Organisera listor och kontakter #

Listor grupperar dina kontakter så att du kan skicka rätt meddelanden till rätt personer — en “Nya leads”-lista, en “VIP-kunder”-lista, en “Nyhetsbrevsprenumeranter”-lista, och så vidare.

Den här guiden täcker hur du hittar och hanterar dina listor, bläddrar bland kontakterna i en lista, redigerar en kontakt och masshanterar kontakter från huvudtabellen.

Var du hittar dina listor #

Båda finns i samma Kontakter-område och växlas mellan med de två flikarna högst upp på sidan:

• Kontakter-fliken — en kompakt listväljare finns ovanför tabellen, plus en alltid synlig + Skapa lista-knapp bredvid den.
• Listor-fliken (klicka på Listor bredvid Kontakter) — en dedikerad sida för att skapa, döpa om, ta bort och bläddra bland varje lista, med antal medlemmar och en “Matar N kampanjer/utskick”-indikator per rad.

Listväljaren (Kontakter-fliken) #

1. Klicka på Kontakter i den vänstra sidomenyn.
2. Klicka på listväljaren ovanför tabellen. Den öppnar en rullgardinsmeny med alla listor, där varje lista visar sitt namn och antal kontakter. Välj en för att filtrera tabellen till just den listan, eller välj Alla kontakter för att rensa filtret.
3. När en lista är vald, klicka på dess rullgardinsmeny igen för Redigera lista, Kopiera list-ID, Ta bort lista och Ta bort lista & kontakter — samma åtgärder som beskrivs nedan, utan att du behöver lämna Kontaktsidan.

Bredvid väljaren finns en stående + Skapa lista-knapp — du behöver inte välja något först.

List-sidan #

Klicka på fliken Listor bredvid Kontakter. Varje lista visas som en rad med namn, antal medlemmar och indikatorn “Matar N kampanjer/utskick” — hur många aktiva utskick eller kampanjer som automatiskt skickar meddelanden till alla nya som går med i den listan (se Lägga till kontakter i en lista för varför det är viktigt).

Öppna en listas radmeny (“⋯”) för att se dess åtgärder:

De två alternativen för borttagning är markerade i rött och var och en öppnar sin egen bekräftelse — att ta bort en lista och att ta bort en listas kontakter är alltid två separata “är du säker?”-steg, så att du inte av misstag kan radera en listas kontakter när du bara tänkte ta bort listan.

Om en lista används av ett utskick, kan du inte ta bort den ännu – dialogrutan anger vilket utskick det gäller. Öppna sidan Utskick för att koppla bort den där, antingen genom att ta bort utskicket eller genom att välja en annan lista, och kom sedan tillbaka och försök igen.

Skapa en ny lista #

Från antingen listväljaren (Kontakter-fliken) eller knappen + Ny lista högst upp på Listor-sidan:

1. Klicka på + Skapa lista / + Ny lista.
2. Under Listtyp, låt Statisk lista vara vald — det är en vanlig lista där du själv väljer kontakterna. (Smart lista fylls i automatiskt utifrån regler istället — se Smarta listor nedan.)
3. Skriv ett namn (till exempel Summer Sale Contacts).
4. (Valfritt) Lägg till kontakter direkt om dialogrutan erbjuder det.
5. Klicka på Skapa lista.

Den nya listan visas omedelbart i både väljaren och på sidan Listor.

Om Skapa lista saknas: ditt konto har inte behörighet att redigera kontakter. Be din kontoägare att uppdatera din teamroll.

Smarta listor (uppdateras automatiskt) #

En smart lista är en lista som du inte fyller i själv. Du ställer in reglerna en gång — “har taggen hot-lead och har varit aktiv under de senaste 90 dagarna” — och listan håller sig själv uppdaterad: personer som matchar läggs till, personer som slutar matcha tas bort, utan att du behöver göra något.

En vanlig (statisk) lista är motsatsen: den som du lägger till i listan stannar där tills du tar bort personen. Båda typerna fungerar likadant i övrigt — du kan skicka ett utskick till en smart lista, filtrera kontakttabellen utifrån den och exportera den, precis som vilken annan lista som helst.

Skapa en smart lista #

1. På fliken Listor, klicka på + Ny lista.
2. Under Listtyp, välj Smart lista.
3. Ge den ett namn (till exempel Hot leads (active)).
4. Under Regler, välj Matcha: Alla regler eller Vilken som helst regel (se nedan), och bygg sedan din första regel: välj vad som ska kontrolleras, hur det ska jämföras och värdet.
5. Klicka på + Lägg till regel för varje extra villkor. En smart lista kan använda upp till 20 stycken.
6. Håll ett öga på raden under reglerna — den räknar de kontakter som matchar just nu (“≈ 3 kontakter matchar”) och visar några av dem, så att du kan se innan du sparar om reglerna fångar det du avsåg.
7. Klicka på Skapa lista.

Listan fylls i så fort du skapar den, så den öppnas med sina medlemmar redan på plats.

Matcha alla regler vs. Vilken som helst regel #

• Alla regler — en kontakt finns med i listan endast när varje regel är sann. Använd detta för att begränsa (“taggad hot-lead och aktiv under de senaste 90 dagarna”).
• Vilken som helst regel — en kontakt finns med i listan när minst en regel är sann. Använd detta för att samla ihop (“taggad newsletter eller taggad webinar”).

Vad du kan bygga regler på #

Versaler och gemener spelar ingen roll vid textjämförelser, och en regel som frågar efter något “inte under de senaste 30 dagarna” matchar även kontakter där det aldrig har inträffat.

Kontakter som din AI faktiskt har hanterat #

Pratat med AI:n är ja för varje kontakt som din AI har skickat minst ett meddelande till, och nej för alla andra — inklusive personer som bara ditt team har svarat. Det ställs in första gången AI:n skriver till någon och försvinner aldrig efteråt, även om du senare stänger av AI-svar för den kontakten eller flyttar dem till en annan kampanj.

Om du behöver de kontakter som din AI hanterade under en viss period — den vanligaste anledningen till att byråer vill ha detta — använd istället Senaste AI-konversation med “under de senaste 30 dagarna”. Det är ett rullande fönster som alltid speglar den senaste månaden.

Två regler som folk ofta blandar ihop med den:

• AI-svar (under Inställningar) är en strömbrytare: den anger att AI:n får svara den här kontakten, inte att den någonsin har gjort det.
• Har någonsin svarat handlar om att kontakten skriver tillbaka — till vem som helst, inklusive ditt team.

Du kan även filtrera kontakttabellen på samma sätt utan att skapa en lista: öppna Filter och ställ in Pratat med AI till På, eller klicka på snabbknappen Pratat med AI ovanför tabellen. Samma filter finns på Chattsidan som en Pratat med AI-knapp, för när du vill se konversationerna snarare än kontaktposterna.

Identifiera en smart lista #

På list-sidan har en smart lista en Smart-etikett, en sammanfattning av dess regler på vanlig svenska under namnet, samt information om när den senast uppdaterades (“Uppdaterad för 4 minuter sedan”). Dess medlemsantal är det aktuella antalet i realtid.

När en smart lista uppdateras #

• Direkt när en kontakt ändras. Tagga någon, ändra deras status, fyll i ett anpassat fält — om det gör att de matchar (eller slutar matcha), uppdateras listan inom några sekunder. Att dra en affär till ett annat pipeline-stadie räknas också: en Affärsstadie-regel reagerar i samma ögonblick som tavlan ändras.
• Var 15:e minut för tidsbaserade regler. Regler som “ingen aktivitet under de senaste 30 dagarna” blir sanna i takt med att tiden går, utan att någon rör kontakten, så varje smart lista kontrolleras även på nytt varje kvart.
• På begäran. Öppna listans ⋯-meny och klicka på Uppdatera nu för att köra reglerna omedelbart, så uppdateras radens medlemsantal och “Uppdaterad…”-raden direkt.

Du kan inte lägga till eller ta bort personer manuellt #

Det är själva poängen med en smart lista: dess medlemskap beräknas utifrån reglerna, så allt du gör manuellt skulle ångras vid nästa kontroll. I praktiken:

• Den expanderade listan har ingen Lägg till kontakter-knapp och ingen Ta bort-funktion för medlemmar — det står istället “Medlemmar beräknas utifrån listans regler”.
• Smarta listor visas inte i massåtgärden Lista på sidan Kontakter, i en kontakts egen listväljare eller som ett importmål.

För att ändra vilka som finns på listan, öppna dess ⋯-meny och klicka på Redigera regler.

Smarta listor och utskick #

Ett utskick kan rikta sig till en smart lista precis som vilken annan lista som helst, vilket är där de är som mest användbara: peka ett utskick mot “taggad hot-lead, inget svar på 7 dagar” så sköter målgruppen sig själv.

Observera: detta kan skicka meddelanden på egen hand. Om ett live-utskick eller en kampanj på den listan har Skicka till nya listmedlemmar aktiverat, får varje kontakt som nyligen matchar dina regler sitt öppningsmeddelande automatiskt — det är hela poängen med att para ihop dem, men det innebär att personer kan få meddelanden utan att du klickar på något, och varje meddelande förbrukar krediter. Kontrollera vad en lista matar (kolumnen Matningar på Lists-sidan) innan du utökar dess regler.

Bläddra och söka bland listmedlemmar #

På sidan Listor klickar du på en listas rad för att expandera den och se alla som finns i den, med en sökruta för att hitta någon via namn, telefonnummer eller e-post. Därifrån kan du ta bort en enskild kontakt från listan — detta tar bara bort dem från listan, det raderar inte kontakten eller påverkar deras andra listor.

På en smart lista är samma panel skrivskyddad: du kan bläddra och söka bland dess medlemmar, men det finns ingen Ta bort-funktion, eftersom dess medlemskap kommer från dess regler.

Lägga till kontakter i en lista #

Lägg till kontakter i en lista från den expanderade listvyn, från en kontakts egen snabbvy eller fullständiga post, eller med massåtgärden Lägg till i lista nedan. Smarta listor erbjuds inte på någon av dessa platser — de fyller sig själva utifrån sina regler.

Observera: att lägga till någon i en lista kan skicka ett meddelande till dem. Om en livesändning i den listan har Skicka till nya listmedlemmar aktiverat, skickar tillägget av en kontakt dess öppningsmeddelande direkt, förbrukar krediter och skickar deras svar till sändningens agent.

Du kommer att se en varning innan det sker. Oavsett hur du lägger till någon — via massåtgärden Lägg till i lista, listans egen skärm Lägg till medlemmar eller listväxlarna på en kontakt — informerar skärmen dig om vilken sändning som kommer att skickas och ber dig bekräfta. Att ta bort någon från en lista skickar aldrig något, så det sker omedelbart.

Om fler än en livesändning i samma lista har växlaren aktiverad, får den nya kontakten ett öppningsmeddelande från var och en av dem, debiterat separat. Varningen anger hur många. Du kan stoppa detta från sändningens Målgrupp-steg — se Sändningar.

Redigera en kontakt #

1. I tabellen Kontakter, klicka var som helst på kontaktens rad för att öppna snabbvyn.
2. Klicka på Redigera.
3. Uppdatera namn, telefonnummer, e-post, kanal, taggar eller anteckningar.
4. Klicka på Spara.

Rad- kontra namnklick. Att klicka på en rad öppnar snabbvyn. Att klicka på kontaktens namn öppnar istället en chatt med dem — se Lägga till en ny kontakt.

Listmedlemskap redigeras från snabbvyns avsnitt Listor, inte från själva redigeringsformuläret — klicka på + bredvid Listor i panelen och markera eller avmarkera listor.

Massåtgärder (välja många kontakter samtidigt) #

1. Markera kryssrutan i början av en kontakts rad. Markera så många du vill, eller använd kryssrutan i rubriken för att välja alla kontakter som visas för tillfället. När hela sidan är markerad visas en blå remsa precis ovanför tabellraderna som erbjuder Välj alla N kontakter som matchar dina filter — ett klick utökar markeringen till varje matchning, inte bara den synliga sidan, så att en åtgärd kan omfatta tusentals kontakter på en gång. Den remsan väljer bara vilka som är markerade; knapparna som gör något finns i åtgärdsfältet nedanför.
2. Ett flytande åtgärdsfält visas längst ner på skärmen med:
   • Bot på / Bot av — växla AI-boten för varje markerad kontakt.
   • Privat / Gör offentlig — växla integritetsinställning.
   • Stör ej / Inaktivera Stör ej — växla Stör ej-läge.
   • Markera som skräppost / Avmarkera som skräppost.
   • Arkivera / Återställ från arkiv — stäng varje markerad kontakts chatt och flytta den till chattarkivet, eller ta tillbaka dem alla. Det är samma arkiv som på Chattsidan — se Avsluta en konversation.
   • Tilldela kampanj — dirigera markeringen till en kampanj. Endast klassiska kampanjkonton — se noten nedan.
   • Lägg till i lista.
   • Tagga — applicera en tagg på varje markerad kontakt.
   • Autotagga — låt varje kontakts AI-agent läsa hela konversationen och tillämpa sina egna taggregler, eller välj en agents regler för alla markerade. Samma pris som live-taggning: 1 kredit per applicerad tagg, ingenting för kontakter som inte får några nya taggar. Upp till 500 kontakter per körning. Se Tagga en konversation på begäran.
   • Automatisering — lägg till markeringen i en automatisering. Visas endast om ditt konto har Automatiseringar.
   • Exportera — ladda ner markeringen som en fil.
   • Ta bort — tar permanent bort varje markerad kontakt.
3. Klicka på den åtgärd du vill utföra. Destruktiva åtgärder (Ta bort, Markera som skräppost) kräver bekräftelse först.

Ingen “Tilldela kampanj”-knapp? Det är förväntat på ett konto med AI-agenter. Om din meny visar AI-agenter och ingen Kampanjer-post, är tilldelning av kontakter till en kampanj inte längre tillämpligt. Lägg istället kontakterna i en lista och skicka sedan till den listan med ett utskick, eller låt en startpunkt skicka nya konversationer till rätt agent. Fullständig mappning från det gamla sättet till det nya: Flytta från kampanjer till utskick och agenter.

Klicka på det lilla × i slutet av fältet, eller avmarkera kryssrutorna, för att rensa ditt urval.

Inte samma sak som Chattsidan. På Kontakter flyter åtgärdsfältet för massåtgärder längst ner på skärmen. På Chatt-sidan finns motsvarande fält ovanför chattlistan, inuti listkolumnen, med en egen huvudkryssruta — se Massåtgärder i inkorgen. Båda sidorna visar samma typ av “välj alla N”-remsa ovanför sina rader när den synliga sidan är helt markerad.

Tips: dela upp kontakter i lika stora grupper. Det finns ingen automatisk “dela upp i listor om 50”-knapp, men själva tabellen hjälper dig att göra det snabbt: den visar exakt 50 kontakter per sida, och kryssrutan i rubriken markerar hela sidan. Så markera kryssrutan i rubriken, klicka på Lägg till i lista, tryck på + Ny lista i popup-fönstret och ge den ett namn (till exempel “Grupp 1”) — så fort du skapar listan läggs dina valda kontakter till i den automatiskt. Gå sedan till nästa sida och upprepa. Några hundra kontakter kan delas upp i lika stora listor om 50 på ett par minuter — du behöver inte lägga till kontakter en och en. Om du bara behöver grupper för utskick (inte för organisering) kan du hoppa över listorna helt: ett Utskick i Drip-läge arbetar igenom en stor lista i grupper åt dig.

Nästa steg #

• Lägga till en ny kontakt — lägg till kontakter en i taget, plus en fullständig rundtur på kontaktskärmen.
• Importera kontakter från en fil — ladda upp ett kalkylblad med kontakter.
• Exportera dina kontakter — ladda ner dina kontakter till en fil.