Manajemen Tim #

Undang anggota tim ke akun Anda dan kendalikan secara tepat apa yang dapat mereka lihat dan lakukan. Baik Anda memiliki agen dukungan yang hanya memerlukan akses ke obrolan atau manajer pemasaran yang menjalankan agen AI dan siaran Anda, Anda dapat menetapkan tingkat akses yang tepat untuk setiap orang.

Mengakses Manajemen Tim #

Cara menuju ke sana: Pengaturan → grup Ruang Kerja → Tim.

Buka Pengaturan di dekat bagian bawah bilah sisi kiri, lalu klik Tim di menu Pengaturan. Di ponsel, ketuk ikon menu (☰) terlebih dahulu.

Bagian Tim menampilkan daftar anggota Anda saat ini (dengan pemilik akun selalu disematkan di bagian atas) dan, setelah Anda memiliki undangan yang tertunda, daftar Undangan terpisah di bawahnya.

Cara Kerjanya #

Manajemen tim memungkinkan Anda untuk:

• Undang orang untuk bergabung dengan akun Anda melalui email
• Tetapkan peran (Admin, Editor, atau Viewer) untuk mengatur tingkat akses dasar
• Sesuaikan izin per anggota — buka editor Izin anggota untuk mengubah akses mereka ke salah satu dari 13 area secara individual (lihat Menyesuaikan Izin)
• Sembunyikan identitas pelanggan — samarkan setiap nomor telepon, email, dan handle untuk anggota yang harus menjawab obrolan tetapi tidak boleh membawa daftar pelanggan (lihat Menyembunyikan Detail Kontak Pelanggan dari Anggota)
• Batasi seseorang pada obrolan mereka sendiri — editor yang sama dapat membatasi anggota hanya pada percakapan dan kontak yang ditugaskan kepada mereka (lihat Membatasi Anggota pada Obrolan Mereka Sendiri)
• Batasi seseorang pada agen, saluran, atau departemen tertentu — bagi tim berdasarkan area, bukan berdasarkan beban kerja (lihat Membatasi Anggota pada Agen atau Saluran Tertentu)
• Kelompokkan tim ke dalam departemen — Penjualan, Dukungan, SDM, masing-masing menangani obrolan baru dan rotasinya sendiri (lihat Departemen)
• Tangguhkan atau hapus anggota tim kapan saja
• Beralih antar akun menggunakan peralihan akun berbasis token, lalu kembali ke akun Anda sendiri

Setiap anggota tim masuk dengan akun mereka sendiri. Saat mereka beralih ke akun Anda, mereka melihat dasbor, agen AI, kontak, dan obrolan Anda — tetapi hanya bagian yang telah Anda berikan aksesnya kepada mereka.

Setiap anggota tim memiliki login sendiri, dan login tersebut adalah akun kosong milik mereka sendiri. Akun ini tidak memiliki paket, kredit, saluran, serta tidak memiliki akses ke data Anda atau klien Anda mana pun. Saat mereka masuk, mereka akan otomatis diarahkan ke ruang kerja Anda, jadi dalam praktiknya mereka tidak akan pernah melihat akun kosong tersebut.

Anggota tim tetap berada di ruang kerja Anda. Anggota yang login-nya hanya berupa akun kosong tidak mendapatkan opsi Kembali ke akun saya sendiri, sehingga viewer yang Anda undang untuk akun klien tidak dapat beralih ke dasbor kosong. Opsi tersebut hanya muncul bagi anggota yang juga menjalankan akun mereka sendiri (dengan paket, saluran, atau kontak), dan akan membawa mereka kembali ke akun tersebut. Hal ini berlaku sama untuk setiap anggota di setiap perangkat.

Peran #

Setiap anggota tim memiliki salah satu dari tiga peran, yang menetapkan izin default mereka di seluruh platform.

Catatan penamaan: peran ini disebut Editor di sepanjang panduan ini (dan dalam tabel izin di bawah), namun pemilih peran di dalam aplikasi itu sendiri melabelinya sebagai Agen — peran yang sama, izin yang sama, hanya nama yang berbeda di layar.

Area Izin #

Terdapat 14 area izin di seluruh platform. Masing-masing dapat diatur ke salah satu dari empat tingkat:

Area dan Cakupannya #

Izin Default Berdasarkan Peran #

Ini adalah pengaturan default — area mana pun dapat diubah per anggota di editor Izin di bawah.

Menyesuaikan Izin (Penggantian) #

Terkadang peran default tidak sepenuhnya pas — Anda mungkin menginginkan Editor yang juga dapat melihat Analitik secara penuh, atau Admin yang tidak boleh melihat Penagihan. Platform ini mendukung penggantian izin (permission overrides): pengaturan granular per area yang diprioritaskan di atas default peran anggota.

Untuk mengedit izin anggota:

1. Temukan anggota di daftar Anggota dan klik ikon penggeser pada baris mereka (jika mereka sudah memiliki penggantian, label “N penggantian” di sebelah peran mereka akan membuka editor yang sama).
2. Editor Izin mencantumkan ke-14 area, masing-masing dengan empat tingkat — Tidak ada, Lihat, Edit, dan Penuh. Sebuah titik kecil menandai tingkat yang sudah diberikan oleh peran anggota tersebut, sehingga Anda selalu dapat melihat mana yang merupakan dasar dan mana yang merupakan kustom. Di atas area tersebut terdapat batasan yang menentukan seberapa banyak akun yang dapat dilihat oleh anggota: Visibilitas obrolan & kontak (lihat Membatasi Anggota ke Obrolan Mereka Sendiri), Visibilitas tugas (lihat Membatasi Anggota ke Tugas Mereka Sendiri) dan Agen, saluran & departemen (lihat Membatasi Anggota ke Agen atau Saluran Tertentu).
3. Ubah area mana pun yang Anda inginkan dan klik Simpan izin. Hanya area yang berbeda dari default peran yang disimpan sebagai penggantian, dan daftar Anggota akan menampilkan jumlah di sebelah siapa pun yang memilikinya.
4. Reset ke default peran (kiri bawah editor) akan menghapus setiap penggantian dan mengembalikan anggota ke akses standar peran mereka.

Mengubah peran anggota di kemudian hari akan tetap mempertahankan penggantian mereka — setiap area yang telah dikustomisasi akan tetap berada pada tingkat kustomnya, sementara yang lainnya akan mengikuti default peran yang baru.

Hanya pemilik akun yang dapat memberikan akses yang lebih tinggi daripada akses mereka sendiri. Anggota tim dengan akses Manajemen Tim dapat mengundang dan mengelola orang lain, tetapi tidak dapat memberikan izin kepada siapa pun yang lebih kuat daripada yang mereka miliki sendiri, dan tidak dapat menangguhkan atau menghapus rekan tim yang aksesnya lebih luas daripada akses mereka sendiri. Jika suatu peran akan memberikan orang baru akses yang lebih tinggi daripada yang dimiliki pengundang di area tertentu (misalnya, Edit default editor pada Janji Temu, yang diundang oleh admin yang Janji Temunya diatur ke Tidak Ada), area tersebut cukup diatur ke tingkat pengundang itu sendiri dan undangan dikirimkan; pesan setelah pengiriman akan menyebutkan apa yang diturunkan. Di editor izin, tingkat di atas tingkat Anda sendiri akan berwarna abu-abu.

Contoh: Agen dukungan Anda memiliki peran Agen (Editor). Secara default, peran tersebut hanya memiliki akses lihat-saja ke Analitik — mereka dapat membuka dasbor tetapi tidak dapat mengelolanya. Buka editor Izin mereka, atur Analitik ke Penuh, dan simpan — semua hal lainnya tetap mengikuti default peran.

Contoh (klien yang mengelola FAQ mereka sendiri): Anda ingin klien menambah dan memperbaiki FAQ yang dijawab oleh AI mereka, tetapi tidak mengubah instruksi, kepribadian, atau pengaturan agen. Atur FAQ ke Edit dan Agen AI ke Lihat, lalu simpan. Mereka kemudian dapat:

• menambah, mengedit, menghapus, dan mengimpor FAQ di halaman Basis Pengetahuan, serta mengelola grup FAQ dan sumber pengetahuan di sana;
• membuka agen dan, pada langkah FAQ & Pengetahuan, menautkan atau membatalkan tautan FAQ dan sumber, serta mengedit FAQ itu sendiri.

Semua hal lain di editor agen hanya dapat dilihat oleh mereka. Pada langkah FAQ & Pengetahuan, Pencarian web AI dan Konteks tambahan juga berwarna abu-abu, karena itu adalah pengaturan dari agen itu sendiri. Atur FAQ ke Lihat atau Tidak Ada juga, maka halaman Basis Pengetahuan akan menjadi hanya lihat atau menghilang. Siapa pun dengan akses Edit pada Agen AI tetap dapat mengedit FAQ, apa pun pengaturan FAQ yang dipilih.

Contoh (anggota yang tidak boleh menyentuh otomatisasi langsung): Agen dukungan Anda memerlukan Kontak pada Edit untuk mengerjakan obrolan mereka, tetapi tidak boleh mengubah otomatisasi. Atur Otomatisasi ke Lihat (mereka dapat melihat, tidak dapat mengubah) atau Tidak Ada (Otomatisasi menghilang dari menu mereka), lalu simpan. Akses Kontak mereka tetap seperti semula.

Contoh (agensi): Anda ingin rekan tim mengelola pengaturan umum, notifikasi, dan webhook, tetapi tidak pernah membuka branding Anda. Biarkan Pengaturan pada Edit dan atur White Labeling ke Tidak Ada — bagian White Labeling akan hilang dari menu Pengaturan mereka dan setiap penyimpanan branding akan ditolak untuk mereka, sementara sisa Pengaturan tetap berfungsi. Baris White Labeling menampilkan titik pada apa pun yang diatur di Pengaturan, karena itulah yang diikuti hingga Anda memindahkannya.

Membatasi Anggota pada Obrolan Mereka Sendiri #

Area izin menentukan apa yang dapat dikerjakan oleh anggota — obrolan, kontak, agen AI. Visibilitas Obrolan & Kontak menentukan seberapa banyak yang dapat mereka lihat: semuanya di akun, atau hanya percakapan dan kontak yang ditetapkan kepada mereka.

Ini adalah pengaturan yang tepat untuk pekerja lepas yang menangani satu segmen, agen alih daya, atau staf junior yang harus menangani antrean mereka sendiri tanpa menelusuri seluruh basis pelanggan Anda.

Cara menuju ke sana: Pengaturan → Tim → ikon penggeser pada baris anggota → bagian Visibilitas obrolan & kontak di bagian atas editor Izin.

Pilih salah satu dari dua opsi:

• Semua kontak — anggota melihat setiap obrolan dan kontak di akun. Ini adalah default dan cara kerja setiap anggota yang ada saat ini.
• Hanya yang ditugaskan kepada mereka — anggota hanya melihat obrolan dan kontak yang ditugaskan kepada mereka, dan tidak ada yang lain.

Dengan Hanya yang ditugaskan kepada mereka dipilih, satu pilihan tambahan akan muncul:

• Tampilkan juga yang belum ditugaskan — selain milik mereka sendiri, anggota juga melihat obrolan dan kontak yang belum diambil oleh siapa pun. Aktifkan ini untuk seseorang yang bekerja di antrean bersama dan mengklaim percakapan darinya; biarkan nonaktif untuk seseorang yang seharusnya hanya melihat apa yang Anda berikan kepada mereka.

Klik Simpan izin setelah selesai. Perubahan akan berlaku saat anggota memuat atau menyegarkan akun Anda di lain waktu.

Apa yang dilihat anggota #

Batasan ini berlaku di mana saja, bukan hanya pada daftar obrolan: kotak masuk Obrolan mereka, daftar Kontak mereka, Tugas mereka (hanya tugas pada kontak yang dapat mereka lihat, ditambah tugas tanpa kontak yang mereka buat atau yang ditugaskan kepada mereka), hasil pencarian, jumlah dan lencana pada antrean mereka, apa pun yang mereka ekspor, dan pesan baru yang masuk secara langsung. Tidak ada filter bagi mereka untuk dibersihkan dan tidak ada tampilan yang menunjukkan lebih banyak kepada mereka — ini hanyalah batas dari apa yang dapat dijangkau oleh login mereka di dalam akun Anda.

Beberapa efek praktis:

• Filter Penerima tugas di Obrolan akan diciutkan hanya menjadi Anda (ditambah Belum ditugaskan jika Anda mengizinkannya), karena tidak ada hal lain yang dapat mereka filter.
• Kontak yang mereka buat atau impor akan ditugaskan kepada mereka secara otomatis, sehingga mereka dapat melihat apa yang baru saja mereka tambahkan.
• Mereka masih dapat menyerahkan percakapan. Menugaskan kembali obrolan ke rekan kerja berfungsi seperti biasa — obrolan tersebut kemudian akan keluar dari tampilan mereka, karena bukan lagi milik mereka, jadi ada baiknya untuk menyerahkan obrolan secara sengaja.
• Tautan ke percakapan yang bukan milik mereka tidak akan terbuka bagi mereka.

Cara kerjanya dengan penugasan #

Visibilitas adalah batasannya; penugasan adalah hal yang menentukan siapa yang berada di dalamnya. Tidak ada yang berubah mengenai penugasan: Penugasan Otomatis Kontak Masuk tetap menyebarkan kontak baru dengan cara yang sama, dan penugasan manual dari menu ⋮ obrolan juga tetap berfungsi — lihat Penugasan Obrolan. Jadi, ada tiga cara obrolan mencapai anggota terbatas: penugasan otomatis memberikannya kepada mereka, Anda atau rekan tim menugaskannya secara manual, atau mereka mengambilnya sendiri dari antrean yang belum ditugaskan (jika Anda mengizinkannya).

Jika anggota terbatas dikeluarkan dari rotasi penugasan otomatis, mereka hanya akan melihat apa yang ditugaskan kepada mereka secara manual oleh orang lain.

Hal yang perlu diketahui #

• Pemilik akun tidak akan pernah bisa dibatasi. Pemilik selalu dapat melihat segalanya.
• Ini terpisah dari peran. Peran apa pun bisa dibatasi — bahkan Admin, meskipun itu kombinasi yang tidak biasa dan editor akan memberi tahu Anda saat Anda memilihnya.
• Total seluruh akun tidak dipisah. Analitik dasbor dan ringkasan harian adalah angka untuk seluruh akun, jadi anggota terbatas yang memiliki akses ke area tersebut tetap akan melihat angka tingkat akun di sana. Jika hal itu penting, atur Analitik dan Ringkasan Harian ke Tidak ada untuk anggota tersebut di editor yang sama.
• Anggota dengan akses Manajemen Tim dapat melihat daftar anggota seperti biasa — pembatasan visibilitas mencakup obrolan dan kontak, bukan daftar tim Anda.
• Ini membatasi kontak mana yang mereka lihat, bukan apa yang mereka lihat tentang kontak tersebut. Di dalam percakapan, anggota tetap dapat melihat nomor telepon, alamat email, catatan, dan bidang kustom kontak tersebut di header obrolan dan panel kontak, bahkan dengan Kontak diatur ke Tidak ada (itu hanya menghapus halaman Kontak, pengeditan kontak, kesepakatan, dan tugas). Untuk menyembunyikannya sementara anggota tetap membalas, aktifkan Sembunyikan detail kontak pelanggan untuk anggota tersebut. Privacy blur (Pengaturan → Keamanan) adalah fitur blur per-browser untuk berbagi layar yang dapat dimatikan sendiri oleh orang tersebut, bukan kontrol akses.

Membatasi Anggota ke Tugas Mereka Sendiri #

Visibilitas tugas adalah pilihan terpisah dari visibilitas obrolan dan kontak. Gunakan ini ketika beberapa orang menjawab pelanggan yang sama, tetapi masing-masing dari mereka hanya boleh mengerjakan tugas yang diberikan kepada mereka. Dua rekan kerja dapat membuka obrolan pelanggan yang sama, sementara masing-masing hanya melihat tugas mereka sendiri.

Cara menuju ke sana: Pengaturan → Tim → ikon penggeser pada baris anggota → bagian Visibilitas tugas di editor Izin.

Pilih salah satu dari dua opsi:

• Semua tugas yang dapat mereka lihat melalui kontak mereka — defaultnya. Anggota melihat setiap tugas pada kontak yang dapat mereka akses.
• Hanya tugas yang ditetapkan kepada mereka — anggota hanya melihat tugas setelah tugas tersebut ditetapkan kepada mereka, bahkan ketika mereka dapat membuka pelanggan yang sama dengan rekan kerja.

Dengan Hanya tugas yang ditetapkan kepada mereka dipilih, dua kotak centang tambahan akan memperluasnya kembali:

• Tampilkan juga tugas yang mereka buat — tugas yang dibuat sendiri oleh orang ini tetap terlihat oleh mereka, bahkan setelah mereka menyerahkannya kepada orang lain.
• Tampilkan juga tugas yang tidak ditetapkan kepada siapa pun — tugas yang belum diambil oleh siapa pun, seperti tugas baru yang dibuat oleh agen AI Anda, tetap terlihat sehingga mereka dapat mengambilnya.

Klik Simpan izin setelah selesai. Anggota dengan Hanya tugas yang ditetapkan kepada mereka akan mendapatkan lencana Hanya tugas sendiri di daftar Anggota.

Apa yang dilihat anggota #

• Di mana pun tugas muncul: papan tugas, pencarian, tautan langsung ke tugas, dan daftar tugas pada kontak. Tautan ke tugas yang bukan milik mereka tidak akan membukanya untuk mereka.
• Ketika tugas ditetapkan ulang dari mereka, tugas tersebut akan keluar dari papan mereka.
• Lonceng notifikasi mereka tidak menampilkan notifikasi tugas.
• Visibilitas kontak tetap berlaku di atasnya. Anggota yang dibatasi ke obrolan mereka sendiri hanya melihat tugas pada kontak yang dapat mereka lihat, dan dengan Hanya tugas yang ditetapkan kepada mereka hanya tugas yang ditetapkan di antara kontak tersebut.
• Pemilik akun tidak pernah dibatasi, dan tidak ada perubahan bagi anggota yang dibiarkan pada pengaturan default.

Membatasi Anggota pada Agen atau Saluran Tertentu #

Bagian di atas membatasi seseorang pada obrolan yang ditugaskan kepada mereka. Bagian ini membatasi mereka berdasarkan tempat obrolan tersebut berada: agen AI tertentu, saluran tertentu, departemen tertentu, atau kombinasi apa pun.

Gunakan ini untuk tim yang dibagi berdasarkan area, bukan berdasarkan beban kerja — staf dukungan yang hanya boleh melihat percakapan agen dukungan, perwakilan khusus WhatsApp, perwakilan Penjualan yang mengerjakan antrean Penjualan, atau tim alih daya yang menangani satu saluran untuk Anda.

Cara menuju ke sana: Pengaturan → Tim → ikon penggeser pada baris anggota → bagian Agen, saluran & departemen, tepat di bawah Visibilitas obrolan & kontak.

Centang agen yang dikerjakan orang ini, dan/atau saluran, dan/atau departemen. Biarkan daftar kosong jika tidak ingin membatasi berdasarkan hal tersebut. Jangan centang apa pun dan mereka akan melihat semuanya, yang merupakan default dan cara kerja setiap anggota yang ada saat ini. (Daftar Departemen hanya muncul setelah Anda membuatnya.)

Saluran dibatasi berdasarkan jenis, bukan berdasarkan jumlah. Mencentang WhatsApp Web akan menampilkan setiap nomor WhatsApp Web di akun tersebut kepada anggota. Untuk membatasi seseorang pada satu nomor, berikan nomor tersebut agen AI-nya sendiri di Siapa yang menjawab percakapan baru dan batasi anggota tersebut pada agen itu. Ini mencakup percakapan baru; kontak yang sudah ditangani oleh agen lain akan tetap bersama agen tersebut.

Kedua batasan tersebut bertumpuk #

Visibilitas obrolan & kontak dan Agen, saluran & departemen adalah batasan terpisah, dan keduanya berlaku sekaligus:

• Agen/saluran/departemen secara mandiri memberi Anda kotak masuk tim bersama — semua orang di tim dukungan melihat setiap obrolan agen dukungan, siapa pun yang menanganinya.
• Hal yang sama digabungkan dengan Hanya ditugaskan kepada mereka memberi Anda versi yang lebih sempit — obrolan mereka sendiri, pada agen mereka, dan tidak ada yang lain.

Segala sesuatu yang dicakup oleh batasan “hanya yang ditugaskan” juga dicakup oleh ini: kotak masuk Obrolan, Kontak, pencarian, jumlah dan lencana, ekspor, dan pesan yang masuk secara langsung. Ini adalah batas jangkauan login mereka, bukan filter yang dapat mereka hapus.

Obrolan tanpa agen #

Beberapa percakapan tidak ditangani oleh agen mana pun — percakapan lama dari sebelum Anda mengatur agen, dan obrolan apa pun yang dimulai sendiri oleh anggota tersebut. Secara default, obrolan tersebut tetap tersembunyi dari anggota yang dibatasi agennya.

Centang Tampilkan juga obrolan yang tidak ditangani oleh agen mana pun jika Anda lebih suka mereka melihatnya juga. Layak untuk dicentang jika anggota perlu memulai percakapan sendiri, karena obrolan yang mereka buat belum memiliki agen.

Hal yang perlu diketahui #

• Pemilik akun tidak pernah bisa dibatasi. Pemilik selalu melihat segalanya.
• Ini terpisah dari peran. Peran apa pun dapat dibatasi dengan cara ini, termasuk Admin.
• Menghapus agen tidak merusak apa pun. Anggota yang dibatasi pada agen yang sudah tidak ada hanya berhenti melihat obrolan dari agen tersebut; tidak ada kesalahan, dan Anda dapat memilih ulang kapan saja. Menghapus departemen bahkan lebih baik: siapa pun yang dibatasi pada departemen tersebut secara otomatis tidak lagi dibatasi, sehingga tidak ada yang ditinggalkan dengan kotak masuk kosong.
• Pengecualian seluruh akun yang sama seperti di atas. Analitik dasbor dan ringkasan harian tetap menjadi angka seluruh akun. Atur area tersebut ke Tidak Ada untuk anggota jika itu penting.

Menyembunyikan Detail Kontak Pelanggan dari Anggota #

Batasan di atas menentukan obrolan dan kontak mana yang dapat dilihat oleh anggota. Batasan ini menentukan apakah mereka dapat melihat siapa pelanggan tersebut. Aktifkan untuk seorang anggota dan setiap nomor telepon, alamat email, dan handle sosial di akun Anda akan disamarkan bagi mereka — mereka tetap dapat membaca dan menjawab obrolan, tetapi mereka tidak akan pernah mendapatkan nomor yang bisa mereka bawa.

Gunakan ini untuk agen dukungan atau tim alih daya yang harus menangani percakapan tetapi tidak boleh membawa daftar pelanggan.

Cara menuju ke sana: Pengaturan → Tim → ikon penggeser pada baris anggota → Detail kontak, tepat di bawah Visibilitas obrolan & kontak.

Centang Sembunyikan detail kontak pelanggan dari anggota ini dan klik Simpan izin. Perubahan berlaku saat anggota memuat atau menyegarkan akun Anda berikutnya.

Apa yang dilihat anggota #

• Nomor telepon ditampilkan sebagai +316 ••• ••• •78: tiga digit pertama dan dua digit terakhir, sehingga dua kontak “Tidak Dikenal” masih dapat dibedakan. Email ditampilkan sebagai h•••@•••.com, handle sosial sebagai d•••.
• Penyamaran diterapkan di mana saja: kotak masuk Obrolan dan header percakapannya, panel kontak, daftar dan catatan Kontak, hasil pencarian, janji temu, tugas dan kesepakatan, notifikasi, dan bilah alamat — tautan ke obrolan juga tidak pernah berisi nomor tersebut.
• Nomor dan email yang diketik pelanggan di dalam pesan juga disamarkan, di utas dan di pratinjau pesan, sehingga “hubungi saya di 06 12345678” terbaca sebagai “hubungi saya di •••”. Transkripsi pesan suara tercakup; nomor yang diucapkan dalam audio itu sendiri, atau ditampilkan dalam gambar, tidak disamarkan.
• Mencari berdasarkan nomor atau email tidak akan menemukan apa pun bagi mereka, dan aturan daftar atau filter pada kolom telepon atau email akan ditolak. Mereka masih dapat mencari berdasarkan nama.
• Mereka tidak dapat mengekspor apa pun. Ekspor kontak, transkrip obrolan, dan transkrip email dimatikan untuk anggota tersebut, di aplikasi dan di setiap unduhan.
• Tindakan klik-untuk-menelepon, email-kontak-ini, dan “lanjutkan di WhatsApp / SMS” disembunyikan; kolom telepon dan email pada kontak bersifat hanya-baca bagi mereka.
• Membalas berfungsi persis seperti sebelumnya, di setiap saluran, karena mengirim pesan tidak pernah mengharuskan anggota untuk mengetahui nomor tersebut.

Hal yang perlu diketahui #

• Pemilik akun tidak akan pernah bisa disembunyikan. Pemilik selalu melihat segalanya.
• Ini terpisah dari peran. Peran apa pun bisa disembunyikan, termasuk Admin, dan ini bersifat akumulatif dengan dua batasan di atas.
• Anggota yang disembunyikan tidak dapat membatalkan penyembunyian siapa pun. Seseorang yang detail kontaknya sendiri disembunyikan dapat mengaktifkan pengaturan tersebut untuk orang lain (jika mereka mengelola tim) tetapi tidak pernah bisa menonaktifkannya — baik untuk rekan kerja maupun untuk diri mereka sendiri. Setiap perubahan pada pengaturan ini dicatat dalam log audit akun.
• Angka yang lebih pendek dari tujuh digit di dalam pesan akan tetap terlihat (nomor pesanan, harga, tanggal).
• Jika Anda menambahkan alamat anggota tim ke email notifikasi Anda sendiri, email tersebut akan sampai kepada mereka sebagaimana email tersebut sampai kepada Anda — hapus mereka dari daftar tersebut jika pengaturan ini penting.
• Tidak ada tombol “tampilkan” dan tidak ada log per tampilan: tersembunyi berarti tersembunyi, dan pemilik melihat segalanya.
• Akses kontak yang diatur ke None berarti anggota tersebut juga tidak mendapatkan kontak di pemilih: pencarian global (Cmd+K), formulir pemesanan janji temu, tugas, dan kesepakatan akan menampilkan daftar kosong bagi mereka. Berikan mereka akses View Kontak jika mereka perlu memilih kontak di sana; daftar tersebut kemudian akan menampilkan nomor dan email yang disamarkan.

Departemen #

Departemen adalah kelompok bernama dari tim Anda — Penjualan, Dukungan pelanggan, SDM. Ini memberi Anda tiga hal yang tidak bisa dilakukan oleh penugasan saja: nama untuk siapa yang memiliki prospek, cara bagi obrolan baru untuk menjangkau tim yang tepat secara mandiri, dan rotasi yang hanya mencakup tim tersebut.

Cara menuju ke sana: Pengaturan → Tim → kartu Departemen, tepat di bawah Penugasan otomatis.

Membuat Departemen #

Klik Tambah departemen, lalu isi:

• Nama — sebutan untuk tim tersebut. “Penjualan”, “Dukungan pelanggan”, “SDM”.
• Siapa saja di dalamnya — centang orang-orang yang ada di tim tersebut. Anda sendiri bisa menjadi salah satunya.
• Obrolan baru ditangani oleh agen ini / Obrolan baru di saluran ini — opsional. Pilih ini dan percakapan baru yang cocok akan secara otomatis dimasukkan ke departemen ini. Jika tidak memilih apa pun, departemen bersifat manual: prospek akan masuk ke dalamnya saat seseorang memindahkannya ke sana.
• Juga serahkan setiap prospek baru kepada siapa pun di departemen ini yang memiliki beban kerja paling sedikit saat ini — aktif secara default. Nonaktifkan jika tim bekerja dari antrean bersama dan mengambil prospeknya sendiri. Untuk prospek baru, fitur ini memerlukan Tetapkan kontak baru secara otomatis untuk diaktifkan juga: tanpanya, prospek baru tetap dimasukkan ke departemen tetapi tidak ada yang ditugaskan, dan Anda akan melihat catatan di bawah kotak centang. Eskalasi yang dikirim oleh agen AI ke departemen ini akan tetap diserahkan (lihat di bawah).

Jika Anda memilih keduanya, baik agen maupun saluran, obrolan harus memenuhi kedua kriteria tersebut agar dapat dikategorikan di sini — begitulah cara Anda memberikan “agen dukungan, tetapi hanya di WhatsApp” kepada satu tim, sementara tim lain menangani sisanya.

Mengategorikan Prospek Secara Manual #

Buka obrolan apa pun, klik menu ⋮, lalu pilih Kategorikan di bawah departemen…. Pilih departemennya (atau Tanpa departemen untuk menghapusnya dari departemen).

Kecuali Anda mematikannya, memasukkan prospek secara manual juga akan memberikannya kepada siapa pun di tim tersebut yang memiliki jumlah obrolan paling sedikit saat ini — rotasi yang sama dengan yang digunakan oleh penetapan otomatis. (Memasukkan secara manual melakukan ini terlepas dari apakah tombol alih penetapan otomatis di seluruh akun aktif atau tidak; hanya perutean otomatis yang bergantung padanya.) Dua hal yang tidak pernah dilakukannya:

• Sistem tidak pernah mengambil obrolan dari seseorang yang sudah menanganinya. Jika obrolan sudah memiliki penanggung jawab, mengategorikannya di bawah departemen hanya akan mengubah departemennya saja.
• Sistem tidak pernah mengubah siapa yang membalas. Itu adalah agen AI obrolan, yang dapat Anda ubah dari panel samping.

Mengirim Eskalasi Agen ke Departemen #

Agen AI dapat mengirim peringatan manusia langsung ke departemen: buka agen, buka sakelar Peringatan manusia, dan pilih departemen di bawah Kirim eskalasi ke (lihat Pengaturan Bot AI).

Saat agen tersebut menyerahkan obrolan:

• Obrolan dimasukkan ke departemen tersebut.
• Jika seseorang di departemen sudah menangani obrolan tersebut, obrolan tetap bersama mereka dan mereka menerima peringatan.
• Jika tidak, dengan Juga serahkan setiap prospek baru kepada siapa pun di departemen ini yang memiliki beban kerja paling sedikit saat ini aktif, obrolan akan diberikan kepada orang tersebut dan mereka menerima peringatan. Tombol alih penetapan otomatis di seluruh akun tidak berpengaruh di sini.
• Dengan sakelar tersebut nonaktif, obrolan menunggu di antrean bersama departemen dan semua orang di departemen menerima peringatan, sehingga siapa pun yang luang dapat mengambilnya.

Setiap orang menerima peringatan sesuai pengaturan notifikasi mereka masing-masing. Anda, sebagai pemilik akun, tetap menerima peringatan Anda. Jika departemen dihapus, atau tidak ada lagi orang yang aktif di dalamnya, eskalasi agen tersebut akan kembali ke pemilik akun.

Anda juga dapat mengirim eskalasi agen ke satu orang alih-alih ke seluruh departemen; pilih mereka dari daftar yang sama.

Departemen dan Penetapan Itu Terpisah #

Sebuah obrolan dapat memiliki keduanya, dan keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda:

• Penanggung jawab — orang mana yang menanganinya.
• Departemen — tim mana yang memilikinya.

Mengubah salah satu tidak akan pernah menghapus yang lain. Itu disengaja: prospek dapat berpindah antar orang di dalam tim Penjualan sepanjang minggu dan tetap menjadi prospek Penjualan.

Membatasi Seseorang pada Departemen Mereka #

Setelah Anda memiliki departemen, opsi ketiga akan muncul di bagian Agen, saluran & departemen pada editor Izin anggota: Departemen. Centang satu atau lebih dan orang tersebut hanya akan melihat prospek yang dikategorikan di bawah departemen tersebut.

• Jika berdiri sendiri, itu adalah kotak masuk tim bersama — semua orang di tim Penjualan melihat setiap prospek Penjualan, siapa pun yang menanganinya.
• Bersama dengan Hanya yang ditetapkan kepada mereka, itu menjadi versi yang lebih sempit: hanya prospek Penjualan mereka sendiri dan tidak ada yang lain.

Obrolan dengan tanpa departemen akan tetap tersembunyi dari anggota yang dibatasi departemen. Centang Tampilkan juga obrolan yang tidak ada di departemen mana pun jika Anda lebih suka mereka melihat obrolan tersebut juga — layak dilakukan saat Anda masih mengategorikan arsip lama Anda, karena setiap obrolan yang ada dimulai tanpa departemen.

Hal yang perlu diketahui #

• Departemen tidak memberikan hak apa pun dengan sendirinya. Berada di satu departemen tidak mengubah apa yang dapat dilihat atau dilakukan seseorang — hanya batasan di atas yang melakukannya.
• Menghapus departemen yang dibatasi untuk seseorang akan ditolak. Anda akan diberi tahu siapa orangnya, sehingga Anda dapat mengubah izin mereka terlebih dahulu. Itu disengaja: menghapus batasan secara diam-diam akan memberikan seluruh basis pelanggan Anda kepada mereka tanpa disadari siapa pun.
• Prospek tetap berfungsi setelah penghapusan. Kontak yang dikategorikan di bawah departemen yang dihapus hanya akan berhenti menampilkan departemen, dan saat Anda mengategorikannya kembali, kategori tersebut akan tetap ada.
• Rotasi hanya mencakup orang-orang yang benar-benar bekerja. Anggota yang ditangguhkan, anggota yang dialihkan dari penetapan otomatis, atau Anda jika Anda telah mengalihkan diri sendiri — tidak satu pun dari mereka akan diberikan prospek, bahkan ketika mereka terdaftar di departemen tersebut.
• Jika tidak ada seorang pun di departemen yang tersedia, prospek tetap dikategorikan di bawah departemen tersebut dan tetap tidak ditetapkan agar tim dapat mengambilnya.
• Kontak yang dibuat oleh anggota yang dibatasi departemen akan dikategorikan di bawah departemen mereka secara otomatis, sehingga mereka tidak kehilangan jejak sesuatu yang baru saja mereka tambahkan sendiri. (Hanya jika mereka dibatasi pada tepat satu departemen — dengan beberapa departemen, tidak ada cara untuk menebak yang mana.)

Mengundang Anggota Tim #

1. Buka Tim (atau Pengaturan → Tim) dan klik Undang rekan tim.
2. Masukkan alamat email orang tersebut.
3. Buka menu tarik-turun Peran dan pilih Admin, Agen (Editor), atau Pelihat (Viewer).
4. Klik Kirim undangan.

• Orang tersebut menerima undangan email dengan tautan untuk menerima. Jika mereka belum memiliki akun, akun akan dibuatkan secara otomatis untuk mereka dengan kata sandi sementara yang disertakan dalam email.
• Undangan berlaku selama 7 hari; setelah itu undangan akan kedaluwarsa dan Anda perlu mengirimnya kembali.
• Undangan yang tertunda muncul dalam daftarnya sendiri di bawah daftar anggota, sehingga Anda dapat melihat siapa yang belum menerima.

Batas Kursi Tim #

Paket Anda menentukan berapa banyak anggota tim yang dapat Anda miliki. Undangan yang tertunda akan dihitung dalam jatah Anda, jadi undangan yang belum diterima oleh siapa pun tetap akan memakan satu kursi.

Halaman Tim menampilkan berapa banyak kursi yang Anda gunakan dan total kursi yang Anda miliki. Jika Anda mencapai batas, Anda akan melihat kesalahan saat mencoba mengundang seseorang. Batalkan undangan yang tidak digunakan untuk memberi ruang, atau beralihlah ke paket dengan lebih banyak kursi dari Pengaturan → Penagihan.

Jika akun Anda dikelola oleh penyedia Anda, jatah kursi Anda ditetapkan oleh mereka — jumlahnya bisa berapa pun yang mereka pilih. Jika anggota tim tidak disertakan dalam paket Anda, pengundangan akan dinonaktifkan; mintalah penyedia akun Anda untuk mengaktifkannya atau menaikkan batasnya.

Mengelola Undangan #

Dari daftar undangan yang tertunda, Anda dapat:

• Kirim ulang undangan jika orang tersebut tidak menerimanya atau tautannya kedaluwarsa.
• Batalkan undangan (ikon tempat sampah) jika Anda tidak lagi ingin menambahkan orang tersebut. Ini juga berfungsi untuk undangan yang kedaluwarsa, sehingga Anda dapat menghapus entri lama dari daftar.

Menerima Undangan #

1. Klik Accept di email undangan.
2. Jika Anda baru di platform ini, masuklah dengan kata sandi sementara dari email tersebut dan buat kata sandi baru.
3. Jika Anda sudah memiliki akun, masuklah dengan kredensial yang sudah ada.
4. Setelah diterima, masuk akan membawa Anda langsung ke akun tersebut.

Anda juga dapat menolak undangan jika Anda tidak ingin bergabung.

Beralih Antar Akun (Mode Tim) #

Anggota tim tidak bekerja di dalam akun Anda sepanjang waktu — mereka memiliki akun sendiri dan beralih ke akun Anda saat diperlukan.

1. Anggota tim login dengan email dan kata sandi mereka sendiri.
2. Mereka langsung diarahkan ke akun Anda. Pengalih di dekat bagian atas bilah sisi kiri menampilkan nama akun tempat mereka bekerja.
3. Dasbor Anda dimuat dengan izin yang telah Anda tetapkan untuk mereka — area yang tidak dapat mereka akses akan disembunyikan sepenuhnya dari navigasi.
4. Setelah selesai, mereka cukup Keluar. Anggota yang juga menjalankan akun mereka sendiri akan melihat Kembali ke akun saya sendiri di pengalih tersebut untuk kembali ke akun mereka.

Email yang sama dapat dimiliki oleh beberapa akun sekaligus. Jika Anda diundang ke akun kedua dengan email yang sudah memiliki akses di tempat lain, akses baru akan ditambahkan secara otomatis — tidak ada lagi yang perlu diterima, dan Anda tetap mempertahankan akses Anda yang sudah ada.

Pengalih akun di dekat bagian atas bilah sisi kiri selalu menunjukkan kepada anggota tim akun mana yang sedang mereka kerjakan. Jika mereka tergabung dalam lebih dari satu akun, mengekliknya akan menampilkan daftar akun lainnya sehingga mereka dapat berpindah antar akun tersebut.

Segala tindakan yang dilakukan anggota tim — menghubungkan saluran, mengimpor kontak, membalas obrolan — terjadi di akun yang sedang mereka kerjakan, sehingga tindakan tersebut terlihat oleh pemilik dan menggunakan paket serta kredit akun tersebut. Login mereka sendiri hanyalah sebuah kunci; akun tersebut tidak memiliki saluran, kontak, atau kreditnya sendiri.

Karena proses masuk selalu membawa anggota tim ke akun tempat mereka terdaftar, undanglah orang menggunakan email yang belum memiliki akun terpisah di platform ini.

Apa yang Dapat Dilihat Anggota Tim #

• Mereka hanya melihat area yang telah Anda beri izin untuk diakses.
• Area yang diatur ke “Tidak Ada” sama sekali tidak muncul di navigasi.
• Jika Anda telah membatasi visibilitas obrolan dan kontak mereka, mereka hanya melihat percakapan dan kontak yang ditugaskan kepada mereka, di mana pun di aplikasi. Hal yang sama berlaku untuk batasan agen atau saluran.
• Jika Anda telah menyembunyikan detail kontak pelanggan untuk mereka, setiap nomor telepon, alamat email, dan handle akan disamarkan, ekspor dimatikan, dan mereka tidak dapat mencari kontak berdasarkan nomor.
• Area “Lihat” muncul tetapi setiap kontrol pengeditan dinonaktifkan.
• Saldo kredit dan detail penagihan hanya terlihat dengan akses Penagihan.
• Anggota tim selalu melihat email mereka sendiri di bagian bawah bilah sisi kiri dan pada Pengaturan → Profil (nama dan email mereka sendiri), sementara sisa Profil (preferensi, notifikasi, dan pengaturan ruang kerja lainnya) adalah milik pemilik akun. Label Bekerja di di dekat bagian atas bilah sisi adalah nama akun tempat mereka bekerja, bukan milik mereka.
• Pengaturan → Keamanan hanya menunjukkan kepada anggota tim sesi ruang kerja dan preferensi privasi. Email masuk, kata sandi, dua faktor, dan kontrol hapus akun adalah milik login pemilik akun dan tidak ditampilkan kepada anggota tim.
• Panduan Wizard Pengaturan hanya ditampilkan kepada anggota dengan Edit atau Penuh pada Pengaturan dan Agen AI, karena ini mengubah detail bisnis, saluran, dan agen. Siapa pun yang membukanya akan dikirim kembali ke dasbor.

Mengedit Anggota Tim #

1. Buka Tim (atau Pengaturan → Tim).
2. Temukan baris anggota dan klik chip peran (peran mereka saat ini, ditampilkan sebagai pil berwarna) untuk membuka menu kecil Admin / Agen / Viewer, lalu pilih peran baru.

Itu adalah satu-satunya hal yang diubah oleh chip peran. Segala hal lain mengenai akses anggota — penggantian per-area, visibilitas chat dan kontak, serta batasan agen atau saluran apa pun — berada di balik ikon penggeser pada baris yang sama.

Perubahan akan sampai ke anggota dalam beberapa detik, bahkan jika mereka sudah membuka akun Anda: halaman yang sebelumnya terkunci akan terbuka dengan sendirinya, tanpa perlu memuat ulang.

Mengubah nama anggota #

Nama anggota diambil dari akun mereka sendiri saat mereka bergabung, atau dari alamat email mereka jika mereka tidak memilikinya. Untuk mengubahnya, klik ikon penggeser pada baris mereka, ketik nama baru di kolom Nama di bagian atas editor, lalu klik Simpan izin. Nama baru tersebut akan muncul di daftar Anggota, di mana pun obrolan ditetapkan, dan pada balasan yang mereka kirim setelahnya. Anda (atau rekan tim yang dapat mengelola tim) yang mengaturnya di sini; anggota tidak dapat mengubahnya dari profil mereka sendiri.

Alamat email mereka tidak dapat diubah di sini — email tersebut mengidentifikasi anggota. Untuk menambahkan orang yang berbeda, kirimkan undangan baru.

Menangguhkan Anggota Tim #

1. Temukan anggota tim di daftar Anggota.
2. Klik ikon jeda di sebelah baris mereka.

Anggota yang ditangguhkan diblokir untuk beralih ke akun Anda tetapi tetap mempertahankan peran dan pengaturan izin mereka, sehingga Anda dapat mengaktifkan kembali mereka dengan satu klik nanti — tidak perlu menghapus dan mengundang ulang.

Penangguhan memblokir sesi baru; jika orang tersebut sudah membuka akun Anda, sesi tersebut mungkin tidak langsung terputus.

Menghapus Anggota Tim #

1. Temukan anggota tim di daftar Anggota.
2. Klik ikon tempat sampah dan konfirmasi.

Setelah dihapus, mereka tidak dapat lagi beralih ke akun Anda (akun dan data pribadi mereka sendiri tidak terpengaruh). Tambahkan mereka kembali nanti dengan undangan baru.

Penghapusan langsung berlaku. Jika orang tersebut saat ini sedang bekerja di dalam akun Anda, mereka akan dikeluarkan (signed out) tidak lama kemudian.

Penetapan Otomatis Kontak Masuk #

Secara default, obrolan hanya ditetapkan ke seseorang jika ada sesuatu yang memaksanya — peringatan manusia, atau pemilihan manual. Semua hal lainnya tetap berada di antrean Belum Ditetapkan.

Cara menuju ke sana: Di bagian atas halaman Tim, aktifkan Tetapkan kontak baru secara otomatis.

Apa Fungsinya #

Saat aktif, setiap kontak yang mengirim pesan kepada Anda untuk pertama kalinya akan ditetapkan ke anggota tim (atau Anda, pemilik akun) dengan jumlah kontak paling sedikit yang ditetapkan dalam 30 hari terakhir. Seiring waktu, ini akan menyebarkan volume masuk secara merata kepada siapa pun yang tersedia.

Siapa yang Ada di Dalam Kelompok #

Semua orang aktif yang belum dinonaktifkan: Anda dan setiap anggota tim yang aktif. Anggota yang ditangguhkan atau dihapus akan selalu dilewati, dan peran tidak berpengaruh.

Jika Anda menggunakan departemen, mereka mendapatkan hak penolakan pertama. Obrolan baru yang cocok dengan aturan agen atau saluran departemen akan dikategorikan di bawah departemen tersebut, dan rotasi dipersempit ke orang-orang di dalamnya — jadi prospek WhatsApp masuk ke seseorang di tim Penjualan alih-alih ke siapa pun di seluruh akun yang kebetulan paling tidak sibuk. Obrolan yang tidak diklaim oleh departemen mana pun akan kembali ke rotasi seluruh akun yang dijelaskan di atas.

Pengarsipan itu sendiri tidak bergantung pada tombol ini: aturan perutean departemen akan mengarsipkan obrolan di bawahnya terlepas dari apakah penetapan otomatis aktif atau tidak. Tombol ini hanya menentukan apakah prospek juga diserahkan kepada seseorang.

Memilih Siapa yang Berpartisipasi #

Tidak semua orang di tim harus diberikan percakapan. Seorang manajer yang hanya bertugas mengawasi, atau spesialis yang hanya meninjau obrolan sesekali, dapat tetap berada di luar rotasi tanpa kehilangan akses apa pun.

Setiap orang dalam daftar tim — termasuk Anda, pemilik akun — memiliki tombol Sertakan dalam penetapan otomatis di baris mereka. Semua orang awalnya disertakan; nonaktifkan seseorang dan kontak baru tidak akan lagi masuk ke mereka, sementara semua hal lain mengenai kursi mereka tetap sama: mereka masih dapat membuka setiap obrolan, membalas, dan diberikan percakapan secara manual.

Beberapa detail:

• Tombol hanya berfungsi saat Tetapkan kontak baru secara otomatis aktif — dengan tombol utama nonaktif, tombol tersebut akan terlihat redup, karena tidak ada yang dibagikan.
• Menonaktifkan seseorang tidak memengaruhi obrolan yang sudah ditetapkan kepada mereka; ini hanya memengaruhi kontak baru sejak saat itu.
• Jika Anda menonaktifkan semua orang (termasuk diri Anda sendiri), kontak baru akan tetap berada di antrean Tidak Ditetapkan — tidak ada yang rusak, hanya saja tidak ada orang yang bisa menerima kontak tersebut.
• Peringatan manusia terpisah: obrolan yang tidak ditetapkan yang memicu peringatan manusia akan tetap masuk ke pemilik akun, meskipun pemilik tersebut dinonaktifkan dari rotasi di sini.

Apa yang Tidak Berubah #

• Penetapan yang sudah ada tidak akan pernah ditimpa.
• Hanya pesan masuk pertama yang memicu penetapan — pesan berikutnya dari kontak yang sama tidak akan mengubah siapa pun.
• Penetapan manual tetap berfungsi dari menu ⋮ obrolan.
• Penetapan otomatis peringatan manusia tidak terpengaruh — dengan tombol dimatikan, obrolan yang belum ditetapkan yang memicu peringatan manusia tetap akan masuk ke pemilik akun.
• Jendela 30 hari bersifat bergulir, jadi orang yang cuti dan kembali tidak akan dirugikan secara permanen.

Praktik Terbaik #

• Mulai dengan peran. Pilih peran (Admin, Agen, atau Pelihat) yang paling sesuai — itulah tingkat kontrol yang tersedia saat ini.
• Gunakan Pelihat untuk pemangku kepentingan yang hanya perlu memantau kemajuan tanpa sengaja mengubah apa pun.
• Batasi visibilitas untuk bantuan luar. Pekerja lepas dan agen alih daya jarang membutuhkan seluruh basis pelanggan Anda — atur visibilitas obrolan dan kontak mereka ke percakapan yang ditugaskan kepada mereka sendiri.
• Gunakan departemen setelah Anda memiliki lebih dari satu tim. Departemen memungkinkan obrolan baru menjangkau tim yang tepat secara mandiri, menjaga rotasi di dalam tim tersebut, dan memberi Anda cara sekali klik untuk menyerahkan prospek.
• Batasi akses Manajemen Tim untuk pemilik akun dan Admin tepercaya — anggota tim tidak akan pernah bisa memberikan akses yang lebih tinggi daripada akses mereka sendiri.
• Tangguhkan untuk menjeda akses sementara, lalu aktifkan kembali dengan satu klik saat mereka kembali.
• Tinjau izin secara berkala seiring perubahan peran dalam organisasi Anda.

FAQ #

Bisakah anggota tim memiliki beberapa akun? Ya — mereka dapat beralih di antara akun-akun tersebut dari pengalih akun di dekat bagian atas bilah sisi.

Bisakah anggota tim menjawab obrolan tanpa melihat nomor telepon atau email pelanggan? Ya. Buka editor Izin mereka dan centang Sembunyikan detail kontak pelanggan dari anggota ini. Nomor, email, dan handle disamarkan bagi mereka di mana saja (termasuk di dalam teks pesan), ekspor dimatikan, dan mereka tidak dapat mencari berdasarkan nomor — tetapi mereka tetap membaca dan membalas seperti biasa. Lihat Menyembunyikan Detail Kontak Pelanggan dari Anggota.

Bisakah anggota tim melihat satu sama lain? Hanya jika mereka memiliki izin Manajemen Tim yang diatur ke Lihat atau lebih tinggi.

Apa yang terjadi jika undangan kedaluwarsa? Kirim ulang dari daftar undangan — undangan baru akan berlaku selama 7 hari lagi. Jika Anda memutuskan untuk tidak mengundang orang tersebut, gunakan ikon tempat sampah untuk menghapus undangan yang kedaluwarsa dari daftar.

Apakah anggota tim menggunakan kredit saya? Ya. Tindakan yang menghabiskan kredit saat bekerja di dalam akun Anda (dalam mode tim) akan dibebankan ke akun Anda.

Bisakah saya mengubah peran seseorang setelah mereka bergabung? Ya — edit anggota tersebut secara langsung dari daftar Anggota kapan saja; tidak perlu menghapus dan mengundang mereka kembali.

Bisakah saya mengubah nama anggota tim? Ya. Klik ikon penggeser pada baris mereka, edit kolom Nama di bagian atas, lalu simpan. Lihat Mengubah nama anggota.

Bisakah saya membatasi anggota tim ke satu saluran — WhatsApp saja, dan bukan kotak masuk sosial? Ya. Buka editor Izin mereka dan centang WhatsApp di bawah Agen, saluran & departemen — mereka kemudian hanya akan melihat percakapan WhatsApp, di mana pun di aplikasi. Lihat Membatasi Anggota ke Agen atau Saluran Tertentu. Bagian yang sama membatasi seseorang ke agen AI tertentu atau ke departemen. Perhatikan bahwa ini per tipe saluran, bukan per nomor yang terhubung: seseorang yang dibatasi ke WhatsApp akan melihat setiap percakapan WhatsApp di akun tersebut, bukan hanya yang ada di salah satu nomor Anda.

Bisakah saya menyembunyikan nomor telepon dan alamat email kontak dari anggota tim yang masih membalas obrolan mereka? Ya. Buka editor Izin mereka dan centang Sembunyikan detail kontak pelanggan dari anggota ini di bawah Detail kontak. Nomor telepon, alamat email, dan akun media sosial kemudian akan disamarkan bagi mereka di mana pun, sementara mereka tetap dapat membaca dan membalas. Mengatur Kontak ke Tidak ada saja tidak cukup: tindakan ini menghapus halaman Kontak dan pengeditan kontak, tetapi detail di dalam obrolan tetap terlihat. Lihat Menyembunyikan Detail Kontak Pelanggan dari Anggota. Privacy blur (Pengaturan → Keamanan) adalah fitur blur berbagi layar per-browser yang dapat dimatikan oleh orang tersebut, bukan kontrol akses.

Bisakah saya membatasi seseorang hanya pada percakapan yang ditugaskan kepada mereka? Ya. Buka editor Izin mereka dan atur Visibilitas obrolan & kontak ke Hanya yang ditugaskan kepada mereka — mereka kemudian hanya melihat obrolan dan kontak mereka sendiri, di mana pun di dalam aplikasi, dan Anda dapat secara opsional membiarkan mereka melihat yang belum ditugaskan juga. Lihat Membatasi Anggota ke Obrolan Mereka Sendiri. Jika dibiarkan pada default, Semua kontak, penugasan tetap murni sebagai alat alur kerja: ini menentukan siapa yang bertanggung jawab atas obrolan dan siapa yang mendapatkan notifikasi tentangnya, dan setiap orang dengan akses Pesan tetap melihat seluruh kotak masuk.

Bisakah saya mengatur tim saya ke dalam departemen seperti Penjualan dan Dukungan? Ya. Pengaturan → Tim → Departemen. Departemen adalah kelompok orang bernama yang dapat menerima obrolan baru secara otomatis (oleh agen AI atau saluran), menyerahkan masing-masing obrolan kepada siapa pun di tim tersebut yang paling tidak sibuk, dan dapat digunakan untuk membatasi apa yang dilihat anggotanya. Anda juga dapat mengarsipkan prospek individu di bawah departemen dari menu ⋮ obrolan. Lihat Departemen.

Bisakah saya memberikan kotak masuk sendiri untuk seluruh tim? Ya, ada dua cara. Jika pekerjaan tim datang melalui agen atau salurannya sendiri, batasi anggotanya ke agen atau saluran tersebut di bawah Agen, saluran & departemen. Jika ini tentang siapa yang memiliki prospek alih-alih dari mana asalnya, buat departemen, batasi anggotanya ke departemen tersebut, dan arsipkan prospek di bawahnya — baik secara otomatis dengan aturan perutean atau secara manual dari menu obrolan.

Apakah ada distribusi round-robin untuk obrolan masuk? Ada sesuatu yang lebih baik daripada round-robin: aktifkan Tetapkan kontak baru secara otomatis dan setiap kontak baru akan diberikan kepada siapa pun yang telah ditugaskan kontak paling sedikit dalam 30 hari terakhir, sehingga beban kerja menjadi seimbang alih-alih hanya berputar. Anda dapat mengeluarkan orang tertentu dari rotasi tanpa mengubah akses mereka, dan dengan departemen Anda dapat menjaga rotasi di dalam tim yang tepat alih-alih menjalankannya di seluruh akun.

Apakah obrolan ditetapkan secara otomatis saat seseorang membalasnya? Tidak. Penugasan terjadi pada pesan masuk pertama kontak saat penetapan otomatis aktif, pada peringatan manusia, atau saat seseorang memilih penerima tugas secara manual. Membalas obrolan tidak berarti mengklaim obrolan tersebut.

Langkah Selanjutnya #

• Pengaturan Akun — Kelola profil dan keamanan Anda.
• Sistem Penagihan — Pahami kredit dan penagihan.