتهم إذنًا بالوصول إليها.
• المناطق المضبوطة على “لا شيء” لا تظهر في التنقل على الإطلاق.
• إذا قمت بتقييد رؤية الدردشة وجهات الاتصال الخاصة بهم، فإنهم يرون فقط المحادثات وجهات الاتصال المعينة لهم، في كل مكان في التطبيق. وينطبق الشيء نفسه على قيد الوكيل أو القناة.
• إذا قمت بـ إخفاء تفاصيل اتصال العميل عنهم، يتم إخفاء كل رقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني ومعرف، ويتم إيقاف التصدير، ولا يمكنهم البحث عن جهة اتصال بالرقم.
• تظهر مناطق “عرض” ولكن يتم تعطيل كل عنصر تحكم في التعديل.
• رصيد الائتمان وتفاصيل الفواتير مرئية فقط مع وصول الفواتير.
• يرى عضو الفريق دائمًا بريده الإلكتروني الخاص في أسفل الشريط الجانبي الأيسر وفي الإعدادات ← الملف الشخصي (اسمه وبريده الإلكتروني)، بينما ينتمي باقي الملف الشخصي (التفضيلات والإشعارات وإعدادات مساحة العمل الأخرى) إلى مالك الحساب. تسمية العمل في بالقرب من أعلى الشريط الجانبي هي اسم الحساب الذي يعملون فيه، وليس حسابهم.
• الإعدادات ← الأمان تظهر لعضو الفريق فقط جلسة مساحة العمل وتفضيلات الخصوصية. ينتمي البريد الإلكتروني لتسجيل الدخول وكلمة المرور والمصادقة الثنائية وعناصر تحكم حذف الحساب إلى تسجيل دخول مالك الحساب ولا يتم عرضها لأعضاء الفريق.
• يتم عرض معالج الإعداد الموجه فقط للأعضاء الذين لديهم تعديل أو كامل على كل من الإعدادات ووكلاء الذكاء الاصطناعي، لأنه يغير تفاصيل العمل والقنوات والوكيل. أي شخص آخر يفتحه يتم إعادته إلى لوحة المعلومات.

تعديل عضو في الفريق #

1. انتقل إلى الفريق (أو الإعدادات ← الفريق).
2. ابحث عن صف العضو وانقر فوق شريحة الدور (دورهم الحالي، المعروض كقرص ملون) لفتح قائمة صغيرة تحتوي على مسؤول / وكيل / مشاهد، ثم اختر الدور الجديد.

هذا هو الشيء الوحيد الذي تغيره شريحة الدور. كل شيء آخر يتعلق بوصول العضو — التجاوزات لكل منطقة، ورؤية الدردشة وجهات الاتصال، وأي حد للوكيل أو القناة — موجود خلف أيقونة أشرطة التمرير في نفس الصف.

تصل التغييرات إلى العضو في غضون بضع ثوانٍ، حتى لو كان قد فتح حسابك بالفعل: الصفحة التي تم قفله عنها تُفتح تلقائياً، دون الحاجة إلى تحديث.

تغيير اسم العضو #

يتم استمداد اسم العضو من حسابه الشخصي عند انضمامه، أو من عنوان بريده الإلكتروني في حال عدم وجود اسم. لتغييره، انقر على أيقونة شريط التمرير في صف العضو، واكتب الاسم الجديد في حقل الاسم (Name) الموجود أعلى المحرر، ثم انقر على حفظ الأذونات (Save permissions). سيظهر الاسم الجديد في قائمة الأعضاء، وفي أي مكان يتم فيه تعيين المحادثات، وعلى الردود التي يرسلها العضو من ذلك الحين فصاعداً. يمكنك أنت (أو أحد أعضاء الفريق المخولين بإدارة الفريق) تعيينه من هنا؛ ولا يمكن للعضو تغييره من ملفه الشخصي.

لا يمكن تغيير عنوان بريدهم الإلكتروني هنا — فهو يحدد هوية العضو. لإضافة شخص مختلف، أرسل دعوة جديدة.

تعليق عضو في الفريق #

1. ابحث عن عضو الفريق في قائمة الأعضاء.
2. انقر على أيقونة الإيقاف المؤقت بجوار صف العضو.

يتم منع العضو المعلق من التبديل إلى حسابك ولكنه يحتفظ بإعدادات دوره وصلاحياته، لذا يمكنك إعادة تفعيله بنقرة واحدة لاحقاً — دون الحاجة إلى إزالته وإعادة دعوته.

يؤدي التعليق إلى حظر الجلسات الجديدة؛ إذا كان الشخص قد فتح حسابك بالفعل، فقد لا يتم قطع تلك الجلسة على الفور.

إزالة عضو من الفريق #

1. ابحث عن عضو الفريق في قائمة الأعضاء.
2. انقر على أيقونة سلة المهملات وقم بالتأكيد.

بمجرد إزالته، لن يتمكن من التبديل إلى حسابك (حسابه الشخصي وبياناته الخاصة لن تتأثر). يمكنك إضافته مرة أخرى لاحقاً عبر دعوة جديدة.

تصبح الإزالة سارية المفعول على الفور. إذا كان الشخص يعمل حالياً داخل حسابك، فسيتم تسجيل خروجه بعد فترة وجيزة.

التعيين التلقائي لجهات الاتصال الواردة #

بشكل افتراضي، لا يتم تعيين المحادثة لشخص ما إلا عندما يفرض شيء ما ذلك — مثل تنبيه بشري، أو اختيار يدوي. كل شيء آخر يبقى في قائمة الانتظار غير المعينة.

كيفية الوصول إلى ذلك: في أعلى صفحة الفريق، قم بتفعيل تعيين جهات الاتصال الجديدة تلقائياً.

ماذا يفعل هذا الخيار #

عند التفعيل، يتم تعيين كل جهة اتصال تراسلك لأول مرة إلى عضو الفريق (أو أنت، بصفتك مالك الحساب) الذي لديه أقل عدد من جهات الاتصال المعينة في آخر 30 يوماً. بمرور الوقت، يؤدي هذا إلى توزيع حجم الرسائل الواردة بالتساوي بين المتاحين.

من هم المشمولون في التوزيع #

كل شخص نشط لم يتم استبعاده: أنت وكل عضو نشط في الفريق. يتم دائمًا تخطي الأعضاء المعلقين أو الذين تمت إزالتهم، ولا يهم الأدوار.

إذا كنت تستخدم الأقسام، فسيتم منحها الأولوية. يتم تصنيف المحادثة الجديدة التي تطابق قاعدة وكيل أو قناة القسم تحت ذلك القسم، ويتم تضييق نطاق التدوير ليشمل الأشخاص الموجودين فيه — لذا يذهب عميل واتساب المحتمل إلى شخص في المبيعات بدلاً من أي شخص في الحساب بأكمله يكون أقل انشغالاً. المحادثات التي لا يطالب بها أي قسم تعود إلى التدوير على مستوى الحساب الموصوف أعلاه.

لا يعتمد الأرشفة بحد ذاتها على هذا المفتاح: فقاعدة التوجيه الخاصة بالقسم تقوم بأرشفة المحادثات التابعة له سواء كان التعيين التلقائي مفعلاً أم لا. يحدد هذا المفتاح فقط ما إذا كان سيتم تسليم العميل المحتمل إلى شخص ما أيضاً.

اختيار من يشارك #

ليس من الضروري إسناد المحادثات لكل شخص في الفريق. يمكن للمدير الذي يتواجد فقط للإشراف، أو المتخصص الذي يراجع الدردشات من حين لآخر، البقاء خارج التناوب دون فقدان أي صلاحيات وصول.

كل شخص في قائمة الفريق — بما في ذلك أنت، بصفتك مالك الحساب — لديه مفتاح تبديل تضمين في التعيين التلقائي في صفه. يتم تضمين الجميع في البداية؛ قم بإيقاف تشغيل هذا المفتاح لأي شخص وسيتوقف وصول جهات الاتصال الجديدة إليه ببساطة، بينما يظل كل شيء آخر يتعلق بمقعده كما هو تمامًا: لا يزال بإمكانه فتح كل دردشة، والرد، وتعيين المحادثات له يدويًا.

بعض التفاصيل:

• لا تهم مفاتيح التبديل إلا عندما يكون خيار تعيين جهات اتصال جديدة تلقائيًا قيد التشغيل — مع إيقاف التبديل الرئيسي، تظهر هذه المفاتيح باهتة، نظرًا لعدم إسناد أي شيء على أي حال.
• استبعاد شخص ما لا يؤثر على الدردشات المسندة إليه بالفعل؛ بل يؤثر فقط على جهات الاتصال الجديدة من تلك اللحظة فصاعدًا.
• إذا قمت باستبعاد الجميع (بما في ذلك نفسك)، تظل جهات الاتصال الجديدة في قائمة الانتظار غير المعينة — لا يتعطل أي شيء، ببساطة لا يوجد أحد لإسنادها إليه.
• تنبيهات البشر منفصلة: الدردشة غير المعينة التي تثير تنبيهًا بشريًا تذهب دائمًا إلى مالك الحساب، حتى لو كان المالك مستبعدًا من التناوب هنا.

ما الذي لا يتغير #

• لا يتم استبدال التعيينات الحالية أبداً.
• أول رسالة واردة فقط هي التي تؤدي إلى التعيين — الرسائل اللاحقة من نفس جهة الاتصال لا تعيد توزيع أي شخص.
• التعيين اليدوي لا يزال يعمل من قائمة ⋮ الخاصة بالمحادثة.
• التعيين التلقائي للتنبيه البشري لا يتأثر — مع إيقاف التبديل، لا تزال المحادثة غير المعينة التي تثير تنبيهاً بشرياً تذهب إلى مالك الحساب.
• نافذة الـ 30 يوماً متغيرة، لذا فإن الأشخاص الذين يذهبون في إجازة ويعودون لا يظلون في وضع غير مؤاتٍ بشكل دائم.

أفضل الممارسات #

• ابدأ بالأدوار. اختر الدور (مسؤول، وكيل، أو مشاهد) الأنسب — فهذا هو مستوى التحكم المتاح حالياً.
• استخدم دور “مشاهد” لأصحاب المصلحة الذين يحتاجون فقط إلى مراقبة التقدم دون إجراء أي تغييرات عن طريق الخطأ.
• حدد مستوى الرؤية للمساعدين الخارجيين. نادراً ما يحتاج المستقلون والوكلاء الخارجيون إلى الوصول لقاعدة عملائك بالكامل — اضبط رؤية المحادثات وجهات الاتصال الخاصة بهم لتقتصر على المحادثات المسندة إليهم فقط.
• استخدم الأقسام بمجرد أن يصبح لديك أكثر من فريق واحد. تتيح لك الأقسام وصول المحادثات الجديدة إلى الفريق المناسب تلقائياً، والحفاظ على التناوب داخل ذلك الفريق، وتمنحك طريقة بنقرة واحدة لتسليم العميل المحتمل.
• قيد الوصول إلى إدارة الفريق على مالكي الحساب والمسؤولين الموثوقين — لا يمكن لعضو الفريق أبداً منح صلاحيات وصول أعلى من صلاحياته الخاصة.
• استخدم التعليق لإيقاف الوصول مؤقتاً، ثم أعد تفعيله بنقرة واحدة عند عودتهم.
• راجع الأذونات بانتظام مع تغير الأدوار داخل مؤسستك.

الأسئلة الشائعة #

هل يمكن لعضو الفريق الانتماء إلى حسابات متعددة؟ نعم — يمكنهم التبديل بينها من مبدل الحسابات الموجود بالقرب من أعلى الشريط الجانبي.

هل يمكن لعضو الفريق الرد على الدردشات دون رؤية رقم هاتف العميل أو بريده الإلكتروني؟ نعم. افتح محرر الأذونات الخاص بهم وحدد إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن هذا العضو. يتم إخفاء الأرقام ورسائل البريد الإلكتروني والمعرفات بالنسبة لهم في كل مكان (بما في ذلك داخل نص الرسالة)، ويتم إيقاف التصدير، ولا يمكنهم البحث بالرقم — لكنهم يقرؤون ويردون بشكل طبيعي. راجع إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن عضو.

هل يمكن لأعضاء الفريق رؤية بعضهم البعض؟ فقط إذا كانت لديهم صلاحية إدارة الفريق مضبوطة على “عرض” (View) أو أعلى.

ماذا يحدث إذا انتهت صلاحية الدعوة؟ أعد إرسالها من قائمة الدعوات — ستكون الدعوة الجديدة صالحة لمدة 7 أيام أخرى. إذا كنت تفضل عدم دعوة ذلك الشخص في نهاية المطاف، استخدم أيقونة سلة المهملات لإزالة الدعوة منتهية الصلاحية من القائمة.

هل يستخدم أعضاء الفريق رصيدي؟ نعم. الإجراءات التي تستهلك رصيداً أثناء العمل داخل حسابك (في وضع الفريق) يتم خصمها من حسابك.

هل يمكنني تغيير دور شخص ما بعد انضمامه؟ نعم، يمكنك تعديل بيانات العضو مباشرة من قائمة الأعضاء في أي وقت؛ لا داعي لإزالته وإعادة دعوته.

هل يمكنني تغيير اسم عضو الفريق؟ نعم. انقر على أيقونة شريط التمرير في صف العضو، وقم بتعديل حقل الاسم (Name) في الأعلى ثم احفظ التغييرات. راجع تغيير اسم العضو.

هل يمكنني قصر عضو الفريق على قناة واحدة — واتساب فقط، وليس صناديق الوارد الخاصة بوسائل التواصل الاجتماعي؟ نعم. افتح محرر الأذونات الخاص بهم وحدد WhatsApp ضمن الوكلاء والقنوات والأقسام — عندها سيرون محادثات واتساب فقط في كل مكان في التطبيق. راجع قصر العضو على وكلاء أو قنوات معينة. يحد نفس القسم الشخص من الوصول إلى وكلاء ذكاء اصطناعي محددين أو إلى قسم معين. لاحظ أن هذا يتم لكل نوع قناة، وليس لكل رقم متصل: الشخص المقيد بواتساب يرى كل محادثات واتساب على الحساب، وليس فقط تلك الموجودة على أحد أرقامك.

هل يمكنني إخفاء رقم هاتف العميل وعنوان بريده الإلكتروني عن عضو في الفريق لا يزال يرد على محادثاته؟ نعم. افتح محرر الأذونات الخاص به وحدد إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن هذا العضو (Hide customer contact details from this member) تحت تفاصيل جهة الاتصال (Contact details). سيتم بعد ذلك إخفاء أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ومعرفات التواصل الاجتماعي عنه في كل مكان، بينما لا يزال بإمكانه القراءة والرد. ضبط جهات الاتصال (Contacts) على لا شيء (None) وحده لا يقوم بذلك: فهو يزيل صفحات جهات الاتصال وتعديل جهات الاتصال، ولكن تظل التفاصيل الموجودة في المحادثة مرئية. راجع إخفاء تفاصيل اتصال العميل عن عضو. تمويه الخصوصية (الإعدادات ← الأمان) هو تمويه لمشاركة الشاشة خاص بكل متصفح يمكن للشخص إيقاف تشغيله، وليس تحكماً في الوصول.

هل يمكنني قصر شخص ما على المحادثات المعينة له فقط؟ نعم. افتح محرر الأذونات الخاص به واضبط رؤية المحادثات وجهات الاتصال على المعينة له فقط — عندها سيرى فقط محادثاته وجهات اتصاله الخاصة، في كل مكان في التطبيق، ويمكنك اختيارياً السماح له برؤية المحادثات غير المعينة أيضاً. راجع تقييد عضو على محادثاته الخاصة. إذا تركتها على الوضع الافتراضي، كل جهات الاتصال، يظل التعيين مجرد أداة سير عمل: فهو يقرر من المسؤول عن المحادثة ومن يتم إخطاره بشأنها، ولا يزال كل من لديه وصول إلى الرسائل يرى صندوق الوارد بالكامل.

هل يمكنني تنظيم فريقي في أقسام مثل المبيعات والدعم؟ نعم. الإعدادات → الفريق → الأقسام. القسم هو مجموعة مسماة من الأشخاص يمكنها استقبال محادثات جديدة تلقائياً (عن طريق وكيل ذكاء اصطناعي أو قناة)، وتسليم كل محادثة إلى الشخص الأقل انشغالاً في ذلك الفريق، ويمكن استخدامه لتقييد ما يراه أعضاؤه. يمكنك أيضاً أرشفة أي عميل محتمل فردي تحت قسم معين من قائمة ⋮ الخاصة بالمحادثة. راجع الأقسام.

هل يمكنني منح فريق كامل صندوق وارد خاص به؟ نعم، بطريقتين. إذا كان عمل الفريق يصل عبر وكيل أو قناة خاصة به، فقم بقصر أعضائه على ذلك ضمن الوكلاء والقنوات والأقسام. إذا كان الأمر يتعلق بـ من يملك العميل المحتمل بدلاً من مصدره، فأنشئ قسماً، وقيد أعضاءه به، وقم بأرشفة العملاء المحتملين تحته — إما تلقائياً باستخدام قاعدة توجيه أو يدوياً من قائمة المحادثة.

هل يوجد توزيع دائري (Round-robin) للمحادثات الواردة؟ هناك ما هو أفضل من التوزيع الدائري: قم بتفعيل تعيين جهات الاتصال الجديدة تلقائياً وستذهب كل جهة اتصال جديدة إلى من تم تعيين أقل عدد من جهات الاتصال إليه في آخر 30 يوماً، بحيث يتم موازنة العبء بدلاً من مجرد التناوب. يمكنك إخراج أفراد معينين من التناوب دون تغيير صلاحيات وصولهم، ومع الأقسام يمكنك الحفاظ على التناوب داخل الفريق المناسب بدلاً من تشغيله عبر الحساب بالكامل.

هل يتم تعيين الدردشة تلقائياً عندما يرد عليها شخص ما؟ لا. يحدث التعيين عند أول رسالة واردة من جهة الاتصال عندما يكون التعيين التلقائي مفعلاً، أو عند تنبيه بشري، أو عندما يختار شخص ما الشخص المعين يدوياً. الرد على الدردشة لا يعني المطالبة بها.

الخطوات التالية #

• إعدادات الحساب — إدارة ملفك الشخصي والأمان.
• نظام الفوترة — فهم الرصيد والفوترة.