Organisation des listes et des contacts #

Les listes regroupent vos contacts afin que vous puissiez envoyer les bons messages aux bonnes personnes : une liste « Nouveaux prospects », une liste « Clients VIP », une liste « Abonnés à la newsletter », etc.

Ce guide explique comment trouver et gérer vos listes, parcourir les contacts qu’elles contiennent, modifier un contact et gérer les contacts en masse depuis le tableau principal.

Où trouver vos listes #

Les deux se trouvent dans la même zone Contacts, accessible via les deux onglets en haut de la page :

• Onglet Contacts — un sélecteur de liste compact se trouve au-dessus du tableau, accompagné d’un bouton + Créer une liste toujours visible à côté.
• Onglet Listes (cliquez sur Listes à côté de Contacts) — une page dédiée pour créer, renommer, supprimer et parcourir chaque liste, avec un nombre de membres et un indicateur « Alimente N campagnes/diffusions » par ligne.

Le sélecteur de liste (onglet Contacts) #

1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Contacts.
2. Au-dessus du tableau, cliquez sur la pilule du sélecteur de liste. Un menu déroulant s’ouvre avec toutes vos listes, chacune affichant son nom et le nombre de contacts. Choisissez-en une pour filtrer le tableau sur cette liste uniquement, ou choisissez Tous les contacts pour effacer le filtre.
3. Une fois une liste sélectionnée, cliquez à nouveau sur son menu déroulant pour accéder à Modifier la liste, Copier l’ID de la liste, Supprimer la liste et Supprimer la liste et les contacts — les mêmes actions décrites ci-dessous, sans quitter la page Contacts.

À côté du sélecteur se trouve un bouton + Créer une liste permanent — inutile de sélectionner quoi que ce soit au préalable.

La page Listes #

Cliquez sur l’onglet Listes à côté de Contacts. Chaque liste apparaît sous forme de ligne avec son nom, le nombre de membres et l’indicateur « Alimente N campagnes/diffusions » — qui indique combien de diffusions ou campagnes actives envoient automatiquement des messages à toute nouvelle personne rejoignant cette liste (voir Ajouter des contacts à une liste pour comprendre pourquoi c’est important).

Ouvrez le menu de ligne (« ⋯ ») d’une liste pour accéder à ses actions :

Les deux options de suppression sont indiquées en rouge et ouvrent chacune leur propre confirmation — la suppression d’une liste et la suppression des contacts d’une liste sont toujours deux étapes distinctes de « êtes-vous sûr ? », afin que vous ne puissiez pas effacer les contacts d’une liste par erreur alors que vous souhaitiez seulement supprimer la liste.

Si une liste est utilisée par une diffusion, vous ne pouvez pas encore la supprimer ; la boîte de dialogue indique le nom de cette diffusion. Ouvrez la page Diffusions pour l’en détacher, soit en supprimant la diffusion, soit en la dirigeant vers une autre liste, puis revenez réessayer.

Création d’une nouvelle liste #

Depuis le sélecteur de liste (onglet Contacts) ou le bouton + Nouvelle liste en haut de la page Listes :

1. Cliquez sur + Créer une liste / + Nouvelle liste.
2. Sous Type de liste, laissez Liste statique sélectionné — il s’agit d’une liste normale, où vous choisissez vous-même les contacts. (Liste intelligente se remplit automatiquement à partir de règles — voir Listes intelligentes ci-dessous.)
3. Saisissez un nom (par exemple, Summer Sale Contacts).
4. (Facultatif) Ajoutez des contacts immédiatement si la boîte de dialogue le propose.
5. Cliquez sur Créer une liste.

La nouvelle liste apparaît immédiatement à la fois dans le sélecteur et sur la page Listes.

Si Créer une liste est absent : votre compte n’a pas l’autorisation de modifier les contacts. Demandez au propriétaire de votre compte de mettre à jour votre rôle d’équipe.

Listes intelligentes (Mise à jour automatique) #

Une liste intelligente est une liste que vous ne remplissez pas vous-même. Vous définissez les règles une seule fois — « possède le tag hot-lead et a été actif au cours des 90 derniers jours » — et la liste se maintient à jour : les personnes qui correspondent à ces critères sont ajoutées, celles qui ne correspondent plus sont retirées, sans que vous ayez à intervenir.

Une liste normale (statique) est l’opposé : toute personne que vous y ajoutez y reste jusqu’à ce que vous la retiriez. Les deux types fonctionnent de la même manière partout ailleurs — vous pouvez envoyer une diffusion à une liste intelligente, filtrer le tableau des contacts par celle-ci et l’exporter, exactement comme n’importe quelle autre liste.

Création d’une liste intelligente #

1. Dans l’onglet Listes, cliquez sur + Nouvelle liste.
2. Sous Type de liste, choisissez Liste intelligente.
3. Donnez-lui un nom (par exemple, Hot leads (active)).
4. Sous Règles, choisissez Correspond à : Toutes les règles ou N’importe quelle règle (voir ci-dessous), puis créez votre première règle : choisissez ce qu’il faut vérifier, comment le comparer et la valeur.
5. Cliquez sur + Ajouter une règle pour chaque condition supplémentaire. Une liste intelligente peut en utiliser jusqu’à 20.
6. Observez la ligne sous les règles — elle compte les contacts qui correspondent actuellement (« ≈ 3 contacts correspondent ») et en nomme quelques-uns, afin que vous puissiez savoir avant d’enregistrer si les règles capturent bien ce que vous vouliez.
7. Cliquez sur Créer une liste.

La liste est remplie au moment où vous la créez, elle s’ouvre donc avec ses membres déjà présents.

Correspond à toutes les règles vs N’importe quelle règle #

• Toutes les règles — un contact n’est dans la liste que si chaque règle est vraie. Utilisez ceci pour restreindre (« tagué hot-lead et actif au cours des 90 derniers jours »).
• N’importe quelle règle — un contact est dans la liste si au moins une règle est vraie. Utilisez ceci pour regrouper (« tagué newsletter ou tagué webinar »).

Sur quoi pouvez-vous baser vos règles #

La casse (majuscules/minuscules) n’a jamais d’importance dans une comparaison de texte, et une règle qui demande quelque chose « pas au cours des 30 derniers jours » correspond également aux contacts pour lesquels cela n’est jamais arrivé.

Contacts réellement gérés par votre IA #

A parlé à l’IA est défini sur « oui » pour chaque contact auquel votre IA a envoyé au moins un message, et sur « non » pour tous les autres, y compris les personnes auxquelles seule votre équipe a répondu. Ce paramètre est activé dès que l’IA écrit à quelqu’un pour la première fois et ne change plus par la suite, même si vous désactivez ultérieurement les réponses IA de ce contact ou si vous le déplacez vers une autre campagne.

Si vous avez besoin des contacts que votre IA a gérés sur une période donnée — la raison habituelle pour laquelle les agences le souhaitent — utilisez plutôt Dernière conversation IA avec « au cours des 30 derniers jours ». Il s’agit d’une fenêtre glissante qui reflète toujours le dernier mois.

Deux règles que les utilisateurs confondent souvent avec celle-ci :

• Réponses IA (sous Paramètres) est un interrupteur : il indique que l’IA est autorisée à répondre à ce contact, et non qu’elle l’a déjà fait.
• A déjà répondu concerne le fait que le contact a écrit en retour — à n’importe qui, y compris votre équipe.

Vous pouvez également filtrer le tableau des contacts de la même manière sans créer de liste : ouvrez Filtrer et réglez A discuté avec l’IA sur Activé, ou cliquez sur le bouton rapide A discuté avec l’IA au-dessus du tableau. Le même filtre est disponible sur la page Chats sous forme de bouton A discuté avec l’IA, pour lorsque vous souhaitez voir les conversations plutôt que les fiches de contact.

Repérer une liste intelligente #

Sur la page Listes, une liste intelligente porte un badge Intelligente, un résumé en langage clair de ses règles sous le nom, et la date de sa dernière mise à jour (« Mise à jour il y a 4 minutes »). Son nombre de membres est le décompte en direct.

Quand une liste intelligente se met à jour #

• Immédiatement lorsqu’un contact change. Ajoutez un tag à quelqu’un, modifiez son statut, remplissez un champ personnalisé — si cela le fait correspondre (ou cesser de correspondre) aux critères, la liste est mise à jour en quelques secondes. Déplacer une transaction vers une autre étape du pipeline compte également : une règle d’Étape de transaction réagit dès que le tableau est modifié.
• Toutes les 15 minutes pour les règles basées sur le temps. Les règles telles que « aucune activité au cours des 30 derniers jours » deviennent vraies avec le temps, sans que personne ne touche au contact. Par conséquent, chaque liste intelligente est également revérifiée tous les quarts d’heure.
• À la demande. Ouvrez le menu ⋯ de la liste et cliquez sur Actualiser maintenant pour réexécuter les règles immédiatement ; le nombre de membres de la ligne et la ligne « Mis à jour… » se mettent à jour instantanément.

Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des personnes manuellement #

C’est tout l’intérêt d’une liste intelligente : ses membres sont déterminés par les règles, donc toute modification manuelle serait annulée lors de la vérification suivante. En pratique :

• La liste développée ne comporte pas de bouton Ajouter des contacts ni d’option Supprimer pour un membre — il est indiqué à la place : « Les membres sont calculés à partir des règles de cette liste ».
• Les listes intelligentes n’apparaissent pas dans l’action groupée Liste sur la page Contacts, dans le sélecteur de liste d’un contact, ni comme cible d’importation.

Pour modifier les personnes présentes dans la liste, ouvrez son menu ⋯ et cliquez sur Modifier les règles.

Listes intelligentes et diffusions #

Une diffusion peut cibler une liste intelligente comme n’importe quelle autre liste, ce qui est leur usage le plus utile : pointez-en une vers « tagué hot-lead, aucune réponse depuis 7 jours » et l’audience se gère toute seule.

Attention : cela peut envoyer des messages automatiquement. Si une diffusion en direct ou une campagne utilisant cette liste a l’option Envoyer aux nouveaux membres de la liste activée, alors chaque contact qui correspond nouvellement à vos règles recevra automatiquement son message d’ouverture — c’est tout l’intérêt de les associer, mais cela signifie que des personnes peuvent être contactées sans que vous ayez à cliquer sur quoi que ce soit, et chaque message utilise des crédits. Vérifiez ce qu’une liste alimente (la colonne Alimente sur la page Listes) avant d’élargir ses règles.

Parcourir et rechercher des membres de liste #

Sur la page Listes, cliquez sur la ligne d’une liste pour la développer et voir toutes les personnes qu’elle contient, avec une zone de recherche pour trouver quelqu’un par nom, téléphone ou e-mail. À partir de là, vous pouvez supprimer un contact individuel de la liste — cela le retire uniquement de la liste, sans supprimer le contact ni affecter ses autres listes.

Sur une liste intelligente, le même panneau est en lecture seule : vous pouvez parcourir et rechercher ses membres, mais il n’y a pas d’option Supprimer, car ses membres proviennent de ses règles.

Ajouter des contacts à une liste #

Ajoutez des contacts à une liste depuis la vue détaillée de la liste, depuis le panneau de vue rapide ou la fiche complète d’un contact, ou avec l’action groupée Ajouter à la liste ci-dessous. Les listes intelligentes ne sont proposées dans aucun de ces endroits — elles se remplissent automatiquement à partir de leurs règles.

Attention : ajouter quelqu’un à une liste peut lui envoyer un message. Si une diffusion en direct sur cette liste a l’option Envoyer aux nouveaux membres de la liste activée, l’ajout d’un contact lui envoie immédiatement son message d’ouverture, utilise des crédits et transmet ses réponses à l’agent de cette diffusion.

Vous verrez un avertissement avant que cela ne se produise. Quelle que soit la manière dont vous ajoutez quelqu’un — l’action groupée Ajouter à la liste, l’écran Ajouter des membres d’une liste, ou les commutateurs de liste sur un contact — l’écran vous indique quelle diffusion sera envoyée et vous demande de confirmer. Supprimer quelqu’un d’une liste n’envoie jamais rien, donc cela reste instantané.

Si plus d’une diffusion en direct sur la même liste a le commutateur activé, le nouveau contact reçoit un message d’ouverture de chacune d’elles, facturé séparément. L’avertissement indique combien. Vous pouvez empêcher cela depuis l’étape Audience de la diffusion — voir Diffusions.

Modifier un contact #

1. Dans la table Contacts, cliquez n’importe où sur la ligne du contact pour ouvrir le panneau de vue rapide.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Mettez à jour son nom, son numéro de téléphone, son e-mail, son canal, ses tags ou ses notes.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Clic sur une ligne vs clic sur un nom. Cliquer sur une ligne ouvre le panneau de vue rapide. Cliquer sur le nom du contact ouvre plutôt une discussion avec lui — voir Ajouter un nouveau contact.

L’appartenance à une liste se modifie depuis la section Listes du panneau d’aperçu rapide, et non depuis le formulaire de modification lui-même — cliquez sur le + à côté de Listes dans le panneau et cochez ou décochez les listes.

Actions en masse (sélectionner plusieurs contacts à la fois) #

1. Cochez la case au début de la ligne d’un contact. Cochez-en autant que vous le souhaitez, ou utilisez la case à cocher de l’en-tête pour sélectionner tous les contacts actuellement affichés. Une fois la page entière sélectionnée, une bande bleue apparaît juste au-dessus des lignes du tableau, proposant Sélectionner les N contacts correspondant à vos filtres — un clic étend la sélection à toutes les correspondances, et pas seulement à la page visible, afin qu’une action puisse couvrir des milliers de contacts à la fois. Cette bande définit uniquement qui est sélectionné ; les boutons qui effectuent une action se trouvent dans la barre d’action ci-dessous.
2. Une barre d’action flottante apparaît en bas de l’écran avec :
   • Bot activé / Bot désactivé — activez ou désactivez le bot IA pour chaque contact sélectionné.
   • Privé / Rendre public — basculez la confidentialité.
   • Ne pas déranger / Désactiver Ne pas déranger — basculez le mode Ne pas déranger.
   • Marquer comme spam / Démarquer comme spam.
   • Archiver / Désarchiver — fermez la discussion de chaque contact sélectionné et déplacez-la vers l’archive des discussions, ou restaurez-les tous. Il s’agit de la même archive que celle de la page Discussions — voir Fermer une conversation.
   • Assigner une campagne — dirigez la sélection vers une campagne. Comptes de campagne classiques uniquement — voir la note ci-dessous.
   • Ajouter à une liste.
   • Étiqueter — appliquez une étiquette à chaque contact sélectionné.
   • Étiquetage automatique — laissez l’agent IA de chaque contact lire l’intégralité de la conversation et appliquer ses propres règles d’étiquetage, ou choisissez les règles d’un agent pour tous les contacts sélectionnés. Même prix que l’étiquetage en direct : 1 crédit par étiquette appliquée, rien pour les contacts qui ne reçoivent pas de nouvelles étiquettes. Jusqu’à 500 contacts par exécution. Voir Étiqueter une conversation à la demande.
   • Automatisation — ajoutez la sélection à une automatisation. N’apparaît que si votre compte dispose d’automatisations.
   • Exporter — téléchargez la sélection sous forme de fichier.
   • Supprimer — supprime définitivement chaque contact sélectionné.
3. Cliquez sur l’action souhaitée. Les actions destructives (Supprimer, Marquer comme spam) demandent d’abord une confirmation.

Pas de bouton « Assigner une campagne » ? C’est normal sur un compte Agents IA. Si votre menu affiche Agents IA et aucune entrée Campagnes, l’assignation de contacts à une campagne ne s’applique plus. Placez plutôt les contacts dans une liste, puis envoyez vers cette liste avec une Diffusion, ou laissez un Point d’entrée transmettre les nouvelles conversations au bon Agent. Correspondance complète de l’ancienne méthode vers la nouvelle : Passer des campagnes aux diffusions et agents.

Cliquez sur le petit × à la fin de la barre, ou décochez les cases, pour effacer votre sélection.

Ce n’est pas la même chose que la page Discussions. Sur la page Contacts, la barre d’action en masse flotte en bas de l’écran. Sur la page Discussions, la barre équivalente se situe au-dessus de la liste des discussions, à l’intérieur de la colonne de liste, avec sa propre case à cocher principale — voir Actions en masse dans la boîte de réception. Les deux pages affichent le même type de bande « sélectionner les N » au-dessus de leurs lignes lorsque la page visible est entièrement cochée.

Astuce : diviser les contacts en lots égaux. Il n’existe pas de bouton automatique « diviser en listes de 50 », mais le tableau lui-même vous permet d’y arriver rapidement : il affiche exactement 50 contacts par page, et la case à cocher de l’en-tête sélectionne toute la page. Cochez donc la case de l’en-tête, cliquez sur Ajouter à une liste, appuyez sur + Nouvelle liste dans cette fenêtre contextuelle et nommez-la (par exemple « Lot 1 ») — dès que vous créez la liste, vos contacts sélectionnés y sont ajoutés automatiquement. Passez ensuite à la page suivante et répétez l’opération. Quelques centaines de contacts sont divisés en listes égales de 50 en quelques minutes — sans avoir à ajouter les contacts un par un. Si vous n’avez besoin de lots que pour l’ envoi (et non pour l’organisation), vous pouvez ignorer complètement les listes : une Diffusion en mode Drip traite une grande liste par lots pour vous.

Étapes suivantes #

• Ajouter un nouveau contact — ajoutez des contacts un par un, et découvrez une visite complète de l’écran Contacts.
• Importer des contacts depuis un fichier — téléchargez une feuille de calcul de contacts.
• Exporter vos contacts — téléchargez vos contacts dans un fichier.