Organizarea listelor și a contactelor #

Listele grupează contactele pentru a putea trimite mesajele potrivite persoanelor potrivite — o listă „Lead-uri noi”, o listă „Clienți VIP”, o listă „Abonați la newsletter” și așa mai departe.

Acest ghid acoperă găsirea și gestionarea listelor, navigarea prin contactele din interiorul unei liste, editarea unui contact și gestionarea în masă a contactelor din tabelul principal.

Unde poți găsi listele tale #

Ambele se află în aceeași zonă Contacte, fiind comutate prin cele două tab-uri din partea de sus a paginii:

• Tabul Contacte — un selector de listă compact se află deasupra tabelului, plus un buton + Creează listă mereu vizibil lângă acesta.
• Tabul Liste (dă clic pe Liste lângă Contacte) — o pagină dedicată pentru crearea, redenumirea, ștergerea și navigarea prin fiecare listă, cu un număr de membri și un indicator Fluxuri N pe rând.

Selectorul de liste (Tab-ul Contacte) #

1. În bara laterală stângă, dă clic pe Contacte.
2. Deasupra tabelului, dă clic pe pastila selectorului de liste. Se va deschide un meniu derulant cu fiecare listă, afișând numele și numărul de contacte. Alege una pentru a filtra tabelul doar pentru acea listă sau alege Toate contactele pentru a șterge filtrul.
3. Odată ce o listă este selectată, dă clic din nou pe meniul derulant pentru Editează lista, Copiază ID-ul listei, Șterge lista și Șterge lista și contactele — aceleași acțiuni descrise mai jos, fără a părăsi pagina de Contacte.

Lângă selector se află un buton permanent + Creează listă — nu este nevoie să selectezi nimic mai întâi.

Pagina Liste #

Dă clic pe tabul Liste de lângă Contacte. Fiecare listă apare ca un rând cu numele său, numărul de membri și indicatorul Fluxuri N: câte difuzări active (inclusiv intrările din campaniile clasice) trimit automat mesaje oricărei persoane noi care se alătură acelei liste (vezi Adăugarea contactelor într-o listă pentru a înțelege de ce este important acest lucru). Treci cu mouse-ul peste el pentru a vedea detaliile.

Deschide meniul rândului („⋯”) al unei liste pentru acțiunile sale:

Cele două opțiuni de ștergere sunt marcate cu roșu și fiecare deschide propria confirmare — ștergerea unei liste și ștergerea contactelor unei liste sunt întotdeauna doi pași separați de tipul „ești sigur?”, astfel încât să nu poți șterge din greșeală contactele unei liste când intenționai doar să elimini lista.

Dacă o listă este utilizată de o difuzare, nu o poți șterge încă — fereastra de dialog indică acea difuzare. Deschide pagina Difuzări pentru a o detașa de acolo, fie ștergând difuzarea, fie direcționând-o către o altă listă, apoi revino și încearcă din nou.

Crearea unei liste noi #

Din selectorul de liste (tab-ul Contacte) sau din butonul + Listă nouă din partea de sus a paginii Liste:

1. Dă clic pe + Create list / + New List.
2. La List type, lasă selectat Static list — aceasta este o listă normală, în care alegi singur contactele. (Smart list se completează singură pe baza unor reguli — vezi Smart Lists mai jos.)
3. Introdu un nume (de exemplu, Summer Sale Contacts).
4. (Opțional) Adaugă contacte imediat dacă fereastra de dialog îți oferă această opțiune.
5. Dă clic pe Create list.

Noua listă apare imediat atât în selector, cât și pe pagina Liste.

Dacă opțiunea Creare listă lipsește: contul tău nu are permisiunea de a edita contacte. Roagă proprietarul contului să îți actualizeze rolul în echipă.

Smart Lists (Actualizare automată) #

O smart list (listă inteligentă) este o listă pe care nu o completezi tu manual. Setezi regulile o singură dată — „are eticheta hot-lead și a fost activ în ultimele 90 de zile” — iar lista se actualizează singură: persoanele care corespund criteriilor sunt adăugate, cele care nu mai corespund sunt eliminate, fără ca tu să faci nimic.

O listă normală (statică) este opusul: oricine este adăugat pe ea rămâne acolo până când îl elimini tu. Ambele tipuri funcționează la fel în restul aplicației — poți trimite o difuzare către o listă inteligentă, poți filtra tabelul de Contacte în funcție de aceasta și o poți exporta, exact ca pe orice altă listă.

Crearea unei liste inteligente (Smart List) #

1. În tab-ul Lists, dă clic pe + New list.
2. La List type, alege Smart list.
3. Dă-i un nume (de exemplu, Hot leads (active)).
4. La Rules, alege Match: All rules sau Any rule (vezi mai jos), apoi construiește prima regulă: alege ce vrei să verifici, cum să compari și valoarea.
5. Dă clic pe + Add rule pentru fiecare condiție suplimentară. O listă inteligentă poate folosi până la 20 de reguli.
6. Urmărește linia de sub reguli — aceasta numără contactele care corespund în acest moment („≈ 3 contacte corespund”) și menționează câteva dintre ele, astfel încât să poți vedea înainte de a salva dacă regulile captează ceea ce doreai.
7. Dă clic pe Create list.

Lista este completată în momentul în care o creezi, deci se deschide având deja membrii incluși.

Match All Rules vs. Any Rule #

• All rules — un contact este inclus în listă doar atunci când fiecare regulă este adevărată. Folosește acest lucru pentru a restrânge căutarea („etichetat hot-lead și activ în ultimele 90 de zile”).
• Any rule — un contact este inclus în listă atunci când cel puțin o regulă este adevărată. Folosește acest lucru pentru a grupa („etichetat newsletter sau etichetat webinar”).

Pe baza a ce poți crea reguli #

Majusculele și minusculele nu contează niciodată într-o comparație de text, iar o regulă care caută ceva „nu în ultimele 30 de zile” va include și contactele pentru care acest lucru nu s-a întâmplat niciodată.

Reguli pentru câmpurile de tip Număr, Dată, Listă derulantă și Casetă de bifare #

Atunci când câmpul personalizat pe care îl alegeți are un tip, regula se adaptează acestuia:

• Câmpurile de tip Număr primesc o casetă numerică și pot verifica dacă valoarea este mai mare decât, este cel puțin, este mai mică decât sau este cel mult, precum și dacă este / nu este egală cu. „Numărul de comenzi este cel puțin 3” compară numere reale, deci 10 vine după 9.
• Câmpurile de tip Dată primesc un selector de dată și pot verifica dacă este înainte de sau este după o dată, este în ultimele N zile, este în următoarele N zile sau este mai veche de N zile (cu mai mult de N zile în urmă). „Data reînnoirii este în următoarele 30 de zile” se actualizează automat: în fiecare zi, fereastra se deplasează odată cu calendarul, incluzând ziua de azi. „Ultima vizită este mai veche de 90 de zile” reprezintă lista de reactivare; un contact fără nicio dată nu se va potrivi niciodată, așa că adaugă o a doua regulă cu este gol dacă îi dorești și pe aceia.
• Zile de naștere și aniversări. Câmpurile personalizate de tip dată, precum și datele predefinite precum Adăugat pe, au și opțiunea aniversarea este în următoarele N zile. Aceasta ignoră anul, deci „Aniversarea zilei de naștere este în următoarele 7 zile” îi prinde pe toți cei a căror zi de naștere cade în săptămâna care urmează, incluzând ziua de azi, în fiecare an. Introdu 0 doar pentru azi, până la 366. Cineva născut pe 29 februarie apare pe 28 februarie în anii care nu sunt bisecți. Adăugat pe cu această regulă găsește contactele a căror aniversare de înscriere se apropie.
• Câmpurile de tip Listă derulantă îți permit să alegi una dintre opțiunile câmpului în loc să o scrii.
• Câmpurile de tip Casetă de bifare sunt un simplu da sau nu.

Un contact a cărui valoare nu se potrivește cu tipul câmpului (de exemplu, soon într-un câmp de tip Dată, rămas de dinainte ca tipul câmpului să fie stabilit) nu se va potrivi niciodată cu o comparație numerică sau de dată. „În ultimele N zile”, „în următoarele N zile”, „mai veche de N zile” și „aniversarea este în următoarele N zile” numără zilele calendaristice în format UTC.

Contacte gestionate efectiv de AI-ul tău #

A discutat cu AI-ul este „da” pentru fiecare contact căruia AI-ul tău i-a trimis cel puțin un mesaj și „nu” pentru toți ceilalți — inclusiv persoanele cărora doar echipa ta le-a răspuns vreodată. Este setat prima dată când AI-ul scrie cuiva și nu dispare niciodată ulterior, chiar dacă ulterior oprești răspunsurile AI pentru acel contact sau îl transferi unui alt agent.

Dacă ai nevoie de contactele pe care AI-ul tău le-a gestionat într-o anumită perioadă — motivul obișnuit pentru care agențiile doresc acest lucru — folosește Ultima conversație AI cu „în ultimele 30 de zile”. Aceasta este o fereastră glisantă care reflectă întotdeauna ultima lună.

Două reguli pe care oamenii le confundă adesea cu aceasta:

• Răspunsuri AI (la Setări) este un comutator: acesta indică faptul că AI-ul are permisiunea să răspundă acestui contact, nu că a făcut-o deja.
• A răspuns vreodată se referă la contactul care scrie înapoi — oricui, inclusiv echipei tale.

De asemenea, poți filtra tabelul Contacte în același mod, fără a crea o listă: deschide Filtru și setează A discutat cu AI-ul pe Activat sau dă clic pe cipul rapid A discutat cu AI-ul de deasupra tabelului. Același filtru se află pe pagina Conversații sub formă de cip A discutat cu AI-ul, pentru momentele în care dorești conversațiile în locul înregistrărilor de contact.

Identificarea unei liste inteligente #

Pe pagina Lists, o listă inteligentă poartă insigna Smart, un rezumat simplu al regulilor sale sub nume și informația despre când a fost actualizată ultima dată („Actualizat acum 4 minute”). Numărul de membri afișat este cel în timp real.

Când se actualizează o listă inteligentă #

• Imediat când un contact se modifică. Etichetează pe cineva, schimbă-i starea, completează un câmp personalizat — dacă acest lucru îi face să se potrivească (sau să nu se mai potrivească), lista se actualizează în câteva secunde. Mutarea unei tranzacții într-o altă etapă a fluxului de lucru contează, de asemenea: o regulă de Etapă a tranzacției reacționează în momentul în care panoul se modifică.
• La fiecare 15 minute pentru regulile bazate pe timp. Regulile precum „nicio activitate în ultimele 30 de zile” devin adevărate pe măsură ce timpul trece, fără ca nimeni să atingă contactul, așa că fiecare listă inteligentă este reverificată, de asemenea, la un ciclu de un sfert de oră.
• La cerere. Deschide meniul ⋯ al listei și dă clic pe Reîmprospătează acum pentru a rula regulile imediat, iar numărul de membri ai rândului și linia „Actualizat…” se vor actualiza imediat.

Nu puteți adăuga sau elimina persoane manual #

Acesta este scopul unei liste inteligente: apartenența sa este calculată pe baza regulilor, deci orice ați face manual ar fi anulat la următoarea verificare. În practică:

• Lista extinsă nu are butonul Adăugați contacte și nicio opțiune de Eliminare pentru un membru — în schimb, scrie „Membrii sunt calculați pe baza regulilor acestei liste”.
• Listele inteligente nu apar în acțiunea în masă Listă de pe pagina Contacte, în selectorul de liste al unui contact sau ca destinație de import.

Pentru a schimba cine se află în listă, deschideți meniul ⋯ al acesteia și faceți clic pe Editați regulile.

Liste inteligente și difuzări #

O difuzare poate viza o listă inteligentă la fel ca orice altă listă, acesta fiind punctul în care ele sunt cele mai utile: direcționați una către „etichetat hot-lead, fără răspuns în 7 zile” și publicul se menține singur.

Atenție: acest lucru poate trimite mesaje de la sine. Dacă o difuzare live pe acea listă (sau o intrare de campanie Clasică) are activată opțiunea Trimite către noii membri ai listei, atunci fiecare contact care se potrivește noilor tale reguli primește automat mesajul de deschidere — acesta este scopul asocierii lor, dar înseamnă că persoanele pot primi mesaje fără ca tu să dai clic pe nimic, iar fiecare mesaj consumă credite. Verifică ce alimentează o listă (coloana Fluxuri din pagina Liste) înainte de a extinde regulile acesteia.

Navigarea și căutarea membrilor listei #

Pe pagina Liste, dă clic pe rândul unei liste pentru a o extinde și a vedea pe toată lumea din ea, cu o casetă de căutare pentru a găsi pe cineva după nume, telefon sau e-mail. De acolo poți elimina un contact individual din listă — acest lucru îi elimină doar din listă, nu șterge contactul și nu afectează celelalte liste ale acestuia.

Într-o listă inteligentă, același panou este doar pentru citire: puteți naviga și căuta membrii săi, dar nu există opțiunea Eliminare, deoarece apartenența sa provine din regulile sale.

Adăugarea contactelor într-o listă #

Adăugați contacte într-o listă din vizualizarea listei extinse, din panoul de vizualizare rapidă al unui contact sau din înregistrarea completă, ori cu acțiunea în masă Adăugați la listă de mai jos. Listele inteligente nu sunt oferite în niciunul dintre aceste locuri — ele se completează singure din regulile lor.

Atenție: adăugarea cuiva într-o listă îi poate trimite un mesaj. Dacă o difuzare live din acea listă are activată opțiunea Trimite noilor membri ai listei, adăugarea unui contact îi trimite imediat mesajul de deschidere, consumă credite și direcționează răspunsurile acestuia către agentul acelei difuzări.

Vei vedea un avertisment înainte ca acest lucru să se întâmple. Indiferent de modul în care adaugi pe cineva — acțiunea în masă Adaugă în listă, ecranul Adaugă membri al unei liste sau comutatoarele de listă de pe un contact — ecranul îți va spune ce difuzare va fi trimisă și îți va cere să confirmi. Eliminarea cuiva dintr-o listă nu trimite niciodată nimic, deci aceasta rămâne o acțiune instantanee.

Dacă mai mult de o difuzare live din aceeași listă are comutatorul activat, noul contact va primi câte un mesaj de deschidere de la fiecare dintre ele, taxate separat. Avertismentul va specifica numărul acestora. Poți opri acest lucru din pasul Audiență al difuzării — consultă Difuzări.

Editarea unui contact #

1. În tabelul Contacte, faceți clic oriunde pe rândul contactului pentru a deschide panoul de vizualizare rapidă.
2. Faceți clic pe Editare.
3. Actualizați numele, numărul de telefon, adresa de e-mail, canalul, etichetele sau Notițele acestuia.
4. Faceți clic pe Salvare.

Clic pe rând vs. clic pe nume. Dând clic pe un rând se deschide panoul de vizualizare rapidă. Dând clic pe numele contactului se deschide în schimb o conversație cu acesta — consultați Adăugarea unui contact nou.

Apartenența la o listă se editează din secțiunea Liste a panoului de vizualizare rapidă, nu din formularul de editare propriu-zis — dă clic pe + de lângă Liste în panou și bifează sau debifează listele.

Acțiuni în masă (Selectarea mai multor contacte simultan) #

1. Bifează căsuța de la începutul rândului unui contact. Bifează câte dorești sau folosește căsuța din antet pentru a selecta fiecare contact afișat în prezent. Cu întreaga pagină bifată, apare o bandă albastră chiar deasupra rândurilor tabelului care oferă Selectează toate cele N contacte care se potrivesc filtrelor tale — un singur clic extinde selecția la fiecare potrivire, nu doar la pagina vizibilă, astfel încât o acțiune poate acoperi mii de contacte simultan. Acea bandă alege doar cine este selectat; butoanele care efectuează ceva se află în bara de acțiuni de mai jos.
2. O bară de acțiuni flotantă apare în partea de jos a ecranului cu:
   • Bot pornit / Bot oprit — activează/dezactivează botul AI pentru fiecare contact selectat.
   • Privat / Fă public — comută confidențialitatea.
   • DND / Dezactivează DND — comută Nu deranja.
   • Marchează ca spam / Demarchează ca spam.
   • Arhivează / Dezarhivează — închide chat-ul fiecărui contact selectat și mută-l în arhiva de chat sau adu-le pe toate înapoi. Este aceeași arhivă ca pe pagina Chat-uri — vezi Închiderea unei conversații.
   • Adaugă la listă.
   • Etichetă — aplică o etichetă fiecărui contact selectat.
   • Auto-etichetare — lasă agentul AI al fiecărui contact să citească întreaga conversație și să aplice propriile reguli de etichetare sau alege regulile unui agent pentru toți cei selectați. Același preț ca etichetarea live: 1 credit per etichetă aplicată, nimic pentru contactele care nu primesc etichete noi. Până la 500 de contacte per rulare. Vezi Etichetarea unei conversații la cerere.
   • Automatizare — adaugă selecția la o automatizare. Apare doar dacă contul tău are Automatizări.
   • Exportă — descarcă selecția ca fișier.
   • Șterge — șterge definitiv fiecare contact selectat.
3. Dă clic pe acțiunea dorită. Acțiunile distructive (Șterge, Marchează ca spam) cer confirmare mai întâi.

Cauți „Alocă campanie”? A dispărut odată cu campaniile. Pune contactele pe o listă în schimb, apoi fie trimite către acea listă cu o Difuzare, fie lasă un Punct de intrare să transfere noile conversații către Agentul potrivit. Maparea completă a vechii metode către cea nouă: Trecerea de la campanii la difuzări și agenți.

Dă clic pe micul × de la capătul barei sau debifează căsuțele de selectare pentru a șterge selecția.

Nu este același lucru cu pagina Chat-uri. În Contacte, bara de acțiuni în masă plutește în partea de jos a ecranului. Pe pagina Chat-uri, bara echivalentă se află deasupra listei de chat, în interiorul coloanei listei, cu propria căsuță de selectare principală — consultați Acțiuni în masă în Inbox. Ambele pagini afișează același tip de bandă „selectați toate cele N” deasupra rândurilor lor atunci când pagina vizibilă este complet bifată.

Sugestie: împărțirea contactelor în loturi egale. Nu există un buton automat de „împărțire în liste de 50”, dar tabelul în sine vă ajută să faceți acest lucru rapid: acesta afișează exact 50 de contacte pe pagină, iar caseta de selectare din antet selectează întreaga pagină. Așadar, bifați caseta de selectare din antet, faceți clic pe Adăugați la listă, apăsați pe + Listă nouă în fereastra pop-up și denumiți-o (de exemplu, „Lot 1”) — în momentul în care creați lista, contactele selectate sunt adăugate automat în aceasta. Apoi treceți la pagina următoare și repetați procesul. Câteva sute de contacte pot fi împărțite în liste egale de câte 50 în câteva minute — fără a fi nevoie să adăugați contactele unul câte unul. Dacă aveți nevoie de loturi doar pentru trimitere (nu pentru organizare), puteți omite complet listele: o Campanie în modul Drip procesează automat o listă mare în loturi pentru dumneavoastră.

Pașii următori #

• Adăugarea unui contact nou — adăugați contacte unul câte unul, plus un tur complet al ecranului Contacte.
• Importul contactelor dintr-un fișier — încărcați o foaie de calcul cu contacte.
• Exportul contactelor dvs. — descărcați contactele într-un fișier.