Tổ chức Danh sách & Liên hệ #

Danh sách giúp nhóm các liên hệ của bạn để bạn có thể gửi đúng thông điệp đến đúng người — ví dụ: danh sách “Khách hàng tiềm năng mới”, danh sách “Khách hàng VIP”, danh sách “Người đăng ký nhận bản tin”, v.v.

Hướng dẫn này bao gồm cách tìm và quản lý danh sách, duyệt các liên hệ bên trong một danh sách, chỉnh sửa liên hệ và quản lý hàng loạt liên hệ từ bảng chính.

Nơi tìm danh sách của bạn #

Cả hai đều nằm trong cùng khu vực Liên hệ, được chuyển đổi bằng hai tab ở đầu trang:

• Tab Liên hệ — một bộ chọn danh sách nhỏ gọn nằm phía trên bảng, cùng với nút + Tạo danh sách luôn hiển thị bên cạnh.
• Tab Danh sách (nhấp vào Danh sách bên cạnh Liên hệ) — một trang chuyên dụng để tạo, đổi tên, xóa và duyệt mọi danh sách, với số lượng thành viên và chỉ báo “Cung cấp cho N chiến dịch/bản tin” trên mỗi hàng.

Bộ chọn danh sách (Tab Liên hệ) #

1. Trong thanh bên trái, nhấp vào Liên hệ.
2. Phía trên bảng, nhấp vào thẻ bộ chọn danh sách. Nó sẽ mở ra một menu thả xuống chứa mọi danh sách, mỗi danh sách hiển thị tên và số lượng liên hệ. Chọn một danh sách để lọc bảng chỉ hiển thị danh sách đó, hoặc chọn Tất cả liên hệ để xóa bộ lọc.
3. Sau khi chọn một danh sách, hãy nhấp lại vào menu thả xuống của nó để chọn Chỉnh sửa danh sách, Sao chép ID danh sách, Xóa danh sách và Xóa danh sách & liên hệ — các thao tác tương tự được đề cập bên dưới mà không cần rời khỏi trang Liên hệ.

Bên cạnh bộ chọn là nút + Tạo danh sách cố định — không cần phải chọn bất cứ thứ gì trước.

Trang Danh sách #

Nhấp vào tab Danh sách bên cạnh Liên hệ. Mỗi danh sách xuất hiện dưới dạng một hàng với tên, số lượng thành viên và chỉ báo “Cung cấp cho N chiến dịch/bản tin” — cho biết có bao nhiêu bản tin hoặc chiến dịch đang hoạt động tự động gửi tin nhắn cho bất kỳ ai mới tham gia danh sách đó (xem Thêm liên hệ vào danh sách để biết lý do tại sao điều này quan trọng).

Mở menu hàng (“⋯”) của danh sách để thực hiện các thao tác:

Hai tùy chọn xóa được đánh dấu màu đỏ và mỗi tùy chọn sẽ mở ra xác nhận riêng — việc xóa danh sách và xóa liên hệ của danh sách luôn là hai bước “bạn có chắc chắn không?” riêng biệt, vì vậy bạn không thể vô tình xóa liên hệ của danh sách khi chỉ muốn xóa danh sách.

Nếu một danh sách đang được sử dụng bởi một bản tin, bạn chưa thể xóa nó — hộp thoại sẽ nêu tên bản tin đó. Hãy mở trang Bản tin để tách danh sách đó ra, bằng cách xóa bản tin hoặc trỏ nó đến một danh sách khác, sau đó quay lại và thử lại.

Tạo danh sách mới #

Từ bộ chọn danh sách (Tab Liên hệ) hoặc nút + Danh sách mới ở đầu trang Danh sách:

1. Nhấp vào + Create list / + New List.
2. Trong phần List type, hãy để nguyên lựa chọn Static list — đây là danh sách thông thường, nơi bạn tự chọn các liên hệ. (Smart list sẽ tự động điền dựa trên các quy tắc — xem Smart Lists bên dưới.)
3. Nhập tên (ví dụ: Summer Sale Contacts).
4. (Tùy chọn) Thêm liên hệ ngay lập tức nếu hộp thoại cho phép.
5. Nhấp vào Create list.

Danh sách mới sẽ xuất hiện ngay lập tức trong cả bộ chọn và trên trang Danh sách.

Nếu không thấy Tạo danh sách (Create List): tài khoản của bạn không có quyền chỉnh sửa liên hệ. Hãy yêu cầu chủ sở hữu tài khoản cập nhật vai trò nhóm của bạn.

Danh sách thông minh (Smart Lists - Tự động cập nhật) #

Một danh sách thông minh là danh sách mà bạn không cần tự tay điền vào. Bạn thiết lập các quy tắc một lần — “có thẻ hot-lead và đã hoạt động trong 90 ngày qua” — và danh sách sẽ tự cập nhật: những người khớp với quy tắc sẽ được thêm vào, những người không còn khớp sẽ bị loại ra mà bạn không cần phải thao tác gì thêm.

Một danh sách thông thường (static) thì ngược lại: bất kỳ ai bạn thêm vào đều sẽ ở đó cho đến khi bạn xóa họ đi. Cả hai loại danh sách đều hoạt động giống nhau ở mọi nơi khác — bạn có thể gửi tin nhắn quảng bá đến một danh sách thông minh, lọc bảng Liên hệ theo danh sách đó và xuất dữ liệu, hoàn toàn giống như bất kỳ danh sách nào khác.

Tạo danh sách thông minh #

1. Trên tab Lists, nhấp vào + New list.
2. Trong phần List type, chọn Smart list.
3. Đặt tên cho danh sách (ví dụ: Hot leads (active)).
4. Trong phần Rules, chọn Match: All rules hoặc Any rule (xem bên dưới), sau đó xây dựng quy tắc đầu tiên của bạn: chọn nội dung cần kiểm tra, cách so sánh và giá trị.
5. Nhấp vào + Add rule cho mỗi điều kiện bổ sung. Một danh sách thông minh có thể sử dụng tối đa 20 quy tắc.
6. Quan sát dòng bên dưới các quy tắc — nó sẽ đếm số lượng liên hệ khớp ngay tại thời điểm đó (“≈ 3 contacts match”) và liệt kê một vài người trong số đó, để bạn có thể biết trước khi lưu xem các quy tắc có lọc đúng đối tượng bạn muốn hay không.
7. Nhấp vào Create list.

Danh sách được điền ngay tại thời điểm bạn tạo, vì vậy nó sẽ mở ra với các thành viên đã có sẵn trong đó.

Khớp tất cả quy tắc (Match All Rules) so với Khớp bất kỳ quy tắc nào (Any Rule) #

• All rules — một liên hệ chỉ nằm trong danh sách khi tất cả các quy tắc đều đúng. Sử dụng tùy chọn này để thu hẹp phạm vi (“có thẻ hot-lead và hoạt động trong 90 ngày qua”).
• Any rule — một liên hệ nằm trong danh sách khi ít nhất một quy tắc đúng. Sử dụng tùy chọn này để tập hợp (“có thẻ newsletter hoặc có thẻ webinar”).

Những gì bạn có thể dùng để xây dựng quy tắc #

Việc viết hoa hay viết thường không quan trọng trong so sánh văn bản, và một quy tắc yêu cầu điều gì đó “không trong 30 ngày qua” cũng sẽ khớp với các liên hệ chưa từng xảy ra hành động đó.

Các liên hệ mà AI của bạn đã thực sự xử lý #

Đã trò chuyện với AI là “có” đối với mọi liên hệ mà AI của bạn đã gửi ít nhất một tin nhắn, và “không” đối với tất cả những người khác — bao gồm cả những người chỉ có nhóm của bạn phản hồi. Trạng thái này được thiết lập lần đầu tiên khi AI viết cho ai đó và không bao giờ thay đổi sau đó, ngay cả khi bạn tắt phản hồi AI của liên hệ đó hoặc chuyển họ sang chiến dịch khác.

Nếu bạn cần các liên hệ mà AI của bạn đã xử lý trong một khoảng thời gian cụ thể — lý do phổ biến mà các đại lý muốn điều này — hãy sử dụng Cuộc trò chuyện AI gần nhất với tùy chọn “trong 30 ngày qua”. Đó là một khoảng thời gian luân phiên luôn phản ánh tháng gần nhất.

Hai quy tắc mà mọi người thường nhầm lẫn với nó:

• Phản hồi AI (trong phần Cài đặt) là một công tắc: nó cho biết AI được phép trả lời liên hệ này, chứ không phải là nó đã từng trả lời.
• Đã từng phản hồi là về việc liên hệ viết lại — cho bất kỳ ai, bao gồm cả nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể lọc bảng Danh bạ theo cách tương tự mà không cần tạo danh sách: mở Bộ lọc và đặt Đã trò chuyện với AI thành Bật, hoặc nhấp vào thẻ nhanh Đã trò chuyện với AI phía trên bảng. Bộ lọc tương tự cũng có trên trang Trò chuyện dưới dạng thẻ Đã trò chuyện với AI, dành cho khi bạn muốn xem các cuộc hội thoại thay vì hồ sơ liên hệ.

Nhận diện danh sách thông minh #

Trên trang Lists, một danh sách thông minh sẽ có huy hiệu Smart, một bản tóm tắt bằng ngôn ngữ đơn giản về các quy tắc của nó bên dưới tên, và thời điểm nó được cập nhật lần cuối (“Updated 4 minutes ago”). Số lượng thành viên của nó là số lượng trực tiếp.

Khi nào Danh sách thông minh cập nhật #

• Ngay lập tức khi liên hệ thay đổi. Gắn thẻ ai đó, thay đổi trạng thái của họ, điền vào một trường tùy chỉnh — nếu điều đó khiến họ khớp (hoặc không còn khớp) với quy tắc, danh sách sẽ cập nhật trong vòng vài giây. Việc kéo một giao dịch sang giai đoạn khác trong quy trình cũng được tính: quy tắc Giai đoạn giao dịch sẽ phản ứng ngay khi bảng thay đổi.
• Mỗi 15 phút cho các quy tắc dựa trên thời gian. Các quy tắc như “không có hoạt động trong 30 ngày qua” sẽ trở nên đúng khi thời gian trôi qua mà không cần ai tác động vào liên hệ, vì vậy mọi danh sách thông minh cũng được kiểm tra lại theo chu kỳ 15 phút một lần.
• Theo yêu cầu. Mở menu ⋯ của danh sách và nhấp vào Làm mới ngay để chạy lại các quy tắc ngay lập tức, số lượng thành viên trong hàng và dòng “Đã cập nhật…” sẽ được cập nhật ngay lập tức.

Bạn không thể thêm hoặc xóa người theo cách thủ công #

Đó chính là mục đích của danh sách thông minh: thành viên của nó được tính toán từ các quy tắc, vì vậy bất kỳ thao tác thủ công nào bạn thực hiện cũng sẽ bị hoàn tác ở lần kiểm tra tiếp theo. Trên thực tế:

• Danh sách mở rộng không có nút Thêm liên hệ và không có nút Xóa đối với thành viên — thay vào đó, nó hiển thị “Các thành viên được tính toán từ các quy tắc của danh sách này”.
• Danh sách thông minh không xuất hiện trong tác vụ hàng loạt Danh sách trên trang Liên hệ, trong bộ chọn danh sách của chính liên hệ hoặc làm mục tiêu nhập dữ liệu.

Để thay đổi những người có trong danh sách, hãy mở menu ⋯ của danh sách đó và nhấp vào Chỉnh sửa quy tắc.

Danh sách thông minh và Quảng bá #

Một bản quảng bá có thể nhắm mục tiêu vào một danh sách thông minh giống như bất kỳ danh sách nào khác, đây là nơi chúng phát huy tác dụng hữu ích nhất: trỏ một bản quảng bá vào “được gắn thẻ hot-lead, không trả lời trong 7 ngày” và đối tượng sẽ tự duy trì.

Lưu ý: điều này có thể tự động gửi tin nhắn. Nếu một bản quảng bá trực tiếp hoặc chiến dịch trên danh sách đó đã bật Gửi cho thành viên danh sách mới, thì mọi liên hệ mới khớp với các quy tắc của bạn sẽ tự động nhận được tin nhắn mở đầu — đó chính là mục đích của việc kết hợp chúng, nhưng điều đó có nghĩa là mọi người có thể nhận được tin nhắn mà bạn không cần nhấp vào bất kỳ thứ gì, và mỗi tin nhắn đều sử dụng tín dụng. Hãy kiểm tra xem danh sách cung cấp dữ liệu cho những gì (cột Nguồn cấp dữ liệu trên trang Danh sách) trước khi bạn mở rộng các quy tắc của nó.

Duyệt và Tìm kiếm Thành viên Danh sách #

Trên trang Danh sách, nhấp vào hàng của danh sách để mở rộng và xem tất cả mọi người trong đó, cùng với hộp tìm kiếm để tìm ai đó theo tên, số điện thoại hoặc email. Từ đó, bạn có thể xóa một liên hệ riêng lẻ khỏi danh sách — thao tác này chỉ xóa họ khỏi danh sách đó, không xóa liên hệ hoặc ảnh hưởng đến các danh sách khác của họ.

Trên một danh sách thông minh, bảng điều khiển tương tự là chỉ đọc: bạn có thể duyệt và tìm kiếm các thành viên của nó, nhưng không có nút Xóa, vì thành viên của nó đến từ các quy tắc của chính nó.

Thêm Liên hệ vào Danh sách #

Thêm liên hệ vào danh sách từ chế độ xem danh sách mở rộng, từ bảng điều khiển xem nhanh hoặc hồ sơ đầy đủ của liên hệ, hoặc bằng tác vụ hàng loạt Thêm vào danh sách bên dưới. Danh sách thông minh không được cung cấp ở bất kỳ nơi nào trong số đó — chúng tự điền dữ liệu từ các quy tắc của chính mình.

Lưu ý: việc thêm ai đó vào danh sách có thể gửi tin nhắn cho họ. Nếu một chương trình phát sóng trực tiếp trong danh sách đó đã bật tùy chọn Gửi cho thành viên danh sách mới, việc thêm liên hệ sẽ gửi ngay tin nhắn mở đầu của chương trình đó cho họ, sử dụng tín dụng và chuyển các phản hồi của họ cho tác nhân của chương trình phát sóng đó.

Bạn sẽ thấy cảnh báo trước khi điều này xảy ra. Dù bạn thêm ai đó bằng cách nào — thao tác Thêm vào danh sách hàng loạt, màn hình Thêm thành viên của chính danh sách đó, hoặc các nút chuyển đổi danh sách trên một liên hệ — màn hình sẽ cho bạn biết chương trình phát sóng nào sẽ được gửi và yêu cầu bạn xác nhận. Việc xóa ai đó khỏi danh sách sẽ không bao giờ gửi bất kỳ thứ gì, vì vậy thao tác đó vẫn diễn ra ngay lập tức.

Nếu nhiều hơn một chương trình phát sóng trực tiếp trên cùng một danh sách đã bật tùy chọn này, liên hệ mới sẽ nhận được một tin nhắn mở đầu từ mỗi chương trình, và bị tính phí riêng biệt. Cảnh báo sẽ cho biết số lượng cụ thể. Bạn có thể dừng việc đó từ bước Đối tượng của chương trình phát sóng — xem Broadcasts.

Chỉnh sửa Liên hệ #

1. Trong bảng Danh bạ, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trên hàng của liên hệ để mở bảng xem nhanh.
2. Nhấp vào Chỉnh sửa.
3. Cập nhật tên, số điện thoại, email, kênh, thẻ hoặc Ghi chú của họ.
4. Nhấp vào Lưu.

Nhấp vào hàng so với nhấp vào tên. Nhấp vào một hàng sẽ mở bảng xem nhanh. Thay vào đó, nhấp vào tên của liên hệ sẽ mở cuộc trò chuyện với họ — xem Thêm liên hệ mới.

Tư cách thành viên danh sách được chỉnh sửa từ phần Danh sách (Lists) trong bảng xem nhanh, không phải từ chính biểu mẫu chỉnh sửa — hãy nhấp vào dấu + bên cạnh Danh sách (Lists) trong bảng và chọn hoặc bỏ chọn các danh sách.

Thao tác hàng loạt (Chọn nhiều liên hệ cùng lúc) #

1. Đánh dấu vào ô kiểm ở đầu hàng của liên hệ. Bạn có thể đánh dấu bao nhiêu tùy thích, hoặc sử dụng ô kiểm ở tiêu đề để chọn tất cả các liên hệ hiện đang hiển thị. Khi toàn bộ trang được chọn, một dải màu xanh lam xuất hiện ngay phía trên các hàng của bảng, cung cấp tùy chọn Chọn tất cả N liên hệ khớp với bộ lọc của bạn — chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể mở rộng lựa chọn cho mọi kết quả khớp, không chỉ riêng trang đang hiển thị, vì vậy một hành động có thể áp dụng cho hàng nghìn liên hệ cùng lúc. Dải đó chỉ chọn đối tượng được chọn; các nút thực hiện hành động nằm ở thanh tác vụ bên dưới.
2. Một thanh tác vụ nổi xuất hiện ở cuối màn hình với các tùy chọn:
   • Bật Bot / Tắt Bot — bật/tắt bot AI cho mọi liên hệ đã chọn.
   • Riêng tư / Công khai — chuyển đổi trạng thái quyền riêng tư.
   • DND / Tắt DND — bật/tắt chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb).
   • Đánh dấu là spam / Bỏ đánh dấu là spam.
   • Lưu trữ / Bỏ lưu trữ — đóng cuộc trò chuyện của mọi liên hệ đã chọn và chuyển vào kho lưu trữ trò chuyện, hoặc khôi phục tất cả. Đây là cùng một kho lưu trữ như trên trang Trò chuyện — xem Đóng cuộc trò chuyện.
   • Gán chiến dịch — điều hướng các liên hệ đã chọn vào một chiến dịch. Chỉ dành cho tài khoản chiến dịch cổ điển — xem ghi chú bên dưới.
   • Thêm vào danh sách.
   • Gắn thẻ — áp dụng thẻ cho mọi liên hệ đã chọn.
   • Tự động gắn thẻ — để tác nhân AI của mỗi liên hệ đọc toàn bộ cuộc trò chuyện và áp dụng các quy tắc gắn thẻ của riêng nó, hoặc chọn quy tắc của một tác nhân cho tất cả những người được chọn. Mức giá tương đương với gắn thẻ trực tiếp: 1 tín dụng cho mỗi thẻ được áp dụng, không tính phí cho các liên hệ không nhận được thẻ mới. Tối đa 500 liên hệ mỗi lần chạy. Xem Gắn thẻ cuộc trò chuyện theo yêu cầu.
   • Tự động hóa — thêm các liên hệ đã chọn vào một quy trình tự động hóa. Chỉ xuất hiện nếu tài khoản của bạn có tính năng Tự động hóa.
   • Xuất — tải xuống các liên hệ đã chọn dưới dạng tệp.
   • Xóa — xóa vĩnh viễn mọi liên hệ đã chọn.
3. Nhấp vào hành động bạn muốn thực hiện. Các hành động mang tính phá hủy (Xóa, Đánh dấu là spam) sẽ yêu cầu xác nhận trước.

Không thấy nút “Assign campaign”? Điều này là bình thường đối với tài khoản AI Agents. Nếu menu của bạn hiển thị AI Agents và không có mục Campaigns, thì việc gán liên hệ vào chiến dịch không còn áp dụng nữa. Thay vào đó, hãy đưa các liên hệ vào một danh sách, sau đó gửi đến danh sách đó bằng Broadcast, hoặc để Entry Point chuyển các cuộc hội thoại mới cho Agent phù hợp. Bản đồ chuyển đổi đầy đủ từ cách cũ sang cách mới: Chuyển từ Campaigns sang Broadcasts & Agents.

Nhấp vào dấu × nhỏ ở cuối thanh hoặc bỏ chọn các ô kiểm để xóa lựa chọn của bạn.

Không giống với trang Trò chuyện. Trên trang Liên hệ, thanh tác vụ hàng loạt nổi ở cuối màn hình. Trên trang Trò chuyện, thanh tương đương nằm phía trên danh sách trò chuyện, bên trong cột danh sách, với ô kiểm chính riêng — xem Thao tác hàng loạt trong hộp thư đến. Cả hai trang đều hiển thị cùng một loại dải “chọn tất cả N” phía trên các hàng khi trang đang hiển thị được chọn hoàn toàn.

Mẹo: chia danh bạ thành các nhóm bằng nhau. Không có nút “chia thành danh sách 50 người” tự động, nhưng chính bảng danh sách sẽ giúp bạn thực hiện việc này nhanh chóng: nó hiển thị chính xác 50 liên hệ mỗi trang, và hộp kiểm ở tiêu đề sẽ chọn toàn bộ trang đó. Vì vậy, hãy đánh dấu vào hộp kiểm tiêu đề, nhấp vào Thêm vào danh sách, nhấn + Danh sách mới trong cửa sổ bật lên đó và đặt tên cho nó (ví dụ: “Nhóm 1”) — ngay khi bạn tạo danh sách, các liên hệ đã chọn của bạn sẽ được tự động thêm vào đó. Sau đó, chuyển sang trang tiếp theo và lặp lại thao tác. Vài trăm liên hệ sẽ được chia thành các danh sách 50 người bằng nhau chỉ trong vài phút — không cần phải thêm từng liên hệ một. Nếu bạn chỉ cần chia nhóm để gửi tin (không phải để sắp xếp), bạn có thể bỏ qua hoàn toàn việc tạo danh sách: một Broadcast ở chế độ Drip sẽ tự động xử lý một danh sách lớn thành các nhóm nhỏ cho bạn.

Các bước tiếp theo #

• Thêm liên hệ mới — thêm từng liên hệ một, cùng với hướng dẫn đầy đủ về màn hình Danh bạ.
• Nhập liên hệ từ tệp — tải lên bảng tính chứa các liên hệ.
• Xuất liên hệ của bạn — tải xuống danh bạ của bạn về tệp.