تنظيم القوائم وجهات الاتصال #

تُجمّع القوائم جهات اتصالك حتى تتمكن من إرسال الرسائل المناسبة للأشخاص المناسبين — مثل قائمة “عملاء محتملون جدد”، أو قائمة “عملاء VIP”، أو قائمة “مشتركي النشرة الإخبارية”، وما إلى ذلك.

يغطي هذا الدليل كيفية العثور على قوائمك وإدارتها، وتصفح جهات الاتصال داخل قائمة معينة، وتعديل جهة اتصال، وإدارة جهات الاتصال بشكل جماعي من الجدول الرئيسي.

أين تجد قوائمك #

كلاهما موجود داخل نفس منطقة جهات الاتصال (Contacts)، ويمكن التبديل بينهما عبر علامتي التبويب في أعلى الصفحة:

• علامة تبويب جهات الاتصال (Contacts) — يوجد مُحدد قوائم مدمج أعلى الجدول، بالإضافة إلى زر + إنشاء قائمة (+ Create list) يظهر دائمًا بجانبه.
• علامة تبويب القوائم (Lists) (انقر على القوائم بجوار جهات الاتصال) — صفحة مخصصة لإنشاء القوائم وإعادة تسميتها وحذفها وتصفحها، مع عرض عدد الأعضاء ومؤشر “تغذي N من الحملات/البث” لكل صف.

مُحدد القوائم (علامة تبويب جهات الاتصال) #

1. في الشريط الجانبي الأيسر، انقر على جهات الاتصال (Contacts).
2. فوق الجدول، انقر على قرص مُحدد القوائم. سيؤدي ذلك إلى فتح قائمة منسدلة تحتوي على جميع القوائم، حيث يظهر اسم كل قائمة وعدد جهات الاتصال فيها. اختر واحدة لتصفية الجدول لعرض تلك القائمة فقط، أو اختر كل جهات الاتصال (All Contacts) لمسح التصفية.
3. بمجرد تحديد قائمة، انقر على القائمة المنسدلة الخاصة بها مرة أخرى للوصول إلى خيارات تعديل القائمة، ونسخ معرف القائمة، وحذف القائمة، وحذف القائمة وجهات الاتصال — وهي نفس الإجراءات الموضحة أدناه، دون الحاجة لمغادرة صفحة جهات الاتصال.

بجانب المُحدد يوجد زر ثابت + إنشاء قائمة — لا حاجة لتحديد أي شيء أولاً.

صفحة القوائم #

انقر على علامة تبويب القوائم (Lists) بجوار جهات الاتصال. تظهر كل قائمة كصف يحتوي على اسمها، وعدد أعضائها، ومؤشر “تغذي N من الحملات/البث” — وهو عدد عمليات البث أو الحملات النشطة التي تراسل تلقائيًا أي شخص جديد ينضم إلى تلك القائمة (راجع إضافة جهات اتصال إلى قائمة لمعرفة سبب أهمية ذلك).

افتح قائمة الصف (“⋯”) الخاصة بأي قائمة للوصول إلى إجراءاتها:

تم تمييز خياري الحذف باللون الأحمر، ويفتح كل منهما تأكيدًا خاصًا به — حذف قائمة وحذف جهات اتصال القائمة هما دائمًا خطوتان منفصلتان لـ “هل أنت متأكد؟”، حتى لا تتمكن من مسح جهات اتصال قائمة عن طريق الخطأ عندما كنت تقصد فقط إزالة القائمة.

إذا كانت القائمة مستخدمة من قِبل بث، فلا يمكنك حذفها بعد — حيث يذكر مربع الحوار اسم ذلك البث. افتح صفحة البث (Broadcasts) لفصلها من هناك، إما عن طريق حذف البث أو توجيهه إلى قائمة مختلفة، ثم عُد وحاول مرة أخرى.

إنشاء قائمة جديدة #

من خلال مُحدد القوائم (علامة تبويب جهات الاتصال) أو زر + قائمة جديدة في أعلى صفحة القوائم:

1. انقر على + Create list / + New List.
2. ضمن List type، اترك خيار Static list محدداً — وهي قائمة عادية، حيث تختار جهات الاتصال بنفسك. (أما Smart list فتمتلئ تلقائياً بناءً على قواعد — انظر Smart Lists أدناه.)
3. اكتب اسماً (على سبيل المثال، Summer Sale Contacts).
4. (اختياري) أضف جهات اتصال مباشرة إذا كان مربع الحوار يتيح ذلك.
5. انقر على Create list.

تظهر القائمة الجديدة في كل من أداة الاختيار وصفحة القوائم على الفور.

إذا كان خيار “إنشاء قائمة” (Create List) مفقوداً: فهذا يعني أن حسابك لا يملك صلاحية تعديل جهات الاتصال. اطلب من مالك الحساب تحديث دور فريقك.

القوائم الذكية (Smart Lists) (تحديث تلقائي) #

الـ smart list هي قائمة لا تقوم بتعبئتها بنفسك. أنت تضع القواعد مرة واحدة — “تحتوي على الوسم hot-lead ونشطة في آخر 90 يوماً” — وتبقى القائمة محدثة ذاتياً: الأشخاص الذين يستوفون الشروط ينضمون إليها، والأشخاص الذين يتوقفون عن استيفائها يخرجون منها، دون أن تلمس شيئاً.

القائمة العادية (static) هي عكس ذلك تماماً: أي شخص تضعه فيها يبقى فيها حتى تقوم بإزالته. كلا النوعين يعملان بنفس الطريقة في كل مكان آخر — يمكنك إرسال بث إلى قائمة ذكية، وتصفية جدول جهات الاتصال (Contacts) بناءً عليها، وتصديرها، تماماً مثل أي قائمة أخرى.

إنشاء قائمة ذكية (Smart List) #

1. في علامة التبويب Lists، انقر على + New list.
2. ضمن List type، اختر Smart list.
3. امنحها اسماً (على سبيل المثال، Hot leads (active)).
4. ضمن Rules، اختر Match: All rules أو Any rule (انظر أدناه)، ثم قم ببناء قاعدتك الأولى: اختر ما تريد التحقق منه، وكيفية مقارنته، والقيمة.
5. انقر على + Add rule لكل شرط إضافي. يمكن للقائمة الذكية استخدام ما يصل إلى 20 قاعدة.
6. راقب السطر الموجود أسفل القواعد — فهو يحصي جهات الاتصال التي تطابق الشروط حالياً (“≈ 3 contacts match”) ويذكر بعضاً منها، حتى تتمكن من معرفة ما إذا كانت القواعد تلتقط ما تقصده قبل الحفظ.
7. انقر على Create list.

يتم ملء القائمة في اللحظة التي تنشئها فيها، لذا فهي تفتح وأعضاؤها موجودون فيها بالفعل.

مطابقة كل القواعد (Match All Rules) مقابل أي قاعدة (Any Rule) #

• All rules — تكون جهة الاتصال في القائمة فقط عندما تكون كل قاعدة صحيحة. استخدم هذا للتضييق (“تحتوي على الوسم hot-lead و نشطة في آخر 90 يوماً”).
• Any rule — تكون جهة الاتصال في القائمة عندما تكون قاعدة واحدة على الأقل صحيحة. استخدم هذا للتجميع (“تحتوي على الوسم newsletter أو تحتوي على الوسم webinar”).

ما يمكنك بناء القواعد عليه #

حالة الأحرف (كبيرة أو صغيرة) لا تهم أبداً في مقارنة النصوص، والقاعدة التي تطلب شيئاً “ليس في آخر 30 يوماً” تطابق أيضاً جهات الاتصال التي لم يحدث معها ذلك مطلقاً.

جهات الاتصال التي تعامل معها الذكاء الاصطناعي فعلياً #

تحدث إلى الذكاء الاصطناعي تكون “نعم” لكل جهة اتصال أرسل إليها الذكاء الاصطناعي رسالة واحدة على الأقل، و"لا" لأي شخص آخر - بما في ذلك الأشخاص الذين رد عليهم فريقك فقط. يتم تعيينها في المرة الأولى التي يكتب فيها الذكاء الاصطناعي لشخص ما ولا تختفي بعد ذلك، حتى لو قمت لاحقاً بإيقاف ردود الذكاء الاصطناعي لجهة الاتصال تلك أو نقلتهم إلى حملة أخرى.

إذا كنت بحاجة إلى جهات الاتصال التي تعامل معها الذكاء الاصطناعي في فترة معينة - وهو السبب المعتاد الذي يجعل الوكالات ترغب في ذلك - فاستخدم آخر محادثة مع الذكاء الاصطناعي مع خيار “في آخر 30 يوماً” بدلاً من ذلك. هذه نافذة متغيرة تعكس دائماً الشهر الماضي.

قاعدتان غالباً ما يخلط الناس بينهما:

• ردود الذكاء الاصطناعي (تحت الإعدادات) هي مفتاح تبديل: فهي تعني أن الذكاء الاصطناعي مسموح له بالرد على جهة الاتصال هذه، وليس أنه قد فعل ذلك بالفعل.
• سبق له الرد تتعلق بـ جهة الاتصال التي ترد - على أي شخص، بما في ذلك فريقك.

يمكنك أيضاً تصفية جدول جهات الاتصال بنفس الطريقة دون إنشاء قائمة: افتح عامل التصفية (Filter) واضبط التحدث إلى الذكاء الاصطناعي (Talked to the AI) على “تشغيل” (On)، أو انقر فوق شريحة التحدث إلى الذكاء الاصطناعي (Talked to AI) السريعة الموجودة فوق الجدول. يوجد عامل التصفية نفسه في صفحة الدردشات كشريحة التحدث إلى الذكاء الاصطناعي (Talked to AI)، وذلك عندما ترغب في عرض المحادثات بدلاً من سجلات جهات الاتصال.

التعرف على القائمة الذكية #

في صفحة القوائم، تحمل القائمة الذكية شارة Smart، وملخصاً بسيطاً لقواعدها أسفل الاسم، وتاريخ آخر تحديث لها (“Updated 4 minutes ago”). عدد أعضائها هو العدد المباشر.

متى يتم تحديث القائمة الذكية #

• فوراً عند تغيير جهة الاتصال. قم بإضافة علامة لشخص ما، أو تغيير حالته، أو ملء حقل مخصص - إذا كان ذلك يجعله يطابق (أو يتوقف عن مطابقة) القائمة، فسيتم تحديث القائمة في غضون ثوانٍ قليلة. سحب صفقة إلى مرحلة أخرى في خط سير العمل يُحتسب أيضاً: تتفاعل قاعدة مرحلة الصفقة في اللحظة التي تتغير فيها اللوحة.
• كل 15 دقيقة للقواعد المستندة إلى الوقت. القواعد مثل “لا يوجد نشاط في آخر 30 يوماً” تتحقق مع مرور الوقت، دون أن يلمس أحد جهة الاتصال، لذا يتم إعادة فحص كل قائمة ذكية كل ربع ساعة أيضاً.
• عند الطلب. افتح قائمة ⋯ الخاصة بالقائمة وانقر على تحديث الآن لإعادة تشغيل القواعد على الفور، وسيتم تحديث عدد أعضاء الصف وسطر “تم التحديث…” على الفور.

لا يمكنك إضافة أو إزالة الأشخاص يدوياً #

هذا هو جوهر القائمة الذكية: يتم تحديد عضويتها بناءً على القواعد، لذا فإن أي إجراء تقوم به يدوياً سيتم التراجع عنه عند الفحص التالي. عملياً:

• لا تحتوي القائمة الموسعة على زر إضافة جهات اتصال ولا خيار إزالة لأي عضو — بل تظهر عبارة “يتم حساب الأعضاء من قواعد هذه القائمة” بدلاً من ذلك.
• لا تظهر القوائم الذكية في إجراء القائمة المجمع في صفحة جهات الاتصال، أو في أداة اختيار القائمة الخاصة بجهة الاتصال، أو كوجهة للاستيراد.

لتغيير من هم في القائمة، افتح قائمة ⋯ الخاصة بها وانقر على تحرير القواعد.

القوائم الذكية والبث (Broadcasts) #

يمكن للبث استهداف قائمة ذكية مثل أي قائمة أخرى، وهنا تكمن فائدتها القصوى: وجه البث إلى “وسم hot-lead، لا رد خلال 7 أيام” وسيقوم الجمهور بتحديث نفسه تلقائياً.

تنبيه: يمكن لهذا إرسال الرسائل من تلقاء نفسه. إذا كان البث المباشر أو الحملة على تلك القائمة تحتوي على خيار الإرسال إلى أعضاء القائمة الجدد مفعلاً، فسيحصل كل جهة اتصال تطابق قواعدك حديثاً على رسالتها الافتتاحية تلقائياً — وهذا هو الهدف من ربطهما، لكنه يعني أنه يمكن إرسال رسائل للأشخاص دون أن تضغط على أي شيء، وكل رسالة تستهلك رصيداً. تحقق مما تغذيه القائمة (عمود التغذية في صفحة القوائم) قبل توسيع قواعدها.

تصفح والبحث عن أعضاء القائمة #

في صفحة القوائم، انقر على صف القائمة لتوسيعه ورؤية جميع الأشخاص الموجودين فيه، مع وجود مربع بحث للعثور على شخص ما بالاسم أو رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني. من هناك يمكنك إزالة جهة اتصال فردية من القائمة — وهذا يزيلهم من القائمة فقط، ولا يحذف جهة الاتصال أو يؤثر على قوائمهم الأخرى.

في القائمة الذكية تكون اللوحة نفسها للقراءة فقط: يمكنك تصفح أعضائها والبحث بينهم، ولكن لا يوجد خيار إزالة، لأن عضويتها مستمدة من قواعدها.

إضافة جهات اتصال إلى قائمة #

أضف جهات اتصال إلى قائمة من عرض القائمة الموسع، أو من لوحة العرض السريع الخاصة بجهة الاتصال أو سجلها الكامل، أو باستخدام إجراء إضافة إلى القائمة المجمع أدناه. لا تتوفر القوائم الذكية في أي من تلك الأماكن — فهي تملأ نفسها بناءً على قواعدها.

تنبيه: قد تؤدي إضافة شخص إلى قائمة إلى إرسال رسالة إليه. إذا كان البث المباشر في تلك القائمة يحتوي على خيار الإرسال إلى أعضاء القائمة الجدد مفعلاً، فإن إضافة جهة اتصال ستؤدي إلى إرسال رسالة الافتتاح الخاصة به إليها على الفور، مما يستهلك رصيداً ويوجه ردودهم إلى وكيل ذلك البث.

سترى تحذيراً قبل حدوث ذلك. بغض النظر عن الطريقة التي تضيف بها شخصاً ما — سواء عبر إجراء إضافة إلى القائمة المجمع، أو شاشة إضافة أعضاء الخاصة بالقائمة، أو مفاتيح تبديل القائمة في جهة الاتصال — ستخبرك الشاشة بالبث الذي سيتم إرساله وتطلب منك التأكيد. إزالة شخص من قائمة لا تؤدي أبداً إلى إرسال أي شيء، لذا تظل هذه العملية فورية.

إذا كان هناك أكثر من بث مباشر واحد في نفس القائمة يحتوي على مفتاح التبديل مفعلاً، فستتلقى جهة الاتصال الجديدة رسالة افتتاحية واحدة من كل منها، ويتم محاسبتك عليها بشكل منفصل. يوضح التحذير عدد هذه الرسائل. يمكنك إيقاف ذلك من خطوة الجمهور في البث — راجع البث.

تحرير جهة اتصال #

1. في جدول جهات الاتصال، انقر في أي مكان على صف جهة الاتصال لفتح لوحة العرض السريع.
2. انقر على تعديل.
3. قم بتحديث الاسم، أو رقم الهاتف، أو البريد الإلكتروني، أو القناة، أو الوسوم، أو الملاحظات.
4. انقر على حفظ.

النقر على الصف مقابل النقر على الاسم. يؤدي النقر على صف إلى فتح لوحة العرض السريع. بينما يؤدي النقر على اسم جهة الاتصال إلى فتح محادثة معهم بدلاً من ذلك — راجع إضافة جهة اتصال جديدة.

يتم تعديل عضوية القائمة من قسم القوائم (Lists) في لوحة العرض السريع، وليس من نموذج التعديل نفسه — انقر على علامة + بجوار القوائم في اللوحة وقم بتحديد أو إلغاء تحديد القوائم.

الإجراءات الجماعية (تحديد العديد من جهات الاتصال في وقت واحد) #

1. ضع علامة في خانة الاختيار الموجودة في بداية صف جهة الاتصال. يمكنك تحديد العدد الذي تريده، أو استخدام خانة اختيار الرأس لتحديد كل جهة اتصال معروضة حالياً. عند تحديد الصفحة بأكملها، يظهر شريط أزرق فوق صفوف الجدول مباشرةً يوفر خيار تحديد كل جهات الاتصال البالغ عددها N والتي تطابق عوامل التصفية الخاصة بك — نقرة واحدة توسع التحديد ليشمل كل النتائج المطابقة، وليس فقط الصفحة المرئية، بحيث يمكن لإجراء واحد أن يشمل آلاف جهات الاتصال في وقت واحد. يحدد هذا الشريط من تم اختياره فقط؛ أما الأزرار التي تنفذ الإجراءات فتوجد في شريط الإجراءات أدناه.
2. يظهر شريط إجراءات عائم في أسفل الشاشة يحتوي على:
   • تشغيل البوت / إيقاف البوت — تبديل حالة بوت الذكاء الاصطناعي لكل جهة اتصال محددة.
   • خاص / جعلها عامة — تبديل حالة الخصوصية.
   • عدم الإزعاج (DND) / تعطيل عدم الإزعاج — تبديل حالة “عدم الإزعاج”.
   • تحديد كرسالة مزعجة / إلغاء التحديد كرسالة مزعجة.
   • أرشفة / إلغاء الأرشفة — إغلاق محادثة كل جهة اتصال محددة ونقلها إلى أرشيف المحادثات، أو استعادتها جميعاً. إنه نفس الأرشيف الموجود في صفحة المحادثات — راجع إغلاق محادثة.
   • تعيين حملة — توجيه التحديد إلى حملة معينة. لحسابات الحملات الكلاسيكية فقط — راجع الملاحظة أدناه.
   • إضافة إلى قائمة.
   • وسم — تطبيق وسم على كل جهة اتصال محددة.
   • وسم تلقائي — السماح لوكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بكل جهة اتصال بقراءة المحادثة بالكامل وتطبيق قواعد الوسم الخاصة به، أو اختيار قواعد وكيل واحد للجميع. نفس تكلفة الوسم المباشر: رصيد واحد لكل وسم يتم تطبيقه، ولا شيء لجهات الاتصال التي لا تحصل على وسوم جديدة. بحد أقصى 500 جهة اتصال في المرة الواحدة. راجع وسم محادثة عند الطلب.
   • أتمتة — إضافة التحديد إلى عملية أتمتة. يظهر فقط إذا كان حسابك يحتوي على عمليات أتمتة.
   • تصدير — تنزيل التحديد كملف.
   • حذف — حذف كل جهة اتصال محددة نهائياً.
3. انقر على الإجراء الذي تريده. تتطلب الإجراءات التدميرية (حذف، تحديد كرسالة مزعجة) تأكيداً أولاً.

لا يوجد زر “تعيين حملة”؟ هذا أمر متوقع في حسابات وكلاء الذكاء الاصطناعي (AI Agents). إذا كانت قائمتك تعرض وكلاء الذكاء الاصطناعي ولا يوجد إدخال لـ الحملات، فإن تعيين جهات الاتصال إلى حملة لم يعد منطبقاً. بدلاً من ذلك، ضع جهات الاتصال في قائمة، ثم أرسل إلى تلك القائمة باستخدام بث، أو دع نقطة دخول توجه المحادثات الجديدة إلى الوكيل المناسب. خريطة كاملة للانتقال من الطريقة القديمة إلى الجديدة: الانتقال من الحملات إلى البث والوكلاء.

انقر على علامة × الصغيرة في نهاية الشريط، أو قم بإلغاء تحديد مربعات الاختيار، لمسح تحديدك.

ليس مثل صفحة المحادثات. في صفحة جهات الاتصال، يطفو شريط الإجراءات المجمعة في أسفل الشاشة. أما في صفحة المحادثات، فيوجد الشريط المماثل أعلى قائمة المحادثات، داخل عمود القائمة، مع خانة اختيار رئيسية خاصة به — راجع إجراءات البريد الوارد المجمعة. تعرض كلتا الصفحتين نفس النوع من شريط “تحديد كل N” أعلى صفوفهما عند تحديد الصفحة المرئية بالكامل.

نصيحة: تقسيم جهات الاتصال إلى مجموعات متساوية. لا يوجد زر تلقائي لـ “التقسيم إلى قوائم من 50 جهة اتصال”، ولكن الجدول نفسه يتيح لك القيام بذلك بسرعة: فهو يعرض 50 جهة اتصال في كل صفحة بالضبط، ويقوم مربع الاختيار الموجود في الرأس بتحديد الصفحة بأكملها. لذا، حدد مربع الاختيار في الرأس، وانقر على إضافة إلى قائمة، ثم اضغط على + قائمة جديدة في تلك النافذة المنبثقة وقم بتسميتها (على سبيل المثال “المجموعة 1”) — بمجرد إنشاء القائمة، ستتم إضافة جهات الاتصال المحددة إليها تلقائياً. ثم انتقل إلى الصفحة التالية وكرر العملية. يمكنك تقسيم بضع مئات من جهات الاتصال إلى قوائم متساوية من 50 جهة اتصال في دقيقتين — دون الحاجة إلى إضافة جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى. إذا كنت تحتاج فقط إلى مجموعات لغرض الإرسال (وليس التنظيم)، يمكنك تخطي القوائم تماماً: حيث تعمل ميزة البث في وضع التنقيط (Drip mode) على معالجة قائمة واحدة كبيرة وتقسيمها إلى مجموعات نيابة عنك.

الخطوات التالية #

• إضافة جهة اتصال جديدة — أضف جهات الاتصال واحدة تلو الأخرى، بالإضافة إلى جولة كاملة في شاشة جهات الاتصال.
• استيراد جهات الاتصال من ملف — قم بتحميل جدول بيانات لجهات الاتصال.
• تصدير جهات الاتصال الخاصة بك — قم بتنزيل جهات الاتصال الخاصة بك في ملف.