Organizowanie list i kontaktów #

Listy grupują Twoje kontakty, dzięki czemu możesz wysyłać odpowiednie wiadomości do odpowiednich osób — np. listę „Nowi potencjalni klienci”, listę „Klienci VIP”, listę „Subskrybenci newslettera” i tak dalej.

Ten przewodnik omawia sposób znajdowania i zarządzania listami, przeglądania kontaktów wewnątrz nich, edytowania kontaktu oraz masowego zarządzania kontaktami z poziomu głównej tabeli.

Gdzie znaleźć swoje listy #

Obie sekcje znajdują się w tym samym obszarze Kontakty, między którymi można przełączać się za pomocą dwóch kart u góry strony:

• Karta Kontakty — kompaktowy selektor list znajduje się nad tabelą, a obok niego zawsze widoczny przycisk + Utwórz listę.
• Karta Listy (kliknij Listy obok Kontakty) — dedykowana strona do tworzenia, zmiany nazw, usuwania i przeglądania każdej listy, z liczbą członków i wskaźnikiem Kanały N w każdym wierszu.

Wybierak list (karta Kontakty) #

1. Na lewym pasku bocznym kliknij Kontakty.
2. Nad tabelą kliknij pigułkę wybieraka list. Otworzy się lista rozwijana ze wszystkimi listami, z których każda pokazuje swoją nazwę i liczbę kontaktów. Wybierz jedną, aby przefiltrować tabelę tylko dla tej listy, lub wybierz Wszystkie kontakty, aby wyczyścić filtr.
3. Po wybraniu listy kliknij ponownie jej menu rozwijane, aby uzyskać dostęp do opcji Edytuj listę, Kopiuj ID listy, Usuń listę oraz Usuń listę i kontakty — te same działania, które opisano poniżej, bez opuszczania strony Kontakty.

Obok wybieraka znajduje się przycisk + Utwórz listę — nie trzeba najpierw niczego zaznaczać.

Strona Listy #

Kliknij kartę Listy obok Kontakty. Każda lista pojawia się jako wiersz z nazwą, liczbą członków i wskaźnikiem Kanały N: informuje on, ile aktywnych transmisji (w tym wpisy klasycznych kampanii) automatycznie wysyła wiadomości do każdej nowej osoby, która dołączy do tej listy (zobacz Dodawanie kontaktów do listy, aby dowiedzieć się, dlaczego to ważne). Najedź kursorem, aby zobaczyć szczegóły.

Otwórz menu wiersza („⋯”) danej listy, aby zobaczyć dostępne dla niej akcje:

Obie opcje usuwania są oznaczone na czerwono i każda z nich otwiera własne okno potwierdzenia — usuwanie listy oraz usuwanie kontaktów z listy to zawsze dwa oddzielne kroki typu „czy na pewno?”, dzięki czemu nie można przypadkowo usunąć kontaktów z listy, gdy zamiarem było jedynie usunięcie samej listy.

Jeśli lista jest używana przez transmisję, nie możesz jej jeszcze usunąć — okno dialogowe wyświetli nazwę tej transmisji. Otwórz stronę Transmisje, aby ją tam odłączyć, usuwając transmisję lub wskazując inną listę, a następnie wróć i spróbuj ponownie.

Tworzenie nowej listy #

Z poziomu selektora list (karta Kontakty) lub przycisku + Nowa lista u góry strony Listy:

1. Kliknij + Create list / + New List.
2. W sekcji List type pozostaw wybraną opcję Static list — jest to zwykła lista, do której samodzielnie dodajesz kontakty. (Smart list wypełnia się automatycznie na podstawie reguł — zobacz Smart Lists poniżej).
3. Wpisz nazwę (na przykład Summer Sale Contacts).
4. (Opcjonalnie) Dodaj kontakty od razu, jeśli okno dialogowe na to pozwala.
5. Kliknij Create list.

Nowa lista pojawia się natychmiast zarówno w selektorze, jak i na stronie Listy.

Jeśli brakuje opcji Utwórz listę: Twoje konto nie ma uprawnień do edycji kontaktów. Poproś właściciela konta o aktualizację Twojej roli w zespole.

Listy inteligentne (Smart Lists) (automatyczna aktualizacja) #

Lista inteligentna (smart list) to lista, której nie wypełniasz samodzielnie. Ustawiasz reguły raz — np. „ma tag hot-lead i była aktywna w ciągu ostatnich 90 dni” — a lista aktualizuje się sama: osoby, które spełniają warunki, są do niej dodawane, a te, które przestają je spełniać, są usuwane, bez Twojej ingerencji.

Zwykła lista (statyczna) działa odwrotnie: każdy, kogo na niej umieścisz, pozostaje na niej, dopóki go nie usuniesz. Oba rodzaje list działają tak samo w pozostałych aspektach — możesz wysłać wiadomość zbiorczą do listy inteligentnej, filtrować tabelę kontaktów według niej i eksportować ją, dokładnie tak samo jak każdą inną listę.

Tworzenie listy inteligentnej #

1. Na karcie Lists kliknij + New list.
2. W sekcji List type wybierz Smart list.
3. Nadaj jej nazwę (na przykład Hot leads (active)).
4. W sekcji Rules wybierz Match: All rules lub Any rule (zobacz poniżej), a następnie zbuduj swoją pierwszą regułę: wybierz, co sprawdzić, jak to porównać i jaką wartość przyjąć.
5. Kliknij + Add rule dla każdego dodatkowego warunku. Lista inteligentna może zawierać do 20 reguł.
6. Obserwuj linię pod regułami — zlicza ona kontakty, które pasują w tej chwili („≈ 3 contacts match”) i wymienia kilka z nich, dzięki czemu przed zapisaniem możesz sprawdzić, czy reguły wyłapują to, o co Ci chodziło.
7. Kliknij Create list.

Lista jest wypełniana w momencie jej tworzenia, więc otwiera się z już przypisanymi członkami.

Dopasowanie wszystkich reguł (Match All Rules) a dowolnej reguły (Any Rule) #

• All rules — kontakt znajduje się na liście tylko wtedy, gdy każda reguła jest prawdziwa. Użyj tego, aby zawęzić wybór („ma tag hot-lead oraz był aktywny w ciągu ostatnich 90 dni”).
• Any rule — kontakt znajduje się na liście, gdy przynajmniej jedna reguła jest prawdziwa. Użyj tego, aby zebrać kontakty („ma tag newsletter lub ma tag webinar”).

Na podstawie czego można budować reguły #

Wielkość liter nie ma znaczenia przy porównywaniu tekstu, a reguła sprawdzająca coś „nie w ciągu ostatnich 30 dni” pasuje również do kontaktów, w przypadku których takie zdarzenie nigdy nie miało miejsca.

Zasady dotyczące pól typu Liczba, Data, Lista rozwijana i Pole wyboru #

Gdy wybrane pole niestandardowe ma określony typ, reguła dostosowuje się do niego:

• Pola Liczbowe otrzymują pole liczbowe i pozwalają sprawdzić, czy wartość jest większa niż, jest co najmniej, jest mniejsza niż lub jest co najwyżej, a także czy jest / nie jest równa. „Liczba zamówień wynosi co najmniej 3” porównuje liczby rzeczywiste, więc 10 jest większe niż 9.
• Pola Daty otrzymują selektor daty i pozwalają sprawdzić, czy data jest przed lub jest po danej dacie, jest w ciągu ostatnich N dni, jest w ciągu następnych N dni lub jest starsza niż N dni (więcej niż N dni temu). „Data odnowienia przypada w ciągu następnych 30 dni” aktualizuje się automatycznie: każdego dnia okno przesuwa się wraz z kalendarzem, wliczając w to dzień dzisiejszy. „Ostatnia wizyta jest starsza niż 90 dni” to lista do aktywizacji klientów; kontakt bez przypisanej daty nigdy nie będzie do niej pasował, więc jeśli chcesz uwzględnić również takie osoby, dodaj drugą regułę z warunkiem jest puste.
• Urodziny i rocznice. Niestandardowe pola daty oraz wbudowane daty, takie jak Dodano dnia, mają również opcję rocznica przypada w ciągu następnych N dni. Ignoruje ona rok, więc „Rocznica urodzin przypada w ciągu następnych 7 dni” wyłapuje każdego, czyje urodziny wypadają w nadchodzącym tygodniu, wliczając w to dzień dzisiejszy, każdego roku. Wpisz 0 tylko dla dnia dzisiejszego, do 366. Osoba urodzona 29 lutego pojawi się 28 lutego w latach nieprzestępnych. Dodano dnia z tą regułą znajduje kontakty, których rocznica rejestracji zbliża się.
• Pola Rozwijane pozwalają wybrać jedną z opcji pola zamiast wpisywania jej ręcznie.
• Pola Wyboru (Checkbox) to proste tak lub nie.

Kontakt, którego wartość nie pasuje do typu pola (np. soon w polu daty, pozostałość sprzed zmiany typu pola), nigdy nie będzie pasował do porównania liczbowego lub daty. „W ciągu ostatnich N dni”, „w ciągu następnych N dni”, „starsze niż N dni” oraz „rocznica przypada w ciągu następnych N dni” liczą dni kalendarzowe w czasie UTC.

Kontakty, którymi faktycznie zajęło się Twoje AI #

Rozmawiał z AI ma wartość „tak” dla każdego kontaktu, do którego Twoje AI wysłało co najmniej jedną wiadomość, i „nie” dla wszystkich pozostałych — w tym osób, na które odpowiadał tylko Twój zespół. Ustawienie to pojawia się przy pierwszym kontakcie AI z daną osobą i nie znika później, nawet jeśli później wyłączysz odpowiedzi AI dla tego kontaktu lub przekażesz go innemu agentowi.

Jeśli potrzebujesz kontaktów, którymi AI zajmowało się w określonym okresie — co jest częstym powodem, dla którego agencje o to pytają — użyj zamiast tego Ostatniej rozmowy z AI z ustawieniem „w ciągu ostatnich 30 dni”. Jest to ruchome okno czasowe, które zawsze odzwierciedla ostatni miesiąc.

Dwie zasady, które ludzie często mylą:

• Odpowiedzi AI (w sekcji Ustawienia) to przełącznik: oznacza on, że AI ma pozwolenie na odpowiadanie temu kontaktowi, a nie że kiedykolwiek to zrobiło.
• Kiedykolwiek odpowiedział dotyczy kontaktu odpisującego — komukolwiek, w tym Twojemu zespołowi.

Możesz również filtrować tabelę Kontaktów w ten sam sposób bez tworzenia listy: otwórz Filtr i ustaw Rozmawiał z AI na Włączone lub kliknij szybki przycisk Rozmawiał z AI nad tabelą. Ten sam filtr znajduje się na stronie Czatów jako przycisk Rozmawiał z AI, gdy chcesz wyświetlić konwersacje zamiast rekordów kontaktów.

Rozpoznawanie listy inteligentnej #

Na stronie Lists lista inteligentna posiada plakietkę Smart, pod nazwą znajduje się podsumowanie jej reguł w prostym języku oraz informacja, kiedy była ostatnio aktualizowana („Updated 4 minutes ago”). Liczba członków jest aktualizowana na żywo.

Kiedy inteligentna lista się aktualizuje #

• Natychmiast po zmianie kontaktu. Otaguj kogoś, zmień jego status, wypełnij pole niestandardowe — jeśli sprawi to, że zacznie (lub przestanie) spełniać kryteria, lista zaktualizuje się w ciągu kilku sekund. Przeciągnięcie transakcji do innego etapu lejka również się liczy: reguła Etap transakcji reaguje w momencie zmiany na tablicy.
• Co 15 minut dla reguł opartych na czasie. Reguły typu „brak aktywności w ciągu ostatnich 30 dni” stają się prawdziwe wraz z upływem czasu, bez ingerencji w kontakt, dlatego każda inteligentna lista jest ponownie sprawdzana w cyklu kwadransowym.
• Na żądanie. Otwórz menu ⋯ listy i kliknij Odśwież teraz, aby natychmiast ponownie uruchomić reguły, a liczba członków w wierszu i wiersz „Zaktualizowano…” zaktualizują się od razu.

Nie można dodawać ani usuwać osób ręcznie #

Na tym polega istota inteligentnej listy: jej członkostwo jest wyliczane na podstawie reguł, więc wszystko, co zrobisz ręcznie, zostałoby cofnięte przy następnym sprawdzeniu. W praktyce:

• Rozwinięta lista nie posiada przycisku Dodaj kontakty ani opcji Usuń przy członku — zamiast tego wyświetla komunikat „Członkowie są wyliczani na podstawie reguł tej listy”.
• Inteligentne listy nie pojawiają się w akcji zbiorczej Lista na stronie Kontakty, w selektorze list kontaktu ani jako cel importu.

Aby zmienić osoby znajdujące się na liście, otwórz jej menu ⋯ i kliknij Edytuj reguły.

Inteligentne listy a transmisje #

Transmisja może być skierowana do inteligentnej listy tak samo, jak do każdej innej, co czyni je niezwykle użytecznymi: wskaż listę „otagowani hot-lead, brak odpowiedzi od 7 dni”, a grupa odbiorców będzie aktualizować się sama.

Uwaga: to może samodzielnie wysyłać wiadomości. Jeśli aktywna transmisja na tej liście (lub wpis klasycznej kampanii) ma włączoną opcję Wyślij do nowych członków listy, to każdy kontakt, który nowo spełnia Twoje reguły, automatycznie otrzyma wiadomość powitalną — na tym właśnie polega łączenie ich, ale oznacza to, że wiadomości mogą być wysyłane bez Twojej ingerencji, a każda z nich zużywa kredyty. Sprawdź, co zasila listę (kolumna Kanały na stronie Listy), zanim rozszerzysz jej reguły.

Przeglądanie i wyszukiwanie członków listy #

Na stronie Listy kliknij wiersz listy, aby go rozwinąć i zobaczyć wszystkich znajdujących się na niej użytkowników. Dostępne jest pole wyszukiwania, które pozwala znaleźć osobę po imieniu, numerze telefonu lub adresie e-mail. Z tego poziomu możesz usunąć pojedynczy kontakt z listy — spowoduje to usunięcie go tylko z tej listy, bez usuwania samego kontaktu ani wpływania na jego przynależność do innych list.

Na inteligentnej liście ten sam panel jest tylko do odczytu: możesz przeglądać i wyszukiwać jej członków, ale nie ma opcji Usuń, ponieważ członkostwo wynika z reguł listy.

Dodawanie kontaktów do listy #

Dodawaj kontakty do listy z widoku rozwiniętej listy, z panelu szybkiego podglądu kontaktu lub jego pełnego rekordu, albo za pomocą akcji zbiorczej Dodaj do listy poniżej. Inteligentne listy nie są dostępne w żadnym z tych miejsc — wypełniają się automatycznie na podstawie swoich reguł.

Uwaga: dodanie kogoś do listy może spowodować wysłanie do tej osoby wiadomości. Jeśli w przypadku transmisji na żywo na tej liście włączona jest opcja Wyślij do nowych członków listy, dodanie kontaktu spowoduje natychmiastowe wysłanie do niego wiadomości powitalnej, zużycie kredytów oraz przekazanie odpowiedzi agentowi danej transmisji.

Przed wykonaniem tej czynności zobaczysz ostrzeżenie. Niezależnie od sposobu dodania osoby — poprzez zbiorczą akcję Dodaj do listy, ekran Dodaj członków danej listy lub przełączniki listy w profilu kontaktu — na ekranie pojawi się informacja, która transmisja zostanie wysłana, z prośbą o potwierdzenie. Usunięcie kogoś z listy nigdy nie powoduje wysłania żadnej wiadomości, więc dzieje się to natychmiast.

Jeśli więcej niż jedna transmisja na żywo na tej samej liście ma włączony ten przełącznik, nowy kontakt otrzyma po jednej wiadomości powitalnej od każdej z nich, za które opłaty zostaną naliczone oddzielnie. Ostrzeżenie zawiera informację o ich liczbie. Możesz to zatrzymać w kroku „Odbiorcy” danej transmisji — zobacz Transmisje.

Edytowanie kontaktu #

1. W tabeli Kontaktów kliknij w dowolnym miejscu wiersza kontaktu, aby otworzyć panel szybkiego podglądu.
2. Kliknij Edytuj.
3. Zaktualizuj imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kanał, tagi lub Notatki.
4. Kliknij Zapisz.

Kliknięcie wiersza a kliknięcie nazwy. Kliknięcie wiersza otwiera panel szybkiego podglądu. Kliknięcie nazwy kontaktu otwiera czat z tą osobą — zobacz Dodawanie nowego kontaktu.

Członkostwo na listach edytuje się z poziomu sekcji Listy w panelu szybkiego podglądu, a nie z poziomu samego formularza edycji — kliknij + obok Listy w panelu i zaznacz lub odznacz odpowiednie listy.

Działania masowe (wybieranie wielu kontaktów jednocześnie) #

1. Zaznacz pole wyboru na początku wiersza kontaktu. Zaznacz tyle, ile chcesz, lub użyj pola wyboru w nagłówku, aby wybrać wszystkie kontakty aktualnie wyświetlane. Gdy cała strona jest zaznaczona, nad wierszami tabeli pojawi się niebieski pasek oferujący Wybierz wszystkie N kontaktów pasujących do filtrów — jedno kliknięcie rozszerza wybór na wszystkie dopasowania, a nie tylko na widoczną stronę, dzięki czemu akcja może objąć tysiące kontaktów jednocześnie. Ten pasek wybiera tylko kogo zaznaczyć; przyciski, które wykonują akcje, znajdują się na pasku akcji poniżej.
2. Pływający pasek akcji pojawi się na dole ekranu z opcjami:
   • Bot wł. / Bot wył. — włącz/wyłącz bota AI dla każdego wybranego kontaktu.
   • Prywatny / Upublicznij — przełącz prywatność.
   • DND / Wyłącz DND — przełącz tryb Nie przeszkadzać.
   • Oznacz jako spam / Odznacz jako spam.
   • Archiwizuj / Przywróć z archiwum — zamknij czat każdego wybranego kontaktu i przenieś go do archiwum czatów lub przywróć je wszystkie. To to samo archiwum co na stronie Czaty — zobacz Zamykanie rozmowy.
   • Dodaj do listy.
   • Tag — zastosuj tag do każdego wybranego kontaktu.
   • Auto-tag — pozwól agentowi AI każdego kontaktu przeczytać całą rozmowę i zastosować własne reguły tagowania lub wybierz reguły jednego agenta dla wszystkich zaznaczonych. Ta sama cena co przy ręcznym tagowaniu: 1 kredyt za zastosowany tag, brak opłat za kontakty, które nie otrzymały nowych tagów. Do 500 kontaktów na operację. Zobacz Tagowanie rozmowy na żądanie.
   • Automatyzacja — dodaj zaznaczenie do automatyzacji. Pojawia się tylko, jeśli Twoje konto posiada Automatyzacje.
   • Eksport — pobierz zaznaczenie jako plik.
   • Usuń — trwale usuwa każdy wybrany kontakt.
3. Kliknij wybraną akcję. Akcje destrukcyjne (Usuń, Oznacz jako spam) wymagają wcześniejszego potwierdzenia.

Szukasz „Przypisz kampanię”? Ta opcja zniknęła wraz z kampaniami. Umieść kontakty na liście, a następnie wyślij do nich wiadomość za pomocą Transmisji lub pozwól Punktowi wejścia przekazać nowe rozmowy do odpowiedniego Agenta. Pełne zestawienie starego sposobu z nowym: Przejście z Kampanii na Transmisje i Agentów.

Kliknij mały symbol × na końcu paska lub odznacz pola wyboru, aby wyczyścić zaznaczenie.

To nie to samo, co strona Czatów. Na stronie Kontakty pasek akcji zbiorczych unosi się na dole ekranu. Na stronie Czaty odpowiedni pasek znajduje się nad listą czatów, wewnątrz kolumny listy, z własnym głównym polem wyboru — zobacz Zbiorcze akcje w skrzynce odbiorczej. Obie strony wyświetlają ten sam rodzaj paska „wybierz wszystkie N” nad swoimi wierszami, gdy widoczna strona jest w pełni zaznaczona.

Wskazówka: dzielenie kontaktów na równe partie. Nie ma automatycznego przycisku „podziel na listy po 50”, ale sama tabela pozwala szybko to osiągnąć: wyświetla dokładnie 50 kontaktów na stronę, a pole wyboru w nagłówku zaznacza całą stronę. Zaznacz więc pole wyboru w nagłówku, kliknij Dodaj do listy, wybierz + Nowa lista w wyskakującym okienku i nadaj jej nazwę (na przykład „Partia 1”) — w momencie utworzenia listy wybrane kontakty zostaną do niej automatycznie dodane. Następnie przejdź do kolejnej strony i powtórz czynność. Kilkaset kontaktów można podzielić na równe listy po 50 elementów w kilka minut — bez konieczności dodawania kontaktów pojedynczo. Jeśli potrzebujesz partii tylko do wysyłki (a nie do organizowania), możesz całkowicie pominąć listy: Wiadomość rozsyłana w trybie Drip automatycznie przetworzy jedną dużą listę w partiach za Ciebie.

Następne kroki #

• Dodawanie nowego kontaktu — dodawaj kontakty pojedynczo, wraz z pełnym przewodnikiem po ekranie Kontaktów.
• Importowanie kontaktów z pliku — prześlij arkusz kalkulacyjny z kontaktami.
• Eksportowanie kontaktów — pobierz swoje kontakty do pliku.