Listen & Kontakte organisieren #

Listen gruppieren Ihre Kontakte, damit Sie die richtigen Nachrichten an die richtigen Personen senden können – eine „Neue Leads“-Liste, eine „VIP-Kunden“-Liste, eine „Newsletter-Abonnenten“-Liste und so weiter.

Dieser Leitfaden behandelt das Finden und Verwalten Ihrer Listen, das Durchsuchen der Kontakte innerhalb einer Liste, das Bearbeiten eines Kontakts sowie die Massenverwaltung von Kontakten über die Haupttabelle.

Wo Sie Ihre Listen finden #

Beide befinden sich im selben Kontakte-Bereich und können über die zwei Reiter am oberen Seitenrand gewechselt werden:

• Kontakte-Reiter – eine kompakte Listenauswahl befindet sich über der Tabelle, daneben ein stets sichtbarer + Liste erstellen-Button.
• Listen-Reiter (klicken Sie auf Listen neben Kontakte) – eine dedizierte Seite zum Erstellen, Umbenennen, Löschen und Durchsuchen jeder Liste, mit einer Mitgliederanzahl und einer „Speist N Kampagnen/Broadcasts“-Anzeige pro Zeile.

Die Listenauswahl (Kontakte-Reiter) #

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kontakte.
2. Klicken Sie über der Tabelle auf die Listenauswahl-Pille. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allen Listen, wobei jede ihren Namen und die Anzahl der Kontakte anzeigt. Wählen Sie eine aus, um die Tabelle auf diese Liste zu filtern, oder wählen Sie Alle Kontakte, um den Filter zu entfernen.
3. Sobald eine Liste ausgewählt ist, klicken Sie erneut auf deren Dropdown-Menü für Liste bearbeiten, Listen-ID kopieren, Liste löschen und Liste & Kontakte löschen – dieselben Aktionen, die unten beschrieben werden, ohne die Kontaktseite verlassen zu müssen.

Neben der Auswahl befindet sich ein permanenter + Liste erstellen-Button – Sie müssen vorher nichts auswählen.

Die Listenseite #

Klicken Sie auf den Listen-Reiter neben Kontakte. Jede Liste erscheint als Zeile mit ihrem Namen, der Mitgliederanzahl und der „Speist N Kampagnen/Broadcasts“-Anzeige – diese gibt an, wie viele aktive Broadcasts oder Kampagnen automatisch Nachrichten an jeden senden, der dieser Liste neu beitritt (siehe Kontakte zu einer Liste hinzufügen, warum das wichtig ist).

Öffnen Sie das Zeilenmenü („⋯“) einer Liste für deren Aktionen:

Die beiden Löschoptionen sind rot markiert und erfordern jeweils eine eigene Bestätigung – das Löschen einer Liste und das Löschen der Kontakte einer Liste sind immer zwei separate „Sind Sie sicher?“-Schritte, damit Sie nicht versehentlich die Kontakte einer Liste löschen, wenn Sie nur die Liste entfernen wollten.

Wenn eine Liste von einem Broadcast verwendet wird, können Sie sie noch nicht löschen – der Dialog nennt diesen Broadcast. Öffnen Sie die Seite Broadcasts, um die Verknüpfung dort aufzuheben, indem Sie entweder den Broadcast löschen oder ihn auf eine andere Liste verweisen lassen. Kehren Sie dann zurück und versuchen Sie es erneut.

Eine neue Liste erstellen #

Entweder über die Listenauswahl (Kontakte-Reiter) oder den + Neue Liste-Button oben auf der Listen-Seite:

1. Klicken Sie auf + Liste erstellen / + Neue Liste.
2. Lassen Sie unter Listentyp die Option Statische Liste ausgewählt — das ist eine normale Liste, bei der Sie die Kontakte selbst auswählen. (Intelligente Liste füllt sich stattdessen automatisch anhand von Regeln — siehe Intelligente Listen weiter unten.)
3. Geben Sie einen Namen ein (zum Beispiel Summer Sale Contacts).
4. (Optional) Fügen Sie direkt Kontakte hinzu, falls das Dialogfenster dies anbietet.
5. Klicken Sie auf Liste erstellen.

Die neue Liste erscheint sofort sowohl in der Auswahl als auch auf der Seite „Listen“.

Falls „Liste erstellen“ fehlt: Ihr Konto hat keine Berechtigung zum Bearbeiten von Kontakten. Bitten Sie Ihren Kontoinhaber, Ihre Teamrolle zu aktualisieren.

Intelligente Listen (automatische Aktualisierung) #

Eine intelligente Liste ist eine Liste, die Sie nicht selbst befüllen. Sie legen die Regeln einmal fest – „hat das Tag hot-lead und war in den letzten 90 Tagen aktiv“ – und die Liste hält sich von selbst auf dem neuesten Stand: Personen, die die Kriterien erfüllen, werden hinzugefügt, Personen, die sie nicht mehr erfüllen, werden entfernt, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Eine normale (statische) Liste ist das Gegenteil: Wer darauf steht, bleibt darauf, bis Sie ihn entfernen. Beide Arten funktionieren ansonsten überall gleich – Sie können eine Nachricht an eine intelligente Liste senden, die Kontakte-Tabelle danach filtern und sie exportieren, genau wie jede andere Liste auch.

Erstellen einer intelligenten Liste #

1. Klicken Sie auf dem Tab Listen auf + Neue Liste.
2. Wählen Sie unter Listentyp die Option Intelligente Liste.
3. Geben Sie ihr einen Namen (zum Beispiel Hot leads (active)).
4. Wählen Sie unter Regeln die Option Übereinstimmung: Alle Regeln oder Beliebige Regel (siehe unten) und erstellen Sie dann Ihre erste Regel: Wählen Sie aus, was geprüft werden soll, wie es verglichen werden soll und welchen Wert es haben soll.
5. Klicken Sie für jede weitere Bedingung auf + Regel hinzufügen. Eine intelligente Liste kann bis zu 20 Regeln verwenden.
6. Beobachten Sie die Zeile unter den Regeln – sie zählt die Kontakte, die aktuell übereinstimmen („≈ 3 Kontakte stimmen überein“), und nennt einige davon, damit Sie vor dem Speichern sehen können, ob die Regeln das erfassen, was Sie beabsichtigt haben.
7. Klicken Sie auf Liste erstellen.

Die Liste wird in dem Moment befüllt, in dem Sie sie erstellen, sodass sie bereits mit ihren Mitgliedern geöffnet wird.

Alle Regeln vs. Beliebige Regel #

• Alle Regeln – ein Kontakt steht nur dann auf der Liste, wenn jede Regel wahr ist. Verwenden Sie dies zum Eingrenzen („Tag hot-lead und aktiv in den letzten 90 Tagen“).
• Beliebige Regel – ein Kontakt steht auf der Liste, wenn mindestens eine Regel wahr ist. Verwenden Sie dies zum Sammeln („Tag newsletter oder Tag webinar“).

Worauf Sie Regeln aufbauen können #

Groß- und Kleinschreibung spielt bei einem Textvergleich keine Rolle, und eine Regel, die nach etwas „nicht in den letzten 30 Tagen“ fragt, erfasst auch Kontakte, bei denen dies noch nie vorgekommen ist.

Kontakte, die Ihre KI tatsächlich bearbeitet hat #

Mit der KI gesprochen ist „Ja“ für jeden Kontakt, dem Ihre KI mindestens eine Nachricht gesendet hat, und „Nein“ für alle anderen — einschließlich Personen, denen nur Ihr Team geantwortet hat. Es wird festgelegt, sobald die KI das erste Mal an jemanden schreibt, und verschwindet danach nicht mehr, selbst wenn Sie die KI-Antworten für diesen Kontakt später ausschalten oder ihn in eine andere Kampagne verschieben.

Wenn Sie die Kontakte benötigen, die Ihre KI in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet hat — der übliche Grund, warum Agenturen dies möchten —, verwenden Sie stattdessen Letztes KI-Gespräch mit „in den letzten 30 Tagen“. Das ist ein rollierendes Fenster, das immer den letzten Monat widerspiegelt.

Zwei Regeln, die oft miteinander verwechselt werden:

• KI-Antworten (unter Einstellungen) ist ein Schalter: Er besagt, dass die KI diesem Kontakt antworten darf, nicht, dass sie es jemals getan hat.
• Hat jemals geantwortet bezieht sich darauf, dass der Kontakt zurückschreibt — an irgendjemanden, einschließlich Ihres Teams.

Sie können die Kontakte-Tabelle auch auf die gleiche Weise filtern, ohne eine Liste zu erstellen: Öffnen Sie Filter und stellen Sie Mit KI gesprochen auf Ein, oder klicken Sie auf den Schnellfilter Mit KI gesprochen oberhalb der Tabelle. Derselbe Filter ist auf der Chat-Seite als Mit KI gesprochen-Chip verfügbar, falls Sie eher die Unterhaltungen als die Kontaktdatensätze sehen möchten.

Eine intelligente Liste erkennen #

Auf der Seite „Listen“ trägt eine intelligente Liste ein Smart-Abzeichen, eine Zusammenfassung ihrer Regeln in einfacher Sprache unter dem Namen und den Zeitpunkt der letzten Aktualisierung („Aktualisiert vor 4 Minuten“). Die Mitgliederzahl ist die Live-Anzahl.

Wann eine Smart List aktualisiert wird #

• Sofort, wenn sich ein Kontakt ändert. Markieren Sie jemanden mit einem Tag, ändern Sie dessen Status, füllen Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus – wenn die Person dadurch die Kriterien erfüllt (oder nicht mehr erfüllt), aktualisiert sich die Liste innerhalb weniger Sekunden. Das Verschieben eines Deals in eine andere Pipeline-Phase zählt ebenfalls: Eine Deal-Phasen-Regel reagiert in dem Moment, in dem sich das Board ändert.
• Alle 15 Minuten bei zeitbasierten Regeln. Regeln wie „keine Aktivität in den letzten 30 Tagen“ werden mit der Zeit wahr, ohne dass jemand den Kontakt bearbeitet. Daher wird jede intelligente Liste zusätzlich in einem viertelstündlichen Zyklus erneut überprüft.
• Auf Abruf. Öffnen Sie das ⋯-Menü der Liste und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um die Regeln sofort erneut auszuführen. Die Mitgliederanzahl der Zeile und die „Aktualisiert…“-Zeile werden sofort aktualisiert.

Sie können Personen nicht manuell hinzufügen oder entfernen #

Das ist der Sinn einer Smart List: Die Mitgliedschaft wird anhand der Regeln berechnet. Alles, was Sie manuell ändern würden, würde bei der nächsten Überprüfung wieder rückgängig gemacht werden. In der Praxis bedeutet das:

• Die geöffnete Liste enthält keine Schaltfläche Kontakte hinzufügen und keine Entfernen-Option für Mitglieder – stattdessen steht dort: „Mitglieder werden anhand der Regeln dieser Liste berechnet“.
• Smart Lists erscheinen nicht bei der Massenaktion Liste auf der Kontaktseite, in der Listenauswahl eines Kontakts oder als Ziel für einen Import.

Um zu ändern, wer auf der Liste steht, öffnen Sie das ⋯-Menü und klicken Sie auf Regeln bearbeiten.

Smart Lists und Broadcasts #

Ein Broadcast kann wie jede andere Liste auch eine Smart List als Ziel haben. Genau hier sind sie am nützlichsten: Wenn Sie eine Liste auf „Tag hot-lead, keine Antwort in 7 Tagen“ einstellen, verwaltet sich die Zielgruppe von selbst.

Hinweis: Dies kann Nachrichten automatisch versenden. Wenn ein Live-Broadcast oder eine Kampagne für diese Liste die Option An neue Listenmitglieder senden aktiviert hat, erhält jeder Kontakt, der neu die Regeln erfüllt, automatisch die erste Nachricht. Genau das ist der Zweck dieser Kombination, bedeutet aber auch, dass Nachrichten ohne Ihr Zutun versendet werden können und jede Nachricht Credits verbraucht. Überprüfen Sie, was eine Liste speist (die Spalte Feeds auf der Seite „Listen“), bevor Sie die Regeln erweitern.

Listenmitglieder durchsuchen und finden #

Klicken Sie auf der Seite „Listen“ auf die Zeile einer Liste, um sie zu erweitern und alle darin enthaltenen Personen anzuzeigen. Über ein Suchfeld können Sie Personen nach Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse finden. Von dort aus können Sie einen einzelnen Kontakt aus der Liste entfernen – dies entfernt ihn nur aus dieser Liste, löscht den Kontakt jedoch nicht und hat keine Auswirkungen auf seine anderen Listen.

Auf einer Smart List ist dasselbe Bedienfeld schreibgeschützt: Sie können die Mitglieder durchsuchen und filtern, aber es gibt keine „Entfernen“-Option, da die Mitgliedschaft durch die Regeln bestimmt wird.

Kontakte zu einer Liste hinzufügen #

Fügen Sie Kontakte über die Listenansicht, über das Schnellansicht-Bedienfeld oder den vollständigen Datensatz eines Kontakts oder mit der Massenaktion Zur Liste hinzufügen hinzu. Smart Lists werden an diesen Stellen nicht angeboten – sie füllen sich automatisch anhand ihrer Regeln.

Hinweis: Das Hinzufügen einer Person zu einer Liste kann dazu führen, dass ihr eine Nachricht gesendet wird. Wenn bei einer Live-Broadcast-Nachricht auf dieser Liste die Option An neue Listenmitglieder senden aktiviert ist, erhält ein Kontakt beim Hinzufügen sofort die Eröffnungsnachricht, es werden Credits verbraucht und die Antworten werden an den Agenten dieses Broadcasts weitergeleitet.

Sie erhalten eine Warnung, bevor dies geschieht. Egal, wie Sie jemanden hinzufügen – über die Massenaktion Zur Liste hinzufügen, den Bildschirm Mitglieder hinzufügen einer Liste oder die Listenschalter bei einem Kontakt – der Bildschirm zeigt Ihnen an, welcher Broadcast gesendet wird, und bittet Sie um Bestätigung. Das Entfernen einer Person aus einer Liste löst niemals einen Versand aus, dies geschieht also sofort.

Wenn mehr als ein Live-Broadcast auf derselben Liste den Schalter aktiviert hat, erhält der neue Kontakt eine Eröffnungsnachricht von jedem dieser Broadcasts, die jeweils separat berechnet werden. Die Warnung gibt an, wie viele es sind. Sie können dies im Schritt „Zielgruppe“ des Broadcasts verhindern – siehe Broadcasts.

Bearbeiten eines Kontakts #

1. Klicken Sie in der Kontakte-Tabelle an einer beliebigen Stelle auf die Zeile des Kontakts, um das Schnellansicht-Panel zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie den Namen, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, den Kanal, die Tags oder die Notizen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Klick auf Zeile vs. Name. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Schnellansicht-Panel. Ein Klick auf den Namen des Kontakts öffnet stattdessen einen Chat mit dieser Person – siehe Hinzufügen eines neuen Kontakts.

Die Listenmitgliedschaft wird im Bereich Listen des Schnellansichts-Panels bearbeitet, nicht im Bearbeitungsformular selbst – klicken Sie auf das + neben Listen im Panel und aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Listen.

Massenaktionen (Auswählen mehrerer Kontakte gleichzeitig) #

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang einer Kontaktzeile. Sie können beliebig viele auswählen oder das Kontrollkästchen in der Kopfzeile verwenden, um alle aktuell angezeigten Kontakte auszuwählen. Wenn die gesamte Seite ausgewählt ist, erscheint ein blauer Streifen direkt über den Tabellenzeilen, der Alle N Kontakte, die Ihren Filtern entsprechen, auswählen anbietet – ein Klick erweitert die Auswahl auf alle Übereinstimmungen, nicht nur auf die sichtbare Seite, sodass eine Aktion Tausende von Kontakten gleichzeitig abdecken kann. Dieser Streifen legt nur fest, wer ausgewählt ist; die Schaltflächen, die eine Aktion ausführen, befinden sich in der Aktionsleiste darunter.
2. Eine schwebende Aktionsleiste erscheint am unteren Bildschirmrand mit:
   • Bot ein / Bot aus – schaltet den KI-Bot für jeden ausgewählten Kontakt ein oder aus.
   • Privat / Öffentlich machen – schaltet den Datenschutzstatus um.
   • DND / DND deaktivieren – schaltet „Nicht stören“ (Do Not Disturb) um.
   • Als Spam markieren / Als kein Spam markieren.
   • Archivieren / Archivierung aufheben – schließt den Chat jedes ausgewählten Kontakts und verschiebt ihn in das Chat-Archiv oder stellt alle wieder her. Dies ist dasselbe Archiv wie auf der Chat-Seite – siehe Eine Unterhaltung schließen.
   • Kampagne zuweisen – weist die Auswahl einer Kampagne zu. Nur für klassische Kampagnenkonten – siehe den Hinweis unten.
   • Zur Liste hinzufügen.
   • Tag – weist jedem ausgewählten Kontakt ein Tag zu.
   • Auto-Tag – lassen Sie den KI-Agenten jedes Kontakts die gesamte Unterhaltung lesen und seine eigenen Tag-Regeln anwenden, oder wählen Sie die Regeln eines Agenten für alle ausgewählten Kontakte aus. Gleicher Preis wie beim Live-Tagging: 1 Credit pro angewendetem Tag, nichts für Kontakte, die keine neuen Tags erhalten. Bis zu 500 Kontakte pro Durchlauf. Siehe Eine Unterhaltung bei Bedarf taggen.
   • Automatisierung – fügt die Auswahl einer Automatisierung hinzu. Erscheint nur, wenn Ihr Konto über Automatisierungen verfügt.
   • Exportieren – lädt die Auswahl als Datei herunter.
   • Löschen – löscht jeden ausgewählten Kontakt dauerhaft.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Aktion. Bei destruktiven Aktionen (Löschen, Als Spam markieren) ist zunächst eine Bestätigung erforderlich.

Keine Schaltfläche „Kampagne zuweisen“? Das ist bei einem KI-Agenten-Konto zu erwarten. Wenn Ihr Menü KI-Agenten anzeigt und keinen Kampagnen-Eintrag enthält, ist das Zuweisen von Kontakten zu einer Kampagne nicht mehr relevant. Setzen Sie die Kontakte stattdessen auf eine Liste und senden Sie diese entweder mit einem Broadcast an die Liste oder lassen Sie einen Einstiegspunkt neue Unterhaltungen an den richtigen Agenten weiterleiten. Vollständige Gegenüberstellung der alten und neuen Vorgehensweise: Umstieg von Kampagnen auf Broadcasts & Agenten.

Klicken Sie auf das kleine × am Ende der Leiste oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Ihre Auswahl aufzuheben.

Nicht dasselbe wie die Chats-Seite. Auf der Kontakte-Seite schwebt die Massenaktionsleiste am unteren Bildschirmrand. Auf der Chats-Seite befindet sich die entsprechende Leiste über der Chat-Liste, innerhalb der Listenspalte, mit einem eigenen Haupt-Kontrollkästchen – siehe Massenaktionen im Posteingang. Beide Seiten zeigen die gleiche Art von „Alle N auswählen“-Streifen über ihren Zeilen an, wenn die sichtbare Seite vollständig ausgewählt ist.

Tipp: Kontakte in gleich große Stapel aufteilen. Es gibt zwar keine automatische „In 50er-Listen aufteilen“-Schaltfläche, aber die Tabelle selbst führt schnell zum Ziel: Sie zeigt genau 50 Kontakte pro Seite an, und das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt die gesamte Seite aus. Aktivieren Sie also das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, wählen Sie im daraufhin erscheinenden Popup + Neue Liste und geben Sie ihr einen Namen (zum Beispiel „Stapel 1“) – sobald Sie die Liste erstellen, werden Ihre ausgewählten Kontakte automatisch hinzugefügt. Wechseln Sie dann zur nächsten Seite und wiederholen Sie den Vorgang. Ein paar hundert Kontakte lassen sich so in wenigen Minuten in gleich große 50er-Listen aufteilen – ganz ohne das Hinzufügen einzelner Kontakte. Wenn Sie die Stapel nur für den Versand (nicht zur Organisation) benötigen, können Sie die Listen komplett überspringen: Eine Broadcast-Nachricht im Drip-Modus arbeitet eine große Liste automatisch in Stapeln für Sie ab.

Nächste Schritte #

• Hinzufügen eines neuen Kontakts – Kontakte einzeln hinzufügen sowie ein vollständiger Rundgang durch den Kontaktbildschirm.
• Importieren von Kontakten aus einer Datei – Hochladen einer Tabelle mit Kontakten.
• Exportieren Ihrer Kontakte – Herunterladen Ihrer Kontakte in eine Datei.