ארגון רשימות ואנשי קשר #

רשימות מקבצות את אנשי הקשר שלך כדי שתוכל לשלוח את ההודעות הנכונות לאנשים הנכונים — רשימת “לידים חדשים”, רשימת “לקוחות VIP”, רשימת “מנויי ניוזלטר”, וכן הלאה.

מדריך זה מכסה מציאה וניהול של הרשימות שלך, עיון באנשי הקשר בתוך רשימה, עריכת איש קשר וניהול מרוכז של אנשי קשר מהטבלה הראשית.

היכן למצוא את הרשימות שלך #

שניהם נמצאים באותו אזור אנשי קשר (Contacts), וניתן לעבור ביניהם באמצעות שתי הלשוניות בראש הדף:

• לשונית אנשי קשר — בורר רשימות קומפקטי ממוקם מעל הטבלה, בתוספת כפתור + יצירת רשימה שתמיד גלוי לצידו.
• לשונית רשימות (לחצו על רשימות לצד אנשי קשר) — עמוד ייעודי ליצירה, שינוי שם, מחיקה ועיון בכל רשימה, עם ספירת חברים ומחוון Feeds N לכל שורה.

בורר הרשימות (לשונית אנשי קשר) #

1. בסרגל הצד השמאלי, לחץ על אנשי קשר.
2. מעל הטבלה, לחץ על כפתור בורר הרשימות. הוא יפתח תפריט נפתח של כל רשימה, שבו מוצגים שמה ומספר אנשי הקשר שבה. בחר אחת כדי לסנן את הטבלה לרשימה זו בלבד, או בחר ב-כל אנשי הקשר כדי לנקות את הסינון.
3. לאחר בחירת רשימה, לחץ שוב על התפריט הנפתח שלה עבור ערוך רשימה, העתק מזהה רשימה, מחק רשימה ו-מחק רשימה ואנשי קשר — אותן פעולות המפורטות להלן, מבלי לעזוב את דף אנשי הקשר.

לצד הבורר נמצא כפתור קבוע + צור רשימה — אין צורך לבחור דבר לפני כן.

דף הרשימות #

לחצו על לשונית רשימות לצד אנשי קשר. כל רשימה מופיעה כשורה עם שמה, ספירת החברים שלה ומחוון Feeds N: כמה שידורים פעילים (כולל כניסות לקמפיין קלאסי) שולחים הודעה אוטומטית לכל מי שמצטרף לרשימה זו (ראו הוספת אנשי קשר לרשימה כדי להבין מדוע זה חשוב). רחפו מעליו כדי לראות את הפירוט.

פתח את תפריט השורה (“⋯”) של רשימה עבור הפעולות שלה:

שתי אפשרויות המחיקה מסומנות באדום וכל אחת פותחת אישור משלה — מחיקת רשימה ומחיקת אנשי קשר של רשימה הן תמיד שני שלבי “האם אתה בטוח?” נפרדים, כך שלא תוכל למחוק את אנשי הקשר של רשימה בטעות כשכל מה שהתכוונת לעשות הוא להסיר את הרשימה.

אם רשימה נמצאת בשימוש על ידי שידור, לא ניתן למחוק אותה עדיין — תיבת הדו-שיח מציינת את שם השידור. פתח את דף השידורים כדי לנתק אותה משם, על ידי מחיקת השידור או הפנייתו לרשימה אחרת, ולאחר מכן חזור ונסה שוב.

יצירת רשימה חדשה #

מתוך בורר הרשימות (לשונית אנשי קשר) או כפתור + רשימה חדשה בראש דף הרשימות:

1. לחץ על + Create list / + New List.
2. תחת List type, השאר את Static list נבחר — זוהי רשימה רגילה, שבה אתה בוחר את אנשי הקשר בעצמך. (Smart list מתמלאת מעצמה על סמך כללים — ראה Smart Lists להלן.)
3. הקלד שם (לדוגמה, Summer Sale Contacts).
4. (אופציונלי) הוסף אנשי קשר מיד אם תיבת הדו-שיח מציעה זאת.
5. לחץ על Create list.

הרשימה החדשה מופיעה באופן מיידי גם בבורר וגם בדף הרשימות.

אם האפשרות ‘צור רשימה’ חסרה: לחשבון שלך אין הרשאה לערוך אנשי קשר. בקש מבעל החשבון לעדכן את תפקיד הצוות שלך.

רשימות חכמות (מתעדכנות אוטומטית) #

רשימה חכמה (smart list) היא רשימה שאינך ממלא בעצמך. אתה מגדיר את הכללים פעם אחת — “בעל התג hot-lead והיה פעיל ב-90 הימים האחרונים” — והרשימה מעדכנת את עצמה: אנשים שתואמים לכללים מצטרפים אליה, ואנשים שמפסיקים להתאים מוסרים ממנה, מבלי שתצטרך לגעת בכלום.

רשימה רגילה (סטטית) היא ההפך: כל מי שאתה מוסיף אליה נשאר בה עד שתסיר אותו. שני הסוגים עובדים באותו אופן בכל מקום אחר — אתה יכול לשלוח שידור לרשימה חכמה, לסנן את טבלת אנשי הקשר לפיה, ולייצא אותה, בדיוק כמו כל רשימה אחרת.

יצירת רשימה חכמה #

1. בכרטיסיית Lists, לחץ על + New list.
2. תחת List type, בחר ב-Smart list.
3. תן לה שם (לדוגמה, Hot leads (active)).
4. תחת Rules, בחר Match: All rules או Any rule (ראה להלן), ולאחר מכן בנה את הכלל הראשון שלך: בחר מה לבדוק, כיצד להשוות זאת, ואת הערך.
5. לחץ על + Add rule עבור כל תנאי נוסף. רשימה חכמה יכולה להשתמש בעד 20 כללים.
6. שים לב לשורה שמתחת לכללים — היא סופרת את אנשי הקשר שתואמים כרגע (“≈ 3 contacts match”) ומציינת כמה מהם, כך שתוכל לדעת לפני השמירה אם הכללים תופסים את מה שהתכוונת אליו.
7. לחץ על Create list.

הרשימה מתמלאת ברגע יצירתה, כך שהיא נפתחת כשחבריה כבר נמצאים בתוכה.

התאמת כל הכללים (Match All) לעומת כל כלל (Any Rule) #

• All rules — איש קשר נמצא ברשימה רק כאשר כל הכללים נכונים. השתמש בזה כדי לצמצם (“בעל תג hot-lead וגם פעיל ב-90 הימים האחרונים”).
• Any rule — איש קשר נמצא ברשימה כאשר לפחות כלל אחד נכון. השתמש בזה כדי לאסוף (“בעל תג newsletter או בעל תג webinar”).

על מה ניתן לבנות כללים #

אותיות גדולות וקטנות לעולם אינן משנות בהשוואת טקסט, וכלל שמבקש משהו “שלא קרה ב-30 הימים האחרונים” תואם גם לאנשי קשר שזה מעולם לא קרה להם.

כללים עבור שדות מספר, תאריך, תפריט נפתח ותיבת סימון #

כאשר לשדה המותאם אישית שתבחר יש סוג, הכלל מותאם אליו:

• שדות מספר מקבלים תיבת מספר וניתן לבדוק אם הם גדולים מ-, לפחות, קטנים מ- או לכל היותר, כמו גם שווה ל-/לא שווה ל-. “ספירת הזמנות היא לפחות 3” משווה מספרים ממשיים, כך ש-10 מגיע אחרי 9.
• שדות תאריך מקבלים בורר תאריכים וניתן לבדוק אם הם לפני או אחרי תאריך, ב-N הימים האחרונים, ב-N הימים הקרובים, או ישנים מ-N ימים (לפני יותר מ-N ימים). “תאריך חידוש הוא ב-30 הימים הקרובים” מתעדכן מעצמו: בכל יום החלון זז יחד עם לוח השנה, כולל היום. “ביקור אחרון ישן מ-90 יום” הוא רשימת החזרה לפעילות; איש קשר ללא תאריך כלל לעולם לא יתאים לזה, לכן הוסיפו כלל שני עם ריק אם תרצו גם אותם.
• ימי הולדת וימי שנה. שדות תאריך מותאמים אישית, ותאריכים מובנים כמו נוספו בתאריך, כוללים גם את יום השנה הוא ב-N הימים הקרובים. זה מתעלם מהשנה, כך ש-“יום הולדת הוא ב-7 הימים הקרובים” תופס את כל מי שיום הולדתו חל בשבוע הקרוב, כולל היום, בכל שנה. הזינו 0 עבור היום בלבד, עד 366. מי שנולד ב-29 בפברואר יופיע ב-28 בפברואר בשנים ללא שנה מעוברת. נוספו בתאריך עם כלל זה מוצא את אנשי הקשר שיום השנה להרשמתם מתקרב.
• שדות תפריט נפתח מאפשרים לכם לבחור אחת מהאפשרויות של השדה עצמו במקום להקליד אותה.
• שדות תיבת סימון הם פשוט כן או לא.

איש קשר שהערך שלו אינו מתאים לסוג השדה (למשל, soon בשדה תאריך, שנותר מלפני שהשדה הוגדר) לעולם לא יתאים להשוואת מספר או תאריך. “ב-N הימים האחרונים”, “ב-N הימים הקרובים”, “ישן מ-N ימים” ו-“יום השנה הוא ב-N הימים הקרובים” סופרים ימי לוח שנה לפי UTC.

אנשי קשר שה-AI שלך טיפל בהם בפועל #

שוחחו עם ה-AI מוגדר כ’כן’ עבור כל איש קשר שה-AI שלכם שלח לו לפחות הודעה אחת, וכ’לא’ עבור כל השאר — כולל אנשים שרק הצוות שלכם השיב להם אי פעם. זה מוגדר בפעם הראשונה שה-AI כותב למישהו ולא נעלם לאחר מכן, גם אם תכבו מאוחר יותר את תשובות ה-AI של איש הקשר או תעבירו אותו לסוכן אחר.

אם אתה זקוק לאנשי הקשר שה-AI שלך טיפל בהם בתקופה מסוימת — הסיבה הנפוצה לכך שסוכנויות רוצות זאת — השתמש בשיחת AI אחרונה עם “ב-30 הימים האחרונים” במקום. זהו חלון זמן מתגלגל שתמיד משקף את החודש האחרון.

שני כללים שאנשים נוטים לבלבל ביניהם:

• תשובות AI (תחת הגדרות) הוא מתג: הוא מציין שה-AI מורשה לענות לאיש קשר זה, לא שהוא עשה זאת אי פעם.
• השיבו אי פעם מתייחס לאיש הקשר שכותב בחזרה — לכל אחד, כולל לצוות שלך.

ניתן גם לסנן את טבלת אנשי הקשר באותה דרך מבלי ליצור רשימה: פתחו את סינון (Filter) והגדירו את שוחח עם ה-AI (Talked to the AI) למצב ‘מופעל’, או לחצו על הצ’יפ המהיר שוחח עם AI (Talked to AI) שמעל הטבלה. אותו מסנן קיים גם בדף הצ’אטים כצ’יפ שוחח עם AI, עבור מקרים שבהם תרצו לראות את השיחות במקום את רשומות אנשי הקשר.

זיהוי רשימה חכמה #

בדף הרשימות, רשימה חכמה נושאת תגית Smart, סיכום פשוט של הכללים שלה מתחת לשם, ומתי היא עודכנה לאחרונה (“עודכן לפני 4 דקות”). ספירת החברים שלה היא ספירה חיה.

מתי רשימה חכמה מתעדכנת #

• מיד כאשר איש קשר משתנה. תייג מישהו, שנה את הסטטוס שלו, מלא שדה מותאם אישית — אם זה גורם לו להתאים (או להפסיק להתאים), הרשימה מתעדכנת תוך מספר שניות. גרירת עסקה לשלב אחר ב-pipeline נחשבת גם היא: כלל שלב עסקה מגיב ברגע שהלוח משתנה.
• כל 15 דקות עבור כללים מבוססי זמן. כללים כמו “אין פעילות ב-30 הימים האחרונים” הופכים לנכונים ככל שהזמן עובר, מבלי שאף אחד יגע באיש הקשר, לכן כל רשימה חכמה נבדקת מחדש גם במחזור של רבע שעה.
• לפי דרישה. פתח את תפריט ה-⋯ של הרשימה ולחץ על רענן כעת כדי להריץ את הכללים מחדש באופן מיידי, וספירת החברים בשורה ושורת ה-“עודכן…” יתעדכנו מיד.

לא ניתן להוסיף או להסיר אנשים באופן ידני #

זו המטרה של רשימה חכמה: החברות בה נקבעת על פי הכללים, לכן כל פעולה שתבצעו ידנית תבוטל בבדיקה הבאה. בפועל:

• ברשימה המורחבת אין כפתור הוסף אנשי קשר ואין אפשרות הסרה לחבר ברשימה — במקום זאת מופיע הכיתוב “החברים מחושבים לפי הכללים של רשימה זו”.
• רשימות חכמות אינן מופיעות בפעולה הקבוצתית רשימה בדף אנשי הקשר, בבורר הרשימות של איש קשר, או כיעד לייבוא.

כדי לשנות את מי שנמצא ברשימה, פתחו את תפריט ה-⋯ שלה ולחצו על ערוך כללים.

רשימות חכמות ושידורים #

שידור יכול להיות מופנה לרשימה חכמה כמו לכל רשימה אחרת, וזהו המקום שבו הן הכי שימושיות: כוונו שידור לרשימה של “מתויגים כ-hot-lead, ללא מענה ב-7 ימים” והקהל יתעדכן מעצמו.

שימו לב: זה יכול לשלוח הודעות באופן עצמאי. אם שידור חי ברשימה זו (או כניסה לקמפיין קלאסי) כולל את שלח לחברי רשימה חדשים כשהוא מופעל, אז כל איש קשר שתואם את הכללים שלכם יקבל את הודעת הפתיחה שלו באופן אוטומטי — זו כל המטרה בצימוד ביניהם, אך זה אומר שאנשים יכולים לקבל הודעות מבלי שתלחצו על דבר, וכל הודעה משתמשת בקרדיטים. בדקו מה רשימה מזינה (עמודת Feeds בדף הרשימות) לפני שתרחיבו את הכללים שלה.

עיון וחיפוש חברי רשימה #

בדף הרשימות, לחץ על שורת רשימה כדי להרחיב אותה ולראות את כל מי שנמצא בה, עם תיבת חיפוש למציאת אדם לפי שם, טלפון או אימייל. משם תוכל להסיר איש קשר בודד מהרשימה — פעולה זו מסירה אותו מהרשימה בלבד, היא אינה מוחקת את איש הקשר ואינה משפיעה על רשימות אחרות שלו.

ברשימה חכמה אותו פאנל הוא לקריאה בלבד: ניתן לעיין ולחפש את החברים בה, אך אין אפשרות הסרה, כיוון שהחברות בה נובעת מהכללים שלה.

הוספת אנשי קשר לרשימה #

הוסיפו אנשי קשר לרשימה מתצוגת הרשימה המורחבת, מפאנל התצוגה המהירה או מהרשומה המלאה של איש קשר, או באמצעות הפעולה הקבוצתית הוסף לרשימה למטה. רשימות חכמות אינן מוצעות באף אחד מהמקומות הללו — הן ממלאות את עצמן על פי הכללים שלהן.

שים לב: הוספת מישהו לרשימה עלולה לשלוח לו הודעה. אם בשידור חי ברשימה זו מופעלת האפשרות שלח לחברי רשימה חדשים, הוספת איש קשר תשלח לו מיד את הודעת הפתיחה שלו, תשתמש בקרדיטים ותעביר את תשובותיו לסוכן של אותו שידור.

תראה אזהרה לפני שזה יקרה. בכל דרך שבה תוסיף מישהו — פעולת ההוספה לרשימה בכמות גדולה, מסך ההוספת חברים של רשימה, או מתגי הרשימה בכרטיס איש קשר — המסך יציין איזה שידור יישלח ויבקש ממך לאשר זאת. הסרת מישהו מרשימה לעולם אינה שולחת דבר, לכן פעולה זו נשארת מיידית.

אם ליותר משידור חי אחד באותה רשימה יש את המתג מופעל, איש הקשר החדש יקבל הודעת פתיחה אחת מכל אחד מהם, שיתחייבו בנפרד. האזהרה תציין כמה כאלה יש. באפשרותך לעצור זאת משלב הקהל של השידור — ראה שידורים.

עריכת איש קשר #

1. בטבלת אנשי הקשר, לחץ בכל מקום על השורה של איש הקשר כדי לפתוח את לוח התצוגה המהירה.
2. לחץ על עריכה.
3. עדכן את השם, מספר הטלפון, כתובת האימייל, הערוץ, התגיות או ההערות שלהם.
4. לחץ על שמירה.

לחיצה על שורה לעומת לחיצה על שם. לחיצה על שורה פותחת את לוח התצוגה המהירה. לחיצה על השם של איש הקשר פותחת במקום זאת צ’אט איתו — ראה הוספת איש קשר חדש.

החברות ברשימה נערכת מתוך סעיף רשימות בלוח התצוגה המהירה, ולא מתוך טופס העריכה עצמו — לחץ על ה-+ לצד רשימות בלוח וסמן או בטל את הסימון של רשימות.

פעולות מרובות (בחירת אנשי קשר רבים בבת אחת) #

1. סמנו את תיבת הסימון בתחילת השורה של איש קשר. סמנו כמה שתרצו, או השתמשו בתיבת הסימון בכותרת כדי לבחור את כל אנשי הקשר המוצגים כרגע. כאשר כל העמוד מסומן, פס כחול מופיע ממש מעל שורות הטבלה המציע בחר את כל N אנשי הקשר התואמים את המסננים שלך — לחיצה אחת מרחיבה את הבחירה לכל התאמה, לא רק לעמוד הגלוי, כך שפעולה יכולה לכסות אלפי אנשי קשר בבת אחת. הפס הזה רק בוחר מי נבחר; הכפתורים שמבצעים פעולה נמצאים בסרגל הפעולות למטה.
2. סרגל פעולות צף מופיע בתחתית המסך עם:
   • בוט מופעל / בוט כבוי — הפעילו או כבו את בוט ה-AI עבור כל איש קשר שנבחר.
   • פרטי / הפוך לציבורי — החליפו מצב פרטיות.
   • נא לא להפריע / בטל נא לא להפריע — החליפו מצב ‘נא לא להפריע’.
   • סמן כספאם / בטל סימון כספאם.
   • ארכיון / הוצא מהארכיון — סגרו את הצ’אט של כל איש קשר שנבחר והעבירו אותו לארכיון הצ’אטים, או החזירו את כולם. זהו אותו ארכיון כמו בדף הצ’אטים — ראו סגירת שיחה.
   • הוסף לרשימה.
   • תגית — החילו תגית על כל איש קשר שנבחר.
   • תיוג אוטומטי — תנו לסוכן ה-AI של כל איש קשר לקרוא את כל השיחה ולהחיל את כללי התיוג שלו, או בחרו את הכללים של סוכן אחד עבור כל הנבחרים. אותו מחיר כמו תיוג חי: קרדיט 1 לכל תגית שחלה, כלום עבור אנשי קשר שלא מקבלים תגיות חדשות. עד 500 אנשי קשר לכל הרצה. ראו תיוג שיחה לפי דרישה.
   • אוטומציה — הוסיפו את הבחירה לאוטומציה. מופיע רק אם בחשבונכם יש אוטומציות.
   • ייצוא — הורידו את הבחירה כקובץ.
   • מחיקה — מוחק לצמיתות את כל אנשי הקשר שנבחרו.
3. לחצו על הפעולה הרצויה. פעולות הרסניות (מחיקה, סימון כספאם) יבקשו אישור תחילה.

מחפשים את “הקצה קמפיין”? הוא הוסר יחד עם הקמפיינים. במקום זאת, הציבו את אנשי הקשר ברשימה, ואז שלחו לרשימה זו באמצעות שידור, או תנו לנקודת כניסה להעביר שיחות חדשות לסוכן הנכון. מיפוי מלא של הדרך הישנה לחדשה: מעבר מקמפיינים לשידורים וסוכנים.

לחץ על ה-× הקטן בקצה הסרגל, או בטל את סימון תיבות הסימון, כדי לנקות את הבחירה שלך.

לא זהה לדף הצ’אטים. בדף אנשי קשר, סרגל הפעולות הקבוצתי צף בתחתית המסך. בדף צ’אטים, הסרגל המקביל ממוקם מעל רשימת הצ’אטים, בתוך עמודת הרשימה, עם תיבת סימון ראשית משלו — ראו פעולות קבוצתיות בתיבת הדואר הנכנס. שני הדפים מציגים את אותו סוג של פס “בחר את כל N” מעל השורות שלהם כאשר העמוד הגלוי מסומן במלואו.

טיפ: פיצול אנשי קשר לקבוצות שוות. אין כפתור אוטומטי של “פיצול לרשימות של 50”, אך הטבלה עצמה מאפשרת לעשות זאת במהירות: היא מציגה בדיוק 50 אנשי קשר בכל עמוד, ותיבת הסימון בכותרת בוחרת את כל העמוד. לכן, סמנו את תיבת הסימון בכותרת, לחצו על הוספה לרשימה, בחרו ב-+ רשימה חדשה בחלון הקופץ ותנו לה שם (למשל “קבוצה 1”) — ברגע יצירת הרשימה, אנשי הקשר שבחרתם יתווספו אליה באופן אוטומטי. לאחר מכן עברו לעמוד הבא וחזרו על הפעולה. ניתן לפצל כמה מאות אנשי קשר לרשימות שוות של 50 תוך דקות ספורות — ללא צורך בהוספת אנשי קשר אחד-אחד. אם אתם זקוקים לקבוצות רק לצורך שליחה (ולא לצורך ארגון), תוכלו לדלג על הרשימות לחלוטין: שידור במצב טפטוף (Drip mode) יעבד עבורכם רשימה אחת גדולה בקבוצות באופן אוטומטי.

צעדים הבאים #

• הוספת איש קשר חדש — הוספת אנשי קשר אחד בכל פעם, בתוספת סיור מלא במסך אנשי הקשר.
• ייבוא אנשי קשר מקובץ — העלאת גיליון אלקטרוני של אנשי קשר.
• ייצוא אנשי הקשר שלך — הורדת אנשי הקשר שלך לקובץ.