Organización de listas y contactos #

Las listas agrupan a tus contactos para que puedas enviar los mensajes adecuados a las personas adecuadas: una lista de “Nuevos clientes potenciales”, una lista de “Clientes VIP”, una lista de “Suscriptores al boletín”, etcétera.

Esta guía cubre cómo encontrar y gestionar tus listas, explorar los contactos dentro de una, editar un contacto y gestionar contactos de forma masiva desde la tabla principal.

Dónde encontrar sus listas #

Ambas se encuentran dentro de la misma área de Contactos, a la que se accede mediante las dos pestañas en la parte superior de la página:

• Pestaña Contactos: un selector de listas compacto se sitúa sobre la tabla, junto a un botón + Crear lista siempre visible.
• Pestaña Listas (haz clic en Listas junto a Contactos): una página dedicada para crear, renombrar, eliminar y explorar cada lista, con un recuento de miembros y un indicador de “Alimenta N campañas/difusiones” por fila.

El selector de listas (pestaña Contactos) #

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Contactos.
2. Sobre la tabla, haz clic en la píldora del selector de listas. Se abrirá un menú desplegable con todas las listas, cada una mostrando su nombre y el número de contactos. Selecciona una para filtrar la tabla solo por esa lista, o elige Todos los contactos para borrar el filtro.
3. Una vez seleccionada una lista, vuelve a hacer clic en su menú desplegable para ver las opciones Editar lista, Copiar ID de lista, Eliminar lista y Eliminar lista y contactos: las mismas acciones que se describen a continuación, sin salir de la página de Contactos.

Junto al selector hay un botón permanente de + Crear lista: no es necesario seleccionar nada primero.

La página de Listas #

Haz clic en la pestaña Listas junto a Contactos. Cada lista aparece como una fila con su nombre, el recuento de miembros y el indicador “Alimenta N campañas/difusiones”, que muestra cuántas difusiones o campañas activas envían mensajes automáticamente a cualquier persona nueva que se una a esa lista (consulta Agregar contactos a una lista para saber por qué es importante).

Abre el menú de fila (“⋯”) de una lista para ver sus acciones:

Las dos opciones de eliminación están marcadas en rojo y cada una abre su propia confirmación: eliminar una lista y eliminar los contactos de una lista son siempre dos pasos separados de “¿estás seguro?”, para que no puedas borrar los contactos de una lista por error cuando solo querías eliminar la lista.

Si una lista es utilizada por una difusión, no puedes eliminarla todavía; el cuadro de diálogo indica el nombre de dicha difusión. Abre la página Difusiones para desvincularla allí, ya sea eliminando la difusión o asignándola a una lista diferente, y luego regresa e inténtalo de nuevo.

Creación de una nueva lista #

Desde el selector de listas (pestaña Contactos) o desde el botón + Nueva lista en la parte superior de la página Listas:

1. Haz clic en + Crear lista / + Nueva lista.
2. En Tipo de lista, deja seleccionada Lista estática: es una lista normal, donde tú eliges los contactos. (La Lista inteligente se completa sola mediante reglas; consulta Listas inteligentes más abajo).
3. Escribe un nombre (por ejemplo, Summer Sale Contacts).
4. (Opcional) Añade contactos directamente si el cuadro de diálogo lo permite.
5. Haz clic en Crear lista.

La nueva lista aparece inmediatamente tanto en el selector como en la página de Listas.

Si falta la opción Crear lista: tu cuenta no tiene permiso para editar contactos. Pide al propietario de tu cuenta que actualice tu rol de equipo.

Listas inteligentes (actualización automática) #

Una lista inteligente es una lista que no rellenas tú mismo. Estableces las reglas una vez (por ejemplo: “tiene la etiqueta hot-lead y ha estado activo en los últimos 90 días”) y la lista se mantiene actualizada: las personas que cumplen los requisitos se añaden y las que dejan de cumplirlos se eliminan, sin que tengas que hacer nada.

Una lista normal (estática) es lo opuesto: quienquiera que añadas a ella permanecerá ahí hasta que lo elimines. Ambos tipos funcionan igual en todo lo demás: puedes enviar una difusión a una lista inteligente, filtrar la tabla de Contactos por ella y exportarla, exactamente igual que cualquier otra lista.

Crear una lista inteligente #

1. En la pestaña Listas, haz clic en + Nueva lista.
2. En Tipo de lista, elige Lista inteligente.
3. Asígnale un nombre (por ejemplo, Hot leads (active)).
4. En Reglas, elige Coincidir: Todas las reglas o Cualquier regla (ver más abajo), luego crea tu primera regla: elige qué comprobar, cómo compararlo y el valor.
5. Haz clic en + Añadir regla para cada condición adicional. Una lista inteligente puede usar hasta 20.
6. Observa la línea debajo de las reglas: cuenta los contactos que coinciden en este momento (“≈ 3 contactos coinciden”) y nombra a algunos de ellos, para que puedas saber antes de guardar si las reglas captan lo que pretendías.
7. Haz clic en Crear lista.

La lista se completa en el momento en que la creas, por lo que se abre con sus miembros ya incluidos.

Coincidir con todas las reglas frente a cualquier regla #

• Todas las reglas: un contacto está en la lista solo cuando todas las reglas son verdaderas. Úsalo para restringir (“etiquetado como hot-lead y activo en los últimos 90 días”).
• Cualquier regla: un contacto está en la lista cuando al menos una regla es verdadera. Úsalo para agrupar (“etiquetado como newsletter o etiquetado como webinar”).

Sobre qué puedes crear reglas #

Las mayúsculas y minúsculas nunca importan en una comparación de texto, y una regla que busca algo “no en los últimos 30 días” también coincide con los contactos a los que nunca les ocurrió.

Contactos que su IA gestionó realmente #

Habló con la IA es “sí” para cada contacto al que su IA haya enviado al menos un mensaje, y “no” para todos los demás, incluidos aquellos a los que solo su equipo ha respondido. Se establece la primera vez que la IA escribe a alguien y no desaparece después, incluso si más tarde desactiva las respuestas de IA de ese contacto o lo mueve a otra campaña.

Si necesita los contactos que su IA gestionó en un periodo determinado —la razón habitual por la que las agencias quieren esto— utilice Última conversación con IA con “en los últimos 30 días”. Se trata de una ventana móvil que siempre refleja el último mes.

Dos reglas que la gente suele confundir con esto:

• Respuestas de IA (en Configuración) es un interruptor: indica que la IA tiene permiso para responder a este contacto, no que lo haya hecho alguna vez.
• Ha respondido alguna vez se refiere a que el contacto escribió de vuelta, a cualquiera, incluido su equipo.

También puede filtrar la tabla de Contactos de la misma manera sin crear una lista: abra Filtro y establezca Habló con la IA en Activado, o haga clic en el acceso rápido Habló con la IA sobre la tabla. El mismo filtro se encuentra en la página de Chats como un acceso rápido de Habló con la IA, para cuando desee ver las conversaciones en lugar de los registros de contacto.

Identificar una lista inteligente #

En la página de Listas, una lista inteligente lleva una insignia de Inteligente, un resumen en lenguaje sencillo de sus reglas debajo del nombre y cuándo se actualizó por última vez (“Actualizado hace 4 minutos”). Su recuento de miembros es el recuento en tiempo real.

Cuándo se actualiza una lista inteligente #

• Inmediatamente cuando un contacto cambia. Etiquete a alguien, cambie su estado, rellene un campo personalizado: si eso hace que coincida (o deje de coincidir), la lista se actualiza en unos segundos. Arrastrar un trato a otra etapa del embudo también cuenta: una regla de Etapa del trato reacciona en el momento en que cambia el tablero.
• Cada 15 minutos para reglas basadas en el tiempo. Reglas como “sin actividad en los últimos 30 días” se cumplen a medida que pasa el tiempo, sin que nadie toque el contacto, por lo que cada lista inteligente se vuelve a comprobar también en un ciclo de cuarto de hora.
• Bajo demanda. Abra el menú ⋯ de la lista y haga clic en Actualizar ahora para volver a ejecutar las reglas inmediatamente, y el recuento de miembros de la fila y la línea “Actualizado…” se pondrán al día al instante.

No puedes añadir ni eliminar personas manualmente #

Ese es el propósito de una lista inteligente: sus miembros se calculan a partir de las reglas, por lo que cualquier cosa que hicieras manualmente se desharía en la siguiente comprobación. En la práctica:

• La lista expandida no tiene un botón de Añadir contactos ni una opción de Eliminar en un miembro; en su lugar, dice “Los miembros se calculan a partir de las reglas de esta lista”.
• Las listas inteligentes no aparecen en la acción masiva Lista en la página de Contactos, en el selector de listas propio de un contacto ni como destino de importación.

Para cambiar quién está en la lista, abre su menú ⋯ y haz clic en Editar reglas.

Listas inteligentes y difusiones #

Una difusión puede dirigirse a una lista inteligente como a cualquier otra lista, que es donde resultan más útiles: apunta una a “etiquetado hot-lead, sin respuesta en 7 días” y la audiencia se mantendrá sola.

Atención: esto puede enviar mensajes por sí solo. Si una difusión en vivo o campaña en esa lista tiene activada la opción Enviar a nuevos miembros de la lista, entonces cada contacto que coincida recientemente con tus reglas recibirá su mensaje de apertura automáticamente; ese es el objetivo de combinarlas, pero significa que se puede enviar mensajes a las personas sin que hagas clic en nada, y cada mensaje utiliza créditos. Comprueba qué alimenta una lista (la columna Fuentes en la página de Listas) antes de ampliar sus reglas.

Explorar y buscar miembros de la lista #

En la página de Listas, haz clic en la fila de una lista para expandirla y ver a todos sus integrantes, con un cuadro de búsqueda para encontrar a alguien por nombre, teléfono o correo electrónico. Desde allí puedes eliminar un contacto individual de la lista; esto solo los elimina de la lista, no borra el contacto ni afecta a sus otras listas.

En una lista inteligente el mismo panel es de solo lectura: puedes explorar y buscar a sus miembros, pero no hay opción de Eliminar, porque sus miembros provienen de sus reglas.

Agregar contactos a una lista #

Añade contactos a una lista desde la vista de lista expandida, desde el panel de vista rápida o el registro completo de un contacto, o con la acción masiva Añadir a la lista a continuación. Las listas inteligentes no se ofrecen en ninguno de esos lugares; se completan solas a partir de sus reglas.

Atención: añadir a alguien a una lista puede enviarle un mensaje. Si una transmisión en vivo en esa lista tiene activada la opción Enviar a nuevos miembros de la lista, añadir un contacto le enviará su mensaje de apertura de inmediato, consumirá créditos y entregará sus respuestas al agente de esa transmisión.

Verá una advertencia antes de que esto suceda. Independientemente de cómo añada a alguien —la acción masiva Añadir a la lista, la pantalla Añadir miembros de una lista o los interruptores de lista en un contacto—, la pantalla le indicará qué transmisión se enviará y le pedirá que confirme. Eliminar a alguien de una lista nunca envía nada, por lo que sigue siendo instantáneo.

Si más de una transmisión en vivo en la misma lista tiene el interruptor activado, el nuevo contacto recibirá un mensaje de apertura de cada una de ellas, cobrados por separado. La advertencia indica cuántas. Puede detener esto desde el paso de Audiencia de la transmisión; consulte Transmisiones.

Editar un contacto #

1. En la tabla de Contactos, haga clic en cualquier parte de la fila del contacto para abrir el panel de vista rápida.
2. Haga clic en Editar.
3. Actualice su nombre, número de teléfono, correo electrónico, canal, etiquetas o Notas.
4. Haga clic en Guardar.

Clic en la fila frente a clic en el nombre. Hacer clic en una fila abre el panel de vista rápida. Hacer clic en el nombre del contacto abre un chat con esa persona; consulte Agregar un nuevo contacto.

La pertenencia a una lista se edita desde la sección Listas del panel de vista rápida, no desde el formulario de edición en sí; haz clic en el + junto a Listas en el panel y marca o desmarca las listas.

Acciones masivas (seleccionar muchos contactos a la vez) #

1. Marca la casilla al principio de la fila de un contacto. Marca tantas como desees, o utiliza la casilla de verificación del encabezado para seleccionar todos los contactos que se muestran actualmente. Con toda la página seleccionada, aparece una franja azul justo encima de las filas de la tabla que ofrece Seleccionar los N contactos que coinciden con tus filtros: un solo clic extiende la selección a todas las coincidencias, no solo a la página visible, por lo que una acción puede abarcar miles de contactos a la vez. Esa franja solo elige quién está seleccionado; los botones que hacen algo se encuentran en la barra de acciones inferior.
2. Aparece una barra de acciones flotante en la parte inferior de la pantalla con:
   • Bot activado / Bot desactivado — activa o desactiva el bot de IA para cada contacto seleccionado.
   • Privado / Hacer público — cambia la privacidad.
   • No molestar / Desactivar No molestar — activa o desactiva el modo No molestar.
   • Marcar como spam / Desmarcar como spam.
   • Archivar / Desarchivar — cierra el chat de cada contacto seleccionado y muévelo al archivo de chats, o restáuralos todos. Es el mismo archivo que en la página de Chats; consulta Cerrar una conversación.
   • Asignar campaña — dirige la selección a una campaña. Solo para cuentas de campaña clásicas; consulta la nota a continuación.
   • Añadir a lista.
   • Etiquetar — aplica una etiqueta a cada contacto seleccionado.
   • Etiquetado automático — permite que el agente de IA de cada contacto lea toda la conversación y aplique sus propias reglas de etiquetado, o elige las reglas de un agente para todos los seleccionados. El mismo precio que el etiquetado en vivo: 1 crédito por etiqueta aplicada, nada para los contactos que no reciban nuevas etiquetas. Hasta 500 contactos por ejecución. Consulta Etiquetar una conversación bajo demanda.
   • Automatización — añade la selección a una automatización. Solo aparece si tu cuenta tiene Automatizaciones.
   • Exportar — descarga la selección como un archivo.
   • Eliminar — elimina permanentemente cada contacto seleccionado.
3. Haz clic en la acción que desees. Las acciones destructivas (Eliminar, Marcar como spam) solicitan confirmación primero.

¿No aparece el botón “Asignar campaña”? Es normal en una cuenta de Agentes de IA. Si tu menú muestra Agentes de IA y no hay ninguna entrada de Campañas, la asignación de contactos a una campaña ya no es aplicable. En su lugar, coloca los contactos en una lista y, a continuación, envíalos a esa lista con una Difusión o deja que un Punto de entrada dirija las nuevas conversaciones al agente adecuado. Mapeo completo de la forma antigua a la nueva: Migración de campañas a difusiones y agentes.

Haz clic en la pequeña × al final de la barra, o desmarca las casillas de verificación, para borrar tu selección.

No es lo mismo que la página de Chats. En Contactos, la barra de acciones masivas flota en la parte inferior de la pantalla. En la página de Chats, la barra equivalente se sitúa encima de la lista de chats, dentro de la columna de la lista, con su propia casilla de verificación maestra; consulta Acciones masivas en la bandeja de entrada. Ambas páginas muestran el mismo tipo de franja “seleccionar todos los N” encima de sus filas cuando la página visible está completamente marcada.

Consejo: dividir contactos en lotes iguales. No existe un botón automático de “dividir en listas de 50”, pero la tabla en sí te permite hacerlo rápidamente: muestra exactamente 50 contactos por página y la casilla de verificación del encabezado selecciona toda la página. Así que marca la casilla del encabezado, haz clic en Añadir a lista, pulsa + Nueva lista en esa ventana emergente y ponle un nombre (por ejemplo, “Lote 1”): en el momento en que creas la lista, tus contactos seleccionados se añaden a ella automáticamente. Luego pasa a la siguiente página y repite el proceso. Unos cientos de contactos se dividen en listas iguales de 50 en un par de minutos, sin necesidad de añadir contactos uno por uno. Si solo necesitas lotes para enviar (no para organizar), puedes omitir las listas por completo: una Difusión en modo Drip procesa una lista grande en lotes por ti.

Próximos pasos #

• Agregar un nuevo contacto — agregue contactos uno por uno, además de un recorrido completo por la pantalla de Contactos.
• Importar contactos desde un archivo — cargue una hoja de cálculo de contactos.
• Exportar sus contactos — descargue sus contactos a un archivo.