Organisering af lister og kontakter #

Lister grupperer dine kontakter, så du kan sende de rigtige beskeder til de rigtige personer — en “Nye kundeemner”-liste, en “VIP-kunder”-liste, en “Nyhedsbrevsabonnenter”-liste og så videre.

Denne guide dækker, hvordan du finder og administrerer dine lister, gennemser kontakterne i en liste, redigerer en kontakt og masseadministrerer kontakter fra hovedtabellen.

Hvor du finder dine lister #

Begge dele findes i det samme Kontakter-område, som du skifter imellem via de to faner øverst på siden:

• Kontakter-fane — en kompakt listevælger placeret over tabellen, plus en altid synlig + Opret liste-knap ved siden af.
• Lister-fane (klik på Lister ved siden af Kontakter) — en dedikeret side til at oprette, omdøbe, slette og gennemse hver liste, med et medlemsantal og en “Føder N kampagner/udsendelser”-indikator pr. række.

Listevælgeren (Kontakter-fane) #

1. Klik på Kontakter i venstre sidepanel.
2. Klik på listevælger-pillen over tabellen. Den åbner en rullemenu med alle lister, hvor hver viser sit navn og antal kontakter. Vælg en for at filtrere tabellen til kun at vise den liste, eller vælg Alle kontakter for at fjerne filteret.
3. Når en liste er valgt, kan du klikke på rullemenuen igen for at vælge Rediger liste, Kopiér liste-ID, Slet liste og Slet liste & kontakter — de samme handlinger, som beskrives nedenfor, uden at du behøver forlade Kontakter-siden.

Ved siden af vælgeren er der en fast + Opret liste-knap — du behøver ikke at vælge noget først.

Siden Lister #

Klik på fanen Lister ved siden af Kontakter. Hver liste vises som en række med navn, medlemsantal og indikatoren “Føder N kampagner/udsendelser” — som angiver, hvor mange aktive udsendelser eller kampagner der automatisk sender beskeder til alle nye, der tilføjes til listen (se Tilføjelse af kontakter til en liste for at forstå, hvorfor det er vigtigt).

Åbn en listes rækkemenu (“⋯”) for at se dens handlinger:

De to sletningsmuligheder er markeret med rødt, og hver åbner sin egen bekræftelse — at slette en liste og at slette en listes kontakter er altid to separate “er du sikker?”-trin, så du ikke ved et uheld kan slette en listes kontakter, når du kun mente at fjerne listen.

Hvis en liste bruges af en udsendelse, kan du ikke slette den endnu – dialogboksen angiver den pågældende udsendelse. Åbn siden Udsendelser for at fjerne tilknytningen der, enten ved at slette udsendelsen eller ved at pege den mod en anden liste, og vend derefter tilbage og prøv igen.

Oprettelse af en ny liste #

Fra enten listevælgeren (Kontakter-fane) eller + Ny liste-knappen øverst på Lister-siden:

1. Klik på + Opret liste / + Ny liste.
2. Under Listetype skal du lade Statisk liste være valgt — det er en almindelig liste, hvor du selv vælger kontakterne. (Smart liste udfylder sig selv ud fra regler i stedet — se Smarte lister nedenfor.)
3. Indtast et navn (for eksempel Summer Sale Contacts).
4. (Valgfrit) Tilføj kontakter med det samme, hvis dialogboksen tilbyder det.
5. Klik på Opret liste.

Den nye liste vises med det samme i både vælgeren og på siden Lister.

Hvis Opret liste mangler: din konto har ikke tilladelse til at redigere kontakter. Bed din kontoansvarlige om at opdatere din teamrolle.

Smarte lister (opdateres automatisk) #

En smart liste er en liste, som du ikke selv udfylder. Du indstiller reglerne én gang — “har tagget hot-lead og har været aktiv inden for de sidste 90 dage” — og listen holder sig selv opdateret: personer, der matcher, tilføjes, og personer, der ikke længere matcher, fjernes, uden at du behøver at gøre noget.

En almindelig (statisk) liste er det modsatte: hvem end du tilføjer til den, bliver der, indtil du fjerner dem. Begge typer fungerer på samme måde alle andre steder — du kan sende en udsendelse til en smart liste, filtrere Kontakttabellen efter den og eksportere den, præcis som enhver anden liste.

Oprettelse af en smart liste #

1. På fanen Lister skal du klikke på + Ny liste.
2. Under Listetype skal du vælge Smart liste.
3. Giv den et navn (for eksempel Hot leads (active)).
4. Under Regler skal du vælge Match: Alle regler eller Enhver regel (se nedenfor), og derefter opbygge din første regel: vælg hvad der skal tjekkes, hvordan det skal sammenlignes, og værdien.
5. Klik på + Tilføj regel for hver ekstra betingelse. En smart liste kan bruge op til 20.
6. Hold øje med linjen under reglerne — den tæller de kontakter, der matcher lige nu (“≈ 3 kontakter matcher”) og nævner et par stykker af dem, så du kan se, før du gemmer, om reglerne fanger det, du mente.
7. Klik på Opret liste.

Listen udfyldes i det øjeblik, du opretter den, så den åbner med sine medlemmer allerede på listen.

Match alle regler vs. Enhver regel #

• Alle regler — en kontakt er kun på listen, når hver regel er sand. Brug dette til at indsnævre (“tagget hot-lead og aktiv inden for de sidste 90 dage”).
• Enhver regel — en kontakt er på listen, når mindst én regel er sand. Brug dette til at samle (“tagget newsletter eller tagget webinar”).

Hvad du kan bygge regler på #

Store og små bogstaver betyder aldrig noget i en tekstsammenligning, og en regel, der spørger efter noget “ikke inden for de sidste 30 dage”, matcher også kontakter, hvor det aldrig er sket.

Kontakter din AI rent faktisk har håndteret #

Talt med AI er ja for enhver kontakt, som din AI har sendt mindst én besked til, og nej for alle andre — inklusive personer, som kun dit team nogensinde har svaret. Det indstilles første gang, AI’en skriver til nogen, og forsvinder aldrig derefter, selvom du senere slår kontaktens AI-svar fra eller flytter dem til en anden kampagne.

Hvis du har brug for de kontakter, din AI håndterede i en bestemt periode — den sædvanlige årsag til, at bureauer ønsker dette — skal du i stedet bruge Seneste AI-samtale med “inden for de sidste 30 dage”. Det er et rullende vindue, der altid afspejler den seneste måned.

To regler, som folk ofte forveksler med den:

• AI-svar (under Indstillinger) er en kontakt: den angiver, at AI’en har tilladelse til at svare denne kontakt, ikke at den nogensinde har gjort det.
• Har nogensinde svaret handler om, at kontakten skriver tilbage — til hvem som helst, inklusive dit team.

Du kan også filtrere tabellen Kontakter på samme måde uden at oprette en liste: åbn Filter og sæt Talt med AI til Til, eller klik på hurtigknappen Talt med AI over tabellen. Det samme filter findes på Chats-siden som en Talt med AI-knap, når du ønsker samtalerne frem for kontaktposterne.

Genkendelse af en smart liste #

På listen over lister bærer en smart liste et Smart-badge, et resumé af reglerne på almindeligt sprog under navnet, og hvornår den sidst blev opdateret (“Opdateret for 4 minutter siden”). Dens medlemsantal er live-optællingen.

Hvornår en smart liste opdateres #

• Med det samme, når en kontakt ændrer sig. Tilføj et tag til nogen, skift deres status, udfyld et brugerdefineret felt — hvis det får dem til at matche (eller stoppe med at matche), opdateres listen inden for få sekunder. At trække en handel til et andet pipeline-stadie tæller også: en Handelsstadie-regel reagerer i det øjeblik, tavlen ændres.
• Hvert 15. minut for tidsbaserede regler. Regler som “ingen aktivitet inden for de sidste 30 dage” bliver sande, som tiden går, uden at nogen rører ved kontakten, så hver smart liste bliver også tjekket igen hvert kvarter.
• Efter behov. Åbn listes ⋯-menu og klik på Opdater nu for at køre reglerne med det samme, hvorefter rækkens medlemsantal og “Opdateret…”-linjen opdateres med det samme.

Du kan ikke tilføje eller fjerne personer manuelt #

Det er hele pointen med en smart liste: dens medlemskab beregnes ud fra reglerne, så alt, hvad du gjorde manuelt, ville blive annulleret ved næste tjek. I praksis:

• Den udvidede liste har ingen Tilføj kontakter-knap og ingen Fjern-mulighed for et medlem — der står i stedet “Medlemmer beregnes ud fra denne listes regler”.
• Smarte lister vises ikke i Liste-massehandlingen på Kontakt-siden, i en kontakts egen listevælger eller som importmål.

For at ændre hvem der er på listen, skal du åbne dens ⋯-menu og klikke på Rediger regler.

Smarte lister og udsendelser #

En udsendelse kan målrettes en smart liste ligesom enhver anden liste, hvilket er der, hvor de er mest nyttige: peg en mod “tagget hot-lead, intet svar i 7 dage”, og målgruppen vedligeholder sig selv.

Bemærk: dette kan sende beskeder af sig selv. Hvis en live-udsendelse eller kampagne på den liste har Send til nye listemedlemmer slået til, modtager enhver kontakt, der lige er begyndt at matche dine regler, automatisk dens åbningsbesked — det er hele pointen med at parre dem, men det betyder, at folk kan modtage beskeder uden at du klikker på noget, og hver besked bruger kreditter. Tjek hvad en liste føder (Feeds-kolonnen på Listen-siden), før du udvider dens regler.

Gennemse og søg efter listemedlemmer #

På siden Lister skal du klikke på en listes række for at udvide den og se alle personer på den. Der er et søgefelt, så du kan finde nogen via navn, telefonnummer eller e-mail. Derfra kan du fjerne en individuel kontakt fra listen — dette fjerner dem kun fra listen, det sletter ikke kontakten eller påvirker deres andre lister.

På en smart liste er det samme panel skrivebeskyttet: du kan gennemse og søge blandt dens medlemmer, men der er ingen Fjern-mulighed, fordi dens medlemskab kommer fra dens regler.

Tilføjelse af kontakter til en liste #

Tilføj kontakter til en liste fra den udvidede listevisning, fra en kontakts eget hurtigvisningspanel eller fulde profil, eller med Tilføj til liste-massehandlingen nedenfor. Smarte lister tilbydes ikke nogen af disse steder — de udfylder sig selv ud fra deres regler.

Bemærk: Tilføjelse af en person til en liste kan sende vedkommende en besked. Hvis en live-udsendelse på den liste har Send til nye listemedlemmer slået til, sender tilføjelse af en kontaktperson straks dens åbningsbesked, bruger kreditter og sender deres svar videre til udsendelsens agent.

Du vil se en advarsel, før det sker. Uanset hvordan du tilføjer en person — via massehandlingen Tilføj til liste, listens egen Tilføj medlemmer-skærm eller listetilkoblingerne på en kontaktperson — fortæller skærmen dig, hvilken udsendelse der vil blive sendt, og beder dig bekræfte. Fjernelse af en person fra en liste sender aldrig noget, så det forbliver øjeblikkeligt.

Hvis mere end én live-udsendelse på den samme liste har tilkoblingen slået til, modtager den nye kontaktperson én åbningsbesked fra hver af dem, som faktureres separat. Advarslen angiver hvor mange. Du kan stoppe dette fra udsendelsens Målgruppe-trin — se Udsendelser.

Redigering af en kontakt #

1. I tabellen Kontakter skal du klikke et vilkårligt sted på kontaktens række for at åbne hurtigvisningspanelet.
2. Klik på Rediger.
3. Opdater deres navn, telefonnummer, e-mail, kanal, tags eller noter.
4. Klik på Gem.

Klik på række vs. navn. Hvis du klikker på en række, åbnes hurtigvisningspanelet. Hvis du klikker på kontaktens navn, åbnes en chat med vedkommende i stedet — se Tilføjelse af en ny kontakt.

Listemedlemskab redigeres fra hurtigvisningspanelets Lister-sektion, ikke fra selve redigeringsformularen — klik på + ud for Lister i panelet og markér eller fjern markeringen af lister.

Massehandlinger (Valg af mange kontakter på én gang) #

1. Markér afkrydsningsfeltet i starten af en kontakts række. Markér så mange, som du ønsker, eller brug afkrydsningsfeltet i overskriften for at vælge alle kontakter, der aktuelt vises. Når hele siden er markeret, vises en blå stribe lige over tabellens rækker, der tilbyder Vælg alle N kontakter, der matcher dine filtre — ét klik udvider markeringen til alle match, ikke kun den synlige side, så en handling kan omfatte tusindvis af kontakter på én gang. Denne stribe vælger kun, hvem der er valgt; knapperne, der gør noget, findes i handlingslinjen nedenfor.
2. En flydende handlingslinje vises nederst på skærmen med:
   • Bot til / Bot fra — slå AI-botten til eller fra for alle valgte kontakter.
   • Privat / Gør offentlig — skift privatlivsindstilling.
   • Forstyr ikke / Deaktiver Forstyr ikke — skift Forstyr ikke-status.
   • Markér som spam / Fjern markering som spam.
   • Arkivér / Fjern fra arkiv — luk chatten for alle valgte kontakter og flyt den til chatarkivet, eller hent dem alle tilbage. Det er det samme arkiv som på siden Chats — se Afslutning af en samtale.
   • Tildel kampagne — send markeringen til en kampagne. Kun klassiske kampagnekonti — se bemærkningen nedenfor.
   • Tilføj til liste.
   • Tag — anvend et tag på alle valgte kontakter.
   • Auto-tag — lad hver kontakts AI-agent læse hele samtalen og anvende sine egne tag-regler, eller vælg én agents regler for alle valgte. Samme pris som live-tagging: 1 kredit pr. anvendt tag, intet for kontakter, der ikke får nye tags. Op til 500 kontakter pr. kørsel. Se Tagging af en samtale efter behov.
   • Automatisering — tilføj markeringen til en automatisering. Vises kun, hvis din konto har Automatiseringer.
   • Eksportér — download markeringen som en fil.
   • Slet — sletter permanent alle valgte kontakter.
3. Klik på den handling, du ønsker. Destruktive handlinger (Slet, Markér som spam) beder først om bekræftelse.

Ingen “Tildel kampagne”-knap? Det er forventet på en AI Agents-konto. Hvis din menu viser AI Agents og ingen Kampagner-post, er tildeling af kontakter til en kampagne ikke længere relevant. Placer i stedet kontakterne på en liste, og send derefter til den liste med en Broadcast, eller lad et Entry Point sende nye samtaler videre til den rette Agent. Fuld oversigt over den gamle metode til den nye: Flytning fra Kampagner til Broadcasts & Agents.

Klik på det lille × for enden af linjen, eller fjern markeringen i afkrydsningsfelterne for at rydde dit valg.

Ikke det samme som siden Chats. På Kontakter flyder handlingslinjen til massehandlinger nederst på skærmen. På siden Chats sidder den tilsvarende bjælke over chatlisten, inde i listekolonnen, med sit eget hovedafkrydsningsfelt — se Massehandlinger i indbakken. Begge sider viser den samme type “vælg alle N”-bjælke over deres rækker, når den synlige side er fuldt markeret.

Tip: opdeling af kontakter i lige store grupper. Der findes ikke en automatisk “opdel i lister af 50”-knap, men selve tabellen gør det hurtigt: den viser præcis 50 kontakter pr. side, og afkrydsningsfeltet i overskriften vælger hele siden. Så markér afkrydsningsfeltet i overskriften, klik på Tilføj til liste, tryk på + Ny liste i pop op-vinduet og giv den et navn (f.eks. “Gruppe 1”) — i det øjeblik du opretter listen, bliver dine valgte kontakter automatisk tilføjet til den. Gå derefter til næste side og gentag processen. Et par hundrede kontakter kan opdeles i lige store lister af 50 på et par minutter — uden at skulle tilføje kontakter én efter én. Hvis du kun har brug for grupper til afsendelse (ikke organisering), kan du springe listerne helt over: en Broadcast i Drip-tilstand arbejder sig igennem én stor liste i grupper for dig.

Næste skridt #

• Tilføjelse af en ny kontakt — tilføj kontakter én ad gangen, samt en komplet rundvisning på kontaktskærmen.
• Import af kontakter fra en fil — upload et regneark med kontakter.
• Eksport af dine kontakter — download dine kontakter til en fil.