Organizzare elenchi e contatti #

Le liste raggruppano i tuoi contatti in modo da poter inviare i messaggi giusti alle persone giuste: una lista “Nuovi lead”, una lista “Clienti VIP”, una lista “Iscritti alla newsletter” e così via.

Questa guida spiega come trovare e gestire le tue liste, consultare i contatti al loro interno, modificare un contatto e gestire i contatti in blocco dalla tabella principale.

Dove trovare i tuoi elenchi #

Entrambe si trovano all’interno della stessa area Contatti, accessibile tramite le due schede nella parte superiore della pagina:

• Scheda Contatti — un selettore di elenco compatto si trova sopra la tabella, insieme a un pulsante + Crea elenco sempre visibile accanto ad esso.
• Scheda Elenchi (fai clic su Elenchi accanto a Contatti) — una pagina dedicata per creare, rinominare, eliminare e sfogliare ogni elenco, con un conteggio dei membri e un indicatore Feed N per riga.

Il selettore di liste (scheda Contatti) #

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Contatti.
2. Sopra la tabella, fai clic sulla pillola del selettore di liste. Si aprirà un menu a discesa con tutte le liste, ognuna delle quali mostra il proprio nome e il numero di contatti. Selezionane una per filtrare la tabella solo per quella lista, oppure seleziona Tutti i contatti per rimuovere il filtro.
3. Una volta selezionata una lista, fai nuovamente clic sul suo menu a discesa per visualizzare Modifica lista, Copia ID lista, Elimina lista ed Elimina lista e contatti: le stesse azioni descritte di seguito, senza dover lasciare la pagina Contatti.

Accanto al selettore si trova un pulsante + Crea lista sempre disponibile: non è necessario selezionare nulla prima.

La pagina Liste #

Fai clic sulla scheda Elenchi accanto a Contatti. Ogni elenco appare come una riga con il suo nome, il conteggio dei membri e l’indicatore Feed N: quanti broadcast attivi (incluse le voci delle campagne classiche) inviano automaticamente messaggi a chiunque si unisca a quell’elenco (vedi Aggiunta di contatti a un elenco per capire perché è importante). Passaci sopra con il mouse per vedere il dettaglio.

Apri il menu della riga (“⋯”) di una lista per visualizzarne le azioni:

Le due opzioni di eliminazione sono contrassegnate in rosso e ognuna richiede una conferma: l’eliminazione di una lista e l’eliminazione dei contatti di una lista sono sempre due passaggi separati di “sei sicuro?”, in modo da non poter eliminare accidentalmente i contatti di una lista quando intendevi solo rimuovere la lista stessa.

Se un elenco è utilizzato da una trasmissione, non è ancora possibile eliminarlo: la finestra di dialogo indica il nome di tale trasmissione. Apri la pagina Trasmissioni per scollegarlo da lì, eliminando la trasmissione o assegnandogli un elenco diverso, quindi torna indietro e riprova.

Creare un nuovo elenco #

Dal selettore di liste (scheda Contatti) o dal pulsante + Nuova lista nella parte superiore della pagina Liste:

1. Fai clic su + Crea lista / + Nuova lista.
2. Sotto Tipo di lista, lascia selezionato Lista statica: è una lista normale, in cui scegli tu stesso i contatti. (La Lista smart si riempie automaticamente in base a delle regole; vedi Liste smart qui sotto.)
3. Digita un nome (ad esempio, Summer Sale Contacts).
4. (Opzionale) Aggiungi subito i contatti se la finestra di dialogo lo consente.
5. Fai clic su Crea lista.

Il nuovo elenco appare immediatamente sia nel selettore che nella pagina Elenchi.

Se Crea elenco non è presente: il tuo account non ha l’autorizzazione per modificare i contatti. Chiedi al proprietario dell’account di aggiornare il tuo ruolo nel team.

Liste smart (aggiornamento automatico) #

Una lista smart è una lista che non devi compilare manualmente. Imposti le regole una volta sola — “ha il tag hot-lead ed è stato attivo negli ultimi 90 giorni” — e la lista si mantiene aggiornata da sola: le persone che soddisfano i criteri vengono aggiunte, quelle che smettono di soddisfarli vengono rimosse, senza che tu debba fare nulla.

Una lista normale (statica) è l’opposto: chiunque vi inserisca rimane nella lista finché non lo rimuovi. Entrambi i tipi funzionano allo stesso modo in tutto il resto del sistema: puoi inviare un broadcast a una lista smart, filtrare la tabella Contatti in base ad essa ed esportarla, esattamente come qualsiasi altra lista.

Creazione di una lista smart #

1. Nella scheda Liste, fai clic su + Nuova lista.
2. Sotto Tipo di lista, scegli Lista smart.
3. Assegna un nome (ad esempio, Hot leads (active)).
4. Sotto Regole, seleziona Corrisponde a: Tutte le regole o Qualsiasi regola (vedi sotto), quindi crea la tua prima regola: scegli cosa controllare, come confrontarlo e il valore.
5. Fai clic su + Aggiungi regola per ogni condizione aggiuntiva. Una lista smart può utilizzare fino a 20 regole.
6. Osserva la riga sotto le regole: conta i contatti che corrispondono attualmente (“≈ 3 contatti corrispondono”) e ne elenca alcuni, così puoi verificare prima di salvare se le regole catturano ciò che intendevi.
7. Fai clic su Crea lista.

La lista viene popolata nel momento in cui la crei, quindi si apre con i suoi membri già presenti.

Corrisponde a tutte le regole vs. Qualsiasi regola #

• Tutte le regole — un contatto è nella lista solo quando ogni regola è vera. Usalo per restringere il campo (“taggato hot-lead e attivo negli ultimi 90 giorni”).
• Qualsiasi regola — un contatto è nella lista quando almeno una regola è vera. Usalo per raggruppare (“taggato newsletter o taggato webinar”).

Su cosa puoi basare le regole #

Maiuscole e minuscole non contano mai in un confronto di testo, e una regola che richiede qualcosa “non negli ultimi 30 giorni” corrisponde anche ai contatti a cui l’evento non è mai accaduto.

Regole per i campi Numero, Data, Menu a discesa e Casella di controllo #

Quando il campo personalizzato scelto ha un tipo, la regola si adatta di conseguenza:

• I campi Numero ottengono una casella numerica e possono verificare è maggiore di, è almeno, è minore di o è al massimo, oltre a è / non è. “Il conteggio ordini è almeno 3” confronta numeri reali, quindi 10 viene dopo 9.
• I campi Data ottengono un selettore di data e possono verificare è prima di o è dopo una data, è negli ultimi N giorni, è nei prossimi N giorni o è più vecchio di N giorni (più di N giorni fa). “La data di rinnovo è nei prossimi 30 giorni” si aggiorna automaticamente: ogni giorno la finestra si sposta insieme al calendario, oggi incluso. “L’ultima visita è più vecchia di 90 giorni” è la lista di recupero; un contatto senza alcuna data non corrisponderà mai, quindi aggiungi una seconda regola con è vuoto se vuoi includere anche quelli.
• Compleanni e anniversari. I campi personalizzati di tipo Data, e le date integrate come Aggiunto il, hanno anche l’anniversario è nei prossimi N giorni. Ignora l’anno, quindi “L’anniversario di nascita è nei prossimi 7 giorni” cattura chiunque il cui compleanno cada nella settimana a venire, oggi incluso, ogni anno. Inserisci 0 solo per oggi, fino a 366. Qualcuno nato il 29 febbraio apparirà il 28 febbraio negli anni non bisestili. Aggiunto il con questa regola trova i contatti il cui anniversario di iscrizione si sta avvicinando.
• I campi Menu a discesa ti consentono di scegliere una delle opzioni del campo invece di digitarla.
• I campi Casella di controllo sono un semplice sì o no.

Un contatto il cui valore non corrisponde al tipo di campo (ad esempio, soon in un campo Data, rimasto da prima che il campo venisse tipizzato) non corrisponderà mai a un confronto numerico o di data. “Negli ultimi N giorni”, “nei prossimi N giorni”, “più vecchio di N giorni” e “l’anniversario è nei prossimi N giorni” contano i giorni di calendario in UTC.

Contatti gestiti effettivamente dalla tua AI #

Ha parlato con l’AI è sì per ogni contatto a cui la tua AI ha inviato almeno un messaggio, e no per tutti gli altri — inclusi quelli a cui ha risposto solo il tuo team. Viene impostato la prima volta che l’AI scrive a qualcuno e non scompare mai in seguito, anche se in seguito disattivi le risposte AI di quel contatto o lo assegni a un altro agente.

Se hai bisogno dei contatti gestiti dalla tua AI in un periodo particolare — il motivo principale per cui le agenzie lo richiedono — usa invece Ultima conversazione AI con “negli ultimi 30 giorni”. Si tratta di una finestra mobile che riflette sempre l’ultimo mese.

Due regole che spesso vengono confuse con questa:

• Risposte AI (sotto Impostazioni) è un interruttore: indica che l’AI è autorizzata a rispondere a questo contatto, non che l’abbia mai fatto.
• Ha mai risposto riguarda il contatto che scrive — a chiunque, incluso il tuo team.

Puoi anche filtrare la tabella dei Contatti allo stesso modo senza creare un elenco: apri Filtro e imposta Ha parlato con l’IA su Attivo, oppure fai clic sulla chip rapida Ha parlato con l’IA sopra la tabella. Lo stesso filtro è presente nella pagina Chat come chip Ha parlato con l’IA, per quando desideri le conversazioni anziché le schede dei contatti.

Riconoscere una lista smart #

Nella pagina Liste, una lista smart presenta un badge Smart, un riepilogo in linguaggio semplice delle sue regole sotto il nome e l’indicazione di quando è stata aggiornata l’ultima volta (“Aggiornato 4 minuti fa”). Il conteggio dei membri è il conteggio in tempo reale.

Quando si aggiorna una Smart List #

• Immediatamente quando un contatto cambia. Aggiungi un tag a qualcuno, cambia il suo stato, compila un campo personalizzato: se questo lo rende conforme (o non più conforme), la lista si aggiorna entro pochi secondi. Anche spostare una trattativa in un’altra fase della pipeline conta: una regola sulla Fase della trattativa reagisce nel momento in cui la bacheca cambia.
• Ogni 15 minuti per le regole basate sul tempo. Regole come “nessuna attività negli ultimi 30 giorni” diventano vere col passare del tempo, senza che nessuno tocchi il contatto, quindi ogni smart list viene ricontrollata anche con un ciclo di un quarto d’ora.
• Su richiesta. Apri il menu ⋯ della lista e clicca su Aggiorna ora per rieseguire immediatamente le regole; il conteggio dei membri della riga e la riga “Aggiornato…” si allineeranno subito.

Non è possibile aggiungere o rimuovere persone manualmente #

Questo è il senso di una smart list: i suoi membri vengono determinati dalle regole, quindi qualsiasi operazione manuale verrebbe annullata al controllo successivo. In pratica:

• La lista espansa non ha il pulsante Aggiungi contatti né l’opzione Rimuovi su un membro; al suo posto appare la scritta “I membri sono calcolati in base alle regole di questa lista”.
• Le smart list non compaiono nell’azione collettiva Lista nella pagina Contatti, nel selettore di liste di un contatto o come destinazione di un’importazione.

Per modificare chi è presente nella lista, apri il suo menu ⋯ e fai clic su Modifica regole.

Smart List e Broadcast #

Un broadcast può avere come target una smart list come qualsiasi altra lista, ed è qui che risultano più utili: puntane uno su “tag hot-lead, nessuna risposta in 7 giorni” e il pubblico si gestirà da solo.

Attenzione: questo può inviare messaggi autonomamente. Se un broadcast attivo su quell’elenco (o una voce di campagna classica) ha l’opzione Invia ai nuovi membri dell’elenco attiva, ogni contatto che corrisponde alle tue regole riceverà automaticamente il suo messaggio di apertura — questo è lo scopo dell’abbinamento, ma significa che le persone possono ricevere messaggi senza che tu faccia clic su nulla, e ogni messaggio utilizza dei crediti. Controlla cosa alimenta un elenco (la colonna Feed nella pagina Elenchi) prima di ampliare le sue regole.

Navigazione e ricerca dei membri della lista #

Nella pagina Elenchi, fai clic sulla riga di un elenco per espanderlo e vedere tutti i membri, con una casella di ricerca per trovare qualcuno per nome, telefono o email. Da lì puoi rimuovere un singolo contatto dall’elenco: questo lo rimuove solo dall’elenco, non elimina il contatto né influisce sugli altri suoi elenchi.

In una smart list lo stesso pannello è di sola lettura: puoi sfogliare e cercare i suoi membri, ma non c’è l’opzione Rimuovi, poiché i membri derivano dalle sue regole.

Aggiunta di contatti a una lista #

Aggiungi contatti a una lista dalla vista lista espansa, dal pannello di visualizzazione rapida o dalla scheda completa di un contatto, oppure con l’azione collettiva Aggiungi alla lista qui sotto. Le smart list non sono disponibili in nessuno di questi punti: si riempiono automaticamente in base alle loro regole.

Attenzione: aggiungere qualcuno a una lista può inviare un messaggio. Se una trasmissione in diretta su quella lista ha l’opzione Invia ai nuovi membri della lista attivata, l’aggiunta di un contatto invia immediatamente il messaggio di apertura, utilizza crediti e inoltra le risposte all’agente di quella trasmissione.

Visualizzerai un avviso prima che ciò accada. Indipendentemente dal modo in cui aggiungi qualcuno — l’azione massiva Aggiungi alla lista, la schermata Aggiungi membri di una lista o gli interruttori della lista su un contatto — la schermata ti indica quale trasmissione verrà inviata e ti chiede di confermare. Rimuovere qualcuno da una lista non invia mai nulla, quindi l’operazione rimane istantanea.

Se più di una trasmissione in diretta sulla stessa lista ha l’interruttore attivato, il nuovo contatto riceve un messaggio di apertura da ciascuna di esse, addebitato separatamente. L’avviso indica quante. Puoi impedirlo dal passaggio Pubblico della trasmissione — vedi Trasmissioni.

Modifica di un contatto #

1. Nella tabella Contatti, fai clic in un punto qualsiasi della riga del contatto per aprire il pannello di visualizzazione rapida.
2. Fai clic su Modifica.
3. Aggiorna nome, numero di telefono, email, canale, tag o Note.
4. Fai clic su Salva.

Clic sulla riga rispetto al nome. Cliccare su una riga apre il pannello di visualizzazione rapida. Cliccare sul nome del contatto apre invece una chat con lui: vedi Aggiungere un nuovo contatto.

L’appartenenza all’elenco si modifica dalla sezione Elenchi del pannello di visualizzazione rapida, non dal modulo di modifica stesso: fai clic sul + accanto a Elenchi nel pannello e seleziona o deseleziona gli elenchi.

Azioni in blocco (Selezionare molti contatti contemporaneamente) #

1. Spunta la casella di controllo all’inizio della riga di un contatto. Spuntane quante ne vuoi, o usa la casella di controllo dell’intestazione per selezionare ogni contatto attualmente visualizzato. Con l’intera pagina selezionata, appare una striscia blu appena sopra le righe della tabella che offre Seleziona tutti gli N contatti che corrispondono ai tuoi filtri — un clic estende la selezione a ogni corrispondenza, non solo alla pagina visibile, in modo che un’azione possa coprire migliaia di contatti contemporaneamente. Quella striscia sceglie solo chi è selezionato; i pulsanti che eseguono un’azione si trovano nella barra delle azioni sottostante.
2. Una barra delle azioni mobile appare nella parte inferiore dello schermo con:
   • Bot attivo / Bot disattivo — attiva/disattiva il bot AI per ogni contatto selezionato.
   • Privato / Rendi pubblico — attiva/disattiva la privacy.
   • DND / Disabilita DND — attiva/disattiva Non disturbare.
   • Segna come spam / Rimuovi da spam.
   • Archivia / Annulla archiviazione — chiudi la chat di ogni contatto selezionato e spostala nell’archivio chat, o ripristinali tutti. È lo stesso archivio della pagina Chat — vedi Chiusura di una conversazione.
   • Aggiungi all’elenco.
   • Tag — applica un tag a ogni contatto selezionato.
   • Tag automatico — lascia che l’agente AI di ogni contatto legga l’intera conversazione e applichi le proprie regole di tag, oppure scegli le regole di un agente per tutti i selezionati. Stesso prezzo del tagging dal vivo: 1 credito per tag applicato, nulla per i contatti che non ricevono nuovi tag. Fino a 500 contatti per esecuzione. Vedi Tagging di una conversazione su richiesta.
   • Automazione — aggiungi la selezione a un’automazione. Appare solo se il tuo account dispone di Automazioni.
   • Esporta — scarica la selezione come file.
   • Elimina — elimina definitivamente ogni contatto selezionato.
3. Fai clic sull’azione desiderata. Le azioni distruttive (Elimina, Segna come spam) richiedono prima una conferma.

Cerchi “Assegna campagna”? È stata rimossa con le campagne. Inserisci i contatti in un elenco, quindi invia a quell’elenco con un Broadcast, oppure lascia che un Punto di ingresso assegni le nuove conversazioni all’Agente giusto. Mappatura completa dal vecchio al nuovo metodo: Passaggio dalle campagne ai broadcast e agli agenti.

Fai clic sulla piccola × alla fine della barra, o deseleziona le caselle di controllo, per cancellare la selezione.

Non è la stessa cosa della pagina Chat. In Contatti, la barra delle azioni collettive fluttua nella parte inferiore dello schermo. Nella pagina Chat, la barra equivalente si trova sopra l’elenco delle chat, all’interno della colonna dell’elenco, con la sua casella di controllo principale: vedi Azioni collettive nella posta in arrivo. Entrambe le pagine mostrano lo stesso tipo di striscia “seleziona tutti gli N” sopra le loro righe quando la pagina visibile è completamente selezionata.

Suggerimento: dividere i contatti in gruppi uguali. Non esiste un pulsante automatico “dividi in elenchi da 50”, ma la tabella stessa ti permette di farlo rapidamente: mostra esattamente 50 contatti per pagina e la casella di controllo nell’intestazione seleziona l’intera pagina. Quindi, spunta la casella di controllo dell’intestazione, fai clic su Aggiungi all’elenco, premi + Nuovo elenco nel popup e nominalo (ad esempio “Gruppo 1”): nel momento in cui crei l’elenco, i contatti selezionati verranno aggiunti automaticamente. Quindi passa alla pagina successiva e ripeti. Alcune centinaia di contatti vengono suddivisi in elenchi uguali da 50 in un paio di minuti, senza dover aggiungere i contatti uno per uno. Se ti servono dei gruppi solo per l’invio (non per l’organizzazione), puoi evitare del tutto gli elenchi: una Campagna in modalità Drip elabora automaticamente un grande elenco in gruppi per te.

Prossimi passi #

• Aggiungere un nuovo contatto — aggiungi i contatti uno alla volta, oltre a una panoramica completa della schermata Contatti.
• Importare contatti da un file — carica un foglio di calcolo di contatti.
• Esportare i tuoi contatti — scarica i tuoi contatti in un file.